caderno de comercialização

Transcrição

CONGRESSO GAÚCHO DE GINECOLOGIA E OBSTETRÍCIA
Realização: SOGIRGS-
13 a 15 DE AGOSTO DE 2015
Associação de Obstetrícia e Ginecologia do RS
- CADERNO DE COMERCIALIZAÇÃO -
CADERNO DE COMERCIALIZAÇÃO
13 A 15 DE AGOSTO DE 2015
PLAZA SÃO RAFAEL HOTEL E CENTRO DE EVENTOS – PORTO ALEGRE - RS
Realização:
Apoio:
ABRASC
*Sujeito a alterações. Disponibilidade dos itens de patrocínio mediante confirmação.
1
APRESENTAÇÃO
É com grande alegria e satisfação que a Associação de Obstetrícia e Ginecologia do RS (SOGIRGS)
convida todos vocês a participar do Congresso Gaúcho de Ginecologia e Obstetrícia que se realizará nos
dias 13 a 15 de agosto de 2015 no Hotel Plaza São Rafael e Centro de Eventos , Porto Alegre, RS.
Escolhemos o Hotel Plaza São Rafael e Centro de Eventos para realizar nosso evento, por ser um local de
fácil acesso, no centro de Porto Alegre localizado, próximo de inúmeros restaurantes e lojas, o que traz
muitas facilidades.
A SOGIRGS agradece pelo apoio sempre oferecido por sua conceituada empresa e espera poder contar
com esta parceria.
Dra. Mirela Foresti Jiménez
Presidente da SOGIRGS
Dra. Maria Celeste O. Wender
Diretora Científica da SOGIRGS
2
Local:
Avenida Alberto Bins, 514 - Centro Histórico, Porto Alegre - RS, 90030-000
Telefone: (51) 3220.7000.
PREVISÃO DE Nº DE PATICIPANTES E PÚBLICO ALVO
Congresso Médico Multidisciplinar com previsão de participação de 500 médicos.
Público Alvo:
Ginecologistas/Obstetras (principal)
COMISSÕES
Mirela Foresti Jiménez – Presidente
Beatriz Vailati- Tesoureira
Comissão Executiva
Mila Pontremoli Salcedo – Presidente da Comissão Executiva
Ana Selma Picoloto
Flávio da Costa Vieira
Gustavo Steibel
Fabíola Zoppas Fridman
Comissão Científica
Maria Celeste Osório Wender – Presidente da Comissão Científica
José Geraldo Lopes Ramos
João A. Pifero Steibel
Suzana Arenhart Pessini
Sergio H. Martins Costa
Breno José Acauan Filho
Liliane D. Herter
Comissão de Temas Livres - Ginecologia e Obstetrícia
Thaís Guimarães da Silva– Presidente da Comissão de Temas Livre
Janete Vetorazzi
Patríca El Beitune
3
O Congresso tem como objetivo divulgar as mais recentes pesquisas, avanços e inovações no
desenvolvimento da ciência e da tecnologia na área da Ginecologia e Obstetrícia, possibilitando o
intercâmbio entre pesquisadores, estudantes e demais profissionais da área, difundindo e ampliando
conhecimentos.
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

Temas que serão abordados
Climatério e menopausa
Osteoporose
Obesidade na mulher
Cirurgia Ginecológica
Endoscopia Ginecológica
Patologia do Trato Genital Inferior
HPV
Ginecologia oncológica e Câncer de mama
Uroginecologia
Anticoncepção
Ginecologia Endocrinológica
Endometriose
Reprodução Humana - Infertilidade
Emergências Ginecológicas
Ginecologia da Infância e Adolescência
Pré-natal de Alto e Baixo Risco
Infecções
Emergências Obstétricas
Gestação de Alto Risco
Medicina Fetal
Ultrassonografia
Sexualidade Humana
Mastologia de consultório
Público
Estimativa de 500 participantes
Objetivo
Favorecer a atualização científica e a troca de experiência e confraternização entre os participantes.
Formato
Favorecer o contato do médico com lançamentos de medicamentos e equipamentos médicos, através de:
Palestras
1. Mesas Redondas
2. Lunch Meeting/ Simpósio Satélite
3. Conferências / Mini Conferências
4. Palestras /Painel
ÁREA DE EXPOSIÇÃO:
* Funcionamento evento: 13 a 15 de agosto de 2015.
* Montagem: 12 e 13 de agosto de 2015.
* Desmontagem: Somente após encerramento das atividades do evento dia 15 de agosto de 2015.
4
GRADE CIENTÍFICA
Teremos 1 sala com 400 lugares e outra com 200 lugares para a realização das palestras, junto à área
de exposição.
13/8/2015 – QUINTA FEIRA
Sala A
Sala B
14:00 – 15:30
14:00 – 15:30
Mesa Redonda 1
15:30 – 16:00 - INTERVALO
16:00 – 17:30
16:00 – 17:30
Top Temas 1
Top Temas 2
17:30 – 18:00
Conferência 1
11:30 – 12:00 – INTERVALO
18:00 – 19:30
LUNCH MEETING 1
13:30 – 14:00 – INTERVALO
19:30 – 20:30
19:30 – 20:30
Top Temas 3

Grade sujeita a alteração após elaboração do programa.
5
14/8/2015 – SEXTA FEIRA
Sala A
Sala B
08:00 – 09:30
08:00 – 09:30
Mesa Redonda 1
09:30 – 10:00 - INTERVALO
10:00 – 11:00
10:00 – 11:30
Top Temas 1
Top Temas 2
11:00 – 11:30
Conferência 1
11:30 – 12:00 – INTERVALO
12:00 – 13:30
LUNCH MEETING 1
13:30 – 14:00 – INTERVALO
14:00 – 15:30
14:00 – 15:30
Top Temas 3
15:30 – 16:00 - INTERVALO
16:00 – 16:30
16:00 – 16:30
Conferência 2
Conferência 3
16:30 – 18:00
16:30 – 18:00
Top Temas 4

6
15/8/2015 – SÁBADO
Sala A
Sala B
08:00 – 09:30
08:00 – 09:30
Mesa Redonda 3

Mesa Redonda 4
09:30 – 10:00 - INTERVALO
10:00 – 11:00
Top Temas5
11:00 – 11:30
10:00 – 11:30
Top Temas 6
Conferência 4
11:30 – 12:00 –INTERVALO
12:00 – 13:30
LUNCH MEETING 3
12:00 – 13:30
LUNCH MEETING 4
13:30 – 14:00–INTERVALO
14:00 – 15:30
Mesa Redonda 5
14:00 – 15:30

15:30 – 16:00 - COFFEE-BREAK
16:00 – 16:30
16:00 – 16:30
Conferência 5
Conferência 6

7
ITENS DE PATROCÍNIO
TOTAL
ITENS
26
04
Lunch Meeting#
#
27
500
ITENS DE PATROCÍNIO
VALOR
UNITÁRIO
R$ 32.500,00
Inscrições (pct. c/ 1 a 25 - R$ 250,00 cada)***
R$ 250,00
Inscrições (pct. c/ 26 a 50 - R$ 220,00 cada)***
R$ 220,00
Inscrições (Pct. c/mais de 50 - R$ 200,00 cada)***
R$ 200,00
28
01
HotSite (com exclusividade)
R$ 8.000,00
29
01
Certificados de participação (on line)
R$ 8.000,00
30
01
Área de descanso e Leitura com sistema WI-FI
31
07
2ª Circular (Inserção de logotipo) (7 cotas)
R$ 6.000,00
32
03
Programa oficial c/ Anais - anúncio de pág. Inteira (3 cotas)
R$ 9.000,00
33
01
Banner de púlpito – sala 400 lugares**
R$ 3.500,00
34
01
Banner de púlpito – sala 100 lugares**
R$ 3.500,00
35
01
Capas nos encostos das cadeiras do Aud. 1 (400 lugares) *
R$ 15.000,00
36
01
Capas nos encostos das cadeiras do Aud. 2 (200 lugares) *
R$ 5.000,00
37
20
Professores Convidados nacionais (passagem e hospedagem)
R$ 2.200,00
38
03
Banner - coffee-break* (2 cotas)
R$ 8.000,00
39
01
Jantar dos Convidados (patrocínio exclusivo)
R$ 50.000,00
40
01
Secretaria e crachás
R$ 23.000,00
41
01
Sinalização interna
R$ 7.500,00
42
04
Coquetel de abertura sem exclusividade (4 cotas)
R$ 10.000,00
43
01
Pastas, blocos e canetas*
R$ 20.000,00
44
01
Sala VIP / Multimídia desk
R$ 35.000,00
R$ 10.000,00
* Confecção dos materiais, equipamentos ou fornecimento/contratação dos serviços pelo patrocinador.
** Confecção dos materiais pela organizadora.
***Inscrições - Os descontos somente serão cumulativos a partir da inscrição mínima de referência. Não será
aplicado desconto aos valores retroativos já pagos quando adquiridas mais inscrições.
# A escolha da data, horário e sala do lunch meeting será feita por ordem de aquisição das cotas.
8
DETALHAMENTO DOS ITENS DE PATROCÍNIO
A. EXPOSIÇÃO COMERCIAL - ESTANDES
Local:
Centro de Eventos do Plaza São Rafael.
OU
B.
SUGESTÕES DE PARTICIPAÇÃO
Planta inicial sujeita a modificações.

ESTANDES SEM MONTAGEM BÁSICA
* MONTAGEM: dia 12 de agosto de 2015, das 8h ás 18h
* DESMONTAGEM: dia 15 de agosto de 2015, após término das atividades
INVESTIMENTO:
RESERVAS ATÉ 01/12/2014 - R$ 1.170,00/m²
RESERVAS A PARTIR DE 01/01/2014 - R$ 1.350,00/m²
C.
LUNCH MEETING – R$ 32.500,00
9
Serão encontros com horários e dias pré estabelecidos pela Comissão, dentro da programação
científica, para a atuação da empresa demonstrar novos conceitos e técnicas. Excelente
oportunidade da empresa estar presente junto ao seu público alvo, de uma forma bastante
dinâmica, apresentando os seus produtos e benefícios.
A empresa interessada deverá enviar à comissão Científica o programa com Tema e nomes para
serem aprovados. Todas as despesas relativas ao transporte, estadia e etc. dos convidados
ficarão sob responsabilidade dopatrocinador.
A organização do Lunch meeting ficará a cargo do patrocinador (tradução, recepcionistas,
decoração e lunch box). O patrocinador deverá se responsabilizar pela contratação e
distribuição dos lunch box à todos os participantes da sala, prevendo a sua capacidade máxima.
Grade de horários:
Dia
5º feira
6ªfeira (14/08/2015)
6ªfeira (14/08/2015)
Horário
16h30 -17h10
12h00-13h30
16h30-17h10
Auditório
Palestra patrocinada
Lunch meeting 1
Simpósio Satélite
Duração (minutos)
40
90
40
Horários sujeitos a pequena alteração após a definição da programação científica do Congresso.
D.
PACOTES DE INSCRIÇÕES
A organizadora disponibilizará ao patrocinador a quantidade de inscrições estipulada no
contrato para a participação de médicos e/ou outros profissionais da área médica no congresso.
Essas inscrições deverão ser feitas com antecedência, impreterivelmente até o dia 30/06/2015,
pelo site do congresso.
As inscrições não efetivadas até essa data serão automaticamente disponibilizadas à
organização como vagas para outros participantes pagantes, tendo em vista o limite de número
de inscritos.
Em hipótese alguma serão devolvidos valores relacionados a inscrições não efetivadas pelo
patrocinador.
Valores:
De 1 a 25 inscrições
R$ 250,00/cada
De 26 a 50 inscrições R$ 220,00/cada
Acima de 50 inscrições R$ 200,00/cada
A quantidade de inscrições deverá ser definida no momento da compra, pagando o valor proporcional
ao pacote, não podendo o patrocinador, posterior a compra, pedir renegociação dos valores já pagos
pela aquisição de mais inscrições.
Os descontos somente serão cumulativos quando, nas próximas compras, o nº de inscrições ultrapassar
as quantidades dos pacotes, desconto a ser aplicado a partir da inscrição mínima de referência.
E. HOTSITE – R$ 8.000,00 (com exclusividade)
Site de divulgação do evento criado pela comissão organizadora. Além das informações sobre o
evento, o site divulgará o logotipo do patrocinador em todas as páginas. A veiculação do
10
endereço do site em todo material promocional impresso, assim como em outros meios de
divulgação dentro e fora da internet, garante grande visitação do site, permitindo excelente
divulgação do logotipo institucional do patrocinador.
O hotsite contará com sistema integrado junto a:

F.
Agência de turismo oficial que possibilita reservas em hotéis e vôos online com tarifas
especiais;
 Sistema de inscrições on line com pagamento via boleto bancário;
 Acesso online aos certificados de participação pra impressão;
 Além de todas as informações importantes do evento.
CERTIFICADOS DE PARTICIPAÇÃO (ON LINE) – R$ 8.000,00
O logotipo do patrocinador será inserido no certificado que será disponibilizado para impressão
e consulta no site do congresso.
G. ÁREA DE DESCANSO E LEITURA COM INTERNET – R$ 10.000,00
Área destinada aos congressistas para descanso durante intervalos das aulas. Contará com
poltronas de descanso e pontos de acesso para internet. O patrocinador poderá colocar para
leitura material institucional da marca para divulgação respeitando a RDC 96. O espaço poderá
ser decorado pelo patrocinador.
H. 2ª CIRCULAR – 7 cotas de R$ 6.000,00 cada
Folder em formato de livreto (14 x 21cm) com 08 páginas em papel couchê fosco, contendo as
informações do evento com o logotipo do(s) patrocinador(es), para distribuição pela comissão
organizadora em eventos médicos e pelos propagandistas das empresas que adquirirem as cotas.
Bônus: Confecção de 300 cartazes para cada cota adquirida, contendo todas as informações do
evento, e logotipo(s) do(s) patrocinador(es).
I.
ANÚNCIO NO PROGRAMA OFICIAL - 3 cotas de R$ 9.000,00 cada
Serão confeccionados 600 programas oficias em formato A4, colorido, contendo toda a
programação científica e social, além dos Anais do congresso.
O anúncio do patrocinador poderá ser feito em página inteira (opções 2ª, 3ª ou 4ª capa).
J.
BANNER DE PÚLPITO
Auditório 1 - 450 lugares – R$ 3.000,00
Auditório 2 - 200 lugares – R$ 2.000,00
K.
Inserção do Logotipo do Patrocinador na faixa de decoração da mesa junto ao logotipo do
Congresso, banner para entrada da sala com logotipo institucional e Logotipo inserido no púlpito
de apresentação dos professores/palestrantes.
Este material será fornecido pela organizadora.
CAPAS DE ENCOSTOS DAS CADEIRAS
Sala 1 - 450 lugares – R$ 15.000,00
Sala 2 - 200 lugares – R$ 5.000,00
11
Devida à sua inegável visibilidade, as capas de encostos das cadeiras dos auditórios oferecem
uma excelente opção de divulgação da marca institucional, reforçando a sua presença no evento.
L.
Inserção do logotipo do patrocinador nas capas que será confeccionado pela organizadora.
PROFESSORES CONVIDADOS NACIONAIS (PASSAGEM E HOSPEDAGEM) - R$ 2.200,00
O valor para patrocínio desse item será administrado pela organizadora do evento, para
pagamento de despesas com passagens, hospedagens dentre outras que se fizerem necessárias
de professores nacionais a serem convidados pelo congresso.
A organizadora terá total responsabilidade sobre esses professores.
M. BANNER - COFFEE-BREAK - 2 COTAS DE R$ 6.000,00 CADA
Inserção do Logotipo do patrocinador em banners a serem distribuídos na área de exposição e,
se desejar, prisma de decoração da mesa com logotipo. Esse material deverá ser confeccionado
pelo patrocinador. O coffee break será fornecido pela Organizadoção.
N. JANTAR DE CONFRATERNIZAÇÃO DOS CONVIDADOS– R$ 50.000,00
*Patrocínio Exclusivo
O jantar será oferecido ao público Vip do evento, em local escolhido pela organizadora, onde se
reunirão todos os professores e convidados especiais do congresso. Decoração do ambiente com
material da empresa patrocinadora. Podem ser fornecidos guardanapos com a logomarca
institucional.
O. SECRETARIA/RECEPÇÃO E CRACHÁS - R$ 23.000,00
Secretaria: Local de entrega de material e entrega de credenciais aos participantes. Passagem
obrigatória para todos os participantes, a secretaria local é um ponto de referência em todos os
eventos e permite uma excelente exposição da marca, que pode ser aplicada nas paredes do
estande além do fornecimento de uniformes para o pessoal de recepção, ou ainda algum tipo de
acessório com a marca (botton, lenço, etc....).
Não compreende a confecção dos uniformes nem de projetos especiais de decoração por parte
da organizadora do evento.
Crachás: Credencial usada por todos os participantes do evento. A logomarca institucional da
patrocinadora será impressa nos crachás que serão confeccionados pela organizadora. Caso a
patrocinadora tenha interesse em disponibilizar o material, a arte deverá ser aprovada pela
organização.
P.
SINALIZAÇÃO INTERNA – R$ 7.500,00
Devida à sua grande utilidade, as faixas sinalizadoras de locais oferecem uma excelente opção
de divulgação da marca institucional, reforçando a sua presença no evento.
Inserção do logotipo do patrocinador no material de sinalização que será confeccionado pela
organizadora.
Q. COQUETEL DE ABERTURA - 4 cotas de R$ 10.000,00 cada
Solenidade de Boas Vindas aos congressistas a ser realizada ao final do primeiro dia do evento,
seguida de coquetel para aproximadamente 400 participantes.
12
Excelente oportunidade para divulgar seu logotipo institucional em banners a serem distribuídos
no espaço onde será realizado o coquetel.
O Coquetel será fornecido por empresa contratada pela Organizadora.
R.
S.
PASTAS, BLOCOS E CANETAS - R$ 20.000,00 (custo do merchandising)
O patrocinador deverá fornecer todo o material, onde constará sua marca institucional. Todo o
material fornecido deverá passar por aprovação da organizadora.
SALAVIP/MULTIMÍDIA DESK – R$ 35.000,00
Sala Vip – Sala destinada à recepção dos professores convidados. A sala será entregue com a
montagem básica (Painéis em chapa branca e acrílico cristal filetado de adesivo branco, forração
grafite do piso, balcão, poltronas com estofado branco, mesas de canto e redonda com pés
cromados e tampos de vidro e cadeiras com pés cromados e assento branco).

O patrocinador poderá decorar a sala e distribuir banners da marca institucional no
local.
Multimídia Desk – Compreende os serviços de projeção e sonorização dos auditórios e a Central
de Slide Desk onde é testado o material audio-visual a ser utilizado pelos palestrantes. Espaço
também com montagem básica (painéis em chapa branca e acrílico cristal filetado de adesivo
branco, forração grafite do piso, balcões com portas de correr, mesas e cadeiras pretas).

O patrocinador poderá fornecer os uniformes (camiseta, boné, bottons), dos funcionários
do Slide Desk, e da projeção, marcando excelente presença da marca em todas as salas
do evento. No início e no final de cada sessão, será projetado um slide, fornecido pelo
patrocinador, com a logomarca da empresa ou de um de seus produtos.
CONDIÇÕES PARA PARTICIPAÇÃO NA EXPOSIÇÃO COMERCIAL E
PATROCÍNIOS
A confirmação de interesse será feita através do envio dos formulários “AUTORIZAÇÃO DE LOCAÇÃO” e
“PATROCÍNIO DE ITENS” em anexo com a maior brevidade possível.
Todos os pagamentos deverão ser concluídos até 1 de JULHO de 2015, podendo ser parcelado em até
03 vezes, com vencimento das parcelas a ser definido no pedido de reserva.
Em caso de pagamentos com Cheques, os mesmos deverão ser nominais à SOGIRGS –Associação Gaúcha
de Obstetrícia e Ginecologia do RS, e encaminhados para a ORGANIZAÇÃO que fornecerá o recibo de
quitação.

Atraso: incidirá em multa de 2% (dois por cento), além de correção monetária com base na variação
do IGP-M/FGV ou qualquer outro índice que por ventura vier a substituí-lo, mais juros de mora na
ordem de 1% (um por cento) ao mês, calculada deste a data do vencimento até a data do efetivo
pagamento

Desistências:
a. Até 50 (cinquenta) dias antes do EVENTO, será devolvido o valor total pago, descontando-se
20% do referido valor, a título de multa.
13
b. Após 50 (cinquenta) dias antes do EVENTO, a PATROCINADORA perderá os valores já pagos.
14
- CADERNO DE COMERCIALIZAÇÃO Formulário de Locação
AUTORIZAÇÃO DE LOCAÇÃO
A empresa Expositora solicita e autoriza a locação da área abaixo discriminada para a participação no
Congresso Gaúcho de Ginecologia e Obstetrícia, a ser organizado e realizado pela SOGIRGS Associação Gaúcha de Obstetrícia e Ginecologia do RS, no período de 13 a 15 de agosto de 2015, no
Hotel Plaza São Rafael e Centro de Eventos de Porto Alegre, RS.
VALOR DE PARTICIPAÇÃO
ESTANDE Nº:________
ÁREA EM M²________
VALOR TOTAL:_________
Empresa Expositora:
Nome Fantasia:
Linha de Produtos e/ou Serviços:
Representante Legal
Endereço:
CEP
Tel:
CNPJ:
Pessoa para contato:
E-mail:
OBS:
Cidade
Estado
Insc.Estadual
Tel:
FORMA DE PAGAMENTO:
_______________________________________________________________
(o valor total do patrocínio deverá estar quitado no prazo máximo de 1/07/2015)
PORTO ALEGRE, _____ de_________de ______
Assinatura e Carimbo da Empresa
(Se optar(em) pelo envio desse documento por e-mail, a assinatura pode ser digitalizada com a
Identificação do nome, departamento e cargo do assinante).
15
- CADERNO DE COMERCIALIZAÇÃO Formulário de Patrocínio
PATROCÍNIO DE ITENS
Este formulário de patrocínio uma vez preenchido e assinado será considerado como proposta apta a
vincular o proponente à celebração dos respectivos contratos e suas obrigações, ficando desde já
dispensada a aceitação expressa da SOGIRGS- Associação Gaúcha de Obstetrícia e Ginecologia. A
recusa sem justa causa à celebração dos contratos ou qualquer modificação desta proposta que diminua o
valor sujeitará o proponente ao pagamento de multa correspondente a 10% do valor total da proposta
ou da diferença a menor resultante de sua modificação. Para esclarecer dúvidas entre em contato com a
SOGIRGS, organizadora do Congresso Gaúcho de Ginecologia e Obstetrícia.
Empresa Expositora:
Nome Fantasia:
Linha de Produtos e/ou Serviços:
Representante Legal
Endereço:
CEP
Tel.:
CNPJ:
Pessoa para contato:
E-mail:
Obs.:
Cidade
Estado
Insc. Estadual
Tel.:
PATROCÍNIOS ESCOLHIDOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
_____________________
TOTAL DO PATROCÍNIO: R$_____________________________________________________________
FORMA DE PAGAMENTO: ______________________________________________________________
(o valor total do patrocínio deverá estar quitado no prazo máximo de 1/07/2015)
PORTO ALEGRE, _____ de_________de ______
Assinatura e Carimbo da Empresa
(Se optar(em) pelo envio desse documento por e-mail, a assinatura pode ser digitalizada com a
Identificação do nome, departamento e cargo do assinante)
16

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