Menu POS - Factweb

Índice
Menu Geral!
5
• Como obter uma análise rápida do meu negócio?!
5
• Como configurar o FactWeb e os Dados da Empresa?!
6
• Envio de documentos via Email!
10
• Ligação com Loja online "osCommerce"!
10
• Configurações POS!
11
• Configurações Referências Multi-Banco!
11
• Configurações da API!
12
• Como criar uma Loja/Delegação?!
12
• Como criar e gerir os Utilizadores?!
14
• Como posso alterar a minha Senha de Acesso?!
15
• Como criar um perfil de acesso e autonomias de um Utilizador?!
16
• Como posso efectuar uma cópia de segurança dos meus dados?!
17
Menu Tabelas!
18
• Como criar um Cliente?!
18
• Como criar um Fornecedor?!
22
• Como posso criar um Vendedor?!
25
• Como posso criar um Artigo?!
25
• Como criar Famílias de Artigos?!
31
• Como criar Unidades de Artigos?!
31
• Como criar Armazéns?!
32
• Como criar Taxas Ecovalor?!
33
• Como criar uma Marca?!
34
• Como criar Tipos de Artigos?!
35
• Como criar um Fabricante?!
35
• Como criar um Lote e atribuir Validades?!
36
• Como definir as Condições de Pagamento?!
36
1
• Como definir os Modos de Pagamento?!
37
• Como criar os Escalões de Preços?!
38
• Como definir as Situações de Encomendas?!
38
• Como criar um Banco?!
39
• Como gerir as Comissões da equipa comercial?!
40
• Como criar uma Situação (CRM)?!
45
• Como criar um Tipo de Acção (CRM)?!
46
• O que é a Gestão Bancária e como gerir e configurar este módulo?!
47
• Como criar uma Série de Documentos?!
47
• Como criar um Departamento da Empresa?!
49
• Como criar um Modo de Expedição?!
50
• Como criar uma Zona Geográfica?!
50
• Como posso criar um Projecto e gerir o controlo de custos?!
51
• Como criar um País?!
52
• Como gerir as Taxas de IVA?!
53
• Como associar Motivos de Isenção a uma Taxa Isenta?!
54
Menu Gestão!
55
• Como posso fazer um Plano de Orçamento Anual?!
55
• Como posso analisar todos os Documentos não liquidados?!
57
Menu Relatórios!
58
Menu Utilitários!
58
• Como posso configurar o layout dos meus Documentos?!
59
• Como posso emitir o Ficheiro SAFT-PT?!
60
• Como posso importar Dados para o FactWeb?!
61
• Como posso gerir os Saldos Iniciais das Entidades?!
62
• Como converter artigos para Lotes?!
63
• Como posso inserir Campos de Pesquisa e Informação?!
63
• Como personalizar a Tabela que criei em Campos definidos pelo Utilizador?!
65
2
Menu CRM!
67
• Como criar um Contacto no meu CRM?!
67
• Como criar uma Oportunidade no meu CRM?!
71
• Como criar um Orçamento no meu CRM?!
73
• Como ver as Acções Pendentes do meu CRM?!
77
• Como efectuar a análise aos Indicadores do meu CRM?!
79
• Como posso aceder à minha Agenda?!
80
Menu Compras!
81
• Como fazer uma Encomenda ao meu Fornecedor?!
81
• Como Consulto os Artigos Pendentes de uma Encomenda?!
83
• Como posso Converter uma Encomenda?!
84
• Como posso inserir uma Guia de Remessa de Fornecedor?!
85
• Como posso inserir uma Devolução a Fornecedor?!
87
• Como posso criar uma Factura de Compra (Fornecedor)?!
88
• Como posso criar uma Venda a Dinheiro (Fornecedor)?!
91
• Como posso criar uma Nota de Crédito (Fornecedor)?!
94
• Como posso criar uma Nota de Débito (Fornecedor)?!
96
• Como posso liquidar um Documento de um Fornecedor?!
97
• Como posso consultar a Conta Corrente de um Fornecedor?!
100
Menu Stocks!
103
• Como posso fazer um Acerto de Stock?!
103
• Como posso analisar o material que tenho em stock?!
106
• Como posso analisar o “rasto” de um Artigo em Stock?!
107
• Como posso pesquisar um Número de Série de um Artigo?!
107
• Como posso pesquisar um Artigo em Consignação?!
108
Menu Vendas!
109
• Como posso registar uma Encomenda de Cliente?!
109
• Como posso importar Encomendas do osCommerce?!
112
3
• Como Consultar os Artigos Pendentes de Encomendas?!
113
• Como posso Facturar uma Encomenda de Cliente?!
114
• Como posso configurar uma Avença?!
115
• Como posso facturar uma Avença?!
117
• Como posso emitir uma Factura Proforma?!
117
• Como posso emitir uma Guia de Transporte?!
120
• Como posso inserir uma Devolução de Cliente?!
122
• Como posso criar uma Guia à Consignação?!
124
• Como posso criar uma Guia de Remessa?!
127
• Como posso criar uma Factura?!
131
• Como posso criar uma Venda a Dinheiro?!
134
• Como posso criar uma Nota de Crédito?!
137
• Como posso criar uma Nota de Débito?!
139
• Como posso criar um Talão de Devolução?!
142
• Como posso emitir um Recibo para o Cliente?!
144
• Como posso consultar a Conta Corrente de um Cliente?!
146
Menu POS!
150
• O que é um POS? Para que serve?!
150
• Posso interligar a Impressora, Caixa Registadora, Leitor Código de Barras e
TouchScreen com o POS?!
150
• Passos para Activação/Configuração do Módulo POS (na Aplicação base):!
150
• Criar Perfil de Acesso para o POS!
150
• Definir o Escalão de Preço com Iva Incluído!
151
• Criar e Definir um Novo Utilizador e Senha de Acesso!
151
• Activar o Módulo POS!
151
• Activar e Configurar os Artigos para o POS!
152
• Como entrar no Módulo POS?!
152
• Como posso anular/estornar um documento?!
152
4
Menu Geral
Como obter uma análise rápida do meu negócio?
No botão Página Inicial tem disponível um Painel Financeiro onde pode analisar:Facturação
vs. Recebimentos e Compras vs. Pagamentos, para estar sempre a par da evolução do
seu negócio.
Consulte a Idade dos Saldos, saiba os Dias de vencimento vs. Valor (permilagem).
Na Página Inicial pode ainda consultar o Top Clientes e Top Artigos mensais. Isto é, os
Clientes que efectuaram mais compras e os Artigos mais vendidos, respectivamente.
5
Nota: os botões de Menus e Sub-menus existem na parte lateral esquerda e no topo da
página. Foram “divididos” no intuito de separar os Menus que costumam ser mais utilizados
(da esquerda).
Como configurar o FactWeb e os Dados da Empresa?
6
O primeiro passo é configurara sua empresa no botão Geral -» Dados Gerais da Empresa -»
Dados Gerais. Neste separador preencha os campos com a informação da sua empresa.
Defina o número de casas decimais a usar nos preços dos artigos/serviços. Se desejar inibir
opções do menu insira o visto para ocultar essa opção.
Clique em “Gravar” para guardar todas as alterações.
7
8
Notas:
Nº linhas em grelha: define a quantidade de linhas de artigos que aparecerão na impressão.
Retenção de IRS: se facturar com retenção active esta opção e defina o valor em %.
Pode adicionar artigos na factura: ao facturar, se inserir os dados de um artigo não criado,
automaticamente, ficará disponível e criado na sua lista de artigos se clicar em “novo”.
Tempo de sessão: tem que ver com a inactividade.
Form. Registo documento: quando facturar pode optar por dividir: informação cliente, artigos e
informação adicional estar dividida por separadores. Ou opte pelo formato tradicional.
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Envio de documentos via Email
Preencha a informação nos respectivos “campos” e está a criar uma ligação entre o FactWeb
e o seu Servidor de Email. Se preencher o email na Ficha de Cliente quando estiver a
facturar, se clicar no botão “Enviar por email”, está a enviar o documento para o email do
cliente através de um click.
Ligação com Loja online "osCommerce"
Preencha os dados nos respectivos “campos” para criar ligação do software com a sua Loja
Online osCommerce. Esta plataforma serve para configurar apenas e só Lojas Online que
tenham estrutura semelhante ao osCommerce e que não tenha sido produzida pela NFact,
Lda. Se tem uma Loja Online produzida pela NFact, Lda., contacte-nos.
Esta função permite importar Encomendas, Artigos e Clientes.
10
Configurações POS
É uma plataforma – Point of Sale – normalmente utilizada para estabelecimentos de venda ao
público. Neste Menu pode configurar/activar o POS bem como configurar o formato das
etiquetas utilizadas no Código de Barras.
Active o POS e consulte o resto das definições/informações no Manual do POS.
Configurações Referências Multi-Banco
Aplicação que permite disponibilizar pagamentos via Refª MB. Após celebrar acordo com um
dos nossos parceiros configure neste Menu os campos necessários.
Active asRefª MB e consulte o resto das definições/informações no Manual Das Refª MB.
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Configurações da API
Com a disponibilização da API pode interligar o seu website ou plataforma online com o seu
FactWeb. Neste Menu configure todos os passos necessários.
Consulte mais informação sobre a API em: http://v2.netfacturacao.pt/api
Como criar uma Loja/Delegação?
Para criar Lojas consulte o nosso Departamento Comercial. Se adquiriu o Módulo Loja, neste
menu pode criar e configurar uma Loja/Delegação. Clique em “Novo”.
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Uma vez na Ficha de Delegação/Loja preencha a informação necessária. Na impressão de um
documento, se entender que a identificação seja a da Loja e não a da Sede, seleccione a
opção “Sobrepor Designação da Empresa”.
13
Como criar e gerir os Utilizadores?
No menu “Geral” clique em “Utilizadores” para ver quem tem acesso ao software.Na Lista de
Utilizadores faça a pesquisa por Departamento ou por uma Expressão.
Se pretender obtenha a sua Lista de Utilizadores em formato Excel, clique em “Gerar Excel”.
14
Para adicionar um Novo Utilizador clique no botão “Novo”.
Na Ficha de Utilizador preencha a informação pessoal e defina os parâmetros pretendidos.
Cada Utilizador terá autonomias diferentes definidas pelo Administrador. O Administrador
opta se o Utilizador está Activo ou não; a que Departamento pertence; qual é o seu Perfil de
utilizador; se este trabalha com preços com IVA incluído ou não.
Se activar a opção “Recebe notificações por email” significa que este Utilizador, diariamente,
irá receber um relatório de facturação: facturas por liquidar e para liquidar.
Como posso alterar a minha Senha de Acesso?
Crie a nova password através do “Menu Geral” no botão “Alteração de Senha de Acesso”. Cada
Utilizador tem a sua própria Senha de Acesso. Só o próprio Utilizador (após início da sessão)
é que poderá mudar a sua senha.
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Como criar um perfil de acesso e autonomias de um Utilizador?
O Administrador, após criar Novo Utilizador e preencher os Dados Pessoais do mesmo, pode
limitar o Utilizador a diversos dados da empresa e funcionalidades do software de facturação,
através de Perfis de Acesso.
Primeiro, o Administrador terá que criar um novo Perfil de Acesso e definir que determinado
Perfil poderá ou não efectuar e ter acesso a certas funcionalidades. No “Menu Geral” clique no
botão “Perfis de Acesso” para aceder à Lista de Perfis de Acesso.
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Para criar umaFicha de Perfil de Acesso clique no botão “Novo”.
Indique a Designação do Perfil de Acesso. Poderá inibir o acesso ao Painel financeiro da
Página Inicial e terá 3 opções de Tipo de Perfil:
- Módulo Vendas: o Utilizador só terá acesso às Vendas e poderá efectuar todas as
funcionalidades deste Módulo. Perfil usado para o POS.
- Módulo Consulta: o Utilizador só Consulta, não efectua nenhuma funcionalidade.
- Aplicação: o Utilizador terá acesso mais amplo. Contudo, o Administrador pode
limitar o raio de acção do utilizador clicando no “visto”, permitindo o acesso do
Utilizador às funcionalidades pretendidas.
O Administrador pode limitar o acesso ao Utilizador a vários Menus: Geral, Tabelas, CRM,
Compras, Stocks, Vendas, Gestão, Relatórios, Utilitários, Ajuda, POS, Listagens de Stocks,
Listagens de Vendas, Declarações Obrigatórias, Listagens de Compras, Listagens de Tabelas e
Consultas.
O Utilizador quando iniciar a Sessão no software terá acesso aos Menus de acordo com o que o
Administrador previamente definir em Tipo de Perfil.
Como posso efectuar uma cópia de segurança dos meus dados?
Não é necessário efectuar cópias de segurança. Uma vez que o software é Online, existem
backups de toda a informação de todos os clientes nos nossos servidores. Contudo, para
minimizar o risco da perda de dados da sua facturação, efectue ocasionalmente Cópias de
Segurança através do “Menu Geral” no botão “Efectuar Cópia de Segurança”.
17
Menu Tabelas
No Menu Tabelas tem acesso a 6 Sub-menus cada um com Sub-menus próprios: Entidades,
Artigos, Condições de Venda, CRM, Gestão Bancária e Gerais.
Como criar um Cliente?
No “Menu Tabelas” e no sub-menu “Entidades” escolha a opção Clientes.
Ficará visível a sua Lista de Clientes onde poderá efectuar uma pesquisa por Zona Geográfica,
Vendedor, Escalão de Preços ou por Expressão.
Se pretender chegar à informação de um Cliente ou alterar algum dado clique na Designação
de um Cliente na Lista de Clientes.
Para criar um Clienteclique em “Novo”. Uma vez na Ficha de Cliente preencha informação do
separador “Dados Gerais”.
No canto superior direito tem 3 separadores relativos a dados de cliente:
18
- Dados Gerais
- Condições Financeiras
- Moradas Alternativas.
19
Digite um código que pretende atribuir ao Cliente. Note que não poderá haver dois códigos
iguais na Lista de Clientes. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá
automaticamente.
Insira um contribuinte. Não podem existir contribuintes iguais, é um campo obrigatório.
No campo vendedor poderá associar a este cliente um vendedor específico que terá de ser
previamente criado no menu “Tabelas”, “Entidades”e “Vendedores”. Deste modo sempre que
colocar este cliente na emissão de uma factura aparecerá automaticamente o Vendedor
associado.
Para definir uma zona geográfica terá de previamente criar uma no menu “Tabelas”, “Gerais”
e opção “Zonas geográficas”.
No campo Escalão de Preços poderá associar um escalão de preço ao Cliente. Deste modo
sempre que criar um documento e seleccionar este Cliente o escalão será aplicado atodos os
artigos escolhidos. Os escalões de preços poderão ser criados no menu “Tabelas”, “Condições
de Venda” e opção “Escalões de Preços”.
Para definir o Modo de Expedição terá de previamente criar um no menu “Tabelas”, “Gerais”
e opção “Modos de Expedição”.
Poderá no campo Desconto Habitual (cabeçalho) definir o desconto que, por defeito, este
Cliente terá em todos os produtos que comprar. O valor deste desconto surgirá logo no
documento a criar sendo aplicado de imediato aos artigos seleccionados.
No campo Desconto Habitual (linha) será o desconto que o Cliente terá por cada (linha) de
artigo.
A diferença entre estes 2 Descontos é a seguinte:
- De um Preço de 100€ + IVA, se aplicarmos um Desconto (cabeçalho) de 30%, o resultado
será: 86,10€= 70€ + 16,10€(Iva = 23%))
- De um Preço de 100€ + IVA,se aplicarmos 30%, mas 15% de Desconto (cabeçalho) + 15%
Desconto (linha), a diferença será: 85€(com 15% Desconto cabeçalho) e 72,25€ (com
Desconto linha). Aos 72,25 soma-se o Iva de 23%= 88,87€.
20
No campo Limite de Crédito poderá definir o “plafond” do Cliente para fazer compras. No fim
do documento terá sempre acesso ao Limite ainda disponível ao Cliente.
Se o Crédito for ultrapassado o valor disponível ficará negativo.
Caso o Cliente tenha várias moradas clique no botão Moradas Alternativas e preencha os
dados.
No fim de preencher a Ficha do Cliente, clique em “Gravar” para guardar a informação.
Em qualquer altura, pode clicar no botão Enviar Conta. O FactWeb, enviará um link para o
email que tiver registado na Ficha de Cliente com toda a informação da conta corrente.
Este link será permanente. Isto é, a qualquer altura o seu Cliente pode aceder a este link e
consultar a sua conta corrente bem como efectuar o download de documentos emitidos.
21
Como criar um Fornecedor?
No “Menu Tabelas” e “Entidades” escolha a opção Fornecedores.
Ficará visível a sua Lista de Fornecedores onde poderá efectuar uma pesquisa por Zona
Geográfica ou por Expressão.
22
Se pretender chegar à informação de um Fornecedor ou alterar algum dado clique na
Designação. Para criar um Fornecedor clique em “Novo”.
Na Ficha de Fornecedor preencha a informação no separador Dados Gerais.
Digite um código que pretende atribuir ao Fornecedor. Note que não poderá haver dois
códigos iguais na Lista de Clientes. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá
automaticamente.
Para definir um País terá de previamente criar um no menu “Tabelas”, “Gerais” e opção
“Países”.
Para definir uma zona geográfica terá de previamente criar uma no menu “Tabelas”, “Gerais” e
opção “Zonas geográficas”.
23
Preencha também a informação relativa aos separadores: Condições Financeiras e Moradas
Alternativas.
No fim, clique em “Gravar” para finalizar o processo de criação do Fornecedor.
24
Como posso criar um Vendedor?
Poderá criar os vendedores que bem desejar. Basta ir ao “Menu Tabelas”, “Entidades” e clique
na opção Vendedores. Irá ficar visível a Ficha de Vendedor, atribua o tipo de comissão ao
vendedor em questão.
Para criar uma Comissão dirija-se a “Menu Tabelas”, “Condições de Venda” e seleccione a
opção Comissões. Mais à frente explicaremos este capítulo das Comissões mas o objectivo é
criar primeiro uma comissão para depois atribuir à Ficha do Vendedor.
Como posso criar um Artigo?
No “Menu Tabelas” clique no botão “Artigos” e escolha a opção Artigos. Ficará visível a Lista
de Artigos, onde poderá efectuar uma pesquisa por Tipo de Artigo, Família, Subfamília, Marca,
Código de Artigo e por Designação.
25
- Na Lista de Artigos pode definir que determinado produto irá ficar Activo (POS) ou disponível
na sua Loja Online Prime (API). Ou então entre na ficha de um artigo e active.
Se pretender chegar à informação de um Artigo ou alterar algum dado clique em cima da
Designação de um Artigo na Lista de Artigos.
-­‐ Para criar um Artigo clique em “Novo”. Irá aparecer a Ficha do Artigo no separador Geral.
26
27
- Na Ficha de Artigo preencha os campos com informação. No fim clique em “Gravar”.
Se mais tarde pretender Eliminar este Artigo clique em “Eliminar”. Só pode eliminar Artigos
que não estejam comtemplados em movimentos de documentos.
Separador Gerais da Ficha de Artigo
- Digite um código que pretende atribuir ao Artigo. Note que não poderá haver dois códigos
iguais na Lista de Artigos. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá
automaticamente. Escreva a Designação do Artigo e, se pretender nomeie uma Abreviatura.
- Associe o Artigo a uma Família e Subfamília. Estes 2 campos terão de ser criados no “Menu
Tabelas”, “Artigos” e na opção “Família de Artigos”.
- Pode associar um Artigo a uma Marca e a um Modelo. Estes campos são criados no “Menu
Tabelas”, “Artigos”, “Marcas”. Dentro da opção Marcas pode criar vários Modelos.
- Poderá ainda definir Tipo de Artigo no “Menu Tabelas”, “Artigos”, “Tipo de Artigos”.
- Escolha o tipo de Unidade do Artigo como por exemplo se o Artigo é comercializado à
unidade, caixa, ao litro, etc. Este campo também terá de ser previamente criado no “Menu
Tabelas”, “Artigos” e na opção “Unidades de Artigos”.
- Escolha a Taxa de IVA a aplicar sobre o produto. Esta tabela também terá de ser
previamente criada pelo Utilizador no “Menu Tabelas”, “Gerais” e na opção “Taxas de I.V.A”.
-­‐ Adicione o Fabricante do Artigo que pode ser criado no “Menu Tabelas”, “Artigos” e na opção
“Fabricantes”.
- Em Descrição curta e longa defina a informação que pretende que apareça na
apresentação do artigo na sua Loja Online Prime.
28
- No campo Observações pode colocar ou não um pequeno comentário ao Artigo que está a
ser criado. Este campo é facultativo.
- As taxas de EcoValor serão taxas a aplicar ao Artigo no acto da venda. Este campo é
facultativo e pode ser configurado no “Menu Tabelas”, “Artigos” e “Taxas de EcoValor”.
- Adicione a Foto do Artigo em questão clicando no botão “Foto
+”
Separador Preços da Ficha de Artigo
- O próximo campo que define o Preço de venda por Escalões. É um campo facultativo uma
vez que pode aplicar o preço de venda no acto de emissão do documento. No caso de
preenchido vai definir vários preços a aplicar ao mesmo Artigo dependendo do escalão a
assumir no acto da venda. Os escalões podem ser criados no “Menu Tabelas”, “Condições de
Venda” e na opção “Escalões de Preços” e, pode ainda definir se o escalão tem IVA incluído ou
não.
Separador Stocks da Ficha de Artigo
29
- Pode ainda activar a opção se o Artigo Movimenta Stocks.
No caso de em vez de trabalhar com Artigos trabalhar com a “Venda” de Serviços (por
exemplo aulas de traduções ou consultoria) deverá activar o campo Artigo Reconhecido
como serviços. Obrigatoriamente, se activar esta última opção, o Artigo nunca Movimenta
Stocks.
- O stock máximo e stock mínimo referem respectivamente o limite máximo e mínimo que
um Artigo poderá existir em stock/armazém. Para criar um Armazém deverá ir ao “Menu
Tabelas”, “Artigos” e escolher a opção “Armazéns”.
- Conseguirá ainda consultar o “rasto” do seu artigo, quantidades em stock e o seu PCM –
Preço de Custo Médio em todos os meses do ano.
Nota: Se este Artigo tiver Lotes e Validades active esta opção. Para mais informações sobre
este módulo consulte o manual respectivo.
30
Como criar Famílias de Artigos?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Famílias de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Família de
Artigos.
Para criar uma Família de Artigo clique em “Novo”.
- Designe a Família, insira uma Referência e crie as Subfamílias que desejar carregando na
tecla “Enter” após preencher uma Subfamília.
Como criar Unidades de Artigos?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Unidades de Artigos. Irá ficar visível a Lista de
Unidades de Artigos.
31
- Para criar uma Unidade de Artigo clique em “Novo”.
- Insira um código da Unidade, a Designação e Abreviatura. No fim, grave.
Como criar Armazéns?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Armazéns. Irá ficar visível a Lista de Armazéns.
Para criar um Armazém clique em “Novo”.
32
- Defina a Designação que deseja dar ao Armazém e defina as Localizações existentes. Cada
Localização terá uma gestão de stocks independente mas integrada com o Armazém.
-­‐ Pode criar várias Localizações e vários Armazéns. Quando criar um Artigo defina a que
Armazém pertence e a que Localização.
Como criar Taxas Ecovalor?
Existem Artigos que tem de ser taxados com o Ecovalor. O Ecovalor advém da
obrigatoriedade em assumir responsabilidade pelas pilhas e baterias. A taxa varia consoante o
tipo de químico da bateria.
Dirija-se a Menu Tabelas, Artigos e na opção Taxas Ecovalor. Irá ficar visível a Lista de Taxas
Ecovalor.
Para criar uma Taxa Ecovalor clique em “Novo”. Escolha a Designação e dê um valor em % à
Taxa.
33
Brevemente conseguirá criar Ecovalor e atribuir um valor exacto a uma Taxa que criar. Neste
momento, apenas consegue criar uma Taxa Ecovalor com uma percentagem fixa.
Como criar uma Marca?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Marcas. Irá ficar visível a Lista de Marcas.
Ao criar Marcas pode depois atribuir aos Artigos que tiver criado. É mais um filtro para poder
segmentar os seus Artigos.
- Para criar uma Marca clique em “Novo”.
-­‐ Defina o nome da Marca através do campo Designação e acrescente os Modelos que desejar.
34
No fim grave a informação.
Como criar Tipos de Artigos?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Tipos de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Tipos de
Artigos.
Se desejar criar mais filtros para diferenciar Artigos, esta é uma boa opção.
Como criar um Fabricante?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Fabricantes. Irá ficar visível a Lista de Fabricantes dos
Artigos.
35
Para criar um Fabricante clique em “Novo”.
Como criar um Lote e atribuir Validades?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Lotes. Irá ficar visível a Lista de Lotes.
Para mais informações sobre Lotes, consulte o Manual de Lotes e Validades.
Como definir as Condições de Pagamento?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Condições de Pagamento. Irá ficar visível
a Lista de Condições de Pagamento com as diferentes Designações e Dias de Vencimento.
É possível criar uma nova Condição de Pagamento com o respectivo prazo de vencimento. Ao
emitir um documento e se escolher a Condição que criou, o prazo de vencimento é calculado
automaticamente.
36
-­‐ Para criar uma Condição de Pagamento clique em “Novo”. Defina a Designação e o prazo
de vencimento.
Como definir os Modos de Pagamento?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Modos de Pagamento. Irá ficar visível a
Lista de Modos de Pagamento.
Para criar um Modo de Pagamento clique em “Novo”.
Aqui existem várias definições que têm que ver com a Gestão Bancária (ver Manual).
37
Como criar os Escalões de Preços?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Escalões de Preços. Irá ficar visível a Lista
de Escalões de Preços.
Para criar um Escalão de Preço clique em “Novo”.
Defina a Designação e escolha se o Escalão de Preço que criou tem Iva Incluído.
Ao criar vários Escalões de Preço permite-lhe atribuir a um Artigo vários preços. Por sua vez,
pode associar este Escalão a um Cliente. Sempre que este Cliente comprar determinado
Artigo, o preço utilizado será o do Escalão pré-definido.
Como definir as Situações de Encomendas?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Situações de Encomendas. Irá ficar visível
a Lista de Situações de Encomendas.
- Mais à frente falaremos das Encomendas. Contudo, neste campo o Utilizador poderá definir
alguns detalhes das Encomendas, como definir a Designação, escolher a Cor e programar se a
Encomenda está aberta ou automaticamente transformá-la em Entregue quando estiver
facturada.
-­‐ A situação das Encomendas aplica-se a Vendas e a Compras.
38
Para criar uma Situação clique em “Novo”.
Como criar um Banco?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Bancos. Irá ficar visível a Lista de Bancos.
Para criar um Banco clique em “Novo” e insira a Designação pretendida.
Este Menu tem que ver com a Gestão Bancária, ver o respetivo Manual.
39
Como gerir as Comissões da equipa comercial?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Comissões. Irá ficar visível a Lista de
Comissões.
- Antes de começarmos a explicar a Gestão de Comissões é importante referir que existe a
seguinte ordem de critério:
1º Artigos
2º Família de Artigos
3º Base
Pode gerir as Comissões e determinar valores diferentes através destes 3 critérios. Contudo,
se houver “conflito” na atribuição de Comissões, a ordem é a atrás referida.
Quando estiver a facturar uma Venda, atribua-a a um Vendedor e este terá a Comissão
previamente definida e filtrada.
-­‐ Clique em
para criar uma nova Comissão.
Comissão Base
40
- Dê uma Designação à Comissão que criar. De seguida, escolha um Tipo de Comissão (neste
caso, a Base) e dê um valor em percentagem.
Neste exemplo: todas as Vendas que um Vendedor (com a Comissão definida de “Base”)
concretizar terão uma recompensa de 15% sobre essa venda.
A Comissão “Base” implica que o Vendedor seja comissionado sempre com o mesmo valor
(neste caso 15%) em qualquer Venda que concretize seja qual for o Artigo ou Família de
Artigo.
Comissão de Família de Artigo
Implica que o Vendedor seja comissionado por Família de Artigo. Pode definir Escalões de
Comissão com diferentes valores e em Famílias de Artigos diferentes.
41
De seguida clique em
para guardar a definição da Família de Artigo. Depois em
para
criar uma Comissão noutra Família de Artigo. No fim guarde as definições e clique em
“gravar”.
42
Nota: a Comissão de outra Família de Artigo fica guardada noutra Referência(2).
- É importante dar uma nota sobre o Escalão (€) e o Valor (%). Pegando no exemplo da
Família de Artigo – Software:
- de 0€ a 2.500€, o Vendedor terá Comissão de 5%;
- de 2.501€ a 5.000€, o Vendedor terá Comissão de 10%;
- de 5.001€ a 1.000.000€, o Vendedor terá Comissão de 15%.
Escolhemos o limite de Escalão em 1 milhão (1.000.000€) por uma razão. Se pretender que o
limite máximo de Comissão seja (neste caso) os 15%, o valor limite do último Escalão terá
de ser “inalcançável”. Isto porque, caso o Vendedor venda mais que 1.000.000€ o sistema
não reconhece qualquer Comissão. Para salvaguardarem esta situação, escolham um limite
com valor muito alto.
Comissão de Artigo
Implica que o Vendedor seja comissionado apenas por Artigo. Pode definir Escalões de
Comissão com diferentes valores e Artigos diferentes.
43
De seguida clique em
para guardar a definição da Comissão de Artigo. Depois em
para criar outra Comissão noutro Artigo. No fim clique em Guardar.
Nota: a Comissão de outro Artigo fica guardada noutra Referência(2).
- Na Comissão de Artigo o processo é igual ao da Comissão de Família de Artigo. Os
critérios de lógica de Escalão e Valor são os mesmos e aplicam-se as mesmas regras.
Tanto na Comissão de Artigo como na Comissão de Família de Artigo pode criar as
Referências que bem quiser e atribuir diferentes valores.
Comissão Conjunta – Seja Criativo…
Pode aplicar e definir apenas Comissões para Base, Família de Artigo ou para Artigo, de
acordo com as suas necessidades e características da Empresa.
Contudo, existem Empresas com uma Gestão de Comissões elaborada. Este Módulo de
Comissões permite-lhe fazer a sua própria Gestão personalizada. Isto é, (após criar uma
Comissão nova no botão “Novo” e definir a sua Designação) pode atribuir ao seu
Vendedor várias Comissões conjuntas e simultâneas:
44
-Atribuir a Comissão Base: comissão de igual valor para todos os Artigos e Famílias
de Artigos;
- Atribuir a Comissão de Família de Artigo: comissões diferentes nas diferentes
Famílias de Artigo;
- Atribuir a Comissão de Artigo: comissões diferentes nos diversos Artigos.
Recuando ao início, não se esqueça da ordem de Critério que falamos atrás. A sequência é:
1º Artigo; 2º Família de Artigo; 3º Base.
Se tiver definido vários Tipos de Comissões(Base, Família de Artigo e Artigo, em
simultâneo) ao mesmo Vendedor, isto quer dizer que:
- Quando o Vendedor efectua uma Venda de um Artigo, a Comissão que lhe será atribuída
será a Comissão de Artigo que definiu para o Artigo em questão. Se não tiver definido uma
Comissão para o artigo que foi vendido, o sistema atribui, automaticamente, a Comissão que
definiu para aquela Família de Artigo. Caso não tenha definido nenhuma Comissão para
aquele Artigo nem Família de Artigo, a Comissão que lhe será atribuída será a Comissão
Base.
- Para criar estas Comissões conjuntas o processo é igual. Após criada e dada Designação à
Comissão, clique em
verá que poderá optar se quer Comissão Base, de Artigo ou de
Família de Artigo.
Para ir “checkando” as diferentes Comissões que definiu para aquele Tipo de Comissão
clique em
Nota: Poderá definir Tipos de Comissão como bem entender, ou seja, pode criar uma
Comissão conjunta apenas com Comissão Base e Comissão de Família de Artigo. Pode
deixar a Comissão de Artigo de parte.
Como criar uma Situação (CRM)?
No Menu Tabelas, CRM e na opção Situações CRM. Irá ficar visível a Lista de Situações
do CRM. Mais à frente falaremos sobre o CRM.
45
- Clique em “Novo” para criar uma Situação de CRM. Este campo é flexível…
Como criar um Tipo de Acção (CRM)?
No Menu Tabelas, CRM e na opção Tipo de Acções (CRM).
- À frente falaremos do CRM. Contudo, este campo serve para determinar Acções a fazer
quando tiver a criar uma Oportunidade de negócio no CRM.
-­‐ Pode escolher a ordem em que aparecerá a Lista das Acções a tomar.
46
O que é a Gestão Bancária e como gerir e configurar este
módulo?
No Menu Tabelas, Gestão Bancária tem disponíveis vários sub-menus relativos à Gestão
Bancária: Contas bancárias, Categorias de movimentos, Entidades pagamentos, Meus
cheques.
Toda a informação relativa à Gestão Bancária deverá ser consultada no respetivo Manual.
Como criar uma Série de Documentos?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Séries de Documentos. Irá ficar visível todas as
Séries de Documentos que criou. Neste campo pode criar Séries de Documentos como
Facturas, Encomendas, Devoluções, Vendas-a-Dinheiro, etc.
- Muitas vezes o Utilizador necessita de ter, por exemplo, mais que uma Série de Facturas.
Ou então quer terminar a numeração actual da Série de Facturas e pretende começar uma
Nova.
-­‐ Clique em “Novo” para criar uma nova Série de Documento.
47
- Coloque um nome para a Série no campo Designação.
- Escolha o Tipo de Documento para que quer construir esta série.
- No campo Refª Numeração coloque uma Abreviatura para a Série. É aconselhável que
não tenha mais de 4 letras e desaconselhável que use números sob o risco de causar alguma
confusão depois nas listagens de documentos.
- Defina se a Série que criou fica Activa ou não.
- Colocar o “visto” no campo Por defeito? significa que quando for emitir uma Factura de
Cliente esta Série é a que vai estar pré-definida. De qualquer forma mesmo que este
“visto” esteja seleccionado, quando for emitir uma Factura pode escolher a Série que
pretende no caso de ter mais que uma.
-­‐ Defina o “Primeiro número de documento”, isto é, quando for emitir uma Factura de
Cliente da Série que criou, a numeração irá começar a partir do nº que indicar aqui.
Significa que pode criar uma Série que comece a partir do nº 22. Tanto pode começar a 0
como a 100. Os documentos seguintes serão sempre mais 1 que o anterior.
-­‐ No campo Comentário p/ Impressão (em Rodapé) pode colocar informações exigidas por
Lei, como por exemplo: “Os artigos/serviços foram colocados à disposição do
adquirente nesta data…”
48
Na Lista de Séries de Documentos poderá observar a Série que criou. Bem como a
Referência, Tipo de Documento, Designação e quais as Séries de Documentos que
seleccionou como Activas.
Como criar um Departamento da Empresa?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Departamentos. Irá ficar visível a Lista de
Departamentos.
Para criar um Departamento clique em “Novo”. Para guardar clique em“Gravar”.
49
Este campo é utilizado para criar, por exemplo, as várias áreas da sua empresa. Quando tiver
a criar um Utilizador novo vai precisar de identificar o Departamento ao qual pertence.
Como criar um Modo de Expedição?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Modos de Expedição. Irá ficar visível a Lista de
Modos de Expedição.
-Para criar um Modo de Expedição clique em“Novo”. Para guardar clique em“Gravar”.
-­‐ Irá precisar de criar este campo, uma vez que quando estiver a criar um novo Cliente terá
que definir o Modo de Expedição.
Como criar uma Zona Geográfica?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Zonas Geográficas.Irá ficar visível a Lista de Zonas
Geográficas.
50
- Para criar uma Zona Geográfica clique em“Novo”. Para guardar clique em“Gravar”.
-­‐ Irá necessitar de criar Zonas, uma vez que lhe será solicitada uma quando criar um Cliente,
Fornecedor ou quando estiver a efectuar uma pesquisa em qualquer Menu em que possa
filtrar por Zona Geográfica.
Como posso criar um Projecto e gerir o controlo de custos?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Projectos. Irá ficar visível a Lista de Projectos.
Este módulo de Projectos serve para criar um Projecto/Folha de Obra, onde ao registar uma
Compra ou Venda pode associar a totalidade do documento ou apenas alguns artigos a um
Projecto. Posteriormente, no Menu Relatórios pode consultar o controlo de custos de um
determinado Projecto, analisar quanto gastou e o que vendeu, tendo como resultado final o
lucro.
Para criar um Projecto clique em “Novo”.
51
- Defina a Referência e Designação do Projecto, bem como o resto da informação.
- Associe o Projecto a um Cliente e crie “Situações de Projecto” em Tabelas, Gerais,
Situações de Projecto.
- No fim selecione opção Ativo e Grave.
- Quando estiver a criar, por exemplo, um documento de Venda, pode associar a totalidade do
documento ou apenas algumas linhas do documento a um Projecto. Com isto, em Relatórios
conseguirá analisar o controlo de custos e lucros associados ao Projecto.
Como criar um País?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Países. Irá ficar visível a Lista de Países.
- Já existe uma Lista pré-definida de Países. Contudo se clicar em “Novo” pode criar outro
País.
-­‐ Insira uma Designação, defina o Código do País e terá ainda a opção Por defeito?:
significa que este será o País pré-definido. Clique em “Gravar” para guardar.
52
Como gerir as Taxas de IVA?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Taxas de IVA. Irá ficar visível a Lista de Taxas de
IVA que irá necessitar para definir a Taxa de Artigos ou em Documentos (Encomendas,
Facturas, Vendas-a-Dinheiro, etc.).
Para criar uma Taxa de IVA clique em“Novo”.
- Insira a Designação que pretende dar à Taxa e dê um valor em percentagem.
53
- Seleccione a Taxa como Activa (ou não) e a posição da Ordem que pretende para a
ordenação para selecção de Taxas.
-­‐ Pode também definir se quer que esta Taxa seja a Pré-definida. Para tal seleccione a opção
Por Defeito?
-­‐ Defina a Designação SAF-T PT.
Seleccione o País/Região de IVA.
No fim clique em “Gravar”.
Como associar Motivos de Isenção a uma Taxa Isenta?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Motivos de isenção de imposto. Irá ficar visível a
Lista de Motivos de isenção de imposto.
54
Para criar um Motivo de isenção clique em“Novo”.
Depois de “Gravar”, volte ao Menu das Taxas de IVA e associe este Motivo de isenção
que criou à Taxa Isenta. Se necessitar de utilizar vários motivos de isenção, terá que criar
uma taxa por cada motivo de isenção.
Menu Gestão
Neste Menu pode fazer uma Gestão e Análise simplificada do seu Negócio.
Como posso fazer um Plano de Orçamento Anual?
No Menu Gestão clique na opção Orçamento.
Preencha os campos
com os valores pretendidos. Planeie o seu negócio para o Ano
inteiro.
55
- Obtenha o valor previsto de Facturação e Total de Custos. Compare-o com a “realidade”.
Em baixo, os valores reais contra a sua estimativa.
-­‐ Em baixo, compare a sua estimativa (Orçamento) com o real (Imputado).
-­‐ Facturação: compare a diferença mensal entre estimativa e valor real, ou se preferir,
compare a estimativa geral onde diz “Saldo Acumulado”.
- Custos: Compare a diferença mensal entre estimativa e o valor real, ou se preferir, compare
a estimativa geral onde diz “Saldo Acumulado”.
56
- Desvio da Margem: Compare a diferença mensal entre a estimativa e o valor real, ou se
preferir, compare a estimativa geral onde diz “Saldo Acumulado”.
- Neste último gráfico, no campo Orçamento, aparece a diferença entre a estimativa que
definiu entre Custos e Facturação e, pode compará-lo com a sua realidade.
Como posso analisar todos os Documentos não liquidados?
No Menu Gestão clique na opção Idade de Saldos.
57
- Efectue pesquisa por Zona Geográfica e/ou Vendedor.
Neste Menu consegue fazer a análise dos valores de todos os Documentos que tem “por
receber” e “por pagar”.
Entre Clientes e Fornecedores, confira os valores e datas de pagamento; quais os
Documentos que estão vencidos e que estão a vencer.
Menu Relatórios
Neste Menu tem disponíveis diversos Mapas e Listagens. Em Relatórios, Lista de Relatórios
tem disponíveis 5 separadores: Vendas, Compras, Análise, POS e CRM.
Neste exemplo, em Vendas, tem disponíveis vários Mapas pré-definidos. Em Resumo de
Vendas pode definir o período (mensal, anual), agrupar e filtrar a listagem através das suas
definições personalizadas.
Em todas as listagens disponíveis, sejam pré-definidas ou personalizadas, além de conseguir
consultar no próprio ecrã, pode ainda exportar para pdf, Excel ou Word.
Menu Utilitários
58
Como posso configurar o layout dos meus Documentos?
No Menu Utilitários clique na opção Configurador de Documentos. Irá ficar visível a Lista
de todos os Documentos que pode configurar.
Este Menu permite-lhe que configure, por exemplo, o layout da sua Factura: posicionamento
do logotipo, dos Dados da Empresa, etc.
- Escolha o Documento que quer personalizar e clique em cima do mesmo.
Neste exemplo, vamos seguir o Documento – Factura de Cliente.
- Pode alterar as coordenadas da informação de cada campo. Sempre que efectuar uma
alteração carregue no botão “Gravar”.
-­‐ Caso receba um layout produzido pela N-Fact terá que inserir o layout no FactWeb através
do botão “Procurar” e clicar em “Sobrepor à versão Standard”.
59
Nota: As Coordenadas do Configurador de Documentos significam que pode alterar a
informação que cada campo representa. Caso pretenda que determinado campo não apareça
no layout, terá que contactar os nossos serviços.
- Não confunda o campo com a informação do campo. Aqui o que altera é a informação do
campo.
-­‐ As coordenadas presentes neste exemplo são as coordenadas utilizadas por pré-definição.
Como posso emitir o Ficheiro SAFT-PT?
No Menu Utilitários clique em Emissão do Ficheiro SAFT-PT.
60
- Clique em “Emitir”.
- Depois clique em “Download do ficheiro SAFT”.
-­‐ Quando abrir uma outra janela clique em gravar e guarde o seu Ficheiro SAFT numa pasta
à sua escolha.
Como posso importar Dados para o FactWeb?
No Menu Utilitários clique no botão Importação de Dados.
O FactWeb permite-lhe importar Dados, tais como: Clientes, Fornecedores e Artigos.
Para efectuar uma Importação de Dados, terá que fazer o download do ficheiro respectivo,
preencher a informação que pretende e, só depois, é que importa para o FactWeb.
Quando tiver a preencher o ficheiro Excel, terá que respeitar a formatação do mesmo. No fim
de inserir a informação que pretende, “Grave” em formato CSV. Depois proceda à
Importação dos Dados.
61
Terá ainda a possibilidade, mesmo antes de efectuar a Importação, de testar a mesma. Caso
não aconteça nenhum erro, efectue a Importação.
- No campo Tipo de Importação, escolha se quer importar Clientes, Fornecedores ou
Artigos. De seguida efectue o download do ficheiro Excel correspondente (no fim da imagem).
- Em Passo da Importação, após ter inserido o ficheiro em formato CSV, pode efectuar um
Teste ou então proceder à Importação.
- Para inserir o ficheiro guardado em CSV, e proceder à Importação dos Dados clique no
botão e insira o ficheiro.
-­‐ Para efectuar a Importação dos Dados clique no botão.
Como posso gerir os Saldos Iniciais das Entidades?
No Menu Utilitários clique no botão Saldos Iniciais.
Este Menu serve para que possa inserir a informação financeira inicial dos seus Clientes e
Fornecedores. Imagine que está a “mudar” de software neste momento e necessita que a
informação financeira do antigo software seja associada a este. Este campo serve para que
introduza os Valores Iniciais.
62
- Pegando no exemplo em cima, estamos a introduzir os Saldos Iniciais de Clientes.
- Obviamente, requer que os Clientes já estejam criados no respectivo Menu.
- Depois é só inserir os valores correspondentes de Crédito e Débito de cada Cliente.
- No campo Data dos Saldos Iniciais, é a Data da última alteração que efectuou.
- No campo Tipo de Terceiro, escolha entre Clientes ou Fornecedores.
Nota: Cada vez que inserir um valor novo clique em “Enter”.
No fim de tudo clique em “Gravar”para guardar toda a informação que inseriu.
Como converter artigos para Lotes?
No Menu Utilitários, na opção “Converter Artigo para Lotes”.
Para mais informações sobre Lotes, consulte o Manual de Lotes e Validades.
Como posso inserir Campos de Pesquisa e Informação?
No Menu Utilitários clique no botão Campos Definidos pelo Utilizador.
O FactWeb permite-lhe inserir novos campos definidos pelo Utilizador. Isto significa que, por
exemplo, na Lista de Fornecedores, insira mais campos de informação além dos que existem
originalmente.
63
Pode criar os campos que desejar e inserir a informação que pretende neste campo. Quando
exportar a Lista de Fornecedores para Excel, irão aparecer os campos que criou com a
informação que inseriu.
-­‐ Originalmente, a Ficha de Fornecedor é constituida pelos Dados Gerais, Condições
Financeiras e Moradas Alternativas.
Com a opção Campos Definidos pelo Utilizador podemos criar novos campos. Para criar
estes novos Campos, basta clicar em Campos definidos pelo Utilizador.
-­‐ No campo Tabela, escolha em que Entidade onde pretende inserir novos campos. Neste
caso, escolhemos Fornecedores. Contudo, pode adicionar campos em: Artigos, Clientes,
Fornecedores e Utilizadores.
- Em Posição, seleccione a ordem que pretende dar entre os campos que criar. Atenção, todos
os campos que se criam irão aparecer sempre no final da Lista em questão.
- Em Tipo Campo, escolha entre: NºInteiro; NºDecimal; Texto; Data; Tabela (Lista).
Isto siginifica a forma como se irá organizar o campo que criou. Neste caso, criámos 2
campos: uma Tabela e um Texto.
64
1. Criamos um campo chamado “NIB” e designamos o mesmo como tipo Texto.
Seleccionamos também o visto de “Filtro de pesquisa”, que serve para que quando tiver na
Lista de Fornecedores consiga pesquisar por NIB.
2. Criamos também uma Tabela que chamamos de “Tabela Teste”, e seleccionamos o visto
de “Obrigatório” , que significa que quando preenchermos uma Ficha de Fornecedor,
teremos, obrigatoriamente que preencher este campo. Quando se cria uma Tabela, para
trabalhar na mesma, tem que se dirigir a Menu Utilitários e, Tabelas do Utilizador.
Nos campos Tamanho e Largura Visual, personalize o novo campo que criou:
Tamanho=caracteres disponíveis para escrita; Largura Visual=espaço disponível e
que ficará visível.
Como personalizar a Tabela que criei em Campos definidos pelo
Utilizador?
No Menu Utilitários clique no botão Tabelas do Utilizador.
Para personalizar uma Tabela, terá que ter criado uma Tabela no Menu Utilitários e,
Campos definidos pelo Utilizador. Se existir alguma Tabela criada, quando clicar em
Tabelas do Utilizador, irá ficar visível a mesma.
Neste exemplo aparece a Tabela que criamos no Menu anterior: Tabela de Teste.
-­‐ Como se trata de uma Tabela, se quer personalizá-la é porque pretende inserir vários
campos de opção de informação.
Neste caso, criamos uma Tabela de Teste. A informação que inserimos nesta Tabela foi:
Teste 1; Teste 2;Teste 3. Para inserir nova informação clique em“Novo”.
-­‐ De acordo com os novos campos que criamos – NIB e Tabela Teste – o novo look da Ficha de
Fornecedor é este:
65
Em baixo já aparece o campo “NIB” de texto livre e o campo “Condição de Pagamento”
que, ao clicar, faz aparecer uma Tabela com a Lista das opções disponíveis.
-­‐ Recordando que no campo de “NIB” seleccionamos o visto de “Filtro de pesquisa”,
quando acedemos à Lista de Fornecedores, o look é este:
66
Menu CRM
Como qualquer CRM–CustomerRelationshipManagement– trata-se de um Módulo para poder
gerir os seus Contactos de forma simples e eficaz através de uma Agenda. Faça a gestão de
Oportunidades de negócio e concretize-as em negócio com o envio de Orçamentos.
Como criar um Contacto no meu CRM?
- No Menu CRM e na opção Contactos. Irá ficar visível a Lista de Contactos.
Nota: Um Contacto não é ainda um Cliente. Obviamente, este Módulo do CRM serve para
que estes Contactos se tornem em Oportunidades e, posteriormente, se tornem Clientes.
67
Na Lista de Contactos pode efectuar uma pesquisa por Zona Geográfica, Vendedor,
Cliente (caso o Contactofor fornecido por um Cliente) ou por uma Expressão.
- No canto superior direito vai aparecer um gráfico com os Contactos que teve mensalmente.
- Salientamos para o significado de:
-
O Contacto não tem associado um Orçamento, nem Oportunidade;
-
O Contacto tem associado um Orçamento;
-
O Contacto tem associado uma Oportunidade;
-­‐ Para criar um Orçamento ou Oportunidade a um Contacto vá escolha o cliente e na
opção“Criar Nova” escolha entre Criação de uma Oportunidade ou Orçamento.
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-­‐ Se clicar em “Criar Nova” poderá também ver os Orçamentos e Oportunidades associados a
esse contacto.
-­‐ Para criar um novo Contacto clique em“Novo”.
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- Preencha a Ficha de Contacto com os dados pessoais e profissionais do mesmo. Não se
esqueça de utilizar o campo Observações para não se esquecer de que tipo de Contacto se
trata ou que tipo de oportunidade de negócio pode estar associada.
- Em Vendedor escolha a opção previamente criada no Menu Tabelas, opção Vendedores.
- Escolha uma zona geográfica previamente criada no Menu Tabelas na opção Zonas
Geográficas.
- Escolha a Data de Abertura da Ficha de Contacto clicando na pequena imagem que surge
no campo.
- Contudo, chamamos a sua atenção para o campo – Cliente (se aplicável) – tal como
dissemos anteriormente, um Contacto ainda não é um Cliente. O objectivo é que se torne
um Cliente efectivo. Caso o Contacto seja fornecido por um Cliente seu, pode neste campo
identificar qual o Cliente que trouxe o Contacto até si.
70
Caso o Contacto não tenha sido fornecido por nenhum Cliente não preencha este campo,
pode deixá-lo em branco que aparecerá como N/ Aplicável mais à frente.
Como criar uma Oportunidade no meu CRM?
No Menu CRM e na opção Oportunidades. Irá ficar visível a Lista de Oportunidades.
71
Para criar uma Oportunidade tem duas formas:
- Caso pretenda inserir uma Oportunidade sem que esteja associado a um Contacto, dirijase à Lista de Oportunidades e clique em“Novo”.
Na Lista de Oportunidades irá aparecer a Oportunidade criada sem estar associada a
nenhum Contacto.
-­‐ Caso pretenda criar uma Oportunidade associada a um Contacto, dirija-se à Lista de
Contactos e vá a:
Esta função irá, automaticamente, transferi-lo para a Ficha de Oportunidade. Após a sua
gravação aparecerá na Lista de Oportunidades.
-­‐ Na Ficha de Oportunidade (associada a um Contacto):
72
- A informação pessoal e profissional do Contacto aparecerá automaticamente.
- Defina a Designação da Oportunidade e insira a Data de Abertura.
- Escolha a Situação (este campo é previamente definido em Menu Tabelas, CRM e na
opção Situações CRM).
- Escolha o Vendedor (também criado previamente) e defina a Data da Situação.
- Tem 3 campos de texto livre que poderá preencher: Observações, Aspectos Positivos e
Aspectos Negativos da Oportunidade que está a criar.
-­‐ Clique de seguida em “Gravar”. Se tudo estiver correcto vai ser lhe criado automaticamente
os campos de Acções que definiu previamente no Menu Tabelas, CRM ena opção Tipos de
Acções CRM.
Como criar um Orçamento no meu CRM?
No Menu CRM e na opção Orçamentos. Irá ficar visível a Lista de Orçamentos do CRM que
tenha criado.
73
- Pode efectuar uma pesquisa por Zona Geográfica (previamente definida), Vendedor
(previamente definido), Cliente (previamente definido), por uma expressão ou por Situação
(são definidas pelo sistema, não consegue criar).
Em Situação pode tem as opções: Em curso, Suspensa, Cancelada, Ganha e Perdida.
Pode efectuar a pesquisa seleccionando apenas uma destas opções ou todas.
-
significa:Em curso…
-
significa:Suspensa…
74
-
significa:Cancelada…
-
significa Decidido: Ganha…
-
significa Decidido: Perdida…
- Tem ainda disponível um gráfico para poder analisar, mensalmente, o valor dos
Orçamentos lançados.
Para criar um Orçamento tem duas formas:
-­‐ Caso pretenda inserir um Orçamento que esteja associado a um Contacto, dirija-se à Lista
de Orçamentos e clique em“Novo”.
-­‐ Caso pretenda criar um Orçamento associado a um Contacto, dirija-se à Lista de
Contactos e clique em
Na Ficha de Orçamento: (associado a um Contacto e Oportunidade)
75
- Como vê aparece a Oportunidade a que está associada bem como o Cliente que forneceu o
Contacto.
- Dê um nome ao Orçamento que está a criar no campo “Designação”.
- Defina a Data de Abertura e a Data de Validade do Orçamento.
- Insira em Observaçõesas suas notas e os Artigos/Serviços do Orçamento. Para eliminar
uma linha de Artigo/Serviço clique em
- Escolha a Situação do seu Orçamento, no clique em “Gravar”.
-­‐ Depois de gravar pode Imprimir ou enviar o Orçamento por Email.
-­‐ Pode ainda juntar ao Orçamento documento adicionais, como por exemplo, fotocópias de
documentos, seleccionado o separador Ficheiros e clicando no icone
76
Caso o Orçamento seja adjudicado, altera-se o campo da Situação para Decidido:Ganha…
Automaticamente vai ser acrescentando o campo“Converter em Encomenda”.
Automaticamente, vai parar ao Módulo Encomendas e poderá Facturar a Encomenda
associada ao Orçamento (mais à frente falaremos disto).
Como ver as Acções Pendentes do meu CRM?
No Menu CRM e na opção Pendentes. Irá ficar visível a Lista de Pendentes do CRM. É uma
espécie de resumo do seu CRM.
77
Nesta Lista de Pendentes pode retirar informação útil para melhor organizar o seu tempo de
trabalho.
- Pode consultar todas as Acções pendentes que definiu em Oportunidades.
Para consultar as acções pendentes nesta opção é necessário que, quando crie uma
Oportunidade, seleccione a data da Próxima Acção, o Tipo de Acção, escreva uma
Observação e clique em “Enter”. Depois, para a acção aparecer em Acções Pendentes,
active a opção Calendário.
Ao activar a opção Calendário, a acção vai aparecer no Menu CRM e na opção Pendentes.
- Consulte também os Orçamentos que registou este mês e em que a sua decisão esteja
eminente.
78
- Consulte ainda as Oportunidades geradas este mês e o Grau de Pressão.
-­‐ Por fim, consulte todos os novos Contactos que registou.
Como efectuar a análise aos Indicadores do meu CRM?
No Menu CRM e na opção Indicadores. Irá ficar visível a Lista de Indicadores do CRM. É
uma espécie de resumo financeiro do seu CRM.
Pode efectuar uma pesquisa por Ano, Vendedor ou Zona Geográfica e, analisar e cruzar os
dados entre Contactos, Oportunidades e Orçamentos.
Neste caso, iremos dar o exemplo relativamente ao Mês de Novembro:
- Contactos: inseriu 1 novo Contacto no mês de Novembro.
- Oportunidades: inseriu 1 nova Oportunidade em Novembro. No entanto, esta
Oportunidade pode ou não estar directamente associada a um novo Contacto. Isto
porque, como vimos anteriormente, pode adicionar uma Oportunidade sem estar
associada a nenhum Contacto.
79
-­‐ Orçamentos: pode observar que o Total de Orçamentos realizados neste mês foram 6 e
que perfizeram uma quantia de 8 548.50€.
O resto lê-se:
- Perdidas: 1 Orçamento perdido no Valor de 1 476.00€.
- Canceladas: 1 Orçamento cancelado no Valor de 2 152.50€.
- Suspensas: 1 Orçamento suspenso no valor total de 153.75€.
- Em decisão: pendente de decisão está 1 Orçamento de 123.00€.
- Ganhas/Adjudicadas: 2 Orçamentos com um Valor Total de 3 167.25€.
A soma destes 5 campos é igual ao Total de Orçamento = 8 548.50€.
-­‐ Caso prefira ter uma visão de análise Anual, centre-se nos valores da última barra que exibe
os Totais anuais de Contactos, Oportunidades,Orçamentos e diferentes Situações de
Orçamentos.
Como posso aceder à minha Agenda?
No Menu CRM e na opção Agenda.
80
Tal como falamos anteriormente sobre o Menu Oportunidades, todas as Oportunidades que
criar e que estejam Pendentes irão aparecer na Agenda.
Menu Compras
Antes de falarmos sobre o Menu Compras é importante salientar que para um Artigo entrar
no stock da sua empresa e conseguir observar as movimentações de stock, terá que dar a
“entrada” de stock através deste Menu, por exemplo, através de Factura de Compra.
Outra solução para dar “entrada” de stock é através de Acertos de Stock no Menu Stocks
(mais à frente).
Como fazer uma Encomenda ao meu Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Encomendas e escolha a opção Encomendas a
Fornecedores. Irá ficar visível a Lista de Encomendas de Fornecedor.
- Poderá efectuar uma pesquisa de Encomendas por: Ano, Mês, Fornecedor e Situação.
81
-­‐ Para ver encomendas anuladas seleccione o “Visto” em“Ver Encomendas Anuladas”.
-­‐ As Encomendas anuladas aparecerão assim:
Para criar uma Encomenda Nova clique em“Novo”.
82
Quando estiver a criar uma Encomenda certifique-se que escolheu a Série de Documento
(Encomenda) correcta. Automaticamente é criado o Nº Encomenda e, tem a funcionalidade
de poder associar a esta Encomenda a Referência do Fornecedor.
- Defina a Situação da Encomenda: Em curso; Entregue;Cancelada. Quando a
Encomenda se encontrar totalmente paga, isto é, convertida em Factura de Comprae/ou
Venda a Dinheiro, automaticamente se transforma em Situação: Entregue.
- Depois escolha o Fornecedor em questão e automaticamente, os dados do mesmo serão
preenchidos.
- Depois adicione os Artigos e Quantidades que pretende encomendar. Bem como a
Unidade e Preço Unitário de Compra. Caso tenha Desconto preencha o campo em
questão.
- Para eliminar um Artigo na Encomenda clique em
- Pode ainda “Imprimir” ou “Enviar por Email” um documento.
- Pode adiccionar ainda documentos, como por exemplo fotocópias de documentos, através do
separador “Ficheiros”.
Como Consulto os Artigos Pendentes de uma Encomenda?
No Menu Compras clique no botão Encomendas e escolha a opção Consultar Artigos
Pendentes. Irá ficar visível a Lista de Artigos Pendentes.
83
- Pode efectuar a pesquisa por: Fornecedor, Família de Artigo ou Sub-família.
- Na Lista de Artigos Pendentes irá aparecer toda a informação que criou nas
Encomendas. A diferença é que consegue observar a Quantidade Pendente e o Valor
Pendente a pagar.
- Tendo como exemplo a Encomenda nº6 (do artigo Tipo 2) e verificando a Lista em cima,
podemos observar que parte desta Encomenda já foi entregue. Por exemplo, dos 10 artigos
encomendados, 3 já foram Entregues. Por isso, na Quantidade Pendente só aparece 7,
bem como o Valor Pendente já está “actualizado”.
Como posso Converter uma Encomenda?
No Menu Compras clique no botão Encomendas e na opção Converter Encomendas.
-­‐ Como pode ver em baixo, pode efectuar pesquisa por: Fornecedor,Série de Facturação ou
Armazém.
84
Pode converter uma Encomenda ou parte de uma Encomenda (isto se os Artigos da
Encomenda não foram todos entregues) para uma Factura ou Venda a Dinheiro.
- Converter parte de uma encomenda: Quando estiver a converter a Encomenda basta
introduzir as Unidades que pretende facturar no campo “Qtd. A Facturar”.
- Depois seleccione o “visto” de Factura ou Venda a Dinheiro e clique em“Converter”.
- Automaticamente irá ser “transportado” para a emissão de uma Factura de Compra ou
de uma Venda a Dinheiro (conforme a opção que escolheu).
Como posso inserir uma Guia de Remessa de Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Guia de Remessa de
Fornecedores.
Guia de Remessa: Documento que movimenta stocks, mas não movimenta a Conta Corrente
(tem de ser facturado posteriormente para movimentar a Conta Corrente). É um documento
utilizado para transportar mercadoria.
-­‐ Para criar uma Guia de Remessa de Fornecedor clique em“Novo”.
85
- Insira a Série de Doc. Pretendida bem como a Refª do Fornecedor. Estabeleça a Data
da Guia e a Data de Vencimento (que terá que pagar).
- Indique o Fornecedor em questão e os dados serão preenchidos automaticamente. Defina
qual o Armazém de destino da mercadoria e indique o Modo de Pagamento.
- No campo Comentário p/impressão, em rodapé, pode inserir informações estabelecidas
pela Lei em cada tipo de Documento.
- Poderá indicar também o Local e Hora de Carga e Descarga, respectivamente.
- Insira os Artigos em questão, bem como Quantidade e Preço Unitário.
86
- Se for necessário, em qualquer tipo de Documento pode adicionar osNúmeros de Série
dos Artigos.
-­‐ Se pretender converter a Guia de Remessa em Factura de Compra clique em“Facturar”.
Irá ser “transportado” automaticamente para a criação de Factura de Compra.
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Pode ainda consultar graficamente o número de Guias de Remessa emitidas.
Como posso inserir uma Devolução a Fornecedor?
No Menu Compras clique em Compras e na opção Devoluções a Fornecedores.
Devolução: Só movimenta entrada de stocks. É muito utilizado, por exemplo, para repor
stocks das Guias de Consignação. Nos casos em que um Cliente devolve material e lhe é
devolvido o valor monetário, deve ser passado um documento de Nota de Crédito para
movimentar stocks e Conta Corrente.
-­‐ Para criar uma Devolução a Fornecedor clique em“Novo”.
- Insira todas as informações pretendidas. Não se esqueça de adicionar os Artigos e Preços
Unitários da Devolução.
87
-­‐ Pode ainda ver graficamente as Devoluções e a sua Evolução.
Como posso criar uma Factura de Compra (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Facturas de Fornecedores.
Tal como indicámos no início do Menu Compras, a entrada de stock pode realizar-se, por
exemplo, através de Encomenda (que após ser Entregue é convertida em Factura de Compra)
ou de Factura de Compra (pode dar entrada de stock efectuando uma Factura de Compra
sem ter que, previamente, efectuar uma Encomenda). As diferenças verão já a seguir.
88
-­‐ Pode efectuar uma pesquisa de Facturas de Compra por: Ano; Mês; e Fornecedor.
89
- O campo RefªDocº serve para distinguir as Facturas de Compra que provêem de
Encomendas e as Facturas de Compra criadas directamente neste Menu.
- No campo Valor Total consegue ver o somatório individual e conjunto das Facturas de
Compra com Iva incluído.
- Em Valor Pendente poderá fazer um controlo das Facturas de Compra que já tenha
efectuado o pagamento e das que estão por liquidar (total ou parcialmente). Para efectuar um
pagamento de uma Factura de Compra terá que dirigir-se a outro Menu: Pagamentos a
Fornecedores (Recibo), que poderá ser total ou parcial.
90
- Indique a RefªDocº Fornecedor e não se esqueça de definir a Data da Factura de
Compra, bem como a Data de Vencimento.
- Designe o Fornecedor em questão e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Preencha o campo Observações, bem como a informação em Rodapé.
- Por fim adicione os Artigos que está a comprar clicando em
-Para adicionar um Serviço clique em
e defina a sua Designação.
-­‐ Pode ainda Imprimir ou enviar por Email o Documento.
Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
Como posso criar uma Venda a Dinheiro (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Vendas a Dinheiro de
Fornecedores. Irá ficar visível a Lista de Vendas a Dinheiro de Fornecedores.
91
- Efectue uma pesquisapor: Ano,Mês e/ou Fornecedor.
-­‐ Chamamos de novo a atenção para a RefªDocº, umas podem ser provenientes de
Encomendas e outras de Vendas a Dinheiro directas.
-­‐ Para criar uma Venda a Dinheiro directa clique em “Novo”.
92
- Indique a RefªDocº Fornecedor e não se esqueça de definir a Data da Factura.
- Designe o Fornecedor e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
93
- Preencha o campo Observações, bem como a informação em Rodapé.
- Por fim adicione os Artigos e/ou Serviços que está a comprar.
- Para adicionar um Artigo clique em
- Para adicionar um Serviço clique em
e defina a sua Designação.
- Para registar Números de Série clique em
- Pode ainda “Imprimir” ou enviar por Email os Documentos.
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
Como posso criar uma Nota de Crédito (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Créditos Financeiros de
Fornecedores. Irá ficar visível a Lista de Créditos Financeiros.
- Pode efectuar uma pesquisa por: Ano, Mês ou Fornecedor.
Nota: a Nota de Crédito movimenta stocks e Conta Corrente.
-­‐ Para criar uma Nota de Crédito (Fornecedor) clique em“Novo”.
94
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Crédito.
- Insira o Fornecedor em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
- Insira os Artigos em questão e no fim clique em“Gravar”.
-­‐ Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
95
Como posso criar uma Nota de Débito (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Débitos Financeiros de
Fornecedores. Irá ficar visível a Lista de Débitos Financeiros.
Para criar uma Nota de Débito (Fornecedor) clique em“Novo”.
96
Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Débito.
- Insira o Fornecedor em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
Nota: A Nota de Débito é designada apenas por um valor, isto é, pode adicionar um Artigo e
definir o valor da Nota de Débito, ou pode apenas clicar em
e definir a Designação da
Nota de Débito.
- Insira os Artigos em questão e no fim clique em“Gravar”.
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
Como posso liquidar um Documento de um Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Contas Correntes e na opção Pagamentos a
Fornecedores. Irá ficar visível a Lista de Pagamentos a Fornecedores.
97
Efectue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Fornecedor.
-­‐ Para criar um Pagamento a Fornecedor clique em“Novo”.
98
- Na Lista de Facturas que foram liquidadas, convém salientar o campo RefªDocº: este
campo refere-se não à Refª Interna, mas sim à Refª do Documento em questão do
Fornecedor.
- Escolha a Série de Documento.
99
- Clique em
e insira o Fornecedor em questão e os dados serão automaticamente
preenchidos.
-­‐ Defina a Data do Pagamento a Fornecedor e insira a RefªDocº do Fornecedor a que
corresponde este Pagamento.
Como posso consultar a Conta Corrente de um Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Contas Correntes e na opção Conta Corrente de
Fornecedor. Irá ficar visível a Lista de Contas Correntes de Fornecedores.
100
Para consultar uma Conta Corrente, escolha o Fornecedor em questão no campo
“Fornecedor”.
-­‐ Pode definir também intervalos de Datas ou, se preferir, pesquisar por uma palavra ou
expressão.
- Neste exemplo, e de acordo com a Conta Corrente com este Fornecedor, o Saldo é: -30
592.56€, isto é, ter-se-á que efectuar um pagamento neste valor a este Fornecedor.
101
Pegando em alguns exemplos de cima: (descrição da Conta Corrente)
- Saldo Inicial (neste caso, 0€): imaginemos que trocou de software de facturação
recentemente e que, neste Fornecedor, tinha Crédito/Débito em activo. No Menu Utilitários
(veremos mais à frente) poderá controlar os Saldos Iniciais.
- Factura Compra14/Encf6: Fornecedor emitiu Factura de 30.75€ que não está paga.
-­‐ Venda-a-dinheiro nº5/ Encf 8: efectuou-se uma Compra (está paga) de 39.36€. Como é
Venda-a-Dinheiro (Factura e Recibo) o Saldo continua em -28.905.00€.
- Pagamento Fornecedor nº1: efectuou-se o Pagamento da Factura do Fornecedor no valor
de 99.63€.
- Nota Crédito nº2: após nossa Devolução de material, o Fornecedor emite-nos uma Nota
Crédito de 120.54€.
102
- Nota Débito nº1 e 2: Fornecedor emite-nos duas Notas Débito no valor de 147.60€ +
1660.50€. Saldo devedor é de 30.592.56€.
Para o Saldo ficar a 0€, isto é, não se “dever” nada a este Fornecedor, ter-se-á que efectuar
um Pagamento no valor de 30.592.56€.
Menu Stocks
Neste Menu pode fazer uma Gestão e Consulta do Stock da sua Empresa.
Como posso fazer um Acerto de Stock?
No Menu Stocks clique na opção Acertos de Stock. Irá ficar visível a Lista de Acertos de
Stock.
Nota: esta opção serve para acertar o seu stock, pode dar entrada de stock e saída de stock.
Efectue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Armazém.
-­‐ Para efectuar um Acerto de Stock clique em “Novo”.
103
- Insira a Série de Documento que pretende bem como a Data do Acerto de Stock.
- Designe uma RefªDocº e o número de Dossier caso o pretenda.
- Preencha o campo Observações se necessário e escolha o Armazém do Acerto.
- Para inserir Artigos clique em
. No campo Qtd (+/-) defina a quantidade do Acerto. (-)
significa que está a retirar stock, se não colocar o sinal (-) significa que está a dar entrada de
stock.
-­‐ Para guardar clique em “Gravar”.
Como fazer uma Transferência de stock entre Armazéns?
No Menu Stocks clique na opção Transferências entre Armazéns. Irá ficar visível a Lista
de Transferências de Stock.
Aquando de uma entrada de stock pode designar o Armazém de entrada. Mas se for necessário
poderá “transportar” stock de um Armazém para outro da mesma Empresa.
104
Efectue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Armazém de origem ou entrada.
-­‐ Para efectuar uma Transferência de stock entre Armazéns clique em “Novo”.
- Insira a Série de Documento que pretende bem como a Data da Transferência de Stock.
- Designe uma RefªDocº e o número de Dossier caso o pretenda.
105
- Preencha o campo Observações se necessário.
- Designe os Armazéns de saída e entrada da Transferência que está a efectuar.
- Para inserir Artigos clique em
. No campo Qtd (+/-) defina a quantidade da
Transferência.
-­‐ Para guardar clique em “Gravar”.
Como posso analisar o material que tenho em stock?
No Menu Stocks clique na opção Existências em Stock.
Irá ficar visível toda a Lista de Artigos que tem em Stock.
Neste Menu consegue obter várias informações:
- As quantidades mínimas e máximas que definiu;
- PCM: Preço Médio de Custo do Artigo (média calculada segundo as Compras);
- O Valor em Stock de cada Artigo.
- A Quantidade em stock de cada Artigo
Se clicar em
pode ver em que Armazéns se encontra o Artigo em questão.
106
Como posso analisar o “rasto” de um Artigo em Stock?
No Menu Stocks clique na opção Extracto de Artigo.
Neste Menu consegue saber mais Informação de um Artigo: onde o comprou, quem o
comprou, quando se concretizou cada operação e, a quantidade existente em Stock.
- Pesquise por: Artigo, Cliente, Fornecedor ou por uma determinada Data ou expressão.
- Clique em
para adicionar o Artigo do qual pretende ver o Extracto.
Como posso pesquisar um Número de Série de um Artigo?
No Menu Stocks clique na opção Pesquisa de Nº de Série.
107
- Defina o intervalo da Data de pesquisa.
- Insira o código do Artigo em questão ou clique em
- Se preferir pesquise por um Número de Série específico.
-­‐ Após definições da pesquisa irão aparecer os Números de Série existentes.
Como posso pesquisar um Artigo em Consignação?
No Menu Stocks clique na opção Artigos em Consignação. Irá ficar visível a Lista de
todos os Artigos em Consignação.
-­‐ Caso prefira personalizar a sua pesquisa por um determinado Artigo clique
108
- No exemplo em cima e tendo em conta o Artigo 4, referente ao Cliente 2, consegue analisar
que tem 10 Artigos colocados à Consignação que correspondem à Guia de Consignação nº1.
Para mais detalhes, dirija-se à Guia de Consignação em questão.
Menu Vendas
Antes de falarmos sobre o Menu Vendas é importante salientar que para um Artigo “sair” do
stock da sua empresa e conseguir observar as movimentações de stock, terá que dar a
“Saída” de stock através deste Menu, nomeadamente, através de Encomendas e/ou
Factura de Compra.
Outra solução para dar “entrada” de stock é através de Acertos de Stock no Menu Stocks
(mais à frente).
Como posso registar uma Encomenda de Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Encomendas. Irá ficar
visível a Lista de Encomendas de Cliente.
109
- Poderá efectuar pesquisa de Encomendas por: Ano, Mês, Vendedor, Cliente e Situação.
-­‐ Para ver encomendas anuladas seleccione o “visto” e clique em “actualizar”.
- As Encomendas anuladas aparecerão como:
Para criar uma Encomenda Nova clique em “Novo”.
110
Quando estiver a criar uma Encomenda certifique-se que escolheu a Série de Documento
(Encomenda) correcta. Automaticamente é criado o Nº Encomenda.
111
- Defina a Situação da Encomenda: Em curso; Entregue, Cancelada. Quando a
Encomenda se encontrar totalmente paga, isto é, convertida em Factura e/ou Venda a
Dinheiro, automaticamente se transforma em “Situação: Entregue”.
- Depois escolha o Cliente em questão e automaticamente, os dados do mesmo serão
preenchidos.
- Depois adicione os Artigos e Quantidades Pedidas da Encomenda. Bem como a Unidade
e Preço Unitário de Venda. Caso tenha Desconto preencha o campo em questão.
- Para eliminar um Artigo na Encomenda clique em
- Caso pretenda gravar um rascunho para alterar mais mais tarde clique em “Gravar
Rascunho”.
-­‐ Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
Como posso importar Encomendas do osCommerce?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Importar Encomendas
do osCommerce. Contudo, terá que activar a sua Loja Online e configurá-la com o FactWeb.
Para tal, clique em Geral -» Dados Gerais da Empresa -» e escolha o separador
osCommerce. Aqui, preencha a informação e Teste a Ligação.
Uma vez configuradas as definições da sua Loja Online, dirija-se ao Menu Importar
Encomendas do osCommerce.
112
Nota: Neste exemplo não aparece qualquer tipo de encomenda porque não existia qualquer
ligação com Loja Online osCommerce.
- Para Importar as Encomendas clique em “Importar”.
- As Encomendas da Loja Online serão transferidas para Encomendas de Cliente.
Nota: só poderá interligar a sua Loja Online com o FactWeb caso a estrutura da mesma seja
equivalente ao OsCommerce ou então um site produzido pela N-Fact.
Como Consultar os Artigos Pendentes de Encomendas?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Consultar Artigos
Pendentes. Irá ficar visível a Lista de Artigos Pendentes.
113
- Pode efectuar a pesquisa por: Cliente; Vendedor; Família ou Subfamília de Artigo.
-­‐ Na Lista de Artigos Pendentes aparecerá toda a informação que criou nas Encomendas.
A diferença é que consegue observar a Quantidade Pedida, a Quantidade Pendente e o
Valor Pendente a pagar.
Como posso Facturar uma Encomenda de Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Facturar Encomendas.
114
- Pode efectuar pesquisa por: Cliente; Vendedor; Série de Facturação; Armazém.
- Seleccione o Cliente em questão e observe todas as Encomendas deste Cliente.
- Pode converter uma Encomenda ou parte de uma Encomenda (isto se os Artigos da
Encomenda não foram todos Entregues) para uma Factura.
- Quando estiver a converter/Facturar a Encomenda, basta introduzir as Un.naQtd. a
Facturar.
- Depois seleccione o “visto” de Factura e clique em “Facturar”.
Irá, automaticamente, ser “transportado” para a emissão de uma Factura de Cliente ou de
uma Venda a Dinheiro (mais à frente falaremos disto).
Como posso configurar uma Avença?
No Menu Vendas clique no botão Avenças e escolha a opção Configurar Avenças.
115
- Efectue uma pesquisa por Cliente, Situação ou por Palavra ou expressão.
-­‐ Consulte as Avenças que se encontram Activas, a sua Periodicidade, a quem estão
Designadas e qual o seu Valor s/ Iva.
-­‐ Para criar uma Avença nova clique em “Novo”.
- Escolha o Cliente em questão.
- Designe o Nome que quer dar à Avença e defina a Data de Início e Fim.
- Escolha a sua Periodicidade e o Dia do mês a ser facturada.
- Defina o seu Valor e Active-a.
116
Como posso facturar uma Avença?
No Menu Vendas clique no botão Avenças e escolha a opção Facturar Avenças. Irá ficar
visível a Lista de Avenças para Facturar.
- Nesta Lista terá um resumo das Avenças que tem. Consegue observar a Periodicidade e
valores a receber mensal e anualmente.
-­‐ Para Facturar Avenças, basta seleccionar o “visto” nas que pretende e clicar em
“Facturar”. Será, automaticamente, “transferido” para a Factura de Cliente – veremos
mais à frente.
Como posso emitir uma Factura Proforma?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e escolha a opção Facturas Proforma. Irá
ficar visível a Lista de Facturas Proforma.
117
Efectue uma pesquisa por: Ano, Mês, Vendedor ou Cliente.
-­‐ Para criar uma Factura Proforma clique em “Novo”.
118
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Insira a Data da Factura Proforma e a Data de Vencimento.
119
- Designe o Cliente em questão e os Dados serão, automaticamente, preenchidos.
- Insira Artigos e se pretender uma descrição mais detalhada clique em
e irá ser “aberta”
uma linha de texto.
-­‐ Caso pretenda “Facturar” a Factura Proforma clique em “Facturar”.
Como posso emitir uma Guia de Transporte?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e escolha a opção Guias de Transporte. Irá
ficar visível a Lista de Guias de Transporte.
Guia de Transporte: documento que não movimenta stocks. Normalmente, é utilizado para
efectuar o transporte de material “dentro” da empresa. Pode ser transformado em Factura e,
passará a movimentar stocks e Conta Corrente.
Efectue pesquisa por: Ano, Mês, Vendedor ou Cliente.
-­‐ Para criar uma Guia de Transporte clique em “Novo”.
120
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
121
- Insira a Data da Guia e a de Vencimento.
- Designe o Cliente e os Dados serão, automaticamente, preenchidos.
- Insira informação adicional no campo Observações.
- Designe o Local e Hora de Carga e Descarga.
- Insira os Artigos a transportar.
-­‐ Se pretender, pode transformar uma Guia de Transporte em Factura de Cliente, clique em
“Facturar”.
Como posso inserir uma Devolução de Cliente?
No Menu Vendas clique em Facturação e na opção Devoluções.
Devolução: só movimenta entrada de stocks. Por exemplo, é usado para repor stocks das
Guias de Consignação. Nos casos em que um Cliente devolve material e é devolvido o valor
(monetário), deve ser passado um documento de Nota de Crédito para movimentar stocks e
Conta Corrente.
Pode ainda ver graficamente as “Devoluções” e a sua “Evolução”.
122
Para criar uma Devolução clique em “Novo”.
123
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Insira todas as informações pretendidas. Não se esqueça de adicionar os Artigos e Preços
Unitários da Devolução.
- Insira informação adicional no campo Observações.
-­‐ Clique em “Finalizar”. Pode ainda Imprimir ou enviar por Email o documento.
Como posso criar uma Guia à Consignação?
No Menu Vendas clique em Facturação e na opção Guias de Consignação.
Guia de Consignação: documento que movimenta stocks, mas que não movimenta Conta
Corrente. No fim do prazo estabelecido: se o Cliente não devolver o material emite-se uma
Factura do material; ou então emite-se uma Devolução para repor o stock.
124
-­‐ Pode ainda ver graficamente o Nº Guias de Consignação emitidas.
Para criar uma Guia de Consignação clique em “Novo”.
125
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Actual
e o Crédito Disponível.
126
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Designe a Data de Vencimento da Guia de Consignação.
- Insira o Cliente em questão e os Artigos à consignação.
- Findo a Data de Vencimento e, tendo em conta que o Cliente vendeu/ficará com o
material, emita uma Factura clicando em “Facturar”.
-­‐ Se o Cliente optar por não ficar com o material, dirija-se ao Menu Devoluções e emita uma
com os mesmos Artigos.
Como posso criar uma Guia de Remessa?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e na opção Guias de Remessa.
Guia de Remessa: documento que movimenta stocks, mas não movimenta a Conta
Corrente. Posteriormente, terá de ser facturado para movimentar a Conta Corrente. É um
documento utilizado para transportar mercadoria.
127
Pode ainda ver graficamente o Nº de Guias de Remessa emitidas.
Para criar uma Guia de Remessa clique em “Novo”.
128
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Actual
e o Crédito Disponível.
129
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Insira a Série de Doc. pretendida. Estabeleça a Data da Guia e a Data de Vencimento
(normalmente 15 dias).
- Indique o Cliente em questão. Os Dados serão preenchidos automaticamente. Defina qual o
Armazém de saída da mercadoria e indique o Modo de Pagamento.
- No campo Comentário p/impressão em rodapé pode informações estabelecidas pela Lei
em cada tipo de Documento.
- Poderá indicar também o Local e Hora de Carga e Descarga, respectivamente.
- Insira os Artigos em questão, bem como Quantidade e Preço Unitário.
- Se achar necessário e útil, em qualquer tipo de Documento pode adicionar Números de
Série dos Artigos. Por exemplo, cada artigo tem um nº de série específico. Para registar o
Número de Série clique em
-­‐ Se pretender converter a Guia de Remessa em Factura clique em “Facturar”. Irá ser
“transportado”, automaticamente, para a criação de Factura.
130
Como posso criar uma Factura?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e na opção Facturas. Irá ficar visível a Lista
de Facturas de Cliente.
Nota: uma Factura, para ser liquidada, requer a emissão de um Recibo (veremos mais à
frente). Quando emite uma Factura significa que o material/artigo “saiu” do seu stock.
- Pode efectuar pesquisa de Facturas por: Ano, Mês, Vendedor ou Cliente.
- O campo RefªDocº serve para distinguir as Facturas que provêem de Encomendas e as
Facturas criadas através de Facturas Proforma, Guias ou Avenças.
131
- No campo Valor Total consegue ver o somatório individual e conjunto das Facturas com
Iva incluído.
- Em Valor Pendente poderá fazer um controlo das Facturas que já tenham sido liquidadas e
as que estão por liquidar (total ou parcialmente). Para efectuar um pagamento de um Cliente
terá que dirigir-se ao Menu Recibo (poderá ser um pagamento total ou parcial de
determinada Factura).
-­‐ Para criar uma Factura clique em “Novo”.
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Actual
e o Crédito Disponível.
132
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Defina a Data da Factura bem como a Data de Vencimento.
- Designe o Cliente em questão e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Indique o Modo de Pagamento da Factura.
-­‐ Preencha o campo Observações, bem como a informação em Rodapé.
- Por fim adicione os Artigos e/ou Serviços:
Para adicionar um Artigo clique em
Para adicionar um Serviço clique em
e defina a sua Designação.
-­‐ Depois de clicar em “Finalizar” pode “Imprimir” ou “Enviar por Email” o Documento.
-­‐ Para registar Números de Série clique em
(Esta opção só aparece depois de clicar em
“Finalizar”, no separador Produtos).
133
Neste exemplo estamos a inserir Nº de Série do Artigo 3. Cada vez que introduzir um Nº de
Série clique em “Enter” para adicionar outra linha, de modo a que possa inserir vários
Números de Série.
Como posso criar uma Venda a Dinheiro?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e na opção Vendas a Dinheiro. Irá ficar
visível a Lista de Vendas a Dinheiro de Clientes.
134
Pode ainda ver graficamente as “Vendas a Dinheiro” efectuadas e a sua “Evolução”.
Para criar uma Venda a Dinheiro clique em “Novo”.
135
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Indique o Cliente e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Preencha o campo Observações, bem como a informação em Rodapé.
136
- Por fim adicione os Artigos e/ou Serviços.
Para adicionar um Artigo clique em
Para adicionar um Serviço clique em
e defina a sua Designação.
- Para registar Números de Série clique em
- Depois de clicar em “Finalizar” pode “Imprimir” ou “Enviar por Email” o Documento.
Nota: uma Venda a Dinheiro não requer a emissão de Recibo. Venda a Dinheiro é
também designada por Factura/Recibo.
Como posso criar uma Nota de Crédito?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e na opção Notas de Créditos Financeiros.
Irá ficar visível a Lista de Créditos Financeiros.
Nota: a Nota de Crédito movimenta stocks e Conta Corrente.
Pode ainda ver graficamente os “Créditos Financeiros” e a sua “Evolução”.
137
Para criar uma Nota de Crédito clique em “Novo”.
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Actual
e o Crédito Disponível.
138
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Crédito.
- Insira o Cliente em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
-­‐ Insira os Artigos em questão e no fim clique “Finalizar”.
Como posso criar uma Nota de Débito?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e na opção Notas de Débitos Financeiros.
Irá ficar visível a Lista de Débitos Financeiros de Clientes.
139
- Pode ainda consultar graficamente os “Débitos Financeiros” e a sua “Evolução”.
- Para criar uma Nota de Débito a Cliente clique em “Novo”.
140
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Actual
e o Crédito Disponível.
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo,
fotocópias.
141
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Débito.
- Insira o Cliente em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
Nota: a Nota de Débito é designada apenas por um valor, isto é, pode adicionar um Artigo e
definir o valor da Nota de Débito, ou pode apenas clicar em
e definir a Designação da
Nota de Débito.
-­‐ Insira os Artigos e Valor em questão e no fim clique em “Finalizar”.
Como posso criar um Talão de Devolução?
No Menu Vendas clique no botão Facturação e na opção Talões de Devolução. Irá ficar
visível a Lista de Talões de Devolução de Clientes.
Nota: os Talões de Devolução são utilizados quando se estorna uma Venda a dinheiro sem
um Cliente designado. Quando uma VD tem um Cliente associado e clicamos em “Estornar”
somos “transportados” para Notas de Crédito.
142
Quando estornamos uma Venda a dinheiro sem Cliente temos que preencher o “Motivo do
Estorno”.
Só depois somos “transportados” para a edição do Talão de Devolução.
- Preencha todos os Dados do Talão de Devolução e no fim Imprima o seu documento.
143
Como posso emitir um Recibo para o Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Contas Correntes e na opção Recibos. Irá ficar visível a
Lista de Recibos a Clientes.
- Também poderá ver graficamente os “Recibos Emitidos” e a sua “Evolução”.
144
- Efectue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Cliente.
-­‐ Para criar um Recibo clique em “Novo”.
145
- Escolha a Série de Documento.
- Clique em
e insira o Cliente em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
-­‐ Defina a Data e insira a RefªDocº (por exemplo Factura) a que corresponde o Recibo.
- No campo Valor a liquidar, o valor pago neste Documento é de 1599€. Isto é, de um Total de
1599€, pagou-se 1599€, sendo que o valor que ficou pendente (por pagar) é de 0€.
Outra forma de Liquidar um Documento (Recibo) é no Registo da Factura que pretende
clique no botão que diz “Liquidar”. Automaticamente irá ser “transportado” para a emissão
do Recibo.
Como posso consultar a Conta Corrente de um Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Contas Correntes e na opção Conta Corrente de
Cliente. Irá ficar visível a Lista de Contas Correntes de Clientes.
146
- Para consultar uma Conta Corrente, escolha o Cliente em questão no campo “Cliente”.
- Pode definir também intervalos de Datas ou, se preferir, pesquisar por uma palavra ou
expressão.
- Neste exemplo, e de acordo com a Conta Corrente deste Cliente, o Saldo é: 10 066.32€,
isto é, o Cliente tem a pagar este Valor.
147
-­‐ Através do botão “Enviar Conta” pode ainda enviar um link com a conta corrente do cliente,
onde este pode consultar todo o histórico e fazer o download de todos os documentos. Este
link é actualizado automaticamente.
Pegando no exemplo em cima: (descrição da Conta Corrente)
- Saldo Inicial (neste caso, 0€): imaginemos que trocou de software de facturação
recentemente e que, este Cliente, tinha Crédito/Débito em activo. No Menu Utilitários
poderá controlar os Saldos Iniciais.
- Factura Cliente 1: emitiu-se uma Factura de 123.00€
- Factura Cliente 2: emitiu-se uma Factura de 1.845,00€
- Factura Cliente 3: emitiu-se uma Factura de 1.537,50€
- Factura Cliente 5: emitiu-se uma Factura de 3.536,25€
148
- Factura Cliente 7: emitiu-se uma Factura de 2.767,50€
-­‐ O total destas 5 facturas dá 9.809.25€. O que quer dizer que foram emitidas facturas para
este cliente neste valor.
- Recibo nº3: o Cliente pagou 1.968,00€ e, emitiu-se o Recibo. Dos 9.809.25€, subtraímos
este pagamento e ficam 7.841,25€ por receber do Cliente.
- Factura Cliente nº9: emitiu-se Factura no valor de 1.845,00€. O Saldo devedor do Cliente é
de agora de - 9.686,25€.
- Factura Cliente nº11: emitiu-se uma Factura no valor de 3.997,50€.
- Factura Cliente nº12: emitiu-se uma Factura no valor de 4.151,25€. O Saldo devedor do
Cliente é de agora de – 17.835,00€.
- Recibo nº6: o Cliente pagou 3.382,50€ e emitiu-se o Recibo. Dos – 17.835,00€, subtraímos
este pagamento e ficam 14.452,50€ por receber do Cliente.
- Factura Cliente nº7: emitiu-se uma Factura no valor de 1.937,25€. O Saldo devedor do
Cliente é de agora de – 16.389,75€.
- Recibo nº8: o Cliente pagou 7.533,75€ e emitiu-se o Recibo. Dos – 16.389,75€, subtraímos
este pagamento e ficam 8.856,00€ por receber do Cliente.
- Factura Cliente nº8: emitiu-se uma Factura no valor de 1.599,00€.
- Factura Cliente nº14: emitiu-se uma Factura no valor de 1.548,57€. O Saldo devedor do
Cliente é de agora de – 12 003.57€.
- Venda a Dinheiro nº3: o Cliente efectuou Compra e pagou no valor de 123.00€. O Saldo
devedor é o mesmo.
- Factura Cliente nº18: emitiu-se uma Factura no valor de 307.50€. O Saldo devedor do
Cliente é de agora de – 12.311,07€
- Venda a Dinheiro nº5: o Cliente efectuou Compra e pagou no valor de 146.06€. O Saldo
devedor é o mesmo.
- Crédito Financeiro: o Cliente devolveu material e efectuou-se uma Devolução. O valor da
Nota de Crédito é de 307.50€. Deste modo, ao Saldo devedor do Cliente subtrai-se 307.50€
(fica a dever - 12.003,5€).
- Recibo nº9: o Cliente pagou 1.937,25€ e emitiu-se o Recibo. Dos - 12.003,5€, subtraímos
este pagamento e ficam 10.066,32€ por receber do Cliente.
-­‐ O Saldo final é de 10.066,32€ que o Cliente continua a ter por pagar.
149
Menu POS
O que é um POS? Para que serve?
POS significa Point of Sale – Posto de Venda – um local onde ocorre uma transacção
financeira, por exemplo, uma Loja que efectue venda ao público. Por outras palavras, o POS é
um sistema de software interligado com a Impressora de Talões e Caixa Registadora
usado em estabelecimentos de venda ao público.
Posso interligar a Impressora, Caixa Registadora, Leitor Código de
Barras e TouchScreen com o POS?
Pode interligar estes elementos físicos com o Módulo do POS. Basta ligar os elementos à
aplicação e testar. Inclusive, pode testar o seu funcionamento na própria Demo POS que se
encontra no site www.Powerfac.com
Ligue os elementos físicos e teste (caso funcionem, basta configurar de forma correcta e
começar a trabalhar).
Um dos dispositivos que se costuma utilizar com o POS é a Balança e o Visor de Cliente.
Contudo, o nosso Módulo POS não permite esta interligação (pelo menos para já).
Todos os registos de Vendas que efectuar no POS serão, automaticamente, registados e
convertidos para a Aplicação Base.
No próprio POS ou na Aplicação Base do FactWeb, poderá consultar todos os registos de
vendas: volume de vendas, fecho de caixa, sessões de caixa, valor de abertura de caixa,
definir utilizadores e suas autonomias.
Nota: Antes de começar a trabalhar no Módulo POS terá que configurar primeiro a
Aplicação Base do FactWeb.
Passos para Activação/Configuração do Módulo POS (na Aplicação
base):
Criar Perfil de Acesso para o POS
Clique no Menu Geral e em Perfis de Acesso. Clique em “Novo” para criar um Novo Perfil
de Acesso. Designe por POS (por exemplo) e no campo Tipo de Perfil escolha a opção
Módulo de Vendas.
Por fim, Grave esta alteração.
150
Definir o Escalão de Preço com Iva Incluído
Clique no Menu Tabelas, Condições de Venda e em Escalões de Preço. Clique em
“Novo” para criar Novo Escalão de Preço. Designe, por exemplo, como “POS” ou
“Preço de Venda ao Público” e, não se esqueça de seleccionar o “visto” de Iva
Incluído.
Por fim, Grave.
Criar e Definir um Novo Utilizador e Senha de Acesso
- Clique no Menu Geral e em Utilizadores. Clique em “Novo” para criar um Novo
Utilizador.
- Uma vez na Ficha de Utilizador, insira o Nome que pretende dar e, o campo Email
servirá de Login para aceder ao POS. Clique sobre o visto “Activo” e defina se pretende
que este Utilizador possa “Alterar os preços de venda” e “Inserir preços com Iva”.
- Designe o Departamento correspondente e o campo Perfil de Utilizador (defina após
alterar a senha de acesso). Clique em “Gravar” para guardar a informação, volte a entrar
na Ficha de Utilizador e copie a Senha de Acesso. Não se esqueça do que definiu no
campo Email.
Faça sair do FactWeb e volte a entrar, desta vez com os Dados de Acesso do Novo
Utilizador. Depois, clique no Menu Geral e em Alteração da Senha de Acesso. Defina a
nova Senha e Grave.
Por fim, volte a clicar em Utilizadores e seleccione o Utilizador em questão. Confirme se no
campo Senha de Acesso está a Senha escolhida. Para terminar, no campo de Perfil de
Utilizador, escolha o Perfil de Acesso que definiu para POS e clique em “Gravar”.
Activar o Módulo POS
Clique no Menu Geral e em Dados Gerais da Empresa. Uma vez no submenu Dados
Gerais da Empresa, seleccione o separador POS.
Uma vez no separador POS, seleccione o “visto” de Activo, defina as Séries de
Documentos pretendidas e, por último, escolha o Escalão de Preço com Iva Incluído
que definiu para o Módulo POS.
Caso utilize uma Balança (não é possível interligar com o NetFacturação), em que imprima
as etiquetas (com informação de preço, validade, peso…), configure o Formato da
Etiqueta neste separador - (ver página 8).
151
Por fim, clique em “Gravar”.
Activar e Configurar os Artigos para o POS
Clique no Menu Tabelas e em Artigos. Uma vez na Lista de Artigos seleccione o Artigo
que pretende que fique disponível no POS.
Na Ficha do Artigo que seleccionou tem que proceder a 2 alterações simples:
- Designar e preencher o Escalão de Preço correcto que definiu para o POS, no
campo “Preços de Venda por Escalão”.
- Clicar/seleccionar o “visto” no campo Activo (POS).
Repita a mesma acção em todos os Artigos que pretenda que estejam disponíveis no seu
Módulo POS.
Só após estes 5 Passos importantes (e conforme a ordem apresentada), ficará com o Módulo
POS activo e operacional.
Como entrar no Módulo POS?
Após ter definido o Utilizador para o POS (e todos os passos atrás referidos), utilize os
campos de Email e Senha de Acesso para efectuar o Login na entrada do NetFacturação.
Utilizando os acessos do Utilizador POS, ao invés de entrar na Aplicação Base, irá entrar no
Módulo POS.
Como posso anular/estornar um documento?
Dentro do registo de um documento tem uma das duas opções: “Anular” ou “Estornar”.
Pode anular Facturas e Vendas a Dinheiro até 5 dias. Caso pretenda anular documentos de
datas superiores a 5 dias terá que (após entrar no registo do documento) clicar no botão
"Estorno" (Separador 3 Finalizar) -» redigir o "Motivo" da anulação e, será transportado
para Nota de Crédito. Para completar o “ciclo” e saldar o valor pendente na Conta
Corrente, emita o Recibo que liquide a Factura que estornou e a Nota de Crédito que
criou.
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Para “Anular” (não é “Estornar”) um documento basta clicar no botão indicado.
-­‐ Quando estorna um documento com cliente designado é sempre “transportado” para uma
Nota de Crédito. Quando o documento não tem nenhum cliente (no caso de Venda a
dinheiro, por exemplo) é transportado para um Talão de Devolução.
- Nas Guias de Remessa só poderá “Estornar”. Depois tem de apresentar o motivo e, é
“transportado” para uma Devolução.
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