Standards bei CAFM-Systemen – Welche ist die

Leipzig, Februar 2005
Standards bei CAFM-Systemen –
Welche ist die beste Software-Lösung?
Die Frage nach Standards bei CAFM-Software bewegt alle Hersteller und
Keßler
Real Estate Solutions GmbH
Erich-Zeigner-Allee 69-73
04229 Leipzig
(potentiellen) Kunden. Welche Standards gibt es überhaupt? Versucht
Ihre Ansprechpartnerin:
Frau Ulrike Maier
nicht jeder Hersteller, sein Produkt als „den Standard“ zu verkaufen? Wie
Fon: +49 341 235 900-0
Fax: +49 341 235 900-15
lässt sich Standard mit der geforderten flexiblen Anpassung an Kundenbedürfnisse vereinen? Der Artikel versucht, diese Fragen aus Software-
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technischer Sicht zu beantworten, geht aber bewusst nicht auf einzelne
Module und Inhalte von CAFM-Systemen ein. Die dargestellten Anforderungen stellen ein Mindestmaß an Basis-Funktionalität dar, die von jedem
CAFM-System heute erwartet werden darf.
Computer Aided Facility Management Software (CAFM) wird gern als die
„eierlegende Wollmilchsau“ bei Anwendern und Interessenten gesehen.
Man erwartet all das, was normaler Weise nur Spezial-Applikationen
einzelner Bereiche leisten (Instandhaltung, Ausschreibung, CAD, Schlüsselmanagement etc.). Zusätzlich soll alles optimal miteinander harmonieren und möglichst einfach auf Kundenwünsche anpassbar sein.
CAFM-Software ist im Vergleich zu CAD- oder Instandhaltungsapplikationen eine noch junge Software-Generation. Die vielen Mannjahre an
Erfahrung und Entwicklung, die gewachsene Software bietet, können
noch gar nicht verfügbar sein. Im Gegenteil – CAFM-Software hat nicht
den Anspruch, alle Speziallösungen vollständig zu ersetzen. Es geht
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vielmehr um ein Werkzeug, das die Bewirtschaftung optimal unterstützt
und dabei Datenredundanzen vermeidet, denn Datenhaltung und
-pflege ist der eigentliche Kostenfaktor. Schnittstellen stellen die Kommunikation mit vorhandenen Applikationen (z. B. ERP) sicher. Sie haben
eine besondere Bedeutung bei der Implementierung von CAFMSoftware.
Nutzen
Ihren Nutzen spielen CAFM-Systeme dann aus, wenn Synergien fachübergreifend angewandt werden. So bilden Daten aus dem Flächenmanagement nicht nur dafür die Grundlage, sondern auch für Schlüssel- und
Reinigungsmanagement, Vermietung oder auch die technischen Plätze in
der Instandhaltung. Die Datenhaltung erfolgt zentral in einer Datenbank,
die Datenpflege hingegen verteilt (und organisatorisch abgestimmt!) über
verschiedene, zuständige Abteilungen. Aber auch in der Systempflege
und Anwenderfreundlichkeit hat CAFM-Software Vorteile: der Anwender
muss nur ein System kennen lernen, die IT-Abteilung nur ein System mit
Updates versorgen oder Berechtigungen verwalten.
Ein weiterer wichtiger Vorteil sind die Schnittstellen zwischen den einzelnen Modulen. Diese müssen nicht extra entwickelt werden, da alles in
einer Applikation liegt und von einem Hersteller stammt. Hier muss man
erwarten können, dass die Module zusammenarbeiten. Ebenso können
Bewirtschaftungsprozesse modulübergreifend abgebildet werden oder
Auswertungen über den gesamten Datenbestand erfolgen. Die Anbindung an CAD- oder Grafiksoftware ist inzwischen schon zur Selbstverständlichkeit geworden.
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Nach so viel Vorschuss-Lorbeeren wird nun die Technik dafür näher beleuchtet.
Historie und Zukunft
Historisch gesehen, werden CAFM-Lösungen in drei verschiedene Systemansätze gegliedert:
CAD-basierende Systeme
Datenbank-basierende Systeme
integrierte Systeme
Es wäre müßig darüber zu streiten, ob der Ursprung eher in den CADoder Datenbank-Systemen zu sehen ist. Die Tendenzen gehen zwar eher
zu den CAD-basierenden Systemen, da diese Hersteller die ersten offiziellen CAFM-Lösungen geliefert haben. Jedoch sind Datenbankbasierende Systeme mit Sicherheit älter und haben auch Teilaufgaben
der Bewirtschaftung gelöst. Integrierte Systeme mit gleichberechtigtem
CAD- und Datenbankteil stellen meist auch heute noch das Ziel dar. Oft
sind sogar weit darüber hinaus gehende Punkte gefordert, wie z. B.:
flexibel anpassbare Systeme
prozessorientierte Systeme
Standard-Systeme
Web-basierende Systeme
Grundlagen
Installationsvarianten
Ein sehr großer Teil der heute installierten CAFM-Systeme basiert auf
der Client/Server-Architektur. Dabei wird auf dem Datenbank-Server le© PR Keßler Real Estate Solutions GmbH 2004
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diglich die Datenbank-Software mit der eigentlichen Datenbank abgelegt
(zentral), worauf dann alle Clients mit dem lokal installierten Programm
zugreifen. Diese Installationsvariante ist bewährt und performant. Sie hat
den Nachteil, dass Updates beispielsweise an jedem Client installiert
werden müssen. Dies lässt sich jedoch mit einer automatischen und zentralen Installation lösen.
Ein weiterer Ansatz wäre, das Problem der Clientinstallation mit verteilten
Anwendungen bewältigen. Dabei wird zusätzlich zum Datenbank-Server
ein Applikationsserver mit der entsprechenden Anwendung installiert, auf
den alle Clients zugreifen können. Diese Variante ist meist bei Webbasierenden Lösungen zu finden.
Eher selten sind reine Einzelplatz-Installationen. Diese kommen nur bei
verteilt arbeitenden Dienstleistern oder sehr kleinen Installationen zum
Einsatz. Sie sind quasi die Client/Server-Variante auf nur einem Rechner.
Die Datenbank steht dabei nur diesem einen Arbeitsplatz zur Verfügung.
Datenbank
Die Datenbank-Software stellt für Unternehmen eine wichtige Komponente dar. Besonders der Verwaltungsaufwand und die etablierten Systeme
spielen eine wichtige Rolle. Am meisten verbreitet sind relationale Datenbank-Systeme von Oracle oder Microsoft. Während der MS SQL Server
nur auf Windows-Plattformen läuft, ist Oracle für die verschiedensten
Betriebssysteme verfügbar (und oft auch weiter verbreitet). Beide Systeme können als relativ gleichwertig angesehen werden. Der SQL Server
hat den Vorteil, dass die Administration vergleichbar einfach zu bewältigen ist. Dieser Punkt sollte nicht unterschätzt werden, vor allem, wenn
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man keinen ausgebildeten Oracle-Administrator zur Verfügung hat. Die
Verwendung von MS Access als Datenbank im Netzwerk ist in jedem Fall
zu vermeiden.
CAD/Grafik
Die Unterstützung von CAD bzw. Grafik ist bei CAFM-Software obligatorisch. Die Hersteller bieten dafür unterschiedliche Lösungen an. So kann
generell zwischen der CAD-Ankopplung und Systemen mit integrierter
Grafik unterschieden werden. Beide Möglichkeiten haben Vor- und
Nachteile, die in Tabelle 1 gegenübergestellt wurden.
CAD-Ankopplung
Integrierte Grafik
Bedienung
CAD-Software nur Fachleu- Bedienung relativ einfach und mit
ten geläufig; Bedienung sehr wenigen Befehlen versehen
komplex, jedoch oft einfacher Viewer verfügbar
Datenformat
Speicherung im CADFormat
Speicherung in der Datenbank oder
herstellereigenem Format
Datenkonsistenz zwischen
Grafik und Datenbank
relativ hoher Aufwand zur
Wahrung der Konsistenz;
auch organisatorisch sehr
aufwändig
jede Änderung in der Grafik wird in
der Datenbank sofort mitgeführt
und umgekehrt
Datenkonvertierung
keine Konvertierung erforderlich
Import der Daten und damit meist
Informationsverlust
Export oder Weitergabe an
Planer
kein Export erforderlich, da
Daten im CAD-Format gespeichert; jedoch Abgleich
nach Änderungen ohne
CAFM-System erforderlich
Export erforderlich; meist nur in
DXF-Format möglich; Reimport und
Abgleich nach Änderungen ohne
CAFM-System erforderlich
Tabelle 1: Gegenüberstellung CAD-Ankopplung – integrierte Grafik
Als Empfehlung kann hier nur gelten, dass der Einsatzzweck entscheidet.
Wenn es viele Umbauten gibt, die noch durch externe Planer begleitet
werden, dann ist ein vollwertiges CAD-System unabdingbar. Sollen gele© PR Keßler Real Estate Solutions GmbH 2004
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gentlich nur ein paar Wände verschoben werden und können Flächen mit
einer gewissen Toleranz behaftet sein, genügt ein internes Grafiksystem.
Anforderungen
Bedienung
Der Bedienkomfort entscheidet über die Akzeptanz beim Nutzer. Microsoft hat mit Windows einige Standards gesetzt. Auch wenn man über den
Qualität dieser Standards streiten kann, so ist das Bedienkonzept jedem
Anwender vertraut. Daher ist eine Anlehnung an Aufbau und Bedienung
der Microsoft-Produkte sehr wichtig. Entscheiden ist, dem Nutzer ein
übersichtliches System bereitzustellen. Vor allem sollte man es vermeiden, mit zu vielen Fenstern bzw. Dialogen zu arbeiten. Es hat sich auch
bewährt, beim Arbeiten mit dem System nicht mehr nach Fach-Modulen
zu unterscheiden. Es entscheiden die Berechtigungen des Anwenders.
Damit ist es z. B. möglich, in einem Instandhaltungsauftrag auch kaufmännische Daten (wie den Inhalt einer Rechnung) zu sehen, ohne das
Modul wechseln zu müssen.
Customizing
Anpassungen des Systems erfolgen während der Einführung, bei Änderungen der Organisation oder der Prozesse, bei der Übernahme neuer
Aufgaben oder auch bei zusätzlich benötigten Daten. Sie sollten weitestgehend ohne Programmierung möglich und unabhängig vom Hersteller
durch einen geschulten Anwender selbst durchführbar sein.
Es müssen z. B. Datenmodelle, Prozessabläufe und Schnittstellen anpassbar sein. Bei Systemupdates ist es wichtig, dass alle Anpassungen
erhalten bleiben! Nur so ist ein sinnvolles Customizing möglich.
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Auswertungen
In den Auswertungen liegt der Lohn der Datenpflege. Man unterscheidet
zwischen Listen-/Tabellenformen und Berichten, die besonders gestaltet
sind. Die Auswertungen dienen dazu, alle Anfragen in möglichst kurzer
Zeit mit wenig Aufwand zu beantworten. Da diese Anfragen meist unspezifisch sind, müssen Auswertungen flexibel anpassbar und erstellbar
sein. Das heißt auch, dass keine SQL-Kenntnisse zur Erstellung erforderlich und Auswertung für den gesamten Datenbestand möglich sein müssen. Des Weiteren ist es wichtig, dass Auswertungen mit grafischem
Bezug visualisierbar sind und dass man sie bequem exportieren kann –
idealer Weise per Knopfdruck nach Excel.
Schnittstellen
CAFM-Software lebt mit Schnittstellen. Das betrifft vor allem die Kopplung an ERP-Systeme, aber auch GLT-Technik oder andere Datenbanken. Heute wird meist mit einer Aufzählung von Schlagworten (ASCII,
ODBC, OLE, SQL, XML usw.) für Schnittstellen geworben. Dies sagt
jedoch nichts über die Austauschbarkeit von Daten aus. Es handelt sich
lediglich um Formate oder Technologien. Entscheidend ist, wie flexibel
der Import beispielsweise auf eine ASCII-Datei angepasst werden kann.
Was ist, wenn Daten bereits vorhandenen sind? Wie können diese aktualisiert werden? Wie werden gelöschte Datensätze erkannt? Die selbe
Frage stellt sich bei SQL-Abfragen aus einer anderen Datenbank, dem
Format von Excel-Tabellen etc. Grundsätzlich erfolgt immer eine Zuordnung von externen zu internen Datenfeldern. Diese muss eindeutig über
Schlüsselfelder möglich sein. Optimal wäre es, wenn dies alles in der
Schnittstelle konfigurierbar ist.
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Im Zusammenhang mit Schnittstellen wird gern von einem „offenen System“ gesprochen. Jedoch gehört zu offenen Systemen mehr als die Möglichkeit, Daten auszutauschen. In jedem Fall sollten ein offen gelegtes
Datenmodell sowie Schnittstellen auf Programmlogik-Ebene vorhanden
sein. So wird vermieden, dass ein Datenimport zu Inkonsistenzen in der
Datenbank führt. Ein bekannter Begriff ist dabei die COM-Technolo-gie.
Durch sie ist es möglich, andere System quasi fernzusteuern oder mit
Daten zu versorgen.
Module vs. Prozesse
Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen bietet FM-Serviceleistungen an.
Dann kommen bei ihm Prozesse wie Helpdesk (Service Point), Wartung/Instandhaltung und Beschaffung zur Anwendung. CAFM-Hersteller
bieten diese in einzelne Module verpackt an, da nicht jeder Kunde Beschaffung oder Helpdesk zur Instandhaltung benötigt. Im späteren Betrieb sind die Module jedoch unrelevant, da die Prozesse modulübergreifend ablaufen. Der Anwender sollte nicht bemerken, dass im Prozessablauf zwischen den Modulen gewechselt wird. Deshalb ist die Bedienung
des Systems mit einer guten Übersicht ohne lästige Modulwechsel sehr
wichtig.
Kosten
Bei der Einführung von CAFM-Software wird die Kostenverteilung entsprechend der Grafik 1 in dieser oder ähnlicher Form oft publiziert. Die
Datenkosten sind je nach Umfang in einem weiten Bereich ansetzbar.
Die reinen Softwarekosten sind aufbauend auf Erfahrungswerte noch
einmal differenziert in Grafik 2 dargestellt. Hier wird deutlich, dass die
Lizenzkosten beim Implementieren einer Lösung nur etwa 40 % des Ge© PR Keßler Real Estate Solutions GmbH 2004
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samtaufwands betragen. Den Anteil an Projektbegleitung, Schulung und
Customizing sollte man also nicht unterschätzen.
Fazit
Im Abschnitt Grundlagen wurden die verschiedenen Basiskomponenten
der CAFM-Systemen gegenübergestellt. Diese Komponenten müssen
jeweils aus informationstechnologischer Sicht ausgewählt werden. Bei
den Anforderungen hingegen handelt es sich um Bestandteile, die heute
jeder Kunden fordern kann. Fasst man die einzeln aufgeführten Faktoren
zusammen, so ergibt sich daraus der heutige Standard, den man von
einem CAFM-Systemen aus technischer Sicht am Markt erwarten darf.
Das wichtigste Entscheidungskriterium ist und bleibt jedoch die bereitgestellte Funktionalität der Module und Prozesse, allerdings immer unter
Einbeziehung der oben genannten Anforderungen.
Die folgenden vier Punkte sollten aus Sicht des Autors bei der Auswahl
eines CAFM-Systems beachtet werden:
Die beste CAFM-Software gibt es nicht!
Das CAFM-System ist nur das Werkzeug für die Bewirtschaftung!
Das eigentliche Kapital sind die Daten!
Testen Sie die CAFM-Software vor dem Kauf mit eigenen Daten und
der Unterstützung des Herstellers!
Anforderungen
Bedienung
Kriterien
Windows-Standard, an MS Office angelehnt
Übersichtlichkeit durch klare Navigation und
nicht zu viele Fenster/Dialoge
kein expliziter Modulwechsel beim Anzeigen
von Daten aus verschiedenen Bereichen
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einheitliches Bedienkonzept in allen Modulen
Customizing
vom (geschulten) Anwender selbst durchführbar
Anpassen von Datenmodellen, Prozessen und
Schnittstellen ohne Programmieraufwand
Anpassungen müssen bei Release-Wechsel
erhalten bleiben
Auswertungen
von Anwendern ohne SQL-Kenntnisse einfach
erstellbar bzw. leicht änderbar
für den gesamten Datenbestand
einfache Übergabe an Excel
Auswertungen visualisierbar
Reportdesign mit Standard-Werkzeugen
Schnittstellen
Schnittstellen-Standards wie ASCII, ODBC,
SQL, XML sagen nichts über den eigentlichen
Austausch aus
Schnittstellen müssen konfigurierbar sein
Datenaktualisierung und Behandlung gelöschter Objekte muss berücksichtigt werden
Offene Systeme sind wichtig!
Tabelle 2: Anforderungskriterien an ein Standard-CAFM-System
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