ProKONTAKT Hilfe im PDF Format

Transcrição

Anwendungsbeschreibung
Informations- und Kontaktmanager zur
SelectLine Warenwirtschaft
© ProTRONIC Business Software GmbH, 2010
Inhaltsverzeichnis
Grundsätzliches
3
Grundlagen
8
Die Grundmaske
Linke obere Bildschirmhälfte: Kunden, Lieferanten, Interessenten
Rechte obere Bildschirmhälfte: Ansprechpartner (optional
Lieferadressen)
Die untere Bildschirmhälfte: Kontakte
Rechte Bildschirmseite - Funktionsleiste
Das Menü
8
11
13
15
19
22
Menüpunkt Datei + Bearbeiten
Menüpunkt Hauptmenü
Menüpunkt Favoriten
Menüpunkt Einstellungen
Menüpunkt Auswertungen
Menüpunkt Eigene Daten
Menüpunkt Extras
Menüpunkt Schnittstellen
Menüpunkt Fragezeichen
Systemkonfiguration
22
23
29
30
34
36
41
44
45
46
Addins Outlook und Tobit
47
Outlook Addin
Tobit Addin
47
51
Zusatzbeschreibungen
54
Modul Serien-Email
Modul Ticket-System
Modul Zeitabrechnung
Beschreibung Textmarken
Tastenkürzel
Tabellenbeschreibung
54
57
62
66
68
70
Änderungsprotokoll
Version
Version
Version
Version
Version
Version
Version
Version
73
11.0.0
10.1.6
10.1.4 SP2
10.1.4
10.1.3
10.1.2
10.1.0
10.0.0
73
74
75
76
77
78
79
80
Seite 2
ProKONTAKT
Informations- und Kontaktmanager zur SelectLine
Warenwirtschaft
Anwendungsbeschreibung
Aktuelle Programmversionen: 11.0.0 SQL
Mit SelectLine 11 wurden gravierende Änderungen an der
Tabellenstruktur vorgenommen. Deshalb ist es zwingend notwendig
bevor Sie auf SelectLine 11 updaten auf ProKONTAKT 10.1.9
upzudaten (jeden Mandanten öffnen und reorganisieren lassen),
dann auf SelectLine 11 (ebenfalls jeden Mandant reorganisieren)
und dann auf ProKONTAKT 11. Die Version 10.1.9 bereitet die
Daten für das SelectLine 11 Update auf.
Voraussetzungen
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Installierte SelectLine W arenwirtschaft ab 11.0.0
Installierter MS SQL Server 2005 oder 2008
Hardwarevoraussetzungen gemäß SelectLine, MS SQL Server 2005/2008
Betriebssysteme: Windows XP, Vista, 2003 Server, 2008 Server, Windows 7
Kontaktanlage auf Ansprechpartnerebene (Anlage direkt beim Kunden, Interessenten,
Lieferanten nicht möglich)
Email Anbindung für MS Outlook ab Version 2003
Email/Fax Anbindung für Tobit David ab 8.10
Wordbriefe ab MS Word 2003 / Open Office ab Version 2.0
Export Excel ab MS Excel 2003 / Open Office ab Version 2.0
Da es sich um ein Zusatzprogramm handelt, das nur in Verbindung mit der SelectLine
W arenwirtschaft funktioniert und wir die Bedienung auch an die SelectLine angelehnt
haben, setzen wir SelectLine Grundkenntnisse für die Bedienung von ProKONTAKT
voraus.
Support: [email protected]
Tabellenbeschreibung, Tastenkürzel und Textmarkenbeschreibung finden Sie unter
Zusatzbeschreibungen oder auf auf www.prokontakt.net
Installation


Download aktuelle Version: www.prokontakt.net.
Exe-Datei ausführen, dem Assistent folgen
(SelectLine, ProKONTAKT und Outlook müssen geschlossen sein)
(Die Mandantendaten müssen reorganisiert sein, sprich mit der SelectLine geöffnet worden
sein)
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Führen Sie die Setup EXE Datei aus und beachten Sie beim Schritt „Ziel-Ordner wählen“
folgende Punkte.
Einzelplatz-Installation
W ählen Sie hier Ihre lokale SelectLine Installation aus.
Netzwerkinstallationen Server:
W ählen Sie Ihr SelectLine Serverinstallation aus
Netzwerkinstallationen Arbeitsplatz:
Bei den Arbeitsplatzinstallationen müssen Sie in diesem Schritt die SelectLine
Serverinstallation auswählen (Es werden auch UNC Pfadangaben unterstützt).
Einzelplatz-Installation
W ählen Sie die Option „Server/Einzelplatz Installation“ aus
Netzwerkinstallationen Server:
W ählen Sie die Option „Server/Einzelplatz Installation“ aus
Netzwerkinstallationen Arbeitsplatz:
W ählen Sie die Option „Arbeitsplatz Installation“ aus. Es werden anschliessend auf diesem
Arbeitsplatz die Verknüpfungen und Registrierungseinträge erstellt.
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Deinstallation
Aus Windows Systemsteuerung
Bestehende ProKONTAKT Tabellen in SelectLine können mittels Managementstudio in der
Mandantendatenbank entfernt werden.
Lizenz / Demoversion
Die Lizenzierung erfolgt über die Datei PKLizenz.liz im ProKONTAKT Ordner im SelectLineVerzeichnis. Wenn Sie ProKONTAKT installiert haben ist hier die Demolizenz gespeichert. Die
Demoversion ist auf 5 Kontakt-Datensätze pro Ansprechpartner beschränkt.
Kopieren Sie die Lizenzdatei, die Sie durch den Erwerb des Nutzungsrechts erhalten haben in
den ProKONTAKT Ordner im SelectLine-Verzeichnis oder geben Sie den Pfad zur Lizenzdatei
unter „? / Programmversion / Lizenz“ an. Nach Neustart haben Sie die Funktionalität gemäß
Ihrer Lizenz.
Der Lizenznehmer wird in ProKONTAKT am oberen Bildschirmende und unter „? /
Programmversion / Lizenz“ angezeigt. Sollte hier nicht Ihre Firmierung stehen, wurde die
Software nicht korrekt erworben bzw. lizenziert.
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Erster Start
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ProKONTAKT_sql.EXE ausführen (zur Erinnerung: Die Mandantendaten müssen
reorganisiert sein, sprich mit der SelectLine geöffnet worden sein)
Das Datenverzeichnis auswählen (auf dem Server, z.B. S:\SelectLineSQL\Daten)
SQL Server auswählen, falls dieser nicht angezeigt wird in die unterste Zeile
reinschreiben, siehe auch Eintrag in der Fakt.ini der SelectLine
Der Administrator kann sich über Aktivierung von sa-login anmelden, ansonsten erfolgt
die Anmeldung mittels Windowsauthentifizierung (muss zuvor im SQL Server angelegt
werden). Die SQL Server Informationen werden in der ProKONTAKT(local).ini gespeichert.
ProKONTAKT wird geschlossen
Nach Neustart wird automatisch ein Benutzer XX angelegt mit dem Sie ohne Passwort
ProKONTAKT starten können. Es wird empfohlen zum späteren Zeitpunkt diesen Benutzer
zu löschen oder mit Passwort zu versehen (siehe Kapitel „Extras / Konfiguration /
Passwörter“)
Anschließend erfolgt die Mandantenauswahl aus den bestehenden SelectLinemandanten
mit anschließender automatischer Anlage der ProKONTAKT Tabellen in der Datenbank
Danach werden Sie in die Programmeinstellungen geführt um den
Dokumentenspeicherpfad auszuwählen. Die hier möglichen Programm- und
Benutzereinstellungen werden später im Kapitel „Einstellungen“ beschrieben
Verknüpfung aus SelectLine Warenwirtschaft
Das ProKONTAKT Setup installiert in den
Ordner Makro ein eigenes Makro
„EXEPKADR.qdf“ mit dem aus dem
Kunden, Interessenten und
Lieferantenstamm von SelectLine direkt
auf den entsprechenden Eintrag in
ProKONTAKT zugegriffen werden kann.
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Um das Makro für den Aufruf in
ProKONTAKT in die Hauptsymbolleiste
von SelectLine zu installieren gehen Sie
wie folgt vor.
Info: Funktion erst ab SelectLine
Diamond verfügbar
-“Makros bzw. Eigene Daten/Makro
Assistent“ aufrufen
-Rechte Maustaste auf dem Makro
„ProKONTAKT“
-“Toolbutton/Auf Schalter X“
Die Verknüpfung kann nun von den
Kunden, Interessenten und
Lieferantenstammdaten genutzt werden.
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Grundlagen
Die Grundmaske
Die ProKONTAKT Grundmaske mag auf den ersten Blick überladen wirken. Ziel war es jedoch
alle möglichst relevanten Daten zur Adresse auf den Bildschirm zu bekommen.
Applikationsmenü
Hier gelangen Sie zu verschiedenen Menüpunkten.
Über „Erweitere Einstellungen“ autorisieren Sie sich für administrative Einstellungen. Wenn
Sie diesen Menüpunkt zum ersten mal auswählen, werden Sie aufgefordert ein Passwort zu
vergeben. Wenn Sie diesen Menüpunkt bestätigen haben Sie unter „Extras“ den Punkt
„Konfiguration“ der an dieser Stelle beschrieben wird. Dort sollten Sie auch ein eigenes
Kennwort festlegen.
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Menüleiste
Die einzelnen Menüpunkte sind themenbezogen angeordnet. Ist unter der Beschreibung noch
ein Pfeil nach unten dargestellt, kann darüber ein weiteres Untermenü aufgerufen werden.
Menüleiste verkleinern:
Über das Kontextmenü und aktivierter Option "Das Menü verkleinern" haben Sie die
Möglichkeit das Menü zu verkleinern. Nach der Auswahl einer Programmfunktion wird das
Menü automatisch ausgeblendet.
Veränderungen am Menü werden benutzerbezogen abgespeichert. Das Menü kann z.B.
ausgeblendet werden, die Schnellzugriffsleiste kann oberhalb oder unterhalb des Menüs
angeordnet werden.
Sie können die Menü- und Schnellzugriffsleiste anpassen und erweitern sowie eigene
Symbolleisten erzeugen.
Anpassen von Menü- und Schnellzugriffsleiste
Das Menü mit seinen Unterfunktionen sowie die Schnellzugriffsleiste können entsprechend
den Benutzerwünschen angepasst werden.
Dazu zählt das Hinzufügen oder Entfernen von Menübereichen (Symbolleisten) und
Funktionen (Symbolen) im Hauptmenü und der Schnellzugriffsleiste. Über die
Schnellzugriffsleiste erreichen Sie wichtige Programmpunkte über zusätzliche Schalter direkt
im Hauptfenster. Weiterhin kann man eigene zusätzliche Symbolleisten erzeugen und diese
nach eigenen Vorstellungen mit Symbolen (Funktionen) belegen. Über das Kontextmenü ist
es möglich, die Funktion "Anpassen..." aufzurufen.
Je nach Platzierung des Mauszeigers beim Aufruf des Kontextmenüs (Hauptmenü,
Schnellzugriffsleiste) sind im Kontextmenü weitere Funktionen verfügbar.
Sobald man sich im Anpassen-Modus befindet, können ganze Symbolleisten deaktiviert bzw.
wieder aktiviert werden. Über den Schalter "Neu..." können Sie eigene Symbolleisten
erstellen. Diese Symbolleisten befinden sich außerhalb des Hauptmenüs und können deshalb
frei positioniert werden. So könnte eine eigene Leiste nicht nur oben, sondern auch seitlich
(links oder rechts), unten oder frei positioniert werden. Sollen aus dem Hauptmenü ganze
Symbolleisten ausgeblendet werden, deaktivieren Sie diese im Karteireiter "Symbolleisten".
Der "Zurücksetzen..."- Schalter macht alle individuellen Veränderungen an der aktuell
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markierten Symbolleiste wieder rückgängig.
Im Karteireiter "Befehle" hat man Zugriff auf Funktionen und Funktionsgruppen. Die
Kategorien entsprechen den Bestandteilen des Hauptmenüs. Unter Befehle finden Sie die
Symbole der einzelnen Funktionen aufgelistet.
Durch "Drag & Drop" können Sie ein Symbol aus den "Befehlen" in die Schnellzugriffsleiste,
in die Menüleiste oder in eine selbsterzeugte Symbolleiste einfügen.
Über das Kontextmenü können Sie auch einen Gruppentrenner vor dem markierten Symbol
einfügen und den angezeigten Namen ändern. Für die Schnellzugriffsleiste steht die Funktion
"Gruppentrenner" nicht zur Verfügung.
Auf dem Karteireiter "Optionen" haben Sie die Möglichkeit verschiedene Einstellungen zu
personalisierten Menüs und Menüanimationen vorzunehmen.
Mit dem "Schließen" des Anpassen-Modus sind die zum Menü hinzugefügten Funktionen dann
fixiert und benutzbar. Die Änderungen an den Standardmenüeinstellungen werden beim
Schließen der Programme abgespeichert.
Unter „Einstellungen/Benutzereinstellungen/Optik/Standardmenü wiederherstellen“ können
Sie alle Änderungen am Menü auf den Standard zurücksetzen.
Spalteneditor
Den Aufruf des Spalteneditors finden Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) von Tabellen.
Im Spalteneditor können Sie mit den Optionsfeldern oder den Schaltern festlegen, welche
Spalten der Tabelle gezeigt werden sollen. Sie können auch die Reihenfolge der Spalten
ändern. Nutzen Sie dazu entweder Drag & Drop oder die Schalter „Auf“ bzw. „Ab“. Sie
können die Ansicht umschalten, dann zeigt es je Feld eine Zeile mit Feldinfos inkl. Angabe
des Inhalts des jeweils aktuellen Datensatzes.
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Linke obere Bildschirmhälfte: Kunden,
Lieferanten, Interessenten
Hier werden die (Haupt-)Adressen der Stammdaten angezeigt. Es kann zwischen Kunden,
Lieferanten und Interessenten gewählt werden. Auf der linken Seite kann man in die
Optionen und Freie Felder gelangen. Kontoauszug, Rabattgruppe, Statistik, Notizen sind nur
sichtbar, wenn die Anzeige in den Passwortoptionen erlaubt ist. Dateianhänge bei Notizen
können mit rechter Maustaste „OLE Inhalt anzeigen“ geöffnet werden. Optional die Anzeige
des Langtext und Memotext falls aktiviert in den Benutzereinstellungen (siehe auch
„Einstellungen / Benutzereinstellungen / Texte“). Hier können auch Textbausteine der
SelectLine eingefügt werden. Über die Symbolleiste kann mittels den Pfeiltasten zwischen
einzelnen Adressen gewechselt werden, die letzten Adressen angezeigt, Adressen
aktualisiert, angelegt, bearbeitet (Com-Interface der SelectLine) und gespeichert werden
(Erklärung auf den Icons, wenn man mit der Maus darauf zeigt).
Über die Symbole bei den Mail-, www- und Telefonfelder kann die entsprechende Anwendung
gestartet werden, wobei keine Speicherung als Kontakt erfolgt, da dies nur bei den
Ansprechpartnern vorgesehen ist.
Über das Auswahlfeld im Feld Nummer (F4) kann in den aktiven Stammdaten (hier Kunden)
gesucht werden. Die Suche erfolgt durch Klick auf das entsprechende Feld (rot mit
Pfeilsymbol) und dann schreiben. Hier steht rechts unten auch ein Quickfilter zur Verfügung.
Es ist auch möglich bei aktiviertem Quickfilter nur ein Teil der Adressen zu laden. Im Feld
Nummer kann auch einfach die Kundennummer reingeschrieben werden.
Ist als aktive Adressart „Interessent“ gewählt wird in der Symbolleiste eine weiteres Icon „in
einen Kunden wandeln“ angezeigt. Hier wird aus dem Interessent ein Kunde generiert. Dabei
werden alle Daten zum Kunden mit umgezogen (Ansprechpartner, Kontakte, Angebote). Die
Angebote Interessent werden in Angebote Kunden übernommen. Zur Vermeidung doppelter
Belegnummern wird an die Nummer ein Punkt gehängt. Beim Einsatz von ProKONTAKT
sollten in der Warenwirtschaft keine Interessenten gewandelt werden, da hier u.a. die
Kontakte nicht mitgewandelt werden.
Das Kontextmenü auf der rechten Maustaste im Feld Nummer:
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Neben selbst erklärenden Möglichkeiten finden Sie hier:
Ansprechpartner aktualisieren: auf nochmalige Nachfrage werden die Adressdaten der
Hauptadressen in den Ansprechpartner übernommen bzw. aktualisiert. Dies kann notwendig
sein, wenn die (Haupt-)Adresse geändert wurde.
Outlook Kontakt hinzufügen: Es erfolgt eine Übergabe an den Kontaktordner in MS Outlook.
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Rechte obere Bildschirmhälfte:
Ansprechpartner
Hier werden die zugehörigen Ansprechpartner zur links gewählten Adresse angezeigt. Über
die Auswahl links kann man in Bearbeiten und Erweitert wechseln, Stichwörter zuordnen und
Extrafelder ansehen oder bearbeiten. Über die Symbolleiste kann mittels den Pfeiltasten
zwischen einzelnen Ansprechpartnern gewechselt werden, Adressen aktualisiert, angelegt,
kopiert, bearbeitet, gespeichert und gelöscht werden (Erklärung auf den Icons, wenn man
mit der Maus darauf zeigt). Der Infotext kann hier angelegt und bearbeitet werden. Unter „
Einstellungen / Benutzereinstellungen / Texte “ kann definiert werden, ob dieser Infotext
auch als Pop-Up angezeigt werden soll.
Im Menü „Bearbeiten“ können die Daten des Ansprechpartners (die Daten der SelectLine)
geändert werden. Über die Symbole bei den Mail-, www- und Telefonfelder kann die
entsprechende Anwendung gestartet werden. Außerdem werden entsprechende
Kontakterfassungsmasken geöffnet und es erfolgt eine Speicherung des Datensatzes bei den
Kontakten.
Im Menü „Erweitert“ können zusätzliche Daten zum Ansprechpartner erfasst werden und ein
Bild hinterlegt werden. Das sind reine ProKONTAKT Daten, diese gibt es nicht in SelectLine
Im Menü „Stichwörter“ können jedem Ansprechpartner beliebig viele, frei definierbare
Stichwörter zugeordnet werden. Dies kann für einen einzelnen Ansprechpartner oder für alle
Ansprechpartner der Adresse geschehen. Nach diesen Stichwörtern können Ansprechpartner
später selektiert werden, z.B. für einen Serienbrief. Mit gedrückter Strg-Taste und Mausklick
können Stichwörter markiert und einem Ansprechpartner gleich mehrere Stichwörter
zugeordnet werden.
W ie eingangs erwähnt werden alle Kontaktdatensätze in ProKONTAKT am Ansprechpartner
gespeichert. Es gibt deshalb die Möglichkeit Ansprechpartner automatisiert anlegen zu
lassen. Siehe „Einstellungen / Programmeinstellungen / Erweitert“. Unter „Einstellungen /
Programmeinstellungen / Ansprechpartner“ legen Sie die hierfür anzulegenden Felder fest.
Das Kontextmenü auf der rechten Maustaste und Icon „Funktionen“ im Bereich der
Ansprechpartner:
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Es besteht die Möglichkeit verschiedene Kontakte anzulegen die im Kapitel „Hauptmenü“
erläutert werden.
Darüber hinaus können die Daten des gewählten Ansprechpartners an den Kontaktordner
von MS Outlook übergeben werden. Außerdem ist es möglich eine Serien-eMail
(Zusatzmodul) an die Ansprechpartner des Kunden zu senden.
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Die untere Bildschirmhälfte: Kontakte
Hier werden die gespeicherten Kontakte zu den Ansprechpartnern angezeigt. Die Spalten
können durch Klick auf die Überschrift auf- oder absteigend sortiert werden. Einfacher Klick
auf das Feld Langtext zeigt diesen in einem separaten Fenster an. Über die Auswahl links
kann aus der Tabellenansicht (Darstellung hier) in die anderen Ansichten und Bereiche
gewechselt werden.
Menü „Bearbeiten“
Die Bezeichnung des Kontaktes der den Inhalt möglichst treffend wiedergibt. Z.B. der Betreff
einer eMail oder eines Briefes.
Die Zuordnung zu einen ProKONTAKT Projekt oder zu einem SelectLine Projekt. Projekte
dienen in ProKONTAKT zur Zusammenfassung verschiedener Kontakte (auch
unterschiedlicher Ansprechpartner) zu einer Einheit. Bei der Projektauswahl können über das
Symbol „Adressbezogen anzeigen“ alle Projekte der Adresse angezeigt werden, die vorher
über das Symbol „Aktives Projekt einer Hauptadresse zuordnen“ zugeordnet wurden. Über
entsprechende Filter (siehe „eigene Daten / Filter“) oder den Quickfilter können Kontakte mit
dem gleichen Projekt anzeigt werden. Weiterhin stehen unter Menüpunkt „Auswertungen“
Ausdrucke zu Projekten zur Verfügung.
Der Status soll in dem Kontakt einen bestimmten Zustand beschreiben z.B. offen, erledigt.
Die Anlage der Stati erfolgt unter „Extras / Tabellen anzeigen / Status“.
Im Feld Tätigkeiten kann dem Kontakt eine frei definierbare Tätigkeit zugeordnet werden, z.
B. Reklamation, Beratung, Supportfall. Die Anlage erfolgt unter „Extras / Tabellen anzeigen /
Tätigkeiten“.
Die Kontaktart wird über die Anlage des Kontaktes bei den Systemkontaktarten vorgegeben.
Die Kontaktarten werden im Kapitel „Hauptmenü“ beschrieben. Die Anlage erfolgt unter „
Einstellungen / Programmeinstellungen / Erweitert“.
Im Feld „Mitarbeiter“ steht der Benutzer der den Datensatz angelegt hat. Im Feld „zuständig“
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steht vorerst derselbe Benutzer. Gedacht ist dieses Feld um den Kontakt in die Zuständigkeit
eines anderen Benutzers zu geben. Dieser kann z.B. über einen Filter seine Datensätze
selektieren.
Aus dem Feld Belegnummer kann man einen SelectLine-Beleg anlegen und dieser ist dann
mit dem Kontakt verknüpft. Dies erfolgt über das entsprechende Auswahlfeld. Bestehende
Belegnummern können unter dem Icon „Funktionen“ zugeordnet bzw. geändert werden.
Jeder Datensatz hat ein editierbares Datumsfeld, wobei es zusätzlich die Felder „angelegtam“
und „bearbeitetam“ in der Tabelle gibt die nicht editierbar sind.
Die „Dauer in Minuten“ wird bei der Systemart „Zeiterfassung“ befüllt und soll die Möglichkeit
geben eine erbrachte Zeit für den Kontakt zu erfassen.
Mit „Termin“ und "Uhrzeit" ist es möglich, den Kontakt auf Wiedervorlage zu nehmen. Der
Status des Kontakts darf dabei nicht "offen" sein. Die Wiedervorlageliste wird automatisch
beim Start mitgestartet. Die fälligen Wiedervorlagen werden als Liste auf der rechten Seite
angezeigt. Von dortaus gelangt man mittels Doppelklick in den entsprechenden Datensatz.
Am unteren rechten Bildschirmrand erscheint eine Erinnerungsfunktion über offene
W iedervorlagen. Die Erinnerungsfunktion kann über "Einstellungen/Benutzereinstellungen/
Erweitert II" abgestellt werden. Über „Vorlage erledigt“ wird die eingetragene Wiedervorlage
außer Kraft und gesetzt.
Mit „Beleg erledigt“ werden die Kontakte gekennzeichnet, die einer Belegnummer zugeordnet
sind, und die Belege in der Warenwirtschaft auf den Status „manuell erledigt“ gesetzt
wurden. Über die Funktion „Belegstatus anpassen“ (siehe Icon Funktionen der Kontaktleiste)
wird der Haken bei „Beleg erledigt“ gesetzt. Status „1,2,3“ aus SelectLine wird als erledigt
interpretiert.
Das Langtextfeld dient zur Erfassung von Detailinformationen. Bei eMails wird darin der
Mailtext gespeichert. Auf der rechten Maustaste können Sie auch Textbausteine definieren
und diese in Langtextfelder laden.
Rechts vom Langtext können in der weißen Fläche mit der rechten Maustaste Dokumente
(Dateien) zum Datensatz verknüpft werden. Dabei wird die Datei in einem für ProKONTAKT
definierten Ordner kopiert. Die Originaldatei kann gelöscht werden (siehe auch Kapitel „
Hauptmenü / Dokumente einfügen“). Bei eMails wird hier die Original eMail (msg-Datei) und
evtl. Anlagen gespeichert.
Ab dieser Version können auch Internationale Zeichen z.B. chinesische angezeigt werden.
Menü „Ticket-System“
Zum Ticket-System finden Sie auf www.prokontakt.net eine separate Beschreibung. Es
handelt sich um ein Zusatzmodul das separat lizenziert werden muss.
Menü „Freie Felder“
Hier können weitere Informationen zum Kontakt gespeichert werden. Die Bezeichnungen
dieser Felder können unter „Extras / Konfiguration / Freie Auswahl“ festgelegt werden. Die
Tabellen für die Auswahl1 – 4 können unter „Extras / Konfiguration / Freie Auswahl / freie
Auswahl konfigurieren“ hinterlegt werden.
Menü „Belege“
Hier werden alle Belege gemäß der gewählten Belegart der (Haupt)-Adresse angezeigt. Diese
können von hier aus über die rechte Maustaste bearbeitet werden oder angelegt werden. Es
besteht kein Bezug zum Kontakt oder Ansprechpartner!
Menü „Projekte“
Es werden alle SelectLine-Projekte der gewählten (Haupt)-Adresse angezeigt und können
über die rechte Maustaste bearbeitet oder angelegt werden. Ebenfalls kein Bezug zum
Kontakt oder Ansprechpartner.
Die Symbolleiste der Kontakte:
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Die ersten Symbole sind selbsterklärend, bzw. in den Kapiteln davor schon erklärt. Hinweis
erfolgt, wenn man mit der Maus auf das Symbol zeigt.
Symbol „Funktionen“
Mit „Kontakte verschieben“ können Sie Kontaktdatensätze von einem Ansprechpartner auf
einen anderen verlagern.
„Termin in Outlook eintragen“ ergibt einen Eintrag im Outlook Kalender. Dabei wird das
Datum und Uhrzeit aus dem Feld „Vorlage“ verwendet, falls leer das Feld „Datum“.
Eine neue Aufgabe bzw. eine Aufgabe aus einem Datensatz kann erstellt werden. Nähere
Beschreibung unter "Rechte Bildschirmhälfte - Funktionsleiste".
Bestehende Belege der Warenwirtschaft können dem Kontakt zugeordnet werden bzw.
geändert und gelöscht werden.
Über „Belegstatus anpassen“ werden die Kontakte, die einer Belegnummer zugeordnet sind
und die Belege in der Warenwirtschaft auf den Status „manuell erledigt“ gesetzt wurden, mit
„Beleg erledigt“ gekennzeichnet.
Die Möglichkeit, 2 Kontaktausdrucke. Diese funktionieren auch während ein Filter aktiv ist.
Symbol „Kontakte zu Ticket anzeigen“
Zeigt die Datensätze an, die über das Feld "Ticket-Verweis" miteinander verbunden sind, d.h.
alle Datensätze zu dem Ticket werden angezeigt.
Symbol „Zugehörige Kontakte anzeigen“
Zeigt die Datensätze an, die über das Feld "Verweis" miteinander verbunden sind, z.B. bei
antworten oder weiterleiten eines Datensatzes.
Symbol „eMail Eingang Status offen filtern“
Durch diese Funktion werden alle Kontakte gefiltert die von der Kontaktart „eMail Eingang“
sind und den Status „offen“ haben. I.d.R. wurden diese Kontakte zuvor über das Outlook
Addin oder über das Hauptmenü „Outlook“ bzw. „Tobit eMails zuordnen“ angelegt und
können bequem über diesen Filter abgearbeitet werden.
Symbol „antworten“ und „weiterleiten“
Dient der Beantwortung / W eiterleitung von eMails. Dies kann aber auch auf andere
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Datensätze angewendet werden (also nicht nur auf eMails). Optionen dazu finden Sie unter „
Einstellungen / Benutzereinstellungen / eMail“.
Alle Kontakte der Hauptadresse anzeigen
Zeigt alle Kontaktdatensätze der (Haupt)-Adresse an unabhängig von dem gewählten
Ansprechpartner. Sobald Sie einen Ansprechpartner anklicken, werden wieder nur dessen
Kontakte angezeigt.
Symbol „Kontaktmodus aktivieren“
Der Kontaktmodus zeigt alle Kontakte an, unabhängig der gewählten Adresse oder
Ansprechpartner. In Verbindung mit dem Quickfilter können die Datensätze individuell
gefiltert werden.
Quickfilter
Über die Feldauswahl wählen Sie ein Feld der Kontakttabelle. Bei Suchtext eingeben tragen
Sie ein nach was Sie Filtern wollen (Volltextsuche auch über Langtextfeld). Durch Klick auf
den blauen Punkt wird der Filter aktiviert und deaktiviert. Ist der Punkt blau greift der Filter
nicht, ist er rot greift er. Bsp.: Sie aktivieren den "Kontaktmodus" oder "Alle Kontakte der
Hauptadresse anzeigen", wählen das Feld „Bezeichnung“ und tragen im Suchtext
„SelectLine“ ein und klicken auf den blauen Punkt. Als Ergebnis werden alle Datensätze
angezeigt, die in der Bezeichnung etwas mit SelectLine stehen haben.
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Rechte Bildschirmseite - Funktionsleiste
In der Funktionsleiste befinden sich die hinterlegten Favoriten Ansprechpartner,
W ordvorlagen, Fällige Termine, Kontaktfilter, Programme ausführen und Aufgaben verwalten.
Die Leiste kann mit den Pfeilen vergrößert (Ansicht hier) oder verkleinert werden. Die
Anordnung der einzelnen Funktionen kann mittels Drag & Drop verschoben werden. Es
können mehrere Einträge offen sein.
Aufgaben verwalten
Gedacht ist diese Funktion dafür, eigene Aufgaben oder Aufgaben für andere Mitarbeiter zu
erstellen. Über das Icon "Funktionen" kann eine Aufgabe entweder aus einem schon
vorhandenen Datensatz generiert oder es kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Auch
über das Häckchenfeld "Kontakt als Aufgabe" kann eine Aufgabe erstellt werden. Als Aufgabe
werden dann nur solche Datensätze erkannt, die den Status <> "erledigt" haben. Diese
werden bei "Aufgaben verwalten" angezeigt, die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der
offenen Aufgaben an. Durch Doppelklick auf eine Aufgabe wird der entsprechende Kontakt im
Bearbeitungsmodus angezeigt. W enn man mit der Maus über die Aufgabe zeigt, kann über
das Kontextmenü der rechten Maustaste die Aufgabe bearbeitet oder auf erledigt gesetzt
werden.
Anderen Mitarbeitern kann auch eine Aufgabe erteilt werden, in dem im Feld "Zuständig" ein
anderer Mitarbeiter gewählt wird.
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Favoriten Ansprechpartner
Über das Kontextmenü der rechten Maustaste im Bereich Ansprechpartner können einzelne
Ansprechpartner als Favoriten hinterlegt werden. Diese werden dann rechts bei "Favoriten
Ansprechpartner" angezeigt. Mit Klick auf den Ansprechpartner gelangt man zu dem
Ansprechpartner.
Mit Klick der rechten Maustaste auf einen Favoriten kann das Kontextmenü mit erweiterten
Funktionen aufgerufen werden. Dort kann der Ansprechpartner auch wieder gelöscht werden.
Vorlagen Word/Open Office
Es können 20 Vorlagen hinterlegt werden, die benutzerabhängig und weitere 20 Vorlagen,
die mandantenabhängig gespeichert werden.
Klicken Sie auf eines der Symbole und wählen Sie eine Vorlage, die Sie zuvor erstellen.
Geben Sie eine Beschreibung und einen Betreff für die Vorlage an. Sie können auch die
Kontaktart hinterlegen die diese Datensätze haben sollen (leer gleich Kontaktart Brief),
bestätigen Sie mit „übernehmen“. Das Symbol wechselt jetzt auf „W“ für Word oder für
OpenOffice . Klicken Sie auf dieses Symbol um den Brief zu schreiben.
Für weitere Vorlagen um Adress-Etiketten zu erstellen, verweisen wir auf www.zweckform.
com.
Kontakte filtern
Hier können Sie Filter, die vorher über "Eigene Daten / Filter konfigurieren" mit „auf
Toolbutton legen“ gekennzeichnet wurden, aufrufen. Nähere Beschreibung unter dem
Menüpunkt Eigene Daten.
Programme ausführen
Es lassen sich andere Programme einbinden, die Sie hieraus starten können. Siehe auch "
Seite 20
Menüpunkt Eigene Daten".
Fällige Termine
Hier wird die Wiedervorlageliste angezeigt. Von hieraus kann mittels Doppelklick in den
Datensatz gelangen. Am unteren rechten Bildschirmende erscheint eine Erinnerungsfunktion.
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Das Menü
Menüpunkt Datei + Bearbeiten
Menüpunkt „Datei"
Der Mandant kann hier gewechselt werden. Über die Druckereinrichtung hinterlegen Sie
einen für ProKONTAKT vom Windows Standarddrucker abweichenden Drucker bzw.
Einstellungen.
Außerdem kann hier der gewählte SQL Server geändert (siehe auch Installation) und die
SelectLine gestartet werden.
Menüpunkt „Bearbeiten“
Hier unterstellen wir dass die Funktionen aus der SelectLine oder anderen
W indowsprogrammen bekannt sind. Einzige Besonderheit ist das Kopieren der aktiven
Adresse in die Zwischenablage zum Einfügen in eine andere Anwendung.
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Hier sind die wichtigsten und häufigsten Programmfunktionen untergebracht. Es können
Kontakte über die Systemkontaktarten erfasst werden und Daten gefiltert werden. Im Menü
finden Sie auch immer einen Hinweis auf den Shortcut.
Suche Ansprechpartner
Ermöglicht die Suche nach Ansprechpartner über alle Adressarten (Kunden, Lieferanten,
Interessenten). Die Suche erfolgt durch Klick auf das entsprechende Feld (rot mit
Pfeilsymbol) und dann schreiben. Rechts unten steht ebenfalls ein Quickfilter zur Verfügung.
Auch aus dieser Tabelle ist es möglich über die Symbole rechts einen Serienbrief zu
generieren. (Beschreibung siehe unter „Word Serienbriefe“.)
Dokument an Ansprechpartner
Sie können hiermit einen Brief an den Ansprechpartner erfassen der dann als Kontaktart
„Brief“ mit der Datei als Anhang gespeichert wird. Die dafür notwendigen Vorlagen können in
den Programmeinstellungen hinterlegt werden. Eine Beschreibung für die Erstellung der
Platzhalter finden Sie in dieser Anleitung unter der Rubrik „Systemkonfiguration Textmarken“.
Darüber hinaus können 20 Vorlagen hinterlegt werden, die benutzerabhängig und weitere 20
Vorlagen, die mandantenabhängig gespeichert werden.
Klicken Sie auf eines der Symbole und wählen Sie eine Vorlage, die Sie zuvor erstellen.
Geben Sie eine Beschreibung und einen Betreff für die Vorlage an. Sie können auch die
Kontaktart hinterlegen die diese Datensätze haben sollen (leer gleich Kontaktart Brief),
bestätigen Sie mit „übernehmen“. Das Symbol wechselt jetzt auf „W“ für Word oder für
OpenOffice . Klicken Sie auf dieses Symbol um den Brief zu schreiben.
Für weitere Vorlagen um Adress-Etiketten zu erstellen, verweisen wir auf www.zweckform.
com.
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E-Mail an Ansprechpartner
Outlook E-Mails
Eine neue E-Mail in Outlook mit der Adresse geht auf. Hier können ProKONTAKTfelder
ausgewählt werden (Status, Tätigkeit)
Tobit E-Mails
Eine neue E-Mail in Tobit mit der Adresse geht auf. Vor dem Versenden kommt die Abfrage
„in ProKONTAKT speichern“. Bei „Ja“ können in dem angezeigten Fenster ProKONTAKTfelder
ausgewählt werden (Status, Tätigkeit, etc.).
E-Mail an mehrere Ansprechpartner
E-Mails an mehrere Ansprechpartner (Hauptmenü, bzw. STRG+G, nur für MS Outlook). Es
wird eine Mail an den aktiven Ansprechpartner geschrieben und an die im folgenden
Auswahldialog gewählten Ansprechpartner in das AN, CC oder BCC Feld.
Vorgehensweise:
E-Mail an mehrere Ansprechpartner wählen
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Die weiteren Empfänger in diesem Fall für „CC“ wählen:
In diesem Fenster mit Alles markieren/demarkieren, Leertaste, Return, Doppelklick oder
blauem Häkchen markieren und dann mit Symbol „E-Mail generieren“ fertigstellen.
Zeiterfassung an Ansprechpartner
Diese Kontaktart dient zur Dokumentation von Zeiten für bestimmte Tätigkeiten. Z.B. für
Support oder Reklamationsbearbeitung. Während der Eingabedialog geöffnet ist, wird die
Zeit mitgezählt.
Unter „Erweitert“ können über „Erweiterte Adresseinstellungen – aktivieren“ weitere Infos
angezeigt werden.
Die nochmalige Zeitabfrage bei Erfassungen und eMail kann kann unter "Einstellungen /
Benutzereinstellungen / Erweitert II" abgestellt werden, aktive Zeit- und Telefonerfassungen
werden bei Programmende nicht automatisch beendet.
Telefonkontakt mit Ansprechpartner
Es öffnet sich die gleiche Eingabemaske wie bei der Zeiterfassung. Der Unterschied besteht
darin, dass eine Kontaktart „Telefon“ gespeichert wird und das bei aktivierten Tapi („
Einstellungen / Benutzereinstellungen / Erweitert II“) die Telefon-Nummer aus dem aktiven
Ansprechpartner angerufen wird.
Tapi
Ab der Version 10.1.4 läuft Tapi unabhängig von ProKONTAKT, d.h. ProKONTAKT kann
geschlossen sein, das Tapi-Fenster speichert alle Anrufe tabellarisch. Diese werden erst
durch "Anrufliste leeren" gelöscht (Hinweis: Hin und wieder muß die Anrufliste geleert
werden, da sich ansonsten der Aufruf des Tapi-Fensters verzögern kann) . Das Tapi-Fenster
kann mit ProKONTAKT mitgestartet werden, bei "Einstellungen / Benutzereinstellungen /
Erweitert II / Anrufliste aktivieren" oder ohne ProKONTAKT über die PKCall.exe. Es kann
auch eingestellt werden, ob bei eingehenden Anrufen das Tapi-Fenster im Vordergrund
erscheinen soll.
Die Einträge können gruppiert werden, die Spaltenüberschrift mit der Maustaste anklicken
und in das blaue Fenster ziehen.
Bei Telefonat erfassen wird die Zeiterfassungsmaske angezeigt und der Eintrag als bearbeitet
gekennzeichnet. Zur Adresse wechseln kennzeichnet diesen Eintrag auch als bearbeitet und
springt zu der Adresse.
Unter Einstellungen kann die Telefonkonfiguration vorgenommen und gewählt werden, ob die
Bilder des Ansprechpartner angezeigt werden.
Im Kontextmenü der rechten Maustaste kann gewählt werden, ob die Anrufe gruppiert oder
nicht gruppiert angezeigt werden sollen.
Der Spalteneditor befindet sich hier links neben "Adressart".
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Aufgabe erstellen
Es kann eine eigene Aufgabe oder eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter erstellt
werden. Mit der Funktion hier wird ein neuer Datensatz angelegt. Siehe auch "rechte
Bildschirmseite - Funktionsleiste".
Suche Ansprechpartner nach Stichwort
Aus dem Stichwörter Pool (Anlage beim Ansprechpartner) können Ansprechpartner gemäß
ihren hinterlegten Stichwörtern gefiltert werden. Mehrere Stichwörter können mit „und“ oder
„oder“ verknüpft werden. Die Abfrage kann für spätere Verwendung gespeichert werden. Es
gibt auch die Möglichkeit alle Ansprechpartner ohne Stichwort zu selektieren.
Die Ergebnismenge aus der Stichwortsuche kann über die Symbolleiste wie folgt
weiterverarbeitet werden:
„Datensatz filtern“
Es kann eine weitere Einschränkung der Ergebnismenge durch filtern aus den
Adressinformationen erreicht werden. Z.B. nur eine bestimmte PLZ.
Auch hier ist und / oder möglich und der Filter kann gespeichert werden.
„Recherche nach Stichwörtern“
Hier kann eine weitere Einschränkung der Ergebnismenge durch filtern nach weiteren
Stichwörtern erreicht werden.
Symbol „Export zu Serienbrief“
Erstellt eine Exceltabelle (Datenquelle) z.B. für einen Serienbrief. Hierbei können auf
Nachfrage neben den Ansprechpartnern auch neue Stichwörter zugeordnet werden.
Symbol „Serienmail versenden“ (Zusatzmodul)
Ermöglicht das Erstellen einer Serienmail mit Platzhaltern und E-Mail-Anhang mit MS
Outlook, auch im HTML-Format.
Auf der rechten Seite finden Sie die selektierten Empfänger (Ansprechpartner). Diese Liste
kann auch manuell ergänzt werden. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit mittels
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Platzhalter Ersetzungstexte zu genieren und Ihren Text zu schreiben. Diese werden dann in
der Ausgangsmail ersetzt mit den aktuellen Daten des Datensatzes. Sie haben die
Möglichkeit verschiedene Mailvorlagen zu speichern und diese je nach Gebrauch zu
verwenden. Die zuletzt benutzte Vorlage wird beim Start immer geladen (Button „Mailtext
öffnen“, „Mailtext speichern“).
Über Button „Versand starten“ werden die eMails generiert und an das eMail-Programm
(siehe Datei, eMail-Konfiguration) übergeben. Anschließend können Sie für die Anlage der
Kontakte noch Kontaktzuordnungen angeben.
Symbol „Datensatz löschen“
Hierüber können einzelne Ansprechpartner aus dem selektierten Pool gelöscht werden
Word Serienbriefe (Symbolleiste rechts)
Im Ergebnis der Stichwortfilterung finden Sie an der rechten Seite 10 Vorlagensymbole
„Lupe“. Klicken Sie auf eines der Symbole und wählen Sie eine Word-Vorlage, die Sie zuvor
im Word erstellen (Sie können dort bereits Ihren Text erfassen oder eine leere Datei
verwenden). Geben Sie eine Beschreibung für die Vorlage an und bestätigen Sie mit
„übernehmen“.
Das Symbol wechselt jetzt auf „W“ für Word. Klicken Sie auf dieses Wordsymbol. Jetzt
erfassen Sie den Betreff für das Dokument und können für die Kontakte die später in
ProKONTAKT bei den einzelnen Ansprechpartnern für den Serienbrief angelegt werden, die
Daten erfassen (Projekt, Status, Wiedervorlage, zuständig). Wollen Sie keinen Kontakt in
ProKONTAKT dokumentiert haben, entfernen Sie das Häkchen bei „Kontakt anlegen“. Mit OK
bestätigen, Word wird automatisch geöffnet. Schreiben Sie im Word Ihren Serienbrief,
erfassen Sie die Seriendruckfelder und stellen den Brief fertig und drucken ihn aus
(ansonsten verweisen wir auf die Hilfe von Word). Wenn Sie die geänderte Dot-Vorlage
speichern wollen, können Sie das im Word mit „speichern unter“ tun. Schliessen Sie Word,
anschließend schliessen Sie in ProKONTAKT Ihr Stichwortergebnis oder Sie erstellen einen
weiteren Serienbrief. Beim erneuten öffnen einer Wordvorlage müssen Sie die Frage nach
ausführen des SQL-Befehls mit JA beantworten.
Die Kontakte wurden bei den einzelnen Ansprechpartnern als Kontaktart „Serienbrief“
angelegt und die Wordvorlage und die CSV-Datenquelle darin abgelegt. Beim Öffnen der
W ordvorlage aus dem Kontakt müssen Sie die Frage nach ausführen des SQL-Befehls mit
NEIN beantworten.
Löschen von hinterlegten Wordvorlagen (Wordsymbol „W“)
Nach den Symbolen finden Sie ein „X Auswahl löschen“. Durch Anklicken zeigt es Ihnen eine
Tabelle an, in der Sie mit der rechten Maustaste die Einträge löschen können.
Stichwörter Ansprechpartnern zuordnen
Sie haben die Möglichkeit Ansprechpartnern aufgrund Feldinhalten der Adresstabelle (auch
die Erweiterten Felder) Stichwörter zuzuordnen. Beachten Sie dabei die Möglichkeit von
„und“ oder „oder“ Verknüpfungen und die Möglichkeit zur Speicherung der Filter.
Termine prüfen
Zeigt die Wiedervorlageliste an aufgrund der Eingabe in Kontakten im Feld „Termin“. In der
Menüleiste können Wiedervorlagen auf erledigt gesetzt und es kann in Bearbeiten des
Kontakts gewechselt werden.
Dokumente einfügen
Hier haben Sie die Möglichkeit, eine beliebige Datei in eine Kontaktart „Dokument“ zu
kopieren. Diese wird im Reiter „Bearbeiten“ des Kontaktes rechts angezeigt und kann von
hieraus auch wieder geöffnet, bearbeitet und gelöscht werden (rechte Maustaste auf das
Symbol). Dabei wird die Datei in einen für ProKONTAKT definierten Ordner kopiert. Die
Originaldatei kann gelöscht werden.
Dokumente einscannen
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Hier haben Sie die Möglichkeit über Ihren angeschlossenen Scanner mittels dessen
Scansoftware ein Dokument einzuscannen und diese als Datensatz mit Anhang des
gescannten Dokuments als Datei zu hinterlegen.
Tobit E-Mails zuordnen
Greift auf den Posteingang des Mailprogramms. Durch markieren einer E-Mail und
anschließendes „übernehmen“ wird die E-Mail in ProKONTAKT angelegt als Kontaktart „E-Mail
Eingang“ mit Status „offen“. Anschließend können die offenen E-Mails gefiltert und bearbeitet
werden (Symbol „E-Mail Eingang Status offen Filtern“ in der Symbolleiste der Kontakte). Ist
die E-Mailadresse in ProKONTAKT nicht hinterlegt, wird abgefragt welchem Ansprechpartner
die E-Mail zugeordnet werden soll. Alternativ steht auch das Addin zur Verfügung.
Tobit Faxe zuordnen
(Optionale Anzeige, "Einstellung / Programmeinstellungen / Erweitert")
Greift auf den Eingangsordner von Tobit David. Faxe könnennach vorheriger Auswahl einem
Ansprechpartner zugeordnet werden. Der Kontakt ist mit Kontaktart "Fax Eingang" und
Status "offen" angelegt.
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„Zu Favoriten hinzufügen“ merkt sich Kunden, Lieferanten oder Interessenten und erweitert
den Menüpunkt um die Adresse. Durch anwählen der Adresse unter „Favoriten„ springt man
direkt zu dieser. Mit „Favoriten entfernen“ können Adressen und auch Ansprechpartner (mit
rechter Maustaste) wieder aus dem Menü entfernt werden.
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Getrennt nach Programmeinstellungen und Benutzereinstellungen
Programmeinstellungen
Diese Einstellungen sind global gültig! (Programmeinstellungen können über die
Benutzerverwaltung gesperrt werden)
Textverarbeitung
Hinterlegen Sie den Vorlagepfad für Wordvorlagen. In dem Ordner „PKVorlagenDokumente“
finden Sie Beispielvorlagen. „Auswahl der Briefvorlage beim erstellen erlauben“ bewirkt, dass
beim Verfassen eines Briefes eine andere Word-Dot-Vorlage gewählt werden kann.
Der Dokumentenspeicherpfad definiert den Ordner, in dem alle in ProKONTAKT gespeicherten
Dokumente (Dateien) abgelegt werden. ProKONTAKT legt innerhalb dieses Ordners
selbständig eine Dokumentstruktur auf Basis der Adressnummer und des Blobkey des
Kontaktes an. Wenn Sie hier kein Verzeichnis wählen, wird im Systemverzeichnis der
SelectLine der Ordner „WAWI_PKDokumente“ angelegt.
Erweitert
Unter „Extras“ definieren Sie ab welchem Datum Kontakte gezeigt werden sollen, d.h. man
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kann damit alte Kontakte ausblenden. Der Menüeintrag „Tobit Faxe zuordnen“ kann hier aus
dem Hauptmenü ausgeblendet werden, wenn kein Tobit als Faxsoftware verwendet wird. Mit
„Hauptadresse bearbeiten“ legen Sie fest, ob aus ProKONTAKT die Adressdaten geändert
werden können, ansonsten können diese nur direkt in der SelectLine bearbeitet werden.
Außerdem kann hier festgelegt werden, ob automatisch (bei Bedarf auf Nachfrage) ein
Ansprechpartner aus den Daten der Hauptadresse angelegt werden soll. Dies empfiehlt sich
vor allem, wenn es sich um Privatadressen handelt und es genau genommen gar keinen
Ansprechpartner gibt.
W eiterhin können hier zu den Systemkontaktarten Kontaktarten dazu angelegt werden.
Unter „Erweitert I“ können diese über den Button „Kontaktfarben verwalten“ farblich
unterschieden werden. Außerdem lässt sich eine Standardkontaktart für das Anlegen von
manuellen Kontakten festlegen.
Ansprechpartner
Sie definieren hier, welche Felder aus der (Haupt)-Adresse bei der Ansprechpartneranlage
übernommen werden sollen.
Programmeinstellungen Menü „Benutzereinstellungen“
Diese Einstellungen sind für den angemeldeten Benutzer gültig!
E-Mail
Auswahl des E-Mail Programms (MS Outlook, Tobit David). Schreiben der E-Mail im Textoder HTML-Format und Schriftart der Briefanrede. Beim Beenden und Start von ProKONTAKT
kann hier optional auf offene E-Mails hingewiesen werden, die durch die E-Mail-Zuordnung
(siehe Hauptmenü oder Outlook Addin) angelegt wurden. Es ist einzustellen, ob in
ProKONTAKT zugeordnete E-Mail im Mailprogramm gelöscht werden sollen. Verwenden Sie
Outlook mit einem Exchange Server über Terminal Server müssen Sie wegen der anderen
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Sortierreihenfolge dies hier aktivieren(Outlookoption nicht im Cachemodus). Es lässt sich
festlegen, ob die Briefanrede + Name des Ansprechpartners in E-Mails eingefügt werden
sollen. Optional auch für das Weiterleiten von E-Mails.
Optik
Hier stellen Sie die Farben ein und weitere optische Unterscheidungsmöglichkeiten.
Texte
Über „Texte aktivieren“ stellen Sie ein, ob der Infotext beim Ansprechpartner und der
Langtext und/oder Memotext aus der SelectLine bei der Hauptadresse angezeigt werden soll.
„Memotext (Langtext/Infotext) als Meldung anzeigen“ bedeutet, dass bei Aufruf der Adresse
der Inhalt als Pop-Up eingeblendet wird. „Direkt zum Memotext (Langtext) springen“ öffnet
direkt den entsprechenden Reiter bei den Adressen.
Mit „Kontaktbeschreibung als Hint anzeigen“ blendet bei einfachem Klick auf einen
Kontaktdatensatz den Langtext am rechten Bildschirm ein.
„Erweitert I“ und „Erweitert II“
W ählen Sie hier, ob Sie mit MS Word oder Open Office arbeiten. Hier finden Sie
Einstellungsmöglichkeiten zum Textverarbeitungsprogramm, Kontaktvorgaben, Ansicht beim
Öffnen, Zeiterfassung und Tapi (Telefonanruferkennung) und zur Funktionsleiste.
Hinweis zu Tapi: ProKONTAKT verwendet für die Anruferkennung die Tabelle Phone der
SelectLine. Dies wird jedoch in SelectLine erst ab Version Diamond unterstützt. Deshalb gibt
es die Möglichkeit die Tabelle Phone aus ProKONTAKT aufzubauen, wenn es die SelectLine
nicht automatisch macht. (Siehe „Extras / Konfiguration / Daten aktualisieren“)
Schnittstellen
Für die Com-Verbindung zur SelectLine müssen Sie hier den Ort der WawiSQL.exe auswählen
(i.d.R. c:\programme\selectlinesql\wawisql.exe) und auf registrieren drücken. Dies ist
notwendig, damit Belege, Projekte und Adressen aus ProKONTAKT über die Warenwirtschaft
angelegt und bearbeitet werden können.
Menüpunkt „Adresseinstellungen“
Bei der Beschreibung des Menüpunkt „Bearbeiten“ haben wir die Möglichkeit zum Kopieren
der aktuellen Adresse in die Zwischenablage erwähnt. An dieser Stelle definieren Sie über
Auswahl der Platzhalter auf der rechten Seite das Format der Adresse auf der linken Seite.
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Aufgeteilt in die Bereiche Kontakte, Adressen, Projekte, Zeiterfassung, Umsatz und Mailing/
Serienbrief, SelectLine Auswertungen finden Sie an dieser Stelle Druckauswertungen.
Auswertung - Kontakte
Kontakte aktueller Ansprechpartner
Hier werden die Kontakte des Ansprechpartners zum angegebenen Zeitraum gedruckt.
Optional kann gewählt werden ob die Kontakte aller Ansprechpartner der (Haupt)-Adresse
gedruckt werden und ob der Langtext des Kontaktes mit angedruckt wird.
Kontakte nach Mitarbeiter und Status
Hier werden die angelegten Kontakte eines Mitarbeiters zum angegebenen Zeitraum
gedruckt. Zusätzlich muss der Mitarbeiter und der Status des Kontaktes angegeben werden.
Die Zeitraumseinschränkung bezieht sich auf das Wiedervorlagedatum. Soll stattdessen auf
das Datum des Kontaktes eingeschränkt werden aktivieren Sie „Wiedervorlagedatum gegen
Datum“ tauschen. Optional kann man einstellen ob die Kontakte mit Wiedervorlagestatus
„erledigt“ mit aufgenommen werden.
Stammblatt Hauptadresse
Zeigt die Adressdaten des Kunden, Interessenten oder Lieferanten, die 10 letzten Aufträge
aus der Warenwirtschaft, die Ansprechpartnerdaten und die 10 letzten Kontakte.
Das soll eine Übersicht über die wichtigsten Daten für einen Besuch beim Kunden sein.
Aktueller Kontakt
Hier wird der aktuell gewählte Kontakt ausgedruckt.
Angezeigte Kontakte
Druckt die zurzeit auf dem Bildschirm angezeigten Kontakte. Ist z.B. „alle Kontakt der
Adresse anzeigen“ aktiviert, werden die Kontakte aller Ansprechpartner gedruckt. Wenn die
Daten gefiltert sind (Quickfilter oder über Menüpunkt Filter) kann dieser Druck auch gemacht
werden. Allerdings ist der Menüpunkt „Auswertungen“ bei aktivierten Filtern gesperrt,
deshalb steht die Auswertung für diesen Fall auch in der Symbolleiste der Kontakte unter
Icon „Funktionen“ / Drucken zur Verfügung.
Auswertung - Adresse
Hier wird die aktuelle Adresse mit allen Ansprechpartnern gedruckt.
Auswertung - Projekte
Drucken Sie hier die Kontaktdatensätze zu einem bestimmten oder mehreren Projekten.
Auch hier kann als Zeitraum wieder das Wiedervorlagedatum gewählt werden oder alternativ
das Datum des Kontaktes.
Auswertung – Zeiterfassung
Hier können alle Kontakte der Kontaktart „Zeiterfassung“ mit Zeitraumeinschränkung des
Kontaktdatums und Dauer ausgegeben werden. Die Ausgabe erfolgt als Tabellenanzeige mit
der Möglichkeit zur Übergabe an Excel.
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Auswertung – Umsatz
Basis ist der aktive Kunde. Es werden die letzten 3 Jahre verglichen.
Auswertung – Mailing/Serienbrief
Mit diesen Auswertungen hat man die Möglichkeit Adressen auszugeben auf Basis gekaufter
Artikel, Artikelgruppen oder Umsatz und diese für ein Mailing oder einen Serienbrief zu
verwenden.
SelectLine Auswertungen
Über die Com-Schnittstelle kann man auf SelectLine Makros zugreifen. Dabei können auch
Abfrageparameter definiert werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren SelectLineAdministrator. Für die Konfiguration sind SelectLine Makro-Kenntnisse erforderlich.
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Die Menüpunkte " ... konfigurieren" werden erst angezeigt, wenn die erweiterten
Einstellungen aktiviert wurden.
Filter
Über „Filter konfigurieren“ können Sie eigene Filter über die Kontaktdatensätze erstellen die
dann unter „Filter anzeigen“ eingebunden sind. Wird ein Filter angewählt, werden nur noch
die Datensätze die den Filterkriterien entsprechen in der Kontakttabelle angezeigt. Durch
anklicken oder scrollen in der Kontakttabelle wechselt automatisch die Anzeige der Adresse
und des Ansprechpartners.
Über „Einfügen“ in der Symbolleiste legen Sie einen neuen Datensatz an, geben eine
Bezeichnung für den Filter an und wählen über den Button „Filter erstellen/bearbeiten“ die
Felder der Kontakttabelle an, über die Sie filtern wollen. Beachten Sie die Möglichkeit zur
Verknüpfung mehrerer Bedingungen mit „und“ oder „oder“.
W enden Sie den Filter an, in dem Sie ihn bei „Filter anzeigen“ heraus anwählen. Bei
gewähltem Filter sind diverse Menüpunkte und Funktionen deaktiviert. Deaktivieren Sie den
Filter wieder in dem Sie ihn bei „Filter anzeigen“ erneut anwählen. Weiterhin kann man den
Filter mit Klick auf das rote X über dem Filtersymbol neben dem Quickfilter deaktivieren
(erscheint nur bei aktivem Filter).
Beispielvorschläge für Filter:
Alle heute angelegten Kontakte: Datum = ‚Heute’
Meine offenen Kontakte: Zustaendig = ‚User’ and Status = ‚offen’
Es gibt mehrere Parameter zum Abfragen von Filtern.
DatumMinus (mit diesem kann man rechnen z.B. „Heute – 5 Tage).
Bei Parametern mit : wird beim Ausführen eine Eingabe abgefragt.
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Mit den Feldern „Position“ und „Menü Ordner erstellen“ können Sie das Filtermenü gliedern.
Sie legen einen Eintrag an mit Position 1 und aktivieren „Menü Ordner erstellen“. Bei den
Filtern, die in dieses Menü sollen, tragen Sie bei Position ebenfalls 1 ein.
Mit „Auf Toolbutton legen“ wird der Filter in den Schnellzugriff rechts neben den
Ansprechpartnern unter "Kontakte filtern" gespeichert. Sie können dann den Filter hieraus
aufrufen.
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externe Tools
Hier lassen sich andere Programme einbinden, die Sie direkt aus ProKONTAKT an der rechten
Seite bei „Programme ausführen“ starten können. Außerdem lassen sich hier Parameter
definieren, die Sie an andere Programme übergeben können.
Aktive Parameter wurden wie folgt definiert:
1: Programm-Exe
2: Kürzel für Kunden, Lieferanten, Interessenten (K, L, I)
3: Kunden (Lieferanten, Interessenten) Nummer
4: Ansprechpartnernummer (Feld Adresse)
5. Kontaktdatensatznummer (Feld Blobkey)
Eigene Parameter können ebenfalls definiert werden.
SQL-Editor
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Hier finden Sie einen SQL Editor über den Sie SQL Abfragen über die gesamte Datenbank
(also auch die SelectLinetabellen) erstellen können. Die SQL Abfragen können gespeichert
werden, die Bedienung ist an den Makroassistent der SelectLine angelehnt und
selbsterklärend, sofern dieser und SQL bekannt ist. Die Ausgabe an Druckvorlagen ist derzeit
nicht vorgesehen. Im Übrigen können auch aus dem Makroassistent der SelectLine SQL
Abfragen über ProKONTAKT-Tabellen erstellt werden oder über den Menüpunkt „SL-Makros“
direkt auf SelectLine Makros zugegriffen werden.
SelectLine Auswertungen
Über die Com-Schnittstelle kann man auf SelectLine Makros zugreifen. Dabei können auch
Abfrageparameter definiert werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren SelectLineAdministrator. Für die Konfiguration sind SelectLine Makro-Kenntnisse erforderlich.
Zusatzinfos Hauptadresse und Ansprechpartner
Hier können Sie Zusatzinfos aus allen SelectLine Tabellen entweder zur Hauptadresse oder
zu den Ansprechpartnern hinzufügen. Auf der rechten Seite neben der Hauptadresse/
Ansprechpartner erscheint dann ein neuer Reiter. Hierüber können auch die entsprechenden
Datensätze hinzugefügt oder entfernt werden.
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Menüpunkt Extras
Die Menüeinträge unterscheiden sich, je nach dem ob man die erweiterten Einstellungen
aktiviert hat (siehe „Grundmaske – Applikationsmenü“) oder nicht.
Hier ohne erweiterte Einstellungen:
Reporte anzeigen
In der Ereignisanzeige werden Lösch- und Änderungsvorgänge der Ansprechpartner und
Kontakte dokumentiert.
Im Tapireport werden Telefonanrufe dokumentiert.
Tabellen anzeigen
Hier legen Sie die Stammdaten für die ProKONTAKT-Tabellen an, die Sie in den
Kontaktdatensätzen verwenden wollen.
Baumansichten „Breite“ wiederherstellen
Stellt den Originalzustand der Baumansicht jeweils links der Hauptadresse, Ansprechpartner
und Kontakte auf seine Originalgröße her.
MS Outlook Addin
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Legt in Outlook die Buttons „E-Mail zuordnen“, „Ticket“, „Adressauswahl“ an. Siehe auch
Extrabeschreibung Outlook Addin.
Tobit David Addin
Legt in Tobit den Menüpunkt „Speichern in ProKontakt an“. Siehe auch Extrabeschreibung
Tobit Addin.
Ticket-System
Als Zusatzmodul kann das integrierte Ticket-System lizenziert werden. Eine Beschreibung
hierzu fordern Sie bitte unter [email protected] an. Das Ticket-System unterstützt bei
der Abwicklung von Supportfällen, Reklamationen, Wissensweitergabe, etc.
Hier mit den erweiterten Einstellungen, Konfiguration:
Extrafelder
Hier definieren Sie zusätzliche Datenbankfelder für die Kontakttabelle.
Definieren Sie Feldtyp, Länge und Name und fügen Sie das Feld hinzu. Anschließend finden
Sie die Felder unter dem Reiter Extrafelder bei den Kontakten.
Freie Auswahl
Freie Auswahl konfigurieren
Hier lassen sich für die Felder Auswahl1-4 der Tabelle ProKONTAKT andere Tabellen der
Mandantendatenbank zur Auswahl hinterlegen.
Feldbezeichnungen freie Felder ändern
Hier legen Sie die Beschriftungen für die freien Felder der Kontakttabelle fest und die
Reiterbezeichnung für „freie Felder“
Belegarten anpassen
Hier lassen sich für die Anzeige der SelectLine-Belege im Reiter „Belege Warenwirtschaft“ die
anzuzeigenden Belegarten definieren. Sie können hier also Belegarten rauslöschen oder in
der SelectLine eigens definierte Belegarten hinzufügen. (Den richtigen Buchstaben des
Belegtyps wählen und den Syntax mit <> beachten. An der gewünschten Stelle einfügen)
Daten aktualisieren
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Legt zu jeder „Hauptadresse“ einen Ansprechpartner an, wenn keiner vorhanden ist.
Es wird geprüft ob die ProKONTAKT Tabellen technisch in Ordnung sind.
Löscht gesperrte/verbrauchte Lizenz falls diese durch Absturz nicht durch Programm
beenden freigegeben wurden. Alle Benutzer müssen aus ProKONTAKT abgemeldet sein,
sonst droht Datenverlust.
Baut die Phone Tabelle der SelectLine neu auf. Diese ist zuständig für die
Anruferkennung und wird in der SelectLine nur in der Diamondversion befüllt.
löscht etwaige doppelte Stichwörter
Vorgabewerte
Hier definieren Sie die Inhalte diverser Felder der Kontakttabelle bei der Datensatzanlage.
Adressen Beschriftungen
Für Hauptadresse und Ansprechpartner lassen sich die Feldbezeichnungen ändern.
Textmarken
Hier sind Textmarken für die Übergabe an Wordvorlagen vordefiniert. Sie können hier eigene
Textmarken ergänzen.
Kennwort für erweiterte Einstellungen
Kennwort, das Sie unter „Datei / erweiterte Einstellungen“ abgefragt werden um in den
Menüpunkt „Extras / Konfiguration“ zu gelangen.
Passwörter verwalten
Hier legen Sie neue Benutzer und deren Berechtigungen für ProKONTAKT an. Diese
entsprechen nicht den SelectLine-Benutzern! Sinnvoll ist aber hier dieselben Benutzerkürzel
zu vergeben. Dies ist automatisch über das Icon „erweiterte Optionen“ möglich. Die
Anmeldung am SQL Server basiert auf der Windowsauthentifizierung oder als „sa“ sofern
dies bei der SQL-Server Auswahl (Menüpunkt „Datei“ bzw. bei der Installation) angegeben
wurde. Sie haben die Möglichkeit diverse Funktionen zu „erlauben“ oder zu „sperren“.
Benutzerrechte können von anderen Benutzern abgeleitet werden.
Sie können hier Daten des Benutzers wie Telefonnummer, e-Mail, etc. hinterlegen. Diese
stehen Ihnen wiederum als Platzhalter für die Wordtextmarken zur Verfügung.
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Hier haben Sie die Möglichkeit Daten in ProKONTAKT zu importieren und zu exportieren.
Unterstütze Formate sind TXT, XLS, XML, MDB und über OLE Verbindungen. Hierzu sind
entsprechende Windows und Datenbankkenntnisse notwendig. Wenden Sie sich an Ihren
Administrator.
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Menüpunkt ?
Hier finden Sie die Hilfe, Versions- und Lizenzinformationen, die derzeit in ProKONTAKT
angemeldeten Benutzer, die Tipps für den Anwender (optional bei Programmstart) sowie die
Kontaktinformationen.
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Systemkonfiguration
Textmarken
Zuerst müssen Sie eine Word-Vorlage erstellen. Speichern Sie diese als Dokumentenvorlage
(*.dot, *.ott ) ab.
Platzieren Sie Ihre Textmarken auf Ihrem Formular. Markieren Sie dann den Text und klicken
Sie auf der Registerkarte „Einfügen / Textmarke“. Geben Sie unter Textmarkenname den
Namen der Textmarke ein und dann klicken Sie auf hinzufügen. Namen von Textmarken
müssen mit einem Buchstaben beginnen und können Ziffern enthalten, aber keine
Leerzeichen. Sie können jedoch Unterstriche verwenden, um Wörter zu trennen, z. B.
"User_Abteilung".
W ichtig hierbei ist es, die Textmarken so zu benennen, wie Sie von ProKONTAKT übergeben
werden. Siehe Zusatzbeschreibungen "Beschreibung Textmarken".
Speichern Sie Ihre Vorlage nun unter einem aussagekräftigen Namen in einem Pfad ab, auf
den jeder Benutzer das Recht hat, diese zu öffnen und zu bearbeiten.
Die Textmarken finden Sie unter „Extras / Konfiguration / Textmarken“ und diese können
dort auch ergänzt werden.
Datenreplikation
Zur Einrichtung einer Merge-Replikation im MS SQL Server kontaktieren Sie bitte
[email protected].
Datensicherung
Bei der SQL Version werden die ProKONTAKT Tabellen mit der Mandanten-Datensicherung
(LZX) der SelectLine mitgesichert.
Schneller Wechsel in Warenwirtschaft über Com
Der folgende Eintrag in der Fakt.ini der Warenwirtschaft ermöglicht das schnelle Wechseln
bzw. Anlegen und Bearbeiten von Daten über Com.
[COM]
INSTANCING=MULTI
Ohne Passwortabfrage
Durch das Hinzufügen von leer+Benutzerkürzel an die Verknüpfung der prokontakt_sql.exe
erreichen Sie, dass das Benutzerkürzel nicht abgefragt wird.
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Addins Outlook und Tobit
Installation Outlook Addin ProKONTAKT
Das Outlook Addin wird benötigt für den Datenaustausch der eMails zwischen ProKONTAKT
und Outlook. Das Addin wird mit der Arbeitsplatzinstallation lokal installiert. Outlook muss
dabei geschlossen sein. Funktion ab Outlook 2003. GGf. muss man in Outlook das Addin
noch registrieren
([email protected]).
Falls das Outlook AddIn nicht erfolgreich installiert werden konnte (nicht sichtbar im
Outlook)
oder nicht korrekt funktioniert, prüfen Sie bitte folgende Schritte:
W echseln Sie in ProKONTKAT in den Menüpunkt „Extras“ und rufen Sie den Menüpunkt
„MS Outlook AddIn“ auf und folgen den Anweisungen des Setup-Assistenten.
Outlook 2000/2003
Unter „Extras/Optionen - > Weitere -> Erweiterte Optionen -> COM Add-Ins“ das
ProKONTAKT AddIn auswählen und hinzufügen.
Outlook 2007
Unter „Extras/Vertrauensstellungcenter -> Add-Ins -> COM Add-Ins -> Gehe zu
das ProKONTAKT AddIn auswählen und hinzufügen.
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Funktion Outlook Addin
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
Die ausgehende eMail wird sofort nach dem es versendet wurde in ProKONTAKT
zugeordnet (siehe auch „Hauptmenü / eMail an Ansprechpartner“)
Ausgehende eMails können auch direkt aus Outlook geschrieben werden und werden
dann nach dem Versand der bekannten eMailadresse in ProKONTAKT automatisch
zugeordnet. Falls eMailadresse nicht bekannt ist oder mehrfach vorkommt wird abgefragt.
(Funktion wenn das Feld „eMail zuordnen“ auf „aktiv“ steht.)
In Outlook können ProKONTAKTfelder ausgewählt und auch angelegt werden (Status,
Tätigkeit, etc.)
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Eingehende eMails können über Button „eMail zuordnen“ zugeordnet werden. Alternativ
über Button „Adressauswahl“ mit Abfrage bei wem es zugeordnet werden soll oder über
Button „Ticket“ generiert einen Kontakt als Ticket (Modul Ticketsystem notwendig).
bei schon in ProKONTAKT zugeordneten Emails erscheint eine entsprechende Abfrage
Mit Zeiterfassung starten geht ein Fenster auf, um die Zeit für bestimmte Tätigkeiten zu
dokumentieren.
Button „Anlagen speichern“ ist keine Funktion für ProKONTAKT. Diese Funktion erleichtert
das Speichern von mehreren Anhängen auf einmal in einen bestimmten Ordner.
Button „Einstellungen und Informationen“ zur Konfiguration des Addins
Es können automatisch E-Mails zugeordnet werden. Alle E-Mails die in einem festgelegten
Ordner enthalten sind, werden in ProKONTAKT importiert. Wichtig ist, dass dies ein
Unterordner vom Posteingang sein muss und man sich während der automatischen
Zuordnung in diesem Ordner befindet. Dabei kann gewählt werden, ob der Import
manuell geschehen soll oder nach einem bestimmten Zeitintervall. Wenn eine E-Mail
Adresse doppelt oder nicht gefunden wurde, bleibt diese E-Mail in diesem Ordner liegen.
Es kann eingestellt werden, ob bei „Senden an“ das gewohnte Auswahlfenster der eMail
angezeigt werden soll.
Bei "neuer Mail" aus Outlook kann eingestellt werden, ob Zuordnung zu ProKONTAKT
immer aktiv ist.
Bei Zuordnung von gesendeten Emails, kann eingestellt werden, ob die Email gelöscht
werden soll
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W enn eine eMail-Adresse doppelt vorhanden ist, werden die Einträge farbig nach
Adressart unterschieden.
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Installation Tobit Addin ProKONTAKT
Folgende Punkte müssen erfüllt sein:


Tobit Version 10 mit Hotfix September 2008
ProKONTAKT SQL Version 11
Installation des Addin´s:
Im David Verzeichnis auf dem Server unter dem Ordner „Code“ sollte es ein Ordner „scripts“
geben.
W enn nicht legen Sie diesen an.
Danach die Datei „ProKONTAKT.vbs“ und „PK.ico“ hineinkopieren.
Diese Dateien finden Sie im ProKONTAKT Quellverzeichnis in dem Ordner „PKAddins“.
Danach bitte im „David.Administrator“ unter „Benutzer“ jedem das Skript „ProKONTAKT.vbs“
zuordnen.
Wenn dies erfolgt ist, muss jeder Benutzer das InfoCenter neu starten.
Danach führen Sie das Setup „SetupPKTobit.exe“ im ProKONTAKT Quellverzeichnis aus
dem Ordner „PKAddins“ aus. Dies muss an jedem Client der das Addin benutzen will
ausgeführt werden.
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Danach haben sie dann in den Kontexmenues von Tobit einen neuen Eintrag, der wie folgt
heißt: „Speichern in ProKONTAKT“
Bei ausgehenden E-mails werden Sie nach dem Senden gefragt, ob die Email in ProKONTAKT
zugeordnet werden soll. Im nachfolgenden Fenster können dann ProKONTAKTfelder
ausgewählt werden.
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Zusatzbeschreibungen
Modul Serien-Email
Ermöglicht das Erstellen einer Serienmail mit Platzhaltern und E-Mail-Anhang mit MS
Outlook, auch im HTML und SMTP-Format.
Selektieren Sie zuerst entweder über "Hauptmenü / Suche nach Stichwort" oder im Feld
Ansprechpartner über rechte Maustaste "Serienmail an Ansprechpartner" die Email
Empfänger. Übergeben Sie die Adressen ins Serien E-Mail Programm.
Auf der rechten Seite finden Sie die selektierten Empfänger (Ansprechpartner). Diese Liste
kann auch manuell ergänzt werden. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit mittels
Platzhalter Ersetzungstexte zu genieren und Ihren Text zu schreiben. Diese werden dann in
der Ausgangsmail ersetzt mit den aktuellen Daten des Datensatzes. Weiter können Sie Bilder
und einen Link z.B. für einen Download oder eine eMail-Adresse einfügen. Sie haben die
Möglichkeit verschiedene Mailvorlagen zu speichern und diese je nach Gebrauch zu
verwenden. Die zuletzt benutzte Vorlage wird beim Start immer geladen (Button „Text
öffnen“, „Text speichern“). Über den Button "e-Mail Adressen überprüfen" können Sie vor
dem Versand die eMail-Adressen prüfen lassen. Fehlerhafte Mailadressen werden grün
dargestellt. Bei „Versand starten“ werden die eMail-Adressen auf ihre Konsistenz hin
überprüft und die eMails werden generiert und an das eMail-Programm (siehe Datei, eMailKonfiguration) übergeben. Anschließend können Sie für die Anlage der Kontakte noch
Kontaktzuordnungen angeben.
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Für HTML-Emails bei e-Mail-Konfiguration Haken setzen.
Die Excel-Tabelle muss folgende Struktur haben:
- CSV Datei (mit Semikolon getrennt)
- Mit Kopfzeilen
- Folgende Felder werden benötigt:
Name
Vorname
Firma
Anrede
Briefanrede
eMailAdresse
Versendet (Feld zum internen Gebrauch)
Name Vorname Firma eMail
Gaisser Jochen
[email protected]
Burst Heiko
[email protected]
Anrede Briefanrede
Herr
Sehr geehrter Herr
Herr
Sehr geehrter Herr
Hilfestellung für SelectLine Anwender:
SQL-Abfrage:
Select Name,Vorname,Firma,eMail,Anrede,Briefanrede,' ' as Versendet
from Adress
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Versendet
where eMail is not null
and Name is not null
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Modul Ticket-System ProKONTAKT
(entspricht Ticket-System Version 1, weiterer Ausbau ist geplant).
Hinweise + Wünsche bitte an [email protected].
Als Zusatzmodul kann das integrierte Ticket-System lizenziert werden. Das Ticket-System
unterstützt bei der Abwicklung von Supportfällen, Reklamationen, Wissensweitergabe, etc.
Alle Datensätze die einem Ticket angehören sind über das Feld Ticket-Verweis (entspricht
der Ticketnummer) miteinander verbunden. Bei allen eMails aus dem Ticket-System wird
automatisch die Ticketnummer in den Betreff eingefügt.
Voreinstellungen:
Extras / Ticket-System konfigurieren
Sie haben hier die Möglichkeit die 8 freien Auswahltabellen des Ticket-Systems zu
hinterlegen und die Feldbezeichnungen festzulegen. Außerdem Vorgabewerte für die
Neuanlage von Tickets.
Am Beispiel hier wurde die Ticketauswahltabelle1 für die Zuordnung eines Beleges aus der
SelectLine verwendet und die Ticketauswahltabelle2 für die Zuordnung der Version (eine der
8 freien Auswahltabellen). Es kann also prinzipiell auf jede Tabelle der Datenbank verwiesen
werden. Der Rückgabewert ist das Feld das nach Auswahl im Ticket später zu sehen ist.
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Extras / Ticket-Systemtabellen
Hier können die 8 freien Auswahltabellen mit Daten befüllt werden.
Ticket erstellen
Grundsätzlich ist ein Ticket ein erweiterter Datensatz der ProKONTAKT-Tabelle und wird
unter einem separaten Menüpunkt angezeigt.
Unter Icon „Funktionen“ gibt es 3 Möglichkeiten ein Ticket zu generieren:
1. Ticket aus aktivem Datensatz generieren
Sie legen einen Datensatz in ProKONTAKT an, z.B. durch Zeiterfassung oder eMailZuordnung und können diesen dann in ein Ticket wandeln. Dazu gehen Sie unter dem
Symbol „Funktionen“ auf „Ticket aus aktivem Datensatz generieren“. Auf Nachfrage wird das
Ticket generiert und Sie werden direkt in die Ticketmaske geleitet.
Seite 58
Es wurde automatisch eine Ticketnummer vergeben, der Ticketstatus gemäß
Vorgabeeinstellung und der Ansprechpartner in die Verteilerliste eingefügt zu dem der
ursprüngliche Kontaktdatensatz gehört. Bei Version und Beleg findet man die konfigurierten
Auswahltabellen wieder und es kann aus den hinterlegten Tabellen ausgewählt werden. Alle
anderen Eingabefelder sind nicht konfiguriert. Auf der rechten Seite gibt es die Möglichkeit in
einem Langtextfeld die Lösung der Anfrage zu erfassen.
Im Lösungstext können per rechter Maustaste Textbausteine erfasst und geladen werden
und Ersetzungstexte (= variable Platzhalter) eingefügt werden, die bei der Beantwortung des
Tickets ersetzt werden. Hier stehen die Ticketauswahl 1 – 8 zur Verfügung und die 3 freie
Textfelder des Tickets zur Verfügung.
Mit dem Schalter „Ticket beantworten“ kann die Lösung dem Ansprechpartner per eMail
zugesandt werden.
Mit dem Schalter „Ticket weiterleiten“ kann die Lösung einem anderen Ansprechpartner per
eMail zugesandt werden. Dabei wird dieser Ansprechpartner auch in die Verteilerliste
eingetragen.
Unter Extras können manuell weitere Ansprechpartner in die Verteilerliste des Tickets
aufgenommen oder gelöscht werden.
„Verknüpfter Kontakt anzeigen“ ermöglicht aus dem Ticket zum verknüpften
Kontaktdatensatz zu wechseln.
„Langtext weiterleiten“ versendet den Langtext des ursprünglichen Kontaktdatensatzes (also
die Frage des Anwenders) und kann an einen anderen Ansprechpartner innerhalb des Tickets
weitergeleitet werden.
Bei jeder eMail, die aus dem Ticketsystem generiert wird, wird die Ticketnummer und
Ticketbezeichnung aus der Konfiguration in die Betreffzeile eingefügt. Erhält man eine
Antwort auf die eMail wird sie durch das Outlook Addin automatisch wieder dem Ticket
zugeordnet.
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Zu jedem Kontaktdatensatz kann nur ein Ticket generiert werden.
Ist ein Kontaktdatensatz in ein Ticket gewandelt, kann in diesen unter Ticket-System in das
Ticket per Button gewechselt werden. Die Inhalte des Tickets werden dort nicht angezeigt.
2. Ticket <leer> generieren
Legt einen Kontaktdatensatz an mit der Möglichkeit die Ticketfelder direkt zu nutzen ohne
zuvor einen bestehenden Datensatz in ein Ticket gewandelt zu haben.
3. Kontakt einem Ticket zuordnen
Ordnet einen ProKONTAKT Datensatz einem bereits bestehenden Ticket zu (Anwender hat
die gleiche Frage). Der Ansprechpartner wird automatisch in die Verteilerliste aufgenommen.
Icon „Kontakte zu Ticket anzeigen“
Hierüber filtern Sie alle Kontaktdatensätze zu einem bestimmten Ticket. Die einzelnen
Datensätze sind über das Feld Ticket-Verweis miteinander verbunden. Der Blobkey des
Tickets steht im Feld Ticket-Verweis aller anderen Datensätze die zum Ticket dazugehören.
Seite 60
-o-
Seite 61
Modul Zeitabrechnung ProKONTAKT
Ermöglicht es Ihnen, die in ProKONTAKT erfassten Zeiten in einen SelectLine-Beleg zu
übergeben.
Über die erweiterten Einstellungen gelangt man in den Menüpunkt Konfiguration
„Abrechnungen konfigurieren“. Hier können Sie Kriterien vornehmen, die Sie für Ihre
Abrechnung benötigen.
Legen Sie in SelectLine einen „Abrechnungsartikel“ an. Wählen Sie die Tätigkeit, Status und
Kontaktart aus, welche Sie abrechnen wollen. Lassen Sie diese Felder leer, werden alle
angelegten verwendet.
Unter „Status nach erfolgreicher Abrechnung“ legen Sie den Belegtyp fest, der in SL angelegt
werden soll.
W eiter können Sie hier Rundungen festlegen, z.B. die genauen Zeiten, immer auf 15 Minuten
aufrunden, auf 30, 45 und 60 Minuten aufrunden. Sie können noch einstellen, ob die
Positionen summiert oder einzeln auf dem SL-Beleg eingefügt werden sollen.
Auch können Sie Kunden, die z.B. einen Supportvertrag haben, von diesen Abrechnungen
ausschließen.
Seite 62
Über Schnittstellen „Abrechnungen generieren“ können Sie die Abrechnungen vornehmen.
Die vorgenommenen Einstellungen können auch hier noch geändert werden.
Seite 63
Über Vorschau können die abzurechnenden Kontakte angeschaut werden.
Klicken Sie auf den Butten „Abrechnen“ um in SelectLine die Belege anlegen zu lassen.
Seite 64
In ProKONTAKT wird das Feld „Abgerechnet“ befüllt. Der Kontakt ist nun einer Belegnummer
zugeordnet und der Status ist erledigt.
-o-
Seite 65
Beschreibung Textmarken
Zuerst müssen Sie eine Wordvorlage erstellen. Speichern Sie diese als Dokumentenvorlage
(*.dot, *ott ) ab.
Platzieren Sie Ihre Textmarken auf Ihrem Formular. Markieren Sie dann den Text und klicken
Sie auf der Registerkarte „Einfügen / Textmarke“. Geben Sie unter Textmarkenname den
Namen der Textmarke ein und dann klicken Sie auf hinzufügen. Namen von Textmarken
müssen mit einem Buchstaben beginnen und können Ziffern enthalten, aber keine
Leerzeichen. Sie können jedoch Unterstriche verwenden, um Wörter zu trennen, z. B.
"User_Abteilung".
W ichtig hierbei ist es, die Textmarken so zu benennen, wie Sie von ProKONTAKT übergeben
werden.
Speichern Sie Ihre Vorlage nun unter einem aussagekräftigen Namen und speichern Sie
diese in einem Pfad ab, auf den jeder Benutzer das Recht hat diese zu öffnen und
bearbeiten.
Folgende Textmarken werden unterstützt:
Textmarken Tabelle Ansprechpartner:
















ASPAnrede
ASPBriefanrede
ASPVorname
ASPName
ASPName
ASPZusatz
ASPTel1
ASPTel2
ASPTel3
ASPFax
ASPEmail
ASPFunktion
ASPAbteilung
ASPLand
ASPLandBez
Homepage
-> Das Feld Anrede des Ansprechpartners
-> Das Feld Briefanrede des Ansprechpartners
-> Das Feld Vorname des Ansprechpartners
-> Das Feld Name des Ansprechpartners
-> Das Feld Name des Ansprechpartners
-> Das Feld Zusatz des Ansprechpartners
-> Das Feld Telefon1 des Ansprechpartners
-> Das Feld Fax des Ansprechpartners
-> Das Feld Email des Ansprechpartners
-> Das Feld Funktion des Ansprechpartners
-> Das Feld Abteilung des Ansprechpartners
-> Das Feld Land des Ansprechpartners
-> Das Feld Länderbezeichnung des Ansprechpartners
-> Das Feld Homepage des Ansprechpartners
Textmarken Tabelle Kunden/Lieferanten/Interessenten:














Vorname
Firma
Zusatz
Strasse
Land
PLZ
Ort
Telefon1
Telefon2
Telefon3
Fax
Email
LandBez
Hauptadresse
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Das
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Feld
Vorname der Tabelle
Firma der Tabelle
Zusatz der Tabelle
Strasse der Tabelle
Land der Tabelle
Postleitzahl der Tabelle
Ort der Tabelle
Telefon1 der Tabelle
Fax der Tabelle
eMail der Tabelle
Länderbezeichnung der Tabelle
Nummer der Tabelle
Seite 66
Textmarken Allgemein:














Betreff
User
User_Abteilung
User_eMail
User_Telefon
User_Fax
User_Funktion
User_Zusatz
Kuerzel
Priv_Anrede
Priv_Briefanrede
Priv_eMail
Datum
Zeit
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
->
Das Feld Bezeichnung bei der Auswahl der Vorlage
Der aktuelle Benutzer(Name) vom Kürzel
Die Abteilung des aktuellen Benutzers
Die eMail-Adresse des aktuellen Benutzers
Die Telefon-Nummer des aktuellen Benutzers
Die Fax-Nummer des aktuellen Benutzers
-> Die Funktion des aktuellen Benutzers
Der Zusatz des aktuellen Benutzers
-> Das Kürzel des aktuellen Benutzers
Die Anrede aus den Feldern Erweitert
Die Briefanrede aus den Feldern Erweitert
Die eMail-Adresse aus den Feldern Erweitert
Das aktuelle Datum
Die aktuelle Zeit
-o-
Seite 67
Tastenkürzel
F1
Hilfe
F4
Auswählen in Editfeldern
F5
Aktualisieren
F6
Ansprechpartner aktualisieren
F7
Suche nach Ansprechpartner
F8
Kontaktmodus aktivieren
F9
in Tabellenansicht/Bearbeitungsmodus wechseln
F11
Tobit E-Mails zuordnen
ESC
Änderungen verwerfen
Strg+A
Alles markieren
Strg+C
Kopieren
Strg+D
Dokumente einfügen
Strg+E
E-Mail an Ansprechpartner
Strg+F
Text suchen
Strg+G
E-Mail an mehrere Ansprechpartner
Strg+K
Alle Kontakte der Hauptadresse anzeigen
Strg+M
Mandant wählen
Strg+N
Neuer Datensatz
Strg+O
Offene Termine prüfen
Strg+P
Drucken
Strg+R
Suche Ansprechpartner nach Stichwort
Strg+S
Speichern
Strg+T
Telefonerfassung an Ansprechpartner
Strg+V
Einfügen
Strg+W
Dokument an Ansprechpartner
Strg+X
Ausschneiden
Strg+Z
Zeiterfassung an Ansprechpartner
Strg+Alt+Z
Hauptadresse in Zwischenablage kopieren im Bereich Stammdaten
Strg+Alt+Z
Ansprechpartner in Zwischenablage kopieren im Bereich der
Ansprechpartner
Strg+9
Kontakt "erledigt" setzen
Strg+8
Kontakt "offen" setzen
Alt+Y01
Menüpunkt Datei
Alt+Y02
Menüpunkt Bearbeiten
Alt+Y03
Seite 68
Alt+Y04
Alt+Y05
Alt+Y06
Alt+Y07
Alt+Y08
Menüpunkt Extras
Alt+Y09
Alt+Y10
Menüpunkt ?
Alt+S
Dokumente einscannen
Alt+T
Textbausteine einfügen
Strg+F1
Telefonnummer wählen
Alt+F4
Programm beenden
Alt+Pos1
erstes Feld in Datensatz
Alt+Ende
letztes Feld in Datensatz
Strg+Alt+P
Programmeinstellungen
Umsch+Strg+F11
ProKONTAKT Lizenzen freigeben
Umsch+Strg+Entf
Datensatz löschen
Strg+NachOben
Datensatz zurück
Strg+NachUnten
Datensatz vorwärts
Strg+Pos1
erster Datensatz in Tabelle
Strg+Ende
letzter Datensatz in Tabelle
Umsch+F5
Hauptadresse bearbeiten
Umsch+Strg+V
Ansprechpartner als Favorit hinterlegen
-o-
Seite 69
Tabellenbeschreibung ProKONTAKT
Tabellenfeld
Angelegt
Angelegtvon
Ansprechpartner
Beschreibung
DatumZeit der Anlage
Kürzel vom angemeldeten Benutzer, der den Datensatz angelegt
hat
Adresse von Ansprechpartner in der Adresstabelle
ArtID
Interne ID, um Kontaktarten zu referenzieren
Auswahl1
Freie Auswahl1 (kann man selber konfigurieren)
Auswahl2
Auswahl3
Auswahl4
Bearbeitet
Kürzel vom angemeldeten Benutzer der den Datensatz bearbeitet
hat
Bearbeitetvon
DatumZeit der Bearbeitung
BelegErledigt
Kennzeichnet, ob ein Beleg der SelectLine erledigt ist (SL-Edition)
Belegnummer
Die Belegnummer in SelectLine (SL-Edition)
BelegTyp
Der Belegtyp in SelectLine vom Beleg (SL-Edition)
Bezeichnung
Die Bezeichnung des Datensatzes
Blobkey
Interne einmalige ID um den Datensatz in ProKONTAKT zu
referenzieren
Datum
Das Datum der Anlage des Datensatzes
Export
Gibt an, ob der Datensatz bereits exportiert wurde (TicketSystem)
ExportAm
Datum des Exports vom TicketSystem
FAQ
Kann für einen Export als FAQ Kennzeichen genutzt werden
FreierLangtext1
Freier Langtext des Kontaktes
FreierText1
Individuell nutzbarer Text
FreierText2
FreierText3
Freiesdatum1
Individuell nutzbares Datum
Freiesdatum2
Individuell nutzbares Datum
FreiesKennzeichen1
Individuell nutzbares Kennzeichen
FreiesKennzeichen2
FreiesKennzeichen3
FreiesKennzeichen4
FreiesKennzeichen5
FreieZahl1
Individuell nutzbare Zahl
FreieZahl2
FreieZahl3
FreieZahl4
Kontaktart
Kontaktart wie z.B. „E-Mail Eingang“, usw…
Kuerzel
Benutzerkürzel des Benutzers, der den Datensatz angelegt hat
Langtext
Langtext für Kontakt
Name
Feld Firma vom Ansprechpartner
NameASP
Nachname des Ansprechpartners
Nummer
Nummer der Hauptadresse
Seite 70
Anhang
Wenn eine 1 steht, dann sind Dateien hinterlegt
PKProjektID
ID der Tabelle ProPROJEKT
Privat
Nicht mehr verwendet
Projekt
Projektname von Tabelle ProPROJEKT
PROKONTAKT_ID
Primärschlüssel der Tabelle ProKONTAKT
SLProjekt
SelectLine ProjektNummer (SL-Edition)
SLProjektBez
SelectLine ProjektBezeichnung (SL-Edition)
SLProjektID
SelectLine ProjektID (SL-Edition)
Status
Status der Tabelle ProSTATUS
StatusID
ID der Tabelle ProSTATUS
Ticket
Kennzeichnung, ob Kontakt ein Ticket ist
TicketAuswahl1
Konfigurierbares Feld für Ticketsystem (Tabellenauswahl)
TicketAuswahl2
TicketAuswahl3
TicketAuswahl4
TicketAuswahl5
TicketAuswahl6
TicketAuswahl7
TicketAuswahl8
TicketKennzeichen1
Kennzeichen für Ticketsystem
TicketKennzeichen2
TicketKennzeichen3
TicketKennzeichen4
TicketLangtext
Langtext für Ticketsystem, für Lösungen ect….
TicketText1
Textfeld für Ticketsystem
TicketText2
TicketText3
TS
Timestamp für SQL Server
Verweis
Ist ein Kontakt auf einen anderen verwiesen, dann ist dieses Feld
befüllt
hier die Änderungen in der Version 11
ZendZeit ->EndZeit
Zeiterfassung Ende der Zeiterfassung (Datum/Uhrzeit)
ZID->TaeitigkeitID
Zeiterfassung Id der Tabelle ProSUPPORT
Zminuten-> Dauer
Zeiterfassung Minuten
ZstartZeit ->StartZeit
Zeiterfassung Anfang der Zeiterfassung (Datum/Uhrzeit)
Zvorgang ->Taetigkeit
Zeiterfassung Bezeichnung der Tabelle ProSUPPORT
Zwiedervorlageam ->
TerminAm
Wiedervorlage für Termine (Datum)
ZwiedervorlageErledigt> TerminErledigt
Wiedervorlage erledigt
ZwiedervorlageZeit->
Wiedervorlage für Termine (Uhrzeit)
Seite 71
TeriminZeit
-o-
Seite 72
Änderungsprotokoll
Version 11.0.0
neue Features







Anpassung an SelectLine Version 11
Zusatztabellen als Info bei Hauptadresse und Ansprechpartner verfügbar
Unicodeumstellung damit auch z.B. Chinesische e-Mails zugeordnert werden können
Terminverwaltung jetzt als Leiste verfügbar (Termine poppen auf wie in Outlook)
Lang - und Memotexte (bei Änderung wird jetzt das Bearbeitedatum gespeichert)
Textbausteine der SelectLine für Lang- und Memotexte verfügbar
Serienmail: Link auf Email-Adresse oder Homepage kann eingefügt werden
Verbesserungen







Funktionsleiste optimiert damit meherere Einträge offen sein können
Modernere Optik der Tabellengrids
Progammeinstellungen und Benutzereinstellungen sind jetzt separat
(Programmeinstellungen können gesperrt werden)
Stichwörter können mittels Multiselect zugeordnet werden
Modul Serien-Email: SMTP-Format möglich, Mailadressen werden geprüft, Bilder und
Links können eingefügt werden
Quickfilter Kontakte: Suche auch über Langtextfeld
Quickfiltersuche auch über alle Kontakte der Hauptadresse
-o-
Seite 73
Version 10.1.6
neue Features


E-Mails können mit dem Status „erledigt“ zugeordnet werden
Unterstützung Office 2010 (Outlook Version 32 bit)
Verbesserungen








Lang- und Memotexte anlegen und bearbeiten direkt in ProKONTAKT
Fenster Suche nach Ansprechpartner: beim Suchen wird der Filterwert wieder gelöscht,
wenn man mit der Maus in das Suchfeld klickt.
Kunden in Interessent wandeln: Neuer Dialog über den Vorgang.
Beim Start von Outlook wird nach einem Update geprüft ob eine neue Version verfügbar
ist
Spalteneinstellungen beim Tapi Fenster werden gespeichert
Programmende beim Tapi Fenster kann bestätigt werden
Serienmails Jetzt in HTML verfügbar
Anlagen bei Serienmails werden mitgespeichert und können mittels Drag and Drop
eingefügt werden.
behobene Probleme

Zugriffsverletzung bei Win7, 64 Bit behoben
-o-
Seite 74
Version 10.1.4 SP2
neue Features


Aufgaben verwalten
Favoriten Ansprechpartner
Verbesserungen

bei Mandantenwechsel schließt sich das Tapi und wird für anderen Mandanten neu
geöffnet
behobene Probleme



bei Zeiterfassung und Telefonkontakt, wenn man Ticketauswahl anklickt, kann nicht
sortiert und gesucht werden
Kontaktbeschreibung als Hint anzeigen, kommt auf der rechten Seite über den ganzen
Bildschirm n Balken
Extras / Ereignisanzeige läßt sich nicht nach excel exportieren
-o-
Seite 75
Version 10.1.4
neue Features


Modul Zeiterfassung mit Beleganlage in SelectLine
Telefonerfassung via TAPI als eigenständiges Programm
Verbesserungen








nochmalige Zeitabfrage kann abgestellt werden
Beim Beenden von PK werden aktive Zeit- und Telefonerfassungen nicht automatisch
beendet
bei Projekt-Auswertungen können mehrere Projekte ausgewählt werden
Im Feld Nummer kann die Kundennummer eingegeben werden
Installation Outlook Addin: es werden keine lokalen Administrator-Rechte mehr benötigt
Optik und Bedienung des Spalteneditor an den von SelectLine angepasst
Dialog Buttons [Ok] [Abbrechen] [Übernehmen] an Windows Standard angepasst
wenn beim ASP ein Geburtsdatum eingetragen ist, kommt beim Aufruf eine Meldung
behobene Probleme



weiterleiten oder beantworten eines Tickets Fehler behoben
W iedervorlagedatum kommt richtig
nachdem PK läuft sind Funktionen inaktiv obwohl kein Filter aktiv ist
-o-
Seite 76
Version 10.1.3
neue Features




Serien-E-Mail auch im HTML-Format
Prüfung auf vorhandene Administrator-Rechte bei Installation
erweiterte Paßwortverwaltung u.a. kann Beleganzeige gesperrt werden
Windows 7 ready
Verbesserungen



Infotext kann wieder beim Ansprechpartner bearbeitet werden
je 20 Word-Vorlagen mandantengespeichert und benutzergespeichert
Im Feld Bearbeiten bei Ansprechpartner auf rechter Maustaste bei Telefon, Email --> Einf
ügen, Kopieren
behobene Probleme





"Button99" ist weg beim Löschen von Word-Volagen
Beim antworten/weiterleiten von Kontakten werden nun auch die Anhänge mitgeschickt
W enn ein Datensatz gleichzeitig in ProKONTAKT und in SelectLine in Bearbeitung ist, kam
die Meldung "Die zum Aktualisieren angegebene Zeile wurde nicht gefunden. Einige
W erte wurden seit dem letzten Lesen ggf. geändert" --> Diese Meldung kommt jetzt nur
noch einmal, dann kann mit cancel abgebrochen und danach weitergearbeitet werden
Fehler "TAAsp Text: Datenmenge weder im Editier noch im Einfügemodus" beim
Speichern von Änderungen der Erweiterten ASP Daten
"XX kein gültiger Integerwert für SLProjektID" in Outlook bei auswählen des
ProKONTAKT-Feldes "SL-Projekt"
-o-
Seite 77
Version 10.1.2
neue Features



W enn im Outlook Addin eine doppelte e-Mail Adresse gefunden wird, werden die Einträge
jetzt farbig nach Adressart dargestellt
Tapi Report wurde um Felder wie Start, Ende und Adressnummer erweitert
Zeiterfassung: Unter "Bearbeiten, Erweitert" können Adressinfos angezeigt werden
Verbesserungen

W enn die Hauptadresse nicht bearbeitet werden darf, können jetzt die Extrafelder auch
nicht mehr bearbeitet werden
-o-
Seite 78
Version 10.1.0
neue Features






Neue Optik
Historie Button bei Hauptadresse, dort werden alle ausgewählten Adressen gespeichert.
Die Liste ist nach einem Neustart geleert
Passwortverwaltung erweitert
Freie Felder der Kontakte können jetzt auch unter "Bearbeiten" angezeigt werden.
Inieintrag in die ProKONTAKT.INI ([Intern] PKAuswahl=1)
Freie Felder der Hauptadresse können auch auf der ersten Seite angezeigt werden.
Eintrag in ProKONTAKT.INI ([AdressZusatz] Sichtbar=1)
Anzeige ProKONTAKT UND SelectLine Projekte
Verbesserungen






Filter können in den Schnellzugriff genommen werden
Filter, Tools und Wordvorlagen werden an der Seite angezeigt
Bei Zeiterfassung können weitere Felder ausgewählt und die Kontaktart geändert werden
Belegauswahl: Es sind jetzt auch die Positionen zu sehen
Es gibt nur noch eine Auspägung für das Programm (Diamond in Deutschalnd und Gold in
der Schweiz)
Es werden auch die Felder aus der Tabelle Kategorie der SelectLine angezeigt. Hierfür
müssen Sie die Warenwirtschaftsversion neu festlegen.
behobene Probleme

Geschwindigkeitsverbesserung bei großen Datenmengen
-o-
Seite 79
Version 10.0.0
neue Features





ProKONTAKT kann auch ohne SelecLine eingesetzt werden
Auswertungen: Es gibt bei SelectLine-Edition die Möglichkeit Serien-eMails nach Umsatz
und Erlös zu generieren
Bei "Alle Kontkate anzeigen" kann in den Einstellungen hinterlegt werden, wieviele
angezeigt werden sollen
Farbeneinstellungen für Tabellen duchgängig durchs Programm
Es können bis zu 3 E-Mailadressen beim Ansprechpartner hinterlegt werden und wählen,
an welche Adresse die E-Mail gesendet werden soll.
Verbesserungen







Spalteneinstellungen werden im Prokontaktverzeichnis gespeichert, d.h. jeder User hat
an jedem PC seine Spalteneinstellungen zur Verfügung.
Spalteneinstellungen können mandantenabhängig gespeichert werden
Bei den Wordvorlagen kann eingestellt werden, ob ein Kontakt angelegt werden soll, oder
nicht
Reiter Belege: es kann auf alle Belege der Adresse (ungefiltert) zugegriffen werden
Rechte Maustaste in der Kontakttabelle: Es kann der Status auf "erledigt" und "offen"
gesetzt werden
Aktives Feld kann hervorgehoben werden
Es kann jetzt ohne die Tabelle zu öffnen auf den Tabelleninhalt zugegriffen werden:
einfach darauf los schreiben
behobene Probleme


Outlook E-Mail Fehler: "Datenmenge weder im Editier- noch im Einfügemodus"
Geschwindigkeit der Kontakttabelle beschleunigt
-o-
Seite 80

ProKONTAKT Hilfe im PDF Format

Transcrição

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