TOP-Kennzahlen im Einkauf

BME-Umfrage
TOP-Kennzahlen im Einkauf
Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte
Leseprobe
Kennzahlen zu:
• Kosten des Einkaufs
• Einkaufsorganisation
• Lieferantenmanagement
n e t
BMEnet GmbH
Inhaltsverzeichnis
Danksagung ............................................................................................................................................. 3
Vorwort ................................................................................................................................................... 4
Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2014 ............................................................................... 5
Einkaufskennzahlen richtig verstehen..................................................................................................... 7
Methodik: Auswahl der Best in Class ...................................................................................................... 8
Best in Class 2015: Kernaussagen ......................................................................................................... 10
Teilnehmer 2015 ................................................................................................................................... 15
Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf .................................................................................... 17
Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................ 19
Beschaffungsstrategie ........................................................................................................................... 20
Nicht-traditionelle Beschaffungsfelder ................................................................................................. 21
Early Involvement .................................................................................................................................. 22
Lieferantenbewertung........................................................................................................................... 23
Ziele für den strategischen Einkauf ....................................................................................................... 24
Vereinbarung des Zahlungsziels ............................................................................................................ 25
Rechnungsprüfung ................................................................................................................................ 26
Durchlaufzeit ......................................................................................................................................... 29
Einkaufskennzahlen
Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz........................................................................................... 30
Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................. 32
Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz .............................................................................................. 34
Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................... 36
Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................... 38
Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................... 40
Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................... 42
Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen ....................................................... 44
Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................... 46
Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................ 48
Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen ........................ 50
Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................ 52
Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen.............................................................................. 54
Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung ...................................................... 56
Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen ................................................................ 58
Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung ... 60
Kennzahl 17: Kostenveränderung ......................................................................................................... 62
Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung ............................................................................ 64
Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer .................................................................................................... 66
Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant.............................................................................................. 68
Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen.......................................................... 70
Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung ...................................................................................... 72
Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel....................................................................................... 74
Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto ......................................................................................... 76
Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung ................................................................................................... 78
Impressum
BME e.V. ................................................................................................................................................ 80
Ansprechpartner ................................................................................................................................... 80
Herausgeber .......................................................................................................................................... 80
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Danksagung
Im Namen des BME e.V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOPKennzahlen im Einkauf“ teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren
die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns
stets eine große Hilfe.
Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises
„TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.
Holger Wiegand, Head of Sourcing Operations EMEA,
3M EMEA GmbH
Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik,
Big Dutchman AG
Thomas Schöne, Einkaufsleiter,
Big Dutchman International GmbH
Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management,
Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG
Ralf Sommer, Leiter Supply Support,
InfraServ GmbH & Co. Höchst KG
Marcus Urbach, Leiter Einkauf,
InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG
Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement,
KfW Bankengruppe
Andreas Priesing, Einkauf,
Miele & Cie. KG
Guido Bader, Einkaufsplanung, Kennzahlen & Richtlinien,
RWE GBS GmbH
Anton Kirmeier,
Geschäftsbereichsleiter Organisation/IT und Beschaffung
Stadtwerke Mainz AG
Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management,
Mitglied der Geschäftsleitung,
TRILUX GmbH & Co. KG
Sonja Brepols, Purchasing Controller,
Zentis GmbH & Co. KG
Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting,
ZF Friedrichshafen AG
Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!
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Vorwort
Wir freuen uns, Ihnen die neunte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu dürfen.
2015 konnte ein neuer Teilnehmerrekord verzeichnet werden: Rund 240 Unternehmen, von DAX-30Konzernen bis hin zu KMU, stellten ihre internen Daten zur Verfügung, um sich an einer der
europaweit größten Benchmarking-Analysen von Prozessen und Kosten im Einkauf zu beteiligen. Mit
den TOP-Kennzahlen ist ein anerkannter Standard für Deutschland und angrenzende Staaten zur
Leistungsmessung des Einkaufs entstanden.
Das Geschäftsjahr 2014 bestätigt, dass die Einkaufsabteilungen ihre Kosten und Prozesse im Griff
haben: Die Hauptkennzahlen bleiben alle stabil. Viele Unternehmen konnten Kostenreduzierungen
von rund zwei Prozent verbuchen, wobei in vielen Branchen die aktuelle Marktsituation dazu
beigetragen hat. Denn an der grundsätzlichen Ausrichtung des Einkaufs hat sich nicht viel geändert.
Ein Großteil der Einkäufer (rund 60 Prozent) bleibt operativ tätig. Auch die Umsetzung von
Einkaufsstrategie sowie die Early-Involvement-Quote stagnieren.
Die Best-in-Class-Unternehmen sind hier einen Schritt weiter. Sie nutzten die aktuell komfortable
Marktsituation, um sich den strategischen Fragestellungen zu widmen: Was muss der Einkauf heute
tun, um nachhaltig seinen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg zu steigern? Die meist genannten
Prioritäten sind Kostenreduzierung, Versorgungssicherheit, frühzeitige Einbindung des Einkaufs in
den Beschaffungsprozess sowie eine Verbesserung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
Weiterhin viel zu tun gibt es in den sogenannten „nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern“.
Marketing- und Beratungsleistungen zum Beispiel werden in den meisten Unternehmen noch immer
von den Bedarfsträgern eingekauft. Eine große Hürde für den Einkauf stellt hier die in vielen Fällen
mangelnde Fachkompetenz und das fehlende Know-how in diesen Spezialgebieten dar – ein Indiz
dafür, wie wichtig Mitarbeiterqualifizierung und Weiterbildung sind. Dass hier noch viel
Handlungsbedarf ist, zeigt die seit Jahren stagnierende Kennzahl „Weiterbildungskosten je
Mitarbeiter im Einkauf“.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der Einkauf seine Position in den vergangenen Jahren
deutlich gestärkt hat. Dafür spricht die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen. Die aktuelle
Situation kann aber über vorhandene Verbesserungspotenziale hinwegtäuschen. Dies bestätigt die
nach wie vor recht große Differenz (30 bis 50 Prozent) bei den Hauptkennzahlen zwischen dem
Durchschnitt und den Klassenbesten. Die Unternehmen, die heute auf der Stelle treten, werden
spätestens bei einer Eintrübung der Konjunktur heftigen Gegenwind verspüren, was die Effizienz und
Effektivität betrifft.
Volkmar Klein
Evgenia Gavrina
Bereichsleiter BME-Benchmark-Services
Projektmanagerin BME-Benchmark-Services
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Einkaufskennzahlen richtig verstehen
Bei der Interpretation der Kennzahlen ist es sehr wichtig, diese nicht isoliert, sondern in
Zusammenhang miteinander zu betrachten. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des
Einkaufs die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe
Markteinflüsse sowie Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle
Verschiebungen zur „Verbesserung“ der einen Werte und gleichzeitig zur „Verschlechterung“ der
anderen führen. Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und
Unternehmensziele zu verstehen.
 Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte
 Festlegung der Vergleichspartner
 Festlegung der Hauptkennzahlen
 Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse
 Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den
Best-in-Class-Werten gegenüberstellt
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Teilnehmer 2015
Bei der aktuellen Erhebung konnte der BME einen neuen Teilnehmerrekord einstellen. Mit rund 240
Teilnehmern (was einem Zuwachs von neun Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht), welche in
der Summe mehr als 180 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund 20.000 Mitarbeiter im Einkauf aus
allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die Kennzahlen des BME einen
repräsentativen Charakter auf.
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Rund 22 Prozent aller Teilnehmer sind Newcomer, darunter sowohl Global Player als auch klein- und
mittelständische Unternehmen. Mit zirka 78 Prozent der „Stammgäste“, die regelmäßig an der
Umfrage teilnehmen, ist eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden. Dabei ist keine strukturelle
Veränderung zum Vorjahr festzustellen, weder bei Branchen-, noch bei Umsatzverteilung.
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Methodik: Auswahl der Peer Group
Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner
Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen
Unternehmen. Deshalb ist die Auswahl geeigneter Vergleichspartnern von entscheidender
Bedeutung. Bei der Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin wichtig, dass diese als komplexes
System betrachtet werden.
Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich:

Durchschnittswerte
Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen
teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller
Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet.

Best-in-Class-Werte
Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem
Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen
bestehen) am geringsten sind.
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Einkaufsorganisation

Einkaufsvolumen je
Mitarbeiter im Einkauf



Beschaffungsstruktur
Einkaufsprozess


Anzahl Bestellungen
je Einkäufer
Durch Einkauf
verantwortetes
Einkaufsvolumen
Abrufquote aus
Rahmenverträgen und
Katalogen


Kosten je
Bestellvorgang
Einkaufsvolumen über
langfristige Verträge
Aktive Lieferanten je
Mio. € Einkaufsvolumen

Liefertermintreue


Reklamationsquote
Artikelanzahl je Mio. €
Einkaufsvolumen

Kostenveränderung
Verteilung der
Gesamtkosten der
Einkaufsabteilung
Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro
Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum
Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen
bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen
nochmals geprüft:
-
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
-
Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf
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-
Liefertermintreue
-
Reklamationsquote
-
Einkaufsvolumen in Verantwortung des Einkaufs
-
Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge
-
Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen
-
Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog).
Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23
Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25
(Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar.
Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den
aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung).
Durchschnitt
aller
Teilnehmer
Metall-, Elektro-,
und Kunststoffindustrie,
Maschinenbau
Energie,
Versorgung,
GöR
Dienstleister
Chemie-, Biound
Pharmaindustrie
Kfz-Industrie
und
Systemzulieferer
Am Beispiel der Führungskennzahl „Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen“ lässt sich gut erkennen,
dass die Unterschiede zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt in der Regel 30 bis 50
Prozent betragen. Dies gilt für fast alle Hauptkennzahlen!
Bei den sog. „neutralen“ Kennzahlen kann vorkommen, dass die Best-in-Class-Werte sogar leicht
unter dem Durchschnitt liegen. Da unser Ziel war, hier echte Unternehmensprofile abzubilden, um
dann von den Besten lernen zu können, wurden als Best-in-Class-Werte stets die Mittelwerte der
ausgewählten fünf Best-in-Class-Unternehmen dargestellt.
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Best in Class 2015: Kernaussagen
Die Ergebnisse der aktuellen Erhebung belegen: 2014 befand sich der Einkauf in einer Komfortzone.
Operativ konnte er sich bei den Kennzahlen moderat verbessern, was angesichts einer eher
entspannten Marktsituation aber auch nicht überrascht. Festzuhalten bleibt jedoch auch, dass ein
Großteil der strategischen Indikatoren unverändert geblieben ist.
Umso auffälliger ist die weiterhin positive Entwicklung der Best-in-Class-Unternehmen. Sie haben die
günstige Konjunkturlage genutzt, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Das Resultat kann sich
sehen lassen: Bei vielen strategischen Kennzahlen konnten sie den Vorsprung vergrößern.
Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen?

Einkauf als Werttreiber: Hohe hierarchische Eingliederung des Einkaufs in Verbindung mit
entsprechender Unternehmenskultur (internes Einkaufsmarketing) führt dazu, dass der
Einkauf oft für mehr als 90 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens verantwortlich ist.
Auch in den sogenannten nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern wie Reise-, Beratung- oder
Marketingleistungen arbeitet der Einkauf eng mit den Bedarfsträgern zusammen.
Gemeinsam werden für nahezu alle Materialgruppen Beschaffungsstrategien definiert, auch
wenn es letztendlich bedeutet, dass der operative Einkauf bewusst an die Bedarfsträger
delegiert wird.

Einkaufsorganisation: Die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und
Warengruppenmanagement ist weiterhin dominierend. Immer mehr Unternehmen setzen
auf flexible anpassungsfähige Strukturen. Auffällig ist auch, dass die Best-in-ClassUnternehmen nur noch ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft
einsetzen.

Hohe Prozesseffektivität und Effizienz: Die Automatisierung des Bestell- und
Abrechnungsprozesses in Verbindung mit der Standardisierung der Bedarfe schreitet weiter
voran. Die Klassenbesten schreiben nicht nur mehr Bestellungen, sie erzielen per anno ein
Einkaufsvolumen, das je Mitarbeiter um ca. 30 Prozent höher liegt. Auch die Anzahl der
Artikel und Lieferanten sind bei den Best in Class nur halb so hoch wie bei dem Durchschnitt.
Dadurch konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Lieferantenmanagement: Fast alle Best-in-Class-Unternehmen führen regelmäßig
Lieferantenbewertungen durch und messen konsequent die Liefertermintreue und
Reklamationsquote. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Optimierung des
Lieferantenstammes erreicht werden. Viele Best-in-Class-Unternehmen verfahren nach dem
Prinzip „ein Artikel – ein Lieferant“.

Regelmäßiges Controlling / externes Benchmarking: Gut zwei Drittel der Best-in-ClassUnternehmen nehmen regelmäßig an der BME-Erhebung teil. In vergangenen Jahren
konnten Sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best-inClass und dem Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen.
Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best-in-Class-Unternehmen bei fast
allen Hauptkennzahlen deutlich besser (in einzelnen Fällen sogar bis zu 50 Prozent) als der
Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der
Einkaufsabteilungen bei vielen Unternehmen einen höheren Stellenwert gewonnen haben.
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Kennzahl 2
Durchschnittswerte
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Kennzahl 2
Best-in-Class-Werte
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Kennzahl 2
Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen
Formel
Beschreibung
Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100
Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T€
Einheit
Prozent
Parameterdefinition
Gesamtkosten der
Einkaufsabteilung
Alle direkten und indirekten Kosten,
die für die Durchführung der
Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle
Einkauf anfallen inkl. Personalkosten,
IT-/Systemkosten. Ohne
Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung
etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von
Lagerhütern, gebrauchten Maschinen
etc. (siehe auch Kennzahl 14:
Verteilung der Gesamtkosten).
Durch EK verantwortetes
Einkaufsvolumen
In der Berichtperiode fakturiertes
Bestellvolumen (Rechnungsvolumen),
das in der Verantwortung des Einkaufs
liegt und direkt dem Einkauf
zuzuordnen ist.
Kategorie
Prozesse/Kosten
© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
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Anforderungsformular
Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199
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BMEnet GmbH
Durchschnittswerte
Best-in-Class-Werte
 BME-Mitglieder: 1.480,- € zzgl. MwSt
 BME-Mitglieder: 1.880,- € zzgl. MwSt.
 Nicht-BME-Mitglieder:
 Nicht-BME-Mitglieder:
Anrede:  Frau 1.480,- € zzgl. MwSt
1.880,- € zzgl. MwSt.
 Herr
Name:
Vorname:
Funktion:
Firma:
Adresse:
E-Mail:
Tel.:
Fax:
BME-Mitgliedsnummer:
Branche:
Umsatz (in Mio. €):
Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):
Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2015“ an.
Datum und Unterschrift:
Ansprechpartner:
Volkmar Klein
Bereichsleiter BME-Benchmark-Services
Tel.: +49 (0) 69 30838-301
Fax: +49 (0) 69 30838-199
E-Mail: [email protected]
Evgenia Gavrina
Projektmanagerin BME-Benchmark-Services
Tel.: +49 (0) 69 30838-312
Fax: +49 (0) 69 30838-199
E-Mail: [email protected]