A POLÍTICA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO DO ARQUIVO DA

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XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
SNBU 2014
A POLÍTICA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO DO ARQUIVO DA
COORDENAÇÃO GERAL DE ESTÁGIOS DA UFMA: um estudo de caso
Cláudia Maria Pinho de Abreu Pecegueiro
Juliana Rabelo do Carmo
Valéria Bastos da Silva
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RESUMO
Apresenta a Coordenação Geral de Estágios da UFMA (COGEST) como objeto de estudo desse
trabalho, e toda a sua estrutura organizacional, exibe as práticas de organização, armazenamento e
conservação dos documentos do referido setor, com base nas práticas e exigências do CONARQ.
Pontua sobre as principais leis que auxiliam e dão assistência nas práticas arquivistas, certifica a
importância da criação de uma tabela de temporalidade para assegurar a preservação de documentos
importantes para a instituição. Pontua a prática do GED como alternativa para conservação de
documentos. Expõe a necessidade do documento como tomada de decisão para atender cobranças
fiscais e legais, e a necessidade de uma política de gestão documental.
Palavras-Chave: Organização de arquivos; Gestão documental; COGEST-UFMA.
ABSTRACT
Displays the General Coordination Internship UFMA (COGEST) as the object of study of this work,
and all its organizational structure, displays the practices of organization, storage and conservation of
documents of that sector, based on the practices and requirements of CONARQ. Scores on the major
laws that help and give assistance in archivists practices, certifies the importance of creating a table of
temporality to ensure the preservation of important documents for the institution. Punctuates the
practice GED as an alternative for record keeping. Exposes the need for the document to decision
making to meet legal and tax charges and the need for a policy document management.
Keywords: File organization; Document management; COGEST-UFMA.
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1 INTRODUÇÃO
O Arquivo pode ser definido como “conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeito futuros” (SOUZA, 1950 apud
PAES, 2005). As técnicas de arquivamento para manter os documentos em bom estado de
conservação e de fácil acesso são de suma importância.
O que se observa ao longo do tempo é o aumento da produção de documentos,
popularmente conhecido como “explosão documental” (SILVA, A.; et. al. 1998, p.132),
iniciado com os copistas, seguido da criação da imprensa por Gutemberg e, atualmente, com a
internet, onde a variedade de suportes em que a informação pode estar materializada houve
mais mudanças na sua forma de divulgação e acessibilidade.
Este estudo caracteriza-se por ser uma pesquisa, com abordagem descritiva, pois
se “[...] busca especificar características do fenômeno que analisa, demonstrando os diferentes
ângulos e dimensões do contexto.” (RICHARDSON, 1999; RAMPAZZO, 2005). No primeiro
momento descreve-se o universo da pesquisa, a coleta de dados e a caracterização do campo,
bem como seus resultados. Em seguida, apresenta-se a proposta de arquivamento dos
documentos da Coordenadoria Geral de Estágio (COGEST), com base na legislação federal
para documentos da administração pública (CONARQ).
A problemática deste estudo consiste na necessidade de uma política de gestão
documental. Para isto, esta pesquisa relata como se deu o processo de gestão documental na
Coordenadoria Geral de Estágios (COGEST/ PROEN UFMA), apoiado nos subsídios da
CONARQ.
Possui como motivações e objetivos: necessidade de armazenamento sistemático
dos documentos administrativos, resultantes da acumulação de papéis devido a grande
produção documental; facilitar a consulta e localização de documentos visando otimizar as
tomadas de decisões neste setor.
Pretende-se, em longo prazo, a elaboração do Plano de Arquivos da PROEN,
tendo como produto a elaboração da Tabela de Temporalidade a ser aplicada em toda a PróReitoria. Nessa etapa, o Projeto de Organização de Arquivos da PROEN/UFMA, a princípio,
abrange o Departamento de Desenvolvimento de Graduação (DEDEG) e seus setores
hierarquicamente
vinculados,
(COGEST/PROEN UFMA).
em
especial
a
Coordenadoria
Geral
de
Estágios
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2 CARACTERIZAÇÃO DO AMBIENTE DE ESTUDO
A Pró-Reitoria de Ensino da Universidade Federal do Maranhão - PROEN foi
instituída nessa IES a partir da sua fundação em 1969, com sede em São Luís – MA, sendo o
órgão responsável pelo planejamento e gestão da política de ensino de graduação da
Universidade. Compreende os conjuntos de diretrizes, documentos, regulamentações, cursos,
programas, projetos e ações relativas ao ciclo de planejamento e gestão da educação superior
em nível de Graduação.
Atualmente
a
PROEN
gerencia
Programas
Estudantis
que
visam
o
desenvolvimento acadêmico dos estudantes da Instituição para o progresso da ciência, dentre
os quais se destacam: Programa de Educação Tutorial (PET), Programa Jovens Talentos para a
Ciência (PJT), Programa Institucional de Bolsa de Iniciação à Docência (PIBID), Programa
de Estudantes – Convênio de Graduação, Programa Especial Institucional de Bolsas de
Monitoria, Programa Ciência sem Fronteiras, entre outros.
Para seu funcionamento, a PROEN possui hierarquicamente 6 setores principais, a
saber:
 Gabinete e Divisão de Administração Interna (DAI);
 Departamento de Desenvolvimento de Graduação (DEDEG), composta por 5 setores:
Divisão de Currículos e Avaliação Acadêmica (DICAA), Divisão de Registro e
Movimentação Docente (DIDOC), Divisão de Programas Estudantis (DIPES),
Coordenadoria Geral de Estágio (COGEST) e Núcleo de Assessoramento Técnico à
Política de Ensino de Graduação (POLIGRAD);
 Departamento de Organização Acadêmica (DEOAC), composta por 5 setores:
Comissão Jurídica (COJUR), Divisão do Sistema Integrado de Gestão das Atividades
Acadêmicas (DISIGAA), Divisão de Organização Acadêmica (DIORC), Divisão de
Registro de Diplomas (DIRED), Divisão do Sistema de Seleção Unificada (DISiSU);
 Núcleo de Acessibilidade (NUACES);
 Procuradoria Educacional Institucional (PEI);
 Fórum Permanente dos Coordenadores de Cursos de Graduação e Chefes de
Departamento (COGRAD). (UFMA, 2014).
Para fins desta pesquisa, será utilizado como objeto de estudo o DEDEG, em
especial a Coordenação de Estágio, COGEST. Tendo em consideração as possibilidades de
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sucesso da política documental nestes três setores, a abrangência será expandida para os
outros setores vinculados à PROEN.
A COGEST atua diretamente com estágios obrigatório e não obrigatório, com
mais enfoque neste último, entre as atribuições específicas desse setor pode-se destacar a
responsabilidade pela emissão de convênios entre empresas públicas, privadas e afins;
acompanhamento de processos seletivos de estágios; elaboração de resoluções, normas e
regulamentos sobre estágio entre outros.
O arquivo da COGEST mantém em sua guarda documentos datados de 2009, ano
de surgimento deste setor, até o ano corrente. Anteriormente, os documentos relacionados a
estágio eram armazenados no Núcleo de Assistência Estudantil (NAE).
A COGEST apoia-se na Resolução 1.084/2009.7 que regulamenta as atividades de
estágio, sendo base para descrição de suas atribuições:
I.
Analisar e emitir parecer sobre convênios com instituições públicas e privadas,
empresas públicas e privadas, profissionais liberais e agentes de integração para a
realização de estágio;
II.
Orientar as instituições, empresas, docentes e estudantes sobre as normas e os
procedimentos para formalização do estágio, acompanhamento, publicação e
arquivamento dos processos;
III.
Acompanhar os processos seletivos de estágio;
IV.
Gerir o recebimento, registro e encaminhamento do termo de compromisso, plano de
Atividades, termos aditivos, termos rescisórios e relatórios de atividades de estágio
não-obrigatório;
V.
VI.
Elaborar propostas de resolução, normas e regulamentos sobre estágio;
Efetivar o seguro contra acidentes pessoais aos alunos em atividade de estágio
obrigatório com base na relação enviada semestralmente pela Coordenadorias dos
Cursos de Graduação e Colégio Universitário;
VII.
Elaborar pareceres acerca de processos judiciais, convênios de estágio, termos de
referência para o processo licitatório da seguradora, dentre outras situações de
natureza diversas relacionadas ao estágio;
VIII.
IX.
Controlar e conservar a documentação relativa a estágio sob sua responsabilidade;
Manter base de dados atualizada sobre os convênios celebrados, alunos em campo de
estágio, coordenadores de estágio e coordenadores de curso;
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X.
Elaborar relatórios de gestão solicitados pela PROEN, pela Reitoria e outras
instituições.
3 O PROCESSO DE GESTÃO DOCUMENTAL DA COGEST/UFMA
As medidas sobre políticas de arquivo foram iniciadas antes da década 90, a partir
de uma série de movimentos que culminaram com o estabelecimento da Lei Federal de
Arquivos nº 8.159/1991, que dispõe sobre orientações para administrações públicas brasileiras
voltadas para a formulação de políticas de arquivo e gestão documental. De acordo com a
referida Lei:
“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”
(BRASIL, 1998), no sentido, de dar acesso à informação contida nos documentos relativos a
Graduação da UFMA é de responsabilidade da PROEN.
Para isso é necessário a Gestão de documentos, ou seja, o planejamento das
atividades de tramitação, uso e conservação de documentos, definido no art. 3º da Lei 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, que dispõe:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (BRASIL,
1991)
Dessa forma, a gestão documental trata das atividades que visam a organização
dos documentos, em fase corrente, com mais frequência de uso/consulta; intermediária,
aqueles que embora não sejam consultados com frequência, podem ser utilizados de acordo
com as necessidades; ou permanente ou histórico, que perderam valor administrativos, mas
possui finalidade histórica. Tais atividades caracterizam-se como ciclo de vida dos
documentos.
Diante do exposto e face às atividade desenvolvidas na COGEST/PROEN UFMA
no que diz respeito a Gestão Documental, houve uma motivação para relatar essa experiência,
haja vista que o objetivo inicial do tratamento documental é tornar a informação acessível,
pronta para a recuperação e tomada de decisão, princípio inicial da organização de arquivos.
Nesse sentido entende-se que o documento para tomada de decisão possui a
finalidade de atender exigências fiscais e legais; preservação da memória institucional, que
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registram as rotinas da Instituição; e atender as demandas do que diz respeito ao acesso à
informação, em especial, a Lei nº 12.527/2011 vigente de Acesso à Informação, fato que
reforça a relevância do documento enquanto valor histórico, administrativo, legal e científico,
com a finalidade de recuperar e informar os processos administrativos.
Para a efetivação da Gestão documental na COGEST/PROEN UFMA,
inicialmente foi realizado um diagnóstico situacional, onde se pode visualizar os seguintes
aspectos ilustrados por meio da Tabela 1:
Tabela 1:
ASPECTOS
ARQUIVO COGEST/UFMA
Classificação
arquivo
do Corrente e intermediário.
Tipologia
documentos
de Ofícios, memorandos, relatórios, convênios, seguros, termos de
compromisso, processos seletivos, protocolos, solicitação de vagas,
programação de estágios elaborados por coordenadores de estágio,
pareceres.
Localização
Fácil acesso, visto que o arquivo encontra-se no balcão e armário
localizados logo na entrada da sala.
Área disponível
Espaço físico pequeno para a quantidade documental que abriga.
Condições
ambientais
A sala possui ar-condicionado, apresenta boa luminosidade e limpeza,
porém não possui segurança para os documentos, haja vista que as
instalações elétricas e a caixa de internet encontram-se localizados
próximos aos documentos.
Sinalização/
descrição
A descrição dos documentos é feita mediante etiquetas que são
coladas nas caixas arquivo, com dados referentes ao conteúdo do
documento e ano de produção/vigência.
Mobiliário
Possui um balcão e um armário.
Possui objetivos do Não.
arquivo
Destinação
recursos
de O setor adquire recursos mediante solicitação a PROEN.
Manuais e guias Não.
para os usuários
Serviço
de O arquivo da COGEST é manuseado somente por funcionários do
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atendimento
usuário
ao setor e não existe o serviço de atendimento aos usuários externos,
professores, técnicos, adjuntos etc.
Nível de tecnologia Possui 4 computadores, onde grande parte dos documentos são
atingido
armazenados, e utilizam suportes de armazenamento como HD e pen
drive.
Principais usuários
Técnicos administrativos do setor; alunos e professores que estão
vinculados aos estágios.
Arquivamento
e Arquivamento e acondicionamento feitos na sala da COGEST
acondicionamento
localizada na PROEN/UFMA.
dos documentos
Plano
Classificação
de Inexistente;
Tabela
Temporalidade
de Inexistente.
Fonte: dados da pesquisa.
Na perspectiva empresarial, a informação é um recurso imprescindível para as
empresas,
podendo
verdadeiramente
representar
uma
vantagem
competitiva
para
determinadas organizações. (MCGEE; PRUSAK, 1994; BEUREN, 2000)
Pautados nestas informações, tornou-se imperioso estabelecer normas gerais de
procedimentos de arquivamento de documentos que necessitavam de ordenamento e
uniformização neste setor, pelo fato de que a organização da informação torna a sua
recuperação eficiente e facilita na tomada de decisões, bem como confere maior visibilidade
às ações dos gerentes.
Dessa forma, torna-se necessário a estruturação de instrumentos de planejamento,
administração e controle dos documentos, tais como os protocolos que registram a
movimentação dos documentos correntes; tabela de temporalidade que norteia os prazos de
guarda dos documentos; inventários que registram as eliminações dos documentos que já
cumpriram os prazos de guarda; plano de classificação , que estabelece particularidades de
acordo com o documento e atribuição de sistema notacional que remete ao documento; além
do manual de procedimento que estabelece as diretrizes de arquivamento, armazenamento,
tratamento dos documentos. Vale ressaltar que o manual do arquivo é um dos componentes da
Política do Arquivo.
Segundo estes princípios, os pontos trabalhados foram:
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
Tabela de Temporalidade: com base na CONARQ, que dispõe de diretrizes para
gestão de documentos da administração pública e privada. Nela estão dispostos os
códigos de classificação, os assuntos, os prazos de guarda e a destinação final da
massa documental produzida e recebida pela Instituição no exercício de suas
atividades. A estrutura da Tabela compreende a descrição dos documentos
classificados por assunto e organizados hierarquicamente, conforme a estrutura da
instituição a que se refere. A cada tipo documental foram estabelecidos prazos de
guarda nos arquivos correntes e intermediários, bem como a sua destinação final
(eliminação ou guarda permanente), segundo o número de vias produzidas ou
recebidas e o seu destino. Os prazos de guarda são contados a partir da produção do
documento.

Plano de classificação: (em andamento), diretamente ligada ao órgão que produz os
documentos, os arquivos classificam-se por assuntos, hierarquicamente subordinados
em classe, subclasse, grupo e subgrupos documentais que recebem um código
numérico específico de classificação. No caso da COGEST/PROEN UFMA, cuja
fundamentação também se baseou na CONARQ (CONARQ, 2001) estabelece que
“[...] ao agrupar os documentos sob um mesmo assunto, a intenção é facilitar a
localização e a recuperação nos arquivos correntes da Instituição.”, ou seja, o Plano
tem o intuito de agilizar a recuperação, avaliação, seleção, recolhimento e descarte dos
documentos, de acordo com o ciclo documental.
A gestão documental é admirável no tocante a contribuição que ela traz às
organizações, visto que auxilia na otimização das atividades promovendo a dinamização,
fluxo e partilha de documentos.
Contudo não se pode deixar de mencionar que algumas instituições fazem uso da
gestão documental para preservação de sua memória, conservando assim o valor histórico de
seus documentos e reconhecendo que este pode atender à sociedade de maneira que também a
faça perceber que essa prática da gestão documental é fundamental para a preservação de uma
demanda institucional.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
No contexto dos esforços que a PROEN vem desenvolvendo em direção à
modernização e melhoria da qualidade dos serviços que presta, destacam-se aqueles voltados
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para o aperfeiçoamento da gestão de documentos produzidos e acumulados no desempenho de
suas funções.
Destaca-se para fins da gestão documental , a Tabela de Temporalidade enquanto
instrumento principal deste trabalho, uma vez que viabiliza a organização e define prazos de
guarda e destinação de documentos de valor corrente e/ou intermediário, produzidos e
recebidos no âmbito da COGEST/UFMA. Além disso, estabelece a destinação de
documentos, que pode ser por descarte ou guarda permanente dos documentos de valor
histórico.
A referida Tabela, quando utilizada racionalmente, propicia um maior controle dos
acervos documentais, uma maior rapidez na recuperação das informações, bem como oferecer
suporte às decisões político-administrativas, além de maximizar o fluxo documental e
proporcionar o acesso à informação de forma rápida para tomada de decisões no ambiente da
COGEST/UFMA.
Pretende-se com o uso da Tabela de Temporalidade da COGEST, alcançar a longo
prazo, maior ordenação e controle dos documentos gerados e recebidos por atividade,
definição de políticas de acordo com cada tipo de documento (corrente, intermediário e
permanente), bem como os procedimentos técnicos para seu tratamento de acordo com a
legislação vigente, no caso, a CONARQ.
Com base no exposto, emergem perspectivas e sugestões, que poderão ser
consideradas em futuros estudos:

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED), que possibilita a utilização e
organização dos documentos em formato digital, com a finalidade de consultar e gerenciar
documentos digitais deste setor.
Os documentos administrativos constituem-se como os principais instrumentos no
processo decisório, para nortear o caminho a ser tratado para alcance das metas estabelecidas,
bem como as consequências desta ação, fato que reforça a necessidade de análise dos
documentos no intuito de evitar resultados negativos para a Instituição e/ou setor.
Portanto, a partir da experiência vivenciada na COGEST, pode-se afirmar que a
gestão de documentos enquanto prática administrativa é uma ferramenta eficaz para facilitar a
organização, tramitação uso e armazenamento da informação.
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REFERÊNCIAS
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL), Conselho Nacional de Arquivos. Classificação, temporalidade
e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
BEUREN, I. M. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão
empresarial. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília: Senado Federal, 1988.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da República Federativa do Brasil], Brasília, DF,
09 jan. 1991.
McGEE, J.; PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação: aumente a competitividade e a
eficiência de sua empresa utilizando a informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994.
PAES, Marilena Leite. Gestão de documentos de arquivos. São Paulo: Associação de Arquivistas de
São Paulo, 2005.
RAMPAZZO, L. Metodologia científica: para alunos dos cursos de graduação e pós-graduação. 3. ed.
São Paulo: Loyola, 2005.
RICHARDSON, R. J. Pesquisa social: métodos e técnicas. São Paulo: Atlas, 1999.
SILVA, A. Malheiro da et. al. Arquivística: teoria e prática de uma Ciência da Informação. Porto:
Afrontamento, 1998.