BEO-EXPOWIN-Handbuch (PDF 5.40 MB)

BEO-EXPOWIN
Versand- und Exportabwicklung
Organisation und Workflow
Version 9.0.20
September 2015
BEO GmbH
Ensisheimer Str. 6 - 8
79346 Endingen
Geschäftsführer: Clemens Sexauer
Amtsgericht Freiburg, HRB 270261
USt-ID-Nr. DE 141 939 007
Raiffeisenbank Wyhl
BLZ 680 627 30
Konto 24635
IBAN DE21 6806 2730 0000 0246 35
BIC GENODE61WYH
INHALT
Hinweis: die im Text blau dargestellten Passagen
beschreiben ausschließlich die PARCEL-Module
Zielsetzung Effizienzsteigerung
Workflow
1. Belegdaten einlesen
2. Belege manuell erfassen
3. Versandabwicklung mit Modul PARCEL
3.1 Beleg bearbeiten
3.2 Transport bilden
3.2.1 Transport bearbeiten
3.2.2 Transport verpacken – Packstückinhaltsetikett + Packliste
3.3 Versandlabel
3.3.1 Versandlabel drucken
3.3.2 Versandauftrag drucken
3.4 Tarife verwalten
3.5 Einlieferungsliste
3.5.1 Einlieferungsliste anzeigen und drucken
3.5.2 Einlieferungsliste Abholtermin verschieben – wieder einfügen
3.5.3 Meldedatei an den Frachtführer exportieren
3.6 Transportdaten rückmelden an das Vorsystem
3.7 Besonderheit Abwicklungen GLS / FedEX / UPS
3.7.1 Frachtführerabwicklung UPS
3.8 Weitere Transportformulare
3.9 Packstücke suchen
3.10 Versandstatistik
4. Weiterbearbeitung von Belegen in Modul Vorgangsbearbeitung
4.1 Belegbearbeitung - erfassen / ändern / ergänzen
4.2 Sendungsbildung
4.3 Anzeigen und Drucken der Exportdokumente
4.4 Storno / Sendungsauflösung
4.5 Dokumente parametrieren (voreinstellen)
4.5.1 Einstellungen pro Dokument
4.5.2 Vorabstempelung
4.6 Datenexport an BEO-ATLAS
4.6.1 AES-Journal
4.7 Elektronisches Ursprungszeugnis
5. Intrahandelsstatistik
5.1 Einstellungen und Organisation
5.2 Intrahandelsstatistik Versendung ansehen / bearbeiten / verdichten
5.3 Intrahandelsstatistik Eingang - Belege einlesen / erfassen / bearbeiten
5.3.1 Verwalten von Stammdaten Adressen / Lieferanten
5.3.2 Einlesen von Importvorgängen über Schnittstelle aus einem Vorsystem
5.3.2.1 Import-Schnittstelle einstellen
5.3.3 Meldedaten verdichten
5.4 Intrahandelsstatistik-Datei melden
6. History Datenbank
6.1 Transporte/Sendungen deaktivieren
6.2 Transporte/Sendungen aktivieren
7. Sendungsstatistik
8. Organisatorische Vorarbeit
8.1 Stammdaten für Packstückabwicklung (PARCEL)
Seite
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2
sowie Erstellung von Versand- und Exportdokumenten
8.1.1 Stammdaten Mandanten
8.1.2 Stammdaten Unterschriften
8.1.3 Stammdaten Adressen – z. B. Spediteure
8.1.4 Stammdaten Verpackungen
8.1.4.1 Verpackungscodes für die DFÜ zu Frachtführern
8.1.5 Stammdaten Waren
8.1.6 Stammdaten Versandarten
8.1.7 Stammdaten Frankaturen
8.1.8 Stammdaten Incoterms
8.1.9 Stammdaten Länder
8.2 Zusätzliche Stammdaten und Parametrietungen – ausschlliesslich für
Paketabwicklung mit PARCEL-Modulen
8.2.1 Versandlabel
8.2.2 Produkte
8.2.3 Service
8.2.4 Frankatur
8.2.5 Tarif
8.2.6 Verbindung Versandart – Transportart (Frachtführer)
8.2.7 Verpackungskosten
8.2.8 Nummernkreis Packstücke
8.2.9 Nummernkreis Frachtbriefe
8.2.10 Routungsdaten
8.2.11 DFÜ zum Frachtführer
8.3 Schnittstelle Import – für Datenübernahme aus dem Vorsystem
8.4 Umformungen
8.5 Reports und Drucker
8.5.1 Parametrierung Druckausgaben
8.5.2 Parametrierung Druckerzuordnung
8.6 Fenstereinstellungen
9. Systemadministration
9.1 Berechtigungsstruktur
9.2 Anwenderverwaltung
9.2.1 Anwender anlegen
9.2.2 Kennwort
9.3 Datenbankeinträge exportieren und an BEO senden
9.4 Session löschen
9.5 Agentenfunktion für automatische Datenübernahme
9.5.1 Laufwerkspfade
9.5.2 Weitere Einstellungen – inhaltliche Mimik der Schnittstelle
9.5.3 Weitere Einstellungen für Agent - Zeitintervall
9.6 Datenrückmeldung an das Vorsystem aus Modul PARCEL
9.6.1 Automatische Rückmeldung einstellen
9.6.2 Export-Pfad einstellen
10. BEO-EXPOWIN-Client einrichten
ANHANG A Abkürzungen in Masken und auf Schaltflächen
ANHANG B Abwicklung Ausland - Elektronisches Ursprungszeugnis
ANHANG C Abwicklung Parcel - Routungsdaten einlesen und verwalten
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Zielsetzung Effizienzsteigerung
BEO-EXPOWIN kann Ihre Versand- und Exportabwicklung rundum unterstützen, hierbei Belegdaten
aus Ihrem Vorsystem effizient übernehmen und weiterverarbeiten. Mit dem Leistungsumfang der
PARCEL-Module steht Ihnen eine komfortable Drehscheibe für die Abwicklung mit Frachtführern zur
Verfügung. Die Weiterverarbeitung der Vorgangsdaten für die Intrahandelsstatistik sowie die
Drittlandsabwicklung incl. Datenübergabe an BEO-ATLAS sind konsequent vorbereitet.
Informieren Sie sich über den Modulkatalog von BEO-EXPOWIN!
Gerne unterstützen wir Sie bei Fragen zum Handling im Tagesgeschäft oder für die gezielte
Intensivierung der Nutzung Ihrer Anwendung. Sprechen Sie uns an!
Für die Kontaktaufnahme mit uns empfehlen wir, die vorbereitete Support-Anfrage aus BEOEXPOWIN zu nutzen: Hauptmenü – Menüpunkt „Hilfe – Support-FAX und EMAIL“:
Ihre Anfrage wird automatisch korrekt adressiert.
Bitte senden Sie unbedingt eine Kurzbeschreibung Ihrer Anfrage mit.
Ihrer Support-Anfrage werden entsprechende Statusfiles angehängt, welche uns die Bearbeitung
erleichtern.
Vielen Dank im Voraus.
Ihr BEO-Team
[email protected]
Sofern Sie in nachfolgender Dokumentation Informationen vermissen oder ein Statement aus Ihrer
Sicht nicht korrekt dargestellt sein sollte, freuen wir uns über Ihren Hinweis.
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Workflow
1. Belegdaten einlesen
Die Belegdaten aus dem Vorsystem werden aus dem definierten Windows-Verzeichnis eingelesen.
Vorzugsweise übernimmt dies der Agent - lhr unsichtbarer Kollege im Hintergrund
(siehe Punkt „Agentenfunktion für die automatische Datenübernahme“).
Weiter ggfs. mit Kapitel „Versandabwicklung mit PARCEL“ oder mit Kapitel „Weiterbearbeitung von
Belegen in Modul Vorgangsbearbeitung“.
2. Belege manuell erfassen
Sofern Sie ausserhalb Ihres Vorsystem Vorgänge abwickeln möchten – z. B. für den Versand von
Katalogen etc.- können Sie innerhalb des Moduls PARCEL Belegdaten manuell erfassen:
Wählen Sie Menüpunkt „Beleg – Neuer Beleg Inland“ bzw. „Beleg – Neuer Beleg Export“.
Sie erhalten die Belegnummer aus einem separaten Nummernkreis vorgeschlagen, die Sie
übernehmen oder überschreiben können. Das System überprüft beim Speichern diese im Sinne einer
Vorgangs-Identnummer auf Eindeutigkeit.
Sie erhalten die folgende Maske – hier Inlandsabwicklung:
Die Maske enthält zunächst lediglich die folgenden Einträge:
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•
•
•
Belegtyp L = Lieferschein
Belegnummer
Belegdatum
alle drei genannten Felder sind schreibgeschützt
•
Lieferscheinnummer
Für die Packstückabwicklung ist mindestens die Angabe der Warenempfängeradresse erforderlich.
Tragen Sie diese bitte manuell ein oder nutzen Sie über die Pfeiltaste den Zugriff auf hinterlegte
Stammdaten.
Verlassen Sie die Maske über die Funktion „grüner OK-Haken“ links oben. Hiermit wird die Prüfung
auf Vollständigkeit angestoßen. Die anschliessenden Aufforderungen zur Eingabe fehlender
Feldinhalte können Sie für die Versandabwicklung „abbrechen“ und die Belegbearbeitung „dennoch
beenden“.
Ihr manuell erstellter Beleg ist anschliessend als Zeile im blauen Belegfenster eingetragen.
Für die Versandabwicklung gehen Sie bitte nach Kapitel 3.
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3. Versandabwicklung mit Modul PARCEL
Der Bildschirm ist 2-geteilt: im oberen „Belegfenster“ werden die eingelesenen oder manuell erfassten
Belege dargestellt – pro Zeile 1 Beleg. Dieses Fenster ist Ihr Arbeitsvorrat.
Einen Beleg können Sie vom System suchen lassen. Bitte sehen Sie hierzu oberhalb der Belegliste
das entsprechende Feld für die Belegauswahl – per Einstellung kann das für Ihre Abwicklung
geeignete Feld hier vorgesehen werden. Im nachfolgenden Beispiel ist „Beleg-Nr.“ das Suchfeld.
Hierin kann ggfs. auch ein Barcode gescannt werden.
3.1 Beleg bearbeiten
Möchten Sie die Belegdaten ansehen bzw. bearbeiten, öffnen Sie den markierten Beleg mit
Doppelklick oder Sie nutzen Schaltfläche „Beleg bearbeiten“.
In Maske „Belegbearbeitung“ können Sie ggfs. manuell Eintragungen vornehmen oder bestehende
Einträge ändern. Für die Handhabung gilt Punkt 2.
Verlassen Sie die Maske über die Funktion „grüner OK-Haken“ links oben. Hiermit wird die Prüfung
auf Vollständigkeit angestoßen. Die anschließenden Aufforderungen zur Eingabe fehlender
Feldinhalte können Sie für die Versandabwicklung „abbrechen“ und die Belegbearbeitung „dennoch
beenden“.
Um für einen Beleg Versandlabels drucken zu können, muss ein Transport gebildet sein.
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3.2 Transport bilden
Bitte bilden Sie zunächst einen Transport, indem Sie im oberen „Belegfenster“ die relevante
Belegzeile markieren und
Softkeytaste F2 drücken ODER
die Schaltfläche „Neuen Transport bilden“ wählen ODER
die markierte Belegzeile mit der linken Maustaste in das untere „Transportfenster“ ziehen und
hier fallen lassen.
Sie können mehrere Belege zu 1 Transport zusammenfassen, sofern die Warenempfänger der
markierten Belege sowie die Versandart identisch sind.
Der/die Beleg/e sind hiermit aus dem Belegfenster in das Transportfenster übertragen und hier als 1
Transportzeile dargestellt.
Bei entsprechender Einstellung befinden Sie sich direkt
im Modul „Transport Verpacken“. Bitte lesen Sie hierzu im Kapitel 3.2.2.
im Modul „Versandlabel“. Bitte lesen Sie hierzu im Kapitel 3.3.
Hinweis:
Um im Tagesgeschäft einen schnellen Durchlauf zu erzielen, können die oben sowie nachfolgend
beschriebenen Handgriffe teilweise automatisiert werden. Bitte sprechen Sie das BEO-Team hierfür
gezielt an.
3.2.1 Transport bearbeiten
Sofern Sie vor dem Verpacken bzw. vor dem Labeldruck die Transportdaten inhaltlich bearbeiten
möchten, markieren Sie die Transportzeile und wählen die Schaltfläche „Transport bearbeiten“. Sie
haben hier die Kopfdaten des Transports sowie sämtliche Artikelpositionen im Zugriff. Lediglich die
Transportnummer und das Transportdatum sowie der Belegtyp T (= Transport) sind nicht editierbar.
Verlassen Sie die Maske über die Funktion „grüner OK-Haken“ links oben. Hiermit wird die Prüfung
auf Vollständigkeit angestoßen. Die anschließenden Aufforderungen zur Eingabe fehlender
Feldinhalte können Sie für die Versandabwicklung „abbrechen“ und die Belegbearbeitung „dennoch
beenden“.
3.2.2 Transport verpacken – Packstückinhaltsetikett + Packliste
Um Ihre Artikel gezielt in Packstücke einzupacken nutzen Sie über gleichnamige Schaltfläche die
Funktion „Transport verpacken“.
Sie erhalten in gleichnamiger Maske sämtliche Artikel dieses Transports gelistet.
Bitte gehen Sie anschließend wie folgt vor:
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•
Wählen Sie die Verpackung aus, indem Sie
-> diese aus Ihrem Verpackungsstamm links oben per Doppelklick auswählen ODER
-> in Eingabefeld „Neue Verpackung“ links oben den Code der Verpackung eintragen bzw.
diesen als Barcode scannen.
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Das entsprechende Packstück ist hiermit eröffnet, aus den Stammdaten wird ggfs. das Tara (=
Leergewicht) angezeigt.
Packen Sie nun die Artikel ein
-> indem Sie eine Belegposition per Doppelklick komplett auswählen ODER
-> indem Sie eine Belegposition per „einfachem Pfeil“ komplett auswählen ODER
-> indem Sie in Spalte „einzupacken“ die Anzahl in entsprechender Maßeinheit (= ME) eingeben.
Möglichkeiten der Tastatureingaben :
F4
CTRL+F4
Markierte Artikelpositionszeile einpacken
Alle Positionen einpacken.
Die verpackte Artikelmenge wird zur markierten Verpackung angezeigt.
Im unteren Fenster werden die Packstücke sowie der Inhalt gelistet.
Möglichkeiten der Tastatureingaben :
F5
CTRL+F5
Markierte Position auspacken
Alle Positionen auspacken
CTRL+K
CTRL+A
direkter Sprung in das Feld ‚Neu Verpackung’
direkter Sprung in das Feld ‚Artikel-Nr.’ bzw. „Auftrags-Nr“.
F9 F9
Packstückinhaltsetikett drucken
SHIFT+F9
Packliste ausdrucken.
ACHTUNG:
das Einpacken ALLER Artikel ist Pflicht,
da ansonsten in der Packliste die unverpackten Artikel als „Unverpackt“ ausgewiesen
werden.
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Wenn alle Artikel eingepackt sind, wechseln Sie über das Symbol „rotes V auf Drucker“
(oder Tastenkombination Strg + F9) in die Ebene „Versandlabel“.
3.3 Versandlabel
Um für den markierten Transport die Versandlabels zu drucken, nutzen Sie ggfs. die Schaltfläche
„Versandlabel“.
In Maske „Versandlabel“ erhalten Sie die Anzeige der versandrelevanten Kopfdaten sowie die
Information über die Packstücke.
Sofern der Frachtführer aus der Versandart erkannt wird, ist dieser dem Transport bereits zugeordnet,
anderenfalls erhalten Sie eine Auswahlliste entsprechend Ihres aktuellen Installationsumfangs:
Sofern Ihr Transport noch nicht verpackt ist, wählen Sie aus dem angezeigten Verpackungsstamm
anschl. per Doppelklick die relevante Verpackung aus.
Jedes Packstück ist als 1 Zeile dargestellt. Geben Sie hier ggfs. das Bruttogewicht an oder holen Sie
dieses über das entsprechende Symbol von der angeschlossenen Waage.
Daten, welche für die Erstellung von Versandlabels zusätzlich notwendig sind, werden mithilfe von
Hinweisen vom Anwender angefordert.
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3.3.1 Versandlabel drucken
Mit der Schaltfläche F9 „(Markiertes) Label drucken“ bzw. F11 „alle Labels (des Transports) drucken“
vergibt BEO-EXPOWIN pro Packstück eine Ident-Nummer aus dem Nummernkreis des
entsprechenden Frachtführers und druckt die entsprechende Anzahl Versandlabels aus.
Beispiel oben:
Frachtführer TNT, 1 Packstück mit 151,000kg Bruttogewicht.
Sind für die korrekte Abwicklung, z. B. aufgrund der Frankatur, weitere Kontaktdaten erforderlich,
erhalten Sie eine entsprechende Maske für Ihre manuelle Eingabe:
12
3.3.2 Versandauftrag drucken
Einige Frachtführer erwarten zusätzlich zum Versandlabel einen Versandauftrag bzw. Frachtbrief.
Bei der neutralen Abwicklung – Packstücklabel ohne Barcode für die Abwicklung mit Speditionen - ist
dies grundsätzlich der Fall, jedoch auch bei einzelnen Kurierdiensten.
In diesen Fällen ist in Maske „Versandlabel“ zusätzlich die Schaltfläche F12 für Sie aktiv geschaltet.
Wählen Sie also hierzu für diesen Transport in Maske „Versandlabel“ die Schaltfläche F12 bzw. die
Tastatur-Funktionstaste F12.
Im Versandauftrag können Sie manuelle Ergänzungen vornehmen.
Der Ausdruck erfolgt aus dem geöffneten Dokument Versandauftrag über das entsprechende Symbol
„Drucker“.
Das Dokument Versandauftrag können Sie außerdem per Email versenden, hierfür greift das Symbol
„Umschlag“.
Beispiel oben: Neutraler Versandauftrag für Abwicklung mit Spediteuren.
Hinweis:
für die Drittlandsabwicklung wird meist vereinbart, diesen Versandauftrag über die
Auslandsmodule „Vorgangsbearbeitung“ bzw. „Formulare Export“ zu erstellen, um den
direkten Bezug zu weiteren Exportdokumenten zu schaffen.
Sehen Sie hierzu bitte Punkt 4.3.
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3.4 Tarife verwalten
Sofern Sie für diesen Frachtführer Tarife hinterlegt haben, greifen vor Verlassen des Versandlabels
die folgenden Funktionen:
->
aus den hinterlegten Tariftabellen wird automatisch die Grundgebühr sowie evtl. Zuschläge
ermittelt.
Alternativ können diese vor Labeldruck in vorgesehenen Feldern manuell eingetragen werden.
->
Steht für diesen Frachtführer für das aktuelle Gewicht kein Tarif im System zur Verfügung,
erhalten Sie die Meldung „kein Tarif hinterlegt – trotzdem versenden“. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
•
•
•
A Die Meldung mit „Ja“ quittieren und
in Spalte „Zuschl“ den Tarif manuell eintragen oder
für diesen Transport den Tarif manuell in Feld „Sendungstarif“ (unterhalb des
Gesamtgewichts) manuell eintragen oder
keinen Tarif eintragen
B Die Meldung mit „Nein“ quittieren und einen anderen Frachtführer wählen.
Mit dem Druck des Labels wird dieses automatisch im Hintergrund in die Einlieferungsliste dieses
Frachtführers abgestellt (bzw. bei UPS-Abwicklung in das Tagesmanifest der Software UPSWorldship).
3.5 Einlieferungsliste
Durch den Labeldruck werden die Daten im Hintergrund in Einlieferungslisten der jeweiligen
Frachtführer abgestellt.
Wird ein Packstück nach dem Labeldruck ordentlich storniert, bewirken Sie dadurch automatisch ein
Storno in der Einlieferungsliste des betreffenden Frachtführers.
Die Einlieferungslisten der verschiedenen Frachtführer spiegeln somit die aktuell mit Versandlabels
versehenen Packstücke wider.
Die Einlieferungsliste erreichen Sie aus der Grundmaske von Modul PARCEL über die Schaltfläche
„Einlieferungsliste“. Entsprechend Ihres Installationsumfangs hier die Einlieferungslisten für sämtliche
Frachtführer aufgeführt.
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Einlieferungslisten können Sie jederzeit anzeigen und drucken.
3.5.1 Einlieferungsliste anzeigen und drucken
Wählen Sie aus der Aufstellung oben die relevante Einlieferungsliste aus durch Markieren und
Doppelklick oder Markieren und Schaltfläche „Einlieferungsliste“.
Die Kopfdaten der gewählten Einlieferungsliste werden Ihnen angezeigt:
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Im Beispiel oben handelt es sich um die Einlieferungsliste aus der Abwicklung „TNT“.
Die Nummer der Einlieferungsliste wird mit jedem Schliessen der Liste hochgezählt, sie ist also pro
Frachtführer eindeutig.
Über den Menüpunkt „Druck – Vorschau“ können Sie den aktuellen Inhalt anzeigen,
über Symbol „Drucker“ drucken Sie diese auf den zugewiesenen Laserdrucker,
über Symbol „Briefumschlag“ versenden Sie die Einlieferungsliste per Email.
Bitte sehen Sie außerdem Kap. 3.5.3.
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3.5.2 Einlieferungsliste Abholtermin verschieben – wieder einfügen
Die Einlieferungsliste soll – im Sinne einer Ladeliste - beim Schliessen grundsätzlich genau die
Packstücke enthalten, welche das Unternehmen tatsächlich verlassen.
Einlieferungslisten, welche noch nicht geschlossen wurden, sind daher im System wie folgt
änderbar:
Packstück verschieben
Soll ein Packstück zwar bestehen bleiben, jedoch nicht mit der aktuellen Einlieferungsliste das
Unternehmen verlassen, können Sie dies direkt in der Einlieferungsliste regeln, indem Sie das
Packstück in der aktuellen Einlieferungsliste auf Status „inaktiv“ setzen.
Wählen Sie aus der betreffenden Einlieferungsliste den Menüpunkt „Einlieferungsliste – Abholtermin
verschieben – wieder einfügen“. Sie erhalten die Auflistung aller in dieser Einlieferungsliste
enthaltenen Packstücke.
In der Maske unten führen sämtliche Packstücke die Eigenschaft „Aktiv“.
Durch Entfernen des Flags „Aktiv“ auf der Packstückzeile wird das Packstück aus der
aktuellen Einlieferungsliste in eine Warteposition verschoben, die Zeile wird rot dargestellt:
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Das Packstück bleibt so lange in Warteposition, bis Sie es aktiv wieder in die Einlieferungsliste
übernehmen, indem Sie es „aktiv“ setzen.
BEO-EXPOWIN übernimmt zwischenzeitlich die Verwaltung des verschobenen Packstücks,
damit Sie es nicht in der Warteposition vergessen.
Beim Schließen der Einlieferungsliste über Menüpunkt „Einlieferungsliste schliessen“ schreiben Sie
den Status quo fest.
Sind für den relevanten Frachtführer aktuell Packstücke inaktiv, erhalten Sie beim Schliessen der
Einlieferungsliste eine entsprechende Meldung: „ es sind 4 Packstücke verschoben. Möchten Sie
diese in die aktuelle Einlieferungsliste wieder einfügen?“
Sie können das Packstück dann wieder aktivieren oder die aktuelle Einlieferungsliste ohne dieses
Packstück schliessen. Das Packstück wird ggfs. weiterhin in der Warteposition behalten.
Mit dem Schließen der Einlieferungsliste wird für diesen Frachtführer automatisch die nachfolgende
Einlieferungslisten-Nr. eröffnet. Packstücke, welche ab diesem Zeitpunkt ein Versandlabel gedruckt
bekommen, laufen ab sofort in die neue Einlieferungslisten-Nr.
Die Einlieferungsliste dient Ihnen intern sowie gegenüber dem Frachtführer als schriftlichen Nachweis
der übergebenen Packstücke. Sie können die Einlieferungsliste jederzeit nachträglich nochmals
drucken.
3.5.3 Meldedatei an den Frachtführer exportieren
Einige Frachtführer erwarten die Packstückdaten in Form einer Meldedatei.
Die Meldedatei entspricht in ihrem Inhalt der Einlieferungsliste.
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Den Datenexport an den Frachtführer erreichen Sie über das Symbol „gelbes Schloss“.
Dieses bewirkt das Speichern der Meldedatei in das vorgesehene Windowsverzeichnis sowie die
Übertragung zum Frachtführer über die eingestellte Übertragungsart.
Die Art der Datenübertragung legen Sie zuvor in der Einlieferungsliste für diesen Frachtführer fest
über Menüpunkt „System – Einstellungen – Einstellungen für die elektronische Einlieferungsliste“.
3.6 Transportdaten rückmelden an das Vorsystem
Transportdaten können an das Vorsystem zurückgemeldet werden. Dies kann alternativ erfolgen
-> mit dem Verlassen des Versandlabels, wenn alle Labels für diesen Transport gedruckt sind
-> mit dem Schließen der Einlieferungsliste eines Frachtführers.
Die Entscheidung über den richtigen Zeitpunkt lässt sich aus dem zu unterstützenden Workflow
ableiten. Für die Datenrückmeldung stehen unterschiedliche Formate und Inhalte zur Verfügung.
3.7 Besonderheit Abwicklungen GLS / FedEX / UPS
Für die Packstückabwicklung mit den Frachtführern GLS / FedEX / UPS kommen zusätzlich zu BEOEXPOWIN Komponenten der Frachtführer zum Einsatz. Dennoch stehen die Daten der
abgewickelten Transporte in BEO-EXPOWIN anschließend komplett zur Verfügung und werden wie
andere Frachtführerabwicklungen mit einheitlicher Oberfläche ganzheitlich verwaltet.
3.7.1 Frachtführerabwicklung UPS
Im Tagesgeschäft werden Transportdaten zum Zeitpunkt des Versandlabel-Drucks an die Software
UPS Worldship übergeben
Die Vergabe der Packstück-Identnummer (= Trackingnummer) sowie das Drucken der Versandlabels
selbst erfolgt aus UPS Worldship.
Die Trackingnummer wird an BEO-EXPOWIN zurückgemeldet sowie aufgrund entsprechender
Einstellung die UPS-Tarife.
Somit stehen die kompletten Packstückdaten in BEO-EXPOWIN zur Verfügung.
Damit UPS Worldship die Packstückdaten aus BEO-EXPOWIN abwickeln kann, muß die Software
UPS Worldship gestartet und auf Funktion „Auto-Import“ gesetzt sein.
Die Kommunikation der beiden Anwendungen erfolgt über den jeweils eingestellten Windows-Pfad.
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Mit dem Drucken des Versandlabels werden die Packstückdaten innerhalb UPS-Worldship in das
Manifest eingetragen.
Die mit UPS abgewickelten Packstücke können zusätzlich innerhalb BEO-EXPOWIN in einer
Einlieferungsliste geführt werden, um z. B. die Datenrückmeldung an das Vorsystem zu gewährleisten
(siehe Punkt 3.6).
Für den Tagesabschluss innerhalb UPS-Worldship gehen Sie bitte wie folgt vor:
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3.8 Weitere Transportformulare
Auf Basis eines verpackten Transports können weitere Transportformulare aufbereitet werden.
Abhängig vom entsprechenden Modulumfang PARCEL sind diese für den markierten Transport wie
folgt anwählbar.
* über Menüpunkt „Transport \ Formulare \ Transportformulare“ bzw.
* über Schaltfläche „Transportformulare“
* Tastenfolge CTRL + F
Bitte wählen Sie anschliessend das gewünschte Dokument per Doppelklick aus
3.9 Packstücke suchen
Über die Schaltfläche „Packstücke suchen“ können Sie innerhalb eines Auswertungszeitraums die
Packstücke aus sämtlichen Einlieferungslisten aufgrund eines Eintrags suchen.
Sie erhalten dann die Trefferliste – im nachfolgenden Beispiel „alle Packstücke, welche im
Auswertungszeitraum abgewickelt wurden“:
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Per Doppelklick auf die entsprechende Packstück-Ident-Nummer können Sie – sofern Sie InternetZugang haben - direkt in das Tracking-System des Frachtführers verzweigen und dort den aktuellen
Status dieses Packstücks erfahren.
3.10 Versandstatistik
Im Sinne einer Versandstatistik können Sie das Suchergebnis aus Funktion „Packstücke suchen“ in
eine csv-Datei ausgeben.
Auf diese Weise sind alle Transporte auswertbar, welche über Modul PARCEL abgewickelt wurden.
Hinweis:
Für die Auswertung von Sendungen, welche über Modul Vorgangsbearbeitung abgewickelt wurden,
steht Ihnen das separate Modul „Sendungsstatistik“ zur Verfügung.
Bitte sehen Sie hierzu Kap.7.
Die Datenausgabe aus der Trefferliste von Funktion „Packstücke suchen“ erreichen Sie so:
Menüpunkt „Extras \ Packstückliste exportieren“
Sie erhalten per Standard-Einstellung die nachfolgende Maske:
22
Die hier vorgeschlagene Auswertung „BP Packstücke suchen Ergebnis“ enthält einen definierten
Feldumfang.
Bitte markieren Sie die Zeile und wählen Sie Schaltfläche „Einstellung“.
Sie erhalten die Auflistung der aktuell zugewiesenen Felder:
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Im hier gezeigten Beispiel sind ALLE Felder aus dem Feldervorrat zugewiesen.
Felddefinition einschränken / erweitern:
Markieren Sie ein ausgewähltes Feld und setzen Sie es mit der „Pfeil nach links-Taste“ in den Vorrat
zurück.
Das Erweitern erfolgt umgekehrt.
Über OK kommen Sie zurück zum Datenexport, hier können Sie den Namen Ihrer Auswertung noch
ändern, indem Sie direkt in der Bezeichnung editieren.
Datenexport starten:
Markieren Sie die relevante Auswertung + OK.
Geben Sie einen Speicherort für Ihre Auswertung an
Die Datei wird im csv-Format abgelegt.
Sie können diese entsprechend weiterbearbeiten.
Ihre Auswertungsdefinition können Sie immer wieder nutzen.
Eine neue Auswertung definieren Sie, indem Sie über das „grüne Plus“ eine neue Felddefinition
starten.
24
4. Weiterbearbeitung von Belegen in Modul Vorgangsbearbeitung
In Modul Vorgangsbearbeitung stehen Ihnen folgende Belegtypen zur Verfügung:
•
•
Transporte aus Modul PARCEL und/oder
Belege aus Ihrem VORSYSTEM ( L= Lieferscheine, R= Rechnungen)
Die Weiterbearbeitung erfolgt – abhängig vom Installationsumfang - für
Das Abstellen von Packstückdaten in Modul Leergutverwaltung
Das Archivieren von Sendungsdaten in Modul History Datenbank
Das Verwalten von Sendungsdaten in der Sendungsstatistik
Die Erstellung der Exportdokumente bzw.
die Zollanmeldung über das Verfahren Atlas Ausfuhr
Die Aufbereitung der Intrahandelsstatistik
4.1 Belegbearbeitung - erfassen / ändern / ergänzen
Ohne Modul PARCEL gilt das Nachfolgende auch für Inlandsabwicklung.
Bei der Datenübertragung aus dem Vorsystem oder beim Speichern manuell erstellter Belege prüft
BEO-EXPOWIN die Belegdaten auf Vollständigkeit.
Stehen für die Weiterbearbeitung alle notwendigen Daten zur Verfügung, erhalten Sie in Spalte „OK“
ein Kreuz. Fehlt hier das Kreuz, muß der Beleg in dem Fall bearbeitet werden.
Für die Belegbearbeitung öffnen Sie bitte den entsprechenden Beleg durch Doppelklick auf der
Belegzeile.
Mit Ausnahme der Felder „Belegtyp“, „Belegnummer“ und „Belegdatum“ sind alle Felder editierbar.
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Sofern Sie nicht auf Anhieb feststellen, welche Feldinhalte fehlen, können Sie sich vom Programm
helfen lassen, indem Sie den Beleg über das Icon „grüner OK-Haken“ verlassen und somit eine
erneute Vollständigkeitsprüfung auslösen. Sie erhalten ggfs. eine Meldung, welche Daten fehlen und
können diese direkt nachtragen.
Bei einigen Feldern werden Sie durch Auswahllisten unterstützt. In den Kopfdaten sind hier Pfeile
aufzuklicken, innerhalb der Positionsdaten können Sie in einigen Feldern über Funktionstaste F4
Auswahllisten öffnen.
Für die Erläuterung der Abkürzungen sehen Sie bitte in den hier beigefügten ANHANG.
4.2 Sendungsbildung
Übertragen Sie den markierten Beleg in eine Sendung mit der Schaltfläche „Sendung bilden“.
Bei dieser Aktion können Sie Belege zusammenfassen, indem Sie mehrere Belegzeilen markieren
und Schaltfläche „Sendung bilden“ wählen.
Bei entsprechender Einstellung erhalten Sie die Maske „Sendungskopfdaten ändern“, wo Sie einzelne
Kopfdaten ergänzen bzw. ändern können. Hier ist z. B. Platz für den Eintrag einer
Sendungsmarkierung.
Die Belege sind damit aus der Belegebene in die Sendungsebene übertragen, die Daten in diesem
Status in der Datenbank gespeichert.
Die Sendungsdaten sind hiermit automatisch abgestellt für
Sendungsstatistik
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sowie bei entsprechendem Installationsumfang auch für
Leergutverwaltung
Intrahandelsstatistik Versendung
Für die Erstellung von Dokumenten wählen Sie aus der Sendungsebene die entsprechende
Sendung per Doppelklick aus, sie gelangen zu den Formularen Inland bzw. Formularen Export.
Für die markierte Sendung erhalten Sie vom System einen Formularvorschlag – abhängig vom
Bestimmungsland, dem Sendungswert sowie den aktuellen Regeln.
Beispiel oben: Formulare Export – für die markierte Sendung wird eine Zollanmeldung per ATLAS
vorgeschlagen, links die Schaltfläche AES ist hierfür vorgesehen.
4.3 Anzeigen und Drucken der Exportdokumente
Die Dokumente sind über die Schaltflächen
Favoriten
Frachtpapiere
Paketversender
Sonstige Formulare
bzw. Exportdokumente direkt über separate Schaltflächen anwählbar.
Alternativ zu dieser Vorgehensweise können Sie über Menüpunkt „Extras – Formularliste“ auch die
Formulare als Listauswahl einstellen.
27
Sämtliche Dokumente werden zunächst am Bildschirm angezeigt und von hier aus gedruckt.
Die Dokumente werden gespeichert und sind jederzeit reproduzierbar.
4.4 Storno / Sendungsauflösung
Sofern Sie in einer Sendung oder innerhalb eines Dokuments ein Versäumnis feststellen, können Sie
die Sendung jederzeit stornieren, indem Sie diese in die Belegebene zurückführen:
Markieren Sie die Sendung und wählen Sie den Menüpunkt „Sendung - Sendungsauflösung“.
Sämtliche Einträge für die Sendung werden damit storniert (auch z. B. in der Intrahandels-statistik).
Sie können anschliessend neu mit der Vorgangsbearbeitung beginnen.
4.5 Dokumente parametrieren (voreinstellen)
In sämtlichen Dokumenten können Daten voreingestellt (= parametriert) werden.
Der Anwender „„MASTER““ verfügt jeweils innerhalb des Dokuments über den Menüpunkt „Extras Parametrierungsmodus“.
Im Parametrierungsmodus können Sie in den hier weiß hinterlegten Feldern Einträge vornehmen und
diese speichern. Nach dem Speichern (Icon Diskette) und Verlassen des Parametrierungsmodus
stehen die Einträge in diesem Dokument zur Verfügung.
Die Änderung greift mit der nächsten Sendungsbildung bzw. in einigen Fällen über Menüpunkt
„Eintrag – löschen“, indem das Dokument neu aus der Datenbank aufbereitet wird. Die DefaultEinträge können im Sendungsdokument jederzeit überschrieben werden.
4.5.1 Einstellungen pro Dokument
Innerhalb des Dokuments können Sie als Anwender „MASTER“ über den Menüpunkt „Extras –
Einstellungen“ aktuelle Einstellungen zum Dokument vornehmen.
Das Angebot an Einstellungen bezieht sich jeweils auf das geöffnete Dokument.
4.5.2 Vorabstempelung
BEO-EXPOWIN unterstützt für einige Formulare die Vorabstempelung, Beispiel EUR.1.
Für die Vorabstempelung steht im Dokument EUR.1 ein separater Menüpunkt „Druck –
Vorabstempelung-Antrag“ -zur Verfügung. Diese Funktion druckt nur die Feldinhalte aus, welche für
die Vorabstempelung notwendig sind.
Beim Sendungsdruck werden anschliessend die aus der Vorabstempelung vorbedruckten Felder
ausgespart.
Grundsätzlich ist die Vorabstempelung eine Funktion des MASTERs. Der MASTER kann einen User
dazu berechtigen, die Formulare für die Vorabstempelung vorzubereiten. Bitte gehen Sie hierfür als
MASTER in ein beliebiges Dokument EUR.1 und wählen den Menüpunkt „Extras – Einstellungen“.
Hier finden Sie den Schlüssel VORAB-ANWENDER.
28
Setzen Sie die aktuelle Einstellung ggfs. bitte auf Wert = 1. Speichern + Verlassen. Der Druckbutton
für Vorabstempelung ist somit für die Anwender freigeschaltet.
4.6 Datenexport an BEO-ATLAS
In Maske „Formulare Export“ finden Sie anstelle des Aufrufs für Dokument AA Ausfuhranmeldung bei
entsprechender Einstellung die Funktion „AES“.
Oder über die Schaltfläche „Exportformulare – Atlas AES“..
Sie erhalten das „BEO-EXPOWIN ATLAS Interface“:
29
Über die Funktion „Sendung an BEO-ATLAS übergeben“ werden die Daten nach BEO-ATLAS
übertragen.
Die Sendungsdaten können Sie innerhalb BEO-ATLAS ansehen und ggfs. ergänzen.
Sofern Sie vor der Datenübergabe an BEO-ATLAS noch Sendungsdaten innerhalb BEO-EXPOWIN
nachtragen möchten, erreichen Sie dies in Maske „Formulare Export“ über die Schaltfläche
„Sendungsdaten“.
Reiter „Versand“, z. B. für Ausgangszollstelle
Reiter „Beförderung“, z. B. für Ländercode...
Erst mit der BEO-ATLAS-Funktion „Senden“ wird Ihre elektronische Zollanmeldung an den
Zollrechner übertragen.
Für die technische Verbindung zu BEO-ATLAS sehen Sie bitte Kapitel 8.3.4.
Für das Handling im Modul BEO-ATLAS sehen Sie bitte die Dokumentation „BEO-ATLAS“ im
separaten Dokument, aufrufbar aus der BEO-ATLAS-Anwendung.
4.6.1 AES-Journal
Die Übergabe von Sendungsdaten über Schaltfläche „AES“ bewirkt einen Eintrag im AES-Journal.
Der Aufruf erfolgt im Modul Vorgangsbearbeitung über Menüpunkt „Journal – AES“.
Es kann als Listing ausgedruckt werden und dient der internen Abstimmung sowie dem Nachweis
gegenüber den Behörden.
Im AES-Journal kann der Eintrag der MRN-Nummer sowie des Rückmeldedatums „automatisch“
erfolgen. Hierfür sind entsprechende Einstellungen notwendig – bitte melden Sie sich ggfs. über
[email protected].
4.7 Elektronisches Ursprungszeugnis
Für die Handhabung sehen Sie bitte ANHANG B.
30
5. Intrahandelsstatistik
Im Grundmenü (s.o.) wählen Sie zwischen Intrahandelsstatistik Versendung und Intrahandelsstatistik
Eingang.
Die Einstellungen sowie das Handling beider Module sind jeweils identisch.
5.1 Einstellungen und Organisation
Über den Menüpunkt „System \ Einstellungen \Einstellungen für Mandanten“ richten Sie die für die
Meldung relevanten Daten ein:
31
•
•
•
•
Im 1. Abschnitt Ihren Mandanten als Auskunftspflichtigen
Im 2. Abschnitt die Kennummer des Mandanten
Im 3. Abschnitt für die Versendung die Materialnummer, welche Ihnen das statist.
Bundesamt mitteilte, zusätzlich den Windows-Pfad, wo Sie Ihre Datei zwischenspeichern
Im 4. Abschnitt ggfs. für den Eingang die Materialnummer, welche Ihnen das statist.
Bundesamt mitteilte, zusätzlich den Windows-Pfad, wo Sie ihre Datei zwischenspeichern.
Über die Schaltfläche „IDEV-Registrierung“ können Sie direkt auf die relevante Website des statist.
Bundesamts verzweigen, um sich für die Dateimeldung registrieren zu lassen.
Verlassen Sie die Maske mit OK.
Sie befinden sich wieder im Grundmenü.
32
5.2 Intrahandelsstatistik Versendung ansehen / bearbeiten / verdichten
Die relevanten Daten werden innerhalb des Tagesgeschäfts mit der Aktion „Sendung bilden“
automatisch für die Intrahandelsstatistik Versendung abgestellt.
Wird eine Sendung über den Menüpunkt „Sendungsauflösung“ storniert, werden die Einträge in der
Intrahandelsstatistik automatisch gelöscht.
Im Modul Intrahandelsstatistik wählen Sie den Modus „Versendung“.
Stellen Sie den relevanten Bearbeitungsmonat ein.
Über die Schaltfläche „Ansehen“ können Sie die Daten jederzeit einsehen.
In der Monatsübersicht kann durch Doppelklick auf die Spaltenüberschrift sortiert und über den
Menüpunkt „Druck – Unverdichtete Liste“ die gesamte Übersicht in aktueller Sortierung ausgedruckt
werden.
Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ können einzelne Positionen manuell nachbearbeitet werden. Hier
ist auch der Zugang zur manuellen Erfassung.
Die Intrastatmeldung erfolgt über die Schaltfläche „Verdichten“, hier über Menüpunkt
„Intrastatanmeldung“ bzw. das Symbol „Weltkugel“.
Für das Melden sehen Sie bitte Kapitel „Intrahandelsstatistik-Datei melden“.
33
5.3 Intrahandelsstatistik Eingang - Belege einlesen / erfassen / bearbeiten
Wählen Sie im Modul Intrahandelsstatistik den Modus „Eingang“.
Stellen Sie den relevanten Bearbeitungsmonat ein.
Sie erhalten zunächst die Tabelle der gespeicherten Importvorgänge für den gewählten
Bearbeitungsmonat.
Sofern Sie einen neuen Importvorgang komplett manuell erfassen möchten, wählen Sie den
Menüpunkt „Eintrag – Neuer Eintrag“.
Sie erhalten die folgende Maske, in der Sie Ihre Daten eintragen.
Felder, die mit blauen Führungstexten ausgestattet sind, sind Mussfelder.
Felder, die mit Pfeilen ausgestattet sind, bieten Ihnen genormte Listen zur Auswahl,
wobei die folgenden Listen grundsätzlich per Programm gefüllt sind:
•
Bestimmungsregion
•
Verbundenheit
•
Versendungsland
•
Verkehrszweig
•
Ursprung
•
Art des Geschäfts
Die folgenden Listen sind nur dann gefüllt, wenn Sie explizit Stammdaten hierfür verwalten:
•
Versender-Nr. – hinterlegbar im INTRASTAT-Lieferantenstamm
•
ArtikelNr – hinterlegbar im INTRASTAT-Artikelstamm
•
WarenNr. – hinterlegbar im BEO-EXPOWIN-Warenstamm
Speichern Sie Ihre Einträge mit dem Symbol „Diskette“ und wählen Sie für den nächsten Vorgang den
Menüpunkt „Eintrag- Neuer Eintrag“ .
34
Verlassen Sie die Maske über das Symbol „grüner OK-Haken“.
Sie befinden sich wieder in der Tabelle für den gewählten Monat.
Aus dieser Tabelle können Sie jederzeit einen gewünschten Vorgang durch Doppelklicken auswählen
und bearbeiten, d. h. Einträge ändern und ergänzen.
5.3.1 Verwalten von Stammdaten Adressen / Lieferanten
Über den Menüpunkt „Stammdaten –Addressen“ Sie erhalten die folgende maske:
Wählen sie Lieferanten und Sie erhalten die Tabelle der hinterlegten Lieferanten.
Mit Doppelklick öffnen Sie einen bestehenden Eintrag.
Über den Menüpunkt „Eintrag – Neuer Eintrag” erhalten Sie die folgende Maske:
Speichern Sie Ihren Eintrag über das Symbol „Diskette“.
Verlassen Sie die Maske durch das Symbol „grüner OK-Haken“.
35
BEO-EXPOWIN vergibt die ID-Nummer automatisch.
Für die Zuordnung der WarenNr sowie der weiteren Felder stehen aktuelle Listen zur Verfügung.
Sofern Sie einen Lieferantenstamm führen, können Sie hier ebenfalls darauf zugreifen.
5.3.2 Einlesen von Importvorgängen über Schnittstelle aus einem Vorsystem
Sofern Sie Ihre Daten aus der Bestellschreibung oder Wareneingangsbuchung Ihres Vorsystems
einlesen möchten, wählen Sie aus dem Bearbeitungsmodus den Menüpunkt „Eintrag – importieren“.
Sie erhalten jetzt die Sicht auf die vom Vorsystem abgestellten Dateien:
Eine einzelne Datei übernehmen Sie, indem Sie diese durch Doppelklick markieren.
Alle aktuell verfügbaren Dateien lesen Sie ein, indem Sie das Flag „Alle markieren“ setzen und den
Button „Übernehmen“ anklicken.
BEO-EXPOWIN prüft beim Einlesen, ob die Daten für die korrekte Erstellung der Intrastatmeldung
Eingang komplett sind. Sollte dies nicht der Fall sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und
die unvollständigen Vorgänge werden Ihnen zur Bearbeitung in eine Tabelle abgestellt:
36
Mit Doppelklick öffnen Sie den entsprechenden Datensatz.
Sie können Ihre Einträge ändern und ergänzen. Dabei haben Sie Zugriff auf Stammdaten wie oben
beschrieben.
Speichern Sie Ihren Eintrag und verlassen Sie die Maske.
5.3.2.1 Import-Schnittstelle einstellen
Um den manuellen Aufwand für die Import-Abwicklung zu reduzieren, können Sie Daten von Ihrem
Vorsystem übernehmen. Hierfür steht BEO-EXPOWIN-seitig als gesondertes Modul eine ImportSchnittstelle zur Verfügung.
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Die Einrichtung der Schnittstelle sowie das Testing erfolgt in Abstimmung mit BEO GmbH.
Die obige Maske enthält die Schnittstellenbeschreibung, darüber hinaus die Einträge für den
Datenimport:
•
•
•
•
•
Suchpfad für die Text-Datei: geben Sie hier das Windows-Verzeichnis an, aus dem die
Daten nach BEO-EXPOWIN eingelesen werden sollen.
Zielverzeichnis für Kopie: geben Sie hier das Windows-Verzeichnis an, in das BEOEXPOWIN automatisch eine Kopie des eingelesenen Datensatzes abstellen soll.
Protokolldatei. Geben Sie hier das Windows-Verzeichnis an, in dem BEO-EXPOWIN
Hinweise und Fehlermeldungen zur Datenübernahme protokollieren soll.
Dateimaske: Geben Sie hier an, welche Extention (Endung) die Textdateien aus Ihrem
Vorsystem haben.
Satzlänge und Zeichensatz sind bereits vordefiniert.
Sind die hier gezeigten Felder versorgt, kann unmittelbar mit der Datenübernahme begonnen werden.
38
5.3.3 Meldedaten verdichten
Aus dem Grundmenü können Sie für einen ausgewählten Monat die Verdichtung der Daten
aktivieren, indem Sie die Schaltfläche „Verdichten“ wählen.
BEO-EXPOWIN verdichtet – analog zum Modus Versenden – die Artikelpositionen entsprechend den
aktuellen Regeln.
Die Mimik ist für Modus Versendung und Modus Eingang identisch.
Für das Melden sehen Sie bitte Kap. 5.4.
5.4 Intrahandelsstatistik-Datei melden
In der Maske „Intrahandelsstatistik Versendung – Verdichtet“ bzw. „Intrahandelsstatistik Eingang“
wählen Sie den Menüpunkt „Intrastatanmeldung – Online-Meldung“.
Geben Sie zunächst das Windows-Verzeichnis an, in das die Meldedatei zwischengespeichert
werden soll – quittieren Sie mit OK.
Nach erfolgter Datenaufbereitung erhalten Sie die Meldung „Datei … erfolgreich erstellt“ – quittieren
Sie ebenfalls mit OK.
Die entsprechende Seite im Internet wird geöffnet:
Identifizieren Sie sich bitte über Ihre Kennung sowie Ihr Passwort.
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Mit der Tastenkombination „Strg + Einfg“ oder „Strg + v“ können Sie den Pfad der
zwischengespeicherten Datei direkt in das Feld „Meldungsdatei“ übernehmen – oder diesen manuell
eintragen.
Geben Sie zusätzlich Meldemonat und Meldejahr an und senden Sie die Meldung ab.
Das Statistische Bundesamt sendet hierauf per Email in das entsprechende Posteingangsfach eine
Quittung.
Für Ihre internen Belange können Sie aus der Maske „Verdichtet“ jeweils über Menüpunkt
„Intrastatmeldung“ eine verdichtete Liste ausgeben.
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6. History Datenbank
Abgeschlossene Transporte/Sendungen, welche Sie nicht mehr im täglichen Zugriff benötigen,
können Sie aus der aktuellen Sendungsübersicht in Ihre History Datenbank auslagern.
Sie stehen Ihnen dennoch jederzeit zur Verfügung, indem Sie diese wieder „aktivieren“.
Nutzen Sie die History Datenbank wie folgt:
In Modul PARCEL
für Transporte
In Modul Vorgangsbearbeitung
für Sendungen
Das Handling ist jeweils analog.
6.1 Transporte/Sendungen deaktivieren
Einen Transport/ eine Sendung können Sie wie folgt auslagern (deaktivieren):
In Modul PARCEL/Vorgangsbearbeitung den Transport/die Sendung markieren und
Schaltfläche „Transport/Sendung deaktivieren“ wählen
ODER
in Modul Formulare Export bzw. Formulare Inland die relevante/n Sendung/en markieren und
Menüpunkt „Sendung – deaktivieren wählen“.
Beide Aktionen bewirken die Auslagerung in die History-Tabellen.
Die History-Tabellen stehen in derselben Datenbank wie Ihre aktiven Sendungsdaten.
6.2 Transporte/Sendungen aktivieren
Deaktivierte Transporte/Sendungen können Sie jederzeit aktivieren und somit in das aktuelle
Transport-/Sendungsfenster zurückholen:
In Modul PARCEL
die Schaltfläche „Transport aktivieren“ wählen bzw.
In Modul Vorgangsbearbeitung
die Schaltfläche „Sendungen aktivieren“ wählen
ODER
in Modul Formulare Export bzw. Formulare Inland den Menüpunkt „Sendung – Sendungen aktivieren“
wählen.
Der Zugriff auf deaktivierte Transporte erfolgt durch eine Suchfunktion auf jeder Spalte (Doppelklick
auf die Spaltenüberschrift).
Der Zugriff auf deaktivierte Sendungen erfolgt über die Sendungsnummer (von - bis)
oder das Sendungsdatum (von – bis)
oder die Bezugsnummer (von – bis)
Sie erhalten die von Ihrer Suchanfrage erfassten Sendungen gelistet und können hier nochmals
durch Doppelklick auf die Zeile auswählen.
Aktivierte Transporte/Sendungen werden im aktuellen Transport-/Sendungsfenster gehandhabt wie
die aktuellen Sendungen.
41
7. Sendungsstatistik
Aus dem Hauptmenü erreichen Sie dieses Modul über die Schaltfläche „Sendungsstatistik“.
Bitte beachten Sie, dass Modul „Sendungsstatistik“ sich auf Sendungen bezieht, nicht auf
Transporte, welche in Modul PARCEL abgewickelt wurden.
Sendungen werden ausschliesslich in Modul Vorgangsbearbeitung gebildet.
Hier stehen Ihnen vorbereitete Auswertungen zur Verfügung. Die jeweiligen Auswertungszeiträume
bestimmen Sie selbst.
Das Ergebnis kann an Excel übergeben werden über Menüpunkt „Extras – CSV-Datei erstellen“.
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8. Organisatorische Vorarbeit
Für die Erledigung der organisatorischen Vorarbeit sollten Sie als Anwender „MASTER“ eingeloggt
sein oder Ihr User-Login über die MASTERrolle verfügen.
8.1 Stammdaten für Packstückabwicklung (PARCEL)
sowie Erstellung von Versand- und Exportdokumenten
Folgende Stammdaten werden aus dem Hauptmenü über Modul Stammdaten eingetragen:
8.1.1 Stammdaten Mandanten
Verwaltung von individuellen Einstellungen für den/die Mandanten.
Schlüssel = numerisch (001)
* Adresse des Versenders
* Einstellungen zum Einheitspapier
* Einstellungen zur Datenübernahme
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8.1.2 Stammdaten Unterschriften
Verwaltung der für die Dokumente zur Verfügung stehenden Unterschriften.
Nehmen Sie zunächst den Eintrag in deutscher Sprache vor und speichern Sie Ihren Eintrag über das
Symbol „Diskette“.
Sofern Sie fremdsprachige Dokumente erstellen (Packliste, Ursprungszeugnis, Zollrechnung, ...):
Legen Sie aus der Maske „Unterschriftenliste“ eine weitere Sprache an über Menüpunkt „Extras –
Neue Sprache“, z. B. Englisch.
Sie haben daraufhin die Möglichkeit, die Einträge pro Unterschrift auch in der Fremdsprache zu
führen.
8.1.3 Stammdaten Adressen – z. B. Spediteure
Verwaltung der Spediteur-Adressen.
Schlüssel = frei wählbar, wir empfehlen den Namen in Kurzform.
Es wird jeweils die komplette Adresse hinterlegt.
Die Adressdaten der Spediteure stehen in folgenden Verarbeitungsabschnitten zur Verfügung:
in PARCEL
in der Vorgangsbearbeitung - Belegebene
bei der Sendungsbildung
in den Frachtpapieren (Versandauftrag / CMR-Frachtbrief).
44
8.1.4 Stammdaten Verpackungen
Verwaltung der genutzten Transportverpackungen.
Schlüssel = frei wählbar – wir empfehlen sprechende Begriffe.
Pflichtfelder:
Eintrag im Feld „Matchcode“ – dieser dient als Sortierkriterium
Flag im Feld „Verpackung aktiv“
Flag im Feld „Transportverpackung“, sofern dies eine Verpackung ist,
die der Frachtführer als Transportverpackung mitnehmen soll
Wir empfehlen, die Verpackungsdaten möglichst mit Abmessungen und Tara zu hinterlegen, um den
manuellen Erfassungsaufwand im Tagesgeschäft gering zu halten.
Sofern Sie fremdsprachige Dokumente erstellen:
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Legen Sie aus der Maske „Verpackungsliste“ eine weitere Sprache an über Menüpunkt „Extras –
Neue Sprache“, z. B. Englisch.
Sie haben daraufhin die Möglichkeit, die Einträge pro Verpackung auch in der Fremdsprache zu
führen.
8.1.4.1 Verpackungscodes für die DFÜ zu Frachtführern
Sofern Sie PARCEL-Module nutzen und Transportdaten an Frachtführer als Datei übertragen,
erwarten einige Frachtführer definierte Verpackungscodes. Gehen Sie hierzu bitte nach PARCEL,
Schaltfläche „Parcel parametrieren“. Über Schaltfläche „Verpackungsstamm“ erhalten Sie die Liste
Ihrer Verpackungen.
In dieser „Verpackungsspediteurliste“ wählen Sie zunächst den relevanten Frachtführer aus dem weiß
hinterlegten Auswahlfenster. Und Sie erhalten die folgende Maske:
Mit Doppelklick in Spalte „Code Spediteur“ erhalten Sie die Verpackungsschlüssel des gewählten
Frachtführers. Oder Softkeytaste F4 drücken.
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Beispiel oben: Verpackungsschlüssel des Frachtführers Dachser.
Durch Auswahl erreichen Sie einen Eintrag in der aktuell markierten Verpackungszeile
und schaffen somit die Zuordnung zu Ihrem hauseigenen Verpackungsschlüssel.
47
8.1.5 Stammdaten Waren
Relevant, sofern Sie die Intrahandelsstatistik füllen oder Exportdokumente erstellen möchten.
Verwaltung der verwendeten Warennummern und zugehörigen Daten.
Schlüssel = Warennummer (= Zolltarifnummer)
* Warenbezeichnungen
* besondere Maßeinheiten gemäß allgemeinem Warenverzeichnis
* Offizielle Bezeichnung aus dem allgemeinen Warenverzeichnis (SOVA)
Die Einträge hierfür können aus dem offiziellen Warenkatalog in Ihren individuellen BEO-EXPOWINWarenstamm gezogen werden:
Gehen Sie hierzu aus Maske „Warenliste“ über Menüpunkt „Extras – SOVA – Warennummer
übernehmen“.
Geben Sie die ersten Buchstaben der relevanten Warennummer ein und drücken Sie die ReturnTaste. BEO-EXPOWIN zeigt Ihnen die vom Suchlauf erfassten Warennummern an.
Mit Doppelklick übernehmen Sie diese dann in Ihren BEO-EXPOWIN-Warenstamm (siehe
nachfolgendes Masken-Beispiel).
48
Innerhalb des BEO-EXPOWIN-Warenstamms können Sie die Warenbezeichnungen in
Fremdsprachen führen.
Hierzu legen Sie erstmalig eine neue Sprache an über den Menüpunkt „Extras – Neue Sprache“,
wählen die relevante Sprache aus und speichern Ihren Eintrag.
Wechseln Sie anschliessend im BEO-EXPOWIN-Warenstamm in die entsprechende Fremdsprache
und überschreiben Sie die deutschen Warenbezeichnungen mit den fremdsprachigen.
Mit den Vorgangsdaten aus Ihrem Vorsystem werden in den Artikelpositionen die entsprechenden
Warennummern und –bezeichnungen erwartet. Sind diese nicht ausgefüllt, werden die zugehörigen
Daten aus dem BEO-EXPOWIN-Warenstamm hinzugesteuert.
49
8.1.6 Stammdaten Versandarten
Hier werden die Versandarten geführt, für die Auslandsabwicklung mit den Einträgen
• Verkehrszweigen Inland
• Verkehrszweig an der Grenze
• Art des Beförderungsmittels beim Abgang
• Art des Beförderungsmittels an der Grenze.
Die hinterlegten Codes entsprechen vorzugsweise den Versandarten aus Ihrem Vorsystem,
anderenfalls wurde ggfs. eine Umformung definiert, welche bei Datenübernahme greift.
Daten, welche oben nicht hinterlegt sind, können/müssen im Tagesgeschäft ggfs. vorgangs-bezogen
manuell nachgesteuert werden.
Sofern Sie Modul PARCEL nutzen, wird die Versandart für die Interpretation der Frachtführer
herangezogen.
50
8.1.7 Stammdaten Frankaturen
Verwaltung von (Ihren hauseigenen) Frankaturen, ggfs. in Abweichung oder Ergänzung zu den
Incoterms.
Schlüssel = kann Ihr firmeninterner Begriff sein
Bezeichnung = kann Ihre firmeninterne Bezeichnung sein
Die Erfassung erfolgt über das gewohnte Symbol „leeres Blatt“.
Aus der Frankaturenliste öffnen Sie einen Eintrag per Doppelklick:
51
Der Frankatur können Sie einen offiziellen Incoterm zuordnen.
Für die Abwicklung mit Modul PARCEL:
Hier in der Frankaturenliste können Sie darüber hinaus regeln, ob Frachtkosten und
Verpackungskosten relevant sind bzw. diese zurückgemeldet
Über das Symbol „Einfügen (grünes Kreuz)“ erhalten Sie die Frankaturenlisten der
Frachtführer. Ordnen Sie hier die für Ihre Abwicklung relevanten Frankaturen der Frachtführer
zu.
8.1.8 Stammdaten Incoterms
Bei den Incoterms sind die Zu-/Abschläge für die Errechnung des statistischen Werts hinterlegt. Sie
werden bei der Aufbereitung der Ausfuhranmeldung gezogen sowie – sofern installiert – in Modul
Intrahandelsstatistik Versendung.
8.1.9 Stammdaten Länder
Verwaltung sämtlicher Länderdaten, welche für die korrekte Aufbereitung der Versand- und
Exportpapiere relevant sind.
Auf die Liste der Länder mit aktuellen Ländernamen können Sie in verschiedenen Auswahlfenstern
zugreifen.
Basis für Informationen bzgl. Begleitpapieren und Zollregeln sind die Konsulats- und
Mustervorschriften.
In Rubrik „Länderklauseln“ können z. B. die für die Rückseite des Ursprungszeugnisses relevanten
Daten pro Bestimmungsland hinterlegt werden.
52
8.2 Zusätzliche Stammdaten und Parametrietungen – ausschlliesslich für
Paketabwicklung mit PARCEL-Modulen
Im Modul PARCEL direkt werden weitere Stammdaten und Einstellungen für die Packstückabwicklung hinterlegt.
Hierzu gehen Sie bitte nach Modul PARCEL, Schaltfläche „PARCEL parametrieren“.
Abhängig vom Installationsumfang haben Sie in Maske „PARCEL – Parametrierung“ folgende
Ansicht:
In oben gezeigter Maske erhalten Sie die Auswahl der zur Verfügung stehenden Transportarten aller
Frachtführer, z. B. hier TNT_I (Inland), TNT_E (Export), entsprechend Ihrem Installationsumfang.
Pro Transportart können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
„Transportart verwenden“ bewirkt, dass diese Transportart in Auswahllisten zur Abwicklung
angeboten wird
„Gewicht erforderlich“ bewirkt, dass die Eingabe des Bruttogewichts geprüft wird
„Wertbetrag pro Transport / pro Packstück ausfüllen“ bewirkt, dass für die
Versicherungsabwicklung der Wertbetrag des Transports bzw. des Packstücks angegeben
werden muss – automatisch oder manuell.
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Versandlabels können bei Vollständigkeit der relevanten Daten automatisch gedruckt werden,
dies ist separat einstellbar für Inland bzw. für Ausland.
Versandlabels können Sie pro Transportart mit einer definierten Anzahl an Exemplaren drucken
(Kopien des Labels)
„Wareninhalt“ können Sie konstant voreinstellen oder transportbezogen ableiten
Pro Transportart können verwaltet werden
Versandlabel
Produkte
Services im Sinne von Hinweistexten
Frankaturen – Zuordnung zu Ihren Frankaturen/Lieferbedingungen
Weitere Regeln für die Abwicklung
Allgemein können hinterlegt werden
Tarife und Zuschläge
Routungsdaten
Versandarten – Zuordnung zu Transportarten
Verpackungen – Zuordnung der Frachtführer-Codes
Verpackungskosten.
Nummernkreise können hinterlegt werden für
Packstücke
Frachtbriefe
Sonstiges
Parametrierung der Einlieferungslisten
Parametrierung der Verladelisten
Zuordnung Frachtführer / Spediteur
Liste der Spediteure für neutrale Speditionsabwicklung
8.2.1 Versandlabel
Pro Frachtführerabwicklung wird ein Versandlabel verwaltet, in dem Ihre Absenderadresse sowie
Ihre Kundendaten, z. B. Kundennummer beim entsprechenden Frachtführer eingetragen werden:
54
8.2.2 Produkte
Bietet ein Frachtführer auf Basis der Transportart zusätzlich unterschiedliche Produkte (= Services),
sind diese in der Produktliste aufgeführt.
Sie erreichen diesen, indem Sie in Maske „PARCEL- Parametrierung“ die Schaltfläche „Produkt“
wählen.
55
Die hier gelisteten Produkte beruhen auf Vorgaben des entsprechenden Frachtführers.
8.2.3 Service
Einige Frachtführer führen zusätzlich zu den Produkten die Services.
Hier sind z. B. Hinweistexte wie „mit Hebebühne anliefern“ verfügbar.
56
8.2.4 Frankatur
Jeder Frachtführer nutzt eigene Frankaturen, welche wir Ihnen pro Transportart als Frankaturliste zur
Verfügung stellen. Es handelt sich um Vorgaben der Frachtführer.
Für Ihre Abwicklung sind eventuell nicht alle Frankaturen relevant, Sie können daher die nicht
verwendeten Frankaturen deaktivieren.
Hierzu wählen Sie aus Maske „PARCEL – Parametrierung“ die Schaltfläche „Frankatur“.
Frankaturen, welche Sie hier mit dem Kennzeichen „Verwenden“ führen, werden Ihnen in Modul
„Stammdaten – Frankaturen“ als Speditionsfrankaturen zur Auswahl angeboten.
Bitte sehen Sie hierzu auch Kapitel „Stammdaten Frankaturen“.
57
8.2.5 Tarif
Tarife können Sie bis auf Produktebene eines Frachtführers hinterlegen.
Überlegen Sie bitte im Vorfeld wie der zu hinterlegende Tarif sich zusammensetzt.
Parameter können sein
* Sendungsbezogen / Packstückbezogen
* Zonen – für Länder/Längergruppen/PLZ-Bereiche
* Gewichtsklassen
* Verpackungsbezogen
* Zuschläge sendungszogen / packstückbezogen / pauschal oder abhängig vom Grundtarif
hinterlegte Zonen oder generell
Beispiel:
DPD-Abwicklung nach FR
Tarif pro Packstück
Maut-Zuschlag
Treibstoffzuschlag
bis 10,000 kg / bis 31,5 kg
EUR 0,08 pro Packstück
prozentual auf den Grundtarif
Für die Hinterlegung der Tarife und Zuschläge nehmen Sie bitte mit dem BEO-Team Kontakt auf.
8.2.6 Verbindung Versandart – Transportart (Frachtführer)
In Maske „PARCEL – Parametierung“ organisieren Sie über Schaltfläche „Versandart“ oder über
Menüpunkt „Stammdaten – Verbindung Versandart, Transportart“, welche Transportart mit einer
Versandart fest verbunden sein soll.
Sie erhalten folgende Maske „Versandartenliste“ aufgrund Ihrer Einträge in Stammdaten –
Versandarten:
58
Die Einträge in der jeweiligen Spalte nehmen Sie durch Doppelklick auf der Zeile vor.
BEO-EXPOWIN wird diese bei der Transportbildung interpretieren und aufgrund der Versandart aus
dem/den Belege/n möglichst die Transportart vorschlagen.
8.2.7 Verpackungskosten
Sofern Sie zu Ihren Verpackungen Verpackungskosten führen möchten, wählen Sie in Modul
PARCEL über Schaltfläche „PARCEL parametrieren“ die Schaltfläche „Verpackungskosten“.
Die Einträge hier werden beim Aufruf des Versandlabels entsprechend gezogen.
8.2.8 Nummernkreis Packstücke
BEO-EXPOWIN verwaltet für Sie pro Transportart bzw. pro Frachtführer Nummernkreise der
Serialnummern, welche beim Labeldruck hochgezählt werden.
Die Einstellung erfolgt aus Modul PARCEL, Schaltfläche „PARCEL parametrieren – Nr. Packstücke“.
59
Bitte tragen Sie die relevanten Daten ein.
Mit dem Druck eines Packstücklabels zählt BEO-EXPOWIN automatisch die Serialnummer für den
relevanten Frachtführer hoch.
Der Nummernkreis hierfür bewegt sich innerhalb der in obiger Maske angegebenen Werte Minimum –
Maximum.
In Spalte „Aktuell“ steht die aktuelle Serielnummer, in Spalte „Stop“ können Sie vorgeben, dass Sie
einen Hinweis erhalten, wenn der Nummernkreis nahezu verbraucht ist.
8.2.9 Nummernkreis Frachtbriefe
BEO-EXPOWIN verwaltet für Sie pro Transportart bzw. pro Frachtführer Nummernkreise der
Frachtbriefe, welche beim Labeldruck hochgezählt werden.
Die Einstellung erfolgt aus Modul PARCEL, Schaltfläche „PARCEL parametrieren – Nr. Frachtbriefe“.
60
8.2.10 Routungsdaten
Die Routungsdaten der Frachtführer sind hinterlegt (bzw. aktualisieren Sie) in Ihrem
Programmverzeichnis „…\BEO-EXPOWIN\routungsdaten\...“
Das Einlesen nach BEO-EXPOWIN erfolgt als MASTER in PARCEL \ PARCEL parametrieren
• durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile
Sie erhalten die hierzu hinterlegte Datei, bitte öffnen Sie diese
Sie erhalten einen Datums- und Zeitstempel, sobald die Datei eingelesen ist.
Für einige Transportarten sind verschiedene Zeilen einzulesen, bitte gehen Sie ggfs.nacheinander
vor.
Verlassen Sie die Maske über den grünen OK-Haken.
Ihre Einspielung greift sofort für den nächsten Versandlabel-Druck.
Die Beschaffung aktueller Routungsdaten liegt nicht in der Verantwortung von BEO.
Sie erhalten diese ggfs. über den Frachtführer.
Die ausführliche Anleitung zum Einlesen und Verwalten von Routungsdaten finden Sie in ANHANG
C.
8.2.11 DFÜ zum Frachtführer
Die DFÜ zum Frachtführer erfolgt auf Basis einer Einlieferungsliste.
Für die Einstellung des Pfades gehen Sie bitte in PARCEL über Schaltfläche „Einlieferungsliste“
wählen per Doppelklick die relevante Einlieferungsliste aus.
Sie erhalten die Anzeige der Parameter.
Aus der Einlieferungsliste gehen Sie über Menüpunkt „System – Einstellungen – Einstellungen für die
elektronische Einlieferungsliste“.
Wählen Sie zunächst die Art der Übertragung:
61
•
•
•
•
Keine
Email senden
Expo2World
Kommandozeile
Für die Übertragung per FTP empfehlen wir Ihnen die Variante „Expo2World“.
Dieses Programm ist in Ihrem Installationsumfang enthalten.
Sofern Sie dieses Variante aktivieren – erhalten Sie über „Konfiguration – konfigurieren“ die folgende
Maske:
Für einen Test der Verbindung mit dem Zielrechner tragen Sie bitte Ihre Zugangsdaten in die
entsprechenden Felder ein.
Das Handling im Tagesgeschäft sehen Sie bitte in Kapitel 2.3.3.
8.3 Schnittstelle Import – für Datenübernahme aus dem Vorsystem
Aus dem Hauptmenü über Modul „Parametrierung – Schnittstelle Import“ können Sie die
Lesevorschrift für die Datensätze, welche aus Ihrem Vorsystem für BEO-EXPOWIN abgestellt
werden, anzeigen.
Wird die Schnittstelle vor Ort verändert, sollte diese über den Menüpunkt „Eintrag – Exportieren“ in
eine Datei ausgelesen und an BEO gesandt werden, damit dort die echten Einstellungen verfügbar
sind.
Dies erleichtert uns den Support, sofern Sie Unterstützung brauchen sollten.
8.4 Umformungen
Aus dem Hauptmenü über Modul „Parametrierung – Umformungen“ können Sie die notwendigen
Einträge vornehmen, damit Ihr Vorsystem und BEO-EXPOWIN sich verstehen.
Es handelt sich um eine Funktion des MASTER. Die bestehenden Umformungen können jederzeit
von Ihnen erweitert werden.
62
Für die Eintragung einer neuen Umformung wählen Sie das Symbol „leeres Blatt“.
In einer Auswahlliste stellt Ihnen BEO-EXPOWIN vordefinierte Umformungstypen zur Verfügung
sowie weitere Umformungstypen 1 – 10. Wählen Sie hier entsprechend des Feldes, auf das die
Umformung wirken soll, den entsprechenden Umformungstyp aus.
In Feld „Daten Anwender“ tragen Sie den Feldinhalt Ihres Vorsystems ein
In Feld „Daten Beo-System“ tragen den Feldinhalt ein, der durch die Umformung erreicht werden soll.
Speichern Sie Ihren Eintrag und verlassen Sie die Maske über den „grünen OK-Haken“.
8.5 Reports und Drucker
8.5.1 Parametrierung Druckausgaben
Aus dem Hauptmenü - Modul Parametrierung erhalten Sie über Schaltfläche „Druckausgaben“ die
Liste sämtlicher aus BEO-EXPOWIN zu bedruckenden Dokumente.
Hier stellen Sie z. B. ein, mit welchem der verfügbaren Druckmuster (= Report, eingestellt in Spalte
„Dateiname“) Sie arbeiten.
63
Sofern Sie einen Report verändern möchten, doppelklicken Sie die betreffende Zeile.
Über den Menüpunkt „Extras – Formular einrichten“ können Sie die Randeinstellungen verändern.
Bitte senden Sie daraufhin den entsprechenden Report an BEO, damit dieser für Supportfälle sowie
Updates verfügbar ist. Sie können dies komfortabel über den Menüpunkt „Extras – Formulare per
Email senden“ erledigen. Diese Funktion nimmt sämtliche Formulare mit, welche nicht das BEOAuslieferungsdatum tragen.
Aus der Maske „Druckausgaben“ können Sie über Menüpunkt „Extras – Druckerzuordnung“ direkt die
Zuordnung der physikalischen Drucker zu den logischen Druckformaten regeln. Bitte sehen Sie hierzu
Kapitel 6.5.2.
64
8.5.2 Parametrierung Druckerzuordnung
In der Druckerzuordnung regeln Sie, welche physikalischen Drucker die einzelnen Arbeitsstationen
nutzen. Die Einstellung muß an jeder Arbeitsstation vorgenommen werden.
Aus dem Hauptmenü - Modul Parametrierung erhalten Sie über Schaltfläche „Druckerzuordnung“
folgende Ansicht:
Die einzelnen Spalten haben folgende Bedeutung:
Format – enthält die logischen Formate, welche aktuell den Dokumenten (Reports)
insgesamt zugewiesen sind.
Bitte sehen Sie hierzu Kapitel „Parametrierung Druckausgaben“.
Computer – benennt die Arbeitsstation.
„DEFAULT“ ist die allgemeine Einstellung. Sofern alle Arbeitsstationen dieselben Einstellungen
nutzen, enthält diese Tabelle ausschliesslich DEFAULT-Einträge.
Drucker – benennt den Drucker aus Ihrem Netzwerk. Per Doppelklick erhalten Sie hier die
entsprechende Liste und können hier auswählen.
Driver – benennt den Treiber, mit welchem Sie den Drucker fahren, steht in Zusammenhang mit
dem zugeordneten Drucker.
Anschluß – benennt den Anschluß des Druckers.
Verlassen Sie die Einstellung über den „grünen OK-Haken“.
65
8.6 Fenstereinstellungen
In verschiedenen Masken können Sie Spalten verschieben.
Bitte speichern Sie diese anschließend über den Menüpunkt „Ansicht – Fenstereinstellungen“.
Und wählen Sie „Beim Schliessen speichern – Globale Einstellungen – Spaltenüberschriften ändern“ .
66
9. Systemadministration
Als Anwender SYSADM bzw. EXPOWIN haben Sie im Hauptmenü zusätzlich den Menüpunkt
„Systemadministration“ zur Verfügung:
Sie erreichen hier
die Anwenderverwaltung
das Einstellen von Parametern – über die aus den Dokumenten erreichbaren Möglichkeiten
hinaus
die Kommunikation mit der Datenbank über SQLTALK
die Möglichkeit, Scripts auszuführen, z. B. im Rahmen von Updates.
Darüber hinaus werden Ihnen im unteren Fenster die aktiven Sessions angezeigt.
9.1 Berechtigungsstruktur
Anwender
BEOAGENT
Profil
Profil 10
Funktion
übernimmt Daten aus dem Importverzeichnis
Der Anwendername BEOAGENT ist fest definiert.
User
Profil 20
wickelt Tagesgeschäft ab
Dies ist jeder Anwender, den Sie anlegen.
MASTER
Profil 30
organisiert die Anwendung, nimmt globale Einträge
in Stammdatenverwaltung, Parametrierung der
Anwendung sowie in Dokumenten vor,
weist Drucker zu
Der Anwendername MASTER ist fest definiert.
Systemadministrator
Profil 40
administriert die Anwendung, legt Anwender an,
Anwendernamen sind:
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SYSADM für Gupta SQLBase
EXPOWIN für Oracle, MS SQL-Server
9.2 Anwenderverwaltung
9.2.1 Anwender anlegen
Neue Anwender definiert der Systemadministrator über die Schaltfläche „Anwender anlegen“.
Voraussetzungen:
Der Anwender muss bereits über eine zugehörige Unterschrift verfügen – angelegt über Modul
Stammdaten – Unterschriften, siehe Kapitel 6.1.2.
Für den Anwender hinterlegen Sie die entsprechenden Daten wie oben gezeigt und
verknüpfen eine Unterschrift (diese muß zuvor in den Stammdaten angelegt sein.
Bitte sehen Sie hierzu Kapitel „Stammdaten Unterschriften“).
Die oben gezeigten Daten können in einzelnen Dokumenten, z. B. Versandauftrag, per
Platzhalterfunktion (auswählbar jeweils im Parametrierungsmodus, im entsprechenden Feld über
rechte Maustaste) gezogen werden.
Einem Anwender kann der Systemadministrator die „MASTER Richtlinie“ zuweisen. Hiermit kann
dieser mit seinem persönlichen Login die Funktionen des MASTER ausführen.
Speichern Sie Ihre Einträge über OK.
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9.2.2 Kennwort
BEO-EXPOWIN arbeitet NICHT ohne Kennwort, d.h. jeder Anwender in BEO-EXPOWIN hat ein 1bis max. 8-stelliges Kennwort.
Standardmäßig wird Anwender MASTER mit Kennwort MASTER angelegt, EXPOWIN (Oracle, MS
SQL Server) mit Kennwort EXPOWIN.
Für SQLBase existiert standardmäßig ein Anwender SYSADM mit Kennwort SYSADM.
Bei der Anmeldung muss das Kennwort nicht eingetragen werden, sofern es mit dem Anmeldenamen
übereinstimmt.
Sofern Sie noch mit dem Auslieferungsstand arbeiten – also die Kennworte für EXPOWIN und
MASTER nicht geändert haben, muss nur der Anwendername eingetragen werden,
das Kennwort wird programmseitig gesetzt.
Jeder Anwender kann sein eigenes Kennwort wie folgt ändern:
aus Hauptmenü: Menuepunkt „System\Kennwort ändern…“ anwählen, unter „Altes Kennwort“ den
Anwendernamen, unter „Neues Kennwort“ und „Kennwortbestätigung“ jeweils das gewünschte neue
Kennwort eintragen und [Ändern] drücken.
Der Systemadministrator geht über Modul „Systemadministration“:
Anwender markieren und Schaltfläche „Kennwort ändern“.
9.3 Datenbankeinträge exportieren und an BEO senden
Für Supportfälle ist es zweckmäßig, aktuelle Datenbankeinträge zu exportieren und an BEO zu
senden. Hierfür steht Ihnen folgende Funktion zur Verfügung:
Menüpunkt „Extras – EXPOWIN-Tabellen exportieren“
Für einzelne Tabellen oder „komplett“.
Die Dateien werden per Vorschlag in das Programmverzeichnis „EXPOWIN\script“
zwischengespeichert und können dann direkt über Ihr Mail-System an BEO versendet werden.
9.4 Session löschen
Sofern aufgrund eines undefinierbaren Zustands eine Arbeitsstation gesperrt ist, kann die jeweilige
Session wie folgt gelöscht werden:
Im unteren Fenster die Session markiern und Funktionstaste F7.
Sie werden zuvor nochmals gefragt „Sind Sie sicher?“.
69
9.5 Agentenfunktion für automatische Datenübernahme
Für die Übernahme der Datensätze aus Ihrem Vorsystem steht Ihnen im Programmverzeichnis
EXPOWIN die „agent.exe“ zur Verfügung.
Die agent.exe kann auf einem separaten Server, auch als Dienst, laufen. Hierzu ist ein separates
Software-Tool notwendig. Bitte sprechen Sie hierfür das BEO-Team gezielt an.
Die agent.exe kann an einem Client gestartet werden.
Die Einrichtung der Agentenfunktion übernimmt der Systemadministrator.
Nach Doppelklick auf die „agent.exe“ erhalten Sie folgende Möglichkeiten der Einstellung:
Menüpunkt „System \ Einstellungen“ + nochmaliges Login:
9.5.1 Laufwerkspfade
Schaltfläche „Laufwerkspfade“: hier stellen Sie ein, wo Datensätze abgeholt werden:
70
Wir empfehlen, die Datensätze nach der Übernahme im Quellverzeichnis zu löschen und – zumindest
in den ersten Wochen des Echtbetriebs - eine Sicherungskopie beizubehalten.
Bitte nutzen Sie hierfür die vorbereiteten Optionen, indem Sie entsprechende Flags setzen.
Speichern Sie Ihre Einträge über die Schaltfläche „Speichern“.
9.5.2 Weitere Einstellungen – inhaltliche Mimik der Schnittstelle
Hier sind Einstellungen hinterlegt, welche zum Zeitpunkt der Datenübernahme greifen.
Die Einträge werden im Rahmen des Customizing der Schnittstelle durch BEO vorgenommen.
71
9.5.3 Weitere Einstellungen für Agent - Zeitintervall
Per Doppelklick auf Schüssel INTERVALL können Sie die Einheit für das Zeitintervall
Hinterlegen:
60000 = 1 min
1000 = 1 sec
Per Doppelklick auf Schlüssel WARTEZEIT geben Sie die Wartezeit zwischen 2 Datenübernahmeprozessen an.
Speichern Sie Ihren Eintrag als globale Einstellung über das Symbol „Diskette“.
Verlassen Sie die Maske über den grünen OK-Haken.
9.6 Datenrückmeldung an das Vorsystem aus Modul PARCEL
Nach Drucken der Versandlabels für einen Transport können die Transportdaten beim Verlassen des
Versandlabels an Ihr Vorsystem zurückgemeldet werden, sofern die Einstellungen dafür getroffen
sind. BEO-EXPOWIN bietet hierfür verschiedene Formate.
9.6.1 Automatische Rückmeldung einstellen
Als MASTER einstellbar in PARCEL – Versandlabel (für einen beliebigen Transport).:
Menüpunkt „System – Einstellungen – Programmeinstellungen“
-> Schlüssel EXPORT_AUTO: Wert = 1 bewirkt, dass die Rückmeldung automatisch erfolgt.
-> Ggfs. doppelklicken und Globalwert entsprechend ändern.
9.6.2 Export-Pfad einstellen
Als MASTER einstellbar in PARCEL – Versandlabel (für einen beliebigen Transport).
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Menüpunkt „System \ Einstellungen\ Exportdaten-Konfiguration“ – Sie erhalten folgene Maske:
Geben Sie im Dateispeicherort den gewünschten Pfad an und „übernehmen“ Sie Ihre Einstellung.
Verlassen Sie die nachfolgende Maske über grünen OK-Haken.
10. BEO-EXPOWIN-Client einrichten
Für die Einrichtung weiterer Clients sehen Sie bitte Dokument EXPOWINClient.pdf in Ihrem
Programmverzeichnis EXPOWIN\doku.
73
ANHANG A
Abkürzungen in Masken und auf Schaltflächen
ABD
AdG
ADR
AES
Anz. PV
AVB
A.Pos.
Ausfuhrbegleitdokument
Art des Geschäfts
Gefahrgutvorschrift für Landtransport
Atlas Ausfuhr (Atlas-Verfahren AES Ausfuhr)
Anzahl Produktverpackungen
Ausfuhrverbringung
Auftragsposition
Bef.-Kateg.
BV
B.Pos.
Beförderungskategorie aus ADR-Vorschrift, bei Gefahrgut Land
Beförderungsverbot, in Zusammenhang mit Gefahrgut
Bestellposition
EmS
EP in FW
EP in LW
Expr.Code
Emergency Schedules Code, Unfallmerkblatt, bei Gefahrgut See
Einzelpreis in Fakturierungswährung
Einzelpreis in lokaler Währung (EUR)
Expressgutcode aus ADR-Vorschrift, bei Gefahrgut Land
GG
GGME
GTIN
GG.-Verp.
Gefahrgut
Masseinheit Gefahrgutmenge
Global Trade Item Number
Kennzeichen Gefahrgut-Verpackung J/N
IATA
I/E
IMO
Gefahrgutvorschrift für Lufttransport
Belegkennzeichen für „Versendung nach INLAND / EXPORT“
Gefahrgutvorschrift für Seetransport
Land Kl. Code
LQ
L.Pos.
L. gültig bis
Klassifizierungcode aus ADR-Vorschrift, bei Gefahrgut Land
Limited Quantity (= begrenzte Menge), bei Gefahrgut
Lieferscheinposition
Lizenz gültig bis, bei MO-Ware
ME
ME Z
Mng Z
MO
Masseinheit
Masseinheit Zoll (= besondere Masseinheit)
Menge in Masseinheit Zoll
Kennzeichen Marktordnungsware (= Lebensmittel) J/N
MO-BME
MO-GTK
MO-Warenbez.1./ ../ 5
Besondere Masseinheit, bei MO-Ware
Genusstauglichkeitskennzeichen, bei MO-Ware
Warenbezeichnung 1 – 5, bei MO-Ware
PEEK
Pos.
Pos.-Brutto (PV)
PP in FW
PP in LW
Präf.
PV
Kennzeichen PEEK-Artikel (= Werkstoff Polyetheretherketon) J/N
Belegposition
Positionsbruttogewicht der Produktverpackungen
Positionspreis in Fakturierungswährung
Positionspreis in lokaler Währung (EUR)
Präferenzkennzeichen
Produktverpackung
RE
RID
R.Pos.
Rechnungsempfänger / Rechnungsanschrift
Gefahrgutvorschrift für Schienentransport
Rechnungsposition
Stat. Wert
Statistischer Wert (in EUR)
TBC
Tunnelbeschränkungscode, bei Gefahrgut
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Umweltgefährd.
UN/ECE-Code
UN-Nr.
Urspr.
Kennzeichen für umweltgefährdend, bei Gefahrgut Landtransport
Verpackungscode, vergeben von United Nations Economic Commission
for Europe
Gefahrgut-Nr, vergeben von den United Nations (4-stellig)
Warenursprung
Verf.2
VG
Vorausfest.
VS
VzGr
VzIn
VuB-Unterlage
Verfahren, weiterer Code (3-stellig)
Verpackungsgruppe, bei Gefahrgut
Vorausfestsetzung Datum, bei MO-Ware
Versandspediteur
Verkehrszweig Grenze
Verkehrszweig Inland
Verordnungen und Bescheinigungen Unterlagen (z. B. Y901)
Warenbez.1 / 2 / 3
WE
WNr.4
Warenbezeichnung 1 - 3 (bezieht sich auf Warenverzeichnis)
Warenempfänger / Lieferanschrift
ergänzende 4-stellige Warennummer, bei MO-Ware
Zollzuordn.
Zusatzgef.
Zollzuordnungsnummer (Schlüssel aus Zollstamm)
Zusatzgefahr gem. Gefahrgutvorschrift ADR / IATA / IMO
Tastenbelegung
Ctrl+S
Öffnet Dialogfeld zur Eingabe von Selektionskriterien.
Ctrl+O
Öffnet Dialogfeld zur Eingabe von Sortierkriterien.
Wählt den in Sortierfolge ersten Datensatz aus.
-
Wählt den in Sortierfolge vorhergehenden Datensatz aus.
+
Wählt den in Sortierfolge folgenden Datensatz aus.
Wählt den in Sortierfolge letzten Datensatz aus.
Ctrl+N
Bietet Maske für das Anlegen eines neuen Datensatzes.
Bietet Liste der bestehenden Datensätze zur Selektion.
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ANHANG B
Abwicklung Ausland - Elektronisches Ursprungszeugnis
Das elektronische Ursprungszeugnis wird alternativ zum gedruckten Dokument genutzt.
Es setzt die Installation des entsprechenden Moduls voraus sowie dessen Aktivierung per Einstellung.
Das BEO-EXPOWIN-Modul „Elektronisches Ursprungszeugnis“ leistet die Aufbereitung einer Datei im
vorgeschriebenen Format sowie den Aufruf des entsprechenden Internet-Portals der IHK. Die Anwahl
erfolgt aus BEO-EXPOWIN Vorgangsbearbeitung, Formulare Export.
Die Nutzung dieses Moduls im praktischen Tagesgeschäft setzt Ihrerseits die Abstimmung mit Ihrer
IHK voraus. Für die Kommunikation benötigen Sie eine digitale Signatur.
Für die Vorbereitung ist IHK-seitig ein Testbetrieb eingerichtet. Diesen nutzen Sie wie folgt:
Aus BEO-EXPOWIN Modul „Formulare Export“
Aufruf Schaltfläche “Exportformulare \ Ursprungszeugnis (elektronisch)“
Sie erhalten eine Kopfleiste.
Menüpunkt „IHK \ elektron. Ursprungszeugnis erstellen“
Sie erhalten die folgende Meldung:
Ok.
Menüpunkt „IHK \ Ursprungszeugnis Web page“
Die entsprechende IHK-Internetseite wird aufgerufen
Wählen Sie hier bitte „Ursprungszeugnis“
Sie erhalten die folgende Maske:
76
Wählen Sie hier bitte „ein neues Ursprungszeugnis beantragen“
Sie erhalten ein „leeres“ Formular und können hier Ihre Datei importieren:
77
78
ANHANG C
verwalten
Abwicklung Parcel - Routungsdaten einlesen und
Anleitung – Beispiel DPD
Um für den Stichtag der Gültigkeit Ihrer Routungsdaten bereits vorzusorgen, können Sie diese
nach Erhalt sofort einlesen, denn BEO-EXPOWIN verwaltet für Sie deren Gültigkeit.
Die Routungsdaten greifen dann ab Stichtag der Gültigkeit automatisch ohne weitere Aktion.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
A
Ausserhalb BEO-EXPOWIN
A.1
Routungsdaten speichern
Entsprechendes/beigefügtes Zip-File extrahieren
nach Windows-Programmverzeichnis …EXPOWIN\Routungsdaten\(Frachtführer, hier DPD)
bestehende Files hierbei ggf. ersetzen.
A.2
Gültigkeit feststellen
Sofern Ihnen die Gültigkeit der erhaltenen Routungsdaten nicht bekannt ist,
öffnen Sie ggf. eines der erhaltenen Routungsfiles und prüfen die Gültigkeit der Version.
DPD zum Beispiel schreibt
Version: 20150504
= Gültig-ab-Datum
Expiration: 20150906
= Gültig-bis-Datum
Diese Routerdatenbank gilt demnach für den Zeitraum vom 04.05.2015 bis 06.09.2015.“
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B
Innerhalb BEO-EXPOWIN
B.1
Routungsdaten einlesen
(MASTER-Rolle)
Über Hauptmenü nach Parcel
Schaltfläche Parcel parametrieren
Schaltfläche Routungsdaten
Hinweis für Frachtführerabwicklung DPD:
Sie werden gefragt, ob Sie mit mehreren Depots arbeiten.
Falls Ja, führen Sie nachfolgende Punkte ggf. depotabhängig durch.
Die für diesen Frachtführer relevanten Routungszeilen bitte nacheinander wie nachfolgend
beschrieben doppelklicken, somit das entsprechende File aus dem oben aktualisierten Verzeichnis
einlesen
80
Hinweis für DPD: DPD_ROUTES kann bis zu 10 min dauern
Gültigkeit angeben
Hier bitte den Vorschlag jeweils prüfen, ggf. übernehmen
● Vorhandene Routungsdaten ersetzen
NEIN - kein Haken
● Die neu eingelesenen Daten sollen gültig sein bis
ggf. Haken „ändern“ setzen, Datum Expiration eintragen
● Die vorhandenen Daten sollen gültig sein bis (letzter Versandtag)
ggf. Haken „ändern“ setzen, Datum Version – 1 Tag eintragen
Sie erhalten anschl. pro Zeile jeweils einen aktuellen Zeitstempel.
Maske Routungsdaten abschliessend über grünen OK-Haken verlassen.
81
B.2
Abgelaufene Routungsdaten löschen
(MASTER-Rolle)
Diese Aktion können Sie jederzeit durchführen.
Parcel - Parcel parametrieren - Routungsdaten
Frachtführerzeile markieren + Schaltfläche „Verwalten“ wählen
Spalte „Gültig bis“ überprüfen
Entsprechende Zeile markieren und „Löschen“ wählen
„Sind Sie sicher?“
Ja!
82