Ratgeber für neue Tankstellenpächter

Ratgeber für neue Tankstellenpächter
Ratgeber für neue Tankstellenpächter
Vorwort
Liebe Leserinnen und Leser,
Sie interessieren sich dafür, eine Tankstelle zu pachten und damit unternehmerisch in einer spannenden Branche tätig zu werden? Im Rahmen einer solchen Unternehmensgründung sind drei Schritte notwendig, über die wir Sie in
diesem Ratgeber für Tankstellenpächter informieren möchten:
1. Information über das Tankstellengeschäft,
2. Finden einer geeigneten Tankstelle,
3. Unternehmensführung in der Startphase.
In diesen Ratgeber sind die Erfahrungen unserer Experten aus der steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Betreuung von derzeit über 200 Tankstellen
eingeflossen. Wenn Sie Interesse an einer persönlichen Gründungsberatung
haben, rufen Sie uns bitte an (Fon: 0231-9751550).
Gerne können Sie uns Ihre Bewerbung auch online senden. Füllen Sie dazu
bitte das Formular aus, das Sie beim Klick auf den nachfolgenden Link erreichen: http://www.tib-treuhand.de/tankstellen-services/tankstelle-pachten/.
Wir haben gute Kontakte zu Mineralölgesellschaften und wissen, welche
Tankstellen in Ihrer Region auf neue Pächter warten.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Realisierung Ihrer unternehmerischen
Ziele und Vorstellungen und würden uns freuen, wenn wir Sie dabei steuerlich
und betriebswirtschaftlich unterstützen können.
Die Geschäftsführung der TIB Treuhand GmbH:
Dr. Olaf T. Gebauer
Rolf Harnisch
Karl-Heinz Bernert
Tobias Firl
© TIB Treuhand GmbH | www.tib-treuhand.de
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Ratgeber für neue Tankstellenpächter
1. Information über das Tankstellengeschäft
Rund 75 Prozent der 15.000 Tankstellen in Deutschland gehören Mineralölgesellschaften und Händlern. Den Betrieb übernehmen in der Regel selbstständig tätige Pächter, die von der Markenbekanntheit und dem Full-Service der
Mineralölgesellschaften profitieren.
Das Geschäftsmodell von Tankstellen beruht auf drei Säulen:
Kraftstoffe: Als Pächter erhalten Sie von den Mineralölgesellschaften eine
Verkaufsprovision, die zwischen 0,5 und 2,5 Cent pro Liter liegen kann.
Shop: Viele Tankstellen haben ihr Sortiment aus Autozubehör, Tabakwaren, Zeitschriften, Getränken, Backwaren und Lebensmitteln ausgebaut.
Dienstleistungen: Zum Kerngeschäft „Auto“ gehören neben dem
Shopgeschäft auch der Betrieb einer Waschanlage. Vereinzelt ist auch
noch ein KFZ-Werkstatt integriert. Ergänzend können nach Abstimmung
mit dem Verpächter z. B. Autovermietung, Lotto-Toto oder Postdienste hinzukommen.
Bei der hohen Zahl von Tankstellen in Deutschland gibt es immer wieder auch
einen Wechsel von Pächtern, z. B. weil der bisherige Pächter in den Ruhestand geht, eine andere Tankstelle übernimmt oder unternehmerisch scheitert.
Die Mineralölgesellschaften suchen daher ständig neue Pächter.
2. Finden einer geeigneten Tankstelle
Der Verdienst als Tankstellenpächter liegt durchschnittlich zwischen 30.000 €
und € 50.000,-- pro Jahr. Sie sollten eine technische oder kaufmännische
Ausbildung und Spaß an der Selbstständigkeit haben. Selbstdisziplin und Belastbarkeit sind als Unternehmer grundsätzliche Voraussetzung (z. B. bei einer
24-Stunden-Tankstelle).
Da Sie in der Regel eine voll ausgestattete und regional eingeführte Tankstelle
übernehmen, benötigen Sie für die Pacht ein Startkapital von ca. 15.000 €
plus zusätzlicher Sicherheiten.
Wenn Sie eine Tankstelle pachten möchten, mailen Sie uns bitte Ihre Unterlagen: http://www.tib-treuhand.de/tankstellen-services/tankstelle-pachten/. Wir
prüfen Ihre Anfrage und laden Sie zu einem persönlichen Gespräch in unsere
Dortmunder Kanzlei ein, wenn wir glauben, Ihnen weiterhelfen zu können. Bei
einem positiven Gesprächsverlauf leiten wir Ihre Anfrage an passende Mineralölgesellschaften weiter, die sich dann mit Ihnen direkt in Verbindung setzen.
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Ratgeber für neue Tankstellenpächter
3. Unternehmensführung in der Startphase
3.1 Betriebswirtschaftliche Auswertungen
Wenn Pächter von Tankstellen scheitern, dann vor allem deshalb, weil sie ihr
Unternehmen finanziell nicht im Griff haben. Zuverlässige betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) mit Kennzahlen und Betriebsvergleichen sind daher
der Schlüssel zum Erfolg. Basis hierfür ist eine ordnungsgemäße Buchführung
und eine Steuerberatungsgesellschaft mit branchenerfahrenen Experten, die
Sie kompetent begleiten und Ihnen administrative Arbeiten wie Buchhaltung
und Steuererklärungen abnehmen.
Umsatzanalysen: Sie benötigen eine kompakte Darstellung, wie sich die
Umsatzerlöse in den Bereichen Kraftstoffe, Shop und Dienstleistungen
entwickelt haben. Eine zusätzliche Darstellung der Mengen- und durchschnittlichen Preisentwicklung ist zumindest bei Kraftstoffen hilfreich.
Kostenanalysen: Da Sie als Tankstellenpächter den Kraftstoff nicht auf
eigenes Risiko von den Mineralölgesellschaften einkaufen müssen, ist das
Personal der größte Kostenblock einer Tankstelle. Das Geschäftsmodell
funktioniert nur, wenn die Pächter intensiv mitarbeiten und auch Aufgaben
wie die Kasse übernehmen. Viele Tankstellen arbeiten mit Zeitkräften.
Lagerbestände: Die regelmäßige Prüfung aller Lagerbestände ist wichtig,
um Diebstähle (vor allem im Shop) zu erkennen und eine überflüssige Kapitalbindung zu vermeiden.
Ergebniskennzahlen: Das Ergebnis ist die Messlatte für den Erfolg Ihrer
unternehmerischen Tätigkeit. Es zeigt an, was für Sie als Tankstellenpächter nach Abzug aller Kosten übrig bleibt. Setzen Sie das Ergebnis ins Verhältnis zum Umsatz, erhalten Sie die Umsatzrendite als weitere Kennzahl.
Liquiditätsanalysen: Das wichtigste unternehmerische Ziel ist jedoch die
Sicherstellung Ihrer Liquidität. Wenn Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen
nicht mehr nachkommen können, müssen Sie Insolvenz anmelden. Liquiditätsanalysen zeigen Ihre Zahlungsüberschüsse, die sich in der Regel auf
Ihrem Geschäftskonto widerspiegeln. Sie ergeben sich, wenn Sie vom Ergebnis Investitionen in das Anlage- und Umlaufvermögen sowie Tilgungen
abziehen und Abschreibungen hinzurechnen.
Wichtig ist, dass Sie diese Zahlen in Ihrer monatlichen betriebswirtschaftlichen
Auswertung (BWA) immer auch im Vergleich mit Vorjahreswerten, Planungen
und Branchendurchschnittswerten sehen. Nur durch eine Relativierung ist eine
richtige Einschätzung der Geschäftsentwicklung möglich.
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3.2 Steuern und Betriebsprüfungen
Um Sie auch von diesen administrativen steuerlichen Aufgaben zu entlasten,
benötigen Sie gute Steuerberater, die Ihre Einkommens- und Umsatzsteuererklärungen bis zur Unterschriftsreife vorbereiten und Sie auch bei möglichen
Betriebsprüfungen kompetent begleiten können.
Gerade die Betriebsprüfung ist ein Schrecken für viele Unternehmen. Sie ist in
der Abgabenordnung (§§ 193 ff.) geregelt. Auch Teilprüfungen sind möglich
(Umsatzsteuer, Lohnsteuer). Betriebsprüfungen erfolgen auch unregelmäßig,
z. B. wenn das Finanzamt konkrete Anhaltspunkte hat. Bei Tankstellen entwickeln sich häufig folgende Fallstricke:
Bruttoverdienste und Margen sind nicht nachvollziehbar,
Unklare Herkunft von Privateinlagen,
Nichtanerkennung von Familienarbeitsverträgen,
Werkstatterlöse werden nicht nach Dienstleistung und Ersatzteilen aufgeteilt,
Die Kassenführung ist nicht ordnungsgemäß (z. B. fehlende tägliche Kassenbestandskontrollen),
mangelnde Dokumentation von Eigenverbrauch (Shop und Bistro).
Spätestens bis zum Termin der Betriebsprüfung sollten Sie daher für Ordnung
sorgen. Zunächst muss der Prüfer Ihre Buchführung und Unterlagen akzeptieren. Weist Ihre Rechnungslegung Mängel auf, kann der Prüfer sie verwerfen
und Ihre Gewinne schätzen.
Haben Sie die formale Hürde geschafft, werden einzelne Geschäftsvorfälle
geprüft. Alle Ausgaben müssen Sie zwar glaubhaft machen, aber nicht beweisen. Die Aufbewahrungspflicht für Belege beträgt zehn Jahre. Bei Erscheinen
des Prüfers sollten Sie sich möglichst kooperativ zeigen. Am Ende der Prüfung gibt es das Abschlussgespräch und den Prüfbericht.
Nach Beginn der Prüfung haben Sie keine Möglichkeit mehr, sich nach § 371
Abgabenordnung selbst beim Finanzamt anzuzeigen, um einer möglichen
Steuerhinterziehung zu entgehen. Ab jetzt kann auch Ihr Steuerbescheid geändert werden, wenn der Betriebsprüfer in Ihren Unterlagen etwas findet. Das
kann natürlich auch zu Ihren Ungunsten geschehen, dann droht Nachzahlung.
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3.3 Finanzierung und Bankgespräche
Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Jahresabschlüsse und Unternehmensplanung bilden auch die Grundlage für Ihre Bankgespräche. Bei
Tankstellen entstehen häufig folgende Finanzierungsbedarfe:
Für die immer wieder nachgefüllten Kraftstoffe in den Erdtanks Ihrer Tankstelle verlangt die verpachtende Mineralölgesellschaft in der Regel Sicherheiten. Hierfür eignen sich Bankbürgschaften.
Die Ware in den Shops können Sie über Betriebsmittelkredite vorfinanzieren. Eine weitere Alternative stellt die Einräumung einer Kontokorrentlinie auf Ihrem Geschäftskonto dar, die Sie beliebig ausschöpfen und aus
Umsatzerlösen wieder zurückführen können.
Andere Investitionen, wie z. B. in Waschanlagen oder KFZ-Werkstätten,
können durch Leasing oder Investitionskredite finanziert werden. Auch
staatlich subventionierte Förderkredite können infrage kommen.
Wenn Sie einen Finanzierungsbedarf haben, dann empfiehlt sich ein Vorgehen wie bei einem Verkaufsgespräch. Präsentieren Sie Ihr Tankstellenunternehmen bei Banken wie Ihre Dienstleistungen bei Ihren Kunden. Noch besser:
Pflegen Sie bereits im Vorfeld gute Beziehungen zu Ihrer Hausbank. Handeln
Sie also nach den Prinzipien des klassischen Marketings.
Zu einer guten Kommunikation gehört auch, dass Ihre Zahlen und Berichte in
eine ansprechende Form (Präsentation) gegossen sind. Denn das Auge isst ja
bekanntlich mit. Wichtig ist jedoch auch der persönliche Eindruck, den Sie hinterlassen. Je besser und sicherer Sie Ihr Geschäftskonzept vermitteln, desto
mehr Erfolg werden Sie haben.
Besuchen Sie auch regelmäßig Ihre Firmenkundenbetreuer und erläutern
Sie die Geschäftsentwicklung Ihres Tankstellenunternehmens. Bankberater
sind andererseits auch gerne beim Kunden. Laden Sie sie ruhig mal zu sich
ein. Präsentieren Sie Ihre betriebliche Situation ohne Schönfärberei klar und
präzise. Geben Sie dabei Einblicke in die Entwicklung Ihrer Branche und stellen Sie Ihre Zukunftspläne plausibel dar.
Je mehr Informationen Sie liefern, desto sicherer fühlen sich Ihre Betreuer.
Geben Sie schlechte Nachrichten frühzeitig bekannt und legen Sie dabei
Ihre Aktionspläne offen. Ehrlichkeit zahlt sich aus.
Feilschen Sie um den letzten Prozentpunkt nur dann, wenn Sie es sich langfristig auch leisten können. Zu einer guten Beziehung gehört ein Geben und
Nehmen.
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3.4 Ihrer Servicequalität
Die Servicequalität ist Ihr zentraler Erfolgshebel. Nur Sie und Ihre Mitarbeiter
sind dafür verantwortlich. Begeistern Sie Ihre Kunden. Das spricht sich dann
schnell in Ihrem regionalen Einzugsgebiet rum. Die Chancen sind sehr gut,
dass Sie mit exzellenter Servicequalität unternehmerischen Erfolg haben.
Denn viele Tankstellen missachten nach wie vor die einfachsten Grundsätze.
Kunden bewerten die Servicequalität anhand von drei Faktoren:
Potenzialqualität
Der erste Eindruck entscheidet auch an der Tankstelle. Wenn Autofahrer auf
Ihr Gelände fahren, was sehen und erleben Sie? Prüfen Sie das selbst aus
Sicht eines Kunden. Halten Sie Ihr Gelände ständig sauber und gepflegt. Öllachen und vor Schmutz starrende KFZ-Werkstätten hinterlassen bei Ihren Kunden schon einen schlechten Eindruck, noch bevor sie getankt haben. Prüfen
Sie auch, wie Ihr Shop mit Kassenbereich aussieht. Auch hier gilt: Ständig aufräumen und Regale pflegen. Wichtig ist natürlich auch Ihr äußerliches Erscheinungsbild als Tankstellenunternehmer.
Tragen Sie als Chef immer saubere Kleidung mit Namensschild und sorgen
Sie für ein gepflegtes Äußeres. Eine Herausforderung wird es, wenn Sie zusätzlich noch eine KFZ-Werkstatt haben. Achten Sie darauf, dass auch Ihre
Mitarbeiter ein Ihrem Qualitätsverständnis entsprechendes Aussehen haben.
Prozessqualität
Freundlichkeit, Höflichkeit, Hilfsbereitschaft, Zuvorkommenheit, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Schnelligkeit und fachliche Kompetenz sind Qualitätsfaktoren, die im Prozess der Dienstleistung (des Tankens, des Waschens, des Reparierens, des Bezahlens) den Erfolg ausmachen und vor allem nichts kosten.
Es ist eine Typfrage und Einstellungssache. Stellen Sie daher nur Mitarbeiter
ein, die ein angeborenes Service-Gen haben. Schreiben Sie Ihre wichtigsten
fünf Servicegrundsätze auf und trainieren Sie sie ständig.
Sprechen Sie Ihre Kunden auch persönlich an. Beim Bezahlen an der Kasse
genügt ein Blick auf die Kreditkarte. Das passiert an Tankstellen höchst selten.
Umso mehr werden Sie auffallen. Bieten Sie dabei auch andere Dienstleistungen an „Herr Meier, wir haben heute eine Autowäsche im Angebot, dauert nur
5 Minuten. Sie können in der Zwischenzeit gerne einen Kaffee trinken“.
Ergebnisqualität
Machen Sie unsichtbare Dienstleistungsergebnisse sichtbar durch Surrogate.
Zwei Beispiele: Zeigen Sie erworbene Zertifikate. Waschen Sie das Auto Ihres
Kunden, nachdem Sie es in Ihrer KFZ-Werkstatt repariert haben.
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3.5 Personalführung
Mit den Dienstleistungen Ihrer Tankstelle können Sie sich über Ihre Servicequalität von Wettbewerbern unterscheiden. Ihre Persönlichkeit und Ihre Mitarbeiter machen das Besondere aus Kundensicht aus. Legen Sie daher großen
Wert auf die richtige Auswahl, Schulung und Führung von Mitarbeitern.
Auswahl: Die wichtigsten Auswahlkriterium für Mitarbeiter, die aushilfsweise oder stundenweise bei Ihnen arbeiten, sind gepflegte Erscheinung,
Freundlichkeit, Spaß an Kundenkontakten, kommunikative Fähigkeiten und
eine schnelle Auffassungsgabe im Hinblick auf die bei Ihnen anfallenden
Arbeiten (z. B. Bedienen der Kasse und Kreditkartenerfassung).
Schulungen: Fassen Sie Ihre Qualitätsansprüche und wichtigsten Arbeitsprozesse in einem Leitfaden zusammen, den Sie neuen Mitarbeitern erläutern. Arbeiten Sie neue Mitarbeiter entlang Ihrer Richtlinien ein und seien
Sie dabei auch Vorbild.
Zielvereinbarungen: Ihr Qualitätshandbuch ist auch die Grundlage, um mit
Mitarbeitern konkrete Ziele zu vereinbaren, die immer gelten und die nur
zeitweilig gelten (z. B. verstärkter Verkauf von Autowäschen im Frühjahr
oder nach Schlechtwetterperioden). Bei fest angestellten Mitarbeitern sind
Zielvereinbarungen leichter als bei Aushilfskräften, die ihre Tätigkeit häufig
nur als Job begreifen.
Belohnungen: Verknüpfen Sie Zielvereinbarungen auch mit finanziellen
Anreizen. Warum soll eine Kassenaushilfe, die in einer „Schicht“ 10 Autowäschen für 10 € verkauft hat, nicht 10 € Sonderbonus erhalten? Sofern
keine Tarifverträge dagegen sprechen, zahlen Sie am besten sofort, damit
ein direkter Zusammenhang zwischen Leistung und Belohnung entsteht.
Verbesserungen: Regen Sie Ihre Mitarbeiter auch dazu an, Augen und
Ohren für Qualitätsverbesserungen offen zu halten. Reklamationen von
Kunden sind immer auch ein Anlass Fehler zu erkennen und abzustellen.
Das setzt jedoch voraus, dass Sie eine Fehler- und Verbesserungskultur in
Ihrem Tankstellenunternehmen haben.
Trennung: Dieses Qualitätsdenken bedeutet jedoch nicht, dass Sie Fehler,
die immer wieder gleich gemacht werden, und dauerhafte Schlechtleistungen tolerieren. Dafür sind Tankstellenunternehmen zu klein. Wenn eine
Person ausfällt, geht das zu Ihren Lasten. Eine schnelle Trennung ist dann
sinnvoller, als sich durch die untragbar gewordene Situation zu quälen.
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3.5 Spaß behalten, Stress abbauen
Selbstständig zu sein bedeutet „selbst“ und „ständig“. Als Tankstellenunternehmer müssen Sie vieles – wenn nicht sogar alles - selbst erledigen und vor
allem in der Startphase ständig im Einsatz sein. Wenn Angehörige mitarbeiten, entsteht schnell ein Familienbetrieb, in dem die Grenzen zwischen Berufsund Privatleben verschwimmen. Das kann Fluch und Segen zugleich sein. Um
diese unternehmerische Belastung dauerhaft bestehen zu können, müssen
Sie Ihren Beruf lieben und Wege zum Stressabbau finden:
Spaß am Beruf
Pachten Sie nur dann eine Tankstelle, wenn Sie Autofan sind und den ständigen Kundenkontakt mögen. Ihre Kunden spüren sofort, ob Sie Fachexperte
und Dienstleister aus Leidenschaft sind oder nicht. Beraten Sie Ihre Kunden,
geben Sie Ihr Wissen weiter und seien Sie als Chef hilfsbereit. Bieten Sie z. B.
Kunden, die gerade eine Flasche Motoröl kaufen und im Anzug sind, gratis
den sofortigen Ölwechsel an. Positive Kunden-Feedbacks und das Gefühl, als
Experte gefragt und in der Kundschaft anerkannt zu sein, beleben den Spaß
an der Unternehmertätigkeit.
Positives Denken
Wenn Sie immer die positiven Seiten an täglichen Geschehnissen sehen,
kommen Sie besser durch das Leben, als wenn Sie immer durch eine schwarze Brille schauen. Ein Glas kann halb voll oder halb leer sein, je nach Sichtweise. So ist z. B. eine Kundenbeschwerde im Moment ungemütlich und lästig, sie hilft aber Fehler zu erkennen und durch Verbesserungen ein höheres
Service-Level zu erreichen. Auch negative Erlebnisse reichern Ihren unternehmerischen Erfahrungsschatz an (aus Fehlern wird man klug).
Stress abbauen
Kein Mensch kann dauernd Höchsttempo gehen. Irgendwann streikt der Körper. Auch Profi-Sportler haben wechselnde Phasen der Belastung und Regeneration. Dauerbelastungen führen zu Stress und der führt zu Gesundheitsproblemen (Burn-out). Sorgen Sie daher dafür, dass Sie sich gesund ernähren, ausreichend schlafen und einen Ausgleich zu Ihrer unternehmerischen
Tätigkeit haben. Körper und Geist müssen sich entspannen können. Die Möglichkeiten richten sich auch nach Ihren Vorlieben: Sport, Spazierengehen, Gartenarbeit, Freunde treffen, Kochen, Lesen, Musik machen oder hören, das
sind nur einige Varianten. Wichtig ist, dass Sie einen individuellen Rhythmus
von Anspannung und Entspannung finden und durchhalten.
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