Anwenderbericht

Anwenderbericht
Kreativ in der Cloud
Kunde: NEULAND. Medienagentur GbR
Produkte:CRM, Projekte, Abrechnung, Finanzen
Regional verwurzelt und dennoch in der Cloud: Für die NEULAND. Medienagentur aus
dem Bergischen Land ist das kein Widerspruch. Die kreativen Köpfe der Agentur managen ihre kaufmännischen Abläufe komplett in Scopevisio.
Wer an das Bergische Land denkt, hat Wiesen,
Wälder und Hügel vor Augen. Doch neben Landwirtschaft, Handwerk und Tourismus gibt es im
Oberbergischen auch richtig gutes Design. Mitten
im beschaulichen Lindlar haben Marcel Hoenerbach und Marius Lubetzki vor knapp einem Jahr die
NEULAND. Medienagentur gegründet. Gemeinsam
mit vier festen Freien bietet die Full Service Werbe-
agentur von der Logogestaltung über den Internetauftritt bis hin zum Imagefilm die ganze Palette aus
dem Bereich Kommunikation und Marketing an.
Agentur in der Cloud
Dabei legt die Werbeagentur besonderen Wert auf
die Nähe zu ihren regionalen Kunden, zu denen der
örtliche Campingplatz ebenso zählt wie das mittel-
ständische Fertigungsunternehmen. „Persönliche
Zusammenarbeit, Zuverlässigkeit und Termintreue
sind für uns enorm wichtige Werte,“ erklärt Marcel
Hoenerbach der bei NEULAND. für die Konzeption,
den Online-Bereich und die Kundenberatung zuständig ist. Gerade auf dem Land zählt der persönliche Kontakt, das Menschliche. Gleichwohl muss
dafür auch das organisatorische Rückgrat stabil
sein: Deshalb sollte von Anfang an eine Agentursoftware zum Einsatz kommen. Bei der Auswahl
hat NEULAND. zunächst auf Einzellösungen gesetzt: hier eine Anwendung für die Zeiterfassung,
dort eine für Rechnungen und für CRM auch noch
ein separates System. „Einzeln betrachtet waren
diese Tools super“, so Hoenerbach, doch das Zusammenspiel hat nicht so recht funktioniert. „Wir
mussten Daten doppelt erfassen, außerdem fehlte
uns eine Projekt- und Aufgabenverwaltung.“
Integrierte Lösung
Für Hoenerbach war klar: Eine Komplettlösung
musste her – und zwar eine webbasierte. „Wir haben zwar einen Datenserver für unsere Projektdaten, aber grundsätzlich möchten wir so wenig IT wie
möglich hier stehen haben.“ Dabei spielt sicherlich
auch eine Rolle, dass Hoenerbach und Lubetzki bereits vor Gründung der Agentur ausschließlich mit
Online-Software gearbeitet und die Orts-und Zeitunabhängigkeit dabei schätzen gelernt haben. Eine
umfassende Lösung in der Cloud? „ Damit scheidet
schon mal viel aus“, sagt Hoenerbach mit einem
Schmunzeln. „Tatsächlich gibt es da nicht so viele.
Zwar war noch eine spezielle Agentur- und Projektmanagement-Software im Rennen, doch fehlte dort
die Eingangsrechnungserfassung.“ Deshalb fiel die
Entscheidung für Scopevisio. „An Scopevisio gefällt
uns die Skalierbarkeit des Systems. Wir stehen ja
erst am Anfang und hoffen natürlich, dass wir noch
wachsen. Bei Scopevisio können wir dann das System nach Bedarf erweitern.“
Schnelle Implementierung
Da sich die Geschäftsführer als technikaffin bezeichnen und die Testphase ausgiebig nutzen, um
sich mit Scopevisio vertraut zu machen, ging die
Einführung sehr schnell von statten. Hilfreich waren dabei auch Online-Demos, die Scopevisio kostenlos anbietet. Seit Anfang 2015 ist die Software
im Einsatz. Sie wird sowohl auf dem Mac als auch
auf dem PC genutzt.
Anwender
NEULAND. Medienagentur GbR
Branche
Werbung
Schwerpunkt
Kommunikationsdesign
Ziele/Anforderungen
Unterstützung der kaufmännischen
Prozesse in der Agentur
• Aufgaben- und Projektverwaltung
• Zeiterfassung
• Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Digitale Belegerfassung
• Buchhaltung
Nutzen und Vorteile
• Die komplette Agentur in einer
ortsunabhängigen Software
• Effizientere Abläufe und Zeitersparnis,
da Doppeleingaben entfallen
• Rechnungserstellung auf Basis der
erfassten Zeiten
Optimiertes Kundenmanagement
Intensiv nutzt NEULAND. die Anwendungen CRM,
PROJEKTE und ABRECHNUNG. „Für uns ist insbesondere die Kommentarfunktion im CRM interessant. So können wir immer nachvollziehen, wer
was mit einem Interessenten oder Kunden besprochen hat. Auch nutzen wir die diversen Filtermöglichkeiten für unterschiedlichste Zwecke.
Projektverwaltung und Zeiterfassung
Ihre gesamten Projekte bildet die Agentur in der
Aufgaben- und Projektverwaltung ab. Hier werden
neue Projekte angelegt und spezifiziert sowie zugehörige Aufgaben mit Verantwortlichkeiten vergeben. So hat das gesamte Team mit Hilfe der Projektübersichten und Aufgabenlisten immer alles
im Blick.
Webebranche
Da bei NEULAND. viele Projekte und Aufgaben nach
Zeitaufwand abgerechnet werden, ist außerdem
die Zeiterfassung ein sehr wichtiges Tool, denn sie
bildet die Basis für die spätere Abrechnung. Bislang haben die festen Freien noch keinen Zugriff
auf das System, um ihre Zeiten selbst einzutragen,
mittelfristig ist dies jedoch geplant. Die Rechnungen werden auf der Grundlage der erfassten Zeiten in der Software erstellt und aus der System heraus verschickt. Das angepasste Beleglayout sorgt
dafür, dass die Rechnungen im eigenen Corporate
Design ausgegeben werden.
Auch die Anwendung FINANZEN ist im Einsatz, die
Buchhaltung erledigt allerdings der Steuerberater,
der ebenfalls Zugriff auf die Software hat. NEULAND. kümmert sich nur um die Erfassung bzw.
das Einscannen der Eingangsrechnungen. Die Ver-
„
buchung übernimmt der Steuerberater, der auch
den Monats- und Jahresabschluss erstellt. So ergibt
sich eine unbürokratische Arbeitsteilung auf einer
gemeinsamen Plattform. Auswertungen und Berichte kann Hoenerbach direkt in der Software abrufen, ohne dass er den Steuerberater überhaupt
kontaktieren muss.
Eine runde Sache
Das Fazit von Marcel Hoenerbach fällt deshalb positiv aus: „Aus meiner Sicht ist Scopevisio eine gute
Software für Agenturen. Gerade weil es sich um ein
integriertes System handelt, entfallen Doppeleingaben. Dadurch wiederum werden Fehler vermieden. Ich habe so einfach mehr Sicherheit, dass alles
korrekt abgebildet ist.“
Unser Vorteil: Die vollständige Organisation
unseres Unternehmens in einer Software,
die nicht ortsgebunden ist.
Marcel Hoenerbach,
Geschäftsführer
Neuland. Medienagentur
NEULAND. Medienagentur GbR
Die NEULAND. Medienagentur (Hoenerbach/Lubetzki GbR) ist eine inhabergeführte Full-Service
Werbeagentur mit Sitz in Lindlar. Schwerpunkte
sind die kreative Gestaltung und technische Umsetzung von Webprojekten, angefangen bei der Website bis hin zum Online-Shop. Darüber hinaus zählen
aber auch die Logo-Entwicklung, die Gestaltung von
Broschüren und die Produktion von Imagefilmen
zum Leistungsportfolio.
als Full-Service-Agentur ein optimales Leistungsspektrum anzubieten, arbeitet NEULAND. mit vier
festen freien Mitarbeitern aus den Bereichen Fotografie und Film, Konzept und Text und Entwicklung
und Webdesign zusammen. Die Agentur legt großen Wert auf schlanke Prozesse, absolute Termintreue und die persönliche Kommunikation mit dem
Kunden. Zu diesen zählen vorwiegend regionale
Dienstleister und mittelständische Fertigungsunternehmen.
NEULAND. wurde 2014 von Marcel Hoenerbach
und Marius Lubetzki gegründet. Um ihren Kunden
Scopevisio AG
Die Scopevisio AG ist Hersteller und Anbieter einer hochfunktionalen und integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Gegründet im Jahr 2007 durch die HW Partners AG in Bonn, beschäftigt das Unternehmen
heute 60 Mitarbeiter.
Scopevisio ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud-Software zu optimieren. Die vollständig integrierten Anwendungen für Marketing, Vertrieb, Projekte, Abrechnung, Buchhaltung
und Dokumentenmanagement sind dabei Präzisionswerkzeuge für die Unterstützung der betrieblichen Abläufe. Das Ergebnis sind durchgängige Geschäftsprozesse und ein unternehmensweites Informationsmanagement.
Die Scopevisio AG betreibt ihre Anwendungssoftware ausschließlich in der Cloud und nur in zertifizierten
Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland. Das Unternehmen gilt als einer der Pioniere und Innovationsführer im Enterprise Cloud Computing. 2013 erhielt Scopevisio sowohl den Innovationspreis als auch
den KMU-Sonderpreis beim Wettbewerb zum ERP-System des Jahres.
Scopevisio AG
Rheinwerkallee 3
53227 Bonn
Germany
T +49 228 4334-3000
F +49 228 4334-3200
[email protected]
www.scopevisio.com