Projektmanagement

memonic
Projektmanagement
Projektmanagement &
Problembehebung bei Projekten
Dr. Dorian Selz co-founder, ceo
20100219
memonic
Agenda
•  Was ist ein Projekt?
•  Fallbeispiel Sulzer Textil
(Projekt: real; konkretes Fallbeispiel und
Projektzahlen: fiktiv)
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Hintergrund
Projektrahmen
Team-Arbeit
Diskussion
•  Fazit & Ausblick
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memonic is a trademark of Nektoon Inc.
confidential & proprietary – © Nektoon Inc. 2009
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Was ist ein Projekt?
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Top 10 Lügen im
Projektmanagement
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Unser Projektplan ist konservativ
Unsere Projektplanung hat alle Risiken abgebildet
Die Spezifikation können wir uns sparen: ist ja alles da
Klar unser Projekt ist „on budget, on time“ und „on quality“
Wir sind zwar im Rückstand, aber ein Extraeinsatz und noch
3 Leute und wir sind wieder auf Plan
Das mit dem User Testing können wir auch selber machen
Die Website ist so einfach, sogar meine Mutter kann sie
bedienen!
Wir sind Beta! Yeah! Der Launch ist nur ein paar Tage weg!
Unser Technologie-Setup ist gut, wirklich gut
Glauben Sie uns, wir sind auf Kurs
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Top 10 Lügen von Engineers
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Wir sind grad kurz vor den Schlussstests
Sogar meine Mutter kann das benutzen
Unsere Beta Tester lieben das Produkt
Wir würden Zeit sparen, wenn wir nochmals von
vorne anfangen könnten
Dieses Mal schaffen wirs
Is funktioniert auf meinem Computer
Wir haben grossartige Tester und Test-Tracking
Ich kenne mich bei Sales und Marketing nicht aus
Was ich mache lässt sich skalieren
Ich brauch 5 Minuten, um das zu reparieren
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Top-5-Probleme im InternetProjektmanagement
•  The great IT-Business Divide. Business und IT
kommunizieren grundsätzlich nicht. Was auf der anderen
Seite des Grabens passiert, ist ja auch uninteressant und
unwichtig. Bitte Powerpoints lesen/Specs schreiben!
•  Bullshit Layer Problem. Dient zur Lösung des vorherigen
Problems. Es werden viele Lagen von Leuten mit langsam
wachsenden IT-Kenntnissen ins Projekt gebracht.
•  Seventh Party Syndrome. Alle suchen den schwarzen
Peter, und versuchen zu verhindern, dass er bei ihnen
liegenbleibt. Verbreitet vor allem in Projekten mit vielen
Partnern.
•  Honey, I've Shrunk the Content. Am Anfang eines WebProjektes sind die Inhalte nie ein Problem. Am Ende
schon. Dann ist leider das Budget alle.
•  Percentage Paradoxon: 10 mal 30 Stellenprozente sind
nicht gleich 300%, vor allem nicht 300% Verantwortung.
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Was ist ein Projekt?
Produkt
(Resultate, Ergebnisse)
Zeitraum
(Start, Dauer, Endpunkt)
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Ressourcen
(Personen, Geld, Material,
Infrastruktur, Informationen)
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Projektcharakteristika
•  Projekte können:
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klein oder gross sein
nur Dich oder viele Personen umfassen
formell, lose oder nicht geplant sein
strukturiert gar nicht nachverfolgt und dokumentiert
werden
•  für interne oder externe Kunden ausgeführt werden
•  geschäftlich oder persönlich sein
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Lebenszyklus eines Projekts
Idee
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Konzeption
Start
Umsetzung
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Ende /
Betrieb
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Die 3 Kernwerte eines Projekts
Risiko
Got 3 pick 2
Kosten
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Nutzen
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10 Erfolgsfaktoren
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Projektwürdige Aufgabenstellung
Projektauftrag
Machtpromotoren
Kompetente Projektleiter und Teammitglieder
So viel Projektmanagement wie nötig, nicht wie möglich
Zeitliche Freistellung
Klare Rollenverteilung
Gezielte Projektkommunikation
Elektronische Hilfsmittel
Projektmanagement-Kultur
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Fallbeispiel Sulzer Textil
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Bedürfnisse durch Kundenumfrage
ermittelt
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Direkte Online-Bedürfnisse
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Online Ersatzteilbestellung (inkl. Verfügbarkeit)
Upgrade Informationen für Maschinen
Einstellungs-/Konfigurationsinformationen
Online Buchen von Kursen
Informationen über technische Neuerungen
•  Technische Online-Hilfe
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Mögliche Online Dienste
•  Online Verkauf von gebrauchten Maschinen
•  Vendor Managed Inventory (ST für den Kunden)
•  Offertstellung für Neumaschinen
•  Community Dienste (z.B. für alte Ersatzteile)
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Kein Bedarf
•  Online Verbindung mit den Maschinen
•  Online Buchung von Service-Technikern
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Projektsituation bei Sultex
(Projekt: real; konkretes Fallbeispiel und Projektzahlen: fiktiv)
•  Adressiertes Bedürfnis:
SAP und weitere Applikationsdaten „nach vorne bringen“ und
dem Kunden auf einem Portal zur Verfügung zu stellen
Aktive Content Pflege und einfacher Zugriff auf Sultex Inhalte
durch Kunden
•  Sultex deckt dies durch 3 strategische E-Business
Bereiche ab:
Customer Portal, Supply Management, Sales Plattform
•  Der erste Schritt ist das Customer Portal
Einheitliches Kunden Portal mit verschiedenen
Funktionalitäten (z.B. Ersatzteilgeschäft, News) und
Informationen (z.B. Schulungsunterlagen)
•  Projektziel Customer Portal: Prozesse optimieren,
Kosten einsparen und die Kundenbindung erhöhen
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Projektsituation bei Sultex
(Projekt: real; konkretes Fallbeispiel und Projektzahlen: fiktiv)
Kunden
Lieferanten
Sultex
Extranet
Extranet
Content
Management
Customer Portal
Integration (SAP)
Middleware / Konnektoren
SAC
WDA
SAP
Content
ELSAPCEnet, EDOSnet, SAP, CATS,
SAC, WDA, Content
SAP
JDE
Etc.
SAP, JD Edwards, etc.
Backend Systeme
Industrie
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Theoretischer Aufbau
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Methodik/gewähltes Vorgehen
Strukturierung
der
Bedürfnisse
Aktivitäten
Priorisierung
der
Bedürfnisse
•  Konkretisierung
•  Gruppierung und
der Bedürfnisse in
Priorisierung der
BereichsBedürfnisse
workshops
•  Ableiten eines
Phasenplans
•  Festhalten von
Abhängigkeiten
Nutzenabschätzung
Kostenkalkulation
•  Berechnung der
Basisinvestionen
Investitionsrechnung
•  Unterscheidung
von quantitativen
und qualitativen
Nutzen
•  Aufwandsabschätzung für die
Integration bzw.
•  Zusammentragen
Realisierung der
Mengengerüst für
Bedürfnisse
die Nutzenquantifizierung
•  Vornehmen der
notwendigen
Abgrenzungen
•  Bestimmen des
Diskontsatzes
•  Berechnen des
NPVs
•  Berechnung der
Nutzenpotentiale
Ergebnis
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•  Longlist der
Bedürfnisse
•  Shortlist der
Bedürfnisse
•  Aufwandsabschätzung
•  Phasenplan
•  Investitionskosten
•  Qualitative
Nutzenargumente
•  Pay-Back (BreakEven)
•  Net Present
Value
•  Quantitativer
Nutzen
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Strukturierung der Bedürfnisse
Kick-Off
Kick-Off durch
Ansprache der
Bereichsverantworltlichen
Mail an
Bereichs- und
Abteilungsleiter
Analyse
Synthese
Bedürfnisaufnahme
in Bereichsworkshops
Aggregation
Sales&Marketing
Longlist
Bereichsworkshops
mit Intranetverantwortlichen
der Abteilungen
•  Vorstellung der
Zielsetzung
•  Vorgehen aufzeigen
•  Zeitplanung
kommunizieren
•  Beispiele zur Anregung
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•  Bestimmung von
Ansprechpartnern
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•  Bedürfnisse der Abteilungen in
Erfahrung bringen (inkl. Kosten/
Nutzenüberlegungen)
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Longlist der Bedürfnisse
•  Erwartungshaltung abgreifen
•  Strukturierung und
Priorisierung aller
Bedürfnisse
•  Commitment bezüglich
Ressourcen
•  Zuordnung zu
Funktionsblöcken
Bereichs- und Stabs-Workshops
•  Festhalten von
Abhängigkeiten und
Synergien
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Priorisierung der Bedürfnisse
Modul 1
Modul 2
Basisfunktionalitäten
Modul 3
Erweiterung der
Funktionalität
Ausbau Extranet
Ziel
•  Realisierung der MUSSFunktionalitäten des Sulzer
Extranet, um online gehen zu
können
•  Realisierung der Bedürfnisse, die
möglichst vielen Mitarbeitern
und Kunden einen Nutzen
bringen
•  Realisierung der Bedürfnisse,
die noch nicht genau
spezifiziert sind oder vorerst
zurückgestellt wurden
Funktionalitäten
•  Infoportal
•  Ausbau der firmenweiten
Funktionalitäten
- Zugriff auf
Explosionszeichnungen
•  Employee Self Service
•  Telefonliste
•  Integration Bestellprozess
•  Schulungen via Intranet
•  etc.
•  - Verbesserte Bestellprozesse
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online
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Kosten-Nutzen-Berechnung
C
Implementierungsmodule
Modul 1
Modul 2
Modul 3
Basisfunktionalitäten
Erweiterung der
Funktionalität
Ausbau Extranet
Kosten
Kosten für die
Bedürfnisintegration
Nutzen
Ausschöpfen
der Nutzenpotentiale
B
Portal-Software
Basisinvestition
Extranet
A
-
Infrastruktur
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Nutzenabschätzung
Nutzen
Quantitativ
Qualitativ
Einsparung
Sachkosten
Beispiel
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Einsparung
Personalkosten
•  Reduktion der
Bestellpapiere
•  Einsparung bei manuellen
Bestellprozessen
•  Reduktion der
Faxbestellungen
•  Bessere Laufzettelausgabe
•  Erhöhte Interaktion mit
Kunden, mehr Zufriedenheit
durch grösserer Flexibilität bei
der Zeiteinteilung
•  Weniger Fehlerbehandlung
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Key Learnings
•  Eine gute Investitionsrechnung
ist eine gute Investition
•  Kosten sind durch Systematik in den Griff zu bekommen
•  Beim Nutzen muss unterschieden werden
•  Stand-alone
•  Zusatznutzen bei Vernetzung
•  Geschätzte Daten sind besser als keine Daten
•  Pragmatismus
•  Abstraktion
•  Am Ende des Prozesses stehen 3 Resultate
•  Investitionsantrag für Geschäftsleitung
•  Modulares Gesamtprojekt mit überschaubarer Komplexität
•  Argumentationskette
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Fazit & Ausblick
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10 Tipps für ein
erfolgreiches Internet-Projekt I
1.  Problemverständnis
Verstehen um was es wirklich geht: Prototyping!
2.  Spezifikation
Ist immer „Work in Progress“,
So detailliert wie nötig, so übersichtlich wie möglich
3.  Change Management
Klar vereinbartes Change Request und Eskalations-Management
4.  Inhalte und Usability
Kommen immer zu spät!
So einfach wie möglich: Kundennutzen im Zentrum!!
5.  Live, Testing, Operation
Von Beginn weg testen
Mit dem Aufschalten des Live-Servers beginnt‘s erst!
Frühzeitig auf Betrieb achten!
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10 Tipps für ein
erfolgreiches Internet-Projekt II
6.  Projektmethodik
Methodik an Projekt anpassen und nicht umgekehrt
7.  Projektteam
Kleines Projektteam mit nötigen Kompetenzen
Einbindung der Geschäftsleitung
Aufgaben sind nur beschränkt teilbar
Gemeinsame Sprache!
8.  Projektmanagement
Kontinuierliches Reporting
Risikomanagement
„Mythical Man Month“
9.  Budget und Zeitplan
Realistische Grössen! Alles andere fliegt sowieso auf!
10.  Tools
„A fool with a tool is still a fool“
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Danke!
Dr. Dorian Selz co-founder, ceo
Memonic
Feldstrasse 133
8004 Zürich
www.memonic.com
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