DVZ.info Ausgabe 02/13 - DVZ Datenverarbeitungszentrum
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G E M E I N S A M V I S I O N E N V E R W I R K L I C H E N. Den Horizont öffnen Mit Kooperationen, Netzwerken und Partnerschaften zu neuen Perspektiven und Lösungsansätzen Hoch aufgelöst: Setzen Sie Ihre Konferenz mit dem Zentralen HD-Videodienst M-V ins richtige Bild Wegbegleiter Mit dem DVZ zur prozessorientierten Verwaltung 0 2 | N OV E M B E R 2013 DVZ.info Impressum Herausgeber:DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH Lübecker Straße 283 19059 Schwerin Chefredakteur & Anzeigen: André Korsch (V. i. S. d. P.) Redaktion:Katrin Becker (Art Director), Bettina Deuil (Chefin vom Dienst/Textchefin), Sonja Kucharzewski Foto- und Bildnachweis:BlackBerry® Ltd. (S. 19f) Cisco Systems Inc. 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Diese von Literatur-Nobelpreisträger George Bernard Shaw stammende Allegorie finde ich sehr bezeichnend für den Sinn und Zweck von Kooperationen. Gerade als IT-Dienstleister der Öffentlichen Verwaltung teilen wir mit vielen IKT-Dienstleistern in Europa vergleichbare rechtliche Rahmenbedingungen, Sicherheitsbestimmungen oder Standards bzw. innerhalb des Portfolios vergleichbare Herausforderungen, die umgesetzt werden müssen. Hier ist es uns gelungen, die Allianz Euritas als Sprachrohr und mittlerweile internationale Plattform zum Austausch von Wissen, Lösungsideen bzw. Empfehlungen zu etablieren. Die Zusammensetzung der Mitglieder aus Ländern wie Österreich, Schweiz oder Dänemark zeigt, wie wichtig der fachliche Abgleich und die Bündelung der zu tätigenden Entwicklungsleistungen im länderübergreifenden Kontext geworden sind. Geht es doch darum, unsere Kunden bestmöglich zu beraten und die immer knapper werdenden Ressourcen, Kapazitäten und Gelder nachhaltig einzusetzen. Wie das Netzwerk Euritas arbeitet und welche Kooperationen und Partnerschaften das DVZ außerdem pflegt, erfahren Sie im Rahmen unserer Titelreihe. Ihr Hubert Ludwig DVZ.info 02 I November 2013 1 Inhalt TITELTHEMA INFORMIEREN 04 FÜR UNSERE 26 TECH-TALK: Warum sich das DVZ in Kooperationen, Partnerschaften oder Netzwerken engagiert Vorgestellt: ausgewählte Werkzeuge für den mobilen und sicheren Zugriff auf Behördendaten KUNDEN 07 EUROPAWEIT STARK AUFGESTELLT Das internationale Netzwerk Euritas bringt öffentliche IT-Dienstleister zusammen TOOLS ON.TOUR BEWEGEN 10 IM INTERVIEW Klaus-Guntmar Goldberg über neue Kunden-Anforderungen und das DVZ als Prozessberater 09 NEUE DVZ- 16 ELEKTRONISCHES Bereich Managementberatung legt Schwerpunkt auf Beratungsexpertise im Geschäftsprozessmanagement Wie das kulturelle Erbe von M-V digitalisiert wird ABTEILUNG LANDESARCHIV 19 WAS IST DRAN AM BLACKBERRY Z10? Neue Highlights, gute Kritiken aber Startschwierigkeiten am Markt 2 DVZ.info 02 I November 2013 MITTENDRIN 14 VORNE WEG STATT NUR DABEI WIR SIND „SAP CUSTOMER CENTER OF EXPERTISE“ DATACENTER JUSTIZ FEIERT GEBURTSTAG 15 WISSENS- MANAGEMENT ENTWICKELN 22 KOMMUNIKATION Neue Funktionalitäten, mehr Postfachkapazität - Die Zentrale Groupware 2.0 hat viel zu bieten 12 DOMEA® Vollelektronische Vorgangsbearbeitung in M-V erfolgreich eingeführt VERNETZEN 24 ZENTRALER HD- VIDEODIENST M-V Preise, Leistungspakete und Nutzungsvoraussetzungen auf einem Blick 28 NETZSICHERHEIT Teil 2 zur Themenreihe: Warum Next Generation Firewalls künftig ein Muss sind RELEASE-TICKER DVZ.info 02 I November 2013 3 TITELTHEMA Schau über den Tellerrand! Warum Kooperationen und Partnerschaften für das DVZ wichtig sind 4 DVZ.info 02 I November 2013 Ob langfristig angelegt oder projektbezogen, ob als interne Einigung oder als Vereinbarung mit Außenwirkung: Kooperationen und Partnerschaften gibt es in vielfältiger Form. Auch das DVZ verfügt über ein ausgedehntes Partner-Netzwerk, pflegt Kooperationen bzw. engagiert sich in Mitgliedschaften renommierter Verbände. Ziel ist dabei immer, die eigene Innovationsfähigkeit und Verlässlichkeit zu verbessern, ohne die Verantwortung gegenüber den Kunden aufzugeben. Strategisch stark durch Netzwerke Häufig sind eine Kooperation bzw. ein Engagement innerhalb von Netzwerken unter strategischen Gesichtspunkten interessant. Die Arbeitsgemeinschaft der Leiter der Datenzentralen (ALD) bietet beispielsweise die Möglichkeit, durch den Erfahrungsaustausch zwischen den IT-Dienstleistern der Bundesländer eigene Geschäftsmodelle oder die Art der Leistungserbringung unter ähnlichen Voraussetzungen zu reflektieren. Das DVZ engagiert sich seit mehreren Jahren federführend bei der Koordination und thematischen Ausgestaltung dieses Netzwerkes. Auf diese Weise haben wir u. a. aktuelle Themen des IT-Planungsrates für jedes Mitglied oder die Ausrichtung und das Portfolio der jeweiligen Landesdienstleister im Blick. Diese Marktsicht ist wichtig, um professionelle Services in M-V betreiben und die Kunden optimal beraten zu können. Ein vergleichbares Netzwerk auf internationaler Ebene - das wir im nachfolgenden Beitrag ausführlich darstellen - ist unter der Bezeichnung Euritas etabliert. Unter Einbeziehung von Wirtschaftsunternehmen gilt Ähnliches für die Initiative D21. In diesem Netzwerk bringen 200 Mitgliedsunternehmen und -organisationen aller Branchen sowie politische Partner von Bund und Ländern gemeinsam praxisnahe Non-Profit-Projekte voran - alle mit engem Bezug zu Informations- und Kommunikationstechnologien. Mehr als die Summe aller Teile Das Engagement in Netzwerken ist somit für das Hinterfragen der eigenen Arbeitsweise wichtig. Gleichzeitig bieten sich durch den Kontakt zu anderen Institutionen zahlreiche konkrete Anknüpfungspunkte für bilaterale Kooperationsthemen, die in gemeinsamen Absichtserklärungen vereinbart werden. Derzeit bestehen mehrere dieser Kooperationsverträge zu IT-Landesdienstleistern, um einerseits die Zusammenarbeit im Themenbereich E-Government zu intensivieren. Andererseits werden gemeinsame Lösungsvorschläge zu aktuellen Themen ausgearbeitet, z. B. länderübergreifende Überwachungsmöglichkeiten von Infrastrukturen oder mobiles Arbeiten im Verwaltungsumfeld. Im Ergebnis können Lösungen schneller für die Landesverwaltungen bereitgestellt werden bzw. diese kostengünstiger betrieben werden. „Eine breite Marktsicht und ein deutschlandweites Engagement in Netzwerken ist wichtig, um für das Land M-V professionelle Services zu betreiben und Kunden optimal zu beraten. “ „ Die aus Kooperationen entstehenden Synergien bieten eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten, komplexe Kundenlösungen arbeitsteilig, unternehmensübergreifend und kostengünstig lösen zu können. “ Eng verzahnt: Für unsere Kunden Die gängige Form der Zusammenarbeit mit externen Partnern besteht in der anteiligen Übernahme von Beschaffungs-, Entwicklungs- oder Betriebsaufgaben. Diese Geschäftsbeziehungen sind eng vertraglich geregelt, da es häufig um die Absicherung von Leistungen geht, für die das DVZ weiterhin die Gesamtverantwortung gegenüber dem Kunden wahrnimmt. Da verwundert es nicht, dass große Technologiepartner (u. a. Cisco, Oracle, Microsoft, T-Systems, SAP, OpenText) eine Rolle spielen. Aber auch die regionale Wirtschaft in M-V profitiert von unseren operativen Geschäftsbeziehungen. Fast 40 Prozent des Auftragsvolumens, das wir DVZ.info 02 I November 2013 5 „Die Zusammenarbeit mit externen Partnern schafft Freiräume für die Weiterentwicklung eigener Services und die Beschäftigung mit neuen Innovationsthemen. “ „ Von A wie Ausbildung, über S wie Sozialpaket bis Z wie Zusammenhalt: Mit unterschiedlichsten, attraktiven Angeboten sorgt das DVZ dafür, dass Fachkräfte in M-V gehalten werden. “ 6 an Leistungen bei anderen Firmen einkaufen, beziehen wir von Unternehmen, die in M-V ansässig sind. Dazu spielen neben den Kosteneffekten bei wiederholbaren Leistungen aus längerfristigen Rahmenverträgen für das DVZ auch Benchmarks und Vergleichbarkeitsaspekte eine wichtige Rolle, die als Indikator für die Leistungsfähigkeit der bereitgestellten Services dienen. Ein weiteres wichtiges Argument für die Nutzung dieser Partnerschaften ist eine höhere Agilität durch die Schaffung von Freiräumen für die Weiterentwicklung eigener Services und die Beschäftigung mit neuen Innovationsthemen. In jedem Fall sind diese Art der Geschäftsbeziehungen durch Rahmenverträge auf eine längerfristige Zusammenarbeit ausgerichtet, weshalb auch DVZ-Kooperationen zur methodischen Unterstützung durch Dienstleistungsunternehmen erwähnenswert sind, die partnerschaftlich das DVZ themenspezifisch u. a. bei der Personalentwicklung (Management School St. Gallen), bei interaktiven Simulationsszenarien (Gamingworks) oder bei strategischen Geschäfts- und Partnerschaftsmodellen (Partnerschaften Deutschland) unterstützen. Dieses sich kontinuierlich erweiternde methodische Rüstzeug versetzt das DVZ in die Lage, das Beratungsspektrum für seine Kunden beständig zu erweitern. In gesellschaftlicher Verantwortung Durch die enge Zusammenarbeit mit Unternehmen, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, den Industrie- und Handelskammern oder als Mitglied der „IT-Initiative Mecklenburg-Vorpommern e. V.“ prägt das DVZ auf regionaler Ebene nachhaltig die IT-Landschaft Mecklenburg-Vorpommerns. Dringend benötigte und in anderen Ländern heiß begehrte Fachkräfte werden gehalten. Spezielle Angebote für Auszubildende und Absolventen aus der Region sorgen dafür, dass auch der Fach- und Führungskräftenachwuchs wieder Perspektiven sieht, die einer Abwanderung in wirtschaftsstärkere Bundesländer oder gar ins Ausland entgegenwirkt. Ohne Einsatz geht es nicht Eine fernöstliche Weisheit sagt: „Es genügt nicht, zum Fluss zu kommen mit dem Wunsch, Fische zu fangen. Man muss auch das Netz mitbringen.“ Das Zitat verdeutlicht, dass Kooperationsbemühungen und Partnerschaften nicht per se erfolgreich sind. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist, dass alle Beteiligten dazu bereit sind, ihre fachliche Kompetenz zu teilen und in eine Zusammenarbeit zu investieren. Über die Jahre ist es dem DVZ gelungen, verschiedene Kooperationen und Netzwerke aufzubauen. So erhalten wir die Möglichkeit, gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern Kräfte zu bündeln, um das Land M-V mit seinen Lösungen und Themen bundesweit zu präsentieren bzw. zu platzieren. Dr. Jörn Oldag DVZ.info 02 I November 2013 TITELTHEMA Netzwerken ohne Grenzen Dank Euritas europaweit aktiv Mit der European Association of Public IT Service Providers (Euritas) ist in den letzten fünf Jahren ein internationales Netzwerk aus öffentlichen IT-Dienstleistern entstanden, die zwar auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen wie Bund, Land bzw. Kommune wirken, aber ähnliche Herausforderungen zu meistern haben. IT-Dienstleister der Öffentlichen Verwaltung agieren in einem ähnlichen Arbeitsumfeld, sowohl in rechtlicher, technologischer als auch organisatorischer Hinsicht. Aufgrund vergleichbarer Rahmenbedingungen und Sicherheitsbestimmungen ergeben sich gemeinsame Aufgaben, die kooperativ besser und effizienter bewältigt werden können. Dieses Potenzial hat das DVZ frühzeitig erkannt. Als eines der Gründungsmitglieder von Euritas gehören wir zu den aktiven Treibern des Netzwerkes, das inzwischen Mitglieder aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und Dänemark vereinigt. Weitere Unternehmen aus benachbarten europäischen Ländern sind an einem Beitritt interessiert. DVZ.info 02 I November 2013 Miteinander - Füreinander Die Motivationen der öffentlichen IT-Dienstleister, sich freiwillig in diesem Netzwerk zu engagieren, sind vielfältig. Zu den Aspekten, die besonders im Vordergrund stehen, gehören der Austausch von Know-how und Best Practices, der Informationsaustausch zu aktuellen EU-Projekten/-Förderprogrammen sowie zu bereitgestellten IT-Dienstleistungen oder die Suche nach Partnern für gemeinsame IT-Projekte. Im Gegensatz zu klassischen Lobbyisten-Gruppen, die Eigen interessen ihrer Mitglieder vertreten und freie Entwicklungsmöglichkeiten auf dem Markt suchen, versteht sich Euritas als Sprachrohr und Netzwerk für eine kooperative Zusammenarbeit, um für den eigenen Kundenbereich bessere und leistungsfähigere Services anbieten zu können. Gelebte Zusammenarbeit Innerhalb von Euritas sind alle Mitglieder unabhängig von ihrer Größe bzw. Organisationsform gleichberechtigte Partner. Netzwerken heißt hier vor allem neugierig sein und sich für andere IT-Dienstleister, deren Leistungen und Vor- 7 DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH gehensweisen zu interessieren. Durch Reflexion dieser Erfahrungen mit den eigenen Arbeitsergebnissen entstehen Schlussfolgerungen, die zu Verbesserungen und Weiterentwicklungsnotwendigkeiten im eigenen Haus führen. Darüber hinaus diskutieren die Euritas-Partner aktuelle ITThemen, die auf der Digitalen Agenda der Europäischen Kommission stehen und damit alle Mitgliedsländer kurzoder mittelfristig betreffen. So können rechtzeitig Positionen für Empfehlungen erarbeitet werden, um darauf aufbauend den zukünftigen Handlungsrahmen für innovative IT-Leistungen zu konkretisieren. Dazu gehören aktuell z. B. Fachworkshops zu den Themen Mobile Device Management und Green IT, ein veröffentlichtes Whitepaper als Ratgeber für den Umgang/die Implementierung von Public- bzw. Private-Cloud-Diensten im Verwaltungsumfeld. Auch die Aufarbeitung und Strukturierung von kommenden Themen wie Open Government Data bzw. E-Democracy nehmen einen hohen Stellenwert ein. Diese inhaltliche Auseinandersetzung mit aktuellen Themen befähigt das DVZ, die Chancen und Risiken für eigene Investitionen bewusster abzuwägen bzw. die IT-Beratungsfunktion für die Landesverwaltung in M-V besser wahrnehmen zu können. Weiter entstehen daraus zwischen den Mitgliedern bilaterale Kooperationsmöglichkeiten, um zukünftig auch zielgerichteter gemeinsame Leistungen zu entwickeln bzw. zu betreiben. Erste Ansätze sind gerade mit den IT-Dienstleistern aus Wien und Berlin in Diskussion. International gut aufgestellt Durch die Teilnahme an europäischen E-Government-Konferenzen und das damit verbundene Netzwerken, haben wir gute Einblicke, wo und wie andere öffentliche IT-Dienstleister in Europa arbeiten. Gleichzeitig wird Euritas als Gemeinschaft für andere Institutionen interessant, um als Partner an geförderten EU-Projekten beratend oder aktiv begleitend mitzuwirken. Vor diesem Hintergrund erscheint das Ziel, dieses Netzwerk europaweit zu erweitern und Euritas zukünftig noch stärker als akzeptiertes Sprachrohr für die Verknüpfung von IT-Kompetenz und Verwaltungswissen zu positionieren, realistisch. Und bei der gedanklichen Rückkehr in heimische Gefilde sind die neuen Kontakte, der bilaterale Austausch, die Reflexion auf eigene Leistungen und die Vergleichsmöglichkeiten wertvolle Erfahrungen, um die IT- bzw. E-Government-Leistungen für Mecklenburg-Vorpommern voran zu bringen. Dr. Jörn Oldag IT-Dienstleister ist Kooperationsmitglied IT-Dienstleister erwägt Mitgliedschaft Erste Gespräche mit IT-Dienstleister geführt 8 DVZ.info 02 I November 2013 INFORMIEREN Mit voller Kraft voraus Managementberatung – die neue Abteilung im DVZ Der langfristig-strategische Umbau der Wertschöpfungsstruktur des DVZ macht unternehmerisch geprägte Strukturveränderungen erforderlich und setzt teilweise andere Qualifikationen und Fähigkeiten voraus. M-V auf dem Weg zur prozessorientierten Verwaltung Die Sicherstellung der Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern bedingt eine verlässliche Aufgabenwahrnehmung und kontinuierliche Verwaltungsmodernisierung. Diese Anforderung ist jedoch mit den Herausforderungen des demographischen Wandels und der Vermeidung von inakzeptablen Aufgabenverdichtungen in Einklang zu bringen. Es liegt daher im originären Landesinteresse, Potenziale für eine Effizienzsteigerung in einzelnen Verwaltungsbereichen zu identifizieren und durch Umsetzungsprojekte zu erschließen. Nur so ist dieser „Spagat“ erfolgreich zu meistern. Neben der fortlaufenden Aufgabenkritik zur Überprüfung der Aufgabenwahrnehmung auf Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit erlangen die Methoden und Instrumente des Geschäftsprozess managements zunehmende Bedeutung für die öffentliche Verwaltung. Eine entsprechende Unterstützung der Verwaltung durch Prozessoptimierung und damit einen „wahrnehmbaren Wertbeitrag“ erwartet Staatssekretär Peter Bäumer (Finanz ministerium M-V) vom DVZ als zentralen Landesdienstleister. Ausgebaute Beratungsexpertise im Geschäftsprozessmanagement Aus den zuvor skizzierten Umständen resultiert eine gesteigerte Nachfrage nach entsprechenden Beratungsleistungen. Auf diese Entwicklung hat sich das DVZ im Einklang mit seinen strategischen Entwicklungszielen frühzeitig eingestellt. Im Zuge des eingeleiteten Transformationsprozesses wurde die im Hause vorhandene Beratungskompetenz im Bereich des Geschäftsprozessmanagements in der Abteilung „Managementberatung“ zusammengeführt und ausgebaut. Mit dem in diesem Zusammenhang neu etablierten Sachgebiet „Prozess- und Organisationsberatung“ unterstreicht unser Haus seine bereits vorhandene und nun gebündelte Beratungskompetenz. Dazu wird die externe Wahrnehmung des DVZ als Organisations- und Prozessberater unterstützt. Ziel ist es, die eigene Beratungsexpertise in Verbindung mit Partnermodellen weiter planmäßig zu entwickeln und so sukzessive die Schlagkraft zu verstärken. Als landeseigener Betrieb besitzen wir bereits auf Grund unserer Genesis ein umfassendes Wissen und Verständnis der fachlichen Verwaltungsprozesse und des E-GovernmentUmfelds. Also fordern Sie uns! Klaus-Guntmar Goldberg 9 BEWEGEN „Unsere Beratungsexpertise steht auf solidem Fundament“ Klaus-Guntmar Goldberg ist Leiter der neu gebildeten DVZ-Abteilung „Managementberatung“. Im Interview spricht er darüber, warum das DVZ den Anforderungen und Aufgaben eines Prozessberaters gerecht werden wird. DVZ.info: Herr Goldberg, im vorangegangenen Beitrag sprechen Sie von einem Spagat, den die Landesverwaltung von M-V hinsichtlich der Herausforderungen des demographischen Wandels und der Vermeidung von inakzeptablen Aufgabenverdichtungen vollbringen muss. Inwiefern ist es denn für das DVZ ein Spagat, sich vom IT-Dienstleister zum Prozessberater zu entwickeln? Klaus-Guntmar Goldberg: In diesem Zusammenhang hört sich Spagat zu sehr nach einem mühevollen Verbiegen an. Dabei ist das DVZ seit Jahren gut im Training. Nur wurden wir bisher nicht bewusst in der Rolle des Organisations- und Prozessberaters wahr genommen. Nehmen wir z. B. das elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® oder die Einführung der elektronischen Akte BEATA. Ohne umfassende Kenntnisse der Arbeitsprozesse dahinter hätten wir die Verfahren nicht erfolgreich in die Landesverwaltung von M-V implementieren und bedarfsgerecht anpassen können. Das heißt, dank dieser seit Jahren gewachsenen Kenntnisse verfügt das DVZ schon über eine sehr gute Ausgangsbasis, um der Verwaltung jenseits IT-spezifischer Aufgaben beratend zur Seite zu stehen? Richtig. Elektronische Verfahren sind eng mit der Konsolidierung von Aufgaben und Prozessen im Verwaltungsbereich verbunden. Die dafür notwendigen IT-Konzepte beinhalten - gerade mit Blick auf das Thema E-Government - umfassende Analysen und Lösungen zur Anpassung von exis- 10 tierenden Arbeitsstrukturen. Nur jetzt ist es eben noch wichtiger geworden, den Blick auf das große Ganze zu richten. Hier müssen wir unsere Kunden unterstützen. Trotzdem hieß es im Beschluss der Staatssekretärsklausur, dass das DVZ als hauptverantwortlicher Leistungserbringer für Geschäftsprozessoptimierung bei Verwaltungs- und Querschnittsleistungen noch „ertüchtigt“ werden muss. In der Außenwahrnehmung stehen wir vor der Herausforderung, unsere Beratungsexpertise zur Unterstützung der Geschäftsprozessoptimierung „aus dem Boden zu stampfen“. Dass dem nicht so ist, und wir auf ein solides Fundament aufsetzen können, hatte ich skizziert. Die Mitarbeiter unseres Kernteams sind als „OMG Certified Expert in Business Process Modeling“ (OCEB), zertifiziert. Die Zertifizierungen in unterschiedlichen Stufen erfolgen nach einem international einheitlichen Standard über entsprechend autorisierte Testcenter und bescheinigen das Expertenwissen im Bereich des Geschäftsprozessmanagements. Hier verfügen wir also bereits über eine ausgeprägte Expertise, die wir in verschiedenen Projekten einbringen konnten. Allerdings gibt es neben der zukunftsorientierten Anpassung von hausinternen Strukturen ganz klar noch Nachholbedarf, vor allem, was das eigentliche Verwaltungswissen jenseits von IT-Fachaufgaben betrifft. Wie planen Sie diese Lücken zu schließen? Unter anderem, indem wir gezielt in die unterschiedlichen Verwaltungsbereiche gehen, um die dortigen Arbeitsabläufe besser kennenzulernen. DVZ.info 02 I November 2013 Dabei haben wir z. B. eine große Unterstützung durch das Finanzministerium M-V erhalten. Das gesamte Team der DVZManagementberatung durfte, beginnend Ende August, ein mehrwöchiges „Praktikum“ in den unterschiedlichsten Bereichen des Ministeriums absolvieren. Das Kernteam der Abteilung Managementberatung besteht derzeit aus fünf Personen. Ist ein weiterer personeller Ausbau geplant? Ja. Anfang November haben wir einen neuen Kollegen im Team aufgenommen. Darüber hinaus sind zwei weitere Stellen ausgeschrieben, die wir hoffen, noch im ersten Halbjahr 2014 durch Neueinstellungen besetzen zu können. Ein weiterer Ausbau hängt dann vom angezeigten und finanzierbaren Bedarf und dessen Entwicklung in den nächsten Jahren ab. Dazu wird die schon jetzt bewährte Zusammenarbeit mit Partnern und die daraus entstehende Bündelung von Kompetenzen einen hohen Stellenwert einnehmen. So agieren wir sowohl schlagkräftig, als auch wirtschaftlich effektiv. Bundesweit laufen verschiedene Projekte, die den Aufbau einer länderübergreifenden, prozessorientierten Verwaltung vorantreiben. Im Rahmen der Entwicklung der „Nationalen Prozessbibliothek“ (NPB) ist das DVZ maßgeblicher Partner. Was bedeutet das konkret? Das heißt, dass das DVZ sich auf die Übernahme der Betriebsverantwortung für die NPB vorbereitet und damit gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern und weiteren Projektpartnern maßgeblich an der Überführung der NPB in die Praxis beteiligt sein wird. Ziel ist es, mit der NPB nicht nur ein Verzeichnis aller Verwaltungsprozesse zur Verfügung zu stellen, sondern auch eine Plattform zum Austausch und Aufbau von Prozesswissen zu liefern. Das DVZ baut hierbei federführend den Community-Bereich der NPB auf. Ein Redaktionsteam sorgt für das laufende Einbringen neuer interessanter Inhalte und motiviert die Nutzer zu einer aktiven Mitwirkung und Mitgestaltung der Community. Welchen Einfluss haben dabei Projekte aus M-V? Eine herausragende Stellung mit bundesweiter Beachtung nehmen die maßgeblich vom Büro Kooperatives E-Government getragenen Projekte „Prozessmanagement in M-V“ und „Wissensmanagement in M-V“ ein. Das Projekt „Prozessmanagement M-V“ legt durch Vorgabe des methodischen Vorgehensmodells sowie eines praxisorientierten Ansatzes den Grundstock, wie Prozesse zukünftig aufgenommen, analysiert, optimiert und letztlich auch automatisiert werden können, um das verwaltungsübergreifende Zusammenspiel unterschiedlicher Akteure (Behörden, Ämter etc.) und deren DVZ.info 02 I November 2013 technischer Systeme zu unterstützen. Das Projekt „Wissensmanagement in M-V“ liefert in der ersten Stufe konzeptionelle Ansätze, mit welchen organisatorischen Methoden und technischen Mitteln das Verwaltungshandeln im zukünftigen Spannungsfeld „Serviceversprechen vs. demografischer Wandel“ unterstützt werden kann. Durch die enge Kooperation der beiden Projektgruppen wird der Brückenschlag zwischen dem LeiKa-Stammtexte-Management und der Prozesswelt vollzogen. „Mit Projekten wie der NPB oder dem Prozess- bzw. Wissensmanagement in M-V sind wir schon heute als Prozessberater bundesweit aktiv.“ Dazu wirkt sich die aktive Beteiligung am Entstehungsprozess doch sicher positiv für das Land M-V aus? Ja, denn so können wir gleich dafür Sorge tragen, dass bspw. Organisationsmodelle für ein nachhaltiges Prozess- und Wissensmanagement von Beginn an den Anforderungen einer Ebenen-übergreifenden, prozessorientierten Verwaltung gerecht werden. Übrigens ist die Aufnahme beider eben genannten, vom IT-Planungsrat gesteuerten Projekte in die Forschungslandkarte des „Föderalen Informationsmanagements“ eine weitere gute Referenz unserer Kompetenz als Prozessberater. Denn die hier gesammelten Ergebnisse und Erfahrungen nehmen Einfluss auf die Nationale E-Government-Strategie, die der IT-Planungsrat auf den Weg gebracht hat. Ein weiterer positiver Effekt ist die Ausrichtung auf bundesweite Standards und Methoden und die damit oft verbundene Einführung von neuen Arbeits- und Organisationsformen in der Öffentlichen Verwaltung. bd 11 ENTWICKELN Zu den Akten gelegt Nach Einführung von DOMEA® in der Ministerialverwaltung von M-V löst die E-Akte die Papierakte als Landesstandard ab Über zweihundert Jahre hatte sich der in Preußen entwickelte papieraktengestützte Geschäftsgang als Instrument staatlichen Handelns in unserem Bundesland gehalten. Nicht erst der demografische Wandel mit seinem Zwang zur Personaleinsparung, sondern auch die Entwicklung neuer Kommunikationstechnologien erforderten ein Umdenken. Mecklenburg-Vorpommern hat diesen Trend frühzeitig aufgegriffen und nach Lösungen gesucht: Die elektronische Akte mit nahezu medienbruchfreier Vorgangsbearbeitung auf der Basis der Software DOMEA® wurde projektiert. Mit dem Beschluss, das elektronische Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem DOMEA® einzuführen, traf das Landeskabinett in 2008 eine wichtige Entscheidung für die Zukunft der Ministerialverwaltung. „Wenn man bedenkt, dass mit diesem Projekt fast 2.000 Kernstellen der obersten Landesverwaltung mit einem grundlegend neuen Arbeitsmittel für die moderne Verwaltung ausgestattet wurden, ohne den Projektplan in den sechs Jahren zu gefährden, so wird klar, welche Leistung das Competence Center DOMEA®, allen voran der langjährige CCD-Leiter Stefan Barth, und die DVZ M-V GmbH als Landesdienstleister erbracht haben. Dafür herzlichen Dank.“ Peter Bäumer, Staatssekretär des Finanzministeriums M-V 12 Erfolgreiche Einführung in den Häusern Unter Federführung des Finanzministeriums M-V (FM) wurde das Competence Center DOMEA® (CCD) beauftragt, die Einführung von DOMEA® auf der obersten Verwaltungsebene in Kooperation mit der DVZ M-V GmbH organisatorisch und technisch abzusichern. Aus dieser Verbindung erwuchs sehr schnell ein schlagkräftiges Team von einerseits verwaltungsaffinen und andererseits IT-erfahrenen Kolleginnen und Kollegen, die sich im Projektverlauf immer wieder mit neuen Lösungsideen ergänzten. Seit der Pilotierung in der Steuerabteilung des Finanzministeriums (2009) wurde das Verfahren DOMEA® bis jetzt in sieben von acht Ministerien sowie in der Staatskanzlei eingeführt. Heute ist die E-Akte der führende Standard. Mehr als sechs Millionen Dokumente sind im System abgelegt und dort zuvor verwaltungsseitig bearbeitet worden. Papieraktenberge gehören damit der Vergangenheit an. Weiterentwicklung der Software Entsprechend der hohen Anforderungen war eine kontinuierliche Anpassung des Programms durch das DOMEA®-Team des DVZ unter der Führung von Ina Anton (Sachgebietsleiterin Dokumentenmanagement) erforderlich. Für grundlegende Veränderungen des Landesmasters wurde im Anwenderkreis DOMEA® ein gemeinsames Abstimmungsprozedere entwickelt und erfolgreich angewendet. In jedem neuen Ressort kam so mit der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung eine neue Programmversion zum Einsatz, die anschließend auch den vorangegangenen Häusern bereitgestellt wurde. Zudem hatte sich bei speziellen Programmerweiterungen und im ChangeManagement zwischen dem CCD, dem DVZ.info 02 I November 2013 DVZ und den Nutzern ein effektives Verfahren zur Anpassung des Systems an die Bedingungen der Verwaltungspraxis in M-V herausgebildet. Von der Papierverwaltung zum elektronischen Geschäftsgang Der Hauptvorteil des neuen Systems besteht in der vollelektronischen Vorgangsbearbeitung, die es ermöglicht, Mitwirkungs- und Zeichnungsprozesse ohne Medienbruch und umfänglich protokolliert (revisionssicher) zu vollziehen. Tausende elektronische Laufmappen bewegen sich jährlich durch die Ressorts, in denen Stellungnahmen oder Voten zu Fachthemen schnell und verlässlich eingeholt werden. Für alle Beteiligten sind dabei zu jeder Zeit die Bearbeitungsstände erkennbar und die betroffenen Dokumente lesbar. Die Suche nach Akten, Vorgängen und Dokumenten wird unterstützt durch individuell spezifizierbare Suchangaben einschließlich Volltextsuche. Einen Teil der Zeit, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bisher mit dem Suchen, Verwalten, Vergleichen und Aktualisieren von Vorgängen und Akten verbrachten, können sie Dank der elektronischen Aktenführung nun sparen und für die immer komplexeren Aufgabenstellungen in den Verwaltungen nutzen. Bewährt hat sich das neue System bspw. nach den Landtagswahlen im September 2011. Denn etliche Änderungen der Zuschnitte in den Ressorts erforderten die Übertragung von größeren Aktenbeständen von einem Ressort-Server auf einen anderen bzw. eine Umstrukturierung im bestehenden System. Insgesamt wurden sechs umfangreiche Datenübernahmen ohne Gefährdung des Projektplans realisiert. Bereit für die Zukunft: DOMEA® Die Weiterentwicklung von DOMEA® und die Anpassung an neue Erfordernisse der Verwaltungen wie auch der Technik bleibt eine dauerhafte Aufgabe. Mit der elektronischen Langzeitarchivierung, der mobilen Vorgangsbearbeitung und dem PDF-Aktendruck seien beispielhaft drei Themen genannt, an denen weiter gearbeitet wird. Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts Mitte 2014 kann das System im nachgeordneten Bereich bzw. für weitere Behörden nutzbar gemacht werden. Die neue Herausforderung besteht nun AUTOR Gemeinsam auf Kurs Seit 2009 gehört Dr. Jürgen Seemann zum Team des Competence Centers DOMEA®. Neben seiner Tätigkeit als Dozent war er hier für das Notfallvorsorgekonzept sowie für die organisatorischen Regularien der DOMEA®Dienstanweisung verantwortlich. Zum Jahresbeginn hat Dr. Jürgen Seemann die Leitung des Competence Centers übernommen. darin, die verschiedenen Fachverfahren sinnvoll mit dem DOMEA®-System zu verbinden. Interessenten können hierbei von den Erfahrungen profitieren. Das CCD und die DVZ M-V GmbH sind dafür auch in Zukunft Ansprechpartner, die Federführung liegt dann aber bei der jeweiligen Behörde. Dr. Jürgen Seemann Transport: in elektronischen Arbeitskorb Lesezugriff: gleichzeitig durch mehrere Personen Bearbeitungsstand: jederzeit auskunftsfähig Terminüberwachung: systemgesteuert Protokollierung: automatisch Versionsstände: archiviert Verwaltungshandeln: nachvollziehbar Die Papierakte hat ausgedient - die Dokumente, Laufwege, Arbeitsanweisungen und Dringlichkeiten bleiben in DOMEA® erhalten. DVZ.info 02 I November 2013 13 MITTENDRIN DataCenter Justiz feiert vierten Geburtstag Die technische Lösung DataCenter Justiz (DCJ) sichert M-V einen zentralen, einheitlichen und sicheren Betrieb aller Justizfach anwendungen der zuvor dezen tral organisierten und betreuten Standorte. Pünktlich zum vierten Geburtstag im November sind alle Staatsanwaltschaften mit ca. 500, alle Fachgerichte mit ca. 300 und alle Grundbuchämter mit 250 Anwendern sowie Teile der ordentlichen Gerichte mit mehr als 400 Nutzern online. Mit dem weiteren Fortgang des Rollouts werden die Daten von 2.700 Nutzern sowie alle Infrastrukturserver der 65 Justizbehörden vollautomatisch und zentral gesichert. Sie möchten mehr darüber erfahren? Auf www.dvz-mv.de/dvzinfo stellen wir Ihnen das DCJ in einer exklusiven Online-Leseversion ausführlich vor. bd Vorne weg statt nur dabei… … als einer der besten Azubis der IHK-Sommerprüfungen 2013 in M-V. Im September konnte Thomas Fritze die Auszeichnung für seine herausragenden Leistungen von Wirtschaftsminister Harry Glawe entgegennehmen. Die mit auf den Weg gegebene Aufforderung des Wirtschaftsministers das fachliche Bestreben kontinuierlich auszubauen, hat er gleich in die Tat umgesetzt. Zusammen mit dem DVZ-Team des Sachgebietes „Weitverkehrsnetze“ ist er heute für die Migration und Kundenbetreuung des landesweiten Verwaltungsnetzes CN LAVINE verantwortlich. Und mit dem berufsbegleitenden Fernstudium zum Diplom-Wirtschaftsinformatiker hat Thomas Fritze sein nächstes großes Ziel bereits gesteckt. Damit dem nichts im Wege steht, wird er vom DVZ nicht nur bei den Semestergebühren unterstützt . Auch kostenintensive Zertifikate, die IT-Spezialisten für ihre Tätigkeit brauchen, werden finanziert. Denn das beste Mittel gegen den Fachkräftemangel ist und bleibt eine qualitativ hochwertige Ausbildung im eigenen Haus! bd Seit der Erst-Zertifizierung 2007 wurde das DVZ in diesem Jahr nunmehr bereits zum 3. Mal erfolgreich von der SAP AG rezertifiziert. Damit darf der Titel „Zertifiziertes SAP Customer Center of Expertise“ (SAP CCoE) weiter geführt werden. Das Zertifikat steht für das erworbene Expertenwissen, die erfolgreiche Anwendung von Tools und Methoden im SAPUmfeld sowie für die erfolgreiche Implementierung der SAP ERP-Software beim Kunden. Neben der hohen Kundenzufriedenheit ist diese Auszeichnung ein weiterer Beleg dafür, dass Leistungen aus unserem Haus verantwortungsvoll und ak mit hoher Kompetenz ausgeführt werden. 14 DVZ.info 02 I November 2013 TICKER: NEUE APPLIKATIONEN, FEATURES UND RELEASES… APRI L 2013 Was? Wissensmanagement M-V Im Rahmen des Projektes „Wissensmanagement M-V“ entsteht derzeit ein Redaktions konzept, das auf die Bereitstellung der landeseinheitlichen und qualitätsgesicherten Beschreibung der Verwaltungsleistungen in Mecklenburg-Vorpommern abzielt. Mit dem Konzept wird eine Anleitung für die effiziente Gestaltung des redaktionellen Wirkens mehrerer Akteure auf verschiedenen Verwaltungsebenen im Kontext des LeiKa-Stammtexte-Managements bereitgestellt. Dadurch wird u. a. das Vorhaben „Telefonischer Bürgerservice und 115“ unterstützt. Mehr Informationen dazu finden Sie im Dienstleistungsportal des Landes M-V, über den QR-Code sowie in der nächsten Ausgabe der DVZ.info. Nataliya Korzhynska +++ZAHNÄRZTEKAMMER M-V: Beim Besuch der Webseite www.zaekmv.de schalten mobile Geräte wie Smartphone oder Tablets in die APP-Version. Diese bietet nicht den gesamten Webauftritt an, sondern nur die wichtigsten Services „Zahnarztsuche“ und „Notdienststellen“. +++MINISTERIUM FÜR INNERES UND SPORT M-V: Erstmalig startet eine Online-Abstimmungsplattform zum E-Government-Wettbewerb „E-Lüchttoorn 2013“. Hier können die eingereichten Wettbewerbsbeiträge auch online bewertet werden. MAI 2013 +++GAIA-MV/BADEWASSERKARTE: Neu in 2013 ist die vom Ministerium für Arbeit, Gleichstellung und Soziales und dem DVZ entwickelte kostenlose Badegewässer-App. Unter www.badewasser-mv.de können mittels Smartphone detaillierte Informationen über die nächstgelegenen Badestellen und deren Qualität abgerufen werden. Die Badegewässer-App ist ebenfalls im iTunes-Store erhältlich. +++ZOOLOGISCHER GARTEN ROSTOCK: Unter dem Motto „Ein Blütenmeer muss her - Bienen brauchen unsere Hilfe“ startet die Homepage zum Umwelttag M-V 2013. +++LANDESVERMESSUNGSAMT M-V: Veröffentlichung der neu strukturierten und inhaltlich neu ausgerichteten Webseite im Content Management System (CMS) der Landesverwaltung +++LANDESPOLIZEI M-V: Das Ministerium für Inneres und Sport M-V sowie die Behörden der Landespolizei veröffentlichen zusätzlich unter der Adresse www.presseportal.de/polizeipresse alle Pressemeldungen inkl. der entsprechenden Schnittstellen zu den eigenen Homepages. +++LANDESAMT FÜR LANDWIRTSCHAFT, UMWELT UND VERBRAUCHERSCHUTZ: Unter www.lu.regierung-mv.de/anmeldung stellt das Ministerium ein Online-Anmeldeverfahren zur Verfügung, über das Besucher Führungen durch das Aquakulturzentrum verbindlich bestellen können. +++NEUER DOMEA RELEASE: Mit Einführung des DOMEA-Vorgangsmanagementsystems im Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur wird das hierfür programmierte DOMEA® 4.5 SP9 Release 7 erstmals eingesetzt. JULI 2013 +++EVA.NET: Einsatz der Version 4.7 bei der Landespolizei M-V nach erfolgreichem Test und entsprechender Abnahme AUGUST 2013 +++LANDESAMT FÜR ENERGIE, INFRASTRUKTUR UND LANDESENTWICKLUNG: Die für die Erarbeitung des Landesenergiekonzeptes eingerichtete Diskussions- und Beteiligungsplattform wird nach 10 Monaten Laufzeit beendet und das so entstandene Konzeptpapier dem Kabinett vorgelegt. +++ELGID: Seit Anfang August unterstützt die Software die Bearbeitung und Zahlbarmachung von Betreuungsgeld. Unter der Versionsnummer 1.3.0.8. wurde die neue ELGiD-Programmversion am 16.08.2013 an alle Elterngeldkunden ausgeliefert. DVZ.info 02 I November 2013 15 BEWEGEN Auf dem Weg ins digitale Zeitalter Das elektronische Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern Mit dem Projekt „elektronisches Landesarchiv Mecklenburg-Vor pommern“ (eLA M-V) stellt sich das Landesamt für Kultur und Denkmalpflege – Landesarchiv (LAKD – Landesarchiv) einer großen Herausforderung unserer digitalen Gesellschaft: Wie wollen wir die zunehmend ausschließlich elektronisch vorliegenden Informationen dauerhaft aufbewahren? Denn durch die elektronische Abwicklung von Prozessen in der Verwaltung und insbesondere durch die Einführung von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen in der Landesverwaltung in Mecklenburg-Vorpommern entstehen zunehmend nur noch elektronische Pendants der bisherigen Papierakte. Was ist das Landesarchiv überhaupt? Das Landesarchiv hat die Funktion eines „Gedächtnisses“ des Landes Mecklenburg-Vorpommern und seiner Rechtsvorgänger. Grundlage seiner 16 Tätigkeit bildet das Landesarchivgesetz – LArchivG M-V. Es schreibt fest, dass die Übernahme, Sicherung, Verwaltung und dauerhafte Aufbewahrung aller für archivwürdig befundenen Unterlagen der Landesverwaltung MecklenburgVorpommern durch das Landesarchiv zu erfolgen hat. Dem Landesarchiv obliegt auch die Entscheidung darüber, welche Unterlagen archivwürdig sind. Zu seinen Aufgaben zählt nicht zuletzt die Bereitstellung der archivierten Unterlagen für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung. Auf diese Weise sichert das Landesarchiv das kulturelle Erbe der Landesverwaltung Mecklenburg- Vorpommerns und ermöglicht, dass das Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar bleibt. Derzeit werden im Landesarchiv vornehmlich Papierunterlagen bewertet, übernommen, aufbewahrt und zugänglich gemacht. Dabei handelt es sich beispielsweise um Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karten, Pläne und Plakate. Darüber hinaus werden bereits heute Bild-, Film- und Tonmaterial, sowie elektronische Datenträger aufbewahrt. Wie muss man sich das eLA M-V vorstellen? Mit dem Projekt zum Aufbau eines elektronischen Landesarchivs M-V soll es zunächst möglich sein, aussonde rungsreife elektronische Akten aus dem Dokumentenmanage ment- und Vorgangsbearbeitungssystem der Lan desverwaltung zu übernehmen. Dazu erfolgt eine Bewertung der Vorgänge DVZ.info 02 I November 2013 aus dem Archiv abruft, muss sicher sein können, dass der Informationsgehalt im Zeitraum der Aufbewahrung nicht geändert wurde. Dazu ist neben der Umsetzung grundlegender Anforderungen im Hinblick auf den Nachweis der Authentizität, Echtheit, Integrität und Verlässlichkeit der Informationen auch eine organisatorische Neustrukturierung der archivischen Arbeitsabläufe notwendig. Was bedeutet das Projekt für das Landesarchiv? Fachliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten im LAKD – Landesarchiv sind neu zu ordnen. So müssen die neuen Aufgaben im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung – beispielsweise die regelmäßige Erhaltungsplanung – bestehenden oder neu zu schaffenden Organisationseinheiten zugeordnet und existierende Arbeitsabläufe angepasst werden. Nach der ersten Projektphase zum Aufbau des eLA M-V und der daran anschließenden Weiterentwicklung der Lösung wird die Überführung von Projektaufgaben in 2014 DURCHFÜHRUNG PLANUNG VORBEREITUNG 2012 2013 Konzeption Einführung Linienaufgaben des Landesarchivs anzugehen sein. Die Projektdetails: Was, bis wann, mit wem? Das Projekt eLA M-V hat die Aufgabe, sich an Lösungen zur Aussonderung und Bewertung von Unterlagen aus dem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem der Landes verwaltung zu beteiligen und Lösungen zur Übernahme bzw. zur Archivierung digitaler Unterlagen zu entwickeln. Ziel ist die Vorbereitung und der Aufbau des elektronischen Landesarchivs M-V in seiner ersten Ausbaustufe (Übernahme elektronischer Akten) bis zum Ende des Jahres 2015. Wie im Phasenplan dargestellt, soll bis 2014 von der Projektgruppe eine Beschreibung des elektronischen Archivs mit allen Prozessen und Tätigkeiten aus archivfachlicher, technischer und organisatorischer Sicht erstellt werden. Diese Konzepte bilden die Grundlage für die Beschaffungs-/ Implementierungs- und Einführungsphasen. Zur Umsetzung des Projektes wurde 2015 Beschaffung Implementierung Test Pilot Integration BETRIEB und bei Archivwürdigkeit ihre Übernahme ins eLA M-V. Die archivierten Informationen werden dauerhaft erhalten und zur Nutzung bereitgestellt. Die Übernahme von anderen Informationen, beispielsweise aus Fachverfahren der Landesverwaltung, soll erst in einem zweiten Schritt erfolgen. Eine Digitalisierung von Urkunden, Papierakten oder Plänen ist vor allem in den Fällen vorgesehen, wo Unterlagen sehr häufig in Benutzung oder schlecht lesbar sind. Auch bei mechanisch stark gefährdeten Unterlagen, wie großformatigen Karten, ist eine Digitalisierung sinnvoll. Der Nutzer des eLA M-V wird künftig im eLA recherchieren und Informationen abrufen. Dazu ist das Ablegen von Informationen in lesbarer und für den Nutzer verständlicher Form notwendig. Möglich wird dies durch die Anwendung national und international geltender Normen, Standards und Erfahrungen. Eine besondere Herausforderung für das eLA M-V stellt die Sicherstellung der Vertrauenswürdigkeit des elektronischen Archives dar. Ein Nutzer, der beispielsweise in 90 Jahren Informationen Projekt beendet Grobkonzept erstellt Projektantrag unterzeichnet Projektleitdokument Fachkonzept Einführungskonzept erstellt abgenommen erstellt Umsetzungskonzept erstellt Strukturiert zum Ziel: Der Phasenplan des Projektes eLA M-V DVZ.info 02 I November 2013 17 Lenkungsgruppe (BM, DVZ, LHAS, IM) Projektsicherung (extern) Review-Gruppe (LHAS) Competence Center DOMEA® im Finanzministerium Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit M-V Projektleitung (LHAS) Teilprojektgruppe LHAS Teilprojektgruppe DVZ weitere anbietungspflichtige Stellen Bestandteil der Projektorganisation Außerhalb der Projektorganisation Hand in Hand zu Erfolg: Die Projektorganisation im Überblick eine umfangreiche, dem Projekt aber angemessene, Projektorganisation ge wählt. In der Lenkungsgruppe sind vertreten: ■ das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur MecklenburgVorpommern als Auftraggeber, ■ das LAKD – Landesarchiv als Bedarfsträger, ■ das Ministerium für Inneres und Sport Mecklenburg-Vorpommern als zentrale IT-Steuerung ■ sowie die DVZ M-V GmbH als wichtiger Lieferant. Führungskräften des Landesarchivs zusammensetzt, arbeitet eine gemeinsame Projektgruppe aus Mitarbeitern des Landesarchives und der DVZ M-V GmbH im Projekt zusammen. Letztere erstellen in der ersten Projektphase die Konzepte. Außerhalb der Projektorganisation werden darüber hinaus das Competence Center DOMEA® des Finanzministeriums M-V, der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit M-V sowie weitere anbietungspflichtige Stellen in das Projekt eLA M-V einbezogen. Neben der Projektleitung, einer externen Projektsicherung und der ReviewGruppe, die sich aus Fachexperten und Und bundesweit? Mit der Entwicklung des eLA M-V befindet sich Mecklenburg-Vorpommern auf dem richtigen Weg und steht im bundesweiten Vergleich im guten Mittelfeld. Einige Bundesländer können bereits funktionierende Archivsysteme vorweisen, in den meisten Landesarchiven sind erste Anfänge gemacht worden. Daher kann für das eLA M-V auf bestehende Erfahrungen anderer Länder zurückgegriffen werden. Viel zu tun bleibt allerdings noch bei den Konzepten sowie den Umsetzungen zur dauerhaften Erhaltung der Informationen und zu der Bereitstellung von Informationen für Nutzer. Hier sind die Entwicklungen bundesweit noch nicht weit fortgeschritten. Dr. Maria Marten, Michaela Schmitz & Jan Lehmann VO L L E R E I N S AT Z Als Projektleiterin von eLA M-V sorgt Dr. Maria Marten (mi.) für den reibungslosen Ablauf des Projektes. Im Rahmen der Konzepterstellung wird sie von Archivarin Michaela Schmitz (re.) unterstützt. Und hinsichtlich der technischen Umsetzung erhalten sie bestmögliche Beratung von Jan Lehmann (li.) und seinem Team des DVZSachgebietes „Technologie- und Servicemanagement“ . 18 DVZ.info 02 I November 2013 INFORMIEREN Vorgestellt: Das neue BlackBerry Z10 Software-Pionier überzeugt mit neuen Geräten und Multitasking-Betriebssystem Einst war BlackBerry quasi das Synonym für Smartphone. Doch seit dem Boom von iPhone und Android-Handys gingen die Marktanteile des vor allem auf Business-Kunden spezialisierten kanadischen Anbieters kontinuierlich zurück. Anfang des Jahres meldete sich BlackBerry (früher RIM) mit einem runderneuerten Betriebssystem sowie neuen BlackBerry-Smartphones zurück. Doch trotz guter Kritiken konnte das Unternehmen bisher nicht an vergangene Erfolge anknüpfen, obwohl vor allem die Software streckenweise revolutio när ist. Schon optisch zeigen die Geräte, gegen wen es sich durchzusetzen gilt. Komplett auf Touch-Steuerung ausgelegt, trennt sich BlackBerry mit dem Z10 erstmals von der ihm eigenen Bauform mit kleinem Display und physischer Buchstabentastatur. Dazu erinnert die Geräte-Form mit den abgerundeten Kanten stark an das iPhone. Der wesentliche Unterschied liegt in der Bedienung, denn die TouchscreenSteuerung ist mit Blick auf die Konkurrenz eigenständig. Das heißt, der Nutzer drückt nicht nur auf virtuelle Bedienelemente, sondern steuert das System auch mithilfe von Gesten. Hat man das Prinzip einmal verstanden, kann man pro- DVZ.info 02 I November 2013 blemlos mit einer Hand, beziehungs weise einem Daumen durch das System navigieren. Zwei Welten - ein Gerät BlackBerry-Smartphones kamen bisher vor allem im Business-Umfeld zum Einsatz. Mit Hilfe der neuen Funktion „BlackBerry Balance“ muss der private Bereich nicht mehr außen vor bleiben. Durch das Anlegen eines geschäftlichen und eines privaten Bereiches erfolgt die strikte Trennung der jeweiligen Daten. Damit findet der beständige Konflikt zwischen Anwendern und Administratoren hinsichtlich Sicher heitsanforderungen und Nutzerfreiheit eine attraktive Lösung. Wie gehabt, besteht im geschäftlichen 19 Bereich der Zugriff auf berufliche E-Mails, Kontakte, Kalender, Arbeitsdokumente wenn nötig auch kennwortgeschützt. Gemäß entsprechender Vorgaben entscheidet der Administrator, welche Anwendungen auf geschäftliche Daten zugreifen dürfen. So kann der Business-Bereich eine separate Version von „BlackBerry World“ mit Apps enthalten, die während der Arbeit heruntergeladen und verwendet werden dürfen. Das erfordert aber von geschäftlicher Seite her wieder den Einsatz der klassischen BlackBerry-Server-Infrastruktur. Die private Oberfläche bietet dagegen Platz für Games, Musik, Videos und andere Apps. Die Ebenen sind strikt voneinander getrennt - ein Kopieren von Dateien von einer Seite auf die andere ist nicht möglich. Zudem lassen sich die Sicherheitsstandards für alle in der Landesverwaltung genutzten mobilen End gerätetypen durch Administratoren wieder besser durchsetzen und steuern. bd S E R V I C E - M A N AG E R Einsatz in der Landesverwaltung M-V In der Vergangenheit erwies sich die BlackBerry-Infrastruktur in der Öffentlichen Verwaltung als eine der vergleichsweise sichersten Management-Umgebungen. Dementsprechend hat sich der Einsatz der Geräte in den Behörden von M-V seit Jahren bewährt und dementsprechend groß ist das Interesse an den neuen Geräten. Wie weitreichende Tests im DVZ bestätigt haben, lassen sich Geräte mit iOS- und Android-Betriebssystemen ohne Probleme vollständig in die BlackBerry-Management-Umgebung einbinden. Derzeit wird die der „BlackBerry Balance“ ähnliche „Workspace-Funktion“ nur in englischer Sprache angeboten. Für einen Einsatz in der Landesverwaltung von M-V ist allerdings eine deutschsprachige Ausführung erforderlich. Diese Anforderung erfüllt BlackBerry voraussichtlich erst im 3. Quartal 2014. Das DVZ prüft im Auftrag des Ministeriums für Inneres und Sport derzeit, ob die bestehende Mobile-Device-Management-Lösung des Landes M-V durch die BlackBerry-Lösung abgelöst werden kann. Bedingung ist, dass die BlackBerryManagement-Umgebung allen jetzt geltenden Anforderungen an die bestehende Mobile-Device-Management-Lösung gerecht wird. In diesem Fall erweist sich der Betrieb separater Infrastrukturen für die verschiedenen mobilen Endgerätetypen zukünftig als hinfällig. Durch diese Konsolidierung können Kosten für die Verwaltung mobiler Endgeräte deutlich reduziert werden. Sebastian Hoppenhöft: „Technik entwickelt sich ständig weiter. Um Kosten und Aufwände im Rahmen zu halten, ist der Aufbau und die Nutzung zentraler Infrastrukturen unabdingbar. Das Land M-V stellt seiner Öffentlichen Verwaltung eine derartige Infrastruktur zur Verfügung. So ist die Prüfung des Einsatzes neuer BlackBerry-Endgeräte ein prägnantes Beispiel dafür, wie unser Bundesland langfristig von den Vorteilen der Zentralen Groupware 2.0 profitiert. Welche das sind, erfahren Sie auf der nächsten Seite.“ NEWSTICKER (Stand: Oktober 2013) +++Derzeit zeigt sich der BlackBerry-Konzern mehr als angeschlagen. Zu spät wurde das Betriebssystem und Smartphone-Portfolio renoviert. Dabei hatte das Unternehmen gehofft, den Abwärtstrend in diesem Jahr stoppen zu können. Doch während der Markt bei Privatkunden gedeckt ist, kann BlackBerry weiter auf den Business- und Politik-Bereich bauen. Hier lag und liegt die große Stärke von BlackBerry. Im Angesicht verschiedenster Abhörskandale verzeichnet der kanadische Anbieter wachsenden Bedarf nach übertragungssicheren Geräten mit verlässlichen Sicherheitsstandards. Im Berliner Regierungsviertel bestehe eine hohe Nachfrage schreibt Ende September die Wirtschaftswoche unter Berufung auf das Bundesinnenministerium. Mehr als 1.000 Smartphones des Modells Z10 wurden bestellt, weil es sich bereits in der Grundausstattung durch besondere Sicherheitsstandards auszeichnet. Wie sich BlackBerry wirtschaftlich weiter entwickeln wird, ist derzeit offen. Mit Blick auf den verstärkten Einsatz in der Bundesregierung und auf expliziten Wunsch unserer Kunden wird BlackBerry in M-V weiterhin Standard bleiben.+++ 20 DVZ.info 02 I November 2013 MULTITASKING PER DAUMEN. BLACKBERRY MESSENGER. ZEIGEN SIE SICH. Egal, wie viele Apps gerade laufen: Per Fingergeste werden diese verkleinert und als Kacheln auf dem Touchscreen dargestellt. Ebenfalls nur einen Fingertipp braucht es, um in eine andere App zu wechseln. Wischt der Nutzer von unten nach oben, wird sie in den Hintergrund gelegt. Dort laufen sie in Echtzeit weiter. Der beliebte „BlackBerry Messenger“ ist nun in der Lage, Videotelefonate zu führen. Nutzer können sogar ihren Smartphone-Bildschirm mit anderen BBM-Nutzern teilen. BLACKBERRY WORLD. MEHR FÜR ALLE. In der Nachrichtenzentrale „BlackBerry Hub“ werden alle Nachrichten, die per E-Mail, Telefon, SMS oder soziale Netzwerke ein- und abgehen, gesammelt. Zum Start der neuen Plattform stehen schon rund 70.000 Apps zum Download bereit, auch Bestseller wie Angry Birds, WhatsApp oder Skype. Im Bereich Video/Musik wurden mit den großen Unterhaltungskonzernen Verträge abgeschlossen. Anders als bei der Konkurrenz sind bereits eine Vielzahl von Apps auf dem Gerät vorinstalliert. TESTERPROBT UND RUNDUM GELUNGEN. In puncto Touchscreen, Auflösung, Qualität und Helligkeit braucht das BlackBerry-Z10-Display keinen Vergleich zu scheuen. Der eingebaute Browser arbeitet schnell und baut die Seiten zügig auf. Das Z10 unterstützt LTE und HSPA+. BLACKBERRY HUB. ALLES IM BLICK. DER TIME SHIFT MODUS. NUR DAS BESTE BLEIBT. Der so genannte TimeshiftModus des Z10 schießt Porträt-Serienaufnahmen, aus denen man später das Bild mit dem „besten Gesicht“ auswählen kann. BLACKBERRY TASTATUR. EINFACH SCHREIBEN. Die Touchscreen-Tastatur lernt mit jeder Texteingabe, wie man tippt. Sie kann aktiv Wörter vorschlagen, die dem eigenen Schreibstil entsprechen - bevor ein Buchstabe angetippt wird. Schreibfehler werden verhindert und die Texterfassung erfolgt schneller. Das funktioniert ohne Sprachwahl auf Deutsch und Englisch. DAS Z10 IM DETAIL ENTWICKELN Weg von der Insel Zentrale Groupware 2.0: Die professionelle Kommunikationslösung für die Ministerien in Mecklenburg-Vorpommern Seit Mitte 2013 ist eine neue Version der Zentralen Groupwarelösung verfügbar, die den aktuellen Anforderungen moderner Kommunikation noch besser gerecht wird. Staatskanzlei, Innen-, Justiz-, Finanz- und Wirtschaftsministerium vertrauen auf das neue System ebenso wie das LAGuS und die Landeszentralkasse. Neue Sicherheitsfeatures, eine bessere Unterstützung von Anforderungen hinsichtlich Mobilität und der wachsende Speicherplatzbedarf für die E-Mail-Postfächer waren Anlass für den Umstieg auf die Z entrale Groupware 2.0 (zGW). „Die Zentrale Groupware funktioniert am besten, wenn alle mitmachen, anstatt kostenintensive Einzellösungen zu unterhalten“, betont DVZ-ServiceManager Sebastian Hoppenhöft. Ein Beispiel ist die Anbindung mobiler Endgeräte, die unter Nutzung einer zentralen Infrastruktur schon allein bei 22 der Administrierung Zeit und Geld spart - und zwar enorm. Denn darum geht es am Ende: Weniger Aufwand, mehr Leistung. „Die Behörden bewältigen Jahr für Jahr mit weniger Personal immer mehr Arbeit.“, so Norbert Trilk vom Referat Zentrales IT-Management im Ministerium für Inneres und Sport M-V. „Durch die Auslagerung des Groupwaredienstes sowie anderer Netzwerkdienste an den Landesdienstleister können wir uns in der Verwaltung stärker auf die Kernaufgaben konzentrieren, da uns der Dienstleister, das DVZ, eine Menge an Routinearbeiten abnimmt.“ DVZ.info 02 I November 2013 Optimal kommunizieren mit Microsoft Exchange 2010 Durch die technische Entwicklung in den vergangenen Jahren ist es heute möglich, effektiv zu zentralisieren. „Microsoft Exchange 2010 bietet durch die neuen Sicherheits-, Speicherungs-, Archivierungs- und Verwaltungsfunktionen eine aus unserer Sicht optimale Kommunikationslösung“, so Norbert Trilk. Zusätzlich stellt das DVZ weitere zGW-Dienste wie elektronisches Fax, BlackBerry, S/MIME-Verschlüsselung und Langzeitarchivierung zur Verfügung. Bereits vor einigen Jahren erkannte man die Vorteile einer zentralen Kommu nikationslösung. So wurde 2006 eine Standardisierungsrichtlinie fest gelegt, die die Nutzung der Zentralen Groupware für alle Landesbehörden als Ziel vorschreibt. Mit der Bündelung von Kompetenzen und Datenbeständen werden die Kosten deutlich gesenkt. „Ich finde es beruhigend, dass unsere Daten in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum, also in einem Hochsicherheitsrechenzentrum, verwaltet werden“, unterstreicht Norbert Trilk. Damit präsentiert sich die Lösung des DVZ als sichere, flexible, aus- und aufbaufähige Kommunikationslösung, die der Landesverwaltung dank des zentralen Ansatzes hohe Nutzenpotenziale eröffnet. Falk Schettler TIPP Die oftmals von lokalen Administratoren hervorgebrachten Bedenken, in Zukunft nur noch über eingeschränkten Handlungsspielraum zu verfügen, seien unbegründet, betont Sebastian H oppenhöft. „Es steht eine Umgebung zur Verfügung, mit der die Administratoren selbst auswählen können, welche Bereiche sie verwalten bzw. pflegen wollen und welche Aufgaben sie dem DVZ-Groupware-Team übertragen.“ Verlässlich, kostengünstig und sicher Im Schweriner Justizministerium blickt man auf langjährige Erfahrung mit der Zentralen Groupware zurück. Für den Dienststellenverantwortlichen Marco Wendt steht fest: „Es gibt rein wirtschaftlich keine vernünftige Alternative zur zGW. Immerhin betreuen wir – alle nachgeordneten Behörden mitgerechnet – ca. 2.000 Nutzer.“ Das ist eine ganze Menge, zumindest im Vergleich zu anderen Ministerien. So kam denn auch 1999 aus dem Justizministerium die erste Idee zu einer sparsameren zentralen Mandantenlösung. Der Auftrag ging ans DVZ und seither schreibt die Groupware eine Erfolgsgeschichte. Marco Wendt ist zufrieden: „Weil das System reibungslos funktioniert!“ Natürlich bietet die zGW 2.0 höchste Datensicherheit. N E U E F E AT U R E S „Bei den neuen Funktionen schätze ich besonders, dass man bereits beim Erstellen einer E-Mail sieht, ob der Empfänger gerade frei, im Termin, abwesend oder im Urlaub ist. Dazu stehen mir mit einem Klick weitere Informationen wie die direkte Durchwahl oder Angaben zum Sachgebiet zur Verfügung. Das spart im Alltag viel Zeit.“ Sebastian Hoppenhöft Mehr Postfachkapazität Neues Design Erweiterte Adressbuchverwaltung Überarbeitetes OWA (Outlook Web App) Mail-Tipps: Benutzerdefinierte Hinweise Archivpostfächer Erhöhung der Ausfallsicherheit Profitieren Sie von den vielen neuen praktischen Funktionalitäten der zGW 2.0 DVZ.info 02 I November 2013 23 VERNETZEN Hochauflösend durch´s Land Der Zentrale HD-Videodienst in M-V Mit gutem Beispiel voran: In 2009 beschloss die australische Regierung den Bau eines nationalen, behördenübergreifenden HD-Videokonferenzsystems. Seitdem verringerte sich die Zahl der Flugreisen um 17 Prozent, was zu einer Einsparung von über 35 Millionen Euro führte. Die Umwelt wurde um 10.000 Tonnen CO2 entlastet. Sicher lassen sich die erfolgsversprechenden Zahlen aus Australien nicht 1:1 auf Deutschland übertragen. Trotzdem stehen sie exemplarisch für das große Potenzial, das in HD-Videodiensten steckt. Mausklicks statt langer Wege Auch in Deutschland befindet sich HD-Video auf dem Vormarsch. Am 8. März 2013 stellte der IT-Planungsrat die Weichen für einen Bund-Länder-übergreifenden HD-Videokonferenzdienst. Das Verbindungsnetz „Deutschland-Online Infrastruktur“ (DOI) soll dabei die notwendige Infrastruktur und die Ressourcen für deutschlandweite HD-Videokonferenzen bereitstellen. HD-Video in M-V In Mecklenburg-Vorpommern ist das Thema ebenfalls im behördlichen Umfeld angekommen. Der Justiz-Bereich setzt HD-Videokonferenzen zur Zeugenvernehmung in Gerichts- 2 verhandlungen - z. B. bei nicht reisefähigen Zeugen - ein. Genau hier liegt der große Vorteil der Technik: Die HD-Videosysteme sind flexibel und können an den verschiedensten Standorten aufgebaut und genutzt werden. Nach erfolgreicher Pilotierung optimiert auch das Landesamt für innere Verwaltung (LAiV) mit Hilfe eines Videokonferenzsystems seine Arbeitsprozesse zwischen den Standorten Schwerin und Nostorf/Ortsteil Horst. So kann der zuständige Abteilungsleiter Wolfgang Isbarn Dienstberatungen mit Mitarbeitern aus Horst kurzfristig durchführen. Insgesamt lässt sich die Anzahl der erforderlichen Dienstfahrten merklich reduzieren und Arbeitszeit insgesamt effektiver gestalten. Flexibel und ausbaufähig Für die verschiedensten Anforderungen und Einsatzwege bietet das DVZ einen „full managed“ HD-Videodienst in bedarfsorientierten Ausprägungsstufen in Form von Erweiterungspaketen an. Sofern ein entsprechender Anschluss und die benötigte Bandbreite vorhanden sind, beinhaltet das Basispaket das HD-Videosystem und die Möglichkeit innerhalb der Landes- und Kommunalverwaltung M-V unbegrenzt zu „videotelefonieren“. Dieses Angebot kann jederzeit um Erweiterungspakete ergänzt werden. Weitere Möglichkeiten wären bspw. die Bereitstellung eines Zugangs zum DOI-Netz, um dort andere Videoteilnehmer zu erreichen oder die Schaltung Tandberg TelePresence System EX90: Touch-Bedienoberfläche 2 HD-Videoendgerät 3 PC-Tastatur und Maus Cisco TelePresence SX20 Quick Set: 4 Touch-Bedienoberfläche 5 Full-HD-Kamera 6 Systemeinheit 5 7 Tischmikrofon 6 1 4 24 3 DVZ.info 7 02 I November 2013 von Videokonferenzen mit Gesprächspartnern, die nur über einen Anschluss an das öffentliche Telefonnetz verfügen. Die Bandbreite muss stimmen Um das HD-Video-Angebot in der öffentlichen Verwaltung nutzen zu können, wird ein CN LAVINE-Anschluss mit ausreichender Bandbreite benötigt. Diese grundlegende Voraussetzung zur Teilnahme am HD-Videodienst erfüllen viele Dienststellen durch ihre bereits bestehende Anbindung an das landesweite Verwaltungsnetz. Für eine Bild- und Tonübertragung in HD empfiehlt sich eine Bandbreite von 2 MBit/s. Da der CN LAVINE-Anschluss üblicherweise nicht nur für HD-Video genutzt wird, sollte er über mindestens 5 MBit/s verfügen. Bei Nutzung der zentralen IP-Telefonie Lösung des Landes bestehen günstige infrastrukturelle Bedingungen für den Einsatz von HD-Video. In diesen Dienststellen ist bereits ein virtuelles LAN (VLAN) mit Zugang über CN LAVINE zu den zentralen Systemen der IP-Telefonie vorhanden. Bei Dienststellen ohne Zugang zur zentralen IP-Telefonie Lösung muss dieser Zugang eingerichtet werden. beitsgruppen. Neben Bild und Ton ist die Übertragung von Bildschirminhalten eine praktische Funktion, die sich bestens für ein gemeinsames Arbeiten oder für Präsentationen eignet. Weiter denkbar wäre ein Einsatz in Führungs- bzw. Krisenstäben zur Bewältigung von Krisensituationen (z. B. Hochwasser) Die Erweiterung des Endgeräteportfolios durch mobile Endgeräte stellt eine weitere Option dar. Mobilfunknetze sind heute derart leistungsfähig, dass einer Nutzung zur Übertragung von Bildern „vor Ort“ nichts im Wege steht. Alles in allem bietet HD-Video vielfältige Einsatzmöglichkeiten im behördlichen Umfeld. Im Ergebnis können Arbeitsprozesse effektiver gestaltet werden. Egal ob eigenes System oder Miete auf Zeit: Das DVZ sorgt für eine reibungslose Übertragung und das natürlich hochauflösend! Nico Bellack Vo Leist rau u sse ng ● tzun g● Kos te n ● Kurzzeitiger Bedarf? Kein Problem! Nicht immer lohnt sich die Anschaffung einer eigenen Videokonferenzanlage. Deshalb haben Kunden, die ein Gerät auf Zeit einsetzen möchten, die Möglichkeit, HD-Video-Systeme kurzzeitig über das DVZ anzumieten. Wird das Gerät bspw. nicht länger als eine Woche benötigt, kann es für diesen Zeitraum zu einem geringeren Nutzungsentgelt gebucht werden. Das DVZ selbst verfügt über einen professionell ausgestatteten Videokonferenz-Raum mit entsprechendem Mietservice. Unkompliziert und schnell sind dadurch sogar kurzfristige Videokonferenzen professionell organisiert und begleitet. Für diesen Service berechnet das DVZ lediglich eine Nutzungspauschale von 99 EUR netto pro Stunde. Dabei gilt: Egal, wo die HD-Videokonferenz durchgeführt werden soll: Als Ansprechpartner unterstützt das DVZ Sie gerne bei der Durchführung. Wie geht es weiter? Die Verwaltung M-V plant den Einsatz von HD-Videokonferenzen zur Unterstützung von länderübergreifenden Ar NICO BELLACK Ob IP-Telefonie oder HD-Video: Dank unseres DVZ-Experten Nico Bellack gibt es keine Verständigungsprobleme rund um die Kommunikation mit Sprache und Bild. Dabei kennt sein Einsatz keine (Länder)Grenzen. 2012 sorgte er während der Olympischen Spiele mit einem HD-Videoterminal in London dafür, dass M-V eng mit der Metropole in Verbindung blieb. DVZ.info Vo Leistu rau ng ● sse tzun g● Kos te n ● Vo Leistu rau ng ● sse tzun g● Kos te n ● Vo Leistu rau ng ● sse tzun g● Kos te n ● Nu tzu ng spa usc hale An ● spr ech par tn e r ● HD-Videotelefonie ● Basispaket für die Videotelefonie zwischen Dienststellen im CN LAVINE ● CN LAVINE-Anschluss, LAN-Dose, zusätzl. LAN-Segment, Stromanschluss 230V ● 284 EUR* Einrichtungskosten, monatl. 241-333 EUR* (geräteabhängig) Übergang DOI ● Erweiterungspaket für die Videotelefonie mit Teilnehmer im DOI-Netz ● Basispaket „HD-Videotelefonie“ notwendig ● monatl. 117-225 EUR* (geräteabhängig) VK DOI*** ● Erweiterungspaket für geplante Videokonferenzen mit Nutzung des zentralen HD-Videokonferenzdienstes im DOI-Netz ● Basispaket „HD-Videotelefonie“ und Erweiterungspaket „Übergang DOI“ notwendig ● 316-799 EUR** monatl. Übergang ISDN ● Erweiterungspaket für Videotelefonie ins öffentliche Telefonnetz (keine HD-Qualität) ● Basispaket „HD-Videotelefonie“ notwendig ● 176-308 EUR* (geräteabhängig) Mietservice ● 99 EUR/h* ● Account Manager Mario Schmutzler [email protected] Nutzen Sie für Ihre Buchung auch den QR-Code! * zzgl. MwSt ** unverbindl. Preisinformation *** Die Buchung erfolgt über die Koordinierungsstelle DOI der BVA. 02 I November 2013 25 INFORMIEREN TECH-TALK: Tools On.Tour Garantiert sicher ins Büro: Ausgewählte Werkzeuge und Anwendungsszenarien für den mobilen Zugriff auf behördliche Daten Mit der zunehmenden Verbreitung mobiler Endgeräte werden Behördendaten außerhalb der eigentlichen Büroumgebung genutzt. Dabei ist die Sicherheit der Daten und Systeme unabdingbar. Deshalb hat das Innenministerium M-V gemeinsam mit dem DVZ unterschiedliche Lösungen betrachtet und für verschiedene Einsatzszenarien zur Nachnutzung empfohlen. Zentrale Infrastruktur = sicherer Betrieb Neben der Auswahl der richtigen „Werkzeuge“ ist die Errichtung und der Betrieb einer zentralen Infrastruktur wichtig, die jedem Nutzer einen gesicherten Zugang zu seinen behördlichen Daten gewährleistet. Hier deckt der Aufbau der Plattform „VPN NCP Enterprise“ alle zuvor ermittelten Anforderungen ab. Der zentrale Ansatz ist prädestiniert für den praktischen Einsatz im behördlichen Umfeld – insbesondere bei den zu erwartenden Nutzerzahlen. So werden alle Anwender gebündelt über einen einzigen Zugang von außen (Internet) nach innen (CN LAVINE) geführt, um danach sicher auf behördeninterne Strukturen zuzugreifen. Ein wesentlicher Punkt, wenn es um die Aufrechterhaltung der hohen Sicherheitsniveaus geht. Dazu können Administratoren flächendeckende Anpassungen in der Konfiguration schnell vornehmen. Außerdem ermöglicht der zentrale Betrieb den Einsatz mehrerer voneinander abgeschottete VPNUmgebungen für unterschiedliche Kundensegmente. Aktuell sind es zwei: eine Infrastruktur ist für Landeskunden und eine für Kunden aus Kommune/ 26 Wirtschaft. Damit ist auch hier eine strikte Trennung gewährleistet. Die drei folgenden ausgewählten und für die Nachnutzung empfohlenen „Werkzeuge“ sind für verschiedenste Anwendungsszenarien geeignet und sinnvoll miteinander kombinierbar. Tool #1: VPN-Client von NCP Im Gegensatz zu herkömmlichen VPN-Clients verfügt die NCP-Lösung u. a. über einen eigenen Dialer (Internet Connector) mit integrierter 3G/4G-Kartenunterstützung, ein WLAN-Verwaltungstool und eine Personal Firewall. Sämtliche Module sind von der IT zentral administrierbar. Das heißt: als sogenannte „One Click Solution“ übernimmt die VPN Client Software nach dem Anklicken automatisch die Einwahl ins Internet, den Aufbau des VPN-Tunnels, die Auswahl des Übertragungsnetzes und der jeweils zutreffenden Firewall-Regel. Der Client unterstützt LAN, WLAN, WWAN, GPRS/UMTS, 3G, 4G und weitere Anbindungstypen. Tool #2: MDM/TeamDrive + VPN mit Zertifikat TeamDrive ist eine Kernfunktion der zentralen Mobile-Device-Management-Lösung (MDM) des Landes M-V. Das Synchronisations-Tool hält die Daten zwischen verschiedenen Endgeräten einfach und automatisch auf demselben Stand. Bevor TeamDrive Daten überträgt, werden diese auf dem Computer verschlüsselt (AES-256). Nur der Nutzer selbst bestimmt, wer Zugriff darauf erhält. Für die zuverlässige Synchronisation und Sicherung der Daten bietet das DVZ zentrale Serverkapazitäten in der ISO 27001 zertifizierten RZ-Infrastruktur. DVZ.info 02 I November 2013 ECOS Secure Boot Stick + NCP Client LAN to LAN (bis zu 7 Mitarbeiter) iOS-Endgeräte mit integriertem VPN + MDM VPN-Tunnel Igel ThinClient mit VPN NCP Enterprise (Linux) Telekom Secure Client (Windows) VPN NCP Android App + MDM Internet Firewall-gesicherte VPN NCP Enterprise Infrastruktur des DVZ Sicher ist sicher: In den einzelnen Anwendungsszenarien erreichen die VPN-Varianten über gesicherte VPN-Tunnel Zugang zur VPN NCP Enterprise Infrastruktur und somit zum Verwaltungsnetz CN LAVINE. Tool #3: ECOS Secure Boot Stick Der Einstieg ist denkbar einfach Mit angestecktem Boot Stick startet der Heim- oder FremdPC aus einer gesicherten Linux-Umgebung heraus. Der Zugang zu dem bestehenden Gateway kann über das lokale Netz, WLAN, UMTS oder Anmeldung am Hotspot erfolgen. Alle Sticks sind zentral konfiguriert, so dass der Anwender selbst keine Verbindungsparameter eingeben muss. Nach erfolgreicher Authentifikation stehen dem Nutzer alle Daten und Anwendungen des PC-Arbeitsplatzes zur Verfügung. Dank der integrierten Firewall kann der ECOS Secure Boot Stick auch in unsicheren Umgebungen, wie WLANs von Hotels bzw. öffentliche Hotspots von InternetCafés oder im LAN eines Heimanwenders betrieben werden. Ohne Spuren zu hinterlassen, erfolgt die Ausführung des Betriebssystems und der Client-Software ausschließlich durch den Stick. Nutzerzahlen jenseits der 2.000er-Grenze (gesamt auf beiden Infrastrukturen) - zeigen, dass der Bedarf vorhanden ist und weiter steigen wird. Der mit dem Innenministerium geschlossene Rahmenvertrag bietet Interessenten größtmögliche Flexibilität bei lukrativen Konditionen. Dabei bekommen die Nutzer einiges an Leistungen geboten: einheitliche Nutzerrichtlinien für die gesamte Landesverwaltung, einen zentral gesicherten Zugang in die verschiedenen Behördeninternen Infrastrukturen und einen rund-um-die-Uhr verfügbaren Dienst inklusive nützlicher Features wie das zen trale Sperren verlorener Geräte. ak SIE HABEN INTERESSE? Dank der zentralen Infrastruktur und der Vielzahl an Zugangsvarianten lassen sich flexibles Arbeiten und Datenschutz vereinen. Wenden Sie sich direkt an unsere Ansprechpartner. Landesverwaltung M-V: Mario Schmutzler [email protected] DVZ.info 02 I November 2013 Kommunen & Wirtschaft : Dirk Bethge [email protected] 27 VERNETZEN Auf der Mauer, auf der Lauer… Firewall – Teil 2 zur Themenreihe „Netzsicherheit“ Die an mich adressierte Post war früher meist von Großmutter. Im Umschlag steckten ein Fünfer fürs Sparschwein und Grüße von der besten Oma der Welt. Manchmal hatte sich auch so ein Grieselkram im Kuvert verteilt – Brausepulver natürlich. An etwas Bedrohliches hätte damals keiner gedacht. Auch heute rieselt nichts Verdächtiges aus der mittlerweile elektronischen Post. Gefahren, die hier lauern, verfügen nämlich oft über eine gute Tarnung. Sicherheitsexperten sind daher ständig gefordert, diese Risiken zu minimieren. Next Generation Firewalls (NGFW) helfen ihnen genau dabei – mit einem Blick ins Datenpaket. Das Prinzip der klassischen Firewall, die simple Prüfung des Datenverkehrs nach Quelle und Ziel, wird heutigen Sicherheitsanforderungen nicht mehr gerecht. In dieser Einschätzung stimmen die Experten der DVZ M-V GmbH überein. „Der Umfang von Datenmen- 28 gen und Web-Traffic verdoppelt sich in Zeiträumen von eineinhalb bis zwei Jahren. Zeitgleich wachsen die Bedrohungsszenarien auf unvorstellbare Ausmaße an.“ Ständig, so Sachgebietsleiter Matthias Gomoll, gäbe es neue Versuche, Server zu kompromittieren. Variierende Angriffsmuster sowie der Missbrauch bestehender Adressen verlangen beispielsweise nach neuen Schutzmechanismen. Schritt halten mit rasanter Entwicklung Bislang schützt eine mehrstufige Firewall das gigantische Datenaufkommen, welches das DVZ täglich verarbeitet. Hier geht es um zwei Millionen Datenpäckchen – pro Minute! „Das umfassende Sicherungssystem ist aus verschiedenen, aufeinander folgenden Komponenten zusammengesetzt, die wiederum von unterschiedlichen Anbietern stammen. Auf diese Weise erreichen wir ein sehr gutes Über- DVZ.info 02 I November 2013 schneidungskonzept“, erklärt Systemtechniker Christopher von Schrader. Regelmäßige Aktualisierungen der Software verhindern, dass Lücken entstehen. Akute Fehler seien äußerst selten, bestätigt der Firewall-Spezialist. Das Sicherheitssystem beim DVZ, einem der größten IT-Dienstleister des Landes, verfügt über leistungsfähige Technik, die blitzschnell Datenpakete checkt und durch logische wie räumliche Barrieren Auffälligkeiten registriert. Insellösungen unterstützen zudem die Sicherheit für Kunden mit speziellen Anforderungen (z. B. Polizei). Die sieben Mitarbeiter des FirewallTeams kümmern sich auch um Netzwerkstrukturen und Netzdesign. Aber sie haben vor allem eines im Blick: die permanente Weiterentwicklung von Software. „Es ist schon eine besondere Herausforderung, wenn neue Lösungen der Sicherheitsinfrastruktur als Komponenten in das Gesamtsystem integriert werden“, so Christopher von Schrader. Ein prüfender Blick ins Datenpaket ter, welche durch IPS unschädlich gemacht werden können. Solche neuen Anwendungen gibt es bereits: Next Generation Firewalls sind nach Ansicht der DVZ-Experten künftig ein Muss. Sie können Web-Anwendungen unterscheiden, erkennen den Kontext des Nutzers und optimieren als zusätzliches Modul bestehende Schutzsysteme zu Firewalls der nächsten Generation. „Eine zentrale IDS/IPS-Lösung wäre ideal“, schätzt Matthias Gomoll ein. Hinter IDS/IPS (Intrusion Detection System / Intrusion Prevention System) verstecken sich forensische Systeme. Ihre Funktionsweise erinnert an ein altes Kinderlied: „Auf der Mauer, auf der Lauer…“. Auf der Firewall sitzt zwar nicht die im Lied besungene kleine Wanze, dafür ein Plus an Sicherheit. Im ersten Schritt werden mögliche Eindringlinge anhand ihrer Kommunika tionsmuster ausfindig gemacht. Schritt zwei beinhaltet den Abwehrversuch. IDS wirft quasi einen prüfenden Blick in das Datenpaket und erspäht die Tä- Gemeinsam gegen Internet kriminalität vorgehen „Zusätzlich sollten wir mit allen Beteiligten eine gemeinsame Initiative auf Landesebene bilden, eine Art TaskForce, um noch effektiver der Kriminalität im Netz zu begegnen“, regt der Sachgebietsleiter an. Die mögliche Systemerweiterung durch IDS/IPS wird durch ein abgestimmtes Konzept, eine gute Implementierung sowie Konfiguration optimiert, um weitergehende Schadenspotenziale für Dienstleister und Kunden auszuschließen, ist sich Matthias Gomoll sicher. Und er mahnt Eile an: Mindestens ein Jahr sei zu veranschlagen, um die technischen Voraussetzungen zu realisieren. Bis die organisatorischen Strukturen stehen, vergeht weitere Zeit. Die wolle man nicht jenen überlassen, von denen zunehmend mehr Bedrohungen für den Datenverkehr ausgehen. Barbara Arndt Aktuelle Zahlen zum E-Mail- und Internetverkehr <1 % 4.000 5.000 2.000 1.000 20.000 6.000 3.000 Mio. SPAM % 15.000 Systemgeneriert* 3 % MassenE-Mails** 4.000 5.000 25.000 3.000 30.000 6.000 12% 7.000 10.000 2.000 35.000 7.000 8.000 5.000 1.000 40.000 8.000 9.000 0 1 Virusbelastet u. a. 5.306 0 GByte Mio. SPAM 0 45.000 83% 23.919 5.306 Erwünscht 9.000 SPAM 20.000 25.000 30.000 15.000 35.000 10.000 5.000 0 40.000 GByte 45.000 23.919 Durchschnittl. monatliches Aufkommen an SPAM Verteilung des SPAM-Aufkommens * Abwesenheitsnotizen, Zustellbenachrichtigungen Durchschn. ein-/ausgehender Internetverkehr im DVZ (März-September 2013) ** Newsletter, Werbung u. ä. (März-September 2013) DVZ.info 02 I November 2013 29 U4 DVZ.info 03 I Mai 2013