Processo Gestão do Conhecimento

Agenda
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A Empresa
Processo “Gestão do Conhecimento”
Motivadores da mudança
Etapas da Mudança
1. Identificação dos Desperdícios
2. Principais Reclamações
3. Definição de Requisitos do Sistema
4. Critérios de Escolha e Seleção;
5. Implantação do Sistema;
6. Divulgação e Treinamento;
Resultados Alcançados
Lições Aprendidas e Oportunidades
A Empresa
Unidades de Negócio
Motores
Automação
Energia
Transmissão
& Distribuição
Tintas
A Empresa
Produção
Do primeiro motor a mais de
150 milhões já produzidos

Maior planta de produção de
motores elétricos do mundo

Mais de 32.000 MVA em geradores
produzidos (mais de 2 vezes a
potência instalada da hidrelétrica de
Itaipu)

Mais de 300.000.000 produtos de
automação industrial já fabricados

Mais de 1250 toneladas de tintas
em pó/mês

Mais de 800 toneladas de tintas
líquidas/mês

Maior fabricante de transformadores
da América Latina, com 5 plantas
produtivas
A Empresa
Do primeiro prédio ao parque instalado total
Argentina
Chile
Colômbia
Venezuela
Peru
México
Estados Unidos
Portugal
Espanha
Itália
França
Áustria
Reino Unido
Alemanha
Bélgica
Holanda
Suécia
Emirados Árabes
Rússia
Índia
China
Cingapura
Japão
Austrália
África do Sul
Brasil
Argentina
México
EUA
Áustria
Portugal
China
Museu WEG
(primeira fábrica)
Índia
África do Sul
Histórico do Sistema de Normalização
1961 Fundação da empresa Eletromotores Jaraguá Ltda.
1968 Pastas com cópias de catálogos de componentes padronizados e de
normas brasileiras e estrangeiras.
1970-1978 Elaboração das primeiras normas WEG (em 1978 - 536
normas); aquisição de normas nacionais e internacionais.
1978 - 2010 Criação da Seção de Normalização, com o objetivo de unificar
a política e dinamizar a geração e revisão de normas, bem como
administrar o acervo de normas existente (até 2010 + de 10 mil).
2010 Idealização do projeto WEGnology – elaboração dos primeiros
procedimentos operacionais nas áreas administrativas
2013 Redesenho processo gestão do conhecimento e criação do Portal do
Conhecimento WEG – WEGnology Management System.
Processo de Gestão Do Conhecimento
“Disseminar o conhecimento
e padrões
WEG,
auxiliando no processo de
Processo
de Gestão
Do
Conhecimento
expansão e globalização da empresa.”
Votação
Infinito
Aprovação
Gestor
Infinito
Aprovação
Técnica
Publicação
Infinito
30 minutos
- Cópias Físicas e
Eletrônicas para unidades
Brasil
Motivadores da Mudança
Reclamações
• Média Lead time de aprovação e publicação dos documentos: 40
dias;
• Vulnerabilidade dos documentos/ Segurança da Informação;
• Restrição de acesso à unidades Brasil, condicionadas à licença.
Novos Requisitos
• Plataforma global
“Disseminar o conhecimento e padrões
• Controle de Acessos
WEG, auxiliando no processo de
• Distribuição Descentralizada
expansão e globalização da empresa.”
• Quantidade de Licenças
• Multi-idiomas
• Agilidade no processos de criação e publicação
• Interfase amigável
• Pesquisa “Google”
Etapas da Mudança
1) Identificação de desperdícios e gargalos;
2) Levantamento das principais reclamações dos clientes internos;
3) Definição dos requisitos do sistema:
-
Avaliação de Requisitos Normativos (ISO 9001);
-
Alinhamento com Árvore de Processos da organização e os
princípios do BPM (Business Process Management);
4) Critérios de Escolha e Seleção;
5) Implantação do Sistema;
6) Divulgação e Treinamento;
1. Identificação dos Desperdícios
Votação
Funcionava como
fórum de discussão,
tornando o processo
moroso.
Aprovação
Gestor
Aprovação não
poderia ser
delegada.
Aprovação
Técnica
Mesmo após
aprovação do
gestor, a norma
poderia ser
reprovada.
Publicação
Documento era
formatado e
editado pela área
da Qualidade.
2. Principais Reclamações

-
Levantamento dos chamados abertos:
Processos perdidos e/ou travados;
Documentos desaparecidos;
Lentidão do sistema;
Processo de aprovação moroso.
Redesenho da atividade
“Documentar o conhecimento”
Votação
Funcionava como
fórum de discussão,
tornando o processo
moroso.
Contribuição
Criação de um fórum
de discussão
opcional.
Aprovação
Gestor
Aprovação não
poderia ser
delegada.
Aprovação
Técnica
Analistas obrigatórios
default e antes da
aprovação do gestor.
Aprovação
Técnica
Mesmo após
aprovação do
gestor, a norma
poderia ser
reprovada.
Aprovação
Gestor
O gestor, quando
ausente, pode
delegar.
Publicação
Documento era
formatado e editado
pela área da
Qualidade.
Publicação
Eliminada etapa de
formatação e edição.
3. Definição de Requisitos Sistema

Globalização do Processo/ Sistema:
 Multi-idioma;
 Licenças de acesso;
 Fluxo de solicitação de tradução.

Requisitos Normativos:
 Controle de Versionamento;
 Distribuição de cópias controladas;
 Análise Técnica e Aprovação.

Gestão por Processo:
 Navegação por processo;
 Documentos atrelados à processos.
4. Critérios de Escolha e Seleção


Aderência aos requisitos – baixa customização interna.
Solução selecionada: 80% aderência.
Alinhamento com estratégias da Diretoria TI.
Módulos
Utilizados
5. Implantação do Sistema

Desenvolvimento do Fornecedor: in loco

Customização WEG: possível devido à praticidade do sistema.

Testes Usuários-chave: preparação para Go-Live

Saneamento e Carga de dados: busca de 2 sistemas anteriores

Go Live
6. Divulgação e Treinamento

Treinamento Presencial (apenas Brasil)
- Documentadores: 160
- Gestores: 200

Treinamento On-line

Comunicação e Divulgação
- Congelamento do Sistema antigo
- Go Live
Processo Atual - Pós Melhoria
Contribuição
15 dias
Aprovação
Técnica
8 dias
Aprovação
Gestor
8 dias
Publicação
2 minutos
•
 Lead time de criação/revisão: média de 30 dias para
aprovação e publicação;
 Tempo para Publicação – 1 a 2 minutos;
 Usuários: Licenças concorrentes - ampliação do atendimento;
 Interface em 3 idiomas;
 Eliminada etapa de “edição” antes da publicação.
 Tempo limitado para cada tarefa.
Resultados
• Entrada em Produção do Portal WEGnology em 31/05/2013.
• Média de 100 usuários acessando de forma concomitante
• Volume total de documentos : ~15.000 internos.
• Lead time de Publicação e Revisão – redução de 93 e 21%.
Processo
Processo Publicação (dias)
Aprovação de Documentos (dias)
Junho
Julho
Agosto
Setembro
Outubro
Média
0,0018
41,44
0,0011
50,27
0,0012
35,69
0,0022
18,67
0,0015
11,35
0,0016
31,48
• Acesso: média de 1800 documentos acessados por dia;
• Custo da ferramenta (atualização da ferramenta antiga custaria ~10x o valor
da ferramenta adquirida;
• Custo com licenças: licenças concorrentes permitem uma redução do custo,
umas vez que são mais de 2.000 documentadores em todo o mundo.
• Busca da hierarquia WEG de forma transparente a partir do sistema de RH da
WEG
Resultados

Facilidade na implantação de processos em novas aquisições e filiais
(redução das equipes de implantação);

Qualidade e Segurança da Informação;

Registro do conhecimento WEG e agilidade na pesquisa de práticas de
gestão da empresa (+ de 25mil documentos disponíveis para consulta –
internos e externos);

Agilidade na busca da informação sobre os processos;

Compartilhamento de boas práticas de gestão incluindo aplicação no reforço
de treinamento e reciclagem de colaboradores;

Independência do fornecedor enquanto desenvolvimento e conhecimento
técnico sobre a ferramenta.

Convergência para um sistema corporativo único descontinuando 2 outros
sistemas legados
Barreiras e Fronteiras
• Gestão de Mudança
- Conscientização de participantes dos processos quanto a prazos de
tarefas e eliminação da etapa de formatação;
- Familiarização com a Ferramenta;
- Treinamentos.
• Busca pela ferramenta/fornecedor
- Dificuldade para realizar benchmarking com outras empresas do mesmo
setor, pois não havia uma solução semelhante no mercado;
- Início do desenvolvimento com sistemas que não atendiam aos requisitos.
- Ferramenta de Gestão por Processos (BPMS) que permitisse
independência do fornecedor
• Prazo
- Prazo de Implantação curto: 4 meses.
Lições Aprendidas e
Oportunidades
• Evoluir com a Gestão de Mudanças – resistência à mudança x
quebra de paradigmas;
• Divulgação e Treinamento para filiais;
• Buscar ferramentas de automatização dos fluxos das atividades,
e não apenas tê-los de forma documentada e integrada aos
sistemas (13 Macroprocessos, 64 processos e 164 atividades –
em 5 unidades de negócio).
• Implementar melhorias já identificadas na interface com usuário.
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Energia
Transmissão
& Distribuição
Tintas
Museu WEG
(primeira fábrica)
África do Sul
Interface Multi-idioma
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