Buchungshilfe für Expedienten

REWE Touristik GmbH
Buchungshilfe für Expedienten
Buchen ohne suchen
Selbst erfahrene Expedienten haben nicht immer alle Sonderfälle einer Buchung im Kopf. Müssen sie auch nicht,
denn mit unserer Buchungshilfe im Infonet finden Sie mit ein paar Mausklicks das Gesuchte.
In diesem Dokument haben wir alle relevanten Tricks und Tipps für eine erfolgreiche Buchung am Counter
nochmals übersichtlich zusammengestellt.
Inhaltsverzeichnis
1
Allgemeine Infos .......................................................................................................3
2
Beispiel Flugauswahl Multizeile ..............................................................................3
3
Buchung auf Request...............................................................................................3
4
Buchung, direkt ........................................................................................................4
5
Buchungsanfrage, Beispiele....................................................................................4
6
Buchungsanfrage, Familienversicherung ............................................................12
7
Buchungsanfrage mit Hotel und C-Klasse (angebotene BusinessClass) ........12
8
Leitfaden Gruppenreisen ......................................................................................12
9
Hoteladresse Telefon Fax .....................................................................................16
10
Hotel-, Unterbringungsvakanz..............................................................................16
11
Kreditkartenzahlung/Lastschriftverfahren...........................................................17
12
REWE Touristik Informationsseiten.....................................................................17
13
Optionsabfrage ......................................................................................................17
14
Stornierung ............................................................................................................18
15
Telefonnummern Verkauf......................................................................................19
16
Umbuchung.............................................................................................................20
17
Verfahren im Überblick +Aktionscodes ...............................................................20
18
Vorausbuchungen ..................................................................................................23
19
Buchung auf Request (Aktion BQ) für Flugpauschalreisen................................24
1. Allgemeine Infos
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Optionen werden bei den Marken ITS/JAHN REISEN/TJAEREBORG nach 3 Werktagen fest,
ausgenommen Sonn- und Feiertage. Bitte Darstellung beachten! Tagesoptionen sind generell möglich,
müssen jedoch bis 19:00h telefonisch eingehend storniert werden. Von Tagesoptionen sind die
Bausteinflüge grundsätzlich ausgeschlossen!(keine Kulanzen nach festgewordener Option möglich!)
Die VA-Kürzel der Marken lauten:
- ITS
- Jahn für JAHN REISEN Deutschland
- TJAE für TJAEREBORG
Gabelflüge und ungerade Reisedauern sind für alle Marken direkt nach nach Erscheinungstermin der
Kataloge buchbar. Ausnahme: z.B. Palma de Mallorca, Hochsaison- & Ferientermine. Bitte Meldungen
über Ihr CRS beachten.
Bitte Darstellung und Information in Ihrem CRS beachten!
Telefon- und Faxnummer der Hotels sind bei allen Marken darstellbar.
Über TOMA und alle gängigen CRS können Buchungen bis 18 Personen direkt gebucht werden.
Zum Aufrufen der Kurzfristangebote verwenden Sie bitte AKTION "I" Eingabe Multifunktionszeile "LM".
2. Beispiel Flugauswahl Multizeile
Beispiel Flugpauschalreise: Auswahl der LTU Business/ Condor Comfort Class Flugplätze anhand der
Mulitfunktionszeile. Eine manuelle Anfrage über die entsprechenden Service-Center entfällt. Sitzplatzwünsche
bitte in der Bemerkungszeile eintragen. Die Vergabe der verfügbaren Sitzplätze erfolgt binnen weniger Tage
durch unsere IATA-Abteilung. Mehr Informationen mit Aktion „BI“ Anfragen für Business Class bei
IATA-Flügen/Linie nehmen Sie bitte über Ihr entsprechendes ServiceCenter vor.
3. Buchung auf Request
Buchung - Aktion BQ
Es ermöglicht Reisebüros sog. Request-Buchungen (Bsp. Anfragen außer Kontingent, Buchungen nach
Kontingentverfall) über START durch Eingabe der Aktion "BQ". Wird eine Buchungsanfrage (Aktion "BA") getätigt,
erscheint folgende Meldung: "Buchung "On Request" möglich, bitte Aktion " BQ" verwenden". Nachdem die
Buchung schließlich mit allen notwendigen Daten (gewünschte Versicherung, Teilnehmernamen,
Anmeldeadresse) komplettiert wurde, kann nun eine Request-Buchung durch Verwendung der Aktion "BQ"
angelegt werden. Es erscheint nun die Meldung "Auf Anfrage" und die angefragte Leistung erhält den Status
"RQ". Für die Dauer der Anfrage ist der Vorgang für jegliche Änderungen (Stornierungen, Umbuchung, etc.) über
das CRS gesperrt.
Wichtig:
RQ-Buchungen sind nur für die Leistungen möglich, die in der Vakanz mit "RQ" gekennzeichnet sind. Für
Leistungen, bei denen eine "Ø" erscheint, sind keine Anfragen möglich. Wenn uns die "positive" Antwort des
Vertragspartners vorliegt, setzen wir die Buchung auf O.K. und informieren über das Service Center das
Reisebüro.
Hinweis:
Gilt vorerst nur für ITS Hotels & Appartments. "BQ" Anfragen sind immer verbindlich.
4. Buchung, direkt
Buchung - Aktion B
Die direkte Buchung erfolgt analog der Eingaben bei Aktion BA, jedoch mit dem Aktionscode B. Der Status
wird danach mit OK angezeigt. Buchungen, die über START getätigt worden sind und vom Veranstalter
verändert wurden, können Sie sich dann wieder über START mit den neuen Daten darstellen lassen.
Buchung mit Reisebestätigung - Aktion BR
Mit Aktion BR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Buchung und Druck der Reiseanmeldung.
Buchung Confirmation - Aktion BC
Buchungsinformationen des Veranstalters, die für den Kunden von Bedeutung sind, werden vor Buchung im
Hinweisteil angezeigt. Diese müssen dem Kunden mitgeteilt und anschließend mit BC bestätigt werden.
Buchungsinformationen - Aktion BI
Der Hinweis auf Aktion BI erscheint automatisch, wenn mehr Informationen zu den gebuchten Leistungen
vorhanden sind, als im Hinweisteil Platz finden.
5. Buchungsanfrage, Beispiele
Abb. 1: Flugreise - Unterbringung in verschiedenen Zimmern. Wenn eine Teilnehmerzuordnung
erforderlich ist, ist auch eine Namenseintragung nötig.
Abb. 2: Eigene Anreise - Hotel ohne Versicherungsleistung
Abb. 3: Flugreise - Rundreise mit anschließendem Hotelaufenthalt
Abb. 4: Flugreise - Kombi-Paket (Kreuzfahrt und Hotelaufenthalt)
Abb. 5: Fernreise - Angabe Carrier/Flugnummer
Abb. 6: Flugreise – Langzeitaufenthalt
Abb. 7: Flugreise - Hotel und Mietwagen. Wenn eine Teilnehmerzuordnung erforderlich ist, ist auch die
Namenseingabe bei einer Buchungsanfrage notwendig. Bitte geben Sie zu jeder Mietwagenbuchung, Hotelname
bzw. Flugdaten ein!
Abb. 8: Flugreise - mehr als 6 Personen/durch Eingabe +/- im Feld Aktion werden mehr/weniger
Leistungszeilen/ Namenszeilen angezeigt.
Buchungsbeispiel Busanreise Spanien. Busanreise ab Düsseldorf für 2 Personen nach Spanien, Costa Brava
inkl. Hotelübernachtung im Doppelzimmer. Anforderung "BU" Buscode /Zustiegscode entsprechend der
Katalogausschreibung. Abfahrtszeiten entnehmen Sie bitte der schriftlichen Buchungsbestätigung (RBE)!
Darstellung der Fahrzeiten in TOMA nicht möglich. Nur Busanreise ist nicht möglich! Buchungsbeispiel im
aktuellen ITS Autoreisenkatalog!
Abb. 9: Buchungsbeispiel Pauschalreise mit unterschiedlichen Buchungsklassen (Economy +
BusinessClass)
Abb. 10: Buchungsbeispiel Pauschalreise mit RAIL&FLY-Zusatzleistung. Wichtiger Hinweis: Die
Zubuchung von Rail&Fly-Leistungen ist bis maximal 14 Tage vor Reiseantritt möglich. Die Bezahlung
ist nur durch Bareinzahlung oder per Kreditkartenzahlung möglich. Codierungen siehe Preisteil der
Veranstalter!
Abb. 11: START-Buchungsbeispiel für den ITS-Städtekatalog (Bsp. Flug von Frankfurt nach Paris (CDG)
7.11.-11.11.2008 mit Hotel Belgrand (FQ04B3P) 7.11.-11.11.2008).
6. Buchungsanfrage, Familienversicherung
Buchungsanfrage - Aktion BA
Bei einer Buchungsanfrage (BA) benötigt das CRS direkt die Information zur
Reise-Rücktrittskosten-Versicherung. Wenn die Gäste keine Versicherung wünschen, tragen Sie bitte in der
nächsten freien Zeile unter Anf. KV (wie keine Versicherung) ein. Wenn eine Versicherung gewünscht wird,
tragen Sie bitte die entsprechende Versicherung ein, z.B. RRV4 = Reise-Rücktrittskosten-Versicherung bei
Reisepreisen bis EUR 1000,- pro Person.(Teilnehmerzuordnung Pflichteingabe) Für eine Buchungsanfrage mit
Kind oder Baby ist neben dem Alter die Eingabe der Anredekürzel und Namensdaten erforderlich. Dies gilt
ebenfalls, wenn eine Teilnehmerzuordnung verlangt wird. Die Adressenangabe ist bei der BA nicht erforderlich.
Teilnehmerzuordnungen sind für alle Teilnehmer Pflicht. Für die Familien-Versicherung bitte lediglich ein
erwachsenes Familienmitglied in der Teilnehmerzuordnung einordnen.
7. Buchungsanfrage mit Hotel und C-Klasse (angebotene BusinessClass)
Beispiel Flugpauschalreise: Durch die entsprechende Flugauswahl wird automatisch die Unterbring *C" selektiert.
Die Pauschalreise wird somit mit LTU Business/Condor ComfortClasslätzen generiert.
Sitzplatzreservierungen können nur als Kundenwunsch in der Bemerkungszeile eingetragen werden. Die
Reservierung wird zeitnah durch unsere IATA-Abteilung vorgenommen .
8. Leitfaden Gruppenreisen
Sehr geehrte Vertriebspartner,
wir möchten an dieser Stelle die Gelegenheit nutzen und Ihnen für Ihre bisherige und künftige Unterstützung
danken.
Zur Vereinfachung des Handlings von Gruppenreisen möchten wir Ihnen daher einige nützliche Hinweise mit an
die Hand geben, die Sie in der Anlage vorfinden. Wenn es gilt, zwischen Flug und Auto zu unterscheiden, dann
sind die Punkte separat aufgeführt, ansonsten ist das Handling identisch !
Dieser Leitfaden gilt für ITS REISEN – JAHN REISEN – TJAEREBORG REISEN – LTU-PLUS
FUNKTIONSZEITEN
Täglich:
Samstags :
09:00 – 19:00 UHR
09:00 – 14:00 UHR
KONTAKT
Telefon Flug:
Telefon Auto:
02203 - 42-860
02203 – 42-262
Fax:
02203 - 42-866
Mail Flug: [email protected]
Mail Auto: [email protected]
WIR FREUEN
UNS AUF IHRE
GRUPPENANFRAGEN
Herr Norman Depa / Leitung
Frau Karin Dobroschke
Frau Birgit Kaminsky
Frau Helga Rapp
Frau Birgit Schwarzer
GRUPPENDEFINITION
FLUGREISEN
-
Eine Gruppe definiert sich über mindestens 10 Vollzahler einer Pauschalreise mit gleichem Hin- und
Rückflug, Abflughafen, Hotel und/oder Rundreise.
-
Gruppenbuchungen werden auf Basis der in den Reiseprogrammen ausgeschriebenen Leistungen
vorgenommen, bei Fernreisen werden Gruppen nur auf 2-Wochenbasis ak- zeptiert.
GRUPPENDEFINITION
-
PKW
Eine Gruppe definiert sich über mindestens 10 Vollzahler ( z.B. 5DZ in einem Hotel oder 5
Wohneinheiten z.B. Fewo) mit gleichem Hin-und Rückreisedatum und gleichem Hotel auf einer
Rechnungsnummer.
GRUPPENERMÄSSIGUNG FLUGREISEN
-
Die Gruppenermäßigung für die Marken ITS / JAHN und TJAEREBORG / LTU Plus ist grundsätzlich
auf Anfrage.
-
Eine gewährte Gruppenermäßigung wird bei Festbuchung auf den Gesamtpreis der gebuchten
Vollzahler in Abzug gebracht.
-
Nicht ermäßigungsfähig sind :
o Counter & Last-Minute Angebote / Fernspecials
o Specials wie z.B. "Happy Antalya" o. "Happy Istanbul"
-
Expedienten sind grundsätzlich separat zu buchen, der Expedientenrabatt ist mit unserer
Agenturbetreuung abzuklären.
GRUPPENERMÄSSIGUNG PKW–REISEN
-
Ist im Katalog der Gruppenvorteil ausgeschrieben, so zahlen bei einer Hotelbuchung je 10 Vollzahler
nur 9 Personen, bei Ferienwohnungen erhalten die Kunden 10 Wohn- einheiten zum Preis von 9
Wohneinheiten.
-
Die Ermäßigung wird immer auf die preiswerteste Unterbringungsvariante gewährt !
OPTIONEN
-
FLUGREISEN
Wir gewähren folgende Optionsfristen ab Buchungsdatum
o 4 Wochen bei Abreise von mindestens 4 Monaten nach Buchungsdatum
o 2 Wochen bei Abreise von mindestens 3 Monaten nach Buchungsdatum
o 1 Woche bei Abreise von mindestens 2 Monaten nach Buchungsdatum
o 3 Werktage bei Abreise bis 2 Monate nach Buchungsdatum
-
-
Optionsverlängerungen sind nach Rücksprache mit dem Service Center Gruppen- reisen Flug je
nach Abreisetermin möglich, ggf. entscheidet das Service Center über eine Reduzierung des
geblockten Kontingentes bei mäßigem Abverkauf.
Ohne Rückmeldung Ihrerseits wird die Option nach Ablauf der regulären oder vereinbarten Frist
automatisch storniert.
OPTIONEN
-
Wir gewähren ab Buchungsdatum eine Optionsfrist von 1 Woche, eine längere Frist bzw.
Verlängerung der Option muß grundsätzlich im Service Center Auto angefragt werden ! Je nach
Zielgebiet muß eine Gruppe auch vom Hotelier unabhängig von der Optionsfrist rückbestätigt
werden !
NACHKAUF
-
PKW
VON
ZUSATZKAPAZITÄTEN
Kapazitäten, die laut Hotel- oder Flugvakanz nicht mehr vorhanden sind, können angefragt bzw.
nachgekauft werden und müssen Ihrerseits verbindlich abgenommen werden, wenn die Anfrage o.k.
gegeben wird.
V E R S I CH E R U N G E N
-
Versicherungen für Gruppen werden nicht automatisch mit eingebucht, aber auf Wunsch können
Versicherungen zugebucht werden, allerdings sind die in den Katalogen ausgeschriebenen
Versicherungsgebühren und Konditionen maßgebend.
-
Versicherungen sind nicht rabattfähig !
INKASSO BEI
GRUPPENREISEN
-
Grundsätzlich kann nur ein Anmelder eingegeben werden, entweder Direktinkasso oder im
Reisebüroinkasso - dann allerdings erhält das Rsb. einen separaten Gruppenvertrag, in dem das
Rsb. für alle Teilnehmer die Reise- Zahlungs- und Beförderungsbedingungen des VA per
Unterschrift anerkennt.
-
Der unterschriebene Vertrag ist dann an das Service Center Gruppenreisen per Fax
zurückzusenden.
-
Der Kunde oder das Rsb. erhält dann wie üblich mit den Bestätigungen die entsprechenden
Zahlungsträger - es ist nur 1 Anmelder möglich!
BUCHUNG EINER GRUPPENREISE
-
Bei einer Gruppengröße bis 18 Teilnehmer können Sie die Buchung in einem Vorgang anlegen, vom
Kern der Gruppe abweichende Reisedauern/Teilnehmer sind grundsätzlich separat zu buchen.
-
Verwenden Sie dafür, nachdem die Leistungen, Teilnehmerzuordnungen sowie die ersten 6
Teilnehmer eingegeben sind, die Aktion "+".
-
Das System wechselt nun auf die zweite bzw. dritte Seite, so daß Sie dort die weiteren Teilnehmer
eingeben können, danach schließen Sie die Buchung mit Aktion "O" ab.
-
Bitte übermitteln Sie uns anschließend die Rechnungsnummer, damit wir die Gruppenermäßigung
anfragen bzw. bei Gruppenreisen Auto den Gruppenvorteil eingeben/anfragen können.
-
Anschließend erhalten Sie von uns eine Optionsbestätigung mit allen relevanten Angaben
hinsichtlich Höhe der möglichen Ermäßigung und Optionsfrist.
-
Bei einer Gruppengröße über 18 Teilnehmern können Sie entweder mehrere Vorgänge anlegen und
wie oben beschrieben verfahren oder Sie senden uns per Fax eine Anfrage mit konkreten Angaben
( siehe Annex ) zu, so daß wir Ihnen daraufhin ein entsprechendes Angebot erstellen können, ohne
konkrete Angaben ist eine Bearbeitung nicht möglich.
FIXBUCHUNG
-
Wenn die Buchung verbindlich werden soll, bitten wir um Zusendung der Teilnehmernamen und
Zimmerzuordnung, hierfür nutzen Sie bitte das im Annex vorhandene Formular.
-
Wenn eine Gruppenermäßigung gewährt wurde, wird diese nun in Abzug auf den Gesamtpreis der
gebuchten Vollzahler gebracht oder gemäß ausgeschriebenem Gruppenvorteil bei PKW
angerechnet!
BEHINDERTENGRUPPEN
-
Bei Anfragen von Behindertengruppen faxen Sie uns bitte die genauen Angaben über die Art der
Behinderung und die Anzahl der mitreisenden Betreuer zu.
Die Angaben können Sie auf dem im Annex beigefügtem Formular erfassen und uns dann bitte per
Fax zusenden.
WEITERE
B U C H U N G S WÜ N S C H E
(AUSSERHALB DER KATALKOGAUSSCHREIBUNG)
-
Vorabreservierungen für vor Ort angebotenen Leistungen wie z.B.Ausflüge usw. können von uns
gerne an das Zielgebiet weitergeleitet werden.
-
Die Zahlungsabwicklung für die o.g. Leistungen sind direkt zwischen Ihnen und
Leistungsträger vor Ort abzuwickeln.
dem zuständigen
NAMENSÄNDERUNGEN
-
Bis 28 Tage vor Reisantritt können Sie Namensänderungen kostenlos vornehmen, sofern die
Unterlagen noch nicht produziert worden sind.
-
Danach gelten die "Allgemeinen Reisebedingen" des Veranstalters.
STORNIERUNGEN &
TEILSTORNIERUNGEN
-
Komplette Stornierungen oder Teilstornierungen können kostenlos nur innerhalb des
Optionszeitraumes durchgeführt werden.
-
Wenn die Buchung verbindlich geworden ist, gelten die "Allgemeinen Reisebedingungen" des
Veranstalters.
LEISTUNGSÄNDERUNGEN VORABREISE
-
Sollten sich vor dem Reiseantritt Änderungen ergeben, werden Sie von unserer Abteilung "Clearing"
informiert, die den Vorgang in solchen Fällen hinsichtlich der Änderungen weiter bearbeitet.
KUNDENREKLAMATION
NACH RÜCKREISE
-
Hat der Kunde nach Reiseantritt Mängel zu verzeichnen, so sind diese nach Rückkehr innerhalb von
4 Wochen der Kundenbetreuung schriftlich mitzuteilen.
-
Die Reklamation wird mit den betroffenen Leistungsträgern überprüft und daraufhin erhalten Sie eine
entsprechende Antwort.
9. Hoteladresse Telefon Fax
Mit folgenden Schritten können Sie alle relevanten Daten des Hotels über Ihr CRS abfragen:
Für bestehende Buchungen
1
2
3
Vorgang mit Aktion "D" darstellen
Aktion "I" eintragen
Vor der Hotelcodierung ein "x" eintragen
Hinweis:
Gilt auch für Jahn Reisen und
TJAEREBORG
Abfrage vor Buchung
1
2
Aktion "I" und Veranstalter ITS eintragen
gewünschte Hotelcodierung eingeben und ein "x" in die Spalte davor setzen
Hinweis:
Gilt auch für Jahn Reisen und TJAEREBORG
10. Hotel-, Unterbringungsvakanz
VON
BIS
Hotelvakanz (Einzelhotel) - Aktion H (Direkte Vakanzabfrage)
H
z.B. ITS
H
Codierung für Hotel lt. Katalog (Nurhotel mit
P-Codierung)
Anreisetermin
Reisedauer in Tagen oder Rückreisedatum
AKTION
Vakanzaufruf nach Buchungsanfrage
H/HF
AKTION
VERAN
ANF
LEISTUNG
Bedeutung der Vakanzsymbole:
7 Anzahl der freien Einheiten/Zimmer (max. 9 angezeigt)
> 9 9 Zimmer oder mehr 0 Einheit/Zimmer nicht mehr verfügbar
Grundsätzlich werden alle vorhandenen Zimmerarten zu einer Unterbringung angezeigt. Die Verfügbarkeit wird
meistens wochenweise angezeigt.
-keine Ausserkontingentanfragen möglich!
RQ Ausserkontingentanfragen mit Aktion BQ möglich (gilt nur für ITS Autoreisen)
11. Kreditkartenzahlung/Lastschriftverfahren
Kreditkartenzahlung - Aktion DI
Wenn die Zahlung mit Kreditkarte (MASTERCARD + VISA) gewünscht ist, muß die folgende Eingabe unmittelbar
nach der Buchung erfolgen. Erfolgt diese Eingabe nicht, so wird automatisch über das
Überweisungsträger-Verfahren abgerechnet. Nach der Buchung ist diese Aktion D erneut darzustellen.
Anschließend mit der Aktion DI die Direktinkasso-Teilmaske aufrufen.
Es sind folgende Felder auszufüllen:
Kreditkarte (z.B.MASTERCARD) Kreditkarte: MASTERCARD-Kartennummer (16-stellig) Gültig bis: Monat-Jahr
(z.B. 10-03 für Oktober 2010) Lastschriftverfahren: Konto-Nr. und BLZ,Kreditinstitut
Hinweis:
Bei Reisebüroinkasso ist die DI-Maske gesperrt. Lastschriftverfahren (ab 01.09.2006 bei allen Marken möglich)
Ein Lastschriftverfahren ist nur bis 30 Tage vor Reiseantritt möglich!
12. REWE Touristik Informationsseiten
Aktion: I
Veranstalter: z.B. ITS
Sie erhalten ein Inhaltsverzeichnis aller zur Verfügung stehenden Menüpunkte. Tragen Sie den entsprechenden
Unterpunkt, z.B. "A" – DER HEISSE DRAHT ZU ITS - in der Multifunktionszeile ein. Blättern ggf. mit der Taste
Vor/Rück möglich.
Hinweis:
Die Infoseiten können Sie selbstverständlich auch für JAHN Reisen, TJAEREBORG aufrufen!
Informationen zur Bankverbindung & Telefonnummern erhalten Sie durch die wechselnde Eingabe in Feld
"VERAN", z.B. ITS, JAHN, TJAE, LTUplus. Eingabe „B“ in der Multifunktionszeil
13. Optionsabfrage
Optionsanfrage - Aktion OA
Mit der Optionsanfrage kann geprüft werden, ob eine Option möglich ist. Außerdem wird das Datum der
Optionsfrist angezeigt.
Option - Aktion O
Bis auf den Aktionscode O verhalten sich die Eingaben zum Buchen einer Option wie bei einer normalen
Buchung. Der Status wird danach mit OP angezeigt. Optionsbuchungen sind bis einschließlich 30 Tage vor
Reisebeginn möglich. Sie werden nach 3 Tagen automatisch zur Festbuchung. Das Tagesdatum, an dem die
Option abläuft, wird am Bildschirm angezeigt. Innerhalb der Optionsfrist kann kostenlos geändert oder storniert
werden.
Option mit Bestätigung - Aktion OR
Mit Aktion OR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Optionsbuchung und Druck der
Bestätigung.
Option Confirmation - Aktion OC
Buchungsinformationen des Veranstalters, die für den Kunden von Bedeutung sind, werden vor
Optionsbuchung im Hinweisteil angezeigt. Diese müssen dem Kunden mitgeteilt und anschließend mit OC
bestätigt werden. Mitteilungspflicht obliegt dem Reisebüro.
Festbuchen der Option - Akton F
Nach Darstellen der Optionsbuchung kann diese vor Ablauf der Optionsfrist mit Aktion F in eine
Festbuchung umgewandelt werden. Der Status wird danach mit RF angezeigt.
Option festbuchen mit Bestätigung - Aktion FR
Mit Aktion FR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Festbuchung der Option und Druck der
Bestätigung.
14. Stornierung
Stornoanfrage - Aktion SA
Mit der Stornoanfrage wird geprüft, ob eine Stornierung der Buchung möglich ist. Außerdem werden evtl.
Stornogebühren angezeigt.
Stornierung - Aktion S
Mit dem Aktionscode S erfolgt das Stornieren der gesamten Buchung durch Eingabe "+" in der ersten Stelle
der Vorgangsnummer. Der Status wird danach mit XX angezeigt. Stronogebühren lt. Reisebedingungen
beachten.
Stornieren mit Bestätigung - Aktion SR
Mit Aktion SR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Storno und Druck der Bestätigung.
Hinweis:
Teilstornierungen sind nur durch unsere Abteilung Reservierung (02203-42-800) möglich.
15. Telefonnummern Verkauf
Reservierung
Mo.- Fr. 09.00 bis 19.00 Uhr/Sa. 09.00 bis 14.00 Uhr
Ihr Ansprechpartner für:
•
•
•
•
•
•
•
Buchungen/Optionen
Um- und Zubuchungen
Teil + Gesamtstornierungen
Vakanzabfragen
Außerkontingent-Anfragen
Hotel- und Flugdaten
Help-Desk CRS
Köln
Tel. 02203/42-800 Fax 02203/42-888
E-Mail: [email protected]
Service Center
Mo.-Fr. 09.00 bis 19.00 Uhr/Sa. 09.00 bis 14.00 Uhr
Ihr Ansprechpartner für:
•
•
•
•
•
•
Manuelle Buchungen/Umbuchungen/Teilstorno
Serviceanfragen/Zielgebiet
behindertengerechte Unterbringung
Haustiere
Übergangsbuchungen/Vorausbuchungen
zusätzliche Kapazitätsanfragen
Balearen/Span. Festland
Tel. 02203/42-810
Fax 02203/42-866
E-Mail: [email protected]
Kanaren/Portugal
Tel. 02203/42-820
Fax 02203/42-866
E-Mail: [email protected]
Nordafrika/V.A. Emirate
Tel. 02203/42-830
Fax 02203/42-866
E-Mail: [email protected]
Osteuropa/Italien/Malta
Tel. 02203/42-840
Fax 02203/42-866
Griechenland/Türkei/Island
E-Mail: [email protected]
Fernreisen
Tel. 02203/42-850
Fax 02203/42-866
E-Mail: [email protected]
Gruppenreisen - FLUG +Autoreisen
Tel. 02203/42-860
Fax 02203/42-866
E-Mail: [email protected]
Autoreisen
Tel. 02203/42-870
Fax 02203/42-877
E-Mail: [email protected]
16. Umbuchung
Umbuchungsanfrage - Aktion UA
Mit der Umbuchungsanfrage wird geprüft, ob eine Änderung der Buchung möglich ist. Außerdem werden die
neuen Preise für die geänderten Daten sowie eventuellen Gebühren angezeigt.
Umbuchung - Aktion U
Mit dem Aktionscode U können Sie
• Leistungen, Namen und Adresse durch Überschreiben der entsprechenden Felder ändern
• Personen und Leistungen hinzufügen.
Umbuchungen sind bis 30 Tage vor Reisebeginn über System möglich. Die Änderung von Adressdaten
ist gebührenfrei. Grundsätzlich werden bei Änderungen am Buchungstag keine Gebühren berechnet.
Ansonsten Änderungsgebühren lt. Reisebedingungen beachten. Das Ändern einer Optionsbuchung hat
keine Auswirkung auf die Optionsfrist.
Umbuchung mit Bestätigung - Aktion UC
Mit Aktion UC und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Umbuchung und Druck der Bestätigung.
Hinweis:
Nicht zu ändern: Name des Anmelders!
17. Verfahren im Überblick +Aktionscodes
AKTION (Aktionscode)
+ -Blättern (vor + rück) bei mehr als 6 TN
B (BR) Buchen (mit Reisebestätigung)
B? Musterbuchung anzeigen
BA Buchungsanfrage
BC Buchung Confirmation
BI Buchungsinformation
BM Vorausbuchungen erfassen
BQ Buchung auf Anfrage (ausser Kontingentanfrage)
D (DR) Darstellen einer Buchung (mit Reisebestätigung)
DI Kreditkartenzahl. · Lastschriftverfahren· Zahlungsinf.
F (FR) Festbuchen einer Option (mit Bestätigung)
G Geräte-/Flugvakanz
GZ Voraussichtliche Flugzeiten
H Hotel-/Unterbringungsvakanz
I Informationen des Veranstalters
O (OR) Option buchen (mit Bestätigung)
OA Optionsanfrage
OC Option Confirmation
S (SR) Stornieren (mit Bestätigung)
SA Stornoanfrage
TB, TD, TU, TS Test-Aktionen zum Üben
U Umbuchen
UA Umbuchungsanfrage
UC Umbuchen mit Bestätigung
V Vorgangssuche
VERAN (Veranstalter)
ITS für ITS Köln
Jahn für Jahn Deutschland
TJAE für TJAEREBORG
PERS (Personenzahl)
Anzahl der Reisenden (18) inkl. Kinder und Babies.
ANF (Anforderungskürzel)
BA Bahnanreise (ITS Autoreisen)
BU Busanreise (ITS Autoreisen)
F Flug
H Hotel, Busbeförderung
FW Ferienwohnung
MW Mietwagen
NF Nur-Flug RT
OW One Way Nur-Flug
P Paket-Reise (feste Komb. von Reiseleistungen lt. Katalog)
R Rundreise
S Sonderleistung (z.B. Sportkurs, Rail&Fly)
V Versicherung
KV Keine Versicherung
LEISTUNG - Codierung lt. Katalog
1. Leistungszeile: bei Flugreise 3-Letter-Code der Flugstrecke, bei Fernreise zur Angabe des Carriers. Weitere
Leistungszeilen: 6-stellige Codierung für Hotel, Ferienwohnung, Paket, Rundreise, Mietwagen, Sonderleistung,
Versicherung.
UNTERBR (Unterbringung) - Codierung lt. Katalog bzw. Hotelvakanz 1.-3. Stelle: Zimmerart/Serviceart (z.B.
Fahrzeugtyp bei Mietwagen)
4. Stelle: Verpflegungsart
ANZ (Anzahl)
Anzahl der Leistungen
VON
Datum des Leistungsbeginns in der Form TTMM oder TTMMJJ. Bei Fern- bzw. Nachtflügen muss das Vonund/oder Bis-Datum beim Hotel nicht identisch mit dem Flug-Datum sein.
BIS
Reisedauer in Tagen in der Form T oder TT oder Datum des Leistungsendes in der Form TTMM oder TTMMJJ.
TL-ZUORDNUNG (Teilnehmer-Zuordnung) Pflichtfeld! Eingabe, wenn Reisende unterschiedliche Leistungen
buchen: 1, 2, 3 oder 1-3 oder 1-3, 5.
ST (Status)
BQ Auf Anfrage
OK bestätigt
OP optioniert
RF innerhalb der Optionsfrist festgebucht
XX storniert
TC Vorausbuchung erfasst
A (Anredekürzel)
D Dame
K Kind
B Baby
NAME/VORNAME/TITEL
Name, Vorname, evtl. Titel aller Teilnehmer jeweils mit "/" getrennt. Ab der 2. Person "/Vorname" falls Nachname
identisch mit vorheriger Person.
A/ERM (Alter/Ermäßigung)
Eingabe des Alters bei Kindern und Babies zur Berechnung der Ermäßigung.(Geburtsdatum Pflicht)
BEM (Bemerkungen)
Eingabe von unverbindlichen Kundenwünschen zur Buchung, die keiner Rückbestätigung seitens des
Veranstalters bedürfen. Die REWE Touristik GmbH übernimmt für die Erfüllung dieser Wünsche keine
Verantwortung, versucht aber alle geäußerten Wünsche zu berücksichtigen. Bonuscodes der Hotelketten
(z.B. RIU-Code) bitte wie folgt eintragen : =CODE=
Hinweis:
Reisebüro- und Kundenanschrift darf nicht identisch sein.
NAME, VORN/TI (Keine Reisebüroanschrift)
Name, Vorname, ggf. Titel des Auftraggebers bzw. Rechnungsempfängers nur erforderlich, wenn nicht mit 1.
Reisenden identisch.
STR, NR
Straße und Hausnummer des 1. Reisenden
PLZ, ORT
Postleitzahl und Ort wie üblich. Bei ausländischer Adresse: Länderkennzeichen getrennt durch Bindestrich vor
der Postleitzahl.
ZUSATZ
Eintragung, die die Adresse des Kunden noch näher beschreibt, z.B. Hinterhaus.
TEL-NR
Telefonnummer der anmeldenden Person
Hilfefunktion am Bildschirm
In Abhängigkeit von Eingaben in den Feldern AKTION und VERAN steht Ihnen eine gezielte Hilfefunktion am
Bildschirm zur Verfügung. Nach Eingabe z.B. von AKTION B und VERAN LTT gehen Sie einfach mit dem Cursor
in das gewünschte Feld und betätigen die Taste "Hilfe" bzw. F1. Den Hilfetext entfernen Sie wieder durch
Bestätigen der Tasten "Shift + Hilfe" bzw. "ESC".
Verfügbarkeit des REWE Touristik GmbH Buchungssystems
Unser RTG-Buchungssystem ist durchgehend verfügbar, ausgenommen notwendiger Wartungsarbeiten.
18. Vorausbuchungen
Bis auf den Aktionscode BM verhalten sich die Eingaben zum Buchen einer Vorausbuchung wie bei einer
normalen Buchung. Die Buchungen enthalten keine Preise und sind unverbindliche Anfragen.
Der Status wird danach mit TC angezeigt. Vorausbuchungen können jeweils für den nächsten noch nicht
erschienenen Katalog getätigt werden. Bei Katalogstart können Sie Ihren Vorgang erneut aufrufen, die realisierte
Buchung oder die von RTG erfasste Alternative mit Preisangabe ersehen.
Was Sie noch wissen müssen:
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Keine "Nur Flug" Buchungen möglich
Keine manuellen Buchungen möglich
Saisonüberschneidungen können nicht mit BM erfasst werden (Per Fax an das jeweilige Service Center)
Versicherungen können nicht gebucht werden
Änderungen und Stornierungen sind jederzeit möglich
Zwischenverkauf und Preisangaben vorbehalten
Vollständige Daten angeben / Datum mit Jahreszahl
Buchungen mit unvollständigen Namen oder Anschriften (z.B. Test) werden storniert
Ihre Kunden erhalten vor dem Buchungsstart eine Optionsbestätigung von RTG
19. Buchung auf Request (Aktion BQ) für Flugpauschalreisen
Buchung - Aktion BQ
Es ermöglicht Reisebüros sog. Request-Buchungen (Bsp. Anfragen außer Kontingent, Buchungen nach
Kontingentverfall) über START durch Eingabe der Aktion "BQ". Wird eine Buchungsanfrage (Aktion "BA") getätigt,
erscheint folgende Meldung: "Buchung "On Request" möglich, bitte Aktion " BQ" verwenden". Nachdem die
Buchung schließlich mit allen notwendigen Daten (gewünschte Versicherung, Teilnehmernamen,
Anmeldeadresse) komplettiert wurde, kann nun eine Request-Buchung durch Verwendung der Aktion "BQ"
angelegt werden. Es erscheint nun die Meldung "Auf Anfrage" und die angefragte Leistung erhält den Status
"RQ".
Wichtig:
RQ-Buchungen sind nur für die Leistungen möglich, die in der Vakanz mit "RQ" gekennzeichnet sind. Für
Leistungen, bei denen eine "Ø“ oder „-" erscheint, sind keine Anfragen möglich. Wenn uns die "positive" Antwort
des Vertragspartners vorliegt, setzen wir die Buchung auf O.K. und informieren über das Service- Center das
Reisebüro. Sollten wir die Anfrage nicht realisieren können, werden Sie ebenfalls durch unserer ServiceCenter
informiert.
Für Preisermittlungen, sowie zur Prüfung der Buchbarkeit verwenden sie bitte ausschließlich die Aktion
BA (Buchungsanfrage)
Bitte verwenden Sie für Preisanfrage NICHT die Aktion BQ, da hier umgehend eine verbindliche Anfrage
generiert wird und umgehend Stornokosten entstehen werden.