Relatório do III UFSJr

Relatório de Evento
III UFSJr
-
São João del-Rei
Junho de 2013
1. APRESENTAÇÃO
O UFSJr. é um evento voltado pros empresários juniores da UFSJ dos
campi de São João Del Rei, Ouro Branco e Sete Lagoas. O evento tem o intuito
de promover maior integração do seu público, além de favorecer o espaço para
a troca de conhecimentos através de networking e benchmarking. No ano
passado, além da participação do vice-presidente da FEJEMG e dos
palestrantes Flávio Tófani e Jefferson Coelho, também contou com a primeira
eleição
da
Diretoria
Executiva
da
CENJE,
elegendo
Diretores
de
Desenvolvimento, Comunicação e Coordenador Intercampi.
Nesse ano, durante dois dias de atividades, foram realizados 06 (seis)
treinamentos com palestrantes da UFV e profissionais do mercado; 02 (duas)
palestras com o Presidente do Conselho da Brasil Junior e a representante da
Battle of Concepts; célula temática e eleição do Presidente do Conselho da
Cenje.
2. INFORMAÇÕES GERAIS
Data: 13 e 14 de abril de 2013.
Local: Campus Santo Antônio (Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro – São
João del-Rei – MG).
Valor da inscrição: 15 reais evento e 20 reais integração.
Número de participantes: 94 inscritos.
3. CRONOGRAMA DO EVENTO
Dia
Horário
Sábado
Domingo
Atividades
08h
Credenciamento
09h
Palestra: PE em Rede do MEJ
10h
Dinâmica: Insumos do PE da CENJE
12h
Intervalo
14h
Treinamentos 1, 2, 3 e 4
16h
Treinamentos 1, 2, 5 e 6
18h
Coffee break
21h
Integração
09h
Eleição do Presidente do Conselho
10h
Reunião do Conselho
12h
Intervalo
14h
Célula Temática
15h
Palestra: Seis Chapéus do Pensamento
17h
Encerramento e Coffee break
4. TREINAMENTOS E PALESTRAS
Durante os dois dias de atividades, o III UFSJr propôs 6 treinamentos e 2
palestras, escolhidos através da preferência nos temas levantados no censo do
ano passado, no feedback da II Capacitação e nas possibilidades financeiras
do núcleo. Assim, são eles:
Treinamento: Liderança
Facilitador: Jhoney Lopes
Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade Federal de
Viçosa - UFV, foi finalista do concurso Jovens Inspiradores da Fundação
Estudar e Embaixador do movimento de negócios sociais, CHOICE.
Atualmente cursa mestrado em Ciência da Computação na UFV, Mentor no
CHOICE, co-fundador do projeto Catálise Social e Fundador CExO (Chief
Excuse-me Office) da startup Linknow.
Workshop Choice: Negócios Sociais – Entre ganhar dinheiro e mudar
o mundo, fique com os dois
Facilitadores: Danilo Machando e Mariana Bastone
Danilo: Danilo Machado Fulgêncio, 21 anos, estudante de engenharia
química e diretor de qualidade da Sinergia. Faz parte da equipe do projeto De
Jovem para Jovem, que trabalha protagonismo juvenil com adolescentes do
ensino médio. Recentemente se tornou embaixador do movimento CHOICE.
Mariana: Mariana Bastone Guglielmelli, 21 anos, está no quarto período
de engenharia de produção na UFSJ, é Diretora de Qualidade na Ômega
Júnior e Assessora SAEJ da FEJEMG. Embaixadora do Movimento Choice
2013.1.
Treinamento: Ecossistemas de Startups
Facilitador: Mikael Soares
Formando em Bioquímica pela UFV com experiência na área de
desenvolvimentos de protótipos vacinais pelo BIOAGRO (Instituto de
Biotecnologia Aplicada à Agropecuária). Co-fundador e Diretor de Inovação na
Linknow e Pós-Júnior no MEJ. Atualmente também trabalha no projeto ReInova
(Rede de Incentivo à Cultura de Inovação) do CenTev/UFV (Centro
Tecnológico
de
Desenvolvimento
Regional
de
Viçosa).
Treinamento: CRM e Marketing de Relacionamento: a arte de encantar
clientes.
Facilitador: Cleyton Rodrigo da Silva
Graduando em Ciência da Computação pela UFV, Coordenador de
Comunicação do VIII InternEJ, Ex-Diretor Comercial da No Bugs, Membro
Fundador da empresa DeCode Design e Treinamentos.
Treinamento: As Redes Sociais gerando resultados de alto impacto
no MEJ.
Facilitador: Alan Domingues
Atual Analista de Mídias sociais na empresa Zoom Comunicação e
graduado em Jornalismo, Alan Domingues chega em São João para mostrar a
importância das mídias sociais para nós, empresários juniores.
Treinamento: Gerenciamento de Projetos
Facilitadores: Francisco Ortega e Henrique Fadini
Direto de Viçosa, Francisco Ortega e Henrique Fadini mostram porque o
gerenciamento de projetos é tão importante no desenvolvimento de uma EJ.
Palestra: PE em Rede – A Estratégia do Movimento Empresa Junior
Palestrante: Mateus Aguiar
A Brasil Júnior representa-se em São João del-Rei pra contribuir
estrategicamente para o núcleo da CENJE, apresentando o Planejamento em
Rede do MEJ.
Palestra: Seis Chapéus do Pensamento
Palestrante: Rita Oliveira
Consultora de inovação no Battle of Concepts, nesta empresa já
participou e/ou liderou dezenas de projetos na área de inovação para empresas
nacionais e multinacionais. Bacharelanda em administração de empresas pela
PUC/SP, se interessa por pesquisa na área de criatividade, inovação e design
thinking. Já trabalhou na Vale do Rio Doce e também na Avon Cosméticos.
5. DIVULGAÇÃO E COMUNICAÇÃO
A Diretoria de Comunicação da Cenje ficou responsável por toda a
divulgação e pelo sistema de inscrição do III UFSJr. Para facilitar a realização
das atividades, foi dividida previamente entre os Assessores e o Diretor a
função de cada um, criando uma planilha com todo o planejamento das
atividades, com prazos e o responsável pela atividade.
A divulgação do evento começou no prazo planejado, foi realizada
basicamente via facebook e cartazes no Campus Santo Antonio. No primeiro,
foi criado um evento, que ajudou a focar a divulgação, deixando a fan page da
Cenje como suporte. O envio do convite para o evento via e-mail também foi
interessante, alcançando diretamente o público-alvo.
Aponta-se como ponto negativo a demora no fechamento dos
palestrantes e alguns detalhes do evento, que diretamente afetaram a
divulgação quanto aos prazos. Outro detalhe que se torna necessário é que,
logo após o fechamento com o palestrante, o responsável já faça o
levantamento de todas as informações do mesmo e do conteúdo a ser
apresentado, agilizando assim a divulgação para os participantes e
interessados.
A criação do “guia de sobrevivência” através do site Issu foi bastante
eficaz, com o intuito de esclarecer todas as duvidas dos participantes, expondo
todas as questões que envolviam o evento.
O sistema de inscrição foi bastante conturbado, pois este necessitava de
uma grande atenção devido aos vários treinamentos que ocorreriam
simultaneamente e que possuíam limites de vagas. A inscrições foram criadas
no google docs, o que não oferecia muitas ferramentas para enfrentarmos essa
dificuldade. Faltando poucos dias para o evento foi descoberto que o próprio
sistema do google docs gerou várias inscrições duplicadas, o que atrasou o
fechamento dessas inscrições.
No dia do evento no credenciamento, apontamos uma falha, pois muitas
pessoas que chegaram na parte da tarde do evento e necessitavam fazer o
credenciamento, fato que atrasou o evento porque o credenciamento era
somente na parte da manhã.
Houve também realocações prévia de participantes nos treinamentos,
devido ao fato de haver limite de vagas devido à estrutura das salas do
Campus Santo Antonio. Para solucionar essa questão criamos na inscrição a
escolha da segunda opção de treinamento para não prejudicar o participante.
As realocações foram feitas por ordem de inscrição dos participantes, porém no
dia do evento muitos dos inscritos não respeitaram a realocação e assistiram
treinamentos em que não estavam inscritos. O controle na porta das salas dos
treinamentos não foi eficaz, mas ocorreram imprevistos, visto que era esperada
uma compreensão dos participantes respeitando a alocação feita pela
organização do evento.
A possibilidade também do participante conseguir fazer sua inscrição e
só posteriormente realizar o pagamento atrapalhou o andamento dos trabalhos,
pois muitas inscrições foram perdidas por conta de pessoas que se
inscreveram e não realizaram o pagamento depois. Isso gerou um atraso até
confirmamos a não presença do participante no evento. É sugerido que em
próximas edições do UFSJr se encontre uma forma de pagamento online, onde
a inscrição só serão concretizada após o pagamento.
O pagamento das inscrições foi repassado para o Presidente de cada
Empresa Junior, e o mesmo depositava na conta da organização a quantia e a
lista dos membros inscritos via e-mail. Tornou-se eficaz essa forma de
pagamento, pois os Presidentes possuíam contato direto com os participantes
do evento.
Foi buscado também uma exposição do III UFSJr na mídia através da
nossa Assessoria de Imprensa. Alcançamos o nosso objetivo que era a
cobertura da TV Campos de Minas no evento. Alem dessa exposição
conseguimos uma matéria no site da UFSJ e uma divulgação da matéria da TV
Campos de Minas na fan page da FEJEMG. A cobertura do evento também foi
realizada pela Mosaico Empresa Junior.
Concluímos que a divulgação do UFSJr foi bastante eficiente pelo curto
prazo que tivemos, conseguindo alcançamos vários objetivos pré-estabelecidos
pela Diretoria de Comunicação.
6. EMPRESAS PARTICIPANTES

Linked

Softtel

Ideal

VO2

Ômega

Tristate

Ejel

Arché

Perfil

Dinâmica

Sempre

Mosaico
7. PLANEJAMENTO FINANCEIRO
Foram investimentos da equipe pastas e crachás para facilitar a
identificação e organização dos participantes do evento. Em cada pasta, foi
entregue aos participantes um ofício com o cronograma das atividades, uma
caneta e três folhas timbradas da CENJE. Também foi destinado dinheiro para
a compra de cartolinas para células temáticas, dinâmicas e atividades da
palestras “Seis Chapéus do Pensamento”.
Devido a baixa adesão dos empresários juniores ao evento perante ao
esperado, foram necessárias algumas alterações na previsão inicial cortando
alguns custos. Ainda assim, devido aos imprevistos com as passagens da
palestra dos “Seis Chapéus do Pensamento” o reembolso da passagem do
palestrante e da ajudante não foi possível, sendo necessário que a CENJE
arcasse com o valor. Assim sendo, foi utilizado cem reais do caixa que a
equipe possuía, assim como cem reais que foram lucrados da integração
realizada. O restante do valor, de responsabilidade da gestão, será realizado
no mês de junho com o recebimento do valor requerido à reitoria.
Destaca-se que para o próximo UFSJr seja necessário buscar datas mais
compatíveis ao calendário dos empresários juniores, a fim de possuir cada vez
engajamento nas atividades. Também é preciso cuidar da documentação para
os reembolsos de passagem e hotel para que não sejam estabelecidos acordos
que não se incluem na previsão financeira.
Destaca-se como ponto positivo do planejamento, o cumprimento das
inscritos pelos membros, assim como o depósito dos valores para a diretoria da
CENJE na data prevista.
Investimento
Qnt.
Crachá Equipe
12
Passagem Palestra Seis Chapéus
4
Valor/
cd
Valor
Total
11,4
75,40/79,35
11,4
309,5
Papelaria (2 cxs de centa, 30 cartolinas e 1
durex)
Pastas e crachás participantes
73,6
300 cd
250
250
Diária Hotel palestrantes
2
125
250
Corda Crachá
12
1,5
18
Técnico Anfiteatro
2
100
200
Refrigerante, suco e pão de queijo
2 dias
69
138
Salgados
1200
34/cento
408
Bolos, esfirra, croassant, pastel assado
2 dias
Copos descartáveis
4 um
2,35
2 rolos
4
Cordas crachás participantes
210
TOTAL
Inscrições
9,3
8
1825,05
94
15
1410,00
8. INSUMOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Os empresários juniores foram divididos em grupos e mediadores
rodaram em cada grupo, cada um com um tema: forças, fraquezas,
oportunidades e ameaças. Cada rodada durou 10 minutos e foram coletadas
informações importantes de forma participativa para a construção da estratégia
da CENJE.
9. FEEDBACK
O feedback do evento foi enviado a todos os participantes vi e-mail, no
entanto poucos responderam. Embora a importância da resposta tenha sido
ressaltada a adesão foi baixa, o que dificulta que a equipe identifique pontos
positivos e de melhoria para os próximos eventos do núcleo.
Além do feedback do evento, também foram enviados feedbacks de cada
treinamento e palestra, a fim de avaliar os facilitadores e a dinâmica do espaço
e tempo concedidos pela equipe para a realização das atividades demandadas
por cada um, além de avaliar a aceitação dos empresários juniores para que os
convites pudessem ou não ser feitos para os próximos eventos. Os feedbacks
de cada palestrante não estão aqui incluídos a fim de respeitar a imagem de
cada um, no entanto foram enviados para via e-mail para os facilitadores.
Organização
Conteúdo
Inovação
Espaço do evento
Integração/ Oportunidade de benchmarking
Célula Temática
Coffee break
10.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Alguns resultados foram apresentados e discutidos ao longo do presente
relatório, mas ainda podem ser destacados: integração entre as EJ’s de São
João del-Rei e Ouro Branco; eleição do Presidente do Conselho; contato direto
entre os empresários juniores possibilitando o benchmarking e networking;
divulgação da Estratégia do Movimento Empresa Junior pelo Presidente do
Conselho da Brasil Junior e participantes da UFV.
Todos os certificados já foram enviados por e-mail e corrigidos; as fotos
do evento tiradas pela Mosaico Empresa Junior se encontram na página do
facebook e todos os recibos, depósitos e demais documentos do fluxo de caixa
se encontram arquivados com a diretoria de ADM-FIN da CENJE. Caso os
inscritos no evento tenham alguma dúvida, crítica ou sugestões, a equipe da
Cenje está aberta para esclarecimentos.
Qualquer dúvida ou sugestão favor entrar em contato com a Diretoria de
Desenvolvimento através do e-mail: [email protected].