IT-Management mit begrenzten Budgets- WP II

White Paper 2 – Global Financial Services | IT-Management mit begrenzten Budgets
White Paper
Global Financial Services
IT-Management mit begrenzten Budgets
Die Nutzung von neuester Technologie ist für viele Unternehmen erforderlich, um Wachstum zu fördern, die
Produktivität anzukurbeln sowie Leistung zu liefern. Der momentane Druck erfordert jedoch mehr zu leisten
und weniger auszugeben. Dieses White Paper untersucht diese Herausforderungen und beleuchtet, wie
Technologiefinanzierung helfen kann.
Inhalt
Einleitung
Alternative Techniken
Szenariotechnik
Zero-Base-Budgeting
Rollierende Planung
Vierteljährliche Budgetierung
Investitionsausgaben
Betriebskosten
Budgetverschiebung
Kontrolle
Verbrauch
Entsorgung
Absatzfinanzierung
Subskription
Migration
Leasing
Partnerschaft
Fujitsu Financial Services Solutions
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White paper – Fujitsu Financial Services | IT-Management mit begrenzten Budgets
Einleitung
Ein Budgetzyklus ist für die meisten Unternehmen etwas Belastendes,
auch dann, wenn die Wirtschaft stabil läuft. Der Budgetprozess nimmt
hierbei oftmals viel Managementzeit in Anspruch, auch wenn man
den Anschein hat, nicht so viel zurückzubekommen. Ein realisierbares
Budget zu erstellen, hinter dem die Mitarbeiter stehen, ist in einer
Rezession zudem noch schwieriger.
Dank des intensiven Wettbewerbs um knappe Ressourcen sind
Manager mancher Organisationen zudem bekannt dafür, unter der
Hand taktisch nach Ressourcen zu schauen, in der Hoffnung, das
Budget für das kommende Jahr zu sichern. Diese Art der Aktivitäten
kann wichtige, geschäftliche Entscheidungen in ausgeklügelte Spiele
verwandeln – etwas, was mehr und mehr allgemeingültig zu sein
scheint.
Demzufolge wurde auch nicht allzuviel Kritik laut, als sich Michael
Jensen, Business School Professor, in einem Artikel für den Harvard
Business Review, im ersten Satz äußerte: „Corporate Budgeting ist ein
Witz und jeder weiß es“.
Alternative Techniken
In Folge dessen gab es viele Versuche, die konventionellen
Budgetmethoden in Frage zu stellen. Die Unternehmensberatung
McKinsey hielt z.B. Ausschau nach folgenden Alternativen zum
standardisierten Corporate-Budgeting-Vorgehen, als die globale
Wirtschaft sich zu verschlechtern anfing.
Szenariotechnik (Scenario-Planning)
Der Entwurf von alternativen Szenarien ist eine Methode,
entsprechende Resultate zu antizipieren. Unternehmen, die auf
diesem Weg planen, arbeiten normalerweise weiterhin mit einem
festen Budget, allerdings unter Berücksichtigung einer Auswahl von
Optionen und deren Eintrittswahrscheinlichkeit für das gewählte
Szenario. Der offensichtliche Vorteil dieser Technik ist die
Reaktionsfähig- bzw. Geschwindigkeit bei Änderung der
Rahmenbedingungen.
Zero-Base-Budgeting
Diese Technik startet bei jeder Budgetrunde mit einem leeren Blatt.
Sie stellt alle vorherigen Annahmen in Frage und betrachtet keine
Ausgaben und Kosten als unantastbar. Die Betriebs- und
Investitionskosten werden gemäß ihrer Ausrichtung auf die Strategie
des Unternehmens plus dem gesetzten Ziel bezüglich der
Kapitalrendite priorisiert.
Rollierende Planung (Rolling Budget)
Anstelle einmal jährlich ein Budget zu erstellen haben sich einige
Organisationen dazu entschlossen, rollierend auf der Basis von vier,
fünf oder sechs Quartalen zu arbeiten. Das funktioniert nicht für alle
Umsätze und Kosten, aber sicherlich für die wichtigeren finanziellen
Variablen. Dieser Budgetierungsstil scheint der notwendigen
Flexibilität Rechnung zu tragen, die benötigt wird, wenn Prognosen
unsicherer werden.
Vierteljährliche Budgetierung
Wie der Name es schon sagt, fokussiert sich die vierteljährliche
Budgetierung auf die besser vorhersehbare, nahe Zukunft. Während
sie ihren Nutzen bei hoher Budgetierungsunsicherheit hat, warnt
McKinsey vor dem Ungleichgewicht in der Balance zwischen kurz- und
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langfristiger Bedeutung. Sie sollte nur mit größter Vorsicht
angewendet werden.
Während es Anzeichen gibt, dass jede der Alternativen in einigen
Unternehmen angewendet wird, müssen die meisten von uns
detailliert mit einem Budget auf Basis eines Finanzjahres arbeiten,
eventuell auch für die folgenden ein oder zwei Jahre. Lassen Sie uns
betrachten, wie wir bestmöglich diesen mühsamen, frustrierenden
aber immer noch notwendigen Prozess bewältigen.
Weil der Einfluss von Budgetentscheidungen durchaus unterschiedlich
für die Finanz- und die Betriebsplanung ist, werden wir diese separat
betrachten.
Investitionsausgaben (CapEx)
Das Investitionsbudget ist generell für größere Projekte vorgesehen,
welche auch die Anschaffung von Anlagevermögen beinhalten – u.a.
auch IT-Investitionen wie Hard- und Software.
Die betrieblichen Investitionsausgaben zeichnen sich typischerweise
durch eine relative geringe Anzahl von großvolumigen Transaktionen
aus. Das macht jedes Projekt äußerst transparent und zum
Gegenstand sehr genauer Prüfungen. In den meisten Organisationen
sind aufgrund sehr restriktiver Genehmigungsprozesse häufig nur
moderate Investitionen in Anlagevermögen der Ausweg aus den
Vorgaben der Unternehmensleitung.
Infolge dessen ist fast immer ein belastbarer Business Case essentiell
für jedes kapitalgetriebene Projekt, um so die Wirtschaftlichkeit der
Anschaffung zu verdeutlichen.
Solch ein Business Case ist ein komplexes Instrument. Er muss alle
Anschaffungs- und Unterhaltskosten enthalten und – idealerweise –
sich auf die wirtschaftliche Lebensdauer des Projektes beziehen.
Ebenfalls müssen auch alle einmaligen und laufenden Leistungen des
Projektes aufgezeigt werden. Alle diese Zahlen werden typischerweise in ein Modell eingearbeitet, dass verschiedene Ergebnisse
aufzeigt: die Kapitalverzinsung, den Netto-Kapitalwert und möglicherweise die Laufzeit zur Rückzahlung.
Jedes Unternehmen scheint seine eigene, einzigartige Formel für jede
dieser Kalkulationen zu haben. Die Prinzipien sind jedoch universell.
Ganz einfach ausgedrückt, hohe Kosten zu Beginn einer Investition in
Verbindung mit Erträgen, welche erst deutlich später erreicht werden,
erscheinen selten attraktiv. Sehr wenige Projekte zeigen Vorteile von
Anfang an. Infolge dessen kann ein guter Business Case nur durch
Angleichung von Kosten und Leistungen über die Laufzeit erreicht
werden.
Vorteile, insbesondere für technologische Investments, können
üblicherweise in fixe, feste und weiche Kategorien aufgeteilt werden.
Fixkosten sind quantifizierbar und man kann ihnen einen Wert
zuteilen. Feste Kosten sind ebenfalls messbar, sind aber nur sehr
schwierig bereits zu Beginn einer Investition zu bewerten. Weiche
Faktoren sind kaum messbar.
Ihr Technologielieferant sollte Ihnen hier helfen können. Er sollte
wertvolle Erfahrung haben, die Sie mit ihm zusammen nutzen
können, um einen durchführbaren Business Case zu erstellen.
White paper – Fujitsu Financial Services | IT-Management mit begrenzten Budgets
Wie auch immer, auch ein stabiler Business Case garantiert nicht die
Genehmigung durch das Entscheidungsgremium. Investitionsausgaben sind in vielen Organisationen eingeschränkt, entweder als
Teil einer Cash Policy oder als Teil des Wunsches, die eigene Bilanz
weiterhin als attraktiv für Investoren, Ratingagenturen und andere
darstellen zu können.
Betriebskosten (OpEx)
Während CapEx durch eine geringe Anzahl von Projekten mit hohen
Ausgaben charakterisiert ist, setzen sich Betriebskosten (OpEx) meist
aus einer Anzahl von vergleichsweise geringeren Transaktionswerten
zusammen, welche für die Aufrechterhaltung des operativen
Geschäftsbetriebes eines Unternehmens notwendig sind.
Die Verwaltung von Betriebskosten bedeutet nicht nur einen
regelmäßigen Kampf um die richtige Zuordnung der Kosten auf
Kostenstellen, sondern auch die regelmäßige Erläuterung von
Abweichungen zwischen geplanten und aktuellen Ausgaben.
Im Laufe der Jahre haben sich die Freiräume deutlich verringert,
da die Kostenzuordnung über Shared Services und andere zentrale
Gemeinkosten durchgeführt wurde.
In vielen Organisationen wird die IT selbst als Shared Service oder als
Profit Center geführt, teils werden die Kosten auch als Gemeinkosten
umgelegt. Verrechnungstechniken wie „Chargeback-Verfahren“ wurden
Mitte der 70er populär, als IT-Abteilungen einen Weg suchten, ihre
Bedeutung in der Unternehmensorganisation darzustellen. Aber die
Mechanismen zur Kalkulation und Implementierung eines fairen
Berechnungssystems haben oftmals mehr Probleme verursacht als
gelöst. Bis vor kurzer Zeit waren viele Systeme und Anwendungen
noch nicht in der Lage, den Chargeback-Prozess vollautomatisch
abzuwickeln.
Allerdings scheint Chargeback heute wieder in Mode zu kommen.
Einerseits aufgrund des wirtschaftlichen Druckes und anderseits durch
das Bedürfnis, interne Services kostentransparent darstellen zu
können. Der Grund kann ebenfalls in den jetzt ausgereifteren
Chargeback- Anwendungen liegen.
Beim Chargeback-System besteht der größte Aufwand in der
Kalkulation und der Kommunikation von Kosten pro Nutzer. Die
meisten Unternehmen bieten eine Mischung aus standardisierten und
aktuellen oder erwarteten nutzungsbasierenden Raten an. Es ist
jedoch weiterhin eine Herausforderung, die Kosten so transparent zu
gestalten, dass die Nutzer einen guten Einblick ins Preis-LeistungsVerhältnis bekommen.
Für einige Unternehmen ist die Kalkulation als solche schon schwierig
genug. Die Leistungen dem internen Nutzer zu berechnen ist jedoch
noch weitaus schwieriger. Das ist vielleicht einer der Gründe, warum
Verfahren wie „IT-Showback“ populärer wurden als IT-Chargeback. Für
IT-Showback, auch geläufig unter „fiktive Abrechnung“, werden die
Kosten für Nutzer kalkuliert und kommuniziert, jedoch ohne echte
Verrechnung. Der Gedanke dahinter ist allein, dass der interne Nutzer
durch die Kenntnis über die aktuellen IT-Kosten mehr
Verantwortlichkeit beim Konsum seiner IT-Ressourcen entwickelt.
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Budgetverschiebung
Beide Budgets, CapEx und OpEx, haben ihre Tücken, welche sich
zudem verschärfen, wenn die wirtschaftliche Lage instabil ist. Die
Geschwindigkeit in der Nachfrage nach produktivitätssteigernder
Technologie bleibt jedoch weiterhin hoch. Dank Technologiewechsel und einer zusätzlichen Auswahl an Finanzierungsoptionen
stehen glücklicherweise Hilfsmittel zur Verfügung.
Der vielleicht am meisten beachtete Wechsel in der Vergangenheit
war die unaufhaltsame Bewegung der IT-Kosten von der KundenBilanz zur Bilanz des IT-Providers. Demnach sind einige IT-Bereiche
mittlerweile weniger Eigentümer ihres IT-Equipments, sondern
vielmehr Betreiber von Objekten geworden, welche im Eigentum
anderer stehen. Das hat eine Verschiebung der Nutzung von CapEx
Budgets für die Anschaffung von Technologie-Objekten zur Nutzung
von OpEx Budgets zur Folge, da diese Technologien gemietet oder
geleast werden und IT-Services nach Bedarf abgerufen werden.
Aus CIO Sicht sprechen einige Gründe für die Nutzung von OpExanstelle von CapEx-Budgets.
Kontrolle
Wenn ein mehrjähriger Servicevertrag einmal Teil der jährlichen
Betriebskosten wird, ist es generell einfacher, diese laufenden
Kosten weiterhin zu budgetieren. Dies steht im völligen Gegensatz
zu der periodisch einmaligen CapEx-Ausgaben-Anforderung, wo es
nur eine geringe Sicherheit gibt, dass diese hohen Einmalausgaben
wiederholt genehmigt werden. Zusätzlich besteht bspw. bei
Mietmodellen die Möglichkeit, einen Weg für Upgrades oder
Refresh in den ursprünglichen Vertrag einzubauen, da solche
Verträge einen gewissen Grad an Flexibilität enthalten.
Verbrauch
Nicht bei allen Technologielösungen ist es möglich, Kapazität und
Verbrauch aufeinander abzustimmen – es existieren jedoch
verschiedene Vertragsoptionen. Zwei Möglichkeiten sind zum
Beispiel Modelle, bei denen nutzungsabhängig gezahlt wird oder
Price-Per- Seat Lösungen, um nicht nur Lieferung und Nachfrage
aufeinander abzustimmen, sondern auch Kosten und Nutzung – ein
perfekter Ansatz für die Verrechnung von IT-Kosten.
Entsorgung
Es gibt verschiedene Aspekte für die Entsorgung ausgedienter
Technologie, welche dem CIO große Probleme bereiten können,
inklusive der damit verbundenen Kosten. Die kostenintensive
sichere und umweltfreundliche Entsorgung von Hardware stellt,
genauso wie die Datensicherheit, Unternehmen vor große
Herausforderungen. Es muss sichergestellt werden, dass alle
gespeicherten Daten vollständig und sicher vor der Entsorgung oder
dem Recycling gelöscht werden. Bei der Nutzung von IT-Equipment,
welches im Eigentum anderer steht, können diese Probleme auf
den IT-Lieferanten übertragen werden.
Durch Software-as-a-Service und andere Cloud-basierende
Lösungen gab es erst kürzlich gerade wieder einen weiteren Impuls
in Richtung von Outsourcing- und Managed-Services-Verträgen.
Aber lassen Sie uns nicht den Blick auf das verlieren, was wohl die
älteste Methode in der Bereitstellung von Budgetflexibilität ist – die
Absatzfinanzierung.
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Absatzfinanzierung
Einige IT-Technologieanbieter bieten eine Reihe von
Finanzierungsoptionen, welche von einem einfachen Leasingvertrag
oder Mietoptionen bis hin zu maßgeschneiderten Verträgen reichen,
die präzise die Kundenbedürfnisse erfüllen.
Subskription
Es gibt verschiedene Varianten, für laufenden und wiederkehrenden
IT-Services zu zahlen. Meist wird nach Verbrauch abgerechnet, da
Kosten so generell besser vorhersehbar und normalerweise an
Variablen gebunden sind, z.B. die Nutzung oder die Anzahl von
Arbeitsplätzen. Es handelt sich hierbei fast immer um laufende Kosten
anstatt um Investitionsausgaben.
Der Bedarf an zusätzlicher Server- oder Speicherkapazität kann zum
Bespiel durch alle Arten von geschäftlichen Anforderungen getrieben
werden. Manche IT-Technologieanbieter bieten hierfür Services an, die
so strukturiert sind, dass sie den Grundbedürfnissen angepasst sind,
jedoch wachsende Pufferkapazität anbieten, welche nur bei Gebrauch
abgerechnet wird.
Migration
Die Migration von einer Technologieplattform zu einer anderen bzw.
die Konsolidierung ihrer Speicher- oder Serverkapazitäten kann
ebenso durch einen strukturierten Nutzungsüberlassungsvertrag
abgebildet werden.
Partnerschaft
Ein Angleichen an den gegenwärtigen Budget-Druck bedeutet, dass
jeder, der in Entwicklung und Bereitstellung von Technologielösungen
eingebunden ist, seine Angebote in jeder Art flexibel halten muss. Das
kann die Technologie selbst sein, bezieht sich jedoch mehr und mehr
auf die Finanzierungsmöglichkeiten der Technologie.
In einer Partnerschaft mit einem sorgsam ausgesuchten IT-Lieferanten
zu arbeiten ist der beste Weg, flexibel bleiben zu können, um den
heutigen Herausforderungen begrenzter Budgets zu begegnen. Es ist
ebenso notwendig, sich daran zu erinnern, dass Technologie- und
Finanzierungsentscheidungen untrennbar verbunden sind. Die
Notwendigkeit, einen Anbieter zu wählen, der für beides - Technologie
und Finanzierung - Flexibilität anbietet, war nie größer.
Global Financial Services Solutions
Die richtige Finanzierung ist der Schlüssel zu Ihrer
IT-Investitionsentscheidung
Es gibt viele gute Gründe, sich für eine Finanzierungslösung von
Global Financial Services von Fujitsu zu entscheiden. Unsere
intelligenten Finanzierungslösungen geben Ihnen die Freiheit,
selbst darüber zu entscheiden, wie IT-Landschaften strukturiert sein
müssen um Wettbewerbsvorteile zu sichern und kontinuierlich
auszubauen. Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche: Ihr
Kerngeschäft.
Diese maßgeschneiderten Verträge bieten die Bewertung, das
Handling und den Ankauf von überschüssigem Equipment an. Zudem
bieten Sie eine Kostenentlastung bezogen auf Hardware, Software,
Services, Installation, Training, Wartung und ähnlichem an. Dies wird
in den neuen Vertrag eingearbeitet. Die Gesamtlaufzeit des Vertrages
kann ebenfalls variieren, obwohl diese typischerweise zwischen drei
und fünf Jahren liegt.
Leasing & Nutzungsüberlassungsmodelle
Es gibt eine vielseitige Auswahl von Standard-Leasing-Optionen.
Die Mehrheit der IT-Technologie-Leasingverträge wird hierbei als
Off-Balance Operating Lease eingestuft. Das bedeutet, dass sie auf
laufende Kosten zielen und nicht auf Investitionsbudgets.
Es gibt jedoch viele Wege, Leasing zu strukturieren. Normalerweise
sind die Zahlungen während der Vertragslaufzeit linear, generell
können die Raten jedoch an die jeweilige Budgetsituation angepasst
werden, z.B. durch degressiven oder progressiven Verlauf. Gelegentlich
enthalten Leasingverträge zudem alle Arten von Installationskosten,
eine Kombination aus bestehender und erneuerter Hardware
(Upgrades) oder auch Softwarelizenzen sowie weitere Services.
Kontakt
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Email: [email protected]
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