Pflichtangaben für Rechnungen mit Musterrechnung

Pflichtangaben für Rechnungen
Stand: Januar 2010
Das Umsatzsteuergesetz enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug
des Rechnungsempfängers. So wird in den Umsatzsteuerrichtlinien wird u.a. ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und
richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Welche dies im Einzelnen sind, wird nachfolgend dargestellt.
Anforderungen an die Eingangsrechnung
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen
Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist
er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht.
Ausnahme ist die zum 1. August 2004 durch das Gesetz zur Bekämpfung der
Schwarzarbeit eingeführte Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1
Nr. 1 UStG). Für den Fall, dass eine Rechnung nicht oder zu spät ausgestellt wird,
droht eine Geldbuße bis 5.000 Euro.
Die Steuerpflicht ist grundsätzlich nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung
ausgestellt werden. Eine Ausnahme gilt für steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8
bis 28 UStG die nach dem 31. Dezember 2008 ausgeführt wurden. Allerdings kann
sich eine Abrechnungspflicht hier aus anderen (insbesondere zivilrechtlichen) Gründen ergeben.
Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt
wird.
Die Eingangsrechnung hat nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a
Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Ausstellungsdatum der Rechnung
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
Fortlaufende Rechnungsnummer

Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die
Art und den Umfang der sonstigen Leistung

Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung

Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Einzelheiten zu einigen Rechnungspflichtangaben
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
und des Leistungsempfängers
Insoweit ist es gemäß § 31 Abs. 2 UStDV wie bisher ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
Nach den Umsatzsteuerrichtlinien ist es insoweit ausreichend, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben werden (vgl. Abschnitt 185 Abs. 2 UStR). Allerdings genügt es für die Angabe
der Anschrift des Leistungsempfängers nicht, wenn die Rechnung nur unter dem
Zusatz "c/o" an einen Dritten adressiert ist. Das gilt auch dann, wenn der Dritte mit
der Rechnungsabwicklung beauftragt ist. Die Angabe "c/o" würde nur genügen,
wenn der Leistungsempfänger unter der Anschrift eine Zweigniederlassung, Betriebstätte oder einen Betriebsteil unterhält (vgl. Abschnitt 185 Abs. 3 UStR) oder wenn
die Voraussetzungen nach einem hierzu ergangenen BMF-Schreiben vom 28. März
2006 erfüllt sind. Hiernach soll bei einer "c/o-Angabe" die Angabe einer Steuernummer des Leistungsempfängers oder eine Auftragsnummer ausreichend sein, wenn
sich über diese Angaben und über beim leistenden Unternehmer und beim Leistungsempfänger vorzuhaltende Unterlagen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers ohne umfangreiche Ermittlungstätigkeiten
der Finanzbehörde ermitteln lassen.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der
Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der
Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die
Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.
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Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
Bereits in der Vergangenheit war auf Rechnungen die Steuernummer des leistenden
Unternehmers anzugeben. Neuerdings ist nun alternativ die Angabe der USt-IdNr.
möglich. Um eine USt-IdNr. zugeteilt zu bekommen, genügt ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis.
Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu
diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Aussteller
der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der
Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B.
Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder
dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben.
Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z. B. Miete) werden vielfach keine gesonderten Rechnungen gestellt, sondern die regelmäßigen Zahlungen auf Grund eines
zivilrechtlichen Vertrages geleistet. Auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge
müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.
Bei Verträgen über Dauerleistungen, die vor dem 1. Januar 2004 geschlossen wurden (sog. Altverträge), war es insoweit bislang unschädlich, wenn diese keine Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthielten. Nach einem Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 11. August 2006 ist diese Regelung jedoch
zum 1. Januar 2007 ausgelaufen. Die Finanzverwaltung verlangt künftig für Zwecke
des Vorsteuerabzugs, dass auch die Altverträge anzupassen sind und dass künftig
alle rechnungsersetzenden Verträge über Dauerleistungen für Zwecke des Vorsteuerabzugs eine Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten müssen.
Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der
Steuerschuldumkehr gemäß § 13b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG erforderlich. In diesen
Fällen ist ergänzend die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Leistungsempfängers anzugeben.
Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf
ihre Richtigkeit zu überprüfen. Der Vorsteuerabzug bleibt jedoch erhalten, wenn die
Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den
Vorsteuerabzug gegeben sind (vgl. Abschnitt 192 Abs. 3 UStR).
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Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen,
Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nach einer Rundverfügung der OFD Koblenz vom
11. Februar 2008 ist zudem keine zahlenmäßige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern zwingend, da es lediglich um die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer gehe.
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu
vergeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende
Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Bei Verträgen über
Dauerleistungen war es bei vor dem 1. Januar 2004 geschlossenen Verträgen unschädlich, wenn diese keine fortlaufende Nummer enthielten. Diese Regelung ist
jedoch zum 1. Januar 2007 ausgelaufen. Damit müssen aktuell alle Verträge eine
fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Allerdings ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.
Hinweis: Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrichtig
ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (vgl. Abschnitt 192 Abs. 3
UStR).
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art
und Umfang der sonstigen Leistung
Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche
Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z. B. Geschenkartikel, reichen nicht aus. Mit Schreiben vom 1. April 2009 hat das Bundesfinanzministerium zudem bestätigt, dass es für den Vorsteuerabzug "keine Verpflichtung zur Angabe einer Geräteidentifikationsnummer in der Rechnung (gibt), auch
wenn der Austausch der Geräteidentifikationsnummer - beispielsweise der IMEINummer - zwischen den Geschäftspartnern allgemein im Handelsverkehr üblich ist."
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Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung
des Entgelts oder eines Teils des Entgelts bei Vereinnahmung des Entgelts für
eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung (Anzahlung)
Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend.
Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend
sein, sofern sich hieraus ausdrücklich das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Wie die
Umsatzsteuerrichtlinien jedoch ausdrücklich regeln, reicht die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum
entspricht, nicht aus (vgl. Abschnitt 185 Abs. 16 UStR).
Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger
stammen darf, enthalten die Umsatzsteuerrichtlinien den Hinweis, dass zwar die
Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf (vgl. Abschnitt 188a Abs. 2 UStR), es jedoch in diesem speziellen Punkt für
unbedenklich gehalten werde, wenn der Empfänger das Lieferdatum anhand der
sonstigen Geschäftsunterlagen (z. B. des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist
(vgl. Abschnitt 202 Abs. 3 UStR).
In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung
kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet
wird.
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten
sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies gilt z. B.
auch beim im Einzelhandel üblichen "Kauf über den Ladentisch".
Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im
Einzelfall schwierig sein:

Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer.

Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei denen der
Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an
dem die Beförderung und Versendung an den Abnehmer beginnt.

Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft (§ 3 Abs. 6 Satz 5 f. UStG) richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Beteiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms – ab 2011 gibt es eine Neufassung der Incoterms!). Bei Lieferung frei Haus (DDP) ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der
Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk (EXW) ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten.
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
Bei Werklieferungen, d.h. wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines
Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Hauptstoffe verwendet hat, ist der maßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung
und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber.

Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung bzw. Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden
Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteiligten hatten Teilleistungen vereinbart (Vgl. Abschnitt 177 Abs. 3 UStR).

Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann
erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit
dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte
Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der
Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der
Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Nach Abschnitt 185 Abs. 19 UStR gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:

Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B. " 2 % Skonto
bei Zahlung bis ..."

Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B. "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund
von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen" oder "Entgeltminderungen ergeben sich
aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen" oder "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen"
Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind.
Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage
ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Das Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit
dem Nettobetrag zzgl. USt) ausgewiesen werden (vgl. Abschnitt 185 Abs. 19 UStR).
Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der EU-
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Mehrwertsteuersystemrichtlinie nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf
den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eine Angabe in umgangsprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, steuerfreie Vermietung, Krankentransport.
Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers
Ein fehlender Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld kann in zweierlei Hinsicht relevant werden. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.
Materiell-rechtlich ist ein fehlender Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers keine Voraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld. Das heißt, der
deutsche Leistungsempfänger schuldet auch dann die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis fehlt.
Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die
Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich
ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer
eine Rechnung besitzt, die alle genannten Pflichtangaben enthält. Hierzu hat jedoch
der EuGH in einem Urteil vom 1. April 2004 entschieden, dass der Vorsteuerabzug
des Leistungsempfängers auch dann möglich sein soll, wenn die Rechnung des
leistenden Unternehmers die Pflichtangaben nicht vollständig enthält und keinen
Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers beinhaltet. In Abschnitt
182a Abs. 41 UStR wird dies ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei
fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen
Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu
beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1b Abs. 2 und 3 UStG in den
Rechnungen enthalten sein müssen, d.h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs
und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14a Abs. 4
UStG).
Zum 1. Juli 2010 tritt eine neue Meldepflicht durch die neue FahrzeuglieferungsMeldepflichtverordnung (FzgLiefgMeldV) hinzu. Damit unterliegen auch die bisher
nicht zu meldenden Lieferungen an Privatpersonen einer Meldepflicht, um die Erwerbsbesteuerung im Bestimmungsland sicher zu stellen.
Reiseleistungen
In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden
Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14a Abs. 6
UStG).
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Differenzbesteuerung
In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hinzuweisen (§ 14a Abs. 6
UStG).
Sonstige Sonderfälle
Für Sonderfälle wie zum Beispiel Werkleistungen mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EU-Bezug gelten zusätzliche Sonderregelungen. Vgl. hierzu die gesonderten Informationen im IHK-Merkblatt
"Steuern und Abgaben beim grenzüberschreitenden Dienstleistungsverkehr“.
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro (bis 31. Dezember 2006: 100 Euro)
nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

das Ausstellungsdatum,

Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der
sonstigen Leistung

Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,

Steuersatz oder

im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG)
und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG, § 33
UStDV.
Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende
Nummer enthalten.
Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen
Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat. Bei einer elektronisch übermittelten
Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch

eine qualifizierte elektronische Signatur in Übereinstimmung mit der EUMehrwertsteuersystem-Richtlinie oder eine qualifizierte elektronische Signatur
mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
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
elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der Vereinbarung über diesen
Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der
Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Die bisherige Pflicht,
zusätzlich für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder in elektronischer Form zu übermitteln, ist 2009 durch das Steuerbürokratieabbaugesetz entfallen.
Wichtig: Auch bei Rechnungen, die von oder an ein Computertelefax oder per E-Mail
übermittelt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen. Das
heißt, dass auch in diesen Fällen eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine
qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich ist. Nicht
erforderlich ist eine qualifizierte elektronische Signatur ausschließlich bei der Übertragung von Rechnungen von Standard-Telefax an Standard-Telefax.
Aufbewahrung von Rechnungen
Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er
erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für
dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. So haben Rechnungen auf Thermopapier
häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar
ist. Deshalb ist dringend zu empfehlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales
Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften. Für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist letztlich wichtig, dass der Unternehmer, der den
Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen will, den Beweis dafür erbringen kann, dass
ihm die Originalrechnung vorgelegen hat, da er hierfür die objektive Beweislast trägt.
Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren.
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese
neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum
Beispiel durch einen Zusatz
"Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre
lang aufzubewahren"
Wichtig ist, dass der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten
Gebiete ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1
Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine
elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der
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betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf
der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht
im Inland aufbewahrt werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie in unserem
Merkblatt zur „Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen“.
Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch
(HGB) und sonstigen Gesetzen
Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher gegebenenfalls zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten müssen. Die diesbezüglichen allgemeinen Anforderungen können Sie der IHKInformation „Angaben auf Geschäftsbriefen“ entnehmen.
Achtung:
Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen auf Ihren Geschäftsbriefen und daher auch auf Rechnungen - zusätzlich ihre nach dem ElektroG erforderliche
Registrierungsnummer aufführen.
Ansprechpartner
Geschäftsbereich Recht und Fair Play
Marianna Kartziou
Telefon: 069 8207–222
E-Mail: [email protected]
Dieses Merkblatt soll Ihnen erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für die
Richtigkeit und Aktualität der enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung leider keine Gewähr übernehmen
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Anlage
Beispiel einer Rechnung mit Umsatzsteuer:
X Gartenmarkt GmbH
Gartengeräte, Gartenzubehör und Pflanzen
X Gartenmarkt GmbH
Musterstraße 5
D-60000 Musterstadt
Telefon: 069 123456
E-Mail: [email protected]
USt-Identnummer: DE 123785145
An
Gartenbau Y GmbH
Primelweg 32
D-60000 Musterhausen
Rechnungsnummer: 257981
Datum: 11. Januar 2010
Sehr geehrte Damen und Herren,
für die Lieferung folgender Waren am 8. Januar 2010 erlauben wir uns zu berechnen:
Position
Menge
Bezeichnung
1
10
Rasenmäher „Top“ à 1.000,00 €
10.000,00 €
2
1
60 kg Rasendünger „Schnellwachs“
100,00 €
3
1
15 kg Rasensamen „Trittfest“
Summer Waren 7 %
Waren 7% USt
60,00 €
60,00 €
10.100,00 €
Summer Waren 19 %
Umsatzsteuer 7 %
Waren 19% USt
4,20 €
Umsatzsteuer 19 %
1.919,00 €
Rechnungsbetrag gesamt
12.083,20 €
Bei Zahlung bis zum 27. Februar 2010 wird ein Skonto von 2 % ( 241,66 €) eingeräumt.
Geschäftsführer: Hans Muster
Amtsgericht Musterstadt, HRB 3468
Bankverbindung:
Musterbank Musterstadt
BLZ 500 000 00
Kontonummer 123 456 789
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