Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten

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StBin Simone Dieckow/StB Torsten Lenk | 23. September 2014
Folie 1
Herzlich Willkommen
zu unserer
Informationsveranstaltung
Mindestlohn und Auswirkungen auf die Praxis
„Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten“
Folie 2
Simone Dieckow
Beruf: Steuerberaterin
Kanzleisitz: Dessau-Roßlau
Spezialisierungen:
GmbH, Personengesellschaften
Gesundheitswesen
Torsten Lenk
Beruf: Steuerberater, Betriebswirt
Kanzleisitz: Dessau-Roßlau + Berlin
Spezialisierungen:
Strategie, Prozesse, Unternehmensnachfolge
Lohnkostenoptimierung
Folie 3
Mindestlohn und Auswirkungen auf die Praxis
1.Welche Unterlagen müssen bereitgehalten werden?
2.Für was konkret bestehen Aufzeichnungspflichten?
3.Gibt es Besonderheiten, die durch ausländische Arbeitgeber
berücksichtigt werden müssen?
Folie 4
Aufzeichnungspflichten
Bislang:
Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten (Beginn, Ende und
Dauer der täglichen Arbeitszeit) bisher nur für ausgewählte
Branchen, gesetzlich geregelt in § 19 Abs. 1
Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) :
Branchen mit für allgemeinverbindlich erklärten
Tarifverträgen oder Rechtsverordnungen nach dem AEntG
Einsatzbetriebe von Zeitarbeitern (Entleiher)
Folie 5
Wirtschaftszweige nach AEntG
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9.
10.
Bauhaupt- und Baunebengewerbe
Gebäudereinigung
Briefdienstleistungen
Sicherheitsdienstleistungen
Bergbauspezialarbeiten auf Steinkohlebergwerken
Wäschereidienstleistungen im Objektkundengeschäft
Abfallwirtschaft einschließlich Straßenreinigung und Winterdienst
Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen nach SGB II und SGB III
Schlachten und Fleischverarbeitung
Pflegedienste
Folie 6
Neue Aufzeichnungspflichten
Ab 01.01.2015:
Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Dauer)
ausgedehnt mit § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) auf:
alle in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten
Branchen, sofern sie nicht bereits unter das AEntG fallen
geringfügig und kurzfristig Beschäftigte gem. § 8 Abs. 1 SGB IV
Aufzeichnung der Arbeitszeiten auch für alle Arbeitnehmer,
denen monatlich unabhängig von der Anzahl der tatsächlich
geleisteten Arbeitsstunden der gleiche Bruttolohn gezahlt wird
(verstetigter Monatsarbeitslohn),
wenn dadurch in einzelnen Monaten der Mindestlohn
unterschritten wird
Führung von Jahresarbeitszeitkonten notwendig
Folie 7
Aufzeichnungspflichtige Wirtschaftszweige nach SchwarzArbG
1.
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3.
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9.
Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
Schaustellergewerbe
Unternehmen der Forstwirtschaft
Gebäudereinigungsgewerbe
Unternehmen im Bereich Auf-/Abbau von Messen/Ausstellungen
Fleischwirtschaft
-> Gilt bereits seit 2004!
-> Darüber hinaus:
- Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren
- Sofortmeldepflicht vor Aufnahme der Tätigkeit!
Folie 8
Aufzeichnungspflichten für Arbeitnehmer nach § 8 SGB IV
Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten für
geringfügig Beschäftigte (Mini-Jobber)
kurzfristig Beschäftigte
in allen Branchen
Aufzeichnungspflichtiger Personenkreis
o Geringfügig Beschäftigte, deren Arbeitsentgelt regelmäßig im
Monat 450 EUR nicht übersteigt
o Kurzfristig Beschäftigte, die aufgrund vorübergehender Engpässe
für max. 2 Monate am Stück oder 50 Tage im Jahr eingesetzt
werden
Ausnahme: geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten
Folie 9
Folie 10
Bestandteile Arbeitszeitnachweis für alle Aufzeichnungspflichtigen
Aufzeichnungen sind zu führen über:
Arbeitsbeginn
Arbeitsende
Arbeitszeit (Dauer)
Pausenzeiten
Überstunden
Urlaub / Krankheit
-> Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre! ???
Folie 11
Auswirkungen Mindestlohngesetz auf Mini-Job-Bereich
1. Ab 01.01.2015 ist der Mindestlohn in Höhe von 8,50 EUR brutto je
Arbeitsstunde zu zahlen.
2. Vertraglich vereinbarte Stundenzahl darf zu keiner Unterschreitung
des Mindestlohnes führen (max. 47 Stunden monatlich bei
monatlichem Entgelt von 400 EUR und max. 52,5 Stunden bei
monatlichem Entgelt von 450 EUR).
3. Bei Erhöhung des Entgelts auf mehr als 400 EUR (bis 450 EUR) ist
auch bei Altverträgen (vor 01.01.2013) Rentenversicherungspflicht
zu beachten!
4. Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten (Beginn, Ende und
Dauer) und zweijährige Aufbewahrung.
5. Pflichten aus dem Mindestlohngesetz gelten auch bei der
Beschäftigung von Familienangehörigen, Rentnern, Studenten.
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Neue Meldepflichten (§ 16 MiLG)
Für Arbeitgeber mit Sitz im Ausland und Branchen i.S.d.
SchwarzArbG:
Schriftliche Anmeldung bei der zuständigen Zollverwaltung:
vor Beginn
jeder Werk- oder Dienstleistung
für jeden Arbeitnehmer
in deutscher Sprache
sowie bei jeder Änderung
Angaben:
Name, Vorname, Geburtsdatum
Beginn und Dauer der Beschäftigung
Ort der Beschäftigung
Kontaktdaten des verantwortlich Handelnden oder eines
Zustellungsbevollmächtigten
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Folgen:
Mindestlohngesetz schreibt späteste Auszahlung des Mindestlohns im
Folgemonat vor
zeitversetzte Lohnabrechnung wird eingeschränkt!
Bei verstetigtem Jahresarbeitslohn muss Jahresarbeitszeitkonto
geführt werden
Arbeitszeitnachweis (Beginn, Ende, Dauer) auch hier notwendig
Nichtbeachtung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten stellt Ordnungswidrigkeit dar:
Geldbußen bis zu 30.000 EUR
Nichtzahlung oder nicht rechtzeitige Zahlung des
Mindestlohnes:
Geldbuße bis 500.000 EUR (Achtung: Subunternehmerhaftung!)
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Folgen:
Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
kann der ArbG meist auch nicht nachweisen, dass er den Mindestlohn
gezahlt hat
ArbN können Mindestlohnzahlung einklagen!
Sozialversicherungsträger werden bei Mindestlohnunterschreitungen
auf Grundlage geschätzter Arbeitsentgelte (Phantomlohn) Beiträge
nachfordern
ArbG müssen bei Beitragsnachforderungen die ArbG- und ArbNBeiträge größtenteils alleine tragen (ArbG kann ArbN nur für die letzten
drei Lohnabrechnungszeiträume in Anspruch nehmen)
Folie 15
Fazit: Es besteht Handlungsbedarf!
Prüfen Sie, ob Sie bereits den Mindestlohn
zahlen oder ob Anpassungsbedarf besteht!
Prüfen Sie, ob Verträge angepasst werden müssen (vereinbarte
Wochen- oder Monatsarbeitszeit / maximale Stundenzahl)!
Führen Sie rechtzeitig den neuen Arbeitszeitnachweis ein!
Beachten Sie die neuen Arbeitgeberpflichten bei Mini-Jobbern und
kurzfristigen Aushilfen!
Wir unterstützen Sie gern! Sprechen Sie uns an!
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Betriebsprüfungen im Lohn – der Prüfungszeitraum
Prüforgan
FA
DRV
Geschäftsjahr 1
Geschäftsjahr 2
Geschäftsjahr 3
Geschäftsjahr 4
Geschäftsjahr 5
i.d.R. letzte 3 Geschäftsjahre
i. d. R.
BG
KSK
SOKA
Stichprobenprüfung und
Anschlussprüfung
Auswertung des Berichts der Lohnsteuerprüfung
Zoll
individuell bzw. nach Delikt/Verdacht
BA
individuell bzw. nach Delikt/Verdacht
Prüfungszeiträume sind nicht feststehend. Sie sind an unterschiedliche Kriterien geknüpft.
Auffälligkeiten, Umsatz, Größe und andere Tatbestände können darauf Einfluss nehmen!
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Betriebsprüfungen im Lohn – der Prüfungsablauf
Begleitung durch
Steuerberater
empfehlenswert!
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Betriebsprüfungen im Lohn – die Prüfungsankündigung
• schriftliche Ankündigung und Bekanntgabe einer
Prüfungsanordnung und des Umfangs der Prüfung
• Inhalte einer Prüfungsankündigung:
− Rechtsgrundlage für die Prüfung
− Name des Prüfers
− Termin und Ort der Prüfung
− Prüfungsbeginn
− Prüfungszeitraum
− sachlicher Prüfungsumfang (Prüfungsgegenstand)
• angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn (Fristen sind bei Mittel-,
Klein-/Kleinstbetrieben 2 Wochen, bei Großbetrieben 4 Wochen)
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• Vorzulegende Unterlagen, insbesondere:
−
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−
−
Lohn- und Gehaltskonten
Personalakten
Lohnsteuerkarten/ELStAM der Arbeitnehmer
Kassenbücher/-belege
Lohnjournale
Stundenaufzeichnungen
Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher
Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge
Verträge über Pensionszusagen/betriebliche Altersversorgung
Versicherungsverträge (Lebens-/Unfallversicherungen für AN)
Sach- und Geschäftskonten mit allen Bankbelegen
Bilanzen, GuV, Anlageverzeichnis
Prüfberichte vorangegangener Betriebsprüfungen (LSt-AP, DRV)
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Ausnahmen:
−individuelle Prüfungen durch Zoll ohne Ankündigung;
konkrete Delikts- oder Verdachtsfälle liegen vor
−Lohnsteuernachschau ohne Ankündigung zur zeitnahen
Aufklärung von lohnsteuererheblichen Sachverhalten
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Betriebsprüfungen im Lohn – das Prüfungsergebnis
•Prüfungsbericht enthält alle Prüfungsfeststellungen in tatsächlicher
und rechtlicher Hinsicht
•Anfechtung des Prüfungsergebnisses durch Rechtsmittel möglich:
Lohnsteuerprüfung
Prüfung durch DRV, Zoll
Einspruchsverfahren
Widerspruchsverfahren
StB
grds. auch durch StB
möglich
Empfehlung: Hinzuziehung RA
Zulässigkeit:
Zulässigkeit:
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Betriebsprüfungen im Lohn – das Prüfungsergebnis
Grundsätzlich gilt:
-
der Arbeitgeber haftet
und
-
bezahlt das Mehrergebnis
Folie 23
Betriebsprüfungen im Lohn
Rückforderungsmöglichkeit gegenüber Mitarbeitern
Prüfung DRV
Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen (AN- und
AG-Anteil)
-Eine Nachforderung der Beiträge des AN durch den AG
ist max. 3 Monate rückwirkend in einem laufenden
Arbeitsverhältnis möglich.
-Nur wenn die Nachforderung auf falschen Angaben des AN
beruht, ist der Zeitraum unbegrenzt.
Folie 24
Betriebsprüfungen im Lohn –
Rückforderungsmöglichkeit gegenüber Mitarbeitern
Lohnsteuerprüfung
pauschale Lohnsteuer
individuelle Lohnsteuer
des Arbeitnehmers
z.B. Pkw-Sachbezug
Geschenke
- keine Rückforderungsmöglichkeit
- Rückforderung vom AN muss
erfolgen, sonst wieder geldwerter
Vorteil!
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Betriebsprüfungen im Lohn – die Verjährung
Lohnsteuer:
-grundsätzlich 4 Jahre,
es sei denn, es handelt sich um Steuerhinterziehung (dann 10 Jahre)
Sozialversicherung:
-grundsätzlich 4 Jahre,
es sei denn es handelt sich um grob fahrlässiges oder vorsätzliches
Verhalten (dann 30 Jahre)
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Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern
zur Verfügung.
ETL | Schmidt & Partner
Steuerberatungsgesellschaft mbH
Niederlassung Dessau
Albrechtstraße 101· 06844 Dessau
Telefon: (0340)541180
[email protected]
www.steuerberatung-in-dessau.de
Folie 27

Neue Aufzeichnungs- und Meldepflichten

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