Código de Conduta
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Código de Conduta
Código de Conduta JANEIRO DE 2016 ÍNDICE Índice NOSSOS VALORES EM AÇÃO Apresentação pelo CEO 02 O significado dos nossos Valores A SUA RESPONSABILIDADE Obedecer a lei 06 Nossas expectativas NOSSOS COLABORADORES Diversidade e inclusão 08 Relações trabalhistas globais Conflito de interesses Proteção de dados Comunicação em redes sociais OBEDECENDO À LEI E AGINDO COM INTEGRIDADE Combate à corrupção 12 Interagindo com funcionários públicos Trabalho com terceiros Presentes e entretenimento Lei da concorrência Controles de comércio Comunicação na imprensa NOSSA INTEGRIDADE FINANCEIRA Relatórios financeiros e controle 20 Combate à lavagem de dinheiro Fraude Informações privilegiadas SEGURANÇA E PROTEÇÃO AO TRABALHADOR Segurança e Proteção ao trabalhador 24 NOSSO COMPROMISSO COM A SUSTENTABILIDADE Responsabilidade social corporativa 26 Doações filantrópicas e políticas O meio ambiente Direitos humanos PROTEÇÃO AO NOSSO PATRIMÔNIO CORPORATIVO Propriedade intelectual 30 Confidencialidade Patrimônio físico Proteção das informações ONDE CONSIGO AJUDA OU ORIENTAÇÃO? A quem pedir 32 Apontar questões delicadas Política de combate à retaliação Sistema global de denúncias 01 Apresentação pelo CEO Uma entrevista com Kim Fejfer, Membro da Diretoria Executiva do A.P. Møller-Mærsk AS Kim, por que a APM Terminals está implementando um Código de Conduta? Queremos disponibilizar aos nossos colaboradores um documento que associe os nossos Valores aos nossos padrões de conduta nos negócios, e que sirva para nos orientar no trabalho cotidiano. Ele expressa os Valores da empresa, define os comportamentos que queremos promover e qual deve ser a conduta profissional que julgamos apropriada. Isto vai muito além da lei. Não basta apenas cumprir a lei? De forma alguma. Parto do princípio de que todos estão cumprindo as leis. Isso nem precisa ser dito. Os Valores do grupo Maersk e a integridade nos negócios da APM Terminals como parte do grupo Maersk vão além das leis. Nosso nome é nosso patrimônio mais importante, que só pode ser protegido através de uma conduta corporativa íntegra. O que devo fazer se tiver uma dúvida ou problema quanto à conduta comercial apropriada? Procure e peça ajuda. Temos recursos competentes à disposição e você pode expor suas dúvidas ao seu gestor, ou entrar em contato com o setor de RH, ou o setor Jurídico e de Conformidade. Você também pode falar com qualquer membro da diretoria, inclusive comigo, para obter outras orientações, a qualquer momento. Não há desculpas para deixar de perguntar. O Código abrange qualquer situação que eu venha a enfrentar? Não, o Código não abrange todos os cenários possíveis. Pretende-se, com o Código, incentivar as discussões sobre problemas de conformidade em nossa rotina de trabalho e ajudar a identificar dilemas. Se no Código não existir resposta às suas dúvidas e perguntas, você pode abordar a questão ou o problema através de um dos muitos outros canais que disponibilizamos. APRESENTAÇÃO PELO CEO “A APM Terminals tem um excelente histórico de crescimento e conseguimos construir um nome global” Você falou sobre o nosso nome. Como isto se relaciona ao Código? A APM Terminals tem um excelente histórico de crescimento e conseguimos construir um nome global. Isto foi uma conquista de todos nós devido ao nosso intenso trabalho e dedicação aos clientes. Esta reputação nunca esteve tão forte. Para mim, é importante que todos entendam que não existe nenhum conflito entre crescimento e a conduta corporativa apropriada descrita no Código. Na verdade, o crescimento e essa conduta se fortalecem mutuamente. A longo prazo, somente um desempenho com integridade nos levará a atingir nossas metas. O Código será nosso documento orientador para que possamos realizar e manter este objetivo. 03 O significado dos nossos Valores Na APM Terminals, nós compartilhamos o conjunto característico dos Valores essenciais do grupo Maersk, os quais dirigem nossa maneira de fazer negócios. Este Código contém princípios orientadores da nossa conduta que são baseados nesses Valores, no nosso compromisso com o Pacto Global das Nações Unidas e nos compromissos com os nossos colaboradores, clientes e comunidades. Nossos cinco Valores essenciais foram enraizados em nossas operações pelos fundadores da nossa empresa, a família Møller, e têm se mantido como princípios orientadores que governam o desenvolvimento do Grupo Maersk há mais de um século. No mundo moderno, em que condições econômicas e comerciais evoluem rapidamente, os Valores continuam sendo a chave que garante o crescimento futuro de maneira sustentável. CUIDADO CONSTANTE Cuide do hoje, prepare-se ativamente para o amanhã HUMILDADE Ouça, aprenda, compartilhe, dê espaço para os outros INTEGRIDADE Nossa palavra é nosso compromisso NOSSOS COLABORADORES O ambiente certo para as pessoas certas NOSSO NOME A soma dos nossos Valores, buscando apaixonadamente atingir mais alto 05 O SIGNIFICADO DOS NOSSOS VALORES A sua responsabilidade Peça ajuda quando não tiver certeza da legalidade ou adequação de uma decisão ou atitude que você esteja pensando em tomar. Assuntos •Obediência à lei •Nossas expectativas OBEDIÊNCIA À LEI Como colaborador da APM Terminals, você tem a obrigação de cumprir todas as leis e os regulamentos governamentais de qualquer lugar em que façamos negócios. A identificação de pressões exercidas pelo seu supervisor ou as exigências devidas a condições comerciais não o isentarão de cumprir a lei. A APM Terminals está sujeita à legislação dos países onde fazemos negócios. As leis locais de um país podem afetar nossa maneira de fazer negócios em outro país. Ao fazer negócios em nome da APM Terminals, é importante entender que não é apenas a legislação local em seu país natal que se aplica a você: as leis de outros países também podem afetá-lo. Se você encontrar algum conflito entre essas leis, ou se perceber que os costumes e negócios locais ou que as práticas sociais conflitam com essas leis, peça ajuda. Este Código de Conduta reflete nossas responsabilidades de acordo com a estrutura de governança corporativa “Commit” do grupo A.P. Møller-Maersk. A intenção é constituir princípios orientadores para a nossa conduta, embora seja impossível cobrir toda e qualquer situação que possa ocorrer na APM Terminals. A SUA RESPONSABILIDADE NOSSAS EXPECTATIVAS Como colaborador da APM Terminals, espera-se que você: • Leia, conheça e cumpra o Código de Conduta da APM Terminals. • Peça ajuda quando não tiver certeza da decisão ou providência a tomar quanto à sua conformidade ou legalidade. • Entenda que você pode ter a obrigação de comunicar imediatamente qualquer atividade que, na sua opinião, possa violar o Código de Conduta. Além disso, se você for um gestor da APM Terminals, cabe a você: • Liderar pelo exemplo, em palavras e ações. • Promover uma comunicação franca, honesta e de duas vias com seus colaboradores, incentivá-los a manifestarem suas dúvidas ou problemas e avisá-los quando um problema for resolvido. • Elogiar e apoiar qualquer colaborador que tome a iniciativa de discutir um problema ou comunicar uma possível violação, garantindo que não hajam retaliações por fazê-lo. • Zelar para que sejam prontamente implementados os planos de ação para resolver os riscos à conformidade. • Promover as políticas e procedimentos do grupo Maersk e da APM Terminals concebidos para impedir e detectar qualquer conduta não conforme ou ilegal. • Discutir com a sua equipe este Código e os Valores da empresa, e certificar-se de que os colaboradores sejam treinados e informados sobre as políticas, procedimentos e riscos à conformidade aplicáveis às suas respectivas posições. Subsidiárias e joint ventures controladas. Empresas controladas pela APM Terminals devem adotar e cumprir o nosso Código e as políticas de conformidade. Joint ventures não controladas e afiliadas. Recomendamos enfaticamente que todas as demais joint ventures e empresas afiliadas incorporem nossas políticas de conformidade ou que adotem e cumpram políticas equivalentes. Terceiros representando a APM Terminals. Esperamos que todos os terceiros que representem a APM Terminals ou que forneçam mão-de-obra para qualquer uma das nossas instalações cumpram o nosso Código ou um Código de Conduta próprio equivalente ao da APM Terminals. 07 Nossos colaboradores Na APM Terminals, queremos atrair e reter os melhores e mais brilhantes profissionais dos grupos mais diversos e garantir a seleção dos candidatos certos com base em seu mérito, habilidades e personalidade. Igualdade de oportunidades de emprego, salário e desenvolvimento e um local de trabalho isento de discriminação e assédio são direitos básicos. Assumimos o compromisso de oferecer aos nossos colaboradores um local de trabalho positivo, onde as oportunidades sejam iguais e os diferenciais valorizados. Assuntos •Diversidade e inclusão •Relações trabalhistas globais •Conflitos de Interesses •Proteção de dados •Comunicação em redes sociais “Nós oferecemos igualdade de tratamento e de oportunidade para todos” Nós oferecemos igualdade de tratamento e de oportunidade para todos. NOSSOS COLABORADORES DIVERSIDADE E INCLUSÃO Proporcionamos um ambiente inclusivo e igualdade de oportunidades de emprego e de desenvolvimento. Valorizamos indivíduos que aportam diferentes talentos, habilidades e perspectivas para a organização. A diversidade de ideias nos fortalece. Na APM Terminals, tratamos todos os colaboradores e candidatos a emprego de modo igualitário, justo e respeitoso, e não discriminamos ninguém com base em raça, gênero, orientação sexual, idade, deficiência, religião, cultura, opinião política ou qualquer outra opinião. Isto se aplica a todos os processos de recursos humanos, incluindo as decisões de recrutamento, seleção e promoção. Procuramos sempre selecionar a pessoa mais qualificada para qualquer posição a partir do conjunto de candidatos mais amplo possível, e assegurar um ambiente inclusivo em busca de resultados corporativos excepcionais. RELAÇÕES TRABALHISTAS GLOBAIS Promovemos relações construtivas e justas com nossa força de trabalho em todo o mundo Nossos colaboradores são um componente essencial para o sucesso da APM Terminals. Temos o compromisso de estabelecer relações trabalhistas construtivas e produtivas com os nossos colaboradores e seus representantes, e também com os colaboradores de nossas contratadas, resultando em condições de trabalho boas e justas. Respeitamos os direitos trabalhistas básicos dos nossos colaboradores e manteremos um ambiente de trabalho saudável, seguro e protegido. Tratamos os colaboradores com respeito e dignidade e não iremos tolerar discriminação, trabalho infantil ou trabalho escravo. Respeitamos a liberdade de associação e o direito à negociação coletiva. 09 “Agimos de acordo com nossos Valores e demonstramos respeito e inclusão” CONFLITOS DE INTERESSES Fazemos negócios de maneira transparente e correta, evitando conflitos de interesses. Espera-se dos colaboradores que dediquem todo o seu tempo e atenção durante o expediente à promoção dos negócios da APM Terminals. Eles não podem ser empregados para nenhum outro propósito durante o expediente de trabalho. Além disso, em momento algum eles poderão se envolver, se empregar ou se associar de qualquer outra forma a uma empresa, empreendimento ou atividade externa que possa conflitar com seu emprego ou com os interesses da APM Terminals sem o prévio consentimento da empresa por escrito. Quando um amigo próximo ou um parente for empregado por uma concorrente, um cliente ou um fornecedor importante, isto pode gerar a possibilidade de um conflito e deve ser comunicado à APM Terminals. Exemplo Estes são exemplos de situações de conflitos de interesses reais ou potenciais que os colaboradores devem comunicar: • Um colaborador ou um membro de sua família possui uma participação significativa em qualquer empresa externa que faz ou procura fazer negócios com a APM Terminals, ou é concorrente dela. • Trabalhar como diretor, executivo, sócio, consultor ou gerente técnico ou administrativo em uma empresa externa que faz ou procura fazer negócios com a APM Terminals, ou é concorrente dela. • Atuar como agente comercial, promotor de negócios, mediador ou exercer atividade similar em prol de um terceiro em transações que envolvam ou tenham a possibilidade de envolver a APM Terminals ou seus interesses. • Recomendar que a APM Terminals faça negócios com uma empresa onde um amigo íntimo ou parente trabalhe – ou com a qual você tenha um relacionamento pessoal – sem comunicar o fato e envolvendo uma pessoa independente na decisão. Pontos a ponderar Estou comunicando ao meu gestor, de maneira imediata e completa, qualquer possível situação que pareça ou possa envolver um conflito de interesses? Estou baseando todas as minhas decisões comerciais em critérios objetivos do negócio? Estou inclinado a favorecer pessoas que me são próximas? Estou selecionando apenas os fornecedores que foram aprovados pela APM Terminals de acordo com o nosso procedimento de avaliação? Nós respeitamos a privacidade dos nossos colaboradores. COMUNICAÇÃO EM REDES SOCIAIS Nós protegemos nossa marca ao promovermos a transparência de nossas ações. Nós agimos de acordo com nossos Valores e demonstramos respeito e inclusão em nossas interações nas redes sociais. NOSSOS COLABORADORES PROTEÇÃO DE DADOS Quando coletarmos dados pessoais, diremos por que as informações são necessárias. Eles serão usados somente para aquele propósito comercial específico e legítimo, e serão armazenados com segurança, somente pelo tempo necessário. Nós reconhecemos a importância da interação através das redes sociais e promovemos seu uso responsável. Todas as postagens em redes sociais pessoais ou em plataformas como o Linkedin, o Facebook e o Twitter devem ser consideradas públicas, e não podem divulgar informações confidenciais. Deve ficar claro que as postagens e comentários em redes sociais refletem opiniões pessoais, não as da empresa, a menos que sejam postadas por um representante autorizado da APM Terminals. Esperamos que todos os que trabalham para ou com a APM Terminals considerem o impacto sobre a nossa marca e evitem quaisquer comunicados prejudiciais ou depreciativos. Comentários sobre postagens existentes devem ser construtivos e demonstrar os nossos Valores. Pontos a ponderar Minha postagem pode prejudicar a marca? Estou comunicando informações confidenciais ou exclusivas para uso interno? Minha postagem corresponde aos Valores da empresa e a este Código? Eu faria este mesmo comentário se a pessoa estivesse diante de mim? 11 Obedecendo à lei e agindo com integridade A APM Terminals vem aperfeiçoando o comércio global com uma rede mundial de terminais e centenas de equipamentos para serviços portuários e terrestres em todo o mundo. Nós o fazemos cumprindo as leis desses vários mercados e agindo com integridade, de acordo com os nossos Valores. Assuntos •Combate à corrupção •Interagindo com funcionários públicos •Trabalho com terceiros •Presentes e entretenimento •Lei da concorrência •Controles de comércio •Comunicação na imprensa Não toleramos o suborno e a corrupção. OBEDECENDO À LEI E AGINDO COM INTEGRIDADE COMBATE À CORRUPÇÃO Não toleramos a corrupção e o suborno, por menor que seja a quantia envolvida. Nós não oferecemos, nem autorizamos, nem aceitamos subornos, propinas ou qualquer item de valor com o objetivo de obter ou manter negócios ou qualquer outra vantagem imprópria em favor da APM Terminals. Isto também significa que colaboradores e representantes nunca podem aceitar, dar ou prometer qualquer coisa que possa ser interpretada como intenção de influenciar indevidamente uma decisão governamental ou comercial. A corrupção pode assumir muitas formas; ela não envolve, necessariamente, dinheiro. Certos presentes ou formas de entretenimentos podem ser considerados suborno, razão pela qual temos regras específicas em nossa Política Global de Combate à Corrupção. Exemplo • Não faça um acordo secreto com um funcionário do governo de que usaremos determinado subcontratado solicitado pela autoridade. • Não ofereça comissão para alguma pessoa em troca de algum negócio. • Oferecer um voucher é o mesmo que oferecer dinheiro. Pontos a ponderar Eu sempre me abstenho de oferecer ou aceitar qualquer coisa capaz de influenciar indevidamente um processo decisório? Eu tomo providências para garantir que não façamos indiretamente o que não podemos fazer por via direta? Eu exijo que terceiros acompanhem a nossa Política Global de Combate à Corrupção e que monitorem o seu respectivo desempenho? Os nossos registros contábeis descrevem corretamente a natureza da transação? 13 INTERAGINDO COM FUNCIONÁRIOS PÚBLICOS Nós promovemos interações transparentes e dentro da lei com os funcionários públicos. Interagir com funcionários públicos frequentemente é parte integrante das negociações com a APM Terminals, porque os governos regulam as nossas atividades. Algumas jurisdições impõem regras e procedimentos rigorosos sobre como a iniciativa privada pode interagir com funcionários públicos. Por exemplo, alguns países podem proibir a iniciativa privada de fornecer qualquer coisa de valor além de certos limites, tais como transporte, refeições ou presentes, mesmo que estes sejam oferecidos em um contexto comercial legítimo. É sua a responsabilidade de garantir que você e a sua equipe estejam familiarizados com quaisquer procedimentos ou exigências do destinatário e da APM Terminals, antes de interagir com qualquer funcionário público ou entrar em qualquer entendimento ou acordo com ele. Exemplo • Não concorde em oferecer pessoalmente qualquer benefício, tais como presentes ou dinheiro, a qualquer funcionário público, por conta de qualquer licença ou permissão exigida pela APM Terminals. • Não aceite contratar um parente de funcionário público ou um fornecedor próximo ou ligado a um funcionário público. • Não ofereça presentes ou entretenimentos além de uma refeição comercial razoável para funcionários públicos, a menos que seja aprovado pelo nosso Chief Compliance Officer (Diretor de Conformidade) ou por seus encarregados. Pontos a ponderar Certifique-se de identificar quando você estiver negociando com uma empresa estatal cujos funcionários possam ser considerados servidores públicos. Entenda quaisquer regras específicas que possam se aplicar à interação com funcionários públicos no seu mercado. Certifique-se de que as verificações de antecedentes de novos colaboradores e consultores sejam suficientes para identificar quaisquer funcionários ou ex-funcionários públicos ou seus parentes. O TRABALHO COM TERCEIROS Nós somos responsáveis pelo que os outros fazem em nosso nome. OBEDECENDO À LEI E AGINDO COM INTEGRIDADE “Nós exigimos honestidade, imparcialidade e exatidão em nossos relacionamentos com fornecedores” Nós não podemos usar terceiros, tais como representantes, consultores, assessores ou agentes intermediários para fazer aquilo que nós mesmos não temos permissão para fazer. A APM Terminals só deve contratar terceiros onde houver uma necessidade comercial legítima e as verificações de antecedentes pessoais não revelarem nenhum motivo de preocupação com seus históricos pessoais e profissionais. É nossa política fazer negócios com terceiros baseados em critérios sólidos, objetivos e dentro da lei. Nós exigimos honestidade, imparcialidade e exatidão em nossas relações com clientes, fornecedores, contratados e empresas públicas, e proibimos práticas comerciais ilegais ou antiéticas tanto aos colaboradores da APM Terminals quanto a qualquer pessoa agindo em nosso nome. Nós esperamos que todos evitem e comuniquem qualquer conflito de interesses ou a possibilidade de existência de comportamento tendencioso ou desvio de conduta. Qualquer terceiro que represente a APM Terminals em qualquer contexto está obrigado a pautar-se pelos princípios deste Código, assim como de quaisquer regras específicas aplicáveis. A APM Terminals utiliza terceiros para fornecer mão-de-obra para muitas das nossas instalações. Todos os empreiteiros de obras e fornecedores de mão-de-obra devem ser informados sobre o nosso Código de Conduta e concordar em disponibilizá-lo (ou seu próprio código semelhante) e aplicá-lo a todos os que trabalharem em uma instalação da APM Terminals. Exemplo • Não contrate terceiros para representar a APM Terminals perante funcionários públicos a menos que tenham se submetido a uma rigorosa verificação de antecedentes, não tenham conflitos de interesses, exibam um histórico de sucesso comprovado e aceitem cumprir o nosso Código de Conduta e outras políticas. • Não contrate terceiros que tenham sido recomendados por um funcionário público, a não ser que o nosso Chief Compliance Officer (Diretor de Conformidade) tenha analisado a indicação. • Certifique-se de que os serviços prestados por qualquer terceiro tenham sido devidamente documentados, de modo que a APM Terminals possa comprovar que recebeu aquilo pelo que pagou. Pontos a ponderar Eu recebi aprovação funcional antes de contratar quaisquer prestadores de serviços profissionais? Eu realizei as verificações de antecedentes sempre que foi necessário? Eu tenho documentação adequada e suficiente sobre o serviço que o terceiro nos prestou? 15 PRESENTES E ENTRETENIMENTO Nós reconhecemos que dar presentes razoáveis é um recurso usado com frequência para manter relacionamentos comerciais, mas eles são inapropriados quando se destinam a influenciar um processo decisório. É importante que nenhum presente ou forma de entretenimento deixe uma impressão de improbidade. Nós proibimos qualquer promessa ou oferta de qualquer item de valor para qualquer funcionário público ou representante de clientes. No entanto, nós reconhecemos que dar presentes de Valores razoáveis é um recurso usado com frequência para manter relacionamentos comerciais, e permitimos a oferta e o recebimento de tais presentes e formas de entretenimento desde que o destinatário não seja um funcionário público, e que tais presentes e entretenimento sejam apropriados e lícitos e somente de acordo com as políticas da empresa. Antes de concordar com qualquer presente ou entretenimento, certifique-se de ter entendido a nossa política, assim como quaisquer regras locais que possam se aplicar a nós e ao destinatário pretendido. Alguns destinatários terão políticas mais restritivas que as nossas. Qualquer presente ou entretenimento para funcionário público ou empregado de empresa estatal exige a prévia aprovação do nosso Chief Compliance Officer (Diretor de Conformidade). Você pode dar ou receber um presente ou forma de entretenimento até o valor de US$ 100 por pessoa. Para Valores entre US$ 100 e US$ 200, é preciso obter a aprovação do seu Diretor Administrativo/ da Função. Qualquer item ou serviço acima deste valor tem de ser aprovada por escrito pelo Diretor Financeiro, pelo Diretor Jurídico ou pelo Diretor de Conformidade (Chief Compliance Officer) da APM Terminals. Exemplo OBEDECENDO À LEI E AGINDO COM INTEGRIDADE “Presentes podem causar problemas quando se destinam a influenciar um processo decisório” • Convidar um cliente para um almoço ou jantar de negócios em um restaurante local, cujo custo seja razoável, é apropriado e não é considerado entretenimento. • Entretenimento pode ser entendido como um evento, apresentação ou atividade feita para entreter as pessoas depois de um jantar com um custo adequado; por exemplo, quando você precisa comprar um ingresso ou pagar uma taxa de entrada. • Não permita que nenhum consultor ou fornecedor entretenha clientes ou funcionários públicos, incluindo recepção em bares ou restaurantes. • Não dê ingressos para um evento onde não houver um colaborador da APM Terminals presente para acompanhar, nem dê ingressos a um gestor de compras de um cliente ou a sua família durante uma licitação ou renovação de contrato. Pontos a ponderar Eu recebi a prévia aprovação do meu gestor antes de dar ou aproveitar benefícios de presentes e formas de entretenimento? Eu recebi a prévia aprovação do nosso Chief Compliance Officer (Diretor de Conformidade) para dar presentes ou propiciar entretenimento a funcionários públicos, incluindo aqueles de empresas estatais? Ao dar um presente ou entretenimento, use o “teste da vergonha”: você ficaria à vontade vendo o episódio denunciado no jornal da sua localidade? Lembre-se, agências reguladoras têm baixa tolerância para o que é de bom senso, razão pela qual qualquer presente ou forma de entretenimento acima de US$ 100 precisa ser aprovado. Ao determinar se uma refeição comercial tem um custo razoável, aplique o mesmo “teste da vergonha” descrito acima. 17 LEI DA CONCORRÊNCIA Nós competimos de forma justa e promovemos a concorrência. Nós apoiamos a concorrência livre e limpa em nosso ramo, esforçando-nos para oferecer aos nossos clientes soluções comerciais superiores. Nossas interações com a concorrência são limitadas. Quando interagimos com concorrentes – por exemplo, no contexto de grupos setoriais ou joint ventures – não trocamos informações comercialmente sensíveis nem discutimos oportunidades ou mercados específicos com eles sem a prévia aprovação do departamento Jurídico e de Conformidade. Novas oportunidades de negócios são exploradas de maneira independente da concorrência, a menos que se contemple uma proposta ou aquisição conjunta. Nesses casos, o departamento Jurídico e de Conformidade deverá ser consultado antes de haver quaisquer discussões. Exemplo • Não discuta nem faça acordos com os concorrentes, ainda que informalmente, sobre questões de preços, capacidade, clientes, mercados, de participar ou não da licitação de um projeto ou outros planos de negócios ou estratégia comercial. Se você acreditar que existe razão legítima para discutir esses assuntos com concorrentes, sempre fale primeiro com o departamento Jurídico e de Conformidade. • Não troque, receba nem revele informações comercialmente sensíveis sobre, por exemplo, tarifas ou estratégias comerciais com empresas que possam ser concorrentes. • Oponha-se imediatamente se forem levantados temas comercialmente sensíveis em uma reunião com concorrentes e abandone a reunião se a discussão prosseguir. Depois, certifique-se de que a sua saída seja notada, registrada nas atas e imediatamente avise o departamento de Conformidade Global. • Considere consultar o departamento Jurídico e de Conformidade antes de iniciar qualquer contato com possíveis ou efetivos concorrentes no contexto de uma licitação, ou com empresas que possam estar interessadas em aquisições. Pontos a ponderar Eu obtive orientação jurídica antes de interagir com a concorrência? Eu certifiquei-me de que nenhuma informação comercialmente sensível fosse revelada a um concorrente ou a qualquer terceiro que pudesse transmiti-la a ele? Eu busquei a orientação do departamento Jurídico e de Conformidade ao refletir sobre novos empreendimentos comerciais? Nós respeitamos as sanções e embargos de comércio internacional. COMUNICAÇÃO NA IMPRENSA Trabalhamos de maneira proativa com a imprensa para promover o perfil e a reputação da APM Terminals. OBEDECENDO À LEI E AGINDO COM INTEGRIDADE CONTROLES DE COMÉRCIO Os controles de comércio exterior restringem as transações comerciais com certos países, organizações e pessoas. Eles podem ter a forma de controles sobre a exportação ou importação de certos produtos ou tecnologias; ou podem proibir todas as transações com certos países ou indivíduos. Nossa política é cumprir com essas restrições sempre que pretendermos fazer negócios. Toda a comunicação na imprensa em nome da APM Terminals precisa ser precisa e confiável. Nossa meta é criar e manter relações construtivas com a imprensa local. 19 Nossa integridade financeira A integridade financeira é fundamental para os nossos negócios e a nossa reputação. Para garantir integridade financeira, implementamos e mantemos controles internos fortes e robustos. Assuntos •Relatórios financeiros e controle •Combate à lavagem de dinheiro •Fraude •Informações privilegiadas Mantemos uma estrutura forte de relatórios financeiros e controle. NOSSA INTEGRIDADE FINANCEIRA RELATÓRIOS FINANCEIROS E CONTROLE A integridade financeira é fundamental para a nossa reputação junto aos nossos stakeholders (grupos de interesse). Portanto, praticamos uma forte cultura de honestidade, exatidão e conformidade. Nós mantemos uma forte estrutura de controle para garantir a emissão de relatórios financeiros internos e externos confiáveis e também a conformidade com a lei e as normas contábeis. Nós também desenvolvemos e promovemos boas e transparentes relações de trabalho com autoridades fiscais e outros órgãos do governo. Cada um de nós é responsável por todos os registros da nossa área. Isto significa que eles têm de ser precisos, completos, processados, preservados e destruídos de acordo com a lei e com as nossas políticas internas. Exemplo • Não apresente nem aprove nenhum registro comercial ou contábil que não reflita, de maneira exata e completa, a natureza da transação a que se refira. • Não concorde em lançar uma despesa em uma conta distinta e não relacionada, seja qual for o motivo. • Não autorize nem processe transações que você não tenha razão para acreditar que incorram para o exclusivo benefício da APM Terminals. Pontos a ponderar Nós temos um sistema de controles internos para todas as transações em dinheiro? Eu estou familiarizado com eles e sigo suas rotinas? Meus documentos para registro contábil são precisos? Eu encaminho todas as transações comerciais para registro pelos nossos profissionais financeiros e contábeis? COMBATE À LAVAGEM DE DINHEIRO Nós não aceitamos o recebimento de dinheiro oriundo de atividade ilegal. Consequentemente, se não conhecemos nossos futuros clientes, fazemos verificações de antecedentes e buscamos orientação se há qualquer problema a respeito da origem dos seus recursos financeiros. 21 FRAUDE Nós não toleramos fraude. A fraude é um problema para muitas empresas no mundo inteiro. Ela pode assumir muitas formas, como, por exemplo, roubo, desfalque, declaração enganosa e falsificação de registros. Ela é um crime e nos expõe a sérios riscos financeiros, jurídicos e para a reputação. Nós procuramos impedir, detectar e investigar todo comportamento desonesto capaz de nos afetar. Para isto, exigimos que todos os colaboradores revelem suspeitas de fraude e mantemos um programa de detecção e prevenção de fraudes. Exemplo • Não aceite fotocópias de documentos quando nossos procedimentos exigirem originais. • Não processe pedidos de pagamento sem as necessárias autorizações internas e não parcele uma dívida em várias parcelas menores a fim de evitar autorizações. • Não aprove nenhuma transação para bens ou serviços que não estejam coerentes com a documentação e contratos estabelecidos e com a qual você não fique razoavelmente convencido de que tenha sido ou será concluída. • Só faça pagamentos em dinheiro se o seu gestor concordar em abrir uma exceção de acordo com a política da empresa. Pontos a ponderar A quantia cobrada por bens ou serviços está de acordo com as tarifas praticadas pelo mercado? Eu comprovei que as despesas lançadas nos devidos relatórios foram devidamente classificadas? Eu sempre promovo e contribuo para um ambiente de transparência e cumpro o nosso compromisso de impedir e detectar fraudes? INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS Nós acreditamos na importância de se ter um mercado justo para os nossos títulos e Valores mobiliários. Isto significa que você não pode revelar a qualquer um – salvo para quem tiver uma necessidade legítima de saber – qualquer informação confidencial que você possa ter a respeito da APM Terminals ou de qualquer empresa de capital aberto, incluindo nossos parceiros comerciais. Além disso, você não pode negociar quaisquer títulos ou Valores – ou “sugerir” que alguém o faça – com base em tais informações vedadas ao público. NOSSA INTEGRIDADE FINANCEIRA “A integridade financeira é fundamental para a nossa reputação junto aos nossos stakeholders (grupos de interesse)” 23 Segurança e Proteção ao trabalhador Assumimos o compromisso de oferecer um local de trabalho seguro e protegido que contribua para a saúde e o bem-estar de nossos colaboradores. Temos um compromisso de excelência quanto à saúde e segurança e proteção ao colaborador em todas as nossas atividades. Todos os negócios e contratados da APM Terminals devem atuar com as necessárias autorizações, aprovações e controles concebidos para proteger a saúde, a segurança e o meio ambiente. Igualmente importante, a avaliação de índices de desempenho em saúde e segurança ao colaborador constitui fator essencial na seleção de contratados e parceiros comerciais. Também assumimos a responsabilidade de promover a conscientização e o comportamento responsável entre nossos fornecedores e clientes. Cada um de nós tem a responsabilidade de adotar uma atitude proativa com nossa própria saúde e segurança e o bem-estar dos outros. Além disso, a administração precisa liderar pelo exemplo, estabelecendo e monitorando controles efetivos nas áreas que administrarem. Exemplo Pontos a ponderar • Não contratar um fornecedor que não pratique normas de segurança que sejam compatíveis com as nossas. • Somente operar equipamentos para os quais você tenha sido treinado e declarado apto, seja competente e quando estiver suficientemente descansado. • Não comparecer para trabalhar sob a influência de drogas ou álcool e informar o seu gerente sobre quaisquer medicamentos receitados que possam alterar a sua capacidade de realizar o trabalho de maneira segura. Precisamos todos estar e permanecer conscientes de possíveis problemas de saúde e segurança, manifestando a nossa preocupação sempre que observarmos alguma coisa que constitua ameaça para a saúde, a segurança e o bem-estar. Interrompo imediatamente qualquer atividade que talvez seja insegura e busco orientação? Entendo os possíveis riscos de segurança que possamos vir a enfrentar no trabalho e cumpro as respectivas normas que se apliquem à minha função? Comunico imediatamente ao departamento de HSS&E todos os acidentes, quase-acidentes, práticas inseguras e situações inseguras? SEGURANÇA E PROTEÇÃO AO TRABALHADOR “Saúde, segurança e proteção ao trabalhador são fatores essenciais na avaliação e seleção de contratados e parceiros comerciais” 25 Nosso compromisso com a sustentabilidade Nós pretendemos alcançar o sucesso duradouro nos negócios através do desenvolvimento econômico e social positivo, que contribui para um ambiente saudável e uma sociedade estável. Assuntos •Compromisso com a sustentabilidade •Doações filantrópicas e políticas •O meio ambiente •Direitos humanos Nós procuramos aperfeiçoar nossas formas de contribuir direta ou indiretamente para o desenvolvimento sustentável das comunidades em que atuamos e da sociedade como um todo. NOSSO COMPROMISSO COM A SUSTENTABILIDADE COMPROMISSO COM A SUSTENTABILIDADE Nós investimos ativamente em nossas comunidades e entendemos que não podemos conduzir nossas operações alheios aos seus problemas. Nossa intenção é garantir que nossos investimentos tragam benefícios sustentáveis e abordem os principais problemas sociais, ambientais e de saúde e segurança, educação e desenvolvimento econômico das comunidades locais. Comunicamos de modo transparente o nosso desempenho de sustentabilidade aos nossos stakeholders (grupos de interesse). Exemplo • Nós não apoiamos organizações e causas controversas, capazes de alienar segmentos da sociedade, colaboradores e outros grupos de interesse, excluindo ou ofendendo grupos minoritários. • Nós não contribuímos para causas ou partidos políticos vinculados aos funcionários públicos com quem interagimos. • Nós nos envolvemos de maneira proativa com as comunidades locais de modo a entender suas necessidades genuínas e avaliar providências significativas com impacto positivo para a comunidade e a APM Terminals. Pontos a ponderar Minhas providências estão alinhadas com nossas políticas de sustentabilidade corporativa, doações e investimento na comunidade? O investimento ou doação comunitária poderia prejudicar a marca? Eu tenho todas as aprovações necessárias antes de fazer uma doação? 27 DOAÇÕES FILANTRÓPICAS E POLÍTICAS Nós incentivamos o envolvimento direto com as comunidades onde atuamos através de meios lícitos e transparentes de acordo com nossa Política Global de Responsabilidade Social Corporativa. Em determinadas circunstâncias, pode ser adequado para nós dar apoio a iniciativas locais através de doações filantrópicas. Porém, qualquer donativo para uma organização com a qual um funcionário público ou seu parente esteja associado – seja em dinheiro ou qualquer outra coisa de valor – requer a prévia aprovação do Presidente Executivo e do Diretor Financeiro da APM Terminals. Isto se aplica também a todos os partidos políticos ou campanhas eleitorais. O MEIO AMBIENTE Nós assumimos o compromisso de proteger o meio ambiente. Isto se reflete na ênfase com que atentamos para os aspectos ambientais da administração das nossas operações. Uma economia forte depende de um meio ambiente saudável. Nós fazemos o possível para reduzir nosso impacto ambiental, exercendo cuidado constante e otimizando nossos equipamentos e operações. Nosso método consiste em sermos eficientes e responsáveis com os recursos naturais de que dependem os nossos negócios e garantir que o resultado dos nossos processos maximize o valor, evitando impactos negativos sobre o meio ambiente e as comunidades ao redor das nossas instalações. Para este fim, nós administramos e informamos os insumos de que depende a nossa atividade e os impactos e resultados dos nossos processos comerciais. Exemplo •Nós sempre descartamos os resíduos gerados por nossas operações de maneira lícita e que não agrida o meio ambiente. •Nós levamos em conta a eficiência energética e a proteção do meio ambiente em nossos procedimentos operacionais. •Para serviços, instalações e equipamentos, nós não convocamos um fornecedor que não respeite normas ambientais. Pontos a ponderar No âmbito local, nós aplicamos a legislação ambiental mais recente e renovamos periodicamente nossas licenças? Nós comunicamos imediatamente ao departamento de HSSE todos os incidentes e procedimentos inseguros? DIREITOS HUMANOS Nós respeitamos os direitos humanos e nos esforçamos para garantir que não venhamos a contribuir para sua violação. NOSSO COMPROMISSO COM A SUSTENTABILIDADE “Nós procuramos reduzir o nosso impacto ambiental, exercendo cuidado constante e otimizando nossos equipamentos e operações” Nós expressamos o compromisso público de respeitar os direitos humanos. Os direitos humanos proclamados no âmbito internacional são reconhecidos e respeitados através de nossas políticas. Todos os colaboradores dividem a responsabilidade de respeitar esses direitos humanos proclamados no âmbito internacional e de expor nossa preocupação quando notamos alguma coisa que indique uma violação desses direitos. 29 Proteção ao nosso patrimônio corporativo Nosso patrimônio físico, tais como equipamentos para terminais, e intangíveis, tais como informações, são vitais para o nosso sucesso. É importante protegê-los e usá-los com responsabilidade. Cada um de nós é responsável pelos ativos financeiros sob o nosso controle. Espera-se de nós que usemos os recursos da empresa de maneira responsável, dentro dos orçamentos e limites de aprovação determinados por ela. Assuntos •Propriedade intelectual •Informações confidenciais •Patrimônio físico •Proteção das informações Nós protegemos nossa propriedade intelectual, incluindo nossos segredos comerciais, direitos autorais e outras informações particulares, assim como programas de computador licenciados por terceiros. Nós só usamos tais informações para alcançar objetivos comerciais legítimos e não as compartilhamos com ninguém sem a devida autorização antecipada. INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS Nós lidamos regularmente com informações sujeitas a obrigações de confidencialidade. Nós só revelamos essas informações para aqueles que tenham uma necessidade legítima de conhecê-las, mantendo controles feitos para preservá-las sob sigilo. Nós protegemos as informações particulares da APM Terminals, mantendo-as sob sigilo e usando-as somente para propósitos autorizados. PATRIMÔNIO FÍSICO Nós protegemos nosso patrimônio físico, usando-o de maneira responsável para propósitos da empresa. PROTEÇÃO AO NOSSO PATRIMÔNIO CORPORATIVO PROPRIEDADE INTELECTUAL O sucesso dos nossos negócios depende em grande parte da disponibilidade e qualidade do nosso patrimônio físico, tais como equipamentos para terminais. Ativos da empresa, tais como computadores, o acesso ao e-mail e à Internet, devem ser protegidos e conservados, e usados apenas para finalidades comerciais legítimas. Nós esperamos que todos sejam responsáveis pela proteção desses ativos, usando-os de maneira eficiente e segura e garantindo que sejam substituídos ou atualizados de acordo com as necessidades da empresa. PROTEÇÃO DAS INFORMAÇÕES As nossas operações e atividades comerciais dependem da disponibilidade e integridade das informações. As informações têm valor para nós, nossos clientes, colaboradores e para a sociedade. A violação de sigilo pode acarretar perda de negócios, insatisfação do cliente e problemas legais. Proteja as informações para preservar o seu valor e garantir os benefícios de todos os stakeholders (grupos de interesse). 31 Onde consigo ajuda ou orientação? Assuntos •A quem pedir •Apontar questões delicadas •Política de combate à retaliação •Sistema global de denúncias ONDE CONSIGO AJUDA OU ORIENTAÇÃO? “O seu gestor é o seu melhor recurso e o mais familiarizado com as responsabilidades do seu cotidiano” 33 A QUEM PEDIR Há outras informações disponíveis em políticas e procedimentos da empresa que podem ser consultados na sua intranet. Se tiver alguma dúvida, pergunte ao seu gestor. Quase sempre, ele será o seu melhor recurso e o mais familiarizado com as responsabilidades do seu cotidiano. Se você não estiver à vontade de levar o assunto até ele, ou se você o levou e o assunto não foi resolvido, há outras alternativas para você: • Outro gestor da sua organização. • Recursos Humanos (especialmente com problemas do local de trabalho, tais como remuneração, benefícios, disciplina ou promoções). • Gestores da planta ou de função. • A equipe do departamento Jurídico e de Conformidade. • Ou qualquer membro da Administração Executiva da APM Terminals. APONTAR QUESTÕES DELICADAS Como colaborador, espera-se que você comunique qualquer problema ao seu gestor. Se, por qualquer motivo, você não se sentir à vontade para discutir o problema com ele, poderá falar com o superior do gestor, o departamento de Recursos Humanos, o departamento Jurídico e de Conformidade, o gestor de conformidade da sua região ou o nosso Diretor de Conformidade. Se você quiser manter o anonimato, você pode comunicar qualquer problema através do nosso Sistema Global de Denúncias. Nós acolhemos a comunicação de qualquer pessoa, esteja ou não empregada pela APM Terminals ou pelo Grupo Maersk. Incentivamos todos a comunicarem problemas de conformidade envolvendo a APM Terminals, o Grupo Maersk ou as pessoas ou grupos com quem trabalhamos. Os problemas de conformidade são confidenciais. As denúncias de problemas de conformidade só serão reveladas para quem tiver necessidade legítima de saber. POLÍTICA DE COMBATE À RETALIAÇÃO Para promover um ambiente de conformidade e integridade nós não toleramos retaliações contra qualquer pessoa que, de boa-fé, denuncie problemas de conformidade. Nós tomamos providências imediatas contra qualquer pessoa encontrada retaliando qualquer outra ou parceiro de negócios que tenha trazido a nossa atenção um problema de conformidade. SISTEMA GLOBAL DE DENÚNCIAS ONDE CONSIGO AJUDA OU ORIENTAÇÃO? “Nós o incentivamos para a falar” A APM Terminals, como parte do Grupo Maersk, oferece a todos um Sistema Global de Denúncias para quem quiser expor um problema, e que é administrado por uma entidade independente. As informações reveladas através do Sistema Global de Denúncias da Maersk são tratadas de maneira confidencial. Você pode entrar em contato com a linha de ajuda pelo telefone, através da intranet da APM Terminals e Maersk ou de qualquer computador, através da internet. Todas as denúncias serão analisadas e investigadas. Detalhes de contato: Interno: Intranet da APM Terminals e Maersk Internet (de qualquer computador): www.Maersk.ethicspoint.com Telefone internacional: + 1 866 307 5672 (disponível na maioria dos países, a ligação pode ser tarifada) Para a maioria dos países, oferecemos um número de telefone isento de tarifação. Consulte a Intranet da APM Terminals ou o website www.Maersk.ethicspoint.com para outros números. 35 Suas anotações Nota: A versão original deste documento tem precedência sobre as versões traduzidas. Em caso de dúvida, consulte o Código de Conduta original em inglês. 37 Matriz mundial APM Terminals Turfmarkt 107 2511 DP Haia Holanda +31-70-304-3100 www.APMTerminals.com