Empfehlungen zu Home Office - Kaufmännischer Verband Schweiz

Empfehlungen zu Home Office
Kaufmännischer Verband Schweiz
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Ausgangslage
Immer mehr Angestellte arbeiten von zu Hause aus oder unterwegs, teilweise auch unabhängig von einem
bestimmten Arbeitsplatz. «Home Office» wird heute oft als Massnahme gegen den zunehmenden
Pendlerverkehr empfohlen. Die Unternehmen sehen ihrerseits ein Einsparungspotential, wenn sie nicht
mehr allen Arbeitnehmenden zu 100% einen persönlichen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen müssen.
Arbeitnehmende schätzen die höhere Eigenverantwortung und Flexibilität.
Die Arbeit wird flexibler, aber auch rechtlich unsicherer, und es stellen sich Fragen wie z.B.: In welchem
Umfang sollten die Arbeitnehmenden nach wie vor im Unternehmen und damit auch im Team anwesend
sein? Soll und kann die Arbeit der Heimarbeiter kontrolliert werden? Wie soll sie kontrolliert werden?
Der Kaufmännische Verband empfiehlt dabei Folgendes zu beachten:
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Organisatorische Vorbereitungen
Vor der Vereinbarung von Home Office sind folgende Fragen zu stellen bzw. zu klären:
– Sind die Aufgaben, die zu Hause erledigt werden sollen, dafür überhaupt geeignet?
– Verfügt der Arbeitnehmende über die technischen Voraussetzungen, um diese zu Hause zu erledigen?
Sind genügend Vorkehrungen für die Datensicherheit getroffen worden? Wie beteiligt sich der
Arbeitgeber an den Kosten?
– Was gilt in Sachen Erreichbarkeit und Antwortzeiten?
– Wird die soziale Einbindung im Betrieb trotzdem noch genügend gewährleistet? Ist zum Beispiel die
Teilnahme an Teamsitzungen möglich?
– Hat der Arbeitnehmende die nötige Ruhe, um zu Hause seine Arbeit zu erledigen?
– Entspricht der Arbeitsplatz den ergonomischen Erfordernissen?
Zu beachten:
Heimarbeit ist nicht mit gleichzeitiger Kinderbetreuung und entsprechender Ablenkung möglich. Sie ist
kein Ersatz für eine externe respektive geregelte Kinderbetreuung.
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Wichtige Punkte im Arbeitsvertrag
Da die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes und damit auch Heimarbeit generell zunimmt, ist es sehr zu
empfehlen, diese in Arbeitsverträgen oder in einem Reglement explizit zu regeln, sofern die Möglichkeit
gegeben ist, dass ein Mitarbeiter zu Hause tätig ist. Ohne Regelung können Rechtsunsicherheiten
entstehen. Nachfolgend werden die wichtigsten Punkte im Arbeitsvertrag erwähnt, die bei der
Anwendung von Home Office geregelt werden sollten:
In der Regel sollten fixe Tage vereinbart werden, an denen der / die Arbeitnehmende zu Hause arbeitet.
Dies erhöht die Planbarkeit der Arbeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmende resp. für das Team. Jedoch
sollte die Arbeit von zu Hause aus auch für spezielle Situationen ausnahmsweise vorgesehen werden,
z.B. wenn eine Aufgabe, die erhöhte Konzentration erfordert, im Unternehmen weniger gut möglich ist,
da dort Unterbrechungen oft in höherer Frequenz erfolgen.
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Arbeitsort
Wenn der Arbeitgeber wünscht, dass der/die Arbeitnehmende regelmässig zu Hause arbeitet bzw. der/die
Arbeitnehmende mindestens gelegentlich zu Hause arbeiten möchte, ist dies explizit zu vereinbaren.
Arbeit mehrheitlich zu Hause sollte die Ausnahme sein. Falls der Mitarbeitende trotzdem mehrheitlich zu
Hause arbeitet, ist eine Beteiligung des Arbeitgebers an den Raumkosten vorzusehen. Der
Kaufmännische Verband empfiehlt, soweit dies betrieblich möglich und vom Arbeitnehmenden
gewünscht wird, bei einem 100%-Pensum ein bis zwei Tage Home Office pro Woche. Bei längerer
Dauer überwiegen meistens die Nachteile der Abwesenheit von Betrieb und Team.
Von der Arbeit zu Hause ist die „Off Office-Arbeit“ zu unterscheiden (Arbeit weder im Unternehmen
noch zu Hause; „Arbeit unterwegs“). Sie ist vor allem bei längeren An- und Rückreisezeiten zu und von
externen Terminen oder beim Überbrücken von nicht nahtlos aneinander anschliessenden externen
Terminen zu begrüssen.
Es kann auch sinnvoll sein, dass der/die Arbeitnehmende nach externen Terminen direkt nach Hause geht
und die Arbeit dort fortsetzt, um so unverhältnismässig lange An- und Rückreisezeiten im Vergleich zu
noch verbleibenden kurzen Anwesenheiten im Unternehmen zu vermeiden. Die Reisezeiten sollen dabei
soweit möglich als Arbeitszeit genutzt und entsprechend angerechnet werden.
Arbeitsmittel und Vergütungen
Grundsätzlich hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden die Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen.
Setzt der/die Arbeitnehmende eigene Arbeitsmittel ein, so ist er/sie dafür von Gesetzes wegen
angemessen zu entschädigen, soweit nichts anderes vereinbart ist (Art. 327 OR).
Der Arbeitgeber hat dafür besorgt zu sein, dass durch entsprechende Verschlüsselung die
Datenübermittlung den betriebseigenen Sicherheitserfordernissen genügt. Der Arbeitgeber gewährt
Unterstützung bei der Installation der Geräte bzw. der nötigen Software und leistet Support.
Erwartet der Arbeitgeber die Benützung eines bestimmten Gerätes, so ist dies den Arbeitnehmenden zur
Verfügung zu stellen. Im Weiteren haben die Arbeitnehmenden Anspruch auf eine Vergütung für den
Einsatz eigener Arbeitsmittel sowie eine Entschädigung für die notwendigen Räumlichkeiten, wenn der
Anteil der Arbeit von zu Hause aus einen wesentlichen Anteil ausmacht. Da das Gesetz eine
Entschädigung für Arbeitsmittel und weitere Aufwendungen, insbesondere für Räumlichkeiten vorsieht,
ist es ratsam, dies im Arbeitsvertrag explizit zu regeln. Es ist zulässig, dafür einen (monatlichen,
vierteljährlichen oder jährlichen) Pauschalbetrag zu vereinbaren (Art. 327a Abs. 2 OR).
In einem Arbeitsverhältnis haftet grundsätzlich der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmenden gegenüber
Dritten, wobei der Arbeitgeber auf die Arbeitnehmenden Rückgriff nehmen kann, wenn diese vorsätzlich
oder grobfahrlässig gehandelt haben. Diesbezüglich bestehen im Heimarbeitsverhältnis grundsätzlich
keine Besonderheiten. Hingegen müssen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende prüfen, inwiefern
Schäden durch ihre eigene Haftpflichtversicherung gedeckt sind bzw. überhaupt gedeckt werden können.
Denn das Heimarbeitsverhältnis ist eine ausserordentliche Situation mit besonderen Risiken (z.B.
Geheimhaltung, Datenschutz), die in regulären Betriebs- bzw. Privathaftpflichtversicherungen nicht
vorgesehen oder sogar ausgeschlossen sind.
Arbeits- und Arbeitszeitkontrolle
Die Arbeitspräsenz eines/r Heimarbeitenden soll und darf nicht permanent kontrolliert werden, z.B.
mittels dauernder Überwachung seines/ihres elektronischen Arbeitsplatzes. Hingegen kann der
Arbeitgeber einen Bericht über die Heimarbeit erwarten, wozu auch die Erfassung der Arbeitszeit gehört.
Es ist darum im Arbeitsvertrag, in einem Reglement oder einer Weisung zu vereinbaren, wie der/die
Arbeitnehmende zu rapportieren hat.
In diesem Kontext ist auch die Leistung von Überstunden zu erwähnen. Um spätere Diskussionen zu
vermeiden, empfiehlt sich in der Vereinbarung der Hinweis: «Bei Heimarbeit gelten die gleichen
Arbeitszeitbestimmungen wie bei Arbeiten im Unternehmen.» Bezahlte Überstunden sind somit mit dem
Arbeitgeber abzusprechen.
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Zusammenfassung
Zunächst sind die organisatorischen Voraussetzungen für Home Office zu klären.
Der Kaufmännische Verband empfiehlt, im Arbeitsvertrag oder in einem Reglement, das integrierender
Bestandteil des Arbeitsvertrags ist, unter ‚Arbeitsort’ einen Hinweis anzubringen, dass der oder die
Mitarbeiterin zu Hause arbeiten kann.
In einem separaten Reglement, das für alle betroffenen Angestellten gilt, werden mindestens folgende
Punkte geregelt:
– Tage und / oder Situationen, an / in denen zu Hause gearbeitet werden kann.
– Situationen, in denen „off office“ (weder zu Hause noch im Unternehmen) gearbeitet werden kann
– Art und Weise der Arbeitszeit-Dokumentation
– Verweis auf Arbeitszeitbestimmungen
– Regeln für Erreichbarkeit und Antwortzeiten
– Entschädigung für Benützung Arbeitsraum, Aufwand Strom, Büromaterial, Verbrauchsmaterial für
Drucker, mit einem Pauschalbetrag
– Verweis auf Geschäftsgeheimnis und Haftung
7. April 2014
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