Mit Prämien motivieren
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Mit Prämien motivieren
MANAGEMENT Prämiensystem: soll Leistung und nicht nur die bloße Anwesenheit bezahlen Mit Prämien motivieren Leistungsorientierte Entlohnungssysteme Stephan Lohmann Flexibilität, Kreativität und Innovationskraft sind heute zentrale Faktoren des unternehmerischen Erfolges – auch im Metallhandwerk. Wichtigstes „Kapital“ des erfolgsorientierten Unternehmers sind hoch motivierte Mitarbeiter, die bereit sind, eigene Gedanken und Ideen in die Produktivitätsanstrengungen einzubringen. Prämiensysteme können dabei motivationsfördernd wirken. M otivation von Mitarbeitern ist die große Herausforderung für erfolgsorientierte Unternehmer. Mit dem Thema Leistungslohn sollte sich freilich nur beschäftigen, wer fest überzeugt ist, dass ein zusätzliches Maß an Motivation der eigenen Mitarbeiter zu einer Steigerung der Produktivität führt. Bei allen Überlegungen steht nicht die Berechnung der Prämie oder deren Auszahlung im Vordergrund, sondern die Möglichkeit, zusätzliche Benefits durch zusätzliche Motivation 34 zu erreichen. Hierbei kann die Chance auf ein zusätzliches Entgelt motivationsfördernd sein, und genau dann und nur dann ist die Einführung einer leistungsbezogenen Prämie zu überlegen. Sie basiert auf der Idee, Beschäftigte für die geleistete Arbeit und nicht für die „Anwesenheit“ zu bezahlen. Mit dem Vergütungssystem werden somit verstärkt Leistungsanreize gesetzt. Grundsätzlich ist also zunächst zu bedenken: ¬ Ziel der leistungsorientierten Entlohnung ist die Motivationssteigerung. ¬ Nur wer der festen Überzeugung ist, dass zusätzliches Entgelt bei seinen Mitarbeitern zu zusätzlicher Leistung führt, sollte die Einführung eines Prämiensystems ins Auge fassen. ¬ Direkte Personalkostensenkungen (als feststehender Betrag) sind mit der Einführung solcher Systeme nicht zu erreichen. 05/2006 ¬ Geeigneter Zeitpunkt für die Einführung einer leistungsorientierten Entlohnung ist eine Phase der Vollauslastung, denn sonst können die durch die erhöhte Produktivität der Mitarbeiter gewonnenen Zeiten nicht sinnvoll eingesetzt werden. Sechs Schritte zur Prämie. Die Einführung von Prämiensystemen in metallhandwerklichen Unternehmen verlangt ein strukturiertes und planmäßiges Vorgehen, denn: Ein Scheitern wird in aller Regel mit einem zusätzlichen Verlust an Mitarbeitermotivation und einer großen Unruhe innerhalb der Belegschaft bestraft. Der „Erfolg“ der leistungsorientierten Entlohnung entsteht vornehmlich durch die Steigerung der Motivation und damit der Produktivität der Mitarbeiter. Gleichzeitig greifen solche Systeme in den Bereich der persönlichen Entlohnung ein, so dass eine hohe Sensibilität bei den Mitarbeitern zu beobachten ist. Scheitern führt also nicht nur zu einer Senkung der Produktivität, sondern auch zu einem starken Misstrauen gegen diese Art der Entlohnung. Häufig ist dann für mehrere Jahre eine Erfolg versprechende Einführung blockiert. Nur die strukturierte Planung und ein Vorgehen in den nachfolgend genannten sechs Schritten minimieren die Gefahren. 1. Formulierung der Ziele. Die Beantwortung folgender Fragen bietet den Rahmen für den Einstieg in das Thema: ¬ Welche betrieblichen Ziele sollen mit der Einführung eines Prämienlohnsystems erreicht werden? ¬ Welche Prämienart eignet sich am besten zur Erreichung der Ziele? ¬ Welche Mitarbeiter und Tätigkeiten sollen in die Prämienentlohnung einbezogen werden, und wann soll das System angewendet werden? 05/2006 Nur wenn es gelingt, ausreichend präzise Antworten auf diese Fragen zu finden, sollte der Einführungsprozess fortgesetzt werden. 2. Datensammlung. Gemäß den formulierten Zielen folgt jetzt die Datensammlung. Neben der Formulierung und Quantifizierung der Bezugsgrößen für die Prämien (z.B. Zeiteinsparung, Verringerung des Ausschusses etc.) müssen auch die Messinstrumente definiert und auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Hierbei ist immer zu beachten: Diese Bezugsgrößen können von den Mitarbeitern beeinflusst werden, was den Grad der Zielerreichung erhöht. Eine Prognose zu den künftigen Kosten für Erhebung und Verarbeitung der Daten und deren Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit des Gesamtsystems schaffen einen natürlichen Entscheidungspunkt, an dem beurteilt wird, ob das Projekt fortgeführt oder abgebrochen werden sollte. 3. Ausgestaltung des Prämienlohnsystems. Aufgrund der vorliegenden Daten sind nunmehr das konkrete Prämienlohnsystem, der Prämienanfangswert, der Prämienendwert sowie der Prämienverlauf zu bestimmen. Die konkrete Prämie ist nicht ausschließlich an den formulierten Zielen auszurichten, sie muss ebenso den Interessen der Belegschaft, gegebenenfalls auch denen des Betriebsrates Rechnung tragen. Entscheidend hierbei ist nicht das Erreichen einer absoluten Gerechtigkeit – diese existiert im Zweifelsfall nicht –, entscheidend ist und bleibt die Gültigkeit der gesammelten Daten. Messbar: Motivationsschub durch Prämien Beeinflussbar: Jeder ist seines Lohnes Schmied 4. Einbeziehen der Mitarbeiter. Ist ein Prämiensystem soweit formuliert, sind die Mitarbeiter in den Einführungsprozess zu integrieren. Dabei ist der Verkäufer im Unternehmer gefragt: Er muss die individuellen Vorteile des Prämiensystems für jeden einzelnen Mitarbeiter verdeutlichen, das erleichtert die zwingend notwendige Zustimmung der Belegschaft zum System. 5. Das Betriebsverfassungsgesetz. Die Einführung von leistungsorientierten Entlohnungssystemen ist in Unternehmen mit Betriebsrat zustimmungspflichtig. Das bedeutet: Der Betriebsrat sollte bereits zu einem früheren Zeitpunkt einbezogen und spätestens nach der Formulierung der Ziele informiert werden. In Unternehmen ohne Betriebsrat sind mit jedem Mitarbeiter Einzelvereinbarungen zum Arbeitsvertrag zu schließen. 6. Erprobung und Einführung. Sinnvoll ist eine Erprobung des Systems über einen oder mehrere Abrechnungszeiträume, um festzustellen, ob die gesetzten Ziele erreicht werden und die Prämienentlohnung einen Leistungsanreiz bietet. In dieser Phase sind die Ist-Daten genauestens zu ermitteln und die Prämien exakt zu berechnen. Gleichzeitig dient die Erprobung zum Beheben von eventuell noch vorhandenen Schwachstellen. Schließlich können auch die erzielten Produktivitätssteigerungen den Personalkosten gegenübergestellt werden, um die Wirksamkeit des Prämienlohnsystems zu beurteilen. In den metallhandwerklichen Unternehmen mit einem leistungsorientierten Lohnsystem beherrschen zwei grundsätzlich unterschiedli- 35 MANAGEMENT Unter dem Druck der Marktbedingungen eine mögliche Hilfe: die leistungsorientierte Entlohnung che Prämiensysteme den betrieblichen Alltag. Man unterscheidet zwischen den so genannten personenbezogenen Prämien und den leistungs- oder zeitbezogenen Prämien. Personenbezogene Prämie. Die zugrunde liegende Idee: Jedem Mitarbeiter wird entsprechend seinen fachlichen Fähigkeiten und Leistungen und nach weiteren persönlichen Kriterien eine individuelle Prämie auf den jetzigen (Tarif-)Lohn gewährt. Sie resultiert aus einer individuellen Bewertung der Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters und ist von vornherein zeitlich befristet. Für die konkrete Durchführung der Mitarbeiterbewertung ist es geboten, standardisier- te Bewertungsbögen einzusetzen (ein Beispiel finden Sie unter www.prax.metallhandwerknrw.de/metallbau in der MS-Excel-Datei person.xls). Die Bögen enthalten die individuell gestalteten Bewertungskriterien mit Differenzierungen und Punkteskala. Die so geschaffene Transparenz des Prämiensystems trägt maßgeblich zur Motivation der Mitarbeiter und damit zum Gesamterfolg bei. Die größtmögliche Effizienz des personenbezogenen Bewertungssystems ist zu erreichen, wenn ¬ die Mitarbeiterbewertungen mindestens zweimal pro Jahr durchgeführt werden; so kann der einzelne Mitarbeiter in einem überschaubaren Zeitraum seine persönliche Be- Rechenbeispiel: Festlegen der Kriterien und ihrer Gewichtung für die Bewertung der Mitarbeiter 36 wertung und damit auch sein persönliches Einkommen selbst bestimmen. ¬ die Ergebnisse der Bewertungen den Mitarbeitern vorgelegt und mit ihnen besprochen werden; dabei können auch Hinweise gegeben werden, in welchen Bereichen Verbesserungen zu erreichen sind. ¬ die Mitarbeiter vor Einführung des Systems in einer Betriebsversammlung über Sinn und Ablauf des Verfahrens informiert werden. Vertrauen ist die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg. Für einen wirtschaftlichen Einsatz dieser Prämierung muss der Betrieb von der Mitarbeiterzahl her überschaubar sein, da nur so eine objektive Bewertung der persönlichen Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter möglich ist. Der zusätzliche Aufwand für die Bewertungen muss stets in einem wirtschaftlich vertretbaren Rahmen bleiben. Das personenbezogene Bewertungssystem eignet sich insbesondere für ¬ kleine und mittlere Metallhandwerksbetriebe ohne ausgeprägte Organisationsund Verwaltungsstruktur, ¬ Betriebe, in denen aufgrund ihrer überschaubaren Größe jeder Mitarbeiter als Einzelperson bekannt ist und individuell bewertet werden kann, ¬ Betriebe mit ständig wechselnden Arbeiten, wie sie für das Metallhandwerk charakteristisch sind. Auch größere Organisationseinheiten könnten unter Umständen dieses System anwenden, wenn sie in der Lage sind, die notwendigen Bewertungen auf die Abteilungsebene zu delegieren. Ein Praxisbeispiel. Für die Transformation der individuellen Bewertungen in Lohnbestandteile gibt es unendlich 05/2006 viele Möglichkeiten. Ein Beispiel aus der betrieblichen Praxis verdeutlicht das Vorgehen (s.a. unter www.prax.metallhandwerk-nrw.de/metallbau in der MS-Excel-Datei person.xls). Gemäß den formulierten Zielen des Unternehmens und dem fest definierten Beitrag, den das Prämiensystem zur Zielerreichung leisten soll, wurden die folgenden Kriterien und deren Gewichtung für die Bewertung der Mitarbeiter festgelegt (s. Tabelle Seite 36). Als Prämienobergrenze wurden 20% des derzeitigen Stundenlohnes festgelegt, im Beispiel sind das 15 € Stundenlohn. In einem ersten Schritt wird jetzt der Prämienwert je erreichtem Leistungspunkt berechnet: Maximallohn (15 €) / max. erreichbarer Punktwert (150 Punkte) = 0,10 € Mit Hilfe des Prämienwertes je Leistungspunkt kann jetzt die so genannte Normalleistung ermittelt werden: Derzeitiger Stundenlohn (12,50 €) / Prämienwert je Leistungspunkt (0,10 €) = 125 Aus der Bewertung des Mitarbeiters 120 x 0,35 + 140 x 0,45 + 120 x 0,1 + 110 x 0,1 = 128 ergibt sich so der neue Stundenlohn bzw. die Höhe der Prämie wie folgt: Prämienhöhe (0,30 €) = erreichte Punktzahl (128) x Prämienwert je Punkt (0,10 €) ./. derzeitiger Stundenlohn (12,50 €) Der Grundsatz, dass Prämien lediglich „on top“ gezahlt werden können, verhindert, dass dem Mitarbeiter der historische Stundenlohn gekürzt werden kann. Anders ausgedrückt: Auch wenn der Mitarbeiter die Normalleistung von 125 Punkten in diesem Beispiel nicht erreichen würde, können ihm keine Lohnteile abgezogen werden. 05/2006 Zur Entscheidungsfindung ist eine Diskussion möglicher Pro- und Contra-Argumente eines solchen Systems hilfreich: Pro ¬ Flexibilisierung der Personalkosten gemäß der Mitarbeiterqualität. ¬ Die betrieblichen Zielsetzungen werden über die Bewertungskriterien der Mitarbeiter unterstützt. ¬ Durch die regelmäßigen Bewertungsgespräche mit den Mitarbeitern wird laufend die Motivation gestärkt. ¬ Einfaches System mit vergleichsweise geringem Aufwand bei der Einführung. ¬ Geringer Anpassungsbedarf bei der Lohnbuchhaltung, da sich lediglich die Stundenentgelte verändern. ¬ Hat seine Leistungsfähigkeit bereits in der Praxis unter Beweis gestellt. Contra ¬ Bietet lediglich einen indirekten Zusammenhang zwischen den Unternehmenszielen und der Entlohnung. ¬ Die Leistung der Vergangenheit ist maßgeblich für die zukünftige Entlohnung. ¬ Muss sich des Vorwurfs erwehren, dass hier rein subjektive Bewertungen vorgenommen würden. ¬ Eine direkte Verknüpfung von Unternehmenserfolg und Mitarbeiterentlohnung findet nicht statt. Fazit. Personenbezogene Prämien bieten einen sinnvollen Einstieg in die leistungsorientierte Entlohnung. Schon heute tragen solche Systeme in Metallbetrieben zur Motivationssteigerung der Mitarbeiter bei. Gleichzeitig werden in den Unternehmen Anstrengungen unternommen, diese Form der Prämie weiter zu optimieren. In den meisten Fällen wird der positive Effekt der Mitarbeitergespräche dadurch weiter verstärkt, dass gleichzeitig Zielvereinbarungen getroffen werden, deren Erreichungsgrad prämiert wird. Auch bestehen bereits Systeme, die hinter die einzelnen Ausprägungen der Bewertungskriterien messbare Größen legen. Hiermit wird der Zusammenhang zwischen den betrieblichen Zielen und der Prämienzahlung gestärkt und dem Vorwurf der rein subjektiven Bewertung entgegengewirkt. Zeitbezogene Prämie. Neben personenbezogenen Prämien sind in der betrieblichen Realität immer häufiger auch Prämienzahlungen auf der Grundlage von eingesparten Zeiten zu beobachten. Ganz nahe am Grundsatz, dass die Messgröße der Prämienermittlung auch 37 MANAGEMENT vom Mitarbeiter beeinflusst werden kann, verstärken sich Tendenzen hin zu auftrags- bzw. projektbezogenen Prämiensystemen, deren Bemessungsgrundlage die Differenz zwischen kalkulierten und tatsächlich benötigten Zeiten ist. Für den Einsatz dieses Systems muss der Betrieb über folgende Voraussetzungen verfügen: ¬ eine vollständige Zeitwirtschaft mit Vor- und Nachkalkulation, ¬ auftragsbezogene Vorgabezeiten, ¬ eine Personaleinsatzplanung, ¬ ein System zur Ermittlung der Ist-Zeiten (z.B. Tagesarbeitszettel). Ferner muss festgelegt werden, dass ein bestimmter Anteil an „unproduktiven“ Stunden im Abrechnungszeitraum nicht überschritten werden darf. Damit soll verhindert werden, dass eigentlich auftragsbezogene Arbeiten auf das Zeitkonto „Betriebsarbeit“ erfasst werden, um so die auftragsbezogene Prämie zu sichern. Dass dieser betriebsindividuell ermittelte und vereinbarte Anteil von unproduktiven Stunden nicht überschritten wird, ist notwendige Bedingung für die Auszahlung der Prämien. Ein Praxisbeispiel. Nachfolgend wird an einem Beispiel aus der Praxis die schrittweise Ermittlung einer Zeitersparnisprämie beschrieben. Unser Autor Stephan Lohmann hat Betriebswirtschaftslehre an der Universität Münster studiert. Seit 1993 ist es beim Fachverband Metall NW beschäftigt. Neben der individuellen Unternehmensberatung zählt das Erstellen von betriebswirtschaftlichen Hilfsmitteln wie z.B. die Sammlung „PRAX – Management-Werkzeuge für das Metallhandwerk“ zu seinen beruflichen Schwerpunkten. Die monatlichen Workshops beim Fachverband Metall NW zu unterschiedlichen Themen der Unternehmensführung sowie die alljährliche Fachmesse Metallsoftware in Oberhausen gehen auf sein Engagement zurück. Fachverband Metall NW Ruhrallee 12 45138 Essen Tel. (0201) 896470 Fax (0201) 252548 [email protected] www.metallhandwerk-nrw.de 38 Bestmögliche Motivation: die auftragsnahe Auszahlung der Prämie 1. Berechnung einer Prämie je Auftrag. Zur Berechnung der auftragsbezogenen Prämien werden zunächst die folgenden Daten benötigt: auftragsbezogene Vorgabezeit (ts) in Stunden auftragsbezogene Ist-Zeit (ti) in Stunden Stundenbewertung (l) Teilungsfaktor (Tf) 80 15,88 € 50% vorläufige Prämie je Auftrag 158,80 € 100 2. Sicherung des Qualitätsstandards. Um die Mitarbeiter zu einer Erhöhung des Arbeitstempos zu bewegen und das Qualitätsbewusstsein aufrechtzuerhalten, empfiehlt sich ein degressiver Prämienverlauf, der durch einen so genannten Degressionsfaktor erreicht werden kann. Zu diesem Zweck bietet sich der Quotient aus Vorgabeund Ist-Zeit an: Degressionsfaktor d = (ti2 / ts2) Unter der Voraussetzung, dass eine Prämie nur dann gezahlt wird, wenn die Vorgabezeit unterschritten wird, ergibt sich die Prämie pro Auftrag nach folgender Formel: P = (ts-ti) x l x Tf Degressionsfaktor 0,6400 Dabei ist zu beachten: Die Istvorläufige Prämie je Auftrag 101,63 € Zeit ti kann erst abschließend ermittelt werden, wenn die Leistung vom Kunden vollständig abgenommen Die Formel lautet nun: ist. So werden auch ggf. anfallende Nachar- P = (ts-ti) x l x Tf x d beiten berücksichtigt. 3. Berücksichtigung des Der Stundenwert l ist die Grundlage für die Wareneinsatzes. Neben der Bewertung der eingesparten Zeit. In den Ver- Überwachung der „unprohandlungen zur Einführung eines solchen duktiven Stunden“ stellt der Systems (entweder mit dem Betriebsrat Wareneinsatz (Material, und/oder mit den einzelnen Mitarbeitern) und Fremdleistungen etc.) ein unter Berücksichtigung der notwendigen Mo- weiteres Korrektiv bei der Ertivationssteigerung sind hier Größen zwischen mittlung der Prämienhöhe dem Mittellohn und dem Stundenverrech- dar. Damit es nicht zu Substinungssatz des Unternehmens denkbar. In der tutionseffekten zwischen den Praxis wird der Mittellohn zuzüglich einer Mo- Betriebsstunden und den tivationskomponente eingesetzt. zugekauften Leistungen Der Teilungsfaktor Tf gibt die Quote der Ver- kommt, fallen Prämien nur teilung des zusätzlichen Ertrages zwischen dann an, wenn die Summe dem Mitarbeiter (in Form einer Prämienzah- der eingesparten Stunden lung) und dem Unternehmen an. In der Praxis kleiner der Summe eines zuherrschen Werte zwischen 40% und 60% vor. sätzlichen Wareneinsatzes 05/2006 ist. Gleichzeitig verhindert die Berücksichtigung des Wareneinsatzes, dass Prämien für Aufträge fällig werden, die schon aufgrund eines erhöhten Einsatzes von Fremdleistungen defizitär sind. Die individuellen Arbeitszeiten am betrachteten Auftrag, multipliziert mit der Prämie je Stunde, ergeben die persönliche Prämie je Auftrag. 5. Auszahlung der Prämie. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kommt die Prämie zur Auszahlung. Aufgrund von möglichen Reklamationen und aus abrechnungstechnischen Gründen sollte die Prämie erst im nächsWareneinsatz Soll WEs 100 ten Abrechnungsmonat ausgezahlt werWareneinsatz Ist WEi 120 den. Gegebenenfalls können im Vormonat Prämie je Auftrag P = 81,63 € Abschlagszahlungen geleistet werden. Grundsätzlich ist eine möglichst auftragsDie Formel lautet nun: nahe Prämienzahlung zu empfehlen, um die WEi < WEs, dann P = (ts-ti) x l Mitarbeiter bestmöglich zu motivieren. x Tf x d Zu diesem Beispiel finden Sie unter WEi > WEs, dann P = ((ts-ti) x www.prax.metallhandwerk-nrw.de/metallbau die MS-Excel-Datei zeitpraemie.xls l x Tf x d)+(WEi-WEs) Auch bei diesem System erleichtert eine DisSomit ist die formale Ermittlung einer auftragsbezo- kussion der Pro- und Contra-Argumente die genen Prämie abgeschlossen. Entscheidungsfindung: Die komplexe Ermittlung dieser Prämienart erfordert zwinPro gend den Einsatz von Kal¬ Enger Zusammenhang zwischen Unternehkulationsprogrammen, damit menserfolg und Prämienzahlung. das Prämiensystem wirtschaft¬ Hohe Beeinflussbarkeit der Prämienhöhe lich bleibt. durch die Prämienempfänger. 4. Prämienverteilung auf ¬ Überschaubare subjektive Beeinflussbarkeit die Mitarbeiter. Die Aufteider Prämienzahlung. lung der Gruppenprämie kann derart geregelt werden, Contra dass die Gesamtprämie im ¬ Relativ hoher Aufwand bei der Einführung, Verhältnis der Ist-Zeiten der der lediglich mittels EDV sinnvoll bewältigt Gruppe aufgeteilt wird. Diewerden kann. se Regelung ist nicht ganz ¬ Ermittlung der Vorgabezeiten ist abhängig unproblematisch, da Mitarvom Marktgeschehen. beiter mit einem ohnehin ho¬ Höchste Anforderungen an die laufende Zeiterfassung (keine Erfassung auf Behen Anteil an der Gesamtzeit triebsarbeit, keine Erfassung auf alternatiund – im Vergleich zu andeve Projekte). ren Gruppenmitgliedern – ¬ „Schlechte“ Projekte/Aufträge werden nicht langsamerem Arbeitstempo berücksichtigt. überdurchschnittlich hono¬ Problematik der besonders „guten“ Mitarriert würden. beiter (ihnen werden in der Regel die beDieses Problem wird aber sonders zeitkritischen Projekte übergeben) dadurch relativiert, dass es wird verschärft. sich um kleine Arbeitsgruppen handelt, in denen die Fazit. Prämien auf Basis von Zeitgutschriften Wirkung des Leistungsanreizes in der Regel schon aus scheitern zumeist an den Problemen der nacheigenem Interesse hoch ist. vollziehbaren und wahrhaftigen Erfassung der Aufgrund besserer Verdienst- notwendigen Daten. Auch ist die Abgrenzung möglichkeiten werden sich zwischen den unterschiedlichen Projekten, dedie Gruppenmitglieder ge- ren Beginn und Ende immer wieder ein praktigenseitig zu einer höheren sches Hindernis, das die betriebliche UmsetLeistung motivieren. Hierfür zung behindert. Im Metallhandwerk wird diese Form der Präwird die Prämie je Stunde benötigt: mienzahlung vornehmlich für den Montagebereich im Projektgeschäft genutzt, da hier zuPrämie je Stunde = 1,02 € mindest bei der Abgrenzung und ZeiterfasDie Formel hierfür lautet: sung die Schwierigkeiten lösbar sind. ◊ Prämie je Stunde = P/ti 05/2006 39