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ACAD office | Leitfaden
Sehr geehrter Kunde,
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vielen Dank für Ihr Vertrauen und Ihren Auftrag. Um die Auftragsdurchführung so professionell wie möglich zu gestalten, haben wir das Online-Büro
„ACAD office“ eingerichtet. Im ACAD office können Sie ihre Aufträge verwalten sowie mit Ihrem Sachbearbeiter von ACAD WRITE und mit Ihrem Autor
kommunizieren.
Dieser Leitfaden dient dazu, Sie mit den verschiedenen Funktionen von ACAD
office vertraut zu machen.
Sobald Sie unser Angebot angenommen haben, erhalten Sie per E-Mail eine
Nachricht, die den Link zum ACAD office enthält. Folgen Sie bitte diesem Link
(hochsichere SSL-Verschlüsselung).
Sie werden nun aufgefordert, sich mit Ihrem Benutzernamen und einem temporären Passwort anzumelden. Aus Sicherheitsgründen werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort festzulegen.
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TELEFONKONFERENZ
Aufträge up -download
Auftrag ansehen
Checkliste ausfüllen
Dateiverwaltung up -download
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Auftrag ansehen
Eine Übersicht über die Informationen zu Ihrem Auftrag finden Sie unter „Auftrag ansehen“.
Wichtig ist, dass Sie Ihrem Autor so viele Informationen wie möglich zur
Verfügung stellen, beispielsweise die gewünschte Literatur, Formatvorschriften oder inhaltliche Schwerpunkte. Hierfür betätigen Sie bitte den Button
„Checkliste ausfüllen“, um das sogenannte Autorenbriefing durchzuführen.
Erfahrungsgemäß ist die Zufriedenheit unserer Kunden umso größer, je mehr
Informationen der Autor erhalten hat.
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Bewerten Sie Ihren Autor
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Durch Anklicken, können Sie die Datein einzeln oder als komprimierten Zip-Ordner herunterladen.
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Literaturquellen
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dokument_thema13.doc
Dokumente
Korrektur
Ausgewählter Ordner für den Dateiupload:
/Dateien - Auftraggeber/
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Quellen.doc
Dateien hochladen
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zip
zip
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zip
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Dateiverwaltung
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, in der Rubrik „Dateiverwaltung up
-download“ Dokumente für den Autor hochzuladen (z. B. Formatvorschriften,
Texte). Gleichsam kann der Autor Ihnen Dokumente (Gliederung, Exposee,
Teillieferung, Endlieferung etc.) zukommen lassen. Ihre Dateien laden Sie
bitte in den Ordner „Dateien – Auftraggeber“ bzw. in dessen Unterverzeichnisse „Literaturquellen“, „Formatvorgaben“, „Dokumente“ oder „Korrektur“
hoch. Dateien, die Ihnen der Autor zur Verfügung gestellt hat, finden Sie in
dem Ordner „Dateien – Autor“.
Zunächst müssen Sie die gewünschte Upload-Datei, die sich auf Ihrem PC
oder Datenträger befindet, auswählen. Klicken Sie hierfür bitte auf „Durchsuchen“. Dabei können auch mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
Für einen solchen Mehrfach-Upload halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt,
während Sie die einzelnen Dateien auswählen.
Anschließend bitte den Vorgang mit „Datei hochladen“ bestätigen. Generell
besteht keine Beschränkung bezüglich der Dateigröße des hochzuladenden
Dokuments.
Da wir ständig darum bemüht sind, unsere Qualität zu verbessern, bitten wir
Sie nach Beendigung des Auftrages darum, Ihren wissenschaftlichen Autor
zu bewerten. Hierfür folgen Sie der Rubrik „Bewerten Sie Ihren Autor“.
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Ihr Autor hat mit der Bearbeitung begonnen
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Ihr Autor hat Ihre Frage beantwortet
14/05/30 14-0000
Sie haben Ihrem Autor eine Frage gestellt
14/05/30 14-0000
Ihr Autor hat mit der Bearbeitung begonnen
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– Übersicht über alle auftragsrelevanten Vorgänge
Unter diesem Menüpunkt sehen Sie eine Übersicht über sämtliche auftragsbezogene Aktivitäten, z. B. eingegangene Zahlungen, Nachrichtenverlauf,
erhaltene Dateien, Lieferungen und Teillieferungen etc. ...
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– direkte Kommunikation mit dem Autor und Sachbearbeiter
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Sachbearbeiter Ihr Auftrag wurde fertiggestellt
Die Kommunikation mit dem Autor und dem Sachbearbeiter erfolgt im Menüpunkt „Nachrichtencenter“. Bitte denken Sie daran, dass eine E-Mail-Kommunikation zum Auftrag nicht möglich ist.
Falls mehrere Aufträge existieren, wählen Sie immer zuerst den Auftrag aus,
zu dem Sie kommunizieren wollen.
Eine intensive Kommunikation mit dem Autor hilft diesem, ihre Vorstellungen
und Wünsche bestmöglich zu erfüllen und Missverständnisse zu vermeiden.
Gerade bei Aufträgen, bei denen Sie Teillieferungen vereinbart haben, sollten
Sie dem Autor ein Feedback zur bisherigen Arbeit geben.
Versuchen Sie bitte möglichst immer direkt mit dem Autor zu kommunizieren. Das direkte Feedback ist der schnellste Weg, eine Korrektur anzufordern.
Unser Nachrichtensystem funktioniert wie klassische E-Mail-Programme. Im
Nachrichtensystem erhalten Sie eine Übersicht über alle Nachrichten zu
Ihrem Auftrag. Wenn Sie mehrere Aufträge haben, können die Nachrichten
auch nach Aufträgen gegliedert verwaltet werden. Durch Drücken des
Text-Icons werden die Informationen zum Auftrag angezeigt. Das rote X-Icon
dient zum Löschen der Nachricht. Im Eingabefeld können Sie nach bestimmten Begriffen suchen, die in den vorangegangenen E-Mails gefallen sind.
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TELEFONKONFERENZ
Telefonkonferenz vereinbaren
Bitte wählen Sie zwei mögliche Termine aus:
Telefonkonferenz
DATUM
28.07.2014
UHRZEIT
10:00 - 10:30 Uhr
DATUM
29.07.2014
UHRZEIT
21:00 - 21:30 Uhr
Auftrag auswählen
Themen der Telefonkonferenz
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– Vereinbarung einer Telefonkonferenz
In vielen Fällen können durch eine Telefonkonferenz komplexe Sachverhalte
besprochen werden. Wenn Sie in diesem Menüpunkt einen Termin für eine
Telefonkonferenz vereinbaren, erhalten Sie eine Einwahlnummer und eine
Konferenzraumnummer. Nach Betätigen der Einwahlnummer zum Zeitpunkt
der Konferenz meldet sich eine Bandansage, die zur Eingabe der Konferenzraumnummer auffordert. Das Gespräch verursacht keine zusätzlichen
Kosten (Ortsnetztarif).
An dieser Konferenz nimmt neben dem Autor auch der Sachbearbeiter teil,
der diese Konferenz moderiert. Um Ihre Anonymität sowie die des Autors zu
gewährleisten, erfolgt üblicherweise eine Anrede mit dem Vornamen, bei
gleichzeitigem Siezen (sogenanntes Hamburger Sie).
Wenn Sie eine Telefonkonferenz initiieren, teilen Sie bitte Ihrem Autor unbedingt vorher mit, was besprochen werden soll. Aus organisatorischen Gründen ist nur eine begrenzte Anzahl von Konferenzen je Tag möglich.
Die Termine sollten Montag bis Freitag in der Zeit zwischen 09.00 Uhr und
18.00 Uhr liegen.
Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit nur, wenn der schriftliche Weg nicht sinnvoll erscheint.
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