Microsoft PowerPoint - MT - Secretariado - A1 - Tec. Secret

Técnicas Secretariais: Gestão
de Documentos e Arquivística
Aula 1
Contextualização
Profa. Vanderleia Stece de Oliveira
Organização da Aula
Onde Tudo Começou
Conceito de arquivo
Origem
Órgãos de documentação
Finalidade
Função
Antes da escrita: símbolos,
desenhos e entalhes
Os suportes eram madeiras,
cavernas e pedras
Classificação
Com o Surgimento da Escrita
Os suportes passam a ser:
mármores, cobres, marfins,
tábuas, tabletes de argila
e outros materiais
Atualmente
Qual a ideia que temos
de arquivo hoje?
O que vem a nossa mente
quando pensamos em arquivo?
1
Instrumentalização
Arquivos
Origem
Alguns afirmam ter surgido na
antiga Grécia, com a denominação
arché, atribuída ao palácio dos
magistrados. Daí evoluiu para
archeiron, local de guarda e
depósito dos documentos.
(PAES, 2004, p. 19)
Quando não atendiam mais
a esta exigência, eram
transferidos para museus
e bibliotecas. Surgiu daí a ideia
de arquivo administrativo
e arquivo histórico.
(PAES, p.19)
Definições antigas
Acentuavam o aspecto legal dos
arquivos, como depósitos de
documentos e papéis de
qualquer espécie, tendo sempre
relação com os direitos das
instituições ou dos indivíduos.
Os documentos serviam apenas
para estabelecer ou
reivindicar direitos.
O Termo Arquivo Também
Remete
Ao conjunto de documentos
Ao móvel para guarda
Ao local onde o acervo é
conservado
Ao órgão governamental ou
institucional
Aos títulos de periódicos
2
“Arquivo é o conjunto de
Conceito Moderno
documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um
Solon Buck, ex-arquivista
dos EUA, título que corresponde
ao de diretor geral de nosso
arquivo nacional, assim o definiu:
governo, organização ou firma,
no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por
si e seus sucessores para
efeitos futuros”.
(apud PAES)
Finalidade
Função
Servir a administração
A função básica do arquivo
constituindo-se, com o
é tornar disponível as
decorrer do tempo, em
informações contidas no
base do conhecimento
acervo sob sua guarda
da história
Funções do Arquivo
na Empresa
Organizar
Classificar
Preservar
Facilitar consulta
Organizar: colocar em ordem
Classificar: determinar o tipo
de documento
Preservar: guardar em segurança
Facilitar consulta: agilizar a
localização
3
Classificação
Dependendo do aspecto sob o
• as entidades mantenedoras
• os estágios de sua evolução
qual os arquivos são estudados,
eles podem ser classificados
segundo:
Entidades Mantenedoras
Públicos-Federal
• Central
• Estadual
• Regional
• Municipal
Comerciais
• Firmas
• a extensão de sua atuação
• a natureza dos documentos
Institucionais
• Instituições educacionais
• Igrejas
• Corporações não lucrativas
• Sociedades e associações
Estágios de Sua Evolução
Arquivo de primeira idade
ou corrente
• Corporações
Arquivo de segunda idade
• Companhias
Familiais ou pessoais
ou intermediário
Arquivo histórico ou permanente
4
Natureza dos Documentos
Extensão de sua Atuação
Arquivo especial: diversas formas
físicas (fotografias, slides, CDs
Arquivos setoriais
Arquivos gerais ou centrais
etc.)
Arquivo especializado: documentos
de um campo específico (medicina,
engenharia, educação etc.)
(Analista de gestão
organizacional – Arquivologia
– Governo do Rio de Janeiro
2012)
Aplicação
• permanente
O arquivo que é composto do
conjunto de documentos que,
por vários motivos, permanece
próximo do arquivista e é de
fácil acesso denomina-se:
O local ao qual se destinam
materiais resultantes dos serviços
• central
• departamental
• corrente
específicos ou não de cada
organização e/ou instituição,
os chamados “documentos”,
com características como
infungibilidade, de unicidade, de
• histórico
provas, de prazo denomina-se:
5
• biblioteca
(Comissão de Valores
Imobiliários/Concurso 2008)
• museu
• centro de documentação
• arquivo
Solon Buck, ex-arquivista dos
Estados Unidos, conceitua o
arquivo como o conjunto de
documentos oficialmente
• centro de informação
produzidos e recebidos (...)
Nesse sentido, a principal
finalidade do arquivo é:
(...) por um governo, organização
ou firma, no decorrer de suas
• restaurar documentos
atividades, arquivados e
• zelar pela segurança
da informação
conservados por si e seus
• preservar documentos
sucessores para efeitos futuros
• servir à administração
• elaborar instrumentos
de pesquisa
Conceito e história do arquivo
Síntese
Finalidade: servir a administração
Função: organização, classificação,
preservação e guarda
6
Classificação
Entidades mantenedoras
Estágios da evolução
• Públicos
• Corrente
• Institucionais
• Intermediário
• Comerciais
• Permanente
• Pessoais
Extensão de sua atuação
• Setoriais
• Gerais ou centrais
Natureza dos documentos
Referência de Apoio
PAES, Marilena Leite.
Arquivo: teoria e prática.
3. ed. Rio de Janeiro: Editora
• Especial
FGV, 2004.
• Especializado
7