Windream
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Windream Dokumentenmanagementund Archivlösungen 1 Inhalt Einzigartig einfach Von überall zu jeder Zeit Mit Sicherheit dokumentiert Archivieren optimieren Rechtlich einwandfrei windream bizhub connect Technische Spezifikationen 2 Vollständige Integration 3 Flexibilität ist gefragt Grenzenlose Moblilität Unabhängig vom Betriebssystem 4 Massenbelege erfassen und elektronisch sortieren Archivieren und automatisch indexieren 5 Lebenszyklusverwaltung Windows automatisieren Dokumente betrachten Bildvorschau nutzen 6 E-Mail-Kommunikation optimieren Vorteile von windream 7 Marktführende Technologie und Funktionsvielfalt Flexible Eingabe Leistungsmerkmale 8-9 2 Einzigartig einfach aus beliebigen Anwendungen erfassen Vollständige Integration von windream in das Windows-Betriebssystem als auch über die entsprechenden Menü- und wie gewohnt verschieben, kopieren oder löschen – sowohl per Drag & Drop befehle des Explorers. Einfach für alle immer passend Ob Klein-, Mittel- oder Grossunternehmen – windream eignet sich perfekt für jede Unternehmensgrösse. Dank der extremen Skalierbarkeit und spezieller Module erhalten Sie eine Dokumentenmanagement- und Archivlösung (DMS), die massgeschneidert ist – und zukünftig auch bleibt. Unabhängig davon, ob der Funktionsumfang erweitert oder der Einsatzort des DMS geändert werden soll. Egal, ob die Anzahl Ihrer Mitarbeiter oder Ihr Archivierungsvolumen wächst oder ob Sie zusätzliche Funktionen benötigen – windream wächst mit Ihrem Unternehmen. Die Basis von windream setzt sich aus dem windream Server, den windream Mit windream profitieren Sie von Menüs, und alle üblichen Befehle für der weltweit ersten Dokumenten- Datei-Operationen bleiben vollständig er- management- und Archivlösung, die halten. Das windream-DMS wird einfach vollständig in das Windows-Betriebs- als zusätzliches Netzlaufwerk im Windows system integriert ist. In der Praxis Explorer dargestellt. bedeutet dies, dass windream keine eigene Benutzeroberfläche mitbringt. Mit der patentierten Virtual File System Technologie (VFS) zeichnet sich das Sys- Stattdessen finden Sie die Bedienbefehle tem besonders durch seine intuitive Be- zusätzlich in den bekannten Windows- dienung aus. Sie können Ihre Dokumente Rechte Historie Version Indexe Volltext Clients, der windream Management Console und einer Datenbank (z.B. MS SQL) zusammen. Sie kann mittels weiterer Funktionsmodule, verschiedener Speichermedien und Schnittstellen bequem erweitert werden. Unterschiedliche Branchen können anhand vieler verschiedener Schnittstellen noch stärker von der Leistungsfähigkeit der Software profitieren. Es sind zahlreiche Erweiterungen erhältlich. 3 Sie beschäftigen Mitarbeiter, die von externer Seite auf Dokumente im DMS zugreifen müssen? Auf Informationen in windream kann auch von ausserhalb zugegriffen werden – sicher, schnell, zuverlässig und unabhängig von Ort und Zeit. Nutzen Sie mit dem windream Web Portal das Internet als Plattform für einen globalen Zugriff auf Informationen, die zentral auf einem windream Server gespeichert sind. Anwender können gezielt nach Dokumenten suchen und sie aus dem DMS abrufen. Sie können bearbeiten, archivieren oder neu erstellte Dokumente im DMS speichern. Dies führt zu einem Wettbewerbsvorteil mit messbarem Erfolg, denn Geschäftsprozesse lassen sich schneller abwickeln. Flexibilität ist gefragt ... Sie sind flexibel – Ihr DMS soll es auch sein. Häufig müssen Dokumente oder umfangreiche Datenbestände auf transportablen Medien zur Verfügung stehen Von überall zu jeder Zeit Standortunabhängiges Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS) über das Internet und weitergegeben werden. windream schafft diese Flexibilität, z.B. per CD oder ... unabhängig von Betriebssystem USB-Stick. So können Sie Daten wie und Installationsform Projektdokumentationen, Produktkatalo- Setzen Sie neben Windows weitere Be- ge oder Info-CDs flexibel verteilen. Auch triebssysteme in Ihrem Unternehmen digitalisierte Dokumente werden so un- ein? Und möchten Sie die im DMS ge- kompliziert verteilt. Darüber hinaus haben speicherten Dokumente auch auf diesen Sie die Sicherheit, Ihre Daten im Rahmen Systemen verfügbar machen? Möchten einer eventuellen Betriebsprüfung per Da- Sie auf Ihr Archiv zugreifen, ohne zusätz- tenträger bereitstellen zu können. liche Software zu installieren? Alles kein Problem. Eine sogenannte Windows- ... und grenzenlose Mobilität ... Eine mobile Nutzung von Datenbeständen erfordert regelmässige Datenabgleiche. Die Synchronisationssoftware von windream erledigt den Abgleich von Dokumenten und Ordnern zwischen verschiedenen windream Systemen einfach und effizient. Einerseits können Daten zwischen einem stationären windream Server und einer mobilen Version von windream auf einem Notebook synchronisiert werden. Ein weiteres Modul bietet die Möglichkeit, Daten auf mehreren windream Servern miteinander abzugleichen, z.B. zur Spiegelung der Daten. Netzlaufwerk-Freigabe ermöglicht den direkten Zugriff auf windream Dokumente unter verschiedenen Betriebssystemen. Unterstützt werden alle Betriebssysteme – so profitieren auch Linux- oder Mac OS-Anwender vom DMS. Sie arbeiten mit Terminal-Emulationen? Mit der TerminalServer-Erweiterung können Sie die gesamte DMS-Funktionalität von windream nutzen und von den Vorteilen profitieren: minimaler Installations- und Konfigurationsaufwand durch einmalige Administration am zentralen Applikationsserver. 4 riert aus ihrem Inhalt die notwendigen Indexinformationen zur Verschlagwortung. Dies erfolgt immer mit Texterkennungsmodulen, z.B. über OCR. Auch Barcodes, elektronische Formular-Erkennungspro- gramme oder manuelle Dateneingaben können genutzt werden. Zusammen mit Ihren Volltext-Informationen werden die Daten dann an windream übergeben. Archivieren und automatisch indexieren – per XML oder COLD Sollen grössere Datenmengen archiviert oder von einem anderen System über- Mit Sicherheit dokumentiert nommen werden, so ist eine möglichst Erfassen, indexieren und archivieren – alles in einem einzigen Arbeitsgang Manager verarbeitet Dokumente (Binär- Die verschiedenen Komponenten flexible, automatische Indexierung wünschenswert. Der windream XML Import daten) und deren (textbasierte) Indexinformationen in Form von XML-Daten aus beliebigen Prozessen. Diese automatische Erfassung wird durch ein zentrales Im- dem gescannten Dokument sofort Inde- von windream wurden speziell zum port-Programm realisiert und funktioniert xierungsinformationen In Scannen, Indexieren und Archivieren unabhängig vom Datenursprung oder IT- der Praxis wählen Sie vor dem Scannen eingehender Papierdokumente inner- System. So erfassen Sie verschiedenste z.B. die Dokumentenklasse „Rechnung“ halb eines Netzwerkes konzipiert. Sie Daten flexibel, sicher und zeitsparend. In direkt am Bedienfeld des MFP-Systems kommen z.B. bei der automatisierten vielen Unternehmen und Behörden wer- aus. Auch eindeutige Informationen, wie Erfassung von Rechnungen inklusi- den Massenbelege, wie Gehaltsabrech- Kundennummer oder Rechnungsnum- ve Barcode-Erkennung zum Einsatz nungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide mer können erfasst werden. Damit sind oder sorgen in der Posteingangsver- oder Verbrauchsabrechnungen elektro- die gescannten Dokumente sofort in win- waltung für enorme Zeitersparnis. nisch erzeugt, dann ausgedruckt und per dream abgelegt, ein nachträglicher Bear- windream arbeitet optimal mit allen Post versendet. Das Archivieren dieser beitungsschritt für die Verschlagwortung Konica Minolta bizhub-Systemen zu- Belege verursacht oft wachsende Prob- wird eingespart. leme. windream bietet hier eine Lösung, mitgegeben. sammen: bei der die Dokumente direkt aus den Massenbelege erfassen und elek- vorhandenen Druckdateien übernommen Erfassen Sie Ihre Papierdokumente ein- tronisch sortieren fach über die Scanfunktionalität der und indexiert werden. Das entsprechende Für die automatisierte Erfassung von multifunktionalen Systeme. Zusätzliche COLD-Modul extrahiert und verschlag- Papier-Massenbelegen sind Komplettlö- Arbeitserleichterung ermöglicht die inno- wortet die Belege vollautomatisch. sungen erhältlich, die windream mit einem vative Konica Minolta OpenAPI Techno- Scanprogramm kombinieren. Alle Doku- logie. Damit können Skripte zur gleichzei- mente und Formulare werden zunächst tigen Eingabe zugehöriger Informationen mit dem Scanprogramm erfasst. Das erstellt werden. Als Ergebnis werden System analysiert die Belege und gene- 5 Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz Geschäftsvor- Suchbegriffe im Text farblich kennzeich- eines Dokumentenmanagement- und gänge, die mit dem windream BPM De- nen lassen und gezielt zu den Fundstellen Archivsystems ist die Erfüllung sämt- signer grafisch modelliert werden. Es er- navigieren? Der windream Viewer verein- licher Anforderungen, die aus han- möglicht die Nutzung unterschiedlichster facht und beschleunigt die Identifizierung dels- und steuerrechtlicher Sicht an Prozesstypen. Standards wie Fristen- und von Dokumenten. Das Modul kann mehr ein DMS- und Archivsystem gestellt Eskalationsmanagement werden ebenso als 200 verschiedene Dateiformate dar- werden. unterstützt wie Rollen für bestimmte Mit- stellen, ohne dass die Originalanwendung Abbildung strukturierter arbeiter. Der integrierte Formulardesigner installiert sein muss. Unter Umständen windream erfüllt alle gesetzlichen Be- erlaubt die einfache Gestaltung beliebiger sparen Sie dadurch erhebliche Lizenzkos- stimmungen, wie gesetzliche Buchfüh- Formulare. Der windream BPM Client zeigt ten. rungsvorschriften und steuerrechtliche Vorschriften (z.B. gemäss OR, GeBüV, MWSTG, MWSTGV, EIDI-V, BGA etc.). Zusätzlich bestätigt ein offizielles Gutachten eine umfassende Revisionssicherheit „auf höchstem Niveau“. Gleichzeitig profitieren Sie natürlich von den überzeugenden Vorteilen, welche für die rigorose Ablösung papiergebundener Ablagen sprechen: viel schnellere Informationsrecherche und sofortiger Zugriff auf Dokumente, viel weniger Platzbedarf trotz stetig wachsender Datenmengen, bequeme Auslagerung digitalisierter Dokumente auf Medien mit grossem Speichervolumen, höchste Datensicherheit und zeitlich fast unbegrenzte Verfügbarkeit aller Informationen. Lebenszyklusverwaltung für Dokumente Mit diesem Modul können Lebenszyklen für Dokumente festgelegt und automatisiert werden. Individuelle Regeln legen fest, wie lange ein Dokument bearbeitet werden kann, wann es archiviert wird, wie lange es archiviert bleibt und wann es endgültig aus dem System entfernt wird. Die Lebenszyklusverwaltung gewähr- leistet die Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen, führt zu einer immensen Arbeitserleichterung und maximaler Sicherheit bei der Archivierung. Workflows einfach automatisieren windream BPM (Business Process Management) ist ein ideales System zur Archivieren optimieren Lebenszyklus der Dokumente verwalten und automatisiert archivieren die spezifischen Aufgaben in übersichtli- Bildvorschau nutzen cher Form an, z.B. die mit einem Prozess Ein Bild sagt mehr als tausend Worte ... verknüpften Dokumente in der Wiedervor- oder als ein Dateiname. Bilder auf den ers- lage. Für eine schnelle Entscheidungsfin- ten Blick erkennen und identifizieren – das dung stehen alle wichtigen Informationen ist mit einem Modul für Miniaturansichten sofort bereit. Ein Prozessschritt wird ein- möglich. Anhand der Bildvorschau kann fach mit einem Klick abgeschlossen und der Anwender Dokumente sofort betrach- elektronisch an den nächsten Bearbeiter ten und entscheiden, welches Dokument weitergereicht. er sehen oder über das Web herunterladen möchte. Die individuelle Dokument- Dokumente betrachten Durch Dokumente blättern, ohne die Originalanwendung starten zu müssen? auswahl über Miniaturansichten erspart Ihnen lange Downloadzeiten. 6 windream arbeitet mit einer speziellen Signaturen-Registerkarte, in der Signaturen verwaltet, Unterschriften geprüft und Dokumente inklusive Signaturen exportiert werden können. Der Exportprozess erfolgt nach der international gültigen PKCS#7-Spezifikation (Public Key Cryptography Standards) zur Nachrichtenverschlüsselung und -signierung auf der Basis von Public Keys. E-Mail-Kommunikation optimieren Sind E-Mail-Dokumente im Sinne der neuen gesetzlichen Richtlinien geschäft- Rechtlich einwandfrei lich relevant, so müssen sie sicher archi- Elektronisch signieren – Authentizität und Integrität belegen eines Rechtsstreits oder einer Finanzprü- Anstelle ten persönlicher werden bei Unterschrif- digitalen Doku- Schweiz geltenden Gesetzen nachgewiesen (in der Schweiz wird die Anerkennung menten „elektronische Signaturen“ des jeweiligen Zertifizierungsdienstes eingesetzt. Dies sichert die Rechts- durch eine Anerkennungsstelle vorausge- verbindlichkeit, denn elektronische setzt). Darüber hinaus beweist eine gülti- Dokumente sind laut aktuellen ge- ge elektronische Signatur auch, dass ein setzlichen Bestimmungen den Pa- Dokument unverändert beim Empfänger pierdokumenten gleichgestellt. angekommen ist. Die Signatur ist fest an den Nachrichteninhalt gekoppelt, so dass Mit der elektronischen Unterschrift in jede Änderung des Dokumentes durch windream ist die Authentizität gemäss eine ungültige Signatur sofort entlarvt den in Deutschland, in der EU sowie in der würde. Vorteile von windream • Einfache Installation und Integration • Leicht erlernbare Windows-konforme Benutzeroberfläche, d.h. minimaler Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz • Die Handhabung der Dokumente erfolgt in gewohnter Windows-Umgebung • Dialoge zum Öffnen und Speichern von Dateien reichen aus und sind bereits bekannt • Keine Anpassungen bei neuen Anwendungen oder neuen Versionen von Anwendungen – keine Makros in Anwendungen notwendig • Betriebssystemfunktionen bleiben erhalten („Öffnen mit“, „Senden an“, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, OLE-Verknüpfungen, Drag & Drop etc.) • Skalierbare DMS-Lösung mit optionalen Modulen für spezielle Anforderungen viert werden und jederzeit abrufbar sein. Der Verlust wichtiger E-Mails kann im Fall fung immense negative Auswirkungen haben, wenn sie als Nachweis benötigt werden. Mit windream sind verschiedene Lösungen zur effektiven Archivierung elektronischer Post erhältlich, so zum Beispiel für die Archivierung unter Microsoft Outlook oder Lotus Notes. Die windream MailArchivierung kann Verschlagwortungsinformationen aus E-Mails übernehmen. Das Ergebnis ist eine sinnvolle Automatisierung des Vorgangs und eine gesicherte und strukturierte Ablage im System. Ausserdem werden Mailserver entlastet, die häufig als Flaschenhals bei der Informationsrecherche fungieren. Alle Objekte sind sowohl in der Mail-Anwendung als auch in windream verfügbar. Durch die Recherchemöglichkeit in Mails und deren Anhängen finden Sie wichtige Informationen im Arbeitsalltag viel schneller wieder. Sie gewinnen eine verbesserte, schnellere Kommunikation und steigern die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. 7 Sie setzen Multifunktionsgeräte kationskanälen. In jedes System ist auch windream des Marktführers Konica Minolta ein eine extrem flexible Schnittstelle mit dem Schnittstelle zwischen beiden Welten dar und möchten gescannte Dokumen- Namen OpenAPI integriert. Über diese und unterstützt beide Funktionsbereiche. te revisionssicher archivieren? Sie Schnittstelle können bizhub-Systeme mit Es bietet daneben eine flexible Verarbei- wollen Ihren Mitarbeitern eine direk- weiteren Applikationen verbunden und tung der erhaltenen Informationen und te Rückmeldung über die am bizhub sogar von diesen gesteuert werden. Da- Dokumente, bevor diese an das jeweils eingegebenen Daten zur Verfügung bei sorgt OpenAPI dafür, dass der Benut- andere System weitergegeben werden. stellen, damit klar ist, dass die einge- zer das bekannte „Look & Feel“ wie ge- scannten Papierdokumente vernich- wohnt weiter nutzen kann – dies jedoch tet werden können? mit zusätzlicher Funktionalität. bizhub connect stellt die Oder haben Sie weitere Aufgaben zu erledigen, die mit eingescannten Dokumenten in Verbindung stehen? Egal, ob in kleinen und mittelständischen Unternehmen oder in Grosskonzernen mit vielen Standorten – windream bizhub connect löst Ihre Archivierungsprobleme ganz ohne Papier, indem das System beliebig viele Konica Minolta bizhub-Systeme mit dem revisionssicheren windream Archiv schnell und flexibel verbindet. Marktführende Technologie und Funktionsvielfalt In Bezug auf die Vielseitigkeit und Funktionsvielfalt sind die Systeme der Konica Minolta bizhub-Geräteserie marktführend. Sie bieten schon im Basisumfang eine weite Vielfalt an verschiedenen Kommuni- windream bizhub connect Die nahtlose Verbindung zwischen Konica Minolta Multifunktionssystemen und windream Leistungsmerkmale von windream bizhub connect • • • • • • • • • • Gerätespezifische Verbindung von Konica Minolta bizhubSystemen und windream Benutzerspezifische Menüs nach Authentifizierung am Gerät Eingabe verschiedener Informationstypen Auswahllisten mit Suchfunktion Plausibilitätsprüfung der Eingaben und direkte Kommunikation mit dem bizhub-Bediener Flexible Weiterverarbeitung von Informationen und Dokumenten, wie zum Beispiel OCR, Formatkonvertierung, Barcode-Erkennung, Dokumenttrennung oder -zusammenfassung Einbeziehung weiterer Informationsquellen für die Weiterverarbeitung Gezielte Dokumentablage in windream Start Arbeitsprozessen direkt am bizhub-System Rückmeldung über Systemschritte direkt auf dem bizhub-System Flexible Eingabe Am bizhub Gerät selbst können verschiedene Informationen wie Rechnungsnummern oder Lieferantennamen eingegeben werden. Bei längeren Eingaben ist die Nutzung zuvor konfigurierter Auswahllisten möglich, um dem Bediener überflüssige Eingaben zu ersparen und den Klassifizierungsaufwand für die elektronisch zu erfassenden Dokumente so gering wie möglich zu halten. Technische Daten windream - Die wichtigsten windream Module Basislizenzen Standard Business Edition (SBE) - Basisfunktionen für kleine und mittelständische Unternehmen. Standard Business Extension (SBX) erweitert die SBE-Version um zusätzliche DMSspezifische Funktionen. Business Edition (BE) für Grossunternehmen. windream WMC windream Management Console für die Verwaltung von Systemeinstellungen, Objekttypen sowie Benutzern und Gruppen. windream Management Extension (WMX) Abfrage aktueller Daten einer windream-Umgebung und Ausgabe in Form einer Grafik (System-Monitoring). DMS-Browser Zugriff auf in windream gespeicherte Dokumente direkt aus der windream Management Console. windream DocView Modul zur Dokumentenvorschau ohne Starten der Originalprogramme. Schnellansicht von mehr als 200 Dateiformaten, Annotationsfunktionalität, integrierte Volltextsuche. bizhub connect Schnittstelle zu Konica Minolta bizhub-Multifunktionsgeräten für effizientes Scannen. windream Indexmaske, Start von Prozessen am MFP. windream Web Portal Standortunabhängiger Zugriff auf alle in windream gespeicherten Informationen, mit gezielter Recherche, Ansicht und Download von Dokumenten. Voraussetzung: gültiges windream Benutzerkonto und Internetzugang. windream Web Portal Pro Professional Version von windream Web Portal mit erweiterten Funktionen, wie direkte Erstellung und Bearbeitung von Ordnern und Eigenschaften sowie Upload von Dokumenten. windream Exchange Automatische Weiterleitung, Speicherung und Verwaltung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers. windream Filesystem Archivierung Revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumentbestände. windream To Go Weiterleitung und Verteilung beliebiger Dokumente aus einem stationären windream System an andere Anwender. Auch Anwender ohne windream Installation können Dokumente beliebig transportieren, verteilen, offline recherchieren und lesen. windream Mobile Export von Dokumenten aus einem stationären windream-System für den mobilen Einsatz. Exportierte Daten können bearbeitet und anschliessend wieder ins windream-System überspielt werden. windream BPM Integrierte Workflow-Lösung zur Modellierung, Bearbeitung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Unterstützt verschiedene Prozesstypen, Formular- und Workflowdesigner sowie Rollen. windream Proxy-Server Verbindet Standorte und synchronisiert Daten. Schnelle Bereitstellung von Dokumenten an dezentralen Standorten. windream für SAP Die Schnittstelle windream SAPcommand verknüpft in windream gespeicherte Dokumente nahtlos mit SAP Businessobjekten. SharePoint Transparente und unkomplizierte Integration von windream in SharePoint Server. Hardware & Software Spezifikationen windream Mindestanforderungen Server Betriebssystem: Windows 2003 ab SP 2 (x86/x64), Windows 2003 R2 SP2 (x86/x64) oder Windows 2008 R2 (x64) Anm.: Bei Einsatz des Microsoft Small Business Servers wird die Premium Edition benötigt. Empfohlene Rechnerleistung: 2 GHz Prozessor (Dual Core oder besser), 2 GB RAM (4 GB oder mehr) mindestens 8 GB freie Festplattenkapazität windream-Dateiablage: mindestens 1 GB windream-Temporärablage: mindestens 500 MB Unterstützte Datenbanken: MS SQL Server ab 2005 SP3, MS SQL Server 2008 SP1, SQL Server 2012 oder Oracle ab Version 9.2.0.4. / ab 10.2.03 / ab 11g R2 (11.2.0.1) Mindestanforderung Client Windows XP Professional SP3, Vista, Windows 7, Microsoft Management Console ab 1.2 (optional für die Installation der windream Management Console), Microsoft Scripting Host 5.0 mit Java-/VB-Unterstützung Computer: Pentium 4 (2 GHz, Dual-Core) Arbeitsspeicher: 1 GB RAM (2 GB oder mehr) Freier Festplattenspeicher: mindestens 150 MB (300 MB)