6 Ferramentas de - Cultura Colaborativa

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6 ferramentas de comunicação interna e como aplicá-las em sua empresa
Introdução
O sistema Global de redes de computadores, ou simplesmente Internet, foi
aplicado a fins comerciais a partir da década de 90. Como sabemos, desde
então houveram avanços tecnológicos em todos os campos, desde a medicina
ao entretenimento barato. E, em meio a esse emaranhado, de ligações ópticas
e cruzamento de dados, a indústria participou ativamente da sua concepção
com fins específicos. Entre eles, novos meios para o aumento da produtividade
à automatização de tarefas e à comunicação.
6 Ferramentas de
Comunicação
Interna
e como aplicá-las em sua empresa
Entretanto, o último ponto ainda é carente de entendimento. Segundo pesquisa,
realizada pela SocialBase, apenas 15% das empresas brasileiras possuem
ferramentas de comunicação digital estruturada. Número esse íntimo à falta de
foco; baixa produtividade e ao fomento de informações não oficiais.
Problemas estes considerados os calcanhares da indústria. Entretanto,
sem ações efetivas por parte das organizações, de um lado temos desvio
produtivo e de outro a desinformação trabalhando arduamente para manter
colaboradores e empresas às cegas.
Esse cenário é assinalado por 75% dos entrevistados ao informarem, na
pesquisa, a falha em preceitos básicos da comunicação, como: a confiabilidade
na chegada da informação e um ambiente único para informar-se. Além disso,
a falta de diálogo potencializa esses espaços.
E neste enredo de informações, mal gerenciadas, surgem novas adversidades
capitaneadas pelo desentendimento dos valores da empresa, à desmotivação
pela falta de incentivo e a não participação nos processos de inovação.
Para a Jornalista Carlla Fermino a má comunicação pode gerar pequenos
colapsos no dia a dia e quando não é resolvida, pode causar crises internas. “O
problema é que se o funcionário não estiver motivado, ele não vai se importar
com rendimento, muito menos com a imagem da empresa, e aí a crise que era
interna pode se transformar em um problema externo”, completa ela.
Este desconfortante cenário pode ser evitado? Segundo Jacon Morgan - CEO
da Chess Media Group, o caminho a ser seguido é a mudança de mentalidade.
www.socialbase.com.br
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1. Comunicação interna o que é?
A comunicação interna é por definição clássica, àquela voltada aos colaboradores
de uma determinada organização. Ela tem por intenção informar e integrar os
diversos segmentos aos objetivos e interesses organizacionais.
“É essencial preservar
a transparência das
informações. Se possível,
mantê-las escritas e
visíveis. E, paralelo a isso
promover o diálogo, para
não haver dúvidas sobre
um ponto ou outro”
Na visão de Felipe Ciola, analista de
informações da Knowtec, “a comunicação
interna é essencial para que a estratégia
organizacional possa ser alcançada”.
Para ele, ela torna-se um fator fundamental
aos colaboradores desempenhar suas
funções em torno de um objetivo comum.
Julia Laitano, especialista em
Desenvolvimento Humano Organizacional
e CEO da JoinTI, salienta a necessidade das corporações estruturarem-se a
prover uma gestão de comunicação eficiente que atenda de fato à demanda dos
colaboradores. “É essencial preservar a transparência das informações. Se possível,
mantê-las escritas e visíveis. E, paralelo a isso promover o diálogo, para não haver
dúvidas sobre um ponto ou outro”, completa.
Julia Laitano
Ela destaca que a comunicação é um processo muito sútil, e cada pessoa possui
uma maneira de interpretar as informações recebidas. “Então, tudo deve ser muito
transparente para que todos saibam que estão falando a mesma língua”, acentua.
O desafio a ser superado nas corporações está em manter uma estrutura de
comunicação centrada com o foco de todos na mesma mensagem. Essa aplicação
enfrenta, diversos pontos de resistência - passando da estrutura tecnológica ao
desejo de mudança e principalmente a quebra de paradigmas da concepção da
empresa tradicional.
Trabalhar na desconstrução deste conceito, onde a comunicação parte de cima
para baixo e não é visualizada como estratégica é a marca inicial à mudança
cultural. Processo que pode ser iniciado na forma como a comunicação efetiva é
compartilhada com seus colaboradores.
Para isso, destacamos a seguir uma série de ferramentas que podem atender à
demanda de uma comunicação de qualidade. Lembramos que a eficiência delas
deve ser mensurada e testada de acordo com a aceitação do público alvo e objetivo
a ser atingido.
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2. Ferramentas
49%
Segundo pesquisa, a realidade no país a respeito das ferramentas internas de
comunicação, em números, é:
▶ 49% das empresas utilizam mais de uma ferramenta de comunicação;
▶ 18% apenas mural;
▶ 16% nenhuma ferramenta;
▶ 9% apenas newsletter;
▶ 6% apenas Intranet;
▶ 2% apenas TV corporativa.
16% Não usam nenhuma
ferramenta interna
de comunicação
Entretanto, o uso dessas ferramentas, segundo os entrevistados não atende
de maneira eficiente à comunicação. Apenas 21% deles relatam ter acesso à
informação sem ruídos e de maneira rápida.
18%
Para Julia, é um equívoco acreditar que muitas ferramentas de comunicação
suprem ou anulam as adversidades. “Não ter comunicação é péssimo, mas ter o
excesso faz com que as informações se percam no meio do caminho. Logo, é
interessante tê-las concentradas, para que o colaborador não se preocupe em
buscá-las em vários canais”, comenta ela.
16%
9%
Por essa abordagem, apresentamos de maneira rápida as plataformas citadas na
pesquisa.
Como recorte editorial abordaremos de maneira mais aprofundada o uso da
Intranet e das Redes Sociais Corporativas (RSC), com foco na aplicabilidade e
percepções de usuários à ambas.
6%
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TV
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2.1. TV Corporativa
De acordo com a pesquisa, a TV corporativa é utilizada por 14% das empresas,
sendo em 2% delas o único meio oficial de comunicação. Por ser uma mídia
de impacto visual possui um maior nível de aceitação por parte dos
colaboradores.
Segundo Thiago Braga, CEO da Screencorp, as vantagens da ferramenta permeiam
a agilidade na reprodução das mensagens e o apelo aos sentidos visuais.
Por que usar: por atingir o público de forma ativa, ou seja, a priori o receptor
da informação não estava em busca dela, a TV leva vantagem sobre as outras
ferramentas.
Complexidade: utilizá-la como única ferramenta restringe os formatos de
comunicação e o público impactado, pois por depender de uma estrutura física e da
atenção de quem a observa, ela pode não obter o planejado pela não participação
do público.
Locais de aplicação: o equipamento deve ser disponibilizado em locais de grande
concentração de público (refeitórios; salas de espera; corredores), de preferência de
fácil visualização.
É indicado utilizar conteúdo de rápida assimilação e com formatos atrativos para
prender a atenção de quem a observa.
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2.2. Mural
Talvez a mais tradicional ferramenta de comunicação corporativa existente.
Ela é utilizada por 63% das empresas, sendo em 18% delas o único canal de
comunicação.
Por que usar: além de sua tradição como ferramenta de comunicação, ele pode, ao
contrário da TV, ser exposto (no caso de empresas que possuem parques fabris), na
área de produção sem afetar a segurança dos colaboradores, pelos impactos visuais
da ferramenta.
Complexidade: a principal desvantagem está em sua passividade, inverso à TV que
atrai e torna passível o espectador, o mural pode ser simplesmente ignorado, pois
não possui o apelo audiovisual.
Uma solução para trazer atenção à ferramenta é anexar a ela informações
essenciais, como: divulgação de direitos e deveres dos colaboradores; abertura e
resultado de vagas internas; benefícios; expediente de trabalho em datas específicas
e outras informações que possam atrair a atenção do funcionário. Entretanto, caso
o mural seja o único canal de comunicação, ele pode não alcançar a todos na
empresa.
Locais de aplicação: pode ser aplicado em áreas de produção; corredores;
refeitórios; recepção, etc.
Assim como a TV é indicado aplicar no canal conteúdos de fácil assimilação e com
formato que atraia o leitor ao quadro.
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2.3. Informativo impresso
Baseado, inicialmente em jornais tradicionais, a ferramenta é muito utilizada em
indústrias. No entanto, ela depende de uma certa logística para ser distribuído
e atingir os profissionais. 24% das empresas utilizam o formato como apoio de
comunicação.
Por que usar: assim como o mural a ferramenta goza de um apelo tradicional e,
além disso, possui a similaridade com uma mídia popular (jornais tradicionais),
que embora em momento de reciclagem, ainda é consumida por uma parcela
considerável da população (25%, segundo o Ibope).
Complexidade: talvez o primeiro ponto a ser observado na concepção da
ferramenta são os custos envolvidos na impressão do material, pois é interessante
ter um número disponível à cada colaborador. Além disso, embora 25% da
população brasileira afirme ler jornais, ao menos uma vez por semana. Outros 75%
relatam não ter contato com a mídia, preferindo buscar informações na internet.
Nesse sentido, antes de implantar a ferramenta é interessante realizar uma pesquisa
sobre que formato de comunicação é mais indicado aos seus colaboradores. Esta
afirmativa serve como ponto inicial para todas as plataformas.
Locais de aplicação: por se tratar de uma mídia impressa é interessante distribuir
um número para cada colaborador e, além disso, manter números sobressalentes
em pontos estratégicos da empresa.
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2.4. Newsletter
Baseada em formatos tradicionais do marketing aberto, a Newsletter é a primeira
ferramenta no ambiente digital. Segundo entrevistados, 34% das empresas
a utilizam para divulgar suas ações, sendo em 9% a única plataforma de
comunicação.
Por que usar: por se tratar de uma ferramenta digital editável, ela possui todos os
meios das citadas acima, em um só formato. Nela é possível aplicar áudios, textos e
outras mídias que forem aceitas pela tecnologia utilizada.
Complexidade: por necessitar de uma plataforma de apoio para ser lançada
(geralmente um servidor de email), a comunicação ao ser recebida depende que o
receptor a acesse. Além disso, dependendo da roupagem utilizada em seu layout
ela pode se tornar obsoleta. Mesmo, em alguns casos, sendo uma imposição da
empresa, ela pode ficar restrita à caixa de entrada dos colaboradores.
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2.5. Intranet
Embora difundida no mercado há cerca de dez anos, a intranet não é uma
unanimidade. De acordo com pesquisados, apenas 34% das empresas nacionais
utilizam-na em seus quadros de comunicação, sendo em 6% delas o único canal.
desenvolvido na organização, depende da tecnologia ou combinação de tecnologias
utilizadas pela corporação em sua rede interna, normalmente isto é feito sob um
LAN (Local Area Network)”.
A intranet é, segundo autores (Carvalho, 2006 e Benett, 1997), um sistema integrado
de comunicação interna, apoiado nos padrões de comunicação pública. “Os
sistemas baseados na intranet privilegiam a informação interna à organização e tem
sido utilizados pelas empresas para divulgar informações sobre os departamentos,
resoluções da diretoria, jornal interno [...] e outros tipos de informações”, (Inovação e
aprendizagem Organizacional).
“Apenas 34% das
empresas nacionais
utilizam-na em
seus quadros de
comunicação”
De acordo com o livro, as vantagens da intranet podem ser divididas em três
categorias:
Por que usar: por se tratar de um ambiente onde todos podem se encontrar e ter
A) ambiente comum para localizar; recuperar; exibir e atualizar informações;
B) modo de exibição unificado, auxiliar na organização das informações por meio da
apresentação de dados e informações em um ambiente comum;
C) Padrões flexíveis e universalmente aceitos, ou seja, as intranets podem acessar
informações armazenadas em sistemas já existentes sem implicar em programação.
Por outro lado, essas vantagens podem não ser aproveitadas caso sua tecnologia
e sistemas não suportem integração. Domingos Teruel, desenvolvedor Sênior
da SocialBase, explica: “o acesso, ou seja, com a incorporação dos sistemas já
utilizados na empresa à intranet, seja ela um produto adquirido externamente ou
Esse argumento é um dos principais pontos a
serem avaliados antes da implantação de qualquer
ferramenta tecnológica. Fatores como: o uso de
navegadores desatualizados pode tornar-se um
impeditivo à tecnologia contratada. Além disso,
é preciso ter ciência da real necessidade da
ferramenta. Isto é, a que fim ela é definida.
acesso a diversos conteúdos da empresa, ela se transforma em um centralizador de
comunicação. E quanto mais incentivo à adoção houver mais engajamento e fidelização
será captada dos colaboradores.
Complexidade: apesar de ser autônoma, ela necessita de um acompanhamento e
incentivo para que os colaboradores à manipulem. Ter o ambiente central de informações
é importante, porém se não houver colaboração dos participantes a comunicação tende a
se voltar para os meios comuns.
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A intranet vista por usuários
Por se tratar de um software moldável, claro, respeitando os limites tecnológicos
(já citados), uma intranet pode ou não atender as necessidades de comunicação
pretendidas pela empresa.
Fatores como a comunicação unilateral; dificuldade para recuperar arquivos e a falta de
incentivo à inovação são citados como negativos, por profissionais que já trabalharam
com a ferramenta. Lais Cristina Paggi, analista de informações da Knowtec, pontua:
“A recuperação de documentos é essencial em
qualquer ferramenta que se propõe a armazenar
“A falta de um motivador
documentos e servir como instrumento de
para o acesso diário (ou
conectividade entre os colaboradores e as
mais que diário) acabou
informações de seu interesse”.
levando a comunicação
para os meios tradicionais,
como o email”
Ela relata ter encontrado, em sua experiência
com a ferramenta, dificuldades impeditivas à
produtividade. Segundo ela, por limitações de
Luis Lindner desenvolvimento, a plataforma não possuía um
motor de busca de arquivos, o que atrapalhava o
andamento do trabalho. “Tínhamos que percorrer um caminho longo para encontrar os
documentos”, explica ela.
Luis Lindner, designer instrucional no DOT Digital Group e mestrando em mídia e
conhecimento no EGC/UFSC*, analisa a plataforma que utilizou: “A ferramenta oferecia
diversos recursos. Cheguei a criar grupos de trabalho e algumas estratégias de
colaboração. Mas a falta de um motivador para o acesso diário (ou mais que diário)
acabou levando a comunicação para os meios tradicionais, como o email”.
Segundo ele, para a ferramenta tornar-se essencial ao trabalho era preciso aplicar
melhorias de utilidade e usabilidade. “Agregando recursos de workflow, listas de tarefas
e acesso rápido ao repositório de documentos. Junto à isso, claro, é preciso facilitar
ao máximo a interação entre os usuários, com recursos para colaboração sincrona e
assincrona”, completa.
Tornar a ferramenta essencial ao trabalho é citada por Felipe Ciola como um
importante incentivo à utilização. Ele narra sua experiência: “o sistema foi fundamental
para poder desempenhar minha função, tendo acesso à manuais e documentos para
realizar tarefas que ainda eram desconhecidas, em momentos que não podia ser
auxiliado por meus colegas. Além disso, tinha acesso às informações de recursos
humanos (como salário, ponto, plano de cargos e salários, dentre outros) e notícias
sobre a empresa”, complementa.
Ciola salienta como pontos positivos da ferramenta a independência de outros
funcionários para solicitações de VA (Vale Alimentação), por exemplo, e a redução de
custos; o aumento de produtividade e a aproximação entre empresa e colaborador. Por
outro lado, assinala: “a intranet sofria com a desatualização de conteúdos, porém, que
podiam ser resolvidos com uma maior participação dos colaboradores no ‘wiki’, em que
os próprios funcionários podiam criar conhecimento para os demais”. Contudo, explica
ele, “por não haver incentivo da empresa e desconhecimento por parte dos
colaboradores o aplicativo não era utilizado”.
*Núcleo de Engenharia e Gestão do Conhecimento da Universidade Federal de Santa Catarina
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2.6. Rede Social Corporativa
Há pouco tempo no mercado brasileiro, o conceito de Rede Social Corporativa
(RSC) chama a atenção pela similaridade operacional com redes sociais
tradicionais. Essa proximidade ao usuário final é uma das vantagens significativas
do produto, que em muitas empresas é entendida como a evolução da intranet
tradicional.
Assim como a newsletter ou mesmo a intranet (dependendo da tecnologia) ela
suporta várias mídias incorporadas. Além disso, o produto destaca-se pelo baixo
custo; escalabilidade; segurança e uma maior oferta em nuvem (SaaS). Em outras
palavras, a plataforma independe de tecnologia local e pode ser acessada de
qualquer lugar (interno ou externo) por qualquer gadget (mobile ou fixo).
Segundo André Ribas, Diretor de Produto da SocialBase, uma RSC oferece entre
outras vantagens a comunicação horizontal, isto é, “na rede todos têm acesso a
todos, o que quebra os silos que naturalmente existem entre as áreas e resulta na
maior agilidade da comunicação e na tomada de decisão”, explica Ribas.
Lais Cristina Paggi, analista de informações da Knowtec e usuária de uma RSC,
corrobora: “a ferramenta me permite visualizar a opinião e sugestões do presidente
da empresa e dos meus colegas, por meio dela posso me manter atualizada sobre
as novidades da empresa”.
Para ela a plataforma, por sua interface amigável estimula mais os usuários.
“Acredito que a rede social corporativa motive mais o colaborador a participar e ficar
atento à rotina da empresa do que a Intranet. Muito disso é em função do layout, do
chat e do próprio incentivo da empresa a sua utilização”. explica ela.
Por que usar: Pela familiaridade com produtos de uso cotidiano, as RSC destacam-se
ao usuário final pela modernidade; a interface participativa e “informal”. Segundo Ciola, a
utilização da ferramenta, a disponibilização de informações e a criação do conhecimento
de forma colaborativa é o grande atrativo da rede. “A ferramenta utilizada, SocialBase, é
extremamente interessante nesse ponto, pois permite que todos os colaboradores possam
interagir e criarem conhecimento de forma colaborativa, seja o CEO ou o estagiário”.
conclui ele.
À empresa, além de obter um maior engajamento com participação dos colaboradores
nos processos de inovação e a disseminação de conhecimento o baixo custo operacional,
aliado a escalabilidade e principalmente a segurança da informação são atrativos em
destaque.
Outros pontos exaltados por usuários são:
▶ Maior coordenação de trabalho;
▶ Organização de reuniões;
▶ Rápida resolução de problemas;
▶ Comunicação centralizada;
▶ Depositório de documentos;
▶ Criação de grupos e fóruns para discussão e opinião;
▶ Interatividade e feedback rápido de opiniões e projetos.
Complexidade: embora possua “vida própria” a rede necessita de um acompanhamento
motivacional ao seu uso.
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Incentivo a rede
A Rede Social na visão dos usuários
Lilian Ertel, gerente de Customer Success da SocialBase, explica que ao fornecer o
software a empresa mantém um acompanhamento ativo de apoio; incentivo e suporte
ao usuário.
Segundo empresas desenvolvedoras de softwares de RSC suas vantagens frente
à intranet tradicional estão no ambiente amigável, comunicação horizontal e a
possibilidade de adequar aplicações a ela (gestores de tarefas; arquivos; etc). Luis
Lindner completa: “A grande diferença da RSC é a perspectiva social de interação
entre as pessoas. Além de prover o acesso a conteúdo existente, ela provê e engaja o
contato entre diferentes pessoas, o que pode gerar trocas ricas para organização”.
Segundo Michele Melo, responsável pela comunicação interna no Almeida Junior, o
processo de acompanhamento facilita em muito o entendimento das funções e new
features aplicadas. Para ela, sem a consultoria prestada por especialistas, o processo
de implantação seria mais lento e trabalhoso.
Felipe Velasque, National Trade Advocacy da PlayStation Brasil, destaca o processo
de monitoramento como um efeito motivador na efetivação do produto adquirido. “O
suporte dado auxilia nos questionamentos dos usuários e também nas ações que os
administradores devem tomar. Por ser uma ferramenta nova dentro de nossa empresa o
suporte é essencial, dicas de boas práticas e auxílio nas dúvidas nos ajudam a alcançar
nossos objetivos mais rapidamente.”, completa Velasque.
Na comparação direta à intranet, Lindner assinala haver em uma RSC maior peso
à inovação. “O fato da RSC promover mais interação entre as pessoas com certeza
pesa no incentivo à inovação”, ressalta ele. Ciola complementa: “A RSC tem um maior
potencial para inovação, pois preza a criação colaborativa de conhecimento”.
Voltamos aqui a introdução do ebook, isto é, a inovação é ainda uma barreira a ser
quebrada nas empresas. Ferramentas como as RSC’s atuam ao encontro dessa
necessidade, trabalhando uma comunicação horizontal com fomento à informação de
qualidade; produtividade e engajamento de equipes no escritório ou fora dele.
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Por nossas percepções, avaliações baseadas em estudos e pesquisas com
colaboradores, acreditamos que a comunicação é mais que um meio de encantar;
informar ou engajar seus colaboradores. Ela é uma ferramenta estratégica que
se bem aplicada obtêm resultados imediatos em produtividade; motivação e
participação ativa de colaboradores nos processos de inovação de uma empresa.
Cultura
Colaborativa
Expediente:
Redação - Ivanir França
Diagramação e Ilustração - Eduardo Castro
Revisão e Marketing - Vanessa Eufrásio
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