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Bedienerhandbuch
Online Beschaffungsassistent
Version 5.14
2016-08-25
[email protected]
Bedienerhandbuch Online Beschaffungsassistent
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung .................................................................................................................. 1
2
Installation ................................................................................................................ 3
3
2.1
e-Vergabe-Home-Variable setzen .......................................................................... 5
2.2
Der erste Aufruf des OBA ...................................................................................... 7
Grundlagen der Benutzung ..................................................................................... 9
3.1
Erneuter Aufruf des OBA ...................................................................................... 9
3.1.1
Aufruf über Java Web Start ...................................................................................9
3.1.2
Aufruf über Desktop ............................................................................................ 10
3.1.3
Aufruf über einen Web-Browser ......................................................................... 12
3.1.4
Weitere Schritte ...................................................................................................12
3.1.5
Vollständige Replikation ..................................................................................... 14
3.2
Beenden des OBA.................................................................................................. 24
3.3
Allgemeine Bildschirmelemente .......................................................................... 24
3.3.1
Grundsätzlicher Aufbau der Maske .....................................................................24
3.3.2
Menüstruktur ....................................................................................................... 25
3.3.3
Schaltflächen ....................................................................................................... 26
3.3.4
Projekt- / Verfahrensauswahl .............................................................................. 27
3.3.5
Verfahrensbaum ..................................................................................................27
3.3.6
Arbeitsmaske eines Verfahrens ........................................................................... 27
3.4
Dateiformate .......................................................................................................... 28
3.5
Anzeige zusätzlicher Informationen .................................................................... 29
3.5.1
Eingangsordner ...................................................................................................29
3.5.2
Ausgangsordner ...................................................................................................32
3.5.3
Anbieter ............................................................................................................... 33
3.5.4
Meine Vertretungen............................................................................................. 35
3.5.5
Meine Vertreter ...................................................................................................35
3.6
Empfangen von E-Mails ....................................................................................... 35
3.7
ESender-Nachrichten ........................................................................................... 36
4
Erste Schritte mit dem OBA ................................................................................. 37
5
Replikation.............................................................................................................. 38
5.1
Teilreplikation ....................................................................................................... 43
5.1.1
Version 5.14
Vorgehen ............................................................................................................. 44
Seite I
6
Verfahren im OBA ................................................................................................. 45
6.1
Verfahrensanlage .................................................................................................. 45
6.1.1
Verfahren anlegen ............................................................................................... 45
6.1.2
Bekanntmachungsvorlagen filtern ....................................................................... 46
6.1.3
Verfahren anlegen für alle Verfahrensarten außer soziale und andere besondere Dienstleistungen
47
6.1.4
Verfahren anlegen für soziale und andere besondere Dienstleistungen .............. 55
6.1.4.1Validierung ............................................................................................... 56
6.1.4.2Projektzuordnung ..................................................................................... 56
6.1.4.3Archivierungsfrist ..................................................................................... 57
6.1.4.4Eigene Adressen verwalten ...................................................................... 57
6.1.4.5Eingabe von CPV-Codes .......................................................................... 59
6.1.4.6Import und Export der Formulardaten als XML....................................... 60
6.1.5
Aktualisierung von Fristen .................................................................................. 62
6.1.5.1Bearbeitung von Fristen vor der Freigabe ................................................ 62
6.1.5.2Bearbeitung von Fristen nach der Freigabe .............................................. 62
6.2
Verfahren freigeben .............................................................................................. 63
6.2.1
EU-weite-Freigabe im Fehlerfall ......................................................................... 64
6.3
Verfahren auswählen ............................................................................................ 64
6.4
Verfahren aktualisieren........................................................................................ 66
6.4.1
Verfahren aktualisieren für alle Verfahrensarten außer soziale und andere besondere
Dienstleistungen ................................................................................................................... 67
6.4.1.1Aktualisieren von Verfahren - Variante 1 und 2 ...................................... 68
6.4.1.2Aktualisieren von Verfahren – Variante 3 ................................................ 68
6.4.2
Verfahren aktualisieren für soziale und andere besondere Dienstleistungen ...... 72
6.4.2.1Aktualisieren von Verfahren – Variante 1 (Keine Korrektur an EU) ....... 73
6.4.2.2Aktualisieren von Verfahren – Variante 2 (Korrektur an EU) ................. 74
6.4.2.4Zusätzliche Funktionalitäten ....................................................................75
Version 5.14
Seite II
6.5
Verfahren sichtbar / unsichtbar schalten ........................................................... 75
6.6
Verfahren anhalten bzw. fortführen ................................................................... 76
6.7
Verfahren exportieren .......................................................................................... 78
6.8
Verfahren archivieren .......................................................................................... 79
6.9
Verfahren entfernen ............................................................................................. 83
6.10
Verfahren aufheben .............................................................................................. 83
6.10.1
7
6.11
ExPost EU .............................................................................................................. 87
6.12
ExPost National ..................................................................................................... 91
6.13
Status im wettbewerblichen Dialog ..................................................................... 97
6.14
Vorinformation ..................................................................................................... 98
Dokumente im OBA ............................................................................................. 100
7.1
7.2
8
Dokumente importieren ..................................................................................... 101
7.1.1
Import über den Menüaufruf des OBA ............................................................. 101
7.1.2
Import via Drag & Drop .................................................................................... 104
Dokumente versenden ........................................................................................ 104
7.2.1
Dokumente für Gruppen .................................................................................... 110
7.2.2
Dokumente für einzelne Anbieter ..................................................................... 110
7.2.3
Teilnahmeunterlagen versenden ........................................................................ 110
7.3
Dokumente - Aktualitätsstatus ändern ............................................................. 111
7.4
Dokumente anzeigen ........................................................................................... 112
7.5
Dokumente prüfen .............................................................................................. 113
7.6
Dokumente exportieren ...................................................................................... 115
7.6.1
Export über den Menüaufruf des OBA ............................................................. 115
7.6.2
Export via Drag & Drop .................................................................................... 117
7.7
Dokumente lokal löschen.................................................................................... 118
7.8
Dokumente mit ARES-Kennung versehen ....................................................... 119
Anbieterverwaltung ............................................................................................. 121
8.1
Teilnehmer suchen / hinzufügen ........................................................................ 121
8.2
Anbieter Status ändern....................................................................................... 125
8.2.1
Version 5.14
Änderungsformular ............................................................................................. 85
Bewerber zulassen ............................................................................................. 126
Seite III
8.3
9
10
8.2.2
Bewerber ablehnen ............................................................................................ 127
8.2.3
Berücksichtigten Anbieter auswählen ............................................................... 127
Anbieterliste erstellen ......................................................................................... 128
Nachfolger und Vertreter .................................................................................... 130
9.1
Nachfolger............................................................................................................ 130
9.2
Vertreter hinzufügen .......................................................................................... 131
9.3
Vertreter entfernen ............................................................................................. 132
9.4
Vertretung aktivieren ......................................................................................... 133
9.5
Vertretung deaktivieren ..................................................................................... 134
Extras .................................................................................................................... 135
10.1
Plattform-Status .................................................................................................. 135
10.2
OBA anhalten ...................................................................................................... 137
10.3
Zertifikate auslesen ............................................................................................. 139
10.4
PDF-Dokumente signieren ................................................................................. 142
10.5
PDF-Dokumente prüfen ..................................................................................... 150
10.5.1
Erweiterte Informationen zur Signaturprüfung ................................................. 153
10.5.2
Mehrere Unterschriften prüfen .......................................................................... 155
11
Hilfe und Info ....................................................................................................... 159
12
Ungültigkeit, Verlust oder Defekt der Signaturkarte ....................................... 161
13
Schnittstelle zum Vergabemodul bzw. einem Vergabemanagementsystem ... 162
14
Glossar und Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste ............. 163
15
Abbildungsverzeichnis......................................................................................... 167
16
Tabellenverzeichnis.............................................................................................. 174
Version 5.14
Seite IV
1
Einleitung
Der Online Beschaffungsassistent (OBA) ist eine Komponente der e-Vergabeplattform und unterstützt
Sie als Sachbearbeiter einer Vergabestelle bei diversen verfahrensbezogenen Tätigkeiten.
Der OBA hat im Einzelnen folgende Funktionalitäten:

Verwaltung von Verfahren:
o
Verfahren anlegen
o
Verfahren freigeben
o
Verfahren aktualisieren

Gewährleistung der Kommunikation zwischen Vergabestelle und Anbietern (jeweils immer nur
innerhalb eines Mandanten)

Transport von Dokumenten auf die Vergabeplattform

Herunterladen von Dokumenten von der Vergabeplattform

Anbieterverwaltung, bspw. :
o
Auswahl der Teilnehmer an einem Verfahren
o
Auswahl des berücksichtigten Bieters und weiterführende Kommunikation
o
Vertreterverwaltung.
Dieses Bedienerhandbuch gliedert sich in 13 Kapitel. Im Kapitel Installation finden Sie technische
Hinweise und Voraussetzungen zur optimalen Nutzung des OBA. Das Kapitel Grundlagen der
Benutzung erläutert Ihnen den Aufbau des OBA und bietet Ihnen Hilfestellung beim Umgang mit dem
OBA. Das Kapitel Erste Schritte mit dem OBA soll Ihnen den ersten Einstieg in die Benutzung des
OBA erleichtern. Im Kapitel Replikation wird die automatische sowie manuelle Replikation mit der
Vergabeplattform näher erklärt. In den Kapiteln Verfahren im OBA und Dokumente im OBA werden
die einzelnen Funktionen des OBA detailliert erläutert. Das Kapitel Anbieterverwaltung geht auf den
Auswahlprozess von Teilnehmern und Bietern ein. Wie Sie Ihre Vertreter und Nachfolger festlegen
können, wird Ihnen im Kapitel Nachfolger und Vertreter erklärt. Im Kapitel Extras werden einige
Extras des OBA wie zum Beispiel das Anhalten des OBA sowie das Auslesen von Zertifikaten
beschrieben. Im Kapitel Ungültigkeit, Verlust oder Defekt der Signaturkarte finden Sie Hinweise zum
Thema: Ungültigkeit, Verlust oder Defekt einer Signaturkarte. Falls Sie mit einem
Vergabemanagementsystem arbeiten, bietet das Kapitel Schnittstelle zum Vergabemodul bzw. einem
Vergabemanagementsystem wichtige Informationen über die Schnittstelle zum Vergabemodul. Ein
Glossar und Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste finden Sie am Ende dieses
Handbuches.
Informationen zu den unterstützten Betriebssystemen und Java Versionen sind unter dem Menüpunkt
[Vergabestellen] auf der folgenden Internet-Seite veröffentlicht:
http://www.evergabe-online.info
Version 5.14
Seite 1
Hier können Sie sowohl den OBA als auch die entsprechende Java-Laufzeitumgebung herunterladen.
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Seite 2
2
Installation
Die Nutzung des OBA Client erfordert das Oracle Java Runtime Environment (JRE) in Version 7 oder
neuer. Die aktuelle Java Runtime Version kann von unserer Online-Präsenz http://www.evergabeonline.info unter dem Menüpunkt [Vergabestellen] heruntergeladen werden. Das JRE enthält das Java
Web Start Programm, welches für die Ausführung des OBA Client verwendet wird.
Die Einbindung der Signaturkarten erfolgt über die Software SecSigner des Herstellers SecCommerce.
Weitergehende Informationen über die unterstützten Signaturkarten und Kartenleser finden sich unter
https://seccommerce.com/de/products/secsigner.html. Der SecSigner ist im OBA Client enthalten und
muss nicht vom Benutzer installiert werden.
Für die Kommunikation mit den Kartenlesegeräten werden plattform-spezifische Bibliotheken, zum
Beispiel DLL-Dateien im Falle von Windows, eingesetzt. Für den erfolgreichen Ablauf der Software
muss eine Ablage und Ausführung dieser Dateien erlaubt sein.
Da die lokale Sicherung benutzerspezifischer Daten in das jeweilige Home-Verzeichnis des
ausführenden Nutzers erfolgt, sind entsprechende Schreibrechte notwendig.
Eine ausführliche Übersicht aller Nutzungsbedingungen finden Sie auf unserer Online-Präsenz unter
http://www.evergabe-online.info unter dem Menüpunkt [Vergabestellen].
HINWEISE: Beim Starten des Installationsvorgangs des OBA wird automatisch Java Web Start
initiiert, welches die Anwendung herunterlädt, im Speicher hält und ausführt. Hierbei ist zu beachten,
dass in Abhängigkeit von der installierten Java-Version und vom Betriebssystem die Hinweisdialoge
beim Herunterladen des OBA unterschiedlich in der Darstellung sein können; die Installation wird
allerdings hierdurch nicht beeinflusst.
Java Web Start prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen des OBAClients kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung und der Start der
Installation wird abgebrochen. Informationen zu den unterstützten Java Versionen finden Sie unter
http://www.evergabe-online.info.
Beim Start der Installation erscheint das in Abbildung 1 dargestellte Installationsfenster.
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Seite 3
Abbildung 1: Installationsfenster
Da der OBA auf Ressourcen Ihres Rechners zugreifen muss, d.h. er muss Zugriff auf das Dateisystem
haben, erscheint als nächstes eine Sicherheitswarnung (Abbildung 2). Um den OBA zu installieren,
müssen Sie in diesem Dialog die [Ausführen]-Schaltfläche betätigen.
Abbildung 2: Sicherheitswarnung
Beim ersten Aufruf startet der OBA mit einem Replikationsdialog wie in Kapitel 2.2 Der erste Aufruf
des OBA beschrieben.
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2.1 e-Vergabe-Home-Variable setzen
Sobald Sie den OBA installieren, wird auf Ihrem PC ein Arbeitsverzeichnis unter dem Pfad
[C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\evergabe] angelegt. Den Pfad dieses
Arbeitsverzeichnisses können Sie jederzeit ändern, indem Sie die Umgebungsvariable
[evergabe_home] festlegen.
HINWEIS: Beim nächsten Starten des OBA werden alle Daten erneut von der Plattform geladen und
im neuem OBA-Home-Verzeichnis abgelegt.
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Setzen der Home-Variable am Beispiel Windows XP
Legen Sie als erstes ein Verzeichnis mit dem gewünschten Pfad an und kopieren Sie diesen Pfad in die
Zwischenablage. Schließen Sie als nächstes alle Programme und rufen Sie die folgende Funktion auf:
[Systemsteuerung>System>Erweitert>Umgebungsvariablen]
Abbildung 3: Umgebungsvariablen
Betätigen Sie die Schaltfläche [Neu] im Bereich [Benutzervariablen für …], geben Sie als [Name
der Variablen] den Wert [evergabe_home] (ohne die umgebenden eckigen Klammern) ein und fügen
Sie den kopierten Pfad zum gewünschten Arbeitsverzeichnis als [Wert der Variablen] ein; alternativ
ist natürlich eine manuelle Eingabe des Pfades möglich.
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Abbildung 4: Neue Benutzervariable
Wenn Sie anschließend Ihre Eingaben mit [OK] bestätigen, ist die e-Vergabe-Home-Variable somit
gesetzt. Beim nächsten Aufruf des OBA wird das Verzeichnis mit dem eingegebenen Pfad als
Arbeitsverzeichnis benutzt.
Analog zur beschriebenen Vorgehensweise kann die e-Vergabe-Home-Variable mit Hilfe der
Schaltflächen [Bearbeiten] bzw. [Löschen] (vgl. Abbildung 3) geändert oder wieder entfernt werden.
HINWEIS: Wie Sie die Umgebungsvariable bei anderen Betriebssystemen festlegen bzw. ändern
können, entnehmen Sie bitte den entsprechenden Handbüchern.
2.2 Der erste Aufruf des OBA
Bei der e-Vergabe befindet sich der aktuelle Stand der Verfahren und Dokumente stets auf den
Servern der e-Vergabeplattform. Um dies zu gewährleisten und um im OBA stets den aktuellen Stand
anzeigen zu können, müssen die Dokumente eines Verfahrens regelmäßig zwischen OBA und
Vergabeplattform repliziert werden.
Sobald Sie den OBA starten, erfolgt zunächst ein Verbindungsaufbau zum Server. Es erscheint eine
Anmeldeinformation (Abbildung 5).
Abbildung 5: Anmelden am Server – Verbindungsaufbau
Dabei werden Sie aufgefordert Ihre Signaturkarte einzulegen und der Verschlüsselungs-PIN der Karte
einzugeben. Nach erfolgreicher PIN-Eingabe erfolgen die Aktualisierung aller Verfahren in Ihrer
lokalen Datenbank und das Herunterladen der Verfahrensschlüssel-Pakete.
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Nach initialem Start und erfolgreichem Laden der Verfahren und der Verfahrens-Schlüsselpakete wird
der Bildschirm zur Bearbeitung angezeigt (siehe Abbildung 6: OBA Bearbeitungs-Bildschirm).
Abbildung 6: OBA Bearbeitungs-Bildschirm
Da Sie bisher noch kein Verfahren bearbeitet haben, ist noch kein Verfahren ausgewählt und es wird
nur das e-Vergabe Logo im Bildschirm angezeigt. Der Verfahrensbaum links enthält ebenfalls keine
Informationen zu einem Verfahren.
Nun haben Sie aber die Möglichkeit, ein Verfahren in der Schnellauswahl oder über das Menu
„Verfahren“ auszuwählen.
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3
Grundlagen der Benutzung
In diesem Kapitel werden Ihnen die wesentlichen Funktionen des OBA erklärt, die für dessen Nutzung
notwendig sind.
3.1 Erneuter Aufruf des OBA
Um den OBA nach der Installation erneut aufzurufen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur
Verfügung:

Über Java Web Start (siehe Abschnitt Aufruf über Java Web Start).

Über das entsprechende Bildsymbol auf dem Desktop oder das Startmenü (nur bei Microsoft
Windows) (siehe Abschnitt Aufruf über Desktop).

Über einen Web-Browser (siehe Abschnitt Aufruf über einen Web-Browser).
HINWEIS: Bei allen genannten Möglichkeiten wird explizit oder implizit Java Web Start verwendet.
Dieses prüft zunächst, ob die lokal installierte Java-Version mit den Anforderungen des AnA-Clients
kompatibel ist. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine entsprechende Meldung und der Start wird
abgebrochen. Informationen zu den unterstützten Java Versionen finden Sie unter
http://www.evergabe-online.info.
3.1.1 Aufruf über Java Web Start
Mit Java Web Start können Sie Java-Anwendungen aus dem Internet herunterladen und ausführen.
Über Java Web Start wird beim Starten des OBA-Clients überprüft, ob eine neue Version des OBAClients auf dem Server vorliegt und diese ggf. herunter geladen. Somit wird gewährleistet, dass Sie
stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Die herunter geladene Version bleibt so lange im Speicher
(Cache) von Java Web Start, bis eine neue Version vorliegt und diese geladen werden muss.
Sie haben zwei Möglichkeiten, den OBA über Java Web Start zu starten:

Aus dem Cache-Viewer

Über die Befehlsaufforderung.
Starten der Anwendung aus dem Cache-Viewer:
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
Doppelklicken Sie auf das Java-Symbol unter [Start > Einstellungen > Systemsteuerung >
Java].

Klicken Sie auf die Registerkarte [Allgemein].
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
Klicken Sie im Abschnitt [Temporäre Internet-Dateien] auf die Schaltfläche [Anzeigen…].
Es öffnet sich das Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen. Ab hier haben Sie die
Möglichkeit, die Anwendung aus der Liste auszuwählen und über einen Doppelklick direkt zu
starten bzw. eine Verknüpfung zu erstellen, wenn Sie die Anwendung häufiger verwenden.
Abbildung 7: Java Web Start Anwendungsmanager
Starten der Anwendung über die Befehlsaufforderung:

Wählen Sie über das Startmenü die Option [Ausführen], und geben Sie [javaws -viewer] ein.
Es wird Ihnen direkt die Funktion aus Abbildung 7 angezeigt.
3.1.2 Aufruf über Desktop
Wenn Sie eine Anwendung häufiger verwenden, können Sie aus der Java Web Start Anwendung eine
Verknüpfung auf Ihren Desktop oder in Ihr Startmenü erstellen.
Eine Verknüpfung zum OBA erstellen Sie, indem Sie die Anwendung in der Liste markieren und im
Kontextmenü der Anwendung die Funktion [Verknüpfung installieren] auswählen. (Abbildung 8).
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Abbildung 8: Java Web Start Verknüpfung via Menü
Wenn Sie die Verknüpfung zum OBA als Bildsymbol - wie oben beschrieben - auf dem Desktop
erstellt haben, können Sie den OBA durch Doppelklicken des Bildsymbols auf dem Desktop
(Abbildung 9) bzw. aus dem Windows-Startmenü (Abbildung 10) aufrufen.
Abbildung 9: Bildsymbol mit Verknüpfung zum OBA
Abbildung 10: Aufruf des OBA im Startmenü
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3.1.3 Aufruf über einen Web-Browser
Alternativ zu Java Web Start können Sie den OBA über Ihren Web-Browser starten. Geben Sie hier
die URL zum OBA ein, bspw.
http://www.evergabe-online.de/eVergabeClient/oba
3.1.4 Weitere Schritte
Es erscheint zunächst eine Statusinformation (Abbildung 15) über den Verbindungsaufbau zum
Server.
Abbildung 11: Anmeldeinformation - Verbindung zum Server
Dabei greift der OBA auf das Kartenlesegerät zu. Im Anschluss daran erscheint das
Anmeldungsfenster, in welches Sie nach Einlegen der Signaturkarte in das Kartenlesegerät die PIN
dieser Signaturkarte eingegeben müssen (Abbildung 16). Abhängig von Ihrem Kartenlesegerät kann
der folgende Dialog auch anders aussehen.
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Abbildung 12: Beispielhafte PIN-Eingabe (abhängig von Kartenleser)
Nach erfolgreicher Anmeldung werden die Verfahren in ihrer lokalen Datenbank mit den Verfahren in
der e-Vergabe Plattform abgeglichen bzw. aktualisiert. Dabei werden neue Verfahren in der lokalen
Datenbank eingefügt. Statusänderungen von bestehenden Verfahren werden entsprechend aktualisiert.
Während der Aktualisierung der Verfahren erscheint eine weitere Statusinformation (Abbildung 13).
Abbildung 13: Statusinformation – Verfahren aktualisieren
Während der Aktualisierung werden nur die Verfahren selber aktualisiert und danach, sofern
erforderlich die Verfahrensschlüssel-Pakete, vom Server geladen. Während des Herunterladens der
Schlüsselpakete wird der Fortschritt in einem Statusfenster angezeigt (Abbildung 14)
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Abbildung 14: Aktualisierung der Verfahrensschlüssel
Nachdem Verfahren und Verfahrensschlüssel mit dem Server abgeglichen wurden, wird entweder das
zuletzt ausgewählte Verfahren oder die OBA Startseite im Bearbeitungs-Bildschirm angezeigt, wenn
kein Verfahren zuvor bearbeitet wurde.
3.1.5 Vollständige Replikation
Eine vollständige Replikation kann ebenfalls durchgeführt werden.
Die Vollständige Replikation ist über das Menu „Datei“ aufrufbar.
Es erscheint zunächst das Startfenster für die Replikation (Abbildung 15). Sie haben jetzt die
Möglichkeit, die Replikation zu starten oder den Vorgang durch die [Abbrechen]-Schaltfläche zu
beenden.
Abbildung 15: Replikationsdialog
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Nach Betätigen der Schaltfläche [Replikation starten] greift der OBA auf das Kartenlesegerät zu. Im
Anschluss daran erscheint das Anmeldungsfenster, in welches Sie nach Einlegen der Signaturkarte in
das Kartenlesegerät die PIN dieser Signaturkarte eingegeben müssen (Abbildung 16). Abhängig von
Ihrem Kartenlesegerät kann der folgende Dialog auch anders aussehen.
Abbildung 16: Beispielhafte PIN-Eingabe (abhängig von Kartenleser)
Nach erfolgreicher Anmeldung wird Ihnen eine Liste von herunterladbaren Dokumenten angezeigt. In
dieser Ansicht können Sie einzelne oder alle Dokumente auswählen bzw. abwählen (Abbildung 17).
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Abbildung 17: Zum Herunterladen bereitgestellte Dokumente
Sie haben jetzt die Möglichkeit, einzelne oder alle Dokumente ab- bzw. auszuwählen. So haben Sie
auch die Möglichkeit, nur Dokumente für ein bestimmtes Verfahren herunter zu laden.
Grundsätzlich wird empfohlen, alle Dokumente herunter zu laden.
Dokumente, welche kein Auswahlkästchen in der Spalte [Auswahl] stehen haben, sondern ein [K],
sind elektronische Schlüssel. Diese Dateien werden immer heruntergeladen (Abbildung 18).
Abbildung 18: Schlüsseldarstellung bei der Replikation
Mit Klicken auf die [Weiter]-Schaltfläche wird das eigentliche Herunterladen der Dokumente
angestoßen und Sie können den Fortschritt verfolgen (Abbildung 19).
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Abbildung 19: Herunterladen von Dokumenten
War die Replikation erfolgreich, wird Ihnen dieses mit einer Erfolgsmeldung angezeigt (Abbildung
20).
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Abbildung 20: Erfolgreiche Replikation
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Sollte jedoch ein Fehler aufgetreten sein, wird Ihnen das beim Herunterladen in der Spalte [Fehler]
angezeigt (Abbildung 21).
Abbildung 21: Replikation mit Fehler
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Ist das Herunterladen abgeschlossen, wird Ihnen eine Tabelle mit den auf Grund eines Fehlers nicht
herunter geladenen Dokumenten und dem entsprechenden Fehlertext angezeigt (Abbildung 22).
Abbildung 22: Replikation mit Fehlern abgeschlossen
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Seite 20
Im Bedarfsfall sollten Sie auf die gezeigte Fehlermeldung reagieren oder sich ggf. mit der Hotline der
e-Vergabe in Verbindung setzen. Klicken Sie eine Fehlermeldung an, erscheint ein Dialog, über den
Sie sich Details zu der ausgewählten Fehlermeldung anzeigen lassen können (Abbildung 23).
Die [Details>>]-Schaltfläche einer Fehlermeldung öffnet ein Fenster mit technischen Details zum
Fehler, welche ggf. an die Hotline weitergeleitet werden sollten. Mit [OK] gelangen Sie wieder zum
Replikations-Dialog zurück (Abbildung 22).
Abbildung 23: Details zu Fehlermeldung beim Herunterladen
In jedem Fall beenden Sie die Replikation über die Schaltfläche [Fertigstellen] und der OBA wird
geöffnet.
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Seite 21
Sind keine neuen Dokumente zum Herunterladen vorhanden, überspringt der Replikationsdialog die
Dateiauswahl und gibt Ihnen eine entsprechende Hinweismeldung aus (Abbildung 24).
Abbildung 24: Keine Dokumente geladen
Ebenso bekommen Sie eine detaillierte Dokument-Ansicht, sollte beim Herunterladen eines
Dokuments ein Fehler aufgetreten sein. Im Bedarfsfall sollten Sie auf die gezeigte Fehlermeldung
reagieren oder sich ggf. mit der e-Vergabe-Hotline in Verbindung setzen.
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Mit Betätigen der Schaltfläche [Fertigstellen] wird der Replikationsdialog beendet und der eigentliche
OBA öffnet (Abbildung 25) sich.
Abbildung 25: OBA
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Seite 23
3.2 Beenden des OBA
Zum Beenden des OBA stehen Ihnen - windows-typisch - mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Klicken auf das Symbol [Schließen] in der oberen rechten Ecke des Fensters

Aufruf des Menüs [Datei > Beenden]

Tastenkombination [ALT] + [F4].
3.3 Allgemeine Bildschirmelemente
In diesem Kapitel werden Ihnen die Bildschirmelemente des OBA näher erklärt. Die
Bildschirmelemente unterstützen und vereinfachen die Bedienung des OBA.
3.3.1 Grundsätzlicher Aufbau der Maske
Das allgemeine Erscheinungsbild des OBA lässt sieben verschiedene Bereiche erkennen (Abbildung
26):
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
Das Menü befindet sich über der Schaltflächen-Leiste (1)

Die Schaltflächen-Leiste befindet sich direkt unter dem Menü (2)

Die Projekt-/Verfahrensauswahl wird durch diesen Bereich schnell zugänglich gemacht (3)

Der Verfahrensbaum befindet sich immer auf der linken Seite unter der Projekt/Verfahrensauswahl (4)

Die jeweilige Arbeitsmaske befindet sich immer auf der rechten Seite (5)

Wichtige Verfahrens-Informationen werden unterhalb von Verfahrensbaum und Arbeitsmaske
dargestellt (6)

Die Statusleiste (u. a. mit Anzeige des Mandanten und des Benutzers) befindet sich am unteren
Ende der Maske (7).
Seite 24
Abbildung 26: Aufbau der Maske
3.3.2 Menüstruktur
Die Menüstruktur des OBA ist in Tabelle 1 auf der nächsten Seite dargestellt. Die einzelnen
Menüfunktionen sind immer sichtbar, jedoch nur dann aktiv, wenn die jeweilige Funktion ausführbar
ist.
Version 5.14
Seite 25
Datei
Voll-Replikation…
Teil-Replikation…
Beenden
Verfahren
Auswählen…
Exportieren…
Archivieren…
Entfernen…
Anlegen…
Freigeben…
Aktualisieren…
Sichtbar/Unsichtbar…
Anhalten/Fortführen
Aufheben…
ExPost EU…
ExPost National…
Status im wettbewerblichen Dialog
Dokumente
Importieren…
Exportieren…
Versenden…
Löschen …
Anzeigen…
Prüfen…
Aktualitätsstatus ändern…
ARES-Kennung
Inhaber
Vertreter hinzufügen…
Vertreter entfernen…
Vertretung aktivieren…
Vertretung deaktivieren…
Nachfolger…
Anbieter
Teilnehmer suchen / hinzufügen…
Status ändern…
Liste…
Extras
Plattform-Status…
OBA anhalten…
Zertifikate auslesen…
Hilfe
Hilfe…
Info…
Tabelle 1: Menüstruktur
3.3.3 Schaltflächen
Eine einfache und schnelle Bedienung können Sie über die Schaltflächen in der Schaltflächen-Leiste
erreichen. Die Schaltflächen stehen Ihnen für häufig genutzte Funktionen zur Verfügung. Die
Schaltflächen stehen Ihnen aber nur dann aktiv zur Verfügung, wenn die jeweilige Funktion gerade
ausführbar ist. Die Schaltfläche [Hilfe] ist dabei immer aktiv.
Eine Übersicht über die Schaltflächen und deren Funktionen finden Sie in Abbildung 187 am Ende
dieses Handbuchs.
Version 5.14
Seite 26
3.3.4 Projekt- / Verfahrensauswahl
Beim Anlegen eines Verfahrens können Sie mehrere Vergabeverfahren unter einem Projekt
zusammenfassen.
Im Bereich [Projekte/Verfahren] wird Ihnen die gezielte Auswahl eines Projektes oder Verfahrens
ermöglicht. Je nach Auswahl wird Ihnen im Verfahrensbaum ein ganzes Projekt mit seinen Verfahren
oder einzelne Verfahren angezeigt. Projekte sind in der Auswahlliste mit einem [P-] und Verfahren
mit einem [V-] gekennzeichnet. Es werden Ihnen alle Ihre Projekte und Verfahren sowie die Projekte
und Verfahren der Personen, für die Sie als Vertreter eingetragen sind, zur Auswahl bereitgestellt.
Abbildung 27: Projekt-Ansicht
Wählen Sie im Bereich [Projekte/Verfahren] ein Projekt aus, werden Ihnen im Verfahrensbaum alle
zugeordneten Verfahren mit ihren Eingangs- und Ausgangsordnern angeboten. Im Arbeitsbereich
erscheint ebenfall eine Liste mit den zugeordneten Verfahren.
3.3.5 Verfahrensbaum
Der Verfahrensbaum befindet sich immer im linken Bereich des Fensters im OBA. Er enthält Angaben
zu dem in der Projekt- / Verfahrensauswahl selektierten Projekt bzw. Verfahren.
Neue (ungelesene) Dokumente werden in roter Schrift dargestellt. Sobald diese selektiert werden,
ändert sich die Farbe zum gängigen Schwarz.
Jedes Projekt bzw. Verfahren hat automatisch einen Hauptordner (Wurzelordner), dessen Name sich
eindeutig durch das jeweilige Projekt bzw. Verfahren ergibt. Bei Projekten bezieht sich der Name auf
das Thema des Projektes und bei einzelnen Verfahren auf die Bearbeitungsnummer.
Die verschiedenen vom OBA unterstützten Prozesse werden diesem Wurzelordner und seiner
Ordnerstruktur jeweils zugeordnet (Dokument, Benachrichtigung, Verdingung, Angebot). Der OBA
kann Ihnen alle Verfahren anzeigen, an denen Sie gerade beteiligt sind.
3.3.6 Arbeitsmaske eines Verfahrens
Nach Auswahl eines Projektes oder Verfahrens im Verfahrensbaum wird Ihnen die Arbeitsmaske
dieses Verfahrens im Hauptfenster des OBA angezeigt.
Version 5.14
Seite 27
Verfahren, für welche Sie keine aktiven Rechte besitzen, werden als inaktiv, d.h. ausgegraut angezeigt.
Dieser Zustand kann durch Vertreter- oder Nachfolgerregelung entstehen oder wenn Sie die Rolle
eines Referats- oder Dienststellenleiters inne haben. In inaktiven Verfahren haben Sie nur Lese- und
keine Schreibrechte.
3.4 Dateiformate
Der OBA erlaubt Ihnen, Dokumente in Formaten zu verarbeiten für die seitens des Betriebssystems
eine Viewer-Applikation registriert ist. Sie sollten jedoch vorwiegend Dokumente im PDF-Format
nutzen. Die im OBA angezeigten Dokumente sind immer unverschlüsselt. Neue und somit
verschlüsselte Dokumente werden nach dem Replizieren automatisch vom OBA entschlüsselt. Analog
dazu werden vor dem Versenden die ausgewählten Dokumente vom OBA immer automatisch
verschlüsselt.
Version 5.14
Seite 28
3.5 Anzeige zusätzlicher Informationen
Beim Navigieren durch den Verfahrensbaum werden Ihnen die folgenden zusätzlichen Informationen
angezeigt.
3.5.1 Eingangsordner
Von den Anbietern empfangene Dokumente werden in entsprechenden Eingangsordnern gesammelt.
Die Eingangsordner sind wie folgt aufgebaut:
Abbildung 28: Aufbau Eingangsordner
Der erste Knoten ist beschriftet mit dem Firmennamen des Hauptnutzers des Mitarbeiterstammes.
Darunter befindet sich ein Knoten, welcher mit dem Namen des Versenders beschriftet ist. Innerhalb
dieses Knotens befinden sich dann die empfangenen Dokumente.
Selektieren Sie einen Hauptknoten innerhalb des Eingangsordners, werden Ihnen im Arbeitsbereich
alle in diesem Knoten befindlichen Dokumente angezeigt.
Abbildung 29: Alle Dokumente des Eingangsordners
Version 5.14
Seite 29
Selektieren Sie einen Knoten, der mit einem Firmennamen versehen ist, werden Ihnen im
Arbeitsbereich alle in diesem Knoten befindlichen Dokumente angezeigt.
Abbildung 30: Teilnahmeanträge der jeweiligen Firma
Anhand der Spalte [Zertifikatsart] können Sie jeweils direkt erkennen, welches Zertifikat der
Versender des Dokumentes besitzt.
Abbildung 31: Zertifikatsarten und ihre Symbole
Durch Selektion des mit dem Namen des Versenders beschrifteten Knoten werden Ihnen im
Arbeitsbereich die Daten dieses Nutzers angezeigt. Falls es sich bei dem Versender um einen
Nebennutzer handelt wird im Bereich [zugeordneter Hauptnutzer] der Name des zugeordneten
Hauptnutzers angezeigt.
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Abbildung 32: Daten des Versenders
Um zur Detailansicht eines Dokumentes zu gelangen, müssen Sie das gewünschte Dokument im
Verfahrensbaum selektieren. Im Arbeitsbereich werden Ihnen jetzt die Details zum Dokument
angezeigt.
Abbildung 33: Details zum empfangenen Dokument
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3.5.2 Ausgangsordner
Durch die Auswahl eines Dokumentes im Verfahrensbaum können Sie den Dokumentstatus bzw.
Sendebericht überprüfen.
Abbildung 34: Sendebericht
In der oberen Hälfte des Arbeitsbereiches werden Ihnen die Details zum Dokument angezeigt. In der
unteren Hälfte befindet sich der Sende- und Empfangsbericht.
Anhand des Sendeberichtes können Sie erkennen, wann und an welche Anbieter bzw.
Empfängergruppe das ausgewählte Dokument versendet wurde. Im Empfangsbericht wird in der
Spalte [Empfänger] der Anbieter eines Mitarbeiterstammes angezeigt, welcher das Dokument als
erstes heruntergeladen hat.
Bei der Archivierung des Verfahrens wird zusätzlich zur Protokolldatei noch eine XML-Datei erzeugt,
die eine Liste der von Ihnen gesendeten Dokumente (ID, Name, Typ und Empfängergruppe) enthält
und jedem Dokument die Anbieter (ID und Name) zuordnet, welche das Dokument zum
Herunterladen angeboten bekommen oder heruntergeladen haben.
Version 5.14
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3.5.3 Anbieter
Innerhalb des Knotens [Anbieter] können Sie sich über die einzelnen Anbieter und deren Status im
Verfahren informieren. Jeder relevante Anbieterstatus erhält seinen eigenen Knoten, welcher mit dem
jeweiligen Status beschriftet ist. Selektieren Sie einen solchen Knoten, werden Ihnen alle Anbieter
angezeigt, welche diesen Status besitzen.
Abbildung 35: Mitarbeiterstämme mit dem Status [Bewerber]
In der Spalte [Verfahren angefordert] erkennen Sie, ab welchem Zeitpunkt der Anbieter entweder
selber die Verfahrensunterlagen in dem Verfahren beantragt hat oder Sie den Anbieter als Teilnehmer
manuell hinzugefügt haben.
Selektieren Sie einen Anbieter, werden im Arbeitsbereich die Details des Anbieters angezeigt, der die
Teilnahme in dem Verfahren beantragt hat. Dieser wird auch als [verantwortlicher Nutzer]
bezeichnet.
Abbildung 36: Nebennutzer ist als Teilnehmer aktiv
Wurde das Verfahren anbieterseitig von einem Vertreter übernommen oder an einen Nachfolger
übergeben, erscheint zusätzlich ein entsprechender Hinweis.
Version 5.14
Seite 33
Abbildung 37: Vertretung übernommen - Anbieterseitig
Über das Kontextmenü des Knotens zu einem Mitarbeiterstamm kann man sich den gesamten
entsprechenden Mitarbeiterstamm anzeigen lassen. Der selektierte Anbieter (Verantwortlicher Nutzer)
wird blau hinterlegt angezeigt. Nebennutzer werden ausgegraut und gesperrte Anbieter in roter Schrift
angezeigt.
Abbildung 38: Mitarbeiterstamm mit gesperrtem Nebennutzer
Version 5.14
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3.5.4 Meine Vertretungen
Wurde das Verfahren von einem Vertreter aktiv übernommen, wird das Verfahren bei Ihnen als
ausgegraut angezeigt. Zusätzlich können Sie im Bereich [Meine Vertretungen] erkennen, welcher
Vertreter die Vertretung aktiviert hat.
Abbildung 39: Meine Vertretungen
Durch Selektion des Namens im Bereich [Meine Vertretungen] werden die Daten des Vertreters
angezeigt.
3.5.5 Meine Vertreter
Haben Sie bereits potentielle Vertreter eingerichtet, werden diese im Knoten [Meine Vertreter]
gelistet.
Abbildung 40: Meine Vertreter
3.6 Empfangen von E-Mails
Im Rahmen von bestimmten Tätigkeiten eines Anbieters oder des Administrators der
Vergabeplattform bzw. des VST-Administrators der Vergabestelle werden vom System automatisch
generierte E-Mails an Sie versendet. Als Sachbearbeiter werden Sie z.B. darüber informiert, dass ein
Anbieter neue Dokumente für Sie bereitgestellt hat.
Version 5.14
Seite 35
Damit Sie nicht in einer Flut von E-Mails ertrinken, werden die Mails zu folgenden Aktionen
gebündelt und in einer Mail zusammengefasst in regelmäßigen Abständen versendet:

Anbieter hat die Teilnahme in einem Ihrer Verfahren beantragt und

der Anbieter hat ein Dokument an Sie gesendet.
Für alle anderen Aktionen werden die Mails weiterhin einzeln versendet:
3.7

Sie wurden als Mitarbeiter gelöscht,

Ihr Zertifikat läuft demnächst ab und

EU bestätigt den Eingang Ihres Verfahrens bzw. Ihrer EU-ExPost.
ESender-Nachrichten
Bei Verfahren, die EU-Weit publiziert werden, muss bzgl. dieser Verfahren mit der EU-Kommuniziert
werden. Sämtliche Nachrichten, die mit der EU bzgl. eines Verfahrens ausgetauscht werden, können in
der Detailansicht des Verfahrens eingesehen werden (siehe Abbildung 41: Statusinformationen zu
eSender-Nachrichten).
Abbildung 41: Statusinformationen zu eSender-Nachrichten
Version 5.14
Seite 36
4
Erste Schritte mit dem OBA
Die Verfahren sind die zentrale Struktur im OBA. Unterhalb eines Verfahrens werden alle diesem
Verfahren zugeordneten Dokumente wie z.B. Anträge auf Teilnahme oder Rückfragen abgelegt.
Sobald ein Verfahren auf der Vergabeplattform initialisiert worden ist, können Sie den OBA
verwenden, um die Verdingungsunterlagen auf die Vergabeplattform einzustellen. Sind die ersten
Bewerber als Teilnehmer für das Verfahren zugelassen, können Sie mit diesen Dokumente
austauschen.
Dazu müssen Sie wie folgt vorgehen:
Version 5.14

Automatisch nach Anmeldung am OBA oder auch über den Menüpunkt [Datei >
Replizieren...] werden - falls vorhanden - neue Dokumente und neue Bewerber von der
Vergabeplattform heruntergeladen (siehe Kapitel 5 Replikation). Alternativ kann auch die
Teilreplikation genutzt werden (siehe 5.1 Teilreplikation).

Anschließend werden die Dokumente vom OBA entschlüsselt und können von Ihnen
eingesehen werden, sofern eine Viewer-Applikation für diesen Dateityp eingerichtet ist (siehe
Kapitel 7.4 Dokumente anzeigen).
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5
Replikation
Der OBA stellt alle Dokumente eines Verfahrens in lesbarer Form zur Verfügung. Der aktuellste
Stand eines Verfahrens befindet sich stets auf der Vergabeplattform, d.h. der OBA vergleicht bei
Programmstart die Dokumente eines Verfahrens, sowie die Anbieterinformationen, mit der
Vergabeplattform und lädt bei Bedarf aktuelle Dokumente und Informationen herunter. Im OBAClient werden zwei Arten von Replikationen unterschieden. Die vollständige Replikation, in der alle
Verfahren eines Sachbearbeiters aktualisiert werden, und die Teilreplikation, bei der immer nur das
aktuell ausgewählte Verfahren aktualisiert wird (siehe Teilreplikation).
Folgende Aktionen werden in die Replikation einbezogen:

Neue Verfahren werden heruntergeladen und im OBA initialisiert. Die notwendigen
Schlüsselpakete werden in die lokale Schlüsselverwaltung übernommen. Hierfür sind das
Einlegen der Signaturkarte und eine PIN-Eingabe erforderlich.

Der OBA lädt die neuen Dokumente des Verfahrens von der Vergabeplattform herunter. Da
alle Dokumente verschlüsselt auf der Vergabeplattform liegen, werden diese nach dem
Herunterladen vom OBA entschlüsselt und Ihnen im Verfahrensbaum zur Verfügung gestellt.

Der OBA synchronisiert die Bieterinformationen der Verfahren mit denen der
Vergabeplattform. Sind neue Bewerber hinzugekommen, werden diese in den Baum eingefügt
und können mit Hilfe des OBA zugelassen werden. Ebenso werden Ihnen Veränderungen in
Folge von Vertretungs- oder Nachfolgeregelungen angezeigt.

Gleichzeitig werden die für die Bearbeitung notwendigen Schlüssel und Zertifikate repliziert.
Die Replikation kann manuell mit dem Menüpunkt [Datei > Voll-Replikation...], oder mit der
Funktionstaste <F5> angestoßen werden.
Version 5.14
Seite 38
Nachdem Verfahren und Schlüssel im OBA aktualisiert wurden, werden neu auf der Vergabeplattform
vorhandene Dokumente gesucht. Als Ergebnis wird Ihnen ein Dialog geöffnet, der eine Liste mit den
zum Herunterladen bereitstehenden Dokumenten enthält (Abbildung 42).
Abbildung 42: Liste zum Herunterladen bereitstehender Dokumente
Um alle Dokumente für das Herunterladen zu markieren, können Sie die [Alle Auswählen]Schaltfläche benutzen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, nur einzelne Dokumente in der Liste zu
markieren. Durch Betätigen der [Auswahl löschen]-Schaltfläche können Sie die Auswahl von
Dokumenten zurücknehmen. Es sind dann keine Dokumente mehr selektiert.
Mit Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche werden alle markierten Dokumente heruntergeladen.
Wird ein neues Verfahren repliziert oder hat sich der Status eines Verfahrens geändert, wird ein
weiteres Dialogfenster eingeblendet, welches Sie über den Statuswechsel eines Verfahrens informiert
(Abbildung 43).
Version 5.14
Seite 39
Abbildung 43: Statuswechsel eines Verfahrens
Mit [Fertigstellen] wird der Replikationsprozess abgeschlossen und ein Hinweistext weist Sie darauf
hin, dass die Replikation erfolgreich war.
Version 5.14
Seite 40
Ist jedoch beim Herunterladen eines Dokuments ein Fehler aufgetreten, wird dieser in einem weiteren
Dialogfenster dargestellt (Abbildung 44). Die Details der Fehlermeldungen lassen sich über einen
Doppelklick auf die jeweilige Zeile in einem separaten Fenster öffnen und können dort über die
[Details]-Schaltfläche angezeigt und gespeichert werden (Abbildung 45). Im Bedarfsfall sollten Sie
auf die gezeigte Fehlermeldung reagieren oder sich ggf. mit der e-Vergabe-Hotline in Verbindung
setzen.
Beide Hinweise lassen sich nach Betätigen der [Fertigstellen]-Schaltfläche schließen.
Abbildung 44: Fehlerhafte Replikation
Abbildung 45: Angezeigte Fehlermeldung mit Details
Version 5.14
Seite 41
Filter für Dienststellen- und Referatsleiter
Falls Sie sich als Dienststellen- und Referatsleiter oder dessen Vertreter am Client anmelden gibt es im
ersten Fenster des Replikationsdialogs die Möglichkeit, einen Filter (Abbildung 46) zu setzen. Mit
diesem Filter können Sie die Anzahl der zu replizierenden Dokumente einschränken. So können Sie
sich zum Beispiel nur Verfahren eines bestimmten Referates anzeigen lassen. Nachdem Sie die
Schaltfläche [Filter] betätigt haben, öffnet sich ein Dialog zur Konfiguration eines Filters (Abbildung
47).
Abbildung 46: Schaltfläche [Filter]
Abbildung 47: Filter für Dienststellen- und Referatsleiter
Die Zusammenstellung eines Filters bleibt Ihnen als Dienststellenleiter oder Referatsleiter bzw. dessen
Vertreter selbst überlassen. Wenn Sie im oberen Bereich ein Referat auswählen, werden Ihnen alle
Verfahren und Dokumente zu diesem Referat angezeigt. Falls Sie nur Dokumente zu einem
bestimmten Verfahren replizieren wollen, können Sie dieses Verfahren im unteren Bereich selektieren.
Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben können Sie über die Schaltfläche [Schließen] die Ansicht
verlassen. Die gewählten Einstellungen werden direkt bei der nächsten Replikation verwendet.
Version 5.14
Seite 42
Die Filter können Sie auch für spätere Replikationen speichern. Dafür müssen Sie nach Auswahl der
Verfahren die Schaltfläche [Speichern] betätigen. Anschließend öffnet sich eine Eingabeaufforderung
(Abbildung 48). In dieses Feld geben Sie bitte den Namen ein, den der Filter tragen soll. Nach Eingabe
des Namens ist der Filter in der Auswahlliste immer wieder auswählbar (Abbildung 49).
Abbildung 48: Filternamen eingeben
Abbildung 49: Gespeicherten Filter auswählen
Haben Sie einen gespeicherten Filter selektiert, wird die [Löschen]-Schaltfläche in Abbildung 47
aktiv und Sie haben die Möglichkeit den Filter wieder zu löschen.
5.1
Teilreplikation
Über die Teilreplikation kann der Replikationsvorgang auf einzelne Verfahren eingeschränkt werden.
Die vollständige Replikation (siehe 5 Replikation) ist bei vielen aktiven Verfahren oft Zeitintensiv.
Will der Sachbearbeiter allerdings nur auf einzelne Verfahren zugreifen, kann mit der Teilreplikation
die vollständige Replikation ersetzt werden und somit nur einzelne Verfahren aktualisiert werden. Die
Teilreplikation wird bei allen Änderungen von Verfahren, automatisch angestoßen. Bspw. wird nach
einer Verfahrensaktualisierung automatisch eine Teilreplikation durchgeführt.
Die Funktion kann manuell unter [Datei > Teil-Replikation...], oder über die Menüleiste unter dem
Symbol
Version 5.14
angestoßen werden.
Seite 43
5.1.1 Vorgehen
Die Teilreplikation wird bei Änderungen von Verfahren wie bspw. eine Verfahrensaktualisierung
automatisch gestartet oder, wenn ein neues Verfahren ausgewählt wurde. Anschließend wird ein
Dialog geöffnet, der die zu replizierenden Dokumente anzeigt (Abbildung 50 Dialog der
Teilreplikation).
Abbildung 50 Dialog der Teilreplikation
Die Abbildung 50 Dialog der Teilreplikation zeigt den Dialog der Teilreplikation. Dieser zeigt den
Fortschritt der Aktualisierung an. Die erste der Beiden Prozessfortschrittsbalken zeigt den
Gesamtfortschritt, während der zweite Fortschrittsbalken den Fortschritt eines einzelnen Dokuments
anzeigt. Außerdem wird hier zusätzlich der Dateiname des Dokuments angezeigt, sodass zu jedem
Zeitpunkt eingesehen werden kann, welches Dokument aktuell repliziert wird.
Version 5.14
Seite 44
6
Verfahren im OBA
Die Vergabeverfahren sind die zweite Ebene im Verfahrensbaum und unterhalb des Projekts
angegliedert. Projekte sind allerdings als Sammelordner für mehrere Verfahren zu sehen, die
thematisch zusammen passen und abgewickelt werden.
Das zu bearbeitende Verfahren können Sie über die Verfahrens- / Projektauswahl oder über den
entsprechenden Menüpunkt auswählen (siehe auch Kapitel 6.2.1 EU-weite-Freigabe im Fehlerfall)
HINWEIS: In der Praxis der e-Vergabe ist es mehrfach vorgekommen, dass Texte aus MicrosoftOffice-Anwendungen (bspw. MS-Word) über die Funktion [Kopieren -> Einfügen] in die
Verfahrensvorlagen übernommen wurden. Hierbei kam es vor, dass bestimmte Zeichen (bspw.
Bindestriche) nach dem Kopieren vom System als Sonderzeichen interpretiert wurden und deshalb zu
Problemen bei der Anzeige in der e-Vergabe und in angebundenen Drittsystemen (www.bund.de)
geführt haben.
Es wird deshalb empfohlen, Texte direkt im OBA zu erstellen oder beim Verfassen von Texten einen
ASCII-Text-Editor anstelle von MS-Word zu verwenden.
6.1 Verfahrensanlage
Über den Menüaufruf [Verfahren > Anlegen...] können Sie neue Verfahren anlegen. Dabei öffnet
sich ein Dialog zur Auswahl der Bekanntmachungsvorlage (Abbildung 51).
6.1.1
Verfahren anlegen
HINWEIS: Im Folgenden wird zwischen zwei Verfahrensarten unterschieden, die jeweils auf zwei
unterschiedliche Arten angelegt werden. Dabei unterscheidet sich ein Verfahren für soziale und
besondere Dienstleistungen (Abschnitt Verfahren anlegen für soziale und andere besondere
Dienstleistungen) von den übrigen Vergabeverfahren, die gesammelt in Abschnitt 6.1.4 beschrieben
werden.
HINWEIS: Falls Ihre Vergabestelle den Sichtbarkeitsstatus [nicht sichtbar] besitzt, können Sie keine
neuen Verfahren anlegen. Eine entsprechende Hinweismeldung informiert darüber, sobald Sie die
Funktion [Verfahren > Anlegen] ausführen wollen.
HINWEIS: Bei der Vergabe eines Geschäftszeichens für ein Verfahren ist darauf zu achten, dass
dieses nicht mit einem Punkt endet.
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Seite 45
Abbildung 51: Auswahl der Bekanntmachungsvorlage
Die angezeigte Tabelle verfügt über eine Sortierfunktion, die es Ihnen ermöglicht, die Inhalte der
Spalten aufsteigend bzw. absteigend in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren.
6.1.2
Bekanntmachungsvorlagen filtern
Über die Schaltfläche [Liste anpassen] können Sie die Bekanntmachungsvorlagen filtern. Es wird ein
Dialog geöffnet, auf welchem Sie die Liste der vorhandenen Vorlagen mittels Auswahlboxen
einschränken können (Abbildung 52).
Version 5.14
Seite 46
Abbildung 52: Filterung der Bekanntmachungsvorlagen
Wenn Sie die Auswahl der Vorlagen eingeschränkt haben, können Sie die von Ihnen verwendeten
Verfahren auswählen. Die Auswahl geschieht per Klick auf die Reihe der Vorlage. Wenn Sie mehrere
Vorlagen auswählen wollen, müssen Sie dabei die [STRG-Taste] auf Ihrer Tastatur gedrückt halten.
Werden keine Vorlagen explizit ausgewählt, so werden alle über die Auswahlboxen gefilterten
Vorlagen übernommen. Wenn Sie die Schaltfläche [Abbrechen] betätigen, verwerfen Sie die
Änderungen, die Sie vorgenommen haben. Mit der Schaltfläche [Speichern] übernehmen Sie die
Einstellungen und die ausgewählten Vorlagen werden dann in der Tabelle der
Bekanntmachungsauswahl angezeigt. Die Schaltfläche [Filter zurücksetzen] löscht die
Filtereinstellungen, hebt die manuelle Auswahl auf und schließt das Filter-Fenster.
6.1.3 Verfahren anlegen für alle Verfahrensarten außer soziale und andere besondere
Dienstleistungen
Nach Auswahl des Verfahrens und Klicken auf [Weiter] werden Sie dazu aufgefordert, im
Dialogschritt [Detaildaten / Import] Verfahrensdaten einzutragen (Abbildung 53). Pflichtfelder sind
dabei in der Anwendung gelb hinterlegt. Daneben muss bei aktivierten Einfachauswahlen
(Radiobuttons) immer mindestens ein Wert gewählt werden.
Version 5.14
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Abbildung 53: Verfahren anlegen
Das Archivierungsdatum wird vom System standardmäßig auf 6 Monate nach dem
Verfahrenserstellungsdatum gesetzt, kann aber jederzeit von Ihnen geändert werden.
Über [XML-Import] können Sie an dieser Stelle ein bereits erstelltes Verfahren einlesen, welches in
Form einer passenden XML-Datei vorliegt. Dazu öffnet sich ein Dateiexplorer, mit welchem Sie zur
entsprechenden XML-Datei navigieren können.
Ebenso ist es möglich, eine Verfahrensdefinition zu wählen, die von einem Drittsystem - bspw. einem
angebundenen Vergabemanagement- oder Dokumentenmanagementsystem - zur Verfügung gestellt
worden ist. Diese werden Ihnen in der unteren Liste des ersten Dialogs angezeigt, sofern sie vorhanden
sind (Abbildung 53).
Über die Schaltfläche [Wartungsfenster anzeigen] haben Sie die Möglichkeit, sich eine Liste der im
System angelegten Wartungsfenster anzeigen zu lassen (Abbildung 54).
Version 5.14
Seite 48
Abbildung 54: Wartungsfenster anzeigen
Anhand dieser Funktionalität können Sie schon bevor Sie ein Verfahren anlegen prüfen, ob der
geplante Termin für die Angebotsöffnung innerhalb eines Wartungsfensters liegt. Ist dies der Fall,
müssen Sie einen anderen Termin für die Angebotsöffnung auswählen, der sich nicht mit einem
vorhandenen Wartungsfenster überschneidet. Beim abschließenden Anlegen des Verfahrens auf der
Plattform wird geprüft, ob sich das Datum der Angebotsöffnung innerhalb eines Wartungsfensters
befindet. Ist dies der Fall, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und das Verfahren kann
nicht angelegt werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Dialog [Verfahren und Projekte anlegen] mit Deaktivierung
der Checkbox [Eingabedialog anzeigen] die Anzeige des Bekanntmachungs-Formulars zu
überspringen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Daten bereits importiert haben, entweder über die
Schaltfläche [XML-Import] oder von einem Drittsystem.
Durch Betätigen der Schaltfläche [Weiter] gelangen Sie zum Dialogschritt [Projektzuordnung];
dieser bietet Ihnen die Möglichkeit, das Verfahren einem Projekt zuzuordnen (Abbildung 55).
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Abbildung 55: Projektzuordnung
Sie können das Verfahren auch ohne ein übergeordnetes Projekt anlegen. Dafür wählen Sie die Option
[Verfahren keinem Projekt zuordnen] aus. Möchten Sie das Verfahren einem bestehenden Projekt
zuweisen, können Sie dies durch Auswahl der zweiten Option und anschließende Selektion eines
vorhandenen Projektes wählen. Um ein neues Projekt anzulegen, müssen Sie die dritte Option wählen
und einen Projektnamen sowie eine Projektbeschreibung eingeben.
Wenn Sie die Schaltfläche [Weiter] betätigen, öffnet sich der nächste Dialogschritt
[Bekanntmachungsdaten erfassen], in welchem Sie alle verfahrensbezogenen Daten eintragen
müssen.
HINWEIS: Das Aktenzeichen in den EU-Simap-Bekanntmachungen, die Vergabenummer in
nationalen VOB-Bekanntmachungen sowie die Bearbeitungsnummer in nationalen VOLBekanntmachungen können nach dem Erstellen der Bekanntmachung nicht mehr verändert werden.
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Seite 50
Abbildung 56: Adressdaten beim Anlegen eines Verfahrens
Die Felder des Auftraggebers sind beim Anlegen eines Verfahrens zunächst nicht vorbelegt.
Mit einem Rechtsklick der Maus im Feld [Name] bzw. [Auftraggeber] öffnet sich ein Kontextmenü
mit den Menüpunkten [Adresse vorbelegen], [Vorbelegung löschen] und [Vorbelegung speichern].
Wählen Sie hier den Menüpunkt [Vorbelegung speichern], wird die eingegebene Adresse für
nachfolgende Anlege-Aktionen gespeichert.
Die Vorbelegung muss für EU-Verfahren und VOB national einmalig gespeichert werden und steht
dann bei jedem weiteren Anlegen eines dieser Verfahren zur Verfügung. Bei den nationalen Verfahren
(VOL) sind die Auftraggeberdaten unterschiedlich aufgebaut. Bei den Verfahren National beschränkt
ohne Teilnahmewettbewerb und National freihändig ohne Teilnahmewettbewerb werden die
Auftraggeberdaten in mehreren Feldern erfasst. Bei den anderen Verfahren werden diese Daten in
einem Feld erfasst. Sie haben die Möglichkeit für eines dieser Varianten eine Vorbelegung zu
speichern. Diese Vorbelegung steht dann beim Anlegen von Verfahren nur bei den Verfahren zur
Verfügung, welcher der gespeicherten Variante entsprechen. Die Vorbelegung steht auch nach
zwischenzeitlicher Beendigung des OBA zur Verfügung.
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Die Adressfelder können Sie jederzeit ändern. Sollen die vorgenommenen Änderungen an der Adresse
des Auftraggebers gespeichert werden, müssen Sie die Funktion [Vorbelegung speichern] nach
Eingabe der Änderung erneut betätigen. Über [Vorbelegung löschen] können Sie die gespeicherte
Adresse löschen. Diese steht Ihnen dann beim nächsten Anlegen eines Verfahrens nicht mehr zur
Verfügung.
Über den Menüpunkt [Adresse vorbelegen] wird die gespeicherte Adresse in den entsprechenden
Feldern eingetragen. Ist keine Adresse gespeichert, so bleibt das Feld leer.
HINWEIS: Die e-Vergabe akzeptiert nur E-Mail-Adressen, welche RFC 2821 konform sind. Dies
bedeutet, dass der Postfachname aus maximal 64 Zeichen bestehen darf (Peter.Muster) und der
Domain-Name maximal 255 Zeichen lang sein darf. Daraus ergibt sich eine Maximallänge von 320
Zeichen einschließlich des @ ([email protected]).
Abbildung 57: Fehlerhafte Eingabe bei der Angebotsfrist / Teilnahmefrist
Beim Anlegen von Verfahren ist die folgende zeitliche Reihenfolge der Fristen zu beachten:
1. Teilnahmefrist,
2. Angebotsfrist und
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Seite 52
3. Archivierungsfrist.
Bei einem Eingabefehler wird das entsprechende Feld farblich (rot) hervorgehoben (Abbildung 57).
Haben Sie alle Daten korrekt eingegeben, öffnet sich das in Abbildung 58 gezeigte Fenster. Hierbei
erfolgt keine inhaltliche Prüfung der Daten, sondern das System prüft nur die vorgegebenen Formate
und ob alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
Abbildung 58: Voransicht und XML-Export
Über die Schaltfläche [Voransicht] haben Sie die Möglichkeit, die eingegebenen Daten zu
überprüfen. Ihnen werden dafür alle zuvor angegebenen Daten angezeigt und Sie können diese auf ihre
Richtigkeit überprüfen. Sollte etwas zu ändern sein, können Sie über die jeweils vorhandenen
[Zurück]-Schaltflächen zur entsprechenden Stelle navigieren.
Mittels der [XML-Export]-Schaltfläche können Sie die Verfahrensdaten als XML-Datei exportieren.
Diese Datei kann nun außerhalb der e-Vergabe weiter bearbeitet werden und nach Bearbeitung über
einen XML-Import wieder in den OBA eingelesen werden (s. o.).
Durch Betätigen der Schaltfläche [Weiter] gelangen Sie zum letzten Schritt im Prozess der
Verfahrensanlage (Abbildung 59).
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Seite 53
Abbildung 59: Eingaben abschließen
Über die Schaltfläche [Fertigstellen] wird das Verfahren abschließend auf der Plattform angelegt. Es
öffnet sich dann der Teilreplikationsdialog. Das Verfahren ist jetzt erfolgreich angelegt und kann von
Ihnen anschließend freigegeben werden.
Vor der Freigabe eines Verfahrens ist eine Aktualisierung noch möglich, ohne dass die alten Texte auf
der e-Vergabeplattform veröffentlicht werden.
Verfahren mit Teilnahmewettbewerb
Legen Sie ein Verfahren mit Teilnahmewettbewerb an, werden Sie nach dem Ausfüllen des Formulars
aufgefordert, in einem gesonderten Eingabedialog ein vorläufiges bzw. endgültiges Angebotsdatum
einzugeben.
Abbildung 60: Vorläufiges Angebotsdatum bei Verfahren mit TW
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Seite 54
Nach Ablauf der Teilnahmefrist können Sie ggf. über den Menüpunkt [Verfahren > Aktualisieren]
das endgültige Angebotsdatum anpassen.
Abbildung 61: Angebotsdatum bei Verfahren mit TW
6.1.4 Verfahren anlegen für soziale und andere besondere Dienstleistungen
Im Folgenden werden die Schritte zum Anlegen eines Verfahrens für soziale und andere besondere
Dienstleistungen erläutert.
Die folgende Abbildung 62 zeigt den Abschnitt 1 dieses Vergabeverfahrens. Pflichtfelder sind dabei
gelb hinterlegt.
Abbildung 62: Verfahren für soziale und andere besondere Dienstleistungen
Version 5.14
Seite 55
Am oberen linken Bildschirmrand kann die Projektzuordnung geändert werden (Abschnitt 6.1.4.2).
Bei der Einstellung der Archivierungsfrist (Abschnitt 6.1.4.3) kann mit einem Klick auf das SchlüsselSymbol ein Dialog geöffnet werden, der die aktuellen Wartungsfenster anzeigt.
6.1.4.1
Validierung
Die Pflichtfelder werden validiert, wenn ein Feld verlassen wird und die Eingabe nicht valide ist.
Dabei wird z.B. geprüft, ob die Maximallänge nicht überschritten wurde, oder ob Abhängigkeiten zu
anderen Felder nicht verletzt wurden. Die Meldungen werden gesammelt innerhalb einer Ereignisliste
am unteren Bildschirmrand angezeigt (Abbildung 63).
Abbildung 63: Validierungsergebnisliste
Zudem kann die komplette Prüfung über das gesamte Formular angestoßen werden, wenn auf die
[Prüfen-Schaltfläche]
gedrückt wird. Dabei werden alle Elemente des Formulars geprüft
und das Ergebnis in der obigen Liste angezeigt.
6.1.4.2
Projektzuordnung
Die folgende Abbildung 64 zeigt den Dialog für das Erstellen oder Zuordnen eines Projektes zu dem
Vergabeverfahren. Dieser Dialog kann geöffnet werden, wenn im Kopfbereich der Maske auf das
[Pfeil-Symbol]
geklickt wird.
Abbildung 64: Projekt erstellen oder zuordnen
Bei der Zuordnung des Vergabeverfahrens zu einem Projekt kann zwischen den drei Optionen
[Verfahren keinem Projekt zuordnen], [Verfahren einem vorhandenen Projekt zuordnen] und
[Verfahren einem neuen Projekt zuordnen] ausgewählt werden. Dabei kann die zweite Option nur
ausgewählt werden, wenn Sie bereits Projekte haben, denen dieses Verfahren zugeordnet werden kann.
Version 5.14
Seite 56
Bei letzterer Option muss ein Projektname sowie eine Projektbeschreibung angegeben werden. Wenn
das Verfahren angelegt wird, wird ebenfalls dieses Projekt angelegt. Diesem Projekt können
anschließend weitere Verfahren hinzugefügt werden.
6.1.4.3
Archivierungsfrist
Abbildung 65 zeigt den Datums-Auswahldialog für die Archivierungsfrist. Das Datum ist dabei initial
auf den heutigen Tag in sechs Monaten voreingestellt. Sie können den Monat mit den in dem Kopfteil
befindlichen Pfeiltasten vor und zurück schalten. Zur schnellen Navigation zu dem heutigen Tag kann
auf den Text „Heute ist der …“ geklickt werden.
Abbildung 65: Archivierungsfrist auswählen
6.1.4.4
Eigene Adressen verwalten
Die folgende Abbildung 66 zeigt den Teilabschnitt zur Angabe einer oder mehrerer Adressen in
Abschnitt 1. Im Folgenden soll aufgezeigt werden, wie zusätzliche Adressen hinzugefügt bzw. entfernt
und im Adressbuch gespeichert, bearbeitet und wieder eingefügt werden können.
Abbildung 66: Eigene Adressen verwalten
Version 5.14
Seite 57
Um weitere Kontaktstellen anzugeben, kann auf das [Plus-Symbol]
geklickt werden. Dadurch wird
unterhalb der angezeigten Adresse eine weitere Adresse hinzugefügt. Innerhalb dieser neuen Adresse
wird zusätzlich ein [Mülleimer-Symbol]
angezeigt, welches bei einem Klick diese zusätzliche
Adresse wieder entfernt.
Häufig genutzte Adressen können für die spätere Wiederverwendung in einem Adressbuch abgelegt
werden. Dazu ist zumindest das Feld „Offizielle Bezeichnung“ auszufüllen, anschließend wird mit
einem Klick auf das [Disketten-Symbol]
die Adresse im Adressbuch gespeichert. Das Adressbuch
wird durch einen Klick auf das [Adressbuch-Symbol]
geöffnet und beinhaltet eine Liste der
gespeicherten Adressen (siehe Abbildung 67).
Abbildung 67: Adressbuch
Version 5.14
Seite 58
Im Adressbuch gespeicherte Adressen können mit einem Klick auf das [Bearbeiten-Symbol]
bearbeitet werden. Mit einem Klick auf das [Kopie bearbeiten-Symbol]
wird eine Kopie der
gewählten Adresse angelegt und zur Bearbeitung geöffnet. Ein Klick auf das [Mülleimer-Symbol]
löscht die gewählte Adresse wieder aus dem Adressbuch.
Über einen Klick auf einen Buchstaben in der Navigationsleiste am linken Rand des AdressbuchDialogs kann zur ersten Kontaktstelle gesprungen werden, bei der das Feld „Offizielle Bezeichnung“
mit dem gewählten Buchstaben beginnt. Ist kein solcher Kontakt vorhanden, springt die Ansicht zum
Kontakt mit dem nächst folgenden Anfangsbuchstaben.
Ein Klick auf die [Adresse einfügen-Schaltfläche]
übernimmt die Daten der gewählten
Adresse in den Abschnitt des Formulars, aus dem das Adressbuch geöffnet wurde.
Hinweis: Beim Einfügen einer Adresse werden alle bereits eingegebenen Daten überschrieben bzw.
leere Felder gelöscht. Das Überschreiben muss daher in einem Dialog bestätigt oder der Vorgang
abgebrochen werden (siehe Abbildung 68).
Abbildung 68: Überschreiben einer Adresse bestätigen
6.1.4.5
Eingabe von CPV-Codes
Bei der Erfassung von CPV-Codes (Haupt- sowie Zusatzcodes) wird bei Verlassen des Feldes die
Eingabe validiert und rechts neben dem Eingabefeld die entsprechende textuelle Beschreibung des
Codes angezeigt, siehe Abbildung 69.
Abbildung 69: textuelle CPV-Code Beschreibung
Die Checksumme sowie abschließende Nullen werden automatisch vom System ergänzt und müssen
somit nicht manuell erfasst werden. Ungültige CPV-Codes werden als fehlerhaft markiert, siehe
Abbildung 70.
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Abbildung 70: fehlerhafte CPV-Code Eingabe
Alternativ kann durch die Eingabe von mindestens drei Zeichen eine Volltextsuche über den
deutschsprachigen textuellen Beschreibungen der CPV-Codes angestoßen werden. Hierbei wird nicht
zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden. Werden Einträge gefunden, erscheint eine
Ergebnisliste (siehe Abbildung 71), aus der per Mausklick oder mit den Pfeiltasten der Tastatur ein
Element gewählt werden kann. Die Ergebnisliste beinhaltet maximal 10 Einträge und kann durch die
Eingabe zusätzlicher Zeichen weiter eingeschränkt werden. Mit der [ESC-Taste] oder einem
Mausklick außerhalb der Ergebnisliste wird die Liste ohne Auswahl geschlossen.
Abbildung 71: CPV-Code Autovervollständigung
6.1.4.6
Version 5.14
Import und Export der Formulardaten als XML
Seite 60
Um die eingegebenen Daten eines Formulars zu speichern, ohne das Verfahren anzulegen, gibt es die
Möglichkeit, die Daten als XML-Datei auf dem Computer zu speichern. Dabei ist es nicht notwendig,
dass die eingegebenen Daten valide oder vollständig sind. Die Daten können mit der [XML-Export]
Schaltfläche exportiert werden.
Die Daten können danach wieder in ein Verfahren mit der gleichen Vorlage importiert werden. Dazu
kann mit der [XML-Import]
Schaltfläche die Datei ausgewählt und importiert werden.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass das Importieren der Daten einer XML-Datei die vorhandenen Daten
des Formulars löscht und danach die neuen Daten importiert.
Version 5.14
Seite 61
6.1.5 Aktualisierung von Fristen
Sie haben die Möglichkeit, Fristen von Vergabeverfahren über die Funktion [Verfahren >
Aktualisieren] zu ändern. Wie beim Anlegen gilt auch beim Aktualisieren die folgende zeitliche
Reihenfolge:
1. Freigabedatum (falls das Verfahren freigegeben wurde),
2. Teilnahmefrist,
3. Angebotsfrist und
4. Archivierungsfrist.
Beim Ändern der Fristen müssen die folgenden zwei Varianten unterschieden werden.
HINWEIS: Die Zuschlagsfrist ist immer änderbar.
6.1.5.1
Bearbeitung von Fristen vor der Freigabe
Vor der Freigabe sind die Fristen [Teilnahmefrist], [Angebotsfrist] und [Archivierungsfrist]
änderbar, wobei lediglich geprüft wird, ob die jeweiligen Fristen in der Zukunft liegen und die oben
aufgeführte zeitliche Reihenfolge aufweisen.
6.1.5.2
Bearbeitung von Fristen nach der Freigabe
Nach der Freigabe sind die Fristen [Teilnahmefrist], [Angebotsfrist] und [Archivierungsfrist] nur in
den folgenden Fällen änderbar.
Die Teilnahmefrist ist dann änderbar, wenn:

die Teilnahmefrist noch nicht abgelaufen ist,

im Falle von Verfahren mit Teilnahmewettbewerb eine Öffnung der Teilnahmeanträge mit dem
OEFA durchzuführen ist und diese noch nicht stattgefunden hat.
Die Angebotsfrist ist dann änderbar, wenn:

die Angebotsfrist noch nicht abgelaufen ist,

die Angebotsöffnung mit dem OEFA durchzuführen ist und diese noch nicht stattgefunden hat.
Die Archivierungsfrist ist dann änderbar, wenn:

die Archivierungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
In allen anderen Fällen werden bereits abgelaufene Fristen ausgegraut und sind nicht mehr editierbar.
Beim Ändern der Fristen gelten die gleichen Regeln wie auch beim Ändern von Fristen vor der
Freigabe von Verfahren.
Version 5.14
Seite 62
6.2 Verfahren freigeben
Das Freigeben von Verfahren ist ein bewusst eingefügter Prozessschritt.
Sie sollten vor der Freigabe des Verfahrens die Verfahrensdaten noch einmal überprüfen. Ist dies
geschehen, können Sie über den Menüaufruf [Verfahren > Freigeben...] oder über das Kontextmenü
des Verfahrens den Freigabeprozess anstoßen. Es erscheint ein Dialog mit einer Auflistung aller noch
nicht freigegebenen Verfahren (siehe Abbildung 72: Verfahren freigeben (VST-Einstellung:
Automatisch)). Hier muss das entsprechende, noch nicht freigegebene Verfahren selektiert und über
die Betätigung der Schaltfläche [Freigeben] freigegeben werden. Im Falle einer EU weiten
Veröffentlichung, muss auf die Antwort der EU gewartet werden, was einige Minuten dauern kann.
Mit Erhalt der Antwort der EU wird der Status des Verfahrens umgesetzt und das Verfahren ist auf der
e-Vergabeplattform sichtbar.
HINWEIS: Der Status der Anfrage für die Freigabe, kann in der Detailansicht unter ESender
eingesehen werden (siehe ESender-Nachrichten).
Bei einer Freigabe von Nationalen-Verfahren, wird das Verfahren auf der e-Vergabeplattform sichtbar,
sobald Serverseitig die Anfrage bearbeitet wurde, da keine zusätzlichen Verfahrensdaten an die EU
gesendet werden müssen.
Abbildung 72: Verfahren freigeben (VST-Einstellung: Automatisch)
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Seite 63
HINWEIS: Bei nationalen Verfahren sowie bei einem EU Verhandlungsverfahren ohne
Teilnahmewettbewerb werden keine Verfahrensdaten an das Amtsblatt der EU gesendet. Daher
wechselt dieses Verfahren direkt in die Teilnahme-/Angebotsphase.
6.2.1 EU-weite-Freigabe im Fehlerfall
Sollte die Freigabe eines Verfahrens seitens EU aufgrund technischer Probleme oder sonstigen
Verzögerungen nicht erfolgen, kann im VST-Client (über den Vergabestellen-Administrator) eine
manuelle Übersteuerung des Verfahrens vorgenommen werden. In diesem Fall wird das Verfahren auf
nationaler Ebene auf der e-Vergabeplattform freigegeben und somit der EU-Weiten-Freigabe
zuvorgekommen. Hierbei ist zu bedenken, dass bei eine nachträglicher Nicht-Freigabe seitens der EU,
aufgrund von Beanstandungen am Verfahren, das entsprechende Verfahren ggf. aktualisiert werden
muss.
6.3 Verfahren auswählen
Der OBA bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Verfahren auszuwählen.
Der schnellste Weg ist der über die Auswahlliste [Projekte/Verfahren]. Dort werden Ihnen alle
verfügbaren Projekte und Verfahren angezeigt. Projekte und Verfahren unterscheiden sich in dieser
Liste durch ihr Präfix. Das Präfix [P-] steht dabei für Projekte, das Präfix [V-] für Verfahren
(Abbildung 73).
Abbildung 73: Verfahren auswählen
Eine weitere Möglichkeit, ein Verfahren oder Projekt auszuwählen, wird Ihnen über den Menüaufruf
[Verfahren > Auswählen...] angeboten. Dabei öffnet sich ein Dialog zur Auswahl eines Verfahrens
oder Projekts.
Der Dialog ist in die Karteikarten [Verfahren] und [Projekte] gegliedert (Abbildung 74 und
Abbildung 75). Wählen Sie das entsprechende Verfahren oder Projekt durch Aktivierung der
zugehörigen Checkbox aus und bestätigen Sie den Dialog mit [Fertigstellen].
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Seite 64
Abbildung 74: Verfahren auswählen
Abbildung 75: Projekt auswählen
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Seite 65
Der Verfahrensbaum enthält nun die aktuelle Ansicht des zuvor gewählten Verfahrens bzw. Projektes.
6.4 Verfahren aktualisieren
Sie können Verfahren im OBA aktualisieren. Dazu müssen Sie den Menüaufruf [Verfahren >
Aktualisieren...] oder die entsprechende Schaltfläche ausführen. Es öffnet sich der Dialog zum
Aktualisieren des Verfahrens (Abbildung 76).
Abbildung 76: Verfahren aktualisieren – Auswahl
In diesem Dialog können Sie das zu aktualisierende Verfahren auswählen. Wenn Sie die Schaltfläche
[Weiter>>] betätigen, öffnet sich analog zum Anlegen eines Verfahrens der Dialogschritt
[Detaildaten / Import] und durch erneutes Betätigen der Schaltfläche [Weiter>>] die Schritte
[Projektzuordnung] und [Bekanntmachungsdaten erfassen]. Alle Dialogfelder sind mit den alten
Daten des Verfahrens vorbelegt, können aber bis auf wenige Ausnahmen geändert werden.
In den folgenden Unterkapiteln wird für die Aktualisierung, analog zum Anlegen eines Verfahrens,
zwischen einem Verfahren vom Typ „Soziale und andere besondere Dienstleistungen“ und allen
anderen Verfahren unterschieden.
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Seite 66
6.4.1 Verfahren aktualisieren für alle Verfahrensarten außer soziale und andere
besondere Dienstleistungen
Wenn im Dialogschritt [Bekanntmachungsdaten erfassen] die Schaltfläche [Weiter>>] betätigt
wird, sind 5 Varianten zu unterscheiden:
1. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für welches grundsätzlich keine
Versendung eines Änderungsformulars vorgesehen ist:

Alle nationale Verfahren

EU Vorinformation

EU Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb
2. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für dessen Status keine Versendung
eines Änderungsformulars vorgesehen ist:

Unveröffentlicht. EU nicht versendet

Angebotsauswertung. EU versendet
3. Die Aktualisierung wurde für ein Verfahren durchgeführt, für welches die Versendung eines
Änderungsformulars vorgesehen ist:
EU-Verfahren (außer Vorinformation und Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb),
bei denen die Bekanntmachung bereits an die EU gesendet worden ist, im folgenden Status:

Unveröffentlicht. EU versendet

Unveröffentlicht. EU Bestätigung

Teilnahme-/Angebotsphase

Angebotsöffnung

Angebotsauswertung. Nicht EU versendet

Angebotsphase

Dialog-Phase
Es müssen weiterhin solche Daten aktualisiert worden sein, die auch relevant für die
Bekanntmachung sind.
Änderungsformulars vorgesehen ist (siehe Variante 3), aber es wurden keine Änderungen an den
eigentlichen Bekanntmachungsdaten vorgenommen, sondern beispielsweise nur an
Archivierungsdatum, Kategorie oder Projektzuordnung.
Änderungsformulars vorgesehen ist (siehe Variante 3), aber es wurden keine Änderungen am
Verfahren vorgenommen, weil sich ausschließlich die Ausschreibungsunterlagen geändert haben.
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Seite 67
6.4.1.1
Aktualisieren von Verfahren - Variante 1 und 2
In der Variante 1 oder 2 erscheint nach Betätigung der [Weiter]-Schaltfläche sofort der Dialog
[HTML-Voransicht/ Export]. Der weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum
Anlegen eines Verfahrens.
Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Datei
[Bekanntmachung] in den Formaten [PDF], [HTML] und [XML] heruntergeladen. Hierbei ist zu
unterscheiden, ob eine Aktualisierung vor oder nach der Freigabe vorgenommen wird. Wird ein
Verfahren vor der Freigabe aktualisiert, wird die alte Bekanntmachung im System mit der neuen
überschrieben. Wird ein Verfahren nach der Freigabe aktualisiert, werden die alten
Bekanntmachungen historisiert. Die Historie können Sie dem Verfahrensbaum im Ordner
[Bekanntmachung] entnehmen.
Die Datei [Bekanntmachung] (alle Formate) wird an alle ggf. im Verfahren beteiligten Anbieter
versendet.
6.4.1.2
Aktualisieren von Verfahren – Variante 3
In der Variante 3 muss ein Änderungsformular ([Bekanntmachung über zusätzliche Informationen,
Informationen über nichtabgeschlossene Verfahren oder Berichtigung]) erstellt werden. Nach
Betätigung der Schaltfläche [Weiter] öffnet sich daher zunächst der Dialogschritt
[Änderungsformular bearbeiten] laut Abbildung 77.
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Seite 68
Abbildung 77: Änderungsformular mit Änderungen in der Bekanntmachung
Die weiteren Abschnitte des angezeigten Änderungsformulars entsprechen dem betreffenden EUFormular und enthalten:

Angaben zum Auftraggeber und zum Verfahren (Abschnitte I, II und IV)

Angaben zu den vorgenommenen Änderungen und zusätzliche Informationen (Abschnitt VI)
Falls sich auch die Ausschreibungsunterlagen geändert haben, muss dies durch Wählen der Option
[Ausschreibungsunterlagen] bekanntgegeben werden.
Nach Ausfüllen der Pflichtfelder (Abschnitt IV) und ggf. der optionalen Felder (Abschnitt VI) kann
mit der [Weiter]-Schaltfläche der Dialog [HTML-Voransicht/ Export] angezeigt werden. Der
weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines Verfahrens.
Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Dateien
[Berichtigung] und [Bekanntmachung] jeweils in den Formaten [PDF], [HTML] und [XML]
heruntergeladen.
Die Datei [Berichtigung] wird im XML-Format an die EU versendet und es werden die Dateien
[Berichtigung] (alle Formate) und [Bekanntmachung] (alle Formate) an alle im Verfahren
beteiligten Anbieter versendet.
6.4.1.3
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Seite 69
In der Variante 4 kann es ggf. erforderlich sein, ein Änderungsformular zu erstellen. Nach Betätigung
der Schaltfläche [Weiter] öffnet sich daher zunächst der Dialogschritt [Änderungsformular
bearbeiten] laut Abbildung 78.
Abbildung 78: Änderungsformular ohne Änderungen in der Bekanntmachung
Der Dialog entspricht exakt dem Dialog laut Abbildung 77, es ist jedoch keine Option im Abschnitt
[Fragen im Vorfeld] befüllt und alle Abschnitte außer „Fragen im Vorfeld“ sind inaktiv.
Falls sich auch die Ausschreibungsunterlagen geändert haben, muss dies durch Wählen der Option
[Ausschreibungsunterlagen] bekanntgegeben werden. Die restlichen Abschnitte werden dann aktiv,
sie entsprechen dem betreffenden EU-Formular wie bei Variante 3 beschrieben.
Version 5.14
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Abbildung 79: Änderungsformular ohne Änderungen in der Bekanntmachung, aber mit Änderung der
Ausschreibungsunterlagen
Nach Ausfüllen der Pflichtfelder (Abschnitt IV) und ggf. der optionalen Felder (Abschnitt VI) kann
mit der [Weiter]-Schaltfläche der Dialog [HTML-Voransicht/ Export] angezeigt werden. Der
weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines Verfahrens.
Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Dateien
[Berichtigung] in den Formaten [PDF], [HTML] und [XML] und [Bekanntmachung] im Format
[XML] heruntergeladen.
Die Datei [Berichtigung] wird im XML-Format an die EU versendet und es werden die Dateien
[Berichtigung] (alle Formate) und [Bekanntmachung] (XML-Format) an alle im Verfahren
Falls sich die Ausschreibungsunterlagen nicht geändert haben, betätigen Sie in einfach die
Schaltfläche [Weiter] ohne die Option [Ausschreibungsunterlagen] zu wählen. Es erscheint als
nächstes ein Warndialog, welcher darüber informiert, dass kein Änderungsformular erstellt wird.
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Seite 71
Abbildung 80: Bestätigung – kein Änderungsformular erstellt
Wenn Sie die Schaltfläche [Abbrechen] betätigen, wird wieder der Dialogschritt
[Änderungsformular bearbeiten] angezeigt.
Wenn Sie die Warnung mit [OK] bestätigen, wird der Dialog [HTML-Voransicht/ Export]
angezeigt. Der weitere Ablauf der Aktualisierung ist vollständig analog zum Anlegen eines
Verfahrens.
Bei der folgenden Replikation werden die geänderten Verfahrensdaten sowie die Datei
[Bekanntmachung] im Format [XML] heruntergeladen.
Die Datei [Bekanntmachung] (XML-Format) wird an alle im Verfahren beteiligten Anbieter
versendet. Anbieter, mit dem Status [abgelehnter Bewerber] erhalten die aktualisierten
Bekanntmachungsunterlagen nicht.
6.4.1.4
Falls sich nur die Ausschreibungsunterlagen geändert haben können Sie dies ebenfalls über die
Funktion [Verfahren > Aktualisieren] bekanntgeben. Führen Sie keine Änderungen am Verfahren
durch und betätigen Sie solange die Schaltfläche [Weiter] bis der Dialogschritt [Änderungsformular
bearbeiten] laut Abbildung 78 erscheint. Wählen Sie dann die Option [Ausschreibungsunterlagen]
und verfahren Sie weiter wie für Variante 4 beschrieben.
6.4.2 Verfahren aktualisieren für soziale und andere besondere Dienstleistungen
Wenn im Dialogschritt [Bekanntmachungsdaten erfassen] die Schaltfläche [Weiter>>] betätigt
wird, sind 3 Varianten zu unterscheiden, wobei in den Varianten 2 und 3 Verfahren vom Typ „EU
Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb“ ausgenommen sind (dieser Verfahrenstyp wird
in Variante 1 behandelt):
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1. Das Verfahren kann (bis auf die Referenznummer) vollständig aktualisiert werden, wenn das
Verfahren noch nicht EU-weit freigegeben wurde oder es sich um ein Verfahren vom Typ
„EU Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb“ handelt.
2. Das Verfahren kann weitestgehend vollständig aktualisiert werden, wenn das Verfahren
bereits freigegeben wurde und keine Korrektur aussteht, die von der EU akzeptiert werden
muss. Es ist in diesem Fall nicht möglich die Referenznummer oder die Anzahl der angegeben
Lose zu ändern.
3. Das Verfahren kann nur eingeschränkt geändert werden, wenn das Verfahren bereits
freigegeben wurde und zuvor bereits eine Korrektur an die EU gesendet wurde und eine
Antwort seitens der EU aussteht. Es ist in diesem Fall lediglich möglich, die
Projektzuordnung, die Kategorie des Verfahrens und die Archivierungsfrist zu ändern. Diese
Informationen werden nicht als Korrekturformular an die EU gesendet.
6.4.2.1
Aktualisieren von Verfahren – Variante 1 (Keine Korrektur an EU)
Bei dieser Art der Aktualisierung wird ein Fenster angezeigt, welches die zuvor eingetragenen
Informationen beinhaltet (Abbildung 81).
Abbildung 81: Formular 21 Präsentation der Daten
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Seite 73
Für die Aktualisierung können die neuen Informationen direkt in die einzelnen Felder eingetragen
werden. Anschließend wird kein Korrekturformular an die EU versendet.
6.4.2.2
Aktualisieren von Verfahren – Variante 2 (Korrektur an EU)
Für die Aktualisierung können die neuen Informationen direkt in die einzelnen Felder eingetragen
werden (s. Variante 1). Das System wird die Unterschiede zwischen den alten und neuen Daten
selbstständig berechnen und entsprechend ein Korrekturformular an die EU versenden. Falls die
Informationen irrelevant für die EU sind (z. B. die Kategorie), werden die Informationen bei der eVergabe aktualisiert, aber es wird keine Korrektur an die EU versendet.
6.4.2.3
In dieser Variante können lediglich die Informationen angepasst werden, die nicht zur EU gesendet
werden. So kann z.B. die Projektzuordnung, die Kategorie des Verfahrens und die Archivierungsfrist
bearbeitet werden (Abbildung 82). Zusätzlich kann in Abschnitt IV die Angebotsfrist bei einem
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb geändert werden.
Es wird in keinem Fall eine Korrektur an die EU gesendet.
Abbildung 82: Formular 21 Aktualisierung lediglich der Meta-Informationen
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Seite 74
6.4.2.4
Zusätzliche Funktionalitäten
Bei der Aktualisierung des Formular 21 können noch zusätzliche Funktionen ausgeführt werden, die in
der Abbildung 82 am unteren Rand zu sehen sind in der Folge von links nach rechts hier erläutert
werden:
-
[XML-Export]: Mit dieser Funktion können die aktuellen Daten des Formulars jederzeit aus
dem Formular als XML lokal gespeichert werden.
-
[Abbrechen]: Bricht die Aktualisierung der Verfahrens ab
-
[Prüfen]: Prüft die Daten des eingegeben Formulars auf Richtigkeit und zeigt bei
Fehleingaben die entsprechenden Fehler in einer Liste an.
-
[Vorschau Bekanntmachung]: Zeit die Bekanntmachung als HTML im lokalen Browser des
Benutzers an.
-
[Verfahren aktualisieren]: Aktualisiert das Vergabeverfahren mit den aktuellen Daten und
erzeugt eine Korrektur, wenn das erforderlich ist
6.5 Verfahren sichtbar / unsichtbar schalten
Über den Menüaufruf [Verfahren > Sichtbar / Unsichtbar...] können Sie ein sichtbares Verfahren
ausblenden und ein ausgeblendetes Verfahren sichtbar schalten. Nachdem Sie den Menüpunkt
ausgewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster in dem alle Ihre Verfahren angezeigt werden
(Abbildung 83). Ein ausgeblendetes (deaktiviertes) Verfahren wird nicht weiter repliziert und kann
weder in der Auswahlliste [Verfahrensauswahl] noch über den Menüaufruf [Verfahren >
Auswählen] ausgewählt werden.
Version 5.14
Seite 75
Abbildung 83: Verfahren sichtbar bzw. unsichtbar schalten
Neben Geschäftszeichen, Ausschreibungsgegenstand, Freigabedatum und Verfahrenstyp wird auch der
Status der Verfahren angegeben. Dieser Status ist entweder [Sichtbar] oder [Unsichtbar]. Den Status
eines oder mehrerer Verfahren können Sie umkehren, indem Sie zunächst das entsprechende
Verfahren durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox auswählen. Durch anschließendes Betätigen
der [OK]-Schaltfläche wird der Status der ausgewählten Verfahren dann geändert. Sichtbare
Verfahren werden unsichtbar und damit ausgeblendet und ausgeblendete Verfahren werden nun
sichtbar.
Durch Betätigen der [Abbrechen]-Schaltfläche können Sie den Dialog ohne Änderungen beenden.
6.6 Verfahren anhalten bzw. fortführen
Der OBA verfügt über eine Funktionalität zum Anhalten von Verfahren. Der Geschäftsprozess eines
Verfahrens wird unterbrochen, sobald Sie das Verfahren im OBA anhalten. Solange ein Verfahren sich
im Status [angehalten] befindet, darf dieses Verfahren auch nicht weiterbearbeitet werden.
Ein angehaltenes Verfahren kann aber auch wieder reaktiviert werden. Beides geschieht über den
Menüaufruf [Verfahren > Anhalten / Fortführen...]. Rufen Sie diesen Menüpunkt auf, öffnet sich
ein Dialog mit allen Verfahren in ihren jeweiligen Status (Abbildung 84).
Version 5.14
Seite 76
Sie können den Status ändern, indem Sie das zu ändernde Verfahren oder auch mehrere gleichzeitig
durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox auswählen und die Schaltfläche [OK] betätigen. Ein
laufendes Verfahren wird gestoppt und ein gestopptes hat nach einem Wechsel den Status [Laufend].
Diese Funktion soll Ihnen die Möglichkeit bieten, unvorhergesehene, auf das Verfahren bezogene
Geschehnisse zu klären und anschließend das Verfahren weiterzuführen. Anbieter in einem solchen
Verfahren werden in ihrem Angebotsassistenten (AnA) über den geänderten Verfahrensstatus
informiert.
Das Versenden von Dokumenten in einem gestoppten Verfahren ist nicht mehr möglich. Alle
Dokumente, welche vor dem Anhalten versendet wurden, können aber selbstverständlich weiterhin
jederzeit vom betroffenen Anbieter repliziert werden.
Abbildung 84: Verfahren anhalten bzw. fortführen
HINWEIS: Sie können nur Verfahren anhalten, welchen den Status [Laufend] besitzen. Dies sind alle
freigegebenen Verfahren bei denen noch keine Teilnahmeanträge bzw. Angebote geöffnet wurden.
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6.7 Verfahren exportieren
Sollen alle Dokumente eines Verfahrens exportiert werden, können diese mit Hilfe des Menüpunkts
[Verfahren > Exportieren...] in ein von Ihnen zu bestimmendes Verzeichnis kopiert werden. Es wird
ein Auswahldialog aller im OBA verwalteten Verfahren geöffnet. In diesem Dialog müssen Sie das zu
exportierende Verfahren auswählen. Nach Betätigen der Schaltfläche [Exportieren] werden Sie
zunächst aufgefordert, den Speicherort anzugeben. Danach wird der Export dorthin durchgeführt.
Abbildung 85: Verfahren exportieren
Mit einem Export wird ein Verfahren nur in ein bestimmtes Verzeichnis exportiert (kopiert), jedoch
nicht aus dem OBA entfernt.
Sobald Sie die [Exportieren]-Schaltfläche betätigen, wird ein Fortschrittsdialog geöffnet, welcher den
Fortschritt des Exportvorgangs anzeigt (Abbildung 86).
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Abbildung 86: Fortschritt beim Verfahrensexport
Im Zielverzeichnis befindet sich nach dem Export ein Ordner beschriftet mit dem Namen des
Verfahrens. Innerhalb dieses Ordners befinden sich alle Dokumente, welche im Rahmen des
Verfahrens versendet und empfangen wurden.
6.8 Verfahren archivieren
Sie können ein Verfahren nur dann archivieren, wenn es entweder aufgehoben wurde oder aber das
Verfahren seinen finalen Status erreicht hat und die Archivierungsfrist eingetreten ist. Dieses
Verfahren wird dann auf der Plattform und im OBA gelöscht und in Ihrem lokalen System archiviert.
Ob die Archivierungsfrist eingetreten ist erkennen Sie am gesetzten Häkchen in der Checkbox
[Archivierbar] im Bereich der Verfahrens-Informationen im unteren Teil des OBA-Fensters:
Abbildung 87: Checkbox [Archivierbar]
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Seite 79
HINWEIS: Obwohl die beschriebene Checkbox das Etikett [Archivierbar] trägt, zeigt sie nur an, ob
die Archivierungsfrist eingetreten ist oder nicht. Für die tatsächliche Archivierbarkeit ist jedoch (wie
oben beschrieben) zusätzlich entscheidend, dass das Verfahren seinen finalen Status erreicht hat.
Solange nur die Archivierungsfrist eingetreten ist können Sie das Verfahren weiterhin normal
bearbeiten – auch eine Angebotsöffnung ist noch möglich.
Wenn Sie den Menüpunkt [Verfahren > Archivieren...] aufrufen, bekommen Sie alle Verfahren im
Status [abgebrochen] sowie alle Verfahren, die ihren finalen Status erreicht haben und deren
Archivierungsfrist eingetreten ist, zur Auswahl angeboten (Abbildung 88). Sie können dann das bzw.
die zu archivierenden Verfahren auswählen. Sobald Sie die Schaltfläche [Archivieren] betätigen, wird
die Archivierung begonnen.
Abbildung 88: Verfahren archivieren
Da das Verfahren aus der lokalen Datenbank archiviert wird, ist es wesentlich, dass diese Datenbank
auf dem aktuellen Stand ist. Es wird daher die folgende Sicherheitsabfrage angezeigt:
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Seite 80
Abbildung 89: Sicherheitsabfrage-Dialog
Wenn Sie sicherheitshalber noch einmal replizieren wollen, betätigen Sie die Schaltfläche [Nein]; die
Archivierung wird dann abgebrochen und der Ausgangsdialog [Archivauswahl] wird wieder
angezeigt. Sie können diesen Dialog dann mit [Abbrechen] abbrechen und manuell eine Replikation
anstoßen oder ggf. auch ein anderes Verfahren archivieren.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen aktuellen Replikationsstatus haben, betätigen Sie die Schaltfläche
[Ja]; die Archivierung wird dann endgültig durchgeführt. Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in
dem das Verzeichnis für die Ablage des archivierten Verfahrens zu wählen ist.
Abbildung 90: Dateiauswahldialog
Nach Auswahl des Zielverzeichnisses und Betätigen der Schaltfläche [Wählen] wird der Fortschritt
des Verfahrensexports in einem Dialog anhand eines Fortschrittsbalkens angezeigt (Abbildung 92).
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Abbildung 91: Fortschritt beim Archivieren des Verfahrens
Nach Abschluss der Archivierung erscheint folgende Meldung:
Abbildung 92: Abschluss der Archivierung
Nach Bestätigung der Meldung mit [OK] wird automatisch eine Replikation eingeleitet. Nach der
Replikation ist das Verfahren auf der Vergabeplattform nicht mehr verfügbar und daher auch aus dem
OBA gelöscht.
Alle Verfahrensdaten werden in einer ZIP-Datei mit dem Namen [<Geschäftszeichen des
Verfahrens>.ZIP] im gewählten Zielverzeichnis abgelegt.
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6.9 Verfahren entfernen
Sie können ein Verfahren über den Menüpunkt [Verfahren > Entfernen...] aus dem OBA entfernen.
Dabei werden allerdings nur die lokalen Dateien auf Ihrem Rechner gelöscht. Falls das Verfahren
noch aktiv ist, wird direkt im Anschluss an das Entfernen des Verfahrens eine Teilreplikation
angestoßen, mit welcher das Verfahren wieder herunter geladen wird. Ein Verfahren mit dem Status
[archiviert, nicht replizierbar] kann hingegen nach dem Entfernen nicht wieder vom Server
heruntergeladen werden.
Nach dem Menüaufruf zum Entfernen eines Verfahrens wird ein Auswahldialog aller im OBA
verwalteten Verfahren geöffnet (Abbildung 93). In diesem Dialog können Sie das zu entfernende
Verfahren auswählen. Sobald Sie die [Entfernen]-Schaltfläche betätigt haben, wird die lokale
Löschung des Verfahrens durchgeführt.
Abbildung 93: Verfahren lokal entfernen
6.10 Verfahren aufheben
Ein Verfahren können Sie über den Menüpunkt [Verfahren > Aufheben…] abbrechen bzw. löschen.
Ob Sie ein Verfahren abbrechen oder löschen, hängt vom jeweiligen Status des Verfahrens ab.
Wurde das Verfahren noch nicht freigegeben, wird beim Ausführen dieser Funktionalität das
Verfahren aus dem System und der lokalen Datenbank gelöscht.
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Wurde das Verfahren bereits freigegeben, wird das Verfahren abgebrochen und kann archiviert
werden. Solange Sie das Verfahren nur abgebrochen haben, können Sie weiterhin das Verfahren
replizieren und Dokumente aus dem Ausgangsordner [Nachricht] an die Anbieter des Verfahrens
senden. Die am Verfahren beteiligten Anbieter werden per Mail automatisch über den Abbruch des
Verfahrens informiert.
Abbildung 94: Dialog [Verfahren aufheben]
Haben Sie das Verfahren ausgewählt (Abbildung 94), müssen Sie zunächst einen SicherheitsabfrageDialog bestätigen, dass das Verfahren wirklich aufgehoben werden sollen (Abbildung 95).
Abbildung 95: Frage nach Aufheben ausgewählter Verfahren
Wurden das Verfahren erfolgreich aufgehoben, wird Ihnen ein Dialog angezeigt, der dies bestätigt
(Abbildung 96).
Version 5.14
Seite 84
Abbildung 96: Aufheben von Verfahren
Befindet sich ein Verfahren im Status [abgebrochen] sind die Funktionalitäten [Verfahren >
Aktualisieren], [Verfahren > Anhalten], [Verfahren > Aufheben], [Verfahren > ExPost EU] und
[ExPost National] deaktiviert. Das gleiche gilt für das Kontextmenü des Verfahrens.
Ein abgebrochenes Verfahren ist im Verfahrensbaum ausgegraut, lediglich der Ausgangsordner
[Nachricht] wird noch in schwarzer Schrift angezeigt.
HINWEIS: Ein aufgehobenes Verfahren kann nicht mehr wiederbelebt werden.
6.10.1 Änderungsformular
Wird ein EU-Verfahren (außer Vorinformation und Verhandlungsverfahren ohne
Teilnahmewettbewerb), bei dem die Bekanntmachung bereits an die EU gesendet worden ist,
aufgehoben, muss eine Änderungsmitteilung [Bekanntmachung über zusätzliche Informationen,
Informationen über nichtabgeschlossene Verfahren oder Berichtigung] erstellt werden. Im Detail
sind die genannten Verfahrensarten in folgenden Status betroffen:

Unveröffentlicht. EU versendet

Unveröffentlicht. EU Bestätigung

Teilnahme-/Angebotsphase

Angebotsöffnung

Angebotsauswertung. Nicht EU versendet

Angebotsphase

Dialog-Phase
Wird das Aufheben eines betroffenen Verfahrens im Dialog aus Abbildung 95 bestätigt, erscheint
nicht sofort der Dialog aus Abbildung 96, sondern zunächst der folgende Dialog zur Bearbeitung des
Änderungsformulars.
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Abbildung 97: Änderungsformular beim Aufheben eines Verfahrens
Die weiteren Abschnitte des angezeigten Änderungsformulars entsprechen dem betreffenden EUFormular und enthalten:

Angaben zum Auftraggeber und zum Verfahren (Abschnitte I, II und IV)

Zusätzliche Informationen (Abschnitt VI)
Nach Ausfüllen der Pflichtfelder (Abschnitt IV und VI) und ggf. der optionalen Felder (Abschnitt VI)
müssen Sie die Eingaben mit [Fertigstellen] bestätigen. Anschließend erscheint der folgende Dialog,
der das Aufheben des Verfahrens bestätigt.
Abbildung 98: Aufheben von Verfahren
Nach Betätigung der [OK]-Schaltfläche öffnet sich der Teilreplikationsdialog, über welchen die Datei
[Berichtung] im Format [PDF], [XML] und [HTML] heruntergeladen wird.
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Die Datei [Berichtigung] wird im XML-Format an die EU und in allen Formaten an alle im Verfahren
Brechen Sie die Bearbeitung des Änderungsformulars ab, wird das Verfahren nicht aufgehoben.
6.11 ExPost EU
Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktionalität, die nur die EU-Verfahren
oberhalb der Schwellenwerte betrifft. ExPost-Bekanntmachungen sind Bekanntmachungen über
bereits vergebene Aufträge. Weitere Informationen sind unter http://simap.europa.eu erhältlich.
Um eine ExPost-Bekanntmachung für ein Verfahren zu erstellen muss die Angebotsöffnung
stattgefunden haben. Zur Erstellung der ExPost müssen Sie zunächst über die Funktion [Verfahren >
ExPost EU] das gewünschte Verfahren im Dialog [ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw.
aktualisieren] auswählen (Abbildung 99).
Abbildung 99: ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw. aktualisieren
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Seite 87
Nach Auswahl des EU-Verfahrens und Betätigung der [Weiter]-Schaltfläche werden Sie aufgefordert,
eine Vorlage für die ExPost-Bekanntmachung auszuwählen (Abbildung 100).
Abbildung 100: Bekanntmachungsvorlage auswählen
Version 5.14
Seite 88
Haben Sie sich für eine Vorlage entschieden und die Schaltfläche [Weiter] betätigt, öffnet sich ein
Dialog, in dem Sie alle verfahrensbezogenen Daten eingeben. Einige Felder sind bereits gefüllt und
beinhalten Informationen des im Vorfeld ausgewählten EU-Verfahrens, auf welchem die ExPostBekanntmachung aufbaut (Abbildung 101).
HINWEIS: Bei manchen Feldern werden die Daten aus dem EU-Verfahren beim Erstellen der ExPost
geleert, überprüfen Sie daher alle Eingaben bevor Sie die ExPost an die EU senden.
Abbildung 101: Bekanntmachungsdaten erfassen
Haben Sie die Daten korrekt eingegeben, wird über die Schaltfläche [Weiter] die nächste Seite im
Dialog [ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw. aktualisieren] geöffnet (Abbildung 102).
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Abbildung 102: PDF-Vorschau / Export
Über die [Vorschau]-Schaltfläche kann die Überprüfung der eingegebenen Daten erfolgen. Es werden
Ihnen alle zuvor angegebenen Daten angezeigt und Sie können diese auf ihre Richtigkeit überprüfen.
Um Änderungen vorzunehmen, können Sie über die [Zurück]-Schaltflächen zur entsprechenden
Stelle navigieren.
Mittels der [Exportieren]-Schaltfläche können Sie die Verfahrensdaten als XML-Datei exportieren
und außerhalb der e-Vergabe weiter nutzen.
Wenn Sie die Checkbox [Die Daten direkt per eSender an die EU senden] aktiviert haben, werden
die Daten beim Fertigstellen des Verfahrens an die EU versendet. Haben Sie die Checkbox nicht
aktiviert, werden die Daten mit dem Fertigstellen nur im System abgelegt, ein Versenden an die EU
findet nicht statt. Sie können anschließend das Versenden jederzeit über den gleichen Weg nachholen.
Durch Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche gelangen Sie zum nächsten Schritt im Dialog, dem
Abschließen der Eingaben (Abbildung 103).
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Abbildung 103: Eingaben ExPost-Bekanntmachung abschließen
Nachdem Sie die Schaltfläche [Fertigstellen] betätigt haben, schließt sich der Dialog und die
Teilreplikation wird angestoßen. Damit ist die ExPost-Bekanntmachung erfolgreich angelegt.
Durch Selektion des Ausgangsordners [ExPost] werden Ihnen die bearbeiteten ExPost-Dokumente
angezeigt. Anhand des Status können Sie erkennen, ob das Dokument angelegt, versendet oder von
der EU empfangen wurde.
6.12 ExPost National
Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktionalität, die nur die folgenden Verfahren unterhalb des
Schwellenwertes betrifft:

Beschränkt ohne Teilnahmewettbewerb

Freihändig ohne Teilnahmewettbewerb
ExPost-Bekanntmachungen sind Bekanntmachungen über bereits vergebene Aufträge, d.h. die
Verfahren müssen sich bereits in der Phase [Angebotsauswertung] befinden.
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Die Handhabung dieser Funktionalität erfolgt analog zum Menüpunkt [Verfahren > Anlegen…] mit
der Besonderheit, dass die Bekanntmachung der ExPost auf einen bereits vergebenen Auftrag aufbaut.
Zur Erstellung der ExPost-Bekanntmachung müssen Sie als erstes die Funktion [Verfahren > ExPost
National] aufrufen. Im folgenden Dialog wählen Sie das gewünschte Verfahren aus und betätigen die
dann aktive Schaltfläche [Weiter].
Abbildung 104: Nationale ExPost anlegen – Verfahren auswählen
Im Folgenden Dialog müssen Sie eine Vorlage für die ExPost-Bekanntmachung auswählen
(Abbildung 105).
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Abbildung 105: Nationale ExPost anlegen – Bekanntmachungsvorlage auswählen
Haben Sie sich für eine Vorlage entschieden und die Schaltfläche [Weiter] betätigt, öffnet sich ein
Dialog, in dem Sie alle verfahrensbezogenen Daten eingeben. Einige Felder sind bereits gefüllt und
beinhalten Informationen des im Vorfeld ausgewählten Verfahrens, auf welchem die ExPostBekanntmachung aufbaut (Abbildung 106).
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Abbildung 106: Nationale ExPost anlegen – Bekanntmachungsdaten erfassen
Bei den gelb hinterlegten Eingabefeldern handelt es sich um Pflichtfelder, welche unbedingt ausgefüllt
werden müssen. Das Eingabefeld [Veröffentlichungsfrist] wird bei Erstellung automatisch vom
System vorbelegt. Sie können das Datum aber jederzeit ändern. Mit diesem Datum legen Sie fest, wie
lange die ExPost unter [www.bund.de] angezeigt wird. Das Feld [Datum der Erstveröffentlichung]
wird erst beim [Veröffentlichen] automatisch vom System belegt und kann dann auch nicht mehr
geändert werden.
Haben Sie die Daten korrekt eingegeben, können Sie die ExPost über die Schaltfläche
[Veröffentlichen] und einer anschließenden Teilreplikation zur Veröffentlichung bereitstellen. Über
die Schaltfläche [Abbrechen] können Sie das Veröffentlichen abbrechen. Dabei werden alle neu
hinzugekommenen Eingaben gelöscht.
Die XML-Datei der ExPost wird im Ausgangsordner [ExPost] des Verfahrens abgelegt.
Die e-Vergabe bietet Ihnen die Möglichkeit, die veröffentlichte ExPost jederzeit zu aktualisieren.
Rufen Sie dafür wieder die Funktion [Verfahren > ExPost National] auf. Es werden Ihnen im
folgenden Dialog alle Verfahren angeboten, bei denen eine Nationale ExPost veröffentlicht werden
kann oder bereits veröffentlich worden sind. Die bereits veröffentlichten ExPost erkennen Sie daran,
dass in der Spalte [ExPost] der Wert [Aktualisierung] enthalten ist (siehe Abbildung 107).
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Abbildung 107: Nationale ExPost aktualisieren – Verfahren auswählen
Selektieren Sie das gewünschte Verfahren und betätigen Sie die Schaltfläche [Weiter].
Beim Aktualisieren gelangen Sie direkt – ohne erneute Auswahl der Bekanntmachungsvorlage – in
den Dialog zur Erfassung der Bekanntmachungsdaten.
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Abbildung 108: Nationale ExPost aktualisieren – Daten ändern
Nachdem Sie die Daten geändert haben betätigen Sie zum erneuten Veröffentlichen die Schaltfläche
[Veröffentlichen] und führen Sie die folgende Teilreplikation durch. Im Ausgangsordner [ExPost]
wird jetzt eine weitere XML-Datei abgelegt.
Abbildung 109: ExPost – Anzeige der Dokumentenliste im Arbeitsbereich
Die derzeit veröffentlichte XML-Datei besitzt den Status [veröffentlicht]. Die andere XML-Datei
erhält den Status [aktualisiert].
Sie können eine Nationale ExPost auch über das Kontextmenü eines Verfahrens anlegen bzw.
aktualisieren. Das Vorgehen ändert sich geringfügig gegenüber dem Anlegen bzw. Aktualisieren aus
der Menüfunktion. Beim Anlegen über das Kontextmenü wird der Dialog zum Auswählen des
Verfahrens übersprungen und es wird direkt der Dialog zur Auswahl der Bekanntmachungsvorlage
angezeigt (siehe Abbildung 107). Beim Aktualisieren über das Kontextmenü wird ebenfalls der Dialog
zur Auswahl des Verfahrens übersprungen und direkt der Dialog zur Erfassung der
Bekanntmachungsdaten angezeigt (siehe Abbildung 108).
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6.13 Status im wettbewerblichen Dialog
Hierbei handelt es sich um eine Sonderfunktionalität, die nur das Vergabeverfahren Wettbewerblicher
Dialog für besonders komplexe Verfahren betrifft.
Nähere Informationen zu diesem speziellen Vergabeverfahren erhalten Sie auf der Internetseite
www.simap.europa.eu. Hier kann das erklärende und interpretierende Dokument [Erläuterung der EUKommission zum wettbewerblichen Dialog vom 05.10.2005] heruntergeladen werden.
Der wettbewerbliche Dialog teilt sich in drei Phasen auf: Teilnahmewettbewerb, Dialogphase und
Angebotsphase.
Teilnahmewettbewerb
Vor der Dialogphase findet ein Teilnahmewettbewerb statt. Für den Teilnahmewettbewerb gelten
dieselben Mindestfristen wie beim Nichtoffenen Verfahren. Im Unterschied zum Nichtoffenen
Verfahren ist es beim wettbewerblichen Dialog aber nicht zwingend vorgesehen, dass die Gewinner
des Teilnahmewettbewerbs mit der Angebotsaufforderung erst bzw. noch einmal eine
Leistungsbeschreibung erhalten (Erläuterungsschreiben der EU-Kommission vom 05.10.2005, S. 9).
Dialogphase
Die Dialogphase dient der Erörterung verschiedener Vorschläge. Für die Dialogphase gibt es
grundsätzlich keine Zeitbeschränkung – sie kann so lange andauern wie nötig, um die gewünschten
Informationen und Lösungsansätze im Dialog mit den Teilnehmern zu erarbeiten. Wenn allerdings
eine Lösung gefunden wird, oder umgekehrt erkennbar ist, dass es zu keiner Lösung kommt, muss der
Dialog für abgeschlossen erklärt werden (§ 6 a Abs. 5 VgV). Um die Dialogphase abzuschließen
(Abbildung 110) muss das Verfahren über die Funktionalität [Verfahren > Aktualisieren] um das
Angebotsdatum und das Zuschlagsdatum ergänzt und gegebenenfalls das Archivierungsdatum
angepasst werden (siehe Kapitel 6.4 Verfahren aktualisieren).
Angebotsphase
Nachdem in der Dialogphase abgeschlossen wurde, muss diese über die Funktion [Verfahren >
Status im wettbewerblichen Dialog] manuell beendet und die Angebotsphase eingeleitet werden.
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Abbildung 110: Statusänderungen im wettbewerblichen Dialog
Über die Schaltfläche [Fertigstellen] wird die Dialogphase beendet. Wurde das Verfahren im Vorfeld
nicht um die oben erwähnten Fristen ergänzt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben (Abbildung 111).
Abbildung 111: Fehlermeldung fehlendes Angebotsdatum
Wurde die Dialogphase erfolgreich beendet, geht das Verfahren automatisch in die Angebotsphase
über.
6.14 Vorinformation
Eine Vorinformation wird genauso wie ein Verfahren über die Funktion [Verfahren > Anlegen]
erstellt. Nach der Freigabe bleibt die Vorinformation solange im Web-Frontend sichtbar, bis die
Archivierungsfrist eingetreten ist. Danach kann die Vorinformation über [Verfahren > Archivieren]
archiviert werden.
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Wird die Vorinformation über die Funktion [Verfahren > Aufheben] aufgehoben, wird sie direkt aus
der e-Vergabe gelöscht. Sie wird daher nicht mehr im Web-Frontend angezeigt und kann auch nicht
mehr archiviert werden.
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7
Dokumente im OBA
Eine zentrale Aufgabe des OBA ist es, Dokumente zu ver- und entschlüsseln.
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Dokumente an Anbieter (Wirtschaftsteilnehmer) verteilen
können. Die Dokumente werden im OBA verschlüsselt und danach in die Vergabeplattform
eingestellt. Der OBA unterstützt auch das Entschlüsseln von Dokumenten, welche Bieter an das
Verfahren senden.
Durch Navigation im Verfahrensbaum können Sie einen einzelnen Ordner auswählen. Befinden sich
in dem Ordner ein oder mehrere Dokumente, werden diese im Arbeitsbereich angezeigt (Abbildung
112). Die Dokumente lassen sich im Arbeitsbereich oder im Baum auswählen. Die für das
ausgewählte Dokument zulässigen Funktionen können Sie über das Menü oder über die SchaltflächenLeiste im Arbeitsbereich auswählen. Die nicht zulässigen Funktionen sind inaktiv (grau). Zu jedem
Dokument, das durch einen Mausklick direkt ausgewählt wird, wird eine Detailansicht geöffnet. Hier
können nähere Informationen, wie bspw. der Dateinamen, Typ, oder die Dateigröße eingesehen
werden.
Die einzelnen Funktionen, die sich auf ein Dokument anwenden lassen, sind in den folgenden Kapiteln
erläutert.
Abbildung 112: Dokumentenliste
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7.1 Dokumente importieren
Damit Sie Dokumente in die Vergabeplattform einstellen können, müssen Sie diese zuvor dem OBA
bekannt machen, sprich sie in den OBA einlesen. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

Die Dokumente werden dem OBA bekannt gemacht, indem diese über die Importfunktion des
OBA in das gewünschte Verzeichnis des Verfahrensbaums importiert werden.

Die Dokumente werden per Drag & Drop aus dem Windows Dateiexplorer in das gewünschte
Verzeichnis des Verfahrensbaumes im OBA gezogen.
Ist ein Dokument dem OBA bekannt gemacht worden, wird es im Arbeitsbereich angezeigt und kann
in die Vergabeplattform eingestellt werden. Nachfolgend werden beide oben genannten Möglichkeiten
beschrieben, mit denen Sie dem OBA Dokumente bekannt machen können.
Die Option des Dokumentenimports wird aktiv, sobald Sie einen Ausgangsordner im Verfahrensbaum
ausgewählt haben. In den Ausgangsordner [Bekanntmachung] können Sie keine Dokumente
importieren, daher sind bei der Selektion dieses Ordners die Funktion [Dokumente > Importieren]
sowie die Schaltfläche [Dokumente importieren] und das Kontextmenü [Importieren] nicht aktiv.
7.1.1 Import über den Menüaufruf des OBA
Selektieren Sie zunächst den Ausgangsordner, in welchen die Dokumente importiert werden sollen.
Durch Auswahl des Menüpunktes [Dokumente > Importieren...] oder durch Betätigen der
[Importieren]-Schaltfläche(Abbildung 113)können Sie einen Auswahldialog aufrufen (Abbildung
114).
Abbildung 113: Schaltfläche [Importieren]
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Abbildung 114: Import über Dateiexplorer
Als nächstes müssen Sie das Verzeichnis, in dem sich das zu importierende Dokument befindet,
auswählen. Um das Dokument dem OBA bekannt zu machen, müssen Sie das Dokument markieren.
Durch Klicken auf die [Importieren]-Schaltfläche können Sie den Import anstoßen.
Soll das Dokument in den Ordner Vergabeunterlagen importiert werden, erscheint eine Ordnerabfrage
für mögliche Unterordner (Abbildung 115). In diesem Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit,
anzugeben, ob das Dokument ohne Unterordner, in einem bereits bestehenden oder in einem neuen
Unterordner gespeichert werden soll.
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Abbildung 115: Ordnerabfrage
Ein Statusfenster informiert Sie über den Fortschritt des Imports (Abbildung 116).
Abbildung 116: Importstatus
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig zu importieren. Dazu müssen Sie die
Taste [Strg] bzw. [Ctrl] gedrückt halten, während Sie mit der Maus die einzelnen Dokumente
auswählen.
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Sollte es sich bei den Dokumenten um Verdingungsunterlagen handeln, werden alle in denselben, im
Ordnerdialog angegebenen, Unterordner importiert. Sobald Dokumente in den Ausgangsordner
Vergabeunterlagen importiert werden, gelten diese als Verdingungsunterlagen und durchlaufen den
oben genannten Prozess.
HINWEIS: Es ist nicht erlaubt Dateien, welche größer sind als 2 GB zu versenden. Beim Versuch
eine solche Datei zu importieren erscheint daher eine entsprechende Fehlermeldung.
7.1.2 Import via Drag & Drop
Alternativ können Sie eine oder mehrere zu importierende Dateien auch von außerhalb des OBA mit
der Maus direkt in den OBA ziehen (Drag & Drop, z.B. aus dem Windows Dateiexplorer heraus).
Hierzu müssen Sie vorher im OBA einen (Ziel-)Ordner ausgewählt haben.
Auch bei dieser Importfunktion informiert Sie ein Statusfenster über den Fortschritt des Imports
(Abbildung 116).
7.2 Dokumente versenden
Der Empfängerkreis kann je nach Dokument variieren. Daher können Sie jedes Dokument jedem
Teilnehmer individuell zustellen oder an eine bestimmte Gruppe von Anbietern senden.
Beispielsweise sollten Verdingungsunterlagen immer an die Gruppe [Teilnehmer] versendet werden.
Haben Sie das Dokument (bzw. mehrere Dokumente gleichzeitig), welches versendet werden soll, im
Arbeitsbereich markiert, wird die Funktion [Dokumente > Versenden...] bzw. die [Versenden]Schaltfläche (Abbildung 117) verfügbar.
Abbildung 117: Schaltfläche [Versenden]
Mit dieser Funktion starten Sie den Dialog zum Versenden. Wenn Sie das Dokument im
Verfahrensbaum selektieren, können Sie die Funktion nur über das Kontextmenü aktivieren. Sie
bekommen zunächst die Möglichkeit, einen Betreff einzugeben. Standardmäßig ist der Betreff mit
dem Wert <Kein Betreff> vorbelegt, kann aber durch Sie passend überschrieben werden (Abbildung
118).
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Abbildung 118: Betreff
Mit Betätigen der [Weiter]-Schaltfläche öffnet sich der Dialog zur Empfängerauswahl.
Für die Auswahl der Empfänger können Sie entweder eine Gruppenauswahl (Abbildung 121) oder
eine Anbieterauswahl (Abbildung 122) aus der Menge aller potenzieller Empfänger, bspw. aller
Teilnehmer oder bei Nachrichten auch aller abgelehnten Bewerber, vornehmen. Eine Mischselektion
ist nicht möglich. Bei der Veröffentlichung von Vergabeunterlagen ist ein zusätzlicher Reiter sichtbar,
der eine Übersicht von Dokumenten enthält (Abbildung 119)
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Abbildung 119 Übersicht Dokumente
Auf dem Reiter [Übersicht Dokumente] werden in einer Tabelle die zu versendenden Dokumente
angezeigt. Dieser Reiter ist nur bei der Versendung von Vergabeunterlagen sichtbar. In der Spalte
[Zurücksenden?] kann durch Aktivierung der zugehörigen Checkbox festgelegt werden, dass das
entsprechende Dokument vom Anbieter zurückgesendet werden muss. In der Spalte [Erwartete
Dateiendung] kann durch eine Texteingabe die gewünscht Dateiendung ergänzt werden. Diese wird
Softwareseitig allerdings nicht überprüf und dient lediglich als Hinweis. In der Spalte [Signatur
erwartet?] kann durch die Aktivierung der Checkbox für jedes Dokument gekennzeichnet werden,
dass es für die Angebotsabgabe vom Anbieter zu signieren sind. Die genannten Einstellungen können
alternativ auch in der Detailansicht zu den Dokumenten vorgenommen werden. Diese kann durch
einen Mausklick auf das gewünschte Dokument geöffnet werden (Abbildung 120). Um Änderungen
der Einstellung zu speichern, muss der Button [Dokumenteinstelllungen lokal speichern] betätigt
werden.
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Abbildung 120 Detailansicht eines Dokuments im OBA
Abbildung 121: Gruppenauswahl
Auf dem Reiter [Gruppenauswahl] können Sie die Empfängergruppe durch Aktivieren der
zugehörigen Checkbox markieren. Nicht auswählbare Gruppen werden grau angezeigt.
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Abbildung 122: Anbieterauswahl
Auf dem Reiter [Anbieterauswahl] können Sie die Empfänger in der Spalte [Auswählen] durch
Aktivieren der zugehörigen Checkbox markieren.
Mit Betätigen der [Fertigstellen]-Schaltfläche schließen Sie den Dialog. Der Fortschritt des
Versendens wird Ihnen in einem weiteren Dialogfenster angezeigt, welches sich anschließend
automatisch schließt (Abbildung 123).
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Abbildung 123: Fortschritt beim Versenden
Das Dokument wird im OBA als versendet mit dem entsprechenden Versanddatum dargestellt. Bei der
Veröffentlichung von Vergabeunterlagen, wird neben dem Versanddatum in den Spalten
[Zurücksenden?] und [Signatur erwartet?] gekennzeichnet, ob die entsprechende Auswahl aktiviert
wurde. Ist das der Fall, wird dort ein grüner Pfeil eingetragen (Abbildung 124).
Abbildung 124: Dokumente mit Versanddatum
Soll ein Dokument an alle Anbieter des Verfahrens gesendet werden müssen Sie das entsprechende
Dokument in den Ausgangsordner [Nachricht] importieren. Anschließend haben Sie zwei
Möglichkeiten: Entweder Sie wählen im Dialog [Versenden] innerhalb der Registerkarte
[Gruppenauswahl] die Gruppe [Bewerber] oder Sie selektieren alle Anbieter auf der Registerkarte
[Anbieterauswahl].
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HINWEIS: Ein an Bewerber versendetes Dokument wird an alle Anbieter (Ausnahme: abgelehnte
Bewerber) des Verfahrens geschickt. Dies gilt auch für die automatisch an die Bewerber versendeten
Bekanntmachungsdokumente. Des Weiteren kann an einen inaktiven Nutzer kein Dokument mehr
versendet werden.
Bitte stellen Sie sicher, dass die Gesamtgröße der auf einmal zu versendeten Dokumente 2 GB nicht
überschreitet.
7.2.1 Dokumente für Gruppen
Ist ein Dokument für eine Gruppe (bspw. Teilnehmer) relevant, müssen Sie in der Gruppenauswahl die
entsprechende Gruppe markieren und dadurch das Dokument an alle Anbieter dieser Gruppe
versenden. Ferner werden alle Anbieter, die nachträglich der gewählten Gruppe hinzugefügt werden,
automatisch auch dieses Dokument erhalten (Abbildung 121).
Wird ein Dokument z.B. an die Gruppe [Teilnehmer] versendet, erhalten alle Anbieter, welche den
Status [Teilnehmer] besitzen, sowie deren Mitarbeiter das Dokument zum Download angeboten.
Zusätzlich können auch alle Anbieter und Mitarbeiterstämme, welche einen höheren Status als
[Teilnehmer] besitzen dieses Dokument herunterladen. Abgelehnte Bewerber erhalten nur die
Dokumente, die explizit an die Gruppe [abgelehnte Bewerber] oder an sie persönlich gesendet
werden. Dokumente, die an die Gruppe [abgelehnte Bewerber] versendet worden sind, können auch
nur von abgelehnten Bewerbern empfangen werden.
Sobald Sie ein Dokument an eine Gruppe versendet haben, können Sie dieses Dokument nicht noch
einmal versenden.
7.2.2 Dokumente für einzelne Anbieter
Um ein Dokument nur einzelnen ausgewählten Anbietern zur Verfügung zu stellen, müssen Sie diese
in der Auswahlliste durch Anklicken mit der Maus markieren. Es werden Ihnen aber nur die Anbieter
zur Auswahl angeboten, welche aktuell als verantwortliche Nutzer in dem Verfahren gelten. Das
Dokument wird aber dennoch dem gesamten Mitarbeiterstamm des gewählten Anbieters zum
Herunterladen angeboten.
7.2.3 Teilnahmeunterlagen versenden
Sie können in einem Verfahren einem Anbieter mit dem Status [Bewerber] Teilnahmeunterlagen
senden. Dieser hat die Möglichkeit, diese zu empfangen und an Sie ausgefüllt zurückzusenden
(Teilnahmeantrag).
Der Ordner [Teilnahmeunterlagen] ist nur für Dokumente vorgesehen, die im Zusammenhang mit
einem Teilnahmewettbewerb versendet werden sollen.
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7.3 Dokumente - Aktualitätsstatus ändern
Die e-Vergabe bietet Ihnen die Möglichkeit, Verdingungsunterlagen mit einem Aktualitätsstatus zu
versehen. Die hier beschriebene Funktion bezieht sich daher nur auf den Ausgangsordner
[Vergabeunterlagen].
Dokumente, welche den Status [nicht mehr aktuell] besitzen, werden nicht mehr an neu
hinzukommende Empfänger versendet. Bei den Anbietern, welche die Dokumente bereits vor der
Änderung des Aktualitätsstatus erhalten haben, wechselt der Status des Dokumentes wie im OBA auf
[nicht mehr aktuell].
Dabei gibt es folgendes zu beachten: Solange ein Dokument noch nicht versendet wurde, können Sie
den Aktualitätsstatus des Verfahrens so oft ändern, wie Sie möchten. Sobald das Dokument aber
einmal versendet worden ist können Sie den Status nur noch auf [nicht mehr aktuell] setzen. Nach
dem Versenden und vor der Änderung steht der Dokumentstatus auf [versendet] (Abbildung 125).
Abbildung 125: Dokumente selektieren
Zum Ändern des Aktualitätsstatus müssen Sie das gewünschte Dokument im Arbeitsbereich
selektieren und die Menüfunktion [Dokumente > Aktualitätsstatus ändern..] aufrufen. Es erscheint
anschließend der Dialog aus Abbildung 126.
Abbildung 126: Frage: Aktualitätsstatus ändern?
Bestätigen Sie diesen Dialog mit [Nein] wird der OBA wieder angezeigt und der Status der
Dokumente hat sich nicht geändert. Betätigen Sie die Schaltfläche [Ja] schließt sich ebenfalls der
Dialog, aber jetzt steht in der Spalte [Status] des betroffenen Dokuments der Wert [nicht mehr
aktuell].
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Seite 111
Abbildung 127: Aktualitätsstatus – nicht mehr aktuell
Solange Sie das Dokument noch nicht versendet haben können Sie das Dokument über den gleichen
Weg wieder auf [aktuell] setzen. In der Spalte [Status] wird beim entsprechenden Dokument dann
kein Wert mehr angezeigt.
Wenn Sie den Aktualitätsstatus eines Dokumentes nach dem Versenden ändern, ändert sich der Wert
in der Spalte [Status] auf [versendet, nicht mehr aktuell].
Abbildung 128: Aktualitätsstatus – versendet, nicht mehr aktuell
7.4 Dokumente anzeigen
Dokumente, die der Anbieter in die Vergabeplattform über seinen Verfahrensbaum im AnA einstellen
kann, sind z.B. Rückfragen und ergänzende Dokumente. Diese Dokumente werden beim
Replikationsprozess in den OBA geladen und vom OBA automatisch entschlüsselt. Als Sachbearbeiter
erhalten Sie eine E-Mail, sobald neue Dokumente von Teilnehmern in Ihrem Verfahrensbaum
eingegangen sind. Neue und noch nicht gelesene Dokumente werden durch rote Schrift
gekennzeichnet (Abbildung 129).
Abbildung 129: Neue Dokumente im OBA
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Seite 112
Durch einen Doppelklick auf ein Dokument, für dessen Dateityp seitens des Betriebssystems eine
Viewer-Applikation registriert ist, können Sie das Dokument im zugehörigen Viewer öffnen. Das
gewählte Dokument wird schreibgeschützt angezeigt. Änderungen und Speichern des geöffneten
Dokuments sind in diesem Zusammenhang nicht möglich, da Sie dazu das Dokument entweder
exportieren oder nach dem Öffnen aus dem Viewer lokal speichern müssen. Über einen Info-Dialog
werden Sie darauf hingewiesen.
Abbildung 130: Dokumente öffnen
Dateien der oben gelisteten Formate können Sie sich analog zum Doppelklick auch über den
Menüaufruf [Dokumente > Dokument anzeigen...] oder durch Betätigen der [Dokument anzeigen]Schaltfläche (Abbildung 131) im entsprechenden Viewer anzeigen lassen.
Abbildung 131: Schaltfläche [Dokument anzeigen]
Zusätzlich können Sie über einen Rechtsklick mit der Maus auf ein Dokument in der Baumstruktur ein
Kontextmenü aufrufen. Auch dort gibt es den Menüpunkt [Anzeigen].
Wenn Sie versuchen, ein Dokument anzuzeigen, für welches kein passender Viewer registriert ist,
wird Ihnen eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt.
7.5 Dokumente prüfen
Die Übertragung eines Dokumentes mit der e-Vergabe-Plattform wird über einen so genannten
Hashwert gesichert. Damit kann geprüft werden, ob ein Dokument während des Transports verändert
wurde. Für ein ausgewähltes Dokument wird der Hashwert aktuell berechnet und mit der
gespeicherten Version verglichen. Das Ergebnis wird in einem Dialog angezeigt (Abbildung 133).
Über die Schaltfläche [Dokument prüfen] (Abbildung 132) können Sie diesen Prozess anstoßen.
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Abbildung 132: Schaltfläche [Dokument prüfen]
Abbildung 133: Prüfergebnis
Die Dokumente Angebot.pdf und userData.xml aus dem Eingangsordner [Angebote] können nicht
geprüft werden, da sie in einem ZIP-Archiv versendet und aus diesem ausgepackt wurden.
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Seite 114
7.6 Dokumente exportieren
Sie haben die Möglichkeit, Dokumente in ein beliebiges Verzeichnis auf der lokalen Festplatte oder
einem verbundenen Laufwerk zu exportieren. Dokumente können Sie mit dieser Funktion in ein
Arbeitsverzeichnis exportieren und dort bearbeiten. Zum Versenden können Sie die Dokumente dann
wieder in einen der Ausgangsordner importieren (siehe Kapitel 7.1 Dokumente importieren).
Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Export durchzuführen:

Die Dokumente werden aus dem OBA exportiert, indem Sie diese mit Hilfe der Menüfunktion
an die richtige Stelle kopieren.

Die Dokumente werden von Ihnen manuell per Drag & Drop an die richtige Stelle kopiert.
Diese beiden Möglichkeiten werden nachfolgend beschrieben.
7.6.1 Export über den Menüaufruf des OBA
Über die Menüfunktion [Dokumente > Exportieren...] oder durch Betätigen der [Dokumente
exportieren]-Schaltfläche (Abbildung 134) können Sie den Datei-Exportieren-Dialog öffnen
(Abbildung 135). Mit diesem Dialog lassen sich Dokumente aus dem OBA auf die lokale Festplatte
oder auf ein verbundenes Laufwerk exportieren.
Abbildung 134: Schaltfläche [Dokumente exportieren]
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Seite 115
Abbildung 135: Export-Dateiexplorer
Der Fortschritt des Exportvorgangs wird Ihnen in einem Dialog angezeigt (Abbildung 136).
Version 5.14
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Abbildung 136: Fortschritt beim Export von Dokumenten
7.6.2 Export via Drag & Drop
Alternativ können Sie eine zu exportierende Datei auch vom OBA mit der Maus direkt via Drag &
Drop in den Windows Dateiexplorer hinein ziehen / exportieren.
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7.7 Dokumente lokal löschen
Damit Sie ein Dokument aus dem Verfahrensbaum löschen können, müssen Sie dieses zunächst in der
Dokumentenliste auswählen. Durch die Menüauswahl [Dokumente > Löschen...] oder durch
Betätigen der [Dokumente lokal löschen]-Schaltfläche (Abbildung 137) können Sie den
Löschvorgang auslösen.
Diese Funktion kann auch für mehrere Dokumente gleichzeitig ausgeführt werden. Dazu müssen Sie
alle zu löschenden Dokumente in der Dokumentenliste auswählen.
Abbildung 137: Schaltfläche [Dokumente lokal löschen]
Nach Auslösen der Löschfunktion wird Ihnen ein Abfragedialog (Abbildung 138) angezeigt, der eine
Bestätigung des Löschvorganges erfordert.
Abbildung 138: Sicherheitsabfrage
Nach Bestätigung öffnet sich eine Erfolgsmeldung, die Sie mit [OK] bestätigen können (Abbildung
139). Das Löschen war erfolgreich.
Abbildung 139: Erfolgsmeldung
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Dokumente, welche Sie vor dem Löschen versendet haben, werden nach dem Löschen bei der
nächsten Replikation erneut heruntergeladen. Alle unversendeten Dokumente werden aus dem OBA
endgültig gelöscht.
HINWEIS: Dokumente, welche sich in den Eingangsordnern befinden können nicht gelöscht werden.
7.8 Dokumente mit ARES-Kennung versehen
Mit Hilfe der ARES-Kennung haben Sie die Möglichkeit, PDF-Formulare so zu modifizieren, dass ein
Anbieter diese mit einem Adobe Reader bearbeiten und elektronisch signieren kann.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass alle benutzten Schriften bei der PDF-Erstellung eingebettet sein
müssen. Näheres hierzu finden Sie in der Adobe-Hilfe.
Um diese Funktionalität nutzen zu können, müssen Sie das jeweilige Dokument in den
Ausgangsordner [Vergabeunterlagen] importieren. Selektieren Sie anschließend das Dokument im
Arbeitsbereich und betätigen Sie die Schaltfläche [ARES-Kennung]. Alternativ können Sie die
Menüfunktion [Dokumente > ARES-Kennung] aufrufen oder das Kontextmenü des Dokumentes
nutzen.
Falls das Formular mit einem Kennwortschutz versehen ist, müssen Sie an dieser Stelle das Passwort
eingeben. Betätigen Sie anschließen die Schaltfläche [Fertigstellen], wird das Dokument verschlüsselt
an einen Server gesendet, der das Dokument mit den erforderlichen ARES-Rechten versieht. Dieser
Vorgang kann einige Minuten dauern. Bei erfolgreicher Freigabe des Dokumentes werden Sie durch
den Dialog aus Abbildung 140 darüber informiert.
Abbildung 140: Erfolgsmeldung der Dokumentenfreischaltung
Nachdem Sie diesen Dialog mit [OK] bestätigt haben können Sie die Dokumente wie gewohnt
versenden (siehe Kapitel 7.2 Dokumente versenden) aus dem OBA.
Falls das Dokument bereits mit den ARES-Rechten versehen wurde, wird folgende Information
ausgegeben und keine weiteren Änderungen vorgenommen.
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Seite 119
Abbildung 141: Information über bereits gesetzte ARES-Rechte
Die Dokumente, welche mit der ARES-Kennung versehen wurden, erhalten durch das System im
Dateinamen vor dem *pdf den Hinweis _ares.
Abbildung 142: ARES-Kennung am Dokument
Falls Sie beim Ausführen dieser Funktion in einen Timeout geraten, werden Sie durch eine
entsprechende Meldung daraufhin gewiesen und müssen sich erneut am OBA anmelden.
HINWEIS: Der Kennwortschutz ist nach der ARES-Kennung noch vorhanden.
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Seite 120
8
Anbieterverwaltung
Die Verwaltung der Anbieter geschieht im OBA. Alle Bewerber und Teilnehmer werden dort dem
entsprechenden Vergabeverfahren zugeordnet und im jeweiligen Ordner angezeigt. Die Speicherung
von Benutzerdaten erfolgt jedoch auf der Vergabeplattform, um die Benutzerdaten vor Manipulationen
zu schützen.
Die Ordner für Bewerber, Teilnehmer und Bieter werden im Verfahrensbaum im OBA integriert
angezeigt, dadurch wird gewährleistet, dass Sie durchgängig arbeiten können.
Änderungen am Status der Benutzer können Sie nur im OBA durchführen. Der OBA repliziert diese
Änderungen dann auf die Plattform zur Speicherung.
8.1 Teilnehmer suchen / hinzufügen
Über den Menüaufruf [Anbieter > Teilnehmer suchen/hinzufügen] oder den Aufruf über die
Schaltfläche [Teilnehmer suchen/hinzufügen] (Abbildung 143) können Sie einen Dialog mit einer
Suchmaske öffnen (Abbildung 144).
Abbildung 143: Schaltfläche [Teilnehmer suchen/hinzufügen]
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Seite 121
Abbildung 144: Teilnehmer suchen und hinzufügen
Die einzelnen Felder der Suchmaske werden in der Suche mit <und> verknüpft, wobei leere Felder
nicht in die Suche mit eingehen. Innerhalb der Suchfelder können Sie das Zeichen [*] als Platzhalter
für beliebig viele Zeichen verwenden. Wenn Sie sich alle potenziellen Anbieter anzeigen lassen
wollen, lassen Sie einfach alle Eingabefelder leer und klicken dann auf [Suchen]. Alle gefundenen
Anbieter werden Ihnen in einer Ergebnisliste angezeigt (Abbildung 145). Bei der Suche wird nach
allen gültigen Haupt- und Nebennutzern gesucht. Durch den Administrator der Plattform oder durch
den Hauptnutzer gesperrte Anbieter sowie Anbieter mit abgelaufenem Zertifikat werden nicht im
Suchergebnis angezeigt.
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Abbildung 145: Suchergebnis
Zu jedem gelisteten Anbieter können Sie sich durch Betätigen der […]-Schaltfläche in der Spalte
[Details] nähere Informationen zum Anbieter anzeigen lassen. Betätigen Sie die […]-Schaltfläche in
der Spalte [Mitarbeiterstamm] wird Ihnen der komplette Mitarbeiterstamm des gewählten Anbieters
angezeigt. Über die Schaltfläche [Schließen] kehren Sie direkt zum Hauptfenster des OBA zurück,
über [Zurück] gelangen Sie wieder in die Suchmaske. Die Schaltfläche [Hinzufügen] fügt alle in der
Spalte [Auswählen] markierten Anbieter als Teilnehmer dem aktuellen Verfahren hinzu.
Zusätzlich bietet Ihnen der Dialog die Möglichkeit, über die Schaltfläche [Alle auswählen] alle
aufgelisteten Teilnehmer auszuwählen bzw. über [Auswahl löschen] die getroffene Auswahl zu
löschen.
Die angezeigte Tabelle (Abbildung 145) verfügt über eine Sortierfunktion, die beim Klicken auf den
Spaltenkopf der Textspalten die Inhalte der Spalte aufsteigend bzw. absteigend in alphabetischer
Reihenfolge sortiert.
Nachdem Sie die Bieter selektiert haben, können Sie über die [Speichern…]-Schaltfläche in der
Maske Suchergebnis (Abbildung 145) diese Anbieter für spätere Zwecke speichern. Dabei werden Sie
als erstes nach einer Bezeichnung (Abbildung 146) gefragt.
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Abbildung 146: Suchliste speichern – Bezeichnung
Mit Bestätigen dieses Fensters bekommen Sie eine Bestätigung über das erfolgreiche Anlegen der
Suchliste. Diese Liste können Sie bei späteren Suchen erneut aufrufen. Dazu müssen Sie im
Anfangsdialog die entsprechende Liste aus der Auswahlliste auswählen (Abbildung 147). Diese Liste
kann über die [Exportieren]-Schaltfläche zur Verwendung der Anbieterdaten außerhalb des OBAs
sowohl im XML- als auch im CSV-Format exportiert werden. Über die Schaltfläche [Löschen]
können Sie die gewählte Liste aus dem OBA entfernen. Mit Betätigen der [Anzeigen]-Schaltfläche
haben Sie die Möglichkeit, sich die gespeicherten Suchergebnisse erneut anzeigen zu lassen.
Abbildung 147: Vorhandene Suchliste verwalten
Bei allen Verfahrensarten können Sie über denselben Menüpunkt Anbieter als Teilnehmer dem
Verfahren hinzufügen.
Die in der Teilnehmerliste selektierten Anbieter werden mit Betätigen der [Hinzufügen]-Schaltfläche
als Teilnehmer zum Verfahren hinzugefügt. Diese Schaltfläche ist nur sichtbar wenn Sie aktiver
Sachbearbeiter eines Verfahrens sind.
In folgenden Fällen können Sie einen Anbieter nicht als Teilnehmer hinzufügen:

ein Mitarbeiter seines Mitarbeiterstammes ist bereits aktiv in dem Verfahren,

der Vertreter des zugehörigen Hauptnutzer ist bereits aktiv in dem Verfahren,

der Anbieter ist potentieller Vertreter eines Hauptnutzers, dessen Mitarbeiterstamm bereits
aktiv in dem Verfahren ist.
In allen Fällen wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.
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8.2 Anbieter Status ändern
Damit ein Anbieter zu einem Teilnehmer werden kann, muss er sich bewerben. Hat er sich zu einem
bestimmten Vergabeverfahren angemeldet, erscheint er im Verfahrensbaum im Bereich [Anbieter >
Bewerber] (Abbildung 148).
Abbildung 148: Anbieteranzeige
Um den Status des Bewerbers zu ändern, müssen Sie den Bewerber im Arbeitsbereich markieren.
Durch Betätigen der [Anbieter-Status ändern]-Schaltfläche (Abbildung 149) bzw. den Menüaufruf
[Anbieter > Status ändern...] wird der Dialog zum Ändern des Anbieterstatus gestartet (Abbildung
150).
Abbildung 149: Schaltfläche [Anbieter-Status ändern]
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Abbildung 150: Status ändern
Alternativ kann ein Bieter den Status [Teilnehmer] auch automatisch nach der Bewerbung erhalten,
ohne dass Sie als Sachbearbeiter eingreifen müssen. Das geschieht, indem Ihr VergabestellenAdministrator im Administrations-Client der Vergabestelle den dafür vorgesehenen Parameter anpasst
(siehe Bedienerhandbuch Admin Client der Vergabestelle).
Es ist zu beachten, dass ein Statuswechsel unmittelbare Konsequenzen hat. So werden bspw.
Verdingungsunterlagen automatisch an den Anbieter gesendet, wenn man ihn zum Teilnehmer
gemacht hat und bereits Verdingungsunterlagen für die Gruppe der Teilnehmer eingestellt sind.
8.2.1 Bewerber zulassen
Um einen Bewerber zum Teilnehmer zu machen bzw. bei einem Verfahren zuzulassen, müssen Sie in
der in Abbildung 150 dargestellten Auswahlliste den Status [Teilnehmer] selektieren. Durch
Betätigen der [Fertigstellen]-Schaltfläche wird der Statuswechsel vollzogen. Der Anbieter wird nun
im Verfahrensbaum unter dem Ordner [Teilnehmer] gelistet. Des Weiteren erhält er die für diese
Gruppe eingestellten Verdingungsunterlagen.
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8.2.2 Bewerber ablehnen
Um einen Bewerber abzulehnen, müssen Sie in der Abbildung 150 den Status [abgelehnter
Bewerber] selektieren. Der Anbieter wird nun im Verfahrensbaum unter dem Ordner [Abgelehnter
Bewerber] gelistet. Der Anbieter bekommt den Statuswechsel in seinem AnA durch einen geänderten
Status in den Verfahrensinformationen mitgeteilt, sobald er die Replikation angestoßen hat. Aus dem
Ordner [Nachricht] sollten Sie diesem Bewerber noch eine Nachricht senden, die ihn über die Gründe
der Ablehnung informiert.
Lehnen Sie einen Bewerber ab, werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie den Vorgang tatsächlich
durchführen möchten. Bestätigen Sie diese Meldung mit der Schaltfläche [OK], wird der Bewerber
abgelehnt, andernfalls wird der Vorgang abgebrochen.
Abbildung 151: Bewerber ablehnen
8.2.3 Berücksichtigten Anbieter auswählen
Analog zum Statuswechsel der Bewerber müssen Sie nach der Angebotsöffnung die Teilnehmer, die
ein Angebot abgegeben haben, in den Status [Bieter] setzen. Durch die Statusänderung werden diese
Personen an der entsprechenden Stelle im Verfahrensbaum eingeordnet. Im Status [Bieter] sollten alle
Anbieter enthalten sein, die ein Angebot abgegeben haben. Anbieter, welche kein Angebot abgegeben
haben, bleiben im Status [Teilnehmer].
Ist die Entscheidung für einen Bieter gefallen, müssen Sie den Bieter markieren und durch einen
Statuswechsel zum [Berücksichtigen Bieter] erklären (Abbildung 150). Wie Sie einen Statuswechsel
vornehmen, ist in Kapitel 8.2 Anbieter Status ändern beschrieben.
Nicht berücksichtigte Bieter müssen Sie ebenfalls markieren und durch einen Statuswechsel zum
[Nicht berücksichtigten Bieter] erklären.
Diese Statusänderungen sind nützlich, wenn anschließend Dokumente aus den Ordner [Auftrag] bzw.
[Absage] an diese Empfängergruppen versendet werden sollen.
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8.3 Anbieterliste erstellen
Über die Funktion [Anbieter > Liste] können Sie sich eine Liste mit allen Anbietern generieren
lassen, die zu diesem Zeitpunkt am ausgewählten Verfahren beteiligt sind. Es öffnet sich als erstes ein
Dateiauswahldialog über den Sie sich zum gewünschten Speicherort der Liste navigieren können:
Abbildung 152: Speicherort der Anbieterliste bestimmen
Nachdem Sie den gewünschten Dateinamen vergeben haben müssen Sie als nächstes die Schaltfläche
[Auswählen] betätigen. Die erstellte Liste wird jetzt in den ausgewählten Speicherort gespeichert und
zusätzlich in einem Texteditor angezeigt:
Abbildung 153: Liste mit beteiligten Anbietern
Die Ergebnisliste ist wie folgt aufgebaut:
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[Vergabestelle]
[Ausschreibungsgegenstand]
[Geschäftszeichen]
[Datum/Uhrzeit Erstellung der Liste]
[Firma(1)]<Tab>[Name(1)]<Tab>[Verfahren angefordert(1)]<Tab>[Status(1)]
[Firma(n)]<Tab>[Name(n)]<Tab>[Verfahren angefordert(n)]<Tab>[Status(n)]
Die Menüfunktion [Anbieter > Liste] kann nur für das Verfahren durchgeführt werden, welches im
Hauptfenster des OBA angezeigt wird. Weiterhin ist die Funktion nur dann aktiv, wenn es beteiligte
Anbieter in dem Verfahren gibt.
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9
Nachfolger und Vertreter
Ist eine für ein Vergabeverfahren zuständige Person (geplant oder auch ungeplant) abwesend, so muss
eine weitere Bearbeitung des Vergabeverfahrens dennoch möglich sein. Sie können daher im OBA
einen Nachfolger bzw. bis zu zwei (potenzielle) Vertreter anlegen. Beim Anlegen eines Nachfolgers
oder Vertreters müssen diese mit ihrer Signaturkarte anwesend sein.
9.1 Nachfolger
Durch die Übergabe eines Verfahrens an einen Nachfolger wird dieser im Gegensatz zur Vertretung
dauerhaft zum Inhaber dieses Verfahrens.
Über den Menüaufruf [Inhaber > Nachfolger] starten Sie den Dialog zum Aktivieren einer
Nachfolgeregelung (Abbildung 154). Im Verlauf der Übernahme wird Ihr Nachfolger zum Einlegen
seiner Signaturkarte aufgefordert.
Nachfolgeregelungen sind nicht referatsübergreifend möglich, d.h. eine Nachfolge ist nur innerhalb
eines Referats möglich. Des Weiteren ist zu beachten, dass ein Dienststellenleiter bzw. dessen
Vertreter nicht als Nachfolger verwendet werden darf.
Abbildung 154: Nachfolger
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9.2 Vertreter hinzufügen
Sie können bis zu zwei Personen als (potenzielle) Vertreter anlegen.
Ihre Vertreter können dann ein oder mehrere Verfahren von Ihnen übernehmen und aktiv fortführen.
Da dieses auch während Ihrer ungeplanten Abwesenheit möglich sein muss, ist hierfür keine weitere
Aktion Ihrerseits notwendig.
Über den Menüaufruf [Inhaber > Vertreter hinzufügen...] können Sie neue Vertreter anlegen. Der
Dialog kann auch über die entsprechende Schaltfläche in der Schaltflächen-Leiste aufgerufen werden
(Abbildung 155). Es öffnet sich der in Abbildung 156 gezeigte Dialog.
Abbildung 155: Schaltfläche [Vertreter hinzufügen]
Abbildung 156: Vertreter hinzufügen
Nach dem Betätigen der [Hinzufügen]-Schaltfläche ist die Signaturkarte Ihres potenziellen Vertreters
einzulegen (Abbildung 157).
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Abbildung 157: Vertreterkarte
9.3 Vertreter entfernen
Über den Menüaufruf [Inhaber > Vertreter entfernen...] oder die Betätigung der entsprechenden
Schaltfläche rufen Sie den in der Abbildung 159 gezeigten Dialog auf. Der jeweilige Vertreter kann
anschließend über die Schaltfläche [Entfernen] von Ihnen gelöscht werden. Voraussetzung dafür ist,
dass dieser keine aktive Vertreterrolle innehat, also alle Verfahren wieder aktiv bei Ihnen liegen.
Abbildung 158: Schaltfläche [Vertreter entfernen]
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Abbildung 159: Vertreter entfernen
Mit Betätigen der [Entfernen]-Schaltfläche wird Ihrem Vertreter die Berechtigung entzogen, soweit
er keine aktive Vertreterrolle mehr besitzt, weiterhin als Ihr Vertreter zu agieren. Nach dem Entfernen
wird Ihnen weiterhin die Abbildung 159 angezeigt. Der entfernte potentielle Vertreter wird aber nicht
mehr gelistet.
9.4 Vertretung aktivieren
Die Vertretung kann pro Verfahren von Ihrem (potenziellen) Vertreter über den Menüaufruf [Inhaber
> Vertretung aktivieren...] aktiviert werden. Es öffnet sich der in Abbildung 160 gezeigte Dialog.
Nach Abschluss dieses Schritts kann Ihr Vertreter das Verfahren aktiv weiterbearbeiten, also
Dokumente versenden und Teilnehmer zulassen. Die Deaktivierung der Vertretung erfolgt durch Sie
selbst und ist in Kapitel 9.5 Vertretung deaktivieren näher beschrieben.
Abbildung 160: Vertretung aktivieren
Um selbst eine Vertretung zu übernehmen, müssen Sie in der Auswahlliste die Person auswählen, die
Sie vertreten wollen. In dieser Liste werden alle Sachbearbeiter angezeigt, bei welchen Sie selbst als
(potenzieller) Vertreter angelegt wurden.
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Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, werden Ihnen die Verfahren des zu Vertretenen aufgelistet,
in denen er aktiv ist. Bei den aufgelisteten Verfahren handelt es sich um laufende, aufgehobene und
angehaltene Verfahren. Über [Auswählen] können Sie die Verfahren selektieren, für welche Sie die
Vertretung aktiv übernehmen sollen. Die Vertretung aktivieren Sie durch Betätigen der [Aktivieren]Schaltfläche.
9.5 Vertretung deaktivieren
Der vertretene Sachbearbeiter kann die Vertretung jederzeit ohne Ihre Mitwirkung beenden. Dazu
muss der vertretene Sachbearbeiter den Menüaufruf [Inhaber > Vertretung deaktivieren...] aufrufen.
Es öffnet sich der in Abbildung 161 dargestellte Dialog.
Abbildung 161: Vertretung deaktivieren
Alle Verfahren dieses Sachbearbeiters, für die eine Vertreterregelung besteht, werden in dieser Liste
angezeigt. Durch Betätigen der [Deaktivieren]-Schaltfläche kann der vertretene Sachbearbeiter die
Vertreterregelung für die zuvor selektierten Verfahren beenden.
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10
Extras
Unter dem Menüpunkt [Extras] sind zwei wichtige Funktionen des OBA abgelegt. Im ersten
Unterkapitel wird der Status der Vergabeplattform und im zweiten Unterkapitel wird das Anhalten des
OBA behandelt.
10.1 Plattform-Status
Über die Schaltfläche [Plattform-Status anzeigen] oder den Menüaufruf [Extras > PlattformStatus...] können Sie einen Dialog starten, welcher Ihnen den aktuellen Status der Vergabeplattform
anzeigt, d.h. ob die Vergabeplattform derzeit verfügbar oder nicht betriebsbereit ist.
Abbildung 162: Schaltfläche [Plattform-Status anzeigen]
Zusätzlich wird in diesem Dialog angezeigt, wie viele Vergabestellen an der Plattform angeschlossen
sind und wie viele aktuell über die e-Vergabe veröffentlichte Verfahren auf der Plattform liegen.
Auch wird die Verfügbarkeit der Trustcenter anhand einer Tabelle angezeigt. Ist die Checkbox in der
Spalte [Verfügbar] nicht aktiviert, ist das jeweilige Trustcenter zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar.
Über die Schaltfläche [Aktualisieren] können Sie die Ansicht aktualisieren, so dass Sie immer den
aktuellen Stand abrufen können (Abbildung 163).
Mit [Schließen] wird der Dialog geschlossen.
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Abbildung 163: Statusanzeige der Plattform
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Seite 136
10.2 OBA anhalten
Um die im BeschA BMI für das Vergabemodul DOMEA entwickelte Client-Client-Schnittstelle zu
benutzen, müssen Sie die lokale Datenbankverbindung des OBA-Clients trennen. Über den
Menüaufruf [Extras > OBA anhalten...] wird ein Dialog geöffnet, der Ihnen die Funktionalität
anbietet, den OBA-Client anzuhalten (Abbildung 164).
Abbildung 164: OBA anhalten
Haben Sie den OBA-Client angehalten, so können Sie über die Schnittstelle Dokumente aus DOMEA
an den OBA geben und umgekehrt.
Im Anschluss besteht die Möglichkeit, die Arbeiten im OBA-Client über [Fortsetzen] wieder
aufzunehmen (Abbildung 165).
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Abbildung 165: OBA fortsetzen
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10.3 Zertifikate auslesen
Die Zertifikate auf Ihrer Signaturkarte sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig. Sobald die
Zertifikate abgelaufen sind, können Sie sich nicht mehr am OBA anmelden und somit auch keine
Verfahren mehr anlegen bzw. bearbeiten. Um diesem Problem zu begegnen, kann der Administrator
Ihrer Vergabestelle für Sie einen Kartenwechsel durchführen. Für diesen Vorgang benötigt Ihr
Administrator allerdings Ihre neuen Zertifikate.
Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Administrator die benötigten Zertifikate zukommen
lassen können. Die erste Möglichkeit ist, dass Sie Ihre neue Signaturkarte dem Administrator
körperlich zur Durchführung des Kartenwechsels zur Verfügung stellen. Die zweite Variante ist, dass
Sie die Zertifikate Ihrer neuen Signaturkarte auslesen und anschließend Ihrem Administrator
elektronisch, also z. B. per Mail, zukommen lassen.
Haben Sie sich für die zweite Möglichkeit entschieden müssen Sie als erstes die Funktion [Extras >
Zertifikate auslesen…] aufrufen. Es öffnet sich der Dialog aus Abbildung 166.
Abbildung 166: Zertifikate auslesen – neue Signaturkarte einlesen
Legen Sie als nächstes Ihre neue Signaturkarte in das Kartenlesegerät und betätigen Sie anschließend
die Schaltfläche [neue Signaturkarte lesen].
Version 5.14
Seite 139
Abbildung 167: Zertifikate auslesen – Signaturkarte erfolgreich eingelesen
Konnten die Zertifikate erfolgreich eingelesen werden erscheint der Dialog aus Abbildung 167, der Sie
darüber informiert. Betätigen Sie als nächstes die Schaltfläche [Weiter], um einen Speicherort für die
ausgelesen Zertifikate festzulegen.
Abbildung 168: Zertifikate auslesen – Zertifikate speichern
Den Dateiauswahldialog zum Festlegen des Speicherortes können Sie über die Schaltfläche
[Auswählen…] aufrufen. Es öffnet sich der Dialog aus Abbildung 169. Standardmäßig wird als
Speicherort das Verzeichnis [Eigene Dateien] und als Dateiname [Zertifikate.zip] angegeben. Beides
können Sie aber manuell ändern.
Abbildung 169: Zertifikate auslesen – Speicherort festlegen
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Seite 140
Navigieren Sie zum gewünschten Speicherort betätigen Sie die Schaltfläche [Speichern]. Der Pfad
zum gewählten Speicherort sowie der gewählte Dateiname werden anschließend im Dialog aus
Abbildung 170 angezeigt.
Abbildung 170: Zertifikate auslesen – Zertifikate speichern
Um den Pfad ggf. zu ändern, müssen Sie einfach wieder die Schaltfläche [Auswählen…] betätigen.
Erst mit der Betätigung der Schaltfläche [Fertigstellen] werden die Zertifikate an dem gewählten
Speicherort abgelegt und die Funktion beendet sich automatisch.
Als letztes müssen Sie die gerade ausgelesenen Zertifikate als ZIP-Datei Ihrem VergabestellenAdministrator zur Verfügung stellen, damit dieser dann den Kartenwechsel für Sie durchführen kann.
HINWEISE:
Nach der Durchführung des Kartenwechsels können Sie nur noch mit der neuen Signaturkarte am
OBA arbeiten.
Der Kartenwechsel sollte rechtzeitig, d. h. vor dem Ablauf der alten Karte durchgeführt werden, da
sonst der OBA nicht mehr zum Auslesen der Zertifikate gestartet werden kann. Der Kartenwechsel
kann dann aber immer noch körperlich über die neue Signaturkarte durchgeführt werden. Alternativ
ist es auch möglich, die Zertifikate über den OBA eines anderen Sachbearbeiters mit gültiger
Signaturkarte auszulesen.
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Seite 141
10.4 PDF-Dokumente signieren
Innerhalb der Menüleiste finden Sie jetzt unterhalb des Menüpunktes [Extras] die Funktion [PDFDokument signieren….]. Rufen Sie diese Funktion auf, öffnet sich der Dialog aus Abbildung 171.
Abbildung 171: Dokument signieren - PDF-Dokument signieren
In diesem Dialog müssen Sie die obere Schaltfläche [Auswählen] betätigen, um zum nächsten Dialog
zu gelangen (siehe Abbildung 172). Es öffnet sich direkt ein Dateiauswahldialog, mit dessen Hilfe Sie
zum gewünschten Dokument navigieren können.
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Seite 142
Abbildung 172: Dokument signieren - Dateiauswahldialog
Nachdem Sie das gewünschte PDF-Dokument selektiert haben, betätigen Sie die Schaltfläche
[Öffnen] und der Dialog aus Abbildung 173 wird angezeigt.
Abbildung 173: Dokument signieren - PDF-Dokument ausgewählt
Version 5.14
Seite 143
Falls Sie ein falsches Dokument gewählt haben, können Sie über die obere Schaltfläche [Auswählen]
erneut den Dateiauswahldialog aufrufen und ein anderes Dokument auswählen.
Bevor Sie das Dokument signieren können, müssen Sie zunächst einen Speicherort für das fertig
signierte Dokument bestimmen. Standardmäßig ist der Speicherort vorbelegt mit dem Pfad der
Quelldatei. Sie können aber den Speicherort und den Dateinamen über die untere Schaltfläche
[Auswählen] neu bestimmen.
Abbildung 174: Dokument signieren - Dateiauswahldialog
Nachdem Sie das gewünschte Verzeichnis gewählt und einen Dateinamen vergeben haben, werden die
Eingaben über die Schaltfläche [Speichern] gesichert und im nächsten Dialog angezeigt.
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Seite 144
Abbildung 175: Dokument signieren - Speicherort ausgewählt
Um den Signaturvorgang einzuleiten betätigen Sie die Schaltfläche [Weiter]. Im folgenden Dialog
werden Ihnen noch einmal der Pfad zur Quelldatei und zum Zielverzeichnis angezeigt. Sollten Sie jetzt
feststellen, dass einer der Pfade nicht richtig ist, können Sie über die [Zurück]-Schaltfläche zu dem
entsprechenden Schritt zurücknavigieren und einen neuen Pfad angeben.
Betätigen Sie an irgendeiner Stelle die Schaltfläche [Abbrechen] wird der Vorgang beendet und die
Hauptseite des OBAwird wieder angezeigt.
Version 5.14
Seite 145
Abbildung 176: Dokument signieren – Signaturfeld auswählen
Weiterhin werden die freien Bietersignaturfelder gefunden, welche im PDF-Dokument vorhanden
sind. Wurden keine geeigneten Signaturfelder gefunden, werden Sie darüber informiert und Sie haben
die Möglichkeit eine Seite mit vier leeren Signaturfeldern an das Dokument anzuhängen.
Durch das Betätigen der Schaltfläche
gelangen Sie zu einer temporär erstellten Voransicht,
welche das gewählte Signaturfeld beinhaltet.
Abbildung 177: PDF-Dokumente signieren - Voransicht
Version 5.14
Seite 146
Das gewählte Signaturfeld wird in der Voransicht gelb hinterlegt angezeigt. Bereits belegte
Signaturfelder werden rot dargestellt. Freie Signaturfelder erkennt man einer grauen Hinterlegung.
Weiterhin sind die Feldnamen der einzelnen Signaturfelder in der Voransicht erkennbar, so dass man
hier sehen kann welche Zeile man in Abbildung 176 selektieren muss, um im gewünschten
Signaturfeld zu unterschreiben.
Abbildung 178: Dokument signieren - Signatur durchführen
Nachdem Sie sich für ein Signaturfeld entschieden haben, müssen Sie als nächstes die gewünschte
Zeile in Abbildung 178 selektierten und anschließend die Schaltfläche [Fertigstellen] betätigen.
Für das Signieren wird die Software SecSigner verwendet, daher öffnet sich als nächstes der folgende
Dialog.
Version 5.14
Seite 147
Abbildung 179: Dokument signieren – SecSigner
Nachdem Sie hier erneut die Schaltfläche [Signieren] betätigt haben, wird die PIN Ihrer Signaturkarte
abgefragt.
Abbildung 180: PIN Abfrage für die Signierung
Anschließend wird das Dokument signiert. Nach erfolgreicher Signatur erscheint der Dialog aus
Abbildung 181.
Version 5.14
Seite 148
Abbildung 181: Dokument signieren - Ergebnis
Sollte die Signaturerstellung nicht funktioniert haben, werden Sie ebenfalls darüber informiert.
Wenn es beim Signieren der Dokumente zu einem Fehler kommt, empfiehlt es sich eine
Sperrlistenaktualisierung durchzuführen. Zur Unterstützung wenden Sie sich bitte an die Hotline.
Version 5.14
Seite 149
10.5 PDF-Dokumente prüfen
Über die Funktion [Extras > Signatur prüfen] haben Sie die Möglichkeit die Signaturen innerhalb
eines Dokumentes zu prüfen. Bei diesem Vorgang werden die folgenden Prüfungen durchgeführt:

Prüfung, ob das vorliegende Dokument vollständig signiert und nach der Signatur nicht mehr
verändert wurde

Prüfung, ob das genutzte Signaturzertifikat von einem vertrauenswürdigen Trustcenter
ausgestellt wurde

Prüfung, ob das genutzte Signaturzertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig und
nicht gesperrt war
Die oben angegebenen Prüfungen sind notwendig, um die Gültigkeit einer Signatur einwandfrei
nachvollziehen zu können. Die visuelle Darstellung einer Signatur innerhalb des PDF-Dokuments ist
hingegen nur ein Indiz auf die Auftragung einer Signatur und kann die oben genannte Prüfung
keinesfalls ersetzen!
Nachdem Sie die Funktion aufgerufen haben erscheint der Dialog aus Abbildung 182.
Abbildung 182: Signatur prüfen
Sobald Sie die Schaltfläche [Auswählen] betätigen öffnet sich ein Dateiauswahldialog, in welchem
Sie zu dem gewünschten Dokument navigieren können.
Version 5.14
Seite 150
Abbildung 183: Signatur prüfen - Dateiauswahldialog
Selektieren Sie als nächstes das Dokument und betätigen Sie die Schaltfläche [Öffnen]. Es wird dann
der nächste Dialogschritt angezeigt:
Abbildung 184: Signatur prüfen - PDF-Dokument ausgewählt
Version 5.14
Seite 151
Falls Sie ein falsches Dokument gewählt haben, können Sie über die Schaltfläche [Auswählen] erneut
den Dateiauswahldialog aufrufen und ein anderes Dokument auswählen.
Haben Sie das richtige Dokument ausgewählt, brauchen Sie nur noch die Schaltfläche [Fertigstellen]
zu betätigen. Für die Prüfung wird die Software SecSigner von SecCommerce verwendet, daher öffnet
sich als nächstes der folgende Dialog mit dem Ergebnis der Prüfung:
Es öffnet sich der SecSigner mit den verbindlichen Informationen zur aufgetragenen Signatur.
Version 5.14
Seite 152
Sofern keine weiteren Informationen benötigt werden, können Sie diese Ansicht durch Klicken auf die
Schaltfläche OK verlassen.
10.5.1 Erweiterte Informationen zur Signaturprüfung
Der obigen Abbildung aus dem SecSigner lassen sich bereits die folgenden Informationen zur
aufgetragenen Signatur entnehmen:
- Ergebnis der Signaturprüfung
- Der Name der/des Unterschreibenden aus dem Signaturzertifikat
- Der Zeitpunkt der Signaturauftragung
- Der Status des Zertifikats beim Trustcenter
- Die Art des verwendeten Zertifikats (fortgeschritten oder qualifiziert)
Über die Schaltfläche Zertifikatsdetails lassen sich zudem weitere Informationen zu dem
verwendeten Zertifikat anzeigen.
Version 5.14
Seite 153
Der Detailansicht lassen sich insbesondere die folgenden Informationen entnehmen:
- Name des Trustcenters / Zertifikatausstellers (Organisation)
- Name des Ausstellerzertifikats (Name)
- Gültigkeitszeitraum der Zertifikats
Version 5.14
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10.5.2
Mehrere Unterschriften prüfen
Ist
das
Dokument mehrfach signiert, werden alle Signaturen (die neusten oben) namentlich im Übersichtsfeld angezeigt.
Wählen Sie die zu prüfende Unterschrift aus 1
» Details 2
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Das Ergebnis der Prüfung wird im oberen Bereich angezeigt. 1
In diesem Fall fehlt eine aktuelle Online-Sperrabfrage 2 . Falls gewünscht kann hiermit der Status des Zertifikats
beim Trustcenter erfragt werden
» Online-Zertifikat-Prüfung
3
» zurück
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» zurück
Prüfen Sie bei Bedarf weitere Signaturen 1 + 2
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Dokument mit mehreren Unterschriften anzeigen
» Dokument anzeigen
Version 5.14
Seite 158
11
Hilfe und Info
Zusätzlich zu diesem Handbuch verfügt der OBA-Client über eine Online-Hilfe. Diese beinhaltet in
der Regel die gleichen Informationen wie auch das vorliegende Handbuch. Aufrufen können Sie die
Online-Hilfe entweder über die Funktion [Hilfe > Hilfe], die Schaltfläche [Hilfe anzeigen] oder über
die Tastaturtaste [F1].
Abbildung 185: Online-Hilfe
Über den linken Bereich können Sie sich in die einzelnen Kapitel navigieren, welche dann im rechten
Bereich angezeigt werden. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie die Online-Hilfe wieder und
gelangen auf die Hauptseite des OBA.
Über die Funktion [Hilfe > Info] erhalten Sie Informationen zum Thema Copyright und können
feststellen, mit welcher Version des OBA Sie gerade arbeiten.
Version 5.14
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Abbildung 186: Informationen und Copyright
HINWEIS: Abbildung 186 zeigt eine beispielhafte Ansicht der Funktion [Info]. Insbesondere kann
die aktuelle Versionsinformation von der Abbildung abweichen.
Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie diesen Dialog und gelangen wieder auf die Hauptseite
des OBA.
Version 5.14
Seite 160
12
Ungültigkeit, Verlust oder Defekt der Signaturkarte
Sollte Ihre Signaturkarte ungültig, verloren bzw. defekt sein, wenden Sie sich bitte mit einer neuen,
gültigen Signaturkarte an den Vergabestellen-Administrator, der dann alle Ihre Verfahren auf die neue
Signaturkarte umschlüsseln kann. Die betreffende Signaturkarte sollte beim jeweiligen Trustcenter
gemeldet werden, um die Aufnahme in die so genannte Zertifikatswiderrufsliste zu veranlassen.
Ist die Umstellung erfolgt, ist der OBA zu starten. Es werden automatisch alle Ihre Verfahren repliziert
und können bearbeitet werden.
Version 5.14
Seite 161
13
Schnittstelle zum Vergabemodul bzw. einem Vergabemanagementsystem
Die Schnittstelle zu einem Vergabemodul ist im Dokument [Client-Client-Schnittstelle] beschrieben.
Nähere Informationen finden Sie dort.
Version 5.14
Seite 162
14
Glossar und Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste
AnA:
Angebotsassistent
ARES:
Der Adobe Reader Extensions Server versieht PDF-Formulare mit speziellen Rechten, die ansonsten
nicht verfügbare Funktionen im Adobe Reader freischalten (bspw. elektronische Signatur, lokales
Speichern).
Dokument:
Der OBA verarbeitet Dokumente im PDF-Format und in allen anderen gängigen Formaten.
Dokumente können direkt im OBA angezeigt werden, sofern seitens des Betriebssystems eine
passende Viewer-Applikation registriert ist.
Dokumentenliste:
Die Dokumentenliste erscheint als Arbeitsmaske, wenn im Verfahrensbaum ein Ordner geöffnet ist, in
dem sich Dokumente befinden. In der Dokumentenliste sind alle Dokumente des Ordners angezeigt.
Diese können in der Dokumentenliste ausgewählt werden, um die verschiedenen Funktionen des OBA
auf diese anzuwenden.
Version 5.14
Seite 163
Kartenleser:
Angeschlossenes Kartenlesegerät, welches für Zugriffe auf die Signaturkarte benötigt wird. Zugriffe
auf die Signaturkarte sind im Rahmen der digitalen Signatur, bei der Anmeldung an die
Vergabeplattform, beim Ver- und Entschlüsseln von Dokumenten und bei der Angebotsöffnung
notwendig.
OBA:
Online Beschaffungsassistent
Verfahrensbaum:
Der Verfahrensbaum ist im linken Teil des Arbeitsbereiches vorhanden. Im Verfahrensbaum sind alle
Vergabeverfahren mit allen ihren Ordnern enthalten. Neue bzw. noch nicht gelesene Dokumente
werden im Verfahrensbaum rot dargestellt.
Verschlüsseltes Dokument:
Ein verschlüsseltes Dokument wird im OBA in einem internen Format verarbeitet. Dieses Format ist
für den Benutzer im OBA nicht sichtbar. Ein verschlüsseltes Dokument enthält die verschlüsselte
Datei, sowie weitere Felder, die vom OBA und auf der Vergabeplattform verarbeitet werden können.
VST-Admin-Client
Anwendung zur Verwaltung der vergabestellen-spezifischen Einstellungen durch den
Vergabestellenadministrator.
Version 5.14
Seite 164
Voll-Replikation
Teil-Replikation
Verfahren oder Projekt auswählen
Verfahren löschen
Verfahren archivieren
Verfahren exportieren
Verfahren anlegen
Verfahren aktualisieren
Verfahren freigeben
Verfahren anhalten bzw. fortführen
Dokumente importieren
Dokumente exportieren
Dokumente versenden
Dokumente anzeigen
Dokumente lokal löschen
Version 5.14
Seite 165
Dokument prüfen
Vertreter hinzufügen
Vertreter entfernen
Vertreter aktivieren
Vertreter beenden
Teilnehmer suchen / hinzufügen
Anbieter Status ändern
Plattform-Status anzeigen
Hilfe anzeigen
Das Formular für den Adobe Reader freischalten
Abbildung 187: Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste
Version 5.14
Seite 166
15
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Installationsfenster ................................................................................................................................. 4
Abbildung 2: Sicherheitswarnung ................................................................................................................................ 4
Abbildung 3: Umgebungsvariablen ............................................................................................................................. 6
Abbildung 4: Neue Benutzervariable ........................................................................................................................... 7
Abbildung 5: Anmelden am Server – Verbindungsaufbau .......................................................................................... 7
Abbildung 6: OBA Bearbeitungs-Bildschirm .............................................................................................................. 8
Abbildung 7: Java Web Start Anwendungsmanager.................................................................................................. 10
Abbildung 8: Java Web Start Verknüpfung via Menü ............................................................................................... 11
Abbildung 9: Bildsymbol mit Verknüpfung zum OBA ............................................................................................. 11
Abbildung 10: Aufruf des OBA im Startmenü .......................................................................................................... 11
Abbildung 11: Anmeldeinformation - Verbindung zum Server ................................................................................ 12
Abbildung 12: Beispielhafte PIN-Eingabe (abhängig von Kartenleser) .................................................................... 13
Abbildung 13: Statusinformation – Verfahren aktualisieren .................................................................................... 13
Abbildung 14: Aktualisierung der Verfahrensschlüssel............................................................................................. 14
Abbildung 15: Replikationsdialog ............................................................................................................................. 14
Abbildung 16: Beispielhafte PIN-Eingabe (abhängig von Kartenleser) .................................................................... 15
Abbildung 17: Zum Herunterladen bereitgestellte Dokumente ................................................................................. 16
Abbildung 18: Schlüsseldarstellung bei der Replikation ........................................................................................... 16
Abbildung 19: Herunterladen von Dokumenten ........................................................................................................ 17
Abbildung 20: Erfolgreiche Replikation .................................................................................................................... 18
Abbildung 21: Replikation mit Fehler ....................................................................................................................... 19
Abbildung 22: Replikation mit Fehlern abgeschlossen ............................................................................................. 20
Abbildung 23: Details zu Fehlermeldung beim Herunterladen ................................................................................. 21
Abbildung 24: Keine Dokumente geladen ................................................................................................................. 22
Abbildung 25: OBA ................................................................................................................................................... 23
Version 5.14
Seite 167
Abbildung 26: Aufbau der Maske .............................................................................................................................. 25
Abbildung 27: Projekt-Ansicht .................................................................................................................................. 27
Abbildung 28: Aufbau Eingangsordner ..................................................................................................................... 29
Abbildung 29: Alle Dokumente des Eingangsordners ............................................................................................... 29
Abbildung 30: Teilnahmeanträge der jeweiligen Firma ............................................................................................ 30
Abbildung 31: Zertifikatsarten und ihre Symbole ..................................................................................................... 30
Abbildung 32: Daten des Versenders ......................................................................................................................... 31
Abbildung 33: Details zum empfangenen Dokument ................................................................................................ 31
Abbildung 34: Sendebericht....................................................................................................................................... 32
Abbildung 35: Mitarbeiterstämme mit dem Status [Bewerber] ................................................................................ 33
Abbildung 36: Nebennutzer ist als Teilnehmer aktiv................................................................................................. 33
Abbildung 37: Vertretung übernommen - Anbieterseitig .......................................................................................... 34
Abbildung 38: Mitarbeiterstamm mit gesperrtem Nebennutzer ................................................................................ 34
Abbildung 39: Meine Vertretungen ........................................................................................................................... 35
Abbildung 40: Meine Vertreter .................................................................................................................................. 35
Abbildung 41: Statusinformationen zu eSender-Nachrichten .................................................................................... 36
Abbildung 42: Liste zum Herunterladen bereitstehender Dokumente ....................................................................... 39
Abbildung 43: Statuswechsel eines Verfahrens ......................................................................................................... 40
Abbildung 44: Fehlerhafte Replikation ...................................................................................................................... 41
Abbildung 45: Angezeigte Fehlermeldung mit Details.............................................................................................. 41
Abbildung 46: Schaltfläche [Filter]........................................................................................................................... 42
Abbildung 47: Filter für Dienststellen- und Referatsleiter......................................................................................... 42
Abbildung 48: Filternamen eingeben ......................................................................................................................... 43
Abbildung 49: Gespeicherten Filter auswählen ......................................................................................................... 43
Abbildung 50 Dialog der Teilreplikation ................................................................................................................... 44
Abbildung 51: Auswahl der Bekanntmachungsvorlage ............................................................................................. 46
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Abbildung 52: Filterung der Bekanntmachungsvorlagen .......................................................................................... 47
Abbildung 53: Verfahren anlegen .............................................................................................................................. 48
Abbildung 54: Wartungsfenster anzeigen .................................................................................................................. 49
Abbildung 55: Projektzuordnung ............................................................................................................................... 50
Abbildung 56: Adressdaten beim Anlegen eines Verfahrens .................................................................................... 51
Abbildung 57: Fehlerhafte Eingabe bei der Angebotsfrist / Teilnahmefrist .............................................................. 52
Abbildung 58: Voransicht und XML-Export ............................................................................................................. 53
Abbildung 59: Eingaben abschließen......................................................................................................................... 54
Abbildung 60: Vorläufiges Angebotsdatum bei Verfahren mit TW .......................................................................... 54
Abbildung 61: Angebotsdatum bei Verfahren mit TW.............................................................................................. 55
Abbildung 62: Verfahren für soziale und andere besondere Dienstleistungen .......................................................... 55
Abbildung 63: Validierungsergebnisliste ................................................................................................................... 56
Abbildung 64: Projekt erstellen oder zuordnen ......................................................................................................... 56
Abbildung 65: Archivierungsfrist auswählen ............................................................................................................ 57
Abbildung 66: Eigene Adressen verwalten ................................................................................................................ 57
Abbildung 67: Adressbuch......................................................................................................................................... 58
Abbildung 68: Überschreiben einer Adresse bestätigen ............................................................................................ 59
Abbildung 69: textuelle CPV-Code Beschreibung .................................................................................................... 59
Abbildung 70: fehlerhafte CPV-Code Eingabe.......................................................................................................... 60
Abbildung 71: CPV-Code Autovervollständigung .................................................................................................... 60
Abbildung 72: Verfahren freigeben (VST-Einstellung: Automatisch) ...................................................................... 63
Abbildung 73: Verfahren auswählen ......................................................................................................................... 64
Abbildung 74: Verfahren auswählen ......................................................................................................................... 65
Abbildung 75: Projekt auswählen .............................................................................................................................. 65
Abbildung 76: Verfahren aktualisieren – Auswahl .................................................................................................... 66
Abbildung 77: Änderungsformular mit Änderungen in der Bekanntmachung .......................................................... 69
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Abbildung 78: Änderungsformular ohne Änderungen in der Bekanntmachung ....................................................... 70
Abbildung 79: Änderungsformular ohne Änderungen in der Bekanntmachung, aber mit Änderung der
Ausschreibungsunterlagen................................................................................................................................. 71
Abbildung 80: Bestätigung – kein Änderungsformular erstellt ................................................................................. 72
Abbildung 81: Formular 21 Präsentation der Daten .................................................................................................. 73
Abbildung 82: Formular 21 Aktualisierung lediglich der Meta-Informationen......................................................... 74
Abbildung 83: Verfahren sichtbar bzw. unsichtbar schalten ..................................................................................... 76
Abbildung 84: Verfahren anhalten bzw. fortführen ................................................................................................... 77
Abbildung 85: Verfahren exportieren ........................................................................................................................ 78
Abbildung 86: Fortschritt beim Verfahrensexport ..................................................................................................... 79
Abbildung 87: Checkbox [Archivierbar] ................................................................................................................. 79
Abbildung 88: Verfahren archivieren ........................................................................................................................ 80
Abbildung 89: Sicherheitsabfrage-Dialog.................................................................................................................. 81
Abbildung 90: Dateiauswahldialog ............................................................................................................................ 81
Abbildung 91: Fortschritt beim Archivieren des Verfahrens ..................................................................................... 82
Abbildung 92: Abschluss der Archivierung ............................................................................................................... 82
Abbildung 93: Verfahren lokal entfernen .................................................................................................................. 83
Abbildung 94: Dialog [Verfahren aufheben] .......................................................................................................... 84
Abbildung 95: Frage nach Aufheben ausgewählter Verfahren .................................................................................. 84
Abbildung 96: Aufheben von Verfahren.................................................................................................................... 85
Abbildung 97: Änderungsformular beim Aufheben eines Verfahrens ...................................................................... 86
Abbildung 98: Aufheben von Verfahren.................................................................................................................... 86
Abbildung 99: ExPost-Bekanntmachung anlegen bzw. aktualisieren........................................................................ 87
Abbildung 100: Bekanntmachungsvorlage auswählen .............................................................................................. 88
Abbildung 101: Bekanntmachungsdaten erfassen ..................................................................................................... 89
Abbildung 102: PDF-Vorschau / Export.................................................................................................................... 90
Abbildung 103: Eingaben ExPost-Bekanntmachung abschließen ............................................................................ 91
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Abbildung 104: Nationale ExPost anlegen – Verfahren auswählen .......................................................................... 92
Abbildung 105: Nationale ExPost anlegen – Bekanntmachungsvorlage auswählen ................................................. 93
Abbildung 106: Nationale ExPost anlegen – Bekanntmachungsdaten erfassen ........................................................ 94
Abbildung 107: Nationale ExPost aktualisieren – Verfahren auswählen .................................................................. 95
Abbildung 108: Nationale ExPost aktualisieren – Daten ändern ............................................................................... 96
Abbildung 109: ExPost – Anzeige der Dokumentenliste im Arbeitsbereich ............................................................. 96
Abbildung 110: Statusänderungen im wettbewerblichen Dialog ............................................................................... 98
Abbildung 111: Fehlermeldung fehlendes Angebotsdatum ....................................................................................... 98
Abbildung 112: Dokumentenliste ............................................................................................................................ 100
Abbildung 113: Schaltfläche [Importieren] ........................................................................................................... 101
Abbildung 114: Import über Dateiexplorer.............................................................................................................. 102
Abbildung 115: Ordnerabfrage ................................................................................................................................ 103
Abbildung 116: Importstatus ................................................................................................................................... 103
Abbildung 117: Schaltfläche [Versenden] .............................................................................................................. 104
Abbildung 118: Betreff ............................................................................................................................................ 105
Abbildung 119 Übersicht Dokumente ..................................................................................................................... 106
Abbildung 120 Detailansicht eines Dokuments im OBA ........................................................................................ 107
Abbildung 121: Gruppenauswahl ............................................................................................................................ 107
Abbildung 122: Anbieterauswahl ............................................................................................................................ 108
Abbildung 123: Fortschritt beim Versenden ............................................................................................................ 109
Abbildung 124: Dokumente mit Versanddatum ...................................................................................................... 109
Abbildung 125: Dokumente selektieren................................................................................................................... 111
Abbildung 126: Frage: Aktualitätsstatus ändern? .................................................................................................... 111
Abbildung 127: Aktualitätsstatus – nicht mehr aktuell ............................................................................................ 112
Abbildung 128: Aktualitätsstatus – versendet, nicht mehr aktuell........................................................................... 112
Abbildung 129: Neue Dokumente im OBA ............................................................................................................. 112
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Seite 171
Abbildung 130: Dokumente öffnen ......................................................................................................................... 113
Abbildung 131: Schaltfläche [Dokument anzeigen] .............................................................................................. 113
Abbildung 132: Schaltfläche [Dokument prüfen].................................................................................................. 114
Abbildung 133: Prüfergebnis ................................................................................................................................... 114
Abbildung 134: Schaltfläche [Dokumente exportieren] ........................................................................................ 115
Abbildung 135: Export-Dateiexplorer ..................................................................................................................... 116
Abbildung 136: Fortschritt beim Export von Dokumenten ..................................................................................... 117
Abbildung 137: Schaltfläche [Dokumente lokal löschen] ..................................................................................... 118
Abbildung 138: Sicherheitsabfrage .......................................................................................................................... 118
Abbildung 139: Erfolgsmeldung .............................................................................................................................. 118
Abbildung 140: Erfolgsmeldung der Dokumentenfreischaltung ............................................................................. 119
Abbildung 141: Information über bereits gesetzte ARES-Rechte ........................................................................... 120
Abbildung 142: ARES-Kennung am Dokument...................................................................................................... 120
Abbildung 143: Schaltfläche [Teilnehmer suchen/hinzufügen] ........................................................................... 121
Abbildung 144: Teilnehmer suchen und hinzufügen ............................................................................................... 122
Abbildung 145: Suchergebnis .................................................................................................................................. 123
Abbildung 146: Suchliste speichern – Bezeichnung ................................................................................................ 124
Abbildung 147: Vorhandene Suchliste verwalten.................................................................................................... 124
Abbildung 148: Anbieteranzeige ............................................................................................................................. 125
Abbildung 149: Schaltfläche [Anbieter-Status ändern] ........................................................................................ 125
Abbildung 150: Status ändern .................................................................................................................................. 126
Abbildung 151: Bewerber ablehnen......................................................................................................................... 127
Abbildung 152: Speicherort der Anbieterliste bestimmen ....................................................................................... 128
Abbildung 153: Liste mit beteiligten Anbietern ...................................................................................................... 128
Abbildung 154: Nachfolger ..................................................................................................................................... 130
Abbildung 155: Schaltfläche [Vertreter hinzufügen] ............................................................................................ 131
Version 5.14
Seite 172
Abbildung 156: Vertreter hinzufügen ...................................................................................................................... 131
Abbildung 157: Vertreterkarte ................................................................................................................................. 132
Abbildung 158: Schaltfläche [Vertreter entfernen]............................................................................................... 132
Abbildung 159: Vertreter entfernen ......................................................................................................................... 133
Abbildung 160: Vertretung aktivieren ..................................................................................................................... 133
Abbildung 161: Vertretung deaktivieren ................................................................................................................. 134
Abbildung 162: Schaltfläche [Plattform-Status anzeigen] .................................................................................... 135
Abbildung 163: Statusanzeige der Plattform ........................................................................................................... 136
Abbildung 164: OBA anhalten ................................................................................................................................ 137
Abbildung 165: OBA fortsetzen .............................................................................................................................. 138
Abbildung 166: Zertifikate auslesen – neue Signaturkarte einlesen ........................................................................ 139
Abbildung 167: Zertifikate auslesen – Signaturkarte erfolgreich eingelesen .......................................................... 140
Abbildung 168: Zertifikate auslesen – Zertifikate speichern ................................................................................... 140
Abbildung 169: Zertifikate auslesen – Speicherort festlegen .................................................................................. 140
Abbildung 170: Zertifikate auslesen – Zertifikate speichern ................................................................................... 141
Abbildung 171: Dokument signieren - PDF-Dokument signieren........................................................................... 142
Abbildung 172: Dokument signieren - Dateiauswahldialog .................................................................................... 143
Abbildung 173: Dokument signieren - PDF-Dokument ausgewählt ....................................................................... 143
Abbildung 174: Dokument signieren - Dateiauswahldialog .................................................................................... 144
Abbildung 175: Dokument signieren - Speicherort ausgewählt .............................................................................. 145
Abbildung 176: Dokument signieren – Signaturfeld auswählen ............................................................................. 146
Abbildung 177: PDF-Dokumente signieren - Voransicht ........................................................................................ 146
Abbildung 178: Dokument signieren - Signatur durchführen.................................................................................. 147
Abbildung 179: Dokument signieren – SecSigner ................................................................................................... 148
Abbildung 180: PIN Abfrage für die Signierung ..................................................................................................... 148
Abbildung 181: Dokument signieren - Ergebnis ..................................................................................................... 149
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Abbildung 182: Signatur prüfen .............................................................................................................................. 150
Abbildung 183: Signatur prüfen - Dateiauswahldialog............................................................................................ 151
Abbildung 184: Signatur prüfen - PDF-Dokument ausgewählt ............................................................................... 151
Abbildung 185: Online-Hilfe ................................................................................................................................... 159
Abbildung 186: Informationen und Copyright ........................................................................................................ 160
Abbildung 187: Übersicht der Bildsymbole in der Schaltflächen-Leiste................................................................. 166
16
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Menüstruktur ............................................................................................................................................. 26
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