- U+P Systemhaus

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Erfolgsgeschichte
Mit dem Acer Iconia Tab 7 zum
automatisierten Bestellprozess
Die Situation
Schnell und komfortabel können Inhaber oder Einkäufer von Tabakgeschäften ihre Bestellungen erledigen.
Möglich macht das eine App, die die Webcam des Acer Iconia Tab 7 Tablet mit eingebautem Autofokus nutzt.
Auf dieser Plattform hat die Verbundgruppe DTV Tabak jüngst den Einkauf für seine Fachhändler automatisiert. Über 900 Geräte hat Acer Synergy Platinum Partner U+P Systemhaus aus Köln bereits geliefert.
„Mit dem Acer Iconia Tab 7 haben wir genau das Gerät gefunden, das wir gesucht haben“, sagt René Ziesemer, IT-Leiter
und Prokurist bei der DTV Tabakwaren-Vertriebsgesellschaft
mbH aus Frechen. Das Unternehmen ist die Verbundgruppe
mehrerer deutscher Tabakwaren-Großhändler. Gegründet
wurde der Verbund vor mehr als 30 Jahren. Damals waren
die regional agierenden Großhandelsunternehmen mit der
Aufgabe konfrontiert, sogenannte Systemkunden zu bedienen. Systemkunden sind Großabnehmer mit bundesweit
verteilten Verkaufsstellen, die zentral aus einer Hand betreut werden möchten. Dies übernimmt und koordiniert die
Zentrale der Verbundgruppe. Jeder DTV-Gesellschafterbe-
Über den Endkunden
DTV Tabakwaren-Vertriebsgesellschaft mbH mit
Sitz in Frechen ist die Verbundgruppe von 14 deutschen Tabak-Großhändlern. Das Unternehmen betreut bundesweit agierende Systemkunden, meist
große Ketten mit dezentral bestellenden Verkaufsstellen. Das Unternehmen erwirtschaftet mit 1700
Mitarbeitern einen Umsatz von 3,4 Milliarden Euro.
trieb kümmert sich dann dezentral um die Belieferung der
Verkaufsstellen in seiner Region.
Ziesemer war auf der Suche nach einer Lösung, die den
Bestellprozess vereinfacht und automatisiert. Denn die Verfahren, mit denen viele der Verkaufsstellen Ware aus dem
3000 Artikel umfassenden aktiven Artikelstamm der DTV
Tabak bestellten, waren nicht mehr zeitgemäß, aufwändig
und fehleranfällig.
„Mit dem Acer Iconia Tab 7 haben wir genau
das Gerät gefunden, das wir gesucht haben“,
René Ziesemer,
IT-Leiter und Prokurist DTV Tabak
Im gesamten Logistikprozess ist eine schnelle und zuverlässige Auftragserfassung kritisch, denn die Aufträge werden
in der Folge automatisiert über mehrere Stufen weiterverarbeitet: DTV Tabak leitet die Bestellungen an den regional aktiven DTV-Gesellschafterbetrieb weiter. Dieser beliefert die
jeweiligen Verkaufsstellen mit der bestellten Ware und bestätigt das im System. DTV Tabak konsolidiert anschließend
die elektronischen Belege und stellt eine Gesamtrechnung
an die Systemkundenzentrale. Diese rechnet die Bestellungen schließlich mit ihren Verkaufsstellen ab.
Erfolgsgeschichte
„Wir hatten vier Bestellprozesse“, erinnert sich Ziesemer. In einigen Fällen
können Bestellungen direkt über das
Kassensystem der Verkaufsstelle ausgelöst werden – der Idealfall. Stark genutzt
waren aber die klassischen Wege Telefon und Fax. In die Jahre gekommen war
MDE. Das steht für Mobile Datenerfassung, ein etwa 20 Jahre altes System, das
mit klobigen Handscannern arbeitet.
Als einer der DTV-Gesellschafterbetriebe eine Bestell-App
entwickelte, nahm Ziesemer die Software unter die Lupe
und sprang auf das Projekt auf: „Die App sollte MDE ersetzen
und den Fax- und Telefonbestellern eine interessante
Alternative bieten.“ Denn es sei praktisch unmöglich gewesen, diesen
personalintensiven und fehleranfälligen
Bestellweg zu automatisieren. Damit stellte sich die
Frage
nach dem richtigen Endgerät. Keine ganz triviale Aufgabe,
wie sich herausstellen sollte.
Denn das Gerät sollte nicht nur
handlich und intuitiv, also mit einer Hand und sehr einfach
zu bedienen sein, sondern auch eine lange Akkulaufzeit haben. Die Performance musste passen und das Gerät sollte
Android-basiert sein. Weil die Bestellungen im Laden direkt
vom Barcode am Regal eingescannt werden, war eine Kamera mit Autofokus ein wichtiges Kriterium. Zudem sollte das
Gerät im Support-Fall die Fernsteuerung durch die Fernwartungssoftware Teamviewer unterstützen. Vor allem bei den
beiden letzten Kriterien dünnte sich das Feld der geeigneten
Geräte deutlich aus. Und schließlich musste das Preis-/Leistungsverhältnis stimmen.
Die Acer Iconia Tablets erfüllten alle Kriterien mit einer Ausnahme: die Geräte ließen keine Fernsteuerung zu. Ziesemer
suchte das Gespräch und fand eine Lösung: Acer modifizierte die Geräte, sodass der Zugriff mit Teamviewer möglich
wurde. Ziesemer hatte sein Gerät gefunden.
Jetzt war logistisches und fachliches Know-how gefragt.
Das kam vom Acer Synergy Platinum Partner U+P Systemhaus aus Köln, nur wenige Minuten von DTV Tabak entfernt.
Das Systemhaus begleitete bereits die Testphase, in der 20
Geräte zum Einsatz kamen und übernahm schließlich auch
den Roll-out. „Die Geräte wurden direkt an die einzelnen
DTV-Gesellschafterbetriebe geliefert“, erinnert sich Lutz
Brocker, Key Account Manager bei U+P. DTV Tabak erhielt
eine Aufstellung der Geräte inklusive Seriennummern, um
die Nachverfolgung möglich zu machen.
Insgesamt wurden 940 Tablets der Serie Acer Iconia Tab 7
verteilt. „Sobald der Kunde das Gerät in Betrieb nimmt, wird
die App automatisch geladen; die Lösung ist sofort einsatzbereit“, erklärt Brocker. Je nach Standort verbinden sich die
Geräte über WLAN oder UMTS. Im letzteren Fall sind die Tablets mit M2M-Karten der Telekom ausgestattet. Die Übertragung der Bestellungen erfolgt verschlüsselt, wobei der
Zugang zur App durch ein Passwort geschützt ist. Die Geräte
sind nicht zusätzlich abgesichert: „Denn erstens liegen auf
ihnen keine geheimen Daten und zweitens möchten wir die
Mitarbeiter vor Ort ermutigen, die Geräte selbst zu nutzen“,
das erhöhe die Akzeptanz. Und die „hat unsere Erwartungen
bei weitem übertroffen“, freut sich Ziesemer.
Die Kunden haben ihr Verhalten geändert und ordern Tabakwaren, Raucherbedarfsartikel, Prepaid- und Geschenkkarten per App, weil diese einfach und intuitiv zu bedienen
ist. Das Projekt ist ein voller Erfolg - Ziesemer konnte MDE
inzwischen abschalten.
Über den Acer Synergy Platinum Partner
U+P Systemhaus ist ein europaweit agierender
IT-Dienstleister mit Sitz in Köln. Neben mittelständischen Unternehmen betreut U+P auch Konzerne aus den Branchen Handel, Medien und Industrie. Neben IT-Systemen und -Lösungen bietet U+P
seinen Kunden auch maßgeschneiderte Beschaffungssysteme und -plattformen sowie umfangreiche logistische Dienstleistungen an. U+P ist zudem
Acer Authorised Service Partner.
Über Acer
Acer ist einer der Top-Fünf-Hersteller von IT-Hardware. Das Unternehmen wurde 1976 in Taiwan gegründet, der Hauptsitz ist in Taipei. Acer ist börsennotiert an der Taiwan Stock Exchange (Kürzel: 2353)
und in London (2306Q.L). Mit rund 7.000 Mitarbeitern erwirtschaftet der Konzern 10,93 Milliarden US
Dollar (Geschäftsjahr 2014).