Untitled - IDC Portugal

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Índice/Summary
Versão em português/ Portuguese Version
Apresentação do candidato
Pag.3
Projeto
Pag. 5
Introdução
Pag. 5
Smart Cities ‐ Cidades Analíticas
Pag. 5
O problema
Pag. 7
Solução – Plataforma GeoEstrela
Pag. 8
Impacto da plataforma
Pag.14
Conclusão
Pag.15
Filme do projeto
Pag.15
Referências bibliográficas
Pag.16
Versão em Inglês / English Version
Candidate's presentation
Pag.17
Project
Pag.19
Introduction
Pag.19
Smart Cities ‐ Urban analytics
Pag.19
Problem
Pag.21
Solution ‐ GeoEstrela Platform
Pag.22
Platform Impact
Pag.27
Conclusion
Pag.28
Project filme
Pag.28
References
Pag.29
2
Apresentação do candidato
A Freguesia da Estrela
Freguesia da Estrela (FE) nasce do novo mapa político da cidade de Lisboa, é a junção de
três antigas Freguesias - Lapa, Prazeres e Santos-o-Velho (figura 2). A FE é geralmente
caracterizada por ser uma freguesia com uma grande diversidade populacional.
Figura 1: Mapa da cidade de Lisboa
Figura 2: Mapa da Freguesia da Estrela
A Junta de Freguesia da Estrela
As Juntas de Freguesia (JF) em Portugal representam o nível de governance mais
próximo dos cidadãos, sendo esta uma posição privilegiada para identificar os
problemas, promover políticas para os seus territórios e apresentar projetos em que
haja a participação de todas as entidades locais para o desenvolvimento territorial. Esta
função é importante quando se refere a áreas altamente urbanas, como é o caso da
maior cidade Portuguesa - Lisboa.
Em 2014 teve lugar a reorganização do mapa político da cidade de Lisboa, reduzindo-se
o número de Freguesias de 53 para 24. Esta Reforma Administrativa materializou-se
numa atribuição de novas competências aos 24 territórios redesenhados (referidas na
lei número 56/2012 - Reorganização Administrativa de Lisboa). Representou também
uma descentralização do tecido urbano. As Juntas de Freguesia adquirem, desta forma
maior capacidade de resposta junto dos seus residentes.
3
Não obstante o novo modelo de governação, com a supra citada maior capacidade de
intervenção junto da população, as atividades promovidas pelas Juntas de Freguesia
continuam a concentrar-se nos mesmos grupos-alvo: os idosos e as crianças. Desta
forma, os grupos sociais que menos aderem às iniciativas da JF são os adultos em idade
ativa e os jovens. Resulta desta realidade um nível de participação da população muito
baixo (Baixinho; Schmidt; Seixas, 2014).
A Freguesia da Estrela situa-se numa área geográfica onde a grande parte da população
se encontra numa situação de idade ativa (tabela 1), no entanto existe também uma
grande percentagem de idosos. Face a uma população com estas características
populacionais a Junta de Freguesia disponibiliza serviços para que os residentes se
sintam mais próximos do seu órgão governamental uma vez que colocam o cidadão
como agente central e ativo.
A tabela 1 apresenta o total de residentes da FE divididos por faixa etária.
Tabela 1: Total de Residentes
Faixa etária
Residentes
0-14
2817
15-24
1902
25-64
10598
65+
4799
Fonte: INE, Censos 2011
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Projeto
Introdução
A temática das Smart Cities tem vindo a crescer nos últimos anos. A analítica urbana é
uma área específica das Smart Cities, combina a informação geográfica, sistemas de
informação, análise espacial, métodos quantitativos, data mining e programação
computacional, mediante investimentos tecnológicos (Internet of Things (IoT), Big Data,
computação em nuvem, redes sociais, soluções móveis). O sistema tem em vista a
recolha, processamento e análise de dados complexos e a construção de cenarizações e
análises prospetivas de apoio à tomada de decisão. É neste âmbito que a Junta de
Freguesia apresenta o seu projeto.
A apresentação do projeto segue três passos estruturantes: (1) Introdução à temática
das Smart Cities - cidades analíticas (2) descrição do problema que a Junta de Freguesia
da Estrela detetou, assim como o planeamento e explicação da solução - a plataforma
GeoEstrela; (3) e por fim, a apresentação de dados que demostram o impacto que a
plataforma tem e teve nos cidadãos e na Junta de Freguesia da Estrela.
Smart Cities – analítica urbana
Atualmente as cidades são caracterizadas como sistemas complexos que concentram
uma multiplicidade de atores, bens e atividades em interação numa abundância de
fluxos e intercâmbios. Representam lugares estruturantes para a competitividade
económica e coesão social. As cidades concentram em si complexos problemas sociais
e ambientais e paralelamente concentram conhecimento, potencial de inovação, a
vertente Smart.
O conceito Smart City está em expansão em todo o mundo, sendo o seu impacto efetivo
nas estratégias urbanas aplicadas nas cidades (Caraliu, A., Del Bo, C., e Nijkamp P., 2011).
A participação dos cidadãos é um elemento essencial/central para as Smart City – teoria
Bottom - Up. Giffinger (2007), um dos autores mais citados no estudo das Smart Cities,
define-a da seguinte forma: "Uma Smart City é uma cidade cujo desempenho é
5
construído sobre a combinação inteligente de doações e atividades de cidadãos
decisivos, independentes e conscientes".
As cidades analíticas são uma vertente específica das Smart Cities, são caracterizadas
como:
1) “Cidades que fazem uso da tecnologia digital nos serviços e funções urbanas num
quadro de desenvolvimento sustentável e que promovem a experimentação de
soluções inovadoras na prestação de serviços urbanos
2) Cidades que estão tecnologicamente apetrechadas para conhecer e monitorizar
permanentemente o seu funcionamento através de novos métodos de análise e
recolha de informação, garantindo uma gestão mais eficiente e ajustada às
necessidades e expectativas dos cidadãos
3) Cidades que promovem o envolvimento ativo dos cidadãos e dos vários agentes
urbano, na recolha de informação, na conceção e desenho das soluções, nos
processos de decisão e gestão, por intermédio de ferramentas e técnicas
inovadoras que capitalizam a inteligência urbana e fomentam uma governação
mais transparente” (Apresentação das Urban Analytics – CCDRLVT, 2015)
Desta forma, a analítica urbana tira partido de soluções e ferramentas de advanced
analytics (ferramentas computacionais de processamento da informação, pesquisa e
cruzamento de dados, orientados para a definição e avaliação de cenários prospetivos),
em benefício das cidades e da gestão urbana, para monitorização do funcionamento e
operacionalização dos sistemas urbanos e melhoria de técnicas de apoio à tomada de
decisão.
As Smart Cities – analítica urbana, têm provado a sua relevância e impacto e a temática
tem sido encorajadora para que as entidades locais repensem toda a sua abordagem no
que diz respeito às suas responsabilidades. É cada vez maior a noção da relevância da
dinâmica que as cidades podem gerar. São as cidades que desenvolvem uma base
fundamental de dados, e respetivos cruzamentos relativos aos fenómenos urbanos, que
orientam a tomada de decisão na gestão urbana mediante o desenvolvimento de
sistemas de informação, redes e plataformas tecnológicas de conhecimento e inovação.
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Ciente do alcance e impacto das Smart Cities a Junta de Freguesia da Estrela quer
resolver uma das grandes falhas das administrações locais tendo o conceito analítica
urbana como base do seu Projeto para a Freguesia da Estrela.
O problema
A Junta de Freguesia da Estrela partilha, na área geográfica onde está inserida, das
mesmas dificuldades que as restantes Freguesias, ou seja não consegue atrair para as
suas dinâmicas um número significativo de adultos em idade ativa, assim como os jovens
e as pessoas pertencentes à classe média. Esta situação deve-se principalmente à falta
de transparência do setor público, a respostas inadequadas às rotinas e à falta de
ferramentas para a participação dos cidadãos nas problemáticas do seu dia-a-dia. A
promoção da transparência e do controlo social é fundamental para a consolidação da
responsabilidade (accountability) e do controlo externo dos órgãos públicos (OCDE
2001; 2003; 2009b). A transparência assegura aos cidadãos a informação necessária
para funcionar e avaliar os processos públicos. O desafio para as autoridades locais é
desenvolver formas participativas de prestação de serviços eletrónicos e de abordagem
aos cidadãos, indo ao mesmo tempo ao encontro das suas necessidades como
consumidor de um produto.
A constatação é a de que até ao momento nunca se verificou uma ação concertada que
aplicasse a tipologia smart aos problemas de não-emergência na cidade de Lisboa.
Atualmente, a maior parte das plataformas que estão disponíveis são muito complexas,
não estão adaptadas para a versão mobile e não são transparentes para o cidadão. Com
o novo mapa político da cidade de Lisboa1destaca-se a falta de um processo intuitivo e
digital que suporte o processo de comunicação de ocorrências.
Por exemplo, existe, na cidade de Lisboa uma plataforma de gestão denominada “Na
Minha Rua", à qual o cidadão pode aceder e colocar as questões de não-emergência.
Esta plataforma tenta resolver o problema supra citado, no entanto possui três falhas:
1
Lei número 56/2012
7
1) Não existe em versão mobile, obrigando os cidadãos a apresentarem as suas
questões quando chegam a casa ou ao trabalho;
2) Não é uma plataforma de simples compreensão e manuseamento;
3) Não é transparente para o cidadão dado que não possui fotos do problema
encontrado e a sua posterior resolução.
Outra plataforma idêntica é a plataforma dos Estados Unidos da América (EUA) em New
York. Não sendo totalmente isenta de falhas revela-se mais eficiente em relação à de
Lisboa, uma vez que resolveu um dos três problemas identificados, nomeadamente o da
mobilidade uma vez que tem aplicações presentes na Google Play Store e iTunes Store.
Desta forma, perante a identificação dos problemas e a constatação da ausência de uma
solução válida, a Junta de Freguesia da Estrela desenvolveu uma plataforma que permite
aos residentes da Freguesia não só sentirem-se mais próximos da sua entidade
governamental, como terem ao dispor uma ferramenta de ação real, fazendo deles
agentes ativos e dinâmicos na sua própria realidade. Uma autarquia local trabalha para
o cidadão e ter no cidadão um parceiro real e ativo revela-se uma smart idea.
Solução – Plataforma GeoEstrela
A falta de transparência na resolução dos problemas de não-emergência com o foco a
incidir no cidadão é a grande problemática que o Projeto da JFE quer solucionar. Para
tal desenvolveu uma plataforma denominada por GeoEstrela (www.geoestrela.pt), que
é atualmente aplicada em contexto real (em problemas reais com pessoas reais) na
região da Freguesia da Estrela. O resultado deste projeto tem sido muito importante
para a gestão ao nível operacional e do executivo, provando que esta poderá ser a
solução para o problema identificado.
Em 2013, após as eleições Autárquicas e a implementação do novo mapa político de
Lisboa, qualquer ocorrência e/ou situação que o cidadão encontrasse obrigá-lo-ia a
deslocar-se à Junta de Freguesia ou a enviar um e-mail. As autoridades locais registavam
estas ocorrências numa folha em formato excel que posteriormente eram convertidas
num pedido individual. Como não existia uma plataforma que fizesse a receção e
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imediato encaminhamento das ocorrências no sentido da sua resolução, tornava-se
bastante inoperante o trabalho de quem fazia a receção de toda a informação, o que
resultava numa ineficiente otimização do tempo e consequente falta de produtividade.
Segundo Attaran (2001) a grande motivação para a implementação de um sistema desta
tipologia é a necessidade de acelerar o processo, reduzir os recursos necessários,
melhorar a produtividade e eficiência, assim como melhorar a competitividade.
Desta forma, a plataforma GeoEstrela tem como base a Geo Business Intelligence. Este
conceito resulta da junção de Business Intelligence com a GeoLocation. A Geo Business
Intelligence é usada para implementar sistemas de apoio à decisão, a fim de melhorar a
eficiência das atividades de negócios no ambiente em que opera, de um modo geral visa
obter a otimização de processos e redução de custos. Basicamente, esta será obtida
através de ferramentas para analisar os dados e processos de negócios com o objetivo
de obter o KPI (Key Performance Indicators) mantendo-os sob controlo e conseguindo
uma visualização imediata dos mesmos (relatórios, dashboards dinâmicos, sistemas de
análise do histórico, etc.) (Angelaccio, Buttarazzi, Basili, Liguori, 2012).
Este projeto disponibiliza aos cidadãos da Freguesia da Estrela (quem vive, quem
trabalha e quem visita) uma aplicação que permite interagir com o espaço público.
Todas as informações referenciadas são obtidas em contexto real, com pessoas e
problemas reais. Só desta forma se atinge um dos principais objetivos desta mesma
plataforma, que é criar uma base participativa dos cidadãos e desta forma redefinir uma
nova realidade para as freguesias da cidade de Lisboa e do país.
Como funciona a plataforma?
Neste capítulo será apresentado o fluxograma de funcionamento da plataforma, assim
como o funcionamento da plataforma para o cidadão e para a equipa de suporte
(BackOffice).
9
Percurso da receção à resolução das ocorrências
Figura 3: Fluxograma do GeoEstrela
O fluxograma acima exemplifica claramente que são as soluções simples as mais
eficazes e com maior sucesso. Não são necessários inúmeros estados e transições para
ver resolvido um problema no espaço público.
Sequência de uma situação real do uso da plataforma GeoEstrela.
1
O cidadão acede à plataforma (www.geoestrela.pt) através do seu smartphone/iphone
Figura 4: Etapa 1
10
2
O cidadão tira uma fotografia à ocorrência
Figura 5: Etapa 2
3
O cidadão localiza a ocorrência no mapa e reporta o problema
4
Uma vez recebida a ocorrência JFE encaminha para os serviços respetivos
Figura 6: Etapa 3
Figura 7: Etapa4
11
5
Depois de validado, o problema começa a ser solucionado pelas equipas da JFE
Figura 8: Etapa 5
6
Uma vez resolvido, a pessoa é notificada
Figura 9: Etapa 6
Em relação à equipa de suporte de BackOffice a plataforma tem o seguinte aspeto:
B
A
Figura 10
12
A letra A é o campo que permite visualizar os dados editáveis necessários para o próximo
estado – Por confirmar, Por validar, Validada no Terreno, Em execução, Por validar no
terreno e concluída. Na Letra B está demonstra todo o historial da ocorrência.
A imagem abaixo (figura 11) retrata o total de ocorrências transmitidas à plataforma,
durante o período de Novembro de 2014 e Março de 2015, estando sempre divididas
pelos três estados (por confirmar, em execução e concluídas).
Figura 11: Total de ocorrências
As várias tipologias das ocorrências são: calçadas, ocorrências para a Câmara Municipal
de Lisboa, dejetos caninos, ecopontos, espaços verdes, estradas, pilaretes, deservagem,
sarjetas, entre outras. O tipo de ocorrências que os cidadãos reportam com mais
frequência são: lixo, calçadas e sarjetas.
A figura 12 apresenta a ocorrência com todos os seus detalhes - data, nº ocorrência,
categoria, localização, a foto do antes e depois e o campo para colocar algumas notas/
apontamentos.
Figura 12: Detalhes
Conclui-se desta forma que a criação de uma plataforma simples, com versão mobile e
transparente, a pensar no cidadão e tendo o cidadão como primeiro agente a reportar
as ocorrências é a solução para resolver o problema identificado.
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O quadro síntese (tabela 2) estabelece a relação entre as três plataformas já expostas,
no âmbito das respostas que dão ao problema identificado.
Tabela 2 – Quadro síntese das três plataformas
Plataforma
Versão mobile
Simplicidade
Foto comprovativa na
conclusão
“ Na minha Rua”
NYC 311
X
GeoEstrela
X
X
X
Fonte: Elaboração própria
Impacto da plataforma
O processo de desmaterialização adjacente à Plataforma GeoEstrela trouxe vários
benefícios para os cidadãos e para os funcionários que trabalham neste BackOffice. O
impacto incide particularmente nestes dois grupos.
Tabela 3 – Impacto da plataforma na Junta de Freguesia e nos Cidadãos
Junta de Freguesia
Cidadãos
Exerce ativamente o seu direito de
Uma distribuição eficiente pois é possível
cidadania e permite relatório, em tempo
obter dados mais rapidamente e com
real os problemas que enfrenta na rua
maior detalhe.
(não há necessidade de ter técnica e / ou
experiência em qualquer tecnologia).
Uma gestão com base nos níveis de
serviço por executante (interna e
subcontratado) - tempo de end-to-end
em cada incidente registado.
Obtém feedback da Junta de Freguesia
da Estrela e pode consultar em tempo
real o status de ocorrência: recebido,
execução ou concluídos.
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Toda a população tem acesso a fotos do
Permite a localização concreta dos vários
antes e depois, comprovando a
problemas.
resolução efetiva do problema.
O cidadão tem uma visão clara e não
precisa saber qual a autoridade pública
que tem essa responsabilidade – existe
uma seleção que é realizada
internamente e posteriormente é
reencaminha para os serviços municipais
ou outra autoridade pública.
Fonte: Elaboração própria
Conclusão
Smart City é um conceito multidisciplinar que tem um impacto sobre os cidadãos nas
vertentes sociais, económicas e técnicas. A necessidade de abordar os problemas mais
difíceis decorrentes da dimensão das cidades, acrescido ao desejo de obter os maiores
benefícios da vida urbana, são motores formidáveis que apoiam a investigação na
vertente das cidades analíticas.
A Junta de Freguesia da Estrela quer tornar os cidadãos mais ativos e mais participativos
no seu território com esta solução smart. A implementação desta plataforma em
contexto de território de Freguesia é novo no contexto das autarquias locais. Esta
plataforma possui a vertente da mobilidade e da transparência, além de contribuir
também para a desmaterialização do processo de apoio ao cidadão tendo como
resultado respostas mais eficientes e eficazes.
Filme do Projeto
https://vimeo.com/118005766
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Referências bibliográficas
Angelaccio et al, 2012. Using Geo-Business Intelligence to Improve Quality of Life, Rome,
Italy
Apresentação das cidades analíticas – CCDRLVT, 2015
Caragliu, A., Del Bo, C., & Nijkamp, P., 2011. “Smart cities in Europe” in Journal of Urban
Technology, 18 (2), 65-82. Routledge
Griffinger et al. 2007. Smart cities: Ranking of European medium-sized cities. Center of
Regional Science (SRF), Vienna University of Technology, Vienna, Austria
Law nº 56/2012 - Administrative reorganization of Lisbon. It also represented a
decentralization of urban
Mohsen Attaran, 2001. Exploring the Relationship Between Information Technology and
Business Process Reengineering, Bakersfield, California
OECD, 2001, “Citizens as Partners: Information, Consultation and Public Participation in
Policy-Making”, OECD Publishing, Paris, doi: 10.1787/9789264195561-en.
OECD, 2003, Promise and Problems of e-Democracy: Challenges of Online Citizen
Engagement, OECD Publishing, Paris, doi: 10.1787/9789264019492-en.
OECD, 2009b, Focus on Citizens: Public Engagement for Better Policy and Services, OECD
Publishing, Paris, doi: 10.1787/9789264048874-en.
Schmidt L et al, 2014. Governação de Proximidade – As Juntas de Freguesia de Lisboa.
Imprensa Nacional casa da Moeda, lisboa
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Candidate's presentation
Estrela Borough
Estrela Borough (EB) is born with the new political map of Lisbon, the junction of three
former Boroughs ‐ Lapa, Prazeres and Santos‐o‐Velho (Figure 2). EB is usually
characterized as a borough with a large population diversity.
Figure 2: Map of Lisbon
Figure 2: Map of the Estrela Borough
Estrela Borough Council
The Borough Councils (BC) in Portugal represent the closest level of governance, a
privileged position to identify problems, promote adequate territorial policies and
present projects where participation of all local existing authorities in order to promote
territorial development. This feature is important when it comes to ultra-urban areas,
such as the city of Lisbon.
In 2013 there was reorganization of the political map of Lisbon took place, reducing the
number of boroughs from 53 to 24. This Administrative Reform materialized in assigning
new responsibilities to 24 redesigned territories (referred to in the law nº 56/2012 ‐
Administrative reorganization of Lisbon). It also represented a decentralization of urban
functions.
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Despite this new governance model, with greater capacity to intervene, activities
promoted by Borough Councils continue to focus on the same target groups: elderly and
children. Thus, social groups that adhere less to BC initiatives are adults of working age
and young people, with obvious consequences such as very low population participation
(Baixinho; Schmidt; Seixas, 2014).
Estrela Borough is located in a geographical area where a large number of the population
is at working age (Table 1), despite the fact that there is also a large percentage of people
aged 65+. Consequently, with a population with these demographic characteristics,
Estrela Borough Council focus on providing services where the citizen plays an active
and central role.
Table 1 shows the total residents of EB divided by age group.
Table2: Residents
Age group
Residents
0-14
2817
15-24
1902
25-64
10598
65+
4799
Source: INE,Censos 2011
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Project
Introduction
Smart Cities has been trending in recent years. Urban analytics is a specific area of Smart
Cities, which combines geographic information, information systems, spatial analysis,
quantitative methods, data mining and computer programming, through technological
investments (Internet of Things (IoT), Big Data, cloud computing, social networks or
mobile solutions). The system aims to collect, process data, analyze, build scenarios for
decision making support. It was the primary focus in this Estrela Borough' project.
The presentation of the project follows three structural chapters: (1) Introduction to
Smart Cities ‐ analytical cities (2) description of the problem Estrela Borough Council
detected, as well as planning and explanation of the solution ‐ GeoEstrela platform; (3)
and finally, data presentation that demonstrates the impact the platform had in citizens.
Smart Cities ‐ Urban analytics
Currently, cities are characterized as complex systems that concentrate a diversity of
actors, assets and activities which interact in multiple flows and exchanges. They
represent structuring places to economic competitiveness and social cohesion. Cities
concentrate social and environmental problems, parallel concentrated knowledge and
innovation potential.
The Smart City concept is expanding worldwide, and has an actual impact on urban
strategies applied to cities (Caraliu, A., Del Bo, C., and P. Nijkamp, 2011). Citizen
participation is an essential element to the Smart City ‐ Bottom up theory. Giffinger
(2007), one of the most cited authors in the study of Smart Cities, defines it as follows:
"A Smart City is a city whose performance is built on the intelligent combination of
grants and decisive citizens activities, independent and aware.”
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The analytical cities are a specific aspect of Smart Cities, characterized as:
4) Cities that make use of digital technology services and urban functions within a
framework of sustainable development and promoting experimentation with
new solutions in the provision of urban services.
5) Cities that are technologically equipped to meet and permanently monitor its
operation through new methods of analysis and collection of information,
ensuring a more efficient operation, resulting in tailored solutions for the needs
and expectations of citizens.
6) Cities that promote the active involvement of citizens and various urban agents,
in the design of decision-making and management solutions, through innovative
tools and techniques that capitalize urban intelligence and that foster more
transparent governance (Urban Analytics Summit – CCDRLVT, 2015).
Thus, urban analytics take advantage of advanced analytics solutions (computer tools of
information processing, data research and exchange, oriented to the definition and
evaluation of prospective scenarios) for the benefit of cities and urban management,
constantly monitoring the operation of urban systems and improving decision making
techniques.
Urban analytics have proved its relevance impact and this trend has been encouraging
local authorities to rethink their whole approach to the responsibilities they face. The
dynamic that cities can now generate has grown in sense of importance. Cities can
develop data repositories enabling the crossing of municipal decision making guidelines
in urban management, through the development of information systems, networks and
technology platforms.
Aware of the scope and impact of Smart Cities, Estrela Borough wanted to solve one of
the great gaps of local administrations. Urban analytics concept was the basis for this
design for the Estrela Borough.
20
Problem
Estrela Borough has, in the geographical area where it is located, the same difficulties
as any other Borough: fails to attract a significant number of adults at working age,
young people and middle class. This is mainly due to the lack of transparency in the
public sector, inadequate responses to the routines and the lack of tools for citizen
participation in day‐to‐day issues. Promoting transparency and social control is critical
to the consolidation of accountability and external control of public bodies (OECD 2001;
2003; 2009b). Transparency provides citizens with the information needed to operate
and evaluate public processes. The challenge for local authorities is to develop
participatory forms of electronic services and innovative ways to approach citizens,
meeting the needs of the citizen as a product consumer.
So far, a joint effort to apply the smart concept to non‐emergency problems in the city
of Lisbon is not yet a reality.
Currently, most available problems are very complex, not adapted to mobile platforms
and not transparent to the citizen. With the new political map of Lisbon2 stands out the
lack of an intuitive and digital process that supports the problem reporting process.
For example, Lisbon already has a management platform called "Na Minha Rua", where
citizens can access and report non‐emergency issues. This platform tries to solve the
problem mentioned above, but on the other hand it shows three great flaws:
4) it doesn’t have a mobile version, forcing citizens to submit their questions when
they get home or reach their workplace;
5) the online platform is confusing, slow and non-responsive;
6) the platform lacks transparency, e.g. doesn't have photos to report the problem
and its subsequent resolution.
Another identical platform is NYC 311 in New York, United States of America. This
platform is more efficient in relation to Lisbon’s “Na Minha Rua”, because it solves one
2
Law nº 56/2012
21
of the three identified flaws, mobility. NYC 311 developed smartphone applications
which can be downloaded in Google Play Store and iTunes Store.
Before the identification of problems and in the absence of a valid solution, Estrela
Borough Council has developed an innovative platform that allows residents to feel
closer to its governing body, as they are offered a real action tool, making them active
and dynamic actors in their own reality. A local authority which finally works for citizens
and where they are a real and active partner. This is a smart idea.
Solution ‐ GeoEstrela Platform - Geo Business Intelligence
The lack of transparency in the resolution of non‐emergency issues focusing on the
citizen is the most serious problem that the actual project aims to solve. With this
objective in mind, it was developed a platform called GeoEstrela (www.geoestrela.pt),
which is currently applied in the Estrela Borough (real problems from real people). The
result of this project has been very important on an operational and C-Level, proving
that this may be the solution to the problem identified.
In 2013, after the local elections and the implementation of the new political map of
Lisbon, any occurrence and/or situation would require citizens to visit the Borough
Council or to send an email. Local authorities treated these incidents in an excel format
which was later converted into a single application. The absence of a platform that made
the reception and immediate forwarding of cases towards its resolution would impair
the work of those who received all the information, resulting in an inefficient time
optimization and consequent productivity losses.
According to Attaran (2001) the great motivation for implementing a similar system is
the need to speed up the process, to reduce resource requirements, to improve
productivity and efficiency, and to improve competitiveness.
Therefore, GeoEstrela platform is based on the concept of Geo Business Intelligence.
This results from the fusion of Business Intelligence with GeoLocation. The Geo Business
22
Intelligence is used to implement decision support systems in order to improve the
efficiency of business activities on the environment in which they operate, generally
seeking process optimization and cost reductions. Basically, this will be achieved using
tools to analyze the collected data in order to get the KPI (Key Performance Indicators).
This process enables control over KPI and to get an immediate perspective (reports,
dynamic dashboards, analysis systems history, etc.) (Angelaccio,Buttarazzi, Basili,
Liguori, 2012).
This project is an application which allows a continuous interaction with all citizens who
interact with Estrela Borough (those who live, work and choose to visit us). All
information is obtained in the actual world, with real people and tangible problems.
Therefore, it allows us to achieve a major goal for this platform: the creation of a
participatory basis for citizens and the redefinition of a new reality for Lisbon boroughs
and the rest of the country.
How does the platform work?
In this chapter the problem resolution flowchart will be presented, as well as the
platform operation created both for the citizen and the internal support team
(BackOffice).
Problem resolution flowchart
Figure 3: Flowchart GeoEstrela
The flowchart above clearly illustrates that the simple solutions are the most effective
and most successful. Complex states and transitions aren't needed to solve a problem.
23
Following a real situation the use of GeoEstrela platform.
1
The citizen accesses the platform (www.geoestrela.pt) using a smartphone.
Figure 4: Stage 1
2
The citizen takes a picture of the incident.
Figure 5: Stage 2
3
The citizen locates the incident in the map and reports the problem.
Figure 6: Stage 3
24
4
After receiving note of the incident, the backoffice personnel forwards it to the relevant
department.
Figure 7: Stage 4
5
Once validated, the incident is handled by the execution teams.
Figure 8: Stage 5
6
Once solved, the citizen is notified.
Figure 9: Stage 6
25
It was also created a BackOffice platform for supporting internal teams. It shows the
following design:
B
A
Figure 10
Letter A shows the area where editable data needed for the next state is presented ‐
Received, To validate, Validated, In execution, To validate and Complete. Letter B shows
all state transitions for a particular problem.
The image below (figure 11) depicts all the problems submitted to the platform between
November 2014 and March 2015, which are divided by three states (in stand-by/to
validate, running/in execution and completed).
Figure 11 Total incidents
The Figure 12 shows an image with all the problem details ‐ date, problem automatically
generated number, category, location, photos (before and after) and notes.
The different occurrence typologies are as such: sidewalks, incidents forwarded to
Lisbon City Council, canine detritus, ecopoint, green spaces, roads, bollards, gutters,
26
weeding, among others. The kind of occurrences citizen’s report more frequently are,
as follows: garbage, sidewalks and gutters.
Figure 12 :Details
Therefore the creation of a single platform, with mobile and transparent focus was
needed, finally focusing on the citizen as the first agent to report problems.
Table 2 determines the relationship between the three already mentioned platforms
and the features they display to solve the identified problem.
Table 2 – Summary table for the three platforms
Platform
Mobile Version
Photos of Before
Simplicity
and after
“ Na minha Rua”
NYC 311
X
GeoEstrela
X
X
X
Platform Impact
The dematerialization process adjacent to GeoEstrela’s platform brought several
benefits for citizens and for employees working in BackOffice.
Table 3 - Platform Impact in Estrela Borough Council and Citizens
Estrela Borough Council
Citizens
It is possible to obtain data more quickly Actively exercise their right to citizenship
and with greater detail.
and to report problems in real time (no
need to have technical and / or
experience in any technology).
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Service level management by performer.
Get feedback from Estrela Borough
Council and the possibility to access in
real time the occurrence status (in standby, running or completed) and all its
details.
Simplifies the process of getting real The entire population has access to
problem location.
before and after photos, proving the
effective resolution of the problem and
transparency.
The
citizen
exercises
its
right
to
transparency and does not need to know
which
public
authority
has
the
responsibility of solving the problem. This
is a task performed internally, which is
then forwarded to municipal services or
other public authority.
Conclusion
Smart City is a multidisciplinary concept with a proven impact on citizens’ social,
economic and technical aspects. The need to address the most difficult problems at the
same time as cities continue to grow and the desire to obtain the greatest benefits of
urban life, lay the foundation to support analytical cities research.
Estrela Borough Council wants its citizens to be more active in their territory using with
this smart solution. The implementation of this platform in this particular context is
completely groundbreaking for local authorities. This platform focus on mobility and
transparency, which contribute to more efficient and effective responses.
Project film
https://vimeo.com/118005766
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References
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