Manual Operacional

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Manual Operacional

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Manual Operacional
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– Manual
deGensys
email] Fiscal - Versão 1.1
Este material descreve as funções do sistema Gensys Fiscal.
Como os nossos sistemas são vendidos em famílias - Freedom, Discovery,
Evolution, Enterprise -este manual foi então desenvolvido buscando uma
visão geral todas as versões, sendo assim,algum menu ou opção descrita no
manual pode não estar disponível para a versão do seu sistema.
Qualquer dúvida ou divergência informada neste manual poderá ser
comunicada ou esclarecida através do email [email protected]
Manual Gensys Fiscal - Versão 1.1
E-mail: [email protected]
BEMVINDO!
É um grande prazer tê-lo como nosso cliente. Sua avaliação sobre a qualidade dos nossos
produto é fundamental para o aprimoramento da nossa empresa, portanto, não hesite em nos
mandar suas sugestões, reclamações, solicitações de novos relatórios e funções, e tudo mais que
julgar necessário para facilitar a sua convivência com os Sistemas da Gensys®.
Para interagir conosco e adquirir novas versões, utilize o nosso site - www.GeniusNT.com , ou
entre em contato conosco para mais informações. (Email [email protected])
Vamos definir os tópicos deste Manual Operacional e explicá-los gradativamente, tornando-o
em uma leitura agradável e simples para que você possa entender tudo sem uso de muitos
termos técnicos. E quando nos referirmos a eles, faremos uma descrição do mesmo para sua
compreensão e também para acrescentar ainda mais seu vocabulário técnico.
Um Grande Abraço, da Equipe da Gensys – Genius System®
2
SUMÁRIO
INSTALAÇÃO ............................................................................................................................................................ 05
COMO INSTALAR O SISTEMA ...................................................................................................................................... 05
CONFIGURANDO O FIREWALL DO W INDOWS XP .......................................................................................................... 07
INSTALANDO NO W INDOWS VISTA ............................................................................................................................. 08
CONFIGURAÇÃO DO BANCO DE DADOS ............................................................................................................. 09
INSTALANDO O SERVIDOR ......................................................................................................................................... 09
INSTALANDO UMA ESTAÇÃO DE TRABALHO ................................................................................................................. 09
PRIMEIRO ACESSO AO SISTEMA .......................................................................................................................... 10
DEFININDO A PRIMEIRA SENHA DE ACESSO ................................................................................................................. 10
TELA INICIAL ............................................................................................................................................................ 11
BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DOS MÓDULOS E SUAS TABELAS ........................................................................................ 11
BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA ..................................................................................................................... 11
FUNÇÕES GERAIS .................................................................................................................................................... 12
Informações das Famílias ................................................................................................................................. 12
Oficializar ........................................................................................................................................................... 12
Komunik ............................................................................................................................................................. 13
Acesso ............................................................................................................................................................... 13
Agenda .............................................................................................................................................................. 13
Ponto ................................................................................................................................................................. 14
Visita .................................................................................................................................................................. 14
Internet .............................................................................................................................................................. 14
Mestre ................................................................................................................................................................ 15
F1 Help .............................................................................................................................................................. 15
Total ................................................................................................................................................................... 15
TELEFONES ............................................................................................................................................................. 15
FLIPER MESSENGER ................................................................................................................................................. 16
FUNÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO .................................................................................................................... 16
BUSCA ..................................................................................................................................................................... 16
CANCELAR ............................................................................................................................................................... 16
REFRESH ................................................................................................................................................................. 16
SALVAR .................................................................................................................................................................... 17
ESC ......................................................................................................................................................................... 17
EXCLUIR ................................................................................................................................................................... 17
FILTRO .................................................................................................................................................................... 17
INCLUIR ................................................................................................................................................................... 17
PREVIEW ................................................................................................................................................................. 17
3
TABELAS GERAIS .................................................................................................................................................... 18
CLIENTE .................................................................................................................................................................. 18
FORNECEDOR .......................................................................................................................................................... 19
REVENDAS ............................................................................................................................................................... 19
FUNCIONÁRIO .......................................................................................................................................................... 20
EMPRESA ................................................................................................................................................................ 20
FORMA DE PAGAMENTO ............................................................................................................................................ 21
DÓLAR ..................................................................................................................................................................... 22
ESTADOS ................................................................................................................................................................. 22
UTILITÁRIOS ............................................................................................................................................................. 23
CONFIGURAÇÃO ....................................................................................................................................................... 23
ARQUIVAR ................................................................................................................................................................ 24
ATIVAR .................................................................................................................................................................... 25
DIREITOS ................................................................................................................................................................. 25
FTP ........................................................................................................................................................................ 25
CAPTURAR ............................................................................................................................................................... 26
SYSTEM .................................................................................................................................................................... 26
LOG ......................................................................................................................................................................... 26
REDE ....................................................................................................................................................................... 26
BACKUP ................................................................................................................................................................... 27
RESTAURA ............................................................................................................................................................... 28
USUÁRIOS ............................................................................................................................................................... 28
COMANDOS .............................................................................................................................................................. 28
ESTOQUE ................................................................................................................................................................. 29
ESTOQUE TABELAS .................................................................................................................................................. 29
Grupo ................................................................................................................................................................. 29
Subgrupo ........................................................................................................................................................... 29
Grupo x Subgrupo ............................................................................................................................................. 30
Tributo ............................................................................................................................................................... 30
Natureza ............................................................................................................................................................ 30
Unidade ............................................................................................................................................................. 31
ESTOQUE ................................................................................................................................................................ 31
Estoque - Cadastro ............................................................................................................................................ 31
Movimento ......................................................................................................................................................... 35
Como incluir um movimento ........................................................................................................................ 36
Ícones da movimentação de estoque .......................................................................................................... 37
Ajuste ................................................................................................................................................................. 38
Contagem .......................................................................................................................................................... 38
Kit de Produtos .................................................................................................................................................. 39
Unir Vendas ....................................................................................................................................................... 39
4
INSTALAÇÃO
COMO INSTALAR O SISTEMA
Confira a seguir o procedimento para realizar a instalação e a configuração do seu sistema.
Execute o programa de instalação que foi baixado do site www.geniusnt.com, ou insira o CD do kit de
instalação. Ao executar será apresentada a tela de boas-vindas.
Clique em NEXT >, para iniciar o processo de instalação do sistema.
A tela a seguinte informa a versão que está sendo instalada, clique em NEXT >
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A tela de contrato de licença de uso irá aparecer nesta ela, você deve ler e confirmar que aceita os termos
do contrato (I accept the terms in the license agreement), feito isso o botão NEXT> ficará habilitado, e
você poderá clicar nele para continuar a instalação.
Aparecerá então a tela para que você indique a pasta onde deseja instalar o Gensys Fiscal, clicando em
CHANGE (tela 1), por padrão a pasta selecionada é C:\GENIUS (tela 2). Um detalhe importante é que o
banco de dados não fica instalado na pasta Genius e sim no caminho C:\MySQL, que é a pasta padrão de
instalação do MySQL.
Após determinar em qual pasta deseja instalar o sistema clique em Next >
A instalação se encarregará de criar os arquivos necessários para a execução do sistema. Para concluir a
instalação clique em Finish.
Após executar a instalação, o sistema cria na sua área de trabalho o atalho para acesso
ao sistema Genius Fiscal. Para executa-lo basta dar duplo clique sobre o ícone.
No primeiro acesso o sistema fará a criação do banco de dados:
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CONFIGURAÇÃO DO FIREWALL DO WINDOWS XP
Vá ao menu Iniciar, Configurações, Painel de Controle e localize Firewall do Windows
Clique em Exceções, Adicionar Porta, Informe Nome = Genius e Número da Porta = 3306 e o tipo de
conexão = TCP, pressione OK para confirmar as informações.
Pronto! Seu servidor está configurado e os demais computadores apartir de agora poderão acessar o banco
de dados do sistema.
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INSTALANDO O SISTEMA NO WINDOWS VISTA
O procedimento no Windows Vista é o mesmo utilizado no Windows XP, é necessário a adição da porta
3306 no firewall do Windows . No entanto, algumas versões desse sistema operacional não possibilitam a
abertura do gerenciador do banco de dados MySql. Caso apresente a tela a seguir clique em Desbloquear.
Além de desbloquear o serviço do Mysql, caso tenha dificuldades para abrir o sistema modifique as
propriedades do arquivo executável do sistema clicando o botão direito do mouse sobre o arquivo
GeniusFi.exe que fica localizado em C:\Genius
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CONFIGURAÇÃO DO BANCO DE DADOS
No primeiro acesso ao sistema Gensys Fiscal, é necessária a configuração do banco de dados definindo
servidor e estações
Para configurar a maquina como servidor de dados é importante saber o que isso significa:
SERVIDOR GENSYS: Entende-se como servidor, o computador em que o banco de dados ficará
armazenado, ele é, portanto, o principal computador e onde o GENSYS FISCAL deverá ser instalado
primeiro. Os seus cadastros e lançamentos ficarão armazenados neste computador, sendo assim, os
demais computadores só funcionarão (só irão acessar o GENSYS FISCAL) se o computador servidor
estiver ligado e com o MySQL (banco de dados) funcionando.
INSTALANDO O SERVIDOR DE DADOS
Para instalar o sistema como servidor Gensys Fiscal em rede, responda as perguntas da seguinte forma:
Em seguida clique no botão gravar.
O processo de instalação do servidor estará concluído.
Se você estiver utilizando algum FIREWALL (como por exemplo o do Windows XP SP2 ) será preciso
adicionar a porta 3306 para que os demais computadores da rede consigam conectar ao banco de dados.
OBS: Mesmo que só exista um computador ele deverá ser considerado como o SERVIDOR.
INSTALANDO UMA ESTAÇÃO DE TRABALHO
Para instalar o programa como estação,, responda a pergunta da seguinte forma:
Em seguida clique no botão gravar.
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PRIMEIRO ACESSO AO SISTEMA
DEFININDO PRIMEIRA SENHA DE ACESSO
Ao acessar o sistema pela primeira vez será apresentada a tela de boas vindas:
Na próxima tela será definido o primeiro usuário do sistema. Memorize esse usuário e senha, pois esse
será o usuário com acesso completo a todas as funções do sistema e este também definirá os próximos
usuários e senhas que terão acesso ao sistema.
Nessa tela é possível mudar a senha e configurar email do usuário. Essas operações também podem ser
feitas através de Utilitários / Direitos.
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TELA INICIAL
A seguir detalhamos a tela inicial do sistema.
1.BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DOS MÓDULOS E SUAS TABELAS
Nessa barra temos disponíveis todos os módulos e suas respectivas tabelas, no primeiro acesso são
disponibilizados todos os módulos do sistema Gensys Fiscal. Caso a sua empresa não tenha adquirido
todos esses módulos, vá em Utilitários, Config, Geral rede, Sistemas Visíveis, Gensys Fiscal e
desabilite os módulos que não gostaria de ter acesso. Na próxima abertura o sistema estará
configurado e só exibirá os sistemas determinados pelo usuário.
2.BARRA DE IDENTIFICAÇÃO DO SISTEMA
Na barra de identificação temos:
 data e hora – estará sempre sincronizada com o horário do seu computador
 versão do sistema – os sistemas da Gensys são atualizados constantemente com melhorias
e correções, por isso o número da versão é indicado na tela inicial
 Número serial – número de identificação da sua máquina, utilizado para oficialização dos
sistema. Anote esse número, pois precisará dele caso a máquina apresente algum defeito e
precise reinstalar o sistema.
 Número do IP – identificação do IP local ou do Servidor
 Nome do usuário – nome do usuário que estiver logado no sistema.
 Oficial, Demonstrativo, Bloqueado – legenda identificando os cadeados apresentados na
barra de identificação dos módulos e suas tabelas. Se o cadeado estiver verde significa que
o sistema está liberado para uso, cadeado azul indica que o sistema ainda está em fase de
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testes, cadeado vermelho o sistema está bloqueado para uso, caso tenha adquirido o
módulo, deverá fazer a oficialização do sistema , disponível nas funções gerais.
3.FUNÇÕES GERAIS
Informações das famílias – os nossos sistemas são vendidos em famílias: Freedom, Discovery,
Evolution e Enterprise. Nessa opção é discriminado quais as funções que estão disponíveis em cada
família. Na primeira aba observe a divisão das famílias como uma tabela, na segunda aba todas as
famílias e depois cada família individualmente.
Oficializar – tela para realizar a liberação do sistema. Caso a máquina esteja conectada na internet,
na primeira tela informe a família, o módulo, cnpj ou cpf registrado na Gensys e em seguida o
passaporte. Este passaporte é sua chave de acesso para conseguir senha de Oficialização. Se for a
primeira vez que usa a oficialização automática o sistema aceitará o que for inserido no passaporte
como sendo a chave e doravante esse será seu passaporte. Use um passaporte de fácil memorização
com até 10 digitos de tamanho, apenas números. Para um mesmo cnpj será sempre o mesmo
passaporte, portanto todos os módulos e máquinas da mesma empresa usará um único passaporte.
Caso não possua internet, utilize a oficialização manual, a chave de oficialização poderá ser
adquirida através do nosso site no seguinte endereço: www.geniusnt.com., ou através do sistema
automático GHI pelo numero 3503-1970 ou ainda contactando o nosso telesuporte.
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Komunik – Tela de Comunicação interna da empresa onde são feitos o registro de atividades,
separadas por setor. Pode ser acompanhado cada atividade, responsabilizar ou capturar os
atendimentos dos demais usuários.
Acesso - O ícone de acesso é onde o usuário deve identificar-se antes de executar qualquer ação no
sistema. Observe que em UTILITARIOS-DIREITOS o perfil do usuário pode ser definido com as
limitações e permissividades por usuário e senha. Assim, automaticamente quando o usuário acessar
o sistema com a senha, os direitos já lhes serão definidos. Sempre que se ausentar da frente da
máquina, clique neste ícone para que sejam desabilitadas todas as funções do sistema.
Agenda - Na agenda você irá localizar rapidamente os dados básicos das tabelas de cliente,
fornecedor, funcionário, cliente potencial, indicador e parceiros comercias; Constando o endereço,
telefones e email. Na Agenda é permitido fazer alteração dos dados desde que seja definida em
direitos a possibilidade deste procedimento. No entanto exclusões e inclusões só devem ser realizadas
nas respectivas tabelas. Só é possível inclui/excluir diretamente na Agenda Telefônica os Parceiros
Comerciais.
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Ponto - Ferramenta para controle de horas, definida por funcionário. Nele deve ser registrado a
entrada e a saída da empresa, a saída e retorno do almoço. Uma vez registrado o horário não é
possível altera-lo, a não ser através de um ajuste de horário na administração do ponto, em acesso
completo.
Visita – Calendário para registro de visitas dos funcionários.
Internet – Se a máquina disponibilizar internet, esse web browser poderá ser utilizado para acesso à
internet, com páginas fixas configuráveis pelo usuário.
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Mestre - Curso multimídia. Neste curso áudio visual é possível tirar dúvidas acompanhando os
procedimentos que são realizados com áudio e imagem.
F1 Help - Função básica do sistema, ajuda na utilização dos sistemas.
Total - Calculadora. Disponibiliza uma bobina com as informações já digitadas.
4.TELEFONES
Disponibiliza os telefones de contato da Gensys – Genius System.
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5.FLIPER MESSENGER
Sistema de comunicação dos usuários do Gensys. Disponibiliza o envio de mensagens em tempo
real ou offline. Permite o envio de mensagens para vários usuários ao mesmo tempo.
FUNÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO
Tem a função de localizar registros em tela. Para localizar, clique no ícone BUSCA, selecione a
informação que deseja pesquisar, clique em siga. A informação digitada precisa coincidir com a registrada
no banco de dados.
Tem a função de cancelar a última ação feita no sistema, só registra o cancelamento antes de
que seja acionado o ícone Salvar.
Tem a função de atualizar os dados da tela ativa. Caso trabalhe com o sistema em rede e um
outro usuário faça alguma modificação nos dados, esse ícone deverá ser utilizado para atualização dos
dados na tela.
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Tem a função de salvar novos registros ou alterações dos registros já existentes.
Ícone utilizado para sair de determinada tela ou sair completamente
O botão Excluir (DEL / DELETE), serve para eliminar completamente do banco de dados do
sistema o registro que estiver selecionado na listagem pesquisada. Excluir significa remover fisicamente
um registro do Banco de dados e uma vez executado este comando a reversão não é mais possível, apenas
com a restauração do backup. Normalmente o sistema pergunta se realmente o usuário tem certeza se
quer excluir antes de executar a função (informação definida em configuração). Você pode definir em
direitos do usuário se o usuário pode ou não executar a função de excluir. Não é recomendada a exclusão
de itens que possuam movimentação vinculada.
Esse ícone permite filtrar registro por opções mais específicas, com mais detalhes, maiores
informações. Clique no ícone filtro, selecione a informação que deseja pesquisar. Todos os campos podem
ser utilizados para localização de registros. Na abertura das telas, o sistema realiza um filtro automático,
para visualizar todos os dados, clique o filtro e em seguida no ícone cancelar. Esse ícone é apresentado
com cores diferentes, vermelho quando não utilizado e verde quando ativado.
O botão Incluir (INS / INSERT), irá criar um novo registro de cadastro (EM DESTAQUE
AMARELO), onde deve inserir novos dados e informações no sistema.
Disponibiliza listagens para impressões. Apresenta os dados que estão na tela onde está
localizado. Se antes de imprimir uma listagem o usuário realizar um filtro, apenas os dados filtrados irão
aparecer na impressão. Para determinar a ordem dos dados impressos, clique sob a coluna que deseja
ordenar.
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TABELAS GERAIS
Na aba TABELAS GERAIS esta localizado os ícones de cliente, fornecedor, revendedor, funcionário,
empresa, forma de pagamento, dólar e estados. Nestes ícones é possível cadastrar, consultar informações
diversas, excluir uma informação já cadastrada, além de alterar um registro. Para ter êxito na utilização
do programa Genius é necessário que haja um prévio cadastro das informações localizadas nesta aba.
Clientes
Tabela de clientes pode-se: cadastrar, consultar dados e montar diversas listagens e mala direta.
Pode ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. É possível adicionar
imagens ao cliente.
Observe os ícones da parte superior da tabela: Busca - para localizar os clientes por nome
fantasia, razão social, CPF ou CNPJ; Filtro – pesquisar dados como Atividade, Telefones; Excluir ;
Cancelar; Incluir; Salvar; Preview – listagens sintéticas e analíticas; Refresh; Mala Direta –
impressão de etiquetas de endereços;
Atividade – tabela para cadastro das atividades
desenvolvidas pelos clientes; Clonar – duplicação do cliente selecionado, sendo necessário a
modificação do nome fantasia; Lista Email – criação de arquivo Txt com todos os emails
cadastrados para os clientes; Esc.
Nessa tela temos a separação por abas, na primeira encontramos os dados complementares com
telefones, numero de documentação. Na segunda endereço completo, incluindo o endereço de
cobrança e email, caso a tabela de CEP esteja disponibilizada no banco de dados ao ser digitado
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será apresentado o endereço completo do cliente. Na terceira aba, condições comerciais,
disponibiliza dados comercias como por exemplo o limite de credito, utilizado para bloqueio de
vendas. Na quarta aba, contatos, permite cadastro de contatos separados pelo setor. Na quinta e
ultima aba, análise de crédito, para registro de dados empregatícios dos clientes.
Fornecedor
Tabela de fornecedores pode-se: cadastrar, consultar dados, listagens, mala direta e lista de
emails. Pode ser utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. Esse cadastro
conta com dados de documentação, endereço, atividade, condições comerciais.
Revendas
Tabela de revendedores pode-se: cadastrar, consultar dados, listagens, lista de emails. Pode ser
utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados. Esse cadastro conta com dados de
documentação, endereço, comissão, débitos, desempenho.
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Funcionário
Tabela de vendedor / Funcionário, cadastro, consulta de dados e impressão de listagem. Pode ser
utilizado na agenda do sistema para prévia consulta de dados, neste campo temos uma nova
informação que é a comissão do vendedor que pode ser automática, assim que o mesmo efetivar a
venda o % de comissão pode ser lançado. Para cadastrar esta informação preencha o campo
comissão com o percentual da comissão. Alem dos dados básicos de cadastro, essa tabela conta
com a possibilidade de inclusão da foto do funcionário e informação de ponto eletrônico. Quando o
funcionário é demitido deve ser informada a data em demissão, a partir desse registro o sistema
não apresentará o nome desse funcionário para as próximas movimentações. Destacamos o campo
Profissao: nele deve constar as profissões de vendedor para executar vendas no módulo de frente
de caixa e Garçom para o módulo Gourmet.
.
Empresa
Tabela de cadastro de empresas, essa tabela só deve ser utilizada para ativar o modo multiempresa, para que possa ser controlado mais de uma empresa do grupo no sistema Matriz /
Filiais.
Essa tabela foi criada para permitir que o sistema possa gerenciar todas as empresas do seu
grupo. Informe nessa tabela o nome de todas as empresas. Logo após a inclusão aparecerá
automaticamente em todas as telas necessárias o campo empresa, que passa a ser de
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preenchimento obrigatório. Pode ser determinado também nos direitos de cada usuário do
sistema, qual a empresa visualizada por ele.
Os dados dessa tabela também serão utilizados na geração do arquivo Sintegra, portanto, se sua
empresa é obrigada a enviar esse arquivo preencha corretamente todos os dados solicitados.
Forma de Pagamento
Tabela de formas de pagamento é destinada ao registro de todas as formas de pagamento
utilizadas pela empresa, tanto pagamento aos fornecedores, como recebendo do seus clientes.
Quando necessário, preencha taxas, tarifas e percentuais das administradoras dos cartões. Para
cada forma de pagamento também pode ser atribuída a conta corrente que esta vinculada, o
código relacionado à impressora fiscal, a rede do cartão, caso utilize o TEF.
Quando o sistema estiver configurado para funcionamento em rede, esta tabela fica local em cada
micro, ou seja, não compartilha esta informação com outras máquinas.
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Dólar
Tabela utilizada para conversão para o dólar. Todo o cadastro de estoque ficará registrado com o
preço de venda em dólar e no momento da venda da mercadoria o sistema converte o valor para a
moeda brasileira R$. Para utilização dessa tabela, deve ser habilitada a opção na Configuração do
sistema.
Estados
Tabela onde deve ser definido o ICMS de entrada e saída de cada estado, bem como ICMS
Substituição, Margem de Lucro Presumido e MVA, podendo estes dados serem definidos no
próprio cadastro da mercadoria.
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UTILITÁRIOS
Configuração
Configuração do sistema. Centraliza a personalização de todos os módulos da Gensys. A
configuração é separada entre local e rede. Essa identificação pode ser notada pelas opções
laterais (Geral Rede / Micro Local) ou pela cor do campo a ser alterado, azul escuro a alteração
interfere em todos os sistemas da rede e verde a alteração é feita apenas para máquina local. É o
caso por exemplo, das configurações do módulo Gourmet.
Nessa opção você pode informar sua logomarca, quais campos são obrigatórios de preenchimento
para cada tabela, como por exemplo a de clientes, personalização dos sistemas, como a atividade
do módulo Serviços, configuração de formulários – nota fiscal, fatura, cheque, boleto – e na opção
em destaque determine os sistemas que devem ficar visíveis para o Gensys Fiscal.
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Na tela a seguir visualize as configurações do módulo Gourmet, separando alterações locais das
alterações na rede.
Arquivar
Separa as informações do movimento ativo do sistema, isto é, determina-se um período e os dados
para serem enviados para um arquivo histórico, uma espécie de “arquivo morto” que pode ser
consultado a qualquer momento através do icone
.
24
Ativar
Retorna os dados que foram enviados pelo utilitário Arquivar para o movimento ativo. Não é
necessário determinar todo o período arquivado, podendo ser especificado apenas o período e os
dados que deseja ativar do banco de dados.
Direitos
Definição das funções que cada usuário deve executar nos sistemas. Nessa tela é definido o nome,
senha, sexo – que será utilizado como identificação no Fliper Messenger, Setor – que será
utilizado no Komunik, adicionar foto do funcionário, período de férias e na aba direitos a
determinação de cada função que o usuário irá trabalhar.
FTP
Envio / Recebimento de arquivos de movimentação disponibilizados numa área de FTP. Utilizado
somente em caso de ativação da multi-empresa. Executa a troca dos dados entre matriz e filiais.
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Capturar
Captura de dados de arquivos zipados do backup. Permite a integração de dados do backup sem
remover os dados atuais utilizados. Para a captura é necessário que os arquivos estejam gravados
em C:\Genius\Internet\Local. Antes de realizar a captura, determine a empresa, período e dados
a serem capturados.
SYSTEM
Log
O Log é a relação das atividades que cada usuário executou no sistema. Nem todas as operações
são registradas, apenas as que são consideradas importantes ou por solicitação de clientes foram
ativadas. Cada mês é criado um arquivo com log específicos, por exemplo Lg072009,
representando o log de julho de 2009. Quando desejar visualizar o que foi registrado no log,
primeiro informe o período, ou os demais campos que desejar e filtrar. Na próxima tela poderá ser
visualizado o sistema, data, operação, usuários e descrição detalhada da atividade realizada.
Rede
Contém as informações de rede, onde é identificado se o sistema nessa maquina será o servidor
dos dados ou uma estação de trabalho.
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Backup
Realiza o backup dos dados armazenados no sistema, isto é, copia todas as tabelas utilizadas no
sistema até o momento compactando com a extensão .zip. O backup pode ser feito em uma pasta
indicada no sistema C:\Genius\Backup\20090726, esta última pasta é criada diariamente
representando o ano, mês e dia da gravação dos arquivos. Ou ainda em uma pasta ou diretório a
escolha do usuário. Indicamos que no momento em que estiver realizando o backup, o servidor não
esteja sendo utilizado na rede pelas estações de trabalho. O backup do sistema só é válido se for
feito no servidor, pois nele estão concentrados todos os dados do sistema. O backup realizado nas
estações de trabalho gravam apenas configurações e arquivos locais.
O sistema também pode ser configurado para realizar um backup automática cada vez que for
encerrado ou ainda pode ser programado um horário para a sua realização na configuração do
sistema.
A Gensys recomenda que seja feito um backup fora do micro servidor, em CD ou qualquer outra
mídia confiável.
DICA IMPORTANTE SOBRE O BACKUP
Todo banco de dados é uma estrutura “frágil”, a perda de índices que organizam seus dados no
banco pode ser corrompida caso ocorra um desligamento acidental ou queda de energia. Por isso é
importante manter a segurança das suas informações, faça backup regularmente e se possível
adquira um no-break para o computador SERVIDOR, isso evita problemas de funcionamento do
sistema e também perda de dados.
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Restaura
Realiza a restauração da cópia de uma ou várias tabelas do sistema. Somente podem ser
restaurados os dados na máquina Servidor e nenhum usuário pode estar logado ao sistema. Esse
processo substitui o arquivo atual pelo arquivo do backup, ou seja, se for restaurado um período
anterior ao utilizado, será perdido todos os dados posteriores a data solicitada, sendo necessário a
inserção dos dados.
Usuários
Nessa opção fica disponível o nome de todos os usuários que utilizam ou utilizaram o sistema em
algum momento.
Comandos
Função que permite uma modificação direta no banco de dados. Recomendamos que essa opção
seja executada com orientação do suporte técnico da Gensys!
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ESTOQUE
ESTOQUE TABELAS
Grupo
Tem a função de separar os itens do cadastro de estoque pelas suas características em comum.
Utilizado em listagens e relatórios de estoque. Poderá ser adicionado imagens a cada grupo
cadastrado. Caso seja utilizado o módulo Frente de Caixa, essa imagem será visualizada na tela
de vendas do PDV.
Subgrupo
Tem a função de subdividir os grupos de estoque, para melhor definir os itens cadastrados no
estoque, no entanto não cadastre subgrupos tão específicos a ponto de ser o próprio item. Poderá
ser adicionado imagens a cada subgrupo cadastrado. Caso seja utilizado o módulo Frente de
Caixa, essa imagem será visualizada na tela de vendas do PDV.
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Grupo x Subgrupo
Relação entre os grupos e subgrupos cadastrados.
Tributo
Relação das situações tributárias e percentuais de cada uma pra utilização no cadastro das
mercadorias. Caso utilize impressora fiscal, deverá adicionar a informação do código fiscal de cada
situação tributaria. Esse código poderá ser consultado na leitura X da impressora fiscal.
Natureza
Cadastro das Naturezas de Operação das notas fiscais, também conhecida como códigos fiscais de
operação (CFOP).
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Unidade
Cadastro das unidades de medidas utilizadas nos itens do cadastro de estoque.
ESTOQUE
Estoque – Cadastro
No cadastro de estoque pode ser cadastrado itens do tipo: produto (cor branca ou azul claro),
serviço (lílas), matéria prima (verde), patrimônio (roxo), locação (laranja), consumo (azul).
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Na primeira aba cadastre os dados complementares do estoque: tipo, unidade, observação display –
informativo para movimentação do item, nome do fornecedor, grupo e subgrupo, menor preço,
comissão em percentual e em reais, peso, localização, data da ultima compra – preenchimento
automático após o lançamento da compra, três campos extras para a identificar especificidades dos
produtos – podem ser renomeados na configuração do estoque, quantidade para gerar códigos de
barras, tipo de embalagem, data da atualização do cadastro, preço de venda anterior, preço de custo
anterior, preço de compra, preço de custo, percentual de lucro venda, preços de venda, promoção,
revenda, promoção revenda e custo médio.
O cadastro disponibiliza a pesquisa dos itens através do Filtro, nele é possível localizar os itens,
separando por grupo, subgrupo, tipo, situação do saldo, entre outros campos do cadastro.
O cadastro disponibiliza várias listagens relacionadas ao cadastro dos itens, após usar o filtro vocês
pode imprimir apenas os dados resultantes da pesquisa feita.
O cadastro conta com geração de código de barras e controle de numeração de serie.
32
Na segunda aba, temos o cadastro da parte fiscal dos itens. Código tributário, percentual de redução,
percentual de ICMS, código tributário da impressora fiscal – localizar na leitura X, também pode ser
identificado na tabela de tributos.
Na terceira aba, temos a opção de fotos, pode ser adicionada no item ou no grupo e subgrupo.
Na quarta aba, opção home Page, para quem trabalha com vendas online em site da internet.
33
Na quinta aba, calculo de preços, pode ser utilizada formulas do próprio sistema ou criar sua própria
formula na aba 8.
Na aba 6 crie os dados para cotação de produtos.
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Na sétima aba fica o registro para o sistema Gourmet, nele é possível identificar a impressora local
ou da rede que deverá imprimir o item após a venda, alem do modelo da impressão. Para quem
utiliza o modelo Fast Food, é possível adicionar a imagem do produto.
Na aba 9, relacione o nome dos vendedores e suas comissões.
Movimento de estoque
É no movimento de estoque que ficam armazenadas todas as transações feitas com os itens do
estoque. Nessa tela também são incluídas as movimentações: venda, compra, ordem de serviço,
orçamento, pedido cliente, pedido fornecedor, pré-pedido, entrada interna, devolução fornecedor,
compra consignada, devolução de venda consignada, devolução do cliente, consignação, frete/remessa,
transportes e consumo. As opções expedição e cancelada não são incluídos, a expedição captura as
vendas feitas e cancelada armazena os cancelamentos feitos por cada movimentação.
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Como incluir uma movimentação
1) Escolha qual movimentação será incluída.
2) Clique no ícone incluir.
3) Informe, se houver, a empresa - usando a tecla F3, depois data, cliente - usando F3, funcionário (F3)
ou Revendedor (F4), percentual de comissão, natureza de operação, número da nota fiscal – será
gerado automático durante a impressão, serie da nota, numero do cupom fiscal – gerado apartir da
venda feita nos módulos que usam impressora fiscal, objeto –campo destinado por exemplo a
armazenar a movimentação que a venda, ou seja, o número do orçamento ou ainda uma identificacao
de um carro para quem trabalha com entrega e gera o relatório romaneio de entrega, ou o número do
equipamento ou veiculo que é feito manutenção pelo módulo de Serviços.
4) Itens da movimentação: código, descrição, unidade, quantidade, desconto em percentual ou em reais,
percentual de acréscimo, ICMS, percentual de redução de base de cálculo, percentual de Ipi, situação
tributaria, preço unitário, funcionário ou revendedor caso a comissão seja dada pelo item, preço total
do item. Outras opções podem aparecer na movimentação, caso seja habilitada na configuração,
como por exemplo o ICMS Substituicao, MVA.
5) Defina o valor do frete, ICMS do frete, acréscimos, descontos e visualize o preço total da
movimentação.
6) Após todos os registros deverá ser informado o pagamento, se a vista ou a prazo.
7) Em seguida, através do preview indique a impressão a ser feita: nota simples.
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Ícones da movimentação de estoque
Registro do pagamento da movimentação.
Converte a movimentação para a opção desejada, por exemplo, um orçamento para uma venda.
Cadastro dos números de serie relacionados a cada produto.
Cadastro dos lotes bem como suas validades.
Cancelamento da movimentação, funciona como uma exclusão, no entanto ao invés de remover
do banco o sistema direciona para a opção Cancelada.
Envia a movimentação selecionada para a opção expedição, possibilitando a conferência dos
itens comercializados.
Lista com os itens de estoque, para consulta ou lançamento dos itens na movimentação,
também é acionado pelo F3 no campo código ou descrição.
Geração de etiquetas de códigos de barras da compra feita, preservando as quantidades
adquiridas.
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Permite a transferência de estoque, no caso de uso do sistema como multi empresa, criando
movimentação contraria para a empresa do grupo. Por exemplo, ao lançar a saída interna de uma
empresa, esta pode ser transferida para entrada interna na outra.
Utiliza o cálculo da fórmula personalizada criada do cadastro de estoque para atualização dos
valores de venda ou revenda após o registro da compra.
Ajuste de estoque
Opção para informar saldo desejado de cada item do estoque. Geralmente utilizado após balanço
da empresa. Poderá ser feita o ajuste individual de cada item informando o seu saldo desejado ou
o ajuste comcomitante com o uso do leitor serial e a cada item repetido na leitura será adicionado
a quantidade desejada.
Esse ajuste cria no movimento de estoque uma entrada interna ou saída interna, dependendo da
diferencia entre o saldo atual e o saldo desejado.
Destacamos que essa operação não tem validade fiscal, portanto, para que esse ajuste seja
considerado em um inventario fiscal é necessário a geração de nota fiscal que acoberte cada
movimentação de entrada interna e saída interna.
Contagem
Opção utilizada para checar a quantidade real de cada produto do estoque. Caso tenha dúvidas do
saldo apresentado após a contagem, gere o relatório de estoque, Movimentação de produtos
modelo analítico, com todos os dados a processar, de todo o período de uso do item.
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Kit de Produtos
Cadastro de kit para os produtos do estoque. Os kits não podem ter o código igual ao de nenhum
item do estoque. Na composição do kit pode ser modificado o preço do item.
Os kits não possuem saldo, portanto funcionam apenas como um atalho para os itens
relacionados.
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Manual Operacional

Transcrição

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