Legalizar Veículos da Frota do Poder Judiciário do Estado do Rio
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Legalizar Veículos da Frota do Poder Judiciário do Estado do Rio
LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Analisado por: Proposto por: Aprovado por: Diretor do Departamento de Transportes (DETRA) Chefe de Serviço de Cadastro e Documentação da Frota (SEFRO) Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para legalização dos carros oficiais que compõem a frota do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Cadastro e Documentação da Frota da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEFRO) e provê orientações a autoridades detentoras de veículos pertencentes ao Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 01/07/2014. 3 DEFINIÇÕES TERMO DEFINIÇÃO Certificado de Segurança Veicular (CSV) Documento emitido por instituição credenciada pelo Instituto Nacional de Metrologia (INMETRO) e homologada pelo Departamento Nacional de Trânsito (DENATRAN) através de inspeção anual para veículos equipados com Gás Natural Veicular (GNV). Detentor Unidades organizacionais ou autoridades detentoras de carros oficiais. Lacre Selo plástico, de utilização única, fixado na placa do veículo. Licenciamento Anual Processo de inspeção a que o veículo é submetido para a liberação do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV). Pendência Qualquer situação que impeça o andamento e a conseqüente conclusão do processo de legalização do veículo. Primeiro Licenciamento Emissão da primeira documentação e a inclusão do veículo zero quilômetro na Base de Dados do Estado do Rio de Janeiro e na Base de Dados Índice Nacional (BIN) do Registro Nacional de Veículos Automotores (RENAVAM). Pro-rata Pagamento efetuado de forma proporcional. Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 1 de 8 LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. TERMO DEFINIÇÃO Seguro de Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Via Terrestre (DPVAT) Seguro obrigatório que indeniza vítimas de acidentes causados por veículos automotores de vias terrestres. Serviços responsáveis Unidades administrativas responsáveis pelas soluções das pendências. Sistema de Transporte (SISTRANSP) Sistema informatizado utilizado pelo Departamento Transportes para registro de dados e gerenciamento. 4 de REFERÊNCIAS • Lei Federal n.º 9503/97 - Código de Trânsito Brasileiro (CTB). 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor do Departamento de Transportes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DETRA) Diretor da Divisão de Gestão da Frota da Diretoria- Geral de Logística (DGLOG/DIFRO) Chefe de Serviço de Cadastro e Documentação da Frota (DGLOG/SEFRO) Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 RESPONSABILIDADE • Comunicar as datas das vistorias marcadas às Serventias e Autoridades, através de correio eletrônico. • Apresentar as pendências aos Serviços responsáveis pelas soluções. • Definir os veículos a serem legalizados; • realizar requerimentos junto ao Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN-RJ); • atualizar o SISTRANSP; • encaminhar à DIFRO as pendências; • retira junto ao DETRAN/RJ os novos CRLVs emitidos; • avisa através de correio eletrônico aos detentores dos veículos a chegada dos documentos no Serviço; • faz a entrega recibo/cautela. do documento Código: RAD-DGLOG-040 atual Revisão: 05 através Página: 2 de 8 de LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. 6 6.1 LEGALIZAR VEÍCULOS NOVOS DGLOG/SEFRO recebe informação do DETRA sobre a entrega de veículos novos para a frota do PJERJ. 6.2 Recebe e arquiva as Notas Fiscais dos veículos novos. 6.3 Encaminha pedido de pagamento de Documento Único de Arrecadação (DUDA) ao Serviço de Controle de Contratos de Transportes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ SECET) para que, posteriormente junto com o pedido de 1ª Licença, seja solicitada ao DETRAN/RJ a confecção das placas. 6.4 Protocola o pedido de primeira licença e confecção de placas junto ao Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN-RJ). 6.5 Recebe o “protocolo de primeira licença”, onde consta a placa e o RENAVAN do veículo. 6.6 Efetua o cadastramento dos carros oficiais junto ao SISTRANSP. 6.7 Recebe do DETRAN-RJ os Certificados de Registro de Veículo (CRV), os Certificados de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV), as placas confeccionadas e os lacres das mesmas. 6.8 Emplaca o veículo no pátio da concessionária. 6.9 Inicia processo administrativo para pagamento do seguro DPVAT pro-rata. 7 7.1 REGULARIZAR LICENCIAMENTO ANUAL SEFRO procede ao levantamento da frota em uso no PJERJ, através do Sistema SISTRANSP, dividindo-a por grupos de usuários. 7.2 Verifica se os seguros DPVAT encontram-se quitados e, em caso de veículos equipados com GNV, se o Certificado de Segurança Veicular (CSV) está em dia. Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 3 de 8 LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. 7.2.1 Caso não esteja de acordo, providencia a regularização. 7.3 Protocola o pedido de vistoria para licenciamento anual junto ao DETRAN-RJ. 7.3.1 Caso algum carro oficial não tenha sido agendado por algum motivo, informa à DIFRO as pendências. 7.4 Encaminha relação dos carros oficiais com suas respectivas pendências aos setores responsáveis do DETRA e aguarda solução. 7.5 Comunica aos detentores de carros oficiais, através de correio eletrônico, sobre a data, hora e local de realização da vistoria pelo DETRAN-RJ. 7.6 Acompanha a vistoria do DETRAN-RJ. 7.6.1 Caso o detentor não compareça ao local da vistoria, registra no Sistema SISTRANSP o não comparecimento, encaminha a informação à DIFRO e dá prioridade na próxima vistoria. 7.7 Recebe do DETRAN-RJ o CRLV. 7.7.1 Caso o documento não seja emitido, informa à DIFRO as pendências. 7.8 Caso não haja tempo para legalização, os veículos são definidos como “Prioridade” no próximo licenciamento. 7.9 Atualiza os dados no SISTRANSP. 7.10 Providência a troca dos CRLV antigos pelos novos, sendo destinados aos respectivos usuários. Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 4 de 8 LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. 8 INDICADORES NOME MÉTODO PERIODICIDADE Nº de veículos legalizados/ nº de veículos em uso x 100 Anual Nº de veículos não legalizados no período/total de veículos agendados no período x 100 Anual Índice de Legalização de Veículos Percentual de veículos não legalizados 9 GESTÃO DE REGISTROS 9.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela unidade organizacional e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁVEL ARMAZENAMENTO RECUPERAÇÃO PROTEÇÃO 0-6-2-2 j SEFRO Disco Rígido Data Condições apropriadas e Backup Cópia da correspondência expedida (e-mail) RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE DISPOSIÇÃO PRAZO DE GUARDA NA UO**) Eliminação na UO 2 anos Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) b) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046- Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RADDGJUR-043- Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047- Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 5 de 8 LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. 10 ANEXO • Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Legalizar Veículos; • Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Regularizar Licenciamento Anual. Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 6 de 8 LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO LEGALIZAR VEÍCULOS Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 7 de 8 LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada. ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REGULARIZAR LICENCIAMENTO ANUAL Base Normativa Ato Executivo nº 2.950/2003 Código: RAD-DGLOG-040 Revisão: 05 Página: 8 de 8
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