gestão do desempenho

GESTÃO DO DESEMPENHO
UM GUIA COM AS MELHORES PRÁTICAS
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O QUE É GESTÃO DO DESEMPENHO E POR QUE MINHA EMPRESA
DEVERIA SE PREOCUPAR COM ISSO?
A Gestão do Desempenho – ou Avaliação de Desempenho- é
o conjunto de práticas de gestão que ajudam a garantir que
os funcionários da sua empresa recebam o direcionamento e
feedback necessários para que eles desempenhem seus papeis
com sucesso.
Uma Avaliação de Desempenho, quando feita da forma
correta, promove:
Alinhamento de objetivos: garante que os funcionários
compreendam, de forma clara, o que é esperado deles, e
o que devem fazer para contribuir para que a organização
alcance seus objetivos globais;
Desenvolvimento de competências: ajuda a mapear
competências necessárias para o time e para a
organização,apontando os pontos fortes e as necessidades de
desenvolvimento de cada funcionário;
Foco no desenvolvimento do funcionário: estimula os
empregados a desenvolver suas habilidades e competências,
para que tenham sucesso em sua função;
Alinha
objetivos
Desenvolve
competências
Desenvolve
pessoas
Engaja os
empregados
Engajamento e empoderamento dos empregados: convida
cada um dos funcionários a assumir a responsabilidade por
seu próprio desempenho, desenvolvimento e progressão de
carreira, enquanto contribui para o sucesso da organização.
O diálogo sobre performance: encoraja um diálogo constante
entre empregados e gestores sobre suas expectativas,
progressos, conquistas, performance e necessidade de
desenvolvimento;
Feedback e reconhecimento aos empregados: oferece
mecanismos para os empregados obterem o feedback e o
reconhecimento que eles precisam para, continuamente,
melhorar em sua função;
Ao menos uma avaliação formal por ano: oferece uma
oportunidade de gestores e empregados reunirem-se e
revisarem os objetivos e a performance conquistada;
O crescimento da sua empresa: ajuda no aumento da
produtividade, eficiência e habilidades, diminui custos, elimina
duplicação de trabalho e facilita a execução da sua estratégia.
Promove o
diálogo
Facilita o
feedback
Alinha o
processo
Promove o
crescimento
do negócio
COMO IMPLEMENTAR UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE
DESEMPENHO NA SUA EMPRESA
Qualquer profissional de Recursos Humanos está familiarizado
com as vantagens da Avaliação de Desempenho, mas muitos
executivos, gestores e empregados não estão. Mas, para
que o processo seja realmente eficiente, é importante ter o
engajamento de todos.
Se sua empresa não possui nenhum processo formal de
Avaliação de Desempenho, você deve iniciar abordando o
tema a partir das facilidades em se ter um software na nuvem
como apoio ao processo.
Se você já realiza uma avaliação manual, feita em papel,
mas precisa melhorá-la para aumentar sua eficiência, você
pode reiterar a importância do processo de Avaliação de
Desempenho, mostrando os benefícios que a sua organização
terá em automatizar o que é feito manualmente.
Há quatro passos básicos que poderão auxiliar
você neste processo.
COMO IMPLEMENTAR UM SISTEMA DE AVALIAÇÃO DE
DESEMPENHO NA SUA EMPRESA
1. Identificar e priorizar os desafios que a sua
organização está enfrentando atualmente.
principalmente se você nunca teve um sistema de Avaliação de
Desempenho.
Um caminho possível é obter alguns dados de mercado como:
Comece apontando claramente os impactos por não ter um
sistema de Avaliação de Desempenho, ou tê-lo somente feito
em papel, manualmente. Priorize esses desafios no que tange ao
impacto negativo para a organização, bem como os obstáculos
que isso traz para que todos alcancem seus objetivos e
resultados. Para fazer isso, você precisará consultar outros líderes
da organização.
Deloitte: Organizações que revisam suas metas com seus
empregados a cada trimestre ou em uma frequência maior, têm
45% de probabilidade de ter uma performance financeira acima
da média, enquanto que 64% delas têm mais probabilidade de
baixar seus custos, se comparadas ao seu mercado de atuação;
2. Identificar seus objetivos ao implementar um
sistema de Avaliação de Desempenho.
Agora que você já mostrou quais são os desafios da sua
organização, é o momento de identificar os objetivos no que
tange ao novo processo – e eles deverão estar diretamente
relacionados aos desafios identificados, assim como aos
objetivos e metas da organização.
3. Estimar o ROI.
A liderança está muito mais interessada em quantificar os
benefícios da nova solução e o retorno sobre o investimento
para justificar a alocação do orçamento, tempo e recursos
na implementação de um novo sistema de Avaliação
de Desempenho. Esta pode ser uma tarefa mais difícil,
McKinsey: empresas com um processo bem estruturado para
avaliação de talentos têm uma performance melhor que seus
concorrentes, e um retorno 22% maior para os acionistas;
Towers Watson: um sistema efetivo de Avaliação de
Desempenho pode aumentar o valor da empresa em até 30%;
Russel Investments: empresas que estão na lista da Fortune das
100 Melhores para se Trabalhar têm um resultado financeiro
cerca de 10% melhor do que aquelas que estão na “Fortune 500”.
4. Comunicar os benefícios aos empregados.
O próximo passo é comunicar seus objetivos e os benefícios
da Gestão de Desempenho para todos os empregados.
Comece com a liderança sênior para garantir adesão dos
tomadores de decisão. Uma vez que a sua iniciativa tenha sido
aprovada, comunique o projeto para o time de RH, os gestores
e, claro, os empregados.
DICA: PARA SER MAIS ASSERTIVO, SEU
PROJETO DEVE INCLUIR UM REPRESENTANTE
DO RH, UM REPRESENTANTE DO TIME DOS
GESTORES, E CONSULTORES EXTERNOS.
!
COMO DEFINIR AS MELHORES PRÁTICAS PARA O PROCESSO DE
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
Veja agora algumas ações que você pode tomar para garantir as
melhores práticas quando se trata da avaliação de desempenho:
engajamento de todos, bem como considerar as necessidades
específicas de cada um desses grupos.
ESTABELEÇA SEU “DREAM TEAM”
DOCUMENTE SEUS OBJETIVOS E CRITÉRIOS
DE SUCESSO.
Uma vez que você tenha obtido a adesão de todos os seus
stakeholders-chave para criar e implementar um processo
formal de avaliação de desempenho, ou para melhorar o
processo que você tenha atualmente implementado na sua
empresa, você está pronto para delinear o projeto e suas fases
de implementação. Para fazer isso de forma efetiva, reúna um
time para o projeto e discuta pontos como:
• Os objetivos do programa e os critérios de sucesso;
• Os processos que envolverão a avaliação de desempenho;
• Datas para lançamento e prazos para execução das
atividades;
• Integração de habilidades e competências que serão
críticos para sua empresa;
• Como incorporar os objetivos organizacionais e alinhar a
sua força de trabalho;
• Estratégias de comunicação;
• Estratégias de treinamento.
Você também deverá ter um grupo tático para apoiar a
implementação efetiva do projeto, bem como um steering
comittee que irá oferecer suporte e feedback, além de aprovar
suas decisões. Considere incluir ao menos um representante
de cada grupo de stakeholders. Isso ajudará você a garantir o
Estabeleça e documente seus objetivos-chave e defina quais
os parâmetros que levarão seu projeto a ser considerado
um sucesso. Garanta que seus objetivos sejam S.M.A.R.T
(específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo).
Esses objetivos irão guiá-lo no seu projeto, bem como nas
tomadas de decisões.
DEFINA OS PASSOS PARA A
IMPLEMENTAÇÃO DO PROJETO.
Uma das primeiras tarefas do novo time será definir quais
passos serão incluídos no processo. Independente do tamanho
ou do segmento da empresa, a maior parte dos processos de
avaliação de desempenho incluem as seguintes etapas:
Passo 1: Planejamento
Esse passo acontece no início do ciclo. É quando os gestores
definem e comunicam a cada funcionário, quais são suas
expectativas em relação à performance, expressando-as no
formato de competências e objetivos.
DEFINA OS PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DO
DESEMPENHO NA SUA EMPRESA
Gestores e empregados também estabelecem o plano de
desenvolvimento individual para direcionar necessidades
de treinamento e aprendizado, facilitando ações para que
cada empregado alcançe seus objetivos e demonstre as
competências requeridas para o seu perfil.
Discussões entre gestores e empregados são importantes
neste estágio para garantir que as expectativas para o próximo
período sejam bem compreendidas e estejam alinhadas. Em
um processo anual de gestão de desempenho, esse primeiro
passo é geralmente realizado ao mesmo tempo da revisão anual
(Passo 3).
Passo 2: Acompanhamento
Os acompanhamentos durante o processo são bastante
flexíveis. Você pode escolher o intervalo que melhor se adequa
às necessidades da sua empresa: uma vez no meio do ano,
a cada trimestre, ou mensalmente. O mais importante, neste
passo, é garantir que o empregado não passe o ano inteiro
sem receber qualquer feedback sobre o seu desempenho.
Se os gestores costumam realizar reuniões semanais com seus
empregados, um check point de meio de ano é suficiente.
Algumas empresas optam por fazer apontamentos formais a
cada trimestre, e até mensalmente.
Empresas que trabalham por projeto adotam a avaliação na
conclusão de cada projeto. Esses acompanhamentos devem
ser curtos e seu formulário deve ser simplificado, contendo os
seguintes pontos: revisão do processo; ajuste de objetivos e
planos de desenvolvimento; reporte de quaisquer mudanças, e
avaliação da performance atual.
Passo 3: Avaliação Anual de Performance
Neste ponto, você obtém feedbacks dos resultados das
avaliações do gestor, bem como das avaliações 360º, vindas
de outras fontes (pares, subordinados, etc). Esse passo pode
incluir vários tipos de avaliação, dependendo de como você
escolhe fazer o seu processo. A tarefa final é, geralmente,
um de acordo entre empregado e gestor, o que completa
o formulário de avaliação. Os passos 1 e 3 são geralmente
completados ao mesmo tempo.
Passo 4: Calibração de Resultados
Esse passo inclui uma revisão da área de Recursos Humanos
em conjunto com gestores de outras áreas. Seu objetivo
principal é garantir que todos as avaliações foram feitas,
que as avaliações foram justas e acuradas, e que os
gaps de performance serão endereçados com planos de
desenvolvimento.
Algumas empresas conduzem reuniões com gerentes para
fazer a calibração das avaliações, outras fazem essa tarefa
com a ajuda dos gestores sênior de RH, entre outros métodos.
DEFINA OS PASSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO DO
DESEMPENHO NA SUA EMPRESA
Passo 5: Revisar os processos
É importante reunir o grupo responsável pelo projeto e fazer
uma análise minuciosa da experiência até aqui. O seu time de
RH e os executivos devem revisar os objetivos do processo
anualmente para identificar questões como:
• Avaliações gerais e tendências;
• Gaps organizacionais e tendências;
• Necessidades de desenvolvimento em nível
organizacional, departamental ou individual;
• Indivíduos de alta e baixa performance;
• Tendências nas avaliações ou variações do uso do
processo.
Você deve, então, formular um plano de ação para garantir
que endereçará qualquer questão encontrada na avaliação
do processo, e usar os dados para prover informações a
qualquer outro programa de desenvolvimento de talentos
na organização, bem como para a tomada de decisão. Você
também deve revisar o processo e formulários e procurar
formas de otimizá-los. Trabalhe com seu time de projeto para
definir os passos que você deve incluir ou retirar da avaliação
de desempenho.
Coaching, feedback e desenvolvimento devem ser atividades
contínuas. Os gestores precisam fazer coaching e dar feedback
aos seus empregados, e suportá-los em seu desenvolvimento
ao longo do ano, encorajando a melhoria da performance.
Feedback e coaching também podem ser usados para
reconhecer e encorajar comportamentos desejados e boa
performance, assim como identificar áreas de desenvolvimento
e oportunidades de melhoria.
O objetivo principal é manter um diálogo contínuo sobre
performance e expectativas. Só assim, os empregados não
serão surpreendidos no final do ciclo de avaliação.
COACHING, FEEDBACK E DESENVOLVIMENTO
DEVEM SER ATIVIDADES CONTÍNUAS.
O CICLO DE GESTÃO DO DESEMPENHO
Passo 1: Planejamento
• Determinar e comunicar
expectativas em relação à
performance, expressando-as
como competências e objetivos;
• Criar planos de desenvolvimento.
Passo 5: Revisar o Processo
• Revisar os resultados
relacionados ao ciclo de
avaliação de desempenho
para identificar áreas de
desenvolvimento;
• Revisar o processo e os
formulários e fazer as
mudanças necessárias;
• Revisar os dados junto aos
executivos.
Passo 4: Calibração da Performance
e dos Resultados
• Garantir que todas as revisões
foram feitas, avaliações foram
justas e acuradas, e os gaps de
performance serão endereçados
no plano de desenvolvimento
Passo 2: Acompanhamento
• Revisar o progresso até
a data estipulada, ajustar
objetivos e planos de desenvolvimento, e capturar
quaisquer mudanças nas
prioridades ou expectativas
Passo 3: Avaliação Anual
• Obter feedback e avaliações
de performance dos
empregados e gestores;
• Conduzir a reunião de
calibração da performance;
• Assegurar que empregados
e gestores finalizaram o
processo e assinaram o
formulário
INICIANDO O PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
Agora que você já estabeleceu o processo e o modelo
de formulário, garantiu que eles estão alinhados com as
competências requeridas pela organização e com os objetivos
do negócio, você está pronto para implementar o projeto.
Como qualquer novo processo organizacional, as iniciativas
que mudam a rotina das pessoas estão entre as partes mais
críticas do processo. Você precisa se certificar que tem o apoio
da maior parte dos seus stakeholders, bem como que você
tem as informações e ferramentas necessárias para seguir
adiante. O rollout do projeto inclui:
• Criar os materiais de treinamento;
• Comunicar os detalhes do novo processo, incluindo:
- As razões pelas quais está sendo implementado;
- O compromisso da alta de liderança com o novo processo;
- Os benefícios que o processo trará para a organização e para
todos os participantes;
- Os prazos e as primeiras atividades;
- Quando ocorrerão os treinamentos;
- Deveres e responsabilidades de cada um.
Como desenvolver seu material de treinamento
Executivos, gestores, empregados e até mesmo a equipe
de RH precisarão ser treinadas na aplicação dos processos,
ferramentas e formulários. Trabalhe com seu time de projeto
para identificar como você vai endereçar as necessidades
levantadas. Talvez, a metodologia mais adequada seja
uma mistura de formatos, por exemplo, aulas presenciais,
e-learning, treinamento práticos, vídeos, etc.
Você também precisa pensar no longo prazo, por exemplo:
todos os novos gestores precisam ser treinados na ferramenta,
e é interessante ter material de apoio para que as pessoas
possam recordar o processo e tirar suas dúvidas.
Outros aspectos importantes são oferecer treinamentos
específicos que alinharão todos—e principalmente os
gestores-- nas melhores práticas tais como:
•
•
•
•
•
Como criar objetivos S.M.A.R.T.;
Como dar feedback;
Como fazer coaching;
Como auxiliar no desenvolvimento do funcionário;
Como preparar uma sessão de acompanhamento etc.
Comunicando detalhes do novo processo
O próximo passo é comunicar claramente os detalhes do novo
processo para todos os empregados, incluindo respostas a
questões como:
Por que implementar um novo processo de Gestão do
Desempenho?
Quais os benefícios?
Quais atividades ou processos isso inclui?
REALIZANDO A GESTÃO DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
Quando começa?
Quando e onde estarão os formulários necessários?
Quando e como será o treinamento?
Quais são as responsabilidades de cada um?
Trabalhe com seu time para estruturar um sólido plano
de comunicação, que esclareça todas as questões que
eventualmente possam surgir. Comunique o tema por canais
diferentes e repetidas vezes. Leva tempo para uma mudança
cultural e de comportamento.
Realizando o treinamento
Antes que os executivos e empregados iniciem o novo
processo de desempenho, é preciso realizar os treinamentos
necessários. Assegure-se que você tenha sessões suficientes
para acomodar a todos, e crie materiais de referência que
sejam de fácil consulta e acesso. Não se esqueça de solicitar
feedback sobre o treinamento.
Como a Efix pode ajudá-lo
Há 15 anos, a Efix vem auxiliando as empresas a impulsionarem
seus resultados por meio da gestão de talentos e desempenho,
com a utilização de sistemas na nuvem que fomentam o
crescimento sustentável e competitivo das organizações.
Uma empresa com uma equipe de alta performance consegue
alcançar resultados mais rápidos, é mais inovadora e ágil
perante a concorrência e tem visão de futuro. É por isso que
a Efix desenvolveu ferramentas específicas para gestão de
talentos, que fornecem informações e insights estratégicos
para a tomada de decisões em negócios.
Hoje, com clientes como BM&FBovespa, Brookfield, BTG
Pactual, Itaú-Unibanco e Sodexo, a Efix provê soluções e
ferramentas que colocam Recursos Humanos no centro da
estratégia de negócios, pois promovem:
• O alinhamento estratégico de toda a organização;
• Ganho de produtividade a partir da gestão do
desempenho dos funcionários;
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talentos.
Com tecnologia de ponta, as ferramentas da Efix têm uma
excelente relação custo/benefício: estão hospedadas na
nuvem, disponíveis sete dias por semana, 365 dias por ano, e
podem ser personalizadas para as necessidades do negócio de
cada empresa.
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da organização
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e avaliação das competências, bem como a mensuração do
desempenho dos colaboradores. O sistema conta com dois
módulos: Efix | Competency, voltado para avaliações de
competência top-down, 180º e/ou 360º integrados ao plano de
desenvolvimento individual, e o Efix | Goals, ferramenta que
auxilia na definição,, acompanhamento e avaliação de metas e
objetivos dos profissionais de uma empresa, que podem estar
relacionados a um time, como também podem ser individuais.
podem interagir a partir de ferramentas colaborativas como
fóruns e comunidades.
A suíte conta com o Efix | e-Learning, para gestão de cursos
e treinamentos corporativos a distância, e o Efix | Classroom,
um sistema completo de administração da logística de
eventos presenciais de formação e capacitação de pessoas.
Efix | Survey Suite com dois módulos, a suíte oferece uma
solução confiável para o desenvolvimento e aplicação de
Efix | Learning Suite plataforma para gestão de curso em
pesquisas de clima organizacional, alinhadas aos objetivos do
formato presencial, e-learning ou híbrido, dentro dos padrões negócio de cada organização: o Efix | Survey, módulo para
internacionais utilizados para o desenvolvimento de conteúdos realização de pesquisas, e o Efix | Action Plan, módulo que
e-learning. Uma vez implementado, pode ser acessado via
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