Gifts Donations and Entertainment Procedure

PROCEDIMENTO DA ANGLO AMERICAN SUPPLY CHAIN
PRESENTES, ENTRETENIMENTO E DOAÇÕES
Índice
1.1
Histórico ..................................................................................................................................... 2
1.2
Objetivo ...................................................................................................................................... 3
1.3
Aplicação.................................................................................................................................... 3
1.4
Escopo ....................................................................................................................................... 3
2.0
PRESENTES, ENTRETENIMENTO E DOAÇÕES ..................................................................... 3
2.1
Princípios.................................................................................................................................... 3
2.2
Geralmente Aceitáveis................................................................................................................ 4
2.3
Práticas Inaceitáveis:.................................................................................................................. 5
3.0
PROCEDIMENTO ...................................................................................................................... 6
3.1
Procedimento de Declaração...................................................................................................... 6
3.1.1 Registro de Presentes, Entretenimento e Doações .................................................................... 6
3.1.2 Captura e Verificação do Procedimento de Declaração.............................................................. 6
3.1.3 Manutenção do Registro de Declaração..................................................................................... 6
3.2
Transparência do Procedimento................................................................................................. 7
3.3
Gerenciamento de Presentes Inaceitáveis Recebidos ................................................................ 7
3.4
Consulta sobre Procedimento..................................................................................................... 7
4.0
CONTRAVENÇÃO DO PROCEDIMENTO ................................................................................. 7
4.1
Violação deste Procedimento ..................................................................................................... 7
4.2
Speakup ..................................................................................................................................... 8
Introdução
O Procedimento de Presentes, Entretenimento e Doações da Anglo Supply Chain aplica-se a
todos os empregados e contratados dentro da Anglo American Supply Chain incluindo
pessoal de Supply Chain do grupo e todo o pessoal de Supply Chain das unidades de
negócios da Anglo American (“empregados”).
1.1
Histórico
A Anglo American Supply Chain visa ter relações profissionais com todos os seus
fornecedores. Portanto, os empregados deverão procurar manter o mais alto padrão de
integridade em todas as relações comerciais, rejeitar qualquer prática comercial que possa ser
razoavelmente considerada imprópria e estimular os padrões mais altos de comportamento
industrial.
Este procedimento não visa diminuir a importância do desejo de estimular boas relações com
os parceiros comerciais e outras partes envolvidas através de interações sociais ocasionais
legítimas. No entanto, oferecer ou dar presentes ou entretenimento inadequados pode causar
uma situação embaraçosa para a Anglo American e prejudicar nossa reputação.
Preocupações específicas ocorrem quando a oferta de presentes e entretenimento puder
estar conectada de alguma forma com uma transação comercial efetiva ou potencial ou
aprovação regulatória. Mesmo se a intenção não for corrupta, ainda há um risco de que o
destinatário ou um possível terceiro possa perceber o presente ou entretenimento como uma
tentativa de obter uma vantagem inadequada.
Qualquer presente ou entretenimento é sempre inaceitável se ele:
•
for oferecido ou feito em troca de um contrato, uma permissão ou qualquer outro
benefício específico
•
for oferecido para obter uma vantagem inadequada na condução do negócio
•
violar leis locais ou internacionais contra suborno
•
iria, se divulgado, afetar adversamente nossa reputação
•
puder criar um sentido de obrigação
•
puder influenciar, ou ser percebido como uma influência do julgamento de negócios
•
puder criar, ou parecer criar, um conflito de interesses.
•
for obtido através de pedido (i.e. empregados solicitando favores ou presentes de
fornecedores ou potenciais fornecedores)
1.2
Objetivo
Este procedimento não visa substituir a Política de Integridade nos Negócios & Normas de
Procedimentos da Anglo American (Política de Integridade nos Negócios) mas sim adequar a
conduta de SC a esta política. Ao contrário, o objetivo deste procedimento é estabelecer
normas específicas de conduta relacionada a dar e receber presentes, entretenimento e
doações em toda a Anglo American Supply Chain. Se uma Unidade de Negócios tiver um
procedimento implementado relacionado a presentes, entretenimento e doações, o mais
rigoroso dos dois procedimentos prevalecerá, sujeito ao cumprimento em todas as ocasiões
da política de Integridade nos Negócios.
1.3
Aplicação
1.3.1
Este procedimento amplia os princípios da Política de Integridade nos Negócios e
fornece práticas mais definitivas, apropriadas à natureza das atividades da cadeia de
suprimentos, sobre dar e receber presentes, entretenimento e doações de um
fornecedor ou parceiro de negócios; e o registro dos mesmos.
1.3.2
É responsabilidade de todos os empregados ler este procedimento em conjunto com a
Política de Integridade nos Negócios.
1.4
Escopo
Este procedimento aplica-se a todos os empregados e contratados dentro da Anglo American
Supply Chain, incluindo o pessoal de Supply Chain do Grupo e todo o pessoal de Supply
Chain das Unidades de Negócio da Anglo American (“empregados”) que estiverem, direta ou
indiretamente, envolvidos nas atividades de compras.
2.0
PRESENTES, ENTRETENIMENTO E DOAÇÕES
2.1
Princípios
Nenhum empregado deverá aceitar ou receber qualquer presente, entretenimento ou outra
gratificação de qualquer fornecedor da Anglo American ou licitante de qualquer negócio da
Anglo American, incluindo fornecedores que são parte do Anglo American Group. Da mesma
forma, nenhum empregado deverá oferecer qualquer presente ou gratificação para um
fornecedor. Isso inclui presentes dados em celebrações anuais (p.ex., Natal e o Ano Novo
chinês). Há algumas exceções que estão detalhadas no item 2.2 Geralmente Aceitáveis.
Presentes que forem recebidos em situações nas quais seria desrespeitoso recusar, ou que
forem recebidos por correio ou entrega não solicitada, deverão ser divulgados para um
membro da equipe de liderança de Supply Chain (relacionados no Anexo 1) por escrito (i.e.
via email) e declarados em conformidade com a seção 3.1. Esses presentes serão doados
para caridade ou descartados de acordo com as práticas da Unidade de Negócio.
2.2
Geralmente Aceitáveis
A importância do desenvolvimento de relações de trabalho legítimas e redes de negócios
construtivas é fundamental para o nosso negócio. Assim, há determinadas exceções que são
geralmente aceitáveis:
2.2.1
Refeições modestas e ocasionais relacionadas aos negócios (p.ex., a refeição ocorre
durante uma reunião ou outra ocasião, cujo objetivo é manter discussões de negócios
em boa fé).
2.2.2
Mercadorias de marca corporativa de valor modesto (no máximo USD20 ou seu
equivalente em qualquer outra moeda) poderão ser ocasionalmente aceitas ou dadas
(p.ex., canetas, chaveiros, correias de transporte, blocos de notas) apenas se os itens
fizerem parte legítima de um evento / conferência organizada pela Anglo American ou
fornecedor.
2.2.3
Participação ocasional em eventos de formação de equipe ou de celebração (p.ex.,
jogos de vôlei, escalada) que incluam a equipe como um todo, não apenas os
tomadores de decisão. Esses eventos deverão ter um valor modesto e os custos
relacionados aos mesmos deverão ser divididos entre a Anglo e os fornecedores.
2.2.4
Participação em no máximo dois eventos (p.ex., esportes, concertos) em qualquer ano
calendário e no máximo em um com um fornecedor específico, e sujeita aos seguintes
critérios:
•
Aprovação prévia deverá ser obtida de um gerente direto
•
O valor do ingresso não deverá ser excessivo
•
O fornecedor deverá estar presente
•
O fornecedor deverá ser um fornecedor existente
•
O pagamento de quaisquer custos de viagem e acomodação para o
fornecedor e empregado deverá ser provido respectivamente pelo
fornecedor e pela Anglo American.
2.2.5
Participação em eventos beneficentes patrocinados pelo fornecedor se a Anglo
American fizer uma doação para a instituição beneficente:
Mesmo com as exceções acima, as seguintes diretrizes deverão ser consideradas:
•
Eles não são excessivamente generosos ou desproporcionais ao contexto em que o
presente ou entretenimento for oferecido.
•
O valor for razoável e apropriado ao cargo e circunstâncias do receptor e à ocasião.
•
As circunstâncias e valor do presente não criam uma aparência de má fé ou
impropriedade, e não poderiam ser razoavelmente mal interpretados pelo receptor ou
outros como um suborno, mesmo em retrospectiva.
•
A frequência de presentes ou hospitalidade fornecidos para o mesmo receptor não
criariam a aparência de impropriedade.
•
É necessário tomar cuidado ao aceitar ou usar itens publicitários ou promocionais / de
marca e ao participar em atividades que poderiam dar a aparência de promoção de um
fornecedor em detrimento de outro.
Nota: Durantes eventos de sourcing (p.ex., negociações de contrato e preços), nenhum
presente, entretenimento ou gratificação será aceitável.
2.3
Práticas Inaceitáveis:
Determinados tipos de presentes e entretenimento jamais são permitidos:
2.3.1
Qualquer presente em dinheiro ou equivalente a dinheiro (p.ex., vales-presente,
empréstimos, ações, opções de aquisição de ações, etc.).
2.3.2
Oferecimento de favores pessoais ou outro tratamento de natureza preferencial (por
exemplo, produtos ou serviços gratuitos ou a preços reduzidos artificialmente)
comparados àqueles comumente disponíveis no mercado.
2.3.3
Pagamento de despesas para viagens de compras (p.ex., oferecimento para cobrir
despesas de compras pessoais durante uma viagem).
2.3.4
Presentes, ou o oferecimento de entretenimento para cônjuges, parentes ou outros
indivíduos que têm uma relação pessoal próxima com o receptor.
2.3.5
Pagamento de custos de acomodação ou de viagem de qualquer natureza durante
viagens locais ou internacionais.
2.3.6
Acomodação em feriados ou finais de semana de qualquer natureza
2.3.7
Entretenimento ‘adulto’ ou qualquer tipo de evento que envolver comportamento
lascivo
2.3.8
Presentes de bebidas alcoólicas como garrafas de vinho e destilados
2.3.9
Convites de fornecedor para eventos extravagantes (p.ex., esportes, seja como
participante ou espectador, concertos, viagens de caça, etc.) não poderão ser aceitos,
incluindo
ingressos
gratuitos
para
esses
eventos
(excluindo
as
exceções
documentadas acima no item 2.2.) Isto se aplica igualmente ao tempo no trabalho
como ao tempo privado (i.e., nenhuma licença deverá ser tirada para evitar esta
diretriz).
2.3.10 Amostras de produtos oferecidas pelos fornecedores ou solicitadas pelos empregados
de Supply Chain para uso pessoal.
3.0
PROCEDIMENTO
3.1
Procedimento de Declaração
3.1.1 Registro de Presentes, Entretenimento e Doações
Todos os presentes, entretenimento e doações de entrada ou saída –
independentemente de serem aceitos ou rejeitados e independentemente do
seu valor - deverão ser divulgados e registrados no registro de presentes,
entretenimento e doações. Isto deverá ser feito mensalmente no “Registro de
Presentes, Entretenimento & Doações" encontrado no tab Supply Chain no
theSource.
3.1.2
Captura e Verificação do Procedimento de Declaração
É
responsabilidade
do
empregado
assegurar
que,
mensalmente,
as
informações relevantes sejam capturadas eletronicamente no Registro de
Declaração. A equipe de liderança de Supply Chain (relacionada no Anexo 1) é
responsável por rever o registro mensalmente.
3.1.3
Manutenção do Registro de Declaração
O gerenciamento e manutenção do Registro de Declaração é responsabilidade
do Gerente de Conformidade (“Compliance”) & Políticas da Equipe de
Estratégia e Desempenho de Supply Chain.
3.2
Transparência do Procedimento
Para
assegurar
a
aplicação
apropriada
dos
procedimentos
de
Presentes,
Entretenimento e Doações da Anglo Supply Chain, uma cópia deste documento estará
disponível internamente no ‘theSource’ e no website externo do grupo Anglo American.
3.3
Gerenciamento de Presentes Inaceitáveis Recebidos
Quaisquer presentes inaceitáveis recebidos (seja porque é desrespeitoso recusar ou
que foram recebidos por correio / entrega) deverão ser reportados para um membro da
equipe de liderança de Supply Chain (relacionado no Anexo 1), que irá coordenar a
distribuição para uma instituição beneficente apropriada ou descartar de acordo com
as práticas da Unidade de Negócio.
3.4
Consulta sobre o Procedimento
Os empregados deverão consultar um membro da equipe de liderança de Supply
Chain (ou sua pessoa responsável designada conforme detalhado no Anexo 1) em
relação a quaisquer itens que estiverem além do escopo deste procedimento ou
quando estiverem em dúvida quanto à aplicabilidade deste procedimento.
4.0
CONTRAVENÇÃO DO PROCEDIMENTO
4.1
Violação deste Procedimento
Este Procedimento é introduzido para assegurar que os empregados estejam cientes
dos passos para aceitar ou doar presentes e entretenimento e a governança
apropriada esteja implementada para reduzir risco potencial de prejuízo à reputação
introduzido pela aceitação ou doação de presentes, doações e entretenimento e para
salvaguardar os interesses da Anglo e do fornecedor. Portanto, a violação deste
procedimento é considerada uma questão séria e poderá resultar em medida
disciplinar em conformidade com os procedimentos disciplinares, incluindo a Política
sobre Irregularidades no Negócio. As medidas disciplinares poderão envolver sanções
até e inclusive a demissão sumária. Nós estamos comprometidos em reportar todos os
casos de corrupção e outras formas de desonestidade para as autoridades relevantes
e facilitar medidas criminais contra o indivíduo(s) em questão e nós buscaremos
reparação por quaisquer perdas resultantes dessas ações.
Se os empregados acreditarem que suas ações ou as ações de outras pessoas
tiverem, ou puderem ter violado o procedimento, eles deverão informar seu gerente
direto ou a linha de fraude (p.ex., Speakup) o mais breve possível.
4.2
Speakup
A facilidade Speakup (fale sem medo) oferece um meio confidencial e seguro para os
nossos empregados, contratados, fornecedores, parceiros de negócios e outras partes
envolvidas externas reportarem e informarem questões relativas a condutas contrárias
aos nossos valores e normas. Speakup oferece contato via telefone, email e website
operado por empresas independentes nas regiões em que a Anglo American opera. O
canal está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana e inclui serviços de
tradução. Um link para a facilidade Speakup está disponível no theSource. Speakup
também pode ser contatado através de www.anglospeakup.com ou enviando um email
para [email protected]. A Anglo American não tolerará nenhuma forma
de retaliação contra empregados ou fornecedores que reportarem questões de boa fé.
As alegações de retaliação ou assédio ou intimidação de um empregado ou fornecedor
por outros como resultado de uma chamada para o Speakup serão investigadas e
medidas apropriadas serão adotadas, incluindo medidas disciplinares até e incluindo
demissão do(a) empregado(a) responsável pelas represálias.