Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win

Anleitung zur Demoversion OPTIGEM Win-Finanz
Diese Anleitung soll Sie bei der Installation der Demoversion begleiten, sowie Ihnen einen Einstieg in
OPTIGEM bieten.
Installation
1.
Beenden Sie alle Programme, die gerade ausgeführt werden.
2.
Legen Sie die OPTIGEM-CD in Ihr CD-ROM-Laufwerk. Es öffnet sich nach kurzer Zeit die
Startseite des CD-Menüs. Klicken Sie auf die Auswahl Installation, im nächsten Fenster
aktivieren Sie den Eintrag OPTIGEM Win-Finanz xx Demo installieren
3.
Sollte sich diese Startseite nicht öffnen: Klicken Sie in dem Windows-Startmenü auf den
Eintrag Ausführen..., geben Sie d:\setup ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch
Aktivieren der Schaltfläche OK (Der Buchstabe d muss ggf. durch den
Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerkes ersetzt werden). Nun wird das
OPTIGEM-Installationsprogramm gestartet.
4.
Bestätigen Sie die Begrüßungsmeldung des Installationsprogramms durch Auswahl der
Schaltfläche Weiter.
5.
Im nächsten Fenster schlägt das Installationsprogramm ein Programmverzeichnis für
die Installation vor (C:\OPTIGEMxx_Demo). Über die Schaltfläche Durchsuchen gelangen
Sie zum Windows-Dialogfenster um ggf. ein anderes Verzeichnis anzugeben (was
normalerweise nicht nötig ist). Bitte bestätigen Sie das Installationsverzeichnis über die
Schaltfläche Weiter.
6.
In dem nächsten Fenster Komponenten Auswählen ist die vollständige Installation mit
MS Access Runtime 2003 voreingestellt. Bitte bestätigen Sie einfach mit Weiter.
7.
Wenn Sie die Demoversion lediglich auf einen Einzelplatz installieren, bestätigen Sie
auch auf dem nächsten Fenster mit Weiter. Falls Sie weitere Arbeitsplätze mit der
Demoversion installieren möchten, wählen Sie für diese Arbeitsplätze ClientInstallation, und wählen Sie im anschließenden Fester den Pfad zum gemeinsamen
Datenverzeichnis aus.
8.
Im letzten Fenster werden Ihren Angaben nochmals zur Kontrolle aufgelistet. Durch
Aktivieren der Schaltfläche Installieren starten Sie den Installationsvorgang. Nach
erfolgreichem Abschluss erfolgt eine Meldung, die Sie über die Schaltfläche
Fertigstellen bestätigen können. Durch die aktivierte Option OPTIGEM Win-Finanz
DEMO können Sie die Demoversion sofort aufrufen lassen.
Anmeldung
Um sich in OPTIGEM anzumelden, benutzen Sie bitte folgenden Benutzernamen und Kennwort:
Benutzername:
Administrator oder admin
Kennwort:
admin
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Die Installation von Zusatzmodulen
OPTIGEM enthält eine Reihe von Modulen, die Sie zusätzlich erwerben können bzw. in dem
Basispaket M oder L bereits teilweise enthalten sind. Eine Kurzbeschreibung dieser
Zusatzmodule sowie die Übersicht der Basispakete finden Sie weiter oben. Damit Sie ein
Zusatzmodul in der Demoversion testen können, installieren Sie dieses wie folgt (dies ist
natürlich auch jederzeit nachträglich möglich):
1.
Rufen Sie den Punkt Zusatzmodule installieren aus der Rubrik OPTIGEM-Software
unter Programme in Ihrem Windows-Startmenü auf.
2.
Geben Sie im folgenden Fenster den Benutzernamen „admin“ und das Kennwort
„admin“ ein.
3.
Sie sehen nun eine Liste aller auf der aktuellen OPTIGEM-Version enthaltenen
Zusatzmodule, jeweils mit der Information, ob das Modul bereits installiert ist oder
nicht. Wählen Sie entweder in dem Auswahlfenster alle Module einer Programmversion
gesammelt aus, oder markieren Sie ein Modul einzeln. Rechts wird dazu eine
Kurzbeschreibung angezeigt. Über die Schaltfläche Installieren lässt sich das markierte
Modul einspielen. Nach Beendigung erscheint eine Erfolgsmeldung, die Sie bitte mit OK
bestätigen.
Nach dem nächsten Neustart der Demoversion stehen die installierten Module zur
Verfügung.
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Der erste Start und die Programm-Einstellungen:
Im Startmenü unter Programme in der Rubrik OPTIGEM-Software finden Sie das
Programm-Symbol OPTIGEM Win-Finanz DEMO. Bitte klicken Sie dieses an, um die
OPTIGEM Demoversion zu starten.
(Abb. 1 – Das Begrüßungsfenster)
Zu Beginn geben Sie bitte den Benutzernamen („admin“) und Kennwort („admin“) ein.
Nun werden Sie von OPTIGEM aufgefordert, einen Mandanten und ein Buchungsjahr
auszuwählen. In der Demoversion steht Ihnen nur der Mustermandant zur Verfügung. Bitte
bestätigen Sie Ihre Wahl durch klicken von OK.
(Abb. 2 – Die Mandantenauswahl)
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Das Hauptformular
Nach dem Starten von OPTIGEM gelangen Sie zum Hauptformular. Dieses ist sozusagen die
Kommandozentrale. Von hier aus können Sie alle Funktionen aufrufen.
(Abb. 3 – Das Hauptformular)
Im oberen Teil sehen Sie die Menüleiste, die für jede Funktion, die Ihnen OPTIGEM bietet,
einen Menüeintrag bereithält.
Wenn Sie den Cursor ganz links über Hauptmenü bewegen öffnet sich eine weitere Leiste
mit allen Hauptmenüeinträgen, die wie die Ordnerliste des Windows-Explorers aussieht.
Auf der linken Seite befinden sich einige Schaltflächen mit Symbolen, deren Funktion durch
die jeweilige Unterschrift klar wird. Diese Schaltflächen stellen eine Abkürzung zu den am
häufigsten benötigten Programmfunktionen zur Verfügung.
Auf der rechten Seite wiederum finden Sie einige Erinnerungsfunktionen, wie z.B. fällige
DTAUS Überweisungen und Lastschriften, fällige Terminhinweise oder Adressänderungen.
Erläuterungen zu diesen Funktionen finden Sie an den entsprechenden Stellen der OnlineHilfe.
Die Hilfe Funktion
Das komplette Handbuch ist in OPTIGEM als Online-Hilfe enthalten. Wenn Sie in OPTIGEM
die Taste F1 drücken, erscheint der zu dem aktuell genutzten Programmteil gehörende
Abschnitt am Bildschirm. Einen Verweis zu einem anderen Abschnitt können Sie durch
Anklicken des unterstrichenen Textes verfolgen, durch Auswahl der Schaltfläche zurück
gelangen Sie wieder zur vorherigen Stelle. Die Schaltflächen mit den Doppelpfeilen dienen
zum abschnittsweisen Durchblättern eines Kapitels, die Schaltfläche Drucken ermöglicht
den Ausdruck des aktuellen Abschnitts. Über die Schaltfläche Inhalt rufen Sie das
Inhaltsverzeichnis auf, die Schaltfläche Index bringt Sie zum Stichwortregister. Wenn Sie das
Inhaltsverzeichnis oder das Stichwortregister aufgerufen haben, können Sie über die
entsprechenden Registerkarten auch direkt vom einen zum anderen wechseln oder über die
Registerkarte Suchen die gesamte Online-Hilfe nach Begriffen durchsuchen lassen.
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Schnelleinstieg
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit OPTIGEM Ihre Personen- und Buchungsdaten
anlegen und bearbeiten können, inklusive dem Ausdrucken Ihrer Spendenbescheinigungen.
Wenn Sie diese Punkte durchgegangen sind, kennen Sie die wichtigsten Funktionen und das
grundlegende Konzept von OPTIGEM und können sich sicher mühelos in die übrigen
Funktionen einarbeiten.
1. Der Mustermandant
Ein Mandant enthält alle Daten Ihrer Organisation. In der Demoversion steht Ihnen nur der
Mustermandant zur Verfügung. Die Vollversion ist jedoch mandantenfähig und ermöglicht
Ihnen beliebig viele Mandanten (max. 99) einzurichten, ggf. auch mit einem gemeinsamen
Adressbestand. Alle Grundeinstellungen eines Mandanten erreichen Sie über den Punkt
Stammdaten verwalten des Menüs Mandant im Hauptformular.
2. Richten Sie einen Kontenrahmen ein
Die Schaltfläche Sachkonten im Hauptformular führt Sie in die Sachkonten-Verwaltung. In
der Demoversion ist ein Musterkontenrahmen bereits eingerichtet. Diesen
Musterkontenrahmen können Sie nach Bedarf auch beim Anlegen der eigenen Mandanten in
der Vollversion von OPTIGEM automatisch übernehmen bzw. importieren und ggf.
überarbeiten. Alternativ können Sie auch weitere Kontenrahmen (z.B. SKR03, SKR04,
Vereinskontenrahmen) direkt von der OPTIGEM CD importieren.
Wählen Sie die Schaltfläche Neu um ein beliebiges neues Konto durch Angabe der
gewünschten Kontonummer anzulegen. Nach Auswahl mit OK geben Sie den gewünschten
Kontonamen und die Kontoart an. Über die Taste F1 können Sie die Erläuterungen zu allen
anderen Feldern der Sachkontenstammdaten einsehen.
3. Richten Sie Projekte ein
Projekte dienen in der Buchhaltung von OPTIGEM als Kostenstellen (z.B. Missions-/
Hilfsprojekte, Büchertisch, Jugendarbeit, usw.). Jede Einnahme bzw. Ausgabe kann bei der
Buchung somit einem beliebigen Projekt zugeordnet werden. Aus Sicht der
Adressenverwaltung sind Projekte auch bei der Verwaltung und Abwicklung von Freizeiten,
Seminaren, o.ä. nützlich. In die Projekt-Verwaltung gelangen Sie über die Schaltfläche
Projekte des Hauptformulars. Ein Projekt mit der Nummer null existiert bereits und wird von
OPTIGEM auf jeden Fall benötigt. Weitere Projekte legen Sie über die Schaltfläche Neu an.
Zu den Einstellungen eines Projektes rufen Sie bitte wieder die Hilfe-Funktion (F1) auf.
4. Erfassen Sie die Personendaten
Nach Auswahl der Schaltfläche Personen im Hauptformular befinden Sie sich in dem
Programmteil, in dem Sie Personendaten, d.h. Adressen und alle sonstigen mit Personen im
Zusammenhang stehenden Informationen eingeben, einsehen und ändern können. Eine neue
Person legen Sie über die Schaltfläche Neu an. Die verschiedenen Felder sind in der HilfeFunktion (F1) erläutert.
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(Abb. 4 – Die Personen-Stammdaten)
Ordnen Sie Ihre neue Person auch einer Kategorie zu: Durch Auswählen der gewünschten
Kategorie aus der Liste in der Rubrik Kategoriezuordnungen, links unten in der Maske,
gehört die Person nun in die ausgewählte Kategorie. Weitere Personenkategorien können
Sie jederzeit im Menü Person, weitere Stammdaten und dort Personenkategorien verwalten
einrichten. Über die Registerkarte Fibu stellen Sie ein, welche Art von
Spendenbescheinigung bzw. Dankbrief diese Person standardmäßig erhalten soll.
Wenn Sie bereits einen Adressbestand in elektronischer Form gespeichert haben, können
Sie diesen nach OPTIGEM über das Menü Person und Personendaten importieren
importieren oder (bei komplizierteren Datenstrukturen) eine Datenübernahme von uns
durchführen lassen.
Einige grundlegende Funktionen im Zusammenhang mit der Adressverwaltung sind z.B.
Selektion der Personen einer Kategorie und die Ausgabe deren Daten in Form von
Adresslisten oder als Serienbrief bzw. Adressetiketten. Schauen Sie hierzu in den
Abschnitten 4, 5, 10 und 11 über das Inhaltsverzeichnis der Hilfe-Funktion (F1) nach.
5. Erstellen Sie Vorlagen für Einzelbestätigungen und Dankbriefe
Wenn Sie Einzelzuwendungsbestätigungen ausstellen und/oder Einzeldankbriefe schreiben
möchten, ist es notwendig, die entsprechenden Vorlagen einzurichten, bevor Sie
Spendenbuchungen dieser Personen erfassen. Die Verwaltung der Vorlagen erreichen Sie
über den Punkt Dokumentenvorlagen verwalten des Menüs Serienbriefe im Hauptformular.
Sie können Spendenbescheinigungen und Dankbriefe wahlweise mit dem in OPTIGEM
internen Editor oder in Zusammenarbeit mit Microsoft Word oder jeder anderen
serienbrieffähigen Textverarbeitung erstellen. In dem Mustermandant sind bereits interne
Vorlagen für Einzel- und Sammelbestätigungen sowie für einen Dankbrief vorhanden.
Vorlagen für die Erstellung jeglicher Art von Zuwendungsbestätigung mit MS-Word finden
Sie sowohl in dem Unterverzeichnis Dokumentvorlagen auf der OPTIGEM-CD als auch zum
Downloaden auf unserer Homepage (http://www.optigem.com/support/downloads/winfinanz/).
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In den Mandanten-Stammdaten auf der Registerkarte Spenden und den Feldern „Standard
für Einzel-Spendenbescheinigung“ und „Standard für Dankbriefe“ können Sie die Vorlage
auswählen, die generell bei der Ausgabe von Einzelbestätigungen bzw. Dankbriefen benutzt
werden soll. Erfassen Sie anschließend eine Spende für eine Person, die grundsätzlich eine
Einzelbescheinigung bzw. Dankbrief bekommen soll (dies wird in den Personen-Stammdaten
eingestellt, s.o.), so wird die Erstellung der gewünschten Spendenbescheinigung bzw. des
Dankbriefs automatisch vorgemerkt und direkt nach Beendigung der Zahlungserfassung
aufgerufen.
6. Beginnen Sie mit dem Buchen
Über die Schaltfläche Zahlungserfassung des Hauptformulars gelangen Sie zur
Buchungserfassung. Hinweise zu der Zahlungserfassung erhalten Sie wie immer über die
Hilfe-Funktion (F1). Um Ihre Buchungen freizugeben oder um die Erfassungsfunktion zu
verlassen, wählen Sie die Schaltfläche „Freigeben“.
(Abb. 5 – Die Zahlungserfassung)
Zur Kontrolle und ggf. Korrektur Ihrer Buchungen steht Ihnen der Buchungsmanager über
die Schaltfläche Buchungsmanager des Hauptformulars zur Verfügung. Beim Aufruf des
Buchungsmanagers wird Ihnen eine Maske zur Buchungsauswahl angezeigt. Hiermit können
Sie verschiedene Werte vorgeben, um Ihre Buchungen gezielt zu filtern und anzeigen zu
lassen.
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7. Finanzielle Auswertungen
OPTIGEM kann aus Ihren Buchungen jederzeit verschiedene Auswertungen errechnen. Im
Folgenden die am häufigsten genutzten:
Zur Ausgabe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen Sie einen der mit ÜberschussRechnung beginnenden Menüpunkte des Menüs Auswertungen im Hauptformular. In
demselben Menü stehen Ihnen auch eine Vermögensaufstellung und ein
Vermögensvergleich, sowie verschiedene Auswertungen aus der Sicht Ihrer Projekte
(Projektbezogene Auswertungen) oder mit verschiedenen Buchungszeiträumen im Vergleich
(Monats- /Quartalsumsatz Zusammenstellung usw.) zur Verfügung.
In dem Menü Auswertung und Spendenauswertung finden Sie ebenfalls verschiedene
Möglichkeiten zur Auflistung oder Analyse Ihrer Spender und Spenden.
8. Erstellen Sie Sammelbestätigungen und periodische Dankbriefe
Vor dem Ausdruck von Sammelzuwendungsbestätigungen und Jahresdankbriefen müssen
Sie, genau wie für die Einzeldokumente, zunächst Vorlagen erstellen. Das Vorgehen ist
bereits unter Punkt 5 erläutert. Den Ausdruck dieser Dokumente rufen Sie über den Punkt
Jahresspendenbescheinigungen bzw. Jahres- oder Periodendankbriefe des Menüs
Serienbriefe im Hauptformular auf. Bei Sammelbestätigungen erfolgt die Ausgabe
selbstverständlich auch mit der obligatorischen Auflistung der Einzelspenden in der Anlage
(sofern es sich um einen Mandanten mit Kennzeichnung Deutschland als „Inland“ handelt)!
9. Monatsabschlüsse und Jahreswechsel
Alles über Monatsabschlüsse (Menüpunkt Monatsabschluss durchführen des Menüs
Buchhaltung im Hauptformular) und den Jahresabschluss erfahren Sie in der Hilfe-Funktion
in Kapitel 7, Abschnitt 5 „Monats- und Jahresabschluss“ (s. Inhaltsverzeichnis).
Beachten Sie, dass der sofortige Monatsabschluss in OPTIGEM nicht zwingend erforderlich
ist. Sie können auch ohne einen Monatsabschluss durchzuführen in Folgemonaten und
Folgejahren buchen und sämtliche Auswertungen erstellen (mit Ausnahme des
Buchungsjournals und der endgültigen Kontoauszüge).
10. Benutzerverwaltung
Ein wichtiges Kriterium jeder Datenverarbeitung ist die Datensicherheit, und somit der Frage
der Benutzerrechte. Selbstverständlich beinhaltet die Vollversion von OPTIGEM eine
leistungsfähige Benutzerverwaltung samt Benutzerberechtigungen und Passwortschutz, um
Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen zu können. Erläuterungen hierzu finden Sie
im Kapitel 2, Abschnitt 5 „Die Benutzerverwaltung“ der Hilfe-Funktion (F1).
Die Benutzerverwaltung steht in der Demoversion nicht zur Verfügung!
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Weitere Fragen?
Natürlich haben wir Ihnen hier nur einige wenige Features der OPTIGEM-Software
vorgestellt. Haben Sie ruhig Mut und probieren Sie alles aus! Alle Programmfunktionen sind
auch in der Demoversion komplett und zeitlich unbegrenzt lauffähig.
Haben Sie weitere Fragen oder Anregungen? Unsere Anwenderbetreuung hilft Ihnen gerne
weiter. Ebenso finden Sie umfangreiche Hilfe mit häufig gestellten Fragen und
Fehlerhinweisen mittels Stichwortsuche in dem Support Center auf unserer Homepage:
SUPPORT CENTER:
http://kb.optigem.com
HOTLINE ANFRAGE:
http://www.optigem.com/support/hotline-anfrage/
TELEFON:
0231 . 182 93 - 10
E-MAIL:
[email protected]
Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Testen von OPTIGEM!
Ihr OPTIGEM-Team
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