Digitalização de documentos

Transcrição

Digitalização de documentos
Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Adelmir Santana
Diretor-Presidente
Paulo Tarciso Okamotto
Diretor Técnico
Luiz Carlos Barboza
Diretor de Administração e Finanças
Carlos Alberto dos Santos
Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial
Mirela Malvestiti
Coordenação
Nidia Santana Caldas
Autor
Mauro Pereira Pinto Garcia
Projeto Gráfico
Staff Art Marketing e Comunicação Ltda.
http://www.staffart.com.br
Apresentação do Negócio
Na era do conhecimento as empresas passam a reconhecer a
informação como um bem valioso para melhoria do desempenho
organizacional, por meio da implantação de processos sistematizados
de gestão da informação.
A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e
governos. O excesso de informações, disponibilizadas em
documentos, dificulta o seu armazenamento. Além disso, as
informações que não estão sistematizadas dificultam o seu acesso e
conseqüentemente a geração de conhecimento.
Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas
instituições exige o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a
acessibilidade aos dados de forma rápida e confiável.
Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficam
arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa
documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade em seu
manuseio.
A necessidade de utilização de processos sistematizados para
gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento das
primeiras máquinas computacionais produzidas em larga escala, em
meados do século passado. Por intermédio de computadores as
informações puderam ser processadas e armazenadas de modo a
permitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional.
Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação vem ao
encontro dessa necessidade por intermédio da digitalização de
documentos.
A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de
Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos
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dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital
visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações,
mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários.
A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a
disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores,
mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em
qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.
A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade
de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de
bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado.
Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma
papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços:
armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses
arquivos, entre outros.
A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com
o intuito de:
- Diminuição de espaço físico para armazenamento de documentos;
- Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização
simultânea;
- Busca a informação (sistema de indexação);
- Segurança, inviolabilidade dos dados;
- Preservação e durabilidade do acervo;
- Transparência das informações.
Mercado
Segundo o CENADEM – Centro Nacional da Gestão da Informação a
humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50
anos que nos 5000 anos anteriores. Esse número duplicará nos
próximos 26 meses. Cada vez mais estamos gerando mais documentos
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em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information
and Image Management International, EUA, a maior associação do
mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações
dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Em 2007, cerca de
92% das informações ainda estarão em papel.
Estudos revelam que somente nos Estados Unidos são criados cerca de
1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC,
EUA, esse total é constituído de aproximadamente 650 milhões de
páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24
milhões de documentos diversos.
Os custos para armazenar de forma segura, gerenciar, recuperar,
acessar e preservar essa documentação são enormes. Estima-se que um
executivo gasta em média 4 semanas por ano procurando um
documento.
Por outro lado, as tecnologias que permitem digitalizar, armazenar e
gerenciar documentos diversos evoluíram e tornaram-se mais
acessíveis nos últimos anos (um CD-R mede 120mm de diâmetro e
pode armazenar até 650 MB de informação, isso corresponde a 13 mil
páginas de documentos. Já um arquivo físico de quatro gavetas, com
2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil
documentos).
Diante deste cenário, muitos profissionais da área acreditam que o
mercado para empresas de digitalização de documentos é promissor.
De acordo com a 13ª Pesquisa Nacional realizada pelo CENADEM,
16,6% das empresas pretendem ter sistemas de GED; 22,1% têm
sistemas em uso; 27,5% estão pensando sobre o assunto; 10,3% têm
projeto-piloto; 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% têm
sistema terceirizado. Esses números revelam que, no total, 55,4% de
alguma forma preocupam-se ou têm sistemas em uso.
São considerados clientes em potencial: grandes empresas, bancos,
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seguradoras, construção civil, sindicatos, indústrias, empresas de
telecomunicações, bibliotecas, instituições públicas em geral,
cartórios, hospitais, laboratórios e clínicas, administradoras de planos
de saúde, empresas de consórcios, fundações, instituições de ensino,
contabilidade, escritórios de auditoria, advocacia, consultoria, entre
outros.
Localização
Os clientes normalmente não se deslocam com freqüência até a
empresa de digitalização, os documentos é que são transportados
frequentemente para a realização dos serviços. Devido a essa
característica alguns aspectos são importantes para a escolha da
localização do imóvel da empresa:
- Proximidade com os clientes para agilizar o transporte dos
documentos;
- Facilidade de deslocamento e acesso;
- Local arejado para evitar mofos, etc;
- Local tranqüilo para facilitar a concentração dos funcionários;
- Segurança para evitar roubos de documentos sigilosos dos clientes;
- Bem construído para evitar vazamentos de água, goteiras, etc que
podem destruir completamente os documentos;
- Preferencialmente no nível térreo sem escadas e andares superiores
ou inferiores.
Exigências legais específicas
Para abrir uma empresa de forma legal é necessário registrá-la nos
seguintes órgãos:
- Junta Comercial;
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- Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
- Secretaria Estadual de Fazenda;
- Prefeitura do Município para realizar a consulta do local (verificar se
é possível desenvolver a atividade no local escolhido ou de existe
restrições) e obter o alvará de funcionamento;
- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará
obrigada a recolher anualmente a Contribuição Sindical Patronal);
- Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema
“Conectividade Social – INSS/FGTS”;
- Corpo de Bombeiros Militar.
Para auxiliar no processo de abertura legal da empresa sugerimos a
contratação de um contador com experiência no segmento em questão.
O contador é o profissional habilitado e conhecedor do processo de
abertura de empresas, das normas e legislações tributárias, trabalhistas
pertinentes as áreas de atuação.
Demais legislações e normas relacionadas à atividade:
- Cartórios e Notariados: Lei Nº 8.935, de 18.11.94, dispôs que nos
Serviços Notariais e de Registro, os Notários e Oficiais de Registro
poderão se utilizar dos Sistemas de: computação, microfilmagem,
discos ópticos e outros meios de reprodução, independentemente de
autorização;
- Registro de Empregados: Portaria MT Nº 1.121/95, de 08.11.95,
publicada no "DOU" do dia 09.11.95, autorizou as empresas em geral
a: "efetuarem registro de empregados, em observância às exigências
legais relativas ao contrato de trabalho, através do sistema
informatizado que utilize meio magnético ou óptico";
- Documentação Contábil e Fiscal: Lei Nº 9.430, de 27 de dezembro
de 1996, determinou que: "as pessoas jurídicas que utilizam sistema
por processamento eletrônico de dados na produção da sua
documentação fiscal e contábil, deverão possuir arquivos magnéticos
ou assemelhados dessa documentação técnica";
- Cadastro do Comércio Exterior: Lei Nº 9.492, de 10.09.1997,
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publicada no "DOU" do dia 11.9.1997, definiu a competência,
regulamentou os serviços concernentes ao protesto de títulos e outros
documentos de dívida. Para os serviços nela previstos, os Tabeliães
poderão adotar e substituir, independentemente de autorização,
sistemas de computação, microfilmagem, gravação eletrônica de
imagem e quaisquer outros meios de reprodução;
- RAIS: Portaria Nº 769 de 03.12.98, do Ministro do Trabalho aprovou
as Instruções Gerais para a Declaração da "Relação Anual de
Informações Sociais - RAIS". As informações deverão ser fornecidas
em Disquete, Fita Magnética, Formulário Oficial impresso ou via
INTERNET, através do site do SERPRO (www.serpro.gov.br);
- DIRF: Instrução Normativa SRF Nº 144 de 07.12.98, determinou que
as pessoas físicas e jurídicas que deverão apresentar a DIRF, poderão
fazê-lo através de disquetes 1/2. Poderão também apresentar em
CD-ROM, Fita Magnética, Fita DAT ou Cartucho, desde que os
respectivos arquivos contenham mais de 10.000 beneficiários;
- Microfilmagem para Documentos Oficiais e Particulares: Lei Nº
5.433, de 08 de Maio de 1968, Diploma Legal que regula a
microfilmagem de documentos oficiais e particulares e dá outras
providências;
- Microfilme e COM: O Decreto Nº 1.799/96, de 30.1.96,
regulamentou a Lei do Microfilme Nº 5.433/68, o qual autorizou o uso
do microfilme convencional e também daqueles produzidos através do
Processamento Eletrônico de Imagens; "COM - Computer Output
Microfilm";
- Documentos Médicos: O Conselho Federal de Medicina, através da
Resolução CFM Nº 1331/89, referendou o uso da mídia micrográfica e
digital para a guarda da documentação médica em geral, exceto para o
"Prontuário" documento permanente, o qual poderá ser substituído
legalmente por outra mídia, somente decorridos 10 (dez) anos do seu
arquivamento final;
- Processo Judicial: Lei 11.419/06 que regulamentou a informatização
do processo judicial.
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Estrutura
A estrutura para iniciar o negócio irá depender do porte da empresa e
dos tipos de serviços ofertados ao mercado. Estima-se, para uma
pequena empresa, uma estrutura simples com área mínima de 50 m2
(tamanho mínimo com pouca possibilidade de ampliação caso o
empreendimento necessite crescer rapidamente).
A estrutura física pode dividir-se em:
- Pequena recepção/protocolo para receber os documentos e eventuais
clientes;
- Sala de armazenagem, manuseio e digitalização dos documentos;
- Sala do proprietário para atividades administrativas e comerciais;
- Banheiro e pequena copa.
Pessoal
Para iniciar uma empresa de pequeno porte de digitalização de
documentos serão necessários pelo menos os seguintes profissionais:
- Dois técnicos digitalizadores;
- Uma secretária/recepcionista;
- Um motorista/carregador;
- Um profissional da área comercial (normalmente o proprietário).
A digitalização de documentos, não exige um nível de escolaridade
muito alto, pois trata-se de atividade rotineira. Contudo, é fundamental
que o profissional que for atuar nessa área seja cuidadoso, atento,
organizado, detalhista e concentrado. Conhecimento e experiência na
utilização de computadores, internet e aplicativos de informática são
muito importantes.
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A administração do empreendimento, as atividades comerciais
(contatos e visitas com os potenciais clientes, divulgação da empresa,
fidelização, etc) e o acompanhamento periódico e controle de
qualidade dos serviços executados normalmente são responsabilidades
do empresário.
Equipamentos
A definição dos equipamentos necessários para iniciar uma empresa
de digitalização de documentos dependerá do tamanho do negócio e
dos serviços oferecidos.
Um projeto básico, com o mínimo necessário para início das
atividades, necessariamente precisará de:
- Dois scanners;
- Três computadores;
- Software para captura, gerenciamento, indexação, controle e
recuperação dos documentos;
- Uma impressora;
- Um aparelho de fax;
- Um telefone;
- Mesas, cadeiras e armários;
- Um veículo utilitário.
O scanner é o principal equipamento da empresa. Sua deve estar
relacionada aos serviços que serão prestados pela empresa e a
eficiência exigida na operação. Existem no mercado diversos
fabricantes e modelos, contudo, antes da aquisição, deve-se avaliar:
- O tipo de documentos que a empresa irá digitalizar: tamanhos (A4,
A3, ofício, etc), gramaturas, estado de conservação e conteúdo do
documento (texto, figuras, fotos, etc);
- O formato da imagem: somente preto e branco, tons de cinza ou
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colorido;
- Produção: volume diário de documentos a ser digitalizados
(velocidade do equipamento);
- Assistência técnica: facilidade para concerto do equipamento,
aquisição de peças e garantia;
- Resolução: A resolução é o fator determinante na qualidade de um
scanner, isto é, o nível máximo de detalhamento que pode ser
capturado de uma imagem. A resolução óptica de um scanner é
medida pela capacidade de leitura de seu sensor de imagem. Quanto
maior a resolução óptica melhor.
Matéria Prima / Mercadoria
A prestação de serviços de digitalização de documentos não
exige a aquisição de matéria prima para ser processada ou
transformada. Podemos considerar que o principal insumo para
realização dos serviços são os próprios documentos dos clientes que
serão transportados, organizados, catalogados, preparados,
digitalizados e arquivados ou devolvidos.
Organização do processo produtivo
O processo produtivo para a digitalização de documentos não é
complexo, contudo, exige bastante organização e concentração.
Inicialmente os documentos devem ser transportados para a empresa
onde são levados para a área de digitalização.
A digitalização de documentos é realizada por meio das seguintes
etapas:
- Planejamento / seleção: separação dos documentos a serem
digitalizados em razão do seu valor, risco, uso ou necessidade.
Envolve: Remover grampos, desmontar pastas, desamassar
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documentos dobrados ou amassados, recuperar domumentos rasgados
ou manchados e ordenar documentos por lote. Exige bastante cuidado
para evitar que algum documento seja extraviado ou danificado;
- Captura: processo de colocar o documento no scanner para realizar a
digitalização e envio da imagem para o computador. Envolve a
definição da resolução e coloração / tons de cinza adequados e
definição de arquivo resultante (exemplo: JPEG, PDF, TIFF, etc);
- Processamento da imagem: após capturar a imagem é necessário
verificar se houve alguma falha e corrigir: removendo imperfeições,
pontos, manchas etc, e para correção, tais como ajuste do nível de
brilho e contraste. Se necessário, deve-se: cortar, inclinar, virar,
realçar a imagem; controlar o zoom; acomodar diferentes formatos de
arquivos; fornecer controle para gama, preto-e-branco e cores;
- Armazenamento: garantida a qualidade da imagem a última etapa é o
armazenamento dos documentos digitalizados na mídia contratada
pelo cliente (CD, DVD, HD, Internet, etc).
Automação
O principal item de automação da empresa de digitalização de
documentos é o programa responsável por realizar a captura e o
processamento da imagem. Existem no mercado diversas opções de
programas para automação do processo de digitalização de
documentos, muitos deles gratuitos (muitos fabricantes de scanners
oferecem softwares gratuitamente na compra dos aparelhos).
Em diversos sites disponíveis na internet (exemplos:
http://superdownloads.uol.com.br, http://baixaki.ig.com.br/,
http://baixatudo.globo.com/) é possível obter programas gratuitos para
automação da atividade. Entretanto, a qualidade de muitos programas
gratuitos deixam a desejar.
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De acordo com a característica do serviço prestado aos clientes será
necessário adquirir um programa específico (os mais conhecidos são
conhecidos são o FineReader, da empresa russa Abby, e o Omnipage,
da norte-americana Nuance, ambos disponíveis para aquisição pelo
site das empresas).
Quando for comprar um programa, é importante ter em mente que um
dos requisitos mais importante é ter a versão em português (os dois
programas citados acima já foram traduzidos). A falta do recurso fará
que o programa não reconheça os caracteres acentuados.
Também é essencial que o programa mantenha a formatação do texto e
o deixe organizado como está. A análise de linguagem é outro recurso
fundamental para o bom desempenho do programa, por exemplo:
comparar o texto com as palavras da língua de forma a evitar erros
bobos como a troca da letra L pelo número 1.
Outro tópico importante quanto a automação do negócio diz respeito à
escolha das mídias para armazenamento das imagens e documentos
digitalizados. O principal fator a ser observado é a durabilidade da
mídia para armazenamento. Sua durabilidade depende diretamente da
temperatura e umidade relacionadas. Quanto menor a temperatura e
umidade maior o tempo de preservação da mídia.
Abaixo apresentamos informações sobre a durabilidade de cinco
mídias bastante utilizadas no mercado (fonte: www.cenadem.com.br)
- CD-ROM: 40ºC / 80% de umidade / 2 anos;
- CD-ROM: 10ºC / 25% de umidade / 200 anos.
- WORM: 40ºC / 80% de umidade / 5 anos;
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- WORM: 10ºC / 25% de umidade / 200 anos.
- CD-R: 40ºC / 80% de umidade / 2 anos;
- CD-R: 10ºC / 25% de umidade / 100 anos.
- Magneto-Óptico: 40ºC / 80% de umidade / 2 anos;
- Magneto-Óptico: 10ºC / 25% de umidade / 100 anos.
- Microfilme (prata): 40ºC / 80% de umidade / 20 anos;
- Microfilme (prata): 10ºC / 25% de umidade / 500 anos.
Canais de distribuição
A prestação de serviço de digitalização de documentos é específica e
direcionada para cada cliente em particular. Desta forma, as
informações digitalizadas serão disponibilizadas apenas para o cliente
com a possibilidade de utilização de diversos meios (internet, CD´s
DVD´s, etc).
Um excelente canal de distribuição dos serviços da empresa para seus
clientes é a internet. O armazenamento em servidores seguros dos
arquivos digitalizados e a disponibilização desses arquivos através do
site da empresa para os clientes, de maneira sigilosa (protegido por
senha), possibilita rapidez no acesso ao “produto final”. Esse
procedimento evita a necessidade de envio de outras mídias para o
cliente após a digitalização dos documentos.
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Investimentos
O investimento inicial para começar o negócio irá depender do porte
da empresa e dos serviços oferecidos. Para uma empresa de pequeno
porte, levando em consideração a metragem mínima de 50 m2,
estima-se o investimento inicial em R$ 50.000.00 (cinqüenta mil
reais).
Com esse valor será possível realizar uma pequena reforma no imóvel,
desenvolver um site para divulgação da empresa e adquirir os
seguintes equipamentos básicos:
- Dois scanners;
- Três computadores;
- Software para captura, gerenciamento, indexação, controle e
recuperação dos documentos;
- Uma impressora;
- Um aparelho de fax;
- Um telefone;
- Mesas, cadeiras e armários;
- Um veículo utilitário.
Capital de giro
Capital de giro é um montante de recursos financeiros que a empresa
precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo de negócio.O
capital de giro precisa de controle permanente, pois tem a função de
minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios onde a
empresa atua.
O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à
ocorrência dos fatores a seguir:
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- Variação dos diversos custos absorvidos pela empresa;
- Aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades
desse mercado;
- Baixo volume de vendas;
- Aumento dos índices de inadimplência;
- Altos níveis de estoques.
O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido de forma
a não consumir recursos sem previsão. O empresário deve evitar a
retirada de valores além do pró-labore estipulado, pois no início todo o
recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando
o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma a empresa poderá
alcançar mais rapidamente sua auto-sustentação, reduzindo as
necessidades de capital de giro e agregando maior valor ao novo
negócio.
Para iniciar uma empresa de pequeno porte, o capital de giro estará em
torno de 20% do investimento inicial. Este montante deverá ser
somado ao investimento inicial para que o futuro empresário possa
verificar o recurso total que ele deverá dispor (capital próprio ou de
terceiros) para iniciar a operação do negócio.
Custos
São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e
que serão incorporados posteriormente no preço dos produtos ou
serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários
profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos
consumidos no processo de produção.
O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos
na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o
negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso,
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na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de
desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as
despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de
ganhar no resultado final do negócio.
Os custos para uma abrir uma pequena empresa de prestação de
serviço de digitalização de documentos devem ser estimados
considerando os itens abaixo:
1. Salários, comissões e encargos;
2. Tributos, impostos, contribuições e taxas;
3. Aluguel, taxa de condomínio, segurança;
4. Água, luz, telefone e acesso a internet;
5. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários;
6. Recursos para manutenções corretivas;
7. Assessoria contábil;
8. Propaganda e publicidade da empresa;
9. Aquisição de material de escritório;
10. Despesas com vendas;
11. Despesas com armazenamento e transporte.
Diversificação / Agregação de valor
A empresa de digitalização de documentos poderá diversificar sua
atuação prestando serviços mais abrangentes como, por exemplo, o
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Um sistema de GED vai muito além da simples digitalização ou
guarda de arquivos eletrônicos. O sistema tem a capacidade de
gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Trata-se de um grupo
de tecnologias dividido em cinco funcionalidades básicas: captação,
gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação dos dados.
As ferramentas de GED são usadas para tratamento de documentos
não-estruturados, ou seja, aqueles que não estão cadastrados em banco
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de dados. São documentos feitos em planilhas eletrônicas, editores de
texto, imagens digitalizadas, arquivos de som e vídeo, fax,
correspondências variadas e e-mails. Como gerenciar a informação é
vital para a empresa, o GED está sendo observado pelos executivos de
TI como uma solução corporativa importante para a estratégia de
negócios. Assim, por meio da intranet ou da internet, e obedecendo a
níveis de acesso, as informações relevantes precisam estar disponíveis.
Segundo o CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação,
GED é a tecnologia utilizada para capturar, gerenciar, armazenar,
preservar e distribuir conteúdos e documentos relativos a processos
organizacionais. As ferramentas e estratégias do GED e permitem o
gerenciamento de informações não estruturadas em uma organização,
enquanto esta informação existir.
Entre as diversas soluções e processos do GED estão:
- Organização documental;
- Digitalização;
- Processamento de formulários;
- Indexação;
- Reconhecimento;
- Categorização;
- Gerenciamento de documentos;
- Gerenciamento de registros;
- Gerenciamento de e-mail;
- Gerenciamento de som, vídeo e imagem;
- Colaboração;
- Gerenciamento de processos de negócio;
- Workflow;
- DRM/Segurança da Informação;
- Repositórios/armazenamento;
- Preservação digital;
- Migração de formatos;
- Busca e recuperação;
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- Distribuição/publicação.
Divulgação
A divulgação da empresa de serviços de digitalização de documentos é
fator preponderante para o sucesso do negócio. Muitas empresas
possuem problemas no gerenciamento, armazenagem e acesso aos
documentos, contudo, não estão familiarizadas com os serviços
existentes para solução desses problemas. Outras empresas acreditam
que os serviços de digitalização de são caros e demorados demais para
serem implementados.
Por isso, a divulgação da empresa deve centrar-se na solução desses
problemas informando e, se possível, demonstrando para o possível
cliente a rapidez, eficiência e economias geradas pela utilização dos
serviços.
As estratégias de divulgação mais adequadas para as empresas de
digitalização de documentos são:
- Participação em feiras e eventos conhecidos no setor (veja as
principais opções no item “Eventos”);
- Ações de relações públicas: preparação de cases de sucesso,
organização de eventos (palestras, pequenas reuniões) com possíveis
clientes para apresentação dos serviços e cases, envio de notícias
(cases, projetos realizados, etc) para jornais, revistas e canais de TV
com o objetivo de gerar aparições da empresa nessas mídias;
- Promoção da empresa e seus serviços: através de materiais gráficos
(brochuras, folhetos, etc) e principalmente digitais (CD´S, DVD´S,
etc), que devem ser de boa qualidade com boa apresentação;
- Venda pessoal: agendamento de reuniões com possíveis clientes para
apresentação da empresa, seus serviços e entrega do material
promocional pessoalmente;
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- Marketing direto: envio do material promocional via correio para
possíveis clientes.
Informações Fiscais e Tributárias
O segmento de digitalização de documentos, poderá optar pelo
SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de
Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de
Pequeno Porte, instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, caso a
receita bruta de sua atividade não ultrapassar R$ 240.000,00
(microempresa) ou R$ 2.400.000,00 (empresa de pequeno porte) e
respeitando os demais requisitos previstos na Lei.
Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e
contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS
(Documento de Arrecadação do Simples Nacional):
- IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica);
- CSLL (contribuição social sobre o lucro);
- PIS (programa de integração social);
- COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social);
- ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços);
- INSS (contribuição para a seguridade social).
Conforme o Anexo I da referida Lei Complementar nº 123/2006, as
alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, vão de
4% até 11,61%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio.
No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção
pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no
primeiro mês de atividade, o empreendedor utilizará, como receita
bruta total acumulada, a receita do próprio mês de apuração
multiplicada por 12 (doze).
Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade
conceder benefícios de isenção e/ou substituição tributária para o
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ICMS, a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera
Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS
(Resolução nº 05/2007, do Comitê Gestor de Tributação das
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte).
Eventos
Entre os principais eventos da área, pode-se destacar:
Acrobat Conference
www.acrobatconference.com.br
AIIM OnDemand Conference and Expo
www.aiim.org
www.xduonline.org/xdu_aiim.cfm
CeBIT
www.cebit.de
CONGRAF – Congresso Brasileiro da Indústria Gráfica
http://www.congraf.org.br/
EMC Fórum
http://brazil.emc.com/forum
FINARQ - Fórum Internacional de Arquivologia
www.finarq.com.br/
INFOIMAGEM
http://cenadem.com.br/infoimagem/
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Entidades em Geral
ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de
Documentos
http://www.abgd.org.br/
ABGI – Associação Brasileira do Gerenciamento da Imagem e
Informação
http://www.abgi.org.br/
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas
http://www.abnt.org.br/
ABRIGRAF - Associação Brasileira da Indústria Gráfica
http://www.abigraf.org.br/
AIIM - Association for Information and Image Management
http://www.aiim.org/
CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação
http://www.cenadem.com.br
CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
Receita Federal do Brasil
http://www.receita.fazenda.gov.br/
Normas Técnicas
A ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas ainda não
definiu nenhuma norma técnica específica para o setor de digitalização
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de documentos.
Entretanto, apresentamos a seguir algumas normas técnicas dos setores
de “Informação e Documentação” e “Computadores e Processamento
de Dados” que podem ser utilizadas como referência no
desenvolvimento das atividades de digitalização de documentos, a
saber:
NBR10518*
Informação e documentação - Guias de unidades informacionais –
Elaboração.
NBR10519*
Critérios de avaliação de documentos de arquivo.
NBR11515*
Guia de práticas para segurança física relativas ao armazenamento de
dados.
NBR12676*
Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos
e seleção de termos de indexação.
NBRISO/IEC27001*
Tecnologia da informação - Técnicas de segurança - Sistemas de
gestão de segurança da informação – Requisitos.
NBRISO12639*
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais - Formato tag de
arquivo para tecnologia de imagem.
NBRISO15929*
Tecnologia gráfica - Troca de dados digitais de pré-impressão Diretrizes e princípios para o desenvolvimento de normas para
formato portátil de documento (PDF/X).
NBRISO15930-1*
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais de pré-impressão Uso de PDF - Parte 1: Intercâmbio completo usando dados CMYK e
de cor especial (PDF/X-1a).
NBRISO15930-3*
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais de pré-impressão Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos
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Uso do PDF - Parte 3: Intercâmbio completo adequado para fluxos de
trabalho administrados por cor (PDF/X-3).
NBRISO15930-4*
Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais de pré-impressão Uso do PDF - Parte 4: Intercâmbio completo usando CMYK e de cor
especial usando PDF 1.4 (PDF/X-1a).
* Essas e outras normas técnicas relacionadas podem ser encontradas
no site da ABNT em parceria com o SEBRAE:
http://www.abntnet.com.br/sebrae/.
Glossário
ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas: órgão
responsável pela normalização técnica no Brasil, fornecendo a base
necessária ao desenvolvimento tecnológico brasileiro. É uma entidade
privada, sem fins lucrativos, membro fundador da ISO (International
Organization for Standardization), da COPANT (Comissão
Panamericana de Normas Técnicas) e da AMN (Associação Mercosul
de Normalização).
ARMAZENAGEM: alocação e manutenção de embalagens
padronizadas ou não (caixas de papelão, tubos, etc.) em estantes
padronizadas, dentro de ambientes com segurança contra incêndio,
roubo, intempéries, insetos, etc. A localização da embalagem é
garantida por sistema gerenciador utilizando-se o código de barras.
BACKUP: Uma cópia exata de um programa, disco ou arquivo de
dados, feita para fins de arquivamento ou para salvaguardar arquivos
importantes na eventualidade de que a cópia ativa (original) seja
danificada ou destruída. Por esse motivo, o backup também é chamado
de cópia de segurança.
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BIT: A menor unidade de informação processada num computador.
CADASTRAMENTO: digitação em sistema gerenciador das
informações necessárias e suficientes para identificar a embalagem e o
conteúdo da mesma.
CD (Compact disk ou CD-ROM - Compact Disk Read Only
Memory): uma forma de armazenamento caracterizada pela alta
capacidade e pelo uso de técnicas óticas de laser para a leitura dos
dados.
CD-RW (CD Rewritable): CD regravável.
COM (Computer Output to Microfilm): processo de geração de
microficha Leitoras copiadoras Processo de recuperação.
COMPACTAÇÃO: redução do tamanho de arquivo de imagens. A
qualidade das imagens pode ser afetada pelas técnicas de compactação
usadas e o nível de compactação aplicado.
COLD (Computer Output to Laser Disc): processo de geração de CD,
CD-R, torres de CD, Jukebok, HD, RAID, DVD, processo de
recuperação.
COLD/ERM (Enterprise Report Management): mesmo processo
COLD integração com outros aplicativos, inclusive imagem.
DESTRUIÇÃO: retirada da condição de armazenagem, com baixa no
sistema gerenciador e destruição segura do conteúdo da embalagem.
DIGITALIZAÇÃO: o processo pelo qual um documento, texto,
imagem, etc, é transformado em código digital e armazenado em
algum meio. Isso se dá através de um digitalizador de imagens
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(scanner).
DPI (dots per inch ou ppp pontos por polegada): expressa o número de
pontos uma impressora pode imprimir por polegada, ou que um
monitor pode mostrar, na horizontal e vertical.
ECM (Enterprise Content Management): é a tecnologia utilizada para
capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e
documentos relativos a processos organizacionais.
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: é utilizado no
Brasil como sinônimo de ECM.
GIF (Grafic Image File Format): formato de baixa resolução,
adequado para apresentações em telas. GIF (e JPEG) são os formatos
mais usados para imagens em miniatura. O formato GIF é reconhecido
pela maioria das plataformas, programas de Internet e software de
edição de imagens.
HTML (HyperText Markup Language): linguagem de marcação para
hipertexto é uma das linguagens mais utilizadas para produzir páginas
na internet.
ICR - (Intelligent Character Recognition): tecnologia utilizada para
conversão digital de caracteres gerados de forma manuscrita.
ISO (International Standardization for Organization): Organização
Internacional de Normalização, criada em 1947, com sede em
Genebra, Suíça, que cuida da normalização (ou normatização) em
nível mundial. É uma organização não-governamental que cria normas
nos mais diferentes segmentos, variando de normas e especificações
de produtos, matérias-primas, em todas as áreas (por exemplo, para
classificação de hotéis, café, usinas nucleares, etc). Atualmente a ISO
conta com 191 países membros e, no Brasil, se faz representar pela
ABNT - Associação Brasileira de Normas Técnicas.
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JPEG (Joint Photographic Experts Group): formato adequado para
apresentação impressa e em tela. JPEG é reconhecido pela maioria das
plataformas de computador, programas de Internet e software de
imagens.
METADADO: significa “informações sobre os dados”. Informações
criadas sobre o material e a versão digital, o registro de sua identidade,
criação, uso, e estrutura.
MICROFILMAGEM: processo de redução/conversão de documentos
em microfilmes.
MOVIMENTAÇÃO EXTERNA DE: transferência física das
embalagens entre as instalações do cliente e o local de armazenagem,
e vice-versa.
MOVIMENTAÇÃO INTERNA DE: manuseio da embalagem e seu
conteúdo do ponto de recepção até seu armazenamento, e vice-versa,
dentro de um SLA pré-estabelecido.
OCR (Optical Character Recognition): tecnologia utilizada para
conversão digital de caracteres gerados de forma mecânica
(datilografada, impressa).
PESQUISA: localização física dentro da embalagem de documento
individual solicitado pelo cliente.
PDF (Portable Document Format): o formato de descrição de
documentos criado pela Adobe Systems em 1992 para facilitar o
compartilhamento, a publicação, distribuição e a preservação de
documentos digitais. O PDF preserva integralmente a aparência e
formatação original dos documentos, é uma padrão totalmente
público, especificado por norma ISO.
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PDF/A (A de arquivo): é uma especificação do formato PDF para
armazenamento de longa duração, especificado pela norma ISO
19005-1-2005.
PIXEL (termo reduzido de picture element): cada pixel pode
representar um número de diferentes tons e cores, dependendo do
espaço de armazenagem designado para ele. Muitas vezes o termo
pixels per inch (ppi) é preferido por descrever mais acuradamente a
imagem digital.
RIM (Records and Information Management): Gerenciamento de
Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de vida do documento,
independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento
da criação, armazenamento, processamento, manutenção,
disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela
categorização de documentos e tabelas de temporalidade.
SAÍDA PERMANENTE: retirada da condição de armazenagem de
forma definitiva com baixa no sistema gerenciador.
SCANNER: é o aparelho responsável por digitalizar documentos,
imagens, fotos, textos impressos, etc, para o computador.
TIFF (Tagged Image File Format): esse formato permite manter um
alto nível de detalhe da imagem. É indicado como formato para os
arquivos de imagens mestre.
UTILIZAÇÃO DO KIT-CAIXA: fornecimento de embalagem,
etiquetas, lacres e planilhas necessárias a uma nova entrada de
documentação ou substituição de embalagem danificada.
WORKFLOW: fluxo de trabalho. Tecnologia que permite gerenciar de
forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o
acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de
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produtividade com objetividade e segurança.
Dicas do Negócio
A realização de parcerias com empresas existentes para realização de
serviços que não serão oferecidos no início da operação pode ser
interessante para que o a nova empresa não perca clientes no início de
suas atividades. No momento oportuno, a nova empresa poderá
estruturar-se para ela mesma prestar todos os serviços aos clientes.
A contratação de leasing para a aquisição ou o aluguel dos
equipamentos (principalmente scanners e computadores) pode ser uma
dica interessante para o início da operação, pois diminui a necessidade
de capital inicial. Posteriormente o empresário poderá adquirir os
equipamentos em definitivo. A utilização de programas com
pagamento de assinatura mensal também preservam parte do capital
inicial.
Características específicas do empreendedor
Para atuar no segmento de digitalização de documentos, o
empreendedor precisa antes de tudo, conhecer e gostar de tecnologia
relacionada à atividade. Precisa estar atento e atualizar-se
constantemente sobre as tendências e novidades tecnológicas que
influenciarão o segmento (hardware e software).
Formação superior nas áreas de informática, ou arquivologia, ou
biblioteconomia, ou administração de empresas, ou experiência no
segmento são desejáveis para o empreendedor.
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Além disso, outros conhecimentos, habilidades e atitudes são
importantes para auxiliar no desenvolvimento do negócio:
- Habilidade de comunicação e convencimento;
- Facilidade para falar em público;
- Detalhamento, atenção e organização;
- Persistência e determinação;
- Liderança e trabalho em equipe;
- Controle rigoroso de qualidade;
- Negociação.
Bibliografia Complementar
LIVROS
AVEDON, Don. Ged de A a Z – Tudo sobre GED. São Paulo:
CENADEM, 1999. 200p.
CAVALCANTI, Marcos; VALLE, Rogerio; BALDAM, Roquemar.
Ged - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica.
D’ALLEYRAND, Marc. Workflow em Sistemas de Gerenciamento
Eletrônico de Imagens. São Paulo: CENADEM, 1995. 112p.
SCHANTZ, Hebert. Planejamento de Instalações para Sistemas de
Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos. São Paulo:
CENADEM, 1995. 123 p.
SILVA, Antonio Paulo de Andrade e (Editor). Processamento
eletrônico de imagens: tecnologia e sistemas. São Paulo: CENADEM,
1993. 138p.
SILVA, Rubens Ribeiro Gonçalves. Manual de Digitalização de
Acervos. Salvador: EDUFBA.
30
STARBIRD, Robert W; VILHAUER, Gerald C. Como tomar a
decisão de implantar a tecnologia do gerenciamento eletrônico de
documentos. São Paulo: CENADEM, 1997. 158p.
STRINGHER, Ademar. Aspectos legais da documentação em meios
micrográficos, digitais e eletrônicos. São Paulo: CENADEM, 2003.
242p.
PERIÓDICOS
Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação:
http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/a...
Document Management
http://www.docmanagement.com.br
EmQuestão
http://www.seer.ufrgs.br/index.php/EmQue...
Prisma.com
http://prisma.cetac.up.pt/
SITES
http://www.empregabrasil.org.br/
http://www.observatoriodaimprensa.com.br...
http://www.printondemand.com.br/home.php
VÍDEOS
Globo Vídeos – Digitalização de Documentos:
http://video.globo.com/Videos/Player/Not...
ITEC – Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do
Estado de Alagoas
http://www.itec.al.gov.br/biblioteca-de-...
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YouTube
http://br.youtube.com/watch?v=waJvZ3kEyT...
http://br.youtube.com/watch?v=D8p9pNI45q...
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Digitalização de documentos

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