Mach Web InformationManager: Prüfbericht
Transcrição
Mach Web InformationManager: Prüfbericht
Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur ITgestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept für Web InformationManager Version 1.5x der MACH AG aus 23558 Lübeck 20. Oktober 2004 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Inhalt 1 Zusammenfassung .................................................................................... 4 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren ................................................... 4 1.1.1 Ergebnis der Prüfung....................................................................... 4 1.1.2 Zertifizierungsverfahren................................................................... 4 1.2. Kerninformationen über das Unternehmen .................................................. 5 1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung............................................. 6 1.4. Gesamteindruck ........................................................................................... 7 1.5. Hauptgruppe 2 „ IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“ .................. 9 1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien .............................................. 9 1.5.2 AG 5 : Elektronischer Aktenplan.................................................... 11 1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer ........................................................................ 11 1.5.4 AG 7: Adressverwaltung................................................................ 12 1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben ................................................................................. 13 1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen............. 14 1.5.7 AG 10 Verschlagwortung, Verweise .............................................. 16 1.5.8 AG 11: Barcode ............................................................................. 17 1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands....................... 18 1.6.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand............................................. 18 1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen ........................................................ 19 1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten ..................................................................................... 21 1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format..... 22 1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung ....................................................... 24 1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge....... 24 1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge........... 26 1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren......................................................... 27 1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen ........................ 28 1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch................................................. 28 1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung ........................................................... 30 1.7.7 AG 22: Web-Client......................................................................... 30 1.8. Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche..... 32 1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch ............................................... 32 1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches ........ 33 1.8.3 AG 25: Recherche ......................................................................... 35 Seite 2 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement ........................... 38 1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung....................................... 39 1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen........................................................ 39 1.9.2 AG 28: Weglegesachen................................................................. 39 1.9.3 AG 29: Aussonderung ................................................................... 40 1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung ................................................ 42 1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe ......................... 42 1.10.2 AG 31. Handbuch und Schulung ................................................... 43 1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung................................ 45 1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand ................................................................ 45 1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation .................................... 45 1.11.3 AG 34: Vertreterregelung .............................................................. 47 1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen................................. 49 1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken .............. 50 1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens ........................... 51 1.11.7 AG 38: Aktenplan .......................................................................... 51 1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen................... 52 1.12. Hauptgruppe 9 ........................................................................................... 53 1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe....................................... 53 1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren........................................... 54 1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen ................................ 55 1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten ................. 55 1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit..................................................................... 55 1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit .................................................. 56 1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung ..................................... 56 Seite 3 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1 Zusammenfassung 1.1. Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren 1.1.1 Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung Web InformationManager 1.5x der Firma MACH AG aus Lübeck zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA®-Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA®-konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am 20.Oktober 2004 ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA®-Anforderungskatalogs. 1.1.2 Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: • Vorprüfung durch die KBSt • Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle • Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA®-Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA®-Anforderungskatalog wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 „System- und Unternehmensdarstellung“ wird nicht bewertet. Seite 4 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt ein Musterorganigramm sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte vor. Anhand branchentypischer Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 % aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA®-konzeptkonform zertifiziert. 1.2. Kerninformationen über das Unternehmen Die MACH AG wurde 1985 als MACH Software GmbH + Co.KG von Dr. Jan MüllerOntjes in Haffkrug gegründet. Der Hauptsitz der MACH AG ist in Lübeck, an den Standorten Berlin, Düsseldorf und München befinden sich weitere Niederlassungen. Die MACH AG beschäftigt bundesweit z. Zt. 122 Mitarbeiter. Die MACH AG ist Anbieter von Software für Finanzmanagement, Informationsmanagement, Personalmanagement sowie Controlling und Logistik. Der Vertrieb des Web InformationManagers erfolgt ausschließlich über die MACH AG und ihre Niederlassungen im Direktvertrieb. Seite 5 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.3. Kerninformationen über die evaluierte Lösung Der Web InformationManager 1.5x von der MACH AG ist eine rein web-basierte Lösung für die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung. Dabei wurde der Web InformationManager 1.5x als Standardlösung für den öffentlichen Sektor konzipiert. Der Lösung liegt eine 4-Tier-Architektur zugrunde, die aus den Komponenten Datenbankserver, Applicationserver, Web-Server und Web-Clients besteht und bei Bedarf um ScanClients und Optische Speichersysteme ergänzt werden kann. Die Datenhaltung erfolgt in einem relationalen Datenbankmanagementsystem auf einem Datenbankserver. Unterstützt werden relationale Datenbankmanagementsysteme wie Oracle, Informix und MS SQL. Als Applikationsserver werden Borland, Oracle sowie JBoss unterstützt. Unterstützt werden Web-Server von Borland sowie Apache (mit Servlet-Engines Tomcat und Jserv). Für die Zertifizierung lag der Web InformationManager in der Version 1.5x vor. Bestandteil der Zertifizierung war der Scheduler "Jobrunner" sowie die integrierten Schnittstellen „MACH Connect“ zu Drucker, Barcodedrucker, Scanner und Bürokommunikationssoftware (MS Office, OpenOffice). Seite 6 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.4. Gesamteindruck Web InformationManager 1.5x ist eine vollständig webbasierte Lösung, welche die Anforderungen der behördlichen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung in hohem Maße erfüllt. Die zertifizierte Lösung ist äußerst flexibel und verfügt über eine hohe Anzahl von Funktionalitäten, mit denen auch spezifische Problemstellungen mit vertretbarem Aufwand gelöst werden können. Das System ist an den Bedarf einer Einzelbehörde im Rahmen von Customizing, Konfiguration oder auch Routineadministration anpassbar. Im Bereich der IT-gestützten Schriftgutverwaltung liegen die Stärken des Systems vor allem in den funktionalen Eigenschaften sowie in der ergonomischen und intuitiven Benutzeroberfläche. Für den Aufbau des elektronischen Aktenbestands erfüllt der Web InformationManager 1.5x die Anforderungen. Die Verwaltungsmöglichkeiten elektronischer Akten, Vorgänge und Dokumente sowie der Hybridakten sind umfassend im System abgebildet. Die Integration von Bürokommunikationswerkzeugen wie Microsoft Office oder OpenOffice Writer ist ergonomisch gut realisiert. Eine Stärke der zertifizierten Lösung ist deren Einbindung in eine Produktpalette, die vom Verwaltungsmanagement bis zum Personalmanagement reicht und von der MACH AG entwickelt und vertrieben wird. Dieser ganzheitliche Ansatz sichert einen friktionsarmen Betrieb der zertifizierten Lösung im Gesamtkontext und bietet damit die notwendige Zukunftsfähigkeit bei immer stärker ineinander greifenden Anforderungen. Es stehen Funktionalitäten zum Scannen von Dokumenten bereit. Ein eigener Viewer ist nicht Bestandteil des Systems, jedoch können die in der Systemumgebung installierten Viewer in dem Web InformationManager 1.5x integriert werden. Die geforderten Funktionalitäten der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung wie das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang werden im System angeboten. Eigene Modellierungswerkzeuge zur grafischen Unterstützung bei der Abbildung von Prozessmodellen sind nicht Bestandteil der zertifizierten Lösung. Der elektronische Schreibtisch des Web InformationManagers 1.5x erfüllt die ergonomischen Anforderungen in hohem Maße, insbesondere die Gestaltungsmöglichkeiten der Oberfläche ermöglichen individuelle Anpassungen. Der positive GesamtSeite 7 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept eindruck des Systems wird insbesondere durch die umfangreichen Recherche- und Suchmöglichkeiten des Systems gestützt. Im Bereich Archivierung und Aussonderung folgt der Web InformationManager 1.5x dem Konzept zur Aussonderung elektronischer Akten in hohem Maße. Das System bietet für jede der vier Phasen des Aussonderungsprozesses überzeugende Umsetzungen. Die systemtechnischen Anforderungen werden von dem Web InformationManager 1.5x erfüllt. Als Server-Plattformen und Server–Betriebssystem werden Windows NT, Windows 2000, Solaris, HP-UX, AIX und Linux unterstützt. Datenbankseitig wird IBM Informix DS 9.40, MS SQL-Server 2000 inkl. SP 3a, Oracle8i Rel. 3 (8.1.7) und Oracle9i Rel. 2 (9.2.0) unterstützt. Prüfergebnis Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen1 HG 2 „IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“: in vollem Umfang HG 3 „Aufbau des elektronischen Aktenbestands“: in vollem Umfang HG 4 „Vorgangsbearbeitung“: in vollem Umfang HG 5 „El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche“: in vollem Umfang HG 6 „Archivierung und Aussonderung“: hervorragend HG 7 „Hilfe, Handbuch, Schulung“: in vollem Umfang HG 8 „Administration und Parametrisierung“: in vollem Umfang HG 9 „Systemtechnische Anforderungen“: befriedigend Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfungen. 1 Es werden folgende Erfüllungsgrade unterschieden: im Allgemeinen, befriedigend, in vollem Umfang, hervorragend. Seite 8 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.5. Hauptgruppe 2 „ IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur“ Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.5.1 AG 4: Objekte und Objekthierarchien Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen. Bewertung: Die Verwaltung von Papierakten und -vorgängen, Hybridakten und -vorgängen und elektronischen Akten und Vorgängen wird von dem Web InformationManager 1.5x überzeugend unterstützt. Dokumente, Vorgänge und Akten werden durch alle in den Anforderungen genannten Metadaten beschrieben und können behördenspezifisch erweitert werden. Die Erfassung der Metadaten kann dabei arbeitsteilig (z. B. zwischen Registratur und Poststelle) erfolgen. Abbildung 1 – Metadatenmaske der Akten Seite 9 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 2 – Metadatenmaske der Vorgänge Abbildung 3 – Metadatenmaske für Dokumente Neben Akten und Vorgängen können in dem Web InformationManager 1.5x weitere Container-Objekte, wie Teilakte, Ordner oder Bände angelegt werden. Zur Akte können Vorgänge, Teilakten und Bände mit gleichen Geschäftszeichen zugeordnet werSeite 10 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept den. Vorgänge können mit Prioritäten besonders gekennzeichnet werden und der Bearbeiter wird auf diese Vorgänge besonders hingewiesen. Die Tiefe der Objekthierarchie unterliegt keiner Beschränkung. Der Web InformationManager 1.5 x ermöglicht unterzuordnende Container-Objekte aus dem übergeordneten Container-Objekt anzulegen. 1.5.2 AG 5 : Elektronischer Aktenplan Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft. Bewertung: Der Verwendung und Verwaltung von elektronischen Aktenplänen bzw. Teilaktenplänen ist mit dem Web InformationManager 1.5x anschaulich und ergonomisch gelöst. Eine Suche nach den Einträgen des Aktenplans sowie deren textliche Beschreibung wird unterstützt. 1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung). Bewertung: Die Bildung eindeutiger Zeichen für Systemobjekte wie Akten, Vorgänge oder Dokumente ist mit dem Web InformationManager 1.5x überzeugend realisiert. Dokumentnummer, Vorgangskennzeichen und Geschäftszeichen entsprechen dem vorgegebenen Aufbau. Darüber hinaus kann der Aufbau behördenspezifisch parametrisiert werden. Jede Akte wird eindeutig mit einem Geschäftszeichen identifiziert und entspricht dem vorgegebenen Aufbau (Kürzel der aktenführenden Organisationseinheit, Aktenplankennzeichen, feste und freie Ableitungen, laufende Nummer der Sachakte, Sondersachaktenzeichen). Die Vergabe von Geschäftszeichen kann systemgestützt oder manuell erfolgen. Die Eindeutigkeit des Geschäftszeichens ist bei der manuellen Eingabe gewährleistet. Jedoch werden bei manueller Eingabe für das Geschäftszeichen keine Plausibilitätsprüfungen vorgenommen. Seite 11 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Jeder Vorgang kann mit einem unifizierenden Vorgangskennzeichen versehen werden, welches durch das Geschäftszeichen und eine laufende Nummer des Vorgangs definiert wird. Die Eingabe des Vorgangskennzeichens erfolgt systemunterstützt. Eine manuelle Vergabe des Vorgangskennzeichens ist nicht vorgesehen. Der Web InformationManager 1.5x kennzeichnet jedes Dokument mit einer unifizierenden Dokumentennummer, bestehend aus einer laufenden Nummer, einer Zeitkomponente und einer laufenden Versionsnummer. Es wird eine automatische und manuelle Vergabe der Dokumentennummer unterstützt. Die Eindeutigkeit bei manueller Vergabe ist dabei gewährleistet. Auch alle übrigen definierbaren Objekte, wie Mappe, Band, Teilakte oder Vorgangshefte, können mit einem unifizierenden Kennzeichen versehen werden. 1.5.4 AG 7: Adressverwaltung In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft. Bewertung: Für die Adressverwaltung im Web InformationManager 1.5x existiert ein allgemeines Adressverzeichnis sowie ein Einsendeverzeichnis. Zur Erfassung der Metainformationen des Einsenders/Adressaten wird die Adressverwaltung direkt aus der Erfassungsmaske der Metainformationen aufgerufen, welches die Erfassung von Adressdaten erleichtert. Der Mindestmetadatensatz des DOMEA®-Konzepts ist erfüllt. Die Adressfelder können innerhalb der Anwendung behördenspezifisch erweitert oder eingeschränkt werden. Die Adressverwaltung des Web InformationManagers 1.5x unterstützt einen Abgleich mit oder eine Übernahme aus bestehenden Adressverzeichnissen. Die Adressverwaltung insgesamt erfolgt in dem zentralen Datenbestand des Systems. Seite 12 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 4 – Adressverzeichnis Eine durch den Benutzer definierbare Verteilerliste von Adressen kann im Web InformationManager 1.5x ebenso eingerichtet werden, wie öffentliche oder private Adressverzeichnisse. 1.5.5 AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegte Objekte müssen kontrolliert gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands notwendig. Die entsprechenden Möglichkeiten werden geprüft. Bewertung: Das Löschen von Objekten, das Umstrukturieren des Aktenbestands und das Umschreiben sind mit dem Web InformationManager 1.5x überzeugend realisiert. Der Benutzer hat die Möglichkeit, öffentliche Objekte zum Löschen zu kennzeichnen. Die Löschung selbst darf nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen. Zum Löschen gekennzeichnete Objekte sind durch andere Benutzer nicht recherchierbar. Daneben können von dem Ersteller private Objekte ohne Einschränkungen gelöscht werden. Bei organisatorischen Änderungen kann die Federführung einzelner Objekte und Objektmengen an einen Bearbeiter oder eine Organisationseinheit abgegeben werden. Bei der Übergabe werden die Zugriffsrechte automatisch geändert und die Änderung entsprechend protokolliert. Seite 13 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Globale Umschreibungen des Aktenbestandes sind möglich. Bei der Umschreibung eines Objektes werden alle unterordneten Objekte automatisch umgeschrieben und den Anforderungen entsprechend protokolliert; das alte Geschäftzeichen wird in das Feld "Alt-Geschäftszeichen" eingetragen. Eine Ex- und Import-Schnittstelle ist im Web InformationManager 1.5x realisiert. Der Ex- und Import wird protokolliert. Als Exportformate werden Metadaten im XML-Format bereitgestellt, die Primärdaten der Dokumente im Originalformat oder wahlweise im TIFF-Format. 1.5.6 AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen Wiedervorlagetermin. Bewertung: Mit dem Web InformationManager 1.5x kann der Verbleib für alle Objekte nachgewiesen werden. Der Verbleib der Objekte kann manuell und systemgestützt erfasst werden. Der Verbleib für die einzelnen Objektarten kann getrennt selektiert, nachgewiesen und angezeigt werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, eine Übersichtsliste über den Verbleib eines Objekts und der zugeordneten Objekte für jede Objektart separat zu erstellen. Verbleibsnachweise werden historisiert. Abbildung 5 – Verbleibsnachweis von Papierschriftgut Seite 14 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Wiedervorlagen können für alle Objekte mit den geforderten Angaben definiert werden. Wiedervorlagefristen werden vom System in ein Wiedervorlagedatum umgerechnet. Auch sich wiederholende Vorlagentermine oder Vorlagefristen werden vom Web InformationManager 1.5x unterstützt. Die Definition von Wiedervorlagen geschieht dabei unter Berücksichtigung von Nichtarbeitstagen. Abbildung 6 – Definition von Wiedervorlagen Seite 15 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 7 – Berücksichtigung von Feiertagen bei Wiedervorlageterminen 1.5.7 AG 10 Verschlagwortung, Verweise Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge werden geprüft. Darüber hinaus werden die Möglichkeiten beleuchtet zwischen Objekten Verweise anlegen zu können. Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x stellt einen zentralen Schlagwortkatalog für die Verwaltung von Akten, Vorgängen und Dokumenten zur Verfügung. Der Schlagwortkatalog im Web InformationManager 1.5x ist in bis zu sechs hierarchischen Ebenen gliederbar. Dabei ist auch der parallele Einsatz verschiedener Schlagwortkataloge möglich. Benutzer können diesen Schlagwortkatalog je nach Berechtigung erweitern. Synonyme können in den Schlagwortkatalog aufgenommen werden, die Suche kann wahlweise mit oder ohne Beachtung der Synonyme erfolgen. Die Eingabe neuer Schlagwörter wird durch eine Terminologiekontrolle im Rahmen der Volltextanalyse, durch eine Negativliste mit verbotenen Schlagwörtern (Stoppwortliste) und eine Reihe von Regeln zur Grundformreduktion unterstützt. Zwischen den im Anforderungskatalog geforderten Objekten können Verweise angelegt werden. Das Anlegen eines Verweises zieht die automatische Hinterlegung eines Seite 16 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Rückverweises nach sich. Über einen Verweis kann ein Objekt unmittelbar aufgerufen werden. 1.5.8 AG 11: Barcode In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme. Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x unterstützt den Ausdruck von Barcodes als unifizierendes Kennzeichen aller Objekte. Die Barcodeetiketten enthalten neben dem Strichcode die Übersetzung in Klarschrift. Der Web InformationManager 1.5x unterstützt den Druck von Endlosetiketten entweder über Etikettendrucker oder über entsprechende Officevorlagen auf Standarddruckern. Der auf dem Papierschriftgut aufgebrachte Barcode kann anhand des aufgedruckten Klartextes direkt oder mit Hilfe eines Barcode-Lesegeräts zur Standortverfolgung des Objekts genutzt werden. Durch Metadaten nachgewiesene Papierdokumente, auf denen ein Barcode aufgebracht ist, können nachgescannt werden. Die genutzte Scan-Software unterstützt die Identifikation des Dokuments anhand eines mit Barcode versehenen Trennblattes sowie die Erkennung eines Barcodes auf der Rückseite eines Dokuments. Der Web InformationManager 1.5x unterstützt alle Barcode-Lesegeräte, die über die Tastatur- oder RS-232-Schnittstelle genutzt werden können. Seite 17 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.6. Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten. Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden im vollem Umfang erfüllt. 1.6.1 AG 12: Elektronischer Aktenbestand Für die Verwaltung elektronischer Dokumente stehen Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/Check in und der Replikation zur Verfügung. Bewertung: Elektronische Dokumente beliebiger Formate können im Web InformationManager 1.5x verwaltet werden. Dabei erfolgt die Speicherung im Originalformat, die Wiederanzeige oder Weiterbearbeitung erfolgt aus dem System heraus mit passenden Viewern bzw. mit den entsprechenden Office-Anwendungen. Der Web InformationManager 1.5x beinhaltet eine integrierte Schnittstelle zu Textverarbeitungssystemen, wie beispielsweise MS Word oder OpenOffice Writer. Der Import existierender Dokumente ist ebenfalls möglich. Dabei kann auf unterschiedliche Quellsysteme (Filesystem, Dokumente aus dem E-Mail-System oder vom Scanner) zugegriffen werden. Jedes beliebige Dateiformat kann importiert werden. Die Ablage von E-Mails wird ergonomisch unterstützt. Der Anwender kann dabei wählen, ob der Text und der Anhang der E-Mail zusammen oder als separate Dokumente abgelegt werden. Aus E-Mail-Eingängen werden Metadaten wie Betreff, Einsender oder Briefdatum in die Metadatenerfassungsmaske des Dokuments übernommen. Die Übernahme ist parametrisierbar. Nach Beendigung der Arbeit im Bürokommunikationswerkzeug (z. B. Textverarbeitung, E-Mail-System) kann der Benutzer dieses wahlweise aktiv lassen oder schließen. Seite 18 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Elektronische Dokumente können vom Bearbeiter aus dem Web Information Manager 1.5x exportiert, gemailt und gefaxt werden. Neben dem gleichzeitigen Druck mehrere Dokumente ist ein zentraler Druck von jedem Arbeitsplatz im System realisiert. Der Web InformationManager 1.5x erfüllt die Anforderungen des DOMEA®-Konzepts zur Check-in-/Check-out-Funktion für Akten, Vorgänge und Dokumente. Mit dem Check-Out kann ein Export angestoßen werden, der Primär- und Metadaten des Objekts und ggf. aller untergeordneten Objekte für die mobile Bearbeitung bereitstellt. Das Auschecken von Objekten berücksichtigt die Auswirkungen auf Zugriffsrechte, Versionierung und Schreibschutz. Für den Auscheckenden bzw. seinen Vertreter besteht die Option, die ausgecheckten Objekte zur weiteren Bearbeitung jeder Zeit freizugeben. Werden die ausgecheckten Objekte nach der Freigabe im System weiterbearbeitet, so protokolliert der Web InformationManager 1.5x dies mit Datum und Uhrzeit. Bei einem auftretenden Versionskonflikt durch den Import eines weiterbearbeiteten Dokuments wird der importierende Benutzer auf einen Versionskonflikt hingewiesen. Zur Replikation von Daten an verteilten Standorten wird auf Verfahren des jeweils eingesetzten Datenbankmanagementsystems zurückgegriffen (vgl. AG 43). Für die mobile Bearbeitung werden eigene Funktionen, wie Export, offline Bearbeitung und Re-Import bereitgestellt. 1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben. Bewertung Sowohl das Massengeschäft bei der Posteingangserfassung mit separaten Scan- und Indizierungsarbeitsplätzen als auch das bedarfsbezogene Erfassen und Scannen einzelner Dokumente an einem Arbeitsplatz werden vom Web InformationManager 1.5x unterstützt. Ein Ersatz- und Nachscannen von fehlenden Seiten und Seiten unzureichender Qualität ist möglich. Für das Scannen von Altbeständen wird die automatische Zuordnung über einen Barcode unterstützt. Seite 19 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Gescannte Dokumente können in den Formaten TIFF 6.0, JPEG, PCX oder PDF abgelegt werden. Es wird auch mehrseitiges TIFF CCITT Gruppe 4 (auch unkomprimiert oder mit JPEG-Komprimierung) vom System unterstützt. Das Standardformat ist einstellbar. Die Trennung mehrseitiger Dokumente kann über Trennblatt, Barcode, Seitenzahl und Patch Code erfolgen. Ein eigner Viewer ist nicht Bestandteil des Systems, jedoch können Dokumente mit den Viewern angezeigt werden, die in der Systemumgebung installiert sind. In den Web InformationManager 1.5x können Viewer wie Acrobat Reader, ACDSee, MS Word-Viewer, MS Excel-Viewer, MS PowerPoint-Viewer, Vallen JPegger, Jasc Software Quick View Plus, auto-desk Volo View Express integriert werden. Eine automatisierte Verteilung von Posteingängen aufgrund von automatisch aus dem Dokument ausgelesenen Metadaten und aufgrund von Mustererkennung und Formularvorlagen ist möglich. Die Module der integrierten Scan-Software stellen die gescannte Eingangspost als Thumb Nails dar und erlauben dem Bearbeiter über Funktionen wie Vorheriges / Nächstes Dokument, Erstes / Letztes Dokument, Vorherige Nächste Seite und Erste / Letzte Seite ein schnelles Sichten der durch Formularerkennung und Trennseitenerkennung automatisch zusammengestellten Dokumente. Die Darstellungsgrößen können angepasst werden. Seite 20 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 8 – Erkennung von vordefinierten Formularfeldern für die Sichtung der Eingangspost 1.6.3 AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen (Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können. Bewertung: Dokumentvorlagen können im Web InformationManager 1.5x verwaltet werden. Nach Auswahl einer Dokumentvorlage startet die angesprochene Anwendungssoftware automatisch. Bei der Erstellung eines Dokuments werden nach Auswahl der entsprechenden Dokumentvorlage die Metadatenfelder sowie die Adressdatenfelder automatisch übernommen. Darüber hinaus können mit geringem Anpassungsaufwand beliebige Metadatenfelder in das Dokument übernommen werden. Das Einfügen der Metadaten erfolgt dabei nur statisch. Auch der Barcode kann in Dokumente automatisch eingefügt werden. Eine Rückführung von geänderten Primärdaten in die Metadaten, d. h. ein wechselseitiger Abgleich, ist nicht realisiert. Dokumentvorlagen können durch die Behörde konfiguriert werden. In den benutzerspezifischen Eigenschaften eines MS Word Dokumentes können die im Web Infor- Seite 21 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept mationManager 1.5x zur Verfügung stehenden Felder mit den Formularfeldern der MS Word Vorlage verknüpft werden. Die Erzeugung von Serienbriefen wird von dem Web InformationManager 1.5x unterstützt. Als Datenquelle für die Adressen wird auf das zentrale Adressverzeichnis zurückgegriffen. Abbildung 9 – Erstellung einer MS Word Vorlage 1.6.4 AG 15. OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen, Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern. Bewertung: Mit dem Web InformationManager 1.5x ist eine OCR-Wandlung von NCI-Dokumenten möglich. Standardmäßig wird die OCR-Software RecoStar von Kofax sowie die Volltext-Engine ABBYY FineReader eingesetzt. Diese sind Bestandteil des Erkennungsund des OCR-Volltext-Moduls von Ascent Capture. Die OCR-Wandlung sowie damit verbundene Arbeitschritte sind in den integrierten Scan-Prozess eingebunden. Die OCR-Wandlung kann für den gesamten Text oder für einzelne Dokumententeile erfolgen. Die OCR-Wandlung erfolgt in Abhängigkeit des bearbeiteten Dokumententyps und kann somit standardmäßig oder auch nur für Seite 22 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept ausgewählte Dokumente erfolgen. In den Dokumenten (z. B. Formulare) können Bereiche definiert werden, die beim Scannen automatisch ausgelesen und anschließend an die entsprechenden Metadatenfelder im Web InformationManager 1.5x übergeben werden. Abbildung 10 – OCR-Wandlung, Umwandlung in TIFF Das Dokument kann als unveränderbares Image (NCI) und als CI-Dokument gespeichert werden. CI-Dokumente können in NCI-Dokumente konvertiert werden. Die Konvertierung kann automatisiert und durch den Benutzer bezogen auf ein Einzeldokument und eine Menge von Dokumenten erfolgen. Seite 23 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.7. Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung Bei der stufenweisen Einführung erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des behördlichen Geschäftsgangs. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.7.1 AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition entsprechender Vorgänge im Mittelpunkt. Bewertung: Ein Laufweg kann im Web InformationManager 1.5x für alle Geschäftsobjekte definiert werden, indem die einzelnen Bearbeitungsstationen und die Bezeichnung der Verfügung angegeben werden. Dabei umfasst die Weiterleitung eines Container-Objektes die Weiterleitung der darin enthaltenen untergeordneten Objekte. Alle in der Anforderung geforderten Verfügungen werden im Web InformationManager 1.5x angeboten, weitere Verfügungen können hinterlegt werden, jedoch können die entsprechenden Prozessmodelle nur durch die MACH AG erstellt werden, da keine grafische Entwicklungsumgebung für die Behörde angeboten wird. Als Bearbeitungsstationen eines Laufwegs können Bearbeiter, Organisationseinheiten und Rollen definiert werden. Zur Spezifikation können ebenfalls Stellenzeichen verwendet werden. Zur Auswahl von Mitarbeitern und Organisationseinheiten bestehen im Web InformationManager 1.5x Navigations- und Suchmöglichkeiten in der Aufbauorganisation. Seite 24 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 11 – Auswahl Mitarbeiter einer Organisationseinheit Die parallele und sequentielle Anordnung von Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen ist möglich. Die verschiedenen Bearbeitungsstationen müssen in der Eingabemaske jedoch durch Semikolon bzw. Komma getrennt angegeben werden. Eine intuitive Nutzung dieser Funktionalität ist daher nur eingeschränkt gewährleistet. Zu den Bearbeitungsschritten können im System Termine und Fristen gesetzt werden. Bei der Überschreitung des Termins bzw. der Frist wird ein Hinweis an den aktuellen Bearbeiter sowie an den Federführenden gegeben. Ein Hinweis an den folgenden Bearbeiter erfolgt jedoch nicht. Der Federführende kann die zukünftigen Bearbeitungsschritte ändern oder löschen und der aktuelle Bearbeiter kann zusätzliche Bearbeitungsschritte einfügen. Unzureichend gelöst ist jedoch, dass der im weiteren Mitzeichnungsverfahren beteiligte Bearbeiter ebenfalls zukünftige Bearbeitungsschritte löschen kann. Zu Bearbeitungsschritten können vom Bearbeiter Geschäftsgangvermerke angelegt werden, die nicht verändert oder gelöscht werden können. Ebenfalls können im Web InformationManager 1.5x zu zukünftigen Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen Notizen/Hinweise angelegt werden, diese müssen jedoch als eigenes Objekt mit dem betreffenden Dokument verknüpft und dann weitergeleitet werden. Seite 25 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Am Wiedervorlagetermin werden dem definierten Bearbeiter die Geschäftsobjekte automatisch in der Bearbeitungsliste vorgelegt. Auf Wiedervorlagen wird der Bearbeiter besonders hingewiesen. Die Wiedervorlagen sind durch den Mitarbeiter und durch berechtigte Dritte recherchierbar. Die Geschäftsobjekte können vor dem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden. 1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell. Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x unterstützt die Bearbeitung strukturierter Vorgänge. Der Laufweg eines Vorgangs wird durch die Abfolge beliebig vieler Laufwegstationen (Aktionen) beschrieben. Dabei können Aktionen sequentiell und parallel ausgeführt werden. Iterationen, bedingte Aktionsfolgen, parallele Verzweigungen, asynchrone Zusammenführungen und Synchronisationen werden vom Web InformationManager 1.5x unterstützt. Die geforderten Bearbeitungsstationen können dabei mit den beschriebenen Spezifikationen definiert werden. Innerhalb des Prozesses ermöglicht es der Web InformationManager 1.5x dass Unterprozesse, Funktionen, Client- und Serverprogramme gestartet werden. Zahlreiche Standardkomponenten (Digitale Signatur, MACH-Produktwelt) sind bereits integriert. Der Web InformationManager 1.5x bietet keine grafische Unterstützungen zur Modellierung der Prozesse. Neue Prozessmodelle müssen durch die MACH AG erstellt werden. Ergebnisse grafischer Modellierungswerkzeuge können jedoch theoretisch über eine zu integrierende XML-Schnittstelle übernommen werden. Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert. Die Versionierung von Prozessmodellen gewährleistet die Konsistenz von sich in Bearbeitung befindlichen Objekten bei der Veränderung des Prozessmodells. Die Bedienoberflächen im Web InformationManager 1.5x ist für strukturierte und unstrukturierte Vorgänge sowie für die Darstellung der Protokoll- und Bearbeitungsinformationen identisch. Der Bearbeiter kann beim Anlegen eines Vorgangs nicht ausSeite 26 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept wählen, ob er einen unstrukturierten Vorgang oder durch Auswahl eines Vorgangstyps einen strukturierten Vorgang bearbeiten will, sondern muss auf einen entsprechend vorkonfigurierten Vorgangstyp zurückgreifen. 1.7.3 AG 18: Zeichnungsverfahren Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System. Bewertung: Zeichnungsverfahren werden im Web InformationManager 1.5x in Mitzeichnung und Schlusszeichnung differenziert. Die Zeichnung kann dabei einzeldokumentbezogen erfolgen. Abbildung 12 – Mitzeichnung Dem Mitzeichnenden stehen als Reaktionsmöglichkeiten „Mitzeichnung“, „Ablehnung der Mitzeichnung“ oder „Unzuständig“ zur Verfügung. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit auf Änderungswünsche, Vorbehalte, Ablehnungsgründe etc. in einem gesonderten Feld hinzuweisen. Seite 27 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Gemäß der Voreinstellung durch den Federführenden kann bei einer Ablehnung der Mitzeichnung das Mitzeichnungsverfahren abgebrochen oder weitergeführt werden. Der Mitzeichnende kann nach Ablehnung der Mitzeichnung den Fortgang nicht fallspezifisch selbst definieren. Das Zeichnungsverfahren kann durch jeden Mitzeichner und den Initiator abgebrochen werden. Die Beteiligten werden hierüber entsprechend informiert. Der Web InformationManager 1.5x bietet im Rahmen der Systemeinrichtung die Option, ob bei Zeichnung ein Kennwort abgefragt wird. Das Kennwort kann dem LoginKennwort entsprechen, ein spezielles Zeichnungskennwort sein oder über eine Chipkarte erfolgen. 1.7.4 AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein. Bewertung: Die Anforderungen zu den Bearbeitungs- und Protokollinformationen werden von Web InformationManager 1.5x weitestgehend erfüllt. Das Erstellen sowie der ändernde Zugriff auf Akten, Vorgänge und Dokumente werden automatisch und verschlüsselt (manipulationssicher) mit Ersteller, Datum und allen weiteren geforderten Angaben protokolliert. Die Protokollinformationen werden dargestellt; jedoch ist eine konsolidierte Sicht auf die geforderten Informationen nicht realisiert, da hierzu zwischen verschiedenen Fenstern gewechselt werden muss, um sich die Protokollinformationen der einzelnen Objekte und Aktionen anzeigen zu lassen. Die in der Anforderung genannten wichtigen Funktionen sowie weitere Funktionen können im Web InformationManager 1.5x protokolliert werden Lediglich die Zuordnung von Vorgängen zu einer Akte wird nicht protokolliert. Eine Ein- und AusblendeOption wird vom Web Information Manager 1.5x nicht unterstützt. 1.7.5 AG 20: Medien- und Systembruch Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinheiten, die nicht mit dem System arbeiten sowie ggf. Externe, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können. Seite 28 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Bewertung: Die Anforderungen an den Umgang mit Medien- und Systembrüchen werden von dem Web InformationManager 1.5x in hohem Maße erfüllt. Alle Dokumente einer Akte bzw. eines Vorgangs können durch Markierung der Akte bzw. des Vorgangs ausgedruckt werden. Eine Selektion der einzelnen Dokumente ist nicht erforderlich. Die Initiierung des Medienbruchs erfordert nur wenige Arbeitsschritte und ist intuitiv gestaltet. Dokumente verschiedener Vorgänge können zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang zusammengefasst werden. Es bestehen für den Benutzer zahlreiche weitere Steuerungsmöglichkeiten für die weitere Behandlung des Medienbruchs. Die Weiterleitung des Medienbruchsvorgangs kann auf Papier, per E-Fax oder per EMail erfolgen. Der Nutzer kann zwischen den genannten Alternativen wählen, wenn der Adressat kein Nutzer des Vorgangsbearbeitungssystems ist. Alle in der Anforderung genannten Primär- und Metainformationen können in einer Form, die weitgehend den konventionellen Gepflogenheiten entspricht, in einem separaten Dokument ausgedruckt werden. Elektronische Vorgänge können für die Dauer eines Medienbruchvorgangs im Web InformationManager 1.5x für die Bearbeitung gesperrt werden. Ein Lesezugriff ist aber weiterhin gewährleistet. Die gesperrten Vorgänge können durch den Initiator oder den Stellvertreter des Medienbruches zur Bearbeitung freigegeben werden. Abbildung 13 – Medienbruch/Sonderrecht Freigabe Seite 29 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Während des Medienbruchs erfolgte Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen, die außerhalb des Systems abgearbeitet wurden, können in der Vorgangshistorie nachträglich manuell übernommen werden. Der in der Anforderung geforderte Metadatensatz kann im TXT- oder XML-Format exportiert werden. Der Metadatensatz wird als separate Datei mit dem elektronischen Dokument exportiert und gemailt, untergeordnete Dokumente werden dabei in den Export mit einbezogen. 1.7.6 AG 21: Versionsverwaltung Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der Versionsverwaltung. Bewertung: Im Web InformationManager 1.5x werden Änderungen in den Primärinformationen durch Anlegen einer neuen Version protokolliert. Beim Wechsel des Bearbeiters und Änderungen, die dieser an einem Dokument vornimmt, wird automatisch eine neue Version angelegt. Das Anlegen einer neuen Version ist auch manuell möglich. Ein Versionsvergleich kann nur im Rahmen eines direkten Versionsvergleiches von MS Word erfolgen. Im System können die Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs und/oder eines Dokuments optional versioniert werden. Dabei kann die Versionierung der Metadaten jedoch nicht auf die Änderung ausgewählter Metadaten beschränkt werden. Die Versionsnummer, das Erstellungsdatum der Version und der Name des Erstellers der Version werden beim Anlegen einer neuen Version gespeichert. Vorangegangene Versionen werden automatisch gegen Änderungen geschützt. Es erfolgt eine Zuordnung der neuen Version zu den früheren Versionen. 1.7.7 AG 22: Web-Client Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in dieser Anforderungsgruppe überprüft. Seite 30 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x ist eine komplett web-basierte Lösung, die die Anforderungen an einen Web-Client in vollem Umfang erfüllt. Das System basiert auf der Java 2 Enterprise Edition-Plattform (J2EE). Es werden sowohl JDK1.2.2 als auch JDK1.3 unterstützt. Auf den Web-Clients werden weder eine Java Virtual Machine (JVM) noch ActiveX-Komponenten benötigt. Die Anwendungslogik wird durch Enterprise Java Beans (EJBs) realisiert, die auf einem Application Server installiert sind. Für die Bedienung des Web-Clients werden die Browser, Microsoft Internet Explorer ab Version 5.01,Mozilla ab 1.6 und Netscape Navigator ab 7.x unterstützt. Das Login ist mit Passwort, Benutzerkennung und Smart Card möglich. Weitere Optionen sind vorhanden (z. B. wahlweise Single-Logon oder separates Logon). Alle Basisfunktionalitäten der Vorgangsbearbeitung (ehemals DOMEA-Stufe 3) stellt der Web InformationManager 1.5x zur Verfügung. Eine sukzessive Freischaltung von Funktionalitäten ist möglich. Auf Grund der web-basierten Technologie des Web InformationManagers 1.5x ist eine Publikation von Dokumenten im Internet/Intranet möglich und benutzerfreundlich realisiert. Die Freischaltung von Rechten bzw. Integration in Portale und Content Management Systeme wird über eine Standard-Exportfunktion unterstützt. Der Web InformationManager 1.5x unterstützt die Antragstellung im Internet mit allen in der Anforderung geforderten Funktionalitäten. Ebenfalls wird die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur gewährleistet. Für Nutzer ohne Signaturkarte wird ein Alternativmechanismus mit Kennwort angeboten. Seite 31 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.8. Hauptgruppe 5: Elektron. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept wird vom Antragsteller dargestellt. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.8.1 AG 23: Elektronischer Schreibtisch Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt. Bewertung: Der elektronische Schreibtisch des Web InformationManagers 1.5x erfüllt die ergonomischen Anforderungen an Übersichtlichkeit, Handhabbarkeit, intuitive Verständlichkeit in hohem Maße. Hierbei werden bekannte Strukturen aus Standardanwendungen (z. B. Explorer) übernommen. Der Eingangsbildschirm erlaubt die individuelle Konfiguration einer benutzerbezogenen Darstellung. Abbildung 15 – Benutzerbezogene Darstellung des Eingangsbildschirms Der elektronische Schreibtisch ermöglicht optional eine gleichzeitige und übersichtliche Darstellung von auf den Schreibtisch geleiteten Container-Objekten und PosteinSeite 32 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept gängen sowie sonstiger Objekte. In die Darstellung des Arbeitskorbs können beliebige Metainformationen der Objekte als Spalteneinträge aufgenommen werden. Für die Darstellung bestehen benutzerseitig vielseitige Konfigurationsmöglichkeiten. Die benutzerspezifischen Einstellungen des elektronischen Schreibtischs werden arbeitsplatzunabhängig gespeichert. Der Web InformationManager 1.5x ermöglicht auch eine benutzerfreundliche Navigation zwischen den unterschiedlichen Objekthierarchien. Für den Benutzer ist damit jederzeit leicht erkennbar, auf welcher Ebene der Objekthierarchie er sich befindet. Abbildung 16 – Elektronischer Schreibtisch - Objekthierarchie Bei Eingang neuer Objekte wird der Benutzer lediglich bei der Anmeldung am System auf diese besonders hingewiesen, später eingehende Objekte werden weder optisch noch akustisch angezeigt. 1.8.2 AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft. Bewertung: Die Objekte können in einer mehrstufigen Ablagestruktur abgelegt werden, die Gliederungstiefe ist hierbei auf 6 Ebenen begrenzt. Neben den öffentlichen Ablagen kann der Bearbeiter eine persönliche Ablage einrichten, die individuell strukturierbar ist. Seite 33 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Zusätzlich können Verweise auf Referenzdokumente empfangen bzw. selbst erstellt und dort hinterlegt werden. Es können sowohl Ablagen mit einem speziellen Zugriffskreis (Gruppenablagen) als auch allgemeine Ablagen ("Schwarzes Brett") eingerichtet werden. Die Objekte können als Original, als Referenz und als Kopie dargestellt werden. Die entsprechenden Verweise und Bezeichnungen werden systemseitig erstellt. Abbildung 17 – Ablagestrukturen (Verwaltungsmaske) Seite 34 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 18 – Ablagestrukturen (Benutzersicht) 1.8.3 AG 25: Recherche Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen / Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit der Definition von Standardauswertungen. Bewertung: Das Recherchesystem des Web InformationManagers 1.5x ist sehr überzeugend realisiert, da zahlreiche Funktionalitäten für die Suche zur Verfügung stehen. So ist eine Recherche nach der aktuellen Bearbeiterstation eines Objektes und nach Objekten mit einer bestimmten Verfügung möglich. Seite 35 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 19 – Suchmaske für Metadaten Des weiteren ist eine Suche nach Wiedervorlagen für ein bestimmtes Datum, einen bestimmten Zeitraum oder einen bestimmten Bearbeiter möglich. Abbildung 20 – Suchmaske für Wiedervorlagen Seite 36 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Eine Volltextsuche in den Primär- und Metadaten ist Bestandteil des Web InformationManagers 1.5x. Die Treffer werden optional in der Textumgebung hervorgehoben. Eine Verknüpfung einer Volltextrecherche mit einer Suche in den Metainformationen (sowohl sequentiell als auch gleichzeitig) wird ebenfalls angeboten. Abbildung 21 – Suchmaske Volltext und Metadaten Das Suchergebnis wird sowohl als Trefferquote als auch als Trefferliste dargestellt. Die Sortierung sowie Breite und Anzahl der Spalteneinträge können benutzerspezifisch konfiguriert und die Objekte unmittelbar aus der Trefferliste geöffnet werden. Einander über- und untergeordnete Objekte können unmittelbar ohne Recherche aus dem aktuellen Objekt aufgerufen werden. Die Treffermenge kann durch eine erneute Suche in der Ergebnismenge weiter eingeschränkt werden, dabei erfolgt die zweite Suche ausschließlich in dem Datenbe- Seite 37 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept stand der ersten Trefferliste. Die angezeigte Trefferquote ist gleich 0, wenn die entsprechenden Zugriffsrechte nicht vorhanden sind. Eine Trefferliste kann im System gespeichert oder gedruckt werden. Ebenfalls können Suchkriterien gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Recherche verwendet werden. Die Einschränkung und Erweiterung des Suchbereiches auf einen Organisationsbereich wird unterstützt. Die Integration eines elektronischen Archivs in die Recherche ist wahlweise möglich. 1.8.4 AG 26: Informations- und Wissensmanagement Informations- und Wissensmanagement (IWM) ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des E-Government. Funktionalitäten zur automatisierten Klassifikation von Inhalten sowie zur „intelligenten“ Suche im Aktenbestand und auch ggf. über den Aktenbestand des Vorgangsbearbeitungssystems hinaus werden in dieser Anforderungsgruppe geprüft. Bewertung: Die Klassifikation von Dokumenten im Web InformationManager 1.5x erfolgt über Klassifizierungsmechanismen im Rahmen der Posteingangsbehandlung. Dazu werden im OCR/ICR Verfahren regelbasierte Werte aus dem eingehenden Schriftgut ausgelesen und an die Vorgangsbearbeitung weitergegeben. Die ausgelesenen Werte können z. B. für die automatische Klassifikation der Dokumente oder die Besetzung von Metadaten verwendet werden. Darüber hinaus kann die automatisierte Verteilung von Posteingängen gesteuert werden. . Seite 38 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.9. Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung Das DOMEA®-Konzept befasst sich in einem wesentlichen Aspekt mit der Verwaltung des „lebenden“ Schriftguts. Unabhängig davon ist es wichtig, dass die DOMEA®-zertifizierten Systeme auch grundlegende Anforderungen, die sich aus dem Konzept des Bundesarchivs zur Aussonderung elektronischer Akten ergeben, erfüllen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden hervorragend erfüllt. 1.9.1 AG 27: Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist soll der Akte und zugeordneten Vorgängen und Dokumenten als Metainformation zugeordnet werden können. Hierfür ist die Möglichkeit der Vordefinition von editierbaren Fristen im Aktenplan vorgesehen. Neben dem Zeitpunkt der Anlage einer Akte sind weitere Daten im Lebenszyklus der Akte für die Festlegung des Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Bewertung: Im Web InformationManager 1.5x können die Aufbewahrungsfristen als Metainformation zur Akte gespeichert werden, die den zugeordneten Dokumenten und Vorgängen vererbt werden. Die Aufbewahrungsfristen können im Aktenplan vordefiniert oder zur einzelnen Akte erfasst werden. Im Aktenplan erfasste Aufbewahrungsfristen werden beim Anlegen der Akte in die Metainformationen editierbar übertragen. Die Festlegung der Aufbewahrungsfrist kann zu den in der Anforderung geforderten Zeitpunkten erfolgen. 1.9.2 AG 28: Weglegesachen Teile des behördlichen Schriftguts, deren Inhalt keine Aktenrelevanz haben, werden nach einer bestimmten Frist (i. d. R. ein Jahr) vernichtet. Die Möglichkeit zur Markierung solcher sog. Weglegesachen sowie zur automatisierten Löschung werden geprüft. Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x unterstützt die Kennzeichnung von Dokumenten als Weglegesache und deren Aufbewahrung in bestimmten Ablagen. Weglegesachen werden nach einer parametrisierbaren Frist automatisch oder nach Vorschlag gelöscht und stehen somit folgerichtig für die Aussonderung nicht zur Verfügung. Seite 39 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 22 – Definition von Weglegesachen 1.9.3 AG 29: Aussonderung Es ist das Aussonderungskonzept des Antragstellers mit Referenz auf den vierstufigen Aussonderungsprozess elektronischer Akten darzustellen. Hierbei ist das durch RegR beschriebene Verfahren zu unterstützen. Die zugehörigen verfügbaren Metadaten sind mit den Dokumenten zu speichern. Die Anforderungen an den Aussonderungsvorgang werden durch eine zu spezifizierende Reorganisation der Speichermedien ergänzt. Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x unterstützt eine regelmäßige, fristengesteuerte Aussonderung von Vorgängen und Dokumenten mit allen zugehörigen Meta- und Kontextinformationen. Dabei wird der vierstufigen Aussonderungsprozess des Konzepts zur Aussonderung elektronischer Akten (Band 40 der KBSt-Schriftenreihe) berücksichtigt: Vorgänge, die auf Grund Ihrer Aufbewahrungsregel (gemäß Aussonderungskatalog, Weglegesachen) nicht anzubieten sind werden gelöscht. Seite 40 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Akten mit den zugehörigen Vorgängen und Dokumenten werden gemäß den in den Akten hinterlegten Fristen und Regeln selektiert. Für das Anbieterverzeichnis können Aussonderungsportionen mit zugehörigen Datensatzbeschreibungen gebildet werden. Das Anbieteverzeichnis kann gemäß den Anforderungen der Archivbehörde mittels der verwendeten Bürokommunikationssoftware (MS Office, OpenOffice) angepasst werden. Nach Übersendung und Prüfung durch das Bundesarchiv kann anhand des Bewertungsverzeichnisses der Export der auszusondernden Objekte einschließlich der zugehörigen Metadaten mit der entsprechenden Umwandlung der Daten in das vorgegebene Format (z. B. XML) erfolgen. Der webbasierte Web InformationManager 1.5x ermöglicht, dass die Archivbehörde direkt per Web-Client auf die Objekte zugreifen kann. Seite 41 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.10. Hauptgruppe 7 Hilfe, Handbuch, Schulung Die Nutzung des Systems soll durch die Bereitstellung von Hilfe- und Erläuterungstexten sowie einer Online-Hilfe unterstützt werden. Diese sollen sich maßgeblich an Nutzeranforderungen orientieren. Ebenso ist für das Gesamtsystem ein nutzerspezifisch strukturiertes Benutzerhandbuch bereitzustellen. Verwaltungsspezifische Schulungsunterlagen und Inhouse-Schulungen vervollständigen den Support durch den Antragsteller. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.10.1 AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe Die Hilfe- und Erläuterungstexte sollten komfortabel an organisatorische, funktionale oder nutzergruppenspezifische Besonderheiten angepasst werden können. Die Online-Hilfe muss in allen Anwendungssituationen verfügbar sein, um dem Benutzer auf Anforderung praktische Hilfestellung zu geben. Bewertung: Der Web InformationManager 1.5x verfügt über ein einheitliches Online-Hilfesystem. Das Hilfesystem beschreibt alle Teilsysteme, Komponenten und Module und ist aus allen Anwendungen und Masken über ein Symbol aufrufbar. Das Hilfesystem ist kontextsensitiv angelegt. Neben der Navigation aus dem Kontext kann die Hilfe über eine themenorientierte hierarchische Struktur sowie über ein Stichwortverzeichnis genutzt werden. Seite 42 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Abbildung 23 – Online-Hilfe des Web InformationManagers 1.5x In den allgemein verständlich formulierten Hilfetexten wird eine verwaltungsspezifische Terminologie verwendet. Die Schaltflächen bieten eine aussagefähige QuickInfo. Hilfetexte können durch behördliche Administratoren beliebig modifiziert werden. 1.10.2 AG 31. Handbuch und Schulung Für das System wird ein umfassendes Benutzerhandbuch gefordert, dessen nutzerspezifischer Aufbau erläutert werden soll. Ergänzend sollen verwaltungsspezifische Unterlagen sowie Schulungen des Antragstellers angeboten werden. Der voraussichtliche Schulungsaufwand sowie die Unterstützung von CBTs (Computer Based Trainings) sind durch den Antragsteller nachzuweisen. Bewertung: Für das Gesamtsystem steht eine einheitliche und vollständige elektronische Programmdokumentation (Benutzerhandbuch) auf HTML-Basis zur Verfügung. Neben einem Standardhandbuch existiert ein Administratorenhandbuch. Das Benutzerhandbuch ist nutzergruppenspezifisch untergliedert. Seite 43 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Es besteht ein umfangreiches Schulungsangebot mit verwaltungsspezifischen Schulungsunterlagen für das zertifizierte System. Der Hersteller führt behördenspezifische Inhouse Schulungen sowie Schulungen beim Kunden zu der angebotenen Lösung durch. Der Schulungsaufwand wurde nutzergruppenspezifisch angegeben. Es werden keine Computer Based Trainings angeboten. Seite 44 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.11. Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung Ein Vorgangsbearbeitungssystem muss als ein behördenweit nutzbares System über ein durchdachtes Konzept zur Administration und Parametrisierung verfügen, das der Behörde die Pflege des Systems und die tägliche Aktualisierung von Nutzern, Organisationseinheiten, Zugriffsrechten etc. flexibel und einfach ermöglicht. Entsprechende Funktionalitäten werden in dieser Hauptgruppe geprüft. Ziel ist es dabei, eine Behörde möglichst unabhängig vom Lösungsanbieter hinsichtlich des laufenden Betriebs sowie der Anpassung des Systems an sich ändernde Bedürfnisse der Behörde zu machen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt. 1.11.1 AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand Die Administration des Vorgangsbearbeitungssystems soll für die Behörde von einer zentralen Stelle aus möglich sein. Die Anforderungsgruppe prüft Funktionalitäten, die auf die Integrationstiefe der Administration und den Administrationsaufwand abzielen. Bewertung: Für alle Teilsysteme und Komponenten können Benutzer, Zugriffsrechte und Zugriffsprofile an einer Stelle einheitlich administriert werden. Es sind keine weiteren Tools oder Zusatzmodule notwendig, vielmehr erfolgt dies innerhalb der eigentlichen Anwendung. Die behörden- und benutzerspezifischen Einstellungen und Anpassungen bleiben beim Releasewechsel erhalten. Administration und Konfiguration können losgelöst vom Produktivbetrieb erfolgen. Die entsprechende Aktivierung muss jedoch teilweise manuell vorgenommen werden. Abhängig vom Nutzungsgrad und Größe der Installation können nach Aussage der MACH AG von einem Administrator bis zu 400 Nutzer betreut werden. 1.11.2 AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation Die Aufbauorganisation ist grafisch zu hinterlegen. Hierbei soll eine Über- und Unterordnung von Organisationseinheiten, eine Zuweisung von Merkmalen zu Mitarbeitern und Organisationseinheiten gewährleistet sein. Weiterhin sind administrative Funktionalitäten wie Änderung der Aufbauorganisation, Deaktivierung von Mitarbeitern, Einrichtung von Projektgruppen und die Übernahme von Merkmalen aus Verzeichnisdiensten darzustellen. Seite 45 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Bewertung: Im Web InformationManager 1.5x kann die Aufbauorganisation zum einen in Form einer Baumstruktur (ähnlich der Dateistruktur im Windows-Explorer), in der jeweils im linken Bildschirmteil die Strukturelemente und rechts die entsprechenden Detailinformationen (z. B. Bezeichnung, Kennung, zugeordnete Mitarbeiter etc.), abgebildet werden. Zum anderen kann zur Gesamtübersicht die Aufbauorganisation grafisch in einem Organigramm dargestellt werden. Abbildung 24 – Baumstruktur der Organisation Abbildung 25 – Darstellung als Organigramm Seite 46 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Die Konzeption wird verständlich und übersichtlich erläutert und ist an behördenspezifische Anforderungen angepasst. Die Aufbauorganisation wird durch Mitarbeiter/Stellen und Organisationseinheiten dargestellt. Die hierarchischen Über- und Unterordnungen von Organisationseinheiten sind ersichtlich, innerhalb der Aufbauorganisation kann auf der Benutzeroberfläche navigiert werden. Ebenso ist eine strukturierte Suche nach den hinterlegten Attributen möglich. Die Umbenennung von Organisationseinheiten und der Wechsel der übergeordneten Organisationseinheit sind im System ergonomisch realisiert. Der Web InformationManager 1.5x ermöglicht auch die Neubildung bzw. Auflösung von Organisationseinheiten verbunden mit einer Aufgabenübertragung auf andere Organisationseinheiten. Für die Aufgabenübertragung muss jedoch jede einzelne Organisationseinheit individuell angepasst werden. Beim Einfügen von Hierarchieebenen müssen Referate einzeln den neuen Hierarchieebenen zugeordnet werden, die den Referaten untergeordneten Stellen passen sich automatisch an. Für den Zugang von Benutzern zum Web InformationManager 1.5x müssen Gültigkeitszeiträume definiert werden. Ein Zugriff des Benutzers auf Primär- oder Metadaten außerhalb des definierten Zeitraums ist nicht möglich. Es können keine Änderungen in den Meta- bzw. Protokoll- und Bearbeitungsinformationen abgeschlossener Vorgänge, Akten etc. erfolgen, wenn Benutzer deaktiviert bzw. gelöscht werden. Mittels Kontrolllauf für alle noch nicht abgeschlossenen Aktionen kann eine Übertragung auf einen anderen Benutzer erfolgen. Die Einrichtung von Projektgruppen ist möglich. Mitarbeiter können einzelnen oder mehreren Projektgruppen für einen bestimmten Zeitraum zugeordnet werden. Die originäre Zuordnung bleibt hiervon unberührt. Über LDAP werden Daten aus Verzeichnisdiensten übernommen. Unterstützt werden X.500-Verzeichnisdienste, u. a. auch MS Active Directory. 1.11.3 AG 34: Vertreterregelung Die Lösung muss ein geeignetes Konzept zur Vertretung von Mitarbeitern aufweisen, mit dem der Zugriff auf Daten eines Mitarbeiters in bekannten und unvorhersehbaren Fällen durch Vertreter möglich ist. Bewertung: Seite 47 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Die personenbezogene und funktions-/rollenbezogene Vertretung ist im Web InformationManager 1.5x möglich, die stellenbezogene Vertretung ist im Systemstandard nicht realisiert. Das Vertreterkonzept des Web InformationManagers 1.5x ist schlüssig und wird den Praxisanforderungen voll gerecht. Abbildung 26 – Vertreterreglung Ein Bearbeiter kann sowohl mehrere Mitarbeiter vertreten als auch von mehreren Mitarbeitern vertreten werden. Die Vertretung kann durch die geforderten drei genannten Möglichkeiten (Abwesenheit, berechtigte Person, Stellvertreter) aktiviert werden. Bei der Weiterleitung eines Objekts an einen abwesenden Mitarbeiter erhält der Absender jedoch keine Abwesenheitsnotiz bzw. Hinweis, dass das Objekt an den Stellvertreter (Name und Telefonnummer) weitergeleitet wurde. Der Vertreter kann festlegen, ob er als Vertreter agiert oder Aktionen in eigenem Namen ausführen will. Bestimmte Dokumente, Vorgänge, Akten, Funktionalitäten u. ä können von der Vertretung ausgeschlossen werden. Die Ausführung einzelner Arbeitsschritte wird mit Benutzer und Datum automatisch protokolliert und im Datensatz angezeigt, so dass ersichtlich ist, wer zu welchem Zeitpunkt welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat. Wenn ein Benutzer als Vertreter eine Aktion abschließt, wird dies im Protokoll der Aktion vermerkt. Seite 48 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Nach Ablauf des angegebenen Zeitraums wird die Vertretung automatisch deaktiviert. Eine vorzeitige Deaktivierung kann durch den Vertretenen als auch vom Vertreter oder dessen Vorgesetzen vorgenommen werden. 1.11.4 AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen Für das beschriebene System ist darzustellen, wie der Zugriff Unberechtigter systemseitig verhindert wird. In diesem Zusammenhang ist das Prinzip der Definition von Zugriffsrechten, Zugriffsprofilen und Rollen zu erläutern. Ein definierter Bestand an Rechten ist als Standard zu erfüllen, die Vergabe dieser Rechte kann auf mehreren Ebenen erfolgen. Weitere Kriterien sind die Differenzierbarkeit der Rechtevergabe unterstützt durch Zugriffsprofile u.ä. sowie der Schutz persönlicher Dokumente. Bewertung: Die gesamte Rechte- und Zugriffsverwaltung im Web InformationManager 1.5x gewährleistet den ordnungsgemäßen Zugriff der Berechtigten bzw. den Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Das Berechtigungskonzept ist umfassend, schlüssig und wird den Praxisanforderungen in jeder Hinsicht gerecht. Die Administration erscheint einfach handhabbar. Anzumerken ist, dass in der Posteingangsstelle im Rahmen der Posteingangsbeteiligung Rechte für eingegangene Objekte vergeben werden können, d.h., dass im Rahmen der Zuordnung von Posteingangsstücken das behördenspezifische Rechtekonzept nicht hinreichend berücksichtigt wird. Die in der Anforderung geforderten Rechte (Erstellen, Suchen, Lesen, Ändern, Löschen) können vergeben und modifiziert werden. Zugriffsrechte können objektbezogen, ablagebezogen, funktionsbezogen, organisationsbezogen und rollenbezogengewährt werden. Die Beschreibung der Rechteabbildung ist ausführlich und vermittelt hohen Praxisbezug. Im Web InformationManager 1.5x hat der Administrator die Möglichkeit, die Zugriffsberechtigung für Benutzer bis auf Feldebene zu differenzieren. Auch ist der differenzierte Zugriff auf Teilaktenpläne mit Hilfe der Zuordnung von Rechten möglich. Die Zugriffsrechte sind an bestimmte Prozessaktivitäten anpassbar. Dies ist insbesondere für zdA-Verfügungen durch die Aktivierung des Schreibschutzes vorgesehen. ZdA-Verfügungen bewirken einen Schreibschutz. Nach einer zdA-Verfügung können Vorgänge und Akten wieder aufleben. Die neuen Dokumente des betreffenden VorSeite 49 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept gangs sind veränderbar, die vor der zdA-Verfügung enthaltene Dokumente sind weiterhin schreibgeschützt. Der Schreibschutz kann auch für andere Funktionen konfiguriert werden. Auf Benutzer, die nach ihrem Rechteprofil keinen Zugriff auf bestimmte Objekte besitzen, kann das Zugriffsrecht durch Weiterleiten des Objekts übertragen werden. Für die Administration und Verwaltung des Schlagwortkatalogs, des Aktenplans und der Adressverzeichnisse können differenzierte und von anderen Administratorrechten unabhängige Rechte vergeben werden. Dies kann auch durch berechtigte Mitarbeiter geschehen. Persönliche Dokumente sind gegen den Zugriff anderer Benutzer geschützt. Ein Dokument kann nur als persönlich geschützt werden, wenn es nach der Erstellung noch nicht weitergeleitet worden ist. Eingänge können nicht als persönliches Dokument geschützt werden. Auf Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte, die sich auf den elektronischen Schreibtischen anderer Benutzer befinden, hat der Benutzer nur Leserechte. Für Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte, die sich in allgemeinen Ablagen befinden, ist gewährleistet, dass jeweils nur ein Benutzer das Objekt schreibend öffnen kann. 1.11.5 AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken Im Rahmen der Parametrisierung ist eine möglichst einfache Modifikation der Datenstruktur und der Erfassungs- und Suchmasken zu gewährleisten, um Anpassungserfordernissen ohne weitreichende Programmeingriffe entsprechen zu können. Bewertung: Im Web InformationManager 1.5x können die Fachadministratoren die Feldbezeichnungen der Erfassungs- und Suchmasken behördenspezifisch anpassen. Die Auswahllisten sind änderbar und erweiterbar. Eine einmal geänderte Feldbezeichnung wird automatisch in allen Erfassungs- und Suchmasken sowie Listen (Arbeitskorb, Trefferlisten etc.) geändert. Die Vorbelegung von Feldern sowie die feldbezogenen Auswahllisten sind änder- und erweiterbar. Nicht benötigte Felder können ausgeblendet werden. Die Maske wird dabei dynamisch angepasst. Über den Standardmetadatensatz hinaus sind freie Felder unterschiedlicher Feldtypen definierbar, die behördenspezifisch verwendet werden können. Die Anzahl der Datenfelder und die Feldlänge, die ohne Programmieraufwand hinzugefügt werden können, unterliegen keiner Begrenzung. Seite 50 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.11.6 AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens Die Syntax unifizierender Kennzeichen ist abzubilden. Hierbei soll eine Konfiguration durch die Behörde möglich sein. Im Falle einer stationären Erfassung sind Nummernkreise für die automatische Vergabe von Dokumentennummern zu vergeben. Bewertung: Die Syntax des Geschäftszeichens, des Vorgangskennzeichens, der Dokumentnummer und anderer unifizierender Kennzeichen von Objekten wird im Web InformationManager 1.5x anforderungsgerecht abgebildet. Das Geschäftszeichen kann aus den geforderten Bestandteilen gebildet werden. Neben den aufgeführten Komponenten der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und des Geschäftszeichens können weiterer Komponenten Bestandteil der unifizierenden Kennzeichen der Objekte sein (z. B. aktenführende Organisationseinheit, freie und feste Ableitung). Zusätzlich können konstante Zeichenfolgen oder manuelle Erweiterungen eingefügt werden. Die Konfiguration kann durch die Behörde mit geringem Aufwand erfolgen. Für die Erfassung an Einzelarbeitsplätzen und in Teilregistraturen mit eigenem Server können entsprechende Nummernkreise definiert werden. 1.11.7 AG 38: Aktenplan Zentrales Ordnungsmittel der behördlichen Schriftgutverwaltung ist der Aktenplan. Dieser muss elektronisch verfügbar und komfortabel änderbar sein. Bewertung: Ein elektronisch vorliegender Aktenplan kann in das Vorgangsbearbeitungssystem importiert als auch exportiert werden. Beim Import wird die Eindeutigkeit des Aktenplankennzeichens gewährleistet und ein Hinweis auf doppelte Aktenplankennzeichen gegeben. Der zu importierende Aktenplan muss in den Formaten MS Excel, MS Access oder dBase vorliegen. Das Format für den Aktenplan-Export ist XML, wahlweise kann ein Export auch im DBase- bzw. Excel-Format erfolgen. Der Aktenplan des Web InformationManagers 1.5x kann ebenso wie beliebige Aktenplanteile ausgedruckt werden. Seite 51 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Der berechtigte Benutzer kann Aktenplaneinträge ändern, löschen und hinzufügen. Die Eindeutigkeit des Aktenzeichens wird bei der Erfassung automatisch durch den Web InformationManager 1.5x gewährleistet. Die Verwaltung von Teilaktenplänen wird vom Vorgangsbearbeitungssystem unterstützt. Teilaktenpläne können durch eine entsprechende Rechtevergabe bestimmten Organisationseinheiten zugeordnet werden. 1.11.8 AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen Definierte Verfügungen und Ablagestrukturen sollen durch die Behörde geändert und erweitert werden können. Ebenso ist die Möglichkeit der Hinterlegung von behördenspezifischen Dokumentenvorlagen zu schaffen. Der Prozess der Erstellung, Hinterlegung und Einbindung solcher Vorlagen ist durch den Antragsteller zu beschreiben. Bewertung: Die Verfügungen können behördenspezifisch geändert und erweitert werden. Die Hinterlegung ist einfach innerhalb der Anwendung möglich, die zugehörigen Prozessmodelle bei einer Änderung oder Erweiterung sind jedoch mit einem zusätzlichen Programmieraufwand verbunden. In der Standardversion sind neben den eigentlichen Verfügungen bereits zahlreiche Prozesse aus der behördlichen Arbeitspraxis hinterlegt. Im Web InformationManager 1.5x kann die Ablagestruktur behördenspezifisch im Rahmen der Administration festgelegt werden. Die Ergonomie für den Benutzer ist gut und die Bedienung intuitiv, der Änderungs- und Anpassungsaufwand ist gering. Für MS Word und für OpenOffice Writer können im Vorgangsbearbeitungssystem Vorlagen zentral hinterlegt werden. Das Einfügen der Metadaten erfolgt durch direkten Zugriff des Systems auf die XML-Vorlage bzw. RTF-Vorlage. Seite 52 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.12. Hauptgruppe 9 Die Unterstützung von Standards und Quasistandards bzgl. Server-Hardware, Betriebssystemen, Datenbanken, Netzwerkprotokollen, Integration von Fremdanwendungen und Fachverfahren etc. werden überprüft. Eine wesentliche Bedeutung hat die Unterstützung von Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten. Weiterhin ist die Skalierbarkeit des Systems, ASP-Planung sowie ein Lösungskonzept zur Speicherung und Datensicherung durch den Antragsteller nachzuweisen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt. 1.12.1 AG 40: Plattformen und Integrationstiefe Die Anforderungsgruppe hinterfragt sowohl die systemtechnischen Grundlagen der Lösung als auch Möglichkeiten der Einbindung externer Programme sowie die Authentifizierung des Nutzers am System. Bewertung: Das System unterstützt Plattformen Windows NT, Windows 2000, Solaris, HP-UX, AIX und Linux. JBoss als EJB-Container, Tomcat in Verbindung mit JServ als Servlet Engine und Apache als Web-Server sind unter Windows NT, Windows 2000, OS/390, OS/400, Netware, Solaris, HP-UX und Linux einsetzbar. Außerdem wird der ORACLE Internet Application Server auf den von ORACLE autorisierten Plattformen u. a. Windows Server 2003 eingesetzt. Bei den Web-Clients werden die Clients Windows XP ab Service Pack 1, Windows 2000 ab Service Pack 4, Windows NT 4.0 ab Service Pack 6a, Windows ME sowie Linux Clients unterstützt. Datenbankseitig wird IBM Informix DS 9.40, MS SQL-Server 2000 inkl. SP 3a, Oracle8i Rel. 3 (8.1.7) und Oracle9i Rel. 2 (9.2.0) unterstützt. Als Netzwerkprotokolle wird TCP/IP unterstützt. Es werden alle Netzwerkbetriebssysteme unterstützt, die TCP/IP verwenden. MS Office Professional (2000, XP u. 2003), MS Outlook (2000, 2002, 2003), MS Exchange, LDAP Verzeichnisdienste und M1 können integriert werden. Zu Modulen der Firma SAP besteht im Standard keine Integrationsmöglichkeit. Basis der Integration der Digitalen Signatur in den Web InformationManager 1.5x ist das OPENCARD Framework von IBM. Seite 53 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept Der Benutzer meldet sich am Web InformationManager (WIM) mittels Benutzernamen und Kennwort an. Über einen Systemparameter wird wahlweise die Anmeldung mittels Smart-Card ermöglicht. Darüber hinaus ist Single Sign on möglich. 1.12.2 AG 41: Integration von Fachverfahren Es sind die Möglichkeiten der Integration von Fachverfahren bzw. des Austauschs von Daten(-sätzen) und Metadaten nachzuweisen und hinsichtlich der unterstützten Schnittstellen und Datenbanken zu spezifizieren. Ebenso ist ein Konzept für die Administration von Zugriffsrechten im System und den Fachverfahren sowie den Aufruf des entsprechenden Verfahrens aus dem System heraus darzustellen. Bewertung: Es stehen Mechanismen zur Integration von Fachverfahren bzw. zum Austausch von Daten und zur Speicherung von Fachverfahrensdokumenten zur Verfügung. Das Konzept zur Integration der Fachverfahren ist im wesentlichen schlüssig, praxisgerecht und mit akzeptablem Aufwand umsetzbar. Standard-Schnittstellen zur Übergabe von Metadaten (ODBC und XML) und Dokumenten (verschiedene Formate) werden unterstützt. Darüber hinaus existiert die Möglichkeit der Anbindung über J2EE-Technologien, CORBA oder DCOM. Je nach Gestaltung der Schnittstelle und der vom Fachverfahren eingesetzte Technologie kann aus dem Fachverfahren das zugehörige Objekt im Vorgangsbearbeitungssystem aufgerufen werden. Ebenfalls kann aus dem Objekt des Vorgangsbearbeitungssystems der zugehörige Datensatz im Fachverfahren aufgerufen werden. Bei Erstellung eines Datensatzes im Fachverfahren kann automatisch ein entsprechendes Objekt im Vorgangsbearbeitungssystem erstellt werden. Auch ist der Import von Dokumenten, die im Fachverfahren erstellt wurden, in das Vorgangsbearbeitungssystem realisiert. Die Datenkonsistenz zwischen Fachverfahren und dem Vorgangsbearbeitungssystem kann über DB-Mechanismen (Trigger) realisiert werden. Eine Lösung auf Applikationsserver-Ebene ist ebenfalls möglich. Das Fachverfahren kann aus dem Web InformationManager 1.5x aufgerufen werden. Standardmäßig erfolgt der Aufruf durch den Benutzer, es ist aber auch ein automatisierter Aufruf für bestimmte Verfahren möglich. Die Gegenrichtung wird durch ebenfalls von dem zertifizierten Produkt unterstützt, dies hängt aber vom Fachverfahren ab. Seite 54 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept 1.12.3 AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen In der Regel existieren bei Einführung eines Vorgangsbearbeitungssystems in einer Behörde Altdatenbestände aus „Vorläufererfassungssystemen“ beliebigen Formats. Diese müssen komfortabel migriert werden können. Dazu gehören z. B. Aktenbestandsverzeichnisse, Schlagwortkataloge, Adressverzeichnisse u. ä. Bewertung: Es können alle in der Anforderung genannten Alt-Datenbestände importiert werden. Der Web InformationManager 1.5x unterstützt dazu das XLS und XML-Format und Daten in einem RDBMS. Plausibilitätsprüfungen können beim Import berücksichtigt werden. 1.12.4 AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten Im Zusammenhang des dezentralen Einsatzes des Systems ist das allgemeine Konzept zu erläutern. Ergänzend ist die Möglichkeit einer zentralen Sicht auf dezentrale Bestände, eines Datenabgleichs, der Einrichtung von lokalen Speichermedien und die standortbezogene und standortunabhängige Administration zu erläutern. Bewertung: Ein Arbeiten an verteilten Standorten ist dem Web InformationManager 1.5x sowohl als zentrale als auch als dezentrale Systemlösung möglich. Die Metadaten werden dabei immer zentral gehalten. Für den Abgleich verteilter Datenbestände setzt MACH® die Replikationsmechanismen der Datenbank ein. Cache-Server können an lokalen Standorten für Dokumente eingerichtet werden. Eine standortbezogene und eine standortübergreifende Administration des Systems ist für alle Systemkomponenten möglich. Die Webbasierung des Web InformationManagers 1.5x stellt die Grundlage für die Telearbeit dar. Der Zugang ist mit umfangreichen Sicherheitsvorkehrungen geschützt. Dies kann der Einsatz einer Digitalen Signatur auf Anwendungsebene oder ein Virtual Private Network auf Netzwerkebene sein. Ein Offline-Client wird vom System nicht unterstützt. 1.12.5 AG 44: Skalierbarkeit Mit Blick auf eine schrittweise Einführung des Systems von der Posteingangsstelle über die Registratur bis zur sukzessiven Einbeziehung aller Organisationseinheiten Seite 55 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept muss das System organisatorisch skaliert werden können. Darüber hinaus muss das System auch im Hinblick auf die Einbindung von Clients, Servern, etc. technisch skalierbar sein, um beliebige Anzahlen von Nutzern ohne Performanzverlust einbinden zu können. Bewertung: Das Konzept zur Skalierung des Systems anhand dieser Stufen wird ausführlich erläutert und ist in höchstem Maße praxisgerecht. Die hardwaretechnische Minimalkonfiguration und die empfohlene Konfiguration für die Nutzung an Scan-, Registrator-, Bearbeiter-, Administrator- und Webclient-Arbeitsplatz wird dargestellt und ist angemessen. Die empfohlene Konfiguration des Servers auf der Basis von Mengengerüsten wird nicht dargestellt. Die angebotene Lösung ist hardwareseitig skalierbar. Einzelne Arbeitsplätze und Server können erweitert werden. Es besteht die Möglichkeit, den Applikationsserver als Serverfarm zu realisieren, wobei eingehende Tasks zur Ausführung auf eine jeweils freie Maschine geleitet werden können. 1.12.6 AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit Die momentanen Möglichkeiten und die strategische Fortentwicklung des Produktes hinsichtlich ASP sollen beschrieben werden. Weiter sind Lösungskonzepte für die parallele Verwaltung von Daten und Dokumenten verschiedener Behörden darzustellen. Bewertung: ASP wird bereits unterstützt. Das System kann zur parallelen Verwaltung von Daten und Dokumenten verschiedener Behörden (Mandantenfähigkeit) eingesetzt werden. Hohe Sicherheit ist dabei nur beim Einsatz einer Oracle Datenbank gewährleistet. 1.12.7 AG 46: Speicherung und Datensicherung Die Speicherung aller Informationen bildet die gesicherte Grundlage eines Vorgangsbearbeitungssystems. Die Anforderungsgruppe hinterfragt die notwendigen bzw. möglichen Speichermedien, die Verfügbarkeit, Möglichkeiten zur Verschlüsselung sowie Mechanismen und konzeptionelle Ansätze zur Ausfallsicherheit. Bewertung: Als Archivsystem werden NMS (DVD-Jukebox) sowie Centerra (Magnetplatten) unterstützt. Der Wechsel von Speicherformaten wird systemtechnisch unterstützt. Konvertierungen können durch eine pre-/post-Funktion oder eine adäquate Funktion durchgeführt Seite 56 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA®-Konzept werden. Bei Wechsel von Programmversionen kann eine automatische Konvertierung erfolgen. Das System gewährleistet eine gemeinsame Ablage auf optischen Medien, eine entsprechende Unterstützung durch das Archivsystem vorausgesetzt. Eine Verschlüsselung ist möglich, wurde im Standard aber nicht umgesetzt. Der Benutzer kann nicht entscheiden, welche Dokumente verschlüsselt werden. Im Rahmen der Darstellung der Sicherungs- bzw. Recoverymechanismen wird lediglich auf Betriebssystemfunktionalitäten und Datensicherungssoftware verwiesen. Ein eigenes Ausfallkonzept wird nicht dargestellt. Seite 57