Índice - KeyInvoice

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Índice - KeyInvoice

Índice
Menu Geral
5
Como obter uma análise rápida do meu negócio?
5
Como configurar o KeyInvoice e os Dados da minha Empresa?
5
Como criar e gerir os Utilizadores?
9
Como posso alterar a minha Senha de Acesso?
10
Como posso gerir a autonomia de cada Utilizador?
10
Como posso salvaguardar os meus dados através de um backup?
15
Menu Tabelas
16
Como criar um Cliente?
16
Como criar um Fornecedor?
19
Como posso criar um Vendedor?
20
Como posso criar um Artigo?
21
Como criar Famílias de Artigos?
25
Como criar Unidades de Artigos?
26
Como criar Armazéns?
27
Como criar Taxas Ecovalor?
28
Como criar uma Marca?
28
Como criar Tipos de Artigos?
29
Como criar um Fabricante?
29
Como definir as Condições de Pagamento?
30
Como definir os Modos de Pagamento?
31
Como criar os Escalões de Preços?
32
Como definir as Situações de Encomendas?
32
Como criar um Banco?
33
Como gerir as Comissões da equipa comercial?
34
Como criar uma Situação (CRM)?
39
Como criar um Tipo de Ação (CRM)?
39
Como criar uma Série de Documento?
40
Como criar um Departamento da Empresa?
42
Como criar um Modo de Expedição?
43
Como criar uma Zona Geográfica?
43
Como posso criar um Projeto e gerir o Controlo de Custos?
44
Como criar um País?
45
Como gerir as Taxas de IVA?
46
Como associar Motivos de Isenção a uma Taxa Isenta?
47
Menu Gestão
49
Como posso fazer um Plano de Orçamento Anual?
49
Como posso analisar todos os Documentos não liquidados?
51
Menu Relatórios
52
www.keyinvoice.com - 1
Menu Utilitários
53
Como posso configurar o layout dos meus Documentos?
53
Como posso emitir um Ficheiro SAFT-PT
57
Como posso importar Dados para o KeyInvoice?
57
Como posso gerir os Saldos Iniciais das Entidades?
58
Como posso inserir Campos de Pesquisa e Informação?
59
Como personalizar a Tabela que criei em Campos definidos pelo Utilizador?
61
Menu CRM
63
Como criar um Contacto no meu CRM?
63
Como criar uma Oportunidade no meu CRM?
65
Como criar um Orçamento no meu CRM?
67
Como ver as Ações Pendentes do meu CRM?
70
Como efetuar análise aos Indicadores do meu CRM?
71
Como posso aceder à minha Agenda?
72
Menu Compras
74
Como fazer uma Encomenda ao meu Fornecedor?
74
Como Consulto os Artigos Pendentes de uma Encomenda?
76
Como posso converter uma Encomenda?
77
Como posso inserir uma Guia de Remessa de Fornecedor?
78
Como posso inserir uma Devolução a Fornecedor?
79
Como posso criar uma Fatura de Compra (Fornecedor)?
80
Como posso criar uma Venda a Dinheiro (Fornecedor)?
82
Como posso criar uma Nota de Crédito (Fornecedor)?
84
Como posso criar uma Nota de Débito (Fornecedor)?
86
Como posso liquidar um Documento de um Fornecedor?
87
Como posso consultar a Conta Corrente de um Fornecedor?
89
Menu Stocks
92
Como posso fazer um Acerto de Stock?
92
Como fazer uma Transferência de stock entre Armazéns?
93
Como posso analisar o material que tenho em stock?
94
Como posso analisar o “rasto” de um Artigo em stock?
95
Como posso pesquisar um Número de Série de um Artigo?
96
Como posso pesquisar um Artigo em Consignação?
97
Menu Vendas
98
Como posso registar uma Encomenda de Cliente?
98
Como posso importar Encomendas do osCommerce?
101
Como Consulto os Artigos Pendentes de Encomendas?
101
Como posso Faturar uma Encomenda de Cliente?
102
Como posso configurar uma Avença?
103
Como posso faturar uma Avença?
104
Como posso emitir uma Fatura Proforma?
105
Como posso emitir uma Guia de Transporte?
107
Como posso inserir uma Devolução de Cliente?
110
Como posso criar uma Guia à Consignação?
112
Como posso criar uma Guia de Remessa?
114
Como posso criar uma Fatura?
116
Como posso criar uma Venda a Dinheiro?
120
Como posso criar uma Nota de Crédito?
122
Como posso criar uma Nota de Débito?
124
Como posso criar um Talão de Devolução
126
Como posso emitir um Recibo para o Cliente?
128
Como posso consultar a Conta Corrente de um Cliente?
130
Como posso anular/estornar um documento?
133
Menu Geral
Como obter uma análise rápida do meu negócio?
No botão Página Inicial tem disponível um Painel Financeiro onde pode analisar: Facturação vs Recebimentos
e Compras vs Pagamentos, para estar sempre a par da evolução do seu negócio.
Consulte a Idade dos Saldos, saiba os Dias de vencimento vs Valor (permilagem).
Na Página Inicial pode ainda consultar o Top Clientes e Top Artigos mensais. Isto é, os Clientes que efetuaram
mais compras e os Artigos mais vendidos, respetivamente.
Nota: os botões de Menus e Sub-menus existem na parte lateral esquerda e no topo da página. Foram “divididos”
no intuito de separar os Menus que costumam ser mais utilizados (da esquerda).
Como configurar o KeyInvoice e os Dados da Empresa?
O primeiro passo é configurar a sua empresa no botão Geral -» Dados Gerais da Empresa -» Dados Gerais. Neste
separador preencha os campos com a informação da sua empresa.
Defina o número de casas decimais a usar nos preços dos artigos/serviços. Se desejar inibir opções do menu insira o “visto” para ocultar a opção.
Clique em “Gravar” para guardar todas as alterações.
Notas:
Nº linhas em grelha: define a quantidade de linhas de artigos que aparecerão na impressão.
Retenção de IRS: se faturar com Retenção veja a Adenda: Manual da Retenção na Fonte.
Pode adicionar artigos na fatura: ao faturar, se inserir os dados de um artigo não criado, automaticamente, ficará
disponível e criado na sua lista de artigos se clicar em “novo”.
Tempo de sessão: tem que ver com a inatividade.
Form. Registo documento: quando faturar pode optar por dividir: informação cliente, artigos e informação adicional estar dividida por separadores. Ou opte pelo formato tradicional.
Envio de documentos via Email
Preencha a informação nos respetivos “campos” e está a criar uma ligação entre o KeyInvoice e o seu Servidor
de Email. Se preencher o email na Ficha de Cliente quando estiver a faturar, se clicar no botão “Enviar por
email”, está a enviar o documento para o email do cliente através de um click.
Ligação com Loja online "osCommerce"
Preencha os dados nos respetivos “campos” para criar ligação do software com a sua Loja Online osCommerce.
Esta plataforma serve para configurar apenas e só Lojas Online que tenham estrutura do osCommerce e que não
tenha sido produzidas pela NFact, Lda. Se tem uma Loja Online produzida pela NFact, Lda., contacte-nos.
Esta função permite importar Encomendas, Artigos e Clientes.
Configurações POS
É uma plataforma – Point of Sale – normalmente utilizada para estabelecimentos de venda ao público. Neste
Menu pode configurar/ativar o POS bem como configurar o formato das etiquetas utilizadas no Código de Barras.
Active o POS e consulte o resto das definições/informações no Manual do POS.
Configurações Referências Multi-Banco
Aplicação que permite disponibilizar pagamentos via Refª MB. Após celebrar acordo com um dos nossos parceiros configure neste Menu os campos necessários.
Active as Refª MB e consulte o resto das definições/informações no Manual Das Refª MB.
Configurações da API
Com a disponibilização da API pode interligar o seu website ou plataforma online com o seu KeyInvoice. Neste
Menu configure todos os passos necessários.
Consulte mais informação sobre a API em: http://v2.netfacturacao.pt/api
Como criar uma Loja/Delegação?
Para criar Lojas consulte o nosso Departamento Comercial. Se adquiriu o Módulo Loja, neste menu pode criar e
configurar uma Loja/Delegação. Clique em “Novo”.
Uma vez na Ficha de Delegação/Loja preencha a informação necessária. Na impressão de um documento, se
entender que a identificação seja a da Loja e não a da Sede, selecione “Sobrepor Designação da Empresa”.
Como criar e gerir os Utilizadores?
No menu “Geral” clique em “Utilizadores” para ver quem tem acesso ao software. Na Lista de Utilizadores faça a
pesquisa por Departamento ou por uma Expressão.
Se pretender obtenha a sua Lista de Utilizadores em formato Excel, clique em “Gerar Excel”.
Para adicionar um Novo Utilizador clique no botão “Novo”.
Na Ficha de Utilizador preencha a informação pessoal e defina os parâmetros pretendidos.
Cada Utilizador terá autonomias diferentes definidas pelo Administrador. O Administrador opta se o Utilizador
está Ativo ou não; a que Departamento pertence; qual é o seu Perfil de utilizador; se este trabalha com preços
com IVA incluído ou não.
Se ativar a opção “Recebe notificações por email” significa que este Utilizador, diariamente, irá receber um relatório de faturação via email: faturas por liquidar e para liquidar.
Como posso alterar a minha Senha de Acesso?
Crie a nova password através do “Menu Geral” no botão “Alteração de Senha de Acesso”. Cada Utilizador tem a
sua própria Senha de Acesso. Só o próprio Utilizador (após início da sessão) é que poderá mudar a sua senha.
Como criar um perfil de acesso e autonomias de um Utilizador?
O Administrador, após criar Novo Utilizador e preencher os Dados Pessoais do mesmo, pode limitar o Utilizador a
diversos dados da empresa e funcionalidades do software de faturação, através de Perfis de Acesso.
Primeiro, o Administrador terá que criar um novo Perfil de Acesso e definir que determinado Perfil poderá ou
não ter acesso a certas funcionalidades.
No “Menu Geral” clique no botão “Perfis de Acesso” para aceder à Lista de Perfis de Acesso.
Para criar uma Ficha de Perfil de Acesso clique no botão “Novo”.
Indique a Designação do Perfil de Acesso. Poderá inibir o acesso ao Painel financeiro da Página Inicial e tem
disponíceis 3 opções de Tipo de Perfil:

Módulo Vendas: o Utilizador só terá acesso às Vendas e poderá efetuar todas as funcionalidades deste Módulo. Perfil usado para o POS.

Módulo Consulta: o Utilizador só Consulta, não efetua nenhuma funcionalidade.

Aplicação: o Utilizador terá acesso mais amplo. Contudo, o Administrador pode limitar o raio de
ação do utilizador clicando no “visto”, permitindo o acesso do Utilizador às funcionalidades pretendidas.
O Administrador pode limitar o acesso ao Utilizador a vários Menus: Geral, Tabelas, CRM, Compras, Stocks, Vendas, Gestão, Relatórios, Utilitários, Ajuda, POS, Listagens de Stocks, Listagens de Vendas, Declarações Obrigatórias, Listagens de Compras, Listagens de Tabelas e Consultas.
O Utilizador quando iniciar a Sessão terá acesso aos Menus de acordo com o que o Administrador previamente
definir em Tipo de Perfil.
Como posso efetuar uma cópia de segurança dos meus dados?
Não é “necessário” efetuar cópias de segurança. Uma vez que o software é Online, existem backups de toda a
informação de todos os clientes nos nossos servidores. Contudo, para minimizar o risco da perda de dados da sua
faturação, efetue ocasionalmente Cópias de Segurança através do “Menu Geral” no botão “Efetuar Cópia de
Segurança”.
Quando finalizar o processamento ficará disponível um link para efetuar o download da Cópia de Segurança.
Menu Tabelas
No Menu Tabelas tem acesso a 6 Sub-menus cada um com Sub-menus próprios: Entidades, Artigos, Condições
de Venda, CRM, Gestão Bancária e Gerais.
Como criar um Cliente?
No “Menu Tabelas” e no sub-menu “Entidades” escolha a opção Clientes.
Ficará visível a sua Lista de Clientes onde poderá efetuar uma pesquisa por Zona Geográfica, Vendedor, Escalão
de Preços ou por Expressão.
Se pretender chegar à informação de um Cliente ou alterar algum dado clique na Designação de um Cliente na
Lista de Clientes.
Para criar um Cliente clique em “Novo”. Uma vez na Ficha de Cliente preencha informação do separador “Dados
Gerais”.
No canto superior direito tem 4 separadores relativos a dados de cliente:

Dados Gerais

Condições Financeiras

Moradas Alternativas

Contas Cliente
Digite um código que pretende atribuir ao Cliente. Note que não poderá haver dois códigos iguais na Lista de
Clientes. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá automaticamente.
Insira um contribuinte. Não podem existir contribuintes iguais, é um campo obrigatório.
No campo vendedor poderá associar a este cliente um vendedor específico que terá de ser previamente criado
no menu “Tabelas”, “Entidades” e “Vendedores”. Deste modo, sempre que colocar este cliente na emissão de
uma fatura aparecerá automaticamente o Vendedor associado.
Para definir uma zona geográfica terá de previamente criar uma no menu “Tabelas”, “Gerais”eopção “Zonas
geográficas”.
No campo Escalão de Preços poderá associar um escalão de preço ao Cliente. Deste modo, sempre que criar
um documento e selecionar este Cliente o escalão será aplicado a todos os artigos escolhidos. Os escalões de preços poderão ser criados no menu “Tabelas”, “Condições de Venda” e opção “Escalões de Preços”.
Para definir o Modo de Expedição terá de previamente criar um no menu “Tabelas”, “Gerais” e opção “Modos de
Expedição”.
Poderá no campo Desconto Habitual (cabeçalho) definir o desconto que, por defeito, este Cliente terá em
todos os produtos que comprar. O valor deste desconto surgirá logo no documento a criar sendo aplicado de imediato aos artigos selecionados.
No campo Desconto Habitual (linha) será o desconto que o Cliente terá por cada (linha) de artigo.
A diferença entre estes 2 Descontos é a seguinte:
 De um Preço de 100€ + IVA, se aplicarmos um Desconto (cabeçalho) de 30%, o resultado será: 86,10€=
70€ + 16,10€(Iva = 23%)
 De um Preço
de 100€ + IVA,se
aplicarmos 30%, mas 15% de Desconto (cabeçalho) + 15% Desconto (linha), a diferença será: 85€(com
15% Desconto cabeçalho) e 72,25€ (com Desconto linha). Aos 72,25 soma-se o Iva de 23%= 88,87€.
No campo Limite de Crédito poderá definir o “plafond” do Cliente para fazer compras. Nofim do documento terá
sempre acesso ao Limite ainda disponível ao Cliente.
Se o Crédito for ultrapassado o valor disponível ficará negativo.
Caso o Cliente tenha várias moradas clique no botão Moradas Alternativas e preencha os dados.
No fim de preencher a Ficha do Cliente, clique em “Gravar” para guardar a informação.
Em qualquer altura, pode clicar no botão Enviar Conta. O KeyInvoice, enviará um link para o email que tiver
registado na Ficha de Cliente com toda a informação da conta corrente.
Este link será permanente. Isto é, a qualquer altura o seu Cliente pode aceder a este link e consultar a sua conta
corrente bem como efetuar o download de documentos emitidos.
No separador Contas Cliente em Ficha de Cliente consegue consultar quando e para quem foi enviado este link.
Como criar um Fornecedor?
No “Menu Tabelas” e “Entidades” escolha a opção Fornecedores.
Ficará visível a sua Lista de Fornecedores onde poderá efetuar pesquisa por Zona Geográfica ou por Expressão.
Se pretender chegar à informação de um Fornecedor ou alterar algum dado clique na Designação. Para criar um
Fornecedor clique em “Novo”.
Na Ficha de Fornecedor preencha a informação no separador Dados Gerais.
Digite um código que pretende atribuir ao Fornecedor. Note que não poderá haver dois códigos iguais na Lista
de Fornecedores. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá automaticamente.
Para definir um País terá de previamente criar um no menu “Tabelas”, “Gerais” e opção “Países”.
Para definir uma zona geográfica terá de previamente criar uma no menu “Tabelas”, “Gerais” e opção “Zonas
geográficas”.
Preencha também a informação relativa aos separadores: Condições Financeiras e Moradas Alternativas.
No fim, clique em “Gravar” para finalizar o processo de criação do Fornecedor.
Como posso criar um Vendedor?
Poderá criar os vendedores que desejar. Basta ir ao “Menu Tabelas”, “Entidades” e clique na opção Vendedores.
Irá ficar visível a Ficha de Vendedor. Atribua o tipo de comissão ao vendedor em questão.
Para criar uma Comissão dirija-se a “Menu Tabelas”, “Condições de Venda” e selecione a opção Comissões. Mais
à frente explicaremos este capítulo das Comissões mas o objetivo é criar primeiro uma comissão para depois atribuir à Ficha do Vendedor.
Como posso criar um Artigo?
No “Menu Tabelas” clique no botão “Artigos” e escolha a opção Artigos. Ficará visível a Lista de Artigos, onde
poderá efetuar uma pesquisa por Tipo de Artigo, Família, Subfamília, Marca, Código de Artigo e por Designação.
Na Lista de Artigos pode definir que determinado produto irá ficar Ativo (POS) ou disponível na sua Loja Online
Prime (API). Ou então entre na ficha de um artigo e ative.
Se pretender chegar à informação de um Artigo ou alterar algum dado clique em cima da Designação de um Artigo na Lista de Artigos. Para criar um Artigo clique em “Novo”. Irá aparecer a Ficha do Artigo no separador Geral.
Na Ficha de Artigo preencha os campos com informação. No fim clique em “Gravar”.
Se mais tarde pretender Eliminar este Artigo clique em “Eliminar”. Só pode eliminar Artigos que não estejam
comtemplados em movimentos de documentos.
Separador Gerais da Ficha de Artigo
- Digite um código que pretende atribuir ao Artigo. Note que não poderá haver dois códigos iguais na Lista de
Artigos. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá automaticamente. Escreva a Designação do Artigo e,
se pretender nomeie uma Abreviatura.
- Associe o Artigo a uma Família e Subfamília. Estes 2 campos terão de ser criados no “Menu Tabelas”,
“Artigos” e na opção “Família de Artigos”.
- Pode associar um Artigo a uma Marca e a um Modelo. Estes campos são criados no “Menu Tabelas”, “Artigos”,
“Marcas”. Dentro da opção Marcas pode criar vários Modelos.
- Poderá ainda definir Tipo de Artigo no “Menu Tabelas”, “Artigos”, “Tipo de Artigos”.
- Escolha o tipo de Unidade do Artigo como por exemplo se o Artigo é comercializado à unidade, caixa, ao litro,
etc. Este campo também terá de ser previamente criado no “Menu Tabelas”, “Artigos” e na opção “Unidades de
Artigos”.
- Escolha a Taxa de IVA a aplicar sobre o produto. Esta tabela também terá de ser previamente criada pelo Utilizador no “Menu Tabelas”, “Gerais” e na opção “Taxas de I.V.A”.
- Adicione o Fabricante do Artigo que pode ser criado no “Menu Tabelas”, “Artigos” e na opção “Fabricantes”.
- Em Descrição curta e longa defina a informação que pretende que apareça na sua Loja Online Prime.
- No campo Observações pode colocar ou não um pequeno comentário ao Artigo que está a ser criado. Este
campo é facultativo.
- As taxas de EcoValor serão taxas a aplicar ao Artigo no ato da venda. Este campo é facultativo e pode ser configurado no “Menu Tabelas”, “Artigos” e “Taxas de EcoValor”.
- Adicione a Foto do Artigo em questão clicando no botão “Foto +”
Separador Preços da Ficha de Artigo
- O próximo campo que define o Preço de venda por Escalões. É um campo facultativo uma vez que pode apli-
car o preço de venda no ato de emissão do documento. No caso de preenchido vai definir vários preços a aplicar
ao mesmo Artigo dependendo do escalão a assumir no ato da venda. Os escalões podem ser criados no “Menu
Tabelas”, “Condições de Venda” e na opção “Escalões de Preços” e, defina se o escalão tem IVA incluído ou não.
Separador Stocks da Ficha de Artigo
- Pode ainda ativar a opção se o Artigo Movimenta Stocks.
No caso de em vez de trabalhar com Artigos trabalhar com a “Venda” de Serviços (por exemplo aulas de traduções ou consultoria) deverá ativar o campo Artigo Reconhecido como serviços. Obrigatoriamente, se ativar
esta última opção, o Artigo nunca Movimenta Stocks.
- O stock máximo e stock mínimo referem respetivamente o limite máximo e mínimo que um Artigo poderá
existir em stock/armazém. Para criar um Armazém: “Menu Tabelas”, “Artigos” e escolher a opção “Armazéns”.
- Conseguirá ainda consultar o “rasto” do seu artigo, quantidades em stock e o seu PCM –Preço de Custo Médio
em todos os meses do ano.
Nota: Se este Artigo tiver Lotes e Validades ative esta opção. Para mais informações sobre este módulo consulte o manual respetivo.
Como criar Famílias de Artigos?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Famílias de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Família de Artigos.
Para criar uma Família de Artigo clique em “Novo”.
- Designe o Família, insira uma Referência e crie as Subfamílias que desejar carregando na tecla “Enter” após
preencher uma Subfamília.
Como criar Unidades de Artigos?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Unidades de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Unidades de Artigos.
- Para criar uma Unidade de Artigo clique em “Novo”.
- Insira um código da Unidade, a Designação e Abreviatura. No fim, grave.
Como criar Armazéns?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Armazéns. Irá ficar visível a Lista de Armazéns.
- Para criar um Armazém clique em “Novo”.
- Defina a Designação que deseja dar ao Armazém e defina as Localizações existentes. Cada Localização terá uma
gestão de stocks independente mas integrada com o Armazém.
- Pode criar várias Localizações e vários Armazéns. Quando criar um Artigo defina a que Armazém pertence e a
que Localização.
Como criar Taxas Ecovalor?
Existem Artigos que tem de ser taxados com o Ecovalor. O Ecovalor advém da obrigatoriedade em assumir responsabilidade pelas pilhas e baterias. A taxa varia consoante o tipo de químico da bateria.
Dirija-se a Menu Tabelas, Artigos e na opção Taxas Ecovalor. Irá ficar visível a Lista de Taxas Ecovalor.
- Para criar uma Taxa Ecovalor clique em “Novo”. Escolha a Designação e dê um valor em € à Taxa.
Para associar uma Taxa Ecovalor a um Artigo, entre na Ficha de Artigo e na campo “Taxa Ecovalor” associe a
taxa (em valor) ao artigo. Sempre que faturar este Artigo, o Ecovalor será contabilizado.
Como criar uma Marca?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Marcas. Irá ficar visível a Lista de Marcas.
Ao criar Marcas pode depois atribuir aos Artigos que tiver criado. É mais um filtro para segmentar os Artigos.
- Para criar uma Marca clique em “Novo”.
- Defina o nome da Marca através do campo Designação e acrescente os Modelos que desejar.
- No fim grave a informação.
Como criar Tipos de Artigos?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Tipos de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Tipos de Artigos.
Se desejar criar mais filtros para diferenciar Artigos, esta é uma boa opção.
Como criar um Fabricante?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Fabricantes. Irá ficar visível a Lista de Fabricantes dos Artigos.
- Para criar um Fabricante clique em “Novo”.
Como criar um Lote e atribuir Validades?
No Menu Tabelas, Artigos e na opção Lotes. Irá ficar visível a Lista de Lotes.
Para mais informações sobre Lotes, consulte o Manual de Lotes e Validades.
Como definir as Condições de Pagamento?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Condições de Pagamento. Irá ficar visível a Lista de Condições de Pagamento com as diferentes Designações e Dias de Vencimento.
É possível criar uma nova Condição de Pagamento com o respetivo prazo de vencimento. Ao emitir um documento e se escolher a Condição que criou, o prazo de vencimento é calculado automaticamente.
- Para criar uma Condição de Pagamento clique em “Novo”. Defina a Designação e o prazo de vencimento.
Como definir os Modos de Pagamento?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Modos de Pagamento. Irá ficar visível a Lista de Modos de
Pagamento.
- Para criar um Modo de Pagamento clique em “Novo”
Aqui existem várias definições que têm que ver com a Gestão Bancária (ver Manual).
Como criar os Escalões de Preços?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Escalões de Preços. Irá ficar visível a Lista de Escalões de
Preços.
- Para criar um Escalão de Preço clique em “Novo”.
Defina a Designação e escolha se o Escalão de Preço que criou tem Iva Incluído.
Ao criar vários Escalões de Preço permite-lhe atribuir a um Artigo vários preços. Por sua vez, pode associar este
Escalão a um Cliente. Sempre que este Cliente comprar determinado Artigo, o preço utilizado será o do Escalão
pré-definido.
Como definir as Situações de Encomendas?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Situações de Encomendas. Irá ficar visível a Lista de Situações de Encomendas.
- Mais à frente falaremos das Encomendas. Contudo, neste campo o Utilizador poderá definir alguns detalhes das
Encomendas, como definir a Designação, escolher a Cor e programar se a Encomenda está aberta ou automaticamente transformá-la em Entregue quando estiver faturada.
- A situação das Encomendas aplica-se a Vendas e a Compras.
- Para criar uma Situação clique em “Novo”.
Como criar um Banco?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Bancos. Irá ficar visível a Lista de Bancos.
Para criar um Banco clique em “Novo” e insira a Designação pretendida.
Este Menu tem que ver com a Gestão Bancária, ver o respetivo Manual.
Como gerir as Comissões da equipa comercial?
No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Comissões. Irá ficar visível a Lista de Comissões.
- Antes de explicarmos a Gestão de Comissões é importante referir que existe a seguinte ordem de critério:
1º Artigos
2º Família de Artigos
3º Base
Pode gerir as Comissões e determinar valores diferentes através destes 3 critérios. Contudo, se houver “conflito”
na atribuição de Comissões, a ordem é a atrás referida.
Quando estiver a efetuar uma Venda, atribua-a a um Vendedor e este terá a Comissão previamente definida e
filtrada.
- Clique em “Novo” para criar uma nova Comissão.
Comissão Base
- Dê uma Designação à Comissão que criar. De seguida, escolha um Tipo de Comissão (neste caso, a Base) e
dê um valor em percentagem.
Neste exemplo: todas as Vendas que um Vendedor (com a Comissão definida de “Base”) concretizar terão uma
recompensa de 15% sobre essa venda.
A Comissão “Base” implica que o Vendedor seja comissionado sempre com o mesmo valor (neste caso 15%)
em qualquer Venda que concretize seja qual for o Artigo ou Família de Artigo.
Comissão de Família de Artigo
Implica que o Vendedor seja comissionado por Família de Artigo. Pode definir Escalões de Comissão com
diferentes valores e em Famílias de Artigos diferentes.
- De seguida clique em
para guardar a definição da Família de Artigo. Depois em
para criar uma
Comissão noutra Família de Artigo. No fim guarde as definições e clique em “gravar”.
Nota: a Comissão de outra Família de Artigo fica guardada noutra Referência(2).
- É importante dar uma nota sobre o Escalão (€) e o Valor (%). Pegando no exemplo da Família de Artigo –
Software:
- de 0€ a 2.500€, o Vendedor terá Comissão de 5%;
- de 2.501€ a 5.000€, o Vendedor terá Comissão de 10%;
- de 5.001€ a 1.000.000€, o Vendedor terá Comissão de 15%.
Escolhemos o limite de Escalão em 1 milhão (1.000.000€) por uma razão. Se pretender que o limite máximo de
Comissão seja (neste caso) os 15%, o valor limite do último Escalão terá de ser “inalcançável”. Isto porque,
caso o Vendedor venda mais que 1.000.000€ o sistema não reconhece qualquer Comissão. Para salvaguardarem
esta situação, escolham um limite com valor muito alto.
Comissão de Artigo
Implica que o Vendedor seja comissionado apenas por Artigo. Pode definir Escalões de Comissão com diferentes valores e Artigos diferentes.
- De seguida clique em
para guardar a definição da Comissão de Artigo. Depois em
para criar outra
Comissão noutro Artigo. No fim clique em Gravar.
Nota: a Comissão de outro Artigo fica guardada noutra Referência(2).
- Na Comissão de Artigo o processo é igual ao da Comissão de Família de Artigo. Os critérios de lógica de
Escalão e Valor são os mesmos e aplicam-se as mesmas regras.
Tanto na Comissão de Artigo como na Comissão de Família de Artigo pode criar as Referências que bem
quiser e atribuir diferentes valores.
Comissão Conjunta – Seja Criativo…
Pode aplicar e definir apenas Comissões para Base, Família de Artigo ou para Artigo, de acordo com as suas
necessidades e características da Empresa.
Contudo, existem Empresas com uma Gestão de Comissões elaborada. Este Módulo de Comissões permitelhe fazer a sua própria Gestão personalizada. Isto é, (após criar uma Comissão nova no botão “Novo” e definir a
sua Designação) pode atribuir ao seu Vendedor várias Comissões conjuntas e simultâneas:
- Atribuir a Comissão Base: comissão de igual valor para todos os Artigos e Famílias de Artigos;
- Atribuir a Comissão de Família de Artigo: comissões diferentes nas diferentes Famílias de Artigo;
- Atribuir a Comissão de Artigo: comissões diferentes nos diversos Artigos.
Recuando ao início, não se esqueça da ordem de critério que falamos atrás. A sequência é: 1º Artigo; 2º Família de Artigo; 3º Base.
Se tiver definido vários Tipos de Comissões (Base, Família de Artigo e Artigo, em simultâneo) ao mesmo Vendedor, isto quer dizer que:
- Quando o Vendedor efetua uma Venda de um Artigo, a Comissão que lhe será atribuída será a Comissão de Artigo que definiu para o Artigo em questão. Se não tiver definido uma Comissão para o artigo que foi
vendido, o sistema atribui, automaticamente, a Comissão que definiu para aquela Família de Artigo. Caso não
tenha definido nenhuma Comissão para aquele Artigo nem Família de Artigo, a Comissão que lhe será atribuída
será a Comissão Base.
- Para criar estas Comissões conjuntas o processo é igual. Após criada e dada Designação à Comissão,
clique em
verá que poderá optar se quer Comissão Base, de Artigo ou de Família de Artigo.
Para ir “checkando” as diferentes Comissões que definiu para aquele Tipo de Comissão clique em
Nota: Poderá definir Tipos de Comissão como bem entender, ou seja, pode criar uma Comissão conjunta apenas com Comissão Base e Comissão de Família de Artigo. Pode deixar a Comissão de Artigo de parte.
Como criar uma Situação (CRM)?
No Menu Tabelas, CRM e na opção Situações CRM. Irá ficar visível a Lista de Situações do CRM. Mais à frente
falaremos sobre o CRM.
- Clique em “Novo” para criar uma Situação de CRM. Este campo é flexível…
Como criar um Tipo de Ação (CRM)?
No Menu Tabelas, CRM e na opção Tipo de Ações (CRM).
- À frente falaremos do CRM. Contudo, este campo serve para determinar Ações a fazer quando tiver a criar
uma Oportunidade de negócio no CRM.
- Pode escolher a ordem em que aparecerá a Lista das Ações a tomar.
O que é a Gestão Bancária e como gerir e configurar este módulo?
No Menu Tabelas, Gestão Bancária tem disponíveis vários submenus relativos à Gestão Bancária: Contas bancárias, Categorias de movimentos, Entidades pagamentos, Meus cheques.
Toda a informação relativa à Gestão Bancária deverá ser consultada no respetivo Manual.
Como criar uma Série de Documentos?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Séries de Documentos. Irá ficar visível todas as Séries de Documentos
que criou. Neste campo pode criar Séries de Documentos como Facturas, Encomendas, Devoluções, Vendas-aDinheiro, etc.
- Muitas vezes o Utilizador necessita de ter, por exemplo, mais que uma Série de Faturas. Ou então quer terminar
a numeração atual da Série de Faturas e pretende começar uma nova.
- Clique em “Novo” para criar uma nova Série de Documento.
- Coloque um nome para a Série no campo Designação.
- Escolha o Tipo de Documento para que quer construir esta série.
- No campo Refª Numeração coloque uma Abreviatura para a Série. É aconselhável que não tenha mais de 5
letras e desaconselhável que use números sob o risco de causar alguma confusão depois nas listagens de documentos.
- Defina se a Série que criou fica Ativa ou não.
- Colocar o “visto” no campo Por defeito? significa que quando for emitir uma Fatura de Cliente esta Série é a
que vai estar pré-definida. De qualquer forma mesmo que este “visto” esteja selecionado, quando for emitir uma
Fatura pode escolher a Série que pretende no caso de ter mais que uma.
- Defina o “Primeiro número de documento”, isto é, quando for emitir uma Fatura de Cliente da Série que
criou, a numeração irá começar a partir do nº que indicar aqui. Significa que pode criar uma Série que comece a
partir do nº22. Tanto pode começar a 1 como a 100.
- No campo Comentário p/ Impressão (em Rodapé) pode colocar informações exigidas por Lei, como por
exemplo: “Os artigos/serviços foram colocados à disposição do adquirente nesta data…”
- Na Lista de Séries de Documentos poderá observar a Série que criou. Bem como a Referência, Tipo de Documento, Designação e quais as Séries de Documentos que selecionou como Ativas.
Como criar um Departamento da Empresa?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Departamentos. Irá ficar visível a Lista de Departamentos.
- Para criar um Departamento clique em “Novo”. Para guardar clique em “Gravar”.
- Este campo é utilizado para criar, por exemplo, as várias áreas da sua empresa. Quando tiver a criar um Utilizador novo vai precisar de identificar o Departamento ao qual pertence.
Como criar um Modo de Expedição?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Modos de Expedição. Irá ficar visível a Lista de Modos de Expedição.
- Para criar um Modo de Expedição clique em “Novo”. Para guardar clique em “Gravar”.
- Irá precisar de criar este campo, uma vez que quando estiver a criar um novo Cliente terá que definir o Modo
de Expedição.
Como criar uma Zona Geográfica?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Zonas Geográficas. Irá ficar visível a Lista de Zonas Geográficas.
- Para criar uma Zona Geográfica clique em “Novo”. Para guardar clique em “Gravar”.
- Irá necessitar de criar Zonas, uma vez que lhe será solicitada uma quando criar um Cliente, Fornecedor ou
quando estiver a efetuar uma pesquisa em qualquer Menu em que possa filtrar por Zona Geográfica.
Como posso criar um Projeto e gerir o controlo de custos?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Projetos. Irá ficar visível a Lista de Projetos.
Este módulo de Projetos serve para criar um Projeto/Folha de Obra, onde ao registar uma Compra ou Venda
pode associar a totalidade do documento ou apenas alguns artigos a um Projeto. Posteriormente, no Menu Relatórios pode consultar o controlo de custos de um determinado Projeto, analisar quanto gastou e o que vendeu,
tendo como resultado final o lucro.
Para criar um Projeto clique em “Novo”.
- Defina a Referência e Designação do
Projeto, bem como o resto da informação.
- Associe o Projeto a um Cliente e crie
“Situações de Projeto” em Tabelas,
Gerais, Situações de Projeto.
- No fim selecione opção Ativo e Grave.
- Quando estiver a criar, por exemplo, um documento de Venda, pode associar a totalidade do documento oy
apenas algumas linhas do documento a um Projeto. Com isto, em Relatórios conseguirá analisar o controlo de
custos e lucros associados ao Projeto.
Como criar um País?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Países. Irá ficar visível a Lista de Países.
- Já existe uma Lista pré-definida de Países. Contudo se clicar em “Novo” pode criar outro País.
- Insira uma Designação, defina o Código do País e terá ainda a opção Por defeito?: significa que este será o País
pré-definido. Clique em “Gravar” para guardar.
Como gerir as Taxas de IVA?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Taxas de IVA. Irá ficar visível a Lista de Taxas de IVA que irá necessitar
para definir a Taxa de Artigos ou em Documentos (Encomendas, Facturas, Vendas-a-Dinheiro, etc.).
- Para criar uma Taxa de IVA clique em “Novo”.
- Insira a Designação que pretende dar à Taxa e dê um valor em percentagem.
- Selecione a Taxa como Ativa e a posição da Ordem que pretende para a ordenação para seleção de Taxas.
- Pode também definir se quer que esta Taxa seja a Pré-definida. Para tal selecione a opção Por Defeito?
- Defina a Designação SAF-T PT.
- Selecione o País/Região de IVA.
- No fim clique em “Gravar”.
Como associar Motivos de Isenção a uma Taxa Isenta?
No Menu Tabelas, Gerais e na opção Motivos de isenção de imposto. Irá ficar visível a Lista de Motivos de
isenção de imposto.
- Para criar um Motivo de isenção clique em “Novo”.
Depois de “Gravar”, volte ao Menu das Taxas de IVA e associe este Motivo de isenção à Taxa Isenta. Se
necessitar de utilizar vários motivos de isenção, terá que criar uma taxa por cada motivo de isenção.
Menu Gestão
Neste Menu pode fazer uma Gestão e Análise simplificada do seu negócio.
Como posso fazer um Plano de Orçamento Anual?
No Menu Gestão clique na opção Orçamento.
- Preencha os campos com os valores pretendidos. Planeie o seu negócio para o Ano inteiro.
- Obtenha o valor previsto de Faturação e Total de Custos. Compare-o com a “realidade”. Em baixo, os valores
reais contra a sua estimativa.
- Em baixo, compare a sua estimativa (Orçamento) com o real (Imputado).
- Faturação: compare a diferença mensal entre estimativa e valor real, ou se preferir, compare a estimativa geral
onde diz “Saldo Acumulado”.
-Custos: Compare a diferença mensal entre estimativa e o valor real, ou se preferir, compare a estimativa geral
onde diz “Saldo Acumulado”.
- Desvio da Margem: Compare a diferença mensal entre a estimativa eo valor real, ou se preferir, compare a
estimativa geral onde diz “Saldo Acumulado”.
- Neste último gráfico, no campo Orçamento, aparece a diferença entre a estimativa que definiu entre Custos e
Faturação e, pode compará-lo com a sua realidade.
Como posso analisar todos os Documentos não liquidados?
No Menu Gestão clique na opção Idade de Saldos.
- Pesquise por Zona Geográfica e/ou Vendedor. Neste Menu consegue fazer a análise dos valores de todos os
Documentos que tem “por receber” e “por pagar”. Entre Clientes e Fornecedores, confira os valores e datas
de pagamento; quais os Documentos que estão vencidos e que estão a vencer.
Menu Relatórios
Neste Menu tem disponíveis diversos Mapas e Listagens. Em Relatórios, Lista de Relatórios tem disponíveis 5
separadores: Vendas, Compras, Análise, POS e CRM.
Neste exemplo, em Vendas, tem disponíveis vários Mapas pré-definidos. Em Resumo de Vendas pode definir o
período (mensal, anual), agrupar e filtrar a listagem através das suas definições personalizadas.
Em todas as listagens disponíveis, sejam pré-definidas ou personalizadas, além de conseguir consultar no próprio
ecrã, pode ainda exportar para pdf, Excel ou Word.
Menu Utilitários
Como posso configurar o layout dos meus Documentos?
No Menu Utilitários clique na opção Configurador de Documentos. Irá ficar visível a Lista de todos os Documentos que pode configurar.
Este Menu permite-lhe que configure, por exemplo, o layout da sua Fatura: posicionamento do logotipo, dos
Dados da Empresa, etc.
- Escolha o Documento que quer personalizar e clique em cima do mesmo.
Neste exemplo, vamos seguir o Documento – Fatura de Cliente.
- Pode alterar as coordenadas da informação de cada campo. Sempre que efetuar uma alteração carregue no
botão “Gravar”.
- Caso receba um layout produzido pela N-Fact terá que inserir o layout no Keyinvoice através do botão
“Procurar” e clicar em “Sobrepor à versão Standard”.
Nota: As Coordenadas do Configurador de Documentos significam que pode alterar a informação que cada
campo representa. Caso pretenda que determinado campo não apareça no layout, terá que contactar os nossos
serviços.
- Não confunda o campo com a informação do campo. Aqui o que altera é a informação do campo.
Como posso emitir o Ficheiro SAFT-PT?
No Menu Utilitários clique em Emissão do Ficheiro SAFT-PT.
- Clique em “Emitir”.
- Depois clique em “Download do ficheiro SAFT”.
- Quando abrir uma outra janela clique em gravar e guarde o seu Ficheiro SAFT numa pasta à sua escolha.
Como posso importar Dados para o Keyinvoice?
No Menu Utilitários clique no botão Importação de Dados.
O Keyinvoice permite-lhe importar Dados, tais como: Clientes, Fornecedores e Artigos.
Para efetuar uma Importação de Dados, terá que fazer o download do ficheiro respetivo, preencher a informação que pretende e, só depois, é que importa para o Keyinvoice.
Quando tiver a preencher o ficheiro Excel, terá que respeitar a formatação do mesmo. No fim de inserir a informação que pretende, “Grave” em formato CSV (separado por vírgulas). Depois proceda à Importação dos
Dados.
Terá ainda a possibilidade, mesmo antes de efetuar a Importação, de testar a mesma. Caso não aconteça
nenhum erro, efetue a Importação.
- No campo Tipo de Importação, escolha se quer importar Clientes, Fornecedores ou Artigos. De seguida
efetue o download do ficheiro Excel correspondente (no fim da imagem).
- Em Passo da Importação, após ter inserido o ficheiro em formato CSV, pode efetuar um Teste ou então proceder à Importação.
- Para inserir o ficheiro guardado em CSV, e proceder à Importação dos Dados clique no botão .
Como posso gerir os Saldos Iniciais das Entidades?
No Menu Utilitários clique no botão Saldos Iniciais.
Este Menu serve para que possa inserir a informação financeira inicial dos seus Clientes e Fornecedores.
Imagine que está a “mudar” de software neste momento e necessita que a informação financeira do antigo software seja associada a este. Este campo serve para que introduza os Valores Iniciais das contas correntes.
- Pegando no exemplo em cima, estamos a introduzir os Saldos Iniciais de Clientes.
- Obviamente, requer que os Clientes já estejam criados no respetivo Menu.
- Depois é só inserir os valores correspondentes de Crédito e Débito de cada Cliente ou Fornecedor.
- No campo Data dos Saldos Iniciais, é a data da última alteração que efetuou.
- No campo Tipo de Terceiro, escolha entre Clientes ou Fornecedores.
Nota: Cada vez que inserir um valor novo clique em “Enter”. No fim de tudo clique em “Gravar” para guardar
toda a informação que inseriu.
Como converter artigos para Lotes?
No Menu Utilitários, na opção “Converter Artigo para Lotes”.
Para mais informações sobre Lotes, consulte o Manual de Lotes e Validades.
Como posso inserir Campos de Pesquisa e Informação?
No Menu Utilitários clique no botão Campos Definidos pelo Utilizador.
O Keyinvoice permite-lhe inserir novos campos definidos pelo Utilizador. Isto significa que, por exemplo, na Lista de Fornecedores, insira mais campos de informação além dos que existem originalmente.
Pode criar os campos que desejar e inserir a informação que pretende neste campo. Quando exportar a Lista de
Fornecedores para Excel, irão aparecer os campos que criou com a informação que inseriu.
- Originalmente, a Ficha de Fornecedor é constituída: Dados Gerais, Condições Financeiras, Moradas Alternativas.
Com a opção Campos Definidos pelo Utilizador podemos criar novos campos. Para criar estes novos Campos,
basta clicar em Campos definidos pelo Utilizador.
- No campo Tabela, escolha em que Entidade onde pretende inserir novos campos. Neste caso, escolhemos
Fornecedores. Contudo, pode adicionar campos em: Artigos, Clientes, Fornecedores e Utilizadores.
- Em Posição, selecione a ordem que pretende dar entre os campos que criar. Atenção, todos os campos que se
criam irão aparecer sempre no final da Lista em questão.
- Em Tipo Campo, escolha entre: NºInteiro; NºDecimal; Texto; Data; Tabela (Lista). Isto significa a forma
como se irá organizar o campo que criou. Neste caso, criámos 2 campos: uma Tabela e um Texto.
1. Criamos um campo chamado “NIB” e designamos o mesmo como tipo Texto. Selecionamos também o visto
de “Filtro de pesquisa”, que serve para que quando tiver na Lista de Fornecedores consiga pesquisar por NIB.
2. Criamos também uma Tabela que chamamos de “Tabela Teste”, e selecionamos o visto de “Obrigatório” ,
que significa que quando preenchermos uma Ficha de Fornecedor, teremos, obrigatoriamente que preencher este
campo. Quando se cria uma Tabela, para trabalhar na mesma, tem que se dirigir a Menu Utilitários e, Tabelas
do Utilizador.
Nos campos Tamanho e Largura Visual, personalize o novo campo que criou: Tamanho=caracteres disponíveis
para escrita; Largura Visual=espaço disponível e que ficará visível.
Como personalizar a Tabela que criei em Campos definidos pelo Utilizador?
No Menu Utilitários clique no botão Tabelas do Utilizador.
Para personalizar uma Tabela, terá que ter criado uma Tabela no Menu Utilitários e, Campos definidos pelo Utilizador. Se existir alguma Tabela criada, quando clicar em Tabelas do Utilizador, irá ficar visível a mesma.
Neste exemplo aparece a Tabela que criamos no Menu anterior: Tabela de Teste.
- Como se trata de uma Tabela, se quer personalizá-la é porque pretende inserir vários campos de opção de
informação.
Neste caso, criamos a Tabela de Teste. A informação que inserimos foi: Teste 1; Teste 2;Teste 3. Para inserir
nova informação clique em “Novo”.
- De acordo com os novos campos que criamos – NIB e Tabela Teste – o novo look da Ficha de Fornecedor é:
- Em baixo já aparece o campo “NIB” de texto livre e o campo “Condição de Pagamento” que, ao clicar, faz
aparecer uma Tabela com a Lista das opções disponíveis.
- Recordando que no campo de “NIB” selecionamos o visto de “Filtro de pesquisa”, quando acedemos à Lista de
Fornecedores, o look é este:
Menu CRM
Como qualquer CRM – Customer Relationship Management – trata-se de um módulo para poder gerir os seus
Contactos de forma simples e eficaz através de uma Agenda. Faça a gestão de Oportunidades de negócio e
concretize-as em negócio com o envio de Orçamentos.
Como criar um Contacto no meu CRM?
No Menu CRM e na opção Contactos. Irá ficar visível a Lista de Contactos.
Nota: Um Contacto não é ainda um Cliente. Obviamente, este módulo do CRM serve para que estes Contactos
se tornem em Oportunidades e, posteriormente, se tornem Clientes.
- Na Lista de Contactos pode efetuar uma pesquisa por Zona Geográfica, Vendedor, Cliente (caso o Contacto
for fornecido por um Cliente) ou por uma Expressão.
- No canto superior direito vai aparecer um gráfico com os Contactos que teve mensalmente.
- Salientamos para o significado de:
O Contacto não tem associado um Orçamento, nem Oportunidade;
O Contacto tem associado um Orçamento;
O Contacto tem associado uma Oportunidade;
- Para criar um Orçamento ou Oportunidade a um Contacto escolha o Cliente e na opção “Criar Nova” escolha
entre criação de uma Oportunidade ou Orçamento.
- Se clicar em “Criar Nova” poderá também ver os Orçamentos e
Oportunidades associados a esse contacto.
- Para criar um novo Contacto clique em “Novo”.
- Preencha a Ficha de Contacto com os dados pessoais e profissionais do mesmo. Não se esqueça de utilizar o
campo Observações para não se esquecer de que tipo de Contacto se trata ou que tipo de oportunidade de
negócio pode estar associada.
- Em Vendedor escolha a opção previamente criada no Menu Tabelas, opção Vendedores.
- Escolha uma zona geográfica previamente criada no Menu Tabelas na opção Zonas Geográficas.
- Escolha a Data de Abertura da Ficha de Contacto clicando na pequena imagem que surge no campo.
- Contudo, chamamos a sua atenção para o campo – Cliente (se aplicável) – tal como dissemos anteriormente,
um Contacto ainda não é um Cliente. O objetivo é que se torne um Cliente efetivo. Caso o Contacto seja fornecido por um Cliente seu, pode neste campo identificar qual o Cliente que trouxe o Contacto até si.
Caso o Contacto não tenha sido fornecido por nenhum Cliente não preencha este campo, pode deixá-lo em branco que aparecerá como N/ Aplicável mais à frente.
Como criar uma Oportunidade no meu CRM?
No Menu CRM e na opção Oportunidades. Irá ficar visível a Lista de Oportunidades.
Para criar uma Oportunidade tem duas formas:
- Caso pretenda inserir uma Oportunidade sem que esteja associado a um Contacto, dirija-se à Lista de Oportunidades e clique em “Novo”.
Na Lista de Oportunidades irá aparecer a Oportunidade criada sem estar associada a nenhum Contacto.
- Caso pretenda criar uma Oportunidade associada a um Contacto, dirija-se à Lista de Contactos e:
Esta função irá, automaticamente, transferi-lo para a Ficha de Oportunidade. Após a sua gravação aparecerá
na Lista de Oportunidades.
Na Ficha de Oportunidade (associada a um Contacto):
- A informação pessoal e profissional do Contacto aparecerá automaticamente.
- Defina a Designação da Oportunidade e insira a Data de Abertura.
- Escolha a Situação (este campo é previamente definido em Menu Tabelas, CRM e na opção Situações CRM).
- Escolha o Vendedor (também criado previamente) e defina a Data da Situação.
- Tem 3 campos de texto livre que poderá preencher: Observações, Aspetos Positivos e Aspetos Negativos.
- Clique de seguida em “Gravar”. Se tudo estiver correto vai ser criado automaticamente os campos de Ações
que definiu previamente no Menu Tabelas, CRM e na opção Tipos de Ações CRM.
Como criar um Orçamento no meu CRM?
No Menu CRM e na opção Orçamentos. Irá ficar visível a Lista de Orçamentos do CRM que tenha criado.
- Pode efetuar uma pesquisa por Zona Geográfica (previamente definida), Vendedor (previamente definido),
Cliente (previamente definido), por uma expressão ou por Situação (são definidas pelo sistema, não consegue
criar).
Em Situação pode ter as opções: Em curso, Suspensa, Cancelada, Ganha e Perdida. Pode efetuar a pesquisa selecionando apenas uma destas opções ou todas.
significa: Em curso…
significa: Suspensa…
significa: Cancelada…
significa Decidido: Ganha…
significa Decidido: Perdida…
- Tem ainda disponível um gráfico para poder analisar, mensalmente, o valor dos Orçamentos lançados.
Para criar um Orçamento tem duas formas:
- Caso pretenda inserir um Orçamento que esteja associado a um Contacto, dirija-se à Lista de Orçamentos e
clique em “Novo”.
- Caso pretenda criar um Orçamento associado a um Contacto,
dirija-se à Lista de Contactos e clique em
Na Ficha de Orçamento: (associado a um Contacto e Oportunidade)
- Neste caso, a informação pessoal do Contacto será automaticamente preenchida.
- Como vê aparece a Oportunidade a que está associada bem como o Cliente que forneceu o Contacto.
- Dê um nome ao Orçamento que está a criar no campo “Designação”.
- Defina a Data de Abertura e a Data de Validade do Orçamento.
- Insira em Observações as suas notas e os Artigos/Serviços do Orçamento. Para eliminar uma linha de
Artigo/Serviço clique em
- Escolha a Situação do seu Orçamento, no clique em “Gravar”.
- Depois de gravar pode Imprimir ou enviar o Orçamento por Email.
- Pode ainda juntar ao Orçamento documento adicionais, como por exemplo, fotocópias de documentos, selecionado o separador Ficheiros e clicando no ícone
- Caso o Orçamento seja adjudicado, altera-se o campo da Situação para Decidido:Ganha… automaticamente
vai ser acrescentando o campo “Converter em Encomenda”.
- Automaticamente, vai parar a Encomendas e poderá Faturar a Encomenda associada ao Orçamento (mais
à frente falaremos disto).
Como ver as Ações Pendentes do meu CRM?
No Menu CRM e na opção Pendentes. Irá ficar visível a Lista de Pendentes do CRM. É uma espécie de resumo do
seu CRM.
Nesta Lista de Pendentes pode retirar informação útil para melhor organizar o seu tempo de trabalho.
- Pode consultar todas as Ações pendentes que definiu em Oportunidades.
Para consultar as ações pendentes nesta opção é necessário que, quando crie uma Oportunidade, selecione a
data da Próxima Ação, o Tipo de Ação, escreva uma Observação e clique em “Enter”. Depois, para a ação
aparecer em Ações Pendentes, ative a opção Calendário.
Ao ativar a opção Calendário, a ação vai aparecer no Menu CRM e na opção Pendentes.
- Consulte também os Orçamentos que registou este mês e em que a sua decisão esteja eminente.
- Consulte ainda as Oportunidades geradas este mês e o Grau de Pressão.
- Por fim, consulte todos os novos Contactos que registou.
Como efetuar a análise aos Indicadores do meu CRM?
No Menu CRM e na opção Indicadores. Irá ficar visível a Lista de Indicadores do CRM. É uma espécie de resumo
financeiro do seu CRM.
- Pode efetuar uma pesquisa por Ano, Vendedor ou Zona Geográfica e, analisar e cruzar os dados entre Contactos, Oportunidades e Orçamentos.
Neste caso, iremos dar o exemplo relativamente ao Mês de Novembro:
- Contactos: inseriu 1 novo Contacto no mês de Novembro.
- Oportunidades: inseriu 1 nova Oportunidade em Novembro. No entanto, esta Oportunidade pode ou não estar
diretamente associada a um novo Contacto. Isto porque, como vimos anteriormente, pode adicionar uma Oportunidade sem estar associada a nenhum Contacto.
- Orçamentos: pode observar que o Total de Orçamentos realizados neste mês foram 6 e que perfizeram uma
quantia de 8 548.50€.
O resto lê-se:
- Perdidas: 1 Orçamento perdido no Valor de 1 476.00€.
- Canceladas: 1 Orçamento cancelado no Valor de 2 152.50€.
- Suspensas: 1 Orçamento suspenso no valor total de 153.75€.
- Em decisão: pendente de decisão está 1 Orçamento de 123.00€.
- Ganhas/Adjudicadas: 2 Orçamentos com um Valor Total de 3 167.25€.
A soma destes 5 campos é igual ao Total de Orçamento = 8 548.50€.
- Caso prefira ter uma visão de análise Anual, centre-se nos valores da última barra que exibe os Totais anuais de
Contactos, Oportunidades, Orçamentos e diferentes Situações de Orçamentos.
Como posso aceder à minha Agenda?
No Menu CRM e na opção Agenda.
- Tal como falamos anteriormente sobre o Menu Oportunidades, todas as Oportunidades que criar e que estejam Pendentes irão aparecer na Agenda.
Menu Compras
Antes de falarmos sobre o Menu Compras é importante salientar que para um Artigo entrar no stock da sua
empresa e conseguir observar as movimentações de stock, terá que dar a “entrada” de stock através deste
Menu, por exemplo, através de Fatura de Compra.
Outra solução para dar “entrada” de stock é através de Acertos de Stock no Menu Stocks (mais à frente).
Como fazer uma Encomenda ao meu Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Encomendas e escolha a opção Encomendas a Fornecedores. Irá ficar visível a Lista de Encomendas de Fornecedor.
- Poderá efetuar uma pesquisa de Encomendas por: Ano, Mês, Fornecedor e Situação.
- Para ver encomendas anuladas selecione o “visto” em “Ver Encomendas Anuladas”.
- As Encomendas anuladas aparecerão assim:
- Para criar uma Encomenda Nova clique em “Novo”.
- Quando estiver a criar uma Encomenda certifique-se que escolheu a Série de Documento (Encomenda) correta. Automaticamente é criado o Nº Encomenda e, tem a funcionalidade de poder associar a esta Encomenda
a Referência do Fornecedor.
- Defina a Situação da Encomenda: Em curso; Entregue; Cancelada. Quando a Encomenda se encontrar totalmente paga, isto é, convertida em Fatura de Compra e/ou Venda a Dinheiro, automaticamente se transforma
em Situação: Entregue.
- Depois escolha o Fornecedor em questão e automaticamente, os dados do mesmo serão preenchidos.
- Depois adicione os Artigos e Quantidades que pretende encomendar. Bem como a Unidade e Preço Unitário de Compra. Caso tenha Desconto preencha o campo em questão.
- Para eliminar um Artigo na Encomenda clique em
- Pode ainda “Imprimir” ou “Enviar por Email”
um documento.
- Pode adicionar ainda documentos, como por exº fotocópias de documentos, através do separador “Ficheiros”.
Como consulto os Artigos Pendentes de uma Encomenda?
No Menu Compras clique no botão Encomendas e escolha a opção Consultar Artigos Pendentes. Irá ficar visível a Lista de Artigos Pendentes.
- Pode efetuar a pesquisa por: Fornecedor, Família de Artigo ou Sub-família.
- Na Lista de Artigos Pendentes irá aparecer toda a informação que criou nas Encomendas. A diferença é que
consegue observar a Quantidade Pendente e o Valor Pendente a pagar.
- Tendo como exemplo a Encomenda nº6 (do artigo Tipo 2) e verificando a Lista em cima, podemos observar que
parte desta Encomenda já foi entregue. Por exemplo, dos 10 artigos encomendados, 3 já foram Entregues. Por
isso, na Quantidade Pendente só aparece 7, bem como o Valor Pendente já está “atualizado”.
Como posso converter uma Encomenda?
No Menu Compras clique no botão Encomendas ena opção Converter Encomendas.
- Como pode ver em baixo, pode efetuar pesquisa por: Fornecedor, Série de Faturação ou Armazém.
- Pode converter uma Encomenda ou parte de uma Encomenda (isto se os Artigos da Encomenda não foram
todos entregues) para uma Fatura ou Venda a Dinheiro.
- Converter parte de uma encomenda: quando estiver a converter a Encomenda basta introduzir as unidades
que pretende faturar no campo “Qtd. a Faturar”.
- Depois selecione o “visto” de Fatura ou Venda a Dinheiro e clique em “Converter”.
- Automaticamente irá ser “transportado” para a emissão de uma Fatura de Compra ou uma Venda a Dinheiro.
Como posso inserir uma Guia de Remessa de Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Guia de Remessa de Fornecedores.
Guia de Remessa: documento que movimenta stocks, mas não movimenta a Conta Corrente (tem de ser faturado posteriormente para movimentar a Conta Corrente). É um documento utilizado para transportar mercadoria.
- Para criar uma Guia de Remessa de Fornecedor clique em “Novo”.
- Insira a Série de Doc. pretendida bem como a Refª do Fornecedor. Estabeleça a Data da Guia e a Data de
Vencimento (que terá que pagar).
- Indique o Fornecedor em questão e os dados serão preenchidos automaticamente. Defina qual o Armazém de
destino da mercadoria e indique o Modo de Pagamento.
- No campo Comentário p/impressão, em rodapé, pode inserir informações estabelecidas pela Lei.
- Poderá indicar também o Local e Hora de Carga e Descarga, respetivamente.
- Insira os Artigos em questão, bem como Quantidade e Preço Unitário.
- Se for necessário, em qualquer tipo de Documento pode adicionar os Números de Série dos Artigos.
- Se pretender converter a Guia de Remessa em Factura de Compra clique em “Faturar”.
Irá ser
“transportado” automaticamente para a criação de Factura de Compra.
- Através do separador “Ficheiros” pode adicionar outros documentos, como por exemplo, fotocópias.
- Pode ainda consultar graficamente o número de Guias de Remessa emitidas.
Como posso inserir uma Devolução a Fornecedor?
No Menu Compras clique em Compras e na opção Devoluções a Fornecedores.
Devolução: só movimenta entrada de stocks. É muito utilizado, por exemplo, para repor stocks das Guias de
Consignação. Nos casos em que um Cliente devolve material e lhe é devolvido o valor monetário, deve ser passado um documento de Nota de Crédito para movimentar stocks e Conta Corrente.
- Para criar uma Devolução a Fornecedor clique em “Novo”.
- Insira as informações pretendidas. Não se esqueça de adicionar os Artigos e Preços Unitários da Devolução.
- Pode ainda ver graficamente as Devoluções e a sua Evolução.
Como posso criar uma Factura de Compra (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Faturas de Fornecedores.
Tal como indicámos no início do Menu Compras, a entrada de stock pode realizar-se, por exemplo, através de
Encomenda (que após ser Entregue é convertida em Factura de Compra) ou de Factura de Compra (pode dar
entrada de stock efectuando uma Factura de Compra sem ter que, previamente, efetuar uma Encomenda). As
diferenças verão já a seguir.
- Pode efetuar uma pesquisa de Faturas de Compra por: Ano; Mês; e Fornecedor.
- O campo RefªDocº serve para distinguir as Faturas de Compra que provêm de Encomendas e as Faturas de
Compra criadas diretamente neste Menu.
- No campo Valor Total consegue ver o somatório individual e conjunto das Faturas de Compra com Iva incluído.
- Em Valor Pendente poderá fazer um controlo das Faturas de Compra que já tenha efetuado o pagamento e
das que estão por liquidar (total ou parcialmente). Para efetuar um pagamento de uma Factura de Compra terá
que dirigir-se a outro Menu: Pagamentos a Fornecedores (Recibo), que poderá ser total ou parcial.
- Para criar uma Factura de Compra diretamente clique em “Novo”.
- Indique a Refª Docº Fornecedor e não se esqueça de definir a Data da Fatura de Compra, bem como a Data
de Vencimento.
- Designe o Fornecedor em questão e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Preencha o campo Observações, bem como a informação em Rodapé.
- Por fim adicione os Artigos que está a comprar clicando em
- Para adicionar um Serviço clique em
e defina a sua Designação.
- Pode ainda Imprimir ou enviar por Email o Documento.
Como posso criar uma Venda a Dinheiro (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Vendas a Dinheiro de Fornecedores. Irá ficar visível a
Lista de Vendas a Dinheiro de Fornecedores.
- Efetue uma pesquisa por: Ano, Mês e/ou Fornecedor.
- Chamamos de novo a atenção para a Refª Docº, umas podem ser provenientes de Encomendas e outras de
Vendas a Dinheiro diretas.
- Para criar uma Venda a Dinheiro direta clique em “Novo”.
- Indique a Refª Docº Fornecedor e não se esqueça de definir a Data da Fatura.
- Designe o Fornecedor e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Por fim adicione os Artigos e/ou Serviços que está a comprar.
- Pode registar Números de Série clique em
- Pode ainda “Imprimir” ou enviar por Email os Documentos.
- Através do separador “Ficheiros” pode adiccionar outros documentos, como por exemplo, fotocópias.
Como posso criar uma Nota de Crédito (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Créditos Financeiros de Fornecedores. Irá ficar visível
a Lista de Créditos Financeiros.
- Pode efetuar uma pesquisa por: Ano, Mês ou Fornecedor.
Nota: a Nota de Crédito movimenta stocks e Conta Corrente.
- Para criar uma Nota de Crédito (Fornecedor) clique em “Novo”.
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Crédito.
- Insira o Fornecedor em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
- Insira os Artigos em questão e no fim clique em “Gravar”.
Como posso criar uma Nota de Débito (Fornecedor)?
No Menu Compras clique no botão Compras e na opção Débitos Financeiros de Fornecedores. Irá ficar visível
a Lista de Débitos Financeiros.
- Para criar uma Nota de Débito (Fornecedor) clique em “Novo”.
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Débito.
Nota: A Nota de Débito é designada apenas por um valor, isto é, pode adicionar um Artigo e definir o valor da
Nota de Débito, ou pode apenas clicar em
e definir a Designação da Nota de Débito.
- Insira os Artigos em questão e no fim clique em “Gravar”.
Como posso liquidar um Documento de um Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Contas Correntes e na opção Pagamentos a Fornecedores. Irá ficar visível
a Lista de Pagamentos a Fornecedores.
- Efetue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Fornecedor.
- Para criar um Pagamento a Fornecedor clique em “Novo”.
- Na Lista de Faturas que foram liquidadas, convém salientar o campo RefªDocº: este campo refere-se não à
Refª Interna, mas sim à Refª do Documento em questão do Fornecedor.
- Escolha a Série de Documento.
- Defina a Data do Pagamento e insira a Refª Docº do Fornecedor a que corresponde o Pagamento.
Como posso consultar a Conta Corrente de um Fornecedor?
No Menu Compras clique no botão Contas Correntes e na opção Conta Corrente de Fornecedor. Irá ficar visível
a Lista de Contas Correntes de Fornecedores.
- Para consultar uma Conta Corrente, escolha o Fornecedor em questão no campo “Fornecedor”.
- Pode definir também intervalos de Datas ou, se preferir, pesquisar por uma palavra ou expressão.
- Neste exemplo, e de acordo com a Conta Corrente com este Fornecedor, o Saldo é: -30 592.56€, isto é, ter-se
-á que efetuar um pagamento neste valor a este Fornecedor.
Pegando em alguns exemplos de cima: (descrição da Conta Corrente)
- Saldo Inicial (neste caso, 0€): imaginemos que trocou de software de faturação recentemente e que, neste
Fornecedor, tinha Crédito/Débito em ativo. No Menu Utilitários (veremos mais à frente) poderá controlar os Saldos Iniciais.
- Factura Compra14/Encf6: Fornecedor emitiu Factura de 30.75€ que não está paga.
- Venda-a-dinheiro nº5/ Encf 8: efetuou-se uma Compra (está paga) de 39.36€. Como é Venda-a-Dinheiro
(Factura e Recibo) o Saldo continua em -28.905.00€.
- Pagamento Fornecedor nº1: efetuou-se o Pagamento da Factura do Fornecedor no valor de 99.63€.
- Nota Crédito nº2: após nossa Devolução de material, o Fornecedor emite-nos uma Nota Crédito de 120.54€.
- Nota Débito nº1 e 2: Fornecedor emite-nos duas Notas Débito no valor de 147.60€ + 1660.50€. Saldo devedor é de 30.592.56€.
Para o Saldo ficar a 0€, isto é, não se “dever” nada a este Fornecedor, ter-se-á que efectuar um Pagamento no
valor de 30.592.56€.
Menu Stocks
Neste Menu pode fazer uma Gestão e Consulta do Stock da sua Empresa.
Como posso fazer um Acerto de Stock?
No Menu Stocks clique na opção Acertos de Stock. Irá ficar visível a Lista de Acertos de Stock.
Nota: esta opção serve para acertar o seu stock, pode dar entrada de stock e saída de stock.
- Efetue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Armazém.
- Para criar um Acerto de Stock clique em “Novo”.
- Insira a Série de Documento que pretende bem como a Data do Acerto de Stock.
- Designe uma Refª Docº, apenas informativo.
- Preencha o campo Observações se necessário e escolha o Armazém do Acerto.
- Insira Artigos. No campo Qtd (+/-) defina a quantidade do Acerto. (-) significa que está a retirar stock, se não
colocar o sinal (-) significa que está a dar entrada de stock.
- Para guardar clique em “Gravar”.
Como fazer uma Transferência de stock entre Armazéns?
No Menu Stocks clique na opção Transferências entre Armazéns. Irá ficar visível a Lista de Transferências de
Stock.
Aquando de uma entrada de stock pode designar o Armazém de entrada. Mas se for necessário poderá
“transportar” stock de um Armazém para outro da mesma Empresa.
- Efetue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Armazém de origem ou entrada.
- Para efetuar uma Transferência de stock entre Armazéns clique em “Novo”.
- Insira a Série de Documento que pretende bem como a Data da Transferência de Stock.
- Designe uma RefªDocº. Preencha o campo Observações se necessário.
- Designe os Armazéns de saída e entrada da transferência que está a criar.
- Insira Artigos. No campo Qtd (+/-) defina a quantidade da Transferência.
- Para guardar clique em “Gravar”.
Como posso analisar o material que tenho em stock?
No Menu Stocks clique na opção Existências em Stock. Irá ficar visível toda a Lista de Artigos em Stock.
Neste Menu consegue obter várias informações:
- As quantidades mínimas e máximas que definiu;
- PCM: Preço Médio de Custo do Artigo (média calculada segundo as Compras);
- O Valor em Stock de cada Artigo.
- A Quantidade em stock de cada Artigo.
Se clicar em
pode ver em que Armazéns se encontra o Artigo em questão.
Como posso analisar o “rasto” de um Artigo em stock?
No Menu Stocks clique na opção Extrato de Artigo.
Neste Menu consegue saber mais Informação de um Artigo: onde o comprou, quem o comprou, quando se concretizou cada operação e, a quantidade existente em Stock.
- Pesquise por: Artigo, Cliente, Fornecedor ou por uma determinada Data ou expressão.
- Insira Artigo do qual pretende ver o Extrato.
Como posso pesquisar um Número de Série de um Artigo?
No Menu Stocks clique na opção Pesquisa de Nº de Série.
- Defina o intervalo da Data de pesquisa.
- Insira o código do Artigo em questão.
- Se preferir pesquise por um Número de Série específico.
- Após definições da pesquisa irão aparecer os Números de Série existentes.
Como posso pesquisar um Artigo em Consignação?
No Menu Stocks clique na opção Artigos em Consignação. Irá ficar visível a Lista de todos os Artigos em Consignação.
- Caso prefira personalizar a sua pesquisa insira um Artigo.
- No exemplo em cima e tendo em conta o Artigo 4, referente ao Cliente 2, consegue analisar que tem 10 Artigos
colocados à Consignação que correspondem à Guia de Consignação nº1.
Para mais detalhes, dirija-se à Guia de Consignação em questão.
Menu Vendas
Antes de falarmos sobre o Menu Vendas é importante salientar que para um Artigo “sair” do stock da sua empresa e conseguir observar as movimentações de stock, terá que dar a “Saída” de stock através deste Menu, nomeadamente, através de Encomendas e/ou Factura de Compra.
Outra solução para dar “entrada” de stock é através de Acertos de Stock no Menu Stocks.
Como posso registar uma Encomenda de Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Encomendas. Irá ficar visível a Lista de Encomendas de Cliente.
- Poderá efetuar pesquisa de Encomendas por: Ano, Mês, Vendedor, Cliente e Situação.
- Para ver encomendas anuladas seleccione o “visto” e clique em “atualizar”.
- As Encomendas anuladas aparecerão como:
- Para criar uma Encomenda Nova clique em “Novo”.
- Quando estiver a criar uma Encomenda certifique-se que escolheu a Série de Documento (Encomenda) correta. Automaticamente é criado o Nº Encomenda.
- Defina a Situação da Encomenda: Em curso; Entregue, Cancelada. Quando a Encomenda se encontrar totalmente paga, isto é, convertida em Factura e/ou Venda a Dinheiro, automaticamente se transforma em
“Situação: Entregue”.
- Depois escolha o Cliente em questão e automaticamente, os dados do mesmo serão preenchidos.
- Depois adicione os Artigos e Quantidades Pedidas da Encomenda. Bem como a Unidade e Preço Unitário
de Venda. Caso tenha Desconto preencha o cam-
po em questão.
- Para eliminar um Artigo na Encomenda clique em
- Caso pretenda gravar um rascunho para alterar mais tarde clique em “Gravar Rascunho”.
Como posso importar Encomendas do osCommerce?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Importar Encomendas do osCommerce.
Contudo, terá que ativar a sua Loja Online e configurá-la com o KeyInvoice. Para tal, clique em Geral -» Dados
Gerais da Empresa -» e escolha o separador osCommerce. Aqui, preencha a informação e Teste a Ligação.
- Uma vez configuradas as definições da sua Loja Online, dirija-se a Importar Encomendas do osCommerce.
Nota: neste exemplo não aparece qualquer tipo de encomenda porque não existia qualquer ligação com Loja
Online osCommerce.
- Para Importar as Encomendas clique em “Importar”.
- As Encomendas da Loja Online serão transferidas para Encomendas de Cliente.
Nota: só poderá interligar a sua Loja Online com o KeyInvoice caso a estrutura da mesma seja equivalente ao
OsCommerce ou então um site produzido pela N-Fact.
Como consultar os Artigos Pendentes de Encomendas?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Consultar Artigos Pendentes. Irá ficar visível
a Lista de Artigos Pendentes.
- Pode efetuar a pesquisa por: Cliente; Vendedor; Família ou Subfamília de Artigo.
- Na Lista de Artigos Pendentes aparecerá toda a informação que criou nas Encomendas. A diferença é que consegue observar a Quantidade Pedida, a Quantidade Pendente e o Valor Pendente a pagar.
Como posso Faturar uma Encomenda de Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Encomendas e escolha a opção Faturar Encomendas.
- Pode efetuar pesquisa por: Cliente; Vendedor; Série de Faturação; Armazém.
- Selecione o Cliente em questão e observe todas as Encomendas deste Cliente.
- Pode converter uma Encomenda ou parte de uma Encomenda (isto se os Artigos da Encomenda não foram
todos Entregues) para uma Fatura ou Venda a Dinheiro.
- Quando estiver a converter/Faturar a Encomenda, basta introduzir as Unidades em Qtd. a Facturar.
- Depois selecione o “visto” de Fatura e clique em “Faturar”.
Irá, automaticamente, ser “transportado” para a emissão de uma Fatura de Cliente ou de uma Venda a
Dinheiro (mais à frente falaremos disto).
Como posso configurar uma Avença?
No Menu Vendas clique no botão Avenças e escolha a opção Configurar Avenças.
- Efetue uma pesquisa por Cliente, Situação ou por Palavra ou expressão.
- Consulte as Avenças que se encontram Ativas, a sua Periodicidade, a quem estão Designadas e qual o seu
Valor s/ Iva.
- Para criar uma Avença nova clique em “Novo”.
- Escolha o Cliente em questão.
- Designe o Nome que quer dar à Avença e defina a Data de Início e Fim.
- Escolha a sua Periodicidade e o Dia do mês a ser faturada.
- Defina o seu Valor e Ative-a.
Como posso faturar uma Avença?
No Menu Vendas clique no botão Avenças e escolha a opção Faturar Avenças. Irá ficar visível a Lista de Avenças
para Faturar.
- Nesta Lista terá um resumo das Avenças que tem. Consegue observar a Periodicidade e valores a receber
mensal e anualmente.
- Para Faturar Avenças, basta selecionar o “visto” nas que pretende e clicar em “Faturar”. Será, automaticamente, “transferido” para a Factura de Cliente – veremos mais à frente.
Como posso emitir uma Fatura Proforma?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e escolha a opção Faturas Proforma. Irá ficar visível a Lista de Faturas Proforma.
- Efetue uma pesquisa por: Ano, Mês, Vendedor ou Cliente.
- Para criar uma Fatura Proforma clique em “Novo”.
- Insira a Data da Factura Proforma e a Data de Vencimento.
- Designe o Cliente em questão e os Dados serão, automaticamente, preenchidos.
- Insira Artigos e se pretender uma descrição mais detalhada clique em
e irá ser “aberta” uma linha de
texto.
- Caso pretenda Faturar a Factura Proforma clique em “Faturar”.
Como posso emitir uma Guia de Transporte?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e escolha a opção Guias de Transporte. Irá ficar visível a Lista de
Guias de Transporte.
Guia de Transporte: documento que não movimenta stocks. Normalmente, é utilizado para efectuar o transporte de material “dentro” da empresa. Pode ser transformado em Factura e, passará a movimentar stocks e Conta
Corrente.
- Efetue pesquisa por: Ano, Mês, Vendedor ou Cliente.
- Para criar uma Guia de Transporte clique em “Novo”.
- Insira a Data da Guia e a de Vencimento.
- Designe o Cliente e os Dados serão, automaticamente, preenchidos.
- Insira informação adicional no campo Observações.
- Designe o Local e Hora de Carga e Descarga.
- Insira os Artigos a transportar.
- Se pretender, pode transformar uma Guia de Transporte em Factura de Cliente, clique em “Faturar”.
Como posso inserir uma Devolução de Cliente?
No Menu Vendas clique em Facturação e na opção Devoluções.
Devolução: só movimenta entrada de stocks. Por exemplo, é usado para repor stocks das Guias de Consignação.
Nos casos em que um Cliente devolve material e é devolvido o valor (monetário), deve ser passado um documento de Nota de Crédito para movimentar stocks e Conta Corrente.
- Pode ainda ver graficamente as “Devoluções” e a sua “Evolução”.
- Para criar uma Devolução clique em “Novo”.
- Insira todas as informações pretendidas. Não se esqueça de adicionar os Artigos e Preços Unitários da Devolução.
- Insira informação adicional no campo Observações.
- Clique em “Finalizar”. Pode ainda Imprimir ou enviar por Email o documento.
Como posso criar uma Guia à Consignação?
No Menu Vendas clique em Faturação e na opção Guias de Consignação.
Guia de Consignação: documento que movimenta stocks, mas que não movimenta Conta Corrente. No fim do
prazo estabelecido: se o Cliente não devolver o material emite-se uma Fatura do material; ou então emite-se
uma Devolução para repor o stock.
- Pode ainda ver graficamente o Nº Guias de Consignação emitidas.
- Para criar uma Guia de Consignação clique em “Novo”.
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Atual e o Crédito Disponível.
- Designe a Data de Vencimento da Guia de Consignação.
- Insira o Cliente em questão e os Artigos à consignação.
- Findo a Data de Vencimento e, tendo em conta que o Cliente vendeu/ficará com o material, emita uma Fatura
clicando em “Faturar”.
- Se o Cliente optar por não ficar com o material, dirija-se a Devoluções e emita com os mesmos Artigos.
Como posso criar uma Guia de Remessa?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Guias de Remessa.
Guia de Remessa: movimenta stocks, mas não movimenta a Conta Corrente. Posteriormente, terá de ser faturado para movimentar a Conta Corrente. É um documento utilizado para transportar mercadoria.
- Pode ainda ver graficamente o Nº de Guias de Remessa emitidas.
- Para criar uma Guia de Remessa clique em “Novo”.
- Insira a Série de Doc. pretendida. Estabeleça a Data da Guia e Data de Vencimento (normalmente 15 dias).
- Indique o Cliente em questão. Os Dados serão preenchidos automaticamente. Defina qual o Armazém de saída da mercadoria e indique o Modo de Pagamento.
- No campo Comentário p/impressão em rodapé pode informações estabelecidas pela Lei em cada tipo de
Documento.
- Poderá indicar também o Local e Hora de Carga e Descarga, respetivamente.
- Insira os Artigos em questão, bem como Quantidade e Preço Unitário.
- Se achar necessário e útil, em qualquer tipo de Documento pode adicionar Números de Série dos Artigos. Por
exemplo, cada artigo tem um nº de série específico. Para registar o Número de Série clique em
- Se pretender converter a Guia de Remessa em Fatura clique em “Faturar”. Irá ser “transportado”, automaticamente, para a criação de Fatura.
Como posso criar uma Fatura?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Faturas. Irá ficar visível a Lista de Faturas de Cliente.
Nota: uma Fatura, para ser liquidada, requer a emissão de um Recibo (veremos mais à frente). Quando emite
uma Fatura significa que o material/artigo “saiu” do seu stock.
- Pode efetuar pesquisa de Faturas por: Ano, Mês, Vendedor ou Cliente.
- O campo RefªDocº serve para distinguir as Faturas que provêm de Encomendas e as Faturas criadas através
de Faturas Proforma, Guias ou Avenças.
- No campo Valor Total consegue ver o somatório individual e conjunto das Faturas com Iva incluído.
- Em Valor Pendente poderá fazer um controlo das Faturas que já tenham sido liquidadas e as que estão por
liquidar (total ou parcialmente). Para efetuar um pagamento de um Cliente terá que dirigir-se ao Menu Recibo
(poderá ser um pagamento total ou parcial de determinada Fatura).
- Para criar uma Fatura clique em “Novo”.
Nota: Por baixo da tabela aparece a informação com o Limite de Crédito, o Crédito Actual e o Crédito Disponível.
- Defina a Data da Fatura bem como a Data de Vencimento.
- Designe o Cliente em questão e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Indique o Modo de Pagamento da Fatura.
- Por fim adicione os Artigos e/ou Serviços:
Para adicionar um Artigo clique em
Para adicionar um Serviço clique
-
Depois
de
clicar
em
“Finalizar”
pode
em
“Imprimir” ou “Enviar por Email” o Documento.
- Para registar Números de Série clique em (Esta opção só aparece depois de clicar em “Finalizar”, no separador
Produtos).

Neste exemplo estamos a inserir Nº de Série do Artigo 3. Cada vez que introduzir um Nº de Série clique
em “Enter” para adicionar outra linha, de modo a que possa inserir vários Números de Série.
Como posso criar uma Venda a Dinheiro?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Vendas a Dinheiro. Irá ficar visível a Lista de Vendas a
Dinheiro de Clientes.
- Pode ainda ver graficamente as “Vendas a Dinheiro” efetuadas e a sua “Evolução”.
- Para criar uma Venda a Dinheiro clique em “Novo”.
- Indique o Cliente e todos os Dados serão preenchidos automaticamente.
- Por fim adicione os Artigos e/ou Serviços.
Para adicionar um Artigo clique em
Para adicionar um Serviço clique em
- Para registar Números de Série clique em
- Depois de clicar em “Finalizar” pode “Imprimir” ou “Enviar por Email” o Documento.
Nota: uma Venda a Dinheiro não requer a emissão de Recibo. É também designada por Fatura/Recibo.
Como posso criar uma Nota de Crédito?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Notas de Créditos Financeiros. Irá ficar visível a Lista
de Créditos Financeiros.
Nota: a Nota de Crédito movimenta stocks e Conta Corrente.
- Pode ainda ver graficamente os “Créditos Financeiros” e a sua “Evolução”.
- Para criar uma Nota de Crédito clique em “Novo”.
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Crédito.
- Insira o Cliente em questão e os dados serão automaticamente preenchidos.
- Insira os Artigos em questão e no fim clique “Finalizar”.
Como posso criar uma Nota de Débito?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Notas de Débitos Financeiros. Irá ficar visível a Lista
de Débitos Financeiros de Clientes.
- Pode ainda consultar graficamente os “Débitos Financeiros” e a sua “Evolução”.
- Para criar uma Nota de Débito a Cliente clique em “Novo”.
- Escolha a Série de Documento e defina a Data da Nota de Débito.
Nota: a Nota de Débito é designada apenas por um valor, isto é, pode adicionar um Artigo e definir o valor da
Nota de Débito, ou pode apenas clicar em
e definir a Designação da Nota de Débito.
- Insira os Artigos e Valor em questão e no fim clique em “Finalizar”.
Como posso criar um Talão de Devolução?
No Menu Vendas clique no botão Faturação e na opção Talões de Devolução. Irá ficar visível a Lista de Talões
de Devolução de Clientes.
Nota: os Talões de Devolução são utilizados quando se estorna uma Venda a dinheiro sem um Cliente designado. Quando uma VD tem um Cliente associado e clicamos em “Estornar” somos “transportados” para Notas de
Crédito.
- Quando estornamos uma Venda a dinheiro sem Cliente temos que preencher o “Motivo do Estorno”.
Só depois somos “transportados” para a edição do Talão de Devolução.
- Preencha todos os Dados do Talão de Devolução e no fim Imprima o seu documento.
Como posso emitir um Recibo para o Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Contas Correntes e na opção Recibos. Irá ficar visível a Lista de Recibos a
Clientes.
- Também poderá ver graficamente os “Recibos Emitidos” e a sua “Evolução”.
- Efetue uma pesquisa por: Ano, Mês ou Cliente.
- Para criar um Recibo clique em “Novo”.
- Escolha a Série de Documento.
- Defina a Data e insira a RefªDocº (por exemplo nº Fatura) a que corresponde o Recibo.
- No campo Valor a liquidar, o valor pago neste Documento é de 1599€. Isto é, de um Total de 1599€, pagou -se
1599€, sendo que o valor que ficou pendente (por pagar) é de 0€.
Outra forma de Liquidar um Documento (Recibo) é no Registo da Fatura que pretende clique no botão que diz
“Liquidar”. Automaticamente irá ser “transportado” para a emissão do Recibo.
Como posso consultar a Conta Corrente de um Cliente?
No Menu Vendas clique no botão Contas Correntes e na opção Conta Corrente de Cliente. Irá ficar visível a Lista de Contas Correntes de Clientes.
- Para consultar uma Conta Corrente, escolha o Cliente em questão no campo “Cliente”.
- Pode definir também intervalos de Datas ou, se preferir, pesquisar por uma palavra ou expressão.
- Neste exemplo, e de acordo com a Conta Corrente deste Cliente, o Saldo é: 10 066.32€, isto é, o Cliente tem
a pagar este Valor.
- Através do botão “Enviar Conta” pode ainda enviar um link com a conta corrente do cliente, onde este pode
consultar todo o histórico e fazer o download de todos os documentos. Este link é atualizado automaticamente.
Pegando no exemplo em cima: (descrição da Conta Corrente)
- Saldo Inicial (neste caso, 0€): imaginemos que trocou de software de faturação recentemente e que, este Cliente, tinha Crédito/Débito em ativo. No Menu Utilitários poderá controlar os Saldos Iniciais.
- Fatura Cliente 1: emitiu-se uma Fatura de 123.00€
- Fatura Cliente 2: emitiu-se uma Fatura de 1.845,00€
- O total destas 5 faturas dá 9.809.25€. Quer dizer que foram emitidas faturas para este Cliente neste valor.
- Recibo nº3: o Cliente pagou 1.968,00€ e, emitiu-se o Recibo. Dos 9.809.25€, subtraímos este pagamento e
ficam 7.841,25€ por receber do Cliente.
- Fatura Cliente nº9: emitiu-se Fatura no valor de 1.845,00€. O Saldo devedor do Cliente é de agora de 9.686,25€.
- Fatura Cliente nº11: emitiu-se uma Fatura no valor de 3.997,50€.
- Fatura Cliente nº12: emitiu-se uma Fatura no valor de 4.151,25€. O Saldo devedor do Cliente é de agora de –
17.835,00€.
- Recibo nº6: o Cliente pagou 3.382,50€ e emitiu-se o Recibo. Dos – 17.835,00€, subtraímos este pagamento e
16.389,75€.
- Recibo nº8: o Cliente pagou 7.533,75€ e emitiu-se o Recibo. Dos – 16.389,75€, subtraímos este pagamento e
- Fatura Cliente nº8: emitiu-se uma Fatura no valor de 1.599,00€.
12 003.57€.
- Venda a Dinheiro nº3: o Cliente efetuou Compra e pagou no valor de 123.00€. O Saldo devedor é o mesmo.
- Fatura Cliente nº18: emitiu-se uma Fatura no valor de 307.50€. O Saldo devedor do Cliente é de agora de –
12.311,07€
- Venda a Dinheiro nº5: o Cliente efetuou Compra e pagou no valor de 146.06€. O Saldo devedor é o mesmo.
- Crédito Financeiro: o Cliente devolveu material e efetuou-se uma Devolução. O valor da Nota de Crédito é de
307.50€. Deste modo, ao Saldo devedor do Cliente subtrai-se 307.50€ (fica a dever - 12.003,5€).
- Recibo nº9: o Cliente pagou 1.937,25€ e emitiu-se o Recibo. Dos - 12.003,5€, subtraímos este pagamento e
- O Saldo final é de 10.066,32€ que o Cliente continua a ter por pagar.
Como posso anular/estornar um documento?
Dentro do registo de um documento tem uma das duas opções: “Anular” ou “Estornar”.
Pode anular Faturas e Vendas a Dinheiro até 5 dias. Caso pretenda anular documentos de datas superiores a 5
dias terá que (após entrar no registo do documento) clicar no botão "Estorno" (Separador 3 Finalizar) -» redigir
o "Motivo" da anulação e, será transportado para Nota de Crédito. Para completar o “ciclo” e saldar o valor
pendente na Conta Corrente, emita o Recibo que liquide a Fatura que estornou e a Nota de Crédito que criou.
Para “Anular” (não é “Estornar”) um documento basta clicar no botão indicado.
- Quando estorna um documento com Cliente designado é sempre “transportado” para uma Nota de Crédito.
Quando o documento não tem nenhum Cliente (no caso de Venda a dinheiro, por exemplo) é transportado para
um Talão de Devolução.
- Nas Guias de Remessa e Guias de Consignação só poderá “Estornar”. Depois tem de apresentar o motivo
e, é “transportado” para uma Devolução.
Equipa NFact

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