Tutorial para administrar sua cota de espaço no servidor de

EMDEC
Criado em 02/12/2013 por GTI
COMO ADMINISTRAR SUA COTA DE E-MAIL CORPORATIVO
Após a alteração realizada em nosso servidor de e-mails, todos os usuários passaram a ter uma
cota de armazenamento estabelecida em 250MB. Com o passar do tempo, ao atingir 80% deste
valor, o servidor envia automaticamente e-mails para o usuário alertando para a necessidade de
uma intervenção.
Como eu descubro o percentual ainda disponível?
Digite o endereço https://email.emdec.com.br/webmail em seu navegador, para acessar seu email pela Internet. Quando sua caixa de entrada abrir, a informação estará disponível no rodapé
esquerdo logo abaixo do calendário.
O que devo fazer para não esgotar minha cota?
Qualquer e-mail que está na sua conta usa uma parte da cota para ser armazenado,
independente deste e-mail ter sido enviado ou recebido, estar aguardando na quarentena ou ter
sido descartado em sua lixeira. Portanto, para começar, elimine os e-mails que estão
armazenados na lixeira.
Como esvazio minha lixeira?
•
Acesse o Webmail pelo link https://email.emdec.com.br/webmail. Caso navegador informe
que a página é insegura, clique na opção que lhe permite continuar mesmo assim.
•
Clique em “Lixeira”;
•
Em seguida, selecione todas as mensagens para que sejam apagadas definitivamente
(destaque em azul – passo 1);
•
Clique no ícone de uma lata de lixo disponível no cabeçalho da página
(destaque em vermelho – passo 2);
•
Atualize a página clicando no ícone representado por duas setas (destaque em verde –
passo 3) e observe qual o percentual de uso indicado no rodapé.
EMPRESA MUNICIPAL DE DESENVOLVIMENTO DE CAMPINAS S/A
Rua Dr. Salles Oliveira, 1028 - Vila Industrial – CEP 13035-270 – Campinas/SP
http://www.emdec.com.br
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Em algumas situações, somente apagar e-mails na lixeira pode não liberar muito espaço. Sendo
assim, precisamos lidar com outras pastas buscando mais espaço. Neste momento, é necessário
aprender a lidar com e-mails que estão na armazenados na quarentena.
Onde está a pasta “Quarentena”?
Clique no sinal de “+” localizado ao lado da pasta “Emexis” para abrir as suas subpastas. Lá
podemos visualizar as pastas: “Blacklist”, “Quarentine” e “Whitelist”.
Visão Geral das Pastas
•
•
•
Blacklist: permite que o usuário arraste e-mails que são considerados spams, evitando
receber novamente e-mails de determinados remetentes;
Quarentine: armazena e-mails que estão aguardando uma intervenção do usuário para
que seja determinado se é um spam ou um remetente confiável;
Whitelist: permite que o usuário arraste e solte e-mail que estão parados na quarentena
para que os próximos vindos de determinados remetentes sejam recebidos
automaticamente na sua caixa de entrada.
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Como eu uso a pasta “Quarentena”?
Como já mencionado acima, na pasta quarentena ficam armazenados e-mails que aguardam uma
atitude do usuário.
Clique com o mouse no canto esquerdo (destacado em azul) de um e-mail que está na
quarentena, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até a pasta desejada: “Blacklist”
ou “Whitelist”. Em seguida, solte o botão do mouse.
Se o e-mail foi arrastado para a “Blacklist”, o mesmo será apagado da pasta de quarentena e
restará apenas um registro na pasta “Blacklist” mencionando que ele foi registrado como spam.
Agora, se o e-mail foi arrastado para a “Whitelist”, embora não aconteça nada na tela, o servidor
o registrou como vindo de um remetente confiável. Porém, ainda é necessário que você arraste
este mesmo e-mail para a sua caixa de entrada. Ao fazer isto, um próximo e-mail vindo deste
remetente irá automaticamente para sua caixa de entrada.
Segui as instruções acima, mas minha cota de e-mail ainda está muito alta. Existe mais
alguma coisa que eu possa fazer?
Se, mesmo após todos os passos acima a sua cota ainda apresenta um percentual muito alto de
utilização, significa que os e-mails existentes em sua caixa de entrada ou pastas criadas por você
estão ocupando muito espaço. Normalmente, isto acontece por conta de arquivo com grandes
anexos enviados ou recebidos.
Como descubro o tamanho de cada e-mail da minha caixa?
Para descobrir quanto cada e-mail consome de espaço, basta clicar na palavra “Tamanho” que
está localizada no quanto superior direito, conforme abaixo:
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Após o clique, seus e-mails serão ordenados pelo seu tamanho, conforme abaixo:
Ao descobrir o tamanho dos e-mails, observe se realmente é necessário mantê-lo no servidor ou
se ele pode ser apagado. Às vezes, existem arquivos grandes que estão armazenados no seu email sem necessidade.
Mas, para sua comodidade, sugerimos que seja criada uma pasta na sua “Área de Trabalho” com
o objetivo de armazenar os arquivos anexos que são recebidos por você ao longo do tempo.
Após você salvar os arquivos anexos, apague o e-mail que estava armazenado no servidor e
limpe a lixeira.
Observações Importantes:
•
Embora tenha sido usado o Webmail para exemplificar as ações, a forma de utilização de
pastas como “Blacklist”, “Quarentine” e “Whitelist” é similar no Outlook: basta clicar e
arrastar os e-mails desejados para as respectivas pastas;
•
Sua pasta de quarentena é tão importante quanto sua Caixa de Entrada, então, crie o
hábito de acessá-la diariamente. Ao fazer isso, você garantirá que nenhum e-mail
importante fique parado lá aguardando sua ação;
•
Após apagar e-mails desnecessários, sempre acesse a Lixeira e o exclua definitivamente.
Afinal, qualquer e-mail ocupa espaço independente de estar na Caixa de Entrada, na
Quarentena ou até mesmo armazenado na própria Lixeira.
Acreditamos que, com este documento, manter a sua cota de e-mail dentro do espaço
estabelecido se tornará uma tarefa mais simples. Além disso, com estas informações, todos
podem usufruir de novos recursos disponibilizados pelo nosso servidor. Em caso de dúvidas,
estamos à disposição.
Atenciosamente,
Gerência de Tecnologia da Informação
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