Das leistungsstarke Büro - büro
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Das leistungsstarke Büro - büro
Für Selbständige und Fachkräfte, die ihr Tagesgeschäft selbst erledigen müssen 2. Auflage Seite II Effizientes Office-Management: Qualität steigern, Kosten senken, Zufriedenheit schaffen Liebe Leserin, lieber Leser, ihr Büro ist gut organisiert. Trotzdem haben Sie manchmal das Gefühl, dass das ein oder andere besser funktionieren sollte? Sie überlegen also, Qualität zu steigern, Kosten zu senken und damit mehr Zufriedenheit zu schaffen. Genau an diesen Punkten setzt unsere Beratung an. Gerne stellen wir Ihnen unsere individuell auf Ihr Büro zugeschnittenen Dienstleistungen bei einem kostenlosen Erstgespräch vor. Einen Eindruck von unseren Leistungen können Sie nicht nur mit dem vorliegenden Heft sondern auch mit unseren anderen Veröffentlichungen bekommen: - Zeit sparen mit perfekter Organisation - Moderne Korrespondenz - Outlook optimal nutzen - Das leistungsstarke Büro - Mobil Telefonieren leicht gemacht - Bewerbungen schreiben – erfolgreich bewerben (nicht nur für Arbeitnehmer interessant) - … Die beiliegende CD enthält zahlreichen Mustervorlagen und viele andere hilfreiche Dateien rund um das Büro. Genauso wie sich die Bereiche im Office-Management überschneiden, haben wir bewusst manche Kapitel von einer unserer Veröffentlichungen in eine andere übernommen. Nur so ist es möglich, die Zusammenhänge im Büro verständlich darzulegen. büro update Gunther Ehrhardt büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 90 L. Raum für Notizen Raum für Notizen Seite III Gute Lösungen im Büro sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern erhöhen auch die Kundenorientierung und die eigene Freude an der Arbeit. Professionalität im Büro bedeutet: einfache Abläufe, gebündelte Aufgaben, systematische Ablage, rationeller EDV-Einsatz, eine gute Erreichbarkeit, durchdachte Abwesenheitslösungen, etc. Mit diesem Heft geben wir Ihnen Hilfestellung bei der Erarbeitung Ihrer eigenen Lösungen zu folgenden Bausteinen: Termine und Aufgaben im Griff haben: An Termine erinnert werden, Zugriff von unterwegs; Kalenderlösungen; die Wiedervorlage organisieren, mit To-Do-Listen arbeiten. Wohin mit dem Papier: Was muss ich wie lange aufbewahren? Wo finde ich zielsicher was? Was kann raus? Die elektronische Ablage: entwickeln Sie Ihr eigenes System! Faxen ohne Umwege: Fax vom PC, Fax-Ein-/Ausgang archivieren Adressen per Knopfdruck: Aufbau einer stimmigen Adressverwaltung; Verknüpfung mit Dokumenten Schriftverkehr rationalisieren: Brief-, Fax- und E-Mail-Vorlagen werbewirksam und DIN-getreu verwenden Das Internet einsetzen: z.B. für den Einkauf, die Reiseplanung, Recherche über Kunden, etc. Lösungen für die Abwesenheit: Externe Rufumleitung, Auto-responder und E-Mail-Weiterleitung; Rückrufpolitik; Externe Dienstleister beauftragen Das digitale Diktat: per Mikro auf die Festplatte diktiert und an das Schreibbüro verschickt Die Einzeltechniken können immer nur Vorschläge sein, die Sie individuell auf Ihr Umfeld anpassen müssen. Die Beschreibung im EDV-Bereich bezieht sich auf Windows XP und die Office-Versionen von Word 2002/2003, Excel 2002/2003 und Outlook 2003/2003. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite IV Index Inhaltsverzeichnis A. I) II) III) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Planen mit der ALPEN-Methode - Zeitmanagement Praxistipps – 10 Punkte, die Sie beachten sollten Woher und wohin mit Papieren? Ablage P (wie Papierkorb) Die optimale Zwischenablage und Wiedervorlage Zehn bewährte Entstapelungs-Regeln Das Direkt-Prinzips Endgültige Ablage Beschriftung Ihrer Unterlagen mit Etiketten Seite 89 Praxis ........................................................................................................................... 2 1 1 2 4 4 5 12 14 17 17 Rechtschreibung .......................................................................................................... 48 Registraturen ................................................................................................................ 8 Registraturwagen .......................................................................................................... 8 Reißwolf ..................................................................................................................... 5 Schriftstücke ..................................................................................................5, 6, 18, 26 Schriftverkehr...................................................................................................III, 51, 76 Serienbrief ................................................................................................. 55, 57, 59, 60 Sonstige Ordnung Unterlagen zur Vernichtung 18 19 Spezial-Wortschätze..................................................................................................... 85 21 Terminplaner........................................................................................................... 9, 10 21 22 22 23 Tipp ..............................................................................................................3, 5, 24, 72 II) III) IV) Baustein: Faxen ohne Umwege Senden eines Faxes über Ihre Faxhardware oder –software (am Beispiel von AVM Fritz-Karte) Senden eines Faxes über ein Faxmodem Senden eines Faxes über einen Faxdienst Noch ein kleiner Tipp C. I) II) III) IV) Baustein: Die elektronische Ablage Was ist mit der Ordnung im Computer? Mit Ordner arbeiten Datei- und Ordnernamen verändern Mit dem Windows-Explorer arbeiten 25 25 25 25 26 Viren ................................................................................................... 69, 70, 71, 72, 73 IV) V) B. I) 1) 2) 3) 4) 5) 6) V) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Starten des Windows-Explorer Grundlagen Im Explorer bewegen Das Ansicht-Menü Objekte anordnen und sortieren Eigenschaften von Ordnern und Dateien Dateien und Ordner verwalten Dateien und Ordner markieren Dateien und Ordner kopieren und verschieben Rückgängig machen! Bedeutung der Mauszeigesymbole: Befehl senden an Objekte löschen und wiederherstellen 26 26 26 26 27 27 27 Telefonnotiz .....................................................................................................60, 76, 77 Titel ........................................................................................................... 42, 45, 47, 48 Trojaner...................................................................................................................... 73 Vorlage ...........................................................................................51, 53, 56, 57, 59, 71 Vorlagen .................................................................................................... III, 18, 51, 53 Vorordner ............................................................................................................... 7, 10 Werbebrief .................................................................................................................. 54 Windows-Explorer.............................................................................................27, 71, 72 Word ......................... III, 11, 18, 22, 23, 24, 26, 38, 39, 40, 41, 46, 47, 51, 55, 56, 58, 71 Zwischenablage ..................................................................................................5, 10, 22 27 27 27 27 28 28 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 88 Index Dokumenten-Vorlage ................................................................................................... 51 Eiskratzer .................................................................................................................... 55 elektronischen Organizern .............................................................................................. 9 E-Mails ..................................................................................................... 1, 3, 69, 70, 74 Etiketten ..................................................................................................................... 18 Fächerordner............................................................................................................... 10 FAVORITEN........................................................................................................... 66, 75 Fax ...................................................................................................... III, 22, 23, 24, 25 Formatierung .............................................................................................................. 48 Fremdwörter ............................................................................................................... 48 Fristen nach ............................................................................................................ 19 Haftnotizen ................................................................................................................. 10 Handheld .................................................................................................................... 11 ISDN ................................................................................................... 66, 67, 68, 74, 75 Kalendarium .................................................................................................................. 9 Länge der Aufgaben .................................................................................................. 1 MAPI-Feldbezeichnungen ............................................................................................. 41 neue Arbeiten ............................................................................................................... 3 Ordner ............................................ 5, 8, 26, 27, 28, 29, 32, 33, 41, 56, 57, 58, 66, 71, 75 Ordnungssysteme .......................................................................................................... 7 Organizer ...........................................................................................................5, 10, 11 Papierkorb .......................................................................................................... 4, 5, 29 Planen ...................................................................................................................... 1, 2 Portaboxen ................................................................................................................... 8 Seite V VI) Daten sichern 28 D. I) II) III) IV) V) VI) VII) VIII) IX) Baustein: Adressmanagement Fertige Datenbanken: flexibel und nicht so teuer Clever genutzt als Marketing-Instrument Auf allen Geräten der gleiche Datenbestand Wer bietet was: Anbieter und Produkte Verknüpfung von MS Word mit MS Outlook Adressen in Word 2002/2003 einfügen Wenn eine Adresse „fehlt" Adressformat hinterlegen Adressen in MS Outlook 33 33 33 34 34 36 38 39 40 41 X) Nicht vergessen: Datensicherung 45 1) 2) 3) 4) 5) 6) 1) 2) 3) Mindestens wöchentlich sichern Ab in den Datentresor… Festplatte sanft behandeln Auf Alarmsignale achten Gesundheitscheck für den PC Brennen unter Windows Anschriftenfelder nach DIN 5008 Die richtige Adress-Eingabe in MS Outlook Notwendige Arbeiten in MS Word 28 29 29 30 30 31 41 43 45 E. I) II) Baustein: Briefe modern schreiben Das sollten Sie tun Das sollten Sie nicht (mehr) tun 47 47 48 F. I) 50 II) III) IV) Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Als Dokumenten-Vorlage abspeichern und mit dem Desktop verknüpfen Tricks zur Vorlage BRIEF Tipps zum Werbebrief Serienbrief mit MS Outlook Adressen V) Telefonnotiz mit Tricks (Makro „Sprungfeld“ und Autotexte) 1) 2) 3) 4) 1) 2) 3) Adressen in MS Outlook zusammenstellen Speichern der Hauptdokument-Vorlage Exportieren Ihrer Outlook-Adressen nach MS Word Serienbrief-Hauptdokument bearbeiten Die ausformulierte Telefonnotiz Autotexte / Textbausteine Der Sprung von Raute zu Raute (Makro „Sprungfeld“) büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de 50 52 53 54 56 56 57 57 59 59 60 62 Seite VI Index VI) VII) E-Mail-Signatur E-Mail nach DIN-Format 63 64 G. I) Baustein: Kommunikation per Internet Analog, ISDN, DSL – Ein kurzer Vergleich der InternetZugänge 65 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) II) III) Modem oder ISDN – Was ist der Unterschied? Was benötigen Sie, um einen Computer per ISDN mit dem Internet zu verbinden? Welche Vorteile bietet ISDN? Welche Vorteile bietet DSL? Wie sehen die Download-Zeiten im Überblick aus? Wie wird DSL angeschlossen? Welchen Anschluss benötigen Sie? Suchen im Internet Virenschutz 65 65 65 66 66 66 67 67 67 68 K. Seite 87 Index A-Aufgaben ........................................................................................................ 2, 3, 6 Abkürzungen ............................................................................................................ 49 Ablage ..................................................................................................... III, 4, 8, 17, 26 Ablagesystem ................................................................................................................ 4 Act ............................................................................................................................. 11 Adresse...................................................................................................... 38, 40, 41, 49 AIDA-Formel ............................................................................................................... 54 Aktensammelmappen .................................................................................................... 8 Grundsätzliches Die wichtigsten Regeln für den Virenschutz Noch ein kleiner Tipp 68 69 71 Analog .............................................................................................................66, 67, 78 71 Aufbewahrungspflichten ......................................................................................... 19 H. I) II) III) IV) Baustein: Lösungen für die Abwesenheit Externe Rufumleitung Auto-responder und Weiterleitung für E-Mails Externe Dienstleister Regeln für die Kommunikation 73 73 73 74 74 Aufgaben auflisten ......................................................................................................... 1 I. I) Baustein: Das digitale Diktat Analog oder Digital 77 77 Bestimmungsort .......................................................................................................... 44 1) 2) 3) IV) 1) 2) 3) 4) 5) II) III) IV) V) 1) 2) 3) Hintergrund: Viren, Würmer und Trojaner Analog Zählen lassen Digital MiniDisc Zusätzlich Übersicht Digitale Diktiersysteme Übermittlung der Sprachdateien Datenverschlüssung bei E-Mail-Versand Spracherkennung Vertrauen Sie dieser Werbung? Ist Wortschatz ausreichend? Software zum Trainieren 77 77 78 78 78 79 82 82 83 Anrufweiterschaltung ............................................................................................. 74, 75 Autotext ...........................................................................................................41, 51, 61 B-Aufgaben ........................................................................................................ 2, 3, 6 Bestimmungsland ........................................................................................................ 44 C-Aufgaben ........................................................................................................ 2, 3, 6 CD „Das leistungsstarke Büro“ .................................................... 41, 42, 51, 56, 57, 66, 75 Computer-Fax ............................................................................................................. 22 Computervirus ............................................................................................................. 69 Customer Relationship Management ....................................................................... 38, 74 DIN 5008 .........................................................................................................42, 51, 53 83 83 84 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 86 Sonstiges lässt sich die BILDSCHIRMAKTUALISIERUNGSRATE anpassen. Nutzen Sie für ein Röhrengerät 85 Hz und für ein Flachbildschirm 60 oder 75 Hz, soweit diese Einstellungen angeboten werden. Seite VII 4) Kosten-Nutzen-Analyse 84 J. I) Sonstiges Monitorcheckliste 85 85 K. Index 87 L. Raum für Notizen 90 1) 2) Auflösung einstellen Bildwiederholfrequenz optimieren büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de 85 85 Sonstiges J. Sonstiges I) Monitorcheckliste Seite 85 Um den Bildschirm richtig einzurichten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop von Windows XP, wählen EIGENSCHAFTEN und anschließend das Untermenü EINSTELLUNGEN. Sie befinden sich jetzt auf der Unterseite EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE. Bei älteren Betriebssystemen, besonders Windows NT, kann diese Vorgehensweise abweichen (Suchen Sie dann in der Hilfe.). 1) Auflösung einstellen Anhand des Schiebereglers im Bereich BILDSCHIRMAUFLÖSUNG lässt sich die Auflösung anpassen. Vorsicht eine zu hohe Auflösung kann einen älteren Monitor ohne Schutzfunktion beschädigen. Nutzen Sie daher folgende Richtwerte: CRT-Monitor (Bildschirmröhrengerät) TFT-Monitor schirm) (Flachbild- 15 Zoll: 800 x 600 Bildpunkte 15 Zoll: 1.024 x 768 Bildpunkte 17 Zoll: 1.024 x 768 Bildpunkte 17 Zoll: 1.280 x 1.024 Bildpunkte 19 Zoll: 1.152 x 864 Bildpunkte 18 Zoll: 1.280 x 1.024 Bildpunkte 20 Zoll: 1.280 x 1.024 Bildpunkte 19 Zoll: 1.280 x 1.024 Bildpunkte 21 Zoll: 1.280 x 1.024 Bildpunkte 2) Bildwiederholfrequenz optimieren Die Unterseite EIGENSCHAFTEN VON ANZEIGE bietet noch weitere Optionen. Wählen Sie dazu den Button ERWEITERT und dort die Unterseite MONITOR. Hier büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 84 Baustein: Das digitale Diktat beitungszeit gewaltig. Es dauert lange, alle kleinen Fehler, die sich beim Diktat eingeschlichen haben, zu finden und wieder auszumerzen. 3) Software zum Trainieren Um die wünschenswerten und notwendigen Spezial-Wortschätze zu erhalten, gibt es zwei Möglichkeiten: Zunächst stellen einige Anbieter praxisrelevante Fachwortschätze für bestehende Spracherkennungsprogramme zusammen, so z. B. für NaturallySpeaking®. Diese Spezialvokabularien sind dann als Zusatz erhältlich und erweitern die "untrainierte" Erkennungsfähigkeit der Software. Die zweite Möglichkeit besteht darin, individuelle Wortschätze aus der Korrespondenz (Zeitraum: mindestens zwei Jahre) zusammenzustellen und diese der Software „beizubringen“. 4) Kosten-Nutzen-Analyse „Grundsätzlich JA, aber ...“ würden die Juristen sagen. Eine Spracherkennungssoftware ist nur dann sinnvoll, wenn 1. der Diktierende „sauber“, also ohne „äh“ oder „mh“ diktiert, 2. die Software ständig eingesetzt wird und 3. der Diktierende nicht das 10-Finger-Schreibtechnik beherrscht. Apropos 10-Finger-Schreibtechnik: Sie können innerhalb von 5 x 1 Doppelstunde das Tastschreiben erlernen. Rufen Sie uns an: Tel. 09366 980959 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? A. Seite 1 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Viele Autoren und Berater haben sich mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt. Dabei sind zahlreiche Arbeitstechniken entwickelt worden, die wir in unserem Heft „Zeit sparen mit perfekter Organisation“ ausführlich beschreiben. Einen interessanten Ansatz bietet die ALPEN-Methode: I) Planen mit der ALPEN-Methode - Zeitmanagement Das ist keine Art des Bergsteigens, aber wie geschaffen, um sich Klarheit über die Aufgaben und die zeitliche Verteilung zu verschaffen - und so Hindernisse zu überwinden. In einer realistischen Planung müssen alle wichtigen Aktivitäten schriftlich notiert werden, wobei man bei jeder dieser Aktivitäten einschätzen muss, wie lange sie dauert. Pufferzeiten von mindestens 40 % bleiben unverplant, je nach Berufsgruppe auch mehr oder weniger. Erst dann kann man daran gehen, Prioritäten festzulegen und zu entscheiden, was man verwirklicht und was nicht. Am Schluss steht die Überprüfung, inwieweit sich der Plan in die Tat umsetzen ließ und was verschoben werden muss. Die Buchstaben A-L-P-E-N sind die Anfangsbuchstaben folgender fünf Schritte: A= Aufgaben auflisten: Notieren Sie alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen müssen. Dazu zählen auch die scheinbar belanglosen wie Telefonieren, Briefe/Faxe schreiben und E-Mails versenden. L= Länge der Aufgaben schätzen: Wie lange brauchen Sie für die Erledigung jedes Arbeitsgangs? Kalkulieren Sie nicht zu knapp! Sie werden sich wundern, wie lange Sie sich mit Kleinigkeiten aufhalten. P= Puffer einbauen: Verplanen Sie nicht Ihre ganze Zeit. Denken Sie daran: Irgendetwas wird sicher nicht so klappen, wie Sie es wünschen. Planen Sie diese Störungen bei der Zeitkalkulation ein. E= Entscheidungen treffen: Bestimmen Sie selbst, was wichtig und was weniger wichtig ist, was sofort erledigt werden muss und was warten kann. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 2 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? N= Nachkontrolle: Prüfen Sie am Ende des Tages, was Sie tatsächlich erledigt haben. Alles, wozu Sie nicht gekommen sind, müssen Sie in den Plan für Morgen setzen. II) Praxistipps – 10 Punkte, die Sie beachten sollten Die Umsetzung der ALPEN-Methode sieht in der Praxis wie folgt aus: 1. Verwenden Sie ein elektronisches Tagesplanungsprogramm oder ein Tagesplanungsbuch. 2. Notieren Sie abends bzw. morgens alles, was Sie am folgenden Tag erledigen müssen, sollen oder wollen, auf einer Aufgabenliste. Bei einem elektronischen Tagesplanungsprogramm haben Sie den Vorteil, dass die Aufgaben automatisch übertragen werden. 3. Klassifizieren Sie die Aufgaben/Termine nach dem A-B-C-Verfahren: - A-Aufgaben: müssen unbedingt an diesem Tag von mir erledigt werden. - B-Aufgaben: müssen terminiert und in den Kalender eingearbeitet werden. - C-Aufgaben: können "weiter weg" terminiert oder möglicherweise delegiert werden. Der Sender verschlüsselt die Nachricht immer mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers. Die Nachricht kann nur mit dem privaten Schlüssel des Empfängers wieder in Klartext verwandelt werden. Beide Schlüssel werden in einem umfänglichen Rechenprozess erzeugt. Den öffentlichen Schlüssel muss man dann seinem Partner mitteilen. Diese Verbindung ist nicht nur sicher, sondern auch schnell. Wahrscheinlich weil diese Technik sehr kompliziert ist (damit die Verschlüsselung nicht „geknackt“ werden kann), ist die Anwendung dieser Software auch kompliziert. V) Spracherkennung Kommerziell erhältliche Spracherkennungssysteme gibt es seit ungefähr zehn Jahren. Für den so genannten Small-Office-Bereich, können Anwender die DiktierSoftware quasi von der Stange kaufen. Mit Headset oder Mikrofon ausgestattet, soll man nun dem Computer anstatt der Helferin Briefe diktieren. „Nach einem kurzen Training können Sie sofort mit der Arbeit beginnen. Die DictaNet Einzelplatzspracherkennung wandelt Ihre Diktate direkt an Ihrem PC in Text um. Und dies mit einer Geschwindigkeit von bis zu 160 Wörtern pro Minute.“ 1) Vertrauen Sie dieser Werbung? Ihren Tagesplan haben Sie mit der Ansicht OUTLOOK HEUTE im Überblick. Fragen Sie sich bei der Planung: 2) Ist Wortschatz ausreichend? - Wie viel Zeit werden die Aufgaben voraussichtlich in Anspruch nehmen? - Wie viel Zeit wird erfahrungsgemäß durch unvorhergesehene Unterbrechungen und Arbeiten blockiert? - Ist ein Engpass zu erwarten? Planen Sie nur 60 % ihrer Arbeitszeit! 5. Seite 83 Die Spracherkennungsquoten moderner Diktier-Software von bis zu 98% klingen beeindruckend. Jede Anschaffung muss sich aber auch rechnen. Sind Spracherkennungssysteme vor diesem Hintergrund wirklich eine sinnvolle Investition? Im Wesentlichen beherrschen zwei Systeme den Small-Office-Bereich: Dragon NaturallySpeaking® XP von Scansoft und ViaVoice® von IBM. In MS Outlook können Sie für Aufgaben oder Terminen Priorität auf „niedrig“, „normal“ oder „hoch“ einstellen. 4. Baustein: Das digitale Diktat Legen Sie Ihre schriftlichen Unterlagen (Eingangspost, Briefentwürfe, ...) in drei Orga-Schalen ab. Dabei werden - in die oberste, die A-Aufgaben - in die mittlere, die B-Aufgaben und Beim Ausprobieren der gängigen Spracherkennungs-Software mit gewöhnlichem Wortschatz und einem medizinischen oder juristischen Text entstehen die seltsamsten Wortkreationen. Der in der Software kodierte Sprachschatz des Alltags, auch wenn er bis zu 250.000 Worte umfasst, reicht z. B. für medizinische oder juristische Zwecke nicht aus. Eine Erkennungs-Software ist nur so gut wie die eingearbeiteten Wortschätze. Je spezifischer diese sind, desto genauere und bessere Ergebnisse können erzielt werden. Ärzten und Juristen sei empfohlen, sich Wortschätze des benötigten Fachbereichs zu kaufen. Ansonsten ist die Nachbear- büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 82 Baustein: Das digitale Diktat Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? III) Übermittlung der Sprachdateien - Seite 3 in die unterste, die C-Aufgaben eingeordnet. 6. Erledigen sie grundsätzlich erst alle A-Arbeiten! Auch dann, wenn Sie abends bzw. morgens schon meinen, "alles leicht zu schaffen". Unvorhergesehenes kann Sie ganz unerwartet in Zeitnot bringen, wenn A-Arbeiten aufgeschoben wurden. Nehmen Sie sich nach den A-Arbeiten die B-Arbeiten vor. Beschäftigen Sie sich mit den C-Arbeiten erst dann, wenn sämtliche A- und B- Arbeiten erledigt wurden. 7. Sortieren Sie neue Arbeiten (Post, Faxe, E-Mails, ...), die im Laufe des Tages hinzukommen, ebenfalls nach dem A-B-C-Verfahren. Werfen Sie alles, was sich nicht gebrauchen können weg bzw. löschen Sie die E-Mails. IV) Datenverschlüssung bei E-Mail-Versand Damit Ihre Daten geheim bleiben, müssen Sie darauf achten, dass die Diktate und Texte verschlüsselt über das Internet ausgetauscht werden. Für die Verschlüsselung können Sie das bekannte, frei zur Verfügung stehende Verschlüsselungsprogramm, PGP (Pretty Good Privacy) verwenden. PGP bietet eine enorme Sicherheit mit sehr ausgefeilten Funktionen. Es ist z. B. möglich Dateien so zu verschlüsseln, dass sie nur von zwei Personen gemeinsam entschlüsselt werden können. Selbst wenn Ihre Daten nur von durchschnittlicher Brisanz sind, lohnt sich der Einsatz von PGP. Die Verschlüsselung funktioniert asymmetrisch über einen public- und einen private-key folgendermaßen: 8. Streichen Sie auf dem Tagesplan jede Arbeit, die Sie erledigt oder weitergeleitet haben sofort durch. Unterschätzen Sie nicht das Erfolgserlebnis, das sich einstellt, wenn am Ende des Arbeitstages alle Eintragungen gestrichen sind! 9. Übertragen Sie unerledigt gebliebene Arbeiten auf den Tagesarbeitsplan des nächsten Tages. Wie bereits erwähnt: Bei einem elektronischen Tagesplanungsprogramm haben Sie den Vorteil, dass die Aufgaben automatisch übertragen werden. 10. Optimieren Sie die eigene Arbeit! Springen Sie nicht in eine ungeordnete Flut von Arbeiten hinein, sondern: - Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem. - Erledigen Sie eine Arbeit nach der Anderen. - Teilen Sie die Arbeit ein, unterscheiden Sie in: sehr wichtig, - Lehnen Sie unwichtige Arbeiten ab. Haben Sie Mut, auch einmal "Nein" zu sagen. - Vermeiden Sie ein planloses "hin und her". Machen Sie Ihre Zeitplanung – wenn möglich – mit einem Planungssystem wie MS Outlook. - Ordnen Sie Ihre Gedanken, bevor Sie den Tag beginnen. dringend, hat Zeit büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 4 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Baustein: Das digitale Diktat Seite 81 III) Woher und wohin mit Papieren? Ablage heißt: In einem Berg von Papier und/oder Dateien eine nachvollziehbare, sinnvolle Ordnung schaffen. Möglichst nicht nach dem Motto: "Ein Griff und die Sucherei geht los." Oder auch: "Ordnung ist das halbe Leben: Ich lebe in der anderen Hälfte." Warum macht man überhaupt Ablage? Zum einen ist es wichtig, Geschäftsvorgänge nachvollziehen zu können - als Information oder auch zur Beweissicherung. Und zum anderen gibt es gesetzliche Bestimmungen, die besagen, dass Geschäftsunterlagen in einem bestimmten Zeitraum aufgehoben werden müssen, um Vorgänge steuerlich nachvollziehbar zu machen (je nach Art der Unterlage sechs oder zehn Jahre). Welches Ablagesystem ist das Richtige? Hier kommt die klassische JuristenAntwort: "Es kommt darauf an ..." Ein Ablagesystem zu entwickeln, setzt die genaue Kenntnis des Betriebes voraus: Ein Metallgroßhändler braucht eine andere Art der Ablage als die Firma BMW (um einmal die Extreme aufzuzeigen). Und innerhalb von BMW hat die Personalabteilung eine Andere als die Entwicklungsabteilung. Die Ablage muss sich nach Grundprinzipien richten, die sogar innerhalb derselben Firma verschieden sein können. 1) Ablage P (wie Papierkorb) Das ist der einfachste Weg: Weg damit! "Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein Papierkorb", sagte schon Kurt Tucholsky. Was erledigt ist, und nur kurzzeitigen Wert hat, wird vernichtet. stationäre Geräte Philips SpeechMike Pro USB oder Seriell Mikrofon, Lautsprecher und Trackball in einem Gerät durch Diktattasten sehr gute Einbindung in HighSpeech optimal für den Einsatz von Spracherkennung geeignet Philips TranscriptionSet 3 Tasten-Fußschalter Inklusive Kopfhörer Anschluss an den Game-Port, seriellen Port oder USB Quelle: datatronic beka technologies GmbH Diese Kategorie wird nicht umsonst als Erste genannt: Lernen Sie, den Papierkorb als Ihren besten Freund im Kampf gegen die Papierflut kennen. Werfen Sie alles weg: ☺ was Sie unproblematisch ersetzen können, sollten Sie es noch einmal benötigen (was in den seltensten Fällen so sein wird), wie zum Beispiel Broschüren, Kataloge, Zeitschriften, ..., ☺ was für Sie nur von geringem Interesse oder Wert ist, beispielsweise Einladungen zu Konferenzen, an denen Sie nicht teilnehmen werden, ☺ was Sie nur "zur Kenntnisnahme" erhalten haben, beispielsweise die Kopie eines Zeitungsartikels über den Firmenwechsel eines Bekannten. Doch Halt: Wenn das Schriftstück einen Inhalt hat, der zwar für die eigenen büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 80 Baustein: Das digitale Diktat Philips DPM Tischständer für DPM 9350 und 9400i inklusive Akkus und USBDownloadkabel automatische Ladefunktion der Akkus Grundig Digta 4010 Digitales Diktiergerät mit bewährtem Grundig-Schiebeschaltertechnik Effektives Arbeiten durch logische deutsche Menüführung 2 MultiMedia-Speicherkarten (MMC) im Lieferumfang USB-PC-Schnittstelle Sehr einfache Installation DSS-Dateiformat für hohe Datenkomprimierung Editierungsfunktionen: Löschen, Überschreiben, Einfügen Olympus DS-3000 Digitales Handdiktiergerät DSS-Dateiformat für hohe Datenkomprimierung Editierungsfunktionen: Löschen, Überschreiben, Einfügen 10 Autorenkennungen 10 variable Themenzuordnungen möglich direktes Diktieren in den PC Löschschutz Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Seite 5 Belange nicht mehr wichtig ist, den aber Außenstehende trotzdem nicht erfahren sollen, sollte es nicht in den Papierkorb wandern, sondern in den Reißwolf. Nochmals der Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Unterlagen wegwerfen können, nehmen Sie einfach ein Fach oder einen Karton und legen Sie diese Unterlagen hinein. Wenn Sie nach einiger Zeit diese Unterlagen nie benötigt haben, können Sie diese getrost wegwerfen. 2) Die optimale Zwischenablage und Wiedervorlage Zu einer Aufgabe gehören oft Schriftstücke, manchmal auch Gegenstände, Fotos, Disketten oder Anderes. Bei unstrukturierter Arbeit, also Arbeiten mit geringer Wiederholrate, Projektarbeit von Führungskräften oder Ingenieuren etc., fallen kleine Stapel immer gleicher Vorgänge an. Allerdings sind die Unterlagen immer wieder anders. Manchmal nur ein kurzes Schreiben, ein andermal ein ganzer Ordner Papier. Viele Menschen stehen dieser Situation hilflos gegenüber und stapeln solche Dinge auf und neben dem Schreibtisch. Das Chaos ist perfekt. Wichtig ist also, - dass Sie eine Zwischenablage einrichten, die individuell auf Ihr Büro abgestimmt ist, - dass Sie die Zwischenablage immer wieder durchgesehen, damit sie nicht zu voll und damit zu unübersichtlich wird, - dass Sie die verschiedenen Wiedervorlagemöglichkeiten auch kombinieren können (z. B. Handschriftl. Notizen + Orga-Schalen oder Orga-Schalen + Terminplanbuch oder Orga-Schalen + Organizer oder ...). Hier die verschiedenen Hilfsmittel: a) Orga-Schalen Wie bereits oben erwähnt können Sie Ihre schriftlichen Unterlagen (Eingangspost, Briefentwürfe, ...) auch in drei Orga-Schalen ablegen. Dabei werden - in die oberste, die A-Aufgaben - in die mittlere, die B-Aufgaben, - in die unterste, die C-Aufgaben und - evtl. in eine Weitere (für Unterlagen, bei denen Sie sich nicht sicher büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 6 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? sind, ob Sie diese wegwerfen können,) Baustein: Das digitale Diktat II) Seite 79 Übersicht Digitale Diktiersysteme eingeordnet: mobile Diktiergeräte Philips DPM 9400i/10 b) Ordnungsmappe Die Ordnungsmappe bietet die Möglichkeit, Schriftstücke alphabetisch oder nach Wichtigkeit abzulegen: inkl. Software zur Steuerung der HighSpeech-Funktionen Download der Diktate in HighSpeech bei mobilem Einsatz Arbeitsanweisungstastenunterstützung 4-Positions-Schiebeschalter (mobil und stationär) einsetzbar als Schiebeschaltermikrofon am PC austauschbare 16MB Multimedia Karte (MMC/SD) Philips DPM 9350 c) Pultordner als Wiedervorlagenmappe In den Pultordner werden die Schriftstücke abgelegt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. So enthalten z. B. Einladungen zu Veranstaltungen bestimmte Fristen, die hiermit kontrolliert werden können. Dies kann vor allem mit einem Pultordner erledigt werden, bei dem das Register die Tage eines Monats enthält. Eine weitere Notierung der Fristen ist dann nicht mehr notwendig: Download der Diktate in HighSpeech bei mobilem Einsatz 4-Positions-Schiebeschalter (bei mobilem Einsatz) einsetzbar als Diktiermikrofon am PC austauschbare 16MB Multimedia Karte (MMC/SD) büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 78 Baustein: Das digitale Diktat Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Seite 7 3) Digital Digitaltechniken erweisen sich auch bei Diktiergeräten als besonders praktisch. Die Aufnahmen verlieren durch wiederholtes Abhören nicht an Qualität, sie können beliebig oft bespielt werden, ohne sich mit der Zeit stark abzunützen und die Bauweise der Geräte ist kleiner und leichter. Die Aufnahme wird bei digitalen Diktaphonen durch spezielle Techniken komprimiert, um die Dateimengen möglichst klein zu halten. Wobei man wieder die Wahl zwischen den Speichermedien hat. Einige Geräte verfügen über einen internen Speicher. Hier muss man sich darüber im Klaren sein, dass der Speicherplatz nicht aufgerüstet werden kann und die Aufnahmen auf den PC gespielt werden müssen, um sie zu archivieren. Wer mehr Speicher will, als den im Gerät integrierten sollte zu wechselbaren Speicherkarten greifen. 4) MiniDisc Will man die Aufnahmemedien direkt archivieren, empfiehlt es sich ein MiniDiscGerät zu kaufen. Auf den MiniDisc-Playern kommt das Datenreduktionsverfahren ATRAC (Adaptive Transform Acoustic Coding) zum Einsatz, das Sony Anfang der 90er Jahre entwickelt hat. Die Speicherkapazität einer MiniDisc umfasst bis zu 80 Minuten Aufnahme. Weitere Aufnahmelängen sind 60 oder 74 Minuten. Die Datenträger gibt es im Fachhandel zum Beispiel von den Anbietern Sony, TDK, Fuji und Maxell zum Preis von beschreibbaren Audio CDs. Durch die digitale Aufnahmetechnik werden die Discs nicht verschlissen. Ein weiterer Vorteil ist ihre geringe Größe, wodurch sie sich gut für Archivierungszwecke eignet. 5) Zusätzlich d) Verschiedenen Ordnungssysteme Vorgänge, die einen größeren Umfang einnehmen, können in Fächermappen, Vorordner, In vielen digitalen Geräten gibt es die Möglichkeit verschiedene Aufzeichnungen in unterschiedlichen Ordnern abzuspeichern. Auch lassen sich je nach Gerät verschiedene Qualitäten und Komprimierungsstufen abspeichern, aufgezeichnete Musik kann auch als MP3 gespeichert werden. Will man das Diktiergerät vorwiegend für das Aufzeichnen von Frontalvorträgen nutzen, empfiehlt sich ein Gerät mit Richtmikrophon. Registraturen, büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 8 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Baustein: Das digitale Diktat I. Seite 77 Baustein: Das digitale Diktat Es existieren verschiedene Hardware-Lösungen zum digitalen Diktat. Zurzeit bietet Grundig die beste Lösung an. Zunächst jedoch als Einführung der Vergleich „Analog oder Digital“: I) in Portaboxen, oder z. B. Registraturwagen oder Aktensammelmappen Analog oder Digital Aktuelle Diktiergeräte sind mit Speicherkarten oder MiniDiscs ausgestattet und passen in jedes Handtäschchen. Wo sich die Urgroßtante noch Knoten ins Taschentuch gebunden hat, werden heute Einfälle, Gedanken oder einfach nur die Einkaufsliste per Knopfdruck festgehalten. Dank digitaler Aufnahmeverfahren lassen sich Geistesblitze einfach archivieren und auch beliebig oft überspielen. 1) Analog Grundsätzlich unterteilen sich die Geräte hinsichtlich Aufnahmetechnik in analoge und digitale Diktiergeräte. Analoge Modelle arbeiten mit Kassetten; dabei gibt es verschiedene Formate. Eine Kompaktkassette, wie sie auch im HiFi-Bereich verwendet wird, ist überall erhältlich und kann unter anderem auch im Walkman abgespielt werden. Aufgrund ihres breiten Bandes und der relativ hohen Bandgeschwindigkeit (4,75 cm/s) bietet sie die beste Tonqualität unter den Kassettensystemen. Häufiger verwendet wird die Microkassette. zwischen gelagert werden. Die Vorgänge in Aktensammelmappen müssen bei der endgültigen Ablage nicht nochmals in Ordner Der verwendete Capstan-Antrieb sorgt für gleich bleibend gute Tonqualität. Alle Geräte besitzen eine Geschwindigkeitsumschaltung, die eine maximale Kassettenlaufzeit von bis zu zwei mal 60 Minuten bei 1,2 cm/s Bandgeschwindigkeit ermöglicht. 2) Zählen lassen Analoge Geräte können mit einem Bandzählwerk ausgestattet sein, das die verstrichene Bandlaufzeit anzeigt und jederzeit wieder auf Null gestellt werden kann. Einerseits ist dies nützlich um zu kontrollieren, wie lange die Aufnahme gedauert hat, andererseits um sich bestimmte Punkte auf der Kassette einfacher merken zu können. Man muss solcherart nicht aufs Geradewohl vor- oder zurückspulen, sondern kann gezielt an einer bestimmten Stelle halten. abgelegt werden. Welche Vorteile der Einsatz von Registermappen bietet und wie diese optibüro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 76 - Baustein: Lösungen für die Abwesenheit Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Seite 9 Kunde merken und vor allem ihm schaden könnte. Dabei gilt die Grundregel: „Kein Nein ohne einen Lösungsvorschlag!“ mal eingesetzt werden, finden Sie in unserem Heft „Zeit sparen mit perfekter Organisation“. Ruft ein Kunde mehrfach an, ohne dass er zu einem vereinbarten Termin zurückgerufen wurde, notiert die Sekretärin die Beschwerde des Kunden in einer Telefonnotiz, die dann dem Chef vorgelegt wird. e) Kontrolle durch Terminplaner 8. Nie, unter keinen Umständen, soll eine Kundenbesprechung durch Telefonate und „Hereinstürmen der Sekretärin“ gestört werden. Sollte es dennoch notwendig sein, sollten sich die Sekretärin sowie der Chef beim Kunden für die Störung entschuldigen. Bei absehbaren Störungen: Vorankündigung durch Chef! 9. Sollte der Chef merken, dass seine Sekretärin durch einen Kunden stark belästigt (Beschimpfungen, etc.) wird, er sich jedoch gegenüber dem Chef „zahm“ und freundlich verhält, so muss der Chef sich vor seine Sekretärin stellen und mit dem Kunden ein „ernsthaftes“ Gespräch führen. Um die Vorgänge zu kontrollieren, können Sie einen Terminplaner verwenden. Wählen Sie einen Terminplaner im Format DIN A6 (Westentaschenformat). Das kleine Format zwingt zur Konzentration auf das Wesentliche. Wichtig sind: Passendes Kalendarium, alphabetisches Register. Unwichtig, außer für sehr spezielle Anwendungen, ist die Vielzahl an Formularen, die praktisch alle Anbieter von Zeitplanbücher beider Größen anbieten. Verwenden Sie, wann immer möglich, einfache karierte Blätter ohne Vorgaben. Hiermit können Sie Ihre Aufgaben von einen Tag auf den anderen „mitnehmen“. Gegenüber elektronischen Organizern hat das herkömmliche Zeitplanbuch den Vorteil der Handschrift. Schreiben statt Tippen ergibt eine wesentlich stärkere und ganzheitlichere Gehirnaktivierung. Was dagegen fehlt, sind Sortierfunktionen, sauberes Radieren und Kommunikationsunterstützung. f) Außerordentlich effizient: Chaotische Zwischenablage Das sorgfältige Aufschreiben der Aufgaben im Zeitplanbuch beseitigt wohl eine Reihe von Schmierzetteln und Haftnotizen, bringt aber längst noch keinen leeren Schreibtisch und schon gar keine wohlgeordneten Schränke. Wie also spart man Platz? Unterlagen ins Zeitplanbuch? Das ist Unfug!? Die großformatigen Terminplaner werden ein Stück weit in diesem Sinne benutzt. Aber wollen wir wirklich die Unterlagen zu zweihundert Aufgaben mit uns herumschleppen? Es geht auch anders. Beschaffen Sie sich einen Fächerordner oder Vorordner mit 32 Fächern, wie büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 10 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? er für die Wiedervorlage verwendet wird. Legen Sie die Unterlagen Ihrer ersten Aufgabe in das Fach 1 und vermerken Sie "A1" und einen Kurzbegriff (z. B. „Absage Huber“) in der entsprechenden Aufgabenzeile in Ihrem Terminplaner. Und so verfahren Sie mit dem gesamten Rest Ihrer Aufgaben. Wo die Papierbündel etwas dicker sind, oder wo andere Gegenstände, vielleicht eine Bandkassette für Ihren Computer oder eine EDV-Liste hinzukommen, weichen Sie auf ein Hängeregister mit nach oben und seitlich offenen Mappen aus. Nummerieren Sie dort entsprechend B1, B2 ... mit einem Kurzbegriff für den Vorgang (z. B. „Angebot Maier“). Die Nummer der Zwischenablage wird natürlich mitgeführt, wenn Sie eine Aufgabe von der "Wunschliste" auf die Wochen- oder Tagesplanung übertragen. Umgekehrt sollten übrigens die Aufgaben der Wunschliste Nummern tragen und diese sich auf dem Schriftgut wieder finden. Der Arbeitsaufwand ist verschwindend gering im Verhältnis zum gewonnenen Platz. Räumen Sie jetzt noch Stifte, Stempel, Zettelklotz und Taschenrechner in die Schublade. Und schon sieht es aus, als hätten Sie nichts zu tun. g) Organizer als PC-Software Wer häufig auf dem PC arbeitet, in der Regel sein Notebook dabei hat oder auf die Terminplanung im Netzwerk besonders angewiesen ist, der nutzt mit großem Gewinn eine Software-Terminplaner. Besonders hervorzuheben ist hier der Lotus Organizer. Dieses Produkt ist mit hervorragender Optik und intuitiv bedienbarer Oberfläche den papierenen Terminplanern nachempfunden. Insbesondere, wer lange einen normalen Terminplaner gewohnt war, wird ein solches Hilfsmittel zu schätzen wissen. Weniger elegant und weniger übersichtlich, dafür aber häufig innerhalb von Paketen schon mitgekauft, und trotzdem effektiv ist Microsoft Outlook. Diese Software hat einen weiteren Vorteil: Sie können die Adressen von Outlook in Word einfügen (Die Vorgehensweise haben wir im Kapitel „Verknüpfung von MS Word mit MS Outlook“ auf Seite 36 beschrieben). Daneben gibt es noch einige andere Produkte wie zum Beispiel „Act“ von Symantec (siehe Kapitel Wer bietet was: Anbieter und Produkte auf Seite 34). Baustein: Lösungen für die Abwesenheit Seite 75 Grundregel: Kein „Nein“ ohne Lösungsvorschlag! D. h., dem Kunden im Falle einer Verneinung dessen, was er möchte, gleichzeitig mit der Verneinung immer einen Lösungsvorschlag unterbreiten, wie das „Vorhaben“ des Kunden dennoch gelöst werden kann. z. B.: Kunde ruft an und möchte Chef sprechen. Dieser ist nicht im Hause, in Besprechung, etc. Sekretärin teilt dem Kunden mit, dass Chef im Moment nicht zu sprechen ist, bietet ihm aber gleichzeitig die Möglichkeit eines Rückrufs an und notiert schon mal den Grund des Anrufs. 1. Alle (100%!), der versprochenen Rückrufe werden durch Chef genau zur versprochenen Zeit erledigt. 2. Sollte dies einmal nicht möglich sein, soll die Sekretärin auf Verfügung des Chefs zur vereinbarten Zeit den Kunden zurückrufen und einen erneuten Termin ausmachen. 3. Der Chef muss mit seiner Sekretärin eine „Rückrufpolitik“ vereinbaren, d. h. ein System, dass sicherstellt, das alle Rückrufe zur versprochenen Zeit auch getätigt werden. 4. Der Kunde hat einen Anspruch auf die reibungslose Informationsweitergabe, d. h. die von der Sekretärin aufgenommenen Notizen werden sofort an den Chef weitergeleitet, welcher diese auch zur Kenntnis nimmt. 5. Die Sekretärin soll auf Verfügung des Chefs möglichst viel aus dem Kunden herausbekommen und in einer Telefonnotiz notieren. Dies bedeutet für den Chef nicht nur eine Arbeitsentlastung, sondern auch einen Beweis für den Kunden, dass die Informationen weitergegeben wurden (s. o. Punkt 4). 6. Der Chef sollte seine Sekretärin dem Kunden nach dem Erstgespräch nochmals vorstellen und darauf hinweisen, dass Chefs nur bestimmte Aufgaben bearbeitet, jedoch seine Sekretärin alles andere erledigt (Verwaltung der Aktenunterlagen, Schriftverkehr, Telefonate etc.). Somit werden dem Chef Rückrufe erspart, die durch die Sekretärin ebenso erledigt werden können. 7. Umgang mit Beschwerden von Kunden - Der Chef sollte sich unverzüglich entschuldigen, ohne Aufforderung durch den Kunden (also bevor der Kunde überhaupt Kenntnis erhält), für Etwas, das der Chef oder die Firma verschuldet hat, was der h) Electronic Organizer mit Stiftbedienung Elektronische Organizer, egal ob sie mit Stift oder Tastatur bedient werden, büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 74 Baustein: Lösungen für die Abwesenheit Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Seite 11 „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ihre E-Mail kann jedoch erst nach der Rückkehr von Herrn ... aus dem Urlaub, ab dem ..., beantwortet werden. In dringenden Fällen wird sich der Urlaubsvertreter, Herr ..., mit Ihnen in Verbindung setzen. Wenden Sie sich bitte hierfür telefonisch an das Sekretariat..... Mit freundlichen Grüßen..." nennt man häufig PDA (Personal Digital Assistent). Elektronische Geräte für die Westentasche haben einige wichtige Vorteile gegenüber Papier (Sortierfunktionen, Weckfunktion, kein Aufwand für Papierwechsel etc). Die meisten dieser Winzlinge nutzen eine Technik, die weder auf Kommunikation noch auf Individualität setzt. Wollen Sie Ihre E-Mail-Eingänge direkt an Ihren Vertreter weiterleiten, so können Sie auf der Homepage Ihres Providers eine automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten. In der Verbindung von stationären PC-Anwendungen (wie MS Outlook oder Lotus Organizer) mit einem guten Organizer stecken zusätzliche Stärken, die den Einsatz schnell amortisieren können. Über das reine Zeitmanagement hinaus bieten diese Organizer sehr sinnvolle Anwendungsmöglichkeiten, etwa Reisekostenabrechnung. Eine genaue Einrichtungsbeschreibung führt an dieser Stelle zu weit, da diese Funktionen bei jedem Provider (1und1, Freenet, web, ...) anders eingestellt werden müssen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie aber im jeweiligen Hilfsmenü des Providers. III) Externe Dienstleister Sie sind nicht im Büro oder wollen nicht gestört werden? Dann können Sie Ihr Telefon per Anrufweiterschaltung zu einem Telefonservice umleiten. Die Sekretärinnen nehmen die eingehenden Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und informieren Sie über die Gesprächsinhalte. Sie finden auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ unter FAVORITEN und hier im Ordner SEKRETARIAT verschiedene Anbieter. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre eigene Telefonnummer beibehalten können. Wie bereits oben im Text erwähnt, können Sie so die Anrufweiterschaltung (AWS) der Deutschen Telekom nutzen, die mittlerweile bei allen Telefonanschlüssen (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich ist. Die Programmierung der AWS ist im Handbuch Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage beschrieben und ist im Normalfall mit einem Tastendruck zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. IV) Regeln für die Kommunikation Nicht nur beim Einsatz eines externen Sekretariats sollten Sie folgende Regeln beachten: Die Kommunikation und somit die Zusammenarbeit wird durch sinnvolle Regeln, die schriftlich festgelegt werden, nicht nur vereinfacht, sondern auch die Qualität optimiert: Der immer noch sehr hohe Anschaffungspreis für diese Geräte wird immerhin zum Teil relativiert, wenn man berücksichtigt, dass bei PapierTerminplanern jedes Jahr neue Kalenderblätter für teilweise mehr als 35,00 EUR anfallen. i) Palmtops mit Tastatur Die nächst größeren Rechenzwerge sind mit einer Tastatur ausgestattet und bieten damit ein deutlich erweitertes Einsatzspektrum. Man spricht auch von einem Handheld PC, HPC, Subnotebook oder wiederum PDA. Die Pocketanwendungen z.B. von Word und Excel sind durchaus praxisorientiert. Wichtig ist bei intensivem Gebrauch ein farbiges Display, was aber wiederum Gewicht und Preis erhöht, die Batterielaufzeit aber reduziert. Wichtige Vertreter stammen von HP, Compaq, Casio, Sharp und einigen anderen. j) Mobiltelefon mit integrierten Softwareanwendungen (Smartphones) Was macht ein Smartphone smart? Als smart (zu Deutsch: gewieft, geschickt, patent oder pfiffig) werden Handys bezeichnet, die 1. mit einem offenen Betriebssystems arbeiten und deren Funktionsumfang sich per Software erweitern lässt. 2. über eine Alternative zur Handy-Tastatur verfügen und beispielsweise mit einem Touchscreen oder einer Schreibmaschinen-Tastatur (QWERTZ-Tastatur) die Eingabe von Text erleichtern. Sie brauchen nicht mehr zwei Geräte (Handy und Palmtop) mit sich herumzutragen. Für den Anwender, der mit Microsoft-Windows vertraut ist, ist dies eine sinnvolle und leicht zu bedienende Ergänzung zum eigenen PC. Ihre Outlook Informationen haben Sie immer dabei. So stehen Ihnen auch unterwegs sämtliche Ansprechpartner, Adressen, Telefonnummern, Termi- büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 12 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Baustein: Lösungen für die Abwesenheit ne, Aufgaben usw. zur Verfügung. Die wichtigen Vorteile sind: H. Sie können direkt aus den Kontakten Ihren Gesprächspartner anrufen Sie werden auch unterwegs an Ihre Termine erinnert „Der Kunde ist König.“ Wenn Sie sich für eine Smartphone entscheiden, sollten Sie sich zunächst im Klaren werden, welches Betriebssystem Ihren Ansprüchen am besten genügt. Die größte Auswahl gibt es derzeit bei den Symbian-Smartphones, mit denen Sie so komfortabel wie mit einem herkömmlichen Handy telefonieren können. Geräte mit Microsofts MDA III, P910i und 6260: Drei verWindows Mobile sind deutlich im schiedene Konzepte. Kommen. Sie verstehen sich perfekt mit Microsoft Outlook, bieten bei den Handy-Funktionen meist aber etwas weniger Komfort. Wer unterwegs jederzeit seine E-Mails im Blick haben will, sollte sich überlegen, ob er sich ein Gerät mit dem Blackberry-Dienst zulegt. Die Schnittstellen entscheiden, wie gut sich das Smartphone mit anderen Geräten wie beispielsweise Ihrem Notebook versteht. Diese „Sprüche“ kennzeichnen das CRM (Customer Relationship Management). Sie können aber mit professionellen Abwesenheitslösungen erreichen, dass Ihnen der Spagat zwischen notwendigen Abwesenheitszeiten (Besprechungen, Auswärtstermine, ...) und dem „Ständig-erreichbar-sein-müssen“ gelingt. Können Sie nicht auch folgende Aussage bestätigen?! „Ein Neu-Kunde versucht Sie maximal 2-mal zu erreichen. Dann geht er zu Ihrem Konkurrenten.“ I) 2. Außenstationen bilden: Dinge, die nicht in eine Hängemappe passen, sollten Sie anderweitig ablegen. Lagern Sie dicke Schriftstücke in einem Stehsammler. In die zugehörige Hängemappe stecken Sie als Erinnerung zum Beispiel den Begleitbrief zum Schriftstück oder die Kopie der Titelseite. 3. Im Kalender verankern: Das hatten wir schon: Damit Sie sich an Externe Rufumleitung Mit der externen Rufumleitung haben Sie die Möglichkeit, die Telefonanrufe von Ihrer Festnetz-Telefonnummer je nach Bedarf auf Ihr Handy umzuleiten. Vorausgesetzt Sie haben diesen Service von Ihrer Telefongesellschaft freischalten lassen: 1. Sie können unterwegs einen Anruf annehmen. Dabei fallen für Sie (nicht für den Anrufer) die Weiterleitungskosten/Handykosten an. Der Anrufer zahlt die normalen Festnetz-Kosten. 2. Sind Sie auf Auswärtsterminen oder möchten unterwegs nicht gestört werden, kann der Anrufer Ihre Mailbox erreichen. Nach der Besprechung sehen Sie einerseits, wer versucht hat, Sie anzurufen (vorausgesetzt der Anrufer hat seine externe ISDN-Nummern-Anzeige nicht gesperrt) andererseits können Sie die Mailbox abfragen. Arbeiten Sie mit Registermappen? Hier finden Sie zehn bewährte Entstaplungsregeln: Im Ordner endlagern: Wenn etwas erledigt ist, fliegt es aus der Registratur raus. Dazu ist der Platz hier zu wertvoll. Schriftstücke, die Sie dauerhaft aufheben müssen, dürfen nicht in den Hängemappen bleiben, sondern gehören in einen Aktenordner. Deshalb sollte es zu jeder Hängemappe mindestens einen thematisch passenden Ordner geben. Was nicht aufgehoben werden muss, fliegt in den Papierkorb „Ihren liebsten Freund“! Baustein: Lösungen für die Abwesenheit „Deutschland ist eine Dienstleistungswüste.“ 3) Zehn bewährte Entstapelungs-Regeln 1. Seite 73 Sie können die Anrufweiterschaltung (AWS) der Deutschen Telekom nutzen, die mittlerweile bei allen Telefonanschlüssen (analog, ISDN und Mobilfunk) möglich ist. Die Programmierung der AWS ist im Handbuch Ihres Telefons oder Ihrer Telefonanlage beschrieben und ist im Normalfall mit einem Tastendruck zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. II) Auto-responder und Weiterleitung für E-Mails Sind Sie auf längere Geschäftreise oder im Urlaub, so können Sie auf der Homepage Ihres Providers eine automatische Antwort (Auto-responder) einrichten. Dabei können Sie folgenden Text verwenden: büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 72 Baustein: Kommunikation per Internet Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? verunsichern: Schützt mich meine Virenschutzsoftware denn auch vor „Würmern“ und „Trojanern“? Die Grenze zwischen den verschiedenen Schädlingen ist manchmal gar nicht so leicht zu ziehen, manche Schadprogramme sind zugleich „Virus“, „Wurm“ und „Trojaner“. „Virus“ ist sowohl Oberbegriff für alle Arten von „Malware“ als auch die Bezeichnung für ein Schadprogramm mit spezifischen Eigenschaften. Es führt aber an dieser Stelle zu weit, die genauen Funktionen und Arten der Bedrohungen aus dem Internet zu beschreiben. Seite 13 die To-do-Aufgabe erinnern, wird sie im Zeitplaner eingetragen, und zwar an einem realistischen Termin. 4. Kluge Namen erfinden: Beschriften Sie die Hängemappen mit aussagekräftigen Namen („Messestand“, „Forschungsabteilung“, „Dienstreisen“.) 5. Ständig verändern: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Hängeregistratur lebt. Scheuen Sie sich nicht, die Namen der Mappen häufig zu wechseln. Ihre Hängeregistratur soll ein lebendiges Wesen bleiben. Beispiel: Ein TV-Journalist hat für jeden Filmbericht eine Mappe. Ist der Bericht gesendet, landet das, was unbedingt aufgehoben werden muss, in einem Aktenordner. Die alte Mappe bekommt den Namen eines neuen Filmprojekts. Halten Sie dazu ausreichend Schildchen für die Beschriftung bereit, am besten in der letzten Mappe Ihrer Hängeregistratur. 6. Schnell reagieren: Es hat sich bewährt, wenn Sie in einer der vor deren Mappen vorbereitete Brief- und Faxbogen für Schnellantworten bereithalten. So können Sie in einem Aufwasch Dinge schnell beantworten. 7. Konsequent nutzen: Prüfen Sie, welche Art von Schriftstücken chronisch auf Ihrem Schreibtisch liegen bleibt, weil sie in keine Kategorie passt. Eröffnen Sie entsprechende Mappen. Bewährt hat sich eine Neue-Reisen-Mappe, in die alle Unterlagen für geschäftliche Reisen hineinkommen (Fahrkarten, Reisepläne, Stadtpläne, Hoteladressen, Einladungsschreiben, Reiseprospekte - und zwar nur die herausgerissenen Seiten mit den wichtigen Informationen). Jede einzelne Reise steckt dabei in einer Klarsichthülle. Vor Reiseantritt nehmen Sie die entsprechende Hülle mit und können sicher sein, dass alles Wichtige dabei ist. Während der Reise kommen in die Klarsichthülle alle Unterlagen, die Sie aufheben möchten, vor allem sämtliche für die Reisekostenabrechnung wichtigen Belege. Weil Sie alles Nötige dabei haben, können Sie mit der ungeliebten Abrechnung möglicherweise bereits während der Heimreise beginnen. Sind Abrechnung und Reise erledigt, stecken Sie ein besonders aussagekräftiges Blatt zuoberst in die Klarsichthülle und stellen das Ganze in einen Stehsammler „Alte Reisen“. Eine einfache und sichere Lösung, bei der nichts verloren geht. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 14 8. 9. 10. Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Mappenvorderseite mitnutzen: Schreiben Sie auf die Vorderseite der Hängemappe Telefonnummern, Namen, Adressen, Termine, Mitgliedsnummer und andere Fakten, die für das Thema der Mappe wichtig sind. Wenn Sie die Tasche herausnehmen, haben Sie alle wichtigen Daten auf einen Blick vor sich. Originell bleiben: Gehen Sie davon aus, dass Ihre Hängeregistratur alles organisieren kann, wenn Sie es nur clever genug anstellen. Bleiben Sie kreativ im Entdecken neuer Anwendungen. Am schönsten ist es, wenn Sie Ihre zentrale Zwischenablage nicht nur nutzen, sondern lieben (und anderen Menschen stolz vorführen). Beispiele: Ein Freund des Schreibens mit dem Füller hat eine Hängemappe mit Löschpapier, weil er vorher immer danach suchen musste. Ein Familienvater, der zu Hause arbeitet, hat eine Mappe mit Überraschungen für seine Kinder (Aufkleber, Rätselseiten aus Zeitschriften, kleine Tütchen mit Gummibärchen). Regelmäßig abspecken: Durchforsten Sie Ihre Hängeregistratur, wenn sie zu voll aussieht. In jeder Mappe gibt es Dinge, die sich längst erledigt haben. Das geht schneller, als viele meinen. Nach 10 Minuten Wegschmeißen sind Ihre Mappen in der Regel wieder voll funktionstüchtig. Träumen Sie angesichts zu voller Mappen nicht von einer „großen Aufräumaktion“, bei der „dann alles“ perfekt in Schuss gebracht wird - diese Aktion findet womöglich niemals statt. Machen Sie lieber einen kleinen Schritt, aber den sofort. 4) Das Direkt-Prinzips Die Vorteile: Sie sparen Zeit. Sie erledigen eine Aufgabe, wenn sie auf Ihren Tisch kommt, also dann, wenn deren Lösung - wie beispielsweise direkt nach der Lektüre eines Briefs die Antwort darauf zu verfassen - bereits so gut wie fertig in Ihrem Kopf präsent ist. Auch das Notieren auf einer To-do-Liste entfällt. Sie sorgen dafür, dass kleine Aufgaben nicht zu großen werden. Denn eine Aufgabe wächst in dem Maße, in dem wir sie vor uns herschieben. Baustein: Kommunikation per Internet Seite 71 letter im Format „Nur Text“, damit Newsletter Sie die potenziell gefährlichen HTML-Mails besser erkennen können. 6. Unterlassen Sie bitte die bekannten Scherzprogramme oder Hoax-Mails, die einen Virenbefall vortäuschen. Sie verunsichern nur und lenken von der eigentlichen Gefahr ab. Falls Sie eine Virenwarnung erhalten, prüfen Sie über die Viren-Bibliotheken auf der Site von www.norton.de oder www.mcafee.de die Echtheit der Warnungen. Wirken Sie auch auf allzu sorglose Kollegen ein. Bedenken Sie, dass deren Nachlässigkeit sich auch auf Ihre Arbeit auswirken kann! 3) Noch ein kleiner Tipp Um die MS-DOS-Namen sichtbar zu machen, sollten Sie auf jeden Fall im Windows-Explorer die Option zum Ausblenden der Dateierweiterung deaktivieren. Da diese Option in den verschiedenen Windows-Versionen an unterschiedlichen Stellen hinterlegt ist und damit Sie nicht lange suchen müssen, lesen Sie in der kleinen Aufstellung, wo sich die Option in Ihrem Windows-Betriebssystem befindet: Version Menü Windows 95 Ansicht -> Optionen -> Ansicht -> Keine MS-DOSErweiterung für registrierte Dateien Windows NT Ansicht -> Optionen -> Ansicht -> Keine Erweiterung für registrierte Dateien Windows 98 Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht -> Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden Windows Me Windows 2000 Windows XP IV) Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht -> Erweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden Hintergrund: Viren, Würmer und Trojaner Spätestens seit „I love you“ haben die meisten PC-Benutzer ein geschärftes Bewusstsein für „Malware“ (schädliche Software). Neben dem Ausdruck „Virus“ kursieren Bezeichnungen wie „Wurm“ oder „Trojanisches Pferd“, die die Benutzer Was immer Sie gleich erledigen, können Sie nicht mehr vergessen. Das ist gerade bei kleinen Aufgaben ein wichtiger Punkt. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 70 Baustein: Kommunikation per Internet .BAT .LNK .PIF .REG Bei diesen Dateien handelt es sich um so genannte ausführbare Dateien unterschiedlicher Art, die sofort auf Ihrem System gestartet werden und Viren - wenn welche enthalten sind - auch sofort in das System eindringen lassen. Bei dieser Auflistung handelt es sich um die wichtigsten gefährlichen Typen. Auch die beliebten Bildschirmschoner (.scr) können Viren enthalten! Setzen Sie daher nie einen Bildschirmschoner ohne vorherigen Virentest ein. Doppelnamen sind ganz gefährlich etwa NAME.DOC.EXE - hier will Sie einer dadurch veralbern, dass er eine gefährliche Datei mit einem harmlosen Namen tarnt. Schlagen Sie ihm ein Schnippchen! Der berüchtigte ILOVEYOU-Virus beispielsweise war so in einem „unverdächtigen" Anhang namens versteckt: LOVE-LETTER-FOR-YOU.TXT.vbs (das Kleingeschriebene vbs war die Bombe!) 4. Anhänge sind dann als (relativ) ungefährlich einzustufen, wenn sie folgenden Dateityps sind und von einem internen Absender kommen. Erhalten Sie Dateien mit den folgenden Dateitypen von externen Absendern, können auch diese Viren enthalten (beispielsweise Makro-Viren in Word-Dokumenten oder Script-Viren in PDF-Dateien): .DOC (Word-Dokument) .PCX (älteres Grafikformat) .DOT (Word-Dokumentvorlage) .BMP (Bitmap-Grafik) .XLS (Excel-Dokument) .PDF (Acrobat-Dokument) .XLT (Excel-Vorlage) .ZIP (komprimierte Datei) .PPT (PowerPoint-Dokument) .TXT (allgemeine Textdatei) .MDB (Access-Datenbank) .JPG (Internet-Grafik) .GIF (Internet-Grafik) .JPEG (Internet-Grafik) Speichern Sie diese Anhänge immer in einen separaten Ordner (z. B. mit dem Namen „E-Mail-Anlagen“). Erst nach einem Scan über den WindowsExplorer dürfen diese Dateien geöffnet werden. 5. Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Seite 15 Sie halten Ihren Schreibtisch frei. Denn jede erledigte Aufgabe können Sie guten Gewissens in die „Endablage" übergeben. Sie halten auch Ihre Mappe/Ihren Korb für die Ablage leer. Das gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Dokumente immer an dem dafür vorgesehenen Platz sind - und erspart Ihnen lange lähmende Suchaktionen. Sie halten Ihren Kopf frei. „Musste ich nicht noch irgendwo anrufen? Was war das noch?" Solche Gedanken bleiben Ihnen ebenfalls erspart. Dinge vor sich herzuschieben, kostet Sie nachweislich mehr Zeit als die direkte Erledigung einer Aufgabe. Das sofortige Anpacken überschaubarer Arbeiten entlastet Sie unmittelbar zeitlich und hält Ihren Kopf wie auch Ihren Schreibtisch frei für wichtigere Dinge. Jede Aufgabe verlangt nach einer Entscheidung. Treffen Sie diese Entscheidungen möglichst direkt. Gewöhnen Sie sich dies für jedes Blatt Papier an, das durch Ihre Hände geht. So können Sie jeden Vorgang direkt erledigt ablegen bzw. einplanen oder delegieren. Sie verhindern das Suchen und wiederholte Prüfen von Vorgängen. 1. Vom unprofessionellen Aufschieben zum professionellen Erledigen Alle Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als drei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, bearbeiten Sie direkt. Das gilt z. B. für den gerade eingegangenen Brief, den Sie mit einer kurzen handschriftlichen Reaktion und dem Hinweis „Blitz-Antwort" direkt an den Absender zurückfaxen. Oder für die E-Mail, die eine Information enthält, die ein Kollege benötigt: Schreiben Sie einen Vermerk dazu, und leiten Sie sie direkt weiter. Denn der Hauptaufwand bei solchen Tätigkeiten liegt darin, die Information zu lesen und gedanklich einzuordnen. Die Bearbeitung des Vorgangs selbst nimmt dagegen kaum Zeit in Anspruch. Vorsicht bei HTML-Mails, denn in einer derartigen E-HTML-Mails (Sie erkennen sie daran, dass sie farbige Elemente oder Abbildungen enthält) können im HTML-Code gefährliche Elemente enthalten sein. Abonnieren Sie News2. Effektive Aufgabenbündelung Selbst überschaubare Arbeiten, für die Sie vergleichsweise wenig Zeit aufwenden müssen, können oft ohne große Mühe noch schneller er- büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 16 3. Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Baustein: Kommunikation per Internet Seite 69 ledigt werden. So empfiehlt es sich beispielsweise, Aufgaben, die dem gleichen Bearbeitungsschema folgen, zu bündeln und am Stück zu erledigen. Dadurch springen Sie nicht zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten hin und her, auf die Sie sich immer wieder aufs Neue einstellen und eventuell sogar erneut vorbereiten müssen. Folglich bleibt auch bei einem hochwirksamen Virenschutz immer ein gewisses Restrisiko. Deshalb sollten Sie die folgenden Regeln zur Abwehr von Viren beachten, um auch dieses Risiko zu minimieren. Am besten machen Sie auf diese Regeln durch einen Aushang in Sichtweite der PCs aufmerksam. So werden Sie und Ihre Kollegen ständig an die Gefahren durch Viren erinnert. E-Mails und Telefonate am Stück erledigen: Legen Sie z.B. bestimmte Zeiten für die Bearbeitung Ihrer elektronischen Post fest etwa bei Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und vor Arbeitsende. Lassen Sie sich gleichzeitig nicht durch automatische E-MailEingangsmeldungen (etwa wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten) von anderen Arbeiten ablenken. Oder richten Sie beispielsweise einen festen Zeitraum für Telefonate bzw. notwendige Rückrufe ein. Möglicherweise können Sie die kürzeren Anrufe während der Müdigkeitsphase nach der Mittagspause angehen. Am Stück erledigt, müssen Sie sich vielleicht für den Rest des Tages mit diesem Aufgabenbereich gar nicht mehr beschäftigen und haben den Kopf frei für anderes. Weitere Infos finden Sie auf www.bsi-fuer-buerge.de (Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) 2) Die wichtigsten Regeln für den Virenschutz 1. prüfen. Disketten oder selbst gebrannte CDs mit Programmen „vom Nachbar" oder von „einem Freund" dürfen auf keinen Fall ohne einen Virencheck eingesetzt werden. Übrigens exakt auf diese Weise verbreitet sich die eine Hälfte der Viren, die andere über das Internet! 2. E-Mails, die bereits im Betreff Dinge enthalten, die ganz sicher nicht firmeninterner Natur sind (insbesondere in anderen Sprachen, wie "Visit Russian Ladies" oder „Farn 1 Million $ per month"), sollten sofort gelöscht werden. Generell gilt: Eine E-Mail von einem unbekannten Absender oder in einer fremden Sprache, die einen Anhang enthält, sollte man mit größter Vorsicht behandeln. Das Öffnen der E-Mail selbst ist noch nicht so gefährlich (es gibt allerdings schon einige wenige Viren, die sich beim Öffnen der E-Mail verbreiten), sondern nur das Öffnen eines Anhangs. Daher ist das Löschen einer verdächtigen E-Mail immer noch das wirksamste Mittel! 3. Anhänge einer fragwürdigen E-Mail dürfen auf keinen Fall geöffnet werden und müssen sofort incl. E-Mail gelöscht werden, wenn sie folgenden Dateityp aufweisen: Nicht vergessen: Aufgaben fest im Tag verankern Vernachlässigen Sie bei dieser gebündelten Bewältigung überschaubarer Aufgaben nicht das Direkt-Prinzip. Im Zweifel: DirektPrinzip vor Aufgabenbündelung. Nehmen Sie sich die Beantwortung von E-Mails oder Anrufe, die Sie tätigen müssen, nicht irgendwann für den Tag oder sogar die Woche vor, sondern planen Sie auch gebündelte Aufgaben zeitlich konkret ein und erledigen Sie sie dann sofort. Auch wenn Sie eine Aufgabe nicht direkt abschließend bearbeiten können, sollten Sie sie zumindest zeitlich direkt einplanen. Machen Sie am besten gleich einen konkreten Vermerk in Ihrem Zeitplansystem (Zeitplanbuch, elektronischer Organizer, Zeitplanungs-Software, virtueller Organizer). Wenn die Aufgabe in Teamarbeit angegangen werden muss, vereinbaren Sie sofort einen Erledigungstermin mit den beteiligten Mitarbeitern oder Kollegen. Vermeiden Sie es grundsätzlich, Arbeiten aufzuschieben. Nehmen Sie jede Arbeit, womöglich, direkt in Angriff, entweder, indem Sie sie sofort erledigen und ablegen, oder, indem Sie sie zeitlich konkret einplanen bzw. an Mitarbeiter delegieren. Scheuen Sie sich nicht davor, für jede Aufgabe, die sich Ihnen stellt, direkt eine Entscheidung zu treffen. Im besten Fall sollte ein Vorgang nur ein einziges Mal durch Ihre Hände gehen. Eine Diskette (auch eine fabrikneue!) sollten Sie nie ohne einen Virencheck in das Laufwerk legen. Auch fremde Datenträger sollten Sie immer .EXE .BAS .COM .CMD .VB? (das ? steht für ein beliebiges Zeichen) .HLP .WS? (? s .o.) .CPL büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 68 Baustein: Kommunikation per Internet III) Virenschutz 1) Grundsätzliches Selbstverständlich können Sie sich einen Mac anschaffen oder nur noch mit dem Betriebssystem Linux arbeiten oder MS Outlook nicht mehr verwenden. Dadurch würden Sie einen ziemlich großen Schutz vor Viren erhalten. Jedoch sieht der Büro-Alltag anders aus: In sehr vielen Büros werden PCs mit dem Betriebssystem Windows und der Anwendung MS Outlook verwendet. Die Gefahren, die durch diese Konstellation entstehen, sind nicht unerheblich. Durch Viren können ganze Mail-Systeme von Firmen lahm gelegt werden. Viren können mitunter erhebliche Kosten verursachen, verunsichern die Kollegen und Mitarbeiter und führen zu einem oftmals dramatischen Produktionsverlust! Daher tut Aufklärung Not und ein wirksamer Schutz ist unerlässlich. Bei einem Computervirus handelt es sich um ein kleines Programm, das meist - in einem „Wirtsprogramm" versteckt - in das System eingeschleust wird und dort großen Schaden anrichten kann. Das Virenproblem sollte zwar nicht überbewertet werden, doch auch für Verharmlosung gibt es keinen Grund. Denn derzeit existieren mehr als 50.000 verschiedene Viren, von denen inzwischen mehr als die Hälfte als gefährlich einzustufen sind. Und: Jede Sicherheit ist trügerisch, denn Monat für Monat kommen viele neue (mehr oder weniger) gefährliche Virenexemplare hinzu. Inzwischen existieren im Internet sogar schon Seiten mit Anleitungen für die Programmierung von Viren. Die wichtigste Grundregel lautet daher: Installieren Sie unbedingt ein Virenschutzprogramm z. B. von www.norton.de, www.mcafee.de oder www.antivir.de (kostenlos für Privatanwender), - das die Festplatte auf Viren untersuchen kann, - das mit einem Schutzmechanismus auch Daten untersucht, die Sie gerade im Dateisystem ablegen, - das Ihre ein- und ausgehenden E-Mails auf Viren untersucht, - das mind. wöchentlich ein update zulässt und - das mind. wöchentlich ein kompletten Scan der Festplatte ermöglicht. Doch bedenken Sie: Auch das beste Schutzprogramm ist immer nur gegen bekannte Viren wirksam, gegen neue Viren ist es bis zur Aktualisierung machtlos. Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Seite 17 5) Endgültige Ablage Die Gliederung des Ablagesystems ist von Büro zu Büro verschieden: Es kann sinnvoll sein, nach Kundennamen abzulegen. Oder nach Projekt. Oder nach Branche. Oder nach Datum. Oder ... Das muss jedes Büroteam selbst entscheiden! Das Wichtigste ist bei der Ablage neben der Übersichtlichkeit die Nachvollziehbarkeit: Ein Außenstehender muss sich in der jeweiligen Ablage in einem angemessenen Zeitraum zurechtfinden können. Noch einmal: Das A und O der Ablage ist die Entwicklung eines Systems, das es im Zweifelsoder Notfall auch Anderen möglich macht, etwas in den Unterlagen zu finden. Die notwendige Suche an einem fremden Schreibtisch kann verschiedene Gründe haben: Die Krankheit des Kollegen, das Suchen außerhalb der regulären Arbeitszeit oder auch das schnelle Auffinden von Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung. Wichtig ist, dass die Struktur der Ablage in einem Aktenplan vermerkt wird. Dieser kann in einer separaten Aktensammelmappe oder in einer Klarsichtfolie an den Schrank-Türen (Innenseite) aufbewahrt werden. Daneben gibt es noch elektronische Dokumentenverwaltungssysteme (z. B. ELO: Elektronischer Leitzordner). Diese besitzen zwei prinzipielle Zugangsmöglichkeiten zu Dokumenten: Die Suche über beim Abspeichern vergebene Stichworte und eine Gliederung nach herkömmlichem Aktenplan als eine Art logische Klammer. Die zweite Anordnung hat sich bewährt, da sich für die Vergabe von Stichworten manchmal zu viele Alternativen bieten, die dann bei der Suche wieder durchprobiert werden müssten. Viele Anwender wollen auch ganz einfach ihre gewohnte Arbeitsweise mit möglichst wenig Veränderung durchrationalisieren. Die elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme haben aber auch die Möglichkeit, eingegangene Schriftstücke zu verwalten. Vor allem dann, wenn Sie eingescannt wurden. Dies ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn Sie endgültig archiviert werden sollen. 6) Beschriftung Ihrer Unterlagen mit Etiketten Zum einen können Sie in MS Word im Menü EXTRAS -> UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN -> OPTIONEN Vorlagen für Etiketten aufrufen: büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 18 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Baustein: Kommunikation per Internet Seite 67 Die folgende Grafik zeigt Ihnen die verschiedenen DSL-Geschwindigkeiten anhand eines kleines Beispiels: Quelle: http://faq.1und1.de/access/neu/fragen_zum_tarif/der_11_dsl_anschluss/2.html zum anderen gibt es z. B. von AVERY/ZWECKFORM-Etiketten eine eigene Software: 6) Wie wird DSL angeschlossen? Sie benötigen einen Splitter, der direkt an die Telefonleitung angeschlossen wird. Dieser teilt die Telefonleitungen in drei unterschiedlich große Bereiche, zwei für den Datentransport und einen zum Telefonieren. Sie brauchen dann noch ein DSL-Modem, das über die Netzwerkkarte angeschlossen wird. In welche Orten Sie einen DSL-Anschluss verwenden können, finden Sie z. B. unter www.telekom.de 7) Welchen Anschluss benötigen Sie? Wollen Sie E-Mail-Schreiben, Internet-Surfen und Online-Banking sollte ein ISDNAnschluss ausreichen. Wollen Sie dagegen Bilder senden, Musik und Software downloaden, dann sollten Sie sich einen DSL-Zugang zulegen. II) IV) Sonstige Ordnung Es kann weiterhin sinnvoll sein, sich über die Platzierung der Akten / Ablagefächer Gedanken zu machen. Was täglich gebraucht wird, sollte sich auch in der unmittelbaren Nähe des Schreibtisches befinden. Was wöchentlich oder noch seltener gebraucht wird, kann weiter entfernt stehen; in bestimmten Firmen ist es sogar üblich, selten gebrauchte Akten erst aus dem Archiv anzufordern. Suchen im Internet Das Internet ist groß und es sind viele, viele Informationen gespeichert. Wie findet man aber die gewünschten Informationen? Die z. Zt. „beste“ Suchmaschine ist www.google.de. Eine gute Anleitung ist auf der Site www.suchfibel.de und hier unter „Die Kunst des Suchens“ zu finden. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 66 Baustein: Kommunikation per Internet dieser externen Telefonanlage ist die ISDN-Steckkarte integriert. Sie brauchen also den Computer nicht aufschrauben, um die ISDN-Steckkarte einzubauen. 3) Welche Vorteile bietet ISDN? Mit ISDN (Integrated Services Digital Network) wird eine Übertragungsgeschwindigkeit von bis zu 64 kbit/s in beide Richtungen erreicht. Außerdem besteht die Möglichkeit der Kabelbündelung. Dadurch ist eine Übertragungsgeschwindigkeit von 128 kbit/s möglich. Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? V) Unterlagen zur Vernichtung Hier finden Sie die Aufbewahrungsfristen für Betriebe: Aufbewahrungspflichten Fristen nach Handelsrecht 6 Jahre Steuerrecht 6 Jahre 10 Jahre ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres 10 Jahre Kein Ablauf, solange die Unterlage für die Steuer Bedeutung haben Wie bei Arbeitsanweisungen; s. o. 1 Jahr Sozialversicherungsrechtlich bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des RV-Trägers folgenden Kalenderjahres 10 Jahre, ansonsten s. o.: Beitragsabrechnung 10 Jahre, ansonsten s. o. 5) Wie sehen die Download-Zeiten im Überblick aus? Abrechnungen Aushilfen Arbeitsanweisung zu Handelsbüchern, Inventaren, etc. Anhang zum Jahresabschluss Arbeitszeitregelungen Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise Beachten Sie bitte, dass die Geschwindigkeiten immer von der Leistungsfähigkeit des Servers im öffentlichen Internet sowie der Qualität der Teilnehmeranschlussleitung abhängig ist. Bewirtungsbelege 10 Jahre Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung Datenträger von Handelsbriefen Datenträger von Handelsbüchern, Inventaren, Buchungsbelegen Eröffnungsbilanz Gehaltsabrechnungen Gewinn- und Verlustrechnung Handelsbücher 10 Jahre Handelsbriefe, Korrespondenz Inventare 6 Jahre 4) Welche Vorteile bietet DSL? DSL (Digital Suscriber Line) steht für eine neue Technik, mit der Übertragungsraten von bis zu 6.000 kbit/s. über normale Kupferleitungen möglich sind. Mit DSL können Sie einen vorhanden Analog oder ISDN-Anschluss noch schneller machen. Ein Analog-Anschluss hat max. eine Download-Rate von 28.000 bit/sec. Download bit/s Byte/s K/sec MB/h ISDN 64.000 8.000 7,8 27,5 DSL 348 384.000 48.000 46,9 164,8 DSL 1000 1.024.000 128.000 125,0 439,5 DSL 2000 2.048.000 256.000 250,0 878,9 DSL 3000 3.072.000 384.000 375,0 1318,4 DSL 6000 6.016.000 752.000 734,4 2636,7 Seite 19 1 Jahr - 6 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 6 Jahre, ansonsten wie Arbeitsanweisung 10 Jahre 10 Jahre, ansonsten s. o. 10 Jahre, ansonsten s. o. 10 Jahres, ansonsten s. o. 10 Jahre, ansonsten s. o. für alle Buchführungsund Aufzeichnungspflichtigen 6 Jahre, ansonsten s. o. 10 Jahre, ansonsten s. o. für alle Buchführungs- büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 20 Bausteine: Termine und Aufgaben im Griff haben / Wohin mit dem Papier? Aufbewahrungspflichten Jahresabschluss Journale Kassenbücher, Kassenblätter Kontenpläne Lohnkonten und dazugehörende Belege Lohnsteueranmeldungen Lohnsteuerkarte Lohnunterlagen Quittungen über Lohnzahlungen Sozialversicherungsmeldungen Steuererklärungen, Steuerbescheide Steuerstrafrechtliche Ermittlungsvorgänge, soweit anhängig Rechtsbehelfsverfahren Steuerrechtliche Zwischenabschlüsse Fristen nach Handelsrecht 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Ablauf des Kalenderjahres - Steuerrecht und Aufzeichnungspflichtigen 10 Jahre, ansonsten s. o. 10 Jahre, ansonsten s. o. 10 Jahre, ansonsten s. o. 10 Jahre, ansonsten s. o. 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres 6 Jahre, ansonsten s. o. Ablauf des Kalenderjahres Baustein: Kommunikation per Internet G. Seite 65 Baustein: Kommunikation per Internet Das Internet ist eine große Plattform mit einem umfangreichen Einsatzbereich. Sie können das web z.B. für den Einkauf, die Reiseplanung, Recherche über Kunden etc. einsetzen. Auch ist eine gute Homepage ein wichtiger Bestandteil Ihres Gesamtauftritts. Es ist unbestritten, dass Sie die meisten neuen Kunden durch persönliche Empfehlung akquirieren. Genau so unbestritten ist, dass sich die neuen Kunden erst einmal im Internet über "Ihre neue Firma" erkundigen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre Kunden durch Ihr Web-Design überzeugen, die Struktur intuitiv verständlich ist, die Inhalte gut aufbereitet sind und die Technik reibungslos funktioniert. Dabei ergänzt Ihr Web-Auftritt Ihre bestehenden Design- und Werbekonzepte optimal. Gerne erstellen wir Ihnen ein konkretes Angebot. Rufen Sie uns an: Tel. 09366 980959 Wichtige Adressen finden Sie auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ im Ordner FAVORITEN oder im unter www.buero-update.de. 10 Jahre 6 Jahre (max. bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des RVTrägers folgende Kalenderjahr) 10 Jahre, ansonsten s. o. 6 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 10 Jahre, ansonsten s. o. - Kein Fristablauf Wer einen analogen Anschluss besitzt, benötigt zum Surfen ein Modem. Schneller als der Weg über das Modem ist die Datenübertragung per ISDN. Denn bei ISDN werden die Daten digital übertragen. Beim Modem sollte darauf geachtet werden, dass es schnell ist, also möglichst viele Bit pro Sekunde überträgt, dadurch Kosten spart und in möglichst kurzer Zeit Inhalte auf dem Bildschirm liefert. Ihr Modem sollte nicht langsamer als 33.000 Bit pro Sekunde sein. - Kein Fristablauf 2) Was benötigen Sie, um einen Computer per ISDN mit dem Internet zu verbinden? Keine Pflicht 6 Jahre für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige Sie müssen über einen ISDN-Anschluss verfügen und ein NTBA (Netzabschlussgerät) muss an der Telefondose montiert sein. Außerdem benötigen Sie für den Internet-Zugang eine ISDN-Steckkarte, die direkt in den Computer eingesteckt wird oder ein externes Gerät (z. B. eine Telefonanlage EUMEX 504 PC USB). In I) Analog, ISDN, DSL – Ein kurzer Vergleich der Internet-Zugänge 1) Modem oder ISDN – Was ist der Unterschied? büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 64 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren VII) E-Mail nach DIN-Format Beim Schreiben einer Mail werden dann Ihre Absender-Infos automatisch eingetragen. Eine E-Mail ist nach DIN wie folgt gestaltet: Baustein: Faxen ohne Umwege B. Seite 21 Baustein: Faxen ohne Umwege Zum Versenden von Faxen stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Senden eines Faxes über Ihre Faxhardware oder –software, über ein Modem oder einen Faxdienst. I) Senden eines Faxes über Ihre Faxhardware oder –software (am Beispiel von AVM Fritz-Karte) Ihre Faxhardware oder -software bietet die Möglichkeit zum Senden von Faxen. Beispielsweise sollte, wenn das Faxmodem richtig eingerichtet ist, im Dialogfeld Drucken die Option zum Drucken an das Faxmodem angezeigt werden. Mithilfe dieser Methode können Sie Faxe aus allen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, ...) senden. Vorgehensweise: 1. Erstellen Sie sich ein Fax-Formular, das Sie analog Ihrem Briefbogen einrichten. Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und positionieren diese als Briefabschluss. Hier ein Beispiel: Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen Telefon 09366 980959 Handy 0171 4522017 Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] Herrn Max Muster Muster AG Musterstraße 1 00000 Musterhausen Gunther Ehrhardt Ihr Zeichen # Unser Zeichen Dokument2 9. August 2005 Sehr geehrte#, Mit freundlichen Grüßen Der Empfänger wird den Unterschied zwischen einem Original Fax und einem Computer-Fax nicht erkennen! 2. Kopieren Sie die Fax-Nummer in die Zwischenablage (Markieren und anschließend STRG+C) büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 22 Baustein: Faxen ohne Umwege 3. Klicken Sie auf DATEI – DRUCKEN und wählen unter DRUCKER den FRITZFAX-Drucker aus. Bestätigen Sie den Druck mit OK. 3. FÜGEN Sie die Faxnummer unter RUFNUMMER ein (STRG+V) 4. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. 5. Mit JA bestätigen Sie den Programmstart. 6. Überprüfen Sie den Faxversand über das FAXJOURNAL. Baustein: Schriftverkehr rationalisieren VI) Seite 63 E-Mail-Signatur In MS Outlook können Sie über EXTRAS – OPTIONEN im Register E-MAILFORMAT und hier mit dem Button SIGNATUREN ... eine E-Mail-Signatur einrichten: Sollten Sie das Fax für die Dokumentation Ihrer Vorgänge benötigen, können Sie es ausdrucken. Bei nicht dokumentationspflichtigen Vorgängen sparen Sie erheblich Zeit und Papier. II) Senden eines Faxes über ein Faxmodem Das Verfahren gilt nur für Microsoft Word, und das Faxmodem muss auf dem System als Drucker eingerichtet sein. 1. Zeigen Sie im Menü DATEI auf SENDEN AN, und wählen Sie dann EMPFÄNGER ÜBER FAXMODEM aus. 2. Folgen Sie den Schritten im FAX-ASSISTENTEN, um das Fax zu senden. Quelle: MS-Hilfe III) Senden eines Faxes über einen Faxdienst Microsoft empfiehlt das Versenden über einen Internet-Faxdienst. Allerdings benötigen Sie eine Shareware, die nach 30 Tagen kostenpflichtig ist. 1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: - Zeigen Sie in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 oder Microsoft Office Document Imaging (MODI) im MENÜ DATEI auf SENDEN an, und klicken Sie dann auf EMPFÄNGER ÜBER INTERNET-FAXDIENST. - Zeigen Sie in Microsoft Office Outlook 2003 im MENÜ DATEI auf NEU, und klicken Sie dann auf FAX. 2. Wenn Sie zum ersten Mal Faxdienste verwenden, werden Sie aufgefordert, sich bei einem Anbieter anzumelden. Klicken Sie auf OK, um den Webbrowser zu öffnen, und folgen Sie dann den Anmeldeanweisungen auf der Website. 3. Schließen Sie den Webbrowser, und kehren Sie zu dem Micro- büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 62 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Suchen Sie das gewünschte Format für das Datum heraus und klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN: Baustein: Faxen ohne Umwege Seite 23 soft Office-Programm zurück, aus dem Sie faxen möchten. 4. Wiederholen Sie Schritt 1. Daraufhin wird in Outlook eine E-MailNachricht geöffnet, an die das Dokument als TIF-Datei (Grafikdatei) angehängt ist. Alternativ können Sie eine Datei an die Nachricht anhängen. 5. Füllen Sie die Felder FAXEMPFÄNGER, FAXNUMMER und BETREFF aus. Anmerkungen: Anschließend bestätigen Sie OK und nochmals OK. Fertig! - Es wird empfohlen, dass Sie ein Deckblatt verwenden und Eingaben in den Feldern „An:“ und „Betreff:“ vornehmen, um sicherzustellen, dass die Faxnachricht den gewünschten Empfänger erreicht. - Sie können eine Faxnummer aus dem Adressbuch eingeben. Die Ländervorwahlen im Adressbuch müssen mit einem Pluszeichen (+) beginnen; z. B. +61/555-1212. - Sie können jeweils nur einen Empfänger hinzufügen. Um das Fax an mehrere Empfänger zu senden, klicken Sie auf WEITERE HINZUFÜGEN, und wiederholen Sie dann Schritt 5. Noch ein Tipp: Die auf Ihrem Rechner vorhandenen AUTOTEXTE können Sie ausdrucken, in dem Sie über DATEI – DRUCKEN und dann im Menü unter DRUCKEN, anstatt DOKUMENT den Bereich AUTOTEXT EINTRÄGE einstellen. 6. Wählen Sie im Bereich FAXDIENST die gewünschten Optionen aus, und füllen Sie dann das Deckblatt im Textkörper der E-Mail-Nachricht aus. 7. Klicken Sie auf SENDEN. 3) Der Sprung von Raute zu Raute (Makro „Sprungfeld“) Anmerkungen: Lassen Sie doch einfach mit der Tastenkombination ALT + g den Cursor von einer Raute zur nächsten springen. Die Raute ist dabei ein Platzhalter, an dem Sie Ihren Text einfügen können. Und das funktioniert mit einem Makro, das sie nur einmal aufzeichnen müssen: ☺ Neues Dokument aufrufen, ☺ mehrere Absätze einfügen, ☺ # eintragen, ☺ Makro mit Tastenkombi Alt + G aufzeichnen: BEARBEITEN -> SUCHEN nach # -> ABBRECHEN -> # LÖSCHEN, Aufzeichnen beenden. ☺ - Damit Sie den Faxdienst verwenden können, müssen Outlook und Word installiert sein, und Outlook muss zum Senden des Faxes geöffnet sein. Wenn Outlook nicht geöffnet ist und Sie auf Senden klicken, wird das Fax im Postausgang gespeichert und gesendet, sobald Sie Outlook das nächste Mal öffnen. - Wenn Sie sich bei einem Anbieter angemeldet haben, können Sie mit Schritt 4 beginnen. IV) Noch ein kleiner Tipp Verwenden Sie für den Fax-Eingang immer ein stationäres NormalpapierFaxgerät. So ist der Versender nicht davon abhängig, ob Sie Ihren Computer eingeschaltet haben. Außerdem können Sie farbiges Papier verwenden (aber kein rotes Papier; büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 24 Baustein: Faxen ohne Umwege Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Seite 61 dieses lässt sich schlecht kopieren). So erkennen Sie immer sofort, dass es sich bei dem Schriftstück um Fax handelt. Anschließend auf OPTIONEN: büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 60 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren b) Muster Telefonnotiz Datum, Uhrzeit: Samstag, 1. November 2003, # Uhr Teilnehmer: #, Herr Ehrhardt Folgende Punkte wurden besprochen: 1. # Verteiler: # Baustein: Die elektronische Ablage C. Baustein: Die elektronische Ablage I) Was ist mit der Ordnung im Computer? Seite 25 Nachvollziehbar muss die Ordnung auch hier sein, und der Computer gibt die Möglichkeit, bestimmte Ordner/Verzeichnisse anzulegen. Die Namen der Dateien müssen "sprechen", sollten also dem schnellen Auffinden dienen. Es lässt sich nicht vermeiden, dass Sie trotz der wohl sortieren Ablage, eine Datei nicht finden? Wenn Sie dann über START -> SUCHEN - > DATEIEN UND ORNDER versuchen, eine Datei zu finden, benötigen Sie sehr viel Zeit und Geduld. Lassen Sie diese Arbeit Gratis-Programme (DesktopSuchmaschinen) erledigen. Diese helfen schnell beim Suchen von E-Mails, Fotos oder Textdateien: z. B. Google Desktop search, Copernic, … Unabhängig davon ist eine durchdachte Ordnerstruktur wichtig. Das sollten Sie wissen: Würzburg, den 1. November 2003 Gunther Ehrhardt 2) Autotexte / Textbausteine Die Arbeit können Sie sich dadurch erleichtern, indem Sie den Text als Autotext / Textbaustein ablegen. Hierzu markieren Sie den Text, der für den Autotext vorgesehen ist, klicken dann auf EINFÜGEN – AUTOTEXT – NEU und tragen einen Namen (z. B. „an“) für den Autotext ein. Wollen Sie den Autotext aufrufen, schreiben sie „an“ in ein neues Dokument oder in Ihren laufenden Text, drücken die F3-Taste. Sollen die Datum-Angaben beim Drucken aktualisiert werden, müssen Sie beim Erstellen des Autotextes unter EINFÜGEN - DATUM/UHRZEIT das Kästchen AUTOMATISCHE AKTUALISIEREN abhaken. Unser Tipp: Fügen Sie das aktuelle Speicherdatum auf Ihrem Dokument ein: EINFÜGEN -> FELD, auf CREATEDATE klicken, -> Feldfunktionen: II) Mit Ordner arbeiten Mit Hilfe der Ordner kann der PC „aufgeräumt“ werden. Dadurch werden Dateien besser wieder gefunden: Ordner im Windows-Explorer haben die Eigenschaften von körperliche Ordner mit Schriftstücken. Ordner sehen ungefähr wie folgt aus: Die Schriftstücke entsprechen verschiedenen Dateien, z. B.: *.doc *.xls *.htm ... (=Word-Dokument) (=Excel-Dokument) (=web-Seite) Im jedem Order können Unterordner angelegt werden. III) Datei- und Ordnernamen verändern Datei speichern unter Kontextmenü „umbenennen“ oder oder 2-mal auf Namen klicken Ganzen Namen überschreiben, wenn blau hinterlegt büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 26 Baustein: Die elektronische Ablage Einzelnen Buchstaben ändern auf Stelle klicken mit ENTF oder Backspace Bearbeitung abschließen RETURN IV) Mit dem Windows-Explorer arbeiten 1) Starten des Windows-Explorer Kontext-Menü auf START - > EXPLORER Tastenkombination: Windows + E(xplorer) START -> EIGENE DATEIEN (Nicht vergessen: Klick auf Button ORDNER in der Symbolleiste) START -> ARBEITSPLATZ (Nicht vergessen: Klick auf Button ORDNER in der Symbolleiste) 2) Grundlagen rechte Spalte (Ordnerseite) und linke Spalte (Inhaltsseite) Laufwerk Ordner (Verzeichnisse) und Unterordner Dateien Pfad (z.B. c:/eigene Dateien/Rechnungen/13.11.1999Habermann) 3) Im Explorer bewegen Öffnen durch Doppelklicken oder Kontextmenü oder Plus und Minus in Ordnerseite Symbolleiste 4) Das Ansicht-Menü Große Symbole Kleine Symbole Liste Details (Vorteil: Durch Klicken auf die Spaltenköpfe (NAMEN, GRÖßE, ERSTELLUNGSDATUM werden die Dateien und Ordner alphanumerisch sortiert.) Baustein: Schriftverkehr rationalisieren V) Seite 59 Telefonnotiz mit Tricks (Makro „Sprungfeld“ und Autotexte) 1) Die ausformulierte Telefonnotiz Telefonnotizen sind schnell formuliert und sehr hilfreich, um alles Wichtige zu einem Geschäftsvorgang oder einer Besprechung auch später noch verfügbar zu haben. Ein anderer Ausdruck für Aktennotizen oder Telefonnotizen ist „Gesprächsnotizen", denn sie sind kurze Gedächtnisprotokolle, die sich auf ausgewählte, wichtige Sachverhalte von persönlichen oder telefonischen Gesprächen beziehen. Sie dienen geschäftsintern der schnellen Dokumentation und Information. Sie sollten es sich zur Gewohnheit machen, neben der inhaltlichen Information bestimmte Daten abzulegen: vor allem Datum und Uhrzeit, die Namen aller Gesprächsteilnehmer und eine eindeutige Zuordnung zu Geschäftsvorgängen oder Projekten. a) Form und Inhalt Aktennotizen werden stichwortartig angelegt und möglichst übersichtlich gegliedert und formatiert. Notieren Sie immer die folgenden Punkte: - Unternehmen, Unternehmenseinheit - Zugeordneter Vorgang, Projekt, Aktenzeichen - Datum und Uhrzeit - Bei Gesprächen: Teilnehmer - Themen und Ergebnisse - Weiteres Vorgehen - Wiedervorlage: Ja oder Nein? - Name des Protokollanten - Eventuell Verteiler und Unterschrift büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 58 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren wieder verwenden?! Speichern Sie deshalb die neu entstandene Datei mit dem DATEITYP WORD-DOKUMENT ab: Baustein: Die elektronische Ablage Seite 27 5) Objekte anordnen und sortieren Ansicht Details: Klicken auf Spaltenkopf 6) Eigenschaften von Ordnern und Dateien Rechte Maustaste auf Ordner oder Laufwerk: Ist Diskette, Speicher-Stick oder Festplatte voll? V) Dateien und Ordner verwalten 1) Dateien und Ordner markieren Mit Markierungsrahmen, linke Maustaste Unabhängige Objekte: STRG-Taste Aufeinanderfolgende Objekte: UMSCHALTEN + PFEILTASTEN 2. Schreiben Sie Ihren Brief. Achten Sie dabei evtl. auf die o. g. AIDARegeln. 5) Verbinden zum Serienbrief 2) Dateien und Ordner kopieren und verschieben Drag & Drop Verschieben: Linke Maustaste Kopieren: STRG drücken Kontextmenü: Rechte Maus Symbolleiste 3) Rückgängig machen! Symbolleiste Menü: BEARBEITEN - > RÜCKGÄNGIG STRG + Z 4) Bedeutung der Mauszeigesymbole: Verschieben Klicken Sie in der Seriebrief-Symbolleiste auf Seriendruck in ein neues Hauptdokument ... ... und Ihr Hauptdokument und Ihre ausgewählte Datenquelle wird zu einem Serienbrief verbunden. Kopieren Unzulässiger Ort Achtung: Zwischen 2 Laufwerken wird automatisch kopiert Bei Ordnern werden alle enthaltenen Dateien und Ordner mitgenommen Falls Datei bereits vorhanden: automatisch Sicherheitsabfrage büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 28 Baustein: Die elektronische Ablage Mit F5 Ansicht aktualisieren, falls nicht automatisch Keine *.dll-Dateien verschieben/kopieren! Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Seite 57 3) Exportieren Ihrer Outlook-Adressen nach MS Word Dabei gehen Sie wie folgt vor: 5) Befehl senden an 1. Markieren Sie die gewünschten Kontakte an Diskette CD (zum Brennen) Zipp-Ordner (zum Komprimieren) 2. Wählen Sie EXTRAS – SERIENDRUCK ... 3. ... und geben Sie entweder an, dass Sie ALLE KONTAKTE IN AKTUELLER ANSICHT benutzen wollen oder – wenn Sie nur die Markierung nehmen wollen – dass Sie NUR AUSGEWÄHLTE KONTKAKTE verknüpfen wollen: 6) Objekte löschen und wiederherstellen Papierkorb als besonderer Ordner: Dateien können wiederhergestellt werden, erst durch Leeren werden sie endgültig gelöscht bzw. FORMATIEREN der Festplatte oder Diskette bzw. über extra Software 3 Arten zum Löschen: Papierkorb ziehen ENTF-Taste Kontext-Menü Menüpunkt DATEI-WIEDERHERSTELLEN VI) Daten sichern Wenn der PC streikt, bricht in vielen Büros Panik aus: weil die Datensicherung nicht gründlich genug – oder womöglich gar nicht – betrieben wird. Ein verhängnisvolles Versäumnis, das kleineren Unternehmen sogar die Existenz kosten kann. Ein durchdachtes Sicherheitssystem für die Unternehmensdaten sollte deshalb erste Priorität haben ... Alle für das Unternehmen relevanten Daten sind im Computer gespeichert. Erst wenn das Gerät streikt, wird bewusst, wie groß die Abhängigkeit von der elektronischen Speicherung heute ist. Deshalb ist oberstes Gebot, Datenbestände zu schützen und deren Zerstörung, sei es durch Fahrlässigkeit, Bedienungsfehler, Sabotage, Programmfehler oder Gefahren wie Feuer, Blitzschlag und Wasser zu verhindern. Versagt die Festplatte ihren Dienst und es gibt keine halbwegs aktuelle Datensicherung, kann es richtig teuer werden: Über 3.000 EUR kann die Rekonstruktion einer 20 GByte Festplatte kosten. Würde eine aktuelle Datensicherung vorliegen, könnte diese auf nahezu jeden PC übertragen werden. Im oben gezeigten Fenster suchen Sie im Bereich DOKUMENT das VORHANDENE DOKUMENT, das Sie wie im Kapitel „… DokumentenVorlage abspeichern …“ beschrieben, als die Datei HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEF auf der Festplatte abgespeichert haben. 4. Übernehmen Sie ansonsten alle bereits festgelegten Einstellungen, wie sie auf dem obigen Fenster gezeigt sind, und klicken auf OK. 1) Mindestens wöchentlich sichern 4) Serienbrief-Hauptdokument bearbeiten Eine wöchentliche Datensicherung sollte in jedem Büro die Regel sein. Si- 1. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Sie wollen die Vorlage HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEF immer Seite 56 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren 1) Adressen in MS Outlook zusammenstellen Wenn Sie nicht alle Adressen übernehmen wollen, wählen Sie eine Ansicht aus, die Ihnen am einfachsten eine Markierung Ihrer Adressen ermöglicht. Wenn Sie Ihren Kontakten KATEGORIEN zugeordnet haben (z. B. Kunde oder Lieferant) und wenn Sie nun einen Serienbrief an Ihre Kunden schreiben möchten, dann sollten Sie sich Ihre Adressen nach KATEGORIE anzeigen lassen: 1. Öffnen Sie in MS Outlook im Ordner KONTAKTE das Menü ANSICHT AKTUELLE ANSICHT – NACH KATEGORIE. 2. Öffnen Sie die KATEGORIE, die die gesuchten Adressen enthält (Klick auf das Pluszeichen vor dem Namen der Kategorie). Es werden alle Kontakte, denen die ausgewählte Kategorie zugeordnet ist, angezeigt: Baustein: Die elektronische Ablage Seite 29 chern Sie Ihre Daten immer auf externen Medien (USB-Speichersticks, externe USB- Festplatten oder CD-ROMs) und bewahren Sie diese Datenträger nicht am gleichem Ort auf, an dem ein betreffender Computer steht. Nur so wird sichergestellt, dass beispielsweise bei Feuer oder Wasserschäden die Datensicherung nicht ebenfalls vernichtet wird. Beachten Sie: Die Datensicherung wird am Ende eines Arbeitstages, also bevor der Computer ausgeschaltet wird, durchgeführt. Während der Datensicherung sollten möglichst keine anderen Programme aktiviert sein. 2) Ab in den Datentresor… Werden nach einem Bürobrand leicht angekohlte Akten aus einem Tresor geholt mag sich der Verlust noch in Grenzen halten, wenn die Lesbarkeit nur geringfügig beeinträchtigt ist. Doch Datenträger, die einer Hitze von 100 Grad ausgesetzt waren, sind weitgehend zerstört. Datensicherungen gehören deshalb in einen feuer- und wasserfesten Datentresor. Sind die Datensicherungen trotz aller Schutzmaßnahmen beschädigt, besteht immer noch ein wenig Hoffnung: Professionelle Datenretter bergen selbst aus beschädigten oder angekohlten PCs, Datenträgern oder korrodierten Magnetbändern noch wertvolle Dateien. Diese hochspezialisierte Dienstleistung hat allerdings ihren Preis. Je nach Datenmenge und Datenträger kostet die Rekonstruktion wenige hundert bis mehrere tausend Euro. 3) Festplatte sanft behandeln 2) Speichern der Hauptdokument-Vorlage Öffnen Sie von der CD „Das leistungsstarke Büro“ die Datei HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEF und speichern Sie diese auf Ihre Festplatte am besten in einen neuen Ordner SERIENBRIEFE. Alle Daten und Programme sind auf der Festplatte gespeichert. Trotz dieser so wichtigen Funktion für das Computersystem wird die richtige Handhabung der Festplatte oft vernachlässigt. Manche PCs sind so platziert, dass man beim Arbeiten oder Bewegen auf dem Bürstuhl unbeabsichtigt an den Computer stößt. Die derzeitige Festplattenlaufwerke sind zwar nicht mehr so empfindlich, aber gerade im Betrieb kann ein Rempler zum Geräte- und auch Datenschaden führen. Eine weitere Gefährdung stellt statische Elektrizität dar. Statische Elektrizität ist ein unsichtbarer Feind, der an den Computerchips große Schaden anrichten kann. Das Heimtücksche daran: Schäden an der Festplatte oder gar am PC können sich erst nach langer Zeit bemerkbar machen. Hardwarekomponeneten, wie die Festplatte, die mit statischer Elektrizität in Berührung gekommen sind, fallen unter Umständen erst mehrere Tage oder Wochen nach der Beschädigung aus. Da es sehr leicht ist bei der Berührung des Computers oder der Festplatte statische Elektrizität zu erhalten, sollten Sie in einer antistatsichen Umgebung arbei- büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 30 Baustein: Die elektronische Ablage Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Seite 55 ten. Dafür gibt es spezielle Unterlagen im Bürohandel zu kaufen. Auch entsprechende Fußbodenbeläge werden angeboten. fen. Andere Umweltgefahren, die Sie beachten sollten, sind Temperatur, Feuchtigkeit und Vibration. Alle diese Faktoren können zu einem gelegentlichen oder permanenten Ausfall der Festplatten führen. Es ist daher wichtig, dass der Computer beispielsweise nicht direkt an der Heizung steht. Auch große Temperaturschwankungen oder gar Feuchtigkeit kann nicht nur zum Ausfall der Festplatte führen, sondern zum Totalausfall des Computers. - Sie müssen festlegen, welche Adress- und Namensfelder Sie für Word-Serienbriefe benötigen und ... - Sie wählen aus, welche Adressen exportiert werden sollen. Zuerst bereiten Sie die Adressen in MS Outlook für den Export vor: Auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ befindet sich unter dem Ordner FORMULARE die Datei HAUPTDOKUMENT FÜR SERIENBRIEFE. Für diese Vorlage dürfen Sie in MS Outlook im Feld ANREDE 4) Auf Alarmsignale achten Achten Sie auf ungewohnte Geräusche, beispielsweise wenn Sie den PC einschalten oder Dateien auf der Festplatte sichern/laden wollen. Auch wenn Dateien nicht geöffnet werden können, obwohl sie sicher sind, das sie auf der Festplatte gespeichert sind, kann dies ein Indiz sein , dass sie Festplatte bald ihren Dienst versagt. Machen Sie in diesem Fall sofort eine komplette Datensicherung und bringen Sie den PC zum Fachmann. Da auf den meisten Schreibtischen Platzmangel herrscht, wird der PC oft auf den Boden gestellt. Das ist aber nicht immer ein sicherer oder idealer Standort. Wenn die Position eines Systems verändert wird, zum Beispiel von der Horizontalen in die Vertikale, sollte zuvor stets eine Sicherungskopie der Festplatte angelegt werden. Bei einer Positionsänderung kann es zu einer Änderung der Spurlage der Lese-Schreibköpfe kommen, was zu Leseund Schreibfehlern führen kann. Magnetfelder löschen die Informationen, die auf Datenträgern, also Festplatte und Disketten gespeichert sind. Geläufige magnetische Objekte sind Lautsprecher, Mikrowellenherde und auch Druckerköpfe. Diese können Daten zerstören. 5) Gesundheitscheck für den PC Es ist wichtig, die Funktionsfähigkeit der Festplatte regelmäßig zu prüfen. Dafür gibt es eine Reihe von Softwareprogrammen, die schnell und genau die „lebenswichtigen“ Funktionen der Festplatte diagnostizieren. So geht die Überprüfung in Windows XP: Suchen Sie im Arbeitsplatz Ihre Festplatte, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontext-Menü und wählen Sie den Punkt EIGENSCHAFTEN. Im Register EXTRAS könne Sie die Festplatte prüfen. Wenn diese Tests regelmäßig an der Festplatte durchgeführt werden, können unter Umständen langsam fortschreitende Hardwareprobleme entdeckt werden. Sobald eine Unregelmäßigkeit gemeldet wird, sollten Sie umgehend eine Datensicherung durchführen und den PC mit Festplatte von nur folgende Eingaben verwenden: Frau Herrn Herrn Dipl.-Ing. Herrn Prof. Dr. Herrn Dr. Frau Rechtsanwältin Herrn Rechtsanwalt Wenn Sie andere Eingaben verwenden wollen, müssen Sie die WENN-DANN-SONST-Funktion für die Anrede „Sehr geehrter Herr ...“ ändern. Drücken Sie ALT + F9 und Word zeigt Ihnen die eingerichteten Funktionen an. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 54 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Mustertext Herrn Max Hubert Sonnenstraße 2 97070 Würzburg Wollen wir wetten, dass auch Sie heute Ihre Autoscheiben wieder vom Eis befreien müssen? Da kann Ihnen geholfen werden! Sehr geehrter Herr Hubert, jetzt ist es wieder soweit, die kalte Jahreszeit hat begonnen und damit das lästige Freikratzen vereister Autoscheiben. Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens an Ihr Fahrzeug und können sich in ein wohltemperiertes Fahrzeug mit absolut eisfreien Scheiben setzen und sofort losfahren. Nicht möglich?!! Doch, jetzt ist Sie da, die neue Standheizung der WÄRME-HANS GMBH. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann setzen Sie sich einfach mit unserem Herrn Müller (Tel. 0931 52521-12) in Verbindung. Er kann Ihnen alle Fragen beantworten. Mit freundlichen Grüßen IV) Baustein: Die elektronische Ablage Seite 31 einem Experten überprüfen lassen. So können Sie nach einem Crash noch Daten retten: Sind die Festplatte oder ein Datenträger beschädigt, brauchen Sie fachmännische Hilfe. Sie können allerdings durch entsprechende Maßnahmen die Chancen für eine erfolgreiche Datenrettung erhöhen: Schalten Sie die Stromzufuhr zum Datenträger bzw. Computer aus. Öffnen Sie nicht die Festplatte und versuchen Sie nicht, das Gerät von allein zu reparieren. Prüfen Sie, ob eine Sicherheitskopie (aktuelle Datensicherung) der Festplatte existiert. Wenn nicht, schalten Sie den Strom nicht wieder ein, sondern ziehen Sie einen Experten zu Rate. Bei Wasserschäden bauen Sie den Datenträger sofort aus, da die Korrosion schnell einsetzt. Wickeln Sie den Datenträger in ein feuchtes Tuch und in eine Plastiktüte. Nicht reinigen oder trocken! Bei Feuerschäden packen Sie den Datenträger in eine Plastiktüte und bewahren Sie ihn bei normale Zimmertemperatur auf. Der Datenträger darf auf keine Fall benutzt werden auch nicht mit einem anderen Computer. Sollten Rauch- oder Gasschäden vorliegen, schalten Sie Festplatte /Computer sofort aus. Sie dürfen keine Sicherungskopie anlegen. Packen Sie den Datenträger so ein, dass er nicht mehr mit Rauch oder Gas in Kontakt kommt. Vermuten Sie ein elektrisches oder mechanisches Versagen, schalten Sie des Computer ab. Denn: Je länger die Schreib- /Leseköpfe den Datenträger berühren, desto schlimmer. Benutzen Sie auf keine Fall Utilities zur Dateirückgewinnung. Die Möglichkeit des Brennens etlicher Dateien auf CD-ROM bedeutet gleichzeitig, Papierberge weitgehend zu vermeiden, indem man die Informationen nur noch auf elektronischem Wege verfügbar macht. Wärme-Hans GmbH Vorteil: Platzersparnis und die Möglichkeit, ganze Dateien verschicken zu können. Nachteil: Man kann mit einer CD-ROM in der Hand ohne einen betriebsbereiten Computer nichts mehr ausrichten. PS: 6) Brennen unter Windows Anbei ein kleiner Eiskratzer, wenn Sie sich doch für die herkömmliche Alternative entscheiden sollten. Serienbrief mit MS Outlook Adressen Wenn Sie in Word einen Serienbrief an eine bestimmte Gruppe Ihrer Kunden schreiben möchten, können Sie auf die Kontakte in MS Outlook zugrei- Das Brennen unter Windows XP funktioniert so: 1. Den Ordner oder die Datei markieren 2. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) SENDEN AN CD-LAUFWERK(E:) 3. Öffnen des CD-Laufwerks über START -> ARBEITSPLATZ büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 32 4. Baustein: Die elektronische Ablage Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Seite 53 Brennen der Dateien und Ordner: Springen Sie mit ALT+g von einem „#“ zum anderen (siehe Seite 59) Drücken Sie die F9-Taste, um den Dateinamen zu aktualisieren. An dieser Stelle wird das DateiErstelldatum automatisch eingefügt. III) Tipps zum Werbebrief Bei der Formulierung wirksamer Werbebriefe hilft Ihnen die AIDA-Formel: - Aufmerksamkeit erregen - Interesse wecken - Detailinformationen anbieten/Wunsch auslösen - Aufforderung zum Handeln Lassen Sie sich bei der Formulierung von Werbebriefen Zeit. Nicht umsonst werden spezielle Studiengänge für Marketing angeboten. Deshalb ist es sinnvoll, diese Arbeit von Profis erledigen zu lassen. Der Werbebrief sollte nicht länger als eine Seite sein! (Sprechen Sie den möglichen Neu-Kunden mit seinem Namen an.) büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 52 Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Baustein: Adressmanagement D. Seite 33 Baustein: Adressmanagement Die Zeiten, in denen Kundendaten auf Karteikarten oder im Rolodex erfasst wurden, sind fast überall vorbei. Nicht nur, weil durch Mails und Mobilfunk immer mehr Daten erfasst werden müssen. Auch der Zeitfaktor spielt in vielen Firmen eine große Rolle, und das bedeutet: Ein Kontakt muss schnell und effektiv zu finden sein. Seit an jedem Arbeitsplatz ein Computer steht und sich auch mobile Datengeräte immer mehr durchsetzen, heißt es deshalb längst „Kontakt auf einen Klick". I) Fertige Datenbanken: flexibel und nicht so teuer Zur einfachen Verwaltung von Kontakten reichen zunächst schon Programme wie Outlook von Microsoft aus. Je mehr Adressen es werden, desto schneller stoßen solche Lösungen an ihre Grenzen. Die Anschaffung eines professionellen Adress-Management-Programms wird dann unumgänglich. So können Sie auf dem Desktop den Zugriff auf Ihre verschiedenen Vorlagen einrichten. II) Tricks zur Vorlage BRIEF Die Vorlage BRIEF ist nach der DIN 5008 eingerichtet. Folgende Tricks sind in der Vorlage eingebaut: Größere Unternehmen lassen sich für diesen Zweck häufig eigens für sie programmierte Datenbanken erstellen; das ist eine komfortable, aber kostenintensive Lösung. Für kleinere und mittlere Betreibe bieten sich fertige Software-Lösungen an, die in einem gewissen Rahmen den eigenen Bedürfnissen entsprechend gestaltet werden können. Bei der Anschaffung spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zunächst geht es um die Erfassung der Daten. Neben schlichten Standard-Daten wie Namen, Adressen, Telefon und Mail-Kontakten werden immer mehr Angaben wie Konten, private Informationen, beispielsweise Geburtsdaten und persönliche Vorlieben, gespeichert. Dabei bieten fertige Programme die Möglichkeit, die Felder, deren Position und damit den Aufbau der Eingabemaske selbst zu definieren. Verschiedene Datenbank-Vorlagen genügen vielfach den Anforderungen und können zudem noch individuell angepasst werden. Oder die Maske wird gleich von Grund auf selbst im Aussehen der Corporate Identity gestaltet. Für die Speicherung der Daten ermöglichen die meisten Programme auch die Übernahme von Informationen aus gängigen Telefonbuch-CDs, Outlook und anderen Programmen, wie Excel. Dafür verfügen die meisten Produkte über eine Vielzahl von Importfiltern. II) Clever genutzt als Marketing-Instrument Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, Namen mit Kontakten und Terminen zu verknüpfen. Jederzeit besteht auf diese Weise der Überblick, büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 34 Baustein: Adressmanagement wann welcher Kollege mit einem Kunden oder Dienstleister per Telefon, Mail oder per Brief in Kontakt stand. Der Informationsfluss innerhalb eines Betriebes wird optimiert und gesichert, doppelte Anfragen werden vermieden. Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Seite 51 3. Klicken Sie auf DATEI -> SPEICHERN UNTER und wählen Sie hier als DATEITYP: DOKUMENTEN-VORLAGE (*.dot) 4. Geben Sie den Dateinamen BRIEF ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN. 5. Suchen Sie über START – SUCHEN den „BRIEF.dot“ und führen Sie über das Kontext-Menü (rechte Maustaste) im Menüpunkt SENDEN AN den Befehl DESKTOP (VERKNÜPFUNG ERSTELLEN) aus. Dass sich Unternehmen regelmäßig bei den Kunden in Erinnerung rufen müssen, weiß jeder Marketing-Experte. Mit einem guten Adress-Programm ist es möglich, Datengruppen für Rundschreiben per Post, Fax oder Mail bequem aus dem Datenbestand zu ziehen. Die Empfänger müssen sich sortieren lassen, ob nun nach Postleitzahlen zur Portooptimierung, nach Stichwörtern oder Kaufdaten, um auch wirklich die passenden Empfänger auf neue Produkte aufmerksam zu machen. Das spart Geld und sorgt für eine optimale Kundenansprache. III) Auf allen Geräten der gleiche Datenbestand Wer auf die wichtigsten Informationen auch unterwegs nicht verzichten möchte, der sollte eine Software wählen, die den Abgleich der Daten mit mobilen Geräten wie den PDAs (Personal Digital Assistant, beispielsweise Palm etc.) und so genannten Smartphones (siehe auch Kapitel „Mobiltelefon mit integrierten Softwareanwendungen (Smartphones)“ auf Seite 11) ermöglicht. Eine weitere Erleichterung ist die Anbindung von Visitenkarten-Scannern. IV) Wer bietet was: Anbieter und Produkte Produktname Hersteller Version Programm gibt es seit Bestell-Hotline Webseite Einzelplatz-Lizenz Mehrplatz-Lizenz Mehrplatz-Lizenz Betriebssysteme cobra Adress PLUS Cobra 11 1987 07531 8101-66 www.cobra.de 330 EUR netto 3er: 790 EUR netto 5er: 1.250 EUR netto Windows 2000/NT/XP Eigene Felder anlegbar Felder mit Vorbelegung Volltextsuche Dublettenkontrolle Serienbriefe Serienfaxe SerienMails Ja Ja Ja Ja Ja Ja (Faxsoftware nicht integriert) Ja ACT! Sage Software GmbH & Co. KG 7 1987 069 50007-6260 www.sage.de 299 EUR inkl. MWSt. 996 EUR inkl. MWSt. 1.349 EUR inkl. MWSt. Windows 95/98/ME/2000/NT/XP Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 50 F. Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Baustein: Schriftverkehr rationalisieren Auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ unter FORMULARE finden Sie verschiedene Vorlagen, die im rtf-Format abgespeichert sind. Das rtf-Format ist ein Datei-Format, das Sie mit allen MS-Word-Programm-Versionen von Word 6.0 bis Word 2003 öffnen können. Auf der gleichen CD befinden Sie in der Datei MUSTERBRIEFE Texte zu verschiedenen Anlässen. Hier eine Auswahl: - AUFTRAG: LIEFERVERZUG DER BEAUFTRAGTEN FIRMA - AUFTRAG: KUNDE STORNIERT AUFTRAG - TERMINE: EINLADUNG ZUR MESSE - BEWERBUNG: EINGANGSBESTÄTIGUNG - LIEFERANZEIGE/ VERSANDANZEIGE - RECHNUNG MIT TABELLEN-FORMELN ZUR BERECHNUNG DER ERGEBNISSE - ... Sie können diese Briefe aufrufen, nach Ihren Anforderungen anpassen und dann als Dokumenten-Vorlage oder Autotext abspeichern: I) Als Dokumenten-Vorlage abspeichern und mit dem Desktop verknüpfen 1. Öffnen Sie z. B. die Datei BRIEF (Vorlage gem. DIN 5008) 2. Richten Sie den vorgeschlagenen Text auf Ihr Briefpapier ein Baustein: Adressmanagement Seite 35 Produktname Import Telefon-CDs Vergabe von Stichwörtern Verknüpfen mit Terminen Zeitplanung mit Tagest/Wochen-/ Monats/Jahresansicht Synchronisation mit Outlook Synchronisation mit Smartphones /Symbian OS Synchronisation von Adressen / Terminen unter Palm OS WindowsMobile cobra Adress PLUS Ja Ja ACT! über Textimport Ja Ja Ja / Ja / Ja / Ja Ja Ja / Ja / Ja / Ja Ja Ja Nein / Nein Nein / Nein Ja / Nein Ja /Ja Ja / ja J a / Ja Produktname Hersteller Version Programm gibt es seit Bestell-Hotline Webseite Einzelplatz-Lizenz Mehrplatz-Lizenz Mehrplatz-Lizenz Betriebssysteme address manager combit ./. 1989 07531 9060-10 www.combit.net 277 EUR inkl. MwSt. 555 EUR inkl. MwSt. 764 EUR inkl. MwSt. Windows 95/98/ME/2000/NT/XP Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja CAS Contact (Standard) CAS Software AG 2 2003 0721 9638-688 www.cas.de 190 EUR netto 570 EUR netto 950 EUR netto Windows 2000/XP/2003 Ja Ja / Ja / Ja / Ja Ja Ja / Ja / Ja / a Ja Nein Nein / Nein Nein / Nein Eigene Felder anlegbar Felder mit Vorbelegung Volltextsuche Dublettenkontrolle Serienbriefe Serienfaxe SerienMails Import Telefon-CDs Vergabe von Stichwörtern Verknüpfen mit Terminen Zeitplanung mit Tagest/Wochen-/ Monats/Jahresansicht Synchronisation mit Outlook Synchronisation mit Smartphones /Symbian OS Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 36 Produktname Synchronisation von Adressen / Terminen unter Palm OS WindowsMobile Produktname Hersteller Version Programm gibt es seit Bestell-Hotline Webseite Einzelplatz-Lizenz Mehrplatz-Lizenz Mehrplatz-Lizenz Betriebssysteme Eigene Felder anlegbar Felder mit Vorbelegung Volltextsuche Dublettenkontrolle Serienbriefe Serienfaxe SerienMails Import Telefon-CDs Vergabe von Stichwörtern Verknüpfen mit Terminen Zeitplanung mit Tagest/Wochen-/ Monats/Jahresansicht Synchronisation mit Outlook Synchronisation mit Smartphones /Symbian OS Synchronisation von Adressen / Terminen unter Palm OS WindowsMobile V) Baustein: Adressmanagement address manager CAS Contact (Standard) Ja /Ja Ja/Ja Nein / Nein Nein / Nein Baustein: Briefe modern schreiben Seite 49 wir ...". Wie viel besser klingt: Lexware kundenmanager pro Lexware GmbH & Co. KG 2 O.A. 0180 5555704 www.lexware.de 399 EUR inkl. MwSt. 399 EUR inkl. MwSt. ./. Windows 98 SE/ ME/2000 SP4/ XP SP1 Nein Nein Ja Ja Ja - „so bald wie möglich" und: - „Wir freuen uns auf Ihre Antwort." Schlechter Stil ist auch der häufige Gebrauch von Nomen statt Verben („Nominalstil") und von Passiv-Wendungen. Schreiben Sie stattdessen handlungsorientiert und sagen Sie mit einfachen Worten, was zu tun ist. Auch Wendungen mit „würde" gelten eher als schlechter Stil. Ja Ja Ja Ja Ja / Ja / Ja / Ja Ja Nein / Jein Ja /Ja Ja /Ja Verknüpfung von MS Word mit MS Outlook Ordentlich gepflegte Adressen von Kunden, Interessenten und Partnern sind also ein unabdingbarer Grundstock für CRM (Customer Relationship Management), Marketing, Vertrieb und Service. büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 48 ☺ Baustein: Briefe modern schreiben Anreden verändern sich: Lockern Sie sich ruhig etwas im Ton der Anrede, wenn Sie einen Geschäftspartner im Laufe der Zeit besser kennen lernen. Es muss nicht immer bei „Sehr geehrte Frau ..." bleiben, sondern man kann auch zu „Liebe Frau ..." wechseln. Und: Seien Sie bei Antwortbriefen nicht förmlicher als Ihr Briefpartner. ☺ Persönlicher Stil: Baustein: Adressmanagement Seite 37 Eine Adressverwaltung minimiert Ihren Aufwand und spart damit wertvolle Zeit im Umgang mit Ihren Kundenkontakten. Es reicht also, wenn Sie jede Adresse ein einziges Mal eingeben. Selbstverständlich gibt es Softwareanwendungen (siehe Kapitel „Fertige Datenbanken: flexibel und nicht so teuer“ auf Seite 33). Aber warum sollen Sie sich eine neue Software kaufen, wenn Sie die richtige Lösung installiert haben. Verwenden Sie also MS-Outlook! Diese Software ist in dem Standard-Office-Paket enthalten. Als Faustregel gilt: Schreiben Sie so persönlich wie möglich. Auch im Geschäftsverkehr gibt es viele Abstufungen zwischen streng formal und persönlich-vertraut! Man könnte denken, dass das ganz einfach wäre, denn Word und Outlook kommen ja nicht nur aus einem Haus, sondern sogar aus einem Programmpaket. Könnte man. Aber das kennen Sie ja sicher schon, dass man als Laie denkt, dass etwas eigentlich ganz einfach sein müsse. II) Das sollten Sie nicht (mehr) tun Und es geht doch! Es fehlt nur eine Schaltfläche! ☻ Weglassen können Sie getrost: Doch selbstverständlich gibt es die Schaltfläche auch für ein MS WordDokument, nur leider etwas versteckt. Dies können Sie aber schnell ändern: Das Kürzel „Fa." für Firma: Dass es sich um ein Unternehmen handelt, wird ohne dies klar. 1. Öffnen Sie in Word EXTRAS - ANPASSEN 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte BEFEHLE Das veraltete „zu Händen". Die einfache Namensnennung mit „Herrn" oder „Frau" reicht vollkommen aus! 3. Wählen Sie links im Listenfeld KATEGORIEN die Kategorie EINFÜGEN 4. Suchen Sie in der Liste der Befehle den Eintrag ADRESSBUCH Überflüssig ist das einleitende „Betr.:" Die Betreffzeile ist erkennbar durch ihre Position und Hervorhebung. ☻ Formalien haben sich verändert: Die Anrede eines Briefes schließt mit einem Komma, nicht mehr mit einem Ausrufungszeichen. Längst veraltet ist auch die Grußformel „Hochachtungsvoll". Schreiben Sie stattdessen „Mit freundlichen Grüßen". ☻ Achtung, schlechter Stil: Schreiben Sie besser alle Wörter aus, die nicht zu den wirklich gängigen Abkürzungen gehören. Andere Wörter und Wendungen scheinen typisch für förmliche Briefe, sind aber nichts anderes als schlechter Stil: - Wörter wie „baldmöglichst" - oder Wendungen wie „In Erwartung Ihrer Antwort verbleiben büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 38 Baustein: Adressmanagement Baustein: Briefe modern schreiben E. Baustein: Briefe modern schreiben I) Das sollten Sie tun ☺ „Sie-Stil" statt „Wir-Stil": Seite 47 Schreiben Sie im „Sie-Stil", nicht im „Wir-Stil". Der Empfänger ist wichtig, nicht der Schreibende. Deshalb keine Floskeln mehr wie „Wir teilen Ihnen mit ...", sondern Formulierungen wie: „Sie erhalten Informationen über ..." ☺ „Ich" statt „Wir": Sagen Sie „ich" statt „wir", wenn Sie tatsächlich „ich" meinen - auch am Anfang eines Briefes oder Satzes. ☺ Fassen Sie sich kurz: Auch Lesezeit ist kostbar! Versuchen Sie, mit einer Briefseite auszukommen. Das Gebot der Kürze gilt auch für Sätze und Absätze in Ihrem Brief. Machen Sie es dem Leser leicht! ☺ 5. Ziehen Sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste auf eine Symbolleiste an die gewünschte Stelle VI) Adressen in Word 2002/2003 einfügen Benutzen Sie ruhig sinnvolle Fremdwörter, aber nur dann, wenn Sie sicher sind, dass der Leser diese Wörter auch kennt. ☺ Klicken Sie auf die neue Schaltfläche ADRESSBUCH 2. ... und geben das gewünschte ADRESSBUCH ein und suchen Sie über ERWEITERT den gewünschten Namen aus: Rechtschreibung: Die formale Korrektheit Ihres Briefes sollte selbstverständlich sein. Die Orientierung an Standards unterstützt den eindeutigen und einfachen Informationsfluss. Um eine Adresse in MS Word aus dem Adressbuch von MS Outlook einzufügen gehen Sie wie folgt vor: 1. Fremdwörter: ☺ Formatierung: Bringen Sie Ruhe in die Formatierung Ihrer Briefe. Benutzen Sie nach Möglichkeit durchgehend denselben Schriftfont und auch nur eine Art der Hervorhebung. ☺ Empfängerdaten: Überprüfen Sie, ob der Empfängername korrekt geschrieben und ob er vollständig ist (Titel). Auch der Vorname des Empfängers gehört in voller Länge zur Adresse! büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 46 Baustein: Adressmanagement Baustein: Adressmanagement Seite 39 3. Markieren Sie die gewünschte Adresse. 4. In Outlook 2000 können Sie zusätzlich angeben, welche der verfügbaren Adressen (Postanschrift, Privat, etc.) Sie einfügen möchten. 5. Nach dem Schließen der Dialogbox mit OK wird die Adresse an der Cursorposition eingefügt. Auch das ist hilfreich: Wenn Sie eine Adresse bereits einmal aufgerufen haben, wird sie automatisch in die Liste eingetragen, die Sie mit der kleinen Dreiecksschaltfläche öffnen können. VII) Wenn eine Adresse „fehlt" Vielleicht ist Ihnen das auch schon so ergangen: Sie geben eine Adresse in Outlook ein und wollen sie dann wie eben beschrieben in ein Word Dokument einfügen. Doch Sie müssen feststellen, dass die Adresse aus irgendeinem Grund nicht in der Liste für das Einfügen in ein Dokument oder in ein Etikett enthalten ist. Alle anderen Adressen sehen Sie dagegen ganz norbüro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 40 Baustein: Adressmanagement mal. Damit eine Adresse in dieser Liste auftaucht, müssen Sie ihr auf jeden Fall entweder eine geschäftliche Faxnummer oder eine E-Mail-Adresse zuweisen, auch wenn Sie diese nicht wissen oder der Adressat gar keine hat! Geben Sie also in eines der genannten Felder irgendeine E Mail-Adresse oder eine Faxnummer ein, etwa [email protected] oder 09999 99991 Baustein: Adressmanagement Seite 45 den. Diese Eingabe bestimmt, wie die Adressen im Kontakteverzeichnis angezeigt werden: VIII) Adressformat hinterlegen Hinterlegen Sie MAPI-Feldbezeichnungen als Autotext ADRESSLAYOUT: 1. Starten Sie MS Word mit einem leeren Dokument (also nicht auf Basis einer anderen Dokumentenvorlage!) 2. Geben Sie folgenden Text ein (Sie finden diesen Text auch auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ im Ordner FORMULARE mit dem Dateinamen ADRESSLAYOUT): <PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> <PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME> <PR_COMPANY_NAME> <PR_STREET_ADDRESS> <PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY> 3) Notwendige Arbeiten in MS Word Da dieses Feld in Word in einer Zeile eingefügt wird, müssen Sie manuell den Titel vor den Vornamen verschieben. Per Telefax <PR_BUSINESS_FAX_NUMBER> Falls Sie die Telefaxnummer nicht benötigen, löschen Sie diese per Hand in Word heraus. 3. Markieren Sie alle Felder X) 4. Öffnen Sie EXTRAS – AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (Word 2000 und früher: EXTRAS – AUTOKORREKTUR) und wechseln Sie auf die Registerkarte AUTOTEXT. 5. Geben Sie den Namen „AdressLayout“ ein ... Ihre Adressen und Kontakte sind Ihr Kapital! Daher ist es elementar für Sie, dass die Datei in der alle MS Outlook-Informationen abgespeichert sind, regelmäßig sichern. Sie finden diese über START – SUCHEN – DATEIEN UND ORDNER und geben Sie hier „*.pst“ im Bereich GESAMTER ODER TEIL DES DATEINAMENS ein. Lassen Sie sich über WEITERE OPTIONEN auch die VERSTECKTEN ELEMENTE anzeigen: Nicht vergessen: Datensicherung büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 44 Baustein: Adressmanagement Baustein: Adressmanagement Seite 41 NAME klicken: 6. ... und klicken Sie auf EINFÜGEN: Geben Sie dann unter ANREDE „Herrn“ oder „Frau“ ein und auch die Dienst- und Amts und auch den/die Titel: Damit sind die Arbeiten abgeschlossen. Den o. g. Text finden Sie auch auf der CD „Das leistungsstarke Büro“ unter FORMULARE. IX) Adressen in MS Outlook Wie bereits oben erwähnt, bilden gepflegte Adressen von Kunden, Interessenten und Partnern einen wichtigen Grundstock für Ihre tägliche Arbeit. Schreiben Sie die Dienst- und Amtsbezeichnung, den/die Titel und vor allem den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners richtig. 1) Anschriftenfelder nach DIN 5008 Nach der DIN 5008 für Geschäftsbriefe kommt es aber auch noch auf die richtige Position im Anschriftenfeld an. Hier einige Bespiele: a) Musteranschriften Vergessen Sie nicht, das Feld SPEICHERN UNTER so einzustellen, dass zuerst den Firmennamen und anschließend Vor- und Nachname genannt wer- Die Berufs- oder Amtsbezeichnung (Direktor, Landrat, Bürgermeister, ...) steht hinter der Anrede: büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de Seite 42 Baustein: Adressmanagement 1 Frau Rechtsanwältin 2 Ute Steinbeck 3 Alstergasse 13 4 20149 Hamburg 5 6 Der akademische Grad steht vor dem Namen: 1 Herrn 2 Dr. Manuel Müller 3 Heinestraße 12 4 97070 Würzburg 5 6 Der Empfänger ist Untermieter: 1 Frau 2 Alexandra Müller 3 bei Dencke 4 Barbarossaplatz 1 5 97070 Würzburg 6 b) Firmenbrief denn die Firma ist zuerst genannt - er wird geöffnet an Herrn Baumgart weitergeleitet. 1 Dresdner Handelsgesellschaft mbH 2 Herrn Michael Baumgart 3 Königsberger Straße 121 4 01099 Dresden 5 6 In den Firmenanschriften wird das Wort „Firma“ weggelassen, wenn aus der Empfängerbezeichnung erkennbar ist, dass es sich nicht um eine natürliche Person handelt. Baustein: Adressmanagement Seite 43 c) Privatbrief denn die Person ist zuerst genannt - er wird ungeöffnet an Frau Sander weitergeleitet. 1 Frau 2 Elke Sander 3 Norddeutsche Landesbank 4 30159 Hannover 5 6 d) Postfach Nach der DIN 5008 sind die Postfachnummern von rechts nach links in Zweiergruppen zu gliedern. Durch die Gliederung sind die Postfachnummern lesefreundlicher. 1 Max Maier AG 2 Postfach 23 23 34 3 97076 Würzburg 4 5 6 e) Auslandsanschrift Bei der Auslandsanschrift werden der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben. Der Ort wird in der Landessprache des Bestimmungslandes und das Land in der Landessprache des Versendungslandes geschrieben. 1 Casa de Carmona 2 Plaza de Lasso 1 3 41410 CARMONA 4 SPANIEN 5 6 2) Die richtige Adress-Eingabe in MS Outlook Outlook bietet nicht alle notwendigen Felder für die DIN-gerechte Adresseingabe, wenn Sie einen neuen Kontakt aufrufen und anschließend auf büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 büro update | Bahnstraße 1 | 97256 Geroldshausen | Telefon 09366 980959 | Telefax 09366 980960 E-Mail [email protected] | www.buero-update.de E-Mail [email protected] | www.buero-update.de