tecnologia da informação e sua utilização no processo decisório

MARINGA MANAGEMENT
ARINGA MANAGEMENT
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA UTILIZAÇÃO NO PROCESSO DECISÓRIO
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA UTILIZAÇÃO NO
PROCESSO DECISÓRIO
Patrícia Rodrigues Silva1
RESUMO
Buscando um diferencial competitivo as empresas estão investindo cada vez mais
em meios que ofereçam informações que venham possibilitar aos gestores tomar
decisões estratégicas mais seguras e acertadas. Neste contexto a utilização de
sistemas de informação gerenciais serve de suporte à tomada de decisão, onde
pede-se integração e troca dos sistemas com todos os envolvidos. O
desenvolvimento deste trabalho objetiva demonstrar a inserção de forma gradual
da utilização dos Sistemas de Informações como forma de gerar informações que
sirvam de base ao processo decisório.
Palavras-chave: Sistemas de Informação, processo decisório, integração dos
sistemas.
ABSTRACT
Seeking a competitive businesses are increasingly investing in ways to provide
information that will enable managers to make strategic decisions more secure and
correct. In this context the use of management information systems used to
support decision making, which asks whether the systems integration and
exchange with all involved. The development objective of this study demonstrate
the gradual insertion of the use of Information Systems as a way to generate
information on which to base decision-making process.
Key words: Keywords: Information systems, decision making, integration of
systems.
1
Discente do Programa de
Mestrado em Administração - PPA
UEM/UEL. Professora no curso de
Administração FANP e Faculdade
Maringá.
E-mail: [email protected]
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INTRODUÇÃO
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
Segundo Jacintho (2004), estamos diante
de um cenário de elevada competitividade e
aumento do grau de exigência do cliente,
quanto à qualidade, preço e atendimento.
Nesse contexto o empresário se vê obrigado a
estar em constante aprimoramento para manter
sua posição no mercado e se possível aumentála, com o conseqüente reflexo no faturamento e
na lucratividade.
A concorrência, que até pouco tempo
era limitada, passa a ser global, com as grandes
redes utilizando-se de parcerias para atender
com rapidez e eficiência as demandas locais. Os
empresários nem sempre conseguem encarar a
competitividade como parte do processo e
quando se dá conta está lutando com
dificuldade para manter uma estrutura que não
tem mais resultados positivos.
Segundo Jacintho (2004, p. 14), “*...+ os
pequenos empreendedores estabelecem seus
negócios pelas facilidades de entrada, ou devido
a modismos, não efetuando um plano de
negócio para avaliar a viabilidade do
empreendimento”. Esse tipo de atitude vem a
gerar descontentamento e principalmente
prejuízos que afetam diretamente o ambiente
organizacional.
Diante
desse
contexto,
torna-se
necessário desenvolver alternativas e sistemas
de apoio ao processo decisório, para que as
atitudes tomadas pelos empresários sejam
realmente fundamentadas e baseadas em dados
que estejam certamente voltados ao
crescimento organizacional. A organização não
deve somente viver o presente, mas traçar
planos e metas que possam ser atingidas sem
que haja o “sacrifício” desse presente.
O presente artigo tem por objetivo
apresentar a importância da utilização de
sistemas de informações gerenciais como
suporte ao processo decisório dentro de
organizações através de pesquisas bibliográficas
realizadas.
Os sistemas de informação (SI) são
utilizados para oferecer suporte às organizações
em seu processo decisório. Através da utilização
dos sistemas de um sistema de informação
integrado a empresa pode além de dinamizar
seu operacional, ter dados históricos que sirvam
de base para decisões futuras.
Sell (2004), afirma que um sistema de
informações pode ser tecnicamente definido
como um conjunto de componentes interrelacionados que coleta ou até mesmo
recupera, processa, armazena e distribui
informações para a tomada de decisão em uma
organização. E através da integração desse
conjunto de elementos que as decisões podem
se voltar mais claramente para atingir objetivos
e metas pré-estabelecidas. D’ascenção (2001, p.
53), relaciona os sistemas de informação com o
processo decisório, chegando aos sistemas de
informação gerencial (SIG’s):
Sistema de informações é o
processo de transformação de
dados em informações. E quando
esse processo está voltado para a
geração de informações que são
necessárias e utilizadas no
processo decisório da empresa,
diz-se que esse é um sistema de
informações gerenciais.
Nessa abordagem é possível observar
que, através dos Sistemas de Informação a
organização tem maior suporte para a tomada
de decisão, onde são fornecidos os elementos
necessários para o bom andamento da
organização.
O autor menciona ainda que os Sistemas
de Informação possuem seis componentes que
formam sua estrutura básica. São eles:
1 Os dados, que são entradas do sistema;
2 O processamento dos dados, que
corresponde
ao
processo
de
transformação
de
dados
em
informações;
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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA UTILIZAÇÃO NO PROCESSO DECISÓRIO
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3
4
5
6
As informações que são as saídas do
sistema;
Os padrões que indicam a qualidade da
informação desejada;
O controle e avaliação necessários para
verificar se as informações processadas
pelo sistema estão atendendo aos
objetivos estabelecidos;
Os objetivos do sistema de informações.
Nesse
processo,
as
informações
recebidas são transformadas em atitudes e/ou
decisões que beneficiam não somente a
empresa, mas principalmente as partes
envolvidas em toda a dinâmica. Esse processo
pode ser observado a seguir:
Pezzin (2001), afirma serem três as
funções básicas de um Sistema de Informações
na organização de uma empresa, funções estas
relacionadas à transformação de informação em
conhecimento. São elas:
1
2
3
Figura 1 – Estrutura básica de um sistema de informações
O
Resolução de problemas mediante o
equacionamento e a proposta de
soluções para apoiar o dirigente da
empresa a atuar como agente
transformador;
Produção do conhecimento através da
obtenção de informações que seriam de
difícil acesso por outros procedimentos;
Tomada de consciência, propiciando a
sensibilização a um problema da
organização, e o desenvolvimento da
consciência da coletividade sobre a sua
solução a curto e médio prazo.
B
ENTRADA
PROCESSO DE
TRANSFORMAÇÃO
SAÍDA
J
E
T
PADRÕES DE
QUALIDADE
CONTROLE E
AVALIAÇÃO
I
V
O
S
Observa-se então a utilização dos
Sistemas de Informação em toda a dinâmica
organizacional. Não pode se considerar que para
um determinado setor ou outro, os sistemas de
informação têm maior importância. Sell (2004,
p. 45), deixa isso claro quando os classifica por
níveis, os quais são:
Fonte: D’ascenção (2001, p. 52).
1
Além da organização para a busca dos
objetivos, é importante destacar que os
sistemas de informação tornam a organização
cada vez mais competitiva, já que a rapidez das
informações agilizam a tomada de decisão
diante de dificuldades e/ou atitudes perante a
concorrência.
Gil (1995, p. 13) define sistema de
informação como “um conjunto de recursos
humanos, materiais, tecnológicos e financeiros
agregados segundo uma seqüência lógica para o
processamento dos dados e a correspondente
tradução em informações”. Segundo o autor,
um sistema de informações tem de trabalhar
dados para produzir informações. Dessa forma,
os dados funcionam como insumos com os quais
o sistema de informações irá trabalhar, e a
informação como produto final desse processo.
38
2
3
4
Nível operacional: são utilizados para o
controle do fluxo das atividades básicas
da organização, tal como vendas, fluxo
de caixa, controle de materiais e outros.
Nível de conhecimento: apóiam o
processo de coleta e armazenamento de
novo conhecimento associado ao
negócio para a administração da
continuidade das tarefas cotidianas.
Nível
gerencial:
são
utilizados
periodicamente no monitoramento, no
controle e na tomada de decisões pelos
gerentes de nível médio da organização.
Nível estratégico: são utilizados pelos
executivos para a realização do
planejamento estratégico. Proporcionam
a visão necessária da empresa para o
planejamento das próximas ações diante
do ambiente externo.
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Os sistemas de informação podem então
ser usados em todas as áreas da empresa ao
mesmo tempo em que são integrados,
oferecendo aos dirigentes alternativas de como
melhorar a performance da empresa em geral.
O que vale ressaltar é que a estrutura e a
cultura organizacional estão intimamente
ligadas no desenvolvimento dos Sistemas de
Informação, pois, não basta a existência de
Sistemas de Informação dentro da empresa, é
necessário que o mesmo seja utilizado para que
as informações fornecidas sejam realmente
precisas e confiáveis.
A seguir sãos apresentados os principais
Sistemas de Informação utilizados pelas
empresas:
Quadro 1 – Principais sistemas de informação
utilizados pelas empresas
É tido como um dos primeiros a serem utilizados
nas empresas. Registra transações completas de
negócios, como as relacionadas às rotinas da folha
de pagamento, à parte financeira entre empresa clientes e fornecedores.
Este sistema focaliza a eficiência operacional.
2. Sistemas de
Fornece relatórios pré-programados gerados com
Informações
dados e informações do sistema de processamento
Gerenciais (SIG)
de transações.
O foco é a eficácia da tomada de decisão. São
3. Sistemas de usados quando o problema é complexo, envolvendo
Apoio
o julgamento gerencial. Os administradores têm
à Decisão (SAD) papel ativo no desenvolvimento e na
implementação do SAD.
Gera um parecer especializado ou sugere uma
4.Sistemas
decisão em uma área específica. São considerados
Especialistas
como um profissional especializado com muitos
(SE)
anos de experiência em determinado campo.
5. Sistemas de
Usados para compartilhar e transferir informações.
Telecomunicaçã
Os exemplos mais conhecidos são a teleconferência
o
e a videoconferência.
(ST)
A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES PARA AS
ORGANIZAÇÕES
É fato que as informações são de grande
importância para as organizações, a dificuldade
está em administrá-la e determinar seu valor no
tempo. Essa subjetividade na determinação do
valor ocorre porque o mesmo é atribuído a
partir dos resultados alcançados com as
informações obtidas.
Para Oliveira (1993), a eficiência na
utilização do recurso informação é medida pela
relação do custo para obtê-la e o valor do
benefício derivado do seu uso. Informações são
importantes desde que sejam utilizadas de
maneira otimizada, como será observado
posteriormente.
Rezende (2000, p. 260), diz que:
A efetividade da informação pode
ser avaliada em termos do produto
da informação, do uso da informação
para trabalhos organizacionais, da
utilização
dos
Sistemas
de
Informação pelos usuários e o
impacto dos mesmos na empresa,
especialmente no desempenho
organizacional.
1. Sistemas de
Processamento
de
Transações
(SPT)
Fonte: Adaptado de Stair, 1998.
O autor diz que a importância dos
sistemas de informação está em oferecer aos
envolvidos na dinâmica organizacional, um
feedback a respeito das operações realizadas na
empresa. Essas (as empresas), com suas
particularidades e necessidades diferentes
promovem a construção de sistemas que se
adaptam a sua realidade e atendam suas
expectativas enquanto ferramenta de suporte.
Esse fato merece destaque porque
apesar de reconhecer a importância das
informações para a tomada de decisão e o
sucesso empresarial, muitas empresas parecem
não se dar conta que o valor da informação está
no seu uso e não na sua geração. A informação
tem valor somente quando é utilizada e
transformada em uma ação que agregue valor
ao negócio da empresa, caso contrário, tem-se
somente “dados mortos”.
Segundo Prusak e McGee (1994),
grandes empresas estão gastando muito
dinheiro em tecnologia de informação, para a
obtenção de informações, mas grande parte
desse dinheiro é perdido na construção de
banco de dados com conteúdo irrelevante ou
mal utilizado. A capacitação merece destaque
nesse momento, pois não basta toda a
tecnologia se não se tem pessoas aptas a fazer
uso das informações corretamente.
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Além disso, tem-se que lutar com a
resistência a mudança, quando da implantação
de um sistema de informação. Nem sempre os
recursos humanos estão preparados a enfrentar
novos processos dentro da organização e
acabam criando barreiras. O investimento em
treinamento nesse momento é de suma
importância, pois, assim todos os envolvidos no
processo terão a possibilidade de conhecer o
que e como devem ser utilizados os Sistemas de
Informação.
Segundo Schmitt (2004, p. 20),
As informações podem ajudar as
empresas a desenvolverem novos
produtos a partir de novas
necessidades do mercado, podem
indicar novos investimentos ou
mesmo aumentar a participação da
empresa em determinados nichos de
mercado, podem indicar o caminho
para a redução dos custos dos seus
produtos, em suma, as informações
podem fazer com que a empresa se
torne mais competitiva no mercado.
Mas para que isso aconteça, é necessário
utilizá-las corretamente. Não basta ter
informações, é necessário transformá-las. E
através do desenvolvimento dos recursos
humanos, e de treinamentos adequados, as
empresas conseguirão maior comprometimento
por parte de seus colaboradores, maximizando
assim, realmente as informações obtidas.
INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Conforme abordado até o momento,
existem vários sistemas em uma empresa,
estando esses em qualquer nível organizacional.
O que deve ocorrer é a comunicação entre esses
sistemas, pois, há uma interdependência entre
eles, ou seja, a saída gerada por um sistema
pode ser a entrada necessária para um outro
sistema.
Segundo Rezende (2000, p. 68), a
integração dos sistemas de informação,
40
[...]
são
as
relações
de
interdependência
entre
os
subsistemas
que
resultam
principalmente
na
troca
de
informações entre eles. Essas
relações são necessárias pra o
funcionamento efetivo das funções
empresariais e respectivos Sistemas
de Informação.
Essa interdependência promove o
sincronismo na atualização desses sistemas,
evitando assim a redundância de dados e
garantindo a integridade da base de
informações da organização. Abaixo um
exemplo de integração entre sistemas de
informação:
Figura 2 – Fluxo de integração presente nos
sistemas de informação
MANUTENÇÃO
Requisição de
compra
COMPRAS
Quantidade e Custo
Quantidade, Preço e
Fornecedor
Ordem de compra
RECEBIMENTO
Custo e conta
CONTABILIDADE
Fonte: Adaptado de Schmiit, (2004, p. 38)
Quando observado dessa maneira, a
troca entre os setores vem a parecer obvia, no
entanto, nem sempre isso acontece. Indivíduos
e/ou setores por algumas vezes “seguram” a
informação pra si. Isso pode ocorrer devido a
diversos fatores, por algumas vezes pessoais. O
que deve ocorrer para a mudança desse
contexto é a forma com que toda a
“esquematização” do processo é mostrada aos
funcionários, ou seja, como a cultura da
empresa apresenta o processo a seus
colaboradores.
E atualmente a tecnologia possibilita
essa integração, não somente internamente,
mas principalmente com o ambiente externo. A
integração externa possibilita a troca de
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informações entre empresa-fornecedor-cliente,
montando uma “cadeia” de informações onde
todas as partes são beneficiadas.
FATORES DE SUCESSO DE SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
Implementar os sistemas de informação
é uma das atitudes inteligentes tomadas por
empresas, isto se avaliarem os riscos potenciais
na implantação dos mesmos, para que não
ocorram falhas nesses processos.
Segundo Schmitt (2004, p. 45),
Entre os fatores de risco, para o
sucesso na implantação de sistemas
de informação, pode se citar: o
tempo de desenvolvimento, o
número de pessoas e áreas da
empresa envolvidas, os custos do
projeto, a constante e rápida
evolução da tecnologia e o
dinamismo do mercado, entre
outros.
A partir daí, nota-se a importância em
fazer uma avaliação da empresa em si, e
observar se essa está preparada para a
implantação dos Sistemas de Informação. É
necessário observar atentamente a qual tipo de
Sistemas de Informação a empresa pode
suportar. É necessário gerenciar os riscos e
descobrir os potenciais a serem enfatizados.
Ainda para o autor, nas fases iniciais do
projeto, não existe um levantamento detalhado
dos requisitos funcionais do sistema, ou seja,
tem-se uma base a ser adaptada de acordo com
as necessidades do dia-a-dia, mas para isso é
imprescindível a utilização do sistema
corretamente. É necessário que todos os
envolvidos na empresa conheçam “o que”, “o
como” e “o porquê”, de cada um dos recursos
existentes no sistema.
Para Schmitt (2004), torna-se necessário
que haja coerência entre a cultura gerencial e a
cultura da tecnologia da informação pra que a
utilização de sistemas de informação seja bem
sucedida. Ou seja, as pessoas, mesmo com sua
resistência a implantação, serão mais receptivas
desde que a cultura gerencial propicie esse tipo
de atitude.
De acordo com Freitas (1991, p. 120), “as
mudanças provocam sentimentos de perda e
diante destas perdas as pessoas tendem a reagir
agarrando-se à situação do passado e, portanto,
reagindo a mudança”. Para inverter esse
processo é necessária a intervenção dos
dirigentes apresentando pontos positivos e
analisando os riscos para que a implantação do
Sistema de Informação seja feita com sucesso.
Nesse momento é possível afirmar que o
sucesso na implantação de sistemas de
Informação está diretamente ligada as atitudes
das pessoas. Quanto maior a participação e
aceitabilidade dos integrantes do processo, mais
efetivo o levantamento dos requisitos
funcionais, reduzindo assim as reações
negativas ao Sistema.
CUSTOS E BENEFÍCIOS DOS SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
Já foi observado que uma informação é
valorizada quando ajuda os tomadores de
decisões a optarem pela alternativa que
segundo eles é tida como a melhor em
determinado momento. Assim, a relevância da
informação está intimamente ligada às
estratégias dos negócios.
Padoveze (1996), diz que a informação
não pode custar mais do que possa valer para a
administração. Os dirigentes de empresas
buscam reduzir custos, aprimorar a eficiência na
produção, vantagens competitivas, maior
precisão no valor agregado aos produtos,
tomadas de decisão gerenciais mais eficazes,
enfim, procuram interagir os problemas da
empresa para compreendê-los melhor.
Os sistemas de informação devem ser
utilizados oferecendo ao escopo estratégico,
inúmeras alternativas de como melhorar a
performance da empresa, auxiliando-o na
percepção da necessidade de mudanças no
processo organizacional.
Maringá Management: Revista de Ciências Empresariais, v. 6, n.2, - p. 36-44, jul./dez. 2009
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Schmitt (2004), comenta que a
determinação dos custos de implementação de
um sistema é uma tarefa extremamente
complexa, pois, além dos custos de software e
hardware, estão envolvidos os custos com
pessoal próprio e de terceiros. Sendo os custos
de pessoal de difícil previsão, uma vez que a
determinação do tempo de elaboração, análise
e implementação do projeto torna-se bastante
complexa.
Volta-se então, a mesma questão
abordada anteriormente, é necessário o
treinamento adequado para que os envolvidos
possam fazer com que as informações tenham
valor. É necessário que as pessoas saibam
dinamizar e utilizar as informações no momento
certo e da maneira exata.
Para Bio (1996), um sistema de
informações bem executado traria benefícios
principalmente:
1 Na informação gerencial;
2 Na eficiência operacional;
3 Na racionalização dos sistemas;
4 No controle interno.
Daí a necessidade de um relacionamento
integrado entre as partes. Para que dessa
maneira exista uma troca das informações
disponibilizadas pelos indivíduos e/ou setores.
Stair (1998, p. 6) acredita que uma boa
informação
deve
apresentar
certas
características, como:
1 Ser precisa: a informação não pode ter
erros;
2 Ser completa: conter todos os fatos
importantes;
3 Ser econômica: o valor da informação
deverá ser avaliado com a sua produção;
4 Ser flexível: a informação poderá ser
utilizada para diversas finalidades;
5 Ser confiável: a confiabilidade da
informação depende do método de coleta
dos dados;
6 Ser relevante: deverá ser importante
para o tomador de decisão;
7 Ser simples: uma informação sofisticada
e detalhada pode não ser necessária;
42
8 Ser encaminhada em tempo: a
informação deverá ser enviada somente
quando se julgar necessária;
9 Ser verificável: poderá ser checada para
saber se está correta.
E apesar de óbvio, nem sempre esses
elementos são existentes da transferência da
informação. Embora as pessoas dentro das
organizações necessitem crescentemente de
informações relevantes, elas são ao mesmo
tempo vítimas de informações irrelevantes. É
necessário, portanto, determinar os objetivos e
trabalhar de maneira integrada e determinada
em busca desses objetivos, assim, o tempo será
utilizado de maneira otimizada e os sistemas
não estarão gerando informações, que por
muitas vezes se tornam irrelevantes.
PROCESSO DECISÓRIO UMA VISÃO GERAL
De acordo com Oliveira (2004), a tomada
de decisão consiste em um processo contínuo
de ligação entre as unidades e os agentes
organizacionais. Dentro das organizações, as
pessoas, freqüentemente, tomam decisões
cujas conseqüências variam de acordo com o
impacto causado sobre seus objetivos e
operações.
Segundo Gomes (2002, p. 11),
Uma decisão precisa ser tomada
sempre que estamos diante de um
problema que possui mais que uma
alternativa para sua solução. Mesmo
quando,
para
solucionar
um
problema, possuímos uma única
ação a tomar, temos as alternativas
de tomar ou não essa ação.
Concentrar-se no problema certo
possibilita direcionar corretamente
todo o processo.
O que ocorre dentro das organizações é
que seu escopo estratégico nem sempre está
preparado para esse processo e acaba tomando
decisões que ao invés de beneficiar, prejudicam
a empresa. Essas decisões errôneas por vezes
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são tomadas por falta de informações certas e
baseadas em dados reais.
Gomes (2002), diz que o decisor pode ser
uma pessoa ou um grupo de pessoas, em nome
do qual é tomada a decisão. Os decisores
influenciam no processo de decisão de acordo
com o juízo de valor que representa relações
estabelecidas. As relações devem ter caráter
dinâmico, pois poderão ser modificadas durante
o
processo
de
decisão
devido
ao
enriquecimento
de
informações
ou
interferências existentes.
O que comprova a importância da
obtenção de dados que realmente sejam
confiáveis para esse processo. Gomes (2002, p.
15), ainda complementa:
Nem todos os decisores têm o poder
de decisão. Assim, é importante,
ainda, distinguir o grau de influência
dos decisores no processo de
decisão. Esse grau de influência faz a
distinção
entre
os
decisores
envolvidos com o processo de
decisão, que são colocados em dois
grupos denominados de agidos e
intervenientes.
Ou seja, é necessários que a empresa
tenha claro qual ou quais são as pessoas
preparadas para integrarem o processo
decisório. Alguns estarão apenas intervindo no
processo, enquanto outros estarão realmente
tomando as atitudes necessárias para a
resolução dos problemas. Cabe ressaltar então,
que as decisões variam de acordo com o tipo de
problema
emergente,
gerando
então
alternativas de solução com objetivos definidos.
Caso isso não ocorra e tome-se uma
decisão
errônea,
a
organização
conseqüentemente
se
tornará
menos
competitiva, já que a alocação de recursos e sua
utilização não foram feitas de formas
adequadas. Isso sem contar no tempo
despendido dos envolvidos em todo este
processo, que acabou por não agregar o valor
necessário à atividade, deixando então a
organização suscetível à atuação dos
concorrentes.
Por fim, a utilização de sistemas de
informações gerenciais (SIG´s), bem como sua
integração com todos os setores e pessoas
envolvidas na organização propiciam uma
probabilidade maior de acerto já que atua como
suporte no processo decisório.
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Um grande desafio enfrentado por
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