LOGÍSTICA APLICADA NAS COMPRAS DA FARMÁCIA

LOGÍSTICA APLICADA NAS COMPRAS DA FARMÁCIA ESCOLA E
AMBULATÓRIO CENTRAL DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE CAXIAS DO
SUL
Marcelo Nichele
Rejane Remussi
Tania Craco
Universidade de Caxias do Sul
Resumo
Com o crescimento do número de instituições de ensino no Brasil, há uma necessidade de
melhoria contínua na educação e agregação de serviços. Como em qualquer empresa
prestadora de serviços, as redes de ensino superior necessitam ter uma gestão eficiente de
suprimentos. Tanto no que diz respeito a serviços como na sua própria manutenção. Este
artigo apresentará um estudo de caso mostrando a realidade de dois setores da Universidade
de Caxias do Sul, ligados ao setor da saúde, no que refere à gestão de seus estoques.
Palavras chaves: gestão de suprimentos, compras, logística interna.
Abstract
With the growing number of educational institutions in Brazil, the need for continuous
improvement in education and aggregation services. Because there any service provider
networks of higher education need to have efficient management of supplies. Both with
regard to services and in its own maintenance. This article will present a case study showing
the reality of two sectors of the University of Caxias do Sul, linked to the health sector, as
regards the management of their stocks.
Key words: supply management, purchasing, inbound logistics.
1 - Introdução
Analisando-se a sociedade atual, observam-se transformações que incitam mudanças
profundas na vida humana individual e associada. O indivíduo nasce, educa-se, trabalha e
passa a sua vida ligado as organizações, e estas, na realidade, são responsáveis pela
consistência do destino social. A dinâmica e a velocidade cada vez maior das mudanças
sociais, políticas, econômicas e culturais da sociedade moderna caracterizam o que se
convencionou chamar de novo milênio.
A intensa competição nos mercados globais, a introdução de produtos com ciclos reduzidos e
a grande expectativa dos clientes forçaram as empresas a investir e focar a sua atenção à
cadeia de suprimentos. Nesta realidade podem-se inserir instituições de ensino que num
constante crescimento, necessitam adaptarem-se as exigências de toda a comunidade. Hoje em
dia é evidente que as administrações atuais procuram diferenciar-se o máximo possível. Com
os diversos estudos e aplicações de novos conceitos, administrar instituições de ensino
tornou–se um desafio. Instituições de ensino com o sistema de filantropia são acometidas de
muitas exigências legais.
No passado, a grande maioria das instituições privadas eram consideradas filantrópicas e/ou sem
fins lucrativos, para efeitos fiscais, Schwartzman (2002). Segundo pesquisa realizada por
Schwartzman (2002), ao Ministério da Educação(2010)1, a qualificação como filantrópica é
mais estrita e menos vantajosa, e só um terço das instituições privadas assumem esta
característica. O Censo do Ensino Superior, instrumento anual do Ministério da Educação,
tem uma categoria especial de instituições “comunitárias, filantrópicas e confessionais”, mas
não está claro como elas se enquadram para efeitos fiscais.
Em suas considerações Schwartzman (2002), afirma que as questões da classificação das
instituições de ensino superior como universidades, centros universitários ou instituições
isoladas são de grande interesse para a comunidade e para os órgãos de educação, pois sua
autonomia para criar novos cursos e decidir quanto à oferta de vagas nos seus diversos cursos
fica garantida. Entretanto, é o Ministério da Educação (2010) que dá informações detalhadas
sobre as características de cada um dos tipos de instituição, e suas prerrogativas. Assim as
universidades são definidas como instituições de ensino superior que desenvolvem suas
atividades acadêmicas com base em três pilares fundamentais: o ensino, a pesquisa e a
extensão.
1
http://portal.mec.gov.br/index.php acessado em 15 de Agosto de 2010.
Neste contexto educacional encontra-se a Fundação Universidade de Caxias do Sul, que como
uma empresa necessita estar estruturada para o seu funcionamento. A descentralização dos
seus serviços torna-se necessária juntamente com a constante inovação. Devido a sua estrutura
ser de grande porte, com mais de 37.000 alunos, 1.200 professores e 2.000 funcionários
(UCS, 2010)2 há sempre uma necessidade de inovar nos seus processos. Trabalhos com a
comunidade, na área da educação e saúde, faz com que seja necessária uma estrutura de
funcionamento diferenciado para cada setor, de acordo com as mais variadas necessidades.
Pelo fato do tamanho da instituição, esse trabalho deverá ser focado em dois setores
específicos e com produtos semelhantes, para, assim poder se analisar como a gestão eficiente
de suprimentos pode proporcionar melhorias nos processos, visando uma maior eficiência na
reposição de suprimentos para a Farmácia Escola e Ambulatório Central. Analisar o atual
sistema de compra e distribuição e propor alternativas de melhorias e fazer uma avaliação das
vantagens e desvantagens nas melhorias propostas.
2 – Objetivo Principal:
O presente trabalho tem como objetivo principal: analisar o processo de aquisição de
materiais da Farmácia Escola da Universidade de Caxias do Sul e do Ambulatório Central da
Universidade de Caxias do Sul.
2.1 – Objetivos Específicos:
- Como objetivos específicos terão como foco a descrever o processo atual processo de
compra, armazenagem e distribuição de remédios,
- Descrever o atual sistema de distribuição de medicamentos,
- Propor alternativas de melhorias no gerenciamento na aquisição de materiais,
- Avaliar as vantagens e desvantagens do atual processo utilizado.
3 - Gestão da Cadeia de Suprimento
Devido as constantes pesquisas e aplicações no setor logístico, a questão suprimentos tem
abrangência em todos os setores empresariais. Faz-se cada vez mais necessário que estes
estudos sejam aplicados e que possam propor resultados eficientes para as empresas, já que o
resultado final deve ser além de redução de custos, mas também a satisfação dos clientes.
Abaixo alguns conceitos de Gestão da Cadeia de Suprimentos:
Ballou, Bowersox e Closs (2007), descrevem a gestão da cadeia de suprimentos como um
ambiente de negócios, como uma ferramenta que permite ligar o mercado, a rede de
2
http://www.ucs.br/site acessado em 15 de Agosto de 2010.
distribuição, o processo de produção e a atividade de compra de tal modo que os
consumidores tenham um alto nível de serviço ao menor custo total, simplificando assim o
complexo processo de negócios e ganhando eficiência.
Gonçalves (2004) define que uma cadeia de suprimento consiste em fornecedores, centros de
produção de bens, almoxarifados, centros de distribuição e comércio varejista, na qual temos
um fluxo de materiais que começa com a matéria-prima, passa por produtos em processos e
acaba com produtos acabados que fluem ao longo dos diversos pontos da cadeia, e, finalmente
enviados aos varejistas e clientes.
Dalledonne (2008), gestão da cadeia de suprimentos (ou gestão da disponibilidade) significa
escolher e articular, no tempo certo, fornecedores e estoques para que seja obtida a máxima
eficácia, com os custos sob controle.
Chopra e Meindl (2003), uma cadeia de suprimento engloba todos os estágios envolvidos
direta ou indiretamente, no abastecimento de um pedido de um cliente. O motivo principal
para a sua existência é a satisfazer as necessidades do cliente em um processo gerador de
lucros. O termo cadeia de suprimentos representa produtos que se deslocam ao longo de uma
cadeia.
Council of Logistics Management (1998), Gerenciamento da cadeia de suprimentos é a
coordenação estratégica e sistêmica das funções de negócios tradicionais bem como as ações
táticas que perpassam essas funções numa companhia e através de negócios dentro da cadeia
logística com o propósito de aprimorar o desempenho de longo prazo das companhias
individualmente e da cadeia de suprimentos como um todo.
Para Bowersox, Closs, Cooper (2007), a gestão da cadeia de suprimentos consiste na
colaboração entre empresas para impulsionar o posicionamento estratégico e para melhorar a
eficiência operacional. Para cada empresa envolvida, o relacionamento na cadeia de
suprimentos reflete uma opção estratégica.
Pode-se perceber a importância da gestão de suprimentos em todos os processos e empresas.
Verifica-se que em todas as descrições os autores, salientam da mesma maneira a importância
da gestão na cadeia de suprimentos. Dando assim importância ao processo logístico como um
todo. Evidencia a satisfação do cliente, pois se toda a cadeia trabalha para o seu sucesso todos
serão beneficiados. O importante que cada empresa tem seus modelos de gestão e podendo
todas trabalhar para um objetivo comum proporcionando além do lucro a satisfação.
4 - Logística Interna
Sabe-se que a logística agrega valor quando o estoque é devidamente posicionado para
facilitar as vendas ou, no caso interno em uma empresa, deve estar acessível o necessário.
Logística no contexto interno de uma organização pode-se afirmar que está referindo-se ao
aspecto do transporte interno de materiais, considerando sua disponibilidade aos setores ou
áreas da empresas interessadas ou necessitadas dos materiais, bem como ao gerenciamento de
estoques, Pereira, (2009 p.58).
4.1 – Compras
A área de suprimento segundo Bowersox, Closs, Cooper (2007), preocupa-se com a aquisição
e o arranjo da movimentação de recebimento de estoque de materiais, peças e/ou produtos
acabados de fornecedores para fábricas ou montadoras, armazéns ou lojas varejistas.
Dependendo da situação, o processo de suprimento normalmente é identificado por diferentes
nomes. Na manufatura, o processo de suprimento é chamado de compras. Em círculos
governamentais, a aquisição tradicionalmente é chamada licitação. No atacado e no varejo,
compras é o termo usado com mais frequência e em muitos círculos é denominado logística
de suprimentos.
Segundo Gonçalves (2004), compra é um termo utilizado para definir o ato e a
responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e serviços e então supre-los
para serem utilizados pela empresa.
Apesar da Fundação Universidade de Caxias do Sul ser uma instituição de ensino, seu
funcionamento exige setores específicos e um desses é o setor de compras que tem um papel
importante para seu funcionamento e manutenção.
O setor de compras atende a toda a universidade e tem um importante papel em setores como
o Ambulatório Central e Farmácia Escola, a mesma que além de fazer venda de
medicamentos também tem o setor de manipulação e perfumaria; esta por sua vez faz toda a
aquisição dos seus suprimentos, sem auxilio do setor de compras e inclusive fornece
medicamentos para o Ambulatório Central, que faz uso de muitos medicamentos para
atendimento ao público devido convênio com o governo no atendimento a pacientes pelo
SUS, (Sistema Único de Saúde), necessitando de material de expediente, tanto na aplicação a
pacientes como para consumo interno.
Conforme Bowersox, Closs, Cooper (2007), em termos de gestão, as empresas
tradicionalmente têm sido estruturadas em departamentos para facilitar o foco, o
estabelecimento de rotinas, a padronização e o controle do trabalho. Todas as empresas
possuem funções especificas, mas às vezes devido algumas dificuldades na aquisição de
materiais específicos, o setor compras tem a autonomia de compartilhar certas atividades e
responsabilidade com outros setores. Desta maneira caracterizam-se as Unidades Estratégicas
de Negócios que segundo Oliveira (1999), representa o todo de um conjunto de atividades
indivisíveis com perfeita interação com os vários fatores ambientais (externos), e que deve ser
administrado proporcionando resultados como um negócio perfeitamente identificado.
Toda a parte de apoio à estrutura da Universidade de Caxias do Sul esta concentrada a Pró Reitoria Administrativa, mas, através de diferentes setores: contabilidade, financeiro,
orçamentário, recursos humanos, almoxarifado, prefeitura universitária, e suas áreas de apoio,
núcleo de processamento de dados, procuradoria jurídica, assessoria de comunicação,
assessoria de obras, Ambulatório da Cidade Universitária e compras. Pela sua natureza a
UCS, adota o padrão de compras do setor público, seguindo os preceitos da Lei 8.666/93,
também conhecida como lei das licitações.
A exigência de materiais tanto para uso interno como para áreas de uso exclusivo é que torna
compras um setor de suporte. Havendo a necessidade real de manutenção deste setor pode-se
ter noção de sua importância para qualquer empresa.
Compras é um setor de importância para toda a empresa é onde está concentrado
responsabilidades para atendimento de toda a cidade universitária. Caracteriza-se pela
diversidade de meios, havendo a necessidade de agilidade e logística na entrega de produtos
tanto para expediente como utilização especifica em cada setor de trabalho, os mesmos devem
ter prazos a serem cumpridos em cada caso, e em cada setor solicitante.
A necessidade de facilitar compras para a manutenção de setores que trabalham na área da
saúde é fundamental. De acordo com Bowersox, Closs, Cooper (2007, p88), “toda a
organização, seja ela industrial, atacadista, ou varejista, compra materiais, serviços e
suprimentos para apoiar as operações”. Dentro da Universidade há a necessidade de muitos
serviços interligados, compras, transferência de medicamentos, manipulação, que são
fundamentais por necessidades diárias e contínuas.
4.2 – Distribuição
Para Laverde (2003, P.351), deve-se entender distribuição por:
Abastecimento e fornecimento a parte da logística que trata das atividades desenvolvidas para
aquisição, a armazenagem e o fornecimento de medicamentos, alimentos e demais materiais e
serviços ligados as áreas da saúde e administrativa, de maneira oportuna, nas quantidades exatas,
com um nível ótimo de qualidade, e no local apropriado, de tal forma que um hospital ou farmácia
possa suprir plenamente seus objetivos e metas quanto á prevenção ao diagnóstico, tratamento e a
recuperação da saúde.
Tendo o Ambulatório Central a necessidade de obtenção de medicamentos com prazos
estabelecidos precisa suprir as necessidades de medicamentos para que o atendimento seja
eficaz. Isso faz com que se ressalte a importância de logística de abastecimento efetiva, para
que o diagnóstico seja atendido. Assim devem-se ter os recursos necessários para que se possa
efetuar um serviço de atendimento satisfatório.
Pereira (2008) salienta a importância nos sistemas de abastecimento, produção e distribuição,
pois são organizadas segundo funções separadas que se reportavam a diferentes
departamentos de uma empresa. Neste sentido, a área de compras busca atender às
necessidades da linha de produção ou do sistema de operações por meio de ordens de compras
ou pedidos de compra em uma empresa.
Pode-se observar que muitos processos de distribuição de medicamentos nos setores em
questão estudados ocorrem de maneira semelhante, onde se faz requisições, ordens de
compras, transferências entre departamentos, que não é exclusividade de empresas industriais,
mas também prestadoras de serviços.
4.3 – Gestão de Estoques
Como cita Bowersox, Closs, Cooper (2007), o objetivo de uma estratégia de estoques é
conseguir o desejado serviço ao cliente com o mínimo de investimento em estoques. O
excesso de estoque pode compensar deficiências no projeto básico de um sistema logístico,
mas acabará resultando em um custo logístico mais alto que o necessário.
4.3.1 – Curva ABC – Gráfico de Paretto
Curva Abc ou Gráfico de Paretto é um instrumento de analise que faz uso do critério 80/20. A
sistemática 80/20 indica que os chamados itens A (mais importante) totalizam 80% do valor
total dos itens. Os itens B e C representariam apenas 20%. Essa sistemática é adotada,
principalmente, pelos engenheiros.
Conforme Dias (2002), a análise ABC é uma das formas mais usuais de se examinar e
administrar estoques, para a definição de políticas de vendas e estabelecimento de prioridades.
Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1
ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade dos itens de estoque, para que eles
possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes de
todos, segundo a ótica do valor independente da quantidade, dá-se à denominação itens classe
A, em geral são colocados os itens equivalentes a 70% do valor, normalmente
correspondentes a cerca de 8% dos itens. Nos itens intermediários classe B normalmente
representa 20% do valor e cerca de 30% dos itens, e aos menos importantes, itens classe C
representam 10% do valor e o saldo da quantidade de itens do inventário da organização.
O principal objetivo de análise ABC é identificar itens de maior valor de demanda e sobre
eles exercer uma gestão mais refinada, especialmente porque representam altos valores de
investimentos e seu controle mais apurado vai permitir grandes reduções nos custos de
estoques. Gonçalves, (2004 p.136).
Para fins desse artigo, será adotado a critério 80/15/5. O mais comum, nesse tipo de
organização é que os itens A, que representam 80% do total do volume analisado, mas
normalmente representam uma quantidade relativamente pequena de itens. No caso da UCS, o
que se verifica é que os itens A compõe o grupo mais numeroso, indicando que não há uma
concentração em poucos itens, mas a verdadeira pulverização da demanda dos itens. Assim,
temos que a classe A, que representa 80% do valor comercializado/consumido, é composta
por 773 itens, ou 44,89% do total. A classe de produtos B, que representa 15% do movimento
soma 434 produtos ou 25,20% do total. Por fim os itens C representam apenas 5% do valor
total, implicam em 515 produtos ou 29,91% do total.
4.3.2 - Acuracidade de Estoques
Para Dias (2002), o objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de materiais sem
que esta diligência resulte em estoques excessivos às reais necessidades da empresa. De forma
semelhante, os níveis de estoques estão sujeitos à velocidade da demanda (out put) e das
entradas (input) de material no almoxarifado.
Conforme Fernandes (1987), com base nesse enfoque, devem ser considerados alguns
princípios básicos para a área de controle de estoques na organização de seus controles
físicos:
1) Determinar o que deve permanecer em estoque, número de itens;
2) Determinar quando deve repor os estoques, sua periodicidade;
3) Determinar quanto de estoque será mantido para um período predeterminado;
4) Acionar a área de compras para executar aquisição de estoque;
5) Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a
posição do estoque;
6) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais
estocados e;
7) Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
5 - Estudo de Caso
A Fundação Universidade de Caxias do Sul, que é uma instituição de caráter filantrópico, mas
que funciona com princípios de empresa. Conforme consta no site da UCS3, a instituição foi
fundada há 42 anos. Primeiramente como Associação Universidade de Caxias do Sul, e em
1974 transforma-se em Fundação que teve então a participação das três entidades fundadoras:
Faculdades de Ciências Econômicas, de Filosofia, Direito, além das Escolas de Enfermagem e
Belas Artes, mais o Ministério da Educação, o Estado do Rio Grande do Sul, a Câmara de
Indústria, Comércio e Serviços de Caxias do Sul (CIC) e a representação dos municípios da
região. Hoje, essas entidades constituem o conselho máximo da instituição, o Conselho
Diretor, composto por seis entidades, representando nove votos, sendo que o setor público
detém 44,4% das vagas e a sociedade civil com 55%.
A FUCS executa suas atividades através do que denominamos unidades mantidas. Esta, na
maior parte das vezes, tem infraestrutura física disposta em espaços diferentes. No entanto
todas utilizam uma mesma estrutura administrativa, já citado no item 4.1.
Preocupada com a formação de seus alunos a UCS iniciou no ano de 2002 a idealização da
Farmácia Escola. Iniciando conjuntamente a implantação deste espaço para o curso de
farmácia. A parte a ser analisada no presente trabalho, será os processos de compras da
Farmácia Escola, qual seu papel na compra de medicamentos que não passam pelo setor de
compras para atender suas necessidades e as do Ambulatório Central da Universidade.
A Farmácia Escola atualmente trabalha com quantidade baixa de estoques o que faz
necessário a compra diária de medicamentos, cosméticos e compra de matéria – prima para a
manipulação. Os serviços que a Farmácia oferece no momento, são os de manipulação de
fórmulas, homeopáticos, fitoterápicos, venda de medicamentos industrializados e perfumaria
além da prestação de serviços a outros setores da Universidade através do fornecimento de
kits de primeiros socorros. Também fornece medicamentos específicos para exames
ginecológicos utilizados no ambulatório central medicamentos e perfumaria: diariamente no
final de expediente a farmácia emite relatório de vendas onde consta a venda do dia. A partir
do estoque informado é feita uma analise das necessidades de reposição imediata ou não dos
produtos vendidos.
Uma vez por mês é feito contato com representantes para uma possível programação de
compras, onde é analisada detalhadamente a permanência de certos medicamentos no estoque
3
HTTP://www.ucs.br acessado em 22 agosto 2010.
e a manutenção de um estoque mínimo. Caso sejam produtos de alta rotatividade é feito a
programação com um maior número de unidades.
Processos de compras:
Nesta visita de representantes de laboratórios e perfumaria podem-se negociar percentuais de
descontos e prazos maiores. O que não é possível ser comprado de representantes compra-se
de distribuidoras, onde não existe negociação quanto ao preço e prazo. Desta maneira o custo
da mercadoria aumenta. O controle de estoque é feito totalmente manual, a cada seis meses se
possível é feito uma verificação de estoques, caso não, é feito somente um balanço anual. As
empresas fornecedoras não têm acesso ao controle de estoques dos produtos vendidos,
somente a farmácia pode fornecer estes dados para futuras compras.
Principais fornecedores de medicamentos e perfumaria:
- Distribuidoras: - Dimed S/A distribuidora de medicamentos;
- Genésio A. Mendes e Cia &Ltda;
- Profarma Distribuidora de Produtos Farmacêuticos S/A;
- Laboratórios: - Medley;
- Bayer Schering Pharfa
- Pharmalink;
- Marcoboni Indústria e Comércio Ltda.
Matéria - prima para manipulação: o responsável técnico faz o levantamento dos produtos
faltantes no almoxarifado, dentre eles os que mais se utilizam na manipulação e também faz a
programação de novos itens de manipulação que serão utilizados em novas receitas, até então
não captadas.
O responsável de compras envia por e-mail a lista com os ativos e a quantidade para os
fornecedores qualificados através de um programa chamado: Qualificação de fornecedores,
sendo esta uma exigência da RDC 67 de 2007 (RDC – resolução da diretoria colegiada),
pertencente à Vigilância Sanitária, esses fornecedores enviam a cotação com preço, prazo de
pagamento, quantidade mínima e vencimento do produto. Feito um comparativo dos três itens
para analisar as vantagens e desvantagens e efetua-se a compra que melhor condizer com os
requisitos e necessidades da farmácia.
Principais fornecedores de produtos para manipulação:
- ALL Chemistry do Brasil Ltda;
- Deg Importação de Produtos Químicos Ltda;
- Simoquimica Produtos Químicos Ltda;
- Elyplast Embalagens Plásticas.
A Farmácia Escola utiliza o setor de compras da UCS somente quando não consegue certos
medicamentos diretamente com seus fornecedores qualificados, para compra de equipamentos
e vidraria, usados no consumo interno, nunca para a comercialização individual de tais
produtos, mas os mesmos vão agregar valor nos produtos de manipulação.
Com sua estrutura estando de acordo com a legislação vigente de Boas Práticas de
Manipulação em Farmácia, implicou sua estrutura física particular, a presença de
equipamentos específicos e também em uma dinâmica de trabalho programada. As
formulações são manipuladas por acadêmicos do curso de farmácia, sempre supervisionadas
por farmacêutica responsável. Na Farmácia Escola são manipulados diversos produtos, como
cremes, loções, xampus, óleos, sabonetes, cápsulas, entre outros. Atualmente não manipula
medicamentos controlados, que são aqueles listados na portaria 344 da vigilância sanitária.
A análise dos processos de compras da Farmácia Escola terá ênfase na aquisição de compra
de medicamentos que não passam pelo setor de compras para atender suas necessidades e as
do Ambulatório Central da Universidade. Mas devido a não separação por códigos examinouse de forma geral a aquisição de mercadorias, sua rotatividade e estoques. A análise para
melhor fornecer dados foi feita pela Curva ABC, para se ter certeza de itens que são
comercializados, seu estoque e o valor do mesmo.
A Farmácia Escola possui 2272 itens cadastrados entre medicamentos, produtos de beleza e
produtos para manipulação, sendo que dentre os mesmos são 774 itens que estão classificados
nos itens A da curva ABC, neles acentua-se mais produtos de higiene pessoal e beleza. Na
classificação B encontram-se 434 itens que representam os intermediários que tem menos
estoques, mas que representam uma cota alta de itens, e por fim tem-se 515 itens
representando o grupo C. Os itens restantes nesta lista num total de 549 não possuem giro de
estoques, estão cadastrados compondo a lista de produtos comercializados.
Curva ABC - Farmácia Escola
40000
Valor dos itens
35000
30000
25000
20000
15000
28202,97
33490,27
35251,302
10000
5000
0 0
0
A
B
C
Classificação dos itens
Gráfico 1 – Curva ABC da Farmácia Escola. Fonte: Autora.
Já o Ambulatório Central por fazer em média atendimento diário de 300 a 500 pessoas, e
tendo um efetivo entre funcionários da UCS e médicos em torno de 1200 pessoas, tratando
cada paciente com enfermidades e medicamentos específicos. A necessidade de reposição é
constante.
O Ambulatório central possui procedimentos diários e semanais que são cumpridos
rigorosamente, a falta de medicamentos para o uso da área médica pode acarretar problemas
no atendimento às pessoas. São estabelecidos nas rotinas que sejam efetuados formulários
manuais para a requisição de medicamentos ou produtos utilizados para a higienização da área
utilizada diariamente por médicos e enfermeiras.
O ambulatório central necessita de apoio da farmácia escola, almoxarifado central e o setor
de compras, pois há uma mescla de processos que facilitam o seu funcionamento. Sendo que
os materiais para reposição vinda do Ambulatório Central são efetuados por transferência e
codificados, possíveis de medição, os que são pedidos compra por intermédio também do
Almoxarifado, estes não possuem no estoque do almoxarifado, mas os que Ambulatório
necessita comprar são codificados e podem ser medidos, os materiais de consumo também
podem ser medidos, são codificados e chegam também via almoxarifado. Mas os materiais e
medicamentos que somente o Ambulatório utiliza, não são codificados e o controle é manual
de um funcionário. Não tem cadastro para que possa ter um controle adequado. Também tem
a situação que alguns medicamentos específicos, que tem grande rotatividade no Hospital
Geral, são cedidos para o Ambulatório para a utilização nos consultórios, estes não são
codificados e tem somente controle visual. Para poder fazer compra dos mesmos é necessário
uma demanda elevada e o Ambulatório não possui esta demanda. Assim pode-se caracterizar
uma troca de favorecimento entre ambos.
Os produtos hospitalares são comprados pelo setor de compras, a farmácia fornece produtos
manipulados e medicamentos comerciais. Setor de compras fornece para ambulatório somente
quando forem quantidades grandes, mesmo assim é estocado no almoxarifado central, onde
após tal processo trabalha somente com transferência e tem um controle mais rígido por
normas estabelecidas pela vigilância sanitária.
Possui, atualmente, um setor de estoques de medicamentos não muito apropriado, mesmo que
o giro de medicamentos seja pequeno, o local não é adequado para tal função. O espaço
utilizado é restrito e não tem sistema que possa dar baixa de recebimentos ou pedidos no local
onde estão armazenados os mesmos. Num dia especifico da semana cada setor entrega ao
responsável o lista de materiais necessários para o uso na semana seguinte, produtos com
maior giro são os que sempre têm um estoque maior para que não haja falta dos mesmos.
Após o recebimento desta requisição via formulário manual um funcionário faz o trabalho de
digitação, como cada material tem um código especifico a não conformidade acarreta no
recebimento de material que não há necessidade. Há medicamentos que são adquiridos por
intermédio da farmácia escola, alguns que não são perecíveis ou que não tenham problemas
com a questão da validade são requisitados via almoxarifado. Qualquer medicamento ou
produto de utilização do ambulatório deve obrigatoriamente passar pelo almoxarifado central
para fins de cadastro dos mesmos. Mas há produtos que não têm o cadastro no almoxarifado,
pelo fato de que se estabeleceu não haver necessidade de cadastro o que pode acarretar
problemas futuros. Medicamentos que não podem ser adquiridos pela farmácia nem mesmo
há estoque no próprio almoxarifado são feitos por intermédio de compras, mas com
antecedência de dias, para que não seja com prejudicado o atendimento.
Curva ABC - Ambulatório Central
80000
Valor dos itens
70000
60000
50000
40000
30000
53.974,41
63658,4
67307,9
20000
10000
0 0
0
A
B
C
Classificação dos itens
Gráfico 2 – Curva ABC do Ambulatório Central. Fonte: Autora
Que se pode analisar no ambulatório central quanto ao número de itens este possui menos
variedades por ser mais específico quanto a sua utilização, mas sua rotatividade por ser diária
utiliza a principio os mesmos itens básicos. Por não ter um cadastro separado entre itens de
expediente e medicamentos fez-se uma analise de custos e estoques totais. Juntando itens sua
classificação de itens ficou totalizada em 182 itens, sendo que 33 estão nos itens A da curva,
41 itens na B e 108 itens compõem os itens C da curva.
Procedimentos utilizados quanto a medicamentos e perfumaria com validade próxima ao
vencimento iniciam a partir da constatação visual, no momento que se constata são retirados
das prateleiras.
No caso de medicamentos é recolhido um mês anterior ao vencimento, e são separados e
identificados com data de vencimento. Em função dos tratamentos para certas doenças, serem
maiores que trinta dias não é apropriado à comercialização dos mesmos assim retira-se os
mesmos da prateleira. Mensalmente é feito a baixa destes tirando-se uma nota fiscal M1
dando à baixa nos estoques, onde o medicamento é constato como perda, e encaminham-se
estes medicamentos para a distribuidora Genésio a Mendes que se responsabiliza pela
incineração. Também se podem utilizar estes como sugestões de encaminhamento para
utilização dos mesmos para o zôo, com a devida comprovação de não causar danos aos
animais que utilizarem os mesmos. Este encaminhamento de medicamentos efetua-se para
uma empresa fora do estado o que proporciona problemas, pois não é possível fazer nota de
perdas dos mesmos para fora do estado, buscando-se assim alternativas para tal.
Quanto à matéria prima procede-se da seguinte maneira, no seu vencimento é retirado do
almoxarifado da farmácia escola, é feito relação dos produtos com nome e quantidade e
enviado pelos professores responsáveis para que eles assinalem as necessidades. Após a
escolha dos produtos são encaminhados para os laboratórios que os alunos utilizam. O custo
dos materiais vai para os laboratórios devido à transferência ser interna.
6 – CONCLUSÃO
Segundo Dias (2002), os itens A representam, normalmente, 8% do total dos itens. Entretanto
o que se verifica no caso da UCS é uma situação diferente. No caso do Ambulatório Central
os itens A representam 18,13% dos itens, enquanto que os itens B representam 22,52% dos
itens. Portanto os itens A alcançam mais que o dobro do valor estipulado como referência por
Dias (2002). Já na Farmácia Escola os itens A representam 34,06% dos itens, enquanto que os
itens B representam 19,10% dos itens.
Assim os itens B e C ficam realmente nos padrões preconizados por Dias (2002), mas a
pulverização dos itens nos dois setores analisados faz com que os itens A alcancem valores
entre 100 e 400% a mais do que os citados pelo autor.
Como foi utilizado o parâmetro 80/15/10, pode-se perceber que o estoques do item A é muito
pulverizado pela própria natureza dos setores. Uma estratégia eficiente de giro de estoque
focaria o alto giro nos itens A, por serem os de maior impacto no valor total dos estoques,
conforme podemos ver na Tabela 1.
O ponto importante na estratégia é o giro dos produtos do grupo A, entre os dois setores
temos um total de 2.455 itens. Na metodologia de Dias, seriam 196 itens, mas aqui temos 807
itens, que teriam que serem repostos semanalmente (por isso um estoque médio de 4 dias
conforme é apresentado na tabela 1), o que, por si só, demonstra a complexidade de se
aumentar o giro de estoque dos setores analisados.
CLASSE
VALOR (%)
ESTOQUE
(dias)
MÉDIO
GIRO DE ESTOQUE
RELATIVO (valor X
dias)
A
70
4
2,8 dias
B
20
15
3,0 dias
C
10
60
6 dias
TOTAL
100%
-
11,8 dias
Tabela 1 – Estratégia de giro de estoque. Fonte: Elaborado pela autora.
Analisando-se os dois setores pode-se observar que a quantidade de itens em estoque é
elevada, conforme comentado no texto há a preocupação de completar pedido com itens
desnecessários. Pode-se perceber a falta de pessoal especializado para analisar e efetuar as
compras do setor. Sendo que se houvessem melhorias nestes itens poderia haver melhoria no
fluxo de caixa dos mesmos.
Desta forma pode-se constatar a importância no gerenciamento de compras e estoques,
observando que com um controle efetivo há a possibilidade melhorias. Tanto a Farmácia
Escola como o Almoxarifado Central necessitam de técnicas de controle mais apuradas. A
Farmácia tem um grande número de itens que diferenciam em marcas e se fosse reduzida as
mesmas colocando menos itens semelhantes obteriam um custo menor para o controle dos
mesmos. A composição de seu estoque está centrada em produtos de higiene pessoal,
medicamentos não estão em graus de importância nem mesmo nos itens A da curva ABC. Os
medicamentos encontram-se nos itens C da curva mesmo em pouca quantidade, e sua maior
parte esta centrada em produtos com estoque zerado com pouca movimentação.
A classe mais importante a ser analisada é a classe A, as políticas de reposição de estoques,
para estes itens, deve ser mais aprimoradas, apesar da relativa grande quantidade de itens, mas
ainda é compensador para controle logístico envolvido, pois acompanhamento de cerca de
45% dos itens, tem-se o controle de 80% do movimento financeiro dos estoques. Esses itens
devem ter o monitoramento sistematizado e uma maior atenção pelos responsáveis pela gestão
logística envolvida, pois são decisivos para o sucesso da organização. Se esses itens ficarem
acumulados em estoque, impactarão fortemente nos resultados da organização principalmente
em termos de fluxo de caixa.
Já os itens B e C, que representam 55% dos total de produtos, mas apenas 20% do valor do
estoque. Essas duas classes de produtos podem ser controladas apenas por registros
automatizados.
Mesmo que
ocorra
um
eventual
acúmulo
de
saldo
de
alguns
desses itens em estoque, o impacto deles para o resultado da organização é
mínimo, especialmente para os itens C.
Em resumo, os itens A devem ter um maior giro de estoque, se possível com
reposições
semanais
e
devem
ter
atenção
dos
controladores
logísticos
para
evitar tanto a falta com acúmulo dos estoques. Já os itens B e C podem ser
comprados a cada 30 dias ou mesmo, por períodos maiores, sem impactarem
significativamente nas finanças da organização.
Já o Ambulatório Central por não possuir uma codificação diferenciada entre produtos de
expediente, e produtos utilizados nos consultórios, fica numa grande mescla e com
dificuldades de controle. Pois quando os materiais requisitados chegam ao ambulatório os
mesmos são dadas baixas manuais, assim verifica-se a necessidade de técnicas de controle
informatizada mais apurada. Sempre há dentro dos consultórios e salas estoques que já não
são controlados pela central do ambulatório, havendo a necessidade do encarregado verificar
visualmente para não haver excesso de estoques nos locais. As melhorias para controle e
requisição de materiais do Ambulatório são necessárias, desde a codificação, requisição online, modo de controle e requisição informatizado, baixa dos mesmos através um programa
adequado. Há também a necessidade de haver um local mais apropriado para a localização do
estoque, pois o mesmo se encontro numa área restrita, sem ventilação, não informatizada
havendo a necessidade de ser feito um controle manual, visual para após ser repassado a um
computador em salas próximas.
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