Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für digitale Telefone

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Bedienungsanleitung
Anrufbeantworter für analoge Telefone an Siemens TK-Anlagen
Bedienungsanleitung „Anrufbeantworter für analoge Telefone an Siemens TK-Anlagen“
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
4
4.1
5
5.1
6
6.1
6.2
7
8
Version 02/2009
Einleitung
Anrufbeantworter ein- und ausschalten
Anrufbeantworter einschalten
Anrufbeantworter ausschalten
Passworteingabe bei „Erstbenutzung“
Erläuterung der einzelnen Schritte zum Eingeben des Passwortes
Ändern des Passwortes
Anhören empfangener Nachrichten
Erläuterung der einzelnen Schritte zum Anhören empfangener Nachrichten
Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten
Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen
Anrufbeantworter-Ansage
Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion)
Urlaubshinweis einrichten
Urlaubshinweis deaktivieren
Bedienung eines fremden Anrufbeantworters
Übersicht der Kennzahlen
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4
4
5
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6
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8
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13
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17
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Einleitung / Anrufbeantworter ein – und ausschalten
1
Einleitung
Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Dieser ist Bestandteil der
TK-Anlage und kann über Ihr Telefon „fernbedient“ werden. Wie Sie im Laufe des
Umgangs mit dem Anrufbeantworter feststellen werden, sind die Funktionen und
Möglichkeiten sehr vielseitig. Da eine detaillierte Darstellung all dieser Möglichkeiten für
die Mehrheit der Benutzer zu umfangreich und kompliziert wäre, werden in dieser
Bedienungsanleitung ausschließlich die Grundfunktionen erklärt. Durch die gesprochene
Bedienerführung können bei Bedarf weitere Funktionen angewandt werden. Im
hamburgischen TK-Netz werden unterschiedliche Kennzahlen für den Zugang zum
Anrufbeantworter verwendet. Kapitel 8 enthält eine Liste aller gängigen Kennzahlen.
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Anrufbeantworter ein- und ausschalten
2.1 Anrufbeantworter einschalten
Sie schalten den Anrufbeantworter ein, indem Sie eine Anrufumleitung von Ihrem Telefon
auf die Sprachbox einlegen. Die Kennziffer zur Aktivierung einer Anrufumleitung entnehmen
Sie bitte der Bedienungsanleitung für Ihr Telefon.
Folgende Schritte zum Einschalten des Anrufbeantworters sind erforderlich:
• Hörer abnehmen
• Kennziffer für Anrufumleitung eingeben (siehe Bedienungsanleitung für Ihr Telefon)
• Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8)
• und Hörer auflegen.
Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird gegebenenfalls durch einen besonderen
Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt.
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Anrufbeantworter ein – und ausschalten
Wenn Sie den Hörer abheben, hören Sie statt des gewohnten Wählzeichens eine Stimme,
die permanent „Nachricht liegt vor...“ sagt, sobald Ihr Anrufbeantworter eine Nachricht
empfangen hat. Sie können Ihr Telefon trotzdem wie gewohnt weiterbenutzen.
2.2 Anrufbeantworter ausschalten
Sie schalten den Anrufbeantworter aus, indem Sie die Anrufumleitung ausschalten.
Die Kennziffer zur Deaktivierung einer Anrufumleitung entnehmen Sie bitte der
Bedienungsanleitung für Ihr Telefon.
Folgende Schritte zum Ausschalten des Anrufbeantworters sind erforderlich:
• Hörer abnehmen
• Kennziffer für „Anrufumleitung ausschalten“ eingeben (siehe Bedienungsanleitung
für Ihr Telefon)
bzw.
• und Hörer auflegen.
Hinweis: Wenn Sie die Umschaltung Ihres Telefons auf den Anrufbeantworter häufiger
benutzen wollen, dann können Sie die Prozedur des Ein- und Ausschaltens des
Anrufbeantworters vereinfachen:
Richten Sie einfach eine „feste Anrufumleitung“ auf die Anrufbeantworter-Kennzahl (siehe
Kapitel 8) ein. Noch komfortabler ist eine „automatische Rufweiterschaltung“ auf den
Anrufbeantworter, die bei Bedarf bei Dataport beauftragt werden kann. Eine ausführliche
Beschreibung dieser Leistungsmerkmale finden Sie in der Bedienungsanleitung für Ihren
Telefonapparat.
5
Passworteingabe
3
Passworteingabe bei „Erstbenutzung“
Damit Ihrer Nachrichten gegen unberechtigte Zugriffe geschützt sind, fordert das System
Sie auf, beim ersten Nutzen des Anrufbeantworters ein Passwort zu erstellen. Das
„Passwort“ ist eine 1-6stellige Geheimzahl, die Sie sich selbst ausdenken.
Folgende Schritte sind erforderlich:
• Hörer abnehmen
• Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer)
(Eingabe mit der ∗ -Taste beenden)
oder
bei 3stelliger Telefonnummer
• Passwort eingeben (Geheimzahleingabe mit der ∗ -Taste beenden)
• Wichtig: Unbedingt anhören, ob die gesprochene Bedienerführung das Passwort
korrekt wiederholt!!!
3.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Eingeben des Passwortes
1.
Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben
Heben Sie den Hörer ab und wählen Sie die „für Sie gültige Rufnummer aus der Liste unter
Kapitel 8“.
2.
Codenummer (PIN) eingeben
Sie hören jetzt die gesprochene Bedienerführung Ihres Anrufbeantworters, die Sie zur
Eingabe Ihrer Codenummer auffordert. Die Codenummer entspricht ihrer Telefonnummer.
Nicht vergessen: Schließen Sie die Eingabe mit der ∗ -Taste ab.
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Passworteingabe
3.
Passwort eingeben
Die gesprochene Bedienerführung Ihres Anrufbeantworters fordert Sie jetzt zur Eingabe
eines Passwortes auf. Das „Passwort“ ist eine 1-6stellige Geheimzahl, die
Sie sich selbst ausdenken. Aber Vorsicht! Sie sollten sich Ihr Passwort besonders gut
merken. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, ein vergessenes Passwort
auszulesen. Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte an den Auftragsberechtigten Ihrer
Behörde. Dieser kann dann das Rücksetzen des Passworts bei Dataport beauftragen.
3.2 Ändern des Passwortes
• Hörer abnehmen
• Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer)
oder
bei 3.stelliger Telefonnummer
• Eingabe der Kennziffer für „Passwort ändern“
• Wichtig: Unbedingt anhören, ob die gesprochene Bedienerführung das Passwort
korrekt wiederholt!!! Sollte das gesprochene Passwort nicht mit Ihrem Passwort
übereinstimmen:
• Taste
drücken und die Eingabe des Passwortes wiederholen.
• Erst danach: Hörer auflegen.
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4
•
•
Hörer abheben
Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8)
•
Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer)
oder
•
Passwort eingeben (Geheimzahleingabe mit der ∗ -Taste beenden)
•
Empfangspostfach aufrufen
Sie haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten:
mit
können Sie die Nachricht anhören, anhalten, weiter anhören
mit
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht vorwärts,
mit
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht zum Ende,
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht zurück,
mit
mit
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht zum Anfang,
mit
springen Sie zur nächsten Nachricht,
mit
löschen Sie die bereits angehörte Nachricht,
•
8
Hörer auflegen.
4.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Anhören empfangener Nachrichten
Anfangsprozedur
Die ersten Eingabeschritte: (Hörer abheben), „Ihre Kennzahl aus der Liste in Kapitel 8“,
Codenummer, Passwort, sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren
Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur haben Sie das
Funktionsauswahlmenü des Anrufbeantworters erreicht.
Empfangspostfach
Drücken Sie die Taste „3“ für „Empfangspostfach“. Die gesprochene Bedienerführung
teilt Ihnen dann mit, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Empfangspostfach befinden, wann
die aktuelle Nachricht empfangen wurde und woher sie kam.
Umblättern“ können Sie zyklisch mit der ∗ -Taste“, wenn Sie mehr als eine Nachricht
empfangen haben. Mit Taste „3“ starten Sie die Wiedergabe.
Sie haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten:
mit
können Sie die Nachricht anhören, anhalten, weiter anhören
mit
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht vorwärts,
mit
mit
mit
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht zum Ende,
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht zurück,
„spulen“ Sie innerhalb der Nachricht zum Anfang,
mit
springen Sie zur nächsten Nachricht,
mit
löschen Sie die bereits angehörte Nachricht,
Zum Verlassen der Info-Box legen Sie den Hörer wieder auf.
9
5
Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten und um die Akzeptanz
bei externen Anrufern eventuell etwas zu erhöhen, können Sie auf die SystemStandardansage verzichten und stattdessen eine individuelle AnrufbeantworterAnsage selbst aufsprechen.
•
•
Hörer abheben
•
oder
10
bei 3.stelliger Telefonnummer
•
•
Kennziffer für Ansagemenü eingeben
•
Ansagen-Nummer eingeben
•
•
Start der Aufnahme – Aufnahmemodus
Text aufsprechen
•
•
•
•
Speichern der Aufnahme
Hörer auflegen
Anrufumleitung einschalten (siehe Kapitel 2)
Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen
5.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen
Anrufbeantworter-Ansage
Anfangsprozedur
Die ersten Eingabeschritte: (Hörer abheben), „Ihre Kennzahl aus der Liste in Kapitel 8“,
Codenummer, Passwort, sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren
Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur haben Sie das
Funktionsauswahlmenü des Anrufbeantworters erreicht.
Eine der vielen Möglichkeiten im Funktionsauswahlmenü ist die Kennziffer „Ansage
auswählen“. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle Funktionen hin.
Es stehen Ihnen 2 Speicherplätze für Ansagen zur Verfügung. Folgende Nummerierung
wird empfohlen: Nr. 1 für die Anrufbeantworter-Ansage und Nr. 2 für die Urlaubs- bzw.
Hinweis-Ansage.
Hinweis: Sie brauchen nicht jedes Mal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung
Sie zur Eingabe auffordert, oder bis sie überhaupt anfängt zu reden.
Sie können die Zifferntasten und Sonderzeichentasten ( ∗ # ) auch zügig nacheinander
betätigen.
11
Mit der Taste „1“ wird die Aufnahme gestartet. Sie befinden sich jetzt im Aufnahmemodus.
Die Tastatur Ihres Telefons bietet Ihnen ähnliche Bedienmöglichkeiten, wie die Tastatur
eines Kassettenrekorders:
Taste
Start/Stopp der Aufnahme
Taste
Start/Stopp der Wiedergabe
Taste
Beenden/Speichern der Aufnahme
Taste
Zurückspulen zum Anfang
Taste
Vorspulen zum Ende
Sie können also in Ruhe Ihre Ansage aufnehmen, zurückspulen und sie sich noch einmal
anhören. Falls Sie mit der Aufnahme nicht zufrieden sind, können Sie mit „1“ eine neue
Aufnahme starten (vorher das Zurückspulen nicht vergessen!). Zum Beenden und
Speichern der Aufnahme unbedingt die ∗ -Taste drücken.
Anrufumleitung einschalten
In Kapitel 2 ist die variable Anrufumleitung auf den Anrufbeantworter beschrieben.
Hinweis: Noch komfortabler ist die feste Anrufumleitung in Kombination mit der
automatischen Rufweiterschaltung: Sollten Sie einmal vergessen haben, die feste
Anrufumleitung einzuschalten, wenn Sie z.B. nur kurz Ihr Büro verlassen, dann schaltet die
automatische Rufweiterschaltung nach 3-4maligem Klingeln automatisch weiter auf Ihren
Anrufbeantworter.
Bei Bedarf ist Dataport zu beauftragen, diese Option einzurichten.
12
6
6.1 Urlaubshinweis einrichten
Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann können Sie
vorher einen individuellen Urlaubshinweis einrichten. Die Anrufenden hören dann
Ihre Hinweis-Ansage, können aber keine Nachricht aufsprechen.
•
•
Hörer abheben
•
oder
•
•
•
•
•
Text aufsprechen
•
Speichern der Aufnahme
•
•
•
•
Hinweisfunktion programmieren
Hörer auflegen
Anrufumleitung einschalten (siehe Kapitel 2)
Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen.
13
6.2 Urlaubshinweis deaktivieren
Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, dann möchten Sie sicherlich den Urlaubshinweis
wieder deaktivieren, um bei Bedarf auf Ihre abgespeicherte Anrufbeantworter-Ansage
umschalten zu können.
•
•
Hörer abheben
•
oder
14
•
•
•
•
•
Speichern der Auswahl
Hörer auflegen.
Übrigens...
Die Kapazität Ihrer Anrufbeantworters ist, wie die des Briefkastens zu Hause, begrenzt.
Deshalb sollten angehörte Nachrichten nicht länger als beispielsweise 2 Tage gespeichert
bleiben, oder besser noch sofort nach dem Anhören gelöscht werden. Das Löschen ist
durch Betätigung der # -Taste möglich, während Sie sich in dem oben erwähnten
„Empfangspostfach“ befinden. Nach einer gewissen Frist geschieht das Löschen allerdings
auch automatisch: Angehörte Nachrichten werden nach 7 Tagen gelöscht, nicht angehörte
nach 30 Tagen.
15
7
Sie können einem anderen Teilnehmer im Hamburger TK-Netz eine Nachricht zukommen
lassen, sofern dieser einen Anrufbeantworter besitzt. Dies funktioniert auch wenn der
Teilnehmer den Anrufbeantworter nicht eingeschaltet hat.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
16
Hörer abheben
Wahl der fremden Vermittlungsstelle
Kennzahl des fremden Anrufbeantworters wählen (siehe Tabelle Kap. 8)
Ansage abwarten
Eingabe der Nummer des fremden Anrufbeantworters (hier ist die NebenstellenRufnummer gemeint)
Eingabe mit ∗ abschließen
Bestätigung abwarten
Aufsprechen der Nachricht
Hörer auflegen.
n
8
Nr. der
Vermittlungsstelle
Bezeichnung der
Vermittlungsstelle
Kennzahl für
"eigenen
Anrufbeantworter"
45
Kennzahl für
"fremden
Anrufbeantworter"
44
145 (VMS1)
142 (VMS2)
45
144 (VMS1)
141 (VMS2)
44
4 28 01
Beh. Eimsbüttel
74 10
UK Eppendorf
4 28 04
Behörden Nord
4 28 06
45
44
4 28 11
Finanzamt
Hamburg Nord
Behörden Altona
45
44
4 28 16
Institut für Botanik
145
144
4 28 18
Bernhard-Nocht-Institut
145
144
4 28 23
Finanzbehörde
45
44
4 28 24
Kulturbehörde
45
44
4 28 26
Amt für
Geoinformation
Rathaus Hamburg
75
74
45
44
Universität
Hamburg
Behörde für Inneres
145 (VMS1)
142 (VMS2)
145
144 (VMS1)
141 (VMS2)
144
Behörden
Alter Steinweg
Behörden Neustadt
45
44
45
44
45
44
4 28 51
Behörde für Stadtentwicklung
und Umwelt
Feuerwehr
445
444
4 28 53
Finanzämter Steinstraße
45
44
4 28 31
4 28 38
4 28 39
4 28 41
4 28 43
4 28 45
17
Nr. der
Vermittlungsstelle
4 28 54
Behörden Mitte
Kennzahl für
"eigenen
Anrufbeantworter"
145
4 28 58
Landesbetrieb Verkehr
45
44
4 28 63
45
44
4 28 71
Behörden
Hamburger Straße
Behörden Harburg
45
44
34 98
Hamburger Stadtentwässerung
85
84
5 93 88
Hamburger Friedhöfe
45
44
18
Bezeichnung der
Vermittlungsstelle
Kennzahl für
"fremden
Anrufbeantworter"
144
SV3/11-090218
Dataport
Anstalt des öffentlichen Rechts
Altenholzer Straße 10-14
D-24161 Altenholz
Telefon 0431 3295-0
Telefax 0431 3295-6410
E-Mail: [email protected]
Niederlassungen
Hamburg
Telefon: 040 42846-0
Bremen
Telefon: 0421 83558-0
Rostock
Telefon: 0381 44899-0

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