AudaFusion

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AudaFusion

Audatex Deutschland GmbH
Kuhlenstraße 15 32427 Minden
Tel.: +49 (0) 571 805 01 Fax: +49 (0) 571 27 500
[email protected] www.audatex.de
AudaFusion
Benutzerhandbuch
Stand: 07.2011
Programmversion: 2.2
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS.......................................................................................2
TEIL I
1
EINLEITUNG..........................................................................................6
ÜBER DIESES HANDBUCH ..........................................................................6
1.1
Welche Vorkenntnisse sollten Sie haben? ........................................................... 6
2
KONTAKT / SERVICE / HOTLINE .................................................................7
3
GRUNDLAGEN ..............................................................................................8
3.1
Über AudaFusion ................................................................................................. 8
3.2
Begriffserklärungen .............................................................................................. 8
3.3
Listboxen ............................................................................................................ 12
3.3.1
3.3.2
3.4
Tabellengitter...................................................................................................... 13
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
3.4.7
3.5
PROGRAMMINSTALLATION ............................................................. 17
INSTALLATION ............................................................................................ 17
4.1
Erster Programmstart ......................................................................................... 22
4.2
Erste Schritte ...................................................................................................... 23
4.3
Kurzeinweisung Auftragsbearbeitung................................................................. 23
TEIL III
5
Tabellengitter............................................................................................................ 13
Bearbeitungsmodus ................................................................................................. 13
Konfiguration der Tabellenspalten ........................................................................... 14
Erstellen einer druckfähigen Tabelle ........................................................................ 14
Drucklayout definieren ............................................................................................. 14
Eigenschaften des Tabellengitters ........................................................................... 15
Listen filtern .............................................................................................................. 15
Tastenkombinationen ......................................................................................... 16
TEIL II
4
Fest definierte Listboxen .......................................................................................... 12
Selbst erweiternde Listboxen ................................................................................... 12
PROGRAMMADMINISTRATION...................................................... 25
STAMMDATEN VERWALTEN ..................................................................... 25
5.1
Adressbuch ........................................................................................................ 25
5.1.1
5.1.2
5.2
Stammadressen verwalten....................................................................................... 25
Werkstattangaben .................................................................................................... 29
Honorartabelle .................................................................................................... 31
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
Honorarstufen anlegen ............................................................................................. 31
Honorarstufen mit Assistent ausfüllen...................................................................... 31
Honorarstufen manuell ausfüllen ............................................................................. 32
Honorarstufen kopieren ............................................................................................ 33
5.2.5
5.3
Textstammdaten................................................................................................. 35
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.4
6
Textstammdaten verwalten ...................................................................................... 35
Neue Textbausteine anlegen ................................................................................... 35
Textbausteine bearbeiten......................................................................................... 36
Kombibausteine erstellen ......................................................................................... 36
Textbausteine löschen ............................................................................................. 37
Warengruppen und Artikel.................................................................................. 38
5.4.1
5.4.2
5.5
Honorartabelle ändern ............................................................................................. 33
Warengruppen.......................................................................................................... 38
Artikel ....................................................................................................................... 38
Ausstattungen .................................................................................................... 39
SYSTEM EINRICHTEN................................................................................. 40
6.1
Benutzerverwaltung............................................................................................ 40
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.2
Benutzer einrichten .................................................................................................. 40
Neue Benutzer anlegen ........................................................................................... 40
Benuzterdaten ändern .............................................................................................. 41
Anwendergruppen zuordnen .................................................................................... 41
Passwortdialog ......................................................................................................... 41
Anwendergruppen .............................................................................................. 43
6.2.1
6.2.2
6.2.3
Anwendergruppen verwalten ................................................................................... 43
Anwendergruppen bearbeiten .................................................................................. 44
Neue Anwendergruppen anlegen ............................................................................ 44
6.3
Arbeitsplätze....................................................................................................... 44
6.4
Firma und Büros ................................................................................................. 45
6.4.1
6.4.2
6.4.3
6.4.4
6.4.5
6.4.6
Firmen verwalten ...................................................................................................... 45
Büros verwalten........................................................................................................ 46
Allgemeine Bürodaten definieren ............................................................................. 47
Bankverbindungen definieren .................................................................................. 47
Adressarten/Debitoren definieren ............................................................................ 47
Aktenzeichenstrukturen ............................................................................................ 48
6.5
Logfile ................................................................................................................. 51
6.6
Optionen ............................................................................................................. 52
6.6.1
6.6.2
6.6.3
6.6.4
6.6.5
6.6.6
6.6.7
6.6.8
6.6.9
Konfiguration individueller Einstellungen ................................................................. 52
Programm................................................................................................................. 53
Auftragsbearbeitung ................................................................................................. 62
Datenim-, -export...................................................................................................... 72
Debitoren .................................................................................................................. 77
Kalkulation, Bewertung ............................................................................................ 81
Restwertbörsen ........................................................................................................ 86
Schadennetze .......................................................................................................... 91
Prüfdienstleister........................................................................................................ 97
TEIL IV
BEDIENUNG ..................................................................................... 98
7
BENUTZEROBERFLÄCHE .......................................................................... 98
8
AUFTRAGSBEARBEITUNG ...................................................................... 100
8.1
Benutzeroberfläche der Auftragsbearbeitung................................................... 100
8.2
Neuen Auftrag anlegen .................................................................................... 101
8.3
Auftragsnummer vergeben ............................................................................... 101
8.4
Anlegen weiterer Vorgänge oder Rechnungen ................................................ 101
8.5
Kopieren von Aufträgen / Vorgängen ............................................................... 101
8.6
Vorgangsdaten kopieren .................................................................................. 102
8.7
Vorgänge löschen ............................................................................................ 102
8.8
Rechnungen löschen........................................................................................ 102
8.9
Aufträge löschen .............................................................................................. 103
8.10
8.10.1
8.10.2
8.10.3
Aufträge suchen ............................................................................................ 103
Suche innerhalb der Auftragsbearbeitung ............................................................. 103
Suche über Auftragsbuch....................................................................................... 104
Suche über Sofortauskunft..................................................................................... 104
8.11
Suchbaum ..................................................................................................... 104
8.12
Ausstattungsdialog ........................................................................................ 105
8.13
Besichtigungsangaben .................................................................................. 105
8.14
Profile verwalten ........................................................................................... 105
8.14.1
8.14.2
8.14.3
8.14.4
8.15
8.15.1
8.15.2
8.15.3
8.16
8.16.1
8.16.2
8.16.3
8.16.4
8.17
8.17.1
8.17.2
8.17.3
8.17.4
8.17.5
8.17.6
8.17.7
Profile anlegen ....................................................................................................... 106
Profile bearbeiten ................................................................................................... 106
Masken organisieren .............................................................................................. 107
Profile löschen ........................................................................................................ 108
Fotos ............................................................................................................. 108
Fotos_im_Vorgang_verwalten ............................................................................... 108
Fotos bearbeiten .................................................................................................... 110
Fotovorschau.......................................................................................................... 114
Rechnungen .................................................................................................. 115
Rechnungen erstellen ............................................................................................ 115
Rechnungen drucken ............................................................................................. 118
Rechnung manuell buchen .................................................................................... 118
Rechnungen stornieren .......................................................................................... 119
Textbausteine ............................................................................................... 119
Textbausteine bearbeiten....................................................................................... 119
Textbausteine aktivieren/deaktivieren .................................................................... 119
Textbausteine verschieben .................................................................................... 119
Textbausteine löschen ........................................................................................... 119
Textbausteine nach Art anzeigen........................................................................... 120
Bedingungen einfügen ........................................................................................... 120
Bedingungen löschen ............................................................................................. 120
8.18
Bereifung erfassen ........................................................................................ 122
8.18.1
8.18.2
8.18.3
8.19
Restwertgebote ermitteln .............................................................................. 123
8.19.1
8.19.2
8.19.3
8.19.4
8.19.5
8.19.6
9
Angaben zu den Reifen erfassen ........................................................................... 122
Bereifung: Standard - Erweitert .............................................................................. 122
Profilgrafik .............................................................................................................. 122
Restwertanfragen senden ...................................................................................... 123
Restwertbörsen Datenprüfung ............................................................................... 123
Restwertanfragen stornieren .................................................................................. 124
Gebote von Restwertbörsen abholen .................................................................... 124
Anfragen an regionale Aufkäufer senden .............................................................. 124
Restwertgebote drucken ........................................................................................ 125
DEBITOREN ............................................................................................... 127
9.1
Zahlungseingang/Mahnwesen ......................................................................... 127
9.1.1
9.1.2
9.1.3
10
Zahlungseingänge .................................................................................................. 127
Zahlungseingänge buchen ..................................................................................... 128
Mahnwesen ............................................................................................................ 129
KALENDER ............................................................................................. 132
10.1
Toolbar .......................................................................................................... 132
10.2
Kalender benutzen ........................................................................................ 132
10.3
Termine verwalten......................................................................................... 133
10.3.1
10.3.2
11
TEXTVERARBEITUNG ........................................................................... 136
11.1
12
Neue Termine anlegen ........................................................................................... 133
Terminserien .......................................................................................................... 134
Grundeinstellungen ....................................................................................... 136
TOOLS ..................................................................................................... 137
12.1
ChangeDokPrinter......................................................................................... 137
Teil I Einleitung
1
Über dieses Handbuch
Diese Hilfe beschreibt die Software AudaFusion sowie alle damit verbundenen Aufgaben.
Damit Sie sich in dieser Hilfe schnell zurechtfinden, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zur
Benutzung.
1.1
Welche Vorkenntnisse sollten Sie haben?
Anwender haben unterschiedliche Erfahrungen mit Computern und Software. Da in diesem
Handbuch nicht alle erwähnten Themen ausführlich behandelt werden können, werden
bestimmte Vorkenntnisse für den Umgang mit dem Programm vorausgesetzt.
Diese Hilfe setzt voraus, dass Sie Kenntnisse besitzen über:
den Umgang mit der Windows-Oberfläche (Aufruf von Programmen, Umgang mit
Fenstern, Symbolen und Menübefehlen)
die Anwendung der Audatex-Reparaturkalkulation und -Fahrzeugbewertung
2
Kontakt / Service / Hotline
Audatex Deutschland GmbH
Kuhlenstraße 15
32427 Minden
Service-Telefone in Direktwahl (0571) 805
Zentralanfrage
Daten
Anwendungen
Auftragsannahme/
Ergebnisabfrage
Manuelle/
Exotenkalkualtion
Ersatzteile/Arbeitswerte
PC-/PC-Systeme
AudaPad
Werkstattanwendungen
Datenfernübertragung
IAD (Groß-EDV)
Kunden-ServiceCenter
Seminarwesen
Durchwahl Fax
442
8100
E-Mail
195*
195*
155*
388*
474*
327*
388*
600*
8100
8100
[email protected]
8606
127
8127
*) Sammelrufnummer
EXSOFT GmbH
Bahnhofstraße 25
04720 Döbeln
Service-Telefone in Direktwahl (0 34 31) 70 44-
Zentrale
Hotline
Vertrieb
Durchwahl
0
51
66
Fax
55
55
55
E-Mail
[email protected]
[email protected]
[email protected]
3
Grundlagen
3.1
Über AudaFusion
Das Aufgabengebiet des Kfz-Sachverständigen und die Möglichkeiten der modernen
Informationstechnologien haben sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. So
werden heute in einem KFZ-Sachverständigenbüro neben dem klassischen Schadengeschäft
u. a. auch Verkehrs-, Gerichts- und Beweissicherungsgutachten, technische Überprüfungen,
Fahrzeug-Bewertungen sowie allgemeine Haftpflicht- und Sachschadengutachten realisiert.
Die dabei anfallenden Informationen müssen im Hinblick auf Qualitätssicherung,
Kostenentlastung und Mehrfachnutzung effektiver erfasst, strukturiert und verwaltet werden.
AudaFusion wurde entwickelt, um diese regelmäßig anfallenden Routinearbeiten ohne
zeitraubende Mehrfacherfassung zu erledigen. Der Zugriff auf integrierte Stammdateien für
Adress-,
Fahrzeug-,
Textund
Kalkulationsdaten
ermöglichen
die
schnelle
Zusammenstellung von Gutachten.
AudaFusion bietet Ihnen alle Vorteile der grafischen Benutzeroberfläche von Windows
XP/Vista und bedient sich, soweit möglich, der Windows-Konventionen. Das Programm ist
intuitiv bedienbar, die Einarbeitungszeit der Mitarbeiter erfreulich kurz.
Der Einsatz von AudaFusion ist sowohl als Einzelplatzsystem, als Netzwerklösung für
größere Kfz-Sachverständigenbüros als auch als Application Hosting im Internet möglich.
AudaFusion ist gekennzeichnet durch:
moderne Programmarchitektur mit Trennung von Datenbank, Programm und
Benutzeroberfläche sowie optionaler Erweiterbarkeit zum Client-Server System,
einfache, dem MS Windows-Standard entsprechende Programmbedienung und
Integration einer neuen Benutzeroberfläche, bei der der Anwender immer den
Überblick und den direkten Zugriff auf alle Auftragsbestandteile hat,
freie Konfiguration und Integration von Auftrags- und Vorgangsprofilen sowie durch
Seitenregister gesteuerte Navigation im Auftrag,
vollständige Integration der Schnittstellen des Rechenzentrums Audatex und
gemeinsame Verwaltung unter einer Programmoberfläche,
vollautomatischen Datenaustausch von Aufträgen, Dokumenten und Fotos über die
Im- und Exportfunktion für die Anbindung von Außenbüros,
komfortable Textverarbeitung mit Autotextfunktion, Datenbankanbindung mit Feldund Formelfunktionalität, Sammeldruck, Fotoseite, Seitenvorschau und komfortable
Druckersteuerung (u. a. Fax-Versand),
eigenständiges Rechnungswesen mit erweiterbarer Artikel- und Leistungsdatenbank,
Gebührentabelle, Zahlungseingang und Mahnwesen,
Statistikmodul für beliebig viele Statistiken und Exportschnittstelle,
Adressbuch für die einheitliche Verwaltung aller im Büro verwendeten Adressen.
AudaFusion ist grundsätzlich netzwerkfähig und für die Bedienung durch mehrere Mitarbeiter
konzipiert. Ein integriertes Passwortsystem gewährleistet nur berechtigten Zugang auf Ihre
Daten. Systemeinstellungen können nur durch einen Mitarbeiter mit Administrator-Rechten
vorgenommen werden.
Im Programm steht Ihnen ein komplettes Textverarbeitungssystem für die Abwicklung des
gesamten Schriftverkehrs zur Verfügung. Ob Gutachten, Rechnung, Schätzungsformular
oder Anschreiben, alle Dokumente können automatisch über die integrierte Feldfunktionalität
mit der Datenbank verknüpft werden.
Sollten Sie zu AudaFusion Fragen, Anregungen oder Wünsche haben, teilen Sie uns diese
bitte mit.
3.2
Begriffserklärungen
In diesem Hilfethema geht es um grundlegende Begriffe, deren Kenntnis bei der Arbeit mit
AudaFusion und der Dokumentation vorausgesetzt werden.
Adressart
Mit der Adressart wird im Adressbuch, der programminternen Verwaltung für
Adressstammdaten, eine Adresse klassifiziert, um eine grobe Systematik zu erhalten, die
zum besseren Suchen/Sortieren der Daten verwendet wird. Beispielsweise werden alle
Versicherungen unter der Adressart "VE" abgespeichert. Über die Adressart können Sie für
das Rechnungswesen Zahlungsziel und Mahncode allen Adressen zuordnen.
Adresstyp (Beteiligter)
Der Adresstyp (Beteiligter) im Vorgang gibt an, in welcher Form die zur Adresse gehörende
Person/Firma oder der zur Adresse gehörende Ort am Vorgang beteiligt ist. Da eine
Person/Firma auf mehrere Arten beteiligt sein kann, ist es durchaus sinnvoll, einer Adresse
auch mehrere Adresstypen zuzuordnen (z.B. Werkstatt ist auch Besichtigungsort;
Fahrzeughalter ist auch VN). Die Adresstypen werden durch entsprechende
Kurzbezeichnungen ausgedrückt, deren Bedeutung dem Anhang zu entnehmen ist.
AudaNet
Mit der AudaNet-Anbindung ist es möglich, direkt durch die Versicherer Aufträge zu erhalten
und wieder zurückzuschicken. Die Auftragsdaten werden auf dem AudaNet-Server auf Ihrem
Konto gespeichert. Durch Abruf Ihres Kontos erhalten Sie eine Übersicht der Aufträge. Die
einzelnen Aufträge können Sie sich in einem separaten Dialog anzeigen lassen und als
Auftrag in Ihr System übernehmen. Nach der Fertigstellung des Auftrages können Sie diesen
als GDVDatensatz über AudaNet an den Versicherer übermitteln. Beim Zurücksenden der
vom Versicherer erteilten Aufträge ist die Versicherung fest eingestellt und kann nicht
überschrieben werden. Bei Aufträgen, die nicht über AudaNet erteilt wurden, können Sie
beim Versand die Versicherung auswählen.
Auftrag
Der Auftrag ist das grundlegende, zusammenfassende Element der Datenverwaltung und bearbeitung in AudaFusion und besteht aus einer geordneten und gegliederten Ansammlung
von Daten, die einen Geschäftsvorgang im Büro von der Annahme bis zum Zahlungseingang
widerspiegeln. Ein Auftrag wird im Programmteil "Auftragsbearbeitung" erstellt und bearbeitet.
Ein Auftrag umfasst mind. einen Vorgang.
Zu einem Schadengutachten gehören z. B. ein Vorgang Haftpflichtschaden und eine
Rechnung. Im AudaFusion können mehrere Vorgänge Bestandteil eines Auftrages sein.
Beispielsweise kann der Auftraggeber einen Auftrag zur Bewertung mehrerer Fahrzeuge
erteilen und dafür eine Sammelrechnung verlangen. Es ist auch möglich, unter einem Auftrag
mehrere Rechnungen (Folgerechnungen) zu erfassen.
Auftrags-, Vorgangs- und Rechnungsnummer
Da immer mindestens ein Vorgang Bestandteil eines Auftrages ist, besteht die
Vorgangsnummer nur aus einem zweistelligen fortlaufenden Zähler. Im Ausdruck kann die
Vorgangsnummer als Feld neben die Auftragsnummer gesetzt werden. Das ist nur dann von
Bedeutung, wenn sich die Vorgangsdokumente eines Auftrages voneinander unterscheiden
müssen, z. B. in einem Auftrag über mehrere Kalkulationen/Bewertungen.
Die Strukturen der Auftrags- und Rechnungsnummer können unabhängig voneinander in den
Büroeinstellungen eingestellt werden. Damit ist es nicht nur möglich, Rechnungen über
mehrere Vorgänge (Sammelrechnung) zu erstellen, sondern Rechnungen auch
buchungstechnisch korrekt zu stornieren. Somit ist die exakte Datenübergabe an ein
modernes Finanzbuchhaltungsprogramm möglich.
Auftragsprofil
Ein Auftragsprofil ist eine vordefinierte Zusammenfassung eines oder mehrerer Vorgänge und
einer oder mehrerer Rechnungen unter einer eindeutigen Bezeichnung. Wenn ein neuer
Auftrag angelegt wird, werden alle installierten Auftragsprofile zur Auswahl angeboten, z. B.:
Schadengutachten
Kurzgutachten
Wohnwagen / Motorcaravan
Gerichtsgutachten
Textgutachten
Rechnungsprüfung
sonstige Rechnung
In diesen Auftragsprofilen dokumentieren sich somit die Tätigkeiten, die in einem
Sachverständigenbüro im Wesentlichen durchgeführt werden. AudaFusion ist so konzipiert,
dass beliebige Auftragsprofile angelegt werden können. So steuert ein Profil auch den Aufbau
der Vorgangsmasken (es werden z.B. nur die im Profil definierten Reiter angezeigt).
Bestehende Profile können geändert, erweitert oder auch wieder gelöscht werden.
Haben Sie ein Auftragsprofil über "Datei | Neu | Auftrag" ausgewählt, wird der Auftrag mit
dem entsprechenden Vorgang und einer Rechnung angelegt. Bestimmte Felder können
bereits mit Daten aus dem gespeicherten Profil versehen sein. Je nach Vorgabe kann die
Rechnung ebenfalls bereits die Positionen enthalten, die entsprechend dem Auftragsprofil
berechnet werden.
Somit können über die Definition der Auftragsprofile die gegenwärtigen und zukünftigen
Tätigkeitsfelder des Kfz-Sachverständigenbüros auf AudaFusion abgebildet werden.
Bearbeiter
Der Bearbeiter ist im AudaFusion die Person, die zu einem Auftrag Daten erfasst. Sie muss
nicht identisch mit dem Sachverständigen sein. Es ist die Person, die sich beim
Programmstart durch Benutzername und gegebenenfalls Passwort angemeldet hat. An
wichtigen Programmstellen wird der Benutzername abgespeichert, um Programmaktivitäten
besser nachvollziehen zu können.
Die Einstellung der Bearbeiter findet durch Auswahl des Menüpunktes "Verwaltung |
Benutzer" statt und wird im Kapitel Benutzer einrichten und registrieren: Benutzereinrichtung
und Registrierung, beschrieben.
Debitorennummer
Die Debitorennummer kennzeichnet in der Finanzbuchhaltung das Konto, auf dem der
Umsatz des Kunden gebucht wird. Im AudaFusion wurde dieses Feld für den
Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung integriert. Somit haben Sie die Möglichkeit, für
die Adressarten in den Büros verschiedene Debitoren-Nummernkreise zu verwalten (siehe
Büro einrichten).
Gebührenstufe
Über die Gebührenstufe werden beim Erstellen der Rechnung die Preise aus den
Stammdaten gezogen. Dies betrifft
Grundhonorar und Auslagen aus der Honorartabelle sowie
Einzelpreise bei Artikeln, die aus Anzahl und Einzelpreis berechnet werden.
Beim Erstellen der Rechnung muss eine Gebührenstufe ausgewählt werden.
Status
Der Status des Auftrages, Vorganges und der Rechnung ist eine Zeichenkombination. An
dieser Zeichenkombination lässt sich der Bearbeitungsstand eines Auftrages, eines
Vorganges oder einer Rechnung erkennen und es können mögliche weitere Arbeitsschritte
ableitet werden.
Folgende Bearbeitungsstände werden durch den Status beispielsweise angezeigt:
Kalkulation empfangen
Kalkulation fehlerhaft
an Restwertbörsen gesendet
Gutachten gedruckt
Gutachtenversand per E-Mail
Rechnung gedruckt
Auftrag abgeschlossen
Eine komplette Auflistung der Bearbeitungszustände und ihrer Codierung befindet sich im
Anhang. Über den Status können vom Programmsystem bei Bedarf Hintergrundprozesse
aktiviert werden. So ist es z.B. möglich, dass einzelne Aufträge in anderen Programmteilen z.
B. dem Rechnungsdruck automatisch markiert sind.
Vorgang
Der Vorgang ist Bestandteil eines Auftrages. Innerhalb eines Auftrages können mehrere
Vorgänge bearbeitet werden, z.B. Kalkulation, Fahrzeugbewertung und Nachbesichtigung.
Der Vorgang wird im Programm in einem oder mehreren Seitenregistern dargestellt und
enthält meist ein Dokument (z. B. Schadengutachten, Bewertungsurkunde).
Im gleichen Auftrag können Sie auch jederzeit weitere Vorgänge hinzufügen. Jeder Vorgang
kann, muss jedoch nicht zwangsläufig eine Rechnung enthalten. Sie können auch mehrere
Vorgänge in einer Sammelrechnung zusammenfassen.
Vorgangsprofil
Ebenso wie das Auftragsprofil ist das Vorgangsprofil eine vom Anwender unter einem
eindeutigen Namen gespeicherter Vorgang. Das Vorgangsprofil enthält eine
Zusammenstellung von Registern, deren Art und Reihenfolge vom Ablauf der
Vorgangsbearbeitung bestimmt wird. Ein Vorgangsprofil kann z. B. alle Register enthalten,
die für die Bearbeitung eines Schadengutachtens erforderlich sind. Auf diese Vorgangsprofile
wird zurückgegriffen, wenn innerhalb eines Auftrages ein weiterer Vorgang eingefügt wird
oder wenn ein Auftragsprofil neu definiert werden soll. Das geschieht über den Menüpunkt
"Datei | Neu | Vorgang".
Vorlage
Eine Vorlage ist eine Textdatei, auf die immer wieder zurückgegriffen werden kann. Im
AudaFusion betrifft das im Wesentlichen alle druckbaren Dokumente (z. B. Gutachten,
Rechnungen, Mahnungen, Versandanschreiben und sonstige Dokumente). Vorlagen können
im Programmteil Textverarbeitung bearbeitet werden.
Damit alle Systembenutzer auf erstellte Vorlagen einfach zurückgreifen können, sollten diese
im Verzeichnis "\Vorlagen" auf der Festplatte zentral gespeichert werden. Über deren
Zuordnung zu den Bereichen "GA_BEW - Gutachten und Bewertungen", "Mahnung",
"Rechnung" und "Versand" wird eine Strukturierung nach Verwendungszweck erreicht. Z. B.
werden Gutachtenvorlagen über die gewählte Vorgangsart zugeordnet. Zur Auswahl stehen
nur diejenigen Vorlagen, die im Verzeichnis "\Vorlagen\GA_BEW" stehen.
3.3
Listboxen
Listboxen sind Eingabeelemente, die es ermöglichen, aus einer vorgegebenen Liste von
Werten eine Auswahl zu treffen.
Dabei muss unterschieden werden, ob die Auswahlliste selbst erweiternd ist oder nicht.
3.3.1 Fest definierte Listboxen
Fest definierte Listboxen enthalten Listeneinträge, die einem Nachschlagewert eindeutig
zugeordnet sind. Diese Listen finden vorwiegend Verwendung, wenn Werte an andere
Programmmodule oder Schnittstellen zu externen Programmen übergeben werden sollen.
Die Zuordnung Nachschlagewert - Listeneintrag ist dabei fest vorgegeben und sollte nicht
oder nur mit Rücksprache verändert werden. In Einzelfällen sind manuelle Ergänzungen
außerhalb des Standardwertebereichs möglich.
3.3.2 Selbst erweiternde Listboxen
In selbst erweiternden Listboxen können eigene Werte definiert und in die Auswahlliste
übernommen werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schalter
der Listbox,
erscheint in einem Dialog eine Auflistung der bereits vorgegebenen Werte. Hier Können Sie
direkt die Liste der Standardwerte bearbeiten.
Option "Liste automatisch pflegen"
Aktive Option
Neue Listeneinträge werden automatisch und ohne Nachfrage in die Liste
übernommen.
Inaktive Option
Werden unbekannte Einträge erkannt, erfolgt eine Abfrage, ob dieser Wert in die Liste
übernommen werden soll.
3.4
Tabellengitter
3.4.1 Tabellengitter
Wichtige und häufig benutzte Elemente von ARGES II sind Tabellengitter. Sie werden zur
Anzeige, Erfassung und Veränderung von Daten benutzt. Ein Tabellengitter sieht im
allgemeinen wie folgt aus:
3.4.2 Bearbeitungsmodus
Der Modus des Tabellengitters wird in der linken Spalte der Tabelle angezeigt. Ein
Tabellengitter kann folgende Modi besitzen:
- Browse-Modus zum Durchblättern der Tabelle
- Insert-Modus zum Einfügen eines neuen Datensatzes
- Edit-Modus zum Verändern der Daten in der aktuellen Tabellenzeile
Eingefügte bzw. veränderte Daten werden durch Wechsel der Tabellenzeile gespeichert.
Anschließend wird der Browse-Modus wieder angezeigt.
3.4.3 Konfiguration der Tabellenspalten
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste aus eine beliebige Zeile der Tabelle.
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt "Tabellenspalten".
Der Eigenschaftsdialog der Tabelle wird geöffnet. Dieser zeigt im linken Teil alle für
diese Tabelle verfügbaren Felder an. Felder, die in der Tabelle bereits angezeigt
werden, sind schon markiert.
3. Durch Klick auf die Checkboxen
bzw.
wählen Sie aus, welche Felder in der
Tabelle angezeigt werden.
Alle mit
markierten Felder sind in der Tabelle sichtbar. Im Eigenschaftsdialog
stehen diese Felder immer zuerst.
4. Auf der rechten Seite im Eigenschaftsdialog können Sie die Beschriftung, die Breite
und die Position der Spalte ändern.
5. Durch Bestätigen des Eigenschaftsdialoges mit "OK" wird Ihre Auswahl in die Tabelle
übernommen. Die Konfiguration wird für den aktuellen Benutzer als Standard für
diese Ansicht gespeichert.
Die Reihenfolge der Spalten können Sie auch direkt im Tabellengitter bestimmen. Klicken Sie
auf die Beschriftung der Spalte (Spaltenkopf), die verschoben werden soll, und ziehen mit
gedrückter Maustaste die Spalte an die gewünschte Position.
Laden
Über einen Dateidialog können Sie für diese Tabelle selbst definierte Tabelleneigenschaften
laden.
Speichern
Über einen Dateidialog können Sie selbst definierte Tabelleneigenschaften speichern.
Wählen Sie die Dateinamen so, dass Sie anhand des Namens die Tabelle zuordnen können.
3.4.4 Erstellen einer druckfähigen Tabelle
Für einige Tabellengitter ist eine Druckfunktion vorgesehen. Diese können Sie wie folgt
aufrufen:
über den Menüpunkt "Liste generieren" im Kontextmenü
oder durch Klick auf den Schalter
links oben im Tabellengitter .
3.4.5 Drucklayout definieren
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zeile der Tabelle.
2. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt "Tabellenspalten".
Der Eigenschaftsdialog der Tabelle wird geöffnet.
3. Klicken Sie im unteren Teil des Dialogs auf den Schalter "Liste". Der Dialog
"Listeneigenschaften" wird geöffnet.
4. Hier besteht die Möglichkeit, für den Ausdruck folgende Einstellungen vorzunehmen:
Titel
Tragen Sie hier den Titel der beim Ausdruck verwendet werden soll ein.
Schriftart
Wählen Sie die Schriftart aus. Es stehen alle auf Ihrem Rechner installierten
Schriftarten zur Verfügung.
Druckvorschau
Bei aktiver Option wird vor dem Druck eine Vorschau angezeigt.
Papierausrichtung
Bei Auswahl "automatisch" wird die günstigste Papierausrichtung automatisch
eingestellt. Wählen Sie "Hochformat" oder "Querformat" so erfolgt der Ausdruck
immer mit der gewählten Papierausrichtung.
Felder
Hier können Sie wählen, ob alle angezeigten oder alle in der Tabelle zur Verfügung
stehenden Felder gedruckt werden sollen.
5. Bestätigen Sie die Konfiguration mit "OK".
3.4.6
Eigenschaften des Tabellengitters
Im Eigenschaftsdialog des Tabellengitters können Sie
die Tabellenspalten konfigurieren
und das Drucklayout definieren
3.4.7 Listen filtern
Einige Listen bzw. Module enthalte die Funktion "Filtern". Beim Filtern geben Sie einen
Feldwert oder Wertebereich vor. Im Ergebnis erhalten Sie wieder eine Liste, deren Inhalt
Ihren vorgegebenen Filterkriterien entspricht.
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Filterdialog durch Klick auf den Schalter
.
2. Im linken Teil des Dialogfensters werden alle verfügbaren Felder angezeigt. Die
Sortierung dieser Felder kann logisch oder alphabetisch erfolgen. Zum Umstellen der
Reihenfolge klicken Sie im Bereich "Sortierung" auf den entsprechenden Eintrag.
3. Nach Anklicken eines der Felder können Sie im rechten Teil des Dialogfensters Ihr
Suchkriterium nach Wert oder Bereich eintragen.
Durch Wechsel der Reiter "Nach Wert" und "Nach Bereich" können Sie für jedes
Feld entscheiden wie gefiltert werden soll.
4. Entscheiden Sie im Bereich "Suche nach" wie gefiltert werden soll.
Genaue Übereinstimmung
Übereinstimmung am Anfang
Teilweise Übereinstimmung
Groß- / Kleinschreibung
5. Wählen Sie wie unter Punkt 3 und 4 beschrieben weitere Felder aus, um den Filter
nach verschiedenen Kriterien zu erstellen.
Ein Klick auf "Übersicht" zeigt Ihnen eine Zusammenfassung Ihrer Filterkriterien an.
klicken Sie im linken Teil des Dialogfensters auf "Suche" werden alle Felder, die für
den Filter verwendet werden sollen, angezeigt.
6. Klicken Sie auf "OK" zum Start der Funktion.
Ein Klick auf "Abbrechen" verwirft Ihre Angaben, es wird nicht gefiltert.
7. Zur Korrektur Ihrer Filterkriterien wählen Sie die Ansicht "Suche" im linken Teil.
Durch Klick auf die angezeigten Felder, wird im rechten Teil der Feldwert oder
Bereich wie zuvor angegeben angezeigt. Sie können diese Werte überschreiben oder
durch Anklicken des Schalters "Löschen" den jeweiligen Wert löschen.
Durch Klick auf den Schalter "Neue Suche" werden alle Angaben gelöscht.
3.5
Tastenkombinationen
In Ergänzung zu den Standard-Windows-Tastenkombinationen
Tastenkombinationen für Tabellengitter:
gelten
folgende
Bewegung durch das Tabellengitter
Durch das Tabellengitter kann man sich mit den Cursortasten
bewegen, wenn sich die Tabelle im Browse-Modus befindet.
,
,
und
Änderung des Zellinhaltes
Eine Zelle wird durch Anklicken mit der linken Maustaste selektiert. Wird die Maustaste ein
zweites Mal gedrückt, so befindet sich die Zelle im Editier-Modus und der Inhalt der Zelle
kann nun, falls die Tabelle eine Bearbeitung erlaubt, verändert werden. Die Bearbeitung von
Zellen kann alternativ mit der Taste
gestartet werden. Das erfolgte Speichern des
aktuellen Datensatzes durch Zeilenwechsel erkennen Sie daran, dass sich die Tabelle
danach wieder im Browse-Modus befindet.
Einfügen neuer Datensätze
Einen neuen Datensatz können Sie mittels der Taste
oder, falls man sich in der letzten
Zeile befindet, durch Drücken der Taste
einfügen. Der neue Datensatz wird ans der
Tabelle angefügt. Ob ein eingefügter Datensatz nach dem Speichern an der ursprünglichen
Position verbleibt, hängt davon ab, ob die Daten in der Tabelle sortiert dargestellt sind. Bei
einer sortierten Ansicht wird ein neuer Datensatz nach dem Speichern entsprechend der
Sortierreihenfolge angezeigt, unabhängig davon, wo er eingefügt wurde.
Entfernen von Datensätzen
Ein bestehender Datensatz kann durch Betätigen der Tastenkombination
+
werden. Bevor der Datensatz gelöscht wird, erscheint eine Sicherheitsabfrage.
gelöscht
Sortierung von Tabellengittern
Um die Tabelle nach einer Spalte zu sortieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den
Spaltenkopf oder positionieren Sie den Cursor innerhalb der Spalte und betätigen die Taste
. Ist für diese Spalte eine Sortierung möglich, so erscheint der Spaltenkopf tiefer gestellt
und die Inhalte des Tabellengitters werden alphanumerisch sortiert.
Eine Sortierung kann nur über ausgewählte Suchfelder erfolgen.
Die Sortierung kann durch einen erneuten Klick mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf
ausgeschaltet werden.
Suchen in Tabellengittern
Eine Suche ist nur in Spalten, die auch eine Sortierung zulassen, möglich.
Ist ein Tabellengitter sortierbar, so kann auch direkt in der sortierten Spalte nach Werten
gesucht werden. Tragen Sie die zu suchende Zeichenkette direkt ein. Sobald ein Zeichen
eingegeben wurde, wird dieses im Spaltenkopf der sortierten Spalte angezeigt und das
Tabellengitter entsprechend gefiltert.
Wird der Suchbegriff nicht im Spaltenkopf angezeigt, so befindet sich der aktuelle Datensatz
im Editier-Modus. Drücken Sie in diesem Fall die Taste
um die Änderung rückgängig zu
machen.
Teil II Programminstallation
4
Installation
Vorgehensweise:
1. Start Setup
Sollte der Autostart für CD´s deaktiviert sein, über den Arbeitsplatz | CD-Laufwerk in
der Ordner CD-ROM wechseln und die Datei AudaFusion.msi starten
2. Bestätigen Sie den Setup-Dialog mit "Weiter".
3. In diesem Dialog entscheiden Sie, welche Art der Installation durchgeführt werden
soll.
a. Einzelplatz-Installation hier werden die Verbindungen zur Datenbank in der
ABS2.INI und in der BUMA.GDB auf localhost gestellt
b. Netzwerk-Installation hier werden die Verbindungen zur Datenbank in der
ABS2.INI und in der BUMA.GDB über den Rechnernamen hergestellt
4. Nach Klick auf Weiter folgt der Auswahldialog des Installationsverzeichnisses. Dieser
ist mit c:\Audatex\AudaFusion\AudaFusion vorbelegt und kann bei Bedarf über die
Schaltfläche Ändern verändert werden, wobei Sie in dem Folgedialog den
entsprechenden Pfad wählen müssen.
5. Nach der Auswahl des Installationsortes müssen Sie den Ort der AudaFusionLizenzdatei bestätigen, die zu installierende Systemnummer eintragen und diese
über den Schalter Dongle prüfen auf Übereinstimmung prüfen.
Erst nach der Prüfung wird der Button Weiter aktiv und das Setup kann fortgeführt
werden.
6. Jetzt erfolgt die Auswahl des Profils. Sollte der (Neu-)Kunde die Erstellung seines
Layouts in Auftrag gegeben haben, muss hier die entsprechend zur Verfügung
gestellte Profildatei ausgewählt werden. Auch dazu öffnet sich wieder ein
entsprechender Auswahl-Dialog.
7. Nach dem alle Angaben getätigt wurden erfolgt nun die Installation des Programmes,
indem der Button Installieren betätigt wird.
Den Fortschritt der einzelnen Aktion können Sie in dem folgendem nachvollziehen.
Währende der Installation poppt insgesamt 3-mal diese schwarze DOS-Box auf.
Dabei werden die 3 Datenbanken (BUMA.GDB; [4-stelligeSYSNR]0001.GDB und die
neue PLZ.GDB) mittels des Firebird-Tools GBAK erstellt.
8. Die Installation ist, wenn Sie dieses Fenster sehen, erfolgreich abgeschlossen.
9. Abschließend werden Sie zu einem Neustart des Systems aufgerufen.
4.1
Erster Programmstart
1. Nach dem Neustart sehen Sie das neue Symbol für AudaFusion auf dem Desktop.
2. Durch anklicken können Sie das Programm starten, es öffnet sich der Login-Dialog.
Der Benutzer SV hat bei einer Neuinstallation kein Passwort. Logen Sie sich mit
ENTER im AudaFusion ein.
3. Beim 1. Start muss die neue Managementlösung frei geschaltet werden.
Übermitteln Sie den Installationscode der Hotline. Anschließend erhalten Sie den
Installationsschlüssel, den Sie in das entsprechende Feld eintragen.
4. Nach Eintragen des Installationsschlüssels können Sie AudaFusion benutzen.
4.2
Erste Schritte
Nachdem Sie AudaFusion erfolgreich installiert haben, können Sie das Programm über die
Verknüpfung auf dem Desktop bzw. "Start | Programme | Audatex | AudaFusion |
AudaFusion" starten.
Bei jedem Programmstart muss ein Anmeldename und das zugehörige Passwort eingetragen
werden. Durch diese Autorisierung ist es möglich, Daten vor unerlaubtem Zugriff zu schützen
und sämtliche Vorgänge zur Bedienung transparent zu gestalten. Um eine fehlerfreie
Funktion des Systems zu gewährleisten sind einige Einstellungen im Dialog "Modul
|Verwaltung | Benutzer/Rechte" vorzunehmen.
Für den Erstzugang in das Programm AudaFusion ist der Anmeldename "SV" ohne Passwort
eingerichtet. Als einer der ersten Schritte ist zu empfehlen, ein Passwort für diesen
Anmeldenamen zu vergeben.
Informationen zur Programmkonfiguration, Anlegen weiterer Benutzer,
Stammdaten usw. erhalten Sie im Kapitel 4. Programmadministration
4.3
Pflege
der
Kurzeinweisung Auftragsbearbeitung
Neuen Auftrag anlegen
Vorgehensweise:
1. Starten Sie das Modul Auftragsbearbeitung.
2. Klicken Sie auf den Schalter oder wählen Sie den Menüpunkt "Datei | Neu | Auftrag".
3. Aus gespeicherten Auftragsprofilen wählen Sie das Profil, welches den
Anforderungen des neuen Auftrags entspricht.
4. Werden mehrere Büros in einem System verwaltet, beachten Sie bitte die Auswahl
des Büros oberhalb der Auftragsprofile.
5. Mit "OK" wird der neue Auftrag geladen.
Auftragsnummer vergeben
Neue Aufträge werden standardmäßig mit der Bezeichnung NEU und einer fortlaufenden
automatischen Nummer generiert. Zur Vergabe der korrekten Auftragsnummer gehen Sie wie
folgt vor:
Klicken Sie den Schalter rechts neben der Auftragsnummer oder wählen Sie den Menüpunkt
"Datei | Auftragsnummer ändern".
Wurde die Struktur der Auftragsnummer so definiert, dass keine manuellen Eingaben
erforderlich sind, wird die Nummer direkt vergeben. Andernfalls öffnet sich ein Dialog, in dem
Sie die Auftragsnummer vervollständigen können. Ergänzen Sie bei Bedarf die
Auftragsnummer und bestätigen Sie mit "OK".
Masken
Übersichtsmaske
Die Übersichtsmaske liefert einen Überblick über den aktuellen Vorgang.
Beteiligte
Vorgangsadressen werden in der Maske "Beteiligte" erfasst. Dabei können Sie
Adressen aus dem Adressbuch auswählen oder neu erfassen.
Vorgangsadressen sind alle Adressen, die in irgendeinem Zusammenhang mit
dem Vorgang stehen und zum Vorgang erfasst werden. Über die Auswahl
"Beteiligt als" wird jeder Adresse die Art der Beteiligung zugewiesen.
Fahrzeugdaten
Hier erfassen Sie auf 3 Untermasken alle fahrzeugrelevanten Daten.
Kalk./Bew.
Von der Faktorenmaske können Sie direkt in das Kalkulationsprogramm
wechseln und alle Daten für Ihre Kalkulation und/oder Bewertung erfassen. In
Abhängigkeit des Rechenanbieters sieht die Maske unterschiedlich aus.
Auf den folgenden Masken sehen Sie dann das Ergebnis des Anbieters.
Ergebnisse
Auf der Ergebnissmaske werden alles Daten des Kalkulationsanbieters in die
entsprechenden Felder übersichtlich eingetragen. Zusätzliche können Sie hier
weiteren
Ergebissdaten
(Totalschaden,
Reparaturdauer,
Wiederbeschaffungsdauer, Umbaukosten, ) erfassen.
Fotos
Hier fügen Sie alle erfassten Bilder zu dem Vorgang hinzu. Zusätzlich steht
Ihnen optional die Fotobearbeitung zur Verfügung, womit Sie die Fotos
bearbeiten können. Weiterhin treffen Sie hier die Entscheidung, ob Sie die
Bilder drucken, an die Restwertbörse senden oder nur zur weiteren
Dokumentation ablegen wollen.
Restwert
Hier treffen Sie die Entscheidung, ob in welche Restwertbörse das Fahrzeug
eingestellt werden soll.
Dokumente
Auf der Untermaske V/N-Texte können Sie Ihr Gutachten durch Textbausteine
vervollständigen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, vorgefertigte Anschreiben
im gleichnamigen Reiter auszuwählen und zu bearbeiten.
Der Reiter Gutachten zeigt Ihnen das fertige Gutachten, wie es gedruckt werden
würde.
Weitere Dokumente jeglicher Art können Sie unter Zusätzliche Dokumente
ablegen. Hier werden optional auch alle Versandten Dokumente abgelegt..
Rechnung
Auf den 4 folgenden Masken erfassen Sie alle Angaben zu Rechnung.
Im Reiter Rechungsadresse müssen alle Angaben zur Adresse erfasst werden.
Die einzelnen Positionen stehen im gleichnamigen Rechnungsreiter. Auch eine
Rechnung können Sie individuell mittels Rechnungsvor- und nachtexten
anpassen. Die Rechnungsansicht beinhaltet das Drucklayout der Rechnung.
Teil III Programmadministration
5
Stammdaten verwalten
5.1
Adressbuch
5.1.1 Stammadressen verwalten
Das Modul "Adressbuch" dient der Verwaltung und Bearbeitung der Adressstammdaten. Sie
können neue Adressen sowie zusätzliche Informationen zur Adresse, wie Bankverbindung
oder Werkstattangaben, erfassen und bereits bestehende Daten ändern.
Definition der Stammadressen
Stammadressen sind Adressen, die wiederkehrend in mehreren Aufträgen verwendet werden
können, z.B. Versicherungen, Reparaturfirmen usw. Über das Feld "Adressart" wird
festgelegt, welche Adressen automatisch im Adressbuch gespeichert werden. Im Menüpunkt
"Verwaltung | Büros" können Sie auf der Seite "Adressarten/Debitoren" durch Markierung in
der Spalte "Stamm" die Stammadressarten kennzeichnen.
Beim Erfassen neuer Adressen im Vorgang werden alle Adressen, deren Adressart als
Stammadresse markiert ist, automatisch ins Adressbuch übernommen. Alle anderen
Adressen werden nur im Vorgang gespeichert.
Programmaufruf:
1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Adressverwaltung".
Das Adressbuch öffnet sich.
Im oberen Teil des Fensters befindet sich die Liste aller bereits gespeicherten
Stammadressen.
2. Suchen Sie die gewünschte Adresse:
a. Durch Anklicken des Spaltenkopfes mit der linken Maustaste lässt sich dieser
bei Suchfeldern tief stellen und die Liste wird alphanumerisch nach dieser
Spalte sortiert.
b. Zum Suchen innerhalb der gewählten Spalte geben Sie den Suchbegriff über
die Tastatur ein. In Abhängigkeit davon, wie weit der Begriff vorgegeben wird,
erhalten Sie eine nach dem Suchbegriff gefilterte Liste.
Haben Sie die gewünschte Adresse gefunden, wird diese im unteren Teil der Seite
angezeigt und kann bearbeitet werden.
3. Angaben zur Adresse werden in folgenden Reitern erfasst:
Adresse
Debitor / persönliche Daten
Merkmal / Jubiläum
Ansprechpartner
Notiz
weitere Optionen
Werkstattangaben
Adresse
Tragen Sie hier die Kontaktdaten der Adresse ein.
Suchwort
Geben das Suchwort zur Adresse möglichst eindeutig ein. Das Suchwort wird
automatisch in Großbuchstaben erfasst, da eine Suche stets die Groß/Kleinschreibung berücksichtigt.
Wird das Suchwort nicht manuell vorgegeben, wird beim Speichern der Adresse
automatisch die erste Zeile des Adressfeldes als Suchwort eingetragen.
Adressart
Adressarten werden büroabhängig definiert.
Wählen Sie aus der Liste der festgelegten Adressarten die zur Adresse passende
aus. Gemäß dieser Auswahl erfolgt die Vergabe der Debitorennummer sowie die
Zuordnung von Zahlungsziel und Mahncode.
Anrede
Als Eingabehilfe ist diesem Feld eine Listbox hinterlegt. Diese kann beliebig erweitert
werden.
Statistik-Schlüssel
Der Statistik-Schlüssel ist zusätzlich zum Suchwort ein weiterer Suchbegriff.
Adresse
Das Adressfeld besteht aus insgesamt drei Textzeilen. Erfassen Sie hier den
vollständigen Namen oder Bezeichnung der Adresse zum Ausdruck in den
Dokumentvorlagen.
Briefanrede
Dieses Feld findet Verwendung in Dokumentvorlagen für Anschreiben bzw.
Mahnungen.
Wurde keine Briefanrede erfasst, wird in den Dokumentvorlagen automatisch "Sehr
geehrte Damen und Herren" angedruckt.
Als Eingabehilfe ist eine Listbox hinterlegt bzw. Sie können in den Programmoptionen
einstellen, dass die Briefanrede automatisch erzeugt wird.
Straße
Erfassen Sie hier die Straße für die Postanschrift.
PLZ
Erfassen Sie hier die Postleitzahl für die Postanschrift.
Ort
Erfassen Sie hier den Ort für die Postanschrift.
Postfach
Erfassen Sie hier das Postfach.
PLZ PF
Erfassen Sie hier die zum Postfach gehörige Postleitzahl.
Ort PF
Erfassen Sie hier den zum Postfach gehörigen Ort.
Standard (Straße / Postfach)
Wählen Sie, ob Straße oder Postfach als Standardwert für diese Adresse angezeigt
werden soll.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung kann individuell entschieden werden, ob Straße
oder Postfach verwendet wird.
Kommunikationsarten
Folgende Kommunikationsarten können mit Angabe einer Nummer bzw. Adresse und
Bemerkung erfasst werden:
DFÜ
E-Mail; E-Mail, dienstlich; E-Mail, privat
Fax; Fax, dienstlich; Fax, privat
Handy; Handy, dienstlich; Handy, privat
Messenger
Telefon; Telefon, dienstlich; Telefon, privat
URL
Ansprechpartner
Die Ansicht der Ansprechpartner ist wie folgt gegliedert:
Übersicht aller Ansprechpartner, die zur Adresse erfasst wurden
Detailansicht des aktuellen Ansprechpartners bzw. Erfassungsmöglichkeit für neue
Ansprechpartner
Vorgehensweise zum Anlegen neuer Ansprechpartner:
1. Klicken Sie auf den Schalter
.
Anschließend wird in der Übersicht ein neuer Datensatz angelegt und im unteren Teil
der Seite "Ansprechpartner" alle Felder geleert.
2. Erfassen Sie die Angaben zum Ansprechpartner:
Anrede Wählen Sie aus der Auswahlliste die Anrede aus oder erfassen Sie
direkt im Feld.
Adresse Zur Eingabe der Namen stehen im Feld "Adresse" insgesamt 3 Zeilen
zur Verfügung.
Zeichen Erfassen Sie hier das Zeichen des Ansprechpartners.
Zusatz Erfassen Sie hier eine Bemerkung zum Ansprechpartner.
Anschrift, privat Erfassen Sie hier Straße bzw. Postfach, PLZ und Ort
Kommunikationsarten Folgende Kommunikationsarten können mit Angabe einer
Nummer bzw. Adresse und Bemerkung erfasst werden:
DFÜ
E-Mail; E-Mail, dienstlich; E-Mail, privat
Fax; Fax, dienstlich; Fax, privat
Handy; Handy, dienstlich; Handy, privat
Messenger
Telefon; Telefon, dienstlich; Telefon, privat
URL
speichern.
um die Angaben zum Ansprechpartner zu
Debitor / persönliche Daten
Erfassen Sie hier Debitoren- und persönliche Daten.
Debitoren
Kundennummer
Die Kundennummer wird entsprechend der Zählereinstellungen zur Adressart
automatisch vergeben und ist dadurch immer eindeutig. Manuelle Änderungen sind
zulässig.
Bankname / Kontonummer / Bankleitzahl
Tragen Sie hier die Bankverbindung ein. Diese wird vorrangig für die Büroadressen
verwendet.
Mahncode
Der Mahncode gehört zu den Pflichtangaben im Rechnungs- und Mahnwesen. Er
steuert den zeitlichen Ablauf sowie die Auswahl der Dokumentvorlagen für das
Mahnwesen. Über die zugewiesene Adressart wird der Mahncode automatisch
zugeordnet. Manuelle Änderungen sind zulässig.
Zahlungsziel
Das Zahlungsziel gehört zu den Pflichtangaben im Rechnungs- und Mahnwesen,
Über die zugewiesene Adressart wird das Zahlungsziel automatisch zugeordnet.
Manuelle Änderungen sind zulässig.
Pauschal / km / km-Zone
Entfernungsangaben zur Adresse werden momentan nur für SSH-Rechnungen
ausgewertet.
Steuernummer
Die Steuernummer kann für Büroadressen eingetragen werden.
persönliche Daten
Geschlecht / Geburtsdatum / Staatsangehörigkeit
Diese Felder können in AudaNet-Beauftragungen enthalten sein und werden zur
Adresse gespeichert. Ein Andruck in Dokumentvorlagen ist auf Wunsch möglich.
Merkmal / Jubiläum
Merkmal
Das Merkmal wird in folgenden Programmmodulen verwendet:
regionale Restwertabfrage: Durch Vorgabe des Merkmals können die
Empfängeradressen ausgewählt werden.
Adressliste: "Suche nach Merkmalen" liefert eine Übersicht aller Adresse, die ein
Merkmal haben.
Die Eingabe ist alphanumerisch mit max. 32 Zeichen möglich.
Jubiläum
Sie können verschiedene Jubiläen eintragen.
Datum
Ihre Eingabe im Feld Datum wird automatisch in ein Datumsformat umgewandelt.
Erkannt werden folgende Eingaben: ttmmjj und tt.mm.jjjj
Jubiläum
Erfassen Sie hier den Text zum Jubiläum. (alphanumerisch, max. 32 Zeichen)
Notiz
Erfassen Sie hier beliebige Notizen zur Adressen.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden die Notizen angezeigt.
Weitere Optionen
An dieser Stelle werden die Signatureinstellungen für gedruckte Rechnungen angegeben.
Diese finden nur durch das Programmmodul "Digitale Signatur" Verwendung.
5.1.2 Werkstattangaben
Gruppen anlegen
Zur Unterteilung fabrikatabhängiger Angaben besteht die Möglichkeit, verschiedene Gruppen
wie folgt anzulegen:
.
2. Ergänzen Sie den Namen der Gruppe.
3. Erfassen Sie die Lohnfaktoren und Randfahnencodes.
Gruppen ändern
Um bestehende Gruppenbezeichnungen zu ändern klicken Sie auf die bisherige
Bezeichnung. Diese wird markiert und kann direkt überschrieben bzw. geändert werden.
Lohnfaktoren und Randfahnencodes können ebenfalls direkt überschrieben werden.
Gruppen löschen
Sollen Gruppen gelöscht werden, klicken Sie auf die gewünschte Gruppe und anschließend
auf den Schalter
.
Es wird die Gruppe inkl. aller Lohnfaktoren und Randfahnencodes gelöscht.
Werkstattangaben Audatex
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie ggf. die Gruppe für die Werkstattangaben erfasst werden sollen.
2. Tragen Sie in die Felder die Lohnfaktoren bzw. Randfahnencodes ein:
Arbeitslohn
Erfassen Sie in den Felder KL 1 bis KL 3 Löhne für Mechaniker bzw. Spengler
und im Feld KL 5 Lohn für AudaHagel.
Sie können durch Auswahl im Feld "Preis pro" angeben, ob die Löhne pro AW
oder Stunde gelten. Bei Offline-Kalkulationen wird jedoch immer der in
AudaStation vorgegebene Vergleichswert AW / Std. verwendet.
Lack
Erfassen Sie die Lacklöhne für Hersteller bzw. AZT. Kennzeichnen Sie im Feld
"Herst/AZT", ob der Lohn für Hersteller oder AZT als Standard in den Vorgang
übernommen wird.
Sie können durch Auswahl im Feld "Preis pro" angeben, ob die Löhne pro AW
oder Stunde gelten. Bei Offline-Kalkulationen wird jedoch immer der in
AudaStation vorgegebene Vergleichswert AW / Std. verwendet.
Randfanhnencodes in Abhängigkeit von der Lackart
In Abhängigkeit von der Lackart können bis zu 3 verschiedenen
Rahnfahnencodes erfasst werden. Die im Modul "Auftragsbearbeitung" erfassten
Lackarten werden angezeigt.
weitere Randfahnencodes
Zusätzlich können Sie weitere 6 Randfahnencodes erfassen.
Die Lohn- und Lackfaktoren werden in den Vorgang übernommen, wenn Sie die Adresse als
"RF" bzw. "Reparaturfirma" auf der Seite "Vorgang | Beteiligte" kennzeichnen. Die
Randfahnencodes werden erst, nachdem Sie die Lackart erfasst haben, übernommen.
Werkstattangaben NAK
Zum Erstellen von Kalkulationen anderer Datenanbieter (NAK = nicht Audatex-Kalkulation)
können Sie ebenfalls Werkstattangaben erfassen. Hierbei gelten Die vom Datenanbieter
vorgegebenen Richtlinien.
Die Erfassung ist wie folgt gegliedert:
Arbeitslohnfaktoren
Erfassen Sie hier bis zu 3 Lohngruppen für Mechanik, Karosserie bzw. Elektrik.
Geben Sie im Feld "Preis pro" an, ob die erfassten Löhne pro ZE oder Stunde
gelten.
Arbeitslohn - lackschadenfreie Reparatur
Erfassen Sie hier den Arbeitslohn für lachschadenfreie Reparaturen. Geben Sie
im Feld "Preis pro" an, ob die erfassten Löhne pro ZE oder Stunde gelten.
Ersatzteilfaktoren für Kleinersatzteile
Tragen Sie hier die prozentualen Aufschläge für Kleinersatzteile bei
Teilereparatur bzw. Reparatur mit RBK ein.
Lackfaktoren
Erfassen Sie Lachfaktoren für die Lacksysteme Hersteller bzw. Eurolack. Geben
Sie im Feld "Preise" an, ob Ihre Einträge pro ZE, Stunde oder Pauschal gelten.
5.2
Honorartabelle
Sie haben in AudaFusion die Möglichkeit, in Abhängigkeit der Reparaturkosten eines
Vorgangs das Grundhonorar und die Auslagen automatisch berechnen zu lassen. Grundlage
hierfür ist die Honorartabelle. Sie können verschiedene Honorartabellen anlegen. Die
Kennzeichnung und Unterscheidung dieser Tabellen erfolgt über die Honorarstufe, jeder
Honorarstufe ist genau eine Honorartabelle zugeordnet.
Für jede Honorarstufe können Sie durch Markierung der entsprechenden Felder festlegen, ob
der Minderwert einbezogen wird
vom Bruttowert ausgegangen werden soll
bei Zwischenwerten interpoliert (lineare Interpolation) werden soll. Wird keine
Interpolation gewünscht, so wird der nächstgrößere Betrag in die Rechnung gezogen.
Programmaufruf
Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Honorartabelle".
5.2.1 Honorarstufen anlegen
Vorgehensweise:
1. Legen Sie einen neuen Datensatz an. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Klicken Sie auf den Schalter
oder
Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs)
auf den Menüpunkt "Neue Honorarstufe".
Betätigen Sie die Taste
.
Bei aktueller Cursorposition auf der letzte Zeile wird durch
ebenfalls ein
neuer Datensatz angelegt.
2. Erfassen Sie den Namen der Honorarstufe. Wählen Sie den Namen so, dass Sie
beim Bearbeiten der Artikelstammdaten und Erfassen der Rechnungen die
Honorarstufe leicht identifizieren können.
3. Ergänzen Sie ggf. in den Spalten Minderwert, Brutto bzw. Interpolation weiter
Einstellungen
Minderwert
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Minderwert bei der Ermittlung der
Schadenhöhe berücksichtigt werden soll.
Brutto
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der Bruttowert der Schadenhöhe die Basis
für die Ermittlung des Grundhonorars und der Auslagen bilden soll.
Interpolation
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn das Grundhonorar und die Auslagen
interpoliert werden sollen. Die Interpolation erfolgt linear. Wird die Checkbox
nicht aktiviert, so werden die Beträge der nächsthöheren Schadenhöhe
übernommen.
4. Füllen Sie die Honorarstufe manuell oder mit Hilfe des Assistenten.
5.2.2 Honorarstufen mit Assistent ausfüllen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie im linken Teil auf den Schalter
oder alternativ im Kontextmenü
(rechte Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs) auf den Menüpunkt "Honorarstufe
ausfüllen (Assistent)".
2. Bestätigen Sie die Warnung, dass bereits vorhandene Honorareinträge in der
angegebenen Honorarstufe überschrieben werden können. Mit Klick auf "Nein"
brechen Sie den Vorgang ab.
3. Tragen Sie die Startwerte und Intervalle in die entsprechenden Felder im Assistenten
ein.
Schadenintervall
Startwert
Geben Sie hier den ersten Wert, der in die Spalte "Schaden bis"
eingetragen werden soll, an. Ist die Honorartabelle leer, wird das
entsprechende Feld in der Spalte "Schaden von" automatisch mit 0,00
belegt.
Endwert
Geben Sie hier den Endwert des Schadenintervalls an.
Intervall
Geben Sie hier die Schrittweite der Intervallschritte an.
Obere Intervallgrenze bis
Durch Ihre Auswahl bestimmen Sie, ob in die Spalte "Schaden bis"
ganzzahlige Beträge (*,00) oder um einen Cent geringere Beträge (*,99)
ausgewiesen werden. Die Beträge in der Spalte "Schaden von" werden
immer berechnet, so dass das Schadenintervall fortlaufend ausgefüllt wird.
Honorar / Auslagen
Startwert
Geben Sie hier den ersten Wert, der in die Spalten "Honorar" bzw.
"Auslagen" eingetragen werden soll, an. Wählen Sie den Startwert passend
zum Startwert des Schadenintervalls.
Intervall
Geben Sie hier die Schrittweite der Intervallschritte an.
4. Starten Sie den Assistenten erneut, um weitere Schadenbeträge in größeren
Intervallschritten anzugeben.
Achtung! Zum Fortsetzen der Honorartabelle sollte im Bereich Schadenintervall der neue
Startwert größer sein als der Endwert, der bisher bereits angelegt wurde. Treten
Überschneidungen auf, so werden diese Datensätze ohne Rückfrage überschrieben.
5.2.3 Honorarstufen manuell ausfüllen
Vorgehensweise:
1. Legen Sie durch Klick auf den Schalter
einen neuen Datensatz an.
Alternative Möglichkeiten:
Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs)
auf den Menüpunkt "Zeile einfügen".
Betätigen Sie die Taste
.
Bei aktueller Cursorposition auf der letzte Zeile wird durch
ebenfalls ein
neuer Datensatz angelegt.
2. Erfassen Sie in den Spalten "Schaden bis", "Grundhonorar" und "Auslagen" die
Beträge.
Die Spalte"Schaden von" beginnt im ersten Datensatz mit 0,00 und wird bei
nachfolgenden Datensätzen berechnet, so dass sich ein fortlaufender Bereich
"Schaden von ... bis" ergibt.
5.2.4 Honorarstufen kopieren
Vorgehensweise:
oder wählen Sie im Kontextmenü (rechte
Maustaste zum Aufruf des Kontextmenüs) auf den Menüpunkt "Honorarstufe
kopieren".
2. Geben Sie den Namen der neuen Honorarstufe an und bestätigen mit "OK".
Beim Kopieren von Honorarstufen werden sowohl die Einstellungen zur Stufe
(Minderwert, Brutto, Interpolation) als auch die Schadenintervalle mit Grundhonorar und
Auslagen kopiert.
5.2.5 Honorartabelle ändern
Zum Ändern einer bestehenden Honorartabelle haben Sie folgende Möglichkeiten:
Honorarstufenassistent
Tabellenbereich bearbeiten:
Zusätzliche Funktionen im Kontextmenü
Tabellenbereich bearbeiten
Vorgehensweise:
1. Markieren Sie den Bereich, der geändert werden soll.
2. Öffnen Sie mit Klick der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle der
Honorartabelle das Kontextmenü.
3. Wählen Sie den Menüpunkt "Tabellenbereich bearbeiten".
4. Im Dialog "Markierten Bereich bearbeiten" geben Sie an, ob das Honorar
und/oder die Auslagen geändert werden sollen. Erfassen Sie dazu:
im ersten Feld den Betrag
im zweiten Feld wählen Sie aus, ob der Betrag in EURO oder Prozent gilt
und
im dritten Feld wählen Sie, ob der in der vorhandenen Honorartabelle
angezeigte Wert um den erfassten Betrag erhöht oder verringert werden soll.
5. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Zusätzliche Funktionen im Kontextmenü
Spalte leeren
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte "Grundhonorar" oder
"Auslagen".
2. Wählen Sie den Menüpunkt "Spalte leeren".
3. Bestätigen Sie mit "Ja", um die angezeigte Spalte zu leeren. Mit "Nein" brechen
Sie den Vorgang ab.
Zeile einfügen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle innerhalb der
Honorartabelle.
2. Wählen Sie den Menüpunkt "Zeile einfügen".
3. Erfassen Sie manuell die Werte in den Spalten "Schaden bis", "Grundhonorar"
und "Auslagen".
Zeile löschen
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle innerhalb der
Honorartabelle.
2. Wählen Sie den Menüpunkt "Zeile löschen".
3. Bestätigen Sie mit "Ja", um die aktuelle Zeile zu löschen. Mit "Nein" brechen Sie
den Vorgang ab.
5.3
Textstammdaten
5.3.1 Textstammdaten verwalten
Das Programmmodul "Textstammdaten" dient zur Erstellung und Verwaltung von Text- und
Kombibausteinen.
Wissenswertes
Textbausteine sind Standardtexte, die in mehreren Programmteilen und
verschiedenen Aufträgen immer wieder genutzt werden können.
Kombibausteine sind Zusammenfassungen einzelner Textbausteine. Beim Einfügen
eines Kombibausteins ins Gutachten ersetzen die Einzelbausteine den
Kombibaustein.
Programmaufruf:
Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten".
Nach dem Aufruf sehen Sie eine Übersicht über alle im System gespeicherten Textbausteine
und Kombinationen:
Name Kurzbezeichnung des Bausteins.
Der Name kann max. 10 Zeichen (alphanumerisch) lang und muss stets eindeutig sein.
Art Kennzeichnung, ob der Text als Deckblatttext (D), Vortext (V) oder Nachtext (N)
verwendet wird.
Beschreibung Kurze Inhaltsangabe des Bausteins.
Bedingung Hier können Sie eine Bedingung einfügen. Der Textbaustein wird nur
aktiviert, wenn diese Bedingung erfüllt ist.
Unterhalb der Liste wird eine Vorschau des aktuellen Textbausteins angezeigt. Datenfelder
oder Formeln werden in der Vorschau durch das Zeichen "%" ersetzt.
5.3.2 Neue Textbausteine anlegen
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Textstammdaten".
Eine Übersicht aller Texte erscheint.
Textbaustein hinzufügen".
Anschließend wird die Textverarbeitung geöffnet und Sie können mit der Erfassung
beginnen.
3. Erfassen Sie den Text.
4. Zum Speichern und Schließen des Textes klicken Sie den Schalter
in der
rechten oberen Ecke an.
5. Erfassen Sie im Dialog Speichern"
- einen Namen (Pflichtangabe, 10-stellig, alphanumerisch)
- eine Beschreibung (optional)
- eine Kategorie (optional)
- die Art (optional, "D" - Deckblatttext, "V" Vortext, "N" Nachtext)
und bestätigen Sie mit Ja".
Anschließend erscheint die Übersicht erneut.
Bausteine, die fest in ein Profil eingebunden werden sollen, aber nur unter bestimmten
Voraussetzungen gedruckt werden dürfen, können mit einer "Bedingung" ergänzt werden. Als
Bedingungen lassen sich alle Formeln und Datenfelder verwenden.
5.3.3 Textbausteine bearbeiten
Vorgehensweise:
2. Suchen Sie den gewünschten Textbaustein.
3. Öffnen Sie den Baustein durch Anklicken des Schalters
Doppelklick auf den Textbaustein.
4. Ändern oder ergänzen Sie den Text.
5. Speichern und schließen Sie den Text durch Anklicken des Schalters
rechten oberen Ecke.
bzw. durch
in der
5.3.4 Kombibausteine erstellen
Vorgehensweise:
2. Markieren Sie die einzelnen Textbausteine mit <
+ Mausklick>.
Die Reihenfolge, in der die Bausteine markiert werden, bestimmt gleichzeitig
deren Reihenfolge beim Aufruf der Kombination!
3. Durch Anklicken des Schalters
öffnen Sie einen Benutzerdialog zum Eintragen
des Namens für die Kombination.
Als Beschreibung stehen alle gewählten Bausteine durch Kommata getrennt in
geschweiften Klammern.
Zur Steuerung einzelner Bausteine innerhalb der Kombination sind folgende Ergänzungen
möglich:
Ergänzung
""
Beispiel
{...,0011,...}
Beschreibung
Die Art des Bausteins wird aus den Stammdaten bzw.
wenn diese dort ebenfalls nicht angegeben ist, vom
zuvor eingefügten Baustein übernommen.
":" + Kennbuchstabe für {...,1000:D,...,00 Die Art wird entweder aus den einzelnen
Art (D, V, N)
01:V,...}
Textbausteinen übernommen bzw. mit Doppelpunkt
und Kennbuchstabe (D, V, N) hinter der
Bausteinnummer erfasst.
Bsp.: Der Textbaustein 1000 wird als Deckblatttext und
der Baustein 0001 als Vortext eingefügt.
";I"
{...,0500:N;I,...} Durch ";I" können Sie einzelne Textbausteine der
Kombination deaktivieren.
Bsp.: Der Textbaustein wird als Nachtext zum Vorgang
eingefügt. Das Häkchen für "Aktiv" wird nicht gesetzt,
kann aber vom Benutzer nachträglich eingetragen
werden.
":;I"
{...,0501:;I,...}
Wenn Sie keine Art angeben, müssen Sie den
Doppelpunkt und ";I" ergänzen, um den Textbaustein
zu deaktivieren.
Beim Schließen des Dialoges erfolgt keine Überprüfung Ihrer Angaben.
5.3.5 Textbausteine löschen
Vorgehensweise:
2. Eine Übersicht aller Texte erscheint.
3. Suchen Sie den gewünschten Textbaustein.
4. Löschen Sie den aktuellen Textbaustein durch Klick auf den Schalter
. Um
Versehentliches Löschen zu vermeiden, müssen Sie in einem Folgedialog das
Löschen nochmals mit "Ja" bestätigen bzw. mit "Nein" den Vorgang abbrechen.
5.4
Warengruppen und Artikel
Das Rechnungswesen in AudaFusion ist so aufgebaut, dass beim Erstellen der Rechnung
Artikel verwendet werden, die in den Stammdaten gespeichert sind. Sie werden dort in
Warengruppen gruppiert, die als Grundlage für die Erfassung von Rechnungen dienen. Über
die Warengruppen lassen sich Statistiken erstellen.
Vor der Erstellung der ersten Rechnung ist es notwendig Warengruppen und Artikel korrekt
einzurichten.
Programmaufruf
Wählen Sie in der Modulauswahl Stammdaten | Warengruppen / Artikel".
5.4.1 Warengruppen
Bei Installation des Programms sind bereits die wichtigsten Warengruppen angelegt.
Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf eine Warengruppe) können Sie die aktuelle
Warengruppe bearbeiten bzw. löschen oder auch eine neue Warengruppe anlegen.
5.4.2 Artikel
Ebenso wie die wichtigsten Warengruppen sind auch bereits Artikel eingerichtet und diesen
Warengruppen zugeordnet.
Artikel bearbeiten
1. Klicken Sie den gewünschten Artikel mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im
Kontextmenü Bearbeiten aus.
2. Anschließend wird der Artikeldialog geöffnet.
3. Im Reiter Artikel können Sie die Angaben zum Artikel, dessen Berechnungsart und
die darzustellenden Spalten kontrollieren und ggf. ändern.
Artikelnummer
Bei Standardartikeln wird die Artikelnummer immer aus der Nummer der
Warengruppe und einer fortlaufenden Artikelnummer gebildet. Die
Artikelnummer ist frei wählbar und kann beliebig geändert werden.
Einheit
Das Feld Einheit ist nur bei denjenigen Artikeln erforderlich, die mit Anzahl und
Einzelpreis ausgewiesen werden. Die Einheit bezieht sich dabei auf das Feld
Anzahl.
Kurzbezeichnung
Die Kurzbezeichnung wird beim Einfügen eines Artikels in eine Rechnung im
Auswahldialog angezeigt.
Bezeichnung
Die Bezeichnung wird als solche in der Rechnung gedruckt.
Beschreibung
Die Beschreibung kann ebenfalls in der Rechnung gedruckt werden. Hierzu ist
es erforderlich, dass unter Darzustellende Spalten das Feld Beschreibung
aktiviert wird.
Anzahl * Einzelpreis
Gibt die Berechnungsart des Artikels an. Der Gesamtpreis wird aus Anzahl *
Einzelpreis berechnet.
Berechnung aus Honorartabelle
Der Gesamtpreis wird gemäß Schadenhöhe aus der Honorartabelle ermittelt.
Pauschalpreis
Der Gesamtpreis wird als Pauschalbetrag vorgegeben. Dieser kann bereits im
Artikel gespeichert werden.
Darzustellende Spalten
Wählen Sie hier die Felder aus, die in der Rechnung gedruckt werden sollen.
Preise
Für Rechnungsartikel, die aus Anzahl und Einzelpreis berechnet werden, können Sie hier die
Einzelpreise eintragen.
Beachten Sie dabei, dass die Steuerung innerhalb der Rechnung über die Gebührenstufe
erfolgt, d. h. der Einzelpreis muss der gewählten Gebührenstufe entsprechen.
In der Honorartabelle sind die Einzeltabellen über das Feld "Stufe" nummeriert. Diese
Nummerierung finden Sie beim Erfassen der Einzelpreise wieder.
5.5
Ausstattungen
Als Hilfsmittel zur Erfassung der Fahrzeugausstattung können Sie unter Stammdaten
/Ausstattung Standard- und zusätzliche Ausstattung definieren. Die Erfassung erfolgt immer
mit Nummer und Text. Im Vorgang bei der Auswahl der Ausstattung kann direkt ausgewählt
oder die erfasst Nummer in den zugehörigen Text umgewandelt werden.
neuen Eintrag erfassen
bestehenden Eintrag löschen
Standardausstattung verschieben in zusätzliche Ausstattung
zusätzliche Ausstattung verschieben in Standardausstattung
6
System einrichten
6.1
Benutzerverwaltung
6.1.1 Benutzer einrichten
Wissenswertes:
Bei jedem Programmstart muss ein Anmeldename und das zugehörige Passwort
eingetragen werden. Durch diese Autorisierung ist es möglich, Daten vor
unerlaubtem Zugriff zu schützen und sämtliche Vorgänge zur Bedienung transparent
zu gestalten.
Um eine fehlerfreie Funktion des Systems zu gewährleisten, sind einige
Einstellungen im Dialog "Verwaltung | Benutzer/Rechte" vorzunehmen. Dieser Dialog
kann nur von dem Anwender aufgerufen werden, der das notwendige Recht besitzt.
Für den Erstzugang in das Programm AUDAFUSION ist der Anmeldename "SV"
ohne Passwort eingerichtet. Als einer der ersten Schritte ist zu empfehlen, ein
Passwort für diesen Anmeldenamen zu vergeben.
6.1.2 Neue Benutzer anlegen
Programmaufruf:
Menü ""Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwender".
Um einen neuen Benutzer anzulegen gehen Sie wie folgt vor:
Fügen Sie durch Klick auf den Schalter
einen neuen Datensatz in die
Anwendertabelle ein.
Ergänzen Sie nachfolgend folgende Angaben:
o Kürzel, Anmeldename, Name, Kennzeichnung Admin bzw. SV durch direktes
Eintragen in die Tabelle
o Büro durch Auswahl aus der hinterlegten Listbox
o sichtbare Büros durch Anklicken des Schalters "Büros" und Kennzeichnung der
sichtbaren Büros im Dialog "sichtbare Büros"
o Passwort durch Anklicken den Schalters "Passwort" und Erfassen des
Passwortes und der zugehörigen Bestätigung (nochmaliges Erfassen des
Passwortes)
o Gruppenzugehörigkeit durch Anklicken der Checkboxen der Gruppen
(Anwendergruppen zuordnen)
o Adresse durch Anklicken des Schalters "Adresse" und Auswahl einer
bestehenden Adresse aus der Adressliste
Achtung! Die Adresse muss zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt
werden. Wird eine zugewiesenen Adresse im Modul "Adressverwaltung"
geändert, wird diese Änderung automatisch zum Anwender übernommen.
Foto bzw. Unterschrift durch Einfügen
einer neuen bzw. Löschen
der
vorhandenen Grafik
Zum Speichern Ihrer Eintragungen
o wechseln Sie auf einen anderen Anwender, um weitere Änderungen
vorzunehmen oder
o bestätigen den Dialog mit "OK".
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Eintragungen und schließen den Dialog.
o
6.1.3 Benuzterdaten ändern
Programmaufruf:
Menü ""Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwender".
Nach der Auswahl eines Benutzers aus der Liste durch Anklicken können Sie dessen Daten
bzw. Rechte ändern.
Sie können folgende Felder bzw. Zuweisungen ändern:
Kürzel, Anmeldename, Name, Kennzeichnung Admin bzw. SV durch direktes
Eintragen in die Tabelle
Büro durch Auswahl aus der hinterlegten Listbox
sichtbare Büros durch Anklicken des Schalters "Büros" und Kennzeichnung der
sichtbaren Büros im Dialog "sichtbare Büros"
Passwort durch Anklicken den Schalters "Passwort" und Erfassen des Passwortes
und der zugehörigen Bestätigung (nochmaliges Erfassen des Passwortes)
Gruppenzugehörigkeit durch Anklicken der Checkboxen der Gruppen
(Anwendergruppen zuordnen)
Adresse durch Anklicken des Schalters "Adresse" und Auswahl einer bestehenden
Adresse aus der Adressliste
Achtung! Die Adresse muss zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt werden.
Wird eine zugewiesenen Adresse im Modul "Adressverwaltung" geändert, wird diese
Änderung automatisch zum Anwender übernommen.
Foto bzw. Unterschrift durch Einfügen
vorhandenen Grafik
einer neuen bzw. Löschen
der
Zum Speichern Ihrer Änderungen
wechseln Sie auf einen anderen Anwender, um weitere Änderungen vorzunehmen
oder
bestätigen den Dialog mit "OK".
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Änderungen und schließen den Dialog.
6.1.4 Anwendergruppen zuordnen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwender".
Auf der rechten Seite können Sie den Benutzer zu verschiedenen Anwendergruppen
zuordnen.
Es ist möglich, einem Anwender mehrere Gruppen zuzuordnen. Die Zugriffsrechte auf die
verschiedenen Module des Programms ergeben sich aus der Summe der Zugriffsrechte in
den einzelnen Gruppen. Somit ist es relativ einfach möglich, verschiedenen Benutzern
differenzierte Zugriffsrechte zu verleihen und die Rechte zentral in den Gruppen zu verwalten.
6.1.5 Passwortdialog
In der Titelleiste des Dialogs wird der Name des Anwenders angezeigt, für den das
Passwort geändert werden soll.
Das Passwort kann nur von Benutzern, die Administratorrechte besitzen, geändert
werden.
Erfassen Sie im Feld "Neues Passwort" das Passwort des Anwenders. Im Feld
"Bestätigung" ist dieses Passwort nochmals einzutragen.
Die Änderung des Passwortes kann erst dann abgeschlossen werden, wenn
beide Angaben "Neues Passwort" und "Bestätigung" übereinstimmen.
Dieses Passwort ist bei jeder Programmanmeldung sowie bei Nutzung der zu
AudaFusion bereitgestellten Tools erforderlich.
Bei der Programminstallation haben alle angelegten Anwender kein Passwort.
Ausnahme ist Anwender mit dem Kürzel "XX", dieser wurde für den Support durch
die Hotline angelegt.
6.2
Anwendergruppen
6.2.1 Anwendergruppen verwalten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Benutzer/Rechte | Anwendergruppen".
Über Anwendergruppen erfolgt die Verwaltung der Programmrechte. Standardgruppen sind
bereits bei der Programminstallation eingerichtet.
Es ist möglich einzelne Benutzer mehreren Gruppen zuzuordnen (siehe "Anwendergruppen
zuordnen"). Die Rechte im Programm ergeben sich immer als Summe der Berechtigungen
der Gruppen, denen der Benutzer zugewiesen wurde.
Gruppen
In der Tabelle "Gruppen" können Sie eine Anwendergruppe auswählen und bearbeiten, neue
Gruppen hinzufügen oder bestehende Gruppen löschen. Die Gruppen "DEFAULT" und
"MANAGER" können nicht entfernt werden.
Mitglieder
Im Bereich "Mitglieder" werden alle Benutzer, die zur aktuellen Gruppe gehören, angezeigt.
Die Zuordnung der Benutzer zu einer Gruppe erfolgt auf der Seite "Anwender".
Module
Hier sehen Sie alle Programmmodule. Das aktuell ausgewählte Modul ist farbig hinterlegt. Zu
diesem Modul werden in den Bereichen "Formulare" und "Befehle" die im Rechtesystem
eingebundenen Formulare und Befehle angezeigt.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung in diesem Modul zu arbeiten. Das
Modul wird für diese Benutzergruppe als nicht aktiv angezeigt.
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung in diesem Modul zu arbeiten.
Formulare
Sind innerhalb des gewählten Moduls einzelne Formulare verfügbar, können diese ebenfalls
für Benutzergruppen gesperrt oder aktiviert werden.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung dieses Formular zu öffnen.
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung dieses Formular zu öffnen.
Statistiken/Textbausteine
Zusätzlich zu den Formularen werden für das Modul "Statistik" die einzelnen Statistiken bzw.
für das Modul "Textstammdaten" die einzelnen Textbausteine aufgelistet.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung diese Statistik/Textbaustein zu
öffnen.
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung diese Statistik/Textbaustein zu öffnen.
Befehle
Über Befehle werden Funktionen, die innerhalb des Moduls zur Verfügung stehen,
aufgerufen. Sie können einzelne Funktionen sperren, obwohl das Modul selbst verfügbar ist.
= Die gewählte Gruppe hat keine Berechtigung diesen Befehl auszuführen
= Die gewählte Gruppe hat die Berechtigung diesen Befehl auszuführen
6.2.2 Anwendergruppen bearbeiten
Um die Rechte einzelner Gruppen zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie durch Anklicken eine Gruppe aus.
Daraufhin werden in den Bereichen "Modul", "Formulare", "Statistiken" bzw.
"Textbausteine" sowie "Befehle" die momentan vergeben Berechtigungen angezeigt.
Durch Anklicken den Checkboxen ( ,
) aktivieren bzw. deaktivieren Sie einzelne
Module, Formulare, Befehle.
Durch Klick mit der rechten Maustaste in einen Bereich können Sie im Kontextmenü
wählen, ob alle Einträge aktiviert oder deaktiviert werden sollen.
Zum Speichern Ihrer Änderungen
o wechseln Sie auf eine andere Gruppe, um weitere Änderungen vorzunehmen
oder
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Änderungen und schließen den Dialog.
6.2.3 Neue Anwendergruppen anlegen
Um eine neue Gruppe anzulegen und die Rechte zu vergeben, gehen Sie wie folgt vor:
Fügen Sie durch Klick auf den Schalter
einen neuen Datensatz für die Gruppe
ein.
Ergänzen Sie Kürzel und Name der Gruppe.
Durch Anklicken den Checkboxen ( ,
) aktivieren bzw. deaktivieren Sie einzelne
Module, Formulare, Befehle.
Durch Klick mit der rechten Maustaste in einen Bereich können Sie im Kontextmenü
wählen, ob alle Einträge aktiviert oder deaktiviert werden sollen.
Zum Speichern Ihrer Eintragungen
o wechseln Sie auf eine andere Gruppe, um weitere Änderungen vorzunehmen
oder
Mit "Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Eintragungen und schließen den Dialog.
6.3
Arbeitsplätze
Programmaufruf:
Menü ""Verwaltung | Benutzer/Rechte | Arbeitsplätze".
In diesem Dialog sehen Sie welcher Nutzer an welchem Arbeitsplatz momentan angemeldet
ist
Der aktuelle Benutzer wird fett angezeigt.
6.4
Firma und Büros
Aufträge werden immer bürobezogen verwaltet, d. h. jeder Auftrag ist einem Büro, dem
Auftragsbüro, zugeordnet. Über das Auftragsbüro können Sie folgende Einstellungen
individuell verwalten:
Programmeinstellungen, z. B. Zugangsdaten für Kalkulation, AudaNet und SSH-Net,
E-Mail-Einstellungen, Mahntabelle
Steuerung verschiedener Layouts für Ihre Gutachten
Statistiken
Über Firmen können die Büros noch einmal zusätzlich gruppiert werden. Die Zuordnung
einer Firma zum Auftrag erfolgt immer über das Auftragsbüro.
6.4.1 Firmen verwalten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Firma".
Eine Firma kennzeichnet die den Büros übergeordnete Verwaltungsebene. Mehrere Büros
können zu einer Firma zusammengefasst werden.
Das Anlegen von Firmen kann optional geschehen. Um Firmen anzulegen bzw. zu verwalten,
gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:
Firma neu anlegen
1. Um einen neuen Datensatz für eine Firma anzulegen, klicken Sie auf den Schalter
"Neu".
2. Erfassen Sie zunächst im Feld "Firma" eine Kurzbezeichnung.
Diese kann maximal 32 Zeichen lang sein, die Eingabe ist alphanumerisch.
3. Eine Adresse können Sie an dieser Stelle entweder
neu erfassen, indem Sie die Adressfelder ausfüllen und anschließend den
Schalter
anklicken oder
eine bestehende Adresse einfügen, indem Sie den Schalter
anklicken und
eine Adresse, die zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt wurde, aus der
Adressliste durch Doppelklick übernehmen.
Firma bearbeiten
1. Um eine bestehende Firma zu ändern, wählen Sie im Feld "Firma" die Firma aus, die
Sie ändern wollen.
2. Die Adresse können Sie an dieser Stelle entweder
neu erfassen, indem Sie die bestehende Adresse durch Klick auf den Schalter
löschen und die Adressfelder neu ausfüllen und anschließend den Schalter
anklicken oder
eine bestehende Adresse einfügen, indem Sie den Schalter
anklicken und
eine Adresse, die zuvor im Modul "Adressverwaltung" angelegt wurde, aus der
Adressliste durch Doppelklick übernehmen.
6.4.2 Büros verwalten
Wird zur Installation ein Benutzerprofil bereitgestellt, sind darin die Büroeinstellungen bereits
enthalten. Aus Sicherheitsgründen wird eine Kontrolle empfohlen.
Fehlen die Büroeinstellungen, sollten Sie diese ergänzen.
Die Angaben zum Büro inkl. der Bankverbindungen können in Dokumentvorlagen gedruckt
werden.
Büro neu anlegen
Diese Funktion können Sie über den Menüpunkt "Verwaltung | Büros | Allgemein" durch Klick
auf den Schalter "Neu" aufrufen.
Tragen Sie in den Dialog "Neues Büro anlegen" die neue Büronummer ein.
In den Büroerfassungsmasken müssen anschließend die für Ihr Büro zutreffenden Felder
ausgefüllt werden.
Bei Verwendung des Moduls "Zahlung / Mahnung" muss ebenfalls die Mahntabelle für
das neue Büro angelegt werden.
Büro kopieren
auf den Schalter "Kopieren" aufrufen.
Durch das Kopieren der Büroeinstellungen können Sie neue Büros ohne großen manuellen
Aufwand anlegen. Es werden die Einstellungen des Büros kopiert, welches gerade angezeigt
wird.
Tragen Sie in den Dialog "Büro kopieren" die neue Büronummer ein.
Es werden folgende zum Büro gehörende Einstellungen kopiert:
Strukturen für Auftrags-, Rechnungs- und Kalkulationsnummer inkl. der Einstellungen
zum automatischen Zurücksetzen der laufenden Nummern
Adressarten und Debitoren
Mahntabelle
Nach dem Kopieren müssen die Angaben zur Adresse eingetragen und bei Bedarf kopierte
Angaben geändert werden.
Büro löschen
auf den Schalter "Löschen" aufrufen.
Durch das Löschen der Büroeinstellungen können Sie neue Büros ohne großen manuellen
Aufwand anlegen. Es werden die Einstellungen des Büros kopiert, welches gerade angezeigt
wird.
Tragen Sie in den Dialog "Büro kopieren" die neue Büronummer ein.
Es werden folgende zum Büro gehörende Einstellungen gelöscht:
Strukturen für Auftrags-, Rechnungs- und Kalkulationsnummer inkl. der Einstellungen
zum automatischen Zurücksetzen der laufenden Nummern
Adressarten und Debitoren
Mahntabelle
6.4.3 Allgemeine Bürodaten definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Allgemein".
Auf dieser Seite erfassen Sie allgemeine Bürodaten. Dazu gehören folgende Angaben:
Standardbüro: Adressen, die direkt in Modul "Adressverwaltung" erfasst werden,
werden zum Standardbüro angelegt, d. h. Adressart und Debitorennummern
entsprechen den Einstellungen zum Standardbüro.
Das Standardbüro wird beim Anlegen neuer Aufträge als Vorgabewert angezeigt,
sofern
o dem aktiven Benutzer kein Büro zugewiesen wurde oder
o die Option "Eingabe des Büros erforderlich" nicht aktiviert wurde.
Abteilung: An dieser Stelle können Sie eine Abteilung eintragen. Diese Angabe dient
nur zu Dokumentationszwecken.
Firma: Sofern Firmen definiert wurden, wählen Sie hier die zugehörige Firma aus.
Handelsregister, Handelsregister-Nr., USt-Id-Nr.: Zur Dokumentation und zum
Ausdruck auf den Dokumentvorlagen können Sie diese Angaben erfassen.
Adresse: Die Büroadresse können Sie nach Anklicken des Schalter
aus der
Adressliste auswählen bzw. an dieser Stelle neu erfassen. Zum Speichern der
erfassten Daten klicken Sie auf den Schalter
.
6.4.4 Bankverbindungen definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Bankverbindungen".
Pro Büro können Sie bis zu drei Bankverbindungen erfassen. Füllen Sie dazu die Felder
entsprechend der Bezeichnungen aus.
Ihre Angaben werden beim Seitenwechsel oder Bestätigen des Dialogs mit "OK" automatisch
gespeichert.
6.4.5 Adressarten/Debitoren definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Adressarten/Debitoren".
Auf dieser Seite werden in einer Tabelle die verwendeten Adressarten definiert.
Über Adressarten werden in AudaFusion Adressen, sowohl Stammadressen als auch
Vorgangsadressen, gruppiert. Debitorennummern sowie Zahlungsziel und Mahncode werden
für die einzelnen Adressarten definiert und können beim Anlegen einer neuen Adresse und
Zuweisen einer Adressart automatisch in die Adresse übernommen werden.
Zähleranfang bzw. Zählerende bilden einen Nummernkreis für die Adressarten. Innerhalb
dieser Angaben erhält jede Adresse, die neu angelegt wird, einen eindeutigen Zähler zur
internen Verwaltung bzw. für ein Finanzbuchhaltungsprogramm. Beim Erfassen der
Nummernkreise ist darauf zu achten, dass diese sich nicht überschneiden.
Mahncode und Zahlungsziel können als Standardwerte vorgegeben werden. Beim Anlegen
neuer Adressen werden diese Werte der neuen Adresse automatisch zugeordnet. Im
Einzelfall können sie aber durch andere Werte ersetzt werden.
In der Spalte "Stamm" definieren Sie, welche Adressarten nach Neuerfassung im Vorgang
automatisch im Adressbuch gespeichert werden. Somit können die Adressstammdaten auf
wichtige Adressen, die in mehreren Vorgängen Verwendung finden, reduziert werden.
Adressen, die nicht als Stammadresse gekennzeichnet werden, z. B. von Privatpersonen
oder sonstigen Firmen usw., werden nur im Vorgang gespeichert.
In der Spalte "signieren" definieren Sie, welche Adressarten signierte Rechnungen erhalten
sollen. Diese Angabe ist nur in Zusammenhang mit dem Modul "Digitale Signatur" sinnvoll.
6.4.6 Aktenzeichenstrukturen
Auftragsnummer definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Auftrags-Nr.".
Die Auftragsnummer dient zur Kennzeichnung Ihrer Aufträge und sollte aus diesem Grund
eindeutig sein. Sie kann bis zu 20 Zeichen lang sein und besteht aus einzelnen Feldern.
Statistiken werden nicht auf Grundlage der Auftragsnummer erstellt.
Zur Definition der Auftragsnummernstruktur gehen Sie wie folgt vor:
1. Definieren Sie die Einstellungen zur laufenden Nummer.
2. In der Tabelle auf dieser Seite fügen Sie die Felder wie folgt ein:
Legen Sie einen neuen Datensatz durch Anklicken des Schalters
an.
Durch Klick in die erste Spalte "Feld" öffnen Sie eine Auswahlliste, die
alle zur Verfügung stehenden Felder anzeigt.
Wählen Sie durch Anklicken ein Feld (Übersicht der möglichen Felder)
aus. Die Spalten "Feldbezeichnung", "Typ" und "Länge" werden passend
zum gewählten Feld eingetragen.
Sie können bei Bedarf die Feldbezeichnung sowie die Länge des Feldes
ändern.
In der Spalte "Änderbar" legen Sie fest, ob dieses Feld im
Auftragsnummerndialog manuell geändert werden kann oder nicht.
Tragen Sie eine
o "1" ein, wenn manuelle Änderungen zulässig sind
o "0" ein, wenn manuelle Änderungen nicht zulässig sind
Sobald mindestens ein Feld als änderbar gekennzeichnet wurde, kann die
Auftragsnummer im Vorgang nicht automatisch vergeben werden. Zur
Vergabe der Auftragsnummer wird ein entsprechender Dialog geöffnet.
In der Spalte "Vorgabe" können Sie Vorbelegungen für einzelne Felder
bzw. das Separatorzeichen eintragen.
Rechnungsnummer definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Rechnungs-Nr.".
Die Rechnungsnummer dient zur Kennzeichnung Ihrer Rechnungen und sollte aus diesem
Grund eindeutig sein. Sie kann bis zu 20 Zeichen lang sein und besteht aus einzelnen
Feldern. Die Struktur der Rechnungsnummer kann unabhängig von der Auftragsnummer
definiert. Die Auftragsnummer kann jedoch auch Bestandteil der Rechnungsnummer sein.
Zur Definition der Rechnungsnummernstruktur gehen Sie wie folgt vor:
an.
Durch Klick in die erste Spalte "Feld" öffnen Sie eine Auswahlliste, die alle zur
Verfügung stehenden Felder anzeigt.
Wählen Sie durch Anklicken ein Feld aus. Die Spalten "Feldbezeichnung", "Typ"
und "Länge" werden automatisch passend zum gewählten Feld eingetragen.
Sie können bei Bedarf die Feldbezeichnung sowie die Länge des Feldes ändern.
Manuell änderbare Felder sind für Rechnungsnummern nicht zulässig.
Kalkulationsnummer definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Büro" Seite "Kalkulations-Nr.".
Die Kalkulationsnummer wird nur für die Zuordnungen der Kalkulationen verwendet. Sie
muss eindeutig und maximal 10-stellig sein.
Zur Definition der Auftragsnummernstruktur gehen Sie wie folgt vor:
an.
Durch Klick in die erste Spalte "Feld" öffnen Sie eine Auswahlliste, die
alle zur Verfügung stehenden Felder anzeigt.
Wählen Sie durch Anklicken ein Feld (Übersicht der möglichen Felder)
aus. Die Spalten "Feldbezeichnung", "Typ" und "Länge" werden passend
zum gewählten Feld eingetragen.
Sie können bei Bedarf die Feldbezeichnung sowie die Länge des Feldes
ändern.
Sind die ersten 10 Zeichen der Auftragsnummer eindeutig, so kann das Feld AU.AUNR
verwendet werden, indem dessen Länge auf 10 Stellen eingeschränkt wird.
Nummernbereiche verwalten
Die Nummernbereiche für die fortlaufenden Auftrags- bzw. Rechnungsnummern dienen zur
eindeutigen Kennzeichnung Ihrer Aufträge und Rechnungen. Sie können wie folgt verwaltet
werden:
Auf der Seite "Auftrags-Nr." treffen Sie Festlegungen für die laufende Auftragsnummer und
analog dazu auf der Seite "Rechnungs-Nr." für die laufende Rechnungsnummer.
laufende Nummer automatisch zurücksetzen: Sie können festlegen,
in welchem Zeitraum die Nummern zurückgesetzt werden sollen ("täglich",
"monatlich", "jährlich") oder
dass die Nummern nicht zurückgesetzt werden ("nicht aktiv").
Startwert, Bereichsende: Beide Werte grenzen den zulässigen Bereich für die laufenden
Nummern ein und sollten direkt nach der Installation definiert werden.
nächster Wert: Dieser Wert zeigt die laufende Nummer, die beim nächsten Auftrag bzw. der
nächsten Rechnung verwendet wird, an.
Jetzt zurücksetzen: Unabhängig von den Einstellungen unter "laufende Nummer
automatisch zurücksetzen" können Sie durch Anklicken dieses Schalters die laufende
Nummer auf den Startwert zurücksetzen.
6.5
Logfile
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Logfile".
Im Logfile werden alle wichtigen Programmereignisse protokolliert. Dieses Protokoll kann zur
Fehleranalyse genutzt werden, es können aber auch alle wichtigen Benutzeraktionen
nachvollzogen werden.
Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Tabellengitter und Auswahl des Menüpunktes
"Eigenschaften" können Sie die Grundeinstellungen vornehmen.
Eigenschaften von Logfile
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Logfile"
Kontextmenü "Eigenschaften".
Da gerade im Netzbetrieb eine Vielzahl von Einträgen anfallen, können Sie die Maximalzahl
der Einträge einstellen sowie abgeben, wie viele Einträge der Liste bei Erreichen der
Maximalanzahl gelöscht werden. Stellen Sie diese Werte so ein, dass bei normalem
Bürobetrieb die Operationen über eine ausreichende Zeitspanne nachvollziehbar sind.
6.6
Optionen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen".
Im Dialog "Programmeinstellungen" erfolgt die Konfiguration der einzelnen Programmmodule.
Im linken Teil des Dialogfensters werden Ihnen alle in Ihrer Lizenz frei geschalteten Module
angezeigt. Durch Öffnen der Modulgruppen und Anklicken eines Moduls können Sie im
rechten Teil die zugehörigen Einstellungen definieren.
Die Module sind wie folgt zu Gruppen zusammengefasst:
1. Programm
Allgemeine Einstellungen
Kalender
2. Auftragsbearbeitung
Textverarbeitung
Adressbuch
E-Mail-Versand
Rechnungsprüfung
3. Dateim-, -export
Büroaustausch
Datenim-, -export
4. Debitoren
Zahlungen, Mahnung
Statistik
Digitale Signatur
EGUB-Import
5. Kalkulation, Bewertung
AudaPad-Import
Audatex Kalkulation/Bewertung
NAK
6. Restwertbörsen
AUTOonline
car.casion
car.tv
RW regional
WOM
7. Schadennetze
AudaNet
NAK-Net
SSH-Net
6.6.1 Konfiguration individueller Einstellungen
In verschiedenen Modulen können Optionen individuell eingestellt werden.
Individuelle Einstellungen können vorgenommen werden für:
Anwender
Anwenderabhängige Einstellungen sind immer direkt mit den Anmeldenamen des
Nutzers verknüpft und gelten für alle Büros und an allen Arbeitsplätzen.
Arbeitsplätze
Arbeitsplatzabhängige Einstellungen berücksichtigen die am jeweiligen Arbeitsplatz
vorhandene Hardware (z. B. Drucker, Scanner) bzw. installierte Software (z. B.
Outlook).
Büros
Büroabhängige Einstellungen (z. B. Zugangsdaten für Restwertbörsen) gelten für
alle Nutzer und an allen Arbeitsplätzen.
Standard
Der Standardeintrag gilt immer, wenn keine individuelle Konfiguration erfolgt. Legen Sie
deshalb den Standardeintrag allgemeingültig an.
Individuelle Konfiguration
1. Legen Sie einen neuen Datensatz durch Klick auf den Schalter
an.
Beim Anlegen des neuen Datensatzes wird automatisch ein Dialog "Auswahl
Anwender",
"Auswahl
Arbeitsplatz",
Auswahl
Büro"
bzw.
"Auswahl
Anwender/Arbeitsplatz" geöffnet.
2. Wählen Sie in diesem Dialog den gewünschten Eintrag durch Anklicken aus.
3. Ergänzen Sie die Einstellungen.
4. Bestehende Einträge können Sie durch Klick auf den Schalter
löschen.
6.6.2 Programm
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen".
Hier können Sie durch Anklicken der einzelnen Seiten folgende Einstellungen definieren:
Allgemein - allgemeine Einstellungen für die Darstellung und Handhabung des
Programms sowie zum Kopieren von Fotos
Aktuell - Konfiguration der Übersicht über offene Vorgänge
E-Mail - Konfiguration der E-Mail-Einstellungen
PDF-Einstellungen
Interbase - Konfiguration zur Vorbereitung der Datensicherung
Kommunikations-Einstellungen - Einstellungen zur Kommunikation mit Internet
Autostart - Definition der Module, die automatisch beim Programmstart gestartet
werden
Schnellstart - Konfiguration der Schnellstartleiste
Allgemein
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Allgemein".
Auf dieser Seite werden allgemeine Einstellungen für die Darstellung und Handhabung des
Programms sowie zum Kopieren von Fotos definiert.
Darstellung
Masken auf Bildschirmgröße skalieren Alle Erfassungsmasken werden auf
Bildschirmgröße angepasst.
Schriften auf Bildschirmgröße skalieren Die Schriften (Feldbeschreibungen, Tabellen
usw.) werden der Bildschirmgröße angepasst.
Terminal-Server: Anmeldedialog erzwingen Bei Terminal-Servern wird bei aktiver
Option der AudaFusion-Anmeldedialog erzwungen.
Wurde die Option nicht aktiviert, werden Benutzername und Passwort, die für die
Anmeldung am Terminal-Server genutzt werden, gleichzeitig für die Anmeldung an
AudaFusion verwendet.
Große Symbole verwenden Bei aktiver Option werden alle Schalter vergrößert
angezeigt.
Pen-Funktionen aktivieren Bei Verwendung von Tablet-PCs wird mit dieser Option
die Pen-Funktionalität aktiviert. AudaFusion kann mit Stift (Pen) bedient werden.
Tool-Tips oben links Die Tool-Tips werden standardmäßig rechts unten angezeigt,
wenn Sie den Mauszeiger auf einen Schalter positionieren. Bei aktiver Option erfolgt
die Anzeige oben links.
Maus-Scrollrad in Comboboxen deaktivieren Bei aktiver Option kann mit der Maus
nicht in Comboboxen gescrollt werden.
Kopieren von Fotos
Diese Option kann nutzer- und arbeitsplatzabhängig definiert werden.
Fotos automatisch kopieren Bei aktiver Option werden aus dem angegebenen
Überwachungspfad die Fotos in den angegebenen Zeitintervallen in den Zielordner
kopiert.
Überwachungspfad Im Überwachungspfad gespeicherte Fotos werden in den
Zielpfad kopiert.
Zielpfad Der Zielpfad enthält die kopierten Fotos. Er kann als Fotopfad ins Modul
"Auftragsbearbeitung" eingetragen werden.
Start-, Endzeit Mit Start- und Endzeit können Sie bis zu vier Zeitintervalle vorgeben.
Innerhalb dieser Intervalle werden die Fotos kopiert.
Aktuell
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Aktuell".
Auf dieser Seite erfolgt die Konfiguration der Übersicht über offene Vorgänge.
Die Konfiguration erfolgt nutzerabhängig.
Anzeige der offenen Vorgänge für
alle Bei aktiver Option werden alle offenen Vorgänge angezeigt. Die Gruppierung
erfolgt nach
- Vorgangs- bzw. Rechnungsdatum (gemäß Auswahl) und
- Sachverständigen
Erfasser Bei aktiver Option werden alle offenen Vorgänge angezeigt, die vom
aktuellen Benutzer erfasst wurden.
aktueller Benutzer = Erfasser
Sachverständiger Bei aktiver Option werden alle offenen Vorgänge angezeigt, bei
denen der aktuelle Benutzer als Sachverständiger eingetragen wurde
aktueller Benutzer = Sachverständiger
Sortierung / Gruppierung
Vorgangsdatum Die Gruppierung der offenen Vorgänge erfolgt nach Vorgangsdatum.
Besichtigungsdatum Die
Besichtigungsdatum.
Gruppierung
der
offenen
Vorgänge
erfolgt
nach
Rechnungsstatus anzeigen Abhängig vom Buchungsstatus wird angezeigt:
- "keine Rechnung" - Rechnung noch nicht gebucht
- Rechnungsnummer - Rechnung wurde gebucht
offene GDV-Aufträge anzeigen Die Anzahl der Aufträge, die über Schadennetze
empfangen wurden, wird zusätzlich angezeigt. Die Anzeige erfolgt separat nach
Schadennetzen.
Neuigkeiten von Webseite anzeigen Bei aktiver Option wird ein kurzer Newsletter
angezeigt.
Anzeige offenen Vorgänge der letzten ... Tage Die Anzeige der offenen Vorgänge
kann eingeschränkt werden, so dass nur die letzten ... Tage angezeigt werden.
Vorgangssperre automatisch setzen Die Übersicht der offenen Vorgänge zeigt alle
Vorgänge, die nicht gesperrt wurden.
Durch Klick auf den Schalter "Vorgangssperre automatisch setzen" werden alle
Vorgänge, die eine gebuchte Rechnung aufweisen automatisch gesperrt.
E-Mail
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | E-Mail".
Konten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | E-Mail | Konten".
Auf dieser Seite erfolgt die Konfiguration der E-Mail-Konten.
Sie können arbeitsplatzabhängig das E-Mail-Programm auswählen.
direkt (SMTP) Das Konto muss in AudaFusion konfiguriert werden, siehe nachfolgend
beschriebene Arbeitsschritte.
Outlook Der Versand erfolgt über das Standard-E-Mail-Konto von Outlook. Am
betreffenden Arbeitsplatz muss Outlook installiert sein.
Standard-E-Mail-Programm (MAPI) Der Versand erfolgt über ein MAPIStandardprogramm. Dieses muss am betreffenden Arbeitsplatz installiert sein.
Konten konfigurieren:
1. Wählen Sie aus, ob die E-Mail-Konten büro- oder nutzerabhängig konfiguriert werden
sollen. Entsprechend Ihrer Kennzeichnung "Büro" oder "Anwender" gelten die E-MailEinstellungen für die angegebenen Büros bzw. Anwender. Der Standardeintrag gilt
für alle Büros oder Anwender, denen keine individuellen Einstellungen zugewiesen
wurden.
2. Ergänzen Sie die Angaben in den folgenden Feldern:
Eigene E-Mail-Adresse Trgaen Sie hier Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein.
Hostname Geben Sie hier den Hostnamen Ihres E-Mial-Providers an.
Pop3-Check / Smtp-Auth. Aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung oder
POP3-Check gemäß Provider durch Doppelklick auf die Checkbox.
Timeout Tragen Sie hier die Zeit in Sekunden ein, die zum Herstellen einer
Verbindung zum Provider benötigt werden kann. Konnte innerhalb dieser Zeit
keine Verbindung hergestellt werden, wird der Versuch mit einer
entsprechenden Meldung abgebrochen.
Nutzername Tragen Sie hier Ihren Nutzernamen ein. Das zugehörige Passwort
erfassen Sie nach Klick auf "Passwort ändern".
3. Wiederholen Sie die Einstellungen für weitere Büros oder Anwender.
Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | E-Mail |
Einstellungen".
Auf dieser Seite erfolgt die Einstellungen zum Erzeugen der Mails.
Export-Variante Dokumente, die als Anlage an die E-Mail angefügt werden, werden
automatisch im PDF-Format erzeugt, wenn ein PDF-Drucker verfügbar ist (siehe PDFEinstellungen).
automatisch RTF-Dokumente erzeugen, wenn kein PDF-Drucker verfügbar ist Bei
aktiver Option werden, wenn kein PDF-Drucker verfügbar ist, RTF-Dokumente erzeugt.
Wird die Option nicht aktiviert, wird der E-Mail-Versand abgebrochen, wenn kein PDFDrucker vorhanden ist.
Kopf-/Fußzeilen von Seite Da bei Kopf- und Fußzeilen in RTF-Dokumenten
keine Unterscheidung zwischen Deckblatt und Folgeseiten erfolgt, geben Sie
hier bitte an, von welcher Seite Kopf- und Fußzeilen verwendet werden sollen.
WinWord-Felder erzeigen (Seite, Seitenanzahl) Bei aktiver Optoin werden die
Felder "Seite" bzw. "Seitenanzahl" durch WinWord-Felder ersetzt.
PDF-Dokumente nach Versand unter "zusätzliche Dokumente" speichern Bei aktiver
Option werden die erzeugten PDF-Dokumente im Vorgang unter "zusätzliche
Dokumente" gespeichert.
Bildung der Dateinamen für die zu erzeugenden RTF-/PDF-E-Mail-Anlagen Geben Sie an,
wie die Dateinamen der E-Mail-Anhänge erzeugt werden sollen. Beispiele für die Dateinamen
werden angezeigt.
Drucken per E-Mail
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Drucken per E-Mail".
Sollten bei Terminalserverbetrieb keine Drucker verfügbar sein, kann der Druckauftrag per EMail versendet werden. Die erforderliche Konfiguration erfolgt auf dieser Seite.
Versandeinstellungen
Die Versandeinstellungen sind nutzerabhängig.
Direkt per Mail drucken Aktivieren Sie diese Option durch Doppleklick auf die
Checkbox, wenn der Druckauftrag per Mail versendet werden soll.
E-Mail-Adresse des Empfängers Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die der
Druckauftrag gesendet werden soll.
Thema Hinterlegen Sie hier den Betreff der E-Mail, die den Druckauftrag enthält.
PDF-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | PDF-Einstellungen".
Die PDF-Einstellungen werden wie folgt unterteilt:
Allgemein
Auswahl der PDF-Druckers, Qualität, Komprimierung
Schrifteneinbettung
Sicherheit (Verschlüsselung)
Allgemein
Auf dieser Seite erfolgt die nutzerabhängige Konfiguration der PDF-Einstellungen.
PDFWriter
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie den installierten PDF-Drucker aus.
Quality
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie die Qualität (Auflösung) aus.
Komprimierung Farbe
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie die Komprimierung der Farbbilder aus.
Komprimierung Mono
Klicken Sie in die Spalte und wählen Sie die Komprimierung der Schwarz/weiß-Bilder aus.
Schrifteneinbettung
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | PDF-Einstellungen"
Seite "Schrifteneinbettung".
Auf dieser Seite erfolgt die Auswahl der Schriftarten, die in die PDF-Datei eingebettet werden
sollen.
Durch Klick in das zur Schriftart gehörende Kästchen können Sie Markierungen setzen.
Sicherheit
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | PDF-Einstellungen"
Seite "Sicherheit".
Auf dieser Seite geben Sie an, ob PDF-Dateien verschlüsselt werden sollen.
Durch die PDF-Verschlüsselung werden folgende Optionen automatisch gesetzt:
PDF-Dokument wird für Änderungen gesperrt
Hinzufügen von Anmerkungen ist gesperrt
Druck des Dokuments ist erlaubt
Die PDF-Verschlüsselung erfolgt nur beim Versand via E-Mail oder Schadennetz. Beim
Erzeugen von PDF-Dateien durch Auswahl der PDF-Druckers im normalen Druckmenü
erfolgt keine Verschlüsselung.
Die PDF-Verschlüsselung kann nutzerabhängig aktiviert werden.
Verschlüsselung verwendet
Mit Doppelklick auf die Checkbox aktivieren Sie die Option.
Text/Grafik kopieren erlaubt
Aktivieren Sie diese Option durch Doppelklick auf die Checkbox, wenn dem Empfänger des
PDF-Dokuments das Kopieren von Text bzw. Grafiken gestattet werden soll.
Interbase
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Interbase".
Zur Vorbereitung der Datensicherung können Sie beim Beenden des Programm am letzten
Arbeitsplatz Backup-Dateien der Datenbank erstellen lassen. Die hierfür erforderlichen
Einstellungen können Sie auf dieser Seite festlegen.
Vorbereitung zur Sicherung der Datenbank durchführen Bei aktiver Option erhält der
Benutzer beim Beenden des Programms am letzten Arbeitsplatz eine Meldung, dass
noch kein Backup erfolgt ist. Wird diese Meldung mit "Ja" bestätigt, wird ein Backup
erzeugt. Mit "Nein" wird das Programm beendet und kein Backup erzeugt.
Während dieses Vorgangs darf sich niemand im Programm anmelden Diese Option
wird automatisch aktiviert, wenn die vorhergehende Option "Vorbereitung zur
Sicherung der Datenbank durchführen" aktiviert wurde.
Nach Beendigung der Sicherungsvorbereitung Rechnung herunterfahren Da das
Erzeugen der Backup-Dateien einige Zeit in Anspruch nehmen kann, können Sie
diese Option aktivieren, so dass der Rechner nach Beendigung des Backups
automatisch herunter gefahren wird.
Die hier konfigurierte Vorbereitung zur Datensicherung ersetzt auf keinen Fall die
Sicherung des Programms und der Datenbank auf einen externen Datenträger. Es erstellt
von der Datenbank ein Offline-Backup, welches mit jeder Sicherungssoftware auf einen
externen Datenträger gesichert werden kann.
Die erstellten Backup-Dateien (*.GBK) werden nach Beendigung des Backup-Vorgangs
von keiner anderen Anwendung mehr verwendet. Die Datenbankdateien (*.GDB) sind
immer in Gebrauch, so dass zur Sicherung dieser Dateien eine spezielle
Sicherungssoftware mit Open-Files-Backup-Agent erforderlich wäre.
Kommunikationseinstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen
Kommunikationseinstellungen".
|
Programm
|
Allgemeine
Einstellungen
|
Die Kommunikationseinstellungen sind erforderlich, wenn für die Kommunikation mit dem
Internet (z. B. Restwertanfragen, Schadennetz-Versand) ein ProxyServer verwendet werden
soll.
Proxy-Einstellungen
ProxyServer verwenden Aktivieren Sie diese Option, wenn ein ProxyServer
verwendet werden soll.
ProxyServer Tragen Sie hier den Namen des ProxyServers oder dessen IP-Adresse
ein.
Port Tragen Sie hier den Port ein, über den die Internetverbindung hergestellt wird.
Nutzername Wenn die Proxy-Authentifizierung nicht automatisch erfolgt, tragen Sie
hier Ihren Nutzernamen ein.
Passwort Wenn die Proxy-Authentifizierung nicht automatisch erfolgt, tragen Sie hier
Ihr Passwort ein.
Http-Einstellungen
Sende-TimeOut Stellen Sie hier das TimeOut für Http-Rückmeldungen ein (z. B.
Rückmeldungen der Restwertbörsen-Server).
Autostart
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Autostart".
Auf dieser Seite legen Sie die Module fest, die beim Programmstart automatisch gestartet
werden.
Die Einstellungen können individuell für jeden Nutzer vorgenommen werden.
Es können maximal fünf Module im Autostart aktiviert werden.
Aktivieren Sie die Module durch Klick auf die Checkbox des Moduls.
Schnellstart
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Allgemeine Einstellungen | Schnellstart".
Auf dieser Seite legen Sie die Module fest, die als Schalter in der Schnellstartleiste angezeigt
werden.
Die Einstellungen können individuell für jeden Nutzer vorgenommen werden.
Übernehmen Sie häufig verwendete Module in den Schnellstart. Module, die nur
selten benötigt werden, können jederzeit über "Module" gestartet werden.
Aktivieren Sie die Module durch Klick auf die Checkbox des Moduls.
Kalender
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Programm | Kalender".
Auf dieser Seite erfolgt die Konfiguration des Kalenders.
Auftragsprofil Sie können innerhalb eines Termins einen Auftrag anlegen und diesen mit dem
Termin verknüpfen. Ist hier kein Profil angegeben, wird beim Speichern des Termins der
Profildialog zur Auswahl des Auftragsprofils geöffnet. Wenn Sie hier ein Profil vorgeben,
werden alle im Termin angelegten Aufträge mit diesem Profil angelegt.
Büro-Nr. Tragen Sie nur dann eine Büronummer ein, wenn alle Aufträge, die innerhalb eines
Termins angelegt werden, mit dieser Büronummer angelegt werden sollen. Wird hier keine
Büronummer angegeben, werden neue Aufträge mit dem Bearbeiter- oder Standardbüro
angelegt.
Kategorie
Sie können jeder Kategorie eine Farbe zuordnen. Alle Termine werden bei Zuordnung der
Kategorie in der jeweiligen Farbe angezeigt.
Vorgehensweise:
1. Legen Sie mit
2. Tragen Sie den Namen der Kategorie ein. Die Namen können beliebig gewählt
werden.
3. Im Feld "Farbe" wird bereits eine Farbe angezeigt. Um diese zu ändern, klicken Sie in
das zugehörige Feld "Farbe".
4. Im Dialog "Farbe" können Sie aus den Grundfarben auswählen bzw. nach Klick auf
den Schalter "Farben definieren" eigene Farben festlegen.
5. Speichern Sie die Einstellungen durch einen Zeilenwechsel.
6.6.3 Auftragsbearbeitung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen".
Allgemein - allgemeinen Einstellungen zur Auftragsbearbeitung
Toolbar - Konfiguration der Toolbar
Fotos - allgemeinen Einstellungen zur Behandlung der Fotos
Rechnung - Rechnungseinstellungen
Kommunikationsmanager - Konfiguration der Kommunikationseinstellungen
Dokumentvorlagen/Vorgangsarten - Ansteuerung der Dokumentvorlagen in
Abhängigkeit der Vorgangsart
Allgemein
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" - Seite
"Allgemein".
Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Einstellungen zur Auftragsbearbeitung definiert.
Protokoll
"Wichtige Ereignisse protokollieren"
Folgende Vorgangsereignisse werden im
Ereignisprotokoll protokolliert:
Kalkulation; Druck von Gutachten, Anschreiben, Rechnung; E-Mail Versand; Storno
von Rechnungen; Export von Aufträgen; Löschen von Vorgängen, Rechnungen;
Übergabe der Rechnung an eine Finanzbuchhaltung
Um die Abläufe zum Vorgang nachvollziehbar zu protokollieren, wird empfohlen diese
Funktion zu aktivieren.
"Ereignisse mit Uhrzeit protokollieren" Diese Option kann nur dann aktiviert werden,
wenn zuvor die Option "wichtige Ereignisse protokollieren" aktiviert wurde. Zu den
Ereignissen wird zusätzlich die Uhrzeit im Protokoll gespeichert.
Bearbeitung VND-Texte
"Abfrage vorm Speichern" Beim Bearbeiten der Vor-, Nach- bzw. Deckblatttexte wird
durch Aktivieren dieser Option eine Abfrage, ob gespeichert werden soll, erzwungen.
Wird diese Option nicht aktiviert werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert.
Aufträge anlegen
"Eingabe des Büros erforderlich" Diese Option sollte immer dann aktiviert werden,
wenn mehrere Büros in AudaFusion verwaltet werden. Es wird dadurch beim Anlegen
neuer Aufträge die bewusste Auswahl des Auftragsbüros erzwungen.
Bei inaktiver Funktion wird das Standardbüro beim Anlegen neuer Aufträge
vorgeschlagen. Wurde dem Benutzer ein Büro zugewiesen, wird diese anstelle des
Standardbüros angezeigt.
"SV mit Anmeldenamen vorausfüllen" Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass der
aktuelle Anwender beim Anlegen neuer Aufträge automatisch in das Feld
"Sachverständiger" übernommen wird. Voraussetzung ist, dass der aktuelle
Anwender in der Benutzerverwaltung als Sachverständiger angelegt wurde.
"Auftragsnummer sofort nach Anlegen des Auftrags vergeben" Das Aktivieren dieser
Option bewirkt, dass nach Anlegen eines neuen Auftrags die Auftragsnummer sofort
vergeben wird. D. h., wenn keine manuellen Eintragungen für die Auftragsnummer
erforderlich sind, wird diese sofort eingetragen, andernfalls wird der Dialog zur
Vergabe der Auftragsnummer geöffnet.
"Besichtigungsdatum mit aktuellem Datum vorbelegen" Bei aktiver Option wird beim
Anlegen des neuen Auftrags das Besichtigungsdatum mit dem aktuellen Datum
vorbelegt.
Aktive Seiten
"Auftrag" Wählen Sie hier durch Anklicken der gewünschten Seite die aktive Seite,
die Ihnen nach dem Öffnen der Notizen angezeigt werden soll.
Die Einstellung erfolgt anwenderbezogen, d. h. für jeden Anwender kann die Vorgabe
individuell erfolgen. Die Standardeinstellung findet für alle Anwender, die keine
individuelle Vorgabe haben, Anwendung.
"Beteiligte" Wählen Sie hier durch Anklicken der gewünschten Seite die aktive Seite,
die Ihnen nach dem Öffnen der Beteiligtenmaske angezeigt werden soll.
Die Einstellung erfolgt anwenderbezogen, d. h. für jeden Anwender kann die Vorgabe
individuell erfolgen. Die Standardeinstellung findet für alle Anwender, die keine
individuelle Vorgabe haben, Anwendung.
Automatische Feldzuweisungen
"Dokumentdatum mit Tagesdatum vorbelegen" Bei aktiver Option wird das
Dokumentdatum beim Anlegen des Auftrags mit dem aktuellen Tagesdatum
vorbelegt. Beachten Sie dabei, dass die Bearbeitung von Gutachten auch mehrere
Tage in Anspruch nehmen kann und dann evtl. das Dokumentdatum nochmals
manuell angepasst werden muss.
Erfolgt keine Vorbelegung des Dokumentdatums werden Sie vor dem Druck auf die
fehlende Eingabe hingewiesen und können das Datum eintragen.
"Dokumentdatum nach erfolgter Kalkulation ändern" Bei aktiver Option wird das
Dokumentdatum nach der Kalkulation mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
Erfolgt keine Vorbelegung des Dokumentdatums werden Sie vor dem Druck auf die
fehlende Eingabe hingewiesen und können das Datum eintragen.
Kennzeichenprüfung
"Fzg-Ident-Nr. - Anzahl zu prüfende Zeichen (von rechts)" Die letzten Zeichen der
Fahrzeug-Ident-Nummer werden geprüft. Sie können Werte zwischen 6 und 17
eintragen.
Pfadeinstellungen Import beliebiger Dokumente
"Importpfad" An dieser Stelle können Sie den Standardpfad für den Import
zusätzlicher Dokumente festlegen.
Beim Einfügen solcher Dokumente in den Vorgang wird dieser Pfad im Dateidialog
bereits geöffnet.
Dokumentvorlagen und Vorgangsarten
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen |
Dokumentvorlagen/Vorgangsarten".
Hier können Sie Dokumentvorlagen für den Druck der Gutachten den Vorgangsarten
zuordnen. Damit stellen Sie sicher, dass auch beim Wechsel auf eine andere Vorgangsart die
richtige Dokumentvorlage gezogen wird.
Vorgehensweise:
1. Legen Sie durch Klick auf
2. Klicken Sie anschließend mit der linken Maustaste in das leere Feld Vorgangsart ,
öffnen die Liste und wählen eine Vorgangsart aus.
3. Zur Auswahl der Dokumentvorlage verfahren Sie ebenso: Klick in das leere Feld
"Dokument", Liste öffnen und Vorlage auswählen.
4. Im Feld "Ausdruck" erfassen Sie den Text, der in der Dokumentvorlage als
Vorgangsart ausgewiesen werden soll.
5. Zum Speichern wechseln Sie die Zeile und schließen den Dialog.
Fotos
Programmaufruf:
"Fotos".
Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Einstellungen zur Behandlung der Fotos definiert.
Bilder in der Datenbank
Parameter
o Breite Vorschaufotos werden auf die hier vorgegebene Breite in Pixeln skaliert.
Das Verhältnis von Breite zu Höhe des Bildes wird beibehalten.
o Kompression Geben Sie hier im Wertebereich zwischen 2 und 255 an, wie stark
die Vorschaufotos komprimiert werden sollen.
Der Vorgabewert 32 erwies sich bei Tests als Optimum.
o Dateinamen speichern Wird dieser Parameter aktiviert, werden alle Bilder unter
dem ursprünglichen Dateinamen gespeichert. Andernfalls wird der Dateinamen
neu gebildet.
Datenreduzierung
o Vorschaufotos löschen Da Vorschaufotos in der Datenbank gespeichert werden,
können Sie durch Löschen dieser die Größe Ihrer Datenbank reduzieren.
Im Dialog "Vorschaufotos löschen" können Sie einen Datumsbereich vorgeben,
wobei in allen in diesem Bereich liegenden Vorgängen die Vorschaufotos
gelöscht werden.
Innerhalb der Vorgänge können im Einzelfall die Fotos wieder hergestellt werden.
Bilder im DMS
Fotos skalieren Bei aktiver Option werden Fotos beim Einfügen in den Vorgang
automatisch gemäß der unten stehenden Einstellungen skaliert.
Parameter
o
o
Breite Eingefügte Fotos werden auf die hier vorgegebene Breite in Pixeln skaliert.
Das Verhältnis von Breite zu Höhe des Bildes wird beibehalten.
Kompression Geben Sie hier im Wertebereich zwischen 2 und 255 an, wie stark
die Fotos komprimiert werden sollen.
Der Vorgabewert 32 erwies sich bei Tests als Optimum.
Original des Fotos bearbeiten
Original bearbeiten Im Benutzerdialog beim Öffnen der Fotos ist der Eintrag "Original
bearbeiten" als Standard bereits aktiviert.
Diese Option kann nutzerabhängig definiert werden.
Original nach erfolgreichem Import löschen
Fotos Bei aktiver Option wird das Originalfoto nach dem Einfügen in den Vorgang
gelöscht.
Dokumente Bei aktiver Option wird das Originaldokument nach dem Einfügen in die
Vorgangsmaske "Zusätzliche Dokumente" gelöscht.
Beide Optionen können nutzerabhängig definiert werden.
Pfadeinstellungen
Fotopfad Geben Sie hier den an diesem Arbeitsplatz gültigen Pfad zum
Fotoverzeichnis, z. B. USB-Steckplatz für die Kamera, an.
Vorschau beim Öffnen Bei aktivierter Option werden im "Datei einfügen"-Dialog
Vorschaubilder (Miniaturansicht ab Windows XP, Vorschaufoto unter Windows 2000)
angezeigt.
Beide Optionen können arbeitsplatzabhängig definiert werden.
Vorschaufotos löschen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung" - Seite "Fotos" - Button "Vorschaufotos
löschen"
Vorschaufotos werden in der Fotomaske, im Fotodialog und im Kennzeichendialog angezeigt.
Die Datenmenge der Vorschaufotos kann bis zu 50 % des Speichervolumens in der
Datenbank belegen. Mit dieser Funktion können Sie die Vorschaufotos aller Vorgänge
zurückliegender Aufträge über Datumsbereich löschen. Nachdem die Vorschaufotos gelöscht
wurden, muss ein Backup und Restore der Datenbank ausgeführt werden, damit die
Reduzierung wirksam wird. Bei Bedarf können Sie die Vorschaufotos im betreffenden
Vorgang jederzeit über den Schalter [Fotovorschau rekonstruieren] wieder herstellen.
Kommunikationsmanager
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen |
Kommunikationsmanager".
Auf dieser Seite konfigurieren Sie die Kommunikationssteuerung mit:
Kommunikation über - Konfiguration des Kommunikationsweges
Erweiterte Drucksteuerung
Terminalserver-Einstellungen
Programmaufruf:
"Kommunikations-Manager".
Auf dieser Seite werden die Einstellungen zum Kommunikations-Manager definiert.
Druck/Kommunikation über
Arbeitsplatz
Der Druck bzw. die Kommunikation wird am jeweiligen Arbeitsplatz ausgeführt.
Kommunikations-Server
Der Druck bzw. die Kommunikation wird an einem zentralen Arbeitsplatz ausgeführt.
An diesem Arbeitsplatz muss der Kommunikations-Server gestartet sein.
erweiterte Drucksteuerung aktivieren Mit Aktivierung der erweiterten Drucksteuerung
können die Drucker über allgemeingültige, logische Druckernamen in die
Dokumentvorlagen eingebunden werden. Die Zuordnung der physischen
Druckerbezeichnungen zu den logischen Druckern erfolgt arbeitsplatzbezogen.
Die erweiterte Drucksteuerung kann nur dann deaktiviert werden, wenn sicher gestellt
werden kann, dass von allen Arbeitsplätzen die gleichen Druckerbezeichnungen
verwendet werden.
Definition Dokumentdrucker
Abs.-Drucker aktualisieren
Logischer Drucker In den Abschnittswechseln der Dokumentvorlagen können die
Drucker für Original. bzw. Kopiendruck ausgewählt werden.
Logische Drucker sind allgemeingültige Druckerbezeichnungen, die in den Vorlagen
gespeichert werden. Jedem logischen Drucker muss an jedem Arbeitsplatz ein
physischer Drucker zugewiesen werden.
Durch Klick auf den Schalter "Definition Dokumentdrucker" erstellen Sie die
Bezeichnungen der logischen Drucker. Alle definierten logischen Drucker werden in
der Zuordnungstabelle angezeigt.
Physischer Drucker Physische Drucker sind die Drucker, die an jedem Arbeitsplatz
verfügbar sind.
Die Zuordnung der physischen zu den logischen Druckern erfolgt
arbeitsplatzbezogen. Es ist erforderlich, dass die Einstellung an jedem Arbeitsplatz
separat durchgeführt wird.
Durch Klick in die Spalte "physischer Drucker" können Sie als Eingabehilfe eine
Listbox öffnen, die Ihnen alle an dem Arbeitsplatz eingerichteten Drucker anzeigt.
Dem Standard-Arbeitsplatz kann nur der Standarddrucker zugewiesen werden.
Ausgabe-Fach
Wurden physische Drucker, die eine Schachtauswahl ermöglichen, ausgewählt,
können Sie das Ausgabefach angeben. Als Eingabehilfe wird ebenfalls eine Liste mit
den möglichen Ausgabefächern angezeigt.
Faxdrucker
Wählen Sie hier den Faxdrucker aus. Momentan wird nur FRITZfax unterstützt.
keine Passwortabfrage für E-Mail-Versand
Durch Aktivieren dieser Option unterdrücken Sie die Passwortabfrage beim E-MailVersand.
Terminalserver-Einstellungen werden nur bei TerminalserverBetrieb angezeigt
Kommunikations-Server
Der Kommunikations-Server übernimmt die zentrale Bearbeitung der Jobs für Druck, Fax, EMail-Versand und Versand an die Schadennetze.
Voraussetzungen
Der Netzwerkzugriff auf AudaFusion muss wie an allen anderen Arbeitsplätzen
möglich sein.
Drucker, Internet sowie E-Mail- und Fax-Software müssen betriebsbereit verfügbar
sein.
Das Programm A2COMSRV muss gestartet sein.
Einstellungen
Im Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" Seite "Kommunikations-Manager" muss "Druck/Kommunikation über" auf
"Kommunikations-Server" eingestellt sein.
Alle in AudaFusion definierten Optionen werden übernommen.
Arbeitsplatzabhängige Optionen müssen für den Kommunikations-Server angepasst
werden.
Öffnen Sie hierzu im Kommunikations-Server den Optionsdialog über den
Menüpunkt "Optionen | Optionen anzeigen".
Wird ein Terminalserver verwendet können Sie hier die Drucklösung angeben.
Unterstützt werden zur Zeit:
Tricerat Simplify Printing
ThinPrint
Rechnung
Programmaufruf:
"Rechnung".
Auf dieser Seite werden allgemeine Rechnungseinstellungen definiert.
Einstellungen
Rechnung beim Drucken sofort buchen (keine Abfrage) nicht aktive Option
Nach dem Drucken erfolgt eine Abfrage, ob die Rechnung den Buchungsstatus
erhalten soll.
aktive Option
Der Buchungsstatus wird automatisch nach dem Druck der Rechnung gesetzt.
Sobald der Buchungsstatus gesetzt ist, können Änderungen an der Rechnung erst
nach Stornieren derselben vorgenommen werden
Rechnung beim Buchen ohne Drucken für Sammeldruck markieren Wird der
Buchungsstatus ohne Drucken gesetzt, erfolgt bei aktiver Option automatisch die
Markierung der Rechnung für den Sammeldruck. Dadurch können ohne manuellen
Aufwand alle gebuchten Rechnungen zu einem späteren Zeitpunkt per
Sammelfunktion gedruckt werden.
Vorgang beim Setzen des Buchungsstatus sperren Bei aktiver Option wird der
Vorgang nach dem Setzen des Buchungsstatus gesperrt. In der Übersicht "Offene
Vorgänge" wird der Vorgang nicht mehr angezeigt.
Rechnungs- und Mahnungsempfänger auch bei gesperrter Rechnung änderbar Bei
aktiver Option können Sie auch nach dem Setzen des Buchungsstatus Rechnungsbzw. Mahnungsempfänger ändern.
Aktive Seite der ersten Rechnungsmaske Wählen Sie durch Anklicken eines
Maskenreiters die aktive Seite der ersten Rechnungsmaske.
Diese Einstellung kann individuell für jeden Benutzer definiert werden.
Zeichen zwischen Anzahl und Einzelpreis An dieser Position können Sie ein Zeichen
als Trennung zwischen Anzahl und Einzelpreis erfassen, z. B. á.
nicht darzustellende Zeilen
leere Zeilen Leere Zeilen innerhalb der Rechnungspositionen werden im
Rechnungslayout nicht dargestellt
Zeilen mit Anzahl = 0 Rechnungspositionen, die mit Anzahl und Einzelpreis erfasst
werden müssen, werden im Rechnungslayout nicht dargestellt, wenn keine Anzahl
angegeben wurde.
Zeilen mit Gesamtpreis = 0 Rechnungspositionen werden im Rechnungslayout nicht
dargestellt, wenn kein Gesamtpreis ermittelt werden konnte (Einzelpreis oder Anzahl
wurde nicht angegeben).
aktive Seite der 1. Rechnungsmaske
Wählen Sie hier anwenderbezogen die aktive Seite zu den Adressen Rechnungsbzw. Mahnungsempfänger. Klicken Sie zur Auswahl auf den entsprechenden
Seitenreiter.
Textverarbeitung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Textverarbeitung".
Auf dieser Seite werden alle Einstellungen, die vom Modul "Textverarbeitung" genutzt
werden, definiert.
Seitenvorschau-Zoomstufe
Ganze Seite "Ganze Seite" zeigt Ihnen unabhängig von Hoch- oder Querformat
immer die ganze Seite an.
Seitenhöhe "Seitenhöhe" zeigt zoomt immer auf die Höhe der Seite. Bei
Querformaten muss dadurch in der Breite gescrollt werden.
Seitenbreite "Seitenbreite" zeigt zoomt immer auf die Breite der Seite. Bei
Hochformaten muss dadurch in der Höhe gescrollt werden.
100%
200%
Ansicht Grafiken in der Seitenvorschau
Einstellung aus der Bearbeitungsansicht übernehmen Beim Bearbeiten der Vorlagen
kann eingestellt werden, ob die Grafiken als Rahmen oder Grafik dargestellt werden.
Diese Einstellung wird bei Auswahl dieser Option auch für die Seitenvorschau
verwendet.
immer als Grafik Bei Auswahl dieser Option werden Grafiken in der Seitenvorschau
als Grafik angezeigt.
immer als Rahmen Bei Auswahl dieser Option werden Grafiken in der
Seitenvorschau als Rahmen angezeigt.
Metagrafiken
Die Zuordnung der Metagrafiken erfolgt büroabhängig.
Definition Namen Durch Anklicken des Schalters "Definition Namen" öffnen Sie den
Dialog zur Definition der logischen Namen für die Metagrafiken.
Diese logischen Namen werden später in alle Abschnittswechsel der Vorlagen
eingefügt.
logischer Name In der Spalte "logischer Name" werden alle zuvor über den Schalter
"Definition Namen" definierten logischen Namen angezeigt.
Diese logischen Namen werden später in alle Abschnittswechsel der Vorlagen
eingefügt.
Dateiname In der Spalte "Dateiname" ordnen Sie den logischen Namen den
Dateinamen der Metagrafik zu.
Um die Dateinamen auswählen zu können, müssen die Metagrafiken im Verzeichnis
Vorlagen\Metagrf im Mandantenordner gespeichert werden.
Grafiken verwenden bei Hier können Sie auswählen, ob die Metagrafiken beim
Druck, E-Mail- oder Fax-Versand verwendet werden sollen. Eine Mehrfachauswahl ist
möglich.
Beim Ausdruck kann im Druckdialog zusätzlich für den aktuellen Druckauftrag die
Metagrafik aktiviert oder entfernt werden.
Format Textbausteine
kein Zeilenumbruch zwischen Textbausteinen Bei
Textbausteine ohne Zeilenumbruch aneinandergefügt.
aktiver
Option
werden
Qualität der Fotos in der Seitenvorschau
niedrig Anzeige der Fotos mit niedriger Qualität in der Seitenvorschau.
hoch Anzeige der Fotos mit hoher Qualität in der Seitenvorschau.
Größe der Bilder nach dem Einfügen
Geben Sie hier die Standardbreite der Fotos an. Beim Einfügen in Dokumente wird die Breite
automatisch angepasst. Die Höhe wird bei konstantem Seitenverhältnis ebenfalls
automatisch angepasst.
Adressbuch
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Adressbuch".
Auf dieser Seite werden alle allgemeinen Einstellungen zum Adressbuch definiert.
Briefanrede automatisch ausfüllen Bei aktiver Option wird das Feld Briefanrede bei
Adressen, die neu angelegt werden, automatisch eingetragen. Dies kann jedoch nur
erfolgen, wenn als Anrede Herr oder Frau erfasst wurde.
Um den Namen zur Briefanrede zu ergänzen, wird davon ausgegangen, dass Sie im
Feld Adresse (erste Zeile) Vor- und Zunamen erfassen. Ihre Angaben, die nach
dem ersten Leerzeichen folgen, werden als Name in die Briefanrede übernommen.
Bei Adressen mit mehreren Vornamen kann eine korrekte Auswertung jedoch nicht
erfolgen. Eine manuelle Korrektur der Briefanrede ist erforderlich.
Aktive Seite Wählen Sie durch Anklicken eines Maskenreiters die aktive Seite.
Diese Einstellung kann individuell für jeden Benutzer definiert werden.
E-Mail-Versand
Persönliche Einstellungen
Betreff Geben Sie hier den Standardtext für die Betreffzeile der E-Mail an.
Datenbankfelder können genutzt werden.
Beim Versenden der E-Mail kann dieser Text bei Bedarf individuell geändert werden.
Text Geben Sie hier den Standardtext der E-Mail an. Datenbankfelder können
genutzt werden.
Beim Versenden der E-Mail kann dieser Text bei Bedarf individuell geändert werden.
Mail-Text nach Versand unter "zusätzliche Dokumente" speichern Bei aktiver Option
wird der E-Mail-Text im Vorgang auf der Maske "zusätzliche Dokumente"
gespeichert.
Verfügbare Datenbankfelder
Folgende Datenbankfelder können für E-Mails (Betreff und Text) genutzt werden:
Auftragsnummer
AU.AUNR
Schadennummer
VG.VS_SCHADEN_NR
Versicherungsnummer
VG.VERSSCHEINNR
amtliches Kennzeichen
VG_FZSCH.AMTLKENNZ
Fabrikat
VG_FZSCH.FABNAME
Typ
VG_FZSCH.TYPNAME
Untertyp
VG_FZSCH.UTYPNAME
Sachverständiger
ANW1.NAME
Adressdaten des Sachverständigen Diese können ANW1.NAME1
nur genutzt werden, wenn den Sachverständigen ANW1.NAME2
Adressbucheinträge zugeordnet wurden.
ANW1.ERGAENZUNG
ANW1.STRASSE
ANW1.PLZ
ANW1.ORT
Bürosignatur Die Bürosignatur erfassen Sie wie ABU.BEMERKUNG
folgt im Adressbuch:
1. Suchen Sie die Büroadresse, für die eine
Signatur erfasst werden soll.
2. Erfassen Sie unter Notizen die Signatur. Diese
kann
aus
mehreren
Zeilen
bestehen.
Datenbankfelder können für die Bürosignatur nicht
verwendet werden.
Die Übersicht enthält häufig verwendete Datenfelder. Sollten Sie zusätzliche Felder
benötigen, wenden Sie sich bitte an die Hotline.
Rechnungsprüfung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Rechnungsprüfung".
Auf dieser Seite werden alle Einstellungen, die vom Modul "Rechnungsprüfung" genutzt
werden, definiert.
Ziel-Textbaustein Das Modul "Rechnungsprüfung" erzeugt im Ergebnis einen
Textbaustein.
Geben Sie hier den Namen des Textbausteins an. Es sind maximal 10 Zeichen
zulässig.
Schriftart Wählen Sie hier die Schriftart für den Textbaustein aus.
Schriftgröße Wählen Sie hier die Schriftgröße für den Textbaustein aus.
Breite der Spalten beim Ausdruck Im Ergebnis der Rechnungsprüfung erhalten Sie
eine Übersicht, die insgesamt auf vier Tabellenspalten gegliedert ist.
Geben Sie hier die Spaltenbreite an. Bei Standardvorlagen können Sie von einer
verfügbaren Seitenbreite von 17 cm ausgehen.
Beim Druck des Gutachten wird der Textbaustein automatisch an die
Randeinstellungen des Gutachtens angepasst. Bei einer tatsächlichen Seitenbreite
von 18 cm werden die Spalten automatisch verbreitert.
6.6.4 Datenim-, -export
Büroaustausch
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch".
Pfade - Im- und Exportpfade
Einstellungen - Original/Kopie, Autoimport
Einschränkungen - Einschränkungen beim Export von Kopien
Pfade
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch | Pfade".
Auf dieser Seite werden alle Pfadeinstellungen, die vom Modul "Büroaustausch" genutzt
werden, definiert.
Die Angaben der Pfade und Dateinamen erfolgen arbeitsplatzabhängig.
Exportpfad Optional können Sie den Exportpfad angeben. Dieser wird als Standard
beim Export geöffnet.
Wird kein Exportpfad angegeben wird das Verzeichnis BDFUE\AUSGANG im
Mandatenordner geöffnet.
Exportdateiname Optional können Sie den Exportdateinamen angeben. Als
Dateierweiterung ist .EXP anzugeben.
Bei fehlendem Dateinamen wird beim Export ein Dateidialog geöffnet und ein
Dateinamen mit folgender Struktur vorgeschlagen: EXttmmjj.EXP
Importpfad Optional können Sie den Importpfad angeben. Dieser wird als Standard
beim Import geöffnet.
Wird kein Importpfad angegeben wird das Verzeichnis BDFUE\EINGANG im
Mandatenordner geöffnet.
Importdateiname Optional können Sie den Importdateinamen angeben. Als
Dateierweiterung ist .EXP anzugeben.
Bei fehlendem Dateinamen wird beim Import ein Dateidialog geöffnet.
Prüfsätze
Nur Prüfsätze des Außenbüros, Überschreiben ohne Abfrage Bei aktiver Option
werden Prüfsätze (Eintragungen in die Kennzeichenprüfdatei) des Außenbüros ohne
Abfrage überschrieben.
Alle Prüfsätze, Überschreiben mit Abfrage Bei aktiver Option werden alle Prüfsätze
mit Abfrage überschrieben.
Alle Prüfsätze, Überschreiben ohne Abfrage Bei aktiver Option werden alle Prüfsätze
ohne Abfrage überschrieben.
Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch | Einstellungen".
Auf dieser Seite werden alle Einstellungen, die vom Modul "Büroaustausch" genutzt werden,
definiert.
Export von Aufträgen und Vorgängen (Gutachten)
Original Bei aktiver Option wird das Original exportiert. Die im Büro verbleibende
Kopie des Auftrags bzw. Vorgangs ist gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
Kopie Bei aktiver Option wird eine Kopie exportiert. Das im Büro verbleibende
Original des Auftrags bzw. Vorgangs kann bearbeitet werden.
Export von Rechnungen
Original Bei aktiver Option wird das Original exportiert. Die im Büro verbleibende
Kopie der Rechnung ist gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
Kopie Bei aktiver Option wird eine Kopie exportiert. Das im Büro verbleibende
Original der Rechnung kann bearbeitet werden.
Einstellungen für Export/Import aus Auftragsbearbeitung
Aufträge aus Auftragsbearbeitung exportieren Bei Aktivierung wird die Exportfunktion
innerhalb der Auftragsbearbeitung gestattet.
Es wird pro Auftrags eine Datei im Exportverzeichnis erzeugt. Der Dateiname setzt
sich aus Auftragsnummer, Datum und Uhrzeit zusammen:
Aufträge bei erfolgreichem Export löschen (nur bei Export von Originalen) Bei aktiver
Option wird nach dem Export von Originalen (Auftrag/Vorgang = Original und
Rechnung = Original) die verbleibende Kopie des Auftrags gelöscht.
Importdatei löschen, wenn alle enthaltenen Aufträge importiert wurden Bei aktiver
Option wird die Importdatei, nachdem alle enthaltenen Aufträge erfolgreich importiert
wurden, gelöscht.
Beim Import Feld "SV" mit Anmeldenamen ausfüllen Beim Import wird der
Anmeldename des aktuellen Benutzers als Sachverständiger (Feld "SV")
eingetragen.
Vorgangsseite, die nach dem Import geöffnet werden soll Nach erfolgreichem Import
wird sofort der importierte Auftrag geöffnet.
Geben Sie hier an, welche Seite angezeigt werden soll.
Einschränkungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Büroaustausch | Einschränkungen".
Auf dieser Seite werden alle Einschränkungen, die vom Modul "Büroaustausch" bei Export
von Kopien genutzt werden, definiert.
Nicht Exportieren
Nachfolgende Einschränkungen gelten ausschließlich für den Export von Kopien. Originale
werden immer vollständig exportiert.
Anschreiben nicht exportieren
Vorgangsvor-/-nachtexte nicht exportieren
Kalkualtion nicht exportieren
Gutachtendokument nicht exportieren
Fotos und Archiv nicht exportieren
Datenim-, -export
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Datenim-, -export".
Büroaustausch - Dateinamen für den Ex- bzw. Import
Einschränkungen - Einschränkungen beim Export von Kopien
Büroaustausch
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Datenim-, -export | Büroaustausch".
Auf dieser Seite werden die Dateinamen für den Ex- bzw. Import im Modul "Datenim-, export" definiert.
Geben Sie hier Dateinamen (keine Pfade) für die Standard-Export- bzw. -importdatei an. Bei
fehlenden Dateinamen erscheint beim Ex- bzw. Import ein Dateidialog.
Standard-Exportpfad
Beim Export wird das Verzeichnis BDFUE\AUSGANG im Mandatenordner geöffnet.
Wurde kein Dateiname angegeben kann der Pfad manuell im Dateidialog geändert werden.
Standard-Importpfad
Beim Import wird das Verzeichnis BDFUE\EINGANG im Mandatenordner geöffnet.
Wurde kein Dateiname angegeben kann der Pfad manuell im Dateidialog ausgewählt
werden.
Standarddateiname
Wurden keine Dateinamen vorgegeben, wird ein Standarddateiname wie folgt erzeugt:
"IE"+Datum+".EXP"
Im Dateidialog kann der Dateiname manuell geändert werden. Die Dateierweiterung ".EXP"
muss beibehalten werden, sodass diese beim Import als Exportdatei erkannt wird.
Einschränkungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Datenim-, -export | Datenim-, -export| Einschränkungen".
Auf dieser Seite werden alle Einschränkungen, die vom Modul "Datenim-, -export" genutzt
werden, definiert.
Nicht Exportieren
Nachfolgende Einschränkungen gelten für alle Aufträge/Vorgänge, die exportiert werden.
Anschreiben nicht exportieren
Vorgangsvor-/-nachtexte nicht exportieren
Kalkualtion nicht exportieren
Gutachtendokument nicht exportieren
Rechnungsvor-/-nachtexte nicht exportieren
Fotos und Archiv nicht exportieren
6.6.5 Debitoren
Zahlung / Mahnung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung".
Hier können Sie die Programmeinstellungen zum Modul "Zahlungseingang/Mahnwesen"
definieren.
Die Einstellungen werden auf folgenden Seiten erfasst:
Allgemein
Mahntabelle
Bankverbindungen
Zahlungsbedingungen
Allgemein
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Allgemein".
Legen Sie auf dieser Seite allgemeine Einstellungen zur Eingabe und Verwaltung von
Zahlungen sowie dem Mahnungsdruck an.
Mahnungsdruck mit Büroauswahl Bei aktivierter Option können Sie vor dem
Sammeldruck der Mahnungen angeben, für welches Büro die Mahnungen gedruckt
werden sollen.
Überzahlungen erlauben Bei aktiver Optionen können Sie Zahlungseingänge buchen,
die höher als der offene Posten sind.
Dabei wird ein Zahlungseingang in Höhe des offenen Posten und ein weiterer in
Höhe des Mehrbetrages angelegt.
Mahntabelle
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Mahntabelle".
Die Mahntabelle übernimmt im Mahnwesen die interne Steuerung aller Abläufe und muss für
jedes Büro angelegt werden.
Mahncode - beinhaltet für eine Gruppe von Mahnungsempfängern alle Informationen bezüglich
des zeitlichen Ablaufs (Fristen), der Formularsteuerung (Texte) und evtl. der
Mahnkosten. Über die Adressart wird bereits beim Erfassen der Adresse ein Mahncode
zugeordnet (Einstellung über Menüpunkt "Verwaltung | Büros | Adressarten/Debitoren")
Mahnstufe - charakterisiert die Abschnitte des Mahnlaufes, z.B. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung
usw.. Zur Mahnstufe gehören auch Informationen wie die Vorlage für den Druck der
Mahnung, Mahnkosten und die Frist bis zur nächsten Mahnung.
Frist 0
- beginnt mit Ablauf des Zahlungsziels der Rechnung. Ist die Frist 0 verstrichen, wird
die Rechnung automatisch zum Mahnen markiert.
Frist 1 usw. - beginnt mit dem Druck der Zahlungserinnerung. Ist die Frist 1 verstrichen, wird die
Rechnung automatisch zum Mahnen markiert. Folgende Friste beginnen ebenfalls
jeweils nach dem Mahnlauf.
Text 1 usw. - Dokumentvorlage zur Mahnstufe 1 usw.
Gebühr 1 - Mahnkosten pro Mahnstufe. Die Mahnkosten werden für jede Stufe berechnet aus der
usw.
Summe der Mahnkosten vorheriger Mahnstufen und der aktuellen.
Abzug
Dieses Feld dient zur Berechnung eines Zahlungsziels, welches in den Mahnschreiben
Tage von gedruckt werden kann. Somit verbleibt ein Spielraum vom Ablauf des Zahlungsziels bis
Mahnfrist zur nächsten Mahnung.
Definieren Sie für alle im System eingerichteten Büros eine Mahntabelle. Nur so können Sie
Mahnungen für alle Büros drucken.
Beim Anlegen einer neuen Büronummer durch Anklicken des Schalters im Dialog
"Verwaltung | Büros" werden alle Einstellungen inklusive der Mahntabelle für das neue
Büro kopiert.
Bankverbindungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Bankverbindungen".
Legen Sie auf dieser Seite alle Bankverbindungen an. Beim Erfassen von
Zahlungseingängen können Sie die Zahlung auf eines dieser Konten buchen. Sie können
auch Konten für Barzahlungen, Buchung uneinbringbarer Beträge usw. anlegen.
Die Fibu-Konten werden nur benötigt, wenn Sie die Anbindung an eine
Finanzbuchhaltungssoftware nutzen.
Zahlungsbedingungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Zahlungen, Mahnung | Zahlungsbedingungen".
Die Mindestbezahlschwellen geben an, in welcher Spanne sich der offenen Posten
befinden muss, damit ein automatisches Buchen des Restbetrages möglich ist.
Das Konto für Rundungsfehler wird benötigt, um Fehler, die durch das Umrechnen von
Beträgen auf eine andere Währung entstehen können, ordnungsgemäß zu buchen.
Statistik
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik".
Hier können Sie die Reihenfolge und Bezeichnung der einzelnen Statistiken konfigurieren.
Die Einstellungen sind unterteilt in
Statistiken - Übersicht der Statistiken
Export - Übersicht der Exportfunktionen
Statistikeinstellungen definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" - Seite "Statistik".
Über die Statistikeinstellungen können Sie die Bezeichnungen der Statistiken ändern,
einzelne Statistiken hinzufügen oder löschen.
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie das Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" Seite "Statistik".
Hier werden alle bereits eingerichteten Statistiken angezeigt. In dieser Reihenfolge
werden die Statistiken bei Aufruf des Moduls angezeigt.
2. Folgende Schalter stehen Ihnen zur Konfiguration der Statistiken zur Verfügung:
- Hinzufügen eines neuen Datensatzes
- Entfernen des aktuellen Datensatzes
bzw.
- Verschieben des aktuellen Datensatzes nach oben bzw.
unten
3. Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch:
Die Bezeichnung ist frei wählbar, da sie ausschließlich für die Darstellung im
Modulfenster verwendet wird.
Zur Auswahl der Reportdatei sollte immer die hinterlegte Liste verwendet
werden. In dieser Liste sind alle für Sie verfügbaren Statistiken enthalten.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen durch Wechsel der Zeile. Der Datensatzzeiger muss
beim Schließen des Dialogs wieder den Browse-Modus anzeigen.
Exporteinstellungen definieren
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" - Seite "Export".
Über die Exporteinstellungen können Sie die Bezeichnungen der Exportfunktionen ändern,
hinzufügen oder löschen.
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie das Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Statistik" Seite "Export".
Hier werden alle bereits eingerichteten Exportfunktionen angezeigt. In dieser
Reihenfolge werden sie bei Aufruf des Moduls angezeigt.
2. Folgende Schalter stehen Ihnen zur Konfiguration zur Verfügung:
- Hinzufügen eines neuen Datensatzes
- Entfernen des aktuellen Datensatzes
bzw.
- Verschieben des aktuellen Datensatzes nach oben bzw.
unten
3. Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch:
Die Bezeichnung ist frei wählbar, da sie ausschließlich für die Darstellung im
Modulfenster verwendet wird.
Zur Auswahl der Reportdatei sollte immer die hinterlegte Liste verwendet
werden. In dieser Liste sind alle für Sie verfügbaren Statistiken enthalten.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen durch Wechsel der Zeile. Der Datensatzzeiger muss
beim Schließen des Dialogs wieder den Browse-Modus anzeigen.
Digitale Signatur
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | Digitale Signatur".
Hier können Sie Zugangsdaten für die digitale Rechnungssignatur (D-Trust) eintragen.
Zusätzlich können die Option "Ermittlung der Signaturinformationen auch über Adressart
auswerten" aktivieren.
EGUB-Import
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Debitoren | EGUB-Import".
Hier können Sie die Einstellungen zum Modul "EGUB-Import" konfigurieren.
EGUB-Übergabe-Pfad Sie können ein Verzeichnis angeben, aus dem die Übergabedateien
gelesen werden. Dadurch entfällt eine Suche im Dateidialog. Der Übergabepfad kann
arbeitsplatzabhängig angegeben werden.
Angaben zum Auftrag
Büro Geben Sie hier an, auf welches Büro der EGUB-Import erfolgen soll. Wählen Sie
die Bürokennung aus der Liste aus.
Pflichtangaben der Rechnung
Auftragsart Wählen Sie das Auftragsprofil aus, mit dem die EGUB-Aufträge angelegt
werden sollen.
Rechnungsart Wählen Sie die Rechnungsart für die EGUB-Rechnungen aus.
Vorgangsart Wählen Sie die Vorgangsart für die EGUB-Rechnungen aus.
Adressart Wählen Sie die Adressart für die EGUB-Rechnungen aus.
Zahlungsziel Geben Sie das Zahlungsziel der importierten EGUB-Rechnungen an.
Ausgehend vom Rechnungsdatum (wird aus EGUB übernommen) wird nach Ablauf
des Zahlungsziels und Verstreichen der Frist 0 (Eintrag in Mahntabelle) gemahnt.
Mahncode Geben Sie hier den Mahncode für die importierten EGUB-Rechnungen an.
In den Standardeinstellungen wurde hierfür der Mahncode 11 vorgesehen.
6.6.6 Kalkulation, Bewertung
AudaPad-Import
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | AudaPad-Import".
Um Daten aus dem AudaPad-Programm übernehmen zu können, müssen die
Installationspfade eingerichtet sein. Hier können Sie die erforderlichen Einstellungen
vornehmen.
Alle Pfadangaben werden arbeitsplatzabhängig angegeben.
Pfad (DSNSATO-Übergabedatei oder Pfad zur DSNSATO oder Pfad zum Archiv) Erfassen
Sie hier den Pfad für die Übernahme von AudaPad-Vorgängen. Je nach Einrichtung des
Systems ist entweder der Pfad zum AudaPad-Verzeichnis oder zu einem Archivverzeichnis
einzutragen.
Pfad zu AudaStation Diese Angabe ist nur erforderlich, wenn mit der AudaStation-Integration
gearbeitet werden soll, d. h. AudaStation kann direkt aus der Faktorenmaske geöffnet
werden. Die Datenübernahme erfolgt automatisch.
Audatex Offline-Pfad Für Offline-Kalkulationen wird dieser Pfad gelesen. TRagen Sie hier den
Standard "\audatex\offinout\" ein.
Archivdateien nach Import löschen Durch Aktivieren dieser Option werden nach dem Import
die Archivdateien des importierten Datensatzes gelöscht.
Auftragsprofile für Kalkulation, Wohnwagen bzw. Bewertungen Die hier angegebenen Profile
werden benutzt, wenn bei der Übernahme kein Auftrag zugewiesen wurde.
Adressen übernehmen "JA": Adressen werden ins AUDAFUSION übernommen. Achtung!
Die Adressen werden in Großschreibung übernommen, bei Korrekturen an der Adresse des
Fahrzeughalters kann eine weitere Kalkulation nicht als Doppelabruf gezählt werden.
Achtung: bei jeder Adressänderung im AudaStation wird im AudaFusion eine neue Adresse
angelegt! "NEIN": Adressen werden nicht übernommen. Sie müssen neu erfasst oder aus
dem Adressbuch ausgewählt werden.
Adressart Fahrzeughalter, Reparaturfirma Wenn die Option "Adressen übernehmen" aktiviert
haben, legen Sie hier die Adressarten für Fahrzeughalter bzw. Reparaturfirma fest.
Audatex Kalkulation / Bewertung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew.".
Hier können Sie die Audatex-Einstellungen für Kalkulationen und Bewertungen erfassen.
Ergänzen Sie dazu die Angaben auf den Seiten:
DFÜ Audatex
allgemeine Einstellungen
DFÜ Audatex
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew." Seite "DFÜ
Audatex".
Hier richten Sie u.a. die Online-Verbindung zum Audatex-Großrechner ein.
Der Einstellungsdialog des Moduls "Kalkulation Audatex" kann nur von Benutzern mit
Supervisorrechten geöffnet und bearbeitet werden.
Pfad Audacomm-Installation Pfad zum Audatex DFÜ-Programm AUDACO32.EXE. Dieses
befindet sich im Terminal-Verzeichnis des Arbeitsplatzes. Ein entsprechender Eintrag erfolgt
bei der Programm- bzw. Arbeitsplatzinstallation.
Kalkulation online/offline Stellen Sie hier ein, wie Sie überwiegend kalkulieren online oder
offline. Im Einzelfall können Sie im Vorgang noch einmal auswählen. Entsprechend Ihrer
Eintragung wird der Standard gesetzt.
Land-Code Die Anmeldung am Audatex-Rechner setzt sich zusammen aus dem Land-Code
und Ihrer Audatex-Kundennummer. Tragen Sie "DE" für Deutschland ein.
Reparaturfirma-Adresse nicht senden Wird diese Option aktiviert, erfolgt keine Übermittlung
der Adresse zum Rechenzentrum.
Zuordnung Audatex-KundennummerStandard: Eine Kundennummer, ID und Alpha-ID gilt für
alle Benutzer und Büros des Systems. Büro: Verwalten Sie mehrere Büros in einem System,
können verschiedene Kundennummern vergeben werden. Anwender: Verschiedene
Kundennummern können den Sachverständigen zugewiesen werden. Bei Auswahl "Büro"
oder "Anwender" können Sie auf einer zusätzlichen Seite die Kundennummern erfassen.
Audatex-Kundennummer Kundennummer und ID's werden bei der Installation eingetragen.
Bei der Zuordnung der Kundennummer zum Büro oder SV tragen Sie die Kundennummern
auf den jeweils angefügten Seiten des Einstellungsdialoges ein.
Anzahl zu entfernende Kopfzeilen Kalkulationen von Audatex werden immer mit Kopfzeilen
übertragen. Um eine einheitliche Gestaltung des Gutachtens bzgl. Kopfzeilen zu ermöglichen,
werden diese in der hier vorgegebenen Anzahl aus der Kalkulation entfernt.
Zeilen pro Blatt Beim Einlesen der Kalkulation wird nach der vorgegebenen Anzahl Zeilen ein
Seitenumbruch eingefügt. Der optimale Wert kann nur durch wiederholtes Kalkulieren und
Einlesen ermittelt werden. Wert zu klein: Seiten der Kalkulation werden nicht vollständig
beschrieben. Wert zu groß: unerwünschte Seitenumbrüche befinden sich in der Kalkulation.
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew." Seite
"allgemeine Einstellungen".
Hier definieren Sie allgemeine Einstellungen rund um Kalkulation und Bewertung.
bei Deaktivierung der Reparaturfirma-Adresse bzw. Wahl einer neuen Reparaturfirma alle
Verrechnungssätze und Randfahnencodes löschen Bei aktiver Option werden bei Aushebung
der
Beteiligung
"Reparaturfirma"
die
eingetragenen
Verrechnungssätze
und
Randfahnencodes gelöscht. Damit soll sichergestellt werden, dass bei Auswahl einer
anderen Reparaturfirma auch deren Verrechnungssätze verwendet werden.
Importeinstellungen
200er Codes aus der VIN-Abfrage übernehmen Bei aktiver Option werden die
Schwackecodes in die Bewertung übernommen.
Vorschäden, Sonstiges übernehmen Angaben zu "Vorschäden" und "Sonstiges"
werden bei aktiver Option übernommen.
Kurzbewertung wird eingelesen zu
Kontrollblatt Die Kurzbewertung wird als Bestandteil des Kontrollblattes
eingelesen.
Kalkulation Die Kurzbewertung wird als Bestandteil der Kalkulation eingelesen.
Fahrzeugangaben in Großschreibung / Ausstattung importieren
immer Fahrzeugangaben und Ausstattung werden immer übernommen, auch
dann, wenn auf den Feldern bereits Angaben erfasst wurden.
nur in leere Felder Fahrzeugangaben und Ausstattung werden nur in leere
Felder übernommen. Bereits erfasste Angaben werden nicht überschrieben
nie Fahrzeugangaben und Ausstattung werden nie übernommen.
Ausstattung der Bewertung nur in leeres Feld übernehmen Ausstattungen, die
mit der Bewertung übermittelt werden, werden bei aktiver Option nur in das
leere Feld übernommen. Wurden bereits Ausstattungen erfasst, werden diese
Angaben nicht überschrieben.
Ausstattungstexte der VIN-Abfrage nur in leeres Feld der Fahrzeugangaben
übernehmen Ausstattungen, die mit der VIN-Abfrage übermittelt werden,
werden bei aktiver Option nur in das leere Feld übernommen. Wurden bereits
Ausstattungen erfasst, werden diese Angaben nicht überschrieben.
Ausstattung ohne automatische Groß-/Kleinschreibung Da die Ausstattungen in
Groß-/Kleinschreibung konvertiert werden (jedes Wort beginnt mit einem
Großbuchstaben) können Sie hier Begriffe vorgeben, die auch weiterhin in
Großschreibung erscheinen sollen (z. B. ESP, APS usw.). Trennen Sie beim
Erfassen die Begriffe durch Semikolon.
DFÜ-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | Audatex Kalk./Bew." Seite "DFÜ
Audatex" Schalter "DFÜ-Einstellungen".
Hier wählen Sie aus, wie die Online-Verbindung zum Audatex-Großrechner aufgebaut wird.
NAK
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | NAK".
Hier können Sie die Einstellungen für Kalkulationen und Bewertungen von Fremdanbietern
(NAK = nicht Audatex-Kalkulation) erfassen. Ergänzen Sie dazu die Angaben auf den Seiten:
NAK-Übernahme
IDS-Einstellungen
NAK-Übernahme
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | NAK" Seite "NAK-Übernahme".
Hier tragen Sie die Einstellungen zum Import der Kalkulationen bzw. Bewertungen ein.
SZF-Dateiname mit Pfad Tragen Sie arbeitsplatzabhängig den SZF-Dateinamen mit
Pfadangabe, die importiert werden soll, ein. Beim Export im Kalkulationssytem können Sie
die bestehende Datei immer wieder aufrufen. Neue Datensätze werden immer angefügt (es
wird nicht überschrieben). Beim Import wird sofort die SZF-Datei geöffnet und Sie können
den gewünschten Auftrag importieren.
Zeilen pro Blatt Beim Einlesen der Kalkulation wird nach der vorgegebenen Anzahl Zeilen ein
Seitenumbruch eingefügt. Der optimale Wert kann nur durch wiederholtes Kalkulieren und
Einlesen ermittelt werden. Wert zu klein: Seiten der Kalkulation werden nicht vollständig
beschrieben. Wert zu groß: unerwünschte Seitenumbrüche befinden sich in der Kalkulation.
Auftragsprofil Kalkulation, Bewertung, Kalkulation und Bewertung Die hier angegebenen
Profile werden benutzt, wenn bei der Übernahme kein Auftrag zugewiesen wurde.
Adressen übernehmen "Nein" - Adressen werden nicht importiert. Sie müssen nochmals
erfasst werden. "Ja" - Adressen werden importiert, Sie können Adressart, Mahncode und
Zahlungsziel angeben.
WBWert übernehmen
Übernahme
Kalkulation UND Optimierung Übernimmt sowohl die Kalkulation als auch die
Bewertung.
Kalkulation ODER Optimierung Übernimmt wahlweise die Kalkulation oder die
Bewertung.
IDS-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Kalkulation, Bewertung | NAK" Seite "IDS-Einstellungen".
Hier erfolgt die Konfiguration zur Integration der Kalkulationssoftware.
Pfad zum NAK-Programm Tragen Sie arbeitsplatzabhängig den SZF-Dateinamen mit
Pfadangabe, die importiert werden soll, ein.
NAK-Fenster maximiert Bei aktiver Option wird die Kalkulationssoftware maximiert gestartet.
direkte Bewertung Bewertungen werden bei aktiver Option nicht im Kalkulationssystem
gespeichert nur in AudaFusion.
Anzahl Versuche Serverstart Falls der Serverstart nicht erfolgreich durchlief, wird in der
angegebenen Anzahl neu versucht, zu starten.
Einrichtung Kalkulationssystem
Die hier beschriebenen Einstellungen sind direkt im NAK-Kalkulationssystem vorzunehmen.
Weitergabe von Kalkulationen
In der FI-Hauptmaske aktivieren Sie unter dem Menüpunkt Verwalten | Einstellungen die
Option "erweiterter Export".
Der "erweiterte Export" muss aktiviert werden, bevor Vorgänge kalkuliert und
übernommen werden.
NAK-Integration
Im Hauptmenü aktivieren Sie unter "Datei | IDS-Parameter einstellen" den Eintrag
"FAp.Server | COM" für FI und GS.
In der Benutzerverwaltung weisen Sie jedem Benutzer das Recht
"Schnittstellenserver starten" für FI und GS zu:
6.6.7 Restwertbörsen
AUTOonline
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | AUTOonline".
Hier können Sie die Zugangsdaten sowie sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Die folgenden Angaben können benutzerabhängig erfasst werden:
Kundennummer Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein. Diese erhalten Sie direkt von
AUTOonline. Durch Klick auf "Passwort ändern" können Sie das zugehörige Passwort
erfassen.
Abteilung, Ansprechpartner, Telefon Diese Angaben können optional erfasst werden.
Regionalgebots-PDF Bei aktiver Option erhalten Sie ein zusätzliches Gebotsblatt für
die regionalen Testwertgebote.
Vorgabeuhrzeit "gültig bis" Tragen Sie hier die Uhrzeit ein, die standardmäßig im Feld "gültig
bis" das ausgewählte Datum ergänzt.
Anzahl abzuholender Gebote Sie können die Anzahl der Restwertgebote, die abgeholt
werden einschränken auf mindestens 3 Gebote. Tragen Sie eine "0" ein, wenn alle Gebote
abgeholt werden sollen, oder eine beliebige Zahl größer/gleich "3", wenn Gebote
eingeschänkt angebolt werden sollen.
Gebotsblatt über alle Restwertgebote Es ist möglich eine Gebotsauswertung über alle
Restwertgebote, unabhängig von den Restwertbörsen, zu drucken. Für diese
Gebotsauswertung können Sie hier die Anzahl der zu druckenden Gebote angeben. Pro
Seite können ca. 5 Gebote gedruckt werden.
Regionalgebote Hier legen Sie den Radius für Regionalgebote fest. Die angegebenen Radien
sind Vorgaben von AUTOonline und können nicht geändert werden.
Als Auftragsnummer ... übergeben Es ist möglich, die Schadennummer als Auftragsnummer
an die Restwertbörse zu übermitteln. Hier wählen Sie, ob im Feld "Auftragsnummer" die
Auftragsnummer, die Schadennummer oder eine Kombination beider Nummern übertragen
werden soll.
car.casion
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | car.casion".
Die folgende Angabe können Sie benutzerabhängig erfassen:
Anmeldename Tragen Sie hier Ihren Anmeldenamen ein. Dieser entspricht im
Allgemeinen Ihrer E-Mail-Adresse. Durch Klick auf "Passwort ändern" können Sie das
zugehörige Passwort erfassen. Dieses erhalten Sie durch car.casion.
FZG-Zulassungsland Tragen Sie hier die Standardbelegung für das Feld FZGZulassungsland ein.
Anzahl abzuholender Gebote Sie können die Anzahl der Restwertgebote, die abgeholt
werden einschränken auf mindestens 3 Gebote. Tragen Sie eine "0" ein, wenn alle Gebote
abgeholt werden sollen, oder eine beliebige Zahl größer/gleich "3", wenn Gebote
eingeschänkt angebolt werden sollen.
Schadennummer als Auftragsnummer übergeben Es ist möglich, die Schadennummer als
Auftragsnummer an die Restwertbörse zu übermitteln. Aktivieren Sie die Option, wenn
anstelle der Auftragsnummer die Schadennummer übergeben werden soll.
car.tv
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | car.tv".
Anwender, Name, Firma Diese Angaben können optional erfasst werden.
Kundennummer Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein. Diese erhalten Sie direkt von
car.tv.
Schlüssel Tragen Sie hier den Schlüssel zu Ihrer Kundennummer ein. Diesen erhalten
Sie zusammen mit der Kundennummer von car.tv.
Als Auftragsnummer ... übergeben Es ist möglich, die Schadennummer oder eine
Kombination aus Schaden- und Auftragsnummer als Auftragsnummer an die Restwertbörse
zu übermitteln.
Anzahl Stellen PLZ Geben Sie hier an, mit wie vielen Stellen die PLZ an car.tv übermittelt
wird.
Regionalgebote Hier legen Sie den Radius für Regionalgebote fest. Die angegebenen Radien
sind Vorgaben von car.tv. Durch Klick auf "Regionalcodes aktualisieren" werden die
Vorgaben von car.tv aktualisiert.
regionale Restwertabfrage
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | RW regionale".
Hier können Sie die Einstellungen für die E-Mail-Anfrage an die Restwertaufkäufer sowie
sonstige Moduleinstellungen eintragen.
Thema, Text Tragen Sie hier nutzerabhängig Betreff und Text der E-Mail ein. Die Angaben
für "Standard" werden immer dann verwendet, wenn keine individuellen Einstellungen erfasst
wurden.
WOM
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen | WOM".
Login Trgaen Sie hier Ihr Login ein. Dieses erhalten Sie zusammen mit dem Passwort
direkt von W.O.M. Durch Klick auf "Passwort ändern" können Sie das zugehörige
Passwort erfassen.
Veröffentlichen Bei aktivierter Option wird Ihre Restwertanfrage sofort veröffentlicht.
Bei nicht aktivierter Option können Sie Ihre Anfrage im WOM-Webservice noch einmal
kontrollieren und danach freigeben.
2. PDF W.O.M. bietet die Möglichkeit, die Höchstgebote oder ein bestimmtes Gebot in
einem separaten PDF zu übermitteln. Bei aktivierter Option können Sie entweder die
Anzahl der Gebote oder die Gebotsnummer auf diesem Gebotsblatt separat angeben.
Anzuzeigende Gebotsnummer für Einzelgebots-PDF Sie können von WOM ein
Gebotsblatt über ein einzelnes Gebot anfordern. Tragen Sie hier die Gebotsnummer
ein. Wählen Sie "-1", wenn Sie kein Einzelgebots_PDF wünschen. Wahlweise kann
auch ein PDF mit festgelegter Anzahl an Geboten angefordert werden.
Anzahl der anzuzeigenden Gebote Sie können von WOM ein Gebotsblatt mit einer
festgelegten Anzahl an Geboten anfordern. Tragen Sie hier ein, wie viele Gebote im 2.
PDF übermittelt werden sollen. Wahlweise kann auch ein Einzelgebots-PDF
angefordert werden.
Schadennummer als Auftragsnummer übergeben Es ist möglich, die Schadennummer als
Auftragsnummer an die Restwertbörse zu übermitteln.
Codetabelle aktualisieren Vor dem Senden der Restwertanfrage an WOM sind zusätzliche
Angabe für die korrekte Einstellung bei WOm erforderlich. Diese können durch Klick auf
"Codetabelle aktualisieren" neu heruntergeladen und somit aktualisiert werden.
6.6.8 Schadennetze
AudaNet
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet".
Einstellungen AudaNet
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet".
Die AudaNet-Einstellungen werden wie folgt unterteilt:
Importeinstellungen
GDV2003 tragen Sie hier die Dienstleisterkennung zum Senden der Vorgänge ein.
Empfängerliste
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | Empfängerliste".
Hier werden alle AudaNet-Empfänger angezeigt. Nach der Installation beschränken sich die
Empfänger auf Versicherungsunternehmen, die Aufträge via AudaNet empfangen können.
Diese Angaben sollten nicht geändert werden.
Sie können manuell weitere Empfänger, z. B. Werkstätten, erfassen. Voraussetzung ist, dass
die Empfänger ebenfalls AudaNet-Zugänge besitzen.
Empfänger-Nr./Benutzername Tragen Sie hier die Empfängernummer bzw. den
Benutzernamen ein. Sie können die Angaben bei dem jeweiligen Empfänger erfragen.
Empfängeradresse Ihr Eintrag in diesem Feld wird beim Versand des Auftrages als
Empfänger angezeigt.
Bilder separat Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger die Bilder zusätzlich als
separate Dateien erhalten möchte. Ist die Option nicht aktiv, sind die Bilder im GutachtenPDF enthalten.
Anzeigen Aktivieren Sie diese Option für alle Empfänger, die Ihnen beim Versand angezeigt
werden sollen.
Größe Im Allgemeinen ist der Versand via AudaNet auf eine Größe von 4096 kB beschränkt.
Im Einzelfall sind jedoch auch 8192 kB möglich. Sie können dies im Support erfragen.
Importeinstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | Einstellungen AudaNet |
Importeinstellungen".
Hier können Sie den Import von Beauftragungen konfigurieren.
Autoimport verwenden Bei aktiver Option werden nach den Akzeptieren der Beauftragung
entsprechend der nachfolgenden Einstellungen sofort Aufträge (ohne weitere
Benutzerdialoge) angelegt. Bei nicht aktiver Option können Auftragsbüro, -profil und
Auftragsnummer in Dialogfenstern ausgewählt werden.
Auftrags-, Vorgangsprofil Geben Sie hier Auftrags- und Vorgangsprofil für den
Autoimport an. Vorgangsprofile werden benötigt, wenn z. B. in einer Beauftragung
mehrere Kalkulationen enthalten sind.
Büro-Nummer Beim Autoimport werden die Aufträge immer für die angegebene
Büronummer angelegt. Bei leerem Feld wird das Standardbüro bzw. Bearbeiterbüro
verwendet.
Auftragsnummer erzeugen aus Sie können entscheiden, wie die Auftragsnummer
erzeugt werden soll: Standard - die Auftragsnummer wird wie in den
Büroeinstellungen definiert erzeugt; "AUR_" + Standard - die Auftragsnummer wird
wie in den Büroeinstellungen definiert erzeugt, jedoch mit dem Präfix "AUR_"; amtl.
Kennzeichen - als Auftragsnummer wird das amtliche Kennzeichen verwendet;
Schadennummern - als Auftragsnummer wird die Schadennummer verwendet.
AG, VE und SB beim Import zuweisen Bei aktiver Option werden die Beteiligungen AG
(Auftraggeber), VE (Versicherung) und SB (Sachbearbeiter) werden beim Import automatisch
zugewiesen.
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | Einstellungen AudaNet |
Kommunikationseinstellungen".
Hier erfolgt die Konfiguration der grundlegenden Kommunikation via AudaNet.
Server Adresse des AudaNet-Servers bei Audatex, über den Sie via AudaNet
kommunizieren. Falls noch nicht erfasst, erfragen Sie die Adresse bitte in der AudatexHotline.
sichere Verbindung aktivieren (https) Diese Option sollte stets aktiv sein. Zu Testzwecken
kann sie durch Supportmitarbeiter auch deaktiviert werden.
Saxifversion Diese Angabe sollte stets leer sein. Im Einzelfall kann nach Absprache eine
konkrete Saxifversion eingetragen werden.
Die Zugangsdaten können büro- oder nutzerabhängig eingetragen werden:
Username Tragen Sie hier den Benutzernamen ein. Dieser wird Ihnen durch Audatex
mitgeteilt. Das zugehörige Passwort können Sie durch Klick auf "Passwort" erfassen.
Geschäftsstelle Diese Angabe kann optional erfolgen.
PDF-Dokumente nach Versand unter "zusätzliche Dokumente" speichern Bei aktiver Option
werden alle versendeten PDF-Dokumente zum Vorgang auf der Seite "zusätzliche
Dokumente" gespeichert.
Testmodus Der Testmodus kann zur Fehlersuche nach Rücksprache mit Supportmitarbeitern
aktiviert werden. Dabei werden im angegebenen Pfad die übertragenen Dateien gespeichert.
Bestätigungsmail für Weiterleiten/Ablehnen ist Pflicht Bei aktiver Option muss beim
Weiterleiten bzw. Ablehnen einer Beauftragung eine Bestätigungsmail versendet werden.
RulesCheck-Einstellungen
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | AudaNet | RulesCkeck-Einstellungen".
Hier können Sie für Regelprüfungen die Empfängernummer und Empfängeradresse
eintragen und diese durch Aktivieren der Anzeige in der Auftragsbearbeitung verfügbar
machen.
Die Regeln, nach denen geprüft wird, können Sie selbst definieren und bei Audatex
hinterlegen lassen. Die Empfängernummer wird Ihnen nach Bereitstellung von Audatex
mitgeteilt. Die Empfängeradresse wird Ihnen im Modul "Auftragsbearbeitung" angezeigt.
NAK-Net
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | NAK-Net".
Pfad NAK-Programm Tragen Sie hier arbeitsplatzabhängig den Pfad zum NAK-Programm ein
(NAK = nicht Audatex-Kalkulation).
NAK E-Mail-Adresse Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des NAK-Servers ein.
SSH-Modul
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul".
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | Allgemeine Einstellungen".
Hier legen Sie die Pfade für Im- und Export sowie die Zuordnung der Sachverständigen fest.
Importpfad Tragen Sie hier den Pfad für den Import von Aufträgen aus dem SSH-Modul ein.
Dieser entspricht dem Exportpfad im SSH-Modul.
Exportpfad Tragen Sie hier den Pfad für den Export von Aufträgen aus AudaFusion ein.
Dieser entspricht dem Importpfad im SSH-Modul.
Sachverständiger für Vorgang und Rechnung Im SSH-Modul wird der Sachverständige mit
komplettem Namen im Vorgang gespeichert. Da die Schreibweise in AudaFusion und im
SSH-Modul nicht zwangsläufig übereinstimmen müssen, ist es erforderlich, den SV-Kürzeln in
AudaFusion den SV-Namen aus dem SSH-Vorgang zuzuweisen.
Einstellungen für den Rechnungsimport aus dem SSH-Modul
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | Einstellungen Rechnungsimport
| Allgemeine Einstellungen".
Da nach Fertigstellung und Versand des Gutachtens die statistische Verwaltung der Aufträge
sowie das Zahlung- und MAhnwesen in AudaFusion erfolgen, ist es erforderlich, die
Rechnungen aus dm SSH-Modul in AudaFusion zu importieren.
Prozentsatz Honorar entspricht dem im SSH-Modul angegebenen Honorar-prozentsatz.
Honorarstufe entspricht der Honorarstufe in AudaFusion.
Mapping Rechnungsartikel
Programmaufruf:
| Mapping Rechnungsartikel".
SSH-Artikel Hier werden alle SSH-Rechnungsartikel angezeigt.
zugeordnete AudaFusion-Artikel Hier werden bereits zugeordnete AudaFusion-Artikel
angezeigt.
Zuordnung Rechnungsartikel
Programmaufruf:
| Mapping Rechnungsartikel".
Vorgehensweise zum Zuordnen der Artikel:
1. Klicken Sie den SSH-Artikel an, dem Sie einen AudaFusion-Artikel zuordnen
möchten.
2. Klicken Sie auf
, um den Dialog "Positionen erfassen" zu öffnen.
Oderhalb der Artikelübersichten wird der aktuelle SSH-Artikel angezeigt.
Im linken Teil des Dialogs werden die AudaFusion-Warengruppen angezeigt. Durch
Klick auf
oder Doppelklick auf die Warengruppe werden unterhalb dieser
Warengruppe die Artikel angezeigt.
Im rechten Teil des Dialogs wird der bereits ausgewählte Artikel oder ein leeres Feld
angezeigt
3. Durch Doppelklick auf einen Artikel bzw. Klick auf
erfolgt die Zuordnung.
Jedem SSH-Artikel kann genau ein AudaFusion-Artikel zugewiesen werden.
4. Die Zuordnung von Artikeln kann durch Klick auf
wieder aufgehoben werden.
5. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte 1 bis 3 für jeden SSH-Artikel.
VUNR-Zuordnung
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | SSH-Modul | VUNR-Zuordnung".
Die statistische Auswertung über die SSH-Aufträge erfolgt in AudaFusion. Hierfür muss das
Feld "Statistikschlüssel" zur Versicherungsadresse bekannt sein. Jedem SSH-Versicherer ist
eine VUNR zur Identifikation zugewiesen worden.
In der Übersicht "VUNR - Statistikschlüssel" kann die Eintragung in der Spalte
Statistikschlüssel manuell angepasst werden. Dabei ist die feste Zuordnung zur VUNR
beizubehalten.
6.6.9 Prüfdienstleister
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | Prüfdienstleister".
Versand per AudaNet
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | 3C-Deutschland".
1. Wählen Sie die Option 3C-Versand über AudaNet.
2. Die Empfängerliste wird bereitgestellt. Durch Aktivieren der Checkbox in der Spalte
"Anzeigen" konfigurieren Sie die Empfängerliste, die beim Versand der Gutachten
angezeigt wird.
3. Die grundlegenden Kommunikationseinstellungen tragen Sie bitte im Modul AudaNet
ein.
Versand per E-Mail
Programmaufruf:
Menü "Verwaltung | Optionen | Schadennetze | 3C-Deutschland".
1. Wählen Sie die Option 3C-Versand per E-Mail.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse, über die die Aufträge gesendet werden sollen, an. Sie
können büroabhängig die E-Mail-Adresse erfassen. Der Standard-Eintrag gilt für alle
Büros, denen keine individuellen Einstellungen festgelegt wurden.
Teil IV Bedienung
7
Benutzeroberfläche
Titelleiste / Hauptmenü
Titelleiste
In der Titelleiste werden angezeigt:
Produktlogo
Produktname
aktives Modul
Wurde noch kein Modul geöffnet, werden nur Produktlogo und -name angezeigt.
Hauptmenü
Das Hauptmenü ist fest verankert und kann durch den User nicht verändert werden.
Die Menüpunkte "Datei" und "Hilfe" werden immer angezeigt. In Abhängigkeit des aktiven
Moduls werden weitere Menüpunkte hinzugefügt.
Toolbar
Dynamischer Bereich
In diesem Bereich finden Sie Schalter zum Aufruf der Hauptfunktionen des aktiven Moduls.
Zusätzliche Funktionen des aktiven Moduls stehen im Hauptmenü zur Verfügung.
Für das Modul "Auftragsbearbeitung" können Sie die Toolbar individuell für jeden Nutzer
einrichten.
Statischer Bereich
Durch Anklicken des Audatex-Logos rufen Sie die Audatex-Webseite auf.
Modulauswahl
Über die Modulauswahl haben Sie Zugriff auf alle verfügbaren Module.
Aufruf der Modulauswahl
Werden beim Programmstart keine Module über die Autostartfunktion geladen, wird links die
Modulauswahl angezeigt. Sind Module gestartet, muss die Modulauswahl durch Klick auf
in der Statuszeile aufgerufen werden.
Auswahl einzelner Module
Klicken Sie auf die Gruppe, um diese zu Öffnen, und anschließend auf das gewünschte
Modul.
Es kann immer nur eine Gruppe geöffnet werden. Durch Klick auf eine andere Gruppe wird
die geöffnete Gruppe geschlossen und die neue angezeigt.
Statusleiste
Die Statusleiste ist wie folgt gegliedert:
Modulauswahl starten
Klicken Sie hier, um die Modulauswahl zu starten.
Schnellstartleiste
Die Schnellstartleiste ist nutzerabhängig konfigurierbar. Sie enthält vom Anwender häufig
verwendete Module, die als Symbol dargestellt werden.
Sie erhalten eine kurze Beschreibung, wenn Sie den Mauszeiger auf ein Symbol ziehen.
Durch Klick auf ein Symbol wird das Modul geöffnet.
Status Pen-Funktion
Die Pen-Funktionalität können Sie durch Klick auf diesen Bereich der Statusleiste aktivieren
bzw. deaktivieren. Der jeweilige Status wird angezeigt.
8
Auftragsbearbeitung
8.1
Benutzeroberfläche der Auftragsbearbeitung
Gliederung der Ansicht
Im Modul "Auftragsbearbeitung" besteht im Wesentlichen eine Zweiteilung des mittleren
Programmfensters:
im linken Teil der Maskenbaum
im rechten Teil die aktuelle Erfassungsmaske
Aufruf der Masken
Die Erfassungsmasken können Sie aufrufen durch:
Anklicken im Maskenbaum
- lädt die vorherige Maske
- lädt die folgende Maske
Navigation innerhalb der Masken
Innerhalb der Erfassungsmasken können Sie mit:
- zum nächsten Feld wechseln
,
,
oder
- innerhalb von Tabellengittern navigieren.
Per Schalterklick werden zusätzliche Funktionen ausgeführt.
Maskenbaum
Der Maskenbaum bildet in einer Baumstruktur die Vorgänge des Auftrags und
Erfassungsmasken des Vorgangs ab.
Durch Klick auf
öffnen Sie den Vorgang oder Maskengruppierungen. Klick auf
schließt Vorgang oder Gruppierung.
Durch Klick auf
durch Klick auf
8.2
wird der aktuelle Vorgang gesperrt bzw. die Vorgangssperre
wieder aufgehoben.
Neuen Auftrag anlegen
Vorgehensweise:
1. Starten Sie das Modul Auftragsbearbeitung.
oder wählen Sie den Menüpunkt "Datei | Neu |
Auftrag".
3. Aus gespeicherten Auftragsprofilen wählen Sie das Profil, welches den
Anforderungen des neuen Auftrags entspricht.
Werden mehrere Büros in einem System verwaltet, beachten Sie bitte die Auswahl
des Büros oberhalb der Auftragsprofile.
4. Mit "OK" wird der neue Auftrag geladen.
8.3
Auftragsnummer vergeben
Neue Aufträge werden standardmäßig mit der Bezeichnung NEU und einer fortlaufenden
automatischen Nummer generiert. Zur Vergabe der korrekten Auftragsnummer gehen Sie wie
folgt vor:
1. Klicken Sie den Schalter
rechts neben der Auftragsnummer oder wählen Sie
den Menüpunkt "Datei | Auftragsnummer ändern".
2. Wurde die Struktur der Auftragsnummer so definiert, dass keine manuellen Eingaben
erforderlich sind, wird die Nummer direkt vergeben. Andernfalls öffnet sich ein Dialog,
in dem Sie die Auftragsnummer vervollständigen können. Ergänzen Sie bei Bedarf
die Auftragsnummer und bestätigen Sie mit "OK".
8.4
Anlegen weiterer Vorgänge oder Rechnungen
Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Neu" können Sie Vorgänge bzw. Rechnungen in einen
bestehenden Auftrag einfügen.
2. Aus den gespeicherten Vorgangs- und Rechnungsprofilen wählen Sie das
gewünschte Profil aus.
Aus dem ersten Vorgang werden keine Daten übernommen!
3. Der neue Vorgang wird neben den bestehenden Vorgängen angefügt. Die neue
Rechnung wird zum aktuellen Vorgang angefügt.
8.5
Kopieren von Aufträgen / Vorgängen
Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Neu | Auftrag/Vorgang kopieren" öffnen Sie den Dialog
"Datensatz anlegen".
2. Beim Kopieren von Aufträgen können Sie auswählen, für welches Büro die Kopie
angelegt und ob die Auftragsnummer beibehalten werden soll.
3. Die Kopie des Auftrags/Vorgangs werden mit dem gleichen Profil wie der OriginalAuftrag/-Vorgang angelegt, d.h. wurde der Auftrag als "Schadengutachten" angelegt,
ist die Kopie ebenfalls ein "Schadengutachten".
4. Wählen Sie, welche Daten in die Kopie übernommen werden sollen.
5. Mit "OK" wird die Kopie entsprechend Ihrer Angaben erzeugt und sofort geöffnet.
8.6
Vorgangsdaten kopieren
Beim Kopieren von Vorgangsdaten kann im Unterschied zum Kopieren eines Vorgangs das
Vorgangsprofil ausgewählt werden.
Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Neu | Vorgangsdaten kopieren" öffnen Sie den Dialog
"Datensatz anlegen".
2. Wählen Sie das Vorgangsprofil des neuen Vorgangs aus.
3. Wählen Sie, welche Daten in die Kopie übernommen werden sollen.
4. Mit "OK" werden die Vorgangsdaten entsprechend Ihrer Angaben in den neuen
Vorgang kopiert.
8.7
Vorgänge löschen
Vorgänge können nur dann gelöscht werden, wenn
sie keine Rechnung mit offenem Posten enthalten bzw.
sie keine Rechnung, die an eine Fibu exportiert wurde, enthalten.
Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Löschen | Vorgang" wird der aktuelle bzw. erste
Vorgang gelöscht.
Enthält der Auftrag mehrere Vorgänge wird:
o der aktuelle Vorgang gelöscht, wenn dieser zuvor angeklickt wurde.
o der erste Vorgang gelöscht, wenn Sie keine der Vorgänge angeklickt
haben.
2. Nach Bestätigen der Abfrage wird der Vorgang gelöscht. Im Dialog wird die
Vorgangsnummer angezeigt.
8.8
Rechnungen löschen
Rechnungen können nur dann gelöscht werden, wenn
sie keinen offenen Posten haben
sie nicht an eine Fibu exportiert wurden.
Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Löschen | Rechnung" wird die aktuelle bzw. erste
Rechnung gelöscht.
Enthält der Vorgang nur eine Rechnung wird diese gelöscht.
Enthält der Vorgang mehrere Rechnungen wird:
o die aktuelle Rechnung gelöscht, wenn diese zuvor angeklickt wurde.
o die erste Rechnung des Vorgangs gelöscht, wenn Sie aktuell auf
einer Vorgangsmaske (keine Rechnung) stehen.
2. Nach Bestätigen der Abfrage wird die Rechnung gelöscht
8.9
Aufträge löschen
Aufträge können nur gelöscht werden, wenn
deren Rechnungen keine offenen Posten mehr enthalten bzw.
Rechnungen bzw. Zahlungen / Mahnungen nicht an eine Fibu übergeben wurden.
Vorgehensweise:
1. Über den Menüpunkt "Datei | Löschen | Auftrag" öffnen Sie das Modul "Aufträge
löschen".
2. Markieren Sie einen oder mehrere Aufträge:
durch Doppelklick,
+ Mausklick oder
+ Leertaste
3. Besteht ein Auftrag aus mehreren Vorgängen, wird eine entsprechende Warnung
angezeigt und Sie wählen, ob der Auftrag inklusive aller zugehörigen Vorgänge
gelöscht werden soll oder nicht.
um die markierten Aufträge zu löschen.
5. Bestätigen Sie die Abfrage, ob der Auftrag gelöscht werden soll:
"Ja" - der im Dialog angezeigte Auftrag wird gelöscht. Wurden mehrere Aufträge
markiert, wird mit dem nächsten Auftrag fortgesetzt. Das Löschen muss für jeden
Auftrag bestätigt werden.
"Nein" - der im Dialog angezeigte Auftrag wird nicht gelöscht. Wurden mehrere
Aufträge markiert, wird mit dem nächsten Auftrag fortgesetzt.
"Abbrechen"- das Löschen wird abgebrochen.
"Alle" - es werden alle markierten Aufträge ohne nochmalige Rückfrage gelöscht.
6. Beim Löschen werden alle zugehörigen Auftrags-, Vorgangs- und Rechnungsdaten
gelöscht. Stammdaten können mit diesem Modul nicht gelöscht werden.
Der Löschvorgang ist endgültig und nicht umkehrbar. Sie sollten deshalb genau prüfen,
welche Aufträge gelöscht werden sollen.
Kann ein Auftrag nicht gelöscht werden, erscheint ein Hinweis mit dem verantwortlichen
Grund.
8.10 Aufträge suchen
Um einen bestimmte Auftrag bzw. Vorgang zu suchen, können Sie folgende Module nutzen:
Sofortauskunft
Auftragsbearbeitung
Auftragsbuch
In den einzelnen Modulen stehen Ihnen unterschiedliche Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
8.10.1 Suche innerhalb der Auftragsbearbeitung
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der Toolbar auf den Schalter
, um den Suchdialog zu öffnen.
2. Tragen Sie anschließend in die Felder Ihre Suchkriterien ein. Eine kombinierte Suche
ist möglich.
3. Um den Suchvorgang zu starten, klicken Sie auf den Schalter
.
4. Die gefundenen Aufträge werden im unteren Teil des Dialoges angezeigt. Mit
Doppelklick auf den gewünschten Auftrag wird dieser geöffnet.
5. Mit Klick auf den Schalter
möglich.
leeren Sie alle Suchfelder. Eine neue Such ist
8.10.2 Suche über Auftragsbuch
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie das Modul "Auftragsbuch".
2. Folgende Suchmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Suche im Tabellengitter
Suchen:
Filtern
3. Mit Klick auf den Schalter
geöffnet.
wird der aktuelle Auftrag in der Auftragsbearbeitung
8.10.3 Suche über Sofortauskunft
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie das Modul Sofortauskunft.
2. Im Reiter "Vorgänge" können Sie über alle gelb hinterlegten Felder suchen. Eine
kombinierte Suche über mehrere Felder ist möglich.
3. Um den Suchvorgang zu starten, klicken Sie auf den Schalter
.
4. Werden bei der Suche mehrere Vorgänge gefunden, so können Sie diese im Reiter
"Suchergebnis" einsehen. Der aktuelle Auftrag wird jeweils im unteren Teil im Detail
angezeigt.
5. Um erneut zu suchen, klicken Sie auf den Reiter "Suche".
Sie können durch ergänzen weiterer Felder Ihre Suche verfeinern bzw.
durch Klick auf den Schalter
Suchvorgang zu starten.
6. Durch Anklicken des Schalters
die Suchfelder leeren, um einen neuen
öffnen Sie den aktuellen Auftrag im
8.11 Suchbaum
Vorgehensweise:
Öffnen Sie den Suchbaum durch Klick auf
.
Je nachdem neben welchem Feld Sie den Schalter anklicken, ergibt sich ein anderer
Einsprungpunkt:
Hersteller: Suche über Hersteller-Baureihen
KBA-Nummer bzw. Hersteller-/Typschlüssel: Suche über KBA-Nummer
Fahrzeug-ID: Vin-Abfrage
Ausstattungsdialog
8.12
Standardausstattungen
Wählen Sie Standardausstattungen durch aktivieren der entsprechenden Checkboxen aus.
Weitere Ausstattungen
Weitere Ausstattungen werden durch Anklicken im Feld "zusätzliche Ausstattungen" und
anschließenden Klick auf
ausgewählt.
Um eine weitere Ausstattung wieder zu entfernen, klicken Sie auf diese und anschließend auf
.
Durch Bestätigen des Dialogs mit "OK" werden die ausgewählten Ausstattungen
übernommen.
8.13
Besichtigungsangaben
Beim Erfassen der Besichtigungsangaben wird zwischen der ersten und den weiteren
Besichtigungen unterschieden.
Erste Besichtigung
Alle Angaben werden wie in der Erfassungsmaske eingetragen im Gutachten angedruckt.
Weitere Besichtigungen
Zum Erfassen weiterer Besichtigungstermine können Sie wahlweise die Tabelle oder das
unterhalb der Tabelle vorhandenen Memo-Feld (siehe rote Markierung in nachfolgender
Abbildung) nutzen, wobei das Memo-Feld in den Standardvorlagen bereits enthalten ist.
8.14 Profile verwalten
Grundlage für die Arbeiten innerhalb der Auftragsbearbeitung sind Profile. Es gibt
Auftragsprofile - können einen oder mehrere Vorgänge und Rechnungen enthalten.
Vorgangsprofile - umfassen alle Seiten, die zur Bearbeitung eines Vorgangs benötigt
werden.
Rechnungsprofile - umfassen alle Seiten, die zur Erstellung einer Rechnung
erforderlich sind.
In Profilen können
Erfassungsmasken entsprechende der Bearbeitungsreihenfolge zusammengestellt
und gruppiert werden
Datenfelder und Dokumentvorlagen vorbelegt werden.
Standardprofile sind Bestandteil der Installation von AudaFusion. Zur besseren Bedienbarkeit
sind zusammgehörende Auftrags- und Vorgangsprofile einheitlich benannt.
8.14.1 Profile anlegen
Ausgangspunkt für die Erstellung eines neuen Profils ist immer ein bereits bestehenden
Profil, welches geändert und unter neuem Namen gespeichert wird.
Vorgehensweise:
1. Legen Sie einen neuen Auftrag an. Wählen aus den bestehenden Profilen das aus,
das Ihren Vorstellungen zum neuen Profil an besten entspricht.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste links in den Maskenbaum. Im Dialog "Masken
organisieren" können Sie die Erfassungsmasken auswählen und deren Reihenfolge
im Vorgang bestimmen.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf Feldbelegungen und Dokumentvorlagen.
4. Kontrollieren Sie, dass nur solche Daten und Dokumentvorlagen eingefügt wurden,
die allgemeingültigen Bezug zum Profil haben.
5. Speichern Sie das Profil unter neuem Namen über den Menüpunkt "Datei |
Speichern als ..."
Auftragsprofil - wenn das Profil zum Anlegen neuer Aufträge verwendet werden
soll.
Vorgangsprofil - wenn das Profil auch als weiterer Vorgang in einen bestehenden
Auftrag eingefügt werden soll.
Rechnungsprofil - wenn die Rechnungsmasken konfiguriert wurden und diese als
separates Rechnungsprofil ausgewählt werden sollen.
Tipp:
Speichern Sie Profile
Rechnungsprofil.
immer
sowohl
als
Auftrags-,
Vorgangs-
und
8.14.2 Profile bearbeiten
Vorgehensweise:
1. Legen Sie einen neuen Auftrag an. Wählen aus den bestehenden Profilen das aus,
das geändert werden soll.
2. konfigurieren Sie bei Bedarf die Erfassungsmasken. Klicken Sie dazu mit der rechten
Maustaste links in den Maskenbaum. Im Dialog "Masken organisieren" können Sie
die Erfassungsmasken auswählen und deren Reihenfolge im Vorgang bestimmen.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf Feldbelegungen und Dokumentvorlagen.
4. Kontrollieren Sie, dass nur solche Daten und Dokumentvorlagen eingefügt wurden,
die allgemeingültigen Bezug zum Profil haben.
5. Speichern Sie das Profil unter gleichem Namen über den Menüpunkt "Datei |
Speichern als ..."
Auftragsprofil - wenn das Profil zum Anlegen neuer Aufträge verwendet werden
soll.
Vorgangsprofil - wenn das Profil auch als weiterer Vorgang in einen bestehenden
Auftrag eingefügt werden soll.
Rechnungsprofil - wenn die Rechnungsmasken konfiguriert wurden und diese als
separates Rechnungsprofil ausgewählt werden sollen.
Tipp:
Speichern Sie Profile
Rechnungsprofil.
immer
sowohl
als
Auftrags-,
Vorgangs-
und
8.14.3 Masken organisieren
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Maskenbaum.
2. Der Dialog "Masken organisieren" wird daraufhin geöffnet.
"Im Auftrag ausgewählte Masken" - Anzeige der zum Auftrag gehörenden Vorgänge
und Masken
"Verfügbare Masken" - alle noch verfügbaren Masken. Beachten Sie bitte, dass die
verfügbaren Masken in Vorgang und Rechnung unterschiedlich sind.
"Vorschau" - Maskenvorschau
3. Sie können die Masken wie folgt organisieren:
Gruppen innerhalb des Vorgangs anlegen:
Klicken Sie dazu auf
. Vor der aktuellen Vorgangsmaske wird der
Ordner für die neue Gruppe angelegt.
o Tragen Sie den Namen der Gruppe ein.
o Fügen Sie Masken zur Gruppe hinzu.
Masken hinzufügen:
o Markieren
Sie
in
"verfügbare
Masken"
eine
oder
mehrere
(Umschalt+Mausklick) Masken, die Sie in den Vorgang übernehmen
möchten.
o
Übernehmen Sie die markierten Masken durch Klick auf
oder per
Drag&Drop an die gewünschte Position im Vorgang oder der Gruppe.
Masken verschieben:
o Masken können nur in "Im Auftrags verfügbare Masken" verschoben werden.
Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
o Klicken Sie die Maske an, die Sie verschieben möchten. Durch Klick auf
o
bzw.
können Sie die Maske schrittweise verschieben.
o Ziehen Sie die Maske per Drag&Drop an die gewünschte Position.
Masken löschen:
o Masken oder Gruppen können nur in "Im Auftrags verfügbare Masken"
gelöscht werden.
o Klicken Sie die Maske oder Gruppe an, die Sie Löschen möchten, und
klicken Sie anschließend auf
oder doppelklicken Sie auf die Maske
oder Gruppe.
4. Mit Klick auf "OK" schließen Sie den Dialog und im aktuellen Auftrag werden die
soeben konfigurierten Masken angezeigt.
8.14.4 Profile löschen
Vorgehensweise:
1. Löschen Sie Profile über den Menüpunkt "Datei | Löschen ..."
Auftragsprofil
Vorgangsprofil
Rechnungsprofil
2. Bestätigen Sie die Abfrage, ob das Profil gelöscht werden soll.
8.15 Fotos
8.15.1 Fotos_im_Vorgang_verwalten
Symbolleiste
Auf den Fotomasken innerhalb des Vorgangs stehen Ihnen folgende Schalter zur Verfügung:
Einfügen eines oder mehrerer Fotos
Foto bearbeiten. Diese Funktion kann nur genutzt werden, wenn das Modul
"Fotobearbeitung" in Ihrer Lizenz frei geschaltet wurde.
Löschen eines oder mehrerer Fotos
Foto speichern unter ...
Fotos scannen
Scannerquelle wählen. Verfügbare Scanner werden Ihnen in einem zusätzlichen Dialog
zur Auswahl angeboten.
Aktuelles Foto nach oben verschieben
Aktuelles Foto nach unten verschieben
alle Vorschaubilder rekonstruieren
Vorschau Foto
Aktuelles Foto drucken
Beschreibung zum Foto vergrößern
Vorschaubilder verkleinern
Vorschaubilder vergrößern
Fotoindex
Fotos in einen Vorgang einfügen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie im Vorgangsreiter Fotos" auf das Symbol
Fotos hinzufügen".
2. Es öffnet sich ein Dateidialog, in dem aus dem Fotoverzeichnis die gewünschten
Fotos ausgewählt werden können.
3. Das Fotoverzeichnis kann in den Optionen des Moduls Auftragsbearbeitung" als
Standard hinterlegt werden.
4. Wählen Sie die gewünschten Fotos aus:
Um einzelne Fotos einzufügen, klicken Sie auf das gewünschte Foto.
Um mehrere Fotos einzufügen, halten Sie die <STRG>-Taste gedrückt und
klicken auf die gewünschten Fotos.
5. Klicken Sie auf Öffnen".
Die ausgewählten Fotos werden in den Vorgang übernommen.
6. Zum Ändern der Reihenfolge der Fotos stehen die Schalter
,
am rechten
Rand zur Verfügung.
Eine weitere Möglichkeit, Fotos zu verschieben ist, bei gedrückter Maustaste das Bild
an die gewünschte Position ziehen (drag & drop).
Fotos per drag & drop einfügen
Aus einem Dateiordner werden die zuvor markierten Dateien bei gedrückter, linker Maustaste
auf die Seiten \Vorgang | Fotos/ bzw. \Vorgang | Restwertbörse | Allgemein/ gezogen (drag &
drop).
Als Alternative hierzu können die Fotodateien auch über die Zwischenablage kopiert werden.
Fotokennzeichnung
Je nach Verwendungszweck können Sie die Fotos wie folgt kennzeichnen:
"GA" - Diese Fotos werden im Gutachten gedruckt und zusammen mit dem Gutachten
über die Schadennetze versendet.
"RWB" - Diese Fotos werden nur an die Restwertbörsen und die regionale
Restwertanfrage übermittelt.
Vorgehensweise:
Klicken Sie auf die jeweilige Checkbox ("GA" bzw. "RWB") direkt unterhalb des
Vorschaubildes oder
klicken Sie auf die jeweilige Checkbox ("Drucken" bzw. "Restwertbörse") im Bereich
"Informationen zum gewählten Bild".
Durch Klick auf den Schalter "Alle" (im Bereich "Informationen zum gewählten Bild")
werden alle Gutachtenfotos ("GA") auch für die Restwertbörsen markiert.
Vor dem Bearbeiten eines Fotos können Sie bestimmen, ob
o eine Kopie bearbeitet und das Original gesichert werden soll - Das Originalfoto
wird daraufhin ohne Kennzeichnung im Vorgang gespeichert und die erzeugte
Kopie mit den zuvor bestehenden Kennzeichnungen angelegt.
o eine Kopie bearbeitet und diese für die Restwertbörsen markiert wird - Das
Originalfoto verbleibt mit der bestehenden Kennzeichnung im Vorgang und die
erzeugte Kopie wird bearbeitet und erhält automatisch die Kennzeichnung
"RWB".
o das Originalfoto bearbeitet wird - Sie bearbeiten das Originalfoto, die
Kennzeichnungen bleiben erhalten.
Entsprechend der Kennzeichnung werden die Fotos auf den einzelnen Fotomasken wie folgt
angezeigt:
"Alle Fotos" - Unabhängig von der Kennzeichnung werden alle zum Vorgang
gespeicherten Fotos angezeigt.
"Gutachtenfotos" - Alle Fotos mit der Kennzeichnung "GA" werden angezeigt.
"Restwertbörsenfortos" - Alle Fotos mit der Kennzeichnung "RWB" werden
angezeigt.
"Weitere Fotos" - Alle Fotos ohne Kennzeichnung werden angezeigt.
Fotos löschen
Vorgehensweise:
1. Markieren Sie ein oder mehrere Fotos (<STRG> + Mausklick).
2. Klicken Sie auf
.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Alternativ zum Löschen können Sie auch die Fotomarkierung "GA" bzw. "RWB" durch
Anklicken aufheben. Dadurch verbleiben die Fotos im Vorgang, werden aber weder im
Gutachten gedruckt noch an Restwertbörsen oder Schadennetze versendet. Fotos ohne
Markierung werden auf den Masken "Alle Fotos" bzw. "Weitere Fotos" angezeigt.
Fotoindex drucken
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf den Fotomasken unten rechts auf
.
2. In Abhängigkeit der Maske, aus der Sie den Fotoindex aufrufen, enthält dieser alle,
die Gutachten-, die Restwertbörsen- oder sonstigen Fotos.
3. Der Standard-Fotoindex zeigt 18 Bilder pro Seite (3 x 6 Fotos).
4. Wurden für Sie weitere Fotoindizes erstellt, so können Sie in einem zusätzlichen
Dialog den gewünschten Fotoindex auswählen.
8.15.2 Fotos bearbeiten
Die Fotobearbeitung kann sowohl direkt aus der Hauptauswahl (zur Bearbeitung von Fotos
außerhalb der Auftragsbearbeitung) als auch innerhalb der Auftragsbearbeitung von den
Seiten Vorgang | Fotos" bzw. Vorgang | Restwertbörse | Allgemein" gestartet werden.
Vorgehensweise:
1. Mit Klick auf
oder Doppelklick auf das Foto starten Sie die Fotobearbeitung.
2. Entscheiden Sie, wie das Foto bearbeitet werden soll.
2. Gemäß Ihrer Auswahl wird eine Kopie erzeugt oder das Original zum Bearbeiten
geöffnet.
3. Die Fotobearbeitung bietet eine Grundfunktionalität:
Pfeile zeichnen
Kennzeichen abdecken
Text erfassen
Freihand zeichnen
Linien zeichnen
Polygone zeichnen
Rechtecke bzw. Ellipsen zeichnen
Fotos drehen
Helligkeit/Kontrast
Bildausschnitte
Größe ändern
Bildausschnitte
Vorgehensweise:
1. Um Bildausschnitte zu erstellen, sollten Sie immer Kopien bearbeiten, da die
Ausschneiden-Funktion nicht über die Rückgängig-Funktion zurückgesetzt werden
kann.
2. Klicken Sie auf
.
3. Legen Sie mit dem ersten Mausklick den Startpunkt und mit dem zweiten Mausklick
den kompletten Bereich fest.
4. Bestätigen Sie die Warnung:
"Ja" - der Bildausschnitt wird erstellt
"Nein" - die Funktion wird abgebrochen.
5. Wird der Ausschnitt erstellt, wird dieser automatisch auf die Höhe bzw. Breite des
Originals angepasst. Das Seitenverhältnis entspricht dem des Bildausschnitts.
Definition Vorder- und Hintergrundfarbe
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie durch Klick mit der linken Maustaste auf eine Farbe die
Vordergrundfarbe aus.
2. Wählen Sie durch Klick mit der rechten Maustaste auf eine Farbe die
Hintergrundfarbe aus.
3. Das Feld
steht zur Auswahl eines transparenten Hintergrunds zur Verfügung.
Wenn kein Objekt ausgewählt bzw, markiert ist, definieren Sie die Standardfarben,
indem Sie die Vorder- und Hintergrundfarbe wie beschrieben auswählen.
Fotos drehen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf
bzw.
, um das Foto um 90° nach
links oder rechts zu drehen.
2. Klicken Sie erneut, wenn Sie das Foto um 180° drehen möchten.
Freihand zeichnen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf
.
2. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Freihandlinien.
3. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ist die Freihandlinie abgeschlossen.
Größe ändern
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf
.
2. Geben Sie die Breite vor. Die Höhe des Bildes wird bei konstantem Seitenverhältnis
automatisch angepasst.
3. Bestätigen Sie den Dialog mit "OK".
Helligkeit/Kontrast
Vorgehensweise:
1. Durch Klick auf
öffnen Sie den Dialog "Helligkeit, Kontrast".
2. Zusätzlich können Sie in diesem Dialog die Intensität, Gammawerte und Farbwerte
(rot, gelb, grün) ändern.
3. Ziehen Sie die entsprechenden Regler um de Änderungen vorzunehmen.
4. Im oberen Teil sehen Sie links das Original und rechts das bearbeitet Bild.
5. Mit "OK" übernehmen Sie die Änderungen.
Kennzeichen abdecken
Vorgehensweise:
.
2. Klicken Sie nacheinander auf die Eckpunkte des Kennzeichens. Die Funktion
"Kennzeichen abdecken" zeichnet immer ein Viereck.
Linien zeichnen
Vorgehensweise:
.
2. Klicken Sie in das Foto:
erster Klick, um den Startpunkt der Linie festzulegen,
zweiter Klick auf den Endpunkt und Abschluss der Linie oder
ziehen Sie die Linie mit gedrückter Maustaste. Dabei müssen Sie, um die Linie
anzuschließen, einen Mausklick auf dem Endpunkt ausführen.
Linienarten und -stärken
Folgende Linienarten stehen zur Verfügung:
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie links neben der Farbpalette auf die Linienauswahl.
2. Wählen Sie durch Anklicken die gewünschte Linienart.
3. Die Stärke (Dicke) der Linie können Sie im benachbarten Feld festlegen.
Objekte nachträglich ändern
Vorgehensweise:
1. Doppelklicken Sie auf das Bild, um es erneut zu bearbeiten.
2. Wählen Sie die Option "Original bearbeiten".
3. Um ein Objekt nachträglich zu ändern, klicken Sie in der linken Symbolleiste auf
.
4. Anschließend klicken Sie auf das Objekt. Dieses wird markiert (die Eckpunkte des
Objekts sind durch schwarze Kästchen markiert).
5. Durch Ziehen der Eckpunkte mit gedrückter Maustaste können Sie die Form des
Objekts verändern.
6. Durch Ziehen des Objekts selbst (nicht auf Eckpunkte) wird das Objekt verschoben.
7. Bei markierten Objekten können Sie jederzeit die Farben (Vordergrund- oder
Hintergrundfarbe), Linien und Text ändern.
Pfeile zeichnen
Vorgehensweise:
.
erster Klick, um den Startpunkt des Pfeils festzulegen,
zweiter Klick auf den Endpunkt und Abschluss des Pfeils oder
ziehen Sie den Pfeil mit gedrückter Maustaste. Dabei müssen Sie, um den Pfeil
anzuschließen, einen Mausklick auf dem Endpunkt ausführen.
Polygone zeichnen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf:
(offenes Polygon - Vieleck, wobei nicht alle Seiten geschlossen sind) oder
(geschlossenes Polygon - Vieleck, wobei alle Seiten geschlossen sind)
erster Klick, um den Startpunkt festzulegen,
zweiter und alle folgenden Klicks definieren jeweils Eckpunkte des Polygons
3. Um das Polygon abzuschließen, führen Sie einen Doppelklick auf dem Endpunkt aus.
Rechtecke bzw. Ellipsen zeichnen
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf:
, um Rechtecke zu zeichnen oder
, um Ellipsen zu zeichnen.
zweiter Klick um das Rechteck bzw. die Ellipse abzuschließen.
Schriftart und -größe
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie unten rechts neben der Farbpalette auf den Schalter "Schriftart" oder auf
das Menü "Bearbeiten | Schriftart".
2. Wählen Sie im Dialog Schriftart, -schnitt (standard, fett, kursiv) und -größe. Sie
können aus allen auf Ihrem Rechner installierten Schriftarten auswählen.
Text erfassen
Vorgehensweise:
1.
2.
3.
4.
Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf
.
Wählen Sie Schriftart und -größe sowie die Vordergrundfarbe.
Klicken Sie im Foto aus die Position, an der Sie den Text erfassen möchten.
Erfassen Sie den Text.
Zoom in Auswahl
Mit dieser Funktion können Sie den markierten Bildbereich auf Fenstergröße zoomen.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf
.
zweiter Klick um das Rechteck bzw. die Ellipse abzuschließen.
8.15.3 Fotovorschau
In der Auftragsbearbeitung, beim Bearbeiten von Anschreiben und Textbausteinen und in der
Sofortauskunft haben Sie die Möglichkeit, alle Fotos des Vorgangs anzeigen zu lassen.
Die Fotovorschau kann mit der Funktionstaste F6 bzw. über den Menüpunkt Bearbeiten
gestartet werden. Größe und Position des Vorschaufensters werden gespeichert, damit bei
wiederholtem Aufruf der Dialog in gleicher Größe und Position geöffnet wird.
Wenn Sie bei geöffnetem Vorschaudialog die Kalkulationsprogramme der Datenanbieter
aufrufen, bleibt dieser im Vordergrund geöffnet. Sie können somit jederzeit die zum Vorgang
gespeicherten Fotos einsehen.
Symbolleiste
zeigt die Bildinformationen an
vergrößert einen Bildausschnitt
druckt das aktuelle Foto
Zoom ... % zeigt die Vregrößerungsstufe des aktuellen Fotos an
GA, RW, über die Schalter werden entsprechende Filter ausgeführt:
SO
GA - zeigt alle Fotos, die im Gutachten gedruckt werden
RW - zeigt alle Restwertbörsenfotos
SO - zeigt alle sonstigen Fotos
Es muss mindestens ein Filter aktiv sein. Durch Kombination der Filter können auch alle
Vorgangsfotos angezeigt werden.
Fensteranordnung wechseln
,
Vorschaubilder verkleinern bzw. vergrößern
,
8.16 Rechnungen
8.16.1 Rechnungen erstellen
Die Rechnung ist Bestandteil des Vorgangs. In den Stammdaten können Sie Honorartabellen
und Warengruppen mit Rechnungsartikeln hinterlegen, die Ihnen das Erstellen von
Rechnungen vereinfachen.
Wissenswertes:
Als Rechnungsanschrift wird standardmäßig die Auftraggeber-Adresse
übernommen.
Die Rechnungsnummer wird erst beim Druck der Rechnung generiert. Wenn
Auftragsnummer und Rechnungsnummer identisch sind und Sie mehrere
Rechnungen zum Vorgang drucken, können Sie über das Feld RG-NR-Zusatz" die
Rechnungsnummer ergänzen (z.B. durch eine Nummerierung). Dies ermöglicht die
Unterscheidung der einzelnen Rechnungen.
Rechnungsstatus: Beim Drucken der Rechnung können Sie festlegen, ob die
Rechnung in den Status gedruckt" gesetzt werden soll.
o Status gedruckt": Die Rechnung gilt als gebucht, wird im Rechnungswesen als
offener Posten geführt. Sie kann nicht mehr geändert werden.
o Status nicht gedruckt": Die Rechnung ist noch nicht in das Rechnungswesen
übernommen worden und kann noch geändert werden.
Sie können eine Rechnung auch manuell buchen (auch ohne Ausdruck).
Pflichtangaben für Rechnungen
Adresse Rechnungsempfänger
Adresse Mahnungsempfänger
Zahlungsziel
Mahncode
Sachverständiger
Die Erfassung der Rechnung erfolgt auf den Masken
Rechnungsadresse
Rechnungspositionen
Rechnungsbeträge
Rechnungsansicht
Rechnungsadressen
Mahnungsempfänger
Nach Klick auf den Reiter "Mahnungsempfänger" erscheint die Abfrage
"Mahnungsempfänger gleich Rechnungempfänger setzen".
Mit "Ja" wird der Rechnungsempfänger als Mahnungsempfänger
übernommen.
Mit "Nein" kann der Mahnungsempfänger ausgewählt (aus Adressbuch oder
Beteiligten) oder neu erfasst werden.
Rechnungsempfänger
Den Rechnungsempfänger können Sie
aus dem Adressbuch auswählen: Klicken Sie dazu auf den Schalter
.
aus den Beteiligtenadressen auswählen: Klicken Sie dazu auf den Schalter
manuell neu erfassen: Füllen Sie dazu die Adressfelder aus.
Rechnungspositionen
Erfassen der Beträge
Nach dem Öffnen der Maske können Sie mit "Enter" alle editierbaren Felder der
Rechnungspositionen der Reihe nach aufrufen. Der Wechsel auf den nächsten Artikel wird
automatisch ausgelöst, sobald im Beschreibungsfeld "Enter" gedrückt wird.
Einstellungen
Der Schalter "Einstellungen"
öffnet einen Dialog, in dem Sie für die Felder Einzel- bzw.
Gesamtpreis die Reihenfolge "Währung - Betrag" oder "Betrag - Währung" für den Ausdruck
der Rechnung festlegen können.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf
.
2. Wählen Sie im Feld "Einzelpreis" entweder Betrag oder Währung aus.
3. Ändern Sie die Reihenfolge durch Klick auf einen der nebenstehenden Schalter
bzw.
.
4. Wiederholen Sie dies im Feld "Gesamtpreis".
Beachten Sie bitte, dass sich die getätigten Einstellungen nur auf die aktuelle Rechnung
beziehen. Um die Einstellungen generell für diese Rechnugs- bzw. Auftragsart zu
übernehmen, muss das Rechnungs- bzw. Auftragsprofil entsprechend geändert und
gespeichert werden (siehe Profile bearbeiten).
Rechnungspositionen aktualisieren
Durch Klick auf
können Sie die erfassten Rechnungspositionen aktualisieren. Dabei
werden alle Positionen neu berechnet.
Rechnungspositionen anfügen
um eine neue Rechnungsposition am End
anzufügen.
2. Wählen Sie "Artikel aus Stammdaten".
3. Anschließend können Sie im Warengruppendialog die Warengruppe und den Artikel
auswählen.
4. Mit "Enter", Doppelklick oder "OK" übernehmen Sie den ausgewählten Artikel in die
Rechnung.
5. Durch Klick auf die Schalter
bzw.
können Sie die aktuelle
Rechnungsposition nach oben oder unten verschieben und so an der gewünschten
Stelle positionieren.
Rechnungspositionen bearbeiten
Durch Klick auf den Schalter
wird der Warengruppendialog geöffnet. Hier können Sie
die aktuelle Rechnungsposition durch einen beliebigen Rechnungsartikel ersetzen.
Text anfügen
Anstelle von Rechnungsartikeln können Sie auch Textzeilen an die Rechnungspositionen
anfügen.
um eine neue Rechnungsposition am End
anzufügen.
2. Wählen Sie "nur Text".
3. An die Rechnungspositionstabelle wird ein leerer Artikel angefügt.
4. Erfassen Sie den Text im Beschreibungsfeld.
5. Durch Klick auf die Schalter
bzw.
können Sie die aktuelle
Rechnungsposition nach oben oder unten verschieben und so an der gewünschte
Stelle positionieren.
Rechnungsbeträge
Rechnungsbeträge werden durch Addition der einzelnen Rechnungspositionen automatisch
ermittelt.
Sie können einen prozentualen Rabatt auf den Netto-Betrag erfassen. Anschließend
werden die Rechnungsbeträge (Netto nach Rabatt, MwSt. und Brutto) neu berechnet.
Im Feld "Brutto gerundet" wird der Bruttobetrag auf voll 10 Cent gerundet angezeigt.
Dieser Wert dient zur Angabe auf Gerichtsrechnungen.
Erfasste Anzahlungen werden beim Drucken der Rechnung und Setzen des
Buchungsstatus automatisch als Zahlungseingang gebucht. Der Anzahlungsbetrag
kann direkt auf der Rechnung ausgewiesen werden.
Anzahlungen erfassen
Vorgehensweise:
1. Tragen Sie auf der Seite "Rechnungsbeträge" den Anzahlungsbetrag ein. Dieser
Betrag kann auf der Rechnung ausgewiesen werden.
2. Beim Drucken und anschließendem Buchen der Rechnung wird die Anzahlung als
Zahlungseingang gebucht.
8.16.2 Rechnungen drucken
Vorgehensweise:
A. Druck aus Rechnungsansicht
1. Klicken Sie auf die Maske "Rechnungsansicht".
2. Nachdem die Rechnungsansicht geladen wurde, können Sie mit Klick auf
den Druckdialog öffnen und die Rechnung drucken.
B. Druck aus Maske "Rechnungsadresse"
1. Klicken Sie auf die Maske "Rechnungsadresse".
2. Mit Klick auf
öffnen Sie den Druckdialog und können die Rechnung
drucken.
C. Druck über Kommunikationsmanager
1. Starten Sie den Kommunikationsmanager durch Klick auf
in der Toolbar.
2. Wählen Sie die Rechnung aus.
D. Druck über Menü
1. Über das Menü "Datei | Druck | Rechnung" können Sie innerhalb der
Auftragsbearbeitung aus jeder beliebigen Maske die Rechnung drucken.
2. Verwalten Sie z. B. durch Stornos mehrere Rechnungen im Vorgang, werden in
einem Auswahldialog alle Rechnungen des Vorgangs zum Druck angeboten.
3. Mit "OK" oder Doppelklick auf eine Rechnung öffnen Sie den Druckdialog und
können die Rechnung drucken.
8.16.3 Rechnung manuell buchen
Falls Sie nach dem Drucken der Rechnung diese nicht in den Status gedruckt" gesetzt
haben, gilt die Rechnung noch nicht als gebucht" und erscheint im Zahlungs-/Mahnwesen
nicht als offener Posten. Die weitere Bearbeitung der Rechnung ist möglich. Durch manuelles
Buchen der Rechnung wird der "gedruckt"-Status gesetzt auch ohne dass die Rechnung
wirklich gedruckt wurde.
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie die Rechnung im Modul "Auftragsbearbeitung".
2. Auf der Maske "Rechnungsadresse" können Sie durch Klick auf
"Rechnung
buchen ohne drucken" die Rechnung buchen.
3. Es folgt die Frage Rechnung ohne zu drucken verbuchen"?
Ja" - die Rechnung wird gebucht. Der Status der Rechnung ändert sich, die
Schaltfläche Stornieren" wird eingeblendet. Die Rechnung wird in das
Rechnungswesen übernommen.
Nein" bleibt die Rechnung im Status nicht gedruckt" und kann weiter bearbeitet
werden.
4. Manuell gebuchte Rechnungen können automatisch zum Sammeldruck markiert
werden und später über die Sammeldruckfunktion gedruckt werden.
8.16.4 Rechnungen stornieren
Gebuchte Rechnungen können nachträglich nicht mehr geändert werden. Um dennoch
Änderungen zu erfassen, müssen Sie die Rechnung stornieren.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie auf der Maske "Rechnungsadresse"auf den Schalter "Stornieren".
2. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die aktuelle Rechnung stornieren möchten,
beantworten Sie die anschließende Frage mit "Ja".
(Wenn Sie auf "Nein" klicken, wird der Vorgang abgebrochen, d.h. die Rechnung
wird nicht storniert.)
3. Wählen Sie anschließend, ob eine Kopie der ursprünglichen Rechnung angelegt
werden soll oder nicht.
Die Originalrechnung bleibt mit der Original-Rechnungsnummer erhalten, die
stornierte Rechnung erhält die Kennung -s".
Die Kopie enthält alle Angaben der stornierten Rechnung und eine neue
Rechnungsnummer. Änderungen können in die Kopie eingetragen werden. Wenn
Sie keine Kopie der Rechnung wünschen, können Sie anschließend über den
Menüpunkt "Datei | Neu | Rechnung" eine neue Rechnung anlegen.
8.17 Textbausteine
8.17.1 Textbausteine bearbeiten
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Baustein durch
Doppelklick auf den Baustein oder
Klick auf
(rechts im Feld Vorschau)
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
3. Gemäß Einstellungen erfolgt beim Schließen des Textes eine Abfrage, ob
gespeichert werden soll, oder es wird automatisch, ohne Abfrage gespeichert.
8.17.2 Textbausteine aktivieren/deaktivieren
Alternativ zum Löschen können Sie Textbausteine durch Doppelklick auf die Checkbox
"Aktiv" deaktivieren. Nicht aktive Textbausteine verbleiben im Vorgang/Rechnung, werden
jedoch nicht gedruckt.
8.17.3 Textbausteine verschieben
Durch Klick auf die Schalter
bzw.
können Sie den aktuellen Textbaustein nach
oben oder unten verschieben und so an der gewünschten Stelle positionieren.
8.17.4 Textbausteine löschen
Klicken Sie auf
nicht möglich.
um den aktuellen Textbaustein zu löschen. Eine Mehrfachauswahl ist
Achtung! Der Baustein wird ohne Sicherheitsabfrage sofort gelöscht.
Alternativ zum Löschen können Sie Textbausteine durch Doppelklick auf die Checkbox
"Aktiv" deaktivieren. Nicht aktive Textbausteine verbleiben im Vorgang/Rechnung, werden
jedoch nicht gedruckt.
8.17.5 Textbausteine nach Art anzeigen
Sie können für mehr Übersichtlichkeit die in den Vorgang bzw. Rechnung eingefügten
Textbausteine entsprechend der Art anzeigen lassen.
Durch Aktivieren der Checkboxen
werden die entsprechenden Textbausteine
angezeigt. (Im angegebenen Beispiel sind alle Deckblatttexte ausgeblendet, die Vor- und
Nachtexte werden in der Reihenfolge wie sie erfasst wurden angezeigt.)
8.17.6 Bedingungen einfügen
Durch Bedingungen zum Textbaustein wird gesteuert, dass dieser nur dann gedruckt wird,
wenn die Bedingung erfüllt ist. Bedingungen können in den Formelstammdaten
nachgeschlagen bzw. erstellt werden.
1. Nach Klick auf
werden die Formelstammdaten geöffnet.
2. Mit Doppelklick übernehmen Sie die ausgewählte Formel als Bedingung in den
Textbaustein.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden Bedingungen nur für den
jeweiligen Vorgang bzw. Rechnung eingefügt. Soll die Bedingung
permanent mit dem Textbaustein verknüpft werden, muss diese im
Modul "Textstammdaten" zum Baustein gespeichert werden.
8.17.7 Bedingungen löschen
Durch Bedingungen zum Textbaustein wird gesteuert, dass dieser nur dann gedruckt wird,
wenn die Bedingung erfüllt ist. Bedingungen können in den Formelstammdaten
nachgeschlagen bzw. erstellt werden.
Nach Klick auf
wird die vorhandene Bedingung gelöscht.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung werden Bedingungen nur für den
jeweiligen Vorgang bzw. Rechnung gelöscht. Soll der Baustein generell
ohne Bedingung verwendet werden, muss diese im Modul
"Textstammdaten" gelöscht werden.
8.18 Bereifung erfassen
8.18.1 Angaben zu den Reifen erfassen
In diesem Dialog können Sie die Bereifung achsenbezogen erfassen.
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Dialog durch Doppelklick in ein Erfassungsfeld für Profiltiefen.
2. Erfassen Sie die Profiltiefe. Sie können Werte nur in Feldern erfassen, die zur
Fahrzeugart freigeschaltet sind.
3. Mit Klick auf
wird die selektierte Profiltiefe in alle Profiltiefen dieses Dialogs
übernommen. Bereits eingetragene Werte werden dabei überschrieben.
4. Erfassen Sie den Code für Winter- bzw. Sommerbereifung durch Auswahl aus der
hinterlegten Listbox. Sie können Werte nur in Feldern erfassen, die zur Fahrzeugart
freigeschaltet sind.
5. Mit Klick auf
wird die selektierte Sommer-/Winterkennung in alle Profiltiefen
dieses Dialogs übernommen. Bereits eingetragene Werte werden dabei
überschrieben.
6. Erfassen Sie Dimension und Fabrikat.
Angaben in alle leeren Profile übertragen
1. Im unteren Teil des Dialogs können Sie angeben, in welche leeren Felder Ihre
Angaben ebenfalls übernommen werden sollen.
2. Aktivieren Sie zur Übernahme die entsprechenden Checkboxen. Die Werte werden in
alle leeren Felder aller zur Fahrzeugart freigeschalteten Achsen übernommen.
3. Profiltiefen und Code können pro Rad übernommen werden:
LA = links außen
LI = links innen
RI = rechts innen
RA = rechts außen
4. Mit "Übernehmen" schließen Sie die Erfassung ab. Gemäß Ihrer Auswahl werden die
Werte übertragen.
Angaben zum Ersatzrad sind immer separat vorzunehmen.
8.18.2 Bereifung: Standard - Erweitert
Standard
Die Standard-Maske dient zur Erfassung der Reifendimension, Bereifungsart und Fabrikat für
PKW (Unterscheidung nur zwischen Vorder- und Hinterachse).
Erweitert
Die Erweitert-Maske dient zur Erfassung der Reifendimension, Bereifungsart und Fabrikat für
max. 2 Vorder- und 4 Hinterachsen. Über die Fahrzeugart werden mögliche Achsen
freigeschaltet.
8.18.3 Profilgrafik
Die Profilgrafik zur Erfassung der Profiltiefen wird über das Feld "Fahrzeugart" gesteuert.
Entsprechend der ausgewählten Fahrzeugart werden die Achsen und Räder aktiviert.
Sie können Profiltiefen direkt in den Feldern erfassen oder per Doppelklick einen Dialog zur
Erfassung der Bereifung öffnen.
Mit Klick auf
wird die aktuelle Profiltiefe in alle leeren Felder übernommen.
Wurden keine Profiltiefen erfasst, kann die Profilgrafik beim Druck unterdrückt werden, durch:
Entfernen der Profileinheit (bei älteren Dokumentvorlagen)
bei neueren Dokumentvorlagen wird die Grafik automatisch weggelassen.
8.19 Restwertgebote ermitteln
8.19.1 Restwertanfragen senden
Vorgehensweise:
1. Wählen Sie die Restwertbörsen, an die Sie senden wollen, durch Anklicken der
Checkbox links neben dem Logo der jeweiligen Restwertbörse aus.
2. Ergänzen Sie für die Restwertbörsen spezifischen Felder.
3. Durch Klick auf "Anfrage senden" wird eine Datenprüfung ausgelöst.
4. Wurden alle Pflichtangaben erfasst, werden die Versandprotokolle der gewählten
Restwertbörsen angezeigt.
5. Mit Klick auf "Senden" wird die Anfrage an die gewählten Börsen gesendet.
8.19.2 Restwertbörsen Datenprüfung
Über die Datenprüfung werden alle Pflichtangaben vor dem Senden geprüft. Sollten Angaben
fehlen, wird der Datenprüfungsdialog angezeigt. Neben den Reiterbezeichnungen wird
bereits angezeigt, ob alle Angaben vorhanden sind
, fehlende Angaben
noch
erfasst werden müssen oder sonstige Hinweise
vorliegen.
In diesem Dialog können Sie fehlende Angaben erfassen. Erst, wenn alle Pflichtangaben
plausibel sind, kann die Anfrage gesendet werden.
Die Pflichtangaben sind wie folgt markiert:
- Pflichtfeld vorhanden
- fehlende Angabe
- Hinweis, dass Angaben fehlen. Diese verhindern ein versenden der Anfrage
jedoch nicht.
Soll an mehrere Restwertbörsen gesendet werden, wird für jede ein Reiter im
Datenprüfdialog angezeigt.
Versandprotokolle
Nachdem die Datenprüfung mit "OK" abgeschlossen wurde, werden die Versandprotokolle
angezeigt. Diese enthalten alle Angaben, die auch an die Restwertbörsen übermittelt werden.
Für jeder Börse, an die gesendet werden soll, wird ein Reiter angezeigt.
Bitte prüfen Sie die Protokolle nochmals auf Vollständigkeit, da in der Datenprüfung nur die
Pflichtfelder geprüft werden.
Mit Klick auf "Senden" erfolgt die Übermittlung an die Restwertbörsen.
Nach dem Versand werden die Protokolle unter "zusätzliche Dokumente" gespeichert.
8.19.3 Restwertanfragen stornieren
Bei den Restwertbörsen AUTOonline und W.O.M. können Sie gesendete Anfragen
stornieren.
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie die Maske "Restwert - Senden/Empfangen".
2. Klicken Sie auf "Anfrage stornieren". Die Schalter sind nur für die Restwertbörsen
AUTOonline und W.O.M. verfügbar.
3. Bestätigen Sie die Abfrage, ob wirklich storniert werden soll.
4. Anschließend wird nochmals das Protokoll angezeigt. Bestätigen Sie dieses mit "OK",
um das Storno zu senden.
Um die Anfrage erneut zu senden, gehen Sie wie folgt vor:
1. Kopieren Sie den Vorgang über "Datei | Neu | Vorgang kopieren".
2. Wählen Sie die Vorgangsdaten, die kopiert werden sollen. (Beim Kopieren des
Vorgangs werden die Status, dass bereits gesendet wurde, nicht in den neuen
Vorgang übernommen.)
3. Korrigieren Sie ggf. Vorgangsdaten.
Senden Sie die Anfrage erneut.
8.19.4 Gebote von Restwertbörsen abholen
Um Restwertgebote abzurufen haben Sie folgende Möglichkeiten:
Sobald die Gültigkeit der Anfrage abgelaufen ist, erhalten Sie bei erneutem Aufruf der
Restwertseiten einen Hinweis, dass die Gültigkeit der Anfrage abgelaufen ist. Sie
können direkt in diesem Dialog entscheiden, ob die Gebote sofort oder später
abgerufen werden sollen.
Auf der Maske "Restwert - Senden/Empfangen" können Sie durch Klick auf "Gebote
abrufen" die Gebote zum aktuellen Vorgang abrufen.
In den gestarteten Restwertmoduln können Sie durch Klick auf
o
- Sammelabruf, vorgangsübergreifend werden alle Gebote abgerufen
- Gebote zum aktuellen Vorgang werden abgerufen. Der aktuelle Vorgang muss vorab
ausgewählt werden.
8.19.5 Anfragen an regionale Aufkäufer senden
Mit geringem Arbeitsaufwand können Sie bei regional ansässigen Firmen, Restwerte
abfragen ohne Inanspruchnahme der Restwertbörsen. Der Versand der Anfrage erfolgt per EMail.
Vorgehensweise:
1. Auswahl der Empfänger über Adressliste oder Merkmal
Alle Empfänger werden als "Bcc" eingetragen. Zur Kontrolle wird eine E-Mail an Ihre
eigenen E-Mail-Adresse
2. Das Feld "Vorlage" ist ein Pflichtfeld.
Die Standardvorlage RW_ANFRAGE.RTF wird Ihnen bei Installation des Moduls zur
Verfügung gestellt und im Auftrags- und Vorgangsprofil gespeichert.
3. Ergänzen Sie das Gültigkeitsdatum der Anfrage.
4. Klicken Sie auf "Angebot senden".
5. Fehlende Angaben werden Ihnen über die Restwertbörsen Datenprüfung angezeigt.
Auswahl der Empfänger
Zur Auswahl der Empfänger bestehen folgende Möglichkeiten:
1. Auswahl über die Adressliste
Nach Anklicken des Schalters Adressliste werden aus dem Adressbuch alle
Adressen, die eine E-Mail-Adresse haben, in einer Liste angezeigt.
Auswahl mehrerer einzelner Empfänger erfolgt durch
+ Mausklick.
Auswahl mehrerer auf einander folgender Empfänger erfolgt durch
+
Mausklick.
2. Auswahl über ein Merkmal
Über eine Listbox können ein oder mehrere Merkmale gewählt werden.
Die Auswahl mehrerer Merkmale kann nur nacheinander erfolgen. Die E-Mailadressen
der Empfänger werden an die evtl. bestehende Liste angefügt.
Definieren der Merkmale
Vorgehensweise:
1. Um Merkmale zu definieren, klicken Sie auf der Maske "Restwert - Regionale" im
Feld "Auswahl Merkmal" mit der rechten Maustaste auf
, um so die Listbox zu
öffnen.
2. Erfassen Sie alle Merkmale ein.
3. Ergänzen Sie im Modul "Adressbuch" das Merkmal zu den Adressen Ihrer regionalen
Restwertaufkäufer bzw. legen Sie für diese neue Adressen an. Achten Sie darauf,
dass für die regionale Restwertabfrage die E-Mail-Adresse des Aufkäufers benötigt
wird.
Beachten Sie bitte, dass die Einträge für Merkmal in beiden Moduln, "Auftragsbearbeitung"
und "Adressverwaltung", identisch erfasst werden müssen.
Regionale Restwertgebote erfassen
Vorgehensweise:
1. Wenn Sie die Empfänger der Restwertanfrage über die Adressliste oder das Merkmal
ausgewählt haben, werden die Adressen in die Gebotstabelle sofort übernommen.
2. Gebote, die Sie per Fax oder E-Mail erhalten, erfassen Sie manuell in der
Gebotstabelle
8.19.6 Restwertgebote drucken
Alle Restwertbörsen übermitteln beim Abrufen der Gebote Gebotsblätter in Form von
PDF-Dateien. Diese werden im Vorgang unter "zusätzliche Dokumente" gespeichert.
Für den Ausdruck regionaler Restwertgebote steht die Dokumentvorlage
RW_GEBOTE.RTF zur Verfügung. Diese können Sie über die Maske "Anschreiben"
drucken.
Die Dokumentvorlage GEBOTSAUSWERTUNG.RTF dient dazu, börsenübergreifend
die höchsten Restwertgebote auszudrucken. Dabei wird zu jedem Gebot die
Restwertbörse, über die das Gebot abgegeben wurde, angedruckt.
In den Programmeinstellungen (Verwaltung | Optionen | Restwertbörsen) können Sie
die Anzahl der Gebote, die standardmäßig im Gebotsblatt über alle Börsen gedruckt
werden sollen, einstellen. Das zugehörige Feld finden Sie auf allen
Restwerteinstellungen. Es ist dabei ausreichend dieses Feld in einem Dialog zu
ändern, da Ihre Eingabe dann automatisch für alle anderen Börsen übernommen
wird.
Diese Einstellung bewirkt, dass nach dem Abholen der Restwertgebote die fünf
Höchstgebote bereits zum Druck markiert sind. Durch manuelles Eintragen weiterer
oder entfernen bestehender Druckmarkierungen können Sie im Einzelfall das
Gebotsblatt anpassen.
9
Debitoren
9.1
Zahlungseingang/Mahnwesen
9.1.1 Zahlungseingänge
Modulauswahl: Debitoren/Statistik | Zahlung/Mahnung
Das Modul "Zahlung/Mahnung" dient zur Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen und
offenen Posten sowie zum Druck der Mahnungen. Dabei werden zu jedem Vorgang
Zahlungen und Mahnungen chronologisch in einer Liste angelegt, so dass immer
nachvollziehbar ist, wann welche Zahlung bzw. Mahnung erfolgte.
Im oberen Teil der Modulmaske erfolgt das Mahnwesen. Grundlage hierfür ist eine Übersicht
über alle Rechnungen. Anhand der farbigen Markierung können Sie optisch bereits den
Status der Rechnung erkennen.
Im unteren Teil der Modulmaske buchen Sie Zahlungseingänge. Zur aktuellen Rechnung
(aktueller Datensatz im oberen Teil) werden chronologisch alle Zahlungseingänge und
Mahnungen angezeigt.
Toolbar
Die Schalter der Toolbar des Moduls Zahlung/Mahnung:
Druckt die Mahnung zur aktuellen Rechnung.
Mahnungssammeldruck. Es werden alle Mahnungen der "zu mahnend"-markierten
Rechnungen gedruckt. Der Sammeldruck ist mit Büroauswahl möglich.
OP und Mahnungen
Schalter: OP und Mahnungen
Durch Anklicken des Schalters "OP und Mahnungen" werden die Rechnungen mit offenen
Posten sowie zu mahnende Rechnungen ermittelt. Je nach Anzahl der Rechnungen im
System und Rechnerleistung kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.
Anschließend können Sie folgende Ansichten auswählen:
alle Rechnungen Zeigt ungefiltert die komplette Übersicht.
offene Posten Filter: offene Posten. Alle Rechnungen mit offenen
Rechnungsbeträgen werden angezeigt.
zu Mahnende Filter: Mahndatum überschritten. Angezeigt werden Rechnungen, die
gedruckt bzw. gebucht wurden (Status Q7R7), die einen offenen Posten aufweisen
und deren Mahndatum überschritten wurde.
Notizen
Schalter: Notizen
Durch Klick auf den Schalter "Notizen" werden die Rechnungsnotizen angezeigt.
Ergänzungen bzw. Änderungen der Notizen sind möglich. Mit Klick auf "OK" wird gespeichert
und der Dialog geschlossen.
Rechnungsansicht
Schalter: Rechnungsansicht
In einem separaten Fenster werden die Rechnungspositionen der aktuellen Rechnung
angezeigt. Änderungen sind nicht möglich. Mit Klick auf "OK" wird der Dialog geschlossen.
9.1.2 Zahlungseingänge buchen
Das regelmäßige und ordnungsgemäße Buchen der Zahlungseingänge ist Voraussetzung für
ein korrektes Mahnwesen.
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie das Modul "Zahlung/Mahnung".
2. Öffnen Sie den Dialog "Zahlungseingang" durch Klick auf den Schalter
"Zahlungseingang".
3. Suche
a. Sie können die gewünschte Rechnung wahlweise über die Felder Auftrags-,
Rechnungs- oder Schadennummer suchen.
b. Tragen Sie Ihre Vorgabe in das entsprechende Feld ein und klicken Sie
anschließend den Schalter
. Die Übersicht rechts neben der Suche zeigt
die Suchergebnisse an.
c. Klicken Sie hier auf die gewünschte Rechnung. Wurden bereits Teilzahlungen
gebucht oder Mahnungen gedruckt, werden diese in der Übersicht direkt unter
dem Suchfeld angezeigt.
d. Zahlungseingang
a. In Abhängigkeit vom Status der Rechnung und eines evtl. bereits angelegten
Zahlungseingangs sind die Schalter "Anlegen" (neuer Zahlungseingang)
und/oder "Bearbeiten" (Bearbeiten eines bestehenden Zahlungseingangs)
aktiv.
b. Durch Anklicken eines der beiden Schalter werden die nachfolgenden Felder
aktiviert.
c. Wenn eine Zahlung angelegt werden soll, wird das Feld "Zahlbetrag" mit dem
offenen Posten vorbelegt. Überschreiben Sie diesen Zahlbetrag, um eine Teiloder Überzahlung zu buchen.
Wenn ein Zahlungseingang bearbeitet werden soll, werden die Werte des
oben gewählten Datensatzes übernommen. Danach kann man die
entsprechenden Änderungen vornehmen.
d. Wählen Sie "Datum", "Bank" und "Zahlart" aus. Das Feld "Belegnummer" kann
optional ausgefüllt werden.
e. Klicken Sie auf "Speichern", um den Zahlungseingang zu buchen bzw.
"Abbrechen", um Ihre Angaben zu verwerfen.
Beim Speichern des Zahlungseingangs wird der offene Restbetrag berechnet.
Entspricht dieser dem Mehrwertsteuerbetrag, wird Ihnen ein entsprechender
Hinweis angezeigt. Im Bereich "Mahnungseinstellungen" können Sie für die
Anforderung der ausstehenden Mehrwertsteuer den Mahnungsempfänger und
den Mahncode ändern.
5. Wiederholen Sie die Arbeitsschritte 3 und 4, um weitere Zalhungseingänge zu
buchen.
Zur Arbeitserleichterung werden beim Erfassen mehrerer Zahlungseingänge die
Felder "Datum", "Bank", "Konto", "Zahlart" und "Belegnummer" mit den zuletzt
eingetragenen Werten ausgefüllt. Diese Werte können überschrieben werden.
Überzahlungen
Um Überzahlungen buchen zu können, muss zuvor in den Moduleinstellungen die Option
"Überzahlungen erlauben" aktiviert werden.
Danach können Sie Zahlbeträge buchen, die größer als der offene Posten sind.
Beim Speichern des Zahlungseingangs wird die Zahlung auf zwei Zahlungseingänge
gebucht. Beim ersten Zahlungseingang entspricht der Zahlbetrag dem offenen
Posten, so dass kein offener Posten verbleibt. Der Mehrbetrag wird im zweiten
Zahlungseingang automatisch auf das dafür vorgesehene Konto gebucht. Der OP
wird negativ.
Wurden Überzahlungen nicht erlaubt, wird die Zahlung nicht gebucht. Sie erhalten
den Hinweis "Der Eingangswert darf nicht höher als der offene Posten sein!"
9.1.3 Mahnwesen
Im oberen Teil der Modulmaske "Mahnwesen" ist eine Übersicht über alle Rechnungen.
Anhand der farbigen Markierung können Sie optisch bereits den Status der Rechnung
erkennen:
Blau
Rot
Grün
Weiß
offene Posten
zu mahnende Rechnungen
bezahlte Rechnungen
Rechnungen, die noch nicht gedruckt und gebucht wurden, stornierte und
Stornorechnungen
Nach dem Druck der Rechnung und Ablauf des Zahlungsziels wird der Mahnrhythmus durch
die Mahntabelle gesteuert. In dieser wurden sowohl die zeitliche Abfolge des Mahnverfahrens
als auch die zu den einzelnen Stufen gehörenden Dokumentvorlagen sowie evtl. anfallende
Kosten definiert.
Mahnstufe
Schalter: Mahnstufe
Öffnet einen Dialog mit Informationen zum Mahnstatus (Mahnstufe, Mahncode, letztes und
nächstes Mahndatum, Ausschluss vom Mahnlauf) der aktuellen Rechnung. Diese Angaben
können ggf. geändert werden. Mit Klick auf "OK" werden die Angaben gespeichert und der
Dialog geschlossen.
Mahnungen drucken
Mahnungen können Sie als
Einzeldruck oder
Sammeldruck
drucken.
Einzeldruck
Schalter: Drucken oder in Toolbar
Mit Klick auf den Schalter "Drucken" bzw.
in der Toolbar wird die Mahnung zur
aktuellen Rechnung gedruckt.
Im Druckdialog können Sie die Einstellungen zum Druck anpassen. Der Druck ist
auch möglich, wenn die Frist bis zur nächsten Mahnung noch nicht abgelaufen ist.
Nach dem Druck erfolgt eine Abfrage, ob die Mahnstufe erhöht werden soll.
Bestätigen Sie die Abfrage mit
"Ja" - Der Mahnlauf wird korrekt abgeschlossen und die Frist bis zur
nächsten Mahnung beginnt ab diesem Zeitpunkt.
"Nein" - Der Mahnlauf wird verworfen. Beim nächsten Mahnlauf wird dieselbe
Mahnung noch einmal gedruckt.
Sammeldruck
Schalter:
in Toolbar
Zur Vereinfachung des Arbeitsablaufes können Sie alle zur Mahnung markierten
Rechnungen als Sammeldruck durch Klick auf
drucken.
Markierung der zu mahnenden Rechnungen
Rechnungen können
automatisch Nach den Druck der Rechnung und Ablauf des Zahlungsziels
erfolgt die weitere Verwaltung der Rechnungen über die Mahntabelle. Nach
Ablauf der jeweiligen Fristen werden Rechnungen für den Mahnungsdruck
automatisch markiert. oder
manuell Durch Doppelklick auf eine Rechnung können Sie diese unabhängig
von den Einstellungen der Mahntabelle für den Mahnungsdruck markieren.
für den Mahnungsdruck markiert werden.
Sammeldruck mit Büroauswahl
Verwalten Sie mehrere Büros können Sie den Mahnungsdruck separat für die
einzelnen Büros starten. Aktivieren Sie die Option "Mahnungsdruck mit
Büroauswahl".
Nach Klick auf
erscheint der Dialog "Einschränkung Mahnungsdruck". tragen Sie
hier die Nummer des Büros, für das die Mahnungen gedruckt werden sollen, ein und
bestätigen Sie den Dialog mit "OK". Geben Sie keine Büronummer an, werden alle
markierten Rechnungen gemahnt.
Wurde der Sammeldruck beendet, erfolgt eine Abfrage, ob die Mahnstufe erhöht
werden soll. Bestätigen Sie die Abfrage mit
"Ja" - Der Mahnlauf wird korrekt abgeschlossen und die Frist bis zur
nächsten Mahnung beginnt ab diesem Zeitpunkt.
"Nein" - Der Mahnlauf wird verworfen. Beim nächsten Mahnlauf wird dieselbe
Mahnung noch einmal gedruckt.
Mahnung bearbeiten
Schalter: Mahnung bearbeiten
1. Mit Klick auf "Mahnung bearbeiten" wird zur aktuellen Rechnung das Mahnschreiben,
welches lt. Mahntabelle beim nächsten Mahnlauf gedruckt wird, zum Bearbeiten
geöffnet.
2. Sie können die Vorlage beliebig ändern.
Beachten Sie bitte, dass mahnungsrelevante Beträge (Mahnkosten, offener Posten,
Zahlungsziel usw.) erst beim Druck der Mahnung aktualisiert werden können.
3. Die Bearbeitung schließen Sie ab, indem Sie mit Klick auf den Schalter
den
Dialog schließen.
4. Beantworten Sie die Frage, ob gespeichert werden soll mit
"Ja", so wird das geänderte Mahnschreiben zur Rechnung gespeichert.
"Nein", so werden die Änderungen verworfen.
"Abbrechen", so bleibt der Dialog geöffnet und Sie können weiter Änderungen
vornehmen.
Beim nächsten Mahnlauf wird die geänderte Mahnung gedruckt.
Mahnungseinstellungen
Hier sehen Sie die aktuellen Angaben zu:
Rechnungsempfänger (RE)
Mahnungsempfänger (ME)
Mahnstufe, Mahncode und Mahndatum Angezeigt werden die Einstellungen für den
nächsten Mahnlauf.
Mahnungsempfänger ändern
Wurde der Nettobetrag der Rechnung beglichen, können Sie zur Anforderung der
Mehrwertsteuer den Mahnungsempfänger ändern. Klicken Sie dazu auf den Schalter
"Mahnungsempfänger ändern". Im Dialog "Auswahl Mahnungsempfänger" werden alle
Beteiligten des Vorgangs angezeigt. Wählen Sie eine Adresse durch Anklicken aus oder
nutzen Sie die Option "Rechnungsempfänger verwenden" und bestätigen anschließend mit
"OK".
Mahncode und Mahnstufe müssen manuell angepasst werden. Beachten Sie bitte, dass bei
Mahnstufe 0 die Zahlungserinnerung gedruckt wird.
10 Kalender
10.1 Toolbar
Die Schalter der Kalender-Toolbar:
Zeigt den Kalender in der Tagesansicht
Zeigt den Kalender in der Wochenansicht
Zeigt den Kalender in der Monatsansicht
Zeigt in Abhängigkeit der Ansicht den vorhergehenden Tag, Woche oder Monat
Zeigt in Abhängigkeit der Ansicht den folgenden Tag, Woche oder Monat
Legt einen neuen Termin an
Löscht den aktuellen Termin. Die Funktion ist nur dann aktiv, wenn ein Termin angeklickt
wurde.
Erstellt Druckvorschau der aktuellen Ansicht. Der Druck kann innerhalb der Vorschau
gestartet werden.
Freigabe des Kalenders
10.2 Kalender benutzen
Jedem Anwender steht ein eigener Kalender zur Verfügung. Dieser kann in der Tages-,
Wochen- oder Monatsansicht geöffnet werden.
Erfasste Termin können direkt mit Vorgängen in der Auftragsbearbeitung verknüpft werden.
Programmaufruf:
Menü "Extras | Kalender"
Kalender freigeben
Sie können Ihren Kalender freigeben, so dass andere Mitarbeiter Ihren Kalender einsehen
können. Die Freigabe eines Kalenders kann nur vom jeweiligen Eigentümer des Kalenders
vorgenommen werden.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie in der Toolbar auf den Schalter
.
2. Im Dialog "Kalender freigeben" werden alle Benutzer, die im Programm eingerichtet
wurden, angezeigt.
3. Wählen Sie einen Namen aus und aktivieren Sie mit Doppelklick die Berechtigungen.
Lesen: Der Benutzer kann Ihren Kalender einsehen jedoch keine Termin erfassen
oder ändern.
Schreiben: Der Benutzer kann Ihren Kalender einsehen und Termine erfassen oder
ändern. Schreibrechte können nur in Kombination mit den Leserechten erteilt werden.
Wiederholen Sie Punkt 3 für alle Benutzer, die eine Freigabe auf Ihren Kalender erhalten
sollen.
Kalendergruppen verwalten
Sie können zur Verwaltung freigegebener Kalender Gruppen wie folgt anlegen:
1. Klicken Sie im Modul Kalender auf den Schalter
um eine neue Gruppe
anzulegen bzw.
um die aktuelle Gruppe zu bearbeiten.
2. Im Dialog "Kalendergruppen" werden im linken Teil die Besitzer aller freigegebenen
Kalender und im rechten Teil die Besitzer der ausgewählten Kalender angezeigt.
3. Durch Anklicken der Schalter wählen Sie Kalender aus bzw. heben Sie die Auswahl
auf:
Alle freigegebenen Kalender werden der Gruppe hinzugefügt.
Der markierte Kalender wird der Gruppe hinzugefügt.
Der markierte Kalender wird aus der Gruppe entfernt.
Alle Kalender werden aus der Gruppe entfernt.
4. Mit Klick auf "OK" bestätigen Sie die Auswahl und schließen den Dialog. Mit
"Abbrechen" verwerfen Sie Ihre Einstellungen und schließen den Dialog.
5. Um eine bestehende Gruppe zu löschen, klicken Sie auf den Schalter
Gruppe "Alle" kann nicht gelöscht werden.
. Die
10.3 Termine verwalten
10.3.1 Neue Termine anlegen
Neue Termine können Sie wie folgt anlegen:
Innerhalb der Auftragsbearbeitung
Über Schalter im Kalender
Über Auswahl des Zeitraums im Kalender
Terminserien anlegen
Termine Anlegen - Innerhalb der Auftragsbearbeitung
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie in der Auftragsbearbeitung den Notiz-Dialog durch Klick auf des Schalter
.
2. Klicken Sie auf die Seite "Termine".
3. Klicken Sie anschließend auf den Schalter
, um einen neuen Termin
anzulegen.
4. Erfassen Sie im Dialog "Termin" die erforderlichen Daten.
Termine anlegen - über Auswahl des Zeitraums im Kalender
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Kalender und markieren mit gedrückter Maustaste den Zeitraum des
Termins.
2. Sobald Sie die Maus loslassen, erscheint ein Schnellerfassungsdialog.
Beginn und Ende des Termins sind durch Ihre Markierung bereits eingetragen.
Erfassen Sie einen kurzen Betreff zum Termin.
Im Feld "Zuständig" ist der Eigentümer des Kalender, in dem Sie die Markierung
vorgenommen haben, eingetragen. Durch Auswahl eines anderen Eigentümers,
wird der Termin in dessen Kalender eingetragen. Im Feld "Zuständig" werden nur
diejenigen Kalender angezeigt, die mit Schreibrechten für Sie freigegeben
wurden.
um den Termindialog zu öffnen. Hier können Sie
weitere Angaben zum Termin erfassen und bei Bedarf den Termin mit einem Auftrag
verknüpfen.
4. Mit "OK" wird der Termin gespeichert bzw. mit "Speichern und in Vorgang wechseln"
nach dem Speichern die Auftragsbearbeitung geöffnet und der mit dem Termin
verknüpfte Auftrag angezeigt.
Termine anlegen - über Schalter im Kalender
Vorgehensweise:
1. Öffnen Sie den Kalender und klicken auf den Schalter
.
2. Der Termindialog wird geöffnet. Hier können Sie Angaben zum Termin erfassen und
bei Bedarf den Termin mit einem Auftrag verknüpfen.
3. Mit "OK" wird der Termin gespeichert bzw. mit "Speichern und in Vorgang wechseln"
nach dem Speichern die Auftragsbearbeitung geöffnet und der mit dem Termin
verknüpfte Auftrag angezeigt.
10.3.2 Terminserien
Terminserien anlegen
Terminserien können nicht mit Vorgängen verknüpft oder innerhalb der Auftragsbearbeitung
erfasst werden.
Vorgehensweise:
1. Legen Sie im Kalender einen neuen Termin an.
2. Terminserien erfassen Sie in linken Teil des Dialogs "Termin" durch Klick auf
"Wiederholung".
3. Hier können Sie das Serienmuster auswählen.
4. Entsprechend Ihrer Auswahl "täglich", "wöchentlich", "monatlich" der "jährlich" können
Sie das Serienmuster definieren.
Geben Sie das Enddatum der Serie vor.
Sie können Terminserien, die wöchentlich bzw. monatlich wiederholt werden
sollen, mit Vorgabe eines Intervalls anlegen. Es ist dadurch möglich Terminserien
anzulegen, die sich zum Beispiel alle zwei Wochen wiederholen.
5. Mit "OK" speichern Sie die Terminserie.
Terminserie ändern
Vorgehensweise:
1. Mit Doppelklick auf einen Termin der Serie erfolgt eine Abfrage, ob die Änderung für
den gewählten Termin und alle folgenden Termine der Serie,
die gesamte Serie oder
den Einzeltermin
erfolgen soll.
2. Unabhängig Ihrer Auswahl wird der Termindialog geöffnet und Se können die
Änderung eintragen.
3. Durch Bestätigen mit "OK" werden die Änderungen entsprechend Ihrer Auswahl
gespeichert.
Erfassen Sie hier alle Daten, die zum Termin erforderlich bzw. bekannt sind.
Im Feld "Zuständig" wählen Sie den Kalender aus, in den der Termin eingetragen
werden soll. Zur Auswahl stehen alle Kalender, in denen Sie Schreibrechte besitzen.
Um den Termin in mehrere Kalender einzutragen, klicken Sie auf "Teilnehmer". In
einem Dialog werden wieder alle freigegebenen Kalender angezeigt, in denen Sie
Schreibrechte besitzen.
Alle Angaben im linken Teil des Dialogs werden im Kalender angezeigt. Wobei über
das Feld "Kategorie" dem Termin eine Farbe zugeordnet werden kann.
Sie können Termine als Serienelement anlegen.
Im rechten Teil des Dialogs können Sie den Termin mit einem Vorgang in der
Auftragsbearbeitung verknüpfen.
Mit Klick auf den Schalter "Auftrag anlegen" wird ein neuer Auftrag
angelegt. Die Felder im Termin-Dialog werden in den Vorgang
übernommen.
Mit Klick auf den Schalter "Vorgang zuordnen" können Sie aus der
Vorgangsliste einen bestehenden Vorgang auswählen. Dieser wird mit
dem Termin verknüpft. Bereits erfasste Vorgangsdaten werden
angezeigt.
Ein bestehende Zuordnung wird durch Klick auf den Schalter
"Zuordnung aufheben" aufgehoben.
Der Besichtigungsort kann entweder als komplette Adresse oder einfache
Ortsangabe erfasst werden.
Die Besichtigungsadresse kann durch Klick auf den Schalter
aus dem Adressbuch ausgewählt werden. Wurde im linken Teil kein Ort
angegeben, können beim Speichern des Termins Straße, PLZ und Ort
aus der Besichtigungsadresse übernommen werden.
Der Besichtigungsort kann durch Klick auf den Schalter
dem linken Teil übernommen werden.
aus
11 Textverarbeitung
11.1 Grundeinstellungen
Die Grundeinstellungen werden als Standardwerte beim Anlegen neuer bzw. beim Öffnen
bestehender Vorlagen bzw. Textbausteine verwendet.
Die Grundeinstellungen umfassen folgende Vorgaben:
Seitenränder
Farbpalette
Schriftart, -größe, -stil
Ansichtsgröße (Zoom)
Ansicht:
Sonderzeichen, Feldfunktionen, Formatierungsleiste, Statuszeile,
Gitternetzlinien, Lineal
Grundeinstellungen ändern
Die Grundeinstellungen können Sie wie folgt ändern:
1. Öffnen Sie eine neue Dokumentvorlage (Menü "Datei | Neu").
2. Passen Sie die folgende Einstellungen an:
Seitenränder
Farbpalette
Schriftart, -größe, -stil
Ansichtsgröße (Zoom)
Ansicht:
Sonderzeichen, Feldfunktionen, Formatierungsleiste, Statuszeile,
Gitternetzlinien, Lineal
3.
Speichern Sie die Einstellungen über den Menüpunkt "Extras | Grundeinstellungen
speichern".
12 Tools
12.1 ChangeDokPrinter
Das Tool ChangeDokPrinter dient dazu folgende Einträge in einzelne oder alle
Dokumentvorlagen eines Verzeichnisses bzw. deren Abschnittswechsel einzufügen:
Druckerzuweisung für Original- und Kopiendruck
Anzahl der Kopien
Randeinstellungen
Farbtabelle
Aufruf des Tools
Sie können ChangeDokPrinter wie folgt aufrufen:
Menü "Verwaltung | Optionen | Auftragsbearbeitung | Allgemeine Einstellungen" Seite "Kommunikations-Manager" - Schalter "Abs.-Drucker aktualisieren"
Programmverzeichnis AudaFusion\Tools\CHANGEDOKPRINTER.EXE
Beim Start der CHANGEDOKPRINTER.EXE ist eine Anmeldung an der Datenbank
erforderlich. Geben Sie hierzu Ihren Benutzernamen und Passwort wie bei der
Anmeldung im AudaFusion-Startdialog an.
Auswahl der Dokumentvorlagen
Im linken Teil des geöffneten Toolfensters wird das Vorlagenverzeichnis inklusive aller
Unterverzeichnisse angezeigt.
Ihre Dokumentvorlagen sind wie folgt in Unterverzeichnisse gegliedert:
GA_BEW - Dokumentvorlagen für Gutachten, Bewertungen etc.
Mahnung - Mahnschreiben
Rechnung - Rechnungsvorlagen
Versand - Versandanschreiben, Abtretungserklärung, sonstige Schreiben
An der Verzeichnisstruktur und Benennung der Unterverzeichnisse sollten keine
Änderungen vorgenommen werden, da in AudaFusion feste Programmverknüpfungen auf
diese Unterverzeichnisse verweisen.
Nach dem Öffnen eines Verzeichnisses werden alle darin gespeicherten Vorlagen angezeigt.
Durch Auswahl einer Vorlage werden die eingetragenen Abschnittsdrucker im mittleren Teil
des Fensters angezeigt.
Im unteren Teil des Fensters werden beide Schalter
"Einstellungen in Vorlage '...' schreiben" In die geöffnete Dokumentvorlage werden
die aktuellen Einstellungen gespeichert.
Der Name der aktuellen Vorlage wird in der Beschriftung des Schalters angezeigt.
und
"Einstellungen in alle Vorlagen von '...' schreiben" Die aktuellen Einstellungen werden
in alle Dokumentvorlagen des Verzeichnisses gespeichert.
Der Name des aktuellen Verzeichnisses wird in der Beschriftung des Schalters
angezeigt.
aktiviert.
Öffnen Sie ein Verzeichnis und wählen keine Vorlage, so können Sie die Einstellungen in alle
Vorlagen des Verzeichnisses schreiben. Der Schalter "Einstellungen in Vorlage '...' schreiben"
ist nicht aktiv.
Auswahl der Druckereinstellungen
Aufgrund der möglicherweise unterschiedlichen Layouts der Briefbögen für Deckblatt und
Folgeseiten sowie der unterschiedlichen Ansteuerung der Drucker für Text- bzw. Fotodruck
werden folgende Abschnitte angezeigt:
1. Abschnitt
Folgeabschnitte
Fotoabschnitt
Für jeden der Abschnitte können Sie Drucker für Original- bzw. Kopiendruck sowie das
Ausgabefach auswählen.
Ihre Auswahl im 1. Abschnitt / Original wird automatisch für die Kopien sowie alle
Folgeabschnitte übernommen. Bei Bedarf wählen Sie für die Kopien oder einen anderen
Abschnitt den Drucker oder das Ausgabefach neu aus.
Anzahl der Kopien
Die Anzahl der Kopien kann in den Abschnittswechseln der Dokumentvorlagen gespeichert
werden. Bei Dokumenten mit mehreren Abschnittswechseln ist darauf zu achten, dass die
Anzahl der Kopien in allen Abschnitten eingetragen werden muss.
Tragen Sie in das Feld "Kopien" die gewünschte Anzahl ein. Dadurch wird die Option "in
Abschnitte eintragen" automatisch aktiviert. Nur bei aktiver Option wird die Anzahl der Kopien
auch in den Abschnittswechseln gespeichert.
Ähnlich wie bei der Auswahl der Druckereinstellungen wird die Anzahl Kopien vom 1.
Abschnitt in "Folgeabschnitte" und "Fotoabschnitt" automatisch übernommen.
Anpassung Randeinstellungen:
Die Randeinstellungen können ebenfalls geändert werden. Tragen Sie einfach die Werte für
den rechten, linken, oberen und unteren Rand ein. Dadurch wird die Option "in Abschnitte
eintragen" automatisch aktiviert. Nur bei aktiver Option werden die Randeinstellungen im
ersten Abschnittswechsel gespeichert.
Anpassung Farbeinstellungen
In jeder Vorlage wird eine Farbtabelle gespeichert. Durch Anpassungen der Farbauswahl
zum Beispiel im Geschäftslayout kann es erforderlich werden, die Farbeinstellungen in den
Dokumentvorlagen anzupassen.
Nach dem Start des Tools werden die Farben entsprechend der festgelegten
Grundeinstellungen angezeigt.
Im Einzelfall können Sie auch an dieser Stelle die Farben anpassen. Beachten Sie bitte, dass
diese Anpassung keine Auswirkungen auf die Grundeinstellungen in AudaFusion hat sondern
nur in den gewählten Vorlagen gespeichert wird.
Aktivieren Sie die Option "Farben ersetzen" um die gewählten Farbeinstellungen in den
Vorlagen zu speichern.

AudaFusion

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