Hilfe zu WebStamp

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Schritt für Schritt zur persönlichen Briefmarke
WebStamp > Dienstleistungsbeschrieb
Dienstleistungsbeschrieb
Mit dieser Dienstleistung erstellen Sie schnell und
­einfach digitale Briefmarken. Als digitale Briefmarken
gelten Wertzeichen für Briefsendungen sowie Paketetiketten mit integriertem Barcode.
Digitale Briefmarken können Sie wie herkömmliche
Briefmarken oder normale Paketetiketten für den
Versand Ihrer Sendungen verwenden. Auf Wunsch
können Sie zusätzlich Empfängeradressen erfassen
und nach Möglichkeit ein persönliches Bild einfügen.
Nach erfolgreicher Bestellung erhalten Sie direkt ein
PDF-Dokument mit Ihren digitalen Briefmarken.
Zusätzlich zur Nutzung über das Internet sind auch
Bestellungen aus Drittsoftware möglich.
WebStamp > Übersicht
Frankieren
Mit Klick auf den Button «Frankieren» starten Sie
den Bestellablauf für digitale Briefmarken der Post.
Als Option lassen sich ein ­eigenes Bild und/oder
­Empfängeradressen zu der digitalen Briefmarke hin­
zufügen. Am Ende des ­Bestellvorgangs erhalten Sie
ein PDF-Dokument mit Ihren digitalen Briefmarken.
Die digitalen Briefmarken können Sie z. B. auf Brief­
umschläge oder handels­übliche Selbstklebeetiketten
ausdrucken, die Sendungen damit frankieren und
diese anschliessend der Post zum Versand übergeben.
Diese Dienstleistung erfordert einen PDF Reader
(z. B. Adobe Acrobat Reader) zum Öffnen von PDFDokumenten (Portable Document Format). Solche
Reader finden Sie kostenlos im Internet.
Bestellungen
Im Feld «Auftragsnotiz» können Sie nach bestimmten
Aufträgen suchen, sofern Sie Auftragsnotizen erfasst
haben.
In dieser Tabelle werden Ihre bisherigen Bestellungen
aufgelistet:
– Die erste Spalte zeigt das Erstelldatum.
–– In der zweiten Spalte können Aufträge als Favorit
markiert und mit einer Beschreibung gespeichert
werden. Diese Aufträge stehen dann unter dem
Register «Favoriten» zur Verfügung und können
als Vorlage für neue Aufträge verwendet werden.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
–– Erstellte Aufträge bleiben einige Tage in der Über­
sicht verfügbar. So kann bei Bedarf (z. B. Drucker­
probleme, Ausdruck verloren) der Download mit
Klick auf den entsprechenden Auftrag wiederholt
werden. Dabei entstehen keine zusätzlichen
­Kosten.
–– Bitte stellen Sie sicher, dass jede digitale Brief­
marke nur einmal dem Versand übergeben
wird. Mehrmals verwendete digitale Briefmarken
sind ungültig. Die Verwendung von ungültigen
­digitalen Briefmarken kann zur Falsch- oder Nicht­
verarbeitung der Sendung führen und hat Kosten
zur Folge, die durch den Empfänger und/oder den
Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung,
Nachbelastung).
Der Dateiname eines Auftrags ist wie folgt aufge­
baut:
Datum_WS_Produkt_Anzahl_Druckmedium_Auf­
tragsnummer.pdf
Datum = Jahr/Monat/Tag
WS = Kürzel der Dienstleistung
Produkt = Produktbezeichnung
(z. B. A Standard)
Anzahl = Menge der gedruckten
digitalen Briefmarken
Druckmedium
= E (Etiketten), U (Umschläge)
und B (Briefe für Fenster couvert)
Auftragsnummer = Eindeutige Auftragsbezeichnung
–– In der nächsten Spalte werden die Auftragsnotizen
angezeigt. Diese können während dem Bestellvor­
gang bei den Ausgabeoptionen erfasst werden.
–– In einer weiteren Spalte wird Ihnen die Gültigkeits­
dauer angezeigt. Digitale Briefmarken sind nur für
eine befristete Dauer gültig. Werden die digitalen
Briefmarken nicht innerhalb dieser Frist verwendet,
verfallen sie und dürfen nicht mehr benutzt werden.
Zu jedem Auftrag finden Sie ebenfalls Icons, über die
Sie folgende Funktionen aufrufen:
–– Bereits erstellte digitale Briefmarken können Sie als
Vorlage für einen neuen Auftrag verwenden. Es
wird ein neuer Bestellvorgang gestartet. Dabei sind
alle Einstellungen gemäss dem früheren Auftrag
ausgefüllt. Sie haben in der Auftragszusammenfas­
sung aber jederzeit die Möglichkeit, zu den ent­
sprechenden Eingabeseiten zurückzukehren und
die Angaben zu ändern. Schliessen Sie die Bestel­
lung wie gewohnt ab.
–– Abrufen der Quittung.
–– Details zu einem Auftrag einsehen (falls vorhanden).
So lassen sich zum Beispiel bei Paketsendungen
einfach und schnell die aktuellen Zustellinformatio­
nen anzeigen (Track & Trace Status).
–– Löschen eines Auftrags.
Der Speicherplatz für Aufträge ist limitiert. Bei Erreichen
der Limite erscheint eine entsprechende Meldung.
Löschen Sie in diesem Fall bereits erstellte Aufträge.
Sie können mit der Funktion «Startseite personalisie­
ren» unter «Services/Einstellungen» Ihre Aufträge
auch automatisch löschen lassen.
Hinweis: Zur Erstellung von Sammelquittungen nut­
zen Sie die Funktion «Journal» im Bereich «Services».
Favoriten
Mit den Favoriten können Sie die Einstellungen von
Aufträgen dauerhaft als Vorlage für neue Aufträge
speichern. Aufträge, die Sie unter «Bestellungen» als
Favorit markiert haben, werden in dieser Liste ange­
zeigt. Mit Klick auf die Beschreibung starten Sie den
Bestellablauf für einen neuen Auftrag mit den glei­
chen Einstellungen wie im alten Auftrag.
Sie können einen Favorit wieder löschen oder die
­Beschreibung zu einem Favorit jederzeit anpassen
mit Klick auf das entsprechende Symbol.
Services
Im Bereich Services finden Sie Zusatzleistungen, wie
zum Beispiel:
–– Journal:
Zeigt alle Aufträge über eine gewählte Zeitdauer
und ermöglicht die Erstellung einer Sammelquit­
tung.
–– Sendungsverfolgung (Track & Trace)
Sie erhalten Auskunft über den Sendungsverlauf
sowie den aktuellen Sendungsstatus.
–– Einstellungen:
–– Business Einstellungen:
Ermöglicht die Anmeldung für Bestellungen aus
Drittsoftware. Als Grundvoraussetzung muss
der Software-Hersteller diesen Dienst integriert
haben. Ob Ihre Software solche Bestellungen
unterstützt, erfahren Sie bei Ihrem SoftwareHersteller oder auf unseren Internetseiten.
–– Newsletter:
Newsletter Anmeldung, um die neusten Infor­
mationen zu WebStamp zu erhalten.
–– Meldungen und Hinweise einstellen:
Verwaltung der Anzeige von Meldungen zu
­bestimmten Aktionen. Bei aktiver Checkbox wird
eine Meldung zur beschriebenen Aktion ange­
zeigt.
–– Frankierlizenzen verwalten (nur Geschäftskunden):
Zeigt die vorhandenen Frankierlizenzen an. Diese
können bei Bedarf mit einer Bemerkung beschrie­
ben werden.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
Sind mehrere Lizenzen zu einem Produkt vor­
handen, kann mit dem Stern eine Lizenz als
­Favorit markiert werden. Damit wird diese bei
einer Bestellung direkt ausgewählt. Es kann
trotzdem noch im Bestellprozess auf eine andere
Frankierlizenz gewechselt werden.
–– Startseite personalisieren:
Legt fest, welches Register mit Aufträgen auf
der Startseite angezeigt wird und ob Aufträge
automatisch gelöscht werden sollen.
WebStamp > Produkt wählen
Produkt und Druckmedium
Wählen Sie über die Auswahllisten das gewünschte
Produkt aus. Sind Zusatzleistungen verfügbar, wer­
den diese zur Auswahl eingeblendet. Das gewählte
­Produkt wird detailliert angezeigt. Ausführliche
­Angaben finden Sie unter «Produktbeschreibungen».
Als Direktwahl werden Ihnen die gebräuchlichsten
Produkte zur Auswahl gestellt. Mit einem Klick können
Sie eines der aufgeführten Produkte übernehmen.
TIPP: Sollten Sie nicht sicher sein, welches Gewicht
Ihre Sendung hat, können Sie sich mit einfachen Mit­
teln behelfen. Als Ersatz für eine Briefwaage dient
beispielsweise auch eine Küchenwaage. Alternativ
hilft bei Briefsendungen vielleicht schon der Vergleich
mit einer gewöhnlichen Tafel Schokolade, die norma­
lerweise 100 g wiegt.
Bestimmen Sie zusätzlich das Druckmedium. Die
­Auswahl zeigt nur die zum gewählten Produkt mög­
lichen Druckmedien. Unter anderem sind dies:
–– Etiketten: Der Auftrag wird so aufbereitet, dass der
Ausdruck auf vordefinierte Etikettenformate mög­
lich ist.
–– Briefumschläge: Der Auftrag wird so aufbereitet,
dass der Ausdruck auf vordefinierte BriefumschlagFormate möglich ist.
–– Briefe für Fenstercouvert: Der Auftrag wird so auf­
bereitet, dass der Druck auf ein A4-Blatt erfolgt.
Das Blatt kann dann gemäss gewähltem Fenster­
couvert gefaltet und in den Umschlag gelegt
­werden.
–– Thermolabels: Der Auftrag wird so aufbereitet,
dass der Ausdruck auf vordefinierte Etikettenfor­
mate von speziellen Etikettendruckern möglich ist.
–– Papier: Mit dieser Auswahl werden die digitalen
Briefmarken mit einer Begrenzungslinie versehen
(z. B. bei Paketen). Dies bietet die Möglichkeit, die
digitale Briefmarke auszuschneiden und aufzukle­
ben.
Anwendungsmöglichkeiten
Mit einem Klick auf «Beispiele» können Sie sich die
verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten (Druck­
kombinationen) ansehen.
Optionen
Als weitere Optionen können Sie auswählen, ob
Empfängeradressen und/oder ein Bild hinzugefügt
werden soll. Abhängig von der Auswahl folgen
die nächsten Schritte.
Bitte beachten Sie, dass nicht jede Druckkombination
mit diesen Optionen möglich ist (z. B. «Briefe für
Fenstercouvert» mit Bildern ist nicht möglich, bei
­Paketen ist die Angabe von Empfängeradressen
­erforderlich). Nicht mögliche Kombinationen werden
entsprechend gekennzeichnet.
WebStamp > Bild wählen
Standardbilder
Haben Sie unter «Produkt wählen» die entsprechende
Option festgelegt, können Sie in diesem Schritt eines
der zur Verfügung gestellten Standardbilder auswäh­
len. Wie die Frankierung mit einem Bild aussieht,
­sehen Sie an den Beispielen.
Eigenes Bild
Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Verwendung
­eines eigenen Bildes. Mit Klick auf «Durchsuchen»
können Sie das Bild auswählen. Nach Klick auf
«Übernehmen» wird das Bild übernommen und in
der Bildvorschau angezeigt. Das Bild wird automa­
tisch für die Anwendung optimiert.
Für die problemlose Verwendung von eigenen Bildern
beachten Sie bitte die Hinweise unter «Formatvorga­
ben».
Eigene Bilder lassen sich bearbeiten. Klicken Sie auf
«Bearbeiten» und verändern Sie das Bild nach ihren
Wünschen. Beenden Sie die Bearbeitung mit der
­Bestätigung den gewünschten Änderungen. Die Bild­
bearbeitung hat keinen Einfluss auf Ihr Originalbild.
Es wird immer das zuletzt für einen Auftrag verwen­
dete Bild gespeichert. Bitte beachten Sie, dass die
Bildbearbeitung nicht mehr möglich ist, nachdem Sie
einen Auftrag ausgelöst haben. Falls Sie das gleiche
Bild noch einmal bearbeiten möchten, übernehmen
Sie es noch einmal.
TIPP: Mit «Zuschneiden» können Sie Ihr Bild der
­idealen Grösse für die digitale Briefmarke anpassen.
Wählen Sie einfach den gewünschten Ausschnitt mit
Quer- oder Hochformat. Durch das vorgegebene
­Seitenverhältnis wird der optimale Ausschnitt gewählt.
WebStamp > Empfängeradresse erfassen
Eingabe Empfängeradressen
Haben Sie unter «Produkt wählen» die entsprechende
Option ausgewählt, können Sie in diesem Schritt
­eigene Empfängeradressen erfassen.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
Sie können eine Adresse manuell erfassen oder – falls
Sie Kontakte erfasst haben – diese direkt aus der
­Adressverwaltung übernehmen.
Die Eingabe muss mit Klick auf «Übernehmen»
­bestätigt werden. Die Adresse erscheint anschliessend
in der Tabelle «Empfängerliste». Wiederholen Sie
­diesen Vorgang, wenn Sie mehrere Adressen aufneh­
men möchten.
TIPP: Adressen aus dem Register Kontakte können
mit «Doppelklick» direkt übernommen werden.
Suchergebnisse
Bei einer manuellen Erfassung einer Adresse werden
Ihnen laufend mögliche Treffer aus Ihren persönlichen
Kontakten oder öffentlich zugänglichen Adressquel­
len angezeigt. Die angezeigten Adressen können
­direkt übernommen werden. Falls Sie kein passendes
Ergebnis finden, erfassen Sie die gewünschte Adresse
vollständig und klicken Sie auf «Übernehmen».
Nach der Übernahme sind die Eingabefelder leer. Die
Suchergebnisse bleiben aber stehen, falls Sie weitere
Adressen übernehmen möchten. Andernfalls erfassen
Sie einfach eine neue Adresse und die Suche wird
­aktualisiert. Oder Sie klicken auf «Inhalte löschen»
und lassen sich wieder alle Kontakte anzeigen.
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die Adressqualität
und die Suchergebnisse der öffentlichen Adress­
dienste vom jeweiligen Anbieter abhängig sind. Bei
Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den entspre­
chenden Anbieter.
In den Kontakten erstellte Verteiler lassen sich über­
nehmen. Wechseln Sie dazu ins entsprechende Regis­
ter und übernehmen Sie mit dem entsprechenden
Symbol den gewünschten Verteiler.
Empfängerliste
Übernommene Empfängeradressen werden in der
Empfängerliste angezeigt.
WICHTIG: Können Adressen nicht verwendet werden,
werden diese automatisch in den Zwischenspeicher
verschoben. Adressen im Zwischenspeicher werden
nicht für den Auftrag berücksichtigt.
Über die Auswahlmenüs zur Empfängerliste lassen
sich für alle oder alle selektierten Adressen verschie­
dene Aktionen durchführen. Bestimmen Sie, mit wel­
chen Adressen welche Aktion ausgeführt werden soll
und bestätigen Sie mit «OK». Folgende Aktionen
­stehen zur Verfügung:
–– Adressen können gelöscht werden.
–– Adressen lassen sich einfach duplizieren und müs­
sen nicht mehrfach erfasst werden.
–– Speichern Sie Adressen direkt in Ihre persönlichen
Kontakte.
–– Verschieben Sie Adressen in den temporären Zwi­
schenspeicher, um Sie für eine spätere Bestellung
zu verwenden.
Empfängeradresse bearbeiten
Wird eine Empfängeradresse bearbeitet, muss sie mit
«Übernehmen» bestätigt werden.
Zwischenspeicher
Der Zwischenspeicher besteht aus folgenden Regis­
tern:
–– «Temporäre» Adressen:
Pro Bestellung kann nur ein Produkt frankiert
­werden. Unter «temporäre» werden automatisch
Adressen abgelegt, die mit dem aktuell ausge­
wählten Produkt nicht frankiert werden können.
Sie haben zum Beispiel «Briefe Inland» gewählt,
aber eine ausländische Adresse erfasst. Oder Sie
verschieben eine Adresse bewusst in den Zwischen­
speicher, um diese für einen späteren Auftrag zu
verwenden (falls Sie z. B. nicht alle Adressen mit
dem gleichen Produkt frankieren möchten).
­Nachdem Sie eine Bestellung durchgeführt haben,
können Sie einfach eine weitere Bestellung durch­
führen und die gespeicherten Adressen aus dem
Zwischenspeicher übernehmen.
–– «fehlerhafte» Adressen:
In diesem Register erscheinen automatisch alle
­Adressen, die fehlerhaft sind und somit nicht ver­
wendet werden können (z. B. eine Adresse ohne
Ortsangabe).
Damit Sie eine fehlerhafte Adresse benutzten kön­
nen, klicken Sie bei der entsprechenden Adresse
auf das Symbol «Bearbeiten». Ergänzen Sie die
fehlenden Angaben und bestätigen Sie mit «Über­
nehmen». Die Adresse wird in die Empfängerliste
oder zu den temporären Adressen verschoben.
WICHTIG: Können Adressen nicht verwendet werden,
werden diese automatisch in den Zwischenspeicher
verschoben. Adressen im Zwischenspeicher werden
nicht für die Bestellung berücksichtigt. Nach Abschluss
der Bestellung erhalten Sie die Möglichkeit, direkt
­einen Folgeauftrag auszulösen. Klicken Sie auf «wei­
ter» und die Adressen des Zwischenspeichers stehen
weiterhin zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass der Zwischenspeicher ein
temporärer Speicher ist. Somit werden alle gespei­
cherten Adressen gelöscht, wenn Sie einen ganz
­neuen Auftrag beginnen oder sich abmelden.
Empfängeradressen importieren
Über «Importieren» lassen Sich Empfängeradressen
aus einer Datei (.xls, .csv oder .txt) übernehmen.
1. Erstellen Sie vorgängig zum Beispiel eine Excel-­
Tabelle mit Ihren Empfängeradressen. Oder expor­
tieren Sie die Adressen aus Ihrer Adressdatenbank
(z. B. aus Outlook).
WICHTIG: Es ist darauf zu achten, dass nur ein
Eintrag pro Zeile aufgelistet wird.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
2. Erstellen sie einen Auftrag mit Empfängeradressen
und wechseln Sie auf die Seite zum Erfassen von
Empfängeradressen.
3. Klicken Sie «Importieren» auf der Seite mit den
Empfängeradressen. Mit «Durchsuchen» können
Sie nun die Datei auswählen und «Übernehmen».
Falls Sie in einer Excel-Datei mehrere Datenblätter
erfasst haben, legen Sie noch das zu überneh­
mende Tabellenblatt fest.
4. Es werden nur einige Ihrer Adressen angezeigt.
Bestimmen Sie nun, welche Angaben welchem
Adressfeld entsprechen. Weisen Sie dafür die ent­
sprechenden Spalten korrekt zu. Damit legen Sie
fest, wie die Adressen übernommen werden. Die
Zuweisung wird über die Auswahllisten getätigt.
Ordnen Sie zum Beispiel das Adressfeld «Name»
der Spalte mit den Namen zu.
WICHTIG: Das System versucht, diese Zuweisung
automatisch durchzuführen. Dies ist jedoch nicht
immer möglich. Bitten prüfen Sie, ob die automa­
tische Zuweisung korrekt ist und legen Sie nicht
oder falsch zugewiesene Adressfelder manuell fest.
5. Bestätigen Sie die Adressübernahme.
6. Die Adressen werden in die Empfängerliste über­
nommen. Dabei prüft das System, ob die Empfän­
geradressen vollständig sind und zum ausgewähl­
ten Produkt passen. Dementsprechend werden
die Adressen in die Empfängerliste übernommen
und / oder im Zwischenspeicher abgelegt.
Beachten Sie, dass zu grosse Dateien oder Dateien
mit zu vielen Adresseinträgen nicht übernommen
werden können. Das System prüft automatisch die
gesetzten Limiten und wird Sie im entsprechenden
Fall darauf hinweisen.
WebStamp > Ausgabeoptionen wählen
Anzahl
Falls Sie Empfängeradressen erfasst haben, ergibt
sich die Anzahl der zu erstellenden digitalen Brief­
marken auf Grund der Anzahl erfasster Adressen
und kann nicht verändert werden.
Haben Sie keine Empfängeradressen erfasst, müssen
Sie im Eingabefeld die Anzahl definieren.
Absenderadresse
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn die Absender-­
adresse gedruckt werden soll. Diese Einstellung bleibt
bis zur nächsten Änderung gespeichert. Bei Brief-­
umschlägen wird der Absender in der linken oberen
Ecke positioniert. Bei Etiketten wird eine zusätzliche
Etikette pro digitale Briefmarke ausgegeben. Wenn
Sie Fenstercouverts verwenden (Briefe für Fenster­
couvert), erfolgt der Druck direkt auf das A4-Blatt
und ist nur bei Umschlägen mit zwei Sichtfenstern
­ersichtlich.
Bitte beachten Sie, dass in bestimmten Fällen
(z. B. Erstellen von Paketetiketten mit Barcode) eine
Absenderadresse zwingend erforderlich ist.
Sie können Ihre Absenderadresse anpassen. Mit einem
Klick auf den Button «Ändern» öffnet sich ein Fenster.
Die Änderungen können mit «Übernehmen» gespei­
chert werden.
Zusatzoptionen
Mit den Zusatzoptionen können Sie spezielle, auf das
Druckmedium angepasste Einstellungen festlegen.
Je nach Produktwahl werden nachfolgende Auswahl­
möglichkeiten geboten:
–– Etiketten:
Unter «Format» wählen Sie aus den vorgegebenen
Formaten Hersteller und Produkt des verwendeten
Etikettenbogens aus. Für bereits teilweise bedruckte
Bögen können Sie die Druckposition der ersten
­Etikette verändern. Alternativ können Sie auch ein
benutzerdefiniertes Format erfassen.
–– Briefumschläge:
Unter «Format» wählen Sie das gewünschte Couvert
aus. Alternativ können Sie auch ein benutzerdefi­
niertes Format erfassen.
–– Briefe für Fenstercouvert:
Unter «Format» wählen Sie das gewünschte Fens­
tercouvert aus. Alternativ können Sie auch ein
­benutzerdefiniertes Format erfassen.
–– Papier:
Unter «Format» wählen Sie das gewünschte Papier­
format. Alternativ können Sie auch ein benutzer­
definiertes Format erfassen. Mit dieser Einstellung
wir im Gegensatz zu Etiketten ein gestrichelter
Rahmen um die digitale Briefmarke gezogen. Dies
ermöglicht das Ausschneiden und Aufkleben der
digitalen Briefmarke.
–– Thermolabels:
Unter «Format» wählen Sie aus den vorgegebenen
Formaten Hersteller und Produkt des verwendeten
Etikettendruckers aus. Alternativ können Sie auch
ein benutzerdefiniertes Format erfassen.
Für benutzerdefinierte Formate (ausgenommen Eti­
ketten) geben Sie die Grösse des Druckmediums
(Höhe und Breite) sowie die Druckposition der digita­
len Briefmarke (linke / obere Ecke zur Markierung des
Druckbeginns) an.
Bei der Erfassung von benutzerdefinierten Etiketten
geben Sie die geforderten Angaben ein. Dadurch
­bestimmen Sie die Grösse und Aufteilung des Etiket­
tenbogens.
Beachten Sie bereits bei der Erstellung eines Auftrags
die Vorgaben Ihres Druckers (z. B. maximal möglicher
Druckbereich). Am besten benutzen Sie die Funktion
«Vorschau». Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den
Hersteller Ihres Druckers.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
Frankierlizenz (nur Geschäftskunden)
Zeigt die vorhandenen Frankierlizenzen an. Diese
können unter «Services/Einstellungen» verwaltet
­werden. Bei mehreren Frankierlizenzen ist eine
­Auswahl möglich. Wurde eine Frankierlizenz als
­Favorit gesetzt, ist diese bereits ausgewählt.
Auftragsnotiz
Erfassen Sie bei Bedarf eine Auftragsnotiz, die den
Auftrag beschreibt. Diese Beschreibung wird auf der
Startseite im Register «Bestellungen» sowie auf der
Einzelquittung angezeigt.
Nach dieser Auftragsnotiz können Sie im Register
«Bestellungen» sowie im «Journal» suchen, um den
Auftrag wiederzufinden.
Vorschau
Sie können mit «Vorschau» einen Probedruck erstel­
len. Diese als Test gekennzeichneten Mustermarken
entsprechen keinen gültigen digitalen Briefmarken
und dürfen nicht dem Versand übergeben werden.
WebStamp > Nachnahme erfassen
(nur Ge­schäftskunden)
Beschrieb
Mit einem Versand per Nachnahme kommen Sie
­sicher und einfach zu Ihrem Geld. Die Sendung wird
dem Empfänger nur gegen Bezahlung ausgehändigt.
Für Briefe ist eine Frankierlizenz erforderlich, bei der
Ihre Kontoinformationen hinterlegt sind. Frankier-­
lizenzen sind vorgängig bei der Post zu beantragen.
Kontaktieren Sie diesbezüglich Ihre Ansprechperson
der Post.
Für Pakete mit belegloser Nachnahme erfassen Sie
Ihre Kontoinformationen direkt bei der Bestellung.
Mögliche Transaktionsarten sind: ESR und Postkonto/
Bank.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei Verwen­
dung von Postkonto die IBAN angeben müssen. Die
IBAN zu Ihrem Postkonto finden Sie auf Ihrem Post­
kontoauszug. Alternativ finden Sie auf der Erfas­
sungsmaske in WebStamp einen Link, mit dem die
IBAN ermittelt werden kann.
Nachnahmebetrag
Erfassen Sie den Nachnahmebetrag und klicken auf
Übernehmen. Der Betrag wird zum markierten Emp­
fänger erfasst.
Bei Verwendung von ESR ist zusätzlich pro Empfänger
eine ESR-Referenznummer erforderlich.
Hinweis: Nachnahmebetrag und ESR-Referenznum­
mer können Sie auch mit dem Adressimport über­
nehmen. Somit können Sie eine Liste der Empfänger
erstellen (z. B. aus einer anderen Software generie­
ren) und in WebStamp importieren.
WebStamp > Abholung erfassen
Beschrieb
Mit einer Abholung lassen Sie Sendungen (z. B. Pakete)
abholen. Der Postbote nimmt die Sendungen auf
­seiner Zustelltour mit und damit entfällt für Sie der
Gang zu einer Poststelle. Genauere Informationen
und Richtlinien finden Sie auf den Internetseiten.
WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass die versandbereiten
Sendungen jeweils am gewählten Abholtag zur
­richtigen Zeit am gewählten Übergabeort für die
­Abholung bereit gestellt sind.
Abholadresse
Mit der Abholadresse geben Sie an, wo der Postbote
die Sendung abholen kann. Mit dem Übergabeort
­legen Sie den genauen Standort fest.
Zur Adresse müssen Sie Kontaktangaben erfassen.
Diese Angaben werden für die Leistungserbringung
benötigt (z. B. Kontakt im Problemfall). Stellen Sie
­sicher, dass die Angaben korrekt sind.
Absenderadresse
Die Absenderadresse wird auf der Paketetikette auf­
gedruckt. In der Regel sind die Absenderadresse und
die Auftraggeberadresse identisch. Sie können als
Auftraggeber zum Beispiel aber auch eine Abholung
an einer anderen Adresse beauftragen (z. B. Büro-­
adresse).
Zur Adresse müssen Sie Kontaktangaben erfassen.
Diese Angaben werden für die Leistungserbringung
benötigt (z. B. Kontakt im Problemfall). Stellen Sie
­sicher, dass die Angaben entsprechend korrekt sind.
Abholdatum
Mit dem Abholdatum legen Sie den Tag fest, an dem
der Postbote Ihre Sendung abholen wird. Genauere
Informationen finden Sie auf den Internetseiten.
Sendungsangaben
Geben Sie ungefähr an, wie gross die Sendung inkl.
Verpackung ist. Bei mehreren Sendungen können Sie
die Einstufung pro Empfänger vornehmen.
Hinweis: Dies hat keinen Einfluss auf Ihre Bestellung
oder den Preis und dient lediglich als Angabe für den
Postboten.
Auftragsbestätigung
Der Abholungsauftrag wird dem Kunden an die bei
der Bestellung erfassten E-Mail-Adresse bestätigt.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
WebStamp > Bestellen
Bestellung
Die Bestellung wird Ihnen angezeigt. Sie erhalten mit
«Vorschau» noch einmal die Gelegenheit, Ihre Bestel­
lung zu prüfen. Mit «Ändern» können Sie Ihre Anga­
ben anpassen. Bei Bild und Empfängeradressen
­erhalten Sie noch die Möglichkeit, die Inhalte direkt
zu bearbeiten.
Klicken Sie auf «Bestellen» und Ihr Auftrag wird aus­
gelöst. Die Auftragsbestätigung (Quittung) erhalten
Sie nach der Ausführung Ihres Auftrages.
WebStamp > Digitale Briefmarken erstellen
Digitale Briefmarken erstellen
Nach der Bestellung werden die digitalen Briefmarken
erstellt.
Ist dieser Vorgang beendet, wird Ihnen zur Abholung
Ihres Auftrags ein Link angezeigt. Mit Klick auf den
Link können Sie das PDF-Dokument öffnen. Legen
Sie das gewünschte Druckmedium in den Drucker
und stellen Sie am Drucker das richtige Format ein
­(z. B. Briefumschläge C5, wenn Sie auf C5 drucken
möchten). Diese Einstellungen sind abhängig vom
­jeweiligen Druckermodell. Beachten Sie dazu die
­Vorgaben und Anweisungen zu Ihrem Drucker. Bitte
beachten Sie auch die Druckhinweise unter «Tipps».
Sie haben die Möglichkeit, eine «Quittung» zum
­Auftrag zu beziehen.
Erstellte Aufträge bleiben einige Tage in der Übersicht
verfügbar. So kann bei Bedarf (z. B. Druckerprobleme,
Ausdruck verloren) der Download mit Klick auf den
entsprechenden Auftrag wiederholt werden. Dabei
entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Bitte stellen Sie sicher, dass jede digitale Briefmarke
nur einmal dem Versand übergeben wird. Mehr­
mals verwendete digitale Briefmarken sind ungültig.
Die Verwendung von ungültigen digitalen Briefmarken
kann zur Falsch- oder Nichtverarbeitung der Sendung
führen und hat Kosten zur Folge, die durch den
­Empfänger und/oder den Absender zu tragen sind
­(z. B. Nachtaxierung, Nachbelastung).
Sind Adressen in Ihrem Zwischenspeicher, können Sie
direkt eine neue Bestellung beginnen. Nutzen Sie
­diese Möglichkeit, um auch die Adressen noch in
­einem Auftrag zu verwenden. Nach Abschluss einer
Bestellung erhalten Sie die Möglichkeit, direkt einen
Folgeauftrag auszulösen. Klicken Sie auf «weiter»
und die Adressen des Zwischenspeichers stehen
­weiterhin zur Verfügung.
WebStamp > Anwendungstipps und Richtlinien
Anwendungstipps
Nachfolgend finden Sie wichtige Tipps für den
­Gebrauch dieser Dienstleistung:
–– Die Benutzung von digitalen Briefmarken ist so
­einfach wie die von normalen Briefmarken. Sie
­erstellen einen Auftrag und erhalten nach der
­Bestellung ein PDF-Dokument mit den gewünsch­
ten digitalen Briefmarken. Drucken Sie das PDF-­
Dokument und verwenden Sie die digitalen Brief­
marken wie normale Briefmarken. Auch das
Erstellen von Paketetiketten mit Barcode ist ein
­Kinderspiel. Sie erhalten damit Standardetiketten
für ihre Pakete (z. B. im Format A6) und können
dann ihr Paket sehr einfach am Postschalter aufge­
ben oder bei Ihnen am Domizil oder einem defi­
nierten Ort abholen lassen.
–– Bereits vor der Bestellung haben Sie die Möglich­
keit, mit Klick auf «Vorschau» einen Probedruck zu
erstellen. Auf diese Weise können Sie prüfen, ob
der Auftrag und das Druckerzeugnis Ihren Vorstel­
lungen entsprechen.
–– Mit «Benutzerdefiniert» haben Sie bei einigen
Druckmedien (z. B. Briefumschläge) die Möglich­
keit, eigene Formate anzugeben. Beachten Sie
­bereits bei der Erstellung eines Auftrags die Vor-­
gaben Ihres Druckers (z. B. maximal möglicher
Druckbereich). Am besten benutzen Sie die Funk­
tion «Vorschau». Im Zweifelsfall wenden Sie sich an
den Hersteller Ihres Druckers.
–– Legen Sie das gewünschte Druckmedium in den
Drucker und stellen Sie am Drucker das richtige
Format ein (z. B. Briefumschläge C5, wenn Sie auf
C5 drucken möchten). Diese Einstellungen sind
­abhängig vom jeweiligen Druckermodell. Beachten
Sie dazu die Vorgaben und Anweisungen zu Ihrem
Drucker.
–– Beim Druck eines Auftrags (PDF-Dokument)
müssen die Druckeinstellungen ohne Seiten­
anpassung ausgewählt werden. Nachfolgende
Abbildung zeigt die Einstellungen am Beispiel
­des Adobe Acrobat Readers. Unter der Option
«Drucken» ist bei Seiteneinstellungen die Seitenanpassung auf «Keine» zu setzen. Gegebenenfalls
markieren Sie zusätzlich «Papierquelle anhand
­der PDF Seitengrösse auswählen».
–– Erstellte Aufträge bleiben einige Tage in der Über­
sicht verfügbar. So kann bei Bedarf (z. B. Drucker­
problem, Ausdruck verloren) der Download mit
Klick auf den entsprechenden Auftrag wiederholt
werden. Dabei entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Bitte stellen Sie sicher, dass jede digitale Brief­
marke nur einmal dem Versand übergeben
wird. Eine eindeutige Nummerierung hilft Ihnen
­zur Unterscheidung der einzelnen Wertzeichen.
Mehrmals verwendete digitale Briefmarken sind
ungültig. Die Verwendung von ungültigen digitalen
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
Briefmarken kann zur Falsch- oder Nichtverarbei­
tung der Sendung führen und hat Konsequenzen
zur Folge, die durch den Empfänger und/oder den
Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung,
Nachbelastung).
–– Wie kann ich ein eigenes Bild zur persönlichen
­Gestaltung benutzen?
Dies ist ganz einfach. Wählen Sie zu Beginn einer
Bestellung die Option «Bild». Anschliessend erhal­
ten Sie die Möglichkeit, ein eigenes Bild zu über­
mitteln. Das Bild wird automatisch für die Anwen­
dung optimiert. Genaue Hinweise (z. B. zugelassene
Formate) finden Sie auf der entsprechenden Seite
der Dienstleistung.
–– Verwenden Sie oft den gleichen Portobetrag für
Ihre Sendungen?
Dann verwenden Sie einen bestehenden Auftrag
als Vorlage für neue digitale Briefmarken. Klicken
Sie in der Übersicht beim gewünschten Auftrag
auf das Symbol «Neu» und ein neuer Bestellvor­
gang wird gestartet. Dabei sind alle Einstellungen
gemäss der Vorlage bereits ausgefüllt. Sie haben in
der Auftragszusammenfassung aber jederzeit die
Möglichkeit, zu den entsprechenden Eingabeseiten
zurückzukehren und die Angaben zu ändern.
Schliessen Sie die Bestellung wie gewohnt ab.
–– Möchten Sie einen Serienbrief ohne die Eingabe
von Empfängeradressen frankieren?
Mit Tintenstrahldruckern drucken Sie die digitalen
Briefmarken direkt auf die Fenstercouverts. Auf
Grund der Hitzeentwicklung ist dies mit Laserdruckern im Normalfall nicht möglich. Folgendes
Vorgehen kann alternativ verwendet werden:
­Erstellen Sie digitale Briefmarken für Fenstercou­
verts. Erfassen Sie keine Empfängeradressen und
geben Sie die benötigte Anzahl ein. Platzieren Sie
in der Serienbriefvorlage die Empfängeradresse
­so, dass Sie gedruckt zusammen mit der digitalen
Briefmarke im Sichtfenster erscheint. Für die
­Feinabstimmung der Serienbriefvorlage mit den
­digitalen Briefmarken können Sie die «Vorschau»Funktion benutzen. Anschliessend bestellen und
drucken Sie die digitalen Briefmarken, legen die
gedruckten Seiten erneut in den Drucker und
­drucken den Serienbrief.
Hinweis: In jedem Fall beachten Sie die Vorgaben
Ihres Druckers, um Schaden am Gerät zu vermeiden.
–– Möchten Sie Adressen aus Ihrer Adressdatenbank
importieren?
Klicken Sie während der Bestellung beim Schritt
«Empfängeradressen erfassen» auf «Importieren».
Sie können Dateien in den Formaten xls, .cvs, und
­.txt importieren. Definieren Sie über die Auswahl­
menüs, wie die Adressen übernommen werden
und bestätigen Sie den Import. Anschliessend wer­
den alle korrekten und zum Produkt passenden
­Adressen übernommen. Genauere Informationen
finden Sie in der Hilfe.
Richtlinien für die Verwendung von digitalen
Briefmarken
Detaillierte Angaben zur Verwendung von digitalen
Briefmarken finden Sie in den Teilnahmebedingun­
gen und auf den Internetseiten der Post. An dieser
Stelle sind einige wichtige Hinweise aufgeführt.
­Werden diese Richtlinien nicht ein­gehalten,
kann dies zur Falsch- oder Nichtverarbeitung
der Sendung führen und hat Konsequenzen zur
Folge, die durch den Empfänger und/oder den
Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung,
Nachbelastung).
–– Pro Sendung ist nur eine digitale Briefmarke zu
­verwenden. Mehrere digitale Briefmarken dürfen
nicht für dieselbe Sendung verwendet werden.
Des Weiteren sind Kombinationen von digitalen
Briefmarken mit normalen Briefmarken oder ande­
ren postalischen Wertzeichen nicht zulässig.
–– Jede digitale Briefmarke darf nur einmal dem Ver­
sand übergeben werden. Eine bereits verwendete
digitale Briefmarke wird entwertet und ist ungültig.
–– Die digitale Briefmarke ist korrekt gedruckt und
klar sichtbar gemäss Versand- und Verpackungs­
vorschriften der Post anzubringen. In verschiede­
nen Fällen ist die Benutzung von Bildern nicht
möglich (z. B. Verwendung von Fenstercouverts,
Paketetiketten mit Barcode).
–– Der Absender wird bei Briefen im Normalfall in der
linken oberen Ecke aufgeführt. Für Pakete wird
­die Absenderadresse links der Empfängeradresse
dargestellt.
–– Digitale Briefmarken können auf Vorrat produziert
werden. Jede digitale Briefmarke besitzt jedoch ein
Gültigkeitsdatum (ersichtlich auf der Übersichts­
seite der Dienstleistung). Wird dieses Datum über­
schritten, ist die digitale Briefmarke ungültig und
kann nicht mehr verwendet werden.
–– Wenn im Voraus produzierte digitale Briefmarken
neu gedruckt werden müssen (z. B. weil Kaffee
­darauf ausgeschüttet wurde), dann ist sicherzustel­
len, dass bereits verwendete digitale Briefmarken
nicht noch einmal dem Versand übergeben werden.
–– Bei Preis- und Produktänderungen der Post können
vorproduzierte digitale Sendungen während einer
befristeten Übergangszeit weiterbenutzt werden.
So frankierte Sendungen sind am Postschalter auf­
zugeben. Bitte weisen Sie das Schalterpersonal dar­
auf hin, dass es sich um nicht mehr aktuelle digitale
Briefmarken handelt. Am Schalter können Sie dann
zum Beispiel unterfrankierte Sendungen nachtaxie­
ren oder die Sendung wird in anderer geeigneter
Form nachbelastet. Damit stellen Sie sicher, dass
die Zustellung Ihrer Sendung ohne Probleme ver­
läuft. Nach Ablauf der Frist dürfen nur noch digitale
Briefmarken gemäss gültigen Preis- und Produkt­
änderungen verwendet werden.
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
–– Der Benutzer ist für den Inhalt und die Rechtmässig­
keit des mit einer digitalen Briefmarke verwende­
ten Bildmaterials verantwortlich (auch für Ausland­
sendungen). Es dürfen keine Inhalte verwendet
werden, welche gegen geltendes Recht verstossen
oder zu einer Verwechslung mit Briefmarken füh­
ren können, die von der Post offiziell eingesetzt
werden. Dies beinhaltet im Besonderen das Auf­
führen von gängigen Taxwerten (z. B. 85) oder von
postalischen Zusätzen (wie «A» für A-Post oder
«Helvetia»).
–– Sie können mit «Vorschau» einen Probedruck
­erstellen. Diese als Test gekennzeichneten Muster­
marken entsprechen keinen gültigen digitalen
Briefmarken und dürfen nicht dem Versand über­
geben werden.
WebStamp > Bestellung über Dritte
Bestellung über Dritte
Diese Option bietet Kunden die Möglichkeit, einen
Auftrag für den Bezug von digitalen Briefmarken
auch von anderen Internetseiten aus zu starten. Die
Art und Weise, wie dies erfolgt, hängt vom Anbieter
der Internetseiten ab. Der Bestellabschluss erfolgt bei
WebStamp. Loggen Sie sich ein und prüfen Sie die
Angaben Ihres Auftrages. Ergänzen oder ändern Sie
die Angaben falls erforderlich und schliessen Sie die
Bestellung mit Klick auf «Bestellen» ab.
Wenn Sie über einen anderen Anbieter Zugang zur
Dienstleistung erhalten, müssen Sie ein aktiviertes
Kundenkonto bei WebStamp besitzen. Falls Sie kein
Konto besitzen, müssen Sie sich zuerst registrieren.
Genaue Anweisungen finden Sie auf der angezeigten
Login-Seite.
WebStamp > Bestellung aus Drittsoftware
(WebStamp Business)
Bestellung aus Drittsoftware
(WebStamp Business)
Digitale Briefmarken können direkt aus Drittsoftware
bestellt werden (z. B. aus ERP-Systemen oder anderen
Business-Applikationen). Damit lassen sich zum
­Beispiel Rechnungen unmittelbar beim Druck frankie­
ren. Als Grundvoraussetzung muss der Software-­
Hersteller diesen Dienst integriert haben. Ob Ihre
Software solche Bestellungen unterstützt, erfahren
Sie bei Ihrem Software-Hersteller oder auf unseren
­Internetseiten.
Anmeldung «KundenID/Passwort»
Möchten Sie diese Zugangsart wählen, gehen Sie wie
folgt vor:
1. Registrieren Sie sich bei WebStamp.
2. Starten Sie die Anmeldung zu WebStamp Business
unter «Services/Einstellungen».
3. Notieren Sie sich die WS-KundenID und legen Sie
ein Passwort fest.
4. Nun benutzen Sie die WS-KundenID und das ent­
sprechende Passwort in Ihrer Drittsoftware, um
digitale Briefmarken zu bestellen. Genauere
­Informationen dazu erfahren Sie direkt bei Ihrem
Software-Hersteller.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Zugangsart
nicht für das «Login Post» verwendet werden kann.
Benutzen Sie dazu die bisherigen Zugangsdaten.
Nutzung aus Drittsoftware
Nach der Anmeldung können Sie die Zugangsdaten
verwenden, um direkt aus Ihrer Drittsoftware digitale
Briefmarken zu erstellen. Genauere Informationen
dazu erfahren Sie direkt bei Ihrem Software-Hersteller.
Nutzung über Internet
Sie können die Dienstleistung auch direkt über das
­Internet benutzen, etwa zum Frankieren Ihrer Tages­
post. Das Login finden Sie hier.
Einstellungen für Drittsoftware mit «KundenID/
Passwort»
Nach der Anmeldung können Sie im Bereich «Services/
Einstellungen» gewisse Einstellungen für die Nutzung
aus Drittsoftware festlegen oder ändern:
–– Passwort ändern:
Sie können für die Nutzung aus Ihrer Drittsoftware
ein neues Passwort festlegen.
2011-116 (PM) 02.2014
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Zugangsart
nicht für das «Login Post» verwendet werden kann.
Benutzen Sie dazu die bisherigen Zugangsdaten.
Post CH AG
Kundendienst
Viktoriastrasse 21
3030 Bern
Hilfe zu WebStamp 02 / 2014
Telefon 0848 888 888
Fax 0844 888 888
kundendienst @post.ch
www.post.ch