P-163c/12 - HDI Seguros

Transcrição

HDI SEGUROS S/A
MANUAL DE POLÍTICAS CORPORATIVAS
Ref.: P-163c/12
CÓDIGO:
DATA DE PUBLICAÇÃO: 15/06/2008
INÍCIO DE VIGÊNCIA: 15/06/2008
ÍNDICE
CAPÍTULO 01 – ORGANIZAÇÃO GERAL
SEÇÃO
1
ASSUNTO
APRESENTAÇÃO
1.1
1.1.1
2
3
GERAL
ÉTICA E CONDUTA ROFISSIONAL
PÁG.
Verificação e Aprovação
7
Histórico das Revisões
8
1.2
Objetivos e Campo de Aplicação
11
1.3
Revisão e Controle do Manual
12
1.4
Introdução
13
1.5
Negócio
14
2.1
Estatuto Social
15
2.2
Regimento Interno
18
2.3
Criação, Atualização e Distribuição dos
Manuais de Políticas Corporativas, da
Organização e de Normas e Procedimentos
21
2.4
Manuais – Codificação e Itemização
22
2.5
Diretorias e Comitês
24
2.6
Identidade Visual
26
2.7
Relacionamento com a Imprensa, Órgãos
Externos de Natureza Pública, Privada ou
Entidades de Classe, Clientes, etc
27
2.8
Orçamento
29
3.1
Código de Ética
30
CAPÍTULO 02 – CONTROLES
SEÇÃO
4
5
GERAL
COMPLIANCE
ASSUNTO
4.1
Almoxarifado
35
4.2
Ativo Imobilizado
36
4.3
Guarda, Conservação e Inutilização de
Documentos
38
4.4
Procedimentos Extraordinários
39
4.5
Reembolso de Despesas
40
4.6
Auditoria Interna
46
4.7
Contratos
47
5.1
Controles Internos
49
5.2
Programa de Compliance
50
5.3
Prevenção à Lavagem de Dinheiro
51
5.4
Normativos
54
5.5
Gestão de Riscos
55
5.6
Gestão de Contingência
56
5.7
Segurança da Informação
57
5.8
Treinamento específico
61
5.9
Aprendizado de Riscos
62
Trabalho conjunto com a Auditoria Interna
63
Contabilidade
64
5.10
6
CONTÁBEIS
PÁG.
6.1
ÁREA RESPONSÁVEL
NOME DO RESPONSÁVEL
Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas
Alaim Assad
VERSÃO
29
CÓDIGO:
ÍNDICE
CAPÍTULO 02 – CONTROLES
SEÇÃO
7
8
FISCAL E TRIBUTÁRIO
FINANCEIRO
ASSUNTO
PÁG.
7.1
Tributação
67
7.2
Emissão de notas fiscais
70
8.1
Cobrança
72
8.2
Contas a Pagar
81
8.3
Tesouraria
82
8.4
Investimentos
83
9.1
Administração dos Recursos
87
9.2
Conceitos, Definições e Diretrizes
89
9.3
Padrões de Software e Hardware
90
9.4
Redes, Sistemas e Aplicativos
91
9.5
Política de Notebooks
93
CAPÍTULO 03 – TECNOLOGIA
SEÇÃO
9
GERAL
ASSUNTO
PÁG.
10
SEGURANÇA OPERACIONAL
10.1
Segurança
95
11
CONTINGÊNCIAS
11.1
Contingência Operacional
97
12
SERVIÇOS À USUÁRIOS
12.1
Instalação e Utilização
Aplicativos e Softwares
12.2
Manutenção de Sistemas e Aplicativos
12.3
Instalação e Utilização de Hardwares e
Equipamentos Visuais
101
12.4
Suporte Técnico à Usuários
102
de
Sistemas,
98
99
CAPÍTULO 04 – ADMINISTRATIVO
SEÇÃO
ASSUNTO
PÁG.
13
GERAL
13.1
Contratação de Serviços Gerais
104
14
ALÇADAS DE APROVAÇÃO
14.1
Assinaturas e Alçadas de Aprovação
107
15
SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
15.1
Expedição
113
15.2
Compras e Suprimentos
114
16.1
Compra, Venda
Imobilizado
16
ATIVOS
ou
Doação
de
Ativo
115
CAPÍTULO 05 – SEGURANÇA
SEÇÃO
ASSUNTO
PÁG.
17
GERAL
17.1
Ocorrências de Fraudes, Desfalques, etc
121
18
CONTROLE DE ACESSO
18.1
Segurança de Acesso e Identificação
122
19
SERVIÇOS A USUÁRIOS
19.1
Programa de
Contingência
20.1
Gestão de Recursos Humanos
125
20.2
Relações Sindicais
127
20.3
Passivo Trabalhista
128
Proteção
e
Plano
de
123
CAPÍTULO 06 – RECURSOS HUMANOS
SEÇÃO
20
GERAL
ASSUNTO
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
PÁG.
VERSÃO
29
CÓDIGO:
ÍNDICE
CAPÍTULO 06 – RECURSOS HUMANOS
SEÇÃO
21
22
ASSUNTO
ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL
RECOMPENSAS
21.1
Assiduidade e Pontualidade
129
21.2
Férias
130
21.3
Documentos Legais
131
21.4
Registro de Ocorrências em Folha de
Pagamento
132
21.5
Segurança,
Trabalho
133
24
25
26
DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL
RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL
SERVIÇO PESSOAL
Higiene
e
Medicina
no
21.6
Sistema Disciplinar
134
22.1
Benefícios
135
22.2
Estrutura de Cargos
141
22.3
Orçamento de Pessoal
142
22.4
23
PÁG.
Participação nos Lucros e Resultados –PLR
143
23.1
Desenvolvimento de Pessoal
144
23.2
Estagiários
146
24.1
Integração de Pessoal
149
24.2
Mão-de-Obra Temporária
150
24.3
Recrutamento e Seleção de Pessoal
151
25.1
Admissões
153
25.2
Cargos e Salários
155
25.3
Desligamentos
158
25.4
Transferências
160
26.1
Comunicação Institucional
162
CAPÍTULO 07 – LEGAL
SEÇÃO
ASSUNTO
PÁG.
27
FIRMAS E PROCURAÇÕES
27.1
Assinaturas Autorizadas
164
28
ASSESSORIA
28.1
Assessoria Externa de Advogados
165
ASSUNTO
PÁG.
CAPÍTULO 08 – TÉCNICA
SEÇÃO
29
GERAL
29.1
Desenvolvimento de Produtos
167
29.2
Auto
168
29.3
Credit Score
171
29.4
Property
172
29.5
Resseguro e Cosseguro
174
29.6
Transportes
175
29.7
Vida
188
29.8
Modelo de Capital Mínimo
196
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
29
CÓDIGO:
ÍNDICE
CAPÍTULO 09– SINISTROS
SEÇÃO
30
SINISTRO
ASSUNTO
PÁG.
30.1
Reserva de Sinistros a Liquidar (RSL)
202
30.2
Documentação
204
30.3
Alçada
205
30.4
Investigação
206
30.5
Ressarcimento
207
30.6
Controle de Operações
208
30.7
Recuperações
209
30.8
Salvados
210
CAPÍTULO 10– COMERCIAL
SEÇÃO
31
CORRETORES
32
FILIAIS
33
MARKETING
ASSUNTO
PÁG.
31.1
Cadastro de Corretores
31.2
Comissões
213
32.1
Filiais
217
33.1
Política de Marketing
220
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
212
VERSÃO
29
CÓDIGO:
ORGANIZAÇÃO GERAL
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
6
CÓDIGO:
1
APRESENTAÇÃO
1.1 – VERIFICAÇÃO E APROVAÇÃO
1. Esse Manual será atualizado sempre que houver alterações solicitadas pelo gestor e/ou exigidas por
órgãos reguladores.
2. A aprovação das Normas será sempre do Comitê de Diretoria.
3. A área de Compliance é responsável por toda e qualquer alteração, atualização e divulgação.
VERIFICADO POR
APROVADO POR
Alaim Assad
Compliance e Risk Management
Comitê Executivo
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
7
CÓDIGO:
1.1.1 – HISTÓRICO DAS REVISÕES
DATA
REVISÃO
SEÇÃO
05/10/2004
Cosseguro
Geral
(30)
31/01/2006
Frota HDI
31/01/2006
Reembolso de
Celular
Alterado os valores de reembolso de celular para
Executivo de Contas (R$100,00) e Regionais
(R$400,00).
13/06/2006
Alçadas Sinistros
Alterado os valores das alçadas de Indenização e
Despesas, aprovado em 21/03/2005.
21/08/2006
DESCRIÇÃO DA REVISÃO
Alteração das políticas de Cosseguro, conforme
definição da área de resseguro e aprovação da
Diretoria Técnica (e-mail 29/09/04 – Murilo)
Autorizado a inclusão de novos veículos da Frota HDI:
Fiat Palio Weekend HLX, Honda FIT e Toyota Filder.
Transportes e Vida
Manutenção das políticas, solicitadas por Alexandre
Leal e revisão da alçadas de sinistros.
Alçadas Sinistros
04/09/2006
RH
Manutenção das políticas.
30/10/2006
Ativo Imobilizado
30/12/2006
Compliance
02/01/2007
Benefícios
30/01/2007
Comitês
10/04/2007
Reembolso de
Despesas
02/05/2007
Contas a Pagar e
Reembolso de
Despesas (F. Fixo)
22/05/2007
Comissão
26/06/2007
RH
26/06/2007
Compras
18/07/2007
Ativo Imobilizado
31/07/2007
Comitês
2.5
Atualização e inclusão de novos Comitês
31/07/2007
Contratos
4.7
Atualização da política de contratos
15/08/2007
Reembolso de
Despesas
4.5
Alteração do valor do reembolso de Km dos Executivos
de Contas
22/08/2007
Alçadas
14.1
Alteração no valor das alçadas de liberação de sinistros
e despesas de Sinistros do Diretor Técnico e do
Presidente
21/09/2007
Alçadas
8
27/09/2007
Reembolso de
Despesas
4
Manutenção da política de Ativo Imobilizado. Aprovada
pela Diretoria Administrativa em 30/10/06.
Atualização das políticas de Compliance, Prevenção à
Lavagem de Dinheiro, Normativos, Gestão de Riscos,
Gestão de Contingência.
Alterado as informações do plano de previdência.
Transferência do Itaú para o HSBC
Atualização das informações dos comitês de
investimento, Ética e Auditoria.
Atualização dos valores de Reembolso de Despesas,
aprovado pelo Comitê.
Atualização das políticas – Unificação das políticas de
Reembolso de Despesas e Fundo Fixo
Atualização da política – Aprovada na reunião de
comitê do dia 18/05/07
24
Atualização do item 24.3, item 4
Atualização das políticas de compras
Incluído procedimento para Envio de Equipamento para
Conserto.
Exclusão dos critérios de Venda de Salvados,
transferidos para o normativo de Procedimentos de
Salvados
Alteração do valor do limite mensal de despesas com
combustível (item 07.07)
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
8
CÓDIGO:
DATA
REVISÃO
SEÇÃO
27/09/2007
Ajuda de Custo
25.4
26/10/2007
Normas de Sinistro
30
Alteração do Layout. Inclusão do capitulo 9.
05/11/2007
Reembolso de
Despesas
4.5
Alteração nos critérios de aprovação de reembolso de
despesas pelo seu tipo e periodicidade (item 07.10)
Política de
Notebooks
9.5
Inclusão da Política de notebooks
27/11/2007
Política de Emissão
de NF
7.2
Inclusão da Política de Emissão de Notas Fiscais
27/11/2007
Investimentos
8.4
27/11/2007
Investimentos
8.4
Exclusão da vedação de operações day trade
Alteração no patrimônio líquido dos fundos de
investimento.
27/11/2007
Alçadas de Sinistros
4.5
29/11/2007
Alçadas de
Representação
Social
7.1
04/12/2007
Segurança da
Informação
5.7
21/12/2007
Manutenção de
Sistemas e
Aplicativos
12.2
Inclusão do formulário “Solicitação de Serviços de
Sistemas”, nas solicitações de desenvolvimento de
sistemas
21/12/2007
Alçadas de
aprovação
14.1
Revisão no lay-out de apresentação das informações
21/12/2007
Segurança da
Informação
5.7
Alteração do prazo de arquivo de documentos físicos
21/12/2007
Controles Internos
5.1
Alteração do processamento de transações
21/12/2007
Reembolso de
Despesas
4.5
Exclusão da possibilidade de compra de medicamentos
através do fundo fixo (item 07.09)
27/12/2007
Código de Ética
3.1
11/01/2008
Compliance
5
11/01/2008
Técnica
29.8
Inclusão da política do Modelo de Capital Mínimo
14/03/2008
Comercial
33.1
Inclusão da política de Marketing
25/03/2008
Automóvel
29.2
07/04/2008
RH
20 a 26
Atualização da Política de Automóvel
Atualizações na política de recursos humanos, inclusive
quanto à concessão de aumentos por mérito e
promoções.
07/04/2008
RH
13
27/11/2007
Atualização da política referente à Ajuda de Custo.
Alteração dos valores das alçadas dos analistas(I, II,
III), dos Gerentes de sinistros da matriz e do Diretor
Adjunto de Sinistros
Alteração no valor das alçadas do Presidente,
Diretores, e Diretores
Regionais/Adjuntos/Superintendentes
Inclusão da política de Segurança de Informação
Alteração da política de recebimento e oferecimento de
presentes e/ou brindes (item 2)
Enquadramento aos novos normativos legais
Transferência do item Estacionamento de “benefícios”
para “Contratação de Serviços Gerais” – item 13.1,
ponto 6.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
9
CÓDIGO:
DATA
REVISÃO
SEÇÃO
30/04/2008
Cobrança
8
Alteração no item 8.1 - relação de bancos para
cobrança na modalidade débito em conta corrente.
Alteração no item 8.1 - exclusão da vedação de
recebimento da primeira parcela de documentos
emitidos com modalidade de pagamento cheque pré
através de OCT.
Alteração no item 8.1 - prazo de exclusão de apólices
por inadimplência.
30/04/2008
Ativos
16
Alteração do item 3 – Veículos da Frota
30/04/2008
Movimentação de
Pessoal
25
Alteração no item 25.3 – subitem 4 – Comunicado de
desligamento
02/06/2008
Sinistros Automóveis
30
Alteração nos valores das reservas iniciais de sinistros
a liquidar
15/06/2008
Cobrança
8
15/06/2008
Movimentação de
Pessoal
25
Alteração no item 25.3 – subitem 2 - Prazo de
desligamento
30
Alteração do Item 30.1 - subitem “Relevantes”
15/06/2008
15/06/2008
Sinistros
Reembolso de
Despesas
4
Alteração do item 8.1 – Política de Cobrança
Alteração do item 7.5 – subitem “Táxis”
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
10
CÓDIGO:
1.2 - OBJETIVOS E CAMPO DE APLICAÇÃO
Este Manual tem como objetivo estabelecer as diretrizes mais importantes para minimizar os riscos dos
negócios, disciplinando a ação gerencial, mantendo a ordem administrativa e fundamentando a eficácia dos
processos operacionais.
As políticas objetivam:
Orientar e disciplinar ações pessoais ou corporativas de todos os funcionários e prestadores de serviço
da Companhia;
Dotar os gestores com ferramentas para supervisionar, treinar e avaliar os funcionários, sempre
apoiados nas determinações e orientações das políticas vigentes.
Este Manual contém informações indispensáveis para o corpo diretivo e gerencial da HDI SEGUROS.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
11
CÓDIGO:
1.3 – REVISÃO E CONTROLE DO MANUAL
O controle do número da revisão é feito por seção do Manual. Cada seção revisada é identificada pelo seu
número e data de revisão.
As revisões são numeradas consecutivamente e as correspondentes revisões de cada seção estão indicadas
no índice do Manual.
A natureza da alteração é identificada no documento da seguinte forma:
As alterações ficam com a letra em itálico.
No Histórico das Revisões encontram-se a data e a descrição da última alteração.
A responsabilidade pela manutenção e atualização deste manual é da área de Compliance, com a
colaboração dos responsáveis pelas áreas.
Todas as revisões deste Manual devem ser verificadas e aprovadas conforme determinado na seção 1.1
deste Manual. Os pedidos de alteração são encaminhados à área de Compliance que providencia a
atualização, aprovação e a divulgação.
Este Manual estará disponível na intranet com o título de Políticas Corporativas, e o documento original
em meio físico arquivado na área de Compliance.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
12
CÓDIGO:
1.4 – INTRODUÇÃO
A HDI Seguros faz parte de uma história maior: a do grupo alemão HDI Haftpflichtverband de Deutschen
Industrie. O Grupo HDI Seguros nasceu em 1903, em Frankfurt, na Alemanha.
Em 1919, o escritório principal da empresa foi transferido para Hannover.
Hoje, este mesmo grupo atende 90% das maiores empresas alemãs, além de ter conquistado o mercado
europeu, onde se tornou uma renomada organização na área de seguros.
Estados Unidos, Itália, Áustria, Bélgica, Espanha, Irlanda, Luxemburgo, Austrália e Holanda também
contam com a confiança da proteção HDI.
A cultura empresarial do Grupo vê o relacionamento com clientes como o seu patrimônio mais valioso.
Para a HDI, uma relação aberta, de total confiança, é essencial em qualquer negociação.
A presença da HDI no Brasil, há 27 anos, se faz através da HDI Seguros, que pertence 100% ao Grupo. O
processo
de
expansão
da
rede
HDI
no
país
é
dinâmico
e
contínuo.
A HDI Seguros é uma organização criativa, moderna, atuante, simples e eficaz. Seus produtos são
diferenciados
porque
suas
equipes
se
inspiram
nas
necessidades
das
pessoas.
Os riscos são prevenidos e controlados. Os preços também.
As equipes profissionais são capacitadas em permanência para criar e desenvolver produtos ajustados às
realidades e circunstâncias do mercado, dispondo de infra-estrutura e sistemas operacionais ultramodernos.
A Cia atuou inicialmente com foco nas Carteiras de Seguros de Vida e Acidentes de Trabalho, sendo que
hoje a HDI Seguros está autorizada pela SUSEP a comercializar os produtos de Automóveis, Vida, Ramos
Elementares e Previdência Privada.
A sede da HDI Seguros está localizada na cidade de São Paulo e está presente em diversos estados e
capitais brasileiras, principalmente nas regiões Sudeste, Sul e Centro-Oeste.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
13
CÓDIGO:
1.5 – NEGÓCIO
De acordo com o Planejamento Estratégico da HDI Seguros, temos as seguintes definições:
01.
Negócio
A HDI Seguros que durante muitos anos operou no Brasil basicamente focando seus clientes da Alemanha
e seguros de riscos industriais, mudou totalmente sua estratégia. A Companhia hoje busca desenvolver
uma base sólida de mercado no Brasil focando o automóvel como seu ramo mais importante.
02.
Missão
Atuar de forma criativa, competitiva e rentável com soluções que garantam tranqüilidade e satisfação dos
clientes.
03.
Valores
Dignidade, confiança, prevenção, garantia. Em todas as divisões do Grupo HDI estas são características
marcantes dos produtos e serviços.
Desde sua fundação, a filosofia de relacionamento do Grupo é baseada em transparência, auxílio mútuo,
convivência, conhecimento e compreensão de necessidades, voltadas sempre para o cliente e sua
realidade.
Estes valores são mantidos em todos os momentos, com cada funcionário, cliente ou parceiro.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
14
CÓDIGO:
2
GERAL
2.1 – ESTATUTO SOCIAL
Esta política visa divulgar a todos os funcionários o Estatuto Social da HDI Seguros.
HDI SEGUROS S/A
CGC/MF N°29.980.158/0001-57 – NIRE n° 35.300.026.446
CAPÍTULO I – DENOMINAÇÃO, SEDE, JURISDIÇÃO E DURAÇÃO
ART. 1° - A Companhia opera sob a denominação de HDI SEGUROS S.A. e se rege por este
Estatuto e pelas disposições legais aplicáveis.
ART. 2° - A Companhia tem sede na cidade de São Paulo, estado de São Paulo, a cuja jurisdição
está sujeita.
§ ÚNICO – A Companhia, pode através de deliberação do Conselho de Administração, abrir
ou encerrar filiais, de qualquer tipo, em qualquer parte do território nacional ou no exterior,
determinado, para todos os fins legais, o capital de cada uma delas.
ART. 3° - O prazo de duração da companhia é indeterminado.
CAPÍTULO II – OBJETO SOCIAL
ART. 4° - A Companhia tem por objeto a realização das operações de seguros dos ramos
elementares e vida, tal como definida na legislação em vigor.
CAPÍTULO III – CAPITAL SOCIAL
ART. 5° - O capital social, totalmente integralizado, é de R$ 66.720.291,80 (sessenta e seis
milhões, setecentos e vinte mil, duzentos e noventa e um reais e oitenta centavos), dividido em
78.790 (setenta e oito mil, setecentos e noventa) ações ordinárias nominativas, sem valor nominal.
§ ÚNICO – As ações são indivisíveis em relação à Companhia e cada ação integralizada dá
ao seu titular o direito a um voto nas deliberações da Assembléia Geral.
CAPÍTULO IV – ADMINISTRAÇÃO
ART. 6° - A Companhia será administrada por um Conselho de Administração e por uma Diretoria.
ART. 7° - O Conselho de Administração será composto de, no mínimo, 03 (três), e, no máximo, 07
(sete) membros eleitos pela Assembléia Geral, que também elegerá o Presidente do Conselho. O
mandato será de 1 (um) ano, permitindo-se a reeleição.
§ 1° - As reuniões do Conselho de Administração serão realizadas, no mínimo, 2 (duas)
vezes por ano, dentro de 30 (trinta) dias depois de prontas as Demonstrações Financeiras
semestrais, e exigirão em “quorum” de, no mínimo, a maioria dos membros eleitos. As
suas deliberações serão tomadas por, pelo menos, os votos favoráveis da maioria dos
membros eleitos.
§ 2° - Qualquer membro do Conselho de Administração poderá ser representado por outro
nas reuniões do Conselho e poderá votar através de carta, telegrama, fax, telex ou
procuração.
§ 3° - Compete ao Conselho de Administração, além das atribuições que lhes são atribuídas
por lei: (a) aprovar a estrutura da organização; (b) estabelecer a política geral dos
negócios e os objetivos
principais; (c) aprovar os orçamentos
operacionais e de
investimentos e verificar o cumprimento dos mesmos; (d) aprovar projetos especiais,
inclusive novas linhas de seguros; (e) aprovar a cessação de operação em linhas de
seguros deficitárias; (f) eleger e demitir os membros da Diretoria e estabelecer seus
poderes, funções e remuneração; (g) estabelecer os limites globais para as operações
previstas no regulamento de competência da Diretoria.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
15
CÓDIGO:
ART. 8° - A Diretoria será composta de, no mínimo, 2 (dois), e, no máximo, 04 (quatro) membros,
sendo um Diretor Administrativo, Financeiro e de Sistemas, todos eleitos pelo Conselho de
Administração.
§ 1° - Os Diretores permanecerão em seus cargos por um mandato de 2 (dois) anos,
permitindo-se a reeleição, e poderão ser substituídos a qualquer momento por deliberação
do Conselho de Administração.
§ 2°- Os Diretores serão isentos de prestar garantia em relação ao exercício de seus cargos
e poderão receber uma remuneração a ser estabelecida pela Assembléia Geral e
contabilizada na conta geral de despesas da Companhia.
ART. 9° - A Companhia terá um Conselho Consultivo, sem caráter permanente, composto de, no
mínimo, 2 (dois), e, no máximo, 7 (sete) membros, que serão eleitos pela Assembléia Geral,
quando assim entender necessário aos interesses sociais. O mandato será de 1 (um) ano,
permitindo-se a reeleição.
§ ÚNICO – O Conselho Consultivo terá a função de orientar e assessorar a administração
da Companhia, opinando e oferecendo sugestões quanto às diretrizes da política geral a ser
adotada, para isto coligindo, analisando e transmitindo aos administradores informações
técnicas e comerciais que possam ser de seu interesse, analisando o plano anual de
atividades e sugerindo alocações de recursos de acordo com o orçamento contido nesse
plano, e dando parecer, tanto do ponto de vista técnico como administrativo, sobre as
matérias de interesse da Companhia, que lhe venham a ser submetidas pelos
administradores.
ART. 10° - A Companhia obrigar-se-á pela: (a) assinatura de quaisquer dois Diretores em
conjunto; (b) assinatura de 2 (dois) procuradores em conjunto, sempre que assim determinado na
respectiva procuração e na medida dos poderes outorgados pela mesma; e (c) assinatura
individual de qualquer Diretor ou de um procurador, sempre que assim determinado pela
respectiva procuração e na medida dos poderes outorgados pela mesma, ressalvado, entretanto,
que a representação individual da Companhia nestas condições se restringirá a: atos de rotina
perante repartições públicas e autarquias federais, estaduais e municipais, Secretaria da Receita
Federal e suas delegacias, inspetorias e agências, SUSEP, empresas públicas e mistas, Banco
Central do Brasil, o Departamento de Comércio Exterior (DECEX), Companhia Brasileira de Correios
e Telégrafos, TELESP, ferrovias e empresas de transportes em geral; propostas para licitações
privadas; atuação como preposto diante de tribunais trabalhistas; quitações por pagamentos feitos
à Companhia em cheques nominais e endosso de cheques para depósito em contas bancárias da
Companhia; emissão e endosso de duplicatas, letras de câmbio e outros instrumentos negociáveis,
exclusivamente para cobrança bancária ou desconto e depósito subseqüente em conta da
Companhia.
Os procuradores “ad judicia” poderão também representar a Companhia
individualmente.
§ ÚNICO – As procurações “ad negotia” outorgadas em nome da Companhia, deverão ser
assinadas por dois Diretores, ter prazo de validade determinado e vedar o
substabelecimento sob pena de nulidade. As procurações outorgadas a advogados, para
representação da Companhia em processos judiciais ou administrativos, poderão ser
assinadas, individualmente, por qualquer um dos Diretores, ter prazo de validade
indeterminado e permitir o substabelecimento.
ART. 11° – A prática de atos ou a celebração de acordos e outros documentos que impliquem em
obrigações para a Companhia e/ ou isentem terceiros de responsabilidades em relação à mesma e
que não façam parte da rotina normal dos negócios da Companhia exigirão sempre, para sua
implementação, a autorização prévia da Assembléia Geral.
ART. 12° – Todo e qualquer ato praticado por Diretores, procuradores ou funcionários da
Companhia, estranhos aos objetivos e negócios da Companhia, tais como, avais, fianças, endossos
e outras garantias serão expressamente proibidos e legalmente nulos e sem efeito, a não ser que
sejam autorizados previamente pelo Conselho de Administração.
CAPÍTULO V – ASSEMBLÉIA GERAL
ART. 13° - As Assembléias Gerais Ordinárias e Extraordinárias dos Acionistas serão convocadas,
instaladas e realizadas com a maioria dos Acionistas e todas as deliberações também deverão ser
tomadas pelo voto da maioria dos Acionistas.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
§ ÚNICO – A Assembléia será presidida
por
um membro
do
Conselho
de
Administração, indicado pelos Acionistas, que convidará um outro membro do Conselho de
Administração para agir como Secretário.
CAPÍTULO VI – CONSELHO FISCAL
ART. 14° - A Companhia terá um Conselho Fiscal, composto por 4 (quatro) membros e seus
respectivos suplentes, sem caráter permanente, que será eleito e instalado pela Assembléia Geral
quando assim solicitado por Acionistas, nos termos da lei.
CAPÍTULO VII – EXERCÍCIO SOCIAL, DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E DESTINAÇÃO DOS
LUCROS
ART. 15° - O exercício social iniciar-se-á em 1° de janeiro e terminará em 31 de dezembro de cada
ano.
§ 1° - O lucro líquido do exercício, apurado na forma da lei, terá a seguinte destinação: (a)
5% (cinco por cento) para a Constituição da Reserva Legal; (b) 25% (vinte e cinco por
cento) do lucro líquido, ajustado de acordo com o artigo 202 da Lei 6.404/76, para
pagamento do dividendo mínimo obrigatório aos acionistas, a não ser que os Acionistas
decidam de modo contrário; e (c) o saldo será distribuído como determinado pela
Assembléia Geral.
§ 2° - A Companhia levantará, obrigatoriamente, Demonstrações Financeiras semestrais
com o objetivo de demonstrar os lucros do período, e tais lucros poderão ser distribuídos
ou capitalizados, por deliberação da Assembléia Geral.
CAPÍTULO VIII – LIQUIDAÇÃO
ART. 16° - Em caso de liquidação da Companhia, o procedimento legal será adotado e observado,
e os Acionistas em Assembléia Geral, na forma do artigo 13 deste Estatuto Social, nomearão um ou
mais liquidantes para administrar a Companhia durante os procedimentos de liquidação.
CAPÍTULO IX – ALTERAÇÕES
ART. 17° - Este Estatuto poderá ser alterado a qualquer tempo, em qualquer um dos seus artigos,
inclusive para a transformação da Companhia para sociedade de responsabilidade limitada, através
de deliberação tomada pela Assembléia Geral por maioria dos votos dos Acionistas, observadas as
demais disposições legais.
CAPÍTULO X – ACORDOS DE ACIONISTAS
ART. 18° - A Companhia respeitará, observará e cumprirá todos os termos dos Acordos dos
Acionistas que forem devidamente arquivados na Companhia e devidamente registrados em seus
livros.
CAPÍTULO XI – LEI APLICÁVEL
ART. 19° - Este Estatuto será regido pelas disposições da Lei 6.404 de 15 de dezembro de 1976.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
2.2 – REGIMENTO INTERNO
Esta política visa divulgar a todos os funcionários da HDI Seguros o Regimento Interno.
REGIMENTO INTERNO DA DIRETORIA DA HDI SEGUROS S/A
Nos termos dos correspondentes dispositivos legais e das disposições do Estatuto Social, foi fixado
para a Diretoria da HDI SEGUROS S/A, doravante designada por Companhia, o seguinte Regimento
Interno:
§ 1 – DISPOSIÇÕES GERAIS
A Diretoria administrará os negócios da Companhia em conformidade com as leis, o Estatuto Social e
o presente Regimento.
§ 2 – RESPONSABILIDADE SOLIDÁRIA E DISTRIBUIÇÃO DAS COMPETÊNCIAS INTERNAS
1)
Os membros da Diretoria cooperarão de forma colegiada e informar-se-ão mútua e
permanentemente sobre todos os assuntos, medidas, atos e fatos relacionados aos negócios da
Companhia, ficando à disposição de cada membro da Diretoria os informes apresentados em
cada área de competência.
2)
Observados os termos deste, deverão ser tomadas em Reunião da Diretoria as deliberações
sobre às matérias abaixo elencadas:
a) Todos os assuntos para os quais a lei, o Estatuto Social ou este Regimento prevejam
deliberação da Diretoria, notadamente:
II) Elaboração das contas anuais do relatório comercial;
II) Convocação da Assembléia Geral e fixação das matérias da ordem do dia, a serem votadas
pela Assembléia Geral;
III) Medidas e atos que sejam de essencial importância para a Companhia ou que estejam
relacionados a relevante risco econômico;
IV) Relatórios periódicos a serem apresentados ao Conselho de Administração ou a outro
órgão da Companhia;
V) Atos para os quais seja requerida a aprovação do Conselho de Administração;
b) Todos os assuntos que, a pedido do Diretor-Presidente ou de qualquer outro membro da
Diretoria, devam ser objeto de votação em Reunião.
§ 3 – ATOS QUE NECESSITEM DE APROVAÇÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
3)
Além daqueles indicados em lei e/ ou no Estatuto Social, os seguintes atos e medidas, para sua
prática, necessitarão de prévia e expressa aprovação do Conselho de Administração:
a) Celebração, alteração e extinção de contratos de participação em sociedades; aquisição,
alteração e alienação de participações em sociedades;
b) Constituição, alteração e encerramento de filiais;
c) Celebração, alteração e extinção de contratos de cooperação e caráter de exclusividade, que
impliquem substancial influência no resultado da Companhia, bem como de contratos que
impliquem investimentos ou responsabilidade relevante desta;
d) Aquisição e/ ou alienação de bens móveis integrantes do ativo da Companhia, cujo valor em
moeda nacional, em cada caso, ultrapasse o correspondente a Euro 1.000.000,00 (um milhão
de Euros);
e) Aquisição, alienação e oneração de bens imóveis ou de direitos reais da Companhia, bem
como compromissos dessa natureza;
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CÓDIGO:
f) Prestação de fianças, avais e/ ou garantias ou responsabilidades similares em obrigações de
terceiros, fora das relações normais relativas aos negócios da Companhia;
g) Assunção de créditos, empréstimos e financiamentos de qualquer espécie, concedidos por
credores que não pertençam ao “Grupo HDI”, cujo valor em moeda nacional, em cada caso,
ultrapasse o correspondente a Euro 1.000.000,00 (um milhão de Euros);
h) Aceitação ou supressão de ramos de seguro;
i) Concessão de pensões ou aposentadorias.
2)...Os acionistas e/ou o Conselho de Administração poderão fixar outros atos e medidas da
Diretoria cuja prática dependerá da prévia e expressa aprovação do Conselho de Administração. A
aprovação do Conselho de Administração poderá ser dada de forma global, por meio de autorização
que tenha por objeto o conjunto das operações nela indicadas.
§4 – DIRETOR-PRESIDENTE
1)
Ao Diretor-Presidente caberá a coordenação da gestão da Companhia, devendo ele fazer com
que essa gestão se adapte uniformemente aos objetivos fixados de acordo com as deliberações
tomadas nas Reuniões da Diretoria. A qualquer momento, o Diretor-Presidente poderá exigir,
dos demais membros da Diretoria, a prestação de informações sobre assuntos específicos de
cada área, bem como determinar que lhe sejam prestadas informações antecipadas sobre
determinados tipos de operações.
2)
O Diretor-Presidente representará a Diretoria e a Companhia perante o público e autoridades,
associações, organizações, órgãos e repartições públicas em geral, inclusive econômicas. Para
determinados assuntos ou em casos específicos, essas funções poderão ser transferidas pelo
Diretor-Presidente a um dos outros membros da Diretoria.
3)
O Diretor-Presidente será responsável pela cooperação da Diretoria com o Conselho de
Administração e seus membros, devendo informar periodicamente o Presidente deste sobre o
desenvolvimento dos negócios e a situação da Companhia. Em casos urgentes ou em caso de
assuntos comerciais que possam influir essencialmente a situação da Companhia, o DiretorPresidente deverá informar imediatamente o Presidente do Conselho de Administração.
§5 – REUNIÕES E DELIBERAÇÕES
1)
As deliberações da Diretoria serão tomadas em Reuniões convocadas pelo Diretor-Presidente,
levando em conta a respectiva necessidade. Qualquer um dos membros da Diretoria poderá
solicitar a convocação da Reunião, indicando a matéria a ser discutida. Na convocação, que
deverá ser realizada por escrito, pelo menos três dias antes da data prevista para a realização
da Reunião, deverão ser indicadas a ordem do dia e as decisões propostas com respeito aos
pontos desta.
2)
O Diretor-Presidente dirigirá a Reunião, determinando a ordem na qual serão discutidas as
matérias da ordem do dia, assim como a forma e a seqüência de votação. Poderá ele determinar
que pessoas não integrantes da Diretoria participem das discussões sobre matérias específicas.
O Diretor-Presidente, se necessário, poderá suspender a discussão e deliberação sobre
determinados pontos da ordem de dia.
3)
Haverá quorum suficiente à deliberação quando todos os membros da Diretoria houverem sido
convocados e pelo menos a metade destes esteja presente à Reunião. Os membros ausentes
poderão emitir seu voto por escrito ou por telefone. Os votos emitidos por telefone deverão ser
confirmados por escrito. Os membros ausentes deverão ser informados imediatamente das
decisões tomadas na sua ausência.
4)
Por determinação do Diretor-Presidente, as decisões da Diretoria também poderão ser tomadas
fora das Reuniões, mediante votação efetivada por escrito, por carta ou telefax, ou mediante
votação por telefone, sempre que nenhum dos membros da Diretoria se oponha a este
procedimento. Os votos emitidos por telefone deverão ser confirmados por escrito.
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CÓDIGO:
5)
Nas Reuniões, a Diretoria tomará suas decisões por maioria simples dos votos emitidos. Fora das
Reuniões, as decisões serão tomadas por maioria simples de seus membros. Em caso de
empate, o voto do Diretor-Presidente será o decisivo.
6)
Das Reuniões da Diretoria serão lavradas atas, nas quais serão indicados o local, data e horário
da realização da Reunião, bem como os nomes dos presentes, a ordem do dia e o teor das
deliberações. A ata será assinada pelo Presidente da Reunião e enviada, em forma de cópia, a
cada um dos membros da Diretoria. A ata será considerada aprovada caso, na Reunião seguinte
ao seu recebimento, nenhum dos membros da Diretoria se oponha aos termos da mesma. As
decisões da Diretoria, tomadas fora das Reuniões, deverão ser incorporadas à ata da Reunião
imediatamente seguinte.
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CÓDIGO:
2.3 – CRIAÇÃO, ATUALIZAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DOS MANUAIS DE POLÍTICAS
CORPORATIVAS, DA ORGANIZAÇÃO E DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para gestão dos Manuais – Políticas Corporativas,
Organização e Procedimentos da HDI Seguros.
01 - Responsável
É de responsabilidade da Coordenadoria de Compliance assegurar a aplicabilidade e monitoração
do cumprimento dessa política.
Cabe, também, a Coordenadoria de Compliance a responsabilidade de organizar e codificar os
Manuais.
02 – Manuais
O Manual de Políticas Corporativas traduz as orientações e determinações da Direção da HDI
Seguros sobre os princípios profissionais e éticos.
As Políticas Corporativas estabelecem as diretrizes mais importantes para minimizar os riscos
dos negócios, disciplinar a ação gerencial, manter a ordem administrativa e fundamentar a
eficácia dos processos operacionais.
As políticas objetivam:
Orientar e disciplinar ações pessoais ou corporativas de todos os funcionários e
prestadores de serviço da HDI Seguros;
Dotar os gestores de ferramentas para supervisionar, treinar e avaliar os funcionários,
sempre apoiados nas determinações e orientações das políticas vigentes.
As políticas serão continuamente revisadas e alteradas quando necessário para que se
mantenham sempre atualizadas e alinhadas com os objetivos da empresa, Acordo Coletivo e
Legislação Vigente.
O Manual da Organização visa definir claramente cada área da HDI Seguros através de
representação gráfica (organograma), nome, missão e principais responsabilidades.
É de responsabilidade da Coordenadoria de Compliance estabelecer um canal de comunicação
formal com as áreas da HDI Seguros para que elas possam remeter propostas de novos
temas ou assuntos a serem incorporados, alterados ou excluídos no Manual da Organização.
O Manual de Procedimentos busca agrupar todas as normas e os procedimentos dentro das
diversas áreas da HDI Seguros, bem como permitir o treinamento do pessoal envolvido e dar
instrumentos para a condução de auditorias internas.
Os Manuais deverão ser atualizados sempre que houver alterações, e estas devem seguir o
mesmo fluxo de aprovação e divulgação.
Os Manuais de Políticas e da Organização deverão ser atualizados e divulgados pela área de
Compliance e aprovados pelo Comitê Executivo.
Manuais de Procedimentos:
A Gerência/ equipe que elaborou o procedimento, é a responsável por toda e qualquer
alteração/ atualização necessária nesses Manuais. O procedimento deve ser formalizado.
Mesmo que as alterações ocorram em páginas isoladas, é necessário que todo o
procedimento seja reemitido atualizado.
Qualquer inclusão, alteração ou exclusão destes Manuais deverão ter aprovação do Comitê
Executivo.
Devem ser divulgados às áreas/ pessoas envolvidas.
Todos os Manuais devem obedecer às políticas corporativas e estabelecer fluxos e métodos que
garantam a satisfação do cliente, baixa custo operacional e facilidade no treinamento de
funcionários.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
Os Manuais devem ser organizados apropriadamente de forma a facilitar a pesquisa e consulta
por parte de todos os funcionários.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
2.4 – MANUAIS – CODIFICAÇÃO E ITEMIZAÇÃO
Esta política visa definir e estabelecer os critérios para a codificação dos Manuais de Políticas Corporativas,
da Organização e de Procedimentos de forma a atender as necessidades de catalogação por parte do
órgão gestor e facilitar a pesquisa e localização dos variados assuntos pelos funcionários.
01 – Organização dos Manuais
Manual de Políticas Corporativas:
É organizado em Capítulos, Seções e Assuntos, de forma a reunir temas afins em uma ordem
lógica e consistente.
É codificado de acordo com um código numérico, da seguinte maneira: 01-2-2.4, onde:
01 = Número referente ao capítulo em questão;
2 = Número referente à Seção;
2.4 = Número referente ao assunto.
Manual da Organização:
É organizado por assuntos, sendo assim, o código deste Manual segue a numeração do
assunto ao qual se refere.
Manual de Procedimentos:
Esses Manuais são divididos por itens e sub-itens.
Os itens seguem a seguinte seqüência:
1 – Objetivo;
2 – Abrangência;
3 – Procedimentos;
4 – Aprovação.
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2.5 – DIRETORIAS E COMITÊS
Esta política visa definir e estabelecer as atribuições das Diretorias e Comitês da HDI Seguros.
01 – Diretorias
As atribuições das Diretorias da HDI Seguros estão disponíveis no Manual da Organização.
Mensalmente ocorrerá uma Reunião de Resultados, Produção e Produtos entre os Diretores
Regionais/ Adjuntos e Estatutários.
02 – Comitês
Comitê Executivo
Composto por todos os Diretores Estatutários ( Sr Carlos Colucci , Sr Flavio Rodrigues, Sr
Murilo Riedel e Sr João Francisco Borges da Costa)
Responsável: Presidente ( Sr João Francisco Borges da Costa)
Comitê de Ética
Composto por:
Auditoria Interna ( Sr. Edmilson Fuzari );
Recursos Humanos (Sr. Ricardo Toledo Martins);
Consultoria Jurídica – (Dra. Maria Amélia);
Controladoria – (Sr. Wilson Roberto Alves);
Sinistro – (Sr. Carlos Alberto Collino) ;
Responsável : Sr. Flavio Rodrigues (Diretor Comercial)
Atribuições:
Avaliar permanentemente a atualidade e pertinência do Código de Ética, bem como
determinar as ações necessárias para a divulgação e disseminação dos mais elevados
padrões de conduta ética dentro da HDI Seguros;
Assumir o julgamento de casos de violação do Código de Ética de maior gravidade e
deliberar sobre dúvidas de interpretação do texto.
As reuniões ocorrerão por convocação do presidente do Comitê.
Comitê de Investimentos
Composto por:
Diretoria HDI Seguros( Sr. Carlos Colucci , Sr. Flavio Rodrigues, Sr. Murilo Riedel e Sr.
João Francisco Borges da Costa)
Dir. Adjunto Controladoria ( Sr. Wilson Roberto Alves)
Gerência de Investimentos ( Sr. Thiago Figueiredo )
Gerência de Tesouraria (Sr. José A. Feitosa )
Responsável : Sr. Carlos Alberto Colucci
Comitê de Auto
Composto por:
Diretoria HDI Seguros ( Sr. Carlos Colucci , Sr Flavio Rodrigues, Sr Murilo Riedel e Sr
João Francisco Borges da Costa) e Diretoria Adjunta de Auto (Sr. Eduardo Stefanello Dal
Ri)
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
Responsável: Sr. Eduardo Stefanello Dal Ri
Comitê de Compliance ( Semestral )
Composto por:
Diretoria HDI Seguros ( Sr Carlos Colucci , Sr. Flavio Rodrigues, Sr. Murilo Riedel e Sr
João Francisco Borges da Costa) e Coordenadoria de Compliance (Sr. Alaim Assad)
Responsável: Sr. Alaim Assad
Comitê de Property
Composto por:
Diretoria HDI Seguros ( Sr. Carlos Colucci , Sr. Flavio Rodrigues, Sr Murilo Riedel e Sr
João Francisco Borges da Costa) e Gerência de Property (Sra Maria Cristina Bettencourt)
Responsável: Sra. Maria Cristina Bettercourt
Comitê de TI ( Semestral)
Composto por:
João Francisco Borges da Costa) e Superintendência de TI (Sra. Ana Paula Soares)
Responsável: Sra Ana Paula Soares
Comitê de Transporte
Composto por:
João Francisco Borges da Costa) e Gerência de Transportes (Sr. Alexandre Leal)
Responsável : Sr. Alexandre Leal
Comitê de Auditoria
Diretoria HDI Seguros (Sr. Carlos Colucci , Sr. Flavio Rodrigues, Sr. Murilo Riedel e Sr.
João Francisco Borges da Costa)
Gerência de Auditoria (Sr Edmilson Fuzari)
PricewaterhouseCoopers
Responsável: Sr. João Francisco Borges da Costa ( Presidente)
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
2.6 – IDENTIDADE VISUAL
Esta política visa estabelecer as normas, padrões e critérios para utilização da imagem da marca da HDI
Seguros.
01 – Geral
A imagem da HDI Seguros e sua reputação junto ao mercado são os principais fatores de
sucesso. Para otimizá-la, ampliando sua difusão e fixação, a utilização correta da identidade
visual é condição essencial. A marca deve ser formada por informações capazes de alavancar os
seus resultados.
As normas e padrões para identificar as manifestações visuais da HDI Seguros foram
consolidadas no “Manual Corporativo de Identidade Visual”.
O “Manual Corporativo de Identidade Visual” é um documento dinâmico, que deverá ser
atualizado periodicamente ou sempre que necessário, adaptando-se à evolução da HDI Seguros,
dos seus clientes e do mercado.
Deve-se seguir a correta utilização dos diferentes logotipos e versões para os diversos produtos
da HDI Seguros, conforme as orientações do Manual.
A utilização do Logotipo da HDI deverá ter aprovação da área de Marketing.
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CÓDIGO:
2.7 – RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA, ÓRGÃOS EXTERNOS DE NATUREZA
PÚBLICA, PRIVADA OU ENTIDADE DE CLASSES, CLIENTES, ETC
Esta política visa estabelecer as normas com relação às declarações à imprensa escrita, falada e
televisionada; assim como, regras para relacionamento com órgãos externos de natureza pública, privada
ou entidades de classe, clientes, etc.
01 – Regra Geral
A política atual da HDI Seguros em relação a declarações à imprensa escrita, falada e
televisionada em geral é de natureza “Low-Profile” (discreta), não havendo interesse em estar em
evidência na mídia. Quando houver necessidade de realizar algum pronunciamento através da
imprensa em geral, o assunto deverá ser submetido ao Comitê Executivo ou Presidência.
02 – Geral
Em caso de violação dessa política, compete ao Comitê de Ética julgar o caso e estabelecer a
penalidade.
Compete a cada Diretoria e a seus respectivos gestores cuidarem para que as informações abaixo
elencadas, consideradas de natureza confidencial, não sejam divulgadas sem prévio
consentimento da Presidência:
Declaração de funcionários à imprensa em geral:
Considera-se “Declaração à Imprensa em Geral”, todo tipo de entrevista ou reportagem
de qualquer natureza em nome da HDI Seguros.
Pronunciamentos, depoimentos em cursos, palestras e congressos:
Consideram-se pronunciamentos ou depoimentos todo o fornecimento de informações,
verbal ou escrita (entrevistas, pareceres, circulares, manuais, formulários,
correspondências internas, etc.) em nome da HDI Seguros, que digam respeito às
políticas internas, estratégias comerciais, operações, etc;
Quando o funcionário desejar ministrar qualquer tipo de curso ou palestra externa, cujo
programa direta ou indiretamente envolva assuntos ligados aos negócios da HDI
Seguros, o mesmo deverá solicitar prévia autorização de seu Diretor superior, que
submeterá o conteúdo à Presidência para aprovação;
Havendo dúvida quanto à autorização, o assunto deverá ser submetido à Presidência,
que deliberará a respeito.
Informações relativas a clientes:
Consideram-se informações de cunho sigiloso todas as informações inerentes a clientes,
tais como, dados cadastrais, propostas, procurações, acordos, autorizações e quaisquer
outras informações que caracterizem a quebra do sigilo regulamentada pela Susep ou
legislação vigente;
Informações relativas à clientes devem ser fornecidas apenas a eles próprios ou à órgãos
oficiais desde que fundamentadas em ordem judicial de quebra de sigilo;
Todos os funcionários devem assegurar que as informações fornecidas aos clientes por
fax, telefone, carta, etc. sejam recebidas por eles próprios. Deve-se evitar fornecer tais
informações via e-mail, uma vez que não é um meio seguro e, além disso, não há uma
lei que proteja o sigilo destas informações, quando enviadas por este meio de
comunicação.
Correspondências de órgãos externos:
As correspondências recebidas de órgãos externos (Susep, saúde, segurança, sindicatos,
etc.) que requeiram respostas, deverão ser enviadas à Diretoria, a qual solicitará à
Gerência mais indicada, as providências necessárias;
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CÓDIGO:
As correspondências, comunicados e intimações enviadas pelo Poder Judiciário e
Ministérios Públicos em Geral, deverão ser enviadas à Diretoria Administrativa Financeira
e Sistemas da HDI Seguros.
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CÓDIGO:
2.8 – ORÇAMENTO
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes relacionadas ao orçamento da HDI Seguros.
01 – Elaboração
Cabe a Diretoria Estatutária definir as diretrizes da HDI Seguros para a elaboração de cada
orçamento.
O orçamento deve ser elaborado a partir da aplicação das diretrizes sobre o Histórico dos últimos
12 (doze) meses.
O orçamento será realizado anualmente, sendo elaborado a partir do mês de agosto.
02 – Acompanhamento
O acompanhamento orçamentário é uma ferramenta destinada ao controle da utilização das
verbas orçadas, sendo fundamental para avaliar o desempenho da HDI Seguros, bem como
projetar seus resultados futuros.
Cada área deverá ter o acompanhamento do seu orçamento realizado pela sua Gerência e
Diretoria.
A Diretoria Estatutária acompanhará os orçamentos de todas as áreas, enviando os resultados
para a HDI Seguros da Alemanha todo o dia 7 (sete) de cada mês.
Mensalmente haverá uma “Reunião de Resultados” com Diretores Comerciais e Estatutários, com
a finalidade de analisar os resultados apresentados.
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CÓDIGO:
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ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL
3.1 – CÓDIGO DE ÉTICA
O Código de Ética reúne as diretrizes que deverão ser observadas na ação profissional para atingir padrões
éticos cada vez mais elevados no exercício das atividades. Reflete a identidade cultural e os compromissos
que a HDI Seguros assume no mercado em que atua.
01 – Geral
O Código de Ética aplica-se a todos os administradores e funcionários da HDI Seguros.
A Companhia tem a convicção de que, para se consolidar e desenvolver, deve partir de objetivos
empresariais e princípios éticos precisos que sejam compartilhados pelos administradores e
funcionários da empresa.
A HDI Seguros é uma Seguradora que atua no mercado segurador visando o desenvolvimento
contínuo, e a satisfação dos clientes. Está entre seus objetivos mais importantes manter a
reputação de empresa sólida e confiável, consciente da responsabilidade social e empresarial, que
persegue resultados de forma honesta, justa, legal e transparente.
A ação deve ser sempre marcada pela integridade, confiança e lealdade, bem como pelo respeito
e valorização do ser humano, em sua privacidade, individualidade e dignidade.
Administradores e funcionários devem ter o compromisso de zelar pelos valores e pela imagem
da empresa, de manter postura compatível com essa imagem e esses valores e de atuar em
defesa dos interesses dos clientes e da empresa. Assegurar o cumprimento das normas internas,
políticas e a legislação e a busca pelo desenvolvimento da HDI Seguros, deve se dar com base
nesses princípios, com a confiança de que as ações são guiadas pelos mais altos padrões éticos, e
estrito respeito à legalidade.
02 - Integridade Profissional e Pessoal
Empregar, no exercício das funções, a mesma atitude que qualquer pessoa honrada e de caráter
íntegro empregaria na relação com outras pessoas e na administração dos seus próprios
negócios.
Atuar sempre em defesa dos melhores interesses da Companhia, mantendo sigilo sobre negócios
e operações da empresa, assim como sobre os negócios e informações dos clientes.
É fundamental que as atitudes e comportamentos reflitam a integridade pessoal e profissional e
não coloquem em risco a própria segurança financeira e patrimonial ou a da empresa.
Avaliar cuidadosamente situações que possam caracterizar conflito entre os interesses próprios e
os da empresa e/ou conduta não aceitável do ponto de vista ético - mesmo que não causem
prejuízos tangíveis à empresa.
Em particular, NÃO são aceitáveis as seguintes condutas:
Relações comerciais, na condição de representante da empresa, com empresas em que o
funcionário ou administrador ou pessoas de seu relacionamento familiar ou pessoal tenham
interesse ou participação - direta ou indireta, sem autorização do superior hierárquico, no
nível mínimo de Gerente ou equivalente;
Manter relações comerciais particulares, de caráter habitual, com clientes ou fornecedores;
A inadimplência nos negócios pessoais;
Usar o próprio cargo, função ou informações sobre negócios e assuntos da seguradora ou de
seus clientes, para influenciar decisões que venham a favorecer interesses próprios ou de
terceiros;
Aceitar ou fazer pagamentos impróprios ou de propinas;
Assédio moral, que é a exposição dos trabalhadores e trabalhadoras a situações humilhantes
e constrangedoras, repetitivas e prolongadas durante a jornada de trabalho e no exercício de
suas funções, sendo mais comuns em relações hierárquicas autoritárias e assimétricas, em
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que predominam condutas negativas, relações desumanas e anti-éticas de longa duração, de
um ou mais chefes dirigida a um ou mais subordinado(s), desestabilizando a relação da
vítima com o ambiente de trabalho e a organização, forçando-o a desistir do emprego;
Assédio sexual, constranger alguém com o intuito de obter vantagem ou favorecimento
sexual, prevalecendo-se o agente da sua condição de superior hierárquico ou ascendência
inerentes ao exercício de emprego, cargo ou função. Convém destacar o fato de que o
assédio, de acordo com a nova lei, tem como elemento típico o constrangimento exercido por
alguém em busca de satisfação sexual. Envolve, portanto, relação de poder, sujeição da
vítima, ofensa à sua dignidade e, por fim, afetação à sua liberdade sexual;
Aceitar ou oferecer, direta ou indiretamente, favores ou presentes de caráter pessoal, que
resultem de relacionamento com a HDI Seguros e que possam influenciar decisões, facilitar
negócios ou beneficiar terceiros, com exceção de:
(a) brindes com logotipo da empresa;
(b) convites para feiras ou shows com intuito de promoção;
(c) recebimento e/ou oferecimento de presentes e/ou brindes conforme disposto abaixo:
(c.1) Recebimento de presentes e/ou brindes
até o valor de R$ 150,00 – livre recebimento, sem a necessidade de
comunicação ou aprovação;
entre R$ 150,01 e R$ 500,00 - o colaborador deve reportar via e-mail ao
superior imediato e ao seu Diretor Estatutário para avaliação se há conflito
de interesse. Em havendo, o presente/brinde deverá ser, educadamente,
devolvido;
acima de R$ 500,01 – o colaborador deverá reportar via e-mail para área de
Compliance, com cópia ao superior imediato e ao seu Diretor Estatutário. A
área de Compliance avaliará se há conflito de interesse e emitirá um parecer;
Diretores Estatutários - o próprio executivo avalia a necessidade de reportar
para área de Compliance ou não, se o valor exceder R$ 2.000,00.
(c.2) Oferecimento de presentes e/ou brindes
Diretores Estatutários - o próprio executivo avalia a necessidade de reportar
para área de compliance ou não, se o valor exceder R$ 2.000,00;
Demais Colaboradores – é obrigatória a aprovação da Diretoria Estatutária
correspondente e o reporte via e-mail à área de Compliance para avaliação,
independentemente do valor.
Qualquer atitude que discrimine as pessoas com quem se mantém contato profissional, em
função de cor, sexo, religião, origem, classe social, idade ou incapacidade física;
Contratar parentes; indicar a contratação de parentes ou levar outra pessoa a indicá-los;
Usar equipamentos e outros recursos da companhia para fins particulares, não autorizados;
Usar para fins particulares ou repassar á terceiros tecnologias, metodologias, know-how e
outras informações de propriedade da seguradora ou por ela desenvolvidas ou obtidas;
Manifestar-se em nome da empresa quando, não autorizado ou habilitado para tal.
São exemplos de conduta esperada e compatível com os valores da empresa e a busca por
resultados:
Reconhecer honestamente os erros cometidos e comunicar imediatamente o superior
hierárquico;
Questionar as orientações contrárias aos princípios e valores da empresa;
Apresentar críticas construtivas e sugestões, visando aprimorar a qualidade do trabalho.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
03 – Relações com Clientes
O compromisso com a satisfação dos clientes e corretores deve refletir-se no respeito aos seus
direitos e na busca por soluções que atendam a seus interesses, sempre em consonância com os
objetivos de desenvolvimento e rentabilidade da HDI Seguros.
O atendimento aos clientes e corretores deve ser cortês e eficiente, oferecendo informações
claras, precisas e transparentes. Ambos devem obter respostas, mesmo que negativas, às suas
solicitações, de forma adequada e no prazo por ele esperado.
Deve-se evitar dar tratamento preferencial a quem quer que seja por interesse ou sentimento
pessoal.
04 – Relações com Acionistas
O relacionamento com os acionistas deve basear-se na comunicação - precisa, transparente e
oportuna - de informações que lhes permitam acompanhar as atividades e a performance da HDI
Seguros, bem como na busca por resultados que tragam impactos positivos no valor de mercado
da Companhia.
Deve-se proteger as informações ainda não divulgadas publicamente que possam afetar ou
influenciar as movimentações do mercado e decisões de investimentos.
05 – Relações no Ambiente de Trabalho
As relações no ambiente de trabalho devem pautar-se pela cortesia e respeito. O espírito de
equipe, a lealdade, a confiança, a conduta compatível com os valores da HDI Seguros e a busca
por resultados devem predominar.
Quando no papel de gestor de pessoas, é para ter em mente que os funcionários o tomarão
como exemplo. As ações, assim, devem constituir modelo de conduta para a equipe.
Não é admitido o uso do cargo para solicitar favores ou serviços pessoais a subordinados.
É fundamental reconhecer o mérito de cada um e propiciar igualdade de acesso às oportunidades
de desenvolvimento profissional existentes, segundo as características, competências e
contribuições de cada funcionário.
Não se admite nenhuma decisão que afete a carreira profissional de subordinados baseada
apenas em relacionamento pessoal.
06 – Relações com o Setor Público
Observar os mais elevados padrões de honestidade e integridade em todos os contatos com
administradores e funcionários do setor público, evitando sempre que a conduta possa parecer
imprópria.
Abster-se de manifestar opinião sobre atos ou atitudes de funcionários públicos ou de fazer
comentários de natureza política.
Ao defender os interesses da HDI Seguros, deve-se agir com confiança nos padrões de atuação
da HDI Seguros e observar sempre os mais elevados princípios éticos e o respeito às leis e
normas vigentes.
07 – Relações com Fornecedores
A escolha e contratação de fornecedores devem sempre ser baseadas em critérios técnicos,
profissionais, éticos e nas necessidades da empresa, devendo ser conduzidas por meio de
processos predeterminados, tais como concorrência ou cotação de preços, que garantam a
melhor relação custo-benefício.
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CÓDIGO:
Evitar negócios com fornecedores de reputação duvidosa.
Os mesmos padrões de conduta devem ser aplicados no relacionamento com outras instituições
financeiras que prestam serviços a HDI Seguros ou das quais a empresa é cliente.
08 – Relações com Concorrentes
A concorrência leal deve ser o elemento básico em todas as operações e relações com outras
Seguradoras do mercado. A competitividade deve ser exercida com base nesse princípio.
Não devem ser feitos comentários que possam afetar a imagem dos concorrentes ou contribuir
para a divulgação de boatos sobre eles. Tratar as demais Seguradoras com o mesmo respeito
com que a HDI Seguros espera ser tratada.
É proibido fornecer informações de propriedade da empresa a concorrentes.
09 – Conduta Diante de Dúvidas ou de Ações Contrárias aos Princípios e Normas do Código
Os problemas éticos, em sua maioria, não são criados pelas próprias pessoas, mas surgem
diante delas, obrigando-as a enfrentá-los. As linhas gerais deste Código permitem avaliar grande
parte das situações, mas não detalham, necessariamente, todos os problemas que podem surgir
em seu dia-a-dia. Assim, eventualmente, poderão surgir dúvidas sobre qual deve ser a conduta
mais correta a adotar. Nesses casos, procura-se ajuda de forma sincera e transparente.
Comunicar imediata e formalmente ao superior imediato ou Diretor da Área onde trabalha,
sempre que sentir ou estiver em situação que possa caracterizar conflito de interesses, ou
quando suspeitar ou tiver conhecimento de fatos que possam prejudicar a empresa ou que
contrariem ou pareçam contrariar os princípios deste Código. Ao fazer isso, o indivíduo está se
preservando, cumprindo seu dever e reforçando os princípios éticos da empresa.Quando não for
possível, por quaisquer circunstâncias, informar adequadamente seu superior hierárquico, entrar
em contato com a Gerência de Recursos Humanos.
Além das dúvidas sobre condutas que não estão previstas no Código, podem ocorrer ações
incorretas dos funcionários ou administradores as quais também não constam no Código. Diante
dessa situação, cabe ao Comitê de Ética avaliar o ocorrido e decidir a punição cabível ao fato.
Compete, ainda, ao Comitê assumir o julgamento de casos de violação do Código de Ética de
maior gravidade e deliberar sobre dúvidas de interpretação do texto, como já mencionado no
assunto Diretorias e Comitês desse Manual.
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CÓDIGO:
CONTROLES
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CÓDIGO:
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GERAL
4.1 – ALMOXARIFADO
Esta política define e estabelece as diretrizes relativas ao funcionamento do almoxarifado da HDI Seguros.
01 - Responsável
É de responsabilidade da Coordenadoria Administrativa a aplicabilidade e observância dos
procedimentos e monitoração do cumprimento dessa política.
02 – Geral
A HDI Seguros possui um único almoxarifado, o qual centraliza todo o estoque de materiais de
escritório destinados ao uso das áreas.
Para grandes volumes de materiais, a estocagem deverá ser nas respectivas gráficas.
O Escriturário do setor é o único funcionário autorizado a movimentar os materiais do
almoxarifado.
A Requisição de Materiais é o documento formal para solicitação de materiais, e deverá ter seus
campos preenchidos de forma completa e correta:
Nome do requisitante;
Área solicitante;
Local de entrega.
03 – Filiais
A filial deverá fazer a requisição a cada 15 dias, conforme necessidade.
A requisição de materiais deverá der feita somente pelo Apoio Administrativo das filiais.
As requisições deverão ser enviadas a matriz até às 12 horas das terças ou quintas-feiras.
A quantidade estabelecida de material para a Filial é definida pela quantidade de itens emitidos.
Se houver alguma inconsistência do material recebido pela Matriz, deve-se entrar em contato
com o almoxarifado.
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CÓDIGO:
4.2 – ATIVO IMOBILIZADO
Esta política visa estabelecer as diretrizes para controle do ativo imobilizado da HDI Seguros.
01 – Controle
Responsabilidade - todos os funcionários têm a obrigação de zelar pelo patrimônio da HDI
Seguros, através da economia de material, economia no uso dos serviços, cuidados no manuseio
dos equipamentos e conservação de ativos.
Sistema de controle patrimonial - o controle do Ativo Imobilizado é efetuado pela área da
Contabilidade, utilizando o “Sistema de Controle Patrimonial”.
Bens ativáveis - serão ativados os bens com vida útil superior a um ano e de valor individual
superior a R$ 326,62 (de acordo com a legislação do imposto de renda). Os bens abaixo deste
valor serão contabilizados diretamente contra o resultado na conta Bens de Pequeno Valor.
Movimentação - todas as movimentações de bens do Ativo Imobilizado (aquisições,
transferências e baixas por venda, doação, roubo, obsolescência ou inexistência), deverão ser
comunicadas à Contabilidade através do envio do formulário BIP – Boletim de Informações
Patrimoniais, devidamente acompanhado pela 2ª. via da nota fiscal de compra, transferência ou
venda. As normas específicas sobre a movimentação de ativos constam do capítulo 16.1 este
manual.
Etiquetas de identificação
Os bens receberão uma Etiqueta de Identificação (vide modelo), exceto os casos em que o
tamanho ou a dificuldade na individualização do bem não o permita, tal como veículos e
divisórias.
A numeração da etiqueta será idêntica ao número do bem no Sistema de Controle Patrimonial;
os bens que não receberem etiquetas receberão um número de identificação que se inicia em
100.000 para fins de diferenciação.
As etiquetas deverão ser afixadas em local visível, que via de regra, será o canto superior direito
da parte frontal dos bens. Pedimos seguir corretamente as instruções do fabricante para a
fixação das etiquetas.
O departamento de compras e de tecnologia serão responsáveis pela afixação das placas dos
bens que passarem pela matriz; nos demais casos, a Contabilidade enviará as etiquetas ao
departamento requisitante para fixação.
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CÓDIGO:
02 – Inventário Físico
A auditoria interna é responsável por realizar inventários físicos esporádicos, de acordo com a
programação de visitas estabelecidas pela Presidência, com base na listagem dos bens fornecida
pela Contabilidade.
A gerência responsável por algum ativo da Companhia não localizado no inventário e apontado
como diferença no Centro de Custo e não localizado como sobra em outro Centro de Custo,
deverá fornecer justificativa pelo extravio do mesmo, a qual será submetida à Diretoria
Administrativa, Financeira e Sistemas.
03 – Envio de Equipamento para conserto
A área responsável pelo envio do equipamento para conserto, deve verificar a existência da
plaqueta de ativo;
A área de compras deve ser consultada para verificação da garantia do equipamento.
O requisitante é responsável pela emissão do BIP (Boletim de Informações Patrimoniais) de
saída para conserto, e envio de uma cópia do BIP, por e-mail, para área de compras
[email protected]
O requisitante deve solicitar a emissão de nota fiscal de REMESSA PARA CONSERTO para a Área
de Tributos;
No caso de empréstimo de equipamento para suprir o que foi enviado para conserto, o
requisitante deve solicitar ao fornecedor do equipamento a emissão de nota fiscal de
EMPRÉSTIMO DE EQUIPAMENTO constando o Nº de Ativo e o Nº de série do equipamento;
Havendo orçamento, deverá passar por aprovação da área de compras;
No retorno do equipamento, a Nota Fiscal deverá conter dados do Ativo e da Série do
equipamento e anexada ao orçamento e ao BIP de retorno;
Na devolução do equipamento emprestado deverá ser solicitada a emissão da Nota Fiscal de
DEVOLUÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE EQUIPAMENTO destacando no corpo da Nota Fiscal o Nº e a
data de emissão que originou o empréstimo.
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CÓDIGO:
4.3 – GUARDA, CONSERVAÇÃO E INUTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Esta política define e estabelece as diretrizes relativas a documentos importantes da HDI Seguros.
01 – Arquivos de Documentos
Entendem-se por documentos importantes aqueles que, em poder de terceiros, possam ser
falsificados ou prestarem-se para uso fraudulento, em prejuízo da HDI Seguros ou de terceiros;
Os prazos de arquivamento estabelecidos para Arquivos de Documentos, estão definidos na
Circular
da SUSEP n° 74, de 25 de Janeiro de 1999, devem ser respeitados a fim de operacionalizar da
melhor maneira possível e disciplinar a guarda de toda a documentação comprobatória dos
processos e evitar futuros questionamentos, efetuados pelo órgão regulador.
O arquivo inativo da HDI Seguros é administrado pela empresa Archivum.
Para informações sobre o arquivamento de documentos ativos e para maiores detalhes sobre os
inativos, deve-se consultar o Manual de Procedimentos para Arquivos de Documentos.
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CÓDIGO:
4.4 – PROCEDIMENTOS EXTRAORDINÁRIOS
Esta política define e estabelece as diretrizes relativas aos procedimentos extraordinários que diferem na
forma, no processo, nas providências, etc daquelas estabelecidas pela HDI Seguros.
01 – Geral
São procedimentos extraordinários aqueles que diferem dos padronizados pela HDI Seguros, na
forma, no processo, na adoção ou dispensa de determinadas providências, motivados por
condições específicas e inevitáveis resultantes da realização de operações e/ ou circunstâncias
especiais.
Não pode ser adotado nenhum procedimento extraordinário que, de alguma forma, viole
disposições legais ou regulamentares da SUSEP e/ou outros órgãos reguladores.
O procedimento extraordinário é de caráter temporário, diferente do padronizado, adotado
apenas para situações onde a regularização imediata é impossível e não haverá prejuízo para a
HDI Seguros.
Todo procedimento extraordinário deverá ser submetido à análise ou da Diretoria da Área ou da
Presidência.
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4.5 – REEMBOLSO DE DESPESAS
Esta política trata das normas relativas ao reembolso de despesas de viagem, representação e despesas
diversas a serviço da HDI Seguros, aplicando-se a todas as unidades da Companhia, de forma a assegurar
que sejam efetuados conforme suas diretrizes.
01 – Geral
Todas as despesas efetuadas deverão estar devidamente suportadas por documentação original
e comprobatória sem rasuras. No caso de reembolso de celular encaminhar cópia da conta,
identificando as ligações efetuadas a serviço da HDI.
As aprovações de pagamentos serão verificadas automaticamente pelo “Sistema Central”
conforme a política de limites de alçadas vigente.
Todos os Diretores e Gerentes devem assegurar-se de que estas políticas sejam devidamente
divulgadas e compreendidas pelos funcionários.
02 – Adiantamentos
O adiantamento de numerário será efetuado pelo sistema de Adiantamento e Despesas, da
Intranet. A utilização do fundo fixo ficará restrita somente em casos emergenciais até o limite de
R$ 200,00 ou pelo sistema através de (DOC/Transferência) para valor superior a R$200,00.
Usuário
Limite de Saque
Todos os Funcionários
Até R$ 200,00 (Fundo Fixo)
Acima de R$ 200,00 (* DOC)
* DOC – Crédito em Conta Corrente do funcionário
Os Apoios Administrativos e Caixa – Matriz, tem acesso à opção “Quitar Adiantamento”
que será utilizada sempre que houver saque em espécie do Fundo Fixo. Na entrega do dinheiro
ao solicitante o Apoio/Caixa deve acessar a tela de quitação e quitar o respectivo adiantamento.
A partir deste momento o valor será disponibilizado para reintegração.
03 – Prestação de Contas
A Área Comercial efetua a prestação de contas duas vezes ao mês, no dia 15 e 30, ou no dia
útil seguinte, caso estas datas ocorram em finais de semana ou feriado. O crédito será efetuado
pela área financeira no valor das despesas efetuadas mais o CPMF após a conferência dos
documentos encaminhados junto à prestação de contas
Para os demais funcionários a prestação de contas deve ser elaborada até 2 dias após o
término da realização das despesas ou retorno de viagem. Se houver valor a ser devolvido o
funcionário deverá devolvê-lo sempre através de cheque nominal a HDI Seguros.
O Sistema não permite a solicitação de Adiantamento aos funcionários se houver pendência de
prestação de contas.
Os Apoios Administrativos e Caixa – Matriz, tem acesso à opção “Quitar Prestação de
Contas”, que será utilizada sempre que houver prestação de contas do solicitante. No momento
do acerto (entrega/devolução do dinheiro/Doc) o Apoio/Caixa deve acessar a tela de quitação e
quitar a respectiva prestação. A partir deste momento o valor será disponibilizado para
reintegração. A quitação do fundo fixo deverá ser efetuada em dinheiro para que o crédito seja
disponibilizado através do Cartão Saque.
Para o reembolso das despesas é necessário o preenchimento do formulário disponível na
Intranet (para acessá-lo: Internet / Intranet / Controle de Adiantamentos e Despesas). Após seu
preenchimento, imprimi-lo e anexar os respectivos comprovantes (notas fiscais, recibos, etc.) e
enviá-lo à Matriz – área Financeira. Não serão aceitos comprovantes não originais ou
rasurados.
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CÓDIGO:
Solicita-se evitar a obtenção de tickets de caixa e notas fiscais simplificadas, em virtude de
restrições da legislação do imposto de renda. Não é possível efetuar o pagamento de serviços
prestados por terceiros através do fundo fixo, em virtude da necessidade de retenção de
impostos na fonte.
No verso dos comprovantes deverá ser descrita a finalidade das despesas; no caso de despesas
de representação (almoços) será necessária a anotação dos participantes.
O formulário de Comprovante de Despesas deverá ser aprovado na intranet pelo superior
imediato de quem está prestando contas, conforme demonstrado a seguir:
Categoria
Superior Imediato
Funcionários em Geral
Gerentes
Gerentes
Diretores
Diretores
Presidente
04 – Fundo Fixo
O fundo fixo de caixa destina-se ao pagamento de pequenas despesas. Caso as despesas
ultrapassem o montante de R$ 200,00, solicitar pagamento através do sistema para a emissão
de cheque.
Os Apoios Administrativos / Caixa devem observar e administrar a movimentação do Fundo Fixo
para que o saldo se mantenha em níveis que não comprometam as compras e acertos de
pequenas despesas.
O Fundo Fixo de caixa é utilizado para pequenas despesas gerais, não é permitida a utilização
para despesas individuais, cuja prestação é realizada pela Intranet.
05 – Despesas Faturadas
Todas as despesas com viagens são faturadas e lançadas pela área administrativa da matriz, e
conferidas pela tesouraria – Matriz.
O pedido de viagem (passagem, hotel) é solicitado diretamente à agência de viagem, com
antecedência mínima de 3 dias, buscando sempre vantagem financeira para a HDI.
06 – Cartões Corporativos
Os usuários dos cartões corporativos são os responsáveis pelo lançamento das despesas
efetuadas pelo cartão. Os lançamentos das despesas devem ser realizados através da opção:
Cadastro / Prestação de Contas
Motivo: Despesas com Cartão Corporativo
Ao selecionar “Forma de Pagamento” informar “Credicard ou Amex Corporativo” enviar uma via
do relatório com seus respectivos comprovantes à área Financeira – Matriz.
A conferência e pagamento da fatura serão feitos pela área Administrativa – Matriz.
07 – Despesas reembolsáveis
07.01 – Representação social de diretores (conta 351115) e funcionários (351128)
Gastos com refeições, exceto quando em viagem. Observar a separação entre Diretores
estatutários e funcionários.
O total das despesas com representação no mês, não poderá exceder o limite definido abaixo:
Categoria
Limite
Presidente
R$ 5.000,00
ÁREA RESPONSÁVEL
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VERSÃO
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CÓDIGO:
Diretores
R$ 3.000,00
Diretores Regionais/Adjuntos/Superintendentes
R$ 1.000,00
Gerentes de Filiais
R$ 500,00
Executivo de Contas
R$ 400,00
07.02 – Material de expediente (conta 353121)
Compra de materiais de expediente, não fornecido pela área de compras da matriz. Não é
permitida a compra de materiais pessoais, como por exemplo, carga de canetas.
07.03 – Contas de celular (conta 353132)
O reembolso da conta de celular, utilizado a serviço da Cia, seguirão os critérios de reembolso
máximo, conforme abaixo:
Categoria
Limite
Executivo de Contas
R$ 100,00
Gerente de Filial / Comercial
R$ 150,00
Superintendente
R$ 250,00
Diretor Regional / Adjunto
R$ 400,00
Diretores
R$ 500,00
O pagamento da conta será efetuado através da prestação de contas mediante a apresentação
da cópia da conta do celular devidamente quitada.
Vide abaixo item sobre telefonemas em viagem.
07.04 – Despesas de Viagem (conta 353161)
A HDI Seguros reembolsará as despesas de viagens nacionais e internacionais de seus
funcionários quando em atividades a serviço da organização ou de interesse desta.
São consideradas despesas de viagem os gastos com hospedagem, refeições, transporte,
telefonia e lavanderia, bem como as despesas com traslados da residência ou organização para o
aeroporto ou vice-versa, sempre respeitando os limites estabelecidos pela política de “Reembolso
de Despesas”.
As viagens nacionais e internacionais deverão ser aprovadas previamente pelo superior imediato
e se necessário pelo Diretor da área solicitante, respeitadas a “Política de Assinaturas e Alçadas
de Aprovação” e também os limites definidos na “Política de Reembolso de Despesas”.
Todas as despesas relativas à viagem, exceto aquelas liquidadas diretamente pela HDI Seguros e
as diárias, deverão ser pagas pelo funcionário viajante e serão reembolsadas conforme a política
de “Reembolso de Despesas”.
A HDI Seguros não arcará com despesas de viagem antes ou após o fim das atividades para as
quais os funcionários foram designados, ou seja, todas as despesas efetuadas um dia antes do
início dos trabalhos ou a partir do dia seguinte ao fim destes.
É expressamente proibido que uma pessoa aprove suas próprias despesas de viagens,
independentemente da natureza e motivo da realização das mesmas.
Critérios para conversão de despesas efetuadas em moeda estrangeira:
Despesas efetuadas em dólares através de cartão de crédito - A prestação de contas deverá
ser elaborada com base na taxa do dólar do dia do vencimento da fatura, a qual é fornecida
pelas empresas dos cartões de crédito;
O Imposto sobre Operações Financeiras - IOF incidente sobre as despesas incorridas no
exterior e pagas com cartão de crédito será lançado como despesa na prestação de contas
“IOF S/Despesas Cartão no exterior” .
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CÓDIGO:
As despesas em dólares deverão ser convertidas para Reais pela taxa do dólar vigente na
data da elaboração da prestação de contas. Caso o funcionário tenha recebido adiantamento
nesta moeda, as despesas pagas com este adiantamento deverão ser convertidas para Reais
pela mesma taxa do dólar utilizada para o adiantamento;
A eventual devolução de dólares (ou outra moeda), por parte do funcionário, deve ser feita
no departamento financeiro, que se encarregará de efetuar as conversões para reembolso do
equivalente em reais.
Despesas de viagem reembolsáveis:
Passagens Aéreas:
As passagens aéreas deverão ser adquiridas sempre pela agência de viagem.
As datas de embarque e retorno deverão ser programadas com antecedência de até 7 dias, e
de acordo com as exigências do trabalho / treinamento, visando maximizar a economia de
estada e tarifas aéreas.
Toda solicitação de passagem com prazo inferior a 3 dias, ficará sujeita a aprovação de um
Diretor Estatutário.
Bilhete de viagem eventualmente não utilizado deve ser comunicado à agência de viagem
para cancelamento, de forma a evitar que seja lançado a débito da fatura (ou cartão de
crédito corporativo).
As classes de vôos a serem utilizadas quando a serviço são as seguintes:
Categoria
Tempo de Vôo
Classe de Vôo
Diretores e Gerentes
+ 8 horas
Executiva
Demais Categorias
Independe
Econômica
Por ocasião dos treinamentos, os Diretores, gerentes e demais categorias deverão utilizar
somente a classe econômica.
Hospedagem
Este tipo de despesa deverá atender aos seguintes limites de razoabilidade:
Categoria
Hotel
Diretores
5 estrelas
Gerentes
4 estrelas
Demais Categorias
3 estrelas
Refeições em viagem
As despesas com alimentação são reembolsáveis de acordo com autorização expressa da
Diretoria. Normalmente estas despesas são elegíveis para reembolso quando o custo da
alimentação na região onde está sendo efetuado o trabalho excede significativamente o valor
do ticket refeição. Neste caso, ficará a critério da Diretoria o reembolso. As despesas com
refeições serão reembolsadas, no limite individual de R$ 40,00 – Brasil.
Telefonemas
Serão reembolsadas as despesas incorridas com as chamadas que sejam realizadas por
razões de trabalho.
O funcionário que está fora de sua base tem direito a realizar ligações pessoais até o limite
de 30 minutos por semana.
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CÓDIGO:
Celular em viagem
O reembolso da conta de celular, utilizado a serviço da HDI Seguros, em caso de viagem
fora da base do funcionário, seguirá o critério de reembolso máximo de R$ 50,00.
O pagamento da conta será efetuado através de prestação de contas mediante a
apresentação da cópia da conta do celular devidamente quitada.
Lavanderia
Serão considerados para reembolso os valores que sejam compatíveis com o tempo de
estada e em quantidades razoáveis. As despesas de lavanderia somente serão consideradas
em estadas superiores á três dias.
07.05 – Conduções e passagens urbanas (conta 353162)
Táxis: apresentação de recibo. No verso do recibo deverá ser indicado o percurso realizado a
serviço da empresa. Os recibos que excederem a R$ 120,00, por dia, deverão ser submetidos à
Gerência/ Diretoria responsável para aprovação. (alocação: condução e passagens urbanas)
Ônibus: não há necessidade da apresentação do recibo, deverá informar o percurso realizado a
serviço da empresa. (alocação: condução e passagens urbanas)
07.06 – Outras despesas com locomoção (conta 353168)
Despesas com Reembolso de Km (transporte próprio):
Este reembolso só poderá ser requerido quando o veículo utilizado pelo funcionário estiver
segurado, inclusive contra terceiros. Na prestação de contas deverão ser apontados os
trechos, dias e quilômetros percorridos a serviço da HDI Seguros.
O total das despesas no mês com reembolso de Km para o cargo de Executivo de Contas,
não poderá exceder o limite de R$ 900,00, para os demais funcionários não poderá exceder
o limite de R$ 300,00.
Neste item estão consideradas as despesas com combustível, óleos lubrificantes, lavagem,
seguro, pneu e licenciamento.
Estacionamento: apresentação de recibo.
Pedágio: apresentação de recibo.
07.07 – Despesas com veículos da HDI - Manutenção e consertos (conta 353153) e
Combustível (conta 353154)
Neste item estão consideradas as despesas com combustível, óleos lubrificantes, lavagem,
seguro, pneu e licenciamento.
O total das despesas com combustível no mês, não poderá exceder o limite definido abaixo:
Item
Presidente e
Diretor
Lavagem
Óleo
Combustível
Total
R$
R$
R$
R$
150,00
250,00
1.200,00
1.600,00
Dir. Regionais /
Adjuntos /
Superintendentes
R$ 100,00
R$ 200,00
R$ 700,00
R$ 1.000,00
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
Gerentes de Filiais
R$
R$
R$
R$
100,00
200,00
450,00
750,00
VERSÃO
PÁG.
29
44
CÓDIGO:
Nas notas de combustíveis, troca de óleo e lavagem, informar:
Marca do veículo;
Placa;
Quilometragem atual
07.08 – Eventos com corretores (conta 35418)
A realização de eventos com corretores, tal como café da manhã e palestras, deverá ser
previamente aprovada pela área de marketing e diretoria comercial.
07.09 – Despesas administrativas diversas
Judiciais (conta 358111) - autenticações, reconhecimentos de firma e taxas diversas.
Jornais e revistas (conta 358112) – auto-explicativo.
Outras despesas (conta 358118) - despesas com copa (limitadas a pó de café, chá, açúcar,
adoçante, leite), produtos de limpeza, além de outras despesas não especificadas nas demais
linhas. Não será permitindo, por exemplo, a compra de medicamentos e produtos de higiene.
07.10 – Critérios de Aprovação
A aprovação de despesas obedecerá os seguintes critérios de alçadas:
o
o
o
o
Até o limite estabelecido na Política: aprovação do superior imediato
Até 20% acima dos valores estabelecidos em norma – aprovação do Diretor
Regional/Adjunto/Superintendente
Até 40% acima dos valores estabelecidos em norma – aprovação da Diretoria
Acima de 40% dos valores estabelecidos em norma – aprovação da Presidência
O sistema está parametrizado para gerar
automaticamente para as alçadas respectivas.
as
alçadas
conforme
a
despesa,
direcionando
Deverá ser utilizada a data da Nota Fiscal e não a data do lançamento.
As despesas serão classificadas sistemicamente por sua periodicidade, conforma a tabela abaixo:
DESPESA
Táxi
Alimentação
Celular
Combustível
Reembolso de KM
Representação
PERÍODO DE APURAÇÃO
Diário
Por refeição
Mensal
Mensal
Mensal
Por despesa
No caso de Alimentação, o valor total da nota será divido pelo número de participantes. Exemplo:
se a despesa for de R$ 130,00 mas foram 4 participantes, então, o valor que será comparado com o
limite será de R$32,50 (R$ 130,00/4). Neste caso, o valor desta despesa não foi ultrapassado.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
45
CÓDIGO:
4.6 – AUDITORIA INTERNA
Esta política visa estabelecer as normas gerais de auditoria interna, que visam nortear os processos de
auditoria da HDI Seguros.
1 – Funções e Responsabilidades
A área de Auditoria Interna, subordinada à Presidência, será responsável pela condução de
processos de auditoria na HDI Seguros para verificação do cumprimento de normas internas
estabelecidas pela organização e externas de órgãos reguladores.
A Auditoria Interna é uma função independente estabelecida dentro da Companhia para
examinar e avaliar suas atividades.
A função de Auditoria Interna consiste em análises, avaliações, recomendações, sugestões e
informações relativas as atividades revisadas. O objetivo inclui também promover controle
efetivo a um custo adequado.
Auditores Internos não devem ter autoridade ou responsabilidade sobre quaisquer atividades às
quais estejam sujeitas a análises.
Os padrões de Auditoria Interna devem obedecer aos seguintes requisitos:
A Diretoria deverá apoiar os trabalhos da Auditoria Interna a fim de garantir a adequação e
efetividade do trabalho de campo;
As áreas devem fornecer todas as informações e documentos necessários à condução dos
trabalhos de Auditoria Interna para que o resultado seja satisfatório e no menor tempo
possível;
Os Auditores Internos devem conduzir as Auditorias com objetividade, profissionalismo e
eficiência, documentando impreterivelmente todo o processo.
Os Auditores não deverão ter sua autonomia questionada.
Os trabalhos de auditoria interna deverão ser direcionados através de um “Plano Anual”, que
será revisado e aprovado formalmente pela Presidência.
2 – Relatório de Auditoria Interna
O Relatório de Auditoria Interna é o veículo principal de relacionamento entre o auditor e a
entidade auditada. É o instrumento que revela à Alta Administração da HDI Seguros a qualidade
e a contribuição da Auditoria Interna, suas constatações, opiniões técnicas e recomendações.
Nesse relatório serão apontadas mudanças visando sanar as irregularidades levantadas,
estabelecer controles e conferências.
Esse trabalho final do Auditor deve ser apresentado, visto e entendido pelo auditado, ou mesmo
pelo usuário da auditoria.
A apresentação dos resultados dos trabalhos efetuados, após cada auditoria, compreenderá a
discussão dos pontos de atenção e sugestões de melhorias com os gestores das áreas auditadas.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
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46
CÓDIGO:
4.7 – CONTRATOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a contratação de serviços e/ou produtos de
terceiros
1 – Geral
√ Toda relação comercial freqüente, isto é, a prestação de serviço com freqüência e/ou habitualidade
superior a 6 (seis) vezes ao ano, deverá obrigatoriamente ser tratada através da celebração de
contrato entre a HDI Seguros e a empresa prestadora de serviços.
√ A relação comercial e consequentemente os pagamentos só poderão ser iniciados após a assinatura
do contrato.
√ São atribuições do gestor requisitante:
• A negociação comercial, inclusive as condições de pagamento.
• A verificação da situação cadastral da empresa contratada.
• A negociação do contrato e sua aprovação junto ao superior hierárquico, quando aplicável.
√ Preferencialmente deve ser utilizado o modelo padrão de contrato da HDI aprovado pela área
jurídica. A área administrativa divulgará o contrato padrão aos gestores de todas as áreas da cia.
• Caso o gestor não utilize esse modelo padrão, deverá encaminhar previamente a minuta do
contrato à área Administrativa da matriz, para aprovação do jurídico. O contrato só poderá ser
confeccionado após a validação da área Jurídica.
2 – Assinatura
√ Os contratos só podem ser assinados pelos procuradores legais da MATRIZ com procuração
específica para representar a HDI Seguros em contratos de prestação de serviços. Cada gestor deve
enviar todas as vias do contrato à área Administrativa da Matriz, devidamente assinadas pelo
Prestador / Fornecedor com firma reconhecida.
√O Gerente responsável pela contratação deverá assinar o contrato no campo testemunha (última
pagina), e rubricar todas as vias do contrato.
√ A área Administrativa coletará as assinaturas do jurídico, dos procuradores da HDI Seguros e o
reconhecimento de suas firmas.
√ A área Administrativa cadastrará o contrato no sistema de Contas a Pagar, prevendo o pagamento
de suas parcelas mensais durante o período de vigência; e no Sistema de Aviso da Intranet, com
antecedência sobre a data de renovação, para registro ao gestor requisitante.
√ A área Administrativa encaminhará a via do contrato ao gestor solicitante, que enviará ao
Prestador/Fornecedor
3 – Pagamento
√ O gestor requisitante é responsável pelo pagamento das parcelas mensais do contrato, inclusive
pela obtenção da nota fiscal correspondente, e pelos encaminhamentos de praxe relacionados à
retenção de impostos, quando aplicável.
4 – Arquivo
√ Cada gestor será responsável pelo arquivo da sua via do contrato, devendo remetê-la à Matriz, a
qualquer momento, em caso de solicitação.
• A área Administrativa fará o arquivo dos contratos relacionados à infra-estrutura da Matriz.
5 – Renovação e/ou Distrato
√ O sistema de Aviso da cia. emitirá um e-mail ao gestor, com antecedência, avisando-o sobre o
término da vigência do contrato. Cada gestor decidirá sobre sua renovação ou rescisão, consultado
seu superior hierárquico, quando aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
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47
CÓDIGO:
√ A área Administrativa fornecerá o modelo do Termo de Distrato, quando solicitado pelo gestor. O
gestor encaminhará os Termos de Distrato e/ou Renovação à Matriz, já assinados e com firma
reconhecida, para a coleta das assinaturas do jurídico e dos procuradores da HDI Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
48
CÓDIGO:
5
COMPLIANCE
5.1 – CONTROLES INTERNOS
Esta política visa
como um todo,
vulnerabilidades
atendimento aos
atividades.
estabelecer as normas gerais sobre controles internos, que visam proteger a Companhia
principalmente os ativos da HDI Seguros e os de seus clientes, com relação às
detectadas no processamento dos produtos e serviços oferecidos ao mercado, ao
requerimentos legais e a busca e adoção das melhores práticas de mercado nas suas
1 – Geral
A área de Compliance responde por verificações periódicas do nível de controles internos e risco
junto às diversas áreas da Companhia, tendo como resultado promover planos de ação junto às
mesmas no sentido de esclarecer/ regularizar eventuais desconformidades.
Cabe à área de Compliance relatar, periodicamente, o nível de controles internos de cada área a
fim de que ajustes necessários sejam promovidos.
Cabe à Diretoria de cada área assegurar a redução de riscos em função da melhoria dos
controles internos, a fim de proteger a instituição, seus clientes e funcionários.
Cabe a todos os funcionários da HDI Seguros, conhecerem os níveis de risco de suas atividades
e estarem de acordo com as normas e regulamentos internos e externos, mantendo o nível
adequado de controles internos requeridos.
Nenhuma política, norma, regulamento, processo, procedimento, etc podem ser incluídos,
alterados ou excluídos sem que tal modificação seja submetida à analise da área de Compliance
e posteriormente aprovada pelo Comitê Executivo.
Eventuais necessidades de inclusão, alteração ou exclusão de algum dos itens descritos acima
devem ser formalmente enviadas à área de Compliance, que, após a análise, submeterá à
Diretoria para aprovação ou não, de acordo com a viabilidade da mudança.
Nenhum funcionário, independente da posição, título ou função, pode processar sozinho uma
transação do seu início à sua conclusão, ressalvadas as exceções normatizadas nas políticas
correspondentes. Deve-se destacar a obrigatoriedade de assinatura e identificação dos
funcionários envolvidos na transação, seja ela qual for, confecção ou verificação ou autorização.
É proibido o acatamento de instruções verbais de clientes ou funcionários de nível hierárquico
mais alto ou não, que conflitem ou ignorem condições já formalizadas por escrito;
Todo documento que respalde juridicamente os direitos da Companhia ou de seus clientes, tais
como contratos, etc, não deve conter qualquer rasura, devendo seus campos estratégicos ser
inutilizados quando não preenchidos.
A inserção de correção em documentos e registros importantes internos não é permitida, sendo
que, em casos inevitáveis, poderá ser procedida mediante a invalidação do erro, através de
tracejado duplo, sobre o qual deverão ser apostos os vistos do autor da correção em conjunto
com a Gerência responsável pelo documento ou registro.
Nenhuma liberação de recursos e/ ou contabilização de operações pode ocorrer antes da
verificação dos seguintes itens, entre outros:
Se a operação está dentro das condições aprovadas;
Se a operação está aprovada internamente segundo as alçadas;
Se toda documentação exigida está em ordem;
Se a operação está dentro das regras estabelecidas pelas autoridades competentes.
É responsabilidade da Auditoria Interna assegurar a eficácia do sistema de controle interno, o
que não desobriga as Diretorias e respectivas Gerências das responsabilidades de verificação e
controle nos seus respectivos setores.
Eventuais controles internos inadequados ou inexistentes, verificados pelos trabalhos de
Auditoria Interna, devem ser relatados à Presidência para as devidas análises e providências.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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49
CÓDIGO:
5.2 – PROGRAMA DE COMPLIANCE
Esta política estabelece as normas gerais sobre o Programa de Compliance da HDI Seguros.
1 – Geral
Os objetivos do Programa de Compliance são:
Assegurar que as operações da Cia. ocorram com segurança e em nível de riscos aceitáveis pela Cia.
Garantir a segurança dos acionistas, pela utilização das melhores técnicas de compliance, gestão de
riscos e de processos
Fortalecer os controles internos da Cia.
Atender aos requerimentos legais e do Grupo Talanx
Reduzir a exposição a riscos
Prevenir as operações de caráter ilícito e/ou ligadas a crimes, em especial o de lavagem de dinheiro
São componentes do Programa de Compliance:
(a) Prevenção à Lavagem de Dinheiro;
(b) Adequação aos Normativos Internos e Externos;
(c) Gestão de Riscos;
(d) Gestão de Contingências;
(e) a Segurança da Informação;
(f) o Treinamento Específico;
(g) Aprendizado de Riscos; e
(h) trabalho em conjunto com a Auditoria Interna.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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50
CÓDIGO:
5.3 – PREVENÇÃO À LAVAGEM DE DINHEIRO
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a prevenção, identificação, controle e reporte de
indícios de prática de lavagem de dinheiro.
1 – Geral
A HDI Seguros segue rigorosamente o disposto na legislação aplicável, em especial a lei
9.613/1998, e as circulares SUSEP no. 327/2006, 333/2006, 341/2007 e 349/2007; assim como
as Cartas Circulares SUSEP/DECON 001/07 e 003/07.
O crime de Lavagem de Dinheiro é definido, pelo artigo 1º da Lei 9.613/98, como sendo:
“ocultar ou dissimular a natureza, origem, localização, disposição, movimentação ou propriedade
de bens, direitos ou valores provenientes, direta ou indiretamente, de crime:
De tráfico ilícito de substâncias entorpecentes ou drogas afins;
De terrorismo;
De contrabando ou tráfico de armas, munições ou material destinado à sua produção;
De extorsão mediante seqüestro;
Contra a Administração Pública, inclusive a exigência, para si ou para outrem, direta ou
indiretamente, de qualquer vantagem, como condição ou preço para a prática ou
omissão de atos administrativos;
Contra o Sistema Financeiro Nacional;
Praticado por organização criminosa.
O parágrafo 1º. Do mesmo artigo reza que:
“Incorre na mesma pena quem, para ocultar ou dissimular a utilização de bens, direitos ou
valores provenientes de qualquer dos crimes antecedentes referidos neste artigo”:
os converte em ativos lícitos;
os adquire, recebe, troca, negocia, dá ou recebe em garantia, guarda, tem em depósito,
movimenta ou transfere;
importa ou exporta bens com valores não correspondentes aos verdadeiros.
2 - Circulares SUSEP 327/2006, 333/2006 e 349/2007
A abrangência desta Política alcança todos os produtos desenvolvidos e comercializados pela HDI
Seguros, bem como suas práticas operacionais.
A abrangência desta política alcança todos os colaboradores e prestadores de serviços envolvidos
(corretores de seguros, vistoriadores, inspetores de riscos, periciadores, etc.).
Foram elaborados controles internos específicos para o atendimento ao disposto nestas
Circulares, que dispõem sobre:
Diretrizes de prevenção à lavagem de dinheiro na contratação de funcionários
Diretrizes de prevenção à lavagem de dinheiro no desenvolvimento de produtos
Procedimentos para identificação de clientes, terceiros e beneficiários de pagamentos
Procedimentos para manutenção de registros, inclusive quanto ao prazo de sua
manutenção
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Procedimentos de monitoração, identificação e comunicação de operações suspeitas de
indício e/ou crime de lavagem de dinheiro
Extensão destes procedimentos de prevenção à lavagem de dinheiro aos prestadores de
serviços
Programa de treinamento específico
Programa de Auditoria Interna
Todas as operações da HDI Seguros, quer de recebimento de prêmios ou outros valores; quer de
pagamentos de restituições, de sinistros, e de quaisquer outras finalidades; são efetuados
através do sistema bancário nacional, via: (a) débito ou crédito em conta bancária; (b) cheque
cruzado em preto e nominal; (c) depósito, DOC ou TED para conta bancária.
É terminantemente proibido o recebimento de prêmios, por qualquer colaborador e área
da HDI Seguros, exceto os cheques para pagamento de prêmios, que devem ser
imediatamente encaminhados pelas Filiais à área Financeira da Matriz da Cia.;
É terminantemente proibida a aceitação de cheques de terceiros que não sejam o próprio
segurado;
É terminantemente proibido o depósito, transferência, DOC ou TED para conta bancária
que não seja a do próprio favorecido.
3 - Circular 341/2007 - vigência a partir de 01 de Janeiro de 2008
As PEPs (Pessoas Politicamente Expostas - Politically Exposed People) são: os agentes públicos
que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países,
territórios e dependências estrangeiros, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim
como seus representantes, familiares e outras pessoas de seu relacionamento próximo.
A HDI Seguros monitora as PEPs de duas formas:
No estabelecimento de relação de negócios - através de autorização prévia, via liberação
de crítica sistêmica, pela alçada da Diretoria Regional correspondente, sem a qual a
apólice não pode ser emitida;
No prosseguimento de relações já existentes quando o cliente passe a se enquadrar
como pessoa politicamente exposta - através de varreduras mensais na base de dados
das apólices vigentes. Se algum segurado for identificado como PEP, será gerada crítica
sistêmica liberada pela alçada da Diretoria Regional correspondente.
Em ambos os casos, o sistema gerará relatório listando os segurados identificados como
PEPs.
A identificação dos PEPs será efetuada sistemicamente pela comparação do nome e CPF
do segurado com a base de dados de PEPs do Serasa.
4 - Comunicações ao COAF
Uma vez identificados os indícios mencionados na Circular 327/2006, a HDI Seguros efetuará a
comunicação demandada:
Os eventos do Grupo I serão apurados mensalmente, através de relatórios sistêmicos, e
comunicados em até 24 (vinte e quatro) horas contadas da sua verificação,
independentemente de qualquer análise;
Os eventos do Grupo II serão comunicados em até 24 (vinte e quatro) horas contadas da
sua verificação, após análise.
As comunicações poderão ser efetuadas através de arquivos eletrônicos (XML) ou
avulsas.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Caso algum segurado seja identificado como PEP, adicionalmente ao seu enquadramento
em qualquer critério demandado pelos normativos de Lavagem de Dinheiro, ele será
comunicado ao COAF. Caso contrário será emitido relatório com periodicidade mensal,
para registro dos segurados PEP identificados.
A comunicação negativa, se houver, será efetuada até o dia 20 do mês subseqüente ao mês no
qual não foram verificadas situações alcançadas pela Circular.
5 - Avaliações Internas
Mensalmente a área de Compliance efetua verificação d a existência e validade dos cadastros e
da documentação de suporte, sobre percentual das apólices emitidas, canceladas e dos sinistros
pagos.
Os eventos do Grupo I são analisados, após sua comunicação, para verificação de sua
atipicidade.
6 - Diversos
A HDI Seguros disponibiliza, periodicamente, informações sobre a gestão da prevenção à
lavagem de dinheiro, especialmente através da intranet da Cia., no caminho: compliance /
informações / lavagem de dinheiro.
A Auditoria Interna atua em conjunto com a área de Compliance, validando os controles
internos, procedimentos e demais atividades relacionadas com a prevenção ao crime de
Lavagem de Dinheiro, e emitindo os relatórios periódicos demandados pela legislação em vigor.
Todos os colaboradores recebem treinamento periódico e informações atualizadas sobre esse
assunto.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
5.4 – NORMATIVOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a identificação e cumprimento dos normativos
internos e externos, aplicáveis à HDI Seguros.
1 – Geral
A HDI Seguros segue rigorosamente o disposto na legislação aplicável às Cias. Seguradoras, em
particular, bem como às demais legislações aplicáveis às empresas instaladas no território
brasileiro.
Caso a Cia. abra seu capital, ou receba orientação da Matriz, também será aplicável o
atendimento ao disposto na legislação de outros países, sem que haja conflitos com a legislação
brasileira.
A área de Compliance, em conjunto com as diversas áreas da Cia., é responsável pela pesquisa
dos normativos aplicáveis.
A área de Compliance fará o monitoramento do cumprimento dos normativos legais e internos,
em conjunto com a área de Auditoria Interna.
assunto.
2 - Da identificação e atendimento aos normativos
A área de Compliance centralizará a informação sobre os normativos aplicáveis à HDI Seguros.
A área de Compliance verificará a(s) área (s) responsável (eis) pelo seu atendimento, solicitando
as providências devidas.
A área de Compliance cadastrará o normativo no sistema de avisos da Cia., que emitirá avisos
(e-mails) aos colaboradores responsáveis, monitorando o seu atendimento, com antecedência da
sua data de vigência. Caso a área responsável pelo seu cumprimento, não efetue alteração do
status no sistema de avisos, o mesmo emitirá novo e-mail recordando desta obrigação, com
intervalo de 3 (três) dias, até que o mesmo seja baixado.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
5.5 – GESTÃO DE RISCOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a identificação, classificação e mitigação dos
riscos, incidentes sobre a HDI Seguros.
1 – Geral
A HDI Seguros segue rigorosamente a legislação aplicável, em especial a Circular SUSEP
249/2004.
A HDI Seguros utiliza a técnica do Coso (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission), para a gestão dos seus riscos e controles internos.
A área de Compliance é responsável pela avaliação dos controles internos, feita através da
metodologia CSA – Control Self Assesment.
A área de Compliance é responsável pela elaboração e pelo acompanhamento dos Planos de
Ação, destinados à mitigação dos riscos.
assunto.
2 - Dos procedimentos principais
Semestralmente, a área de Compliance, em conjunto com os gestores das demais áreas,
reavalia os seus processos de negócios e matrizes de riscos e controles internos. Após isso, a
alçada imediatamente superior a dos gestores dos processos reavalia as matrizes de riscos e
controles internos. Por fim, é efetuada a última reavaliação, pela Diretoria estatutária
correspondente.
Semestralmente, a área de Compliance efetua avaliação dos controles internos da Cia. Esta
avaliação, a partir de dezembro de 2006, passou a ser feita através do sistema Risk Office. A
avaliação consiste em respostas a questionários sobre a eficiência e eficácia dos controles
internos pelos gestores dos processos.
O Comitê de Riscos, com base nos relatórios provenientes da avaliação, define os riscos e/ou
processos prioritários para mitigação. Essa mitigação será feita através de planos de ação,
coordenados e monitorados pela área de Compliance.
3 - Diversos
Casos relevantes receberão atendimento prioritário, independentemente da avaliação semestral
periódica.
A Auditoria Interna reavalia a gestão de riscos da Cia. Além disso, será mantida permanente
troca de informações e colaboração com a área de Auditoria Interna, com vistas à ótima gestão
dos riscos.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
5.6 – GESTÃO DE CONTINGÊNCIAS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a gestão de contingências da HDI Seguros.
1 – Geral
A HDI Seguros está comprometida com a garantia de continuidade de suas operações, em
respeito aos seus acionistas, clientes e parceiros.
A HDI Seguros segue rigorosamente a legislação aplicável a esse assunto.
Contingências, nesta norma, são definidas como eventos imprevistos, cuja ocorrência possa
afetar a continuidade das operações da Cia., em caráter provisório ou permanente.
2 - Principais procedimentos
A decretação de contingência - parcial e/ou total - obedecerá ao disposto nos Procedimentos
correspondentes.
Em sendo constatada a Contingência, toda a infra-estrutura de sistemas e telecomunicações será
operada a partir de um DRS (Disaster Recovery Site), que estará operacional em até duas horas
contadas da comunicação, conforme SLA definido contratualmente.
O staff da Matriz, em caso de contingência, será deslocado ao People Center, contratado de
fornecedor idôneo, enquanto durar a contingência. O site estará operacional em até duas horas
após a decretação da contingência, conforme SLA definido contratualmente.
No caso de deslocamento do staff da Matriz, a priorização dos colaboradores será decidida
conforme o momento de decretação da contingência, para garantir a continuidade das nossas
atividades.
O Plano de Contingência será testado uma vez por semestre, conforme a legislação em vigor.
A área de Compliance é responsável pela gestão do Plano de Contingência, em parceria com as
áreas Administrativa e de Sistemas, responsáveis por sua operacionalização.
assunto.
Colaboradores das diversas áreas são convocados a participar dos testes periódicos.
3 - Plano de Contingência de Parceiros Estratégicos
A área de Compliance contata os gestores da Matriz, para identificar a lista de parceiros
estratégicos, os quais, tendo descontinuidade em suas operações, poderão afetar a nossa.
A área de Compliance, em conjunto com a área de Sistemas, monitorará semestralmente a
existência, teste e manutenção dos procedimentos de contingência desses parceiros.
Caso seja verificada a necessidade de correções e/ou melhorias nos mesmos, a área de
Compliance, em conjunto com a área de Sistemas, contatará esses fornecedores, e monitorará
se os procedimentos sugeridos foram efetivamente adotados.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
5.7 – SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a garantia da integridade, confidencialidade e
disponibilidade da informação da HDI Seguros em todas as formas em que é apresentada.
1 – Geral
o Esta Política abrange toda a Cia.
2 – Definições
Informação - conjunto de dados disponibilizados em quaisquer formas (textos, imagens, vídeos,
áudios, ou outras); que contenham expressa ou potencialmente conhecimento sobre os negócios da
Cia. (processos operacionais, propriedade intelectual, documentos, segredos de negócios, etc.). Eles
são propriedade da Cia., e devem ser adequadamente protegidos.
Segurança da Informação - conjunto de procedimentos necessários à proteção e preservação da
confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação.
Confidencialidade - garantia de acesso às informações apenas pelas pessoas autorizadas
Integridade - garantia da exatidão da informação e dos métodos de processamento
Disponibilidade - garantia de acesso às informações, pelos seus usuários, sempre que necessário
3 - Classificação da informação
É atribuição de cada gestor a classificação das informações geradas e/ou transmitidas por suas
áreas.
Os critérios de classificação da informação são os seguintes:
Criticidade Máxima - informação confidencial da Cia., especialmente a ligada à sua estratégia,
prática operacional e base de dados
Criticidade Média - informação não confidencial e que não é de domínio público
Criticidade Pequena - informação não confidencial e de domínio público.
A Matriz de Classificação da Informação deverá ser emitida e enviada pelo gestor à área de
Compliance até 30 (trinta) dias após a publicação desta Política.
A Matriz de Classificação da Informação deverá especificar o local físico e/ou lógico onde a
informação é gerada, recebida e/ou transmitida
É responsabilidade de cada gestor a permanente atualização da Matriz de Classificação das
Informações, comunicando a área de Compliance cada alteração efetuada.
As informações de Criticidade Máxima e Média, em qualquer forma de mídia, devem ser protegidas
do acesso de pessoas não autorizadas.
Os contratos firmados pela Cia., inclusive os de trabalho, devem conter, quando for o caso, cláusula
de confidencialidade da informação e conformidade com esta Política. A Área Administrativa e de RH
é responsável pelo cumprimento deste item.
A Cia. desenvolverá Plano de Contingência, que deverá ser testado periodicamente.
4 - Gestão da Segurança de Informação
O gerenciamento da segurança da informação é realizado por um comitê coordenado pela área de
Compliance, e composto por representantes das áreas: Sistemas, Administrativa e RH, Auditoria
Interna, Marketing e Filiais, Cobrança, Contabilidade, Técnica e Produtos, e Sinistros.
O Comitê se subordinará à Diretoria Administrativa-Financeira-Sistemas, apresentando a esta
relatório com o andamento dos seus trabalhos, sugestões, recomendações e assuntos afins
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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57
CÓDIGO:
5 - Controle de Acesso
É de responsabilidade da área de Sistemas a disponibilização de controle de acesso eletrônico que
proteja a informação da Cia. disponibilizada, gerada, transmitida e/ou recebida eletronicamente.
As senhas dos diversos sistemas devem ser trocadas por seus usuários no mínimo a cada 45
(quarenta e cinco) dias.
É de única e exclusiva responsabilidade de cada funcionário a manutenção do sigilo das suas
senhas, sendo terminantemente proibidos o empréstimo e/ou cessão de senha a outro
funcionário ou terceiro, sob qualquer motivo ou pretexto. Estas senhas incluem: a senha da
rede, a senha do e-mail, a senha da intranet, a senha dos diversos sistemas, etc.).
Os funcionários deverão bloquear seu computador ao se ausentarem de suas mesas, para
impedir o acesso não autorizado de outros funcionários ou terceiros aos seus arquivos.
As Auditorias Interna e Externa deverão executar testes periódicos da segurança de acesso aos
sistemas da Cia.
O acesso aos diversos ambientes (homologação e produção) deverá ser feito com segregação de
funções, sendo proibido aos analistas que atuem na homologação também atuar na produção,
exceto para fins de consulta.
É de responsabilidade da área de Sistemas a disponibilização do acesso aos sistemas da Cia. aos
funcionários e/ou terceiros autorizados, conforme as necessidades e características das suas
funções.
É de responsabilidade da área Administrativa e de RH a elaboração de matriz de acesso aos diversos
sistemas da Cia., padronizada por cargo, conforme as necessidades de cada um.
É de responsabilidade da área Administrativa e de RH a divulgação de admissões, demissões e
transferências de funcionários à área encarregada da concessão de acesso aos diversos sistemas da
Cia.
É terminantemente proibido conectar meios externos não pertencentes à HDI ( notebook, pendriver) na rede da HDI, sem a devida autorização da área de infra-estrutura.
6 – Armazenamento
É de responsabilidade de cada Gestor a gestão do arquivo físico da informação da Cia.,
encaminhando-a para arquivo morto nos prazos descritos na norma específica.
É de responsabilidade da área Administrativa e de RH da Matriz a homologação de fornecedores para
arquivo morto, bem como a logística de trânsito da documentação até a sede do fornecedor.
A área Administrativa e de RH poderá efetuar digitalização das informações acessadas com
maior frequência. A guarda e conservação das mídias também são de sua responsabilidade.
É de responsabilidade da área de Sistemas as atividades de back-up da informação da rede e dos
sistemas da Cia., bem como a homologação e contratação de fornecedor para a guarda das mídias
respectivas.
É de responsabilidade de cada usuário armazenar dados corporativos na rede.
Os dados corporativos jamais deverão ser armazenados nos desktops.
7- Engenharia Social
É de responsabilidade da área Administrativa da Matriz, e de cada Gestor nas demais unidades, o
controle do acesso de terceiros às dependências da Cia.; bem como o de funcionários não
autorizados a áreas com controle de acesso restrito.
A área Administrativa da Matriz é responsável pela homologação dos equipamentos de controle
de acesso. A cotação de preços e aquisição dos equipamentos seguirá a Política de Compras.
É obrigatório o uso de crachá tanto para os funcionários, como para os terceiros, durante suas
atividades profissionais nas dependências da Cia., quer na matriz, quer nas demais unidades.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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29
58
CÓDIGO:
O acesso de visitantes às dependências da Cia. deve ser estritamente controlado. Não deve ser
permitida a entrada de pessoas que não se identifiquem, expliquem o motivo de sua visita, e
com qual funcionário irão falar.
Os funcionários devem encaminhar e monitorar o fluxo dos visitantes a locais apropriados, sem o
contato com informação de criticidade máxima, durante sua estadia.
Cada funcionário é responsável por manter sua mesa limpa de papéis e demais informações
reservadas. Deverão estar adequadamente guardados todos os papéis que não estejam sendo
utilizados.
Cada funcionário é responsável por evitar que informações confidenciais sejam deixadas sobre sua
mesa, ao alcance de pessoas não autorizadas.
Informações confidenciais em mídia papel, CD ou afins devem ser armazenados em gavetas e/ou
armários trancados. A área Administrativa e de RH, na matriz e cada Gestor das demais unidades
deverá ter cópia das chaves.
Cada funcionário é responsável por bloquear seu micro-computador ao se ausentar de sua mesa,
evitando o acesso de pessoas não autorizadas.
Cada funcionário é responsável por evitar que informações fiquem expostas em salas de reunião
depois de utilizá-las.
Cada funcionário é responsável por não transmitir informações confidenciais por telefone
É terminantemente proibido conectar meios externos não pertencentes à HDI ( notebook, pendriver) na rede da HDI, sem a devida autorização da área de infra-estrutura.
8 - Instalação e utilização dos recursos de tecnologia da informação da Cia.
A área de TI é responsável pelo armazenamento das mídias, licenças e programas em local
protegido e com acesso restrito; e por sua instalação nos equipamentos dos funcionários e terceiros
autorizados.
É proibida a instalação, pelos funcionários, de software não homologado e instalado pela área de
Sistemas.
É proibida a cópia de software da Cia. e de sua documentação.
Os recursos de tecnologia da informação da Cia. (sistemas, computadores e demais equipamentos)
deverão ser utilizados unicamente a trabalho.
É proibido aos funcionários a utilização dos recursos de tecnologia da informação da Cia. em
atividades que prejudiquem o desempenho do sistema, como spams, arquivos com imagens e
outros.
É proibido aos funcionários a utilização dos recursos de tecnologia da informação da Cia. para
atividades ilegais, tais como: acesso a sites pornográficos, atividades preconceituosas quanto à raça,
crença, religião, etc.
É proibido aos funcionários a utilização dos recursos de tecnologia da informação da Cia. para fins
anti-éticos, que afetem a imagem da Cia., e para divulgação de informações confidenciais.
Os usuários de notebooks e outros equipamentos portáteis são responsáveis pela sua boa guarda,
uso e conservação. Deverão ser tomados com relação a eles os mesmos cuidados relacionados aos
equipamentos fixos (micro-computadores e servidores).
9 - Remoção de equipamentos de informática
A área de Sistemas é responsável pela eliminação de quaisquer equipamentos e mídias da Cia.
Deverão ser eliminadas quaisquer informações existentes em discos rígidos e outras mídias antes do
descarte.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
A saída de equipamentos de informática da matriz e demais unidades da Cia. só pode ser efetuada
com autorização do gestor da área e com a respectiva nota fiscal.
10 - Descarte de documentos
Os documentos devem ser descartados utilizando-se o fragmentador, para que não possam ser
acessados ou reutilizados indevidamente.
11 - Acesso de terceiros a informações e/ou sistemas
O contrato de todo terceiro que tiver acesso a informações e/ou sistemas da Cia. deverá conter
cláusulas que mencionem:
a aceitação e cumprimento desta Política de Segurança
discriminação de quais recursos de tecnologia da Informação serão disponibilizados pela Cia.
e as responsabilidades sobre a manutenção e instalação de equipamentos e programas de
computador
o período de disponibilidade de acesso, se diferente da vigência do contrato
a responsabilidade sobre sigilo e confidencialidade das informações
o direito da Cia. monitorar e restringir o acesso, bem como reportar e investigar eventos que
possam comprometer a segurança do ambiente de TI e o não-cumprimento desta Política de
segurança
obrigação de proteção contra disseminação de vírus de computador
garantias de devolução e/ou destruição, se aplicável, das informações e ativos ao final do
contrato
12 - Comunicação de incidentes
Todos os incidentes que ocasionem perda de integridade, disponibilidade ou confidencialidade da
informação devem ser reportados á área de Compliance, pelo e-mail: [email protected].
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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60
CÓDIGO:
5.8 – TREINAMENTO ESPECÍFICO
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a disponibilização aos colaboradores da HDI
Seguros do treinamento específico de Compliance.
1 – Geral
A HDI Seguros está comprometida com o treinamento e a disponibilização de informações sobre
Compliance e suas atividades a todos os colaboradores.
A HDI Seguros está comprometida com a multiplicação da cultura de riscos e controles internos
por todos os colaboradores.
A HDI Seguros utiliza diversos recursos para disponibilização desse treinamento:
Intranet - são disponibilizados, para todos os colaboradores, os workflows dos processos de
negócios, as matrizes de riscos e controles internos, os manuais de políticas corporativas, os
manuais de procedimentos operacionais, e treinamentos sobre assuntos diversos
Projeto de Leitura Monitorada de Normativos - Periodicamente a área de Compliance
monitorará, sistemicamente, a leitura dos normativos selecionados pela Diretoria e/ou pelos
gestores das diversas áreas. O prazo para leitura dos normativos é de 30 (trinta) dias da
data da sua publicação. A área de Compliance contatará o gestor dos colaboradores que,
exceto por motivo de força maior, não efetuarem as leituras no prazo determinado.
E-learning - treinamentos sobre diversos assuntos, adquiridos de terceiros e/ou produzidos
in company. Seu acesso demandará o login e a senha do colaborador, que terá um prazo
para terminar o treinamento. Ao final do treinamento, o colaborador responderá a um
questionário, sendo sistemicamente monitorado. Não sendo alcançada a nota mínima
determinada, ele deverá repetir o treinamento; alcançando a nota mínima, receberá
certificado de conclusão.
Treinamentos Presenciais - disponibilizados periodicamente, sobre diversos assuntos,
ministrados por gestores da Cia. e/ou por terceiros, com controle de presença monitorado.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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61
CÓDIGO:
5.9 – APRENDIZADO DE RISCOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a análise dos riscos que se materializaram
(perdas), e das providências para evitar sua recorrência futura.
1 – Geral
A HDI Seguros está comprometida com a utilização das melhores práticas de gestão de riscos do
mercado, atuando preventivamente para evitar sua materialização.
Independentemente dos melhores esforços dispensados, a HDI Seguros compreende que alguns
riscos acabam por materializar-se, ocasionando perdas financeiras para a Cia.
Essas perdas são identificadas através dos lançamentos contábeis e entrevistas com os gestores,
em relatórios gerenciais.
As causas das perdas são analisadas e categorizadas, conforme tabela abaixo:
Tipo de Perda
Ação Trabalhista - HDI
Ação Trabalhista - HSBC
Danos a ativos físicos
Decisões comerciais
equivocadas
Fraude de Sinistros
Juros pagos
Multas fiscais
Multas SUSEP
Outras Fraudes
Sinistros judiciais por
negativa de pagamento
Sinistros judiciais por erros
operacionais
Descritivo
Ações trabalhistas pagas a ex-colaboradores
da HDI
Ações trabalhistas pagas a ex-colaboradores
do HSBC Auto e Bens
Danos causados por falta de zelo, roubo e/ou
furto, etc.
Ações comerciais e/ou de marketing que não
atingiram seu objetivo
Fraudes relacionadas à atividade securitária,
cometidas por segurados, terceiros,
beneficiários ou outros
Despesas financeiras relacionadas a
penalidades pelo atraso no pagamento de
compromissos da Cia.
Multas relacionadas às obrigações fiscais
(principais e acessórias)
Multas do órgão regulador
Fraudes não diretamente relacionadas à
operação da Cia.
Ações judiciais perdidas pela Cia. relacionadas
à negativas de pagamento de sinistros
Ações judiciais perdidas por revelia, imperícia e
outras questões operacionais
Gestor
Coordenador de RH
Coordenador de RH
Todos os gestores
Superintendente de
Marketing
Coord. de Fraudes
Todos os gestores
Gerente de
Controladoria
Todos os gestores
Todos os gestores
Gerente Jurídico
Gerente Jurídico
Periodicamente serão emitidos relatórios pela área de Compliance, que, através do módulo
correspondente do sistema Risk Office, relacionará os eventos e valores de cada categoria.
A área de Compliance, em conjunto com os gestores das áreas respectivas, analisará os eventos,
e elaborará planos de ação para que a ocorrência dos mesmos no futuro seja mitigada ou
mesmo eliminada, se aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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62
CÓDIGO:
5.10 – TRABALHO CONJUNTO COM A AUDITORIA INTERNA
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para o trabalho em conjunto com a Auditoria Interna.
1 – Geral
A HDI Seguros estimula a sinergia e cooperação entre suas áreas, buscando a maximização dos
resultados dos diversos esforços empreendidos pela Cia.
A HDI Seguros efetua trabalho sinérgico entre as áreas de Compliance e de Auditoria Interna
através de diversas iniciativas:
Compartilhamento de informações
Cessão de senha de acesso para consulta no sistema de gestão de risco corporativo para a
Auditoria Interna
Trabalhos em conjunto
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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63
CÓDIGO:
6
CONTÁBEIS
6.1 – CONTABILIDADE
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a contabilidade da HDI Seguros.
1 – Geral
Nenhuma operação pode ser contabilizada sem estar devidamente aprovada pelas alçadas
competentes, formalizada e validada pelas áreas gestoras.
Toda operação deve ser registrada na data da sua ocorrência. A exatidão de qualquer evento
que gere um lançamento contábil é de responsabilidade da área que o originou.
2 – Classificação Contábil
Conta
Descrição do Uso
Adiantamento para Viagens
Adiantamento para Viagens
Água, Luz e Gás
Pagamento de contas de água e luz
Aluguel de Equipamentos
Aluguel
de
equipamentos,
retroprojetores, datashow, etc
Aluguel
Jurídica
Pessoa
Tributação
como
Física/ Aluguel de imóveis de uso próprio
Aluguel – pessoa
física/ jurídica
Assistência 24 Horas
Pagamento de assistência 24 horas, carro
reserva e auxílio funeral
Bens de Pequeno Valor
Compra de bens duráveis(vida útil superior a
um ano) e de valor inferior à R$ 326,61
Brindes
Compra de brindes de final de ano
Combustível
Reembolso
de
quilometragem
abastecimento de veículos
Condomínios e Taxas
Pagamento de condomínio e outras taxas
relacionadas
Conduções/
Urbanas
Repasse
de
contribuições
sindicais
descontadas na folha de pagamento (não é
contribuição patronal)
Entidades Pagamentos
seguradoras,
comércio
Cursos
Depósito
Sinistros
e
Passagens Pagamento de passes e passagens de ônibus
Contribuição Sindical
Contribuição
Classe
Despesa sinistro
pessoa física/
jurídica
Pagamento
terceiros
Judicial
para
sindicatos
FENASEG,
câmaras
de
cursos
ministrados
das
de
por
Despesa
treinamento –
pessoa física/
jurídica
de Depósitos judiciais de sinistros
Despesas
Administrativas Despesas não especificadas anteriormente
não Especificadas
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Conta
Descrição do Uso
Cursos
Pagamento
terceiros
Depósito
Sinistros
Judicial
de
cursos
Tributação
ministrados
por
Despesa
treinamento –
pessoa física/
jurídica
de Depósitos judiciais de sinistros
Despesas
Administrativas Despesas não especificadas anteriormente
não Especificadas
Despesas de Viagens
Pagamento de todas as despesas quando em
viagem, como passagens aéreas, hotéis e
refeições
Despesas Legais
Despesas com cartório, taxas de Junta
Comercial, taxas para obtenção de certidões,
etc
Donativos
Donativos para entidades assistenciais
Fotocópias e Outros
Aluguel das máquinas de xerox, compras de
tonner e serviços de impressão
Fretes e Carretos Pessoas Serviços
de
Jurídicas
expressas
Fundo Fixo - Aumento
Honorários
Pessoa Jurídica
motoboy
e
encomendas
Criação ou aumento de fundo fixo
Advogados Honorários
de
advogados
trabalhistas e tributárias
Honorários
de
Pessoa Jurídica
em
ações
Auditores Honorários de auditores externos
Honorários
advogados –
pessoa física/
jurídica
Honorários
auditoria – pessoa
jurídica
Honorários
Serviços Contratação de serviços, não especificadas
Honorários
Técnicos
Pessoa
Física/ nas demais contas, tais como serviços serviços técnicos Jurídica
terceirizados de informática, taxa de
pessoa física/
manutenção de softwares, etc
jurídica
Imobilizado
Equipamentos Compra de micros, impressoras, etc
de Informática
Imobilizado
Benfeitorias Benfeitorias (reformas) nos imóveis filiais
Imóveis Terceirizados
Imobilizado
Telefônicas
Linhas Compra de linhas telefônicas (não inclui o
aparelho)
Imobilizado
Móveis, Compra de móveis, máquinas, instalações,
Máquinas, Utensílios
etc
Imobilizado Softwares
Compra de licenças de uso e despesa com
desenvolvimento de softwares
Imobilizado Veículos
Compra de veículos
Inspeção de Riscos
Despesas com inspeção prévia de riscos
IPTU
Pagamento de IPTU e da TLIF
IPVA
Pagamento do IPVA dos veículos de uso dos
funcionários
Limpeza
e
Conservação Pagamento de contratos para limpeza das
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
Serviços técnicos
– honorário
pessoa jurídica
Inspeção riscos/
vistoria prévia pessoa física/
jurídica
Limpeza/
VERSÃO
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CÓDIGO:
Imóveis
instalações
Livros, Jornais e Revistas
Compras e assinaturas de jornais, revistas e
periódicos especializados, como as tarifas,
coletâneas de legislação de seguros, Clipseg,
etc
Malotes e Correspondências
Malotes e despesas postais
Manutenção
Equipamentos
vigilância/ IR 1%
de Contratos de manutenção de equipamentos
Manutenção
Veículos
Conservação Despesas com manutenção e conserto de
veículos de uso dos funcionários
Serviços
Outros
Terceirizados Pagamento à estagiários e temporários
Material de Expediente
Temporários
Compras de materiais de escritório
Microfilmagem
Documentos
de Microfilmagem de razões, livros diários, etc
Outras
Despesas
Locomoção
Outras
Operacionais
com Reembolso de quilometragem, pedágios e
estacionamentos
Despesas Despesas
operacionais
diversas
sem
classificação própria, sendo a principal
Assistência 24 horas
Promoções
Participações em feiras, eventos, etc
Publicações Legais
Pagamento
das
publicações
Demonstrações Financeiras e Atas
Publicidade e Propaganda
Pagamento de campanhas de publicidade,
locação de outdoors, inserções na mídia
(rádio e televisão)
Regulação/
Sinistros
Despesas
com Despesas com regulação de
inclusive honorários advocatícios
de
sinistros,
Representação
Diretores
Social
– Pagamento Cartão AMEX e reembolso de
despesas mediante a emissão de cheque
para Diretores
Representação
Empregados
Social
– Pagamento Cartão AMEX e reembolso de
despesas mediante a emissão de cheque
para empregados
Serviços
Outros
Terceirizados Recepcionistas, boys, copeiras, vigilantes,
etc de empresas terceirizadas, exceto
pessoal de limpeza
Telefone,
Telegramas
Telex
e Pagamentos
celulares
de
contas
de
telefones
Compra dos tickets refeição e alimentação
Vale Transporte
Compra de vale transporte
Veículos Outras Despesas
Outras despesas com os veículos de uso dos
funcionários, tais como troca de óleo,
lavagem, serviços de despachantes, etc
Alaim Assad
Despesas sinistro
– pessoa física/
jurídica
Limpeza/
Vigilância/ IR 1%
e
Vale Refeição
ÁREA RESPONSÁVEL
Serviço Técnico Honorário pessoa
física/ jurídica
Serviços Técnicos
– honorários
pessoa jurídica
(para serviços de
despachante)
VERSÃO
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CÓDIGO:
7
FISCAL E TRIBUTÁRIO
7.1 – TRIBUTAÇÃO
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para o controle e o recolhimento de impostos e
contribuições.
1 – Imposto de Renda sobre Pagamentos à Pessoa Física
Vide os seguintes artigos do RIR/99 sobre a tributação na fonte de rendimentos sujeitos à Tabela
Progressiva;
Art. 628 – Estão sujeitos à incidência do imposto na fonte, os rendimentos do trabalho nãoassalariado, pagos por pessoas jurídicas a pessoas físicas;
Art. 631 – Estão sujeitos à incidência do imposto na fonte, os rendimentos decorrentes de
aluguéis, pagos por pessoas jurídicas a pessoas físicas. Por isso que devemos lançar os
aluguéis em nome dos proprietários dos imóveis quando são pessoas físicas;
Art. 639 - Estão sujeitos à incidência do imposto na fonte, quaisquer outros rendimentos
pagos por pessoa jurídica a pessoa física, para os quais não haja incidência específica e não
estejam incluídos entre aqueles tributados exclusivamente na fonte (ou seja, praticamente
qualquer pagamento efetuado a pessoas físicas sofrerá a retenção do imposto de renda na
fonte).
Tabela progressiva em vigor:
Base de Cálculo Mensal
Alíquota
Parcela a Deduzir do Imposto
-
-
De R$ 1.058,01 até R$ 2.115,00
15,0%
R$ 158,70
Acima de R$ 2.115,00
27,5%
R$ 423,08
Até R$ 1.058,00
Os pagamentos são acumulados durante o mês para fins de cálculo e retenção do imposto de renda.
2 – Imposto de Renda sobre Pagamentos à Pessoa Jurídica
Estão sujeitas à incidência do imposto na fonte, à alíquota de 1,5%, as importâncias pagas por
pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, pela prestação de serviços caracterizadamente de
natureza profissional, constante da lista a seguir (Art. 647 do RIR/99):
Administração de bens e negócios em geral;
Advocacia;
Análise clínica laboratorial;
Análises técnicas;
Arquitetura;
Assessoria e consultoria técnica;
Assistência social;
Auditoria;
Avaliação e perícia;
Biologia e biomedicina;
Cálculo em geral;
Consultoria;
Contabilidade;
Desenho Técnico;
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Economia;
Elaboração de projetos;
Engenharia;
Ensino e treinamento;
Estatística;
Fisioterapia;
Fonoaudiologia;
Geologia;
Leilão;
Medicina;
Nutricionismo e dietética;
Odontologia;
Organização de feiras e congêneres;
Pesquisa em geral;
Planejamento;
Programação;
Prótese;
Psicologia e psicanálise;
Química;
RaiosX e radioterapia;
Relações Públicas;
Serviços de despachante;
Terapêutica ocupacional;
Tradução ou interpretação comercial;
Urbanismo;
Veterinária.
Os rendimentos pagos a pessoas jurídicas pela prestação de serviços de limpeza, conservação,
segurança, vigilância e por locação de mão-de-obra estão sujeitos à incidência do imposto na
fonte à alíquota de 1% (Art. 649 do RIR/99).
Para finalizar, estão sujeitas à incidência do imposto na fonte, à alíquota de 1,5%, as
importâncias pagas ( I ) a título de comissões, corretagens ou qualquer outra remuneração pela
representação comercial ou pela mediação de negócios civis e comerciais; e ( II ) por serviços de
propaganda e publicidade (Art. 651 do RIR/99).
3 – Imposto sobre Serviços
A maioria dos municípios dispõe em suas legislações a obrigatoriedade de retenção de ISS na
fonte sempre que o prestador dos serviços, domiciliado no mesmo município do tomador dos
serviços, não comprovar sua inscrição perante a municipalidade ou, estando sujeito à emissão de
nota fiscal, não o fizer.
Tomando por base a legislação do município de São Paulo (Art. 103 do Decreto nº 37.344/98):
O tomador do serviço é responsável pelo ISS, e deve reter e recolher o seu montante,
quanto o prestador:
I – Obrigado à emissão de nota fiscal, nota fiscal fatura ou outro documento exigido pela
Administração, não o fizer;
II – Desobrigado da emissão de nota fiscal, nota fiscal fatura ou outro documento exigido
pela Administração, não fornecer:
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
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68
CÓDIGO:
a) Recibo de que conste, no mínimo, o nome do contribuinte, o nº de sua inscrição no
CCM, seu endereço, a atividade sujeita ao tributo e o valor do serviço;
b) Comprovante de que tenha sido recolhido o imposto correspondente ao exercício
anterior, salvo se inscrito posteriormente;
c) Cópia de sua ficha de inscrição.
4 – INSS
Recentemente foi editada a Lei nº 9.711/98, que determina no seu Art. 31:
A empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão-de-obra, inclusive
em regime de trabalho temporário, deverá reter 11% do valor bruto da nota fiscal ou fatura
de prestação de serviços;
Entende-se como cessão de mão-de-obra a colocação à disposição do contratante, em suas
dependências ou nas de terceiros, de segurados que realizem serviços contínuos, dentre os
quais se incluem:
I – Limpeza, conservação e zeladoria;
II – Vigilância e segurança;
III – Empreitada de mão-de-obra;
IV – Contratação de trabalho temporário.
A documentação deverá ser encaminhada ao Contas a Pagar até o final do mês, pois, o
pagamento do tributo INSS é feito sempre no segundo dia útil do mês subseqüente.
Deve-se solicitar às empresas prestadoras de serviços que emitam as notas fiscais até no
máximo dia 23 de cada mês, para que possa haver tempo suficiente para lançamento no
sistema, aprovação da Gerência/ Diretoria, processamento dos pagamentos e a quitação efetiva
do pagamento, sem atrasos no recolhimento do
tributo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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69
CÓDIGO:
7.2 – Emissão de Notas Fiscais
Definir os critérios, controles , políticas e o modus operandi a serem seguidos pelas áreas direta ou
indiretamente envolvidas na emissão e cancelamento de notas fiscais.
1– ABRANGÊNCIA
o
Colaboradores em geral.
2 – Modus Operandi
2.1 – Geral
o
o
o
As notas fiscais serão emitidas de acordo com a legislação vigente e terá o Código Fiscal de
Operações e Prestações – CFOP respectivo com a natureza da operação.
A emissão de notas fiscais é uma função centralizada na Matriz, sendo de responsabilidade da área
de Tributos.
As solicitações de notas fiscais deverão ser enviadas à área de Tributos com um dia de antecedência
e serão atendidas no período da manhã do dia subseqüente. Os casos excepcionais deverão ter a
autorização da Gerência/Diretoria de Controladoria.
2.2 – Emissão de Notas Fiscais
2.2.1 - Salvados de Sinistro
o As notas fiscais de entrada de bens salvados (Indenização e Transferência de propriedade para a
HDI Seguros) e saída de bens salvados de sinistro (Venda dos salvados realizada em leilões) são
cadastradas no sistema de Salvados diretamente pelo departamento de Salvados, pois esta é uma
função centralizada, sendo de responsabilidade da Matriz, conforme determina este Manual de
Políticas Corporativas – 29.6 “Sinistros – 08 Salvados”.
o A área de tributos é responsável pela impressão, separação e entrega das notas emitidas ao
departamento responsável por tais solicitações.
o A HDI discute judicialmente a incidência do ICMS e obrigatoriedade de manutenção desta obrigação
acessória (Emissão de Notas Fiscais na Venda de Salvados de Sinistro), desta forma, onde houver
decisão favorável, as notas serão substituídas por recibos de vendas.
2.2.2 - Venda ou Doação de Ativo Imobilizado
o De acordo com o que determina o item 16.1 “Compra, Venda ou Doação de Ativo Imobilizado” deste
Manual de Políticas Corporativas, a área de tributos ao recepcionar o BIP – Boletim de Informações
Patrimoniais devidamente preenchido com a solicitação de venda ou doação de um ativo imobilizado,
deverá confirmar a aprovação da Diretoria Administrativa, Financeira e de Sistemas e passará o BIP
para confirmação dos ativos que serão doados/vendidos pelo responsável do controle patrimonial –
departamento contábil.
2.2.3 - Remessa para Conserto
o Sem prejuízo do que determina a norma 4.2 “Ativo Imobilizado – 03 Envio de Equipamento para
Conserto” deste Manual de Políticas Corporativas, a área de tributos ao recepcionar a solicitação de
emissão de nota fiscal - Remessa para Conserto, passará para confirmação dos ativos (numeração e
número de série do equipamento) pelo responsável do controle patrimonial – departamento contábil.
o As notas de Remessa para Conserto também deverão ser confirmadas pela área de
compras/administrativo que ficará responsável por controlar os ativos em trânsito.
2.2.4 - Devolução de Empréstimo de Equipamento
o Na devolução de equipamentos emprestados a HDI por motivo de substituição de equipamentos
remetidos a conserto ou empréstimo para demonstração, de acordo com o que determina a norma
4.2 “Ativo Imobilizado – 03 Envio de Equipamento para Conserto” deste Manual de Políticas
Corporativa, a área de tributos emitirá a nota fiscal de “Devolução de Empréstimo de Equipamento”
mediante a solicitação acompanhado de cópia da nota fiscal emitida pelo fornecedor quando do
empréstimo, discriminando na nota todos os dados do equipamento, bem como o número e a data
de emissão do documentos fiscal que originou o empréstimo.
o Estas solicitações deverão ser confirmadas pela área de Compras que ficará responsável pelo
controle de equipamentos de terceiros em poder da HDI.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
70
CÓDIGO:
2.2.5 - Transferência de Ativo Imobilizado
o As solicitações de emissão de notas fiscais de transferência de ativos da HDI deverá ser enviado
para a área de tributos através do formulário BIP – Boletim de Informações Patrimoniais
devidamente preenchido pelo solicitante, incluindo a numeração do ativo, bem como a origem e o
destino desta transferência.
o A área de tributos confirmará os dados do ativo a ser transferido com o responsável pelo controle
patrimonial – departamento contábil.
o Havendo alguma irregularidade quanto ao número dos ativos, origem ou destino da transferência, a
emissão da nota fiscal ficará condicionada a regularização das informações do BIP.
2.2.6 - Transferência de Material Uso/Consumo
o A solicitação de transferência de material de uso/consumo para os demais estabelecimentos da HDI
é de responsabilidade da expedição/administrativo, através de e-mail gerado pelo sistema de
compras ao ser confirmada a requisição de materiais da filial.
o A área de tributos emitirá a nota fiscal baseando-se nas informações solicitadas, não se
responsabilizando pelos itens/quantidades solicitadas/enviadas.
2.3 – Cancelamento de Notas Fiscais
o
o
Sendo necessário o cancelamento de notas fiscais emitidas, o gerente da área responsável pela
solicitação da emissão deverá enviar e-mail ao departamento de tributos pedindo o cancelamento da
respectiva nota fiscal, justificando o motivo que ensejou tal solicitação, devolvendo à área de
tributos todas as vias da respectiva nota fiscal entregues quando da emissão.
A área de tributos ao recepcionar as notas fiscais emitidas e o e-mail de solicitação de
cancelamento, procederá o cancelamento do formulário impresso, carimbando em todas as vias a
informação “CANCELADA”, e mudará no sistema de emissão de notas fiscais o status desta nota,
cadastrando a data do cancelamento, o motivo e o responsável pela solicitação.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
8
FINANCEIRO
8.1 – COBRANÇA
Esta política estabelece as diretrizes para as cobranças realizadas pela HDI Seguros. As atribuições da
área de Controladoria e de Produtos, que são segregadas, estão expostas no corpo da mesma.
1 - Geral
Todos os processos operacionais de cobrança serão efetuados através de Boleto
Bancário, Débito em Conta Corrente ou Cheque Pré-Datado.
É vedado o recebimento de parcelas através de depósito em Conta Corrente.
Os prêmios pagos a maior serão devolvidos automaticamente pelo sistema, caso a
diferença seja superior a R$ 100,00.
A área financeira não pode prorrogar vencimentos nem isentar a cobrança de prêmios
e juros (exceto as diferenças até R$ 10,00 que são liberadas automaticamente pelo
sistema) sem a aprovação do Diretor Presidente ou do Comitê Executivo.
Toda e qualquer exceção à política só poderá ser aceita com a aprovação do Diretor
Presidente ou do Comitê Executivo.
2 - Políticas a cargo da área financeira
(procedimentos, datas de vencimento, juros de mora, cancelamentos)
2.1- OCTs
2.1.1 - Geral
Apenas a primeira parcela antecipada será recebida através de OCT. É vedado o uso de
OCT para as demais parcelas do seguro.
Para a emissão das apólices é necessário que o crédito tenha sido recebido pela HDI.
2.1.2 – Vencimento
O prazo para quitação da OCT é de até sete dias corridos a contar do primeiro dia após
o início da vigência, com isenção da cobrança de juros de mora.
2.1.3 - Juros de mora
A partir do oitavo dia, o atraso será contado a partir do início de vigência e o
percentual aplicado seguirá a tabela abaixo:
•
de 7 a 14 dias: 4,2%
•
mais de 14 dias: 0,4% a.d. (12% a.m.)
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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72
CÓDIGO:
2.2 - Boletos – sistema multi-risco
2.2.1 - Vencimento
As apólices de multi-risco possuem, além de seu vencimento original, mais dois
vencimentos a 7 e 14 dias corridos com cobrança de juros de mora.
É vedado o recebimento de parcelas através de depósito em Conta Corrente.
É facultado o recebimento antecipado das demais parcelas por solicitação do segurado,
com o abatimento proporcional do adicional de fracionamento.
A cobrança de
inadimplência:
encargos
obedecerá
a
tabela
•
de 1 a 7 dias – 2,1% fixo;
•
•
mais de 14 dias – 0,4% ao dia (12% a.m.).
abaixo,
conforme
o
prazo
de
2.2.3 - Cancelamento
Caso o segurado não pague as parcelas no vencimento original, a 7 e a 14 dias, e
desde que a apólice ainda esteja dentro da proporcionalidade, o sistema envia um
boleto de cobrança ao segurado com vencimento a 27 dias corridos da data original
com cobrança de juros.
As apólices são canceladas automaticamente pelo sistema após 30 dias corridos de
atraso.
Travas no cancelamento:
•
Dentro da proporcionalidade;
•
Sinistro de perda total em aberto;
•
Cobrança a regularizar.
2.3 - Boletos – sistema de transportes
2.3.1- Geral
O sistema está parametrizado para travar emissão caso haja duas faturas em aberto.
É vedado o recebimento de parcelas através de depósito em conta corrente.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
2.3.2 - Vencimento
Vencimento único.
Mora de 0,15% ao dia (4,5% a.m.).
2.3.4 - Cancelamento
Não há cancelamento automático;
Todos os seguros de transporte vencidos há mais de 30 dias e pendentes de
recebimento, serão encaminhados para um escritório de cobrança terceirizado para
negociação amigável;
Será utilizada cobrança judicial se:
•
Cobrança amigável não teve sucesso;
•
Parecer favorável do advogado;
•
Valores em cobrança acima de R$ 2.500,00 para clientes do estado de São Paulo e
de R$ 5.000,00 para clientes sediados nos demais estados;
Cancelamento manual por falta pagamento e recebimento parcelado (acordo) serão
aprovados conforme política de alçadas.
2.4 – Boletos - sistema de vida
2.4.1 – Geral
O sistema está parametrizado para travar emissão caso haja duas faturas em aberto;
É vedado o recebimento de parcelas através de depósito em conta corrente.
Vencimento único.
2.4.3 – Juros de mora
A cobrança de
inadimplência:
encargos
obedecerá
a
tabela
•
•
•
mais de 14 dias – 0,4% ao dia (12% a.m.).
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
abaixo,
conforme
o
prazo
de
VERSÃO
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74
CÓDIGO:
2.4.4 – Cancelamento
Idêntico ao disposto no item 2.3.4.
2.5 – Débitos em conta
2.5.1 – Geral
A HDI Seguros permitirá o débito em conta corrente com autorização do segurado na
proposta de seguro.
Os bancos processam tentativas de débito em dias consecutivos na conta corrente do
segurado, a partir do vencimento original:
•
ABN
1 tentativa
•
Banco do Brasil
•
Banco Mercantil do Brasil
•
Bancoob
1 tentativa
•
Bradesco
5 tentativas
•
CEF
•
HSBC
•
Itaú
•
Santander / Meridional / Banespa
3 tentativas
1 tentativa
9 tentativas
9 tentativas
5 tentativas
5 tentativas
Não se cobra juros de mora durante as tentativas de débito. Quando a parcela é
convertida em boleto (vide a seguir), haverá a cobrança de juros de mora de acordo
com o itens 8.1.1.2.
Caso o banco não consiga debitar a conta corrente do segurado durante as tentativas e
a apólice ainda estiver dentro da proporcionalidade, o sistema transforma a parcela em
boleto e envia uma carta cobrança ao segurado.
As apólices são canceladas automaticamente pelo sistema após 25 dias de atraso
contados a partir do vencimento original.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
2.5.5 – Travas no cancelamento
•
Dentro da proporcionalidade;
•
Sinistro de perda total em aberto;
•
Cobrança a regularizar.
2.6 – Cheques pré-datados
2.6.1 – Geral
Será permitido o recebimento de cheques pré-datados com isenção de juros para o
parcelamento em até quatro vezes iguais, somente para os seguros de Automóvel e
Property.
Importante:
•
As propostas serão devolvidas aos corretores se chegarem após 7 dias início
vigência.
•
Só serão aceitos cheques emitidos pelo próprio segurado, ou por pessoas com o
mesmo sobrenome ou grau de parentesco comprovado.
•
É vedado o recebimento de cheques do corretor para pagamento de seguro de
terceiros.
•
Os cheques deverão sempre estar cruzados e nominais a HDI Seguros S.A. Caso
não estejam, a filial deverá fazê-lo.
•
As filiais deverão enviar cheques para a matriz imediatamente após leitura.
Os cheques pré-datados ficarão sob custódia do banco definido pela Matriz. Poderão
ser substituídos respeitando-se as datas dos vencimentos, sendo que os cheques
substituídos não serão devolvidos até que os substitutos sejam recepcionados pela
Matriz.
Nos casos de sinistros de perda total, os cheques pendentes serão devolvidos ao
segurado e o prêmio pendente abatido da indenização. Os demais casos serão
operacionalizados junto à área de Sinistros (somente para apólices com um item).
Os valores e datas para depósito dos cheques pré-datados devem coincidir com as
informações da proposta de seguro.
Vencimento da 1a parcela até 7 dias do início de vigência, e das demais 30, 60 e 90
dias do início da vigência ou do vencimento do 1o cheque.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
Somente se o cheque for devolvido e a parcela for transformada em boleto.
Não temos cancelamento automático para cheques pré-datados.
Os cheques pré-datados devolvidos por insuficiência de fundos pela 1a vez (alínea 11)
serão reapresentados automaticamente pelo banco.
Devoluções de cheques motivadas pelas demais alíneas:
•
Parcela é estornada e transformada em boleto;
•
Cheque é enviado para a filial para tentativa de recuperação (impressão de boleto
com acréscimo de juros, conforme tabela em vigor e através de Boleto Bancário
extraído pelo sistema Hans).
•
A recuperação do crédito, referente o cheque devolvido, deverá ser acrescido dos juros por
atraso, conforme tabela em vigor e através de Boleto Bancário extraído pelo sistema Hans.
2.7 – Moeda estrangeira
2.7.1 – Geral
A cobrança em moeda estrangeira deve ser efetuada através da “Nota de Seguro –
Moeda Estrangeira”.
2.7.1.1 – Transportes
O segurado deve fechar as suas expensas contrato de câmbio e creditar a conta
corrente em moeda estrangeira da HDI. Também deve encaminhar à filial, e a filial
para a matriz, uma cópia do “swift” de fechamento de câmbio.
2.7.1.2 – RCTR-VI
O boleto de cobrança é emitido com a quantidade de dólares a ser paga em reais
mediante conversão pela taxa PTAX do dia anterior. A tesouraria fecha mensalmente o
contrato de câmbio para crédito dos dólares na conta corrente em moeda estrangeira
da HDI.
2.7.1.3 – Carta Verde
Mesmo procedimento do RCTR-VI para a cobrança. Boletos vencidos a mais de 15 dias
são debitados dos corretores, exceto Magna e HSBC.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
2.7.2.1 – Transportes
30 dias da emissão.
2.7.2.2. – RCTR-VI e Carta Verde
No dia seguinte ao da emissão (D+1).
Não cobramos juros de mora.
Não cancelamos automaticamente.
3 - Políticas a cargo da área técnica
(quantidade de parcelas, adicional de fracionamento)
3.1 – Produto 131 Frota
3.1.1.1 – Cheque
1+3 sem juros. A 1a. pode ser em OCT para até 7 dias do início de vigência. As demais
parcelas vencerão a 30 (trinta), 60 (sessenta) e 90 (noventa) dias do início da vigência
ou do vencimento do primeiro cheque.
3.1.1.2 – Débito em conta
O primeiro pagamento será a 7 dias da emissão do documento. Em até 7 vezes (1+6)
com juros a partir de 1+4.
3.1.1.3 – Boleto
Em até 7 (sete) vezes (1+6) com cobrança de juros.
Diretoria matriz poderá aprovar fracionamento maior em caráter excepcional, limitado
a 10 vezes. Poderá também aprovar fracionamento sem entrada.
Adicional de fracionamento:
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
•
3,2% até 4 vezes
•
3,5% acima de 4 vezes.
3.1.2 – Produto 331 Estipulante
Pode ser feito em até 7 (sete) vezes sem juros (acordo de estipulante) pré-aprovado
pela diretoria da Matriz.
Diretoria da matriz pode aprovar fracionamento maior que o previsto acima em caráter
excepcional, limitado a 11 vezes.
3.1.3 – Produtos 431 Perfil
3.1.3.1 – Cheque
Pagamento em 1+3 vezes sem juros. A 1a. pode ser em OCT para até 7 dias do início de
vigência. As demais parcelas vencerão a 30 (trinta), 60 (sessenta) e 90 (noventa) dias do início
da vigência ou do vencimento do 1o cheque.
3.1.3.2 – Débito em conta
O 1º pagamento será a 7 (sete) dias da emissão do documento. Em até 7 (sete) vezes (1+6)
com juros a partir de 1+4.
3.1.3.3 – Boleto
Em até 7 (sete) vezes (1+6) com cobrança de juros.
3.2 – Property
Parcelamento máximo:
•
Boleto – 0+10 ou 1+9.
•
Débito em conta – 0+11 ou 1+11.
•
O vencimento da última parcela não pode ultrapassar o fim de vigência.
•
Cheque – 1+3 para produtos 005 HDI Residência, 105 HDI Residência Segura, 556
Residencial Carona, 422 HDI Empresa e 114 HDI Condomínio.
Exceções:
•
556 – Residencial Carona – máximo 4 vezes.
•
557 – Residencial Fácil Grupo – máximo 4 vezes.
•
565 – HDI Imobiliária Lar – máximo 10 vezes.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
Adicional de fracionamento:
•
Em até 4 vezes, não se cobra juros em nenhuma modalidade de cobrança, inclusive boletos.
•
No 555 HDI Lar Seguro e 557 Residencial Fácil Grupo, não cobramos juros no parcelamento
em até 12 vezes, mas agravamos o prêmio.
3.3 – Demais Ramos
3.3.1 – Transportes
Faturamento – vencimento único a 30 (trinta) dias da emissão.
Avulsas – OCT até 7 (sete) dias
3.3.2 –Vida
Vencimento único a 30 (trinta) dias da emissão.
3.3.3 –Penhor rural e benfeitorias
À vista.
3.3.4 – Fiança locatícia e floresta
Em até 7 (sete) vezes ou em até 10 (dez) vezes com aprovação diretoria, com primeira parcela
a vista ou a 30 dias.
3.3.5 – Casco marítimo e aeronáutico
Em até 7 (sete) vezes ou em até 10 (dez) vezes com aprovação diretoria, com primeira parcela
somente a vista.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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80
CÓDIGO:
8.2 – CONTAS A PAGAR
Esta política estabelece as diretrizes para pagamentos de despesas de todas as áreas da Companhia
enviadas ao Contas a Pagar.
1 – Geral
Todos os processos operacionais a serem efetuados pela HDI Seguros, deverão ser analisados
pelo Contas a Pagar, entretanto o cadastro da solicitação do pagamento no “Sistema Central”
será efetuado pela própria área requisitante.
Todo pagamento só será liberado pelo Contas a Pagar se suportado pela documentação original,
não sendo aceitos fax ou cópia.
A documentação resume-se na Nota Fiscal emitida em nome da HDI Seguros. As notas fiscais
simplificadas e os cupons de caixa só serão aceitos para reembolso de despesas pessoais, em
função da legislação do Imposto de Renda.
Toda solicitação de pagamento que não tiver nota fiscal – reembolso de guincho, restituição de
prêmio, devolução, ou qualquer outro tipo – deve estar acompanhado de e-mail com autorização
da Gerência/ Diretoria, sem o qual o pagamento não será liberado.
As cópias da documentação relacionada a pagamentos deverão ser mantidas durante dois anos
no departamento de origem, podendo posteriormente serem destruídas.
O Contas a Pagar não pode alterar os campos de beneficiário e de valor no “Sistema Central”,
caso o cadastro destes campos esteja errado, o pagamento será cancelado.
É importante que as despesas fixas mensais, como aluguel, prestação de serviços de limpeza,
condomínio, salários dos estagiários, sejam contabilizados nos respectivos meses de forma a não
causar impacto no resultado da filial.
Todas as despesas devem ser classificadas de acordo com a sua natureza para não haver
distorções.
O prazo mínimo para qualquer pagamento é de 3 (três) dias úteis após o lançamento no
sistema, considerando também as aprovações pelas alçadas competente.
As aprovações de pagamento serão verificadas automaticamente pelo “Sistema Central”
conforme a política Assinaturas e Alçadas de Aprovação vigente.
Os pagamentos de juros referentes a atrasos devem ser formalizados pela área solicitante e
aprovados conforme política de Assinaturas e Alçadas de Aprovação vigente.
Somente serão efetuados pagamentos a fornecedores que possuam firma aberta e reconhecida,
nota fiscal e conta corrente nominal ao mesmo.
Todo relatório de despesa deverá ser aprovado pela alçada imediatamente superior, de acordo
com a política de Assinaturas e Alçadas de Aprovação vigente. A pessoa a ser reembolsada não
pode aprovar as próprias despesas.
Para valores acima de R$ 200,00 (duzentos reais) deve-se solicitar cheque e classificar em
“Adiantamento para Viagens”.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
8.3 – TESOURARIA
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a Tesouraria da HDI Seguros.
1 - Geral
Todos os arquivos enviados às instituições financeiras autorizados para fins de pagamento e
cobrança devem ser previamente validados e aprovados por funcionário autorizado.
Todos os registros de pagamento ou recebimento efetuados eletronicamente deverão ser
adequadamente armazenados de forma a possibilitar verificações posteriores.
Pagamentos ou recebimentos enviados para processamento eletrônico somente poderão ser
alterados mediante aprovação formal de funcionário autorizado e documentação-suporte.
Transações eletrônicas somente poderão ocorrer de forma manual, quando da impossibilidade de
serem processadas eletronicamente, seguidas com as respectivas justificativas e as devidas
aprovações formais.
As atividades e responsabilidades relacionadas com os procedimentos de conferência dos valores
recebidos deverão estar formalmente definidas.
Todas as movimentações nas contas bancárias da HDI Seguros deverão ser formalmente
autorizadas por dois procuradores definidos na política de Assinaturas e Alçadas de Aprovação
vigente.
Deverão ser seguidos procedimentos mínimos para garantir as melhores práticas de controle e
gerenciamento de riscos na HDI Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
8.4 – INVESTIMENTOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para os investimentos realizados na HDI Seguros,
inclusive suas reservas técnicas.
1 - Geral
√ Todos os investimentos da HDI Seguros deverão respeitar as diretrizes e limites estabelecidos pelo
CMN (Conselho Monetário Nacional), SUSEP (Superintendência de Seguros Privados) e demais
órgãos reguladores aplicáveis à indústria de seguros.
√ Todos os procedimentos de movimentação dos recursos financeiros (aplicações, resgates e
transferências) deverão seguir a Política de Assinaturas e Alçadas de Aprovação desta Manual.
√ A HDI utilizará os serviços de uma empresa de consultoria financeira para mensurar os riscos de
sua carteira.
√ Mensalmente haverá uma reunião de avaliação e desempenho da carteira de investimentos da cia.,
na qual estarão presentes os membros do Comitê Executivo, o Diretor Adjunto de Controladoria e o
Gerente de investimentos.
√ Mensalmente haverá uma reunião de avaliação dos riscos da carteira de investimentos da cia., com
a presença do Gerente de Investimentos, do Gerente de Tesouraria, do Diretor Adjunto de
Controladoria, e da empresa de consultoria financeira.
2 – Carteira de investimentos
A carteira de investimentos da HDI Seguros será composta exclusivamente por aplicações nos
seguintes fundos de investimento:
√ FAQ HSBC HANNOVER
√ FAQ HSBC HANNOVER I
√ FAQ HSBC HANNOVER II
√ FAQ HSBC HANNOVER III
√ FIF Renda Fixa Hannover
√ Cotas de Fundos de Investimento Abertos locados na “Carteira Própria HDI”
via conta
investimento
√ Títulos Públicos e Privados
2.1 - Ativos passíveis de aplicação:
2.1.1 - Renda Fixa:
• Títulos Públicos de emissão do Tesouro Nacional e do Banco Central do Brasil
• Títulos Privados de acordo com a Política de Risco de Credito definida neste documento.
2.1.2 - Renda Variável:
• Fundos de ações de tipo: Ibovespa, IBX, IBX-50 ou Total Return e fundos Long/Short.
• Ações diretamente em carteira serão permitidas, desde que negociadas em mercados
organizados.
2.2 - Limites de Risco Financeiro e Liquidez:
• O risco de mercado suportado pela carteira global da HDI, representado pelo Value-at-Risk
(VAR), calculado para 1 dia com 95% de confiança, deve ser no máximo duas vezes a SELIC
diária.
• A HDI manterá, no mínimo, 30% dos seus recursos em ativos de liquidez de curto prazo,
isto e, ativos com possibilidade de liquidação no período de um dia.
• A HDI manterá, no máximo, o volume equivalente a 5% (CINCO POR CENTO) (Percentual a
ser discutido) do Patrimônio Liquido de qualquer fundo de investimento pertencente a sua
carteira de investimento. Esta regra aplica-se aos fundos de investimento pertencentes aos
FIC´s da HDI Seguros e a Carteira Própria HDI Seguros.
• A HDI manterá, no máximo, o volume equivalente a 30% (trinta por cento) de seus
recursos em investimentos da mesma Instituição gestora de Fundos, somando as posições
dentro dos FIC’s, FIF e carteira própria. Este dispositivo não se aplica ao gestor HSBC.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
• Eventuais casos de desenquadramento serão discutidos pelo Comitê de Investimentos.
2.3 - Objetivos de Retorno da Carteira - O objetivo de rentabilidade da carteira global da HDI
Seguros será discutido no comitê de Investimentos e aprovado anualmente pelo Conselho de
Administração quando da apresentação do Business Plan Anual da HDI.
2.4 - Limites de Risco de Crédito da Carteira Global - Para classificar o risco de crédito das
emissões não-bancárias e bancárias que compõem a carteira Global da HDI Seguros, a mesma
fundamentará suas decisões em ratings estabelecidos por pelo menos uma das seguintes agências,
apenas no caso de operações de renda fixa transacionadas no mercado brasileiro:
• Moody’s Investor.
• Standard & Poor’s.
• Fitch IBCA, DUFF & PHELPS.
• Lopes Filho & Associados (Apenas para credito bancário).
Sendo assim, para padronização das tabelas de rating das empresas citadas, a HDI Seguros
usará os ratings de dívida de longo prazo em moeda nacional. Baseado nesta premissa, a
HDI Seguros terá papéis em sua carteira que tenham um rating maior ou igual ao quarto
melhor nível de rating de cada uma das agências(Investment Grade). No caso de duas
agências classificarem o mesmo papel, será levando em consideração a classificação mais
conservadora.
3 - Fundos de Investimento Financeiros Títulos Públicos exclusivos da HDI para cobertura de
reservas técnicas
3.1 - Composição:
Renda Fixa
Pós-Fixado
Pré-Fixado (CDI/SELIC)
% Máximo Fundo
100%
100%
Prazo Médio
3 Anos
3 Anos
Considera-se Prazo Médio o período entre a data de aquisição até a data de vencimento dos títulos.
Tipo (Origem) do Emissor exclusivamente conforme tabela abaixo:
Títulos Públicos Federais
LFT,LTN, NBC-E, NTN-F,NTN-C, NTN-F,NTN-B,NTN-D
Operações Compromissadas -Títulos Públicos
% Máximo Fundo
100%
100%
3.2 - Limites de Risco Financeira e Liquidez:
• O VAR (Value at Risk) máximo para 1 dia, com 95% de certeza não deve exceder 70% da taxa
SELIC apurada no dia. O VAR será utilizado como um parâmetro estatístico, não como um stop loss
para o fundo.
• A atuação nos mercados derivativos deve ser realizada, exclusivamente, para proteção da carteira
(hedge) e não pode gerar exposição maior do que 50%(cinqüenta por cento) do respectivo
patrimônio do fundo.
• Os limites de posicionamento devem ser obedecidos diariamente.
• Caso a rentabilidade do fundo atinja 80% da SELIC em um período do acumulado de 21 dias úteis, o
fundo deve posicionar-se exclusivamente em LFT’s de prazo máximo de 6 meses até que a
rentabilidade do fundo encontre-se em, no mínimo, 95% da taxa SELIC acumulada em 21 dias
úteis (item a ser discutido).
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
4 - Fundos de Investimento em Cotas (FIC)
4.1 – Composição :
• Quotas de fundos de investimento financeiro (FIF’s)
• Os FIF’s administrados pelo administrador do FIC ou por terceiros, cujas cotas serão parte
integrante da carteira, deverão ter aplicar seus recursos conforme política de investimento descrita
no regulamento dos Fundos de Investimento em cotas da HDI Seguros.
4.2 - Limites de Risco Financeiro e Liquidez:
• O Fundo poderá aplicar 100% (cem por cento) dos seus recursos em quotas de um mesmo fundo
de investimento, desde que as regras de limite de risco financeiro da carteira Global HDI sejam
respeitadas. (Vide Item 1.4).
• O risco de mercado suportado pelos FIC’s carteira global HDI Seguros, representado pelo Valueat-Risk(VAR), calculado para 1 dia com 95% de confiança, deve ser no máximo duas vezes a SELIC
diária para os FIC de Renda Fixa e três vezes a SELIC Diária para os FIC Multimercados.
• Caso a rentabilidade do fundo atinja 70% da SELIC em um período do acumulado de 21 dias úteis,
o fundo deve posicionar-se exclusivamente em fundos de renda fixa DI até que a rentabilidade do
fundo encontre-se em, no mínimo, 85% da taxa SELIC acumulada em 21 dias úteis. Os respectivos
resgates nos fundos para reposicionamento da carteira do FAQ, deverão ser feitos conforme as
regras da seleção de fundos descrita abaixo.
4.4 – Política de Seleção da Carteira de FIC’s:
• Histórico - Apenas fundos com 12 meses de “Tracking Record” serão selecionados para eventual
aplicação.
• Patrimônio Líquido - Serão considerados para aplicação fundos de investimento com patrimônio
líquido médio no ‘ultimo trimestre maior que R$100 milhões
• Rentabilidade - Serão considerados para aplicação, Fundos de Investimento com rentabilidade
media maior do que 100% do CDI no semestre, e com objetivo de rentabilidade de 105%.
• Stop-Loss - Os fundos pertencentes aos FIC’s deverão ter rentabilidade semestral maior do 85%
do CDI no período. Caso isso não ocorra, o fundo será excluído da carteira e seus recursos
redirecionados conforme decisão do comitê de investimentos. Caso o limite de stop loss do FAQ seja
atingido (Item 4.3), serão resgatados os fundos com menor desempenho no período (21 dias úteis).
• Alternativas de Aplicação - Cabe a Gerencia de Investimentos com autorização do Comitê de
Investimentos, disponibilizarem no mínimo, três alternativas de investimento para eventuais
necessidades, devido a novas aplicações, re-alocações, etc.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
TECNOLOGIA
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
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GERAL
9.1 – ADMINISTRAÇÃO DOS RECURSOS
Esta política estabelece as diretrizes para utilização dos recursos de informática pela HDI Seguros.
Entende-se por “Recursos de Informática” todo recurso tecnológico utilizado para o tratamento de
informações, incluindo computadores, software, telecomunicações e dados armazenados em meios
magnéticos.
1 – Superintendência de TI
A Superintendência de TI deverá:
Planejar, implantar e gerenciar o uso dos recursos de informática pela HDI Seguros, em linha
com os planos estratégicos de negócios e operacionais, adotando tecnologias e métodos que
melhor se adequem a este objetivo e garantam o cumprimento dos requisitos legais, de
segurança e de controle estabelecidos pelas normas internas e externas, dentre outros.
Garantir o processamento das transações, visando a qualidade, integridade e rapidez das
informações produzidas.
Definir os padrões de hardware e software e recomendar a aquisição de recursos de
informática.
Administrar os recursos de informática e prover as tecnologias e meios necessários para que
os mesmos sejam devidamente utilizados.
Assegurar a capacitação ao nível adequado do pessoal de informática sobre o entendimento
dos negócios da HDI Seguros.
Analisar viabilidade técnica/ financeira de utilização de recursos de informática (software,
sistemas, aplicativos, hardware, etc.) próprios ou de terceiros.
Elaborar guias de desenvolvimento e gerenciamento de projetos de informática e coordenar
o treinamento do pessoal envolvido nos mesmos.
Fornecer meios para captação de informações gerenciais.
Garantir a adequada proteção e integridade dos dados, tais como armazenamento,
transmissão, backup, antivírus, gerenciamento de passwords, segregação de funções, etc.
Prover à Auditoria Interna trilhas de auditoria que possam ser verificadas, a fim de
garantir o nível de controles internos da HDI Seguros.
2 – Demais Gerências, Coordenadorias e Diretorias
As demais Gerências, Coordenadorias e Diretorias deverão:
Garantir uma ativa participação dos usuários nos processos
desenvolvimento e implantação dos projetos de informática.
de
planejamento,
Garantir que o uso dos recursos de informática contribua para a melhora da rentabilidade da
HDI Seguros, o controle e o gerenciamento das funções suportadas e a eficiência
operacional.
Definir requerimentos de projetos de informática.
Aprovar/homologar dentro dos prazos acordados no plano de trabalho de cada um dos
projetos que impactam a área, os produtos a serem entregues em cada uma de suas fases,
assegurando que revisões sejam efetuadas por pessoas apropriadas e de responsabilidade
comprovada.
Criar as condições necessárias, em termos de recursos humanos e materiais, para o uso
adequado dos recursos de informática, assegurar que os mesmos sejam aceitos e bem
utilizados pelos usuários.
É de responsabilidade da Gerência da área que estiver interessada em inscrever algum
funcionário em cursos externos de informática, realizar a solicitação para a análise e/ ou
indicação da Gerência de Informática.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
3 – Usuários
Os usuários deverão:
Participar ativamente nos processos de planejamento, desenvolvimento e implantação de
novas ferramentas tecnológicas para racionalização e otimização das rotinas operacionais.
Garantir que os dados de sua propriedade sejam protegidos contra acessos não autorizados.
Respeitar as normas internas e externas de segurança, proteção à informação, etc.
Somente utilizar software ou sistemas/aplicativos ou hardware registrados e homologados
pela Gerência de Informática.
Manter todos os dados de uso nos diretórios da rede, para que não haja perdas de
informações em caso de quebra do disco rígido do computador sob sua responsabilidade.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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88
CÓDIGO:
9.2 – CONCEITOS, DEFINIÇÕES E DIRETRIZES
Esta política visa definir e estabelecer os conceitos e definições relacionados à Tecnologia da Informação.
1 – Geral
Rede é a interligação de microcomputadores, visando o compartilhamento de funções e recursos
entre os mesmos (arquivos, planilhas, impressoras, discos, etc).
O controle de acesso é definido através das senhas de permissão para utilização dos
equipamentos e/ou softwares instalados nas Plataformas de Rede e/ou micros stand-alone (fora
da rede) existentes.
Senhas:
Deverão ter no mínimo 8 (seis) dígitos.
Deverão ser trocadas mensalmente, sendo que na troca não poderão ser utilizadas as 5
(três) últimas senhas.
Grupo de Usuários é o conjunto de logins criados para o acesso de uma única área a uma
mesma plataforma de Rede, e, ainda, com utilização comum aos aplicativos e utilitários nela
instalados.
Comunicação entre Redes são as ferramentas e/ou meio pelo qual os usuários poderão
realizar troca de dados ou informações necessárias às suas atividades.
Administração das Redes serão consideradas as atividades de gerenciamento e
operacionalização dos softwares, sistemas aplicativos e recursos (impressoras) instalados nos
servidores / estações da rede.
Backup dos Servidores é o armazenamento dos dados de aspecto legal e/ou definidos pelo
usuário que visem resguardar os dados processados pelos aplicativos, softwares utilitários, etc,
cuja reutilização venha a ser necessária após o dia de geração, conforme os critérios de
retenções legais, plano de contingência e as normas adotadas pela HDI Seguros.
Help-Desk é a central de atendimento que administra os chamados de usuários referentes a
problemas com hardware, software, sistemas e aplicativos, bem como o controle do inventário
de software e hardware.
Software é o conjunto de programas, métodos, procedimentos, regras e documentação
relacionados com o funcionamento de um sistema de computação.
Hardware são os equipamentos de informática instalados na HDI Seguros, tais como: CPU,
vídeo, teclado, mouse, impressora, modems, servidores, etc.
Sistemas/ Aplicativos são aqueles que tenham sido desenvolvidos com a finalidade de
processar dados gerados a partir de um ou mais fluxos da área. São divididos em: Desenvolvidos
pelo Usuário, Desenvolvidos pela Área de Informática ou Desenvolvidos por Terceiros.
Software Pirata são aqueles que não tenham sido comprados através de procedimentos
estabelecidos pela organização ou tenham sido comprados legalmente através do processo de
solicitação de compras, porém estejam instalados em mais de um equipamento sem a devida
“Licença de Uso”, que autoriza a utilização em mais de um equipamento.
Os gestores/usuários devem se conscientizar que as cópias ilegais submetem a HDI
Seguros a sérios riscos de sanções legais e contaminação por vírus, incompatibilidade entre
diferentes versões de um mesmo software e intervenção judicial nos equipamentos, com
conseqüentes prejuízos financeiros e de imagem.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
9.3 – PADRÕES DE SOFTWARE E HARDWARE
Esta política estabelece os padrões de software e hardware adotados pela HDI Seguros, assim como o
padrão de proteção de dados.
1 – Geral
Todo hardware:
Deve ser identificado e controlado formalmente;
Deve enquadrar-se na configuração padrão da HDI Seguros;
Deverá ser enviado para manutenção externa sem informações/ dados dos negócios da HDI
Seguros;
Só poderá ser removido do seu local definido com autorização da Gerência responsável e
solicitação á Gerência de Informática;
Todo hardware de processamento de dados deve ter instalado programa para detecção
automática de vírus em todos os drives.
Devem ser inutilizados os drives “A” (unidade de disquete) e “D” (unidade de CD);
Somente serão liberados os drives “A” e “D” diante de solicitação à Gerência de Informática com
a aprovação da Gerência solicitante. O usuário autorizado deverá assinar um termo de
responsabilidade concordando com a utilização do(s) drive(s) para a única finalidade descrita na
solicitação à Gerência de Informática.
Todo o sistema infectado deverá ser removido da rede e ter o vírus eliminado.
Toda mídia de origem externa deverá ter autorização de uso formal, emitida pela Gerência de
Informática e ser submetida ao programa de detecção de vírus.
Somente deverão ser utilizados softwares básicos/ aplicativos oficiais.
Todo software básico/ aplicativo em uso deverá ser identificado e registrado formalmente.
Todo aplicativo deve incluir controles de segurança, conforme as determinações e necessidades
do negócio.
Toda aquisição de software / aplicativo de terceiros deve ser previamente analisada sob 02
(dois) aspectos:
Aspecto Técnico:
Facilidades de customização, treinamento (manuais de operação, cursos, etc.) e de
manutenção e suporte (documentação, serviços de atualização, centrais de
atendimento);
Compatibilidade;
Posicionamento no mercado.
Aspecto Legal:
Idoneidade do fornecedor;
Contratos;
Termos de confidencialidade (contratados e subcontratados);
Compensação de danos.
O ambiente de desenvolvimento e testes deverá ser isolado do ambiente de produção.
Os gestores/ usuários deverão observar as recomendações da Gerência de Informática, visando
preservar os equipamentos contra contaminação por possíveis vírus.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
9.4 – REDES, SISTEMAS E APLICATIVOS
Esta política estabelece as diretrizes para acesso à rede, sistemas e aplicativos da HDI Seguros.
1 – Geral
Todo acesso às informações e recursos de sistemas de informação da HDI Seguros devem ser
controlados com base nos requerimentos do negócio.
Os procedimentos na administração de acesso de usuários devem abranger desde a sua
admissão na HDI Seguros até seu desligamento. O acesso aos recursos de sistemas de
informação com múltiplos usuários, necessitam de registros formais de controle, assegurando:
Que o usuário possa somente acessar sistemas para os quais foi previamente autorizado;
Que o usuário esteja autorizado e incluído no “Perfil do Usuário” adequado;
Que o nível de acesso concedido esteja consistente com a política de segurança estabelecida;
Que não haja liberação de acesso até que os procedimentos de autorização tenham sido
completados;
Que o usuário tenha acessos relacionados com as tarefas inerentes ao seu cargo;
Revisão periódica das identificações/ autorizações dos usuários inativos ou redundantes.
O acesso aos sistemas de informação deverá ser analisado e autorizado com base no perfil de
acesso pré-definido.
Operacionalização do Acesso:
Senha do Sistema Corporativo: os acessos ao sistema corporativo serão de acordo com a
função exercida. A senha de login da rede é de uso individual e altamente confidencial, sendo
que sua divulgação a terceiros estará sujeita às penalidades administrativas da HDI Seguros.
Senha de softwares aplicativos: o uso do recurso de bloqueio através de senha nos
softwares aplicativos (Word, Excel, etc.) será facultativo. Se o micro for dotado de senha de
software aplicativo, o arquivo (planilha, texto, etc.) que tenha proteção através de senha
deve ser utilizado apenas pelo usuário do micro / estação; caso o arquivo seja de uso
comum a mais de um usuário da área não deve ser utilizada a senha de proteção do
software.
Senha de software de controle da Rede (Login): os acessos serão solicitados via e-mail
à Gerência de Informática, contendo justificativa e aprovação da Gerência da área. A senha
de login da rede é de uso individual e altamente confidencial, sendo que sua divulgação a
terceiros estará sujeita às penalidades administrativas da HDI Seguros.
O uso dos recursos de telecomunicações deverá ser controlado e voltado exclusivamente para as
necessidades de negócio da HDI Seguros. Entende-se como recursos de telecomunicação: rede
interna, internet, correio eletrônico, sistemas de informações externo, conexão remota e rede
externa.
Uso de Internet / E-mail:
O correio eletrônico da internet (e-mail) deverá ser considerado apenas como uma
ferramenta de comunicação, tal qual o telefone ou o fax;
O e-mail se limita exclusivamente aos negócios, nenhuma mensagem poderá conter
comentários abusivos, obscenos ou difamatórios, nem qualquer material que possa trazer má
publicidade ou constrangimento público a HDI Seguros ou aos seus clientes;
Deverão ter tamanho de e-mail limitado em 10Mb os funcionários com cargos de Diretores,
Superintendentes/ Diretores Regionais, Gerentes de Filiais, Gerentes de Matriz,
Coordenadores e a Informática.
Para os cargos que não foram citados acima o tamanho do e-mail para envio e recebimento
será limitado em 3Mb
Tamanho de e-mails diferente aos padrões estabelecidos acima deverão ser solicitados a
liberação à Gerência de Informática justificando a necessidade do acesso. Esta liberação terá
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Alaim Assad
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CÓDIGO:
duração exclusiva para o recepção ou recebimento do e-mail. Ficará a cargo do coordenador
de tecnologia retornar ao padrão do funcionário.
Não deverá ser permitido aos usuários emitir opiniões em nome da HDI Seguros a não ser
que estejam explicita e formalmente autorizados.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
9.5 – POLÍTICA DE NOTEBOOKS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a aquisição e uso de computadores notebook de
propriedade da HDI Seguros.
1 – Critérios de qualificação
o
Os computadores modelo notebook, assim como os demais equipamentos, devem ser utilizados para
execução das tarefas e atividades dentro das funções exigidas para essa finalidade. Em virtude do
alto custo de aquisição desses equipamentos, e aos cuidados necessários à sua boa segurança, seu
uso é restrito aos cargos designados nesta Política.
o
Farão jus ao uso de notebooks os ocupantes dos seguintes cargos:
Os membros da Diretoria;
Os Diretores Adjuntos, Diretores Regionais e Superintendentes da Matriz;
Os Coordenadores de Sinistros;
o
Para as funções contempladas com o uso de notebook, o mesmo poderá de acordo com as
discussões com a área de sistemas serem o computador de uso diário, substituindo o desktop.
o
As funções não expressamente indicadas acima só poderão solicitar a compra de notebook mediante
autorização da sua Diretoria e da Diretoria Administrativo-Financeira-Sistemas comprovando a real
necessidade do equipamento para execução das suas atividades profissionais.
2 - Critérios de aquisição
o
A área de Sistemas é a única responsável pela homologação das marcas e modelos que poderão ser
adquiridos.
o
A área Administrativa, através do setor de Compras, é responsável pela cotação de preços e
apresentação dos orçamentos para aprovação das alçadas correspondentes.
O colaborador não tem a opção de escolha de marca e modelo, prazo de entrega e demais
critérios avaliados. A escolha caberá sempre à área Administrativa, gestora do processo de
compras.
o
A substituição do notebook será efetuada pela Cia. com frequência mínima de 3 (três) anos.
o
É proibido ao colaborador repassar seu notebook a outro colaborador, da mesma área ou de outra, a
qualquer título ou pretexto, sem expressa autorização da área de Sistemas e da Diretoria
Administrativa-Financeira-Sistemas.
o
A área de Sistemas manterá em seu poder 4 (quatro) notebooks para serem utilizados em situações
especiais, tais como: reuniões, viagens, etc. A solicitação de empréstimo deverá ser efetuada pelo
superior direto do colaborador, especificando-se claramente o motivo e o período em que o
computador ficará sob sua responsabilidade. A entrega do mesmo se dará contra assinatura de
Termo de Responsabilidade.
3 - Critérios de utilização
o
o
o
O Computador é de propriedade da HDI Seguros S.A., e deverá ser devolvido imediatamente quando
solicitado
O colaborador é responsável pelo uso, guarda e integridade física do notebook, o qual deve ser única
e exclusivamente para fins de serviço. No ato da recebimento do computador, ele assinará Termo de
Responsabilidade pelo mesmo.
O colaborador é responsável pela conservação e segurança do notebook, podendo responder perante
a Cia. por eventuais negligências, imperícias e/ou imprudência. É recomendada a adoção das
providências a seguir, entre outras:
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
Manter o notebook preso ao cabo de segurança, nas dependências da cia. e fora destas
Não deixar o notebook na cia. ao término do expediente, salvo se o mantiver preso ao cabo de
segurança
Acondicionar o notebook na maleta de proteção quando em transporte
Quando em viagem de carro, guardar o notebook no porta-mala ou outro local não visível, onde
o mesmo não desperte a atenção
Quando em viagem de avião, manter o notebook consigo, na bagagem de mão, e não despachálo
Casos de acidente, perda e/ou roubo devem ser imediatamente comunicados à área de Sistemas
para que o acesso seja cancelado; bem como às autoridades policiais competentes, quando
aplicável, com a devida emissão do Boletim de Ocorrência (B.O.). Deverá ainda comunicar a área
de compras e entregar o BO para comunicação do sinistro.
Não emprestar o notebook a terceiros ou utilizá-lo para finalidades outras, que não as
profissionais a serviço da Cia.
4 – Segurança da Informação
o
Para fins desta Política, “informação” deve ser entendida como conjunto de dados disponibilizados
em quaisquer formas (textos, imagens, vídeos, áudios, ou outras); que contenham expressa ou
potencialmente conhecimento sobre os negócios da Cia. (processos operacionais, propriedade
intelectual, documentos, segredos de negócios, etc.). Eles são propriedade da Cia., e devem ser
adequadamente protegidos.
o
A área de Sistemas é responsável por configurar o notebook, travando o acesso a sistemas e
informações incompatíveis com o nível do cargo do colaborador, suas atividades e suas necessidades
profissionais.
o
É proibido ao usuário instalar hardwares e/ou softwares ao notebook sem a expressa autorização da
área de Sistemas.
o
O colaborador usuário do notebook é responsável por adotar medidas que salvaguardem as
informações da Cia, tais como:
Bloquear o notebook quando não em uso
Não deixar o notebook sozinho
Evitar acessar a internet sem a proteção de anti-virus e firewalls, ou em locais de segurança
duvidosa, para não contaminar a rede da Cia.
Alterar a sua senha de acesso periodicamente
Não informar sua senha a terceiros, funcionários da Cia. ou não
Não utilizar o notebook em atividades ilegais ou que exponham a Cia. a atos ilícitos e/ou ilegais
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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SEGURANÇA OPERACIONAL
10.1 – SEGURANÇA
Esta política estabelece as diretrizes para a garantia da segurança do ambiente tecnológico da HDI
Seguros; também visa conscientizar todos os funcionários sobre a importância e responsabilidade de cada
um no que se refere a segurança da informação.
1 – Geral
A rede de computadores deverá ser administrada de forma a assegurar que os recursos sejam
operados e gerenciados de forma segura.
O ambiente de rede deverá ser garantido contra ataques externos (Firewall).
Arquivos de origem desconhecida ou não originados dentro da HDI Seguros ou não relacionados
com os negócios (provenientes de disquetes, etc.), não devem ser abertos ou copiados em
hipótese alguma. Nenhum software pode ser instalado, baixado da Internet, etc., sem a prévia
análise e avaliação da Gerência de Informática.
Não será permitido plugar equipamentos ou periféricos na rede, tais como notebook e pendrive
sem autorização da área de infra, principalmente equipamentos de terceiros.
Compartilhamento de senhas entre usuários não são permitidos em hipótese alguma.
O login deverá ser bloqueado após 3 (três) tentativas sucessivas de acesso com senha incorreta.
Á área de sistemas deverá manter plano de contingência para garantir a recuperação dos
processos críticos do negócio durante eventual indisponibilidade do ambiente computacional.
Todos os funcionários deverão assinar termo de compromisso de uso de acesso a recursos de
informática, Internet e e-mail, a fim de garantir o comprometimento do usuário com os padrões
mínimos de segurança e ética profissional.
A segregação entre administradores e usuários de sistemas/ aplicativos deverá ser obedecida.
2 – CPD
O centro de processamento de dados (CPD) deverá ser provido de recursos de segurança para
coibir acessos físicos não autorizados e evitar danos aos equipamentos de informática e às suas
instalações, bem como ocorrência de fraudes ou desvio de informações confidenciais.
A sala do CPD deverá ter seu ambiente controlado, a fim de garantir adequados níveis de
temperatura, umidade e estabilidade de energia elétrica necessários para o pleno funcionamento
dos servidores e equipamentos.
3 – Backup
Serão realizados 3 (três) tipos de backup:
Backup diário: O backup será efetuado diariamente de forma rotativa. Os únicos backups
que não serão repostos pelos da semana consecutiva e que serão guardados, são aqueles
realizados na última semana do mês corrente;
Backup semanal;
Backup mensal.
O backup será efetuado de acordo com a norma citada acima.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
Backup das estações:
Os backups das estações são realizados uma vez por mês para os usuários relacionados pela
área de INFRA, estes usuários possuem uma área na rede para gravar os arquivos mais
importantes. O backup desta área segue o padrão de Backup diário, semanal e mensal.
Demais funcionários:
Ao trabalharem com trabalhos complexos e com finalidades corporativa, deverão gravar o
arquivo na área do Usuário da Rede, para que haja o backup diário automático.
É de responsabilidade do usuário o backup dos dados contidos em sua estação de trabalho.
Na própria estação de trabalho deverá ser realizado backup no mínimo semanalmente.
4 – Internet
O uso da Internet deverá restringir-se às atividades relacionadas com os negócios/serviços da
HDI Seguros, comunicação com clientes e fornecedores, pesquisas de tópicos pertinentes e
obtenção de informações empresariais úteis, no sentido de manter os níveis mais altos de
produtividade, qualidade e atualização tecnológica.
Acesso à internet:
Deverão ter livre acesso à internet
Superintendentes/ Diretores Regionais,
Coordenadores e a Informática.
os funcionários com
Gerentes de Filiais,
cargos de Diretores,
Gerentes de Matriz,
Os cargos que não foram citados acima terão o acesso à internet liberado apenas para os
sites disponíveis no white list
Caso os funcionários necessitem de autorização livre à Internet e que não estejam de acordo
aos padrões acima estabelecidos, a Gerência da área solicitante deverá encaminhar um email à Gerência de Informática justificando a necessidade do acesso
Arquivos de origem externa, recebidos via e-mail, devem ser checados por antivírus antes de
entrarem na caixa postal do usuário.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
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CONTINGÊNCIAS
11.1 – CONTINGÊNCIA OPERACIONAL
Esta política visa estabelecer as diretrizes para a implantação e manutenção de programas de proteção e
planos de contingência para os sistemas e ambientes de processamento de dados.
1 – Geral
Caberá à Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas estabelecer as diretrizes que permitam
o detalhamento dos programas de proteção e planos de contingência relativos aos sistemas e
ambientes de processamento de dados.
A Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas deverá:
Assegurar o cumprimento, no dia a dia, das diretrizes estabelecidas;
Elaborar e implementar programas e planos de contingência que assegurem a proteção e
integridade física dos dados, dos ambientes e equipamentos de processamento e que
permitam, em situações de emergência, reação imediata e rápida recuperação das
informações, sem prejuízo das rotinas operacionais essenciais à condução dos negócios da
HDI Seguros;
Revisar, periodicamente, suas instalações, a fim de assegurar o funcionamento dos sistemas
de segurança do local de processamento de dados, tais como sistema de acesso, controles
de temperatura e umidade ambiental, extintores, etc;
Divulgar os programas de proteção e planos de contingência, de forma a assegurar que
todos os funcionários da HDI Seguros saibam quais suas funções e responsabilidades em
caso de contingência ou desastre;
Revisar o “Plano de Contingência”, anualmente ou sempre que necessário.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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SERVIÇOS A USUARIOS
12.1 – INSTALAÇÃO
SOFTWARES
E
UTILIZAÇÃO
DE
SISTEMAS,
APLICATIVOS
E
Esta política estabelece as diretrizes para instalação e utilização de sistemas, aplicativos e softwares em
todos os equipamentos existentes na HDI Seguros.
1 – Geral
Todos os equipamentos existentes na HDI Seguros somente devem ter instalados em seu disco
rígido, sistemas, aplicativos e softwares desde que atendam aos seguintes requisitos:
Softwares: comprados por solicitações dos usuários, aprovados pela Gerência solicitante,
homologados pela Gerência de Informática e que possuam documentação (licença de uso,
registro na Secretaria Especial de Informática – SEI, etc.);
Sistemas e aplicativos desenvolvidos por terceiros: desde que exista comprovação
através de contrato de compra ou licença de utilização entre as partes (Organização –
Fornecedor);
Sistemas desenvolvidos internamente: desde que sejam desenvolvidos ou homologados
pela Gerência de Informática, que realizarão o controle e atualização das versões.
Todas as solicitações deverão ser encaminhadas via e-mail à Gerência de Informática contendo
justificativa e aprovação da Gerência da área.
Caso a solicitação não esteja na competência da Gerência de Informática, será encaminhada à
Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas para aprovação (por exemplo, aquisição de
software).
O prazo de implantação das solicitações feitas à área de Informática, deverão retornar ao
solicitante junto à aprovação da solicitação realizada.
O Banco de Dados da HDI Seguros é de responsabilidade da Diretoria Administrativa, Financeira
e Sistemas.
É terminantemente proibida a utilização de software, sistemas aplicativos, que se enquadrem em
uma das seguintes características: jogos, software não adquirido através de processo formal,
sistemas desenvolvidos não homologados pela Gerência de Informática.
Visando assegurar a utilização legal dos recursos de informática, alertamos os gestores/usuários
quanto às restrições impostas pela Lei de Software nº 9609/98 (Dispõe sobre a proteção da
propriedade intelectual de programa de computador, sua comercialização no País, e dá outras
providências), que estão sujeitos a sanções como detenção e multa, entre outras.
Utilização de software instalado:
Utilizar os softwares, sistemas, aplicativos, etc. unicamente em favor da HDI Seguros;
Não efetuar duplicação de softwares adquiridos pela HDI Seguros para uso próprio ou de
terceiros;
Não efetuar duplicação de sistemas e/ou aplicativos desenvolvidos internamente ou
externamente para uso próprio ou de terceiros;
Não permitir o uso de softwares por pessoas estranhas à HDI Seguros;
Não duplicar ou utilizar fora do ambiente da HDI Seguros, os manuais da área de Tecnologia,
zelando para que os mesmos não sejam extraviados ou utilizados por terceiros.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
12.2 – MANUTENÇÃO DE SISTEMAS E APLICATIVOS
Esta política estabelece as diretrizes para manutenção de sistemas e aplicativos em programas cujo
desenvolvimento está subordinado diretamente à Superintendência de IT HDI Seguros.
1 – Geral
Alteração e implementação no sistema corporativo:
Toda e qualquer alteração ou implementação no sistema corporativo deverá ser precedida
pelo preenchimento, por parte do solicitante, do formulário “Solicitação de Serviços de
Sistemas”, com a descrição da alteração e/ou implementação, e suas demais características.
Toda e qualquer alteração ou implementação no sistema corporativo deverá ser avaliada pelo
usuário responsável do sistema em questão.
Deverá ser quantificada quanto a prazo e custo pela Gerência de Informática para aprovação
do responsável pelo sistema.
Nenhuma alteração/ implementação será colocada em produção sem o processo de
homologação realizado pela área responsável pelo sistema.
Todas as alterações/ implementações deverão sempre ocorrer às sextas-feiras, salvo na
última semana do mês, quando nada é colocado em produção.
Para auxiliar, tanto a equipe de informática quanto à área responsável pelo sistema, no
controle dos projetos, haverá uma ferramenta de Controle de Projetos onde estarão
especificados o backlog, os prazos estimados, levantamentos do projeto e as datas nas quais
os funcionários estarão envolvidos em testes.
A transferência do sistema/aplicativo desenvolvido ou alterado para o ambiente de produção
será realizada sempre às 6as feiras, exceto a última 6a. feira do mês, quando não entrarão
programas em produção. Para que ocorra a implantação em produção, é necessário o aceite por
parte da área solicitante responsável pela homologação do projeto/tarefa à coordenadoria de
desenvolvimento responsável pelo sistema, via e-mail até 5a. feira às 17:00 da semana corrente.
Aceites após esta data/horário entrará somente em produção na próxima semana, exceto
quando a próxima semana for a última 6a. feira do mês.
A equipe de Banco de Dados deverá informar à coordenadoria de desenvolvimento de sistemas
às 6a. feiras até 10h o DF a ser aplicado no banco de produção para ckeck-list dos
coordenadores de desenvolvimento de sistemas.
Os coordenadores de desenvolvimento de sistemas deverão retornar à equipe de Banco de
Dados, as capas de lotes e DF´s às 6as. Feiras até às 14h contendo a especificação de projetos,
desenvolvedor a ser contatado, relação dos programas alterados
Os programas e aplicações em Banco de Dados entrarão em produção aos sábados, a partir das
22h, ou aos domingos a partir das 18h.
Será de responsabilidade da equipe de Banco de Dados, contatar o desenvolvedor responsável
pelos programas imediatamente, caso ocorram problemas durante o processo de implantação
em produção (compilação de programas)
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12.3 – INSTALAÇÃO E UTILIZAÇÃO DE HARDWARES E EQUIPAMENTOS
VISUAIS
Esta política estabelece as diretrizes para instalação de hardware e equipamentos visuais na HDI Seguros.
1 – Geral
Todos os equipamentos visuais e de informática deverão ser mantidos e controlados pela
Gerência de Informática. As solicitações deverão ser encaminhadas à Gerência de Informática
com a justificativa e aprovação da Gerência da área.
Caso a solicitação não esteja na competência da Gerência de Informática, será encaminhada
à Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas para aprovação (tais como trocas de
equipamentos).
Toda solicitação recusada deverá conter resposta ao solicitante e Gerente da área com o
motivo da recusa.
No caso de solicitações de manutenção de equipamento, a Gerência de Informática deverá
posicionar o solicitante quanto ao prazo de reparo do equipamento.
Todos os computadores que não estiverem sendo utilizados deverão conter apenas o sistema
operacional. Todos os demais arquivos, softwares, aplicativos, etc. deverão ser apagados.
Todos os microcomputadores portáteis do tipo “notebook” de propriedade da HDI Seguros
somente deverão ser entregues aos usuários após assinatura do termo de responsabilidade.
Os microcomputadores portáteis do tipo “notebook”, de uso geral, deverão ter os empréstimos a
usuários controlados pela Gerência de Informática e autorizados pela Gerência/ Diretoria a qual
o funcionário estiver subordinado.
Os gestores/ usuários deverão zelar pelo bom uso dos equipamentos, utilizando-os somente em
favor da HDI Seguros.
Equipamentos utilizados para apresentações, deverão ser retirados do local após o uso, não
podendo, portanto, permanecerem nas salas de um dia para o outro.
Equipamentos não podem ser utilizados por pessoas estranhas a HDI Seguros.
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Alaim Assad
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CÓDIGO:
12.4 – SUPORTE TÉCNICO A USUÁRIOS
Esta política visa estabelecer as diretrizes para o atendimento aos usuários dos recursos tecnológicos da
HDI Seguros.
1 – Geral
O suporte aos usuários de tecnologia da HDI Seguros se dará através da Gerência de
Informática, que tem como função disponibilizar e administrar a estrutura de atendimento aos
chamados de diferentes usuários. Todos os serviços prestados por esta área deverão ser
solicitados formalmente e controlados.
A área de Tecnologia deverá fornecer suporte técnico nas seguintes ocasiões:
Instalação e desinstalarão de equipamentos visuais e de informática conforme programação
das áreas;
Prestando assessoria técnica (software e hardware) ao usuário de forma a garantir o nível de
qualidade operacional, de acordo com a gravidade e risco do problema detectado a fim de
evitar paradas operacionais que possam gerar custo para a HDI Seguros ou problemas de
reputação;
Analisando novos softwares e aplicativos a serem utilizados pelos usuários.
O atendimento aos usuários deverá ser em tempo hábil e sem privilégio de cargo ou função.
Áreas que impactam diretamente nos negócios da HDI Seguros terão preferência no
atendimento.
O atendimento do suporte técnico deverá ser prestado aos usuários seja com recursos próprios,
internos ou externos, independentemente da gravidade ou risco da ocorrência.
2 – Inclusão de Novos Usuários
Caberá a área de RH comunicar à Gerência de Informática a inclusão de novos funcionários para
que sejam gerados os devidos acessos (e-mail, login, Office, sistema corporativo, intranet).
Caberá a Gerência de Informática disponibilizar o hardware para o desempenho das funções do
novo usuário.
Acessos de usuários terceirizados deverão ser de caráter temporário.
3 – Bloqueio de Usuários
Esta opção deverá ser utilizada, imediatamente, quando da saída do funcionário, estagiário ou
terceiro a serviço da HDI Seguros.
Caberá à área de RH informar à Gerência de Informática, a saída de qualquer funcionário ou
estagiário para que o bloqueio seja efetuado.
É responsabilidade da Gerência de Informática a monitoração do bloqueio dos usuários.
4 – Desbloqueio de Usuários
Esta opção será permitida apenas em casos de bloqueio por expiração de senha ou por mais de
3 tentativas de acesso sem sucesso.
O desbloqueio deverá ser solicitado pelo usuário com aprovação da Gerência da área à Gerência
de Informática.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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29
102
CÓDIGO:
ADMINISTRATIVO
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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29
103
CÓDIGO:
13
GERAL
13.1 – CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS
Esta política estabelece as regras para a contratação de prestação de serviços de terceiros.
1 – Geral
Todas as aprovações de despesas da HDI Seguros devem se basear em relações vantajosas de
custo versus benefícios.
Deve-se como contratante, identificar quais prestadores de serviços possuem o melhor potencial
de atendimento e grau de profissionalismo e, os que deixarão a HDI Seguros exposta a menores
riscos.
É necessário que a prestadora de serviços tenha uma situação econômica estável e que não
tenha restrições com antecedentes comerciais que possam comprometer a saúde da empresa.
A contratação de mão-de-obra terceirizada e consultorias é de responsabilidade do gestor
solicitante do serviço.
A área de Recursos Humanos responderá pela formalização, registro e administração dos
contratos de prestação de serviços.
A área administrativa, da matriz e filial responderá pela guarda e controle dos contratos de
prestação de serviços.
As áreas solicitantes devem encaminhar os contratos a área administrativa da matriz, que
submeterá ao Departamento Jurídico, para devida análise, de forma a garantir a contratação dos
serviços dentro da legislação.
Os limites de alçadas em relação à contratação de serviços de terceiros estão definidos no
assunto “Assinaturas e Alçadas de Aprovação” deste Manual.
2 – Tecnologia
Cabe à Superintendência de Informática analisar o custo benefício dos prestadores de serviços
da área Tecnológica.
Todos os contratos de prestação de serviços envolvendo temas de Tecnologia e Informática
devem ser efetivados mediante uma análise e recomendação técnica a ser realizada e conduzida
pela Superintendência de Informática.
A contratação de serviços de Tecnologia será feita quando se caracterizar a necessidade
comprovada dos mesmos.
Cabe à Superintendência de Informática, especificar, acompanhar e controlar a execução e
qualidade dos serviços.
3 – Financeiro e Legal
A HDI deve contratar uma empresa de Consultoria Financeira para auxiliar na administração dos
investimentos.
A empresa de Consultoria Financeira deve estar presente nas reuniões mensais de “Avaliação e
Desempenho” dos investimentos.
Conforme detalhado na política “Assessoria Externa de Advogados” deste Manual, a HDI Seguros
opta por utilizar serviços externos de assessoria de advogados, que serão focados na parte
trabalhista e de contratos da Companhia.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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104
CÓDIGO:
4 – Sinistros
A HDI Seguros optou por terceirizar os seguintes serviços de sinistros:
Vistoria de Auto/ Responsabilidade Civil Facultativa de Veículos (RCFV);
Revistorias de Auto/ Responsabilidade Civil Facultativa de Veículos (RCFV), sob demanda;
Vistorias de Demais Ramos;
Oficinas mecânica e funilaria;
Venda de salvados;
Venda de sucatas;
Localização de veículos;
Jurídica ( Escritórios de Ressarcimento e Processos Judiciais );
Consultoria médica;
Investigação;
Fornecedores de peças.
Os prestadores de serviços devem ter preços competitivos com o mercado e trabalhar para
empresas de renome.
Será necessário que a empresa contenha no mínimo com os seguintes itens:
Equipamentos de informática;
Interligação e comunicação por internet;
Máquinas fotográficas digitais;
Telefones fixos e celulares;
Veículos próprios;
Equipamentos modernos;
Instalações adequadas para atendimento de clientes.
Mensalmente, deverá ser elaborado um “Relatório de Sinistros” pelos prestadores de serviços.
As Regionais de Sinistros serão as responsáveis apenas pela identificação, levantamento de
antecedentes e análise das propostas.
A aprovação para a contratação do prestador de serviços será de única responsabilidade do
Departamento de Sinistros da Matriz.
Nenhuma Regional de Sinistros estará autorizada a contratar serviços de terceiros.
5 – Serviços Gerais
A HDI Seguros optou por terceirizar os seguintes serviços gerais:
Limpeza;
Recepção;
Copa.
6 – Estacionamento
A Coordenadoria de Administração será a responsável pela administração e controle do uso das
vagas utilizadas pela HDI Seguros.
Cabe à Coordenadoria de Administração, o relacionamento com Condomínio Edifício Berrini a fim
de garantir a operacionalização do sistema de utilização das vagas.
As vagas são disponíveis para Diretores, Superintendentes, Gerentes, Coordenadores e
Secretárias.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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105
CÓDIGO:
As vagas disponíveis encontram-se no segundo e quarto subsolo do Edifício Berrini.
A utilização das vagas é restrita aos beneficiados, não sendo permitida o repasse a outros,
mesmo que temporariamente.
Os usuários do estacionamento deverão obedecer aos limites de velocidade definidos para
trânsito local, bem como acender os faróis quando acessarem o estacionamento do subsolo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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106
CÓDIGO:
ALÇADAS DE APROVAÇÃO
14
14.1 – ASSINATURAS E ALÇADAS DE APROVAÇÃO
Esta política estabelece alçadas para: Gerência, Diretoria Técnica, Diretoria Administrativa/Financeira e de
Sistemas, Diretoria Comercial, Comitê Executivo e Presidência, referentes às atividades das áreas
Comercial, Técnica, Administrativa, Financeira e de Sistemas.
1 – Cumprimento do Estatuto Social da Empresa
Independente das alçadas, para cumprir o Estatuto Social da HDI Seguros, todos e quaisquer
documentos que envolvam a responsabilidade da Companhia, bem como cheques, cambiais e
ordens de pagamento deverão conter as assinaturas de dois Diretores, agindo em conjunto com
um Procurador devidamente constituído, ou ainda, de dois Procuradores devidamente
constituídos, desde que o Diretor e o procurador não sejam da mesma área.
2- Aprovação do Presidente
Todos os assuntos que ultrapassarem a alçada da Diretoria deverão ser discutidos e ter a
aprovação do Presidente da HDI Seguros e em determinados casos do Conselho Consultivo.
3 - Assinatura/Aprovação pelo Comitê Executivo
O Comitê Executivo está representado pelo Presidente e todos os Diretores Estatutários e tem
como responsabilidade validar e aprovar as normas da HDI Seguros.
Assinatura/ Aprovação pelo Comitê Executivo (C.E.) requer, no mínimo, um Diretor e Presidente.
4 – Senha de Acesso ao Sistema de Alçadas
A senha de acesso ao sistema de alçadas é pessoal e intransferível, isto é, ela pertence ao
indivíduo e não ao cargo por ele exercido.
5– Delegação de Alçadas
Estabelecer critérios para delegação de alçadas dos Diretores, Diretores Regionais, Gerentes e
Coordenadores, para seus colaboradores em caráter temporário ou definitivo.
A delegação poderá ser feita até o limite da sua alçada.
As atribuições e respectivas alçadas por delegação não poderão ser repassadas.
A delegação de alçadas deverá ser informada para a área administrativa através de e-mail,
especificando a vigência e o colaborador responsável.
A delegação de alçadas deve ser efetivada de forma a respeitar as áreas de eficácia de cada
funcionário.
6 – Tabela de Definições
Item
Definição
Representação
Gastos com almoço, exceto quando em viagem.
Viagens e Locomoção
Passagens aéreas ou
refeições em viagem.
Despesas Diversas
Despesas com copa, limpeza, além de outras despesas
não especificadas nos itens anteriores.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
rodoviárias,
hospedagem
e
VERSÃO
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107
CÓDIGO:
Salvados
Considera-se salvados todos os bens sinistrados que
possuam determinado valor comercial.
Caracteriza-se como o passo seguinte ao processo de
liquidação
de
sinistros,
podendo
envolver
os
agrupamentos de ramos “Motor, Property e Marine”.
Ressarcimento
Trata-se da identificação do real causador do sinistro e a
recuperação dos valores pagos pela companhia na
liquidação, a qual está sub-rogada dos direitos do
segurado.
7 – Alçadas Gerais
Representação
Categoria
Valor
Gerentes
Até R$ 200,00
Diretor Regional / Superintendente
De R$ 200,01 Até R$ 300,00
Diretor de Área
De R$ 300,01 Até R$ 500,00
Presidente
Acima de R$ 500,01
Viagens e locomoção
Categoria
Valor
Gerentes
Até R$ 700,00
Diretor de Área
De R$ 700,01 Até R$ 1.000,00
De R$ 1.000,01 Até R$ 1.500,00
Presidente
Despesas diversas
Categoria
Valor
Coordenadores de Sinistros
Até R$ 200,00
Gerentes
De R$ 200,01 Até R$ 500,00
De R$ 500,01 Até R$ 700,00
Diretor de Área
De R$ 700,01 Até R$ 1.000,00
Presidente
8 – Alçadas Área Técnica
Preço
Desconto regional - Submeter à aprovação do Comitê Executivo.
Custo Comercialização - Submeter à aprovação do Comitê Executivo.
Definição de ramos de atuação e produtos (alçada) - Comitê Executivo com Conselho Consultivo.
Definição de limites operacionais e limites técnicos - Diretor Técnico e Comitê Executivo.
Estrutura de resseguro e mudanças substanciais nessa estrutura – Comitê Executivo com
Conselho Consultivo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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108
CÓDIGO:
Negócios fora da rotina operacional - Comitê Executivo com Conselho Consultivo.
Sinistros Auto e RCF
Indenização de Sinistros
Categoria
Valor
Analista de Sinistro I
Até R$ 5.000,00
Analista de Sinistro II
De R$ 5.000,01 Até R$ 8.000,00
Analista de Sinistro III
De R4 8.000,01 Até R$ 12.000,00
De R$ 12.000,01 Até R$ 35.000,00
Gerência Sinistro - Matriz
De R$ 35.000,01 Até R$ 150.000,00
Diretor Adjunto de Sinistro - Matriz
De R$ 150.000,01 Até R$ 300.000,00
Diretor Técnico
De R$ 300.000,01 Até R$ 500.000,00
Presidente
Acima de R$ 500.000,01
Despesas de sinistros
Categoria
Valor
Analista de Sinistro
Até R$ 700,00
De R$ 700,01 Até R$ 7.000,00
Gerência Sinistro - Matriz
De R$ 7.000,01 Até R$ 35.000,00
Diretor Adjunto de Sinistro - Matriz
De R$ 35.000,01 Até R$ 70.000,00
Diretor Técnico
De R4 70.000,01 Até R$ 130.000,00
Presidente
Acima de R$ 130.000,01
Indenização “Comercial” (sinistros sem cobertura técnica)
Categoria
Valor
Diretor Regional
Até R$ 2.000,00
Diretor Comercial
De R$ 2.000,01 Até R$ 15.000,00
Presidente
Acima de R$ 15.000,01
Reavaliação de salvados
Número de
Apregoaçã
o
Coordenador
Diretor de
Sinistros
Diretor
Técnico
Presidente
1a3
5%
15%
25%
Acima de 25%
4a5
10%
20%
30%
Acima de 30%
Acima de 6
Melhor oferta ou Sucatear
Ressarcimento - Valores mínimos para início das providências:
Ressarcimento Amigável
R$ 500,00
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Ressarcimento Judicial
R$ 3.500,00
Acordo com terceiros
Categoria
%
Ressarcimento Amigável
Coordenador de Sinistro
100% a 70% do valor até 12 parcelas
Gerente de Sinistro - Matriz
Até R$ 10.000,00, limitado até 20
parcelas
Diretor de Sinistro
Acima de R$ 10.000,01
Ressarcimento Judicial
Alçada da Gerência de Sinistro
100% do valor da ação acrescido de
custas e outras despesas
80% do valor da ação acrescido de
custas e outras despesas parceladas em
até 8 vezes
Contratação para prestadores de serviços
Verificar Política de Contratação de Serviços Gerais, capítulo 04 – Administrativo, seção
14 – 14.1, deste Manual.
9 – Alçadas Área Comercial
Adiantamento Comissão
Categoria
Valor
Diretor Regional
Até R$ 3.000,00
Diretor Comercial
De R$ 3.000,01 Até R$ 15.000,00
Presidente
Acima de R$ 15.000,01
Acordo comercial – cláusula de lucro:
Comitê executivo.
Empréstimos para corretores:
Até R$10.000,00 - Diretor Comercial.
Acima de R$10.000,01 – Presidência.
Despesas de marketing institucional:
Acima de R$10.000,01 – Presidente.
Comissão adicional:
Acima de R$10.000,01 – Presidente.
10 – Alçadas Área Administrativa
Recursos Humanos
Definição / aprovação de faixas salariais – Diretor da área + Comitê Executivo.
Definição / aprovação de benefícios – Diretor da área + Comitê Executivo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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110
CÓDIGO:
Substituição de funcionário (todos os níveis) – Diretor da área + Diretor Administrativo.
Substituição de funcionário (todos os níveis) – Diretor da área + Diretor Administrativo.
Aumento de quadro (todos os níveis) - Diretor da área + Comitê Executivo.
Desligamento de funcionário (até nível Gerencial) – Diretor da área + Gerente.
Desligamento de funcionário (a partir do nível Gerencial) – Diretor da área + Presidente.
Empréstimos emergenciais para funcionários - Diretor da área + Comitê Executivo.
Autorização para compra de bens e contratação de serviços Administrativos / Sistemas e /
ou especializados em seguros, por contrato (anual - até R$40.000,00) - Dois Diretores.
Autorização para compra de bens e contratação de serviços Administrativos / Sistemas e /
ou especializados em seguros, por contrato (anual – acima de R$40.000,00) – Diretoria
Administrativa e Presidente;
Venda de equipamentos ativos (até R$ 20.000,00) – Dois Diretores.
Venda de equipamentos ativos (acima de R$ 20.000,00) – Diretor Administrativo e
Presidente.
Abertura ou encerramento de filiais - Comitê Executivo + Conselho Administrativo.
Localização de imóveis para as novas filiais (local) - Comitê Executivo.
Compras e Suprimentos
Categoria
Valor
Superintendência Administrativa e RH
Diretoria Administrativa
Até R$ 5.000,00
De R$ 5.000,01 à R$ 30.000,00
Presidência
Acima de R$ 30.000,01
11 – Alçadas Área Financeira
Devolução de prêmio pago a maior:
Até R$100,00 - Não há liberação automática.
Acima de R$100,00 - Sistema devolve automaticamente.
Cancelamento de risco decorrido por falta de pagamento:
Até R$ 5.000,00 – Diretoria Financeira e Diretor Técnico.
Acima de R$5.000,00 – Comitê Executivo ou Presidência.
Recebimento parcelado de riscos decorridos:
Até R$10.000,00 – Diretoria Financeira.
Acima de R$10.000,00 – Comitê Executivo ou Presidência.
Política de investimentos:
Aprovação Bancos – Comitê Executivo.
Aprovação para alocação de recursos - Comitê Executivo.
Aprovação para consultoria financeira - Comitê Executivo.
Investimentos – aplicação/ resgate:
Até R$1.000.000,00 - Diretoria Administrativa/ Financeira.
Acima de R$1.000.000,00 – Diretoria Administrativa e Presidência.
Tomada de empréstimos:
Comitê Executivo e Conselho Consultivo.
Concessão de empréstimos, finanças e hipotecas:
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
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111
CÓDIGO:
Comitê Executivo + Conselho Consultivo + Conselho Administrativo.
Aprovação dos pagamentos que serão realizados pelo Contas a Pagar:
Até R$1.000,00 – Gerência.
Entre R$1.000,01 e R$10.000,00 – Diretoria.
Acima de R$ 10.000,00 – Presidência.
Aprovação no formulário de Comprovante de Despesas para reembolso através do Fundo Fixo de
Caixa:
Funcionário em Geral – Gerência responsável.
Gerentes – Diretoria responsável.
Diretores – Presidência.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
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112
CÓDIGO:
15
SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
15.1 – EXPEDIÇÃO
Esta política estabelece as regras para os serviços de expedição e para o recebimento de correspondências
e malotes.
1 – Correspondências
Nenhuma correspondência, confidencial ou não, endereçada à pessoa ou área específica, deve
ser violada.
Toda correspondência recebida deverá ser distribuída internamente no mesmo dia. Em caso
excepcional, onde as circunstâncias o justifiquem, a correspondência deve pernoitar em local
adequado, sob chave, devendo ser entregue na primeira hora do próximo dia útil subseqüente,
impreterivelmente.
Caberá a Recepção o recebimento, a triagem e distribuição de todas correspondências
encaminhadas a HDI Seguros.
Todas as notas fiscais de oficinas recebidas deverão ser encaminhadas à área de Sinistros.
As contas de telefones deverão ser encaminhadas ao Contas a Pagar.
Documentos e notas fiscais deverão ser protocolados na Recepção antes de serem distribuídos.
2 – Malotes e Materiais de Escritório
Caberá à Expedição o recebimento e distribuição de malotes das Filiais.
Diariamente a Expedição deverá:
Receber os malotes das Filiais e distribuí-los internamente, no início do dia;
Recolher os malotes da Matriz e distribuí-los às Filiais, no término do expediente.
Também será responsabilidade da Expedição o recebimento e envio dos materiais de escritório,
através da transportadora, e a programação de distribuição de tais materiais às Filias.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
113
CÓDIGO:
15.2 – COMPRAS E SUPRIMENTOS
Esta política estabelece as diretrizes de compras e suprimentos de materiais da HDI Seguros.
01 – Geral
Os prazos de atendimentos estabelecidos deverão ser respeitados a fim de operacionalizar da
melhor maneira possível e disciplinar todo o fluxo de abastecimento de materiais da HDI
Seguros.
A confecção de manuais, folhetos e papelaria em geral para produtos, deverão ser submetidos à
apreciação da Gerência de Marketing e Diretoria Técnica.
O sistema fará automaticamente toda a distribuição dos materiais conforme pedidos recebidos;
Caso o estoque de um determinado item seja menor que a quantidade solicitada, o sistema fará
o rateio automaticamente e enviará a quantidade definida pelo sistema;
A regra de calculo para o rateio é uma simples proporcionalidade entre a quantidade total do
estoque e a quantidade requisitada por localidade;
Todos os itens cadastrados no Sistema de Compras tem seu estoque mínimo pré-definido
conforme histórico de atendimento. Com base nessa parametrização, o sistema
automaticamente dispara uma Solicitação de Compra no momento em que o item atinge o
estoque mínimo cadastrado.
02 – Fornecedores
Na escolha do fornecedor, equilíbrio entre preço, qualidade e prazo de entrega deverão ser
observados, de forma a se optar pela melhor oferta.
Deverão existir o cadastro de no mínimo 3 (três) fornecedores para cada material.
Contatar somente fornecedores cadastrados no sistema.
O sistema de compras está parametrizado para escolher a melhor cotação de forma automática
e, dessa forma, impede qualquer tipo de negociação. Observado as exceções que devem ser
aprovadas pelos responsáveis da operação.
O processo para homologação compreende:
o Obter cópia do contrato social do fornecedor;
o Consultar a situação cadastral do CNPJ;
o Consultar a situação cadastral do fornecedor no SERASA;
o Obter aprovação para o cadastro;
o Imputar os dados no sistema de Compras
As cotações serão realizadas trimestralmente de forma a manter o melhor custo benefício entre
a HDI Seguros e os fornecedores.
A aprovação da compra é efetuada, após a análise da cotação de compra, de acordo com o limite
de alçada definido abaixo:
o Para valores até R$ 5.000,00 – aprovação da Superintendência Administrativa.
o Para valores de R$ 5.000,01 até R$ 30.000,00 - aprovação da Diretoria Administrativa.
o Para valores acima de R$ 30.000,01 – aprovação da Presidência.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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114
CÓDIGO:
16
ATIVOS
16.1 – COMPRA, VENDA OU DOAÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO
Esta política estabelece as regras de movimentação do ativo permanente imobilizado, tais como: veículos,
equipamentos para informática, linhas telefônicas, etc.
01 – Geral
O valor mínimo a ser ativado, conforme a legislação, é de R$ 326,61(consta esse item no Manual
de Procedimentos para Ativo Fixo).
Para a venda ou doação de bens deverá haver a aprovação da Diretoria Administrativa,
Financeira e Sistemas.
02 – Informática
Na compra de equipamentos de informática precisam ser submetidos à apreciação da Gerência
da área de Informática, que discutirá a real necessidade com a Diretoria Administrativa.
03 – Veículos da Frota
3.1 – Veículos Terceirizados
Os veículos dos Gerentes de Filiais, Diretores Regionais/Adjuntos e Superintendentes são locados
através da empresa FLEX SERVICE LTDA cujo nome fantasia é Máster Locadora de Veículos;
A Máster é responsável pela administração da frota HDI: Aquisição, documentação, manutenção,
seguro e demais necessidades;
Os veículos são adquiridos zero quilometro e são equipados com tapetes e equipamento de som;
O usuário poderá providenciar a instalação de insulfilm. O valor será reembolsado mediante a
aprovação do Superintendente Administrativo.
É responsabilidade do usuário a conservação do veiculo, como manutenção, itens de segurança,
limpeza, como também agendar as revisões programadas junto à empresa Máster;
O uso dos veículos é pessoal e intransferível;
O veiculo não poderá ser transferido do local de circulação sem a prévia autorização da área
Administrativa;
Os veículos são substituídos após 3 anos, conforme previsto em contrato. Após esse prazo os
veículos serão devolvidos à MÁSTER;
o
Os Diretores e Superintendentes poderão comprar o veiculo, por 80% do valor da tabela
FIPE, conforme previsto no contrato da Máster.
Qualquer situação não prevista nesta política, deverá ser reportada à Superintendência
Administrativa;
Opções para Gerente de Filial: (Tabela Atual)
Marca
Modelo
Motor
Fiat
Siena HLX
1.8
Fiat
Palio Weekend HLX
1.8
GM
Corsa Hatch
1.8
Ford
Fiesta Sedan
1.6
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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115
CÓDIGO:
Opções para Superintendente: (Tabela Atual)
Marca
Modelo
Fiat
Stilo
Honda
Fit LXL
GM
Astra Sedan / Hatch – 4 portas
VW
Polo Sedan
Motor
1.8 – 16v
1.5 - (Automático)
2.0 – 8v
1.6
Opções para Diretor Regional e Adjunto: (Tabela atual)
Marca
Modelo
Motor
Honda
Civic LX
1.7 – (Automático)
Toyota
Fielder Xei
1.8 – 16v (Automático)
Toyota
Corola Xei
1.8 – 16v (Automático)
3.2 – Telefones úteis Máster
SERVIÇOS
TELEFONES
Assistência 24 horas
0800 555 542 – Todas as regiões
Manutenções
0800 555 542 – Todas as regiões
Serviço Leva e traz
0800 555 542 – Fora de São Paulo
(11) 3352-8888 – São Paulo Capital
Carro Reserva
0800 555 542 – Fora de São Paulo
(11) 3352-8888 – São Paulo Capital
Sinistros
0800 555 542 – Todas as Regiões
3.2.2 ASSISTÊNCIA 24 HORAS - 0800-555542 (Capital e fora de São Paulo).
•
Socorro Volante – Em caso de pane elétrica ou mecânica.
•
Reboque do Veículo – uso de guinchos credenciados para remoção de veículos
impossibilitados, por qualquer razão, de serem conduzidos;
•
Chaveiro – envio de profissional até o local em que há necessidade do reparo ou
substituição das chaves, para evitar arrombamentos e danos;
3.2.3 MANUTENÇÕES - 0800-555542 (Capital e fora de São Paulo).
3.2.3.1 MANUTENÇÃO CORRETIVA: Necessária para a conservação constante do
veiculo, e que deve ser realizada em período diferente da MANUTENÇÃO PREVENTIVA.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
116
CÓDIGO:
3.2.3.2 MANUTENÇÃO (REVISÃO) PREVENTIVA: Definidas pelo fabricante do veiculo e
que deve ser respeitada e realizada às expensas exclusivas da MASTER.
3.2.4 Seguro – Contratação / Condições Gerais
• DM – R$ 50.000,00
• DC – R$ 50.000,00
Franquia Colisão Parcial / PT – R$ 1.200,00 (Siena / Fiesta / Palio W )
Franquia Colisão Parcial / PT – R$ 2.400,00 (Honda Fit / New Civic / Corolla / Filder /
Astra)
Nota: A HDI manterá uma apólice complementar de RCF (2º risco) no valor de R$
1.000.000,00
Caso seja necessário utilizar o serviço Leva e Traz, será cobrado o valor de R$ 36,00 para
entrega e retirada do veículo no horário e local agendado. A solicitação deverá ser
acionada pela Central de Atendimento 0800-555544 (Fora de São Paulo) e 33528888 (São Paulo).
3.2.5 Carro Reserva:
Veículo da Frota
Siena / Fiesta / Palio W
Honda Fit / New Civic / Corolla /
Filder/ Astra
Opção do Carro Reserva
modelo 1.0 com ar condicionado 2
portas
Modelo 1.6 ou 1.8 com AC / DH, 4
portas
Tempo para substituição:
Até 5 horas a partir da informação na central de atendimento (dias úteis horário
comercial).
Limite de diárias para Carro reserva:
10 dias / ano por veículo
KM – Livre
Central de Reservas – 0800-555544 (Fora de São Paulo) e 3352-8888 (São Paulo).
3.2.6 SINISTROS – 0800-555542 (Capital e fora de São Paulo)
Para que a cobertura ofertada seja conferida, a HDI deverá contatar imediatamente à
MASTER pelo ATENDIMENTO 24HS, antes mesmo de qualquer comunicação às autoridades
policiais, a fim de alertá-la sobre o ocorrido e, com isso, permitir a imediata adoção das
medidas cabíveis, tais como rastreamento ou bloqueio do veículo, bem como apresentar,
no prazo máximo de 24hs. (vinte e quatro horas) horas contados da data de ocorrência do
sinistro, o Boletim de Ocorrência documentando o evento, sob pena de a MASTER ser
obrigada a arcar, com exclusividade, com o pagamento de todos os danos causados ao
veículo locado, terceiros e à HDI.
3.2.7 Multas
A MASTER se compromete a controlar o recebimento de multas, comunicando a HDI
(Matriz) sobre qualquer multa que tenha conhecimento, para que esta identifique, no
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
prazo de até 3 (três) dias corridos contados da data da ciência pela HDI, o condutor que
cometeu a infração, bem como encaminhar à MASTER, no mesmo prazo, toda
documentação exigida pelo Órgão Autuante para transferência da multa ao real infrator.
Caso o CONDUTOR responsável pela infração esteja impossibilitado de assiná-la, seja por
motivo de viagem, férias, doença, afastamento, ou qualquer outro, a MASTER o fará a
rogo, por meio de seu representante legal ou por terceira pessoa. Para tanto, a HDI se
compromete a obter junto aos CONDUTORES procuração com poderes específicos
e suficientes para tal finalidade, responsabilizando-se pelas informações
transmitidas à HDI.
Caberá exclusivamente à HDI promover junto ao Órgão competente a apresentação de
defesa, recurso, ação e/ou qualquer outra medida contra a aplicação da multa recebida.
Uma vez identificado o infrator e assumida a autoria da infração, a HDI efetuará o
pagamento da multa no prazo nela previsto, atentando para realizar o pagamento à vista,
a fim de obter a concessão de eventual desconto sobre o valor total, encaminhando cópia
do respectivo comprovante de pagamento no prazo máximo de até 24hs. (vinte e quatro
horas) após sua quitação.
Na hipótese o condutor não ser identificado ou o Detran não aceitar a identificação, seja
por atraso ou por alguma irregularidade na apresentação do documento, a HDI será
responsável pelo pagamento da multa, inclusive com o agravamento da mesma, mediante
o imediato faturamento do referido valor pela MASTER à HDI.
Caso não seja fornecida à MASTER a identificação do infrator e a documentação necessária
para transferência da multa, ou ainda, não seja enviada cópia de quitação da mesma,
dentro das condições e prazos ora estipulados, a MASTER estará automaticamente
autorizada a cobrar a multa em sua fatura imediatamente posterior, sem o eventual
desconto concedido pelo órgão Autuante, acrescido da taxa administrativa de 15% (quinze
por cento) sobre o valor total da multa.
3.3 – Veiculo de Bate pronto/Regional de Sinistro
Os veículos serão adquiridos zero km diretamente das concessionárias que concederem melhor
condição comercial.
A área Administrativa providenciará o seguro total dos veículos adquiridos, bem como a
substituição e renovação anual.
Caso o veículo não venha equipado com equipamento de som original de fábrica, o usuário
providenciará a compra e terá o valor reembolsado mediante a aprovação do Superintendente
Administrativo.
O usuário poderá providenciar a instalação de insulfilm o qual terá o valor reembolsado mediante a
aprovação do Superintendente Administrativo.
A boa conservação do veiculo no que se refere à manutenção, itens de segurança, limpeza e
apresentação geral é de responsabilidade do usuário;
O veiculo não poderá ser transferido do local de circulação sem a prévia autorização da área
Administrativa;
O veículo é de utilização do perito e do coordenador, demais funcionários mediante autorização do
coordenador;
Os veículos serão substituídos no prazo de 3 anos. Após esse prazo os veículos serão
encaminhados para área de salvados para serem leiloado conforme política daquela área;
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Qualquer situação não prevista nesta política, deverá ser reportada à Superintendência
Administrativa;
Opções para Bate pronto/Regional de Sinistro:
Marca
Renault / Fiat
Modelo
Clio
Motor
1.0 16v
3.4 – Veículos Diretoria Estatutária
O veículo da Presidência será objeto de negociação com o Presidente do Conselho de
Administração.
Os veículos dos Diretores Estatutários será objeto de negociação com o Presidente da Companhia,
que comunicará ao Presidente do Conselho.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
SEGURANÇA
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
17
GERAL
17.1 – OCORRÊNCIAS DE FRAUDES, DESFALQUES, ETC
Esta política visa estabelecer as diretrizes para o gerenciamento de situações reais ou suspeitas
envolvendo funcionários, estagiários e/ou prestadores de serviços, que constituam infração ou utilização
da HDI Seguros para transações ilegais ou ilegítimas.
Entre as situações cobertas por esta norma destacam-se a apropriação indébita, roubo, suborno, fraudes,
diferenças em dinheiro ou de valores, desfalques, desaparecimento de ativos, uso indevido de informações
confidenciais, suspeita de lavagem de dinheiro, acessos não autorizados a sistemas e terminais de
computação, etc.
01 – Geral
A suspeita ou ocorrência de quaisquer situações descritas nesta política deverá ser comunicada,
imediatamente, à área de Compliance e à respectiva Diretoria. A omissão de informações será
enquadrada como conivência com o ato praticado.
Os gestores são os responsáveis, dentro da HDI Seguros, pelo
acompanhamento da regularização das situações definidas nesta política.
gerenciamento
e
A responsabilidade pela apuração dos fatos ou suspeitas ficará a cargo da Auditoria Interna que
deverá utilizar-se de recursos e informações da área envolvida e, concluídos os trabalhos,
recomendar à respectiva Diretoria todas as ações a serem tomadas. Todo o processo deverá
estar bem documentado, antes da tomada de qualquer decisão, principalmente em casos nos
quais a demissão por justa causa seja requerida.
As informações resultantes dos trabalhos de apuração de fatos ou suspeitas deverão ser tratadas
em caráter confidencial, devendo ficar restritas às pessoas autorizadas.
Caberá a todos os funcionários colaborarem com a área de Auditoria Interna durante o
levantamento dos fatos ou suspeitas.
Quando for comprovado o ato ilícito ou ilegal, a Diretoria responsável deverá solicitar à
Coordenadoria de Compliance e à área Jurídica que tomem as medidas necessárias para a
solução do problema, da melhor maneira possível, sem que prejudique a HDI Seguros ou
clientes.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
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CONTROLE DE ACESSO
18.1 – SEGURANÇA DE ACESSO E IDENTIFICAÇÃO
Esta política visa estabelecer as diretrizes para controle de acesso e identificação de funcionários,
estagiários e prestadores de serviços às dependências da HDI Seguros e do condomínio.
01 – Geral
Os acesso às dependências da HDI Seguros e do condomínio somente serão permitidos mediante
identificação pessoal.
A Coordenadoria Administrativa será responsável pela administração do controle de acesso e
crachás às dependências da HDI Seguros.
O extravio do crachá deverá ser comunicado, imediatamente, à área de Recursos Humanos, que
tomará as medidas necessárias para o cancelamento e emissão de novo crachá definitivo ou
provisório.
Os acessos serão concedidos a todas as áreas da HDI Seguros, com exceção do Centro de
Processamento de Dados (CPD), que terá acessos liberados somente aos funcionários desta área
ou autorizados.
02 – Funcionários
Todos os funcionários terão um crachá eletrônico para que consigam acessar as dependências da
HDI Seguros.
O crachá eletrônico somente permitirá a entrada do funcionário durante o horário normal de
expediente.
Os acessos às dependências em horários além do permitido em dias úteis, deverão ser realizados
única e exclusivamente por motivo de execução de serviços urgentes ou de interesse da HDI
Seguros.
Para ter acesso à HDI Seguros fora do horário normal de expediente, serão necessárias a
aprovação da respectiva Gerência/ Diretoria e a liberação do crachá através de uma solicitação
encaminhada a Coordenadoria Administrativa, onde estará especificada a data e o horário de
acesso.
A área de Recursos Humanos será responsável pela inclusão ou exclusão de permissões de
acessos e pela entrega ou recolhimento de crachás dos funcionários e estagiários da HDI
Seguros.
O almoxarifado deverá ser trancado durante o período do almoço e depois do expediente.
03 – Visitantes/ Mão-de-Obra Terceirizada
Os funcionários serão responsáveis pelos seus visitantes/ mão-de-obra terceirizada nas
dependências da HDI Seguros.
Acessos de visitantes/ mão-de-obra terceirizada à HDI Seguros estão condicionados à
identificação através da apresentação do documento de identidade e foto digitalizada na recepção
do condomínio.
O acesso de visitantes/ mão-de-obra terceirizada as dependências da HDI Seguros somente
ocorrerão assim que as recepcionistas liberarem a entrada pela porta da Companhia.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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SERVIÇOS A USUÁRIOS
19.1 – PROGRAMA DE PROTEÇÃO E PLANO DE CONTINGÊNCIA
Esta política visa estabelecer as diretrizes relativas à implantação e manutenção de programas de
proteção e planos de contingências na HDI Seguros.
01 – Geral
Caberá à Coordenadoria Administrativa, estabelecer as diretrizes que permitam o detalhamento
dos programas de proteção e planos de contingência da HDI Seguros.
A Coordenadoria Administrativa deverá:
Assegurar o cumprimento das diretrizes estabelecidas, relativas ao cumprimento dos
requisitos de segurança;
Desenvolver, implementar, programas de proteção e planos de contingência, que garantam a
integridade dos funcionários, ativos e continuidade das operações essenciais da HDI Seguros,
em situações de contingência ou desastre;
Inspecionar periodicamente as instalações, a fim de assegurar o bom funcionamento dos
sistemas de energia, telecomunicações, segurança tais como sistemas de alarme, detecção
de fumaça e fogo, sprinklers, validade e conteúdo de extintores de incêndio, etc;
Divulgar os programas de proteção e planos de contingência, de forma a assegurar que todos
os funcionários da HDI Seguro saibam quais suas funções e responsabilidades em caso
contingência ou desastre;
Reportar à Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas, todas as ocorrências de natureza
grave envolvendo a segurança, tais como sinistros, assaltos, ameaças de bombas, tumultos,
agressões a funcionários, perigos de incêndio, etc.;
Revisar o Plano de Contingência, anualmente ou sempre que necessário.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
RECURSOS HUMANOS
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
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GERAL
20.1 – GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Esta política tem como objetivo criar e manter a imagem da HDI Seguros, visando atrair e manter bons
empregados, a fim de tornar o negócio próspero e eficiente e, ao mesmo tempo, estabelecer
entendimento sobre o papel social junto à sociedade como um todo.
01 – Valores
A HDI Seguros deverá nortear-se nos seguintes valores:
Busca constante da justiça, quando defrontar-se com interesses eventualmente
divergentes; entre funcionários; ou entre grupos de funcionários.
Garantia dos padrões quanto às condições de trabalho.
Recrutamento, admissão e promoção de funcionários com base unicamente em suas
qualificações para o trabalho e desenvolvimento profissional, independente de raça,
religião, sexo ou nacionalidade.
É de responsabilidade da área de Recursos Humanos assegurarem a aplicabilidade e
observância dos procedimentos, e monitorar o cumprimento das políticas definidas.
02 – Manutenções dos Valores
Cabe à Direção da HDI Seguros, representada por seus Diretores e Gerentes, a
manutenção dos valores, através de ações que assegurem:
Igualdade de Oportunidades e Satisfação no Trabalho: O sucesso da
organização e o bem estar de seus funcionários está diretamente relacionado com a
criação de oportunidades, propiciando a todos o desenvolvimento de seus anseios
profissionais, talentos, experiências e potencial. Assim, a organização deve esforçarse para alocar seus funcionários em funções compatíveis com suas habilidades e
que lhes permitam encontrar desafios concretos, atendendo suas expectativas de
desenvolvimento profissional.
Desenvolvimento Pessoal: O treinamento e o planejamento de carreira visam o
enriquecimento e diversificação de experiências e contribuem decisivamente para o
desenvolvimento profissional dos funcionários. Além disso, deve existir, por parte de
todo funcionário, uma postura individual de constante desenvolvimento da
habilidade e do desejo de resolver problemas, próprios e de outros, através de
formação adequada, trocas pessoais de experiências, leituras e atualização.
Informações: Todos os funcionários da organização têm o direito de ser
informados, em intervalos regulares, a respeito das atividades da empresa que os
afetem, relativas às operações em que estejam envolvidos e acerca dos resultados
do próprio negócio. A informação deve ser oportuna, relevante, inteligível e
significativa, sendo responsabilidade da organização estabelecer os canais de
comunicação formais e informais que viabilizem esse objetivo.
Participação: Todos os funcionários têm o direito de opinar sobre assuntos que
afetem diretamente seu trabalho ou ambiente de trabalho, devendo a gerência agir
dinâmica e criativamente em questões dessa natureza.
Garantia de Emprego: é notório que, ao lado das oportunidades de crescimento
profissional, as pessoas têm como uma das principais preocupações a manutenção
do emprego. É certo que a garantia de emprego está diretamente vinculada a uma
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
série de fatores, sejam de ordem do indivíduo ou dos negócios da organização. Nesse
sentido, é dever da organização planejar os recursos humanos visando a maior
estabilidade funcional possível, como também é esperado dos funcionários, quando
necessário, alto grau de colaboração no sentido de se disporem a novas situações de
treinamento e mudança de funções. A organização concorda, por fim, quando
inevitável, em gerenciar com responsabilidade social as dispensas de funcionários.
Cabe a área de RH, prover a organização de recursos que assegurem o
cumprimento dessas políticas e realizar a gestão dos mesmos.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
20.2 – RELAÇÕES SINDICAIS
Esta política visa definir e estabelecer os critérios gerais para a administração das relações sindicais.
01 – Relação Sindicais e Trabalhistas
A organização adotará como premissa o cumprimento na forma da lei dos
procedimentos que regulam as relações sindicais e trabalhistas, reconhecendo a
Convenção Coletiva de Trabalho como elemento regulador do contrato coletivo de
trabalho e da representação sindical.
A organização segregará a gestão do contrato coletivo de trabalho e relações sindicais,
por base sindical e categoria profissional, conforme o seu segmento de atuação. O
Sindicato dos Securitários responsável pela categoria profissional dos funcionários da
organização que não pertencem a outros sindicatos.
Caberá à área de RH, a gestão dos procedimentos legais, sociais e representativos, que
norteiam as relações sindicais e trabalhistas.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
20.3 – PASSIVO TRABALHISTA
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes que nortearão a administração preventiva e ativa do
passivo trabalhista.
01 – Geral
A área de RH é responsável pela gestão preventiva dos processos geradores de
demandas.
A área de RH é responsável pela gestão ativa do passivo trabalhista e administração do
contencioso.
A área de RH poderá utilizar-se ou não, de escritório externo de advocacia,
especializado no segmento trabalhista, fiscal ou tributário, para a defesa da
organização em ações individuais e/ou coletivas, nas negociações e na avaliação
periódica de documentos, contratos, políticas e ferramentas de administração de
pessoal, benefícios, remuneração e recolhimentos dos tributos fiscais e sociais.
Considerando a administração do passivo trabalhista, as ações interpostas terão
tratamento individualizado e sua defesa visará ganho de causa. Dessa forma, somente
serão feitos acordos após ampla análise da possibilidade de ganho ou não.
Os acordos poderão ocorrer após estudos, caso a caso, desde que fundamentados por
análise de valor e risco e autorizados pelo Comitê Executivo com o Conselho Consultivo.
A área de RH deverá prover documentos para os processos trabalhistas e participará,
sempre que possível, formulando estratégias, indicando testemunhas, bem como
representando a organização como preposta nas audiências na Justiça do Trabalho.
Os valores apropriados ou a serem apropriados contabilmente para efeito de depósitos
recursais, passíveis de atualização ou não, serão geridos pela área de RH, a qual é
responsável pelo envio das informações, à área Financeira, sobre os valores a
provisionar, atualizar, baixar, etc.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL
21.1 – ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para controle de assiduidade e pontualidade dos
funcionários da HDI Seguros.
01 – Matriz e Filial
A HDI adota o Sistema de Ponto por Exceção, ou seja, a folha de ponto está prédefinida com o horário de jornada normal de trabalho do colaborador, havendo
necessidade de anotar apenas as exceções efetivas com relação às horas extras ou
atrasos/faltas. Importante ressaltar que as horas extras devem ser previamente
aprovadas pelo gestor.
O Termo de Ciência, referente ao Sistema Alternativo de Controle de Jornada de
Trabalho, deve ser assinado pelo colaborador no momento da sua admissão.
O sistema adota para efeito de cálculo de horas crédito uma tolerância de 3 (três)
minutos nos horários de entrada e saída.
O sistema da ADP emitirá e-mail em até 3 (três) dias posterior à alteração notificando o
gestor sempre que houver alteração no sistema de ponto.
Estão dispensados do controle de ponto os Gerentes, Secretária de Diretoria,
Coordenadores de Área, e Executivo de Contas, o que não dispensa o uso do crachá e a
apresentação de atestado médico, em todas as ocasiões que se fizerem necessárias.
Ausências por motivos médicos deverão ser registradas no sistema de ponto do
RHWEB. O Gestor deverá anexar o atestado à folha de ponto justificá-las como
“ausência médica”. As mesmas serão abonadas. Os procedimentos estão descritos no
sistema RHWEB, link ajuda (cabeçalho do lado direito).
O colaborador é responsável pelo acompanhamento das exceções aprovadas no sistema
de ponto do RHWEB
Os Temporários e os Prestadores de Serviços deverão ter seus horários controlados
diretamente pelo gestor da área e, se necessário, solicitar apoio da Área de Recursos
Humanos.
O acesso é individual, ou seja, é necessário que todos os colaboradores, mesmo em
grupo, marquem a entrada/saída individualmente, passando o crachá no sensor de
entrada.
O acesso aos finais de semana deverá ser previamente comunicado à chefia imediata.
Na matriz, o gestor deverá comunicar a área de infra-estrutura até às 16h30min da
sexta-feira.
O Gestor é responsável
colaboradores.
pelo
acompanhamento
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
da
jornada
de
trabalho
dos
VERSÃO
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CÓDIGO:
21.2 – FÉRIAS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para o processo de administração e controle de férias,
observando o contido na Consolidação das Leis do Trabalho, Convenção Coletiva da Categoria, normas
internas e contábeis.
01 – Geral
Conforme Legislação vigente, o funcionário tem direito a férias quando completar um
ano de trabalho.
As férias devem ser gozadas no período de, no máximo, 10 (dez) meses após o
vencimento do período aquisitivo.
Exemplo: Admissão – 01/10/2006; final do período aquisitivo – 01/10/2007 –
Prazo máximo para saída é 01/08/2008.
As férias devem ser programadas no sistema RHWEB. O gestor é o responsável pela
aprovação e o colaborador pelo acompanhamento da aprovação das férias no sistema
RHWEB.
O prazo máximo para programar as férias no sistema RHWEB é até o dia 15 do mês
anterior ao descanso. A programação só será aceita se constar à aprovação do RH e do
gestor, caso contrário deverá ser refeita no mês seguinte para descanso no mês
subseqüente a programação.
Importante: do dia 16 ao último dia do mês, o sistema estará bloqueado para
programação, devido ao fechamento da folha.
No caso de alteração de férias, o procedimento é o mesmo da programação, o
colaborador deverá retificar os campos já preenchidos e o processo de aprovação será
executado novamente.
Importante: este procedimento só poderá ser executado se a programação anterior
estiver aprovada ou negada. Os procedimentos estão descritos no sistema RHWEB, link
ajuda (cabeçalho do lado direito).
O sistema RHWEB emite e-mail de aviso de saída de férias aos gestores
No fechamento da folha a área de Recursos Humanos emitirá todos os avisos e recibos
de férias do mês subseqüente, para que sejam providenciados os pagamentos.
No mês de novembro os gestores deverão efetuar/revisar a programação de férias
junto aos seus colaboradores, visando evitar problemas de acúmulos para os meses de
maior pico de requisições.
Caso o funcionário quite e não goze as férias a pendência não será reconhecida pela
área de Recursos Humanos.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
21.3 – DOCUMENTOS LEGAIS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para o registro e arquivamento da documentação do
funcionário.
01 – Registro e Arquivamento da Documentação
Todos os escritórios da HDI Seguros deverão ter os seguintes documentos:
Livro de Inspeção;
Autorização para FRI (Ficha de Registro Informatizada);
PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e PPRA
(Programa Preventivo de Riscos Ambientais);
Cartão CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas);
Quadro de horário, Comprovante de Recolhimento de INSS e Cópia da
Convenção Coletiva. (anexos em local visível).
Todo funcionário tem seu prontuário, pasta onde a documentação referente à vida
profissional na Companhia é arquivada. São eles:
Matriz:
Ficha de Registro – Emitida pelo sistema RHWEB quando houver Fiscalização /
Auditoria;
Contrato de trabalho;
Movimentação de Pessoal;
Documentos admissionais;
Recibo de férias;
ASO’s (Atestado de Saúde Ocupacional) dos Colaboradores, podendo ser Cópia,
em caso de colaboradores das Filiais ou Originais, em caso de colaboradores da
Matriz;
E demais documentos relevantes.
Filial:
Ficha de Registro – Emitida pelo sistema RHWEB quando houver Fiscalização /
Auditoria;
ASO’s (Atestado de Saúde Ocupacional) original dos Colaboradores;
A responsabilidade pela guarda e manutenção da documentação e registros é do RHMatriz / Apoios Administrativos.
Deverão ser arquivados e mantidos em segurança, todos os documentos referenciados
nas legislações trabalhistas que regulam o assunto, pelo tempo por elas determinado,
a fim de resguardar a organização de riscos judiciais.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
21.4 – REGISTRO DE OCORRÊNCIAS EM FOLHA DE PAGAMENTO
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes de inserção de informações sobre ocorrências com
movimentação de pessoal na Folha de Pagamento.
01 – Folha de Pagamento
Todas as ocorrências com pessoal deverão ser processadas, obrigatoriamente, no mês
em curso, conforme deliberação na aprovação da movimentação de pessoal. Não serão
aceitas vigências retroativas.
O prazo limite para alimentação de dados na Folha de Pagamento será o dia 12 do mês
em curso.
Esse prazo poderá ser antecipado nos meses em que haja muitos feriados, porém o
novo prazo será previamente comunicado pela área de RH.
A movimentação de funcionários após a data acima será processada no mês seguinte.
A responsabilidade pelo cumprimento dos prazos é do requisitante da Movimentação de
Pessoal.
A responsabilidade pela gestão do processamento das ocorrências com movimentação
de pessoal em folha de pagamento será da área de RH.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
21.5 – SEGURANÇA, HIGIENE E MEDICINA NO TRABALHO
Esta política visa definir e estabelecer regras de cumprimento, gestão e controle das normas
regulamentares que estabelecem os procedimentos de Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho.
01 – Geral
Cabe à Coordenadoria de Administração prover os recursos materiais, humanos e
tecnológicos para o cumprimento na íntegra das normas que regulamentam esta
matéria.
Cabe à Superintendência Administrativa a criação, manutenção, divulgação e controle
do “Manual de Procedimentos” para cumprimento das normas que regulamentam o
tema, como PPRA - Programa Preventivo de Riscos Ambientais (Postura,
luminosidade), PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (Exames
admissionais, periódicos e demissionais).
Todos os trabalhos, quando da operacionalização das diversas atividades de
Segurança, Medicina e Higiene do Trabalho são assumidos por empresas especializadas
e credenciadas na DRT, sob controle e orientação da Coordenadoria de Administração.
Os gestores das Diretorias, Superintendências, Gerências, Coordenadorias, bem como
todos os colaboradores da HDI Seguros, são parte integrante dos processos de gestão
de Segurança, Medicina e Higiene do Trabalho, tendo responsabilidade direta pelo
cumprimento de todas as normas que regulamentam o tema.
Adequação dos apontamentos identificados no PPRA.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
21.6 – SISTEMA DISCIPLINAR
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para normatizar, divulgar e aplicar sistema disciplinar
em cumprimento aos preceitos da CLT e normas internas.
01 – Desenvolvimento, Manutenção e Divulgação
A área de RH é responsável pelo desenvolvimento, manutenção, divulgação e criação
da forma de operacionalização das normas do Sistema Disciplinar.
O Sistema Disciplinar da organização deverá ter base na Consolidação das Leis do
Trabalho - CLT e estabelecerá regras de comportamento nas relações internas e
externas, vestuário, cumprimento do contrato de trabalho, etc.
As ocorrências não justificadas serão sujeitas à aplicação do Sistema Disciplinar
conforme CLT e normas internas.
Quando se tratar de falta grave, com prejuízo material ou de imagem que requeira
ressarcimento ou reparo, o colaborador deverá ser, imediatamente, afastado das
funções pelo prazo legal, para apuração dos fatos.
A aplicação do Sistema Disciplinar poderá ocorrer das seguintes maneiras, de acordo
com o nível da ocorrência:
Advertência Verbal;
Advertência escrita;
Suspensão;
Demissão;
Demissão por justa causa.
Todos os casos de falta grave poderão incorrer na aplicação do Sistema Disciplinar em
última instância, sem obediência a ordem acima citada, desde que analisados e
deliberados pela Diretoria.
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CÓDIGO:
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RECOMPENSAS
22.1 – BENEFÍCIOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a aplicação de programas de benefícios previstos
na Convenção Coletiva de Trabalho, Consolidação da Leis Trabalhistas – CLT e da própria HDI Seguros, em
bases remuneratórias.
01 – Benefícios Oferecidos
Todos os benefícios oferecidos pela HDI Seguros estão formalmente definidos neste
Manual, considerando todas as características do benefício, valores limite para
concessão e abrangência.
Os benefícios especiais ou adicionais não definidos neste Manual devem ser analisados
e aprovados formalmente pelo Comitê Executivo e Recursos Humanos.
02 – Benefícios Legais
Seguro de Vida:
A HDI Seguros oferece a todos os funcionários, um Seguro de Vida, com as
seguintes coberturas.
Ocorrido
Valor
Morte Natural
36 vezes o salário
Morte Acidental
72 vezes o salário
Invalidez Permanente Total/Parcial por
Acidente*
Invalidez Total e Permanente por Doença
Até 72 vezes o salário
36 vezes o salário
* Conforme tabela Susep
OBS: Capital limitado em R$ 525.000,00
A inclusão do cônjuge ou companheira (desde que haja documentos legais
comprobatórios) é automática. Sendo as coberturas:
Ocorrido
Morte Natural
Valor
18 vezes o salário
Nota: Filhos a partir de 14 anos – Morte Natural limitado a R$ 3.000,00
Apólice de “Seguro de Vida” é garantida pela Seguradora HSBC Seguros.
Caso não sejam preenchidos os beneficiários, serão considerados os beneficiários
legais (vide verso da proposta).
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
A atualização dos beneficiários na “Proposta de Seguro” preenchido na admissão é
muito importante, portanto, qualquer alteração deverá ser comunicada à área de
RH, setor de benefícios.
Vale Transporte:
Benefício instituído por lei, visa auxiliar os gastos com meios de transporte do
funcionário. O uso indevido é passível de justa causa.
Vale Refeição:
A empresa oferece aos seus colaboradores cartões com crédito para refeição.
O desconto é de 4% (quatro) do valor total do crédito do cartão. O reajuste do
valor facial e da tabela de desconto, quando alterado, é comunicado através de
circular pela Coordenadoria de RH.
Conforme convenção coletiva poderá ser substituído o crédito do cartão de vale
refeição por crédito no cartão de vale alimentação, desde que haja a opção. Caso
haja interesse preencher solicitação e entregar na área de RH.
Vale Alimentação:
A HDI Seguros oferece aos seus colaboradores o cartão de vale alimentação para
ser utilizado em supermercados e hipermercados credenciados.
Este benefício é integralmente custeado pela empresa, sendo que o valor, quando
alterado, é comunicado através de circular pela Coordenadoria de RH.
Vale Combustível:
A HDI Seguros oferece aos Gerentes da matriz o cartão de vale combustível para
ser utilizado em postos de gasolina credenciados, ou para manutenção do veículo.
Este documento é integralmente custeado pela empresa, sendo que o valor, quando
alterado, é comunicado através de circular pela Coordenadoria de RH.
Auxílio Creche/ Babá:
A empresa coloca à disposição de todos os funcionários um plano de reembolso de
despesas com creche ou babá.
Esses valores são correspondentes ao dissídio coletivo atual, e só serão
reembolsados mediante a apresentação de cópias dos recibos e, quando babá,
cópia da carteira profissional onde conste o registro e cópia do recibo do
recolhimento do INSS feito mensalmente.
Os recibos deverão conter o nome do funcionário, do filho, valor pago e CNPJ da
escola/ creche.
No caso em que a criança seja cuidada por babá, deverão constar,
obrigatoriamente no recibo, o nome completo da babá e o nome completo do filho.
O RH possui modelo, caso seja necessário.
Complementação ao Auxílio-Doença:
Na hipótese de concessão de auxílio-doença / acidente de trabalho pelo INSS,
devidamente avalizado por médico da Empresa, fica assegurado ao empregado
uma complementação do valor do benefício até a remuneração mensal a que faria
jus se o mesmo estivesse em atividade (Cláusula dezessete da Convenção Coletiva
de Trabalho), no prazo máximo de seis meses;
03 – Benefícios Complementares
Seguro Saúde (AGF Saúde):
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Alaim Assad
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CÓDIGO:
A HDI Seguros proporciona gratuitamente a todos os empregados e seus
dependentes (esposa / marido, filhos solteiros menores de 24 anos), o Plano
SPECIAL da AGF Saúde, um plano básico que consiste de uma rede selecionada de
prestadores de serviços, da qual participam médicos de todas as especialidades,
clínicas, hospitais e prontos socorros, garantindo o atendimento sem qualquer
desembolso para as despesas cobertas.
Além do Plano Special oferecido gratuitamente, outros planos também estão à
disposição dos funcionários, estes com acomodação em apartamentos, maior valor
de reembolso e prestadores diferenciados.
Ao optar por estes planos diferenciados, o custo será reajustado de acordo com o
plano escolhido, e o valor descontado em folha de pagamento de acordo com a
tabela abaixo:
Plano
Valor por Funcionário
Special
R$ -
Superieur
R$ 45,42
Qualite 40
R$ 190,79
Qualite 50
R$ 347,36
Excellence 40
R$ 458,02
Excellence 60
R$ 732,41
Coberturas: Indica Múltiplos da Tabela
Plano
Consulta
Procedimento
Exame
Special 10
1
1
1
Superieur 20
2
2
2
Qualite 40
4
5
3
Qualite 50
5
8
4
Excellence 40
8
12
5
Excellence 60
11
15
8
Valor Referência (VR) para cálculo de reembolso = R$ 48,07
O reembolso de despesas médicas (conforme Tabela AGF) é feito quando o
funcionário realiza despesas médicas / hospitalares em prestadores particulares, ou
seja, não credenciados na rede AGF.
O Plano Seguro Saúde está regulamentado conforme legislação vigente.
Maiores informações sobre tabela de reembolso e detalhes sobre coberturas
adicionais ligue São Paulo: 4001-5060 e demais localidades: 0800 7018148 (linha
direta AGF) ou procure a área de RH da HDI Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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137
CÓDIGO:
Plano Assistência Médica (UNIMED):
Plano
Valor por Funcionário
Enfermaria
R$
Apartamento
-
-
R$ 19,78
Por Usuário
Auxílio Casamento:
Concedido ao funcionário que tenha no mínimo um ano de empresa por ocasião de
seu casamento. Um auxílio corresponde a 50% de seu salário, limitado a 2 (dois)
salários mínimos.
Auxílio Natalidade:
Concedido ao funcionário que tenha no mínimo um ano de empresa, por ocasião de
nascimento de filho. Um auxílio correspondente a 30% de seu salário, limitado a 2
(dois) salários mínimos.
Plano Previdência Privada:
A HDI Seguros contribui mensalmente com 5% do salário do empregado.
Além disso, o empregado poderá contribuir com uma quantia adicional.
As contribuições realizadas pela HDI Seguros ao plano em nome do empregado,
descontada a taxa de administração de 1%, serão investidas no FIE – Fundo de
Investimento Exclusivo do HSBC, definido e apurado na forma da
regulamentação vigente.
As contribuições adicionais serão aplicadas no fundo escolhido pelo empregado,
conforme opções abaixo:
HSBC Future Composto I - 85% Títulos Públicos/Renda Fixa e até 15% em
Renda Variável. Taxa de administração Financeira: 1,25% a.a.
HSBC Future Composto II - 65% Títulos Públicos/Renda Fixa e até 35% em
Renda Variável
Taxa de administração Financeira: 1,50% a.a.
HSBC Future Composto III - 51% Títulos Públicos/Renda Fixa e até 49% em
Renda Variável
Taxa de administração Financeira: 2,00% a.a.
HSBC Future Cambial - Papéis Cambiais BACEN e Tesouro Nacional. Taxa de
administração Financeira: 2,00% a.a.
Em caso de término de vínculo empregatício por solicitação da HDI, exceto por
justa causa, o participante terá direito ao resgate de 100% do saldo.
Em caso de término de vínculo empregatício por solicitação do funcionário, este
terá o direito ao resgate de acordo com os seguintes percentuais:
Tempo de Serviço
%
De 0 até 5 anos
(zero)
De 5 a 10 anos
50%
Acima de 10 anos
100%
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
04 – Associação Brasil
A AB é uma entidade sem fins lucrativos, que promove e coordena atividades sócioculturais, recreativas e esportivas.
São 19 Clubes de Campo espalhados por todo país, todos especialmente equipados
para proporcionar e promover diversas modalidades esportivas e atividades sociais,
permitindo a reunião e confraternização dos associados. Conta também com três
áreas para a pratica de Camping, sendo uma no litoral paranaense em Guaratuba,
uma no balneário Canasveiras em Florianópolis/SC e uma anexa ao Clube de
Campo São Paulo.
A AB promove também ações de voluntariados, cursos diversos e promoção
periódica de eventos culturais.
Para se associar o funcionário deverá solicitar a Ficha cadastral com o RH,
preenchê-la e devolver ao RH. Haverá um desconto mensal em seu demonstrativo
referente à taxa de manutenção. A inclusão ocorrerá sempre até o dia 15 de cada
mês.
Após o recebimento da Ficha Cadastral, o RH encaminhará o formulário à AB para
confecção das carteirinhas.
O valor será calculado de acordo com a seguinte fórmula: 0,5% sobre o total de
proventos, limitado a contribuição mínima de R$ 5,00 e a máxima de R$ 16,00. A
HDI estará complementando o valor de sua mensalidade.
Com sua adesão serão associados automaticamente todos os seus dependentes;
cônjuge e filhos menores de 18 anos e universitários menores de 24 anos mediante
comprovante de matrícula. Nota: Os funcionários poderão incluir os pais
como dependentes, desde que não tenham como dependentes Cônjuge e
Filhos, conforme previsto no Estatuto da AB.
Maiores
informações
sobre
www.associacaobrasil.com.br
a
AB
poderão
ser
obtidas
no
site
04 – Plano Odontológico
•
A Care Plus é a empresa escolhida pela HDI, com diversos clientes de porte,
preocupada em não só oferecer o serviço, mas também com o bem estar de todos os
seus colaboradores.
1) Plano Adquirido:
Para todos será o plano Executivo. Haverá a modalidade rede credenciada e livre
escolha.
2)
a)
b)
c)
d)
Dependentes permitidos:
Cônjuge,
Companheiro (a), desde que devidamente comprovado,
Filhos (as) até 18 (dezoito) anos,
Enteados (as) e tutelados (as) até 18 (dezoito) anos, desde que devidamente
comprovado,
3) Valores:
O valor total a ser cobrado será de R$ 11,18 (onze reais e dezoito centavos) por
usuário. Sendo que será subsidiado o valor de R$ 5,59 (cinco reais e cinqüenta e nove
centavos) por usuário, equivalente a 50% (cinqüenta por cento) do total.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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139
CÓDIGO:
4) Modalidade compulsória
Esta é a modalidade escolhida para o plano, ou seja, todos (titular e dependentes)
serão inclusos automaticamente, sendo que para filhos até 3 (três) anos não será
cobrado.
Importante: Em caso de não haver interesse na adesão ao benefício seja do titular ou
de algum ou de todos os dependentes, a Care Plus não aceitará a inclusão parcial,
sendo que deverá ser efetuado o preenchimento do formulário especifico , assinalando
a opção “Não tenho interesse em participar”.
Se a opção for a de não aderir ao benefício ou a exclusão no decorrer do plano, não
será mais aceita, em hipótese alguma, a adesão /retorno ao benefício.
5) Cadastro
É de suma importância que todos os colaboradores efetuem o cadastro no site da Care
Plus, conforme instruções divulgadas por e–mail, pois este canal é de vital importância
de nosso colaborador com nosso parceiro, o qual está sempre atualizado e oferece
diversos serviços e informações.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
22.2 – ESTRUTURA DE CARGOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a instituição da estrutura de cargos de forma a
atender a atribuição de responsabilidades em conformidade com o modelo organizacional e funcional.
01 – Cargos
Caberá à área de RH, a gestão dos Planos de Cargos da HDI Seguros.
A estrutura de cargos observará, com rigor, uma única denominação para cada cargo.
Define-se que Plano de Cargos é um instrumento de gestão isolado do processo de
Desenvolvimento Organizacional, não devendo ser confundido com os níveis
organizacionais e com o sistema de recompensas.
A estruturação e denominação dos cargos da organização deverão estar
correlacionadas com aquela utilizada no seu mercado de atuação, visando dar
competitividade ao processo de atração e de retenção dos profissionais, bem como
para efeito comparativo.
A estruturação dos cargos servirá de referência para a organização e administração dos
sistemas de Desenvolvimento de Pessoal.
O processo de manutenção dos planos de cargos, criação, ampliação ou extinção de
cargos, deverá ser objeto de avaliação por parte da área de RH.
A área de RH observará rigorosamente os preceitos legais e promoverá estudos
técnicos para racionalizar o agrupamento dos cargos em planos específicos para efeito
de classificação dos cargos.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
22.3 – ORÇAMENTO DE PESSOAL
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para administração das despesas com manutenção do
quadro de pessoal, seu desenvolvimento e suas movimentações.
01 – Geral
Caberá a área de RH, a coordenação e a elaboração do Orçamento Geral de Despesas
com Pessoal, definição de metodologia e controle do realizado.
Anualmente cada Diretoria deverá elaborar o orçamento com despesas de pessoal,
informando até o mês de outubro, a previsão de despesas para o ano subseqüente,
dimensionando os recursos humanos necessários para viabilização do plano de metas.
A previsão orçamentária deverá observar as variações de crescimento nominal
(Aumento de quadro) e aspectos de evolução do quadro funcional (promoções,
méritos).
As Diretorias fornecerão as informações referentes ao orçamento do quadro de pessoal
à área de RH, que consolidará as informações para a peça orçamentária com os valores
correspondentes, tendo como referência a Movimentação de Pessoal.
A aprovação do orçamento implica necessariamente na aprovação prévia de vagas e
das movimentações de pessoal, salvo se as premissas que o criaram não forem mais
verdadeiras por ocasião da sua realização, ou por decisão da Presidência por questões
estratégicas.
A solicitação para o aumento de quadro ou movimentação de pessoal sem previsão
orçamentária deverá ser enviada à área de RH com exposição de motivos, para análise
e aprovação da Diretoria que será responsável por avaliar se:
As premissas que justificavam a nova vaga e/ou movimentação efetivamente
ocorreram.
As substituições nas vagas existentes se confirmaram.
O evento excepcional se justifica.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
22.4 – PARTICIPAÇÃO NOS LUCROS E RESULTADOS - PLR
Esta política visa estabelecer as diretrizes que regulamentam a Participação nos Lucros e Resultados – PLR
da HDI Seguros.
01 – Gestão, Operacionalização e Divulgação
A área de RH é responsável pela gestão desse processo, aplicando na íntegra as
determinações do Acordo Coletivo da categoria.
Cabe, também, à área de RH, operacionalizar o pagamento na folha, bem como
esclarecer eventuais dúvidas.
02 – Objetivo
A política de “Participação nos Lucros e Resultados – PLR” tem como principais
objetivos:
Promover a idéia de parceria entre os objetivos e performance organizacionais e os
objetivos e performance individuais, incentivando a melhoria de desempenho;
Motivar os colaboradores na busca dos objetivos organizacionais.
03 – Participação e Pagamento
A Participação nos Lucros e Resultados a todos os funcionários ocorrerá anualmente,
de acordo com as regras estabelecidas na Convenção Coletiva da Categoria.
ÁREA RESPONSÁVEL
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VERSÃO
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CÓDIGO:
23
DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL
23.1 – DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL
Esta política visa definir e estabelecer os critérios gerais para a aplicação do processo de desenvolvimento
dos recursos humanos na HDI Seguros.
01 – Diretrizes
A política de “Desenvolvimento de Pessoal” da HDI Seguros é norteada pelas seguintes
diretrizes:
Capacitação dos recursos humanos, de acordo com as necessidades atuais e futuras
da HDI Seguros.
Convergência dos interesses da HDI Seguros e das pessoas.
Compartilhamento de responsabilidades entre a empresa e o colaborador, cabendo
à primeira proporcionar as condições necessárias e disponibilizar os recursos; e ao
último a iniciativa e o comprometimento.
Alinhamento com as diretrizes
características de cada área.
maiores
da
organização,
respeitando
as
Garantia, de forma equilibrada, da capacitação e do aperfeiçoamento técnico,
conceitual e gerencial.
Desenvolvimento focado principalmente em duas linhas:
Capacitação para a atuação dentro do próprio nível de complexidade, visando à
melhoria de desempenho;
Preparação para a progressão na carreira.
Formação escolar de responsabilidade do próprio colaborador,
organização o estímulo e facilitação do desenvolvimento.
cabendo
à
Dentro destas diretrizes, são identificados papéis distintos entre os gestores, RH e
funcionários.
02 – Papel dos Gestores
Papel dos gestores no processo de desenvolvimento:
Oferecer estímulo e suporte ao desenvolvimento e crescimento pessoal e
profissional de sua equipe.
Aplicar as diretrizes gerais do sistema e sugerir melhorias sobre o processo e
instrumentos de desenvolvimento de Recursos Humanos.
Identificar as necessidades de capacitação de sua equipe, levando em consideração
o desempenho obtido e o gerenciamento do quadro de pessoal.
03 – Papel dos Funcionários
O papel dos funcionários no processo de desenvolvimento:
Pro atividade, iniciativa e compromisso com o auto-desenvolvimento.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
04 – Papel do RH
Papel do RH no processo de desenvolvimento:
Oferecer estímulo e suporte ao desenvolvimento e crescimento pessoal e
profissional de sua equipe.
Propor políticas e programas e acompanhar o seu funcionamento.
Prestar serviços
funcionários.
técnicos
de
apoio
às
atividades
de
desenvolvimento
dos
05 – Atividades Ocasionais
Qualquer tipo de evento (cursos, conferências, congressos, encontros, palestras,
seminários, simpósios, workshops) que esteja relacionado às atividades da área, possa
oferecer oportunidade de desenvolvimento e agregue valor aos colaboradores, poderá
se caracterizar como uma “Atividade Ocasional”.
O oferecimento dessas atividades deverá ser planejado conjuntamente entre o gestor
responsável e a área de RH. Também poderão ser solicitadas atividades pelos próprios
colaboradores, as quais serão submetidas à aprovação daqueles Gestores.
As “Atividades Ocasionais”, após serem sugeridas pelos gestores ou pelos
colaboradores, e estruturados pela área de RH, deverão obter a aprovação da Diretoria
Administrativa para a devida operacionalização.
06 – Abrangência
Esta política é aplicável a todos os profissionais da HDI Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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145
CÓDIGO:
23.2 – ESTAGIÁRIOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para utilização dos recursos contemplados na Lei
6.494/77 - Decreto 87.497/82, que regulamenta a ofertas de estágio e de acordo com as diretrizes do
sistema de treinamento e desenvolvimento dos recursos humanos da HDI Seguros.
01 – Definição
“Os estágios devem propiciar a complementação do ensino e da aprendizagem a
serem planejados, executados, acompanhados e avaliados em conformidade com os
currículos, programas e calendários escolares, a fim de se constituírem em
instrumentos de integração em termos de treinamento prático, de aperfeiçoamento
técnico-cultural, científico e de relacionamento humano” – Lei 6.494/77, art. 1, § 2.
Estagiários são estudantes regularmente matriculados que freqüentem, efetivamente,
cursos vinculados à estrutura do ensino público e particular de nível superior. Serão
aceitos como estagiários na organização, estudantes que estejam matriculados a partir
do primeiro ano no curso superior compatível às atividades da HDI Seguros.
02 – Objetivo
O Programa de Estágios da Companhia tem como objetivo buscar futuros talentos para
a organização, bem como oferecer um ambiente onde o estudante possa praticar os
conceitos disseminados no meio acadêmico, estabelecendo uma relação de troca entre
a HDI Seguros e o estagiário.
03 – Diretrizes
O Programa será norteado pelas seguintes diretrizes:
A seleção dos estagiários visará detectar os melhores alunos, de modo que estes
possam interagir da maneira mais produtiva com a organização. Na seleção devem
também ser considerados itens como: dinamismo, habilidade de interrelacionamento, inovação, maturidade, espírito de equipe, dentre outros. Este
processo de seleção deverá ser conduzido pelo RH, em conjunto com a área
solicitante, com o objetivo de selecionar candidatos que possuam o perfil adequado
às necessidades da área.
O estágio será concedido em função de um Plano de Estágio estabelecido pela área
solicitante juntamente com a área de RH.
As atividades dirigidas ao estagiário deverão ter um grau de complexidade
diferenciado em relação aos funcionários efetivos da área, não sendo a ele
designados trabalhos de maior responsabilidade ou impacto ao resultado global da
área. Deve ser levada em consideração a inexistência do vínculo empregatício,
assim como a inadequação do uso do estagiário como mão-de-obra barata.
Semestralmente, deverá ser realizada uma avaliação do estagiário, coordenada
pela área de RH em conjunto com a área em questão, e com a empresa gestora do
contrato. A avaliação terá como finalidade verificar a sua performance e o
cumprimento das atividades, detectar as dificuldades existentes e coletar sugestões
de melhoria. A avaliação também será importante para efeitos de
contratação/efetivação do estagiário.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
O estagiário receberá mensalmente uma bolsa-auxílio adaptada aos valores médios
praticados pelo mercado da região.
A duração do estágio não poderá exceder ao período de dois anos. O termo de
compromisso de estágio pode ser rescindido unilateralmente, a qualquer momento,
por qualquer uma das partes.
A área de RH dará o suporte necessário durante todo o período do estágio,
orientando com relação aos itens a serem compreendidos, bem como na forma de
condução do estágio.
04 – Recrutamento, Seleção e Contratação
O estágio será concedido em função de plano estabelecido em conjunto pela unidade
solicitante e a Coordenadoria de RH, observando-se os objetivos de estágio estipulados
em legislação específica e adequados aos programas indicados pelas entidades
conveniadas.
A contratação de estagiários será feita mediante solicitação da área requisitante desde
que a vaga esteja prevista no quadro ou em substituição a outro estagiário. Nesta
solicitação deverão estar contidas as características e requisitos básicos desejados, de
modo a dar-se início ao processo de recrutamento e seleção do estagiário.
O recrutamento de estagiários poderá ser feito através de solicitação ao CIEE (Centro
Integrado Escola Empresa).
O processo de seleção será conduzido pela Coordenadoria de RH em conjunto com a
área solicitante, selecionando o candidato que melhor se adequar às necessidades do
plano de estágio previamente estabelecido.
05 – Carga Horária
A carga horária diária é de sete horas e quarenta e cinco minutos.
06 – Treinamento
O estagiário poderá participar de programas de treinamento internos ou externos que
contribuam para o enriquecimento de seu estágio, desde que devidamente aprovado
pelo Diretor de sua área.
07 – Bolsa Auxílio
O valor da bolsa auxílio tem variação anual de acordo com o histórico escolar do
estagiário na instituição de ensino.
08 – Benefícios
Plano Assistência Médica;
Vale Transporte;
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
Vale Refeição;
Seguro de Vida.
O Seguro de Vida é um benefício administrado pela empresa provedora do
estagiário, obrigatório por lei. (singular)
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
24.1 – INTEGRAÇÃO DE PESSOAL
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes que proporcionarão a aplicação do processo de
integração de funcionários.
01 – Responsável
O processo de integração de pessoal será desenvolvido, coordenado e aplicado pela
área de RH.
02 – Processo
As unidades envolvidas nos assuntos a serem tratados na integração do funcionário
deverão expor seus temas durante o processo de integração.
Todos os funcionários contratados pela organização deverão passar pelo processo de
integração, que deverá ocorrer no 1º dia útil de trabalho do candidato contratado.
Além de todas as informações pertinentes à facilitação da adaptação do novo
funcionário, deverão ser tratados temas que informem o perfil cultural e aspectos
éticos e profissionais da HDI Seguros.
Antes da integração dos funcionários, a área de RH deverá fornecer materiais
necessários à compreensão do funcionamento da organização tais como código de
ética, compliance, conduta, normas e políticas, etc.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
24.2 – MÃO-DE-OBRA TEMPORÁRIA
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes de utilização dos recursos contemplados na Lei 6.019 –
Art. 2º. 03.01.74, que regulamenta o uso de mão-de-obra temporária nas atividades internas.
01 – Responsável
A área de RH será responsável por disciplinar e controlar internamente o uso deste
recurso.
02 – Geral
Nas situações de substituição de funcionários, que por motivos viáveis, se ausentarem
por espaço de tempo superior a 30 (trinta) dias e eventos por prazo determinado não
superior a 90 (noventa) dias, poderão ser contratados os serviços de empresa
especializada na locação de mão-de-obra temporária.
Para os casos licença maternidade o contrato poderá ser renovado por mais 30 (trinta)
dias.
A administração deste recurso observará rigorosamente a legislação vigente e as
normas internas e sua aprovação será submetida à Diretoria de Recursos Humanos.
As empresas contratadas para a prestação deste serviço, além de estarem legalmente
habilitadas para tal, deverão apresentar, mensalmente, cópias das guias de
recolhimento dos tributos e encargos sociais dos funcionários alocados na HDI
Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
24.3 – RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE PESSOAL
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para o recrutamento e seleção de candidatos às vagas
existentes na HDI Seguros.
01 – Responsável
O recrutamento do candidato é de responsabilidade da chefia da área.
A área de Recursos Humanos dará todo o apoio necessário no processo de seleção do
candidato no que se refere ao levantamento de Currículo, e agirá como facilitador junto
às empresas de recrutamento, agendas de entrevistas, etc.
02 – Geral
Os recursos internos deverão, prioritariamente, ser considerados, para preenchimento
das vagas em aberto, desde que estes atendam aos requisitos do cargo.
Nos processos de recrutamento e seleção de pessoal, iguais oportunidades deverão ser
oferecidas a todas as pessoas, independente de sexo, cor, religião, estado civil,
nacionalidade, etc.
Esta política aplica-se aos candidatos que melhor atendam às capacidades e
competências necessárias ao pleno desempenho da função e que melhor se adaptem
ao perfil estabelecido pela organização, observado o cumprimento dos requisitos legais
para o exercício da função.
Para dar início ao processo de recrutamento e seleção de pessoal, conforme já citado
na política de “Assinaturas e Alçadas de Aprovação”:
Para substituição de funcionário, é necessária a aprovação do Diretor da Área
solicitante e do Diretor Administrativo (Matriz).
Para aumento de quadro, é necessária a aprovação do Diretor da Área e do Comitê
Executivo.
A requisição de pessoal deverá contemplar todas as informações necessárias para a
contratação do funcionário.
As etapas e instrumentos a serem utilizados no processo de seleção devem ser
definidos em conjunto pela área requisitante e a área de RH devendo haver troca do
maior número possível de informações entre ambas as partes na definição do perfil,
visando maior eficiência do processo.
03 – Apresentação de Candidatos
A apresentação de candidatos poderá ocorrer das seguintes formas:
Pesquisa no cadastro de currículos;
Contratação de empresas especializadas em recrutamento e seleção;
Divulgação realizada pela HDI Seguros.
Conforme rege o código de Ética, não é aceitável a contratação de parentes; indicar a
contratação de parentes ou levar outra pessoa a indicá-los.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
04 – Reapresentação de Ex-Funcionários
Ex-funcionários poderão se reapresentar, desde que:
Tenham se desligado por livre vontade;
Não haja restrições em prontuário que os desabonem;
Haja parecer favorável da gerência anterior;
Tenha transcorrido um período mínimo de 6 (seis) meses da data do desligamento;
Sua readmissão seja aprovada pelo Diretor da área e o Comitê Executivo.
05 – Escolha Final
A escolha final do candidato será de competência exclusiva da área requisitante.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
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MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL
25.1 – ADMISSÕES
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para as admissões de novos funcionários da HDI
Seguros. As admissões ocorrerão para preenchimento de vagas abertas em função da substituição de
funcionários desligados, promovidos ou transferidos, ou ainda, em função de aumentos do quadro de
funcionários previstos em orçamento e aprovados.
01 – Responsável
É de responsabilidade da área de RH assegurar a aplicabilidade, observância dos
procedimentos e monitoração do cumprimento dessa política.
02 – Processo
O processo de admissão somente ocorrerá após conclusão e aprovação do processo de
seleção para o preenchimento da vaga existente.
Antes da admissão do candidato escolhido, deverá ser elaborada pesquisa custeada
pela organização, verificando, dentre outros, a existência de antecedentes criminais e
as referências bancárias. Caso as informações obtidas desabonem o candidato,
dependendo da gravidade destas, a admissão poderá ser vetada.
Atendendo à exigência do Ministério do Trabalho, antes de iniciar suas atividades como
funcionário, o candidato escolhido deve se submeter a exame médico pré-admissional,
custeado pela organização. O exame médico não tem caráter reprovatório, porém o
candidato que não estiver apto para exercer suas funções deverá solucionar seu
problema de saúde, para então iniciar o processo de admissão.
A data de admissão será determinada pelas áreas de RH e solicitante, que procurará
compatibilizar as necessidades da área requisitante e a disponibilidade do candidato.
Considerando-se as limitações operacionais de fechamento da folha de pagamento, as
admissões deverão ser efetuadas somente até o dia 12 (doze) de cada mês.
O gestor responsável pelo novo funcionário deverá providenciar o preenchimento do
formulário Movimentação de Pessoal com as devidas aprovações (Superior imediato e
Diretoria Regional/Adjunta).
03 – Prazo de Experiência
Os primeiros 90 (noventa) dias de trabalho, divididos em dois períodos de 45
(quarenta e cinco) dias, deverão ser considerados como prazo de experiência.
Ao término dos primeiros 45 (quarenta e cinco) dias, o sistema RHWEB emite o e-mail
de aviso.
De acordo com a orientação do superior imediato do funcionário, poderá ocorrer:
A renovação do contrato de experiência por igual período; ou
O desligamento do funcionário.
O período de experiência deverá constar, obrigatoriamente, no contrato de trabalho.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
Passados os 90 (noventa) dias úteis a efetivação é automática, caso contrário o
superior imediato do funcionário providenciará o desligamento do empregado.
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
25.2 – CARGOS E SALÁRIOS
Esta política tem como objetivo estabelecer as diretrizes e regras para uma administração de cargos e
salários competitiva, de forma estruturada e interativa com a gestão dos recursos humanos e estratégias
da HDI Seguros.
01 – Responsável
Quaisquer alterações nos Cargos existentes na Estrutura serão submetidas à análise e
avaliação/ reavaliação da Diretoria correspondente.
A área de RH é responsável pela elaboração e manutenção do Plano de Cargos e
Salários, mediante aprovação do Comitê de Diretoria, e por prestar esclarecimento aos
funcionários sobre a Estrutura e a Política de Cargos e Salários.
O Plano de Cargos e Salários será composto de job description para todos os cargos da
Cia., a classificação dos cargos por níveis de subordinação, e a remuneração
correspondente a cada cargo.
O job description de cada cargo conterá, no mínimo, as seguintes informações: nome
do cargo, nome da área, subordinação hierárquica, objetivo do cargo, principais
atividades e responsabilidades, pré-requisito de escolaridade e experiência profissional,
cursos e/ou conhecimentos específicos necessários.
02 – Fundamentos
Simplicidade e transparência de critérios. A fundamentação desta Política de Cargos e
Salários, além de considerar os aspectos organizacionais, políticos e culturais da HDI
Seguros, baseia-se em duas premissas principais que visam assegurar a eficácia na
gestão de todos os cargos e salários da Estrutura Organizacional:
Equilíbrio Interno: Constituído pela correlação salarial existente entre os cargos da
Cia, definida pelos respectivos valores relativos, considerando suas atribuições,
responsabilidades e qualificações exigidas.
Equilíbrio Externo: Determinado pela correlação existente entre os salários pagos
pela Cia e as práticas/tendências salariais adotadas por empresas do mercado
equiparado, apuradas mediante análise e avaliação dos resultados de Pesquisas de
Cargos e Salários.
Esta política também proporciona parâmetros para o desenvolvimento profissional
dentro da estrutura organizacional, mediante condições de pré-requisitos de
qualificações e competências especificadas e necessárias para cada cargo, indicando
oportunidades de ações relativas a cargos e salários alinhadas aos demais programas
de remuneração e recursos humanos.
A mobilidade de cada empregado dentro da Estrutura de Cargos e Salários será
expressa por ações a título de “Progressão Vertical” e “Progressão Horizontal”, desde
que alinhada com esta Política e precedida por justificativas pertinentes e eficácia no
desempenho, sendo previamente discutida com a Diretoria da área e validada/
aprovada pela Diretoria de Recursos Humanos.
Qualquer outra situação fora dos padrões definidos será aprovada pelo Comitê
Executivo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
03 – Administração de Cargos
Os cargos são administrados em conformidade com a Estrutura de Cargos descrita no
item 1 acima.
É de responsabilidade de cada Gestor a comunicação ao RH de eventuais mudanças
nas características dos cargos, mediante aprovação da Diretoria correspondente;
A Estrutura de Cargos é composta de tantas faixas quantas forem aprovadas pela
Diretoria.
04 – Administração Salarial
Os salários são administrados conforme Estrutura Salarial que está correlacionada com
a Estrutura de Cargos, contemplando todos os cargos até o nível de Diretoria,
abrangendo a Matriz, Filiais e Regionais de Sinistros.
O objetivo da Estrutura Salarial é fazer com que os cargos sejam administrados dentro
de suas respectivas faixas salariais.
A posição salarial de cada empregado na faixa será determinada de acordo com a sua
qualificação, competências, desempenho e resultados apurados no seu cargo.
A mudança de faixa salarial será sempre limitada a uma variação máxima de 20% do
salário vigente, necessitando da aprovação da Diretoria da área e Diretoria de Recursos
Humanos.
Acima deste percentual o Diretor Estatutário responsável, pelo
funcionário, deverá encaminhar a proposta de alteração com as
justificavas para aprovação do Comitê Executivo.
O aumento por mérito só será concedido após o funcionário completar no mínimo um
ano na empresa e está limitado ao máximo de 15% sobre o salário vigente, com
aprovação da Gerência direta e Diretoria da área.
Quaisquer ações salariais dependerão do planejamento orçamentário, disponibilidade
financeira, e aprovação do gestor imediato. As ações salariais atreladas a promoções a
partir do nível Gerencial também demandarão a aprovação da Diretoria.
05 – Progressão Horizontal (Mérito)
A progressão horizontal depende principalmente da qualidade, e nível de resultados
alcançados no cumprimento de todas as atribuições e responsabilidades do cargo.
A progressão horizontal ocorre mediante a alteração do nível da faixa salarial (menor,
médio, maior);
Poderá ser efetuada pela pesquisa salarial periodicamente, pela área de RH, a
exclusivo critério da Cia., independente de solicitação do gestor imediato, para
eventual identificação e/ou enquadramento salarial.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
06 – Progressão Vertical (Promoção)
A progressão vertical representa a mudança da faixa salarial a título de “Promoção”
concedida ao funcionário que passa a ocupar cargo de grupo superior ao atual.
Esse tipo de progressão pode ocorrer das seguintes formas:
Crescimento da maturidade profissional;
Qualidade dos resultados alcançados;
Necessidade da Cia em preencher algum cargo vago.
Condições para haver a progressão vertical:
O funcionário deve atender ao perfil profissional e demais pré-requisitos exigidos
pelo novo cargo, definidos e expressos no “Manual da Organização”;
Existência da vaga e necessidade real da existência do cargo.
A alteração salarial será para o valor mínimo da faixa do novo Grupo Salarial.
07 – Dissídio
A ação salarial a título de “Aumento Geral” visa corrigir os salários de todos os
empregados da empresa e os valores das faixas salariais dos cargos em proporções
iguais através de acordo ou dissídio coletivo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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157
CÓDIGO:
25.3 – DESLIGAMENTOS
Esta política visa definir e estabelecer os critérios gerais para o desligamento de profissionais do quadro de
pessoal da HDI Seguros. Todo desligamento de funcionários deverá ser discutido com a área de RH, antes
da sua oficialização, visando identificar suas implicações em termos legais.
01 – Responsável
É de responsabilidade da área de Recursos Humanos assegurar a aplicabilidade e
monitoramento do cumprimento dessa política.
02 – Prazo de Desligamento
O prazo para desligamento na HDI Seguros é até, no máximo, dia 12 de cada mês, em
virtude do fechamento da folha de pagamento.
O pedido de desligamento deve ser emitido no formulário Movimentação Pessoal
Deslig.doc, que é acessado no link \\Hdisql\recursos humanos\Publico\Outros
Formulários RH\Movimentação Pessoal Deslig, e enviado por e-mail ao endereço
[email protected].
O Manual com os procedimentos está no sistema RHWEB, link ajuda (cabeçalho do
lado direito).
03 – Causas
O desligamento de profissionais é a rescisão do contrato individual de trabalho ocorrerá
por qualquer uma das partes. As rescisões podem ocorrer nas seguintes situações:
Iniciativa do empregado:
Demissão Voluntária: o empregado pede demissão por motivos particulares.
Iniciativa do empregador:
Término do Contrato de Experiência: a HDI Seguros, com base no desempenho
do empregado durante o período de experiência, opta por não efetivá-lo;
Sem Justa Causa: a HDI Seguros, por motivos diversos, decide dispensar os
serviços do empregado;
Justa Causa Motivada Pelo Empregado: rescisão do contrato em função de falta
grave cometida pelo empregado, nos termos do Art. 482 da C.L.T.:
Ato de improbidade;
Incontinência de conduta ou mau procedimento;
Negociação habitual por conta própria, alheia ou sem a permissão do
empregador e quando constitua ato de concorrência à empresa para a qual
trabalha o empregado, ou quando for prejudicial ao serviço;
Condenação criminal do empregado, provada em julgado, caso não tenha
havido suspensão da execução da pena;
Desídia no desempenho da respectiva função;
Embriaguez habitual ou em serviço;
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
Violação de segredo da empresa;
Ato lesivo da honra praticado no serviço contra qualquer pessoa, ou ofensas
físicas nas mesmas condições, salvo em caso de legítima defesa, própria ou
de outrem;
Abandono de emprego;
Ato de indisciplina ou de insubordinação;
Ato lesivo da honra ou ofensas físicas praticadas contra o empregador e
superiores hierárquicos, salvo em legítima defesa, própria ou de outrem;
Prática constante de jogos de azar.
04 – Comunicado de Desligamento
Após a solicitação e devida aprovação dos gestores, no sistema RHWEB, a área de
Recursos Humanos avaliará a solicitação, não havendo restrições, emitirá os
documentos para o desligamento. A decisão sobre os desligamentos é de inteira
responsabilidade do gestor a qual o colaborador está lotado.
A solicitação deve ser efetuada no mínimo 1 dia antes da data do desligamento.
Importante: Somente após todas as aprovações é que serão emitidas as cartas para
o desligamento
A exclusão dos acessos ocorrerá às 16h do dia efetivo do desligamento, portanto
obrigatoriamente o gestor deverá comunicar a dispensa até às 15h. Caso a dispensa
ocorra antes do horário estabelecido, o gestor deverá comunicar a área de RH.
06 – Iniciativa do Empregado
Não serão autorizados desligamentos a pedido do funcionário que não por pedido de
demissão voluntária.
07 – Iniciativa do Empregador
Os desligamentos por falta grave serão precedidos de afastamento do envolvido por no
máximo 30 dias, sem prejuízo da remuneração, para garantir a apuração dos fatos,
juntada de documentação e apreciação e deliberação da Diretoria.
08 – Entrevista Pessoal de Desligamento
Todo desligamento por iniciativa do funcionário representa uma perda para a
Organização. Portanto, deve-se procurar compreender as razões do evento, a fim de
identificar o motivo e quais possíveis medidas deverão ser tomadas para que evitem
futuras perdas.
Por esta razão, em qualquer caso, deverá ser feita uma entrevista pessoal de
desligamento pela Superintendência de Recursos Humanos ou pelo Gerente
responsável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
25.4 – TRANSFERÊNCIAS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes de administração dos processos de transferências de
profissionais da HDI Seguros.
01 – Responsável
É de responsabilidade da área de RH assegurar a aplicabilidade e monitoração do
cumprimento dessa política.
02 – Tipos
A transferência de profissionais poderá ocorrer:
Entre departamentos;
Entre escritórios da HDI
Em caso de abertura de vagas, o gestor poderá, além da captação externa, optar por
transferência interna de colaboradores.
A divulgação da vaga para captação interna será efetuada por e-mail a todos os
colaboradores, com a descrição da vaga (perfil), dos seus requisitos (job description) e
demais informações pertinentes.
A candidatura à vaga será aberta a todos os colaboradores, desde que obtenham o
aval do seu gestor imediato, que encaminhará e-mail ao gestor contratante
confirmando a candidatura. É vedada a candidatura direta do colaborador ao gestor
requisitante.
O gestor requisitante tem total liberdade para aceitar ou recusar candidaturas,
conforme as informações apresentadas no curriculum vitae do candidato, impressões
nas entrevistas, avaliação acadêmica, testes psicotécnicos e quaisquer outras
ferramentas disponibilizadas pela área de RH da HDI.
Em caso de aprovação de candidato, o gestor requisitante comunicará o fato ao atual
gestor e ao candidato, e serão ajustados o prazo e as demais condições da
transferência. A transferência não necessariamente implicará em mudança de cargo,
faixa salarial ou benefícios.
Em caso de reprovação, o gestor requisitante comunicará o fato ao atual gestor e ao
candidato, que permanecerá exercendo suas funções na área em que atua.
03 – Períodos para Transferência
O período para solicitação de transferência é até, no máximo, dia 12 de cada mês em
virtude do fechamento da folha de pagamento.
04 – Ajuda de Custo – Art. 457 da CLT
Ajuda de Custo é uma verba indenizatória que não tem natureza salarial, qualquer que
seja o valor pago, tem a finalidade específica de cobrir despesas do empregado em
decorrência de mudança do local de trabalho.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
O valor da ajuda de custo é limitado a um salário do requisitante, e deverá ser
previamente aprovado entre a Diretoria Regional e a Diretoria Comercial. Valor acima
do limite estabelecido deverá ser submetido ao Comitê para aprovação.
O benefício é pago de uma única vez pela folha de pagamento. Não será permitido
complemento.
O empregado deverá encaminhar todos os comprovantes das despesas para suporte ao
valor liberado.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
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SERVIÇO PESSOAL
26.1 – COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Esta política visa definir e estabelecer os critérios para o processo de comunicação interna com os
funcionários da HDI Seguros.
01 – Responsável
Caberá a área de RH, a gestão dos processos de comunicação institucional e seleção
dos temas a serem abordados.
02 – Geral
Os processos de comunicação de caráter coletivo observarão as facilidades do sistema
interno de comunicação e deverão atingir todos os funcionários.
Os temas sob responsabilidade da área de RH se limitarão àqueles referentes às
relações trabalhistas e sociais tais como manutenção de emprego, contrato de
trabalho, operacionalidade do sistema de benefícios, eventos institucionais, chamadas
de comprometimento, estímulo ao desenvolvimento pessoal e coletivo da força de
trabalho, etc.
O processo de comunicação deverá obedecer à metodologia e técnicas que observem
profissionalismo, modernidade, segurança, uso adequado de linguagem e clareza das
informações.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
LEGAL
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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FIRMAS E PROCURAÇÕES
27.1 – ASSINATURAS AUTORIZADAS
Esta política estabelece critérios para a concessão de procurações, definindo responsabilidades e
autoridades para a assinatura de documentos de uso externo para representação da HDI Seguros.
01 – Procurações
Os funcionários da organização, de acordo com as suas responsabilidades no exercício de suas
funções, poderão exercer poderes externos, mediante procurações específicas para cada
finalidade.
As procurações deverão ter especificadas, no respectivo documento, os atos ou operações que os
mandatários poderão praticar e a duração do mandato.
As procurações devem outorgar poderes para um procurador assinar sozinho, em conjunto com
um Diretor ou com outro procurador de iguais poderes, observados os graus de risco no
exercício de cada representação.
Toda solicitação de emissão de procuração deverá ser documentada e assinada pelo Diretor da
área a qual o funcionário está subordinado, justificando a real necessidade desta. Além dessa
assinatura, outro Diretor também deverá assinar a procuração.
As procurações que não são para um único evento temporário e específicos, são registradas em
cartório e uma das vias fica na Contabilidade da HDI Seguros.
As procurações deverão ser canceladas quando da demissão ou saída do funcionário, ou a
critério da empresa, quando não for mais necessária a tarefa de representação pelo outorgado.
A área de RH deverá informar à Contabilidade, imediatamente, todos os desligamentos de
funcionários, para que seja providenciado o cancelamento das procurações e atualização das
mesmas.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
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ASSESSORIA
28.1 – ASSESSORIA EXTERNA DE ADVOGADOS
Esta política visa definir e estabelecer as diretrizes para a contratação de serviços externos de advocacia.
01 – Advogado
A HDI Seguros possuirá serviços externos de advocacia, que serão focados na parte trabalhista e
de contratos da empresa.
O contrato firmado entre a HDI Seguros e o advogado é de prazo indeterminado.
É necessário que o Comitê Executivo aprovem a contratação deste serviço.
Na contratação de serviços externos de advocacia, os seguintes critérios deverão ser
observados:
Custos x Benefícios;
Capacidade e idoneidade;
Avaliação prévia do respectivo curriculum.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
TÉCNICA
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
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GERAL
29.1 – DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS
Esta política visa estabelecer as diretrizes para o desenvolvimento de novos produtos e/ou serviços ou
reciclagem dos existentes. A palavra “produto” é usada para simplificar o texto.
01 – Geral
Os produtos da HDI Seguros deverão satisfazer as necessidades de seus clientes e do mercado
onde ela atua, buscando maximizar o retorno do investimento, sempre de acordo com as leis
aplicáveis, regulamentos e normas gerais.
02 – Áreas Envolvidas
Devem participar do desenvolvimento do novo produto, principalmente as áreas Técnica/
Underwriting e de Marketing.
03 – Etapas
Na concepção de um novo produto, deve-se seguir as seguintes etapas:
Verificar o interesse da Companhia na comercialização de um novo produto;
Analisar as necessidades existentes no mercado;
Pesquisar, dependendo do produto, junto aos Corretores/ Segurados o nível de interesse e
possíveis sugestões;
Elaborar as Condições Gerais e Cláusulas, conforme normas da SUSEP;
Elaborar taxação;
Elaborar Nota Técnica e aprová-la na SUSEP;
Viabilizar possíveis sistemas de cálculo;
Treinamento interno (equipe técnica/comercial) sobre as particularidades do produto;
Lançamento do produto;
Acompanhamento da performance do produto;
Após um determinado período, realizar possíveis ajustes.
04 – Acompanhamento Após Implantação
Deve haver um acompanhamento após a implantação do produto através de dados estatísticos,
que são extraídos dos sistemas de emissão, pelo qual pode-se obter resultados por Cobertura,
Tipo de Evento, Classe de Importância Segurada, Franquias, etc.
A responsabilidade pela extração e análise dos dados é restrita a área Técnica/ Underwriting e de
Resseguros, no caso de haver algum plano de resseguro.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
29.2 – AUTOMÓVEL
Esta política visa definir as diretrizes para os produtos voltados para o ramo de AUTOMÓVEL.
01 – HDI Auto (Código 131 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a Frotas, Veículos de pessoa Jurídica e veículos das categorias 40 a 52;
Não se deve conceder cobertura provisória para esse produto.
Não é permitida a contratação de qualquer cobertura que não esteja prevista no “Manual do Produto”.
Não é permitida a contratação de qualquer cobertura com valores superiores aos determinados no
“Manual do Produto”.
Não é permitida a contratação de qualquer cobertura para atividades classificadas como “excluídas” pelo
O comissionamento máximo de corretagem deve ser de 25% do valor líquido do prêmio.
Não poderão ser contratadas Importâncias Seguradas acima do que contam nas condições gerais.
O seguro somente pode ser contratado de acordo com as seguintes formas de pagamento e
parcelamento: Débito 1+6, Cheque 1+3 e carnê 1+6.
Devem ser seguidas todas as normas expressas nas condições gerais.
02 – HDI Auto Funcional (Código 331 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a funcionários de empresas cadastradas no produto em evidência.
Para este produto, somente é permitido a contratação de veículos das categorias 10 a 23.
É obrigatório o preenchimento do perfil.
Para operacionalização deste produto, é necessário envio de formulário de solicitação e prévia aprovação
da matriz.
03 – HDI Auto Perfil (Código 431 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a contratação de veículos das categorias 10 a 23.
É obrigatório o preenchimento do perfil para avaliação e taxação do risco.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
04 – HDI Carta Verde (Código 133 – Sistema HANS).
Somente para veículos de passeio e picapes, categorias 10 a 23;
Destinados tanto a pessoas físicas quanto jurídicas;
Apólices Individuais;
Pagamento do prêmio, somente à vista.
Não é permitido realizar endossos de qualquer espécie.
Pagamento somente a vista.
05 – HDI RCTR-VI (Código 136 – Sistema HANS).
Este produto é destinado a contratação de veículos de todas as categorias.
Contratação condicionada a aceitação Prévia da matriz.
Importâncias seguradas são previamente determinadas e fixas. O comissionamento máximo de
corretagem deve ser de 10% do valor líquido do prêmio.
Este produto é destinado a contratação de veículos de todas as categorias.
Importâncias seguradas são previamente determinadas e fixas.
Vigência do seguro somente anual.
O seguro somente pode ser contratado em ate 7 parcelas fixas sendo 1+6.
Este produto é destinado à contratação de veículos de todas as categorias.
Importâncias seguradas são previamente determinadas e fixas.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
08 – Validação Jurídica
A área Jurídica analisará previamente todos os contratos relativos a novos produtos, validando sua
correção jurídica e adequação às demandas da SUSEP e/ou outros órgãos reguladores, se aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
29.3 – CREDIT SCORE
Esta política visa definir as diretrizes para Credit Score da HDI Seguros.
01 – Geral
Todas as propostas de clientes devem passar pelo processo de Credit Score.
O processo de Credit Score é aplicável aos seguros novos e renovação de apólice.
É de responsabilidade da Matriz preparar a Tabela de remessa de propostas a SERASA e a Tabela
de Consultas realizadas.
A consulta de CPF/ CNPJ tem validade de 180 dias.
As emissões de apólices de clientes que apresentarem restrições econômicas-financeiras nas
consultas efetuadas por empresa externa especializada, devem ser bloqueadas conforme
parâmetros pré-estabelecidos pela HDI Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
29.4 – PROPERTY
Esta política visa definir as diretrizes para os produtos voltados para o ramo de Property.
01 – HDI Empresa (Código 002 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a riscos de pequeno porte com valor em risco/LMI de até R$3,6
milhões;
Não é permitida a contratação de qualquer cobertura que não esteja prevista no “Manual do
Produto”.
Não é permitida a contratação de qualquer cobertura com valores superiores aos determinados
no “Manual do Produto”.
Não é permitida a contratação de qualquer cobertura para atividades classificadas como
“excluídas” pelo “Manual do Produto”.
Não poderão ser segurados riscos em construções classificadas como “Mista” ou “Inferior”,
definidas no “Manual do Produto”.
Não é permitida a aplicação de qualquer desconto não previsto no “Manual do Produto”.
O Limite Máximo de Indenização (LMI) deve ser de no mínimo 40% do Valor em Risco (VR).
É obrigatória a contratação da cobertura básica de Incêndio e de, pelo menos, mais uma
cobertura acessória.
Deverá haver uma atenção especial na aceitação de seguros empresariais para riscos localizados
em um mesmo prédio ou apólices distintas para segurar edifício e conteúdo, pois haverá
acúmulo de retenção por parte da HDI Seguros.
A aceitação de casos não previstos no “Manual de Procedimentos para Seguros no Ramo de
Property” somente ocorrerão com consulta prévia ao Departamento de Property Matriz.
02 – HDI Residência (Código 005 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a residências habituais ou de veraneio com valor segurável de até R$
500.000,00.
Produto”.
Somente será permitida a contratação de qualquer cobertura com valores superiores aos
determinados no “Manual do Produto”, mediante aprovação através dos níveis de alçada em
vigor.
Somente será permitida a contratação de coberturas classificadas como “Sob Consulta” pelo
“Manual do Produto”, somente ocorrerão com consulta prévia ao Departamento de Property
Matriz.
O comissionamento máximo de corretagem é de 40% do valor líquido do prêmio.
É obrigatória a contratação da cobertura básica de Incêndio e de, pelo menos, mais uma
Deve-se ter atenção especial na aceitação de seguros para riscos localizados em um mesmo
prédio ou vizinhos entre si ou com apólices distintas para segurar edifício e conteúdo, pois
haverá acúmulo de retenção por parte da HDI Seguros.
Aceitação de casos não previstos no “Manual de Procedimentos para Seguros no Ramo de
Property” somente com consulta prévia ao Departamento de Property Matriz.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
03 – HDI Condomínio (Código 114 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a condomínios Residenciais, Comerciais ou Mistos com valor em
risco/LMI de até R$ 8.000.000,00.
Não se deve conceder a cobertura provisória para esse produto.
Produto”.
Somente será permitida a contratação de qualquer cobertura com valores superiores aos
determinados no “Manual do Produto”, somente ocorrerão com consulta prévia ao Departamento
de Property Matriz.
Não poderão ser segurados riscos em construções classificadas como “Mista” ou “Inferior”,
definidas no “Manual do Produto”.
É obrigatória a contratação da cobertura básica de incêndio e de, pelo menos, mais uma
Deve haver atenção especial na aceitação de seguros para riscos vizinhos entre si ou com
apólices distintas para segurar edifício e conteúdo, pois haverá acúmulo de retenção por parte da
HDI Seguros.
Para aceitação de casos não previstos no “Manual de Procedimentos para Seguros no Ramo de
Property”, somente com consulta prévia ao Departamento de Property Matriz.
04 – HDI Empresa II (Código 202 – Sistema HANS)
Este produto é destinado a riscos que não se enquadrem no produto HDI Empresa, pela
atividade (“excluída”), pela cobertura sob consulta, ou por possuir LMI (Limite Máximo de
Indenização) das coberturas acessórias acima do limite previsto no produto “HDI Empresa”. Sua
aceitação é de caráter excepcional.
A Inspeção Prévia de Risco é obrigatória e a aceitação do risco somente ocorrerão com
consulta prévia ao Departamento de Property Matriz.
05 – HDI Master
Este produto é destinado a Riscos Facultativos com Valor em Risco acima de R$ 5.000.000,00.
A área Jurídica analisará previamente todos os contratos relativos a novos produtos, validando
sua correção jurídica e adequação às demandas da SUSEP e/ou outros órgãos reguladores, se aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
29.5 – RESSEGURO E COSSEGURO
Esta política visa definir as diretrizes de resseguro e cosseguro.
01 – Resseguro
Todos os contratos de resseguros fechados pelas áreas de Produto deverão ser encaminhados
diretamente para a área de Resseguros para eventual preparação de sistemas.
Os documentos com os valores acima do limite técnico deverão ter repasse de resseguro.
Todas as apólices com valor de importância seguradas maior que o limite de automacidade do
ressegurador deverão obter taxas e condições estipuladas por este.
O repasse deve ser mensal, e ocorrer no primeiro dia útil do terceiro mês após a emissão.
A cobrança deve ocorrer no mês subseqüente de envio de remessa.
Os sinistros deverão ser avisados ao ressegurador no prazo de 30 (trinta) dias após a data de
aviso do segurado na HDI Seguros.
Somente terão direito a recuperação de resseguro, sinistros com recibo assinado pelo segurado.
Os juros devem ser cobrados de acordo com circular mensal expedida pelo ressegurador.
Os Limites Técnicos devem ser definidos a cada 3 (três) meses, com base da experiência da
carteira. No caso de carteiras novas deverá ser baseado no orçamento.
Os Limites de Automacidade correspondem a 3% do ativo líquido no 1° e 2° semestres.
02 – Cosseguro
Todas as apólices deverão ser emitidas dentro do mês em que deram entrada na HDI Seguros.
A aceitação dos produtos da HDI Seguros deverá ser submetida a aprovação da área de
resseguro e respectiva área técnica.
Toda apólice só poderá ser emitida com a liberação no sistema (alçada da área de Resseguro).
A HDI Seguros somente aceitará produtos de “Cosseguro Aceito” abaixo relacionados:
Incêndio;
Transporte nacional;
Transporte internacional;
Riscos diversos.
Todas as negociações de cosseguro deverão respeitar rigorosamente os parâmetros de
comercialização (comissões máximas e tarifas de nossos produtos similares) e aceitação da HDI
Seguros (riscos/ atividades declináveis).
sua correção jurídica e adequação às demandas da SUSEP e/ou outros órgãos reguladores, se
aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
29.6– TRANSPORTES
Esta política visa definir as diretrizes para seguros no ramo de transportes da HDI Seguros.
01 – Geral
Os seguros de Transportes têm por objetivo indenizar as perdas e danos sofridos pelos bens e
mercadorias, durante o transporte aéreo, terrestre e aquaviário em viagens nacionais ou
internacionais.
Transporte Internacional:
Seguro destinado, exclusivamente, às importações ou exportações de bens e mercadorias,
pertencentes a pessoas físicas ou jurídicas.
Neste Produto, encontram-se disponíveis as seguintes Coberturas e Cláusulas:
Coberturas Básicas
Número da
Cláusula
Cobertura
1
Cobertura básica restrita (C)
2
Cobertura básica restrita (B)
3
Cobertura básica ampla (A)
4
Cobertura ampla para remessas postais
5
Cobertura restrita para alimentos congelados (excluindo carne
congelada)
6
Cobertura ampla para alimentos congelados (excluindo carne
congelada)
7
Cobertura restrita para carne congelada (não aplicável à carne
resfriada, refrigerada ou fresca)
8
Cobertura ampla para carne congelada (não aplicável à carne
9
Cobertura ampla para bovinos incluindo imunização e reprodução
10
Cobertura ampla para seguros de transportes marítimos, fluviais,
lacustres, aéreos ou rodoferroviário de animais vivos
11
Cobertura ampla para seguros de transportes aéreos de aves vivas
12
Cobertura ampla para cimento
13
Cobertura ampla para batata
14
Cobertura ampla para embarques a granel
15
Cobertura ampla embarques de minérios a granel
16
Cobertura ampla para fertilizantes a granel (cloretos, fosfatos,
nitratos, sulfatos e outros adubos)
17
Cobertura restrita para transporte de óleo (petróleo) a granel
18
Cobertura restrita para carvão
19
Cobertura restrita para commodites
20
Cobertura ampla para commodites
21
Cobertura restrita para madeiras (carga no convés)
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
175
CÓDIGO:
Número da
Cláusula
Cobertura
22
Cobertura ampla para madeiras (carga não acondicionada no
convés)
23
Cobertura restrita para borracha natural (excluindo látex líquido)
24
Cobertura restrita para juta
25
Cobertura restrita para container
26
Cobertura ampla para container
28
Cobertura básica para seguros de bagagem
Coberturas Adicionais
Número da
Cláusula
Cobertura
201
Cobertura adicional de despesas
202
Cobertura adicional de impostos sobre mercadorias importadas
203
Cobertura adicional de impostos sobre mercadorias exportadas
204
Cobertura adicional de lucros esperados
205
Cobertura adicional
redespachadas
206
Cobertura adicional para embarques aéreos sem valor declarado
209
Cobertura adicional de transbordo e desvio de rota
210
Cobertura adicional de
aquaviários e terrestres
211
Cobertura adicional de riscos de greves para embarques aéreos
212
Cobertura adicional de riscos de guerra para embarques marítimos
213
Cobertura adicional de riscos de guerra para embarques aéreos
214
Cobertura adicional de riscos de guerra para o seguro de remessas
postais
215
Cobertura adicional de prorrogação de prazo de duração dos riscos
216
Cobertura adicional de extensão de cobertura e abertura de
volumes
217
Cobertura adicional de paralisação de máquinas frigoríficas ou
motores de refrigeração
218
Cobertura adicional de extensão de cobertura para alimentos
congelados
para
mercadorias
riscos
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
de
em
greves
devolução
para
ou
embarques
VERSÃO
PÁG.
29
176
CÓDIGO:
Cláusulas Específicas
Número da
Cláusula
Cobertura
301
Cláusula específica para bens usados
302
Cláusula específica para embarques aéreos sem valor declarado
303
Cláusula específica para seguros de importação chapas
galvanizadas e/ou folhas de ferro zincadas (folha de flandres)
304
Cláusula específica para embarques efetuados no convés dos
navios
305
Cláusula específica de averbações para os seguros transportes de
importação
306
Cláusula específica de averbações simplificadas para os seguros
transportes de importação
307
Cláusula específica de averbação provisória única para os seguros
transportes de importação
308
exportação e transportes nacionais
312
Cláusula específica de franquia para os seguros de transportes
internacionais e nacionais (exceto operações isoladas e
transportes terrestres nacionais)
314
Cláusula específica para seguros transportes
internacionais contratados em moeda estrangeira
315
Cláusula específica para aparelhos, máquinas e equipamentos
316
Cláusula específica para faltas em mercadorias a granel
317
Cláusula especifica para mercadorias transportadas em containers
“porta a porta”
318
“padrão iso”
319
Cláusula específica para amendoim, castanhas, amêndoas, avelãs
e nozes
320
Cláusula específica para diferença de peso
321
Cláusula específica para cristais e vidros
322
Cláusula específica para lâmpadas
323
Cláusula específica para perda de peso
324
Cláusula específica para arame, ferro, aço, zinco, folha de flandres
e metais em geral
de
viagens
Transporte Nacional:
Seguro destinado, exclusivamente, ao transporte de bens e mercadorias pertencentes a
pessoas físicas ou jurídicas, dentro do Território Brasileiro.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
177
CÓDIGO:
Coberturas Básicas
Número da
Cláusula
Cobertura
1
Cobertura básica restrita (C)
2
Cobertura básica restrita (B)
3
Cobertura básica ampla (A)
4
Cobertura ampla para remessas postais
5
Cobertura restrita para alimentos congelados (excluindo carne
congelada)
6
Cobertura ampla para alimentos congelados (excluindo carne
congelada)
7
Cobertura restrita para carne congelada (não aplicável à carne
8
Cobertura ampla para carne congelada (não aplicável à carne
9
Cobertura ampla para bovinos incluindo imunização e reprodução
10
Cobertura ampla para seguros de transportes marítimos, fluviais,
lacustres, aéreos ou rodoferroviário de animais vivos
11
Cobertura ampla para seguros de transportes aéreos de aves vivas
12
Cobertura ampla para cimento
13
Cobertura ampla para batata
14
Cobertura ampla para embarques a granel
15
Cobertura ampla embarques de minérios a granel
16
Cobertura ampla para fertilizantes a granel (cloretos, fosfatos,
nitratos, sulfatos e outros adubos)
17
Cobertura restrita para transporte de óleo (petróleo) a granel
18
Cobertura restrita para carvão
19
Cobertura restrita para commodites
20
Cobertura ampla para commodites
21
Cobertura restrita para madeiras (carga no convés)
22
Cobertura ampla para madeiras (carga não acondicionada no
convés)
23
Cobertura restrita para borracha natural (excluindo látex líquido)
24
Cobertura restrita para juta
25
Cobertura restrita para container
26
Cobertura ampla para container
27
Cobertura para seguros de operações isoladas
28
Cobertura básica para seguros de bagagem
Cobertura básica para seguro de bagagens de passageiros
transportados em ônibus
Cobertura básica para seguros de mercadorias conduzidas por
portadores
29
30
31
Cobertura básica para seguros de
responsabilidade de viajantes comerciais
mostruários
sob
a
.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
178
CÓDIGO:
Número da
Cláusula
Cobertura
32
Cobertura básica para seguros de transportes de títulos em
malotes
Coberturas Adicionais
Número da
Cláusula
Cobertura
201
Cobertura adicional de despesas
204
Cobertura adicional de lucros esperados
206
Cobertura adicional para embarques aéreos sem valor declarado
207
Cobertura adicional para embarques em navios com denominação
a avisar
210
Cobertura adicional de
aquaviários e terrestres
211
Cobertura adicional de riscos de greves para embarques aéreos
riscos
de
greves
para
embarques
212
Cobertura adicional de riscos de guerra para embarques marítimos
213
Cobertura adicional de riscos de guerra para embarques aéreos
217
Cobertura adicional de paralisação de máquinas frigoríficas ou
motores de refrigeração
218
Cobertura adicional de extensão de cobertura para alimentos
congelados
Cláusulas Específicas
Número da
Cláusula
Cobertura
301
Cláusula específica para bens usados
302
Cláusula específica para embarques aéreos sem valor declarado
304
Cláusula específica para embarques efetuados no convés dos
navios
308
exportação e transportes nacionais
309
Cláusula específica de averbação simplificada para os seguros de
transportes nacionais
310
Cláusula específica de averbações para seguro de operações
isoladas
311
Cláusula específica de averbações para seguros de transportes de
títulos em malotes
312
Cláusula específica de franquia para os seguros de transportes
internacionais e nacionais (exceto operações isoladas e
transportes terrestres nacionais)
313
Cláusula específica de franquia para os seguros de operações
isoladas e transportes terrestres nacionais
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
179
CÓDIGO:
Número da
Cláusula
Cobertura
315
Cláusula específica para aparelhos, máquinas e equipamentos
316
Cláusula específica para faltas em mercadorias a granel
317
“porta a porta”
318
“padrão iso”
319
Cláusula específica para amendoim, castanhas, amêndoas, avelãs
e nozes
320
Cláusula específica para diferença de peso
321
Cláusula específica para cristais e vidros
322
Cláusula específica para lâmpadas
323
Cláusula específica para perda de peso
324
Cláusula específica para arame, ferro, aço, zinco, folha de flandres
e metais em geral
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário – Carga (RCTR-C)
Seguro destinado, exclusivamente, aos transportadores rodoviários, pessoas jurídicas, que
transportarem bens e mercadorias pertencentes a terceiros, dentro do Território Brasileiro.
Cobertura Básica
Colisão e/ou capotagem
transportador.
e/ou
abalroamento
e/ou
tombamento
do
veículo
Incêndio ou explosão do veículo transportador.
Observado o critério de aferição da responsabilidade estabelecida nesta Cláusula,
acha-se, ainda, coberta a responsabilidade do Segurado pelas perdas ou danos
sofridos pelos bens ou mercadorias, conseqüentes dos riscos de incêndio ou explosão
nos depósitos, armazéns ou pátios usados pelo Segurado, nas localidades de início,
pernoite, baldeação e destino da viagem, ainda que os ditos bens ou mercadorias se
encontrem fora dos veículos transportadores, pelo prazo de 30 (trinta) dias
improrrogáveis.
Cláusulas
Cláusula especial de averbação simplificada.
Cláusula de impostos suspensos (benefícios internos).
Responsabilidade Civil Facultativa por Desaparecimento de Carga (RCF-DC)
Seguro destinado, exclusivamente, aos transportadores rodoviários, pessoas jurídicas, que transportarem
bens e mercadorias pertencentes a terceiros, dentro do Território Brasileiro e desde que possua apólice de
RCTR-C.
Cobertura Básica
Apropriação indébita e estelionato, quando o desaparecimento da carga seja
concomitante com o do veículo transportador.
Furto simples ou qualificado, ou extorsão simples ou mediante seqüestro, quando o
desaparecimento da carga seja concomitante com o do veículo transportador.
Roubo durante o trânsito, entendendo-se como tal, para caracterização da cobertura,
o desaparecimento total ou parcial da carga, desde que o autor do delito tenha
assumido o controle do veículo transportador, mediante grave ameaça ou emprego
de violência contra o motorista, determinando sua ação.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
180
CÓDIGO:
Não haverá cobertura para roubo em depósito, conforme definido nos subitens 2.1.4,
2.1.4.1, 2.1.4.2 e 2.1.4.3, da Cláusula 2º das Condições Gerais para o Seguro de
RCF - DC, exceto quando as mercadorias estiverem embarcadas no veículo
transportador, pelo prazo de 15 (Quinze) dias, improrrogáveis.
Roubos praticados por quadrilha, durante viagem fluvial, complementar a viagem
rodoviária, exclusivamente na Região Amazônica, desde que haja inquérito policial
conclusivo, e que ocorra o desaparecimento total ou parcial da carga,
concomitantemente ou não com o do veículo embarcado.
Cláusulas
Responsabilidade Civil do Transportador Aéreo - Carga (RCTA-C)
Seguro destinado, exclusivamente, aos Transportadores Aéreos, pessoas jurídicas, que
Cobertura Básica
Das responsabilidades constantes no Código Brasileiro de Aeronáutica.
Cláusula
Responsabilidade Civil do Armador - Carga (RCA-C)
Seguro destinado, exclusivamente, aos Transportadores Aquaviários, pessoas jurídicas, que
Cobertura Básica
Cobertura Restrita.
Cobertura ampla.
Cláusula
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário em Viagens Internacionais (Danos
Causados a Carga Transportada) - (RCTR-VI)
Seguro destinado, exclusivamente, aos Transportadores Rodoviários, pessoas jurídicas, que
transportarem bens e mercadorias pertencentes a terceiros e que efetuem viagens
internacionais com início/ término em Território Brasileiro e término/ início em países da
América do Sul.
Coberturas Básicas Obrigatórias
Cobertura de RCTR-VI – Danos a Carga.
Cobertura de RCTR-C.
Cobertura Adicional
Cobertura de RCF – DC.
Cláusula
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
181
CÓDIGO:
02 – Mercadorias Específicas
O Subscritor Técnico durante a análise do risco, deverá identificar se os bens ou mercadorias,
constantes da relação abaixo, serão transportadas pelo Segurado.
Alimentos em geral, exceto grãos a granel.
Alumínio em geral.
Artigos de Higiene Pessoal; de Limpeza e Cosméticos/Perfumes.
Artigos Fotográficos.
Autopeças.
Bebidas em Geral.
Brinquedos e Bicicletas (partes, peças e acessórios).
Café em grão e beneficiado.
Charques e Carnes “In Natura”, incluindo Carne de Frango.
Chapas finas de aço.
Calçados (tênis; sapatos; chinelos, sandálias, solados, palmilhas e correias).
CD’s, LD’s e Fitas em geral.
Cobre qualquer tipo, Zinco, Cassiterita e Estanho.
Computadores e Periféricos.
Confecções, Tecidos, fios de seda e fios têxteis.
Couro qualquer tipo.
Eletrodomésticos/eletrônicos.
Fibra Óptica.
Folha de Flandres.
Lâmpadas (reatores, luminárias e periféricos).
Leite em Pó ou Condensado.
Máquinas e equipamentos do tipo agrícola.
Óleos comestíveis.
Óleos lubrificantes.
Pilhas e Baterias.
Polietileno, polipropileno, polímeros e seus derivados, e dióxido de titânio.
.Pneumáticos e câmaras de ar
Rolamentos.
TDI.
Tintas e vernizes.
Tratores.
Vergalhões em geral.
Identificada uma ou mais das mercadorias específicas, durante o percurso terrestre, deverá ser
definido, quando da emissão da proposta de seguro o tipo de gerenciamento de risco a ser
adotado pelo Segurado para o respectivo transporte.
As mercadorias abaixo somente serão analisadas para fins de seguro, após análise e aprovação
da Diretoria Técnica:
Vidros de qualquer espécie.
Defensivos Agrícolas e Combustíveis (álcool, gasolina e diesel).
Mudança de móveis e utensílios domésticos, armas, armamentos e munições, cigarros e
animais vivos.
Telefones Celulares, suas partes, peças e assessórios.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
182
CÓDIGO:
Medicamentos (humano e Veterinário), inclusive produtos químicos para sua fabricação.
Roubo de mercadorias nos depósitos do Segurado.
Algodão em ramas e/ou em plumas e/ou em fardos prensados e/ou fios, em bobinas ou
carretéis, armas.
03 – Gerenciamento de Risco
As mercadorias abaixo somente serão analisadas para fins de seguro, após análise e aprovação
da Diretoria Técnica:
A freqüência de roubo de cargas e os acidentes rodoviários, demonstram de maneira
incontestável, a importância do gerenciamento de risco. O gerenciamento não se limita a escolha
de proteção para embarques de mercadorias visadas para roubo. Gerenciamento abrange toda a
operação, desde a armazenagem, no cliente, a forma expedição de produtos, a escolha de
transportadores, os critérios de carga e descarga, entrega, os valores envolvidos e os riscos
relacionados com toda a operação.
Nos percursos rodoviários, incluindo os complementares das viagens aéreas e aquaviárias,
poderão ser adotados dispositivos de segurança tais como:
Equipamentos de Rastreamento por Satélite GPS (Global Position System) com comunicação
por satélite, telefonia celular, rádio ou outro meio eficaz de comunicação, que deverá
disponibilizar sinal à central de monitoramento configurado com: controle sistemático de
horários, rastreamento de posição, computador de bordo (teclado de comunicação),
bloqueador de combustível, travamento de motor, alarmes sonoros e luminosos, sensor de
desengate da carreta, sensor de abertura de portas da cabine (motorista e carona),
travamento de portas do baú ou do truck, botão de pânico ou alerta, sensores de ignição (ON
– OFF), monitoramento da tentativa de violação ou avaria dos equipamentos de
rastreamento.
Escolta Armada, a qual deverá ser contratada junto à empresa legalmente constituída,
autorizada pelo Ministério da Justiça e especializada em vigilância, e contará com uma
guarnição mínima de 2 (dois) vigilantes por viatura, adequadamente preparados, com
armamento regulamentar inerente a função para o acompanhamento de veículos carregados
conforme definido no projeto específico.
Programa Específico de Rotas, definição por uma empresa de gerenciamento de risco, de
rotas pré-definidas, com checagem em determinados pontos, locais seguros de pernoite e
etc.
04 – Taxas
A taxa de seguro não pode ser o fator decisivo neste tipo de negócio.
Poderão ser fixadas taxas constantes da tarifa utilizada pela HDI Seguros ou a taxa referencial
do Ressegurador Nacional; entretanto, a cada caso concreto, após a devida análise do risco,
poderá ser definida taxa única para todo o risco.
A ação isolada de agravar taxas, na maioria das vezes, serve exclusivamente para inviabilizar o
fechamento do negócio, ou seja, conduzindo o prêmio a níveis inaceitáveis sem garantir que o mesmo
seja suficiente para suportar a severidade do risco. Portanto a fixação da taxa deverá ser condizente ao
risco analisado e ao tipo de gerenciamento de risco definido.
05 – Franquias e Participações Obrigatórias
Nos seguros de Transportes Internacionais de Importação poderão ser fixadas franquias por tipo
de mercadoria e embalagem ou fixação de um percentual único para o risco.
Nos seguros de Transportes Internacionais de Exportação, em princípio, nenhuma franquia será
estipulada a não ser que o risco proposto assim admita tal aplicação.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
183
CÓDIGO:
Nos seguros de Transportes Terrestres poderão ser definidas participações obrigatórias, como
definição de um percentual fixo ou escalonado, aplicável sobre os prejuízos indenizáveis.
Nos seguros de RCF – DC, RCA-C e RCTR-VI (Danos a Carga), poderão ser definidas
participações obrigatórias, como definição de um percentual fixo ou escalonado, aplicável sobre
os prejuízos indenizáveis.
Nos seguros de RCTR-C e RCTA-C, em princípio, nenhuma participação obrigatória será
estipulada a não ser que o risco proposto assim admita tal aplicação.
A isenção da aplicação de franquias ou da aplicação de participação obrigatória poderá ser
analisada mediante cobrança de prêmio adicional.
06 – Proposta do Seguro
Após a análise efetuada, e, estando o risco proposto dentro dos padrões de aceitação e
gerenciamento de risco, será confeccionada a respectiva Proposta de Seguro.
Na proposta de seguro, deverão constar todos os itens relacionados à cobertura solicitada, tais
como: critérios de gerenciamento de risco, taxas, franquias, participações obrigatórias e etc...
A respectiva proposta de seguro, após a análise e devido aceite pelo Segurado/Corretor, deverá ser
devolvida a Filial, devidamente assinada, para que seja providenciada a emissão da apólice.
07 – Apólice
Para a emissão da respectiva apólice, deverão ser observados as seguintes regras e tipos:
Apólice Aberta - utilizada em todos os tipos de Produtos de Transportes, cuja vigência
deverá ser anual;
Apólice Avulsa - utilizada para embarques eventuais e específicos, ou seja, para Segurados
que não possuam freqüência de embarques mensais. A apólice avulsa não poderá ser emitida
para as pessoas jurídicas que transportem bens ou mercadorias de terceiros, assim nenhum
Transportador Rodoviário, Aéreo ou Aquaviário, poderá solicitar sua emissão.
08 – Resseguro
O limite máximo de Resseguro Automático para quaisquer das modalidades de Transporte é de o
equivalente em Moeda Nacional a US$ 2.000.000,00 (Dois Milhões de Dólares Americanos).
O Subscritor Técnico deverá observar os limites operacionais técnicos e de resseguro, constantes
do “Quadro Sinóptico de Elementos Operacionais”.
09 – Sistemas de Averbação
A comunicação dos embarques, nas diversas modalidades do Produto Transporte, deverá
obedecer aos critérios contidos nas respectivas Cláusulas de Averbações, as quais encontram-se
anexas às apólices.
A seguir apontamos os critérios atualmente utilizados, de acordo com cada modalidade:
a)
Transporte Nacional (021) – Nesta modalidade o Segurado deverá comunicar os embarques:
a.1 – diariamente, antes da saída do meio de transporte, conforme disposto na Cláusula
Específica de Averbações para os seguros Transportes de Exportação e Transporte Nacional;
a.2 – mensalmente, cuja entrega deverá ser realizada até o dia 15 de cada mês subseqüente aos
embarques ocorridos no mês anterior, conforme disposto na Cláusula Específica de Averbação
Simplificada para os Seguros de Transportes Nacionais..
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
184
CÓDIGO:
b)
Transporte Internacional (022) – Nesta modalidade o Segurado deverá comunicar os embarques:
b.1 – Importação: através de Averbações Provisórias e Definitivas, esta última sendo entregue
até o dia 15 após a chegada do navio no porto, aeroporto ou Aduana (nos transportes
terrestres), conforme disposto na Cláusula Específica de Averbações para os Seguros de
Importação;
b.2 – Importação: mensalmente, através de relação mensal dos embarques,cuja entrega deverá
ser realizada até o dia 15 de cada mês subseqüente aos embarques ocorridos no mês anterior,
conforme disposto na Cláusula Especial de Averbações.
b.3 – Exportação: diariamente, antes da saída do meio de transporte, conforme disposto na
Cláusula Específica de Averbações para os seguros Transportes de Exportação e Transporte
Nacional.
c)
RCTR-C (054), RCTA-C (054), RCA-C(056), RCF-DC (055) e RCTR-VI (Danos a Carga
Transportada) (032) – Nestas modalidades o Segurado deverá comunicar os embarques:
c.1 – diariamente, antes da saída do meio de transporte, conforme disposto na Cláusula de
Averbações; constantes das Condições Gerais;
c.2 – mensalmente, cuja entrega deverá ser realizada até o dia 15 de cada mês subseqüente aos
embarques ocorridos no mês anterior, conforme disposto na Cláusula de Averbações
Simplificadas para os Seguros de Responsabilidade Civil.
10 – Averbação Eletrônica
De forma a permitir ao Segurado maior segurança no envio das averbações, na agilidade do
faturamento mensal, na redução de custos operacionais e inconsistência quando das emissões
manuais, disponibilizamos abaixo os sistemas de envio eletrônico aplicável às modalidades acima
mencionadas e para os quais as nossas Filiais deverão priorizar junto aos Segurados e corretores
•
HDI AT&M – Sistema de envio de dados eletrônico, aplicável às modalidades Transporte
Nacional (021), RCTR-C (054), RCTA-C (054), RCF-DC (054), RCA-C(056) e RCTR-VI (Danos a
Carga Transportada) (032), o qual consiste no encaminhamento diário de todos os embarques,
através de digitação no sistema ou por transferência através de “Layout” a ser disponibilizado no
momento da instalação.
•
HDI TRI – Sistema de Averbação Eletrônica utilizada para o seguro de Transporte Internacional
- Importação, o qual efetuará a extração dos dados diretamente do Siscomex. Este sistema
poderá ser instalado no Segurado ou no Despachante Aduaneiro que possua permissão para
acesso ao Siscomex. Caso o sistema seja instalado em Despachantes, em caso de mudanças,
alterações, contratações de Despachantes e/ou qualquer outro tipo de alteração que venha
envolver o Sistema de Averbação Eletrônica – HDI TRI, HDI Seguros S/A deverá ser
imediatamente avisada, antes do início das novas operações de importação., de forma a não
ocorrer à descontinuidade da extração dos dados.
As instalações dos sistemas acima, deverão ser solicitadas diretamente a Matriz, após o
fechamento do seguro, em formulário próprio, contendo os dados seguintes dados:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nome do Segurado
CNPJ
Número da apólice
Início e fim de vigência do seguro
Local (is) em que o sistema será instalado
Pessoa de contado, no Segurado, responsável pelo acompanhamento e instruções da instalação
Telefone de contato e endereço eletrônico (e-mail)
OBS.: Nos casos de seguros de Transporte Internacional Importação, deverá ser informado os
mesmos dados do Despachante Aduaneiro onde o sistema será instalado.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
PÁG.
29
185
CÓDIGO:
O recebimento dos dados eletrônicos dos sistemas acima definidos, encontram-se centralizados
na Matriz, que após o recebimento dos dados e dos possíveis acertos de inconsistências,
divulgará a cada filial a relação dos Segurados para faturamento.
Mensalmente, a Matriz enviará as Filiais a relação de Segurados que não encaminharam os
dados eletrônicos e daqueles que não estão se utilizando o sistema eletrônico e das providências
que a filial deverá tomar de forma a restabelecer a transmissão.
11 – Faturamento
As Filiais deverão observar os seguintes prazos de faturamento, após o recebimento das
averbações simplificadas, diárias ou eletrônicas:
a)
b)
Emissão das faturas até o dia 30 (trinta) do mês de recebimento das averbações, ou seja, por
exemplo: “averbações recepcionadas no mês de Outubro que se refiram a embarques realizado
no mês de Setembro deverão ser faturadas até o dia 30 do mês de Outubro.”
As averbações recebidas com atraso, meses anteriores, também deverão ser faturadas no
respectivo mês de sua entrega; entretanto seu faturamento estará sujeito a aplicação de
alçadas.
A Filial deverá possuir o controle de faturamento de todos os seus Segurados, mês a mês,
enviando quando do não recebimento das respectivas averbações, correspondência ao
Segurado/Corretor solicitando providências para sua regularização de forma a não prejudicar a
indenização em futuros sinistros.
A Matriz, eletronicamente, estará acompanhando as emissões dos faturamentos e questionando
às filiais o motivo do não faturamento de determinado mês, para cada segurado.
12 – Vigência do Seguro
As apólices deverão possuir vigência anual, conforme estabelecido no Código Civil e normas da
Superintendência de Seguros Privados (SUSEP). Desta forma quando a emissão das respectivas
apólices, o sistema de emissão permitirá a retroatividade do início de vigência no prazo máximo
de 30 (trinta) dias.
13 – Aceitação dos Riscos
Toda aceitação dos riscos, de quaisquer das modalidades de seguro de Transporte, deverão ser
submetida à análise da Área Técnica da Matriz.
As análises serão realizadas com base nos dados constantes dos questionários de seguro e em
nossa experiência na modalidade; sendo elaborada a respectiva proposta de seguro a ser
encaminhada ao Corretor/Segurado.
Para uma perfeita análise, as Filiais deverão encaminhar os
devidamente preenchidos e assinados uma pelo Segurado e Corretor.
A) Questionário de RCTR e RCF-DC
B) Questionário Transportes Internacionais
C) Questionário Transportes Nacionais
seguintes
questionários,
14 – Disposições Gerais
O manual deve ser aprovado e divulgado às áreas técnicas e subscritores envolvidos.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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29
186
CÓDIGO:
O manual deverá ser atualizado anualmente ou sempre que houver alterações e estas deverão
seguir o mesmo fluxo de aprovação e divulgação.
A gerência e equipe que elaborou o procedimento é a responsável por toda e qualquer alteração
ou atualização necessária. O procedimento deve ser formalizado mesmo que as alterações
ocorram em páginas isoladas, é necessário que todo o procedimento seja feito novamente com
as devidas atualizações.
15 – Aprovação
Qualquer inclusão, alteração ou exclusão nesta política, deverá ter aprovação da Presidência e
Diretoria Técnica.
sua correção jurídica e adequação às demandas da SUSEP e/ou outros órgãos reguladores, se
aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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187
CÓDIGO:
29.7 – VIDA
Esta política visa definir as diretrizes p ara seguros no ramo de Vida da HDI Seguros.
1- ELABORAÇÃO DO ESTUDO DE TAXA
1.1-
Para elaboração de Estudo de Taxa, serão necessários os seguintes dados:
a)dados da Empresa, Nome, CNPJ, Endereço, Ramo de Atividade;
b)
envio de relação, disquete, ou e-mail da Empresa, contendo data de nascimento, salário ou
capital de cada funcionário.
1.2-
A utilização da Tábua Atuarial nos Estudos de Taxa, deverá seguir os seguintes parâmetros:
a)
AT49 = para grupos de CLASSE “A” (EMPREGADOS DE UM MESMO EMPREGADOR),
com número mínimo de 500 (quinhentos) funcionários.
b)
GKM70 = para grupos de CLASSE “A”, com número inferior à 500 (quinhentos) funcionários
e grupos de CLASSE “B” (ENTIDADES DE CLASSE EM QUE HAJA SELEÇÃO
PROFISSIONAL, COM OU SEM O DESCONTO DO SEGURO EM FOLHA DO
PAGAMENTO), independente do número de vidas.
c)CSO 80 = para grupos de CLASSE “C” (APÓLICES ABERTAS (CLUBES)), somente com prévia
autorização da matriz.
1.3-
Definição das Garantias, conforme solicitação da Empresa ou Convenção Coletiva de Trabalho, de
acordo com as seguintes:
a)
Garantia Básica (OBRIGATÓRIA):
Morte (Morte Qualquer Causa)
b)
Garantias Adicionais:
Indenização Especial de Morte por Acidente (IEA);
Invalidez Permanente Total ou Parcial por Acidente (IPA);
Invalidez Permanente Total por Acidente (IPA – TOTAL); e
Invalidez Funcional Permanente Total por Doença (IFPD) – somente quando for incluída
a Garantia Adicional de IPA, com o percentual mínimo de 100% (cem por cento).
c)
Cláusulas Suplementares:
Cláusula Suplementar de Inclusão de Cônjuge (Automático ou Facultativo);
Cláusula Suplementar de Inclusão de Filhos (somente quando for solicitada a Inclusão
Automática de Cônjuge); e
Cláusula Suplementar de Excedente Técnico.
1.4-
Definição de Capital Segurado Individual (Importância Segurada Individual), conforme solicitação
da Empresa ou Convenção Coletiva de Trabalho, deverá seguir uma das Condições abaixo para
todo o Grupo.
a) Múltiplo Salarial:
Indicar o fator de múltiplo que determinará o Capital Segurado Individual de cada Componente, em
função do Salário base mensal;
b) Per-Capita ou Uniforme:
Capital Segurado (Importância Segurada) igual para todos os Componentes do Grupo;
c) Por Cargo
Capital Segurado (Importância Segurada), determinado de acordo com o Cargo ou Função
exercida na Empresa;
d) Por Faixa Salarial:
Capital Segurado (Importância Segurada), determinado de acordo com as Faixas Salariais
estabelecidas; e
e) Por Faixa Etária:
Capital Segurado (Importância Segurada), determinado de acordo com as Faixas Etárias
estabelecidas, em função da idade de cada componente.
1.5-
Para elaboração da Taxa Pura, deverá seguir os parâmetros abaixo:
a) digitação ou importação do perfil etário, constante do Subitem “1.1 alínea b”;
b) determinar a Escala de Capital Segurado;
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CÓDIGO:
c)
d)
e)
f)
determinar o Limite de Idade;
determinar as Garantias e Cláusulas
determinar a Tábua Atuarial a ser utilizada;
Limitar o Capital Segurado de Retenção e Repasse de Resseguro.
1.5.1-
1.6-
De acordo com as os parâmetros do item “1.5”, obteremos a Taxa Pura por Garantia e
Cláusula determinada.
Para definição da Taxa Líquida de IOF, será necessário conhecer os carregamentos a serem
utilizados nos Estudos, a saber:
a)
Comissão de Corretagem;
b)
Pró-Labore;
c)
Agenciamento;
d)
Despesa Administrativa – D.A.;
e)
Margem de Resultado; e
f)
Outros Comissionamento.
1.6.1-
De posse do percentual de cada carregamento, deverá ser encontrada a somatória destes,
que abatida de 100% (entende-se como valor líquido da fatura mensal), obteremos o fator a
ser aplicado na Taxa Pura.
1.6.2-
Portanto, a Taxa Líquida de IOF, será a Taxa Pura Total (Garantia Básica + Garantias
Adicionais + Cláusulas Suplementares) dividida pelo fator encontrado entre a diferença de
100% (cem por cento) menos o total de percentual de carregamentos.
1.6.3-
A Taxa a ser aplicada com IOF, será a Taxa Líquida multiplicada pelo fator de 1,02 (2%
(dois por cento) de IOF até Agosto/2006, sendo que, após esta data a alíquota será
zero). Sendo o resultado da Taxa a ser negociada.
2- ELABORAÇÃO DA CARTA OFERTA
Após o estudo de taxa, deverá ser elaborada a Carta Oferta contendo as condições e garantias utilizadas
para o respectivo estudo, a qual será enviada para o Estipulante/Corretora.
3- CUSTEIO DE SEGURO
O custeio do seguro pode ser contratado das seguintes formas:
a) Não contributário: Totalmente pago pela Empresa.
b) Contributário: Onde há participação do funcionário no pagamento do prêmio, total ou parcial.
4- EMISSÃO DA PROPOSTA
Quando da confirmação da realização do negócio, providenciar a emissão da proposta, em três vias,
contendo as condições Gerais/Particulares e garantias concretizadas, para as devidas assinaturas e
rubricas, do corretor e do Estipulante, sob o respectivo carimbo.
5- EMISSÃO DA APÓLICE
Depois do retorno da proposta devidamente assinada e com os respectivos carimbos, providenciar a
emissão da apólice em três vias, com as condições gerais, condições especiais ou particulares e cláusulas
adicionais e/ou suplementares contratadas do seguro a que se refere, bem como as clúsulas das
garantias adicionais e suplementares, consideradas no estudo de taxa.
Em caso de Renovação Automática da Apólice que não implique em ônus ou redução de Cobertura para
os Segurados, a mesma poderá ser realizada mediante solicitação prévia do Estipulante, através de
Ofício em papel timbrado.
Caso na Renovação da Apólice haja elevação de valores ou redução de Coberturas, há necessidade de
anuência mínima de ¾ do total de Segurados.
6- RESSEGURO
Quando em uma Apólice contratada, houver Capital Segurado Individual superior à R$ 30.000,00 (trinta
mil reais), deverá ser informado a Área de Vida da Matriz os seguintes dados:
a)
b)
nome do Estipulante e dos Subestipulantes (caso houver);
capital segurado máximo da Apólice;
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
c)
d)
garantias do seguro; e
início de vigência da Apólice.
OBS.: Quando houver Apólice na Condição de Capital Segurado acima,
(segurados) deverão ser cadastrados (incluídos) no Sistema.
os componentes
7- CADASTRAMENTO DA APÓLICE NO SISTEMA
A apólice deverá ser cadastrada no sistema, contendo os dados cadastrais do Estipulante e as condições
negociadas para a vigência do Seguro.
8- PASTA TÉCNICA
Depois da apólice emitida, a Filial deverá abrir uma pasta técnica, para arquivar a apólice, as cláusulas,
condições especiais e/ou particulares, o estudo, a carta oferta, os aditivos e documentos inerentes às
alterações de Condições Técnicas e Comerciais firmadas.
9- CADASTRAMENTO DE PLANO
Deverá ser cadastrado um Plano, contendo as Condições Técnicas e Comerciais do contrato de seguro
firmado junto ao Estipulante e Corretor.
10-
EMISSÃO DE ADITIVO
•
Toda e qualquer alteração nas condições da apólice, deverá ser solicitada pelo Estipulante em papel
ofício timbrado, contendo assinatura e respectivo carimbo.
•
Após análise da HDI, no prazo máximo de 15 (quinze) dias, deverá formalizada pela Filial a devida
aceitação ou recusa do pedido.
•
Caso a solicitação seja aceita pela HDI, a Filial deverá providenciar a emissão do aditivo com a
respectiva alteração.
•
Outros aditivos deverão ser emitidos, tais como, Invalidez pré-existente, alteração de taxa, enfim,
toda alteração deverá ser registrada na respectiva apólice através de emissão de aditivo, onde
serão obrigatórios a assinatura da HDI e o “de acordo” do Estipulante.
OBS.: Em toda solicitação de alteração das condições da apólice será necessário realizar uma análise do
resultado para verificar se a taxa aplicada comporta a alteração.
11-
ALTERAÇÕES NAS CONDIÇÕES DA APÓLICE
Toda e qualquer alteração nas condições da Apólice, a Filial deverá processar no sistema.
12-
SEGURO DE VIDA EM GRUPO – PRESTAMISTA
A contratação desta Modalidade de Seguro, somente será aceita com autorização e Condições
apresentadas pela Área de Vida da Matriz
13-
SEGURO DE VIDA EM GRUPO – EDUCACIONAL
A contratação desta Modalidade de Seguro, somente será aceita com autorização e Condições
apresentadas pela Área de Vida da Matriz.
14-
EXCEDENTE TÉCNICO
A apuração de Resultado para as Apólices que possuem esta Cláusula será realizada anualmente, pela
Área de Vida da Matriz, que solicitará à Filial, todos os dados para a respectiva análise.
15-
SEGURO DE ACIDENTES PESSOAIS
Os Cálculos de Seguro de Acidentes Pessoais será realizado pela Matriz, devendo as Sucursais informar
todos os dados pertinentes à solicitação, ou seja:
•
nome da Empresa;
•
datas de nascimento dos Componentes;
•
garantias desejadas;
•
importâncias seguradas;
•
ramo de atividade da Empresa.
16-
ACEITAÇÃO
16.1-
Proponentes em perfeitas condições de saúde e plena atividade funcional; e
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
16.2-
Nos primeiros 30 (trinta) dias poderão participar do Seguro todos os Proponentes que fizeram
parte do Estudo de Taxa. Após esse período somente os Proponentes com idade inferior a 60
(sessenta) anos.
16.3-
O prazo para recusa ou solicitação de documentos complementares na aceitação de Seguro, é de
15 (quinze) dias contados a partir da data de recebimento do Cartão-Proposta.
16.4-
Nas Apólices em que houver o preenchimento de Cartões Proposta, os mesmos deverão
permanecer em arquivo da Filial.
17-
RISCO EXCLUÍDO
17.1Doenças pré-existentes;
17.2Pilotos de Aeronaves que não sejam de Linhas regulares e também os que não possuam a
respectiva autorização pelo Órgão competente; e
17.3Prática amadora ou profissional de atividades como, páraquedismo, vôo livre; asa delta;
automobilismo e outras atividades de risco.
18-
PROFISSÕES E ATIVIDADES RECUSÁVEIS
Não poderão ser seguradas as pessoas que se enquadrarem em qualquer um dos casos abaixo:
-
Acrobatas
Amestradores e artistas de circo em geral
Agentes de Segurança
Instrutores e Inspetores de Segurança e assemelhados
Vigilantes
Pilotos de Aeronave (uso particular ou patrimonial)
Co-pilotos de Aeronaves (uso particular ou patrimonial)
Comissárias de bordo, comandantes de embarcação ou similares
Mecânicos de Vôo (uso particular ou patrimonial)
Praticantes de Vôo em Asa Delta / Ultra-Leve / Balão / Para Pent, ainda que instrutores
Praticantes de Alpinismo, com ou sem escala, ainda que instrutores
Paraquedistas, ainda que instrutores
Praticantes de atividades Subaquáticas, profissionais ou amadores, compreendendo-se
Mergulhadores, pesca Submarina, Escafandrista, Biologia Marítima, Mantenedores de emissário
Submarino
Surfistas, ainda que instrutores
Praticantes de Rafting (corredeiras)
Espeliologistas (pesquisadores de caverna)
Correspondentes de Guerra
Jóqueis (ainda que instrutores)
Praticantes de Esgrima (ainda que instrutores)
Praticantes de Esporte em Veículos ou Embarcações, compreendendo-se: Rally, Motocross, Cross
Country, Kart, Moto Velocidade, Pilotos de Marcas, Fórmulas em geral, Fórmula I, Indy Light e
Mundial, Motonáutica, Lanchas, Jet Ski
Lutadores e Pugilistas, profissionais ou amadores, ainda que instrutores, compreendendo-se
também as seguintes modalidades: Jodô, Karatê, Boxe, Luta Livre, Jui Jitsu, Tae Kendo, Capoeira,
Kung fu
Peão de Rodeio, Vaquejada (ainda que instrutores)
Bombeiros (exceto bombeiros hidráulicos)
Caçadores em geral
Detetives
Policiais (Civis, Militares, Municipais)
Componentes da Polícia Civil (Investigadores, Operadores de rádio, carcereiros, delegados, agentes
administrativo)
Perito Criminal
Oficial das Forças Armadas e Forças Auxiliares
Trabalhadores com substâncias corrosivas, tóxicas, inflamáveis e explosivas, compreendendo-se:
Químicas, Laboratoristas, Físicas e assemelhadas, ainda que em função de pesquisas.
Quaisquer funções de laboratório os de Zootecnoses, Física de Semicondutores
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
-
Motorista e Auxiliares, Transporte de Combustíveis, Produtores Inflamáveis ou Tóxicos
Petroleiros que exercem Atividades na Produção e Refino de Petróleo
Trabalhadores em Mineração, Explosão de Pedreiras, Perfurações, Demolições, Implosões,
compreendidos Funções de Transporte, Operação Montagem, Armazenagem, Manipulação e
Treinamento
Trabalhadores e Operadores de moto serra, serra elétrica e assemelhados
Trabalhadores de quaisquer Atividades referentes a Gases Industriais
19-
RISCOS SUJEITOS A APROVAÇÃO PRÉVIA DA MATRIZ
Seguros com Capitais Segurados acima de R$ 100.000,00 (cem mil reais) e que devem apresentar
necessariamente Declaração Suplementar anexa à Proposta e Ficha de Informação Financeira.
Seguro de pessoas que ocupam os cargos de:
•
Presidente da República;
•
Ministro do Estado;
•
Chefes da Casa Civil ou Militar;
•
Senadores;
•
Deputados Federais, Estaduais e Assessores;
•
Secretários e Ajudantes de Ordens do Presidente da República.
Riscos relativos a pessoas que exerçam atividades a bordo de embarcações Militares.
Atletas profissionais e amadores de futebol (ainda que em escolas) e os que desenvolvem
atividades na Indústria da Construção Civil, cujas propostas só abrangerão coberturas de Morte e
Invalidez Permanente.
Seguros com majoração da Cobertura de Invalidez Permanente por Acidente.
20-
RISCOS RECUSÁVEIS
Pessoas Ébrias contumazes ou Viciadas em Entorpecentes ou Tóxicos.
Portadores de doenças graves, capazes de contribuírem direta ou indiretamente para o risco de
acidentes ou para o agravamento das conseqüências de qualquer acidente.
Pessoas que já tenham quaisquer manifestações de doenças mentais, delirium tremens ou
apoplexia.
21-
DECLARAÇÃO PESSOAL DE SAÚDE
Com relação a Declaração Pessoal de Saúde exigida com preenchimento de próprio punho do
Proponente ao Seguro e que apresentem quaisquer das doenças abaixo, deverão ser imediatamente
recusadas:
•
DOENÇAS CARDIO-CIRCULATÓRIAS
Angina
Aneurisma Vascular
Arteriosclerose
Cardiopatias congênitas não operadas
Cirurgia de revascularização (incluindo pontes de safena)
Doenças de chagas
Infarto do Miocárdio
Insuficiência Cardíaca
Hipertenção Arterial (Vide observação adiante)
•
HIPERTENSÃO ARTERIAL
Estão sujeitos a reavaliação, na Área Vida (Matriz), nos casos de Hipertensão Arterial com relatório
médico anexo, contendo todos os dados a seguir:
-
Etiologia e tempo de existência da doença;
Níveis pressóricos máximos registrados nos últimos 12 meses;
Atendimento em Pronto-Socorro ou internações hospitalares decorrentes da doença (se houver),
com datas e duração das internações;
Nome e posologia dos medicamentos em uso;
Resultado de eletrocardiograma recente e de outros exames complementares que tenha sido
realizados;
Existência de patologias concomitantes;
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
-
História Familiar (existe algum caso de hipertenção, doença renal, doença coronariana ou
diabetes na família?);
História de tabagismo (É fumante? Quanto tempo fuma? Quantos cigarros por dia?); e
Peso e altura do proponente.
OBS.: A proposta inicial sem os dados acima mencionados, deverá ser imediatamente
recusada pela Sucursal.
•
GERAL
Câncer (Tumores malignos) ou neoplasias de qualquer órgão.
•
DOENÇAS RESPIRATÓRIAS
Efízema Pulmonar
•
DOENÇAS DIGESTIVAS
Cirrose Hepática
Hepatite Crônica
Insuficiência Hepática
Varizes do Esôfago
•
DOENÇAS INFECCIOSAS
AIDS
•
DOENÇAS ENDOCRINOLÓGICAS
Diabetes
Estão sujeitos a reavaliação, na Matriz, Área Vida, os casos de Diabetes com relatório médico anexo,
contendo diagnóstico e evolução do quadro clínico do Proponente.
•
DOENÇAS URINÁRIAS
Insuficiência Renal Crônica
Transplante Renal
•
DOENÇAS NEUROLÓGICAS
Aneurismas
Derrame Cerebral ou acidente Vascular Cerebral
Epilepsia
•
DOENÇAS PSIQUIÁTRICAS
Psicopatias ou psicoses
•
DOENÇAS LINFO HEMOPOIÉTICAS
Doença de Hodgkin
Hemofilia
Leucemia
Linfomas
Mielomas
21.1-
Os casos de doenças mencionadas a seguir , poderão ser aceitos de imediato, sem a necessidade
de prévio envio para a Área de Vida da Matriz, obedecido o preenchimento da Declaração de
Saúde de próprio punho pelo proponente.
•
DOENÇAS OFTALMOLÓGICAS
Astigmatismo (uso de óculos)
Hipermetropia (uso de óculos)
Miopia com até 7,0 graus (uso de óculos)
•
DOENÇAS CIRCULATÓRIAS
Varizes operadas
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
•
DOENÇAS DIGESTIVAS
Apendicite (operada - apêndice)
Colecistite Calculosa (operada - vesícula biliar)
Gastrite (estômago)
Hérnias; inguinal, crural, umbilical (operadas)
Hemorróidas
Úlceras pépticas (estômago)
•
DOENÇAS RESPIRATÓRIAS
Bronquite asmática ou asma
•
DOENÇAS GENITAIS
Ovário policístico (operado)
•
DOENÇAS DEMARTOLÓGICAS
Cistos sebáceos
•
DOENÇAS OTORRINOLARINGOLÓGICAS
Adenoidite (operada – adenóides)
Amigdalite (operada – amígdalas)
Otite (ouvido)
•
CIRURGIAS GINECOLÓGICAS/OBSTÉTRICAS
Cesariana
Colpoperineoplastias (cirurgias do períneo em geral)
•
DOENÇAS INFECCIOSAS TRATADAS
Caxumba
Gripe
Mononucleose
Rubéola
Sarampo
Varicela
DOENÇAS UROLÓGICAS
Cistite (tratada)
Cistocele (bexiga urinária)
Incontinência urinária (operada)
Fimose (operada)
•
22- As propostas com respostas de DPS (Declaração Pessoal de Saúde) positivas referentes a
Doenças, fraturas, Deficiência Física, Cirurgia, e outros não relacionados aos itens anteriores,
deverão ser encaminhadas para a matriz – Gerência Vida – com as seguintes informações:
a) diagnóstico etiológico (nome da doença).
b) Data de início da doença ou fratura.
c) Tratamentos realizados.
d) Evolução da doença ( por ex. Melhorou em dois anos; ou sofre de doença até hoje)
e) Quadro Clínico Atual (por ex. Hoje está curado; ou faz controle médico; ou ainda ficou com alguma
deficiência)
f) Medicação em uso.
Para as cirurgias, enviar:
a) Data da cirurgia.
b) Diagnóstico pós-operatório.
c) Laudo Anátomo – patológico, quando houver.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
22.1-
23-
DO CADASTRAMENTO INDIVIDUAL DE SEGURADO
De posse do Cartão-Proposta preenchido pelo Proponente e após triagem, de acordo com as condições
de aceitação, deverá ser processado o cadastramento individual de Segurado, com base nos dados
contidos na Tela do Sistema Hans.
23.1-
24-
As propostas com DPS (Declaração Pessoal de Saúde) que contenham declarações de uso
contínuo de medicamentos, deverão ser encaminhadas para a Matriz – Área de Vida.
a)
nome do medicamento e a quanto tempo utiliza.
b)
Qual o diagnóstico dado pelo médico que receitou (por ex. Toma insulina e o diagnóstico é
Diabetes).
c)
Qual a freqüência e a quantidade do medicamento (por ex. Toma 250 mg por dia; ou toma
uma dose duas vezes por semana).
Todos os Componentes deverão ser cadastrados no Sistema de Pessoas, salvo as exceções
autorizadas pela Diretoria Técnica (Matriz).
DA EMISSÃO DE FATURA
A Emissão de Fatura, poderá ser realizada de 02 (duas) formas, ou seja:
a)
b)
c)
d)
por movimentação de inclusão, alteração e exclusão de segurados, com cadastro individual no
Sistema; e
faturamento global através de relação de Segurados fornecida pelo Estipulante com os respectivos
valores a serem emitidos.
nas Apólices, em que o Capital Segurado Individual, for superior à R$ 30.000,00 (trinta mil reais), a
fatura deverá ser emitida por movimentação de segurados, os quais deverão ser cadastrados no
Sistema.
para as Faturas que possuam valor mensal inferior a R$ 2.000,00 (dois mil reais), o Sistema irá
gerar Pendência, sendo que, somente serão liberadas as Apólices que a negociação foram
autorizadas pela Diretoria Técnica (Matriz) ou a negociação tenha ocorrido em data anterior a
determinação da Diretoria Técnica (Matriz).
25-
PASTA DE FATURAMENTO
Deverá ser aberta, uma pasta de Fatura por Apólice e por Grupo de Faturamento, onde serão
arquivadas as Faturas emitidas de cada Subgrupo, bem como a documentação inerente ao faturamento.
26-
DISPOSIÇÕES GERAIS
O manual deve ser aprovado e divulgado às Áreas Técnicas e subscritores envolvidos.
O manual deverá ser atualizado anualmente, ou sempre que houver alterações e estas deverão
seguir o mesmo fluxo de aprovação e divulgação.
A Gerência e equipe que elaborou o procedimento, é a responsável por toda e qualquer alteração
ou atualização necessária ao mesmo. O procedimento deve ser formalizado. Mesmo que as
alterações ocorram em páginas isoladas, é necessário que todo o procedimento seja feito
novamente com as devidas atualizações.
27- VALIDAÇÃO JURÍDICA
A área Jurídica analisará previamente todos os contratos relativos a novos produtos, validando sua
correção jurídica e adequação às demandas da SUSEP e/ou outros órgãos reguladores, se aplicável.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
29.8– MODEL0 DE CAPITAL MÍNIMO
Esta política visa definir as diretrizes para o modelo de cálculo de capital mínimo da Cia.
1 – INTRODUÇÃO
O negócio de seguros, quando comparado às outras atividades comerciais, pode ser considerado
como sendo um dos que, de forma mais acentuada, tem seus resultados sofrendo influência de
fatores de natureza aleatória. Estes fatores, de uma forma ou outra, levam à possibilidade da
efetivação de impactos negativos sobre os objetivos estabelecidos pelas companhias
seguradoras, caracterizando assim o risco incorrido no negócio. Neste contexto, a boa prática da
gestão de riscos indica que se estes possíveis fatores não podem ser eliminados por completo,
ao menos podem ser criados processos e mecanismos que minimizem a probabilidade de
ocorrência dos referidos resultados, criando-se assim um ambiente que privilegia a política de
ação preventiva ante uma política embasada em ações de natureza paliativa.
Em um grupo de trabalho estabelecido pela IAA (International Actuarial Association) [1] foram
caracterizados os tipos de riscos aos quais uma companhia seguradora está exposta. Os riscos
listados no estudo são:
- Risco de Crédito: corresponde ao risco associado às dificuldades decorrentes da incapacidade, ou
falta de vontade, de uma contraparte cumprir parte ou a totalidade das obrigações que tem com
a seguradora. Esta contraparte pode ser um corretor, um segurado, um banco ou um
ressegurador.
- Risco de Mercado: corresponde ao risco advindo de choques nas taxas de juros, taxas de
câmbio, índices de inflação, cotações de ações, etc.
- Risco Operacional : está associado com o perigo de perdas resultantes de falhas internas
relativas a pessoas, processos ou sistemas. Neste tipo de risco estão incluídas incompetência de
gestão, fraudes e intenções criminais.
- Risco de Subscrição: diz respeito ao risco específico do negócio, surgindo com a subscrição dos
contratos de seguros.
No projeto brasileiro, devido às peculiaridades de nosso sistema legal, tais como contraditório e
amplo direito de defesa, foi ainda incluído o risco legal, o qual na ótica da SUSEP, corresponde à
incerteza relativa ao embasamento legal das operações da seguradora.
Adotando uma linha de ação paralela àquela praticada no mercado europeu, a SUSEP vem
sinalizando pelo estabelecimento de regulamentações que estabeleçam diretrizes que levem a
um efetivo gerenciamento, por parte das seguradoras, dos diferentes tipos de riscos inerentes a
sua atividade.
Neste sentido foi estabelecida a Resolução CNSP nº 158, de 2006, a qual regulamentou os
critérios para determinação do capital adicional a ser constituído pelas seguradoras,
considerando neste primeiro momento os riscos de subscrição.
Na referida resolução o órgão regulador define capital adicional como sendo “o parâmetro do
montante de capital que uma sociedade seguradora deverá manter, a qualquer tempo, para
poder garantir os riscos inerentes a sua operação”. Como neste primeiro momento a
especificação diz respeito ao risco de subscrição, fica subentendido que os riscos necessários de
serem tratados dizem respeito aos elementos pertinentes a este tipo de risco.
No direcionamento dado na citada resolução, ficou facultado às seguradoras o desenvolvimento
de modelos, denominados internos, que avaliem a sua necessidade de capital. Se em um
primeiro momento o capital determinado nos modelos internos não poderá ser implementado,
pelo menos as seguradoras que os tenham poderão usar, dentre as opções constantes da
resolução, aquela que determina um menor capital.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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196
CÓDIGO:
Fica assim especificado que necessariamente as seguradoras deverão constituir seu capital
adicional com base no modelo desenvolvido pela SUSEP, o qual tem como constituintes básicos:
-
prêmios retidos nos últimos 12 meses por região de atuação e classe de negócio
sinistros retidos nos últimos 12 meses por região de atuação e classe de negócio
Em função da ênfase dada sobre os riscos de subscrição, a seguir são listados os principais tipos
de riscos que fazem parte deste processo.
2 – RISCO DE SUBSCRIÇÃO
No trabalho desenvolvido pela IAA [1] são listados os riscos mais genéricos, associados à
dimensão da subscrição, que se aplicam a grande maioria dos ramos de atuação das
seguradoras. Na seqüência são apresentados estes tipos de riscos com uma breve descrição de
suas particularidades.
risco no processo de subscrição: corresponde ao risco de exposição a perdas financeiras
relacionadas com a seleção e aprovação dos riscos a serem segurados
risco de precificação: risco que os preços cobrados pela companhia, dos contratos segurados,
seja inadequado para suportar as futuras obrigações associadas a estes contratos
risco da especificação do produto : risco incorrido pela seguradora em decorrência de
exposição a contratos imprevistos na especificação do produto
risco de sinistros : corresponde ao risco de ocorrência de muito mais sinistros do que o
esperado ou que o montante relativo a alguns sinistros seja muito maior do que o esperado
resultando em perdas inesperadas. Neste tipo de risco está incluído tanto o risco de que um sinistro
possa ocorrer (freqüência) como o risco que ele tenha um desenvolvimento adverso após sua
ocorrência (ordem de grandeza).
risco econômico : risco de que as condições sociais mudem de forma que levem a um
impacto adverso na companhia
-
risco das retenções líquidas : risco que altas retenções exponham a companhia a perdas decorrentes
de catástrofes ou excessiva concentração de riscos.
-
risco associado ao comportamento dos segurados : corresponde ao risco de que os segurados ajam
de acordo com comportamentos inesperados, os quais de alguma forma determinem efeitos
adversos para a companhia.
risco associado às reservas : risco associado a uma insuficiência das reservas mantidas pela
seguradora e destinadas para o cumprimento de suas obrigações junto aos segurados.
-
Com base nestas especificações, pode-se estabelecer um direcionamento na construção do modelo
interno, de forma que o mesmo possibilite um efetivo gerenciamento na condução dos negócios da
companhia seguradora.
Com esta ênfase, no item seguinte é apresentado um resumo dos parâmetros e critérios
considerados na construção do modelo interno a ser adotado para a determinação do capital
adicional, os quais de uma forma ou outra incorporam nesta primeira aproximação algumas das
particularidades acima descritas.
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CÓDIGO:
3 – ESPECIFICAÇÃO DO MODELO INTERNO
A metodologia a ser considerada terá como objetivo estabelecer o capital necessário que permita
a continuidade dos negócios da companhia seguradora, de forma que se obtenha a necessária
confiança do mercado, dos segurados, dos investidores e do órgão regulador. Neste sentido, a
filosofia na construção do modelo ficará por não considerá-lo encerrado em momento algum,
visando-se sempre enriquecê-lo com a incorporação de detalhes que representem todas as ações
que de alguma forma influenciem no resultado da companhia.
A idéia central, contida no desenvolvimento adotado, ficou por conta de serem acumuladas, na
reserva de riscos, as diferenças entre as entradas e saídas dos fluxos monetários envolvidos no
negócio da companhia [2]. Esta reserva, também denominada de reserva livre, é descrita como
a parte dos recursos da companhia seguradora que deverão estar disponíveis para absorver as
flutuações em suas operações técnicas [3], ou equivalentemente, corresponde a reserva que
deve ser apropriadamente dimensionada
para absorver choques advindos de flutuações
adversas [4].
A principal característica, incorporada no modelo, corresponde à avaliação dinâmica dos fluxos
de caixa da companhia, possibilitando aos administradores avaliarem diferentes cursos a serem
tomados no caso de identificação do enfraquecimento da reserva de riscos durante o horizonte
de tempo em que se faz a avaliação. Entre as possibilidades de ação, por exemplo, poderia se
pensar em alterações de taxas, economia de custos ou direcionamento de negócios para
determinados ramos e regiões.
Outra característica adotada na construção do modelo foi a incorporação da avaliação estocástica
da reserva de riscos ao longo do horizonte de tempo, obtendo-se assim um intervalo de
resultados possíveis em vez de um único valor, o que é obtido quando o modelo é construído de
forma determinística. Esta abordagem apresenta várias vantagens, sendo a principal delas a
representação adequada dos processos associados à dimensão de subscrição, os quais se
apresentam decisivamente como sendo de natureza aleatória.
Basicamente os elementos que influenciam na reserva de riscos podem ser observados na figura
1, apresentada abaixo, os quais de uma forma ou outra serão incorporados no modelo.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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198
CÓDIGO:
FIGURA 1
ENTRADAS
prêmio de
risco
ganho
carregamento
de segurança
carregamento
para despesas
PRÊMIO
B
SAÍDAS
∆U
P
sinistros pagos
e pendentes
X
Co
λB B
cB
gastos com comerc.
Cre
Resseguro
(balanço líquido)
Cm
Gastos Diversos
U
I
Dividendos
ganho líquido
com invest.
D
variáveis e parâmetros
estratégias do negócio
classes do negócio
função de distribuição dos sinistros
indicadores de volume (nº esperado de sin.)
reservas
ativos
taxas dos prêmios
- carregamento de segurança
fatores exógenos
flutuações a curto prazo das prob. Básicas
ciclos a longo prazo dos negócios
intlação
- taxa estável (ix)
- choques inflacionários
resseguro
- retenção líquida (M)
esforço de vendas
dividendos e bônus
nível de segurança (probabilidade de ruína e
horizonte de planejamento)
condições de mercado
- real crescimento da carteira (ig)
- resposta das vendas
taxa de juros (ii)
De forma explícita, nesta primeira fase os elementos considerados no modelo para
determinação do capital mínimo foram:
•
•
Classes de negócios
Regiões de atuação
Para cada classe de negócio e região de atuação foram considerados
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de sinistros
Montante de indenizações
Prêmio Ganho
Despesas Administrativas
Despesas com Tributos
Outras receitas/despesas operacionais
Reserva de IBNR calculada e alocada contabilmente
Provisão de Sinistros a Liquidar (PSL)
Ganho financeiro
Previsão de crescimento da carteira
Inflação sobre os sinistros
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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199
CÓDIGO:
•
•
•
Reajuste dos prêmios
Agilidade no repasse da inflação para os prêmios
Despesas com sinistros não alocadas diretamente ao processo de sinistro
Particularmente para avaliação do ganho financeiro, foi modelada a dependência dos juros
efetivamente obtido nas aplicações da companhia em função da variação da taxa SELIC.
Adicionalmente, para estabelecimento da equação dinâmica considerou-se o estado de ruína
como sendo a situação em que se torna negativa, no ponto de avaliação, a ordenada do caminho
aleatório relativo às reservas de risco [3]. Com base nesta definição, foi adotado, na modelagem
proposta, como critério para avaliação do estado de ruína da companhia o critério finito
(considerando-se um horizonte de 5 anos) discreto (efetuando-se a avaliação em determinados
pontos do intervalo de avaliação).
A equação básica considerada na modelagem em referência foi:
Ut = Ut-1 + iiUt-1 + iiWt-1+Bt + Ot – Dt – Ct – Xt
Onde:
Ut corresponde à reserva de riscos no momento t
Ut-1 corresponde à reserva de riscos no momento t-1
Wt-1 corresponde ao montante relativo às reservas técnicas no momento t-1
ii corresponde ao juros ganho com as aplicações financeiras
Bt corresponde ao prêmio ganho no período t
Ot corresponde ao montante relativo a outras receitas/despesas operacionais no período t
Dt corresponde ao montante relativo a despesas administrativas/tributárias ocorridas no período
t
Ct corresponde ao montante relativo ao custo com comercialização no período t
Xt corresponde ao montante de sinistros ocorridos no período t
Definindo-se a probabilidade de ruína aceitável (ε) como sendo a probabilidade aceitável de que
em um dado momento de avaliação a reserva de riscos seja negativa, considerou-se
adicionalmente este parâmetro como sendo um dos componentes no processo dinâmico que
determina o capital adicional a ser considerado pela companhia seguradora.
A idéia central na implementação do modelo foi a definição de cenários, nos quais para
diferentes capitais se realizou 10.000 simulações, estimando-se a probabilidade de ruína em um
particular ponto através do cálculo da proporção de vezes em que a reserva de riscos ficou
negativa, ou seja, a proporção de vezes que se entrou em ruína.
O detalhamento da metodologia adotada, bem como as particularidades
implementação do modelo são apresentadas em documento específico.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
relativas
VERSÃO
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200
à
CÓDIGO:
SINISTROS
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
GERAL
30.1 – RESERVA DE SINISTRO
Esta política visa estabelecer as diretrizes para a reservas de Sinistros da Cia
O valor da Reserva de Sinistros a Liquidar, determina a importância para a avaliação dos
compromissos futuros ( curto, médio e longo prazo ) e do resultado da HDI Seguros.
As políticas e diretrizes para constituição, avaliação e baixas de reservas de sinistros a liquidar
serão de atribuição da Matriz.
Critérios de Constituição/ Avaliação da Reserva de Sinistros a Liquidar (RSL):
O critério de constituição e avaliação da Reserva de Sinistros a Liquidar (RSL), deverá estar
respaldado no efetivo prejuízo (líquido da franquia) definido na regulação e/ou vistorias.
Para Segurados – R$ 2.550,00
Para Terceiros
- R$ 1.700,00
Indenização Integral / Roubo e Furto
Reserva automática = Verba contratada.
RCO
Reserva inicial constituída automaticamente no momento do registro do sinistro no sistema
corporativa, segmentado conforme abaixo:
Colisão – Danos Materiais
R$ 1.800,00
Lesão – Danos Corporais
R$ 11.000,00
Morte
R$ 30.200,00
Demais Ramos
Se não houver o valor real do prejuízo, o sinistro deverá ser registrado com o valor médio, no
prazo de até 5 dias da comunicação do evento, conforme tabela abaixo.
Informações incompletas, para viabilizar o registro, deverão ser solicitadas formalmente ao
segurado.
Caso o registro seja efetuado com o valor médio, as reservas deverão ser ajustadas de
acordo com o relatório preliminar e posteriormente com o valor constante no relatório final.
Agrupamento Ramo
Classificação
Property
Todas as causas
R$ 2.500,00
Marine
-
R$ 16.000,00
Life
D.M.H./ D.I.T.
R$ 1.400,00
Demais
Capital Segurado
Others
Valor Médio
R$ 2.500,00
A base para definição da reserva inicial, deverá ser o custo médio de sinistros pagas com reavaliação
e correção quando identificado variação nos valores definidos.
Sinistros Judiciais
O valor da reserva deverá corresponder a 50% do Valor do Risco Apurado.
A avaliação do risco da ação deverá ser analisada pela Área Jurídica da HDI Seguros e
pelo escritório do prestador de serviços.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Após e conclusão da análise do Jurídico da HDI e do Prestador de Serviços, será constituída a
reserva, conforme regra estabelecida, correspondendo a 50% do Risco, limitada a verba da
apólice contratada.
Relevantes
Os valores de reservas superiores a R$ 80.000,00 deverão ser comunicados ao Comitê
Executivo e Gerência.
Baixa
Os critérios para a baixa das Reservas de Sinistros a Liquidar, deverão obedecer o seguinte
critério:
Pagamento do Sinistro – Baixa automática 90 dias, se identificado que o segurado ou
terceiro não tenha dado seqüência ao processo de reclamação dos danos.
Desistência da reclamação por parte do segurado / terceiro, solicitado formalmente.
Dano inferior ao valor da franquia.
Recuperação do carro, sem danos, em caso de roubo total.
Falta de elementos comprobatórios da culpabilidade do segurado ou verificação do dano.
Negativa de sinistro.
Análise da Reserva
A análise da reserva deve ser executada mensalmente, sendo de responsabilidade dos
Coordenadores Regionais de Sinistros e acompanhado pela Matriz, consistindo em:
Emissão do relatório de sinistros pendentes.
Garantir a existência dos processos físicos existentes no relatório.
Priorizar a análise por antiguidade, sinistros com reserva inicial sem ajustes há mais que
5 dias e roubo e furto sem movimento há mais de 15 dias.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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203
CÓDIGO:
30.2 – Documentação
Esta política visa estabelecer as normas gerais para a documentação de sinistros
A HDI Seguros tem clara e fundamentalmente definido, que todo prejuízo reclamado esteja
devidamente comprovado.
A comprovação dos prejuízos por parte do segurado, independe do montante envolvido.
Com a recepção da documentação e o término das análises, a HDI Seguros tem por obrigação o
cumprimento de suas responsabilidades e o pagamento da indenização.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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204
CÓDIGO:
30.3 – ALÇADAS
Esta política visa estabelecer as normas gerais para as alçadas de sinistros
A aprovação dos pagamentos de sinistros da HDI Seguros é feita através do sistema de alçadas.
Todos os pagamentos de sinistros são aprovados eletronicamente.
A HDI Seguros, dentro da política de decisões distribuídas, estabeleceu um sistema de alçadas
por regulação e liquidação de sinistros.
As alçadas de regulação estão diretamente relacionadas com o grau de dificuldade técnica em
sinistros de ramos elementares.
As alçadas de liquidação são para os diferentes tipos de liquidação:
Liquidação de Indenização: Qualquer liquidação relacionada a uma cobertura contratada e
que tenha causado prejuízos ao segurado ou terceiro. Este conceito também é válido para
liquidações decorrentes de condenações judiciais.
Liquidação de Despesas: Qualquer liquidação que tenha por favorecido um prestador de
serviço, o qual tenha sido contratado com o objetivo da apuração de prejuízos, verificação
dos fatos e outras providências necessárias.
Autorização para ações judiciais (sinistros fraudulentos) – Diretoria Técnica.
Autorização de pagamento com parcelas em atraso (Demais ramos - proporcionalização da
vigência) – Coordenador da Regional de Sinistros ou Departamentos de Sinistros . Matriz:
aprovação total da pendência.
Autorização de pagamentos com parcelas em atraso (Produtos de Vida e Transporte) – Gerente
de Produto.
Para mais informações sobre alçadas de sinistros, deve-se verificar o assunto “Assinaturas e
Alçadas de Aprovação”.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
30.4 INVESTIGAÇÃO DE SINISTROS
Esta política visa estabelecer as normas gerais para a investigação de sinistros
Visando não comprometer o trabalho de sindicância, em nenhuma circunstância deverá ser
informado ao corretor/ segurado/ terceiro que seu processo de sinistro está em verificação dos
fatos.
A solicitação de retirada de investigação, deverá ser formalizada para a Diretoria de Sinistros, e
só ocorrerá com a concordância da mesma.
Os prazos de investigação só poderão ser prorrogados em caráter excepcional, e para aqueles
sinistros que tiverem alguns fatores que possam complicar o andamento normal dos trabalhos de
investigação (segurado ausente da cidade, dificuldade na obtenção de determinado documento).
A liquidação ficará suspensa até que seja concluído o trabalho de investigação.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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206
CÓDIGO:
30.5 – RESSARCIMENTO
Esta política visa estabelecer as normas gerais para o ressarcimento
A ação de ressarcimento terá o seu amparo jurídico na Teoria da Responsabilidade da Pessoa de
Direito, conforme caracterizado no Código Civil (Art. 186 e 927 do Código Civil).
O Ressarcimento Amigável é responsabilidade exclusiva da área de Sinistros da Regional de
Sinistro. Iniciar os tratativos junto ao terceiro/seguradora, propondo ressarcimento integral ou
composição de acordo amigável.
Os recebimentos judiciais deverão ser iniciados somente quando esgotados todas as tentativas de
cobrança amigável, analisando o custo x benefício e a possibilidade de recebimento em relação a
situação financeira do causador.
Os trabalhos de Ressarcimento Amigável ou Judicial deverão sempre ser executados por
empresas terceirizadas e por profissionais de reconhecida capacidade profissional.
Tanto no Ressarcimento Amigável quanto no Judicial serão reembolsadas as despesas desde que
devidamente comprovadas.
O Ressarcimento Amigável deverá ser encerrado quando:
O terceiro cumprir o acordo;
O terceiro/ congênere não aceitar fazer qualquer acordo extrajudicial.
O ressarcimento da franquia, os acordos e parcelamento somente poderão ser concluídos com a
autorização do segurado.
Para maiores informações sobre os acordos com terceiros, deve-se verificar a política de
Assinaturas e Alçadas de Aprovação.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
30.6 – CONTROLE DE OPERAÇÕES DE SINISTROS
Esta política visa estabelecer as normas gerais para o controle de operação de sinistros
Deverão ser analisados periodicamente o desenvolvimento e procedimentos das áreas de
Sinistros, visando avaliar o cumprimento das metas e normas estabelecidas, os recursos
humanos, organizacional, bem como, a utilização de controles e relatórios de gestão e
acompanhamento direcionado a área de Sinistros.
Os trabalhos de Controle de Operações deverão ser realizados com:
Independência de critério com relação a Filial e Regional de Sinistro examinada: o
que significa que não deverá existir nenhum envolvimento, interferência ou interesse no
processo ou operação examinada.
Objetividade: as sugestões devem apoiar-se em fatos ou evidências, e não em interpretação
de opiniões.
Continuidade: uma tarefa de acompanhamento realizada permanentemente permite
detectar rapidamente os desvios e adotar as ações corretivas quando necessário.
Clareza: Os problemas detectados, as causas, conseqüências e conseqüentes correções de
desvios, devem ser apresentadas de forma a facilitar a compreensão dos usuários.
Metodologia: na função do Controle de Operações, o método de trabalho é fundamental
para se obter o máximo de eficácia nos resultados, portanto, estarão sendo utilizadas as
ferramentas disponíveis, como:
Relatórios de acompanhamento de sinistros;
Índices estatísticos de gestão;
Sinistros Médios;
Prazos;
Quantidades;
Prestadores de serviços;
Normas e Procedimentos;
Resultado dos trabalhos de revistoria;
Resultado dos trabalhos de ressarcimento e defesas em ações judiciais;
Sistema Hans;
Processos de sinistros.
Os trabalhos serão apresentados em forma de relatório, em uma seqüência de identificação de
problemas e providências para cada um dos temas avaliados.
A correção de desvios será imediata, não permitindo que o assunto seja tratado posteriormente e
de forma diferente ao padrão de procedimentos definidos pela HDI Seguros.
Portanto, caso haja discordância entre a Matriz e Regional de Sinistro, o assunto deverá ser
solucionado antes da correção do desvio.
Este relatório deverá ser encaminhado ao responsável da Regional de Sinistros e Diretor se
Sinistros.
O relatório terá por objetivo a formalização dos problemas identificados.
A reincidência será considerada como falta muito grave, sujeita a penalidades.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
30.7 – RECUPERAÇÕES
Esta política visa estabelecer as normas gerais para recuperações de sinistros.
Este processo encerra-se a partir do momento em que as recuperações de quaisquer
agrupamentos passam a ser denominadas como salvados.
É de fundamental importância que as áreas de sinistros estejam em permanente contato com as
recuperadoras de cargas e veículos, objetivando-se assim minimizar os grandes prejuízos que
estas naturezas de sinistros causam à HDI Seguros de um modo geral.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
30.8 – SALVADOS
Esta política visa estabelecer as normas gerais para Salvados.
A venda de salvados é uma função centralizada, sendo de responsabilidade da Matriz.
A liquidação dos salvados será realizada por venda através de um ou vários leiloeiros,
especificamente escolhidos segundo condições de idoneidade e experiência profissional.
O valor apurado na venda do objeto não deverá fugir àquele estabelecido pela HDI Seguros.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
COMERCIAL
ÁREA RESPONSÁVEL
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CÓDIGO:
CORRETORES
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31.1 – CADASTRO DE CORRETORES
Esta política visa estabelecer as normas gerais para o cadastro de corretores.
1 – Responsável
É de responsabilidade da Gerência da Filial assegurar a aplicabilidade e observância da
monitoração e cumprimento dessa política.
2 – Inclusão
A inclusão do cadastro do corretor e arquivo de toda a documentação do cadastro é de
responsabilidade da Filial.
O cadastro deverá ser feito com os dados do cadastro do escritório do corretor que atenda a
respectiva Filial, não apenas com os dados de sua Matriz (o corretor pode ter mais do que uma
filial).
Da mesma forma, a nota fiscal fornecida pelo corretor deverá ser emitida pela Filial (do corretor)
que atenda a HDI Seguros.
3 – Ativação e Manutenção
Todos os controles, ativação e manutenção do cadastro de corretores serão efetuados pela área
de Marketing.
4 – Nota Fiscal
A nota fiscal será sempre exigida dos corretores. Caso exista isenção de emissão da nota fiscal,
o corretor deverá entregar à filial cópia dos documentos que a comprove (legislação municipal,
regime especial ou certidão emitida pela prefeitura); Esta informação deverá ser repassada ao
departamento de Contabilidade para atualização do cadastro do corretor.
A filial será responsável por recepcionar a nota fiscal dos corretores (quando aplicável) e digitar
estas informações no sistema, atentando para que o endereço de cadastro seja o mesmo de
quem emitiu a nota.
As notas fiscais deverão ser arquivadas na pasta do corretor em ordem numérica.
5 – Retenção do ISS na Fonte
O departamento de Contabilidade será responsável pelo preenchimento do campo de retenção
de ISS.
Para os corretores inscritos em municípios onde a HDI Seguros possua filial, a retenção seguirá a
legislação de cada município.
Nos demais municípios, a HDI Seguros não irá reter o ISS na fonte, ficando o recolhimento a
cargo do corretor.
6 – Revisão da Legislação
Trimestralmente o departamento de Contabilidade efetuará a revisão da legislação dos
municípios com o auxílio da filial.
ÁREA RESPONSÁVEL
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VERSÃO
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CÓDIGO:
31.2 – COMISSÕES
Esta política visa estabelecer as normas gerais para o pagamento de comissões aos corretores.
1 – Geral
A comissão padrão por produto deverá seguir obrigatoriamente a tabela abaixo:
Produto
Descrição Produto
Comissão Padrão
2
HDI Empresa
20%
5
HDI Residência
20%
102
HDI Master
20%
111
Incêndio
0%
113
Vidros
0%
114
HDI Condomínio
20%
115
Roubo
0%
131
HDI Auto
25%
141
Lucros Cessantes
0%
143
Fidelidade
0%
151
Responsabilidade Civil Geral
0%
171
Riscos Diversos
0%
202
HDI Empresa II
20%
214
HDI Condomínio
20%
251
Responsabilidade Civil Danos
Ambientais
0%
271
Riscos Diversos
0%
321
HDI – Transporte Simplificado Nacional
20%
322
HDI – Transporte Simplificado Internacional
20%
331
Hannover Auto Funcional
25%
354
HDI – Transporte Simplificado RCTRC.
20%
431
Hannover Auto Perfil
25%
531
Hannover Ônibus
0%
O produto onde a comissão padrão é igual a zero, tem suas taxas NET. O corretor deverá
carregar a comissão nesses casos, obedecendo aos limites máximos de comissão descritos
abaixo:
Limites máximos de comissão:
As apólices deverão obedecer ao limite máximo de comissão por produto, de acordo
com a tabela abaixo:
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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CÓDIGO:
Produto
Descrição Produto
Comissão Máxima
2
HDI Empresa
40%
5
HDI Residência
50%
102
HDI Master
40%
111
Incêndio
40%
113
Vidros
40%
114
HDI Condominio
40%
115
Roubo
40%
131
HDI Auto
35%
141
Lucros Cessantes
40%
143
Fidelidade
40%
151
Responsabilidade Civil Geral
35%
171
Riscos Diversos
40%
202
HDI Empresa II
40%
214
HDI Condominio
40%
251
Responsabilidade Civil Danos
Ambientais
40%
271
Riscos Diversos
40%
321
HDI – Transporte Simplificado Nacional
35%
322
HDI – Transporte Simplificado Internacional
35%
331
Hannover Auto Funcional
20%
354
HDI – Transporte Simplificado RCTRC.
35%
431
Hannover Auto Perfil
35%
531
Hannover Ônibus
35%
O valor mínimo para o comissionamento acompanhará a política atual da HDI Seguros.
Para os casos de cancelamento de apólice com restituição de prêmio o sistema gera abatimento
proporcional na conta corrente do corretor.
A base de cálculo para a comissão será:
o Prêmio Cobrado ( - ) Custo de Apólice ( - ) IOF ( - ) Comissão de Permanência.
2 – Comissão Adicional
A Comissão Adicional será concedida apenas a corretores com produção superior a R$
100.000,00 ao ano e que apresente resultado no EIS.
Quando o corretor ainda não tiver um ano de operação na HDI Seguros, o Diretor Regional
deverá justificar a solicitação com expectativas de vendas e acordos de produção com o referido
corretor.
O corretor deve ser pessoa jurídica devidamente constituída.
A solicitação de Comissão Adicional deverá ser emitida por e-mail e deverá ter o de acordo do
Diretor Comercial.
Os lançamentos de Comissão Adicional poderão ser parcelados de acordo com a negociação
entre Filial e corretor.
Para pagamento desta remuneração, será utilizado o sistema de crédito em conta corrente.
O Demonstrativo unificado identificará este tipo de comissionamento.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
VERSÃO
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214
CÓDIGO:
A Comissão Adicional não poderá ser diferida, pois não estará vinculada a nenhuma apólice
específica.
O lançamento da Comissão Adicional será efetuado pelo apoio administrativo da filial via Intranet.
O pagamento da comissão adicional ao corretor será liberado pela área financeira
3 – Comissão Especial
A produção mínima anual do acordo comercial seguirá o seguinte critério:
Corretores
Prêmio Anual Emitido (R$)
Comissão
Máster
120.000 a 300.000
Até 2%
Superior
300.001 a 600.000
Até 3%
Especial
Acima de 600.000
Até 4%
•
Em casos excepcionais, a Diretoria Comercial poderá aprovar comissão de até 5%.
O acordo comercial deve ser emitido no formulário próprio e deverá obrigatoriamente ter a
assinatura do Corretor, Diretor Regional, Gerente da Filial e Diretor Comercial.
Só poderá haver mudanças no acordo a partir de reavaliações semestrais realizadas em 30 de
junho e 31 de dezembro de cada ano, com base nos Prêmios Emitidos nos últimos 12 meses. Se
a corretora não atingir o Prêmio Anual fixado acima, a HDI Seguros poderá reduzir ou zerar o
percentual de Comissão Especial a vigorar para os próximos seis meses.
A classificação do corretor será por Filial.
A apuração será sobre as carteiras do ramo automóvel comercializada pela corretora.
A periodicidade do comissionamento será mensal.
Não haverá aceleração ou adiantamento de comissão.
No caso da existência de dois ou mais corretores, a comissão será proporcional à participação de
cada corretor no documento, correspondente ao prêmio cobrado.
Será adotado o percentual vigente na data da emissão da apólice.
Para pagamento desta remuneração, será utilizado o sistema de crédito em conta corrente.
Para os casos de cancelamento de apólice, com restituição de prêmio, o sistema gera abatimento
Serão consideradas as apólices emitidas a partir da data de início de vigência do Acordo.
A base de cálculo para a Comissão Especial será:
Prêmio Cobrado (-) Custo de Apólice (-) IOF (-) Comissão de Permanência.
O Demonstrativo unificado identificará este tipo de comissionamento.
Todas as propostas devem ser encaminhadas eletronicamente à HDI Seguros, através da
internet ou disquete.
O presente acordo terá prazo de duração indeterminado podendo ser rescindido a qualquer
tempo, sem ônus para as partes, mediante o aviso por escrito, com antecedência de 30 (trinta)
dias.
Para os casos de cancelamento de apólice com restituição de prêmio o sistema gera abatimento
A base de cálculo para a Comissão Especial será:
Prêmio Cobrado (-) Custo de Apólice (-) IOF (-) Comissão de Permanência.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
O diferimento da Comissão Especial na Reserva e R.O, será a mesma forma que a Comissão
Normal.
A contabilização desta comissão seguirá os mesmos padrões da Comissão Normal.
A liberação do acordo será pela área Financeira.
No momento do cadastro do percentual acordado, deverá ser criticada a classificação do corretor
em função do percentual de comissão, ou seja, o acordo sempre estará dentro da faixa de
classificação do corretor.
Será apresentada no EIS, a Comissão Especial na composição de comissões provisionadas no
momento da emissão do documento, e também como comissões pagas quando são efetuados o
pagamento aos corretores.
4 – Cláusula de Lucros
A Cláusula de Lucros será concedida apenas a corretores com produção superior a R$
1.000.000,00 ao ano.
A Cláusula de Lucros deve ser emitido no formulário próprio e deverá obrigatoriamente ter a
assinatura do Corretor e dos Diretores Regional e Comercial.
Para pagamento desta remuneração, será utilizado o sistema de crédito em conta corrente;
Serão consideradas as apólices emitidas a partir da data de início de vigência da Cláusula.
O lançamento do pagamento da cláusula de lucro será efetuado pelo apoio administrativo da
filial pela Intranet, utilizando o ítem comissão adicional.
O pagamento da cláusula de lucros será liberado pela área financeira.
A contabilização desta comissão será pela conta Outras Despesas de Comercialização.
A apuração da Cláusula de Lucros será feita pela coordenadoria de orçamentos.
5 – Antecipação (aceleração de comissão)
Poderá ser feita a antecipação da comissão (aceleração) apenas para os produtos do ramo auto.
Não poderá ser feito a aceleração para apólices com parcelamento maior do que quatro vezes.
O cadastro da antecipação de comissão deverá ser realizado pela filial.
6 – Adiantamento
A solicitação de Adiantamento deverá ser efetuado pelo apoio administrativo da filial, através
da Intranet e será aprovado conforme a norma de alçadas em vigor.
O adiantamento terá a recuperação imediata através de abatimento das comissões
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
32
FILIAIS
32.1 – FILIAIS
Esta política define e estabelece as diretrizes para o funcionamento das filiais da HDI Seguros.
01 - Responsável
É de responsabilidade da Gerência da Filial assegurar a aplicabilidade e observância dos
procedimentos e monitoração do cumprimento das políticas definidas.
02 - Localização
As filiais estabelecidas são:
Bauru;
Belém;
Belo Horizonte;
Blumenau;
Brasília;
Campo Grande;
Cascavel;
Caxias do Sul;
Chapecó;
Criciúma;
Cuiabá;
Curitiba;
Curitiba - Banco
Florianópolis;
Fortaleza;
Goiânia;
Juiz de Fora;
Joinville;
Londrina;
Maringá;
Novo Hamburgo;
Porto Alegre;
Presidente Prudente;
Recife;
Ribeirão Preto;
Rio de Janeiro;
Santa Cruz do Sul;
São Paulo;
Salvador;
Sorocaba;
Uberlândia;
Vitória
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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CÓDIGO:
Os DAC estabelecidos são:
Juiz de Fora;
Marilia;
Passo Fundo;
Piracicaba;
Santa Maria;
Bento Gonçalves;
Canoas;
Ijuí;
Pouso Alegre;
Uberaba;
Francisco Beltrão.
Os Atendimentos de Sinistro (Bate Pronto) estabelecidos são:
Blumenau;
Florianópolis;
Joinville;
Curitiba Hauer;
Curitiba Mercês;
Londrina;
Maringá;
Cascavel;
Porto Alegre;
Porto Alegre II;
Novo Hamburgo;
Caxias do Sul;
Belo Horizonte;
Ribeirão Preto;
São Caetano do Sul – ABC;
Uberlândia;
03 – Geral
Horários de funcionamento das Filiais:
Dàs 8:00 horas às 17:15, com uma hora e meia de almoço dàs 12:00 às 13:30; ou
Dàs 8:30 às 17:45, com uma hora e meia de almoço dàs 12:00 às 13:30.
O funcionamento das filiais obedecerá o calendário da HDI, divulgado no início de cada ano e
disponibilizado na intranet, respeitando os feriados locais.
Todos os processos operacionais deverão ser cumpridos pelas Filiais e pelos DAC, conforme
manual de procedimentos operacional.
O Gerente da Filial é responsável comercialmente e operacionalmente pelas operações do DAC.
ÁREA RESPONSÁVEL
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218
CÓDIGO:
04 – Operação / Estrutura
As filiais estão estruturadas da seguinte forma:
Gerência;
Executivo de Contas;
Apoio Operacional;
Apoio Administrativo;
Emissão;
Boy.
As responsabilidades e procedimentos de cada área estão descritos no manual de procedimentos
operacional da filial.
ÁREA RESPONSÁVEL
Alaim Assad
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219
CÓDIGO:
33
MARKETING
33.1 – POLÍTICA DE MARKETING
Esta política estabelece diretrizes para as campanhas de marketing, lançamentos de novos produtos e/ou
alteração ou extinção de produtos já comercializados, e assuntos afins.
1 - Geral
o
Cabe à área de Marketing a proposta de diretrizes para as campanhas de produtos e de marketing,
inclusive institucional, cuja aprovação é de alçada da Diretoria da Cia., independente do valor.
o
A HDI Seguros não realiza campanha de propaganda de novo produto ou de alteração ou extinção
de produto já comercializado, que não tenha como finalidade a obtenção de lucros.
o
A área de marketing é responsável pela análise e aprovação da utilização da marca, bem como
cumprimento do Manual “Corporate Design”, em anúncios e na comunicação visual das Filiais e
Bate-Prontos.
o
É de responsabilidade da área de Marketing a gestão da criação do lay-out do website institucional
da Cia., incluindo a contratação de empresa especializada, respeitando as diretrizes corporativas de
marca; bem como as atualizações do conteúdo das páginas relacionadas às atividades da área;
conforme aprovação da Diretoria.
o
Cabe à área de Marketing o planejamento e realização dos eventos da Cia., sejam participações em
feiras, eventos, inaugurações de unidades, etc. Conforme a necessidade, poderão ser contratados
fornecedores terceirizados, conforme aprovação da Diretoria, independente do valor.
o
É de responsabilidade da área de Marketing a contratação de empresa especializada em serviços de
propaganda; bem como o encaminhamento à Diretoria para a prévia aprovação de campanhas e
demais iniciativas publicitárias, independente do valor.
o
É de responsabilidade da área de Marketing a idealização e implementação de campanhas internas
de incentivo de vendas junto à nossa área Comercial.
o
É de responsabilidade da área de Marketing a gestão da compra, armazenamento e distribuição de
brindes institucionais da Cia., conforme critérios de aprovação especificados na Política da Cia.
o
É de responsabilidade da área de Marketing a condução de pesquisa de satisfação de clientes,
conduzida internamente ou através de contratação de serviços terceirizados, conforme aprovação da
Diretoria.
o
É de responsabilidade da área de Marketing a pesquisa e apresentação à Diretoria de iniciativas de
responsabilidade social, e outras afins, com o objetivo de incrementar as relações da Cia. com a
sociedade.
2 - Modificações
o
Qualquer modificação neste Manual só poderá ser efetuada mediante aprovação da
Diretoria.
ÁREA RESPONSÁVEL
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P-163c/12 - HDI Seguros

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