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FGV - FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS
UNISOCIESC - SOCIEDADE EDUCACIONAL DE SANTA CATARINA
MBA EXECUTIVO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
FLORIANÓPOLIS - TURMA XVI
AUGUSTO COLOMBELLI ALESSIO
DÉBORA ANSELMO
MARIA EDUARDA TORRES DA SILVEIRA
MARÍLIA MARAGNO
NOEMI VIRGINIO DOS SANTOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso MBA em Gerenciamento de
Projetos de Pós-Graduação lato sensu, Nível de
Especialização, do Programa FGV Management como pré-requisito para a obtenção
do título de Especialista.
PROJETO: FILIAL DA SOFTPLAN NA COLÔMBIA
Professor orientador: José Ângelo Santos do Valle, DSc.
FLORIANÓPOLIS – SANTA CATARINA
SETEMBRO – 2015
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Localização filial Bogotá............................................................................ 14
Figura 2- Layout da sala ............................................................................................ 15
Figura 3 - Proposta de sala de reunião A .................................................................. 15
Figura 4 - Proposta de sala de reunião B .................................................................. 16
Figura 5 - Cartazes educativos – separação do lixo.................................................. 18
Figura 6 - SAJ - Sistema de automação judicial ........................................................ 20
Figura 7 - Infraestrutura de implantação do piloto ..................................................... 22
Figura 8 - Mapa de implantação do piloto ................................................................. 24
Figura 9 - Departamentos colombianos .................................................................... 26
Figura 10 - Desemprego na Colômbia ...................................................................... 27
Figura 11 - Evolução do PIB colombiano .................................................................. 28
Figura 12 - Investimento em TI na Colômbia............................................................. 28
Figura 13 - Mercado de TI na Colômbia .................................................................... 30
Figura 14 - Rama judicial colombiana ....................................................................... 31
Figura 15- Fluxo de caixa mensal ............................................................................. 39
Figura 16 - Fluxo de controle de mudanças .............................................................. 43
Figura 17 - Formulário para solicitação de mudanças ............................................... 44
Figura 18 - Estrutura analítica do projeto (WBS – work breakdown structure) .......... 49
Figura 19 - Curva de progresso................................................................................. 55
Figura 20 - Acompanhamento das horas de trabalho por fase do projeto ................. 56
Figura 21 – Cronograma resumido............................................................................ 58
Figura 22 - Indicadores de desempenho ................................................................... 59
Figura 23 - Acompanhamento das horas de trabalho ............................................... 60
Figura 24 - Distribuição dos custos por tipo .............................................................. 61
Figura 25 - Distribuição dos custos por fase do projeto ............................................ 62
Figura 26 - Distribuição ABC ..................................................................................... 63
Figura 27 - Estrutura analítica dos custos (CBS – costs breakdown structure) ......... 66
Figura 28 - Orçamento por trimestre e custo acumulado .......................................... 71
Figura 29 - Organograma de recursos da sede da Softplan – Florianópolis ............. 78
Figura 30 - Organograma de recursos da filial da Softplan - Bogotá......................... 79
Figura 31 - Histograma de previsão de alocação dos recursos ................................ 85
Figura 32 - Modelo de avaliação de desempenho..................................................... 91
Figura 33 - Termo de aceite de entrega .................................................................. 101
Figura 34 - Termo de encerramento de projeto ....................................................... 102
Figura 35 - Memória de reunião .............................................................................. 103
Figura 36 - Estrutura analítica de documentos (documents breakdown structure) .. 105
Figura 37 - Estrutura analítica dos riscos (RBS - risks breakdown structure) ......... 107
Figura 38 - Indicadores para análise das aquisições .............................................. 119
Figura 39 - Processo de aquisições ........................................................................ 123
Figura 40 - Modelo de solicitação de proposta - Parte 1 ......................................... 138
Figura 41 - Modelo de solicitação de proposta – Parte 2 ........................................ 139
Figura 42 - Modelo de termo de encerramento de contrato .................................... 141
Figura 43 - Estrutura analítica dos stakeholders externos no Brasil (Brazil external
stakeholders breakdown structure) ......................................................................... 142
Figura 44 - Estrutura analítica dos stakeholders externos na Colômbia (Colômbia
external stakeholders breakdown structure) ............................................................ 143
Figura 45 - Estrutura analítica dos stakeholders internos (internal stakeholders
breakdown structure) ............................................................................................... 143
Figura 46 - Análise de importância de stakeholders ................................................ 150
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Locais de implantação do piloto ............................................................... 23
Tabela 2 - Investimento do PIB colombiano em TI .................................................... 29
Tabela 3 - Concorrente: Paradigma Ltda .................................................................. 32
Tabela 4 - Concorrente: WD Visual S.A.S. ................................................................ 32
Tabela 5 - Concorrente: DataEasy ............................................................................ 32
Tabela 6 - Concorrente: Estec Tecnologia ................................................................ 33
Tabela 7 - Concorrente: CNJ - Conselho Nacional de Justiça .................................. 33
Tabela 8 - Concorrente: Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal ......... 33
Tabela 9 - Concorrente: Conselho Nacional de Justiça ............................................ 34
Tabela 10 - Matriz SWOT .......................................................................................... 36
Tabela 11 - Taxas de referência entre Brasil e Colômbia ......................................... 38
Tabela 12 - Investimento em infraestrutura ............................................................... 39
Tabela 13 - Demonstrativo de planos de contas ....................................................... 40
Tabela 14 - Registro de mudanças ........................................................................... 44
Tabela 15 - Matriz de rastreabilidade dos requisitos ................................................. 46
Tabela 16 - Dicionário da EAP .................................................................................. 54
Tabela 17 - Milestones do Projeto ............................................................................. 55
Tabela 18 - Indicadores de resultado ........................................................................ 60
Tabela 19 - Distribuição dos custos por fase ABC .................................................... 62
Tabela 20 - Recursos Softplan .................................................................................. 63
Tabela 21 - Recursos Colômbia ................................................................................ 64
Tabela 22 - Orçamento do Projeto ............................................................................ 65
Tabela 23 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2016 ................................................. 67
Tabela 26 - Acompanhamento de custo real ............................................................. 72
Tabela 27 - Responsabilidades na gestão da qualidade ........................................... 73
Tabela 28 - Politicas da qualidade ............................................................................ 73
Tabela 29 - Metas da qualidade ................................................................................ 74
Tabela 30 - Garantia e controle da qualidade ........................................................... 76
Tabela 31 - Auditoria e controle da qualidade ........................................................... 77
Tabela 32 - Matriz de responsabilidades ................................................................... 84
Tabela 33 - Cronograma de alocação dos recursos no projeto ................................. 87
Tabela 34 - Cronograma dos treinamentos ............................................................... 90
Tabela 35 - Plano de comunicações ......................................................................... 93
Tabela 36 - Matriz das poder e interesse .................................................................. 94
Tabela 37 - Matriz de comunicações de gestão ........................................................ 96
Tabela 38 - Matriz de comunicações de implantação ............................................... 97
Tabela 39 - Matriz de comunicações de operacionalização ...................................... 98
Tabela 40 - Tabela de eventos .................................................................................. 99
Tabela 41 - Perfis de acesso a documentação ......................................................... 99
Tabela 42 - Matriz de registros ................................................................................ 104
Tabela 43 - Formulário para registro de riscos ........................................................ 106
Tabela 44 - Probabilidade dos riscos ...................................................................... 107
Tabela 45 - Impacto dos riscos ............................................................................... 108
Tabela 46 - Probabilidade e impacto dos riscos ...................................................... 108
Tabela 47 - Análise qualitativa das ameaças .......................................................... 110
Tabela 48 - Análise qualitativa das oportunidades .................................................. 111
Tabela 49 - Análise quantitativa das ameaças ........................................................ 113
Tabela 50 - Análise quantitativa das oportunidades ................................................ 113
Tabela 51 - Valor esperado do projeto com os riscos ............................................. 114
Tabela 52 - Plano de resposta às ameaças ............................................................ 117
Tabela 53 - Plano de resposta às oportunidades .................................................... 117
Tabela 54 - Valor esperado pós respostas aos riscos ............................................. 118
Tabela 55 - Liberação das reservas de contingência .............................................. 118
Tabela 56 - Análise fazer ou adquirir ....................................................................... 121
Tabela 57 - Responsabilidades nas aquisições ...................................................... 122
Tabela 58 – Cronograma de aquisições .................................................................. 124
Tabela 59 - Mapa das aquisições de responsabilidade da equipe de projeto ......... 126
Tabela 60 - Riscos das aquisições .......................................................................... 127
Tabela 61 - Processos para internacionalização documentados ............................ 130
Tabela 62 – Equipe capacitada em espanhol ......................................................... 131
Tabela 63 - Projeto estrutural realizado .................................................................. 133
Tabela 64 - Layout escritório realizado ................................................................... 134
Tabela 65 - Serviços de telefonia e internet instalados ........................................... 136
Tabela 66 - Estruturação dos equipamentos realizados ......................................... 137
Tabela 67 - Identificação dos Stakeholders internos ............................................... 144
Tabela 68 - Identificação dos stakeholders externos .............................................. 145
Tabela 69 - Matriz de análise stakeholders ............................................................. 146
Tabela 70 - Classificação dos stakeholders internos .............................................. 148
Tabela 71 - Classificação dos stakeholders externos ............................................. 149
Tabela 72 - Plano de engajamento dos stakeholders internos ................................ 151
Tabela 73 - Plano de engajamento dos stakeholders externos ............................... 152
SUMÁRIO
1
SUMÁRIO EXECUTIVO ................................................................................... 9
2
SOFTPLAN .................................................................................................... 10
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
HISTÓRICO ....................................................................................................... 10
UNIDADE DE JUSTIÇA......................................................................................... 11
DEFINIÇÃO DO PAÍS PARA INTERNACIONALIZAÇÃO................................................. 11
PROJETO DE INTERNACIONALIZAÇÃO .................................................................. 13
Filial Bogotá – Unidade de Justiça .............................................................. 13
Sustentabilidade ......................................................................................... 16
Implantação do Piloto.................................................................................. 18
Incubação da Operação .............................................................................. 24
NORTEADORES DO PROJETO .............................................................................. 25
3
ANÁLISE ESTRATÉGICA ............................................................................. 26
3.1
3.2
3.3
4.1.
4.2.
ANÁLISE EXTERNA ............................................................................................ 26
JUSTIÇA COLOMBIANA ........................................................................................ 30
ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA .............................................................................. 31
Concorrentes na Colômbia ......................................................................... 31
Concorrentes no Brasil................................................................................ 32
ANÁLISE INTERNA .............................................................................................. 35
MATRIZ SWOT ................................................................................................. 35
Fatores críticos de sucesso ........................................................................ 36
Vulnerabilidades.......................................................................................... 36
FLUXO DE CAIXA MENSAL ................................................................................... 39
VALOR PRESENTE LÍQUIDO (VPL) ...................................................................... 41
5.
PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO .............................................. 41
3.4
3.5
5.1. GESTÃO E CONTROLE DE MUDANÇAS ................................................................. 42
5.1.1. Registro de Solicitação de Mudanças (SME) .............................................. 44
5.2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DOS REQUISITOS .................................................. 45
5.3. DECLARAÇÃO DO ESCOPO.................................................................................. 47
5.3.1. Escopo ........................................................................................................ 47
5.3.2. Não-escopo ................................................................................................. 47
5.3.3. Premissas ................................................................................................... 48
5.3.4. Restrições ................................................................................................... 48
5.3.5. Estrutura analítica do projeto (WBS – Work Breakdown Structure) ............ 49
5.3.6. Dicionário da EAP ....................................................................................... 50
6.
PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO ................................................ 55
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
CRONOGRAMA DE MARCOS DO PROJETO ............................................................ 55
CURVA DE PROGRESSO FISICO DO PROJETO....................................................... 55
CRONOGRAMA POR FASE DO PROJETO ............................................................... 56
CRONOGRAMA RESUMIDO ................................................................................. 57
CONTROLE DO CRONOGRAMA............................................................................. 59
7.
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS CUSTOS ............................................ 61
7.1. ORÇAMENTO..................................................................................................... 61
7.1.1. Distribuição dos custos por tipo .................................................................. 61
7.1.2. Distribuição dos custos por fase do projeto ................................................ 62
7.1.3. Orçamento com pessoal ............................................................................. 63
7.1.4. Custos por entrega...................................................................................... 64
7.2. ESTRUTURA ANALÍTICA DE CUSTOS (CBS - COSTS BREAKDOWN STRUCTURE) ........ 66
7.2.1. Fluxo de caixa de desembolsos - 2016 ....................................................... 67
7.2.2. Fluxo de caixa de desembolsos - 2017 ....................................................... 68
7.2.3. Fluxo de caixa de desembolsos – 2018 ...................................................... 69
7.3. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA E GERENCIAIS ....................................................... 70
7.4. CONTROLE DE CUSTOS ...................................................................................... 70
8.
PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ........................................ 73
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
8.7.
RESPONSABILIDADE E AUTORIDADES ................................................................... 73
REFERÊNCIAS ................................................................................................... 73
POLÍTICA DA QUALIDADE .................................................................................... 73
METAS DA QUALIDADE ....................................................................................... 74
OBJETIVOS DA QUALIDADE ................................................................................. 75
GARANTIA E CONTROLE DA QUALIDADE ............................................................... 76
AUDITORIA DO CONTROLE DA QUALIDADE ............................................................ 77
9.
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ................... 78
9.1.
9.2.
9.3.
9.3.1.
9.3.2.
9.3.3.
9.3.4.
9.3.5.
9.3.6.
9.3.7.
9.3.8.
9.3.9.
9.4.
9.5.
9.5.1.
9.6.
9.7.
9.7.1.
9.8.
ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA MATRIZ – FLORIANÓPOLIS ........................... 78
ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA FILIAL – BOGOTÁ ......................................... 79
PERFIL DA EQUIPE DO PROJETO .......................................................................... 80
Diretor executivo ......................................................................................... 80
Gerente do projeto ...................................................................................... 80
Assistente de projeto................................................................................... 81
Analista de negócio ..................................................................................... 81
Analista de suporte a sistemas ................................................................... 82
Consultor..................................................................................................... 82
Analista de implantação .............................................................................. 83
Analista de configuração ............................................................................. 83
Analista de treinamento .............................................................................. 83
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ........................................................................ 84
PREVISÃO DE ALOCAÇÃO DOS RECURSOS........................................................... 85
Cronograma de alocação dos recursos no projeto ..................................... 86
CARGA HORÁRIA ............................................................................................... 88
TREINAMENTO .................................................................................................. 88
Cronograma de treinamento da equipe do projeto ...................................... 89
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA EQUIPE DO PROJETO .......................................... 91
10.
PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ............................. 92
10.1.
10.2.
10.3.
10.3.1.
10.3.2.
10.3.3.
10.4.
10.5.
10.5.1.
10.5.2.
10.5.3.
PLANO DE COMUNICAÇÕES ............................................................................ 92
MATRIZ PODER X INTERESSE ......................................................................... 94
MATRIZ DE COMUNICAÇÕES DO PROJETO ......................................................... 95
Matriz das comunicações de documentos de gestão.................................. 95
Matriz das comunicações da fase de implantação ...................................... 96
Matriz das comunicações da fase de operacionalização ............................ 97
EVENTOS ...................................................................................................... 98
DISTRIBUIÇÃO DAS COMUNICAÇÕES ................................................................ 99
Perfis de acesso à documentação .............................................................. 99
E-mail ........................................................................................................ 100
Termo de aceite de entrega ...................................................................... 100
10.5.4. Termo de encerramento ............................................................................ 101
10.5.5. Reuniões - memória de reunião ................................................................ 102
10.6.
PLANO DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS .............................................. 104
11.
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS ........................................... 106
11.1.
11.2.
11.3.
11.3.1.
11.3.2.
11.3.3.
11.3.4.
11.3.5.
11.4.
11.4.1.
11.4.2.
11.4.3.
11.5.
12.
PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES .................................. 119
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
12.5.
12.6.
12.7.
12.8.
12.9.
12.10.
12.10.1.
12.10.2.
12.10.3.
12.10.4.
12.10.5.
12.10.6.
12.11.
12.12.
12.13.
13.
GERENCIAMENTO DOS RISCOS ..................................................................... 106
ESTRUTURA ANALÍTICA DOS RISCOS (RBS - RISKS BREAKDOWN STURCTURE) ... 107
IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS RISCOS ......................................................... 107
Análise qualitativa das ameaças ............................................................... 109
Análise qualitativa das oportunidades ....................................................... 111
Análise quantitativa das ameaças ............................................................. 112
Análise quantitativa das oportunidades..................................................... 113
Valor esperado do projeto com os riscos .................................................. 114
PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS ................................................................. 115
Plano de resposta às ameaças ................................................................. 115
Plano de resposta às oportunidades ......................................................... 117
Valor esperado do projeto pós respostas aos riscos................................. 118
RESERVAS DE CONTINGÊNCIA ....................................................................... 118
GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ............................................................... 119
PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES ................................................................. 119
RESPONSABILIDADES ................................................................................... 121
NORMAS PARA O PROCESSO DE AQUISIÇÃO ................................................... 122
PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS ................................................ 123
PAGAMENTO DOS TERCEIROS ....................................................................... 123
CRONOGRAMA DE AQUISIÇÕES ..................................................................... 124
MAPA DAS AQUISIÇÕES DE RESPONSABILIDADE DA EQUIPE DE PROJETO ........... 125
RISCOS DAS AQUISIÇÕES ............................................................................. 126
DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW – STATEMENTE OF W ORK) ....................... 128
Processos para internacionalização documentados.............................. 128
Equipe capacitada em espanhol............................................................ 130
Projeto estrutural realizado .................................................................... 131
Layout escritório realizado ..................................................................... 133
Serviços de telefonia e internet instalados ............................................ 134
Estruturação dos equipamentos realizados ........................................... 136
SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS (RFP – REQUEST FOR PROPOSAL) ................... 138
ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS .................................................................. 139
ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS ................................................................ 140
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS ........................... 142
13.1.
ESTRUTURA ANÁLÍTICA DE STAKEHOLDERS .................................................... 142
13.1.1. Estrutura Analítica de stakeholders externos (external stakeholders
breakdown structure) ............................................................................................... 142
13.1.2. Estrutura Analítica de Stakeholders internos (internal stakeholders
breakdown structure)............................................................................................... 143
13.2.
IDENTIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO.......................................... 144
13.2.1. Stakeholders internos ............................................................................... 144
13.2.2. Stakeholders externos .............................................................................. 145
13.3.
CLASSIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS ............................................................ 146
13.3.1. Classificação dos stakeholders internos ................................................... 147
13.3.2.
13.3.3.
13.4.
13.4.1.
13.4.2.
Classificação dos stakeholders externos .................................................. 148
Matriz de Importância do stakeholder para o projeto ................................ 150
PLANO DE ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS .............................................. 151
Plano de engajamento dos stakeholders internos .................................... 151
Plano de engajamento dos stakeholders externos ................................... 152
REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 153
APÊNDICE A – TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ...................................... 154
APÊNDICE B – CRONOGRAMA DO PROJETO ................................................... 159
9
1 SUMÁRIO EXECUTIVO
Este documento apresenta o plano de gerenciamento do projeto para
instalação de uma nova filial da Softplan na Colômbia, em Bogotá. O projeto possui
como fases de implantação a preparação da empresa para internacionalização, a
instalação física da empresa, a implantação do piloto em 10 varas e a
operacionalização do atendimento na filial. A instalação física será em um edifício
certificado pelo Green Building Council dos EUA na categoria LEED, distinguido como
um líder de projeto em design sustentável e eficiência energética, tendo como custo
do projeto US$ 324.564,56 e prazo de conclusão em 27 meses.
O plano consolida a apresentação da empresa, análise de viabilidade, planos
de escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos,
aquisições e stakeholders e visa apresentar a viabilidade de implantação da filial.
10
2 SOFTPLAN
2.1 HISTÓRICO
A Softplan é uma empresa brasileira de desenvolvimento de softwares de
gestão e foi fundada por três empreendedores na capital catarinense no ano de 1990.
Nesse ano houve o lançamento do Sienge, o primeiro software da empresa, sendo
este produto voltado à indústria da construção civil.
Em 1992, a empresa se estrutura para um novo mercado e faz o lançamento
do produto SIDER, software voltado para atender ao DER - Departamento de Estradas
de Rodagem. No ano de 1993 a Softplan é contratada pelo Tribunal de Justiça de
Santa Catarina, dando início à Unidade de Justiça.
Em 2002, a empresa inaugurou a nova sede da Softplan no ParqTec Alfa, em
Florianópolis. Em 2011, a empresa desenvolveu seu primeiro planejamento
estratégico, com a visão de crescimento de “20 anos em 5 anos de atuação”. Em 2013
a empresa alcançou sua visão com dois anos de antecedência, dobrando seu
faturamento em apenas três anos.
Visando manter o crescimento a empresa, em 2014 a organização desenvolveu
o novo planejamento estratégico, para o triênio de 2014 a 2016. Sendo este
considerado um período de revoluções para a Softplan: nova sede, novos clientes,
novas estratégias mercadológicas e uma nova marca que acompanhe esse
crescimento e fortaleça sua imagem diante do mercado.
Em 2015 a empresa inaugura sua nova sede no Sapiens Parque, considerada
a cidade de inteligência tecnológica, e será a primeira empresa privada de porte médio
a se instalar no novo parque tecnológico.
A empresa está dividida em três unidades de negócio: Unidade de Gestão
Pública, Unidade de Justiça e Unidade da Indústria da Construção. São mais de 1500
clientes pelo Brasil e pelo mundo. Essa estruturação permite que a empresa se
especialize em diferentes segmentos de mercado, tendo cada unidade de negócio
uma linha axial de visão própria de atuação.
11
2.2 UNIDADE DE JUSTIÇA
A Unidade de Justiça atua no mercado de justiça brasileiro e tem a solução SAJ
- Sistema de Automação da Justiça - como produto guarda-chuva para atendimento
dos diferentes operadores do direito brasileiro.
A solução está na vanguarda da informatização e gestão de informações para
a justiça. Com o sistema SAJ são automatizadas as rotinas jurisdicionais e
administrativas de três grandes instituições: Tribunais de Justiça, Ministério Público,
Procuradorias e iniciou a inserção no mercado de advocacia no ano de 2015.
Visando a expansão desta unidade e fortalecimento da marca, definiu como
sua visão para o triênio de 2014 a 2016: Ser a 1ª opção dos operadores de direito. E
como objetivo estratégico: a expansão internacional.
Para atingir este objetivo, em 2015 foi estabelecida a meta de elaborar um
estudo sobre mercado externo e planejar a expansão da unidade de justiça. Em 2016
a meta é executar a fase de qualificação e prospecção do primeiro piloto, caso a
decisão com base no estudo elaborado em 2015, seja “GO” para a internacionalização
da unidade.
2.3 DEFINIÇÃO DO PAÍS PARA INTERNACIONALIZAÇÃO
O processo de definição dos países e prioridades de negociação para
internacionalização
da
Softplan
começou
com
a
escolha
de
países em
desenvolvimento – o que direcionou a pesquisa para países da América do Sul e
Central, Leste Europeu, África e Ásia.
A escolha por países em desenvolvimento foi feita pela maior probabilidade de
adequação da solução SAJ em comparação ao cenário brasileiro. A Oceania também
não foi considerada por, na sua grande maioria, tratar-se de países muito pequenos
ou de colonização britânica – e consequentemente cujo sistema legal é Common Law
diferente do sistema legal ao qual o SAJ está configurado, Civil Law.
Foram levantados dos países dos continentes selecionados, os seguintes dados:

População – visando mensurar o tamanho da justiça do país. A premissa foi
assumida uma vez que existe relação, mesmo que de forma indireta, entre as
demandas judiciais e o número de habitantes;
12

Divisão política – visando entender a complexidade da justiça do país que, em
linhas gerais, é normalmente proporcional à sua divisão política, com exceção
de estados unitários;

Produto Interno Bruto e Produto Interno Bruto Per Capita (considerando
paridade de poder de compra) – objetiva comparar a capacidade de arcar com
o projeto. Tendo como referência a priorização de países que tenham maior
capacidade de pagamento;

IDH (Índice de Desenvolvimento Humano): considera variáveis como
educação, liberdade individual que representam esclarecimentos da população
quanto aos direitos individuais e coletivos. Um maior IDH demonstra maior
acesso a serviços públicos e, por consequência, uma maior probabilidade de
interesse em melhorias judiciais;

Língua – definição de complexidade em uma eventual tradução e adequação;

Situação política – variável que avalia o formato de negociação. Essa variável
é motivo de exclusão do país do processo de escolha em caso de:
o Guerras civis;
o Alto índice de corrupção;
o Falta de independência do judiciário;
o Situação do judiciário e sistema legal: isto é, complexidade para adequar
o software ao sistema legal do país, bem como a complexidade da
justiça em si. Foram excluídos países cujo sistema legal seja baseado
em leis religiosas (principalmente islâmicas) e países em que o sistema
legal seja o Common Law.
Num primeiro levantamento houve a priorização de:

12 países da América do Sul;

20 países da América Central;

20 países da Ásia;20 países do Leste Europeu.
Desses, após aplicados os critérios, restaram 53 países onde a implantação do
SAJ seria viável. Foi feita então uma priorização de escolha da seguinte forma:

1º Argentina;

2º Uruguai;

3º Colômbia e Chile;
13

5º Romênia;

6º Macau;

7º Timor-Leste.
E assim sucessivamente até a 53º posição, conforme ordem de prioridade. Dos
países acima, a Argentina e o Uruguai não demonstraram interesse na aquisição da
solução. Dessa forma, os esforços foram alocados na Colômbia, país que demonstrou
interesse, fazendo com que fosse iniciado o estudo de viabilidade da implantação de
uma filial neste país.
2.4 PROJETO DE INTERNACIONALIZAÇÃO
Faz parte do produto deste projeto:

Preparar a matriz da Softplan (situada na cidade de Florianópolis – SC)
para suportar uma nova filial instalada em outro país;

Instalar a filial da Softplan da Colômbia;

Pilotar parte do produto SAJ – Sistema de Automação da Justiça;

Incubar a operação da empresa introduzindo atendimento de suporte N1,
N2, N3, equipe de desenvolvimento para realização de manutenções e
evoluções do software.
Filial Bogotá – Unidade de Justiça
A filial será implantada na capital da Colômbia, Bogotá, em uma área comercial
da cidade, em uma região de circulação de carros e fácil acesso de transporte público.
A empresa priorizou a locação de imóvel, para o período de projeto de implantação
da filial. E para isso, como critério de definição da locação, foi priorizada a instalação
em um prédio que atenda a regimento de sustentabilidade internacional.
O edifício escolhido foi o Tierra Firme Santa Barbara, este está localizado no 17º
andar Tierra Firme Tower, Tierra Firme Complex, Carrera 9 N ° 115-06 / 30, Bogotá.
O edifício possui estrutura arquitetônica distinta no bairro e está unicamente situado
na convergência de carrreras 7 e 9, e calle 116. Próximo aos cerros da cidade e cerca
de trinta minutos do aeroporto internacional.
14
Figura 1 - Localização filial Bogotá
O edifício escolhido é certificado pelo Green Building Council dos EUA na
categoria LEED, distinguido como um líder de projeto em design sustentável e
eficiência energética. Espaço de trabalho do centro com flexibilidade e permite a
interação com outras empresas. Além disso, possui espaço de escritórios privados,
luz natural abundante e excelente vista da cidade.
Assim, haverá além da escolha de edifício sustentável o investimento no
mobiliário interno para que atenda as especificações de sustentabilidade. O escritório
possui sistema de reuso de água, otimização da luz solar e reciclagem do lixo. A área
está preparada para a recepção de 60 funcionários alocados no andar, conta com
duas salas de reunião e uma recepção. Além das áreas de serviço, como cozinha e
banheiros, conforme figura 2.
15
Figura 2- Layout da sala
A sala de reunião A conta com espaço para reuniões de até 4 pessoas e
televisão LCD 40’ para realização de reuniões via videoconferência, além de telefone
e projetor. Já a sala de reunião B conta com espaço para até 6 participantes além de
lousa branca, projetor e televisão LCD 40’ com CPU para realização de
videoconferência, dispondo também de máquina de café e filtro de água a disposição
dos funcionários.
Figura 3 - Proposta de sala de reunião A
Fonte: http://www.regus.com.bn/locations/day-office/bogota-tierra-firme-santa-barbara
16
Figura 4 - Proposta de sala de reunião B
Fonte: http://www.regus.com.bn/locations/day-office/bogota-tierra-firme-santa-barbara
Sustentabilidade
O projeto da nova sede da empresa Softplan em Bogotá incorpora as 06 áreas
da sustentabilidade incorporadas a sua estrutura.
2.4.2.1 Água
O prédio Tierra Firme foi desenvolvido de forma a captar água da chuva para a
utilização em vasos sanitários e nas torneiras chamadas “torneiras de serviço”. Isto é,
em todas as torneiras que são utilizadas para uso em limpeza de banheiros, cozinha
e mesas de reunião. Além disto em todos os banheiros os vasos a serem utilizados
são os da marca Conservemos que economizam até 80% de água e os mictórios
serão sem utilização de água. Todas as torneiras serão com sensor e a pressão será
regulada para que evite a vazão muito forte de água minimizando desta forma o
desperdício de água.
2.4.2.2 Local
O local escolhido foi o prédio Tierra Firme conforme relatado com detalhes no
capítulo anterior. O mesmo possui o selo LEED.
17
2.4.2.3 Energia
O escritório conta com grandes paredes de vidro as quais apresentam utilidade
de iluminação durante o dia. As lâmpadas são LED e setoriais. As mesmas são
apagadas automaticamente às 18:00. Após esse horário o funcionário assim que
quiser fazer uso deverá religá-las a cada uma hora ou programar um intervalo de até
3 horas e se necessário repetir a operação após esse período. No andar haverão 3
máquinas de café dispostas da seguinte forma: uma na sala de reunião, uma no lado
direito e outra na recepção. A partir das 18:00 apenas será mantida ligada a máquina
da recepção.
2.4.2.4 Materiais Sustentáveis
A tinta utilizada no escritório será a tinta de terra natural que tem como principal
componente a terra crua. As ilhas de trabalho serão todas pensadas em madeira de
demolição trazendo além de beleza ao escritório também a opção por um material
sustentável. As persianas e cortinas do escritório serão da marca Roltex, as quais
possuem o selo GREENGUARD.
2.4.2.5 Resíduos
As lixeiras de separação de resíduos estarão distribuídas no andar de modo
que os colaboradores as encontrem a cada 10 metros. Haverá sobre cada “nicho” de
separação cartazes educativos direcionando a correta separação do lixo.
18
Figura 5 - Cartazes educativos – separação do lixo
Fonte: Garapuvu (http://guapuruvu.eco.br/tag/separacao-do-lixo/)
2.4.2.6 Qualidade
Serão utilizadas nas janelas o vidro triplo que ocasiona maior conforto térmico
e maior isolamento acústico.
Implantação do Piloto
A implantação do piloto contempla a instalação e operacionalização parcial do
sistema SAJ em 10 varas. Com o piloto, será possível avaliar:

Quais são as funcionalidades do sistema devem ser alterados para
atender os processos do cliente;

Quais são os processos do cliente que deverão ser alterados, para ter
um melhor aproveitamento do SAJ.
Ao final do piloto, será elaborado um documento detalhando todas as
modificações necessárias para que o software seja compatível com a realidade do
cliente.
19
2.4.3.1 SAJ – Sistema de Automação Judicial
O SAJ é um portfólio de aplicativos que abrange cerca de 60% dos processos
que tramitam na justiça estadual brasileira. A solução completa é composta por mais
de um sistema, que quando integrados oferecem facilidades para automação das
rotinas jurisdicionais e administrativas, visando o aumento de produtividade em
Tribunais de Justiça, Procuradorias e Ministério Público. Faz parte do SAJ as
seguintes soluções:

SAJ Procuradorias: Solução desenvolvida para Procuradorias, busca promover
redução do tempo de ajuizamento, tramitação processual, automatização e
recebimento de intimações, através de funcionalidades para realização de
atividades relacionadas a Execução Fiscal, ao Contencioso Judicial e aos
Processos Administrativos Consultivos;

SAJ Ministério Públicos: Solução desenvolvida para promotores, procuradores
e servidores do Ministério Público, afim de integrar de forma eletrônica suas
rotinas de trabalho e reduzir o uso de papel, permitindo que todos os processos
tramitem eletronicamente;

SAJ ADV: Solução jurídica que opera nas nuvens, desenvolvido para atender
escritórios de advocacia.

SAJ Tribunais: Principal ferramenta que promove a implantação de processos
digitais na justiça brasileira. Tem como objetivo reduzir o tempo de tramitação
dos processos, substituindo o uso de recursos materiais por processos digitais.
20
Figura 6 - SAJ - Sistema de automação judicial
Por se tratar de um piloto, será implantado parte da solução SAJ Tribunais,
mais precisamente, somente o módulo Primeiro Grau (PG). A lista abaixo contém os
requisitos funcionais que deverão ser atendidos após a implantação do piloto.

O sistema deve permitir o que o advogado e as partes realizem o cadastro de
processos;

O sistema deve realizar os processos em ordem aleatória, respeitando o
equilíbrio entre as varas, cartórios e vagas de magistrados com a mesma
competência;

O sistema deve permitir a identificação da fase presente do processo;

O sistema deve permitir o agendamento e controle de audiências;

O sistema deve permitir a elaboração de mandados e outros expedientes, para
que estes possam ser encaminhados a Central de Mandados ou Oficiais de
Justiça encarregados do cumprimento;

O sistema deve permitir o controle das operações de cargas dos processos em
meio físico;

O sistema deve permitir o controle da tramitação dos avisos de recebimento.
Esse controle deve contemplar desde a emissão do documento até o seu
retorno a origem;

O sistema deve permitir o gerenciamento de prazos dos processos;
21

O sistema deve permitir o registro e o controle de armas, objetos e valores;

O sistema deve permitir o gerenciamento e acompanhamento de eventos
relacionados a esfera criminal;

O sistema deve permitir a gravação de audiências utilizando registro
fonográfico e audiovisual;

O sistema deve permitir a centralização da gerência do cumprimento dos
mandatos judiciais;

O sistema deve permitir que Juízes e Assessores criem, armazenem,
compartilhem e recuperem documentos produzidos nos gabinetes;

O sistema deve permitir a realização de cálculos e cobranças de custas.
2.4.3.2 Infraestrutura
A infraestrutura necessária para instalação do sistema será disponibilizada pelo
cliente. Ela será composta por 2 servidores, sendo um para uso em ambiente de
treinamento e outro para uso em ambiente de produção. O ambiente de treinamento
terá a mesma versão do software que o ambiente de produção. Nele serão realizados
os treinamentos EAD e presenciais. Já o ambiente de produção possuirá uma
estrutura mais robusta, e permitirá uma quantidade máxima de 200 de usuários, sendo
20 usuários por vara. O acesso das varas ao SAJ será por internet, como demonstrado
na figura 7.
22
Figura 7 - Infraestrutura de implantação do piloto
Para cada vara, espera-se que o SAJ seja acessado simultaneamente por
vários computadores. Em busca de garantir um bom funcionamento do sistema, este
deverá atender os seguintes requisitos não-funcionais.

O sistema deve suportar uma carga máxima de 200 usuários simultâneos com
degradação de desempenho de, no máximo 15% por operação;

O sistema deve estar disponível pelo menos 99,8% do tempo de segunda a
sexta-feira e pelo menos 99 % do tempo aos sábados e domingos;

O sistema deve ser compatível com o sistema operacional Windows XP ou
versão superior, podendo este ser instalado em 32 ou 64 bits;

O sistema deve transmitir/receber informações do servidor utilizando a internet;

O sistema deve permitir o gerenciamento das autorizações e restrições de
acesso dos usuários.
2.4.3.3 Locais de implantação do piloto
A definição dos locais de instalação das varas piloto segue como critério de
pontuação o tamanho da cidade, foram priorizadas a implantação piloto nas dez
23
maiores cidades do país, de acordo com a população. Assim pode-se, desde o piloto
beneficiar o pais com os resultados expressivos do projeto. Na tabela 1 estão listadas
as cidades por posição.
Posição
Cidade
População
Departamento
1
Bogotá
6.840.116
Distrito Capital
2
Medellín
2.214.494
Antioquia
3
Cáli
2.119.908
Valle del Cauca
4
1.146.359
Atlántico
892.545
Bolívar
6
Barranquilla
Cartagena das
Índias
Cúcuta
587.676
Norte de Santander
7
Bucaramanga
516.512
Santander
8
Ibagué
498.401
Tolima
9
Soledad
461.851
Atlántico
10
Pereira
443.554
Tabela 1 - Locais de implantação do piloto
5
Risaralda
Como o critério de implantação das varas é a população o piloto será centrado
na região centro e norte do país. As cidades estão destacadas no mapa abaixo.
A escolha das maiores cidades apoia também na execução dos treinamentos
que necessitam de infraestrutura especial para realização, como sala com
computadores, projeção e internet. Sendo a correlação do tamanho da cidade um fator
de sucesso, devido a maior possibilidade de infraestrutura disponível em hotéis e
escolas a serem locadas para execução dos treinamentos.
É também uma opção atrelada a facilidade logística, visto que, as maiores
cidades em sua maioria possuem aeroportos e rodovias, que facilitam o acesso da
equipe do projeto e também dos usuários do sistema a serem treinados.
24
Figura 8 - Mapa de implantação do piloto
Incubação da Operação
A operação incubada visa preparar a filial para operação pós projeto, neste
momento serão alocados os funcionários da filial para atendimento do cliente e
operação dos processos de atendimento e manutenção.
25
Devido a complexidade do software, há a necessidade de preparação da equipe
com apoio da sede, dessa forma a incubação será uma operação assistida pelos
profissionais da sede.
Com apoio na implantação dos processos, atendimento ao cliente e operação.
Após um período de operação incubada o projeto será finalizado e a filial entregue
como projeto.
2.5 NORTEADORES DO PROJETO
Como norteadores do projeto tem-se a missão da Softplan, “Fazer a diferença
na vida das organizações e das pessoas com as quais estas se relacionam provendo
soluções especializadas de processos de gestão”. E como valores:

Sustentabilidade: buscando o crescimento sustentado para garantir
longevidade;

Inovação: construímos o futuro compartilhando ideias e gerando
oportunidades;

Confiança: honramos nossos compromissos pautados em relações de
confiança;

Valorização
de
Pessoas:
incentivamos
e
reconhecemos
o
comprometimento e o desenvolvimento de competências que levem a
resultados; e,

Relações Duradouras: construímos e mantemos relações duradouras
com clientes, colaboradores e parceiros.
26
3 ANÁLISE ESTRATÉGICA
3.1 ANÁLISE EXTERNA
Dentre os países relacionados para estudo da implantação do SAJ, a Colômbia
possui características que possibilitam que o processo aconteça com menor
dificuldade pela similaridade às características populacionais e jurídicas do Brasil. Ela
é o terceiro país mais populoso da América Latina e tem a quarta maior população de
língua espanhola no mundo.
Como visto na figura abaixo, o país se divide em 32 departamentos e um distrito
capital, estes departamentos são subdivididos em municípios que por sua vez são
subdivididos em corregimentos. Os corregimentos são populações as quais não
alcançam o caráter de município tendo sua jurisdição dita a um município ou, no caso
dos corregimentos departamentais, a um departamento. Cada departamento tem um
governo local com governador e assembleia eleitos por sufrágio universal com
mandato de quatro anos. Cada município é dirigido por um prefeito e um conselho e
cada corregimento por um corregedor ou líder local.
Figura 9 - Departamentos colombianos
27
O IDH colombiano tem crescido com o passar das décadas, sendo que em
2013 alcançou o índice 0,711 e seu PIB per capita foi de US$ 4.376,40 em 2014.
Como reflexo desse indicador, o desemprego vem diminuindo a cada ano devido ao
crescimento da economia como pode ser observado na figura 10. Embora esses
valores estejam melhorando, a distribuição da riqueza no país ainda é um fator
preocupante para o governo. O país teve o índice de Gini, que mede a igualdade social
dos países, correspondente a 0,539 (quanto mais próximo de 1, pior) em 2013,
enquanto que em países desenvolvidos o índice alcança de 0,2 a 0,35. No Brasil, esse
índice ficou em 0,498 neste mesmo ano.
Figura 10 - Desemprego na Colômbia
Seu território é rico em recursos naturais, o que impulsiona a exportação de
produtos primários como: café, petróleo, carvão, ouro e produtos agrícolas. Seu PIB
em 2014 resultou em US$ 378,15 bilhões.
A economia colombiana cresceu a um ritmo de 4,1% por ano, taxa que acelerou
para 5% nos últimos 3 anos. O país tem diversificado sua economia investindo em
serviços impulsionados pela tecnologia da informação, por meio de créditos fiscais
que estimularam um boom de startups e um programa de infraestrutura digital que fez
as conexões à internet praticamente triplicarem no espaço de dois anos e meio.
28
Figura 11 - Evolução do PIB colombiano
Fonte: Indexmundi, 2014
A Colômbia tem investido em empresas de tecnologia da informação nos
últimos 5 anos, conforme figura 12. Suas organizações têm visão de se tornarem
referências internacionais em provedores de softwares e conteúdo digital. De acordo
com relatório recente do Instituto de Engenharia de Software (SEI), existem 56
empresas colombianas qualificadas em elevados níveis de qualidade na produção
de software.
Investimento em TI - Colômbia
$90.000,00
14,00%
$80.000,00
12,00%
$70.000,00
10,00%
$60.000,00
$50.000,00
8,00%
$40.000,00
6,00%
$30.000,00
4,00%
$20.000,00
2,00%
$10.000,00
$-
0,00%
2012
2013
Investimento em TI
2014
2015
% Investimento em TI x
investimento total
Figura 12 - Investimento em TI na Colômbia
% Investimento em TI
Investimento em
Vigência
x
Investimento total
TI
investimento total
2012
$
52.975,00
12,70%
$
417.738,00
2013
$
77.185,00
11,40%
$
676.975,00
29
Vigência
Investimento em
TI
%Investimento em TI X
Investimento total
Investimento Total
2012
$52.975,00
12,70%
$417.738,00
2013
$77.185,00
11,40%
$676.975,00
2014
$56.941,00
9,10%
$623.282,00
2015
$64.377,00
8,50%
$756.275,00
Tabela 2 - Investimento do PIB colombiano em TI
O alto investimento em TI coloca a Colômbia em primeiro lugar na América
Latina na relação de investimento em TI x investimento total do PIB, à frente de países
como Brasil, Chile ou Peru. O Ministério da Tecnologia da Informação e das
Comunicações (MINTIC) da Colômbia aponta que, enquanto em 2010 as vendas de
software atingiram US$ 10,2 milhões, em 2014 o número chegou a US$ 29,7 milhões.
Num estudo sobre o mercado colombiano de TI, realizado em 2012, a empresa Ação
Informática localizada no Rio de Janeiro, coletou dados que informam que o governo
colombiano anunciou a oferta de benefícios fiscais para atrair empresas brasileiras.
Os benefícios incluem isenção de tributos sobre software desenvolvido na Colômbia mesmo para exportação; dedução de 125% do imposto de renda sobre investimentos
em pesquisa e desenvolvimento aprovados pelo Colciencias (instituto colombiano
para o desenvolvimento de ciência e tecnologia); e isenção de imposto para a
exportação de serviços prestados a partir da Colômbia. A pesquisa mostrou que outra
vantagem da expansão colombiana está na mão-de-obra, mais preparada que na
Argentina e culturalmente mais próxima dos brasileiros.
Com a forte performance econômica e um ambiente favorável em termos de
política pública, a médio prazo a Colômbia tende a se tornar um destaque regional
conforme figura 13, que apresenta a tendência de evolução da participação dos
segmentos de software, hardware e serviços, 2014 – 2019.
30
Figura 13 - Mercado de TI na Colômbia
O crescimento econômico no mercado de software está pautado na
oportunidade de consumo de aplicações corporativas, com enfoque a soluções de
gestão de risco empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning) e sistemas para
gerenciamento da cadeia de valor, segundo pesquisa realizada pela Apex Brasil.
Além disso, tem-se no governo colombiano uma fonte promotora e
consumidora do mercado de software. Há também uma crescente demanda pelos
serviços de TI, haja visto que atualmente 35% das receitas do mercado de TI são
geradas pelos serviços.
Dessa forma, visualiza-se um mercado em franca expansão e com
oportunidades para a solução SAJ, tanto na venda do software quanto na
complementação com os serviços prestados pela empresa.
3.2 JUSTIÇA COLOMBIANA
A justiça colombiana é baseada na lei civil como no Brasil e possui a divisão
judicial entre jurisdições ordinária, disciplinaria, do contencioso administrativo,
constitucional, especial e fiscalia geral da nação. Órgãos que correspondem aos
tribunais de justiça, procuradorias, ministérios públicos – a justiça especial representa
a justiça indígena. Por meio dessa composição, vê-se à similaridade entre ambos os
modelos para uma possível adaptação do sistema SAJ ao país selecionado.
31
Rama judicial
Jurisdição
ordinária
Jurisdição do
contencioso
administrativo
Jurisdição
constitucional
Jurisdição
disciplinária
Jurisdição
especial
Fiscália geral da
nação
Figura 14 - Rama judicial colombiana
Fonte: http://www.ramajudicial.gov.co
Por não haver utilização de tramitação digital nos processos judiciais, a
Colômbia possui dados que comprovam a lentidão no andamento de processos
judiciais no país. De acordo com o jornal colombiano El Espectador em uma matéria
de 2012, ele afirma que, internacionalmente, o sistema judicial é avaliado como
ineficiente: classificou-se em 54º pior justiça de um total de 142 países (Fórum
Econômico Mundial 2011-2012) e obteve sexto lugar como a mais lenta justiça do
mundo e a terceira mais lenta da América Latina e do Caribe.
Um processo pode levar, em média, 1.346 dias oportunizando a implantação
do sistema SAJ no país. Os próprios representantes da população buscam solucionar
esse fato: “Temos a obrigação de buscar alternativas para reformas que beneficiem o
cidadão comum (...) e contribuir para a formulação de uma clara, eficaz, eficiente e
justa justiça pública”, afirmou um dos representantes da Câmara do Congresso da
República Colombiana conforme matéria citada anteriormente.
3.3 ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA
O levantamento de concorrentes realizado contempla tanto as empresas
brasileiras com foco em soluções para justiça, quanto os concorrentes na Colômbia –
embora as soluções do país escolhido auxiliem no acompanhamento dos processos,
a tecnologia utilizada ainda é muito simples comparada à desenvolvida pela Softplan.
Concorrentes na Colômbia
Informações de concorrentes colombianos detalhadas nas tabelas 3 e 4.
32
Paradigma Ltda
Solução:
SPOA – Sistema Penal Oral Acusatório
Website:
http://www.paradigma.com.co
Soluções e serviços de tecnologia, consultoria, gestão e
desenvolvimento integrado de sistemas de informação,
outsourcing.
Mercados Financeiro, Telecomunicações, Justiça, Bibliotecas,
que atende: Governo, Saúde.
Informações É líder na área de “fatura eletrônica inteligente”, através
relevantes: da solução web PARADOC. É parceira de empresas
como Microsoft, Telefónica, IPSA, ACT, Processing,
Carvajal.
Tabela 3 - Concorrente: Paradigma Ltda
Atividades
principais:
WD VISUAL S.A.S.
Solução:
Legal.Net
Website:
http://www.wdvisual.co/
Sistemas de informação para gestão, desenvolvidos em
ambiente web; soluções em gestão eletrônica de
documentos
Mercados Jurídico, Financeiro, Industrial, Logístico, Educação,
que atende: Agropecuário e Governo
No setor governamental, atende o Governo de Caldas, a
Informações
Polícia Nacional e o Ministério da Agricultura e
relevantes:
Desenvolvimento Rural
Tabela 4 - Concorrente: WD Visual S.A.S.
Atividades
principais:
Concorrentes no Brasil
DataEasy
Solução:
DocFlow
Website:
http://www.dataeasy.com.br
Atividades
principais:
Mercados
que atende:
Informações
relevantes:
Automação de processos, gestão eletrônica de
documentos, controle processual, ferramentas de
busca, produção e gestão de conteúdo (inclusive
educativo), workflow/ BPM.
Agroindústria, Comércio, Construção Civil, Educação,
Energia, Finanças, Governo, Manufatura, Mineração,
Serviços, Telecomunicação, Transporte, Outros.
No governo, atende o Ministério Público do Rio de
Janeiro, Procuradoria Geral do Governo do Estado de
São Paulo, Assembleia Legislativa dos estados de Mato
Grosso e Goiás. Além da sede, em Goiás, possui
escritórios em São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília.
Tabela 5 - Concorrente: DataEasy
Estec Tecnologia
Solução:
e2Doc
Website:
http://www.estec.com.br/
33
Estec Tecnologia
Atividades
principais:
Automação de processos, gestão eletrônica de
documentos, produção e gestão de conteúdo (inclusive
educativo), workflow/ BPM.
Agroindústria, Comércio, Construção Civil, Consumidor
Final, Educação, Energia, Finanças, Governo,
Manufatura, Mineração, Serviços, Telecomunicação,
Transporte, Outros.
Dentre os clientes no Governo, encontram-se o Tribunal
Informações
Regional do Trabalho da 15ª Região (Campinas – SP)
relevantes:
e o TRE-SP.
Tabela 6 - Concorrente: Estec Tecnologia
Mercados
que atende:
CNJ – Conselho Nacional de Justiça
Solução:
CNJ – PROJUDI
Website:
http://www.cnj.jus.br/tecnologia-dainformacao/processo-judicial-eletronico-pje
Atividades
principais:
Mercados
que atende:
Informações
relevantes:
Desenvolve e coordena diversos programas de âmbito
nacional que priorizam áreas como Gestão
Institucional, Meio Ambiente, Direitos Humanos e
Tecnologia.
Governo (atende 19 dos 27 estados brasileiros).
O PROJUDI é um software de tramitação de processos
judiciais mantido pelo Conselho Nacional de Justiça,
utilizado pelos estados de RO, RR, AM, PA, TO, MA,
PI, CE, RN, PE, AL, BA, MG, ES, GO, DF, MT, PR, PB.
Tabela 7 - Concorrente: CNJ - Conselho Nacional de Justiça
Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal – SECIN
Solução:
e-JUR
Website:
http://portal.trf1.jus.br/portaltrf1/processual/processoeletronico/sistemas/sistemas.htm
Atividades
principais:
Mercados
que atende:
Propõe e executa projetos de tecnologia da informação
e coordena as atividades de tratamento de dados e de
recursos tecnológicos do TRF1, e orienta essas
atividades nas seções e subseções judiciárias.
Governo (Tribunal Regional Federal da 1ª Região).
O e-JUR é uma adaptação dos sistemas processuais
judiciais em produção, que possibilita a gestão de
documentos e processos de 1º e 2º grau no formato
digital.
Tabela 8 - Concorrente: Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal
Informações
relevantes:
Solução:
PJe – Processo Judicial Eletrônico
Website:
http://www.cnj.jus.br/tecnologia-dainformacao/processo-judicial-eletronico-pje
34
Atividades
principais:
Mercados
que atende:
Desenvolve e coordena diversos programas de âmbito
nacional que priorizam áreas como Gestão
Institucional, Meio Ambiente, Direitos Humanos e
Tecnologia.
Governo (Justiça Federal, Justiça dos Estados, Justiça
Militar dos Estados e Justiça do Trabalho).
O CNJ, em parceria com os tribunais federais e a OAB,
desenvolveu o sistema PJe, um sistema de tramitação
de processos judiciais, que visa a automação do
Judiciário, através da prática de atos processuais, bem
como o acompanhamento de processos judiciais,
independentemente de o processo tramitar na Justiça
Federal, na Justiça dos Estados, na Justiça Militar dos
Estados e/ou na Justiça do Trabalho. A implantação
Informações deste sistema teria como objetivo, padronizar os
relevantes: sistemas utilizados pelos diversos órgãos, embora,
inicialmente, sua implementação não exclua os
sistemas anteriormente utilizados pelos órgãos, que os
manterão em paralelo, pelo menos até que o PJe esteja
efetivamente funcionando. Além das soluções
apresentadas,
existem
soluções
utilizadas
pontualmente em apenas alguns estados brasileiros,
como o Tucujuris (AP), o e-Process (ES), o JIPPE
(MG), o SigaDOC (PA), o DPC (RJ), e o eSoftplan (RS).
Tabela 9 - Concorrente: Conselho Nacional de Justiça
De acordo com a avaliação externa sobre a automatização dos processos
judiciais na Colômbia, identificou-se que a tecnologia utilizada e oferecida pelas
empresas do país selecionado está aquém do sistema SAJ, pois provêm de soluções
automatizadas somente para acompanhamento dos processos e não o próprio
processo digital.
Isso significa que o SAJ cobre as funções do sistema para um processo operar
totalmente digital. Sendo assim, a ameaça da concorrência da Colômbia não deve ser
um fator de risco. Entretanto, deve-se ter atenção para o possível surgimento e
evolução de novos sistemas no país que atendam ao fluxo completo de um processo
digital.
O cenário de concorrentes no Brasil é diferente. Visto que o SAJ está
implantado há 20 anos na justiça de alguns estados brasileiros, o número de
concorrentes é mais representativo, inclusive, existem sistemas desenvolvidos pelo
governo que cumprem a mesma função que o SAJ, embora não possuam todas as
funcionalidades do sistema da Softplan.
35
3.4 ANÁLISE INTERNA
Como fatores de força da empresa tem-se o reconhecimento do mercado pela
solução de automação oferecida, também a especialização do produto no
atendimento das necessidades do judiciário.
Também se destaca a estabilidade do produto e processos de manutenção e
suporte consolidados na organização, experiência na prestação de serviços como a
implantação do sistema em grandes projetos e recursos disponíveis para estudo de
novas opções de negócios.
Quanto às fraquezas da organização para a instalação de uma operação
internacional, visualizam-se como destaques o desconhecimento do idioma espanhol
por grande parte dos colaboradores da unidade de justiça; a tecnologia utilizada no
produto (Delphi); e a complexidade do software para adaptação aos clientes
estrangeiros tendo em vista a especificidade do software.
3.5 MATRIZ SWOT
Por meio da SWOT, podem-se destacar os pontos principais de cada quadro,
sendo eles apontados em negrito na tabela.
Análise interna
Forças

Empresa reconhecida no mercado;

Recursos disponíveis para estudo de novas
opções de negócios;

Processos de manutenção e suporte do produto
consolidados na organização;

Grande número de clientes;

Experiência com implantação em grandes
projetos.
Desconhecimento do idioma espanhol por
grande parte dos colaboradores envolvidos;

Software complexo para adaptação aos
clientes estrangeiros;

Tecnologia
(Delphi)
software;
Software maduro e estável no mercado de
justiça;


Software que atende às necessidades dos
clientes;

Fraquezas

Alto custo da solução
pouco
atualizada
do
36
Análise interna
Análise Externa
Oportunidades



Ameaças
Concorrência baixa do produto;
Expansão do portfólio no país
implantação;
Apoio comercial local na negociação.

após



Legislação colombiana na instalação da
empresa;
Qualidade de mão-de-obra desconhecida na
Colômbia;
Variação cambial desfavorável;
Surgimento de concorrentes com tecnologia
mais avançada e com sistema que atenda o
problema do cliente.
Tabela 10 - Matriz SWOT
Fatores críticos de sucesso
Como fatores críticos de sucesso visualiza-se o cruzamento da força de um
software que atende às necessidades dos clientes com a oportunidade de expansão
do portfólio no país após implantação. Logo, um fator crítico de sucesso para a
expansão internacional. Além deste, tem-se um software maduro e estável no
mercado de justiça, como força, e a concorrência baixa do produto na Colômbia, logo,
um fator de sucesso para o alcance do mercado colombiano.
Vislumbra-se ainda o relacionamento entre o grande número de clientes no
mercado brasileiro, como referência e experiência com implantação em grandes
projetos com o apoio comercial local na negociação, que pode beneficiar-se destas
forças para negociação com o cliente. Havendo uma possibilidade de negociações de
implantação de produtos em outros órgãos da Colômbia, como ministérios públicos e
procuradorias que também não utilizam tecnologia avançada no trâmite processual.
Vulnerabilidades
Como principais vulnerabilidades avaliam-se a correlação do desconhecimento
do idioma espanhol por grande parte dos colaboradores envolvidos na sede com a
ameaça de haver baixa qualidade de mão-de-obra na Colômbia, esta vulnerabilidade
pode prejudicar a comunicação com o cliente e interferir na qualidade das entregas
realizadas no projeto.
Também é vulnerável o cruzamento da fraqueza do software complexo para
adaptação aos clientes estrangeiros com a ameaça de surgimento de concorrentes
37
com tecnologia mais avançada e com sistema que atenda o problema do cliente. Pois
o sistema está em funcionamento há cerca de 20 anos, e devido à complexidade de
modificar a tecnologia utilizada este se destaca como vulnerabilidade, o mesmo se
encontra com tecnologia menos avançada em relação às demais que são entrantes
no mercado, por isso a ameaça não pode ser desconsiderada.
E como vulnerabilidade financeira, destaca-se a fraqueza de uma solução de
alto custo com a ameaça de variação cambial desfavorável.
4. ANÁLISE DE VIABILIDADE
Para análise da viabilidade financeira do projeto foram consideradas as receitas
de licenciamento do produto no valor de US$ 14 milhões de dólares, sendo divididas
em duas parcelas de 50% cada, no fechamento do contrato e no início do piloto.
Além desses, foram levantados gastos de preparação da matriz para
sustentação da nova operação, de implantação e de sustentação em cada uma das
fases. Como a execução de duas fases será na Colômbia, a análise de viabilidade
considera também variações cambiais no período de execução do projeto.
Como indicativo de viabilidade, será utilizado o método de análise de
investimento de valor presente líquido (VPL). Visando criar um cenário realista e
acurado de informações, como preço de venda de custos e despesas, assumir-se-á
premissas e hipóteses como ponto de partida para análise do projeto. São elas:

Considerados como referências de receitas e preço de venda os contratos de
2013, 2014 e 2015 da solução de automação judicial, no mercado brasileiro de
justiça;

Como Taxa Mínima de Atratividade (TMA), ter-se-á como referência os valores
de mercado da Taxa SELIC anualizada de 13%;

Encargos fiscais globais efetivos e impostos locais;

Há necessidade de investimentos em equipamentos de escritórios e
computadores para as fases de implantação e sustentação na Colômbia, pois
serão recursos específicos do projeto;

Há despesa com depreciação, pois estão sendo realizados investimentos em
equipamentos específicos para o projeto;
38

Foram estimados valores para despesas administrativas e gerais considerando
a apropriação total para o projeto;

Não há investimento inicial por parte da empresa. O gatilho está no fechamento
do contrato.
Como se trata de um projeto internacional, será projetado em dólares, e para
isso, será considerada a variação cambial de reais e pesos colombianos. A variação
cambial do dólar para o real e do peso colombiano para o dólar foi atribuída segundo
a média de variações das moedas nos últimos dois anos.
Taxas de referências
Dólares
Moedas Locais
Brasil
$1,00
BRL 2,35
Colômbia
$1,00
COP 2.014,55
Tabela 11 - Taxas de referência entre Brasil e Colômbia
A partir desta atribuição de variação, tem-se a receita do projeto em dólares. O
projeto tem como receita direta o valor do contrato de licenciamento de software
previsto para a implantação da solução de automação judicial no país. O projeto tem
uma receita prevista de $14.000.000,00 dólares, divididos em duas parcelas de
pagamento: 50% no fechamento do contrato e 50% no início do piloto.
E como custo indireto do projeto, foram consideradas despesas com
administração, imóvel, manutenções operacionais, marketing e infraestrutura –
detalhada na tabela 12.
Equipamentos/materi Quanti
ais para infraestrutura dade
Cadeiras
Tela PC
Teclado
Mouse
Suporte para monitor
Headset
Impressora
Mesas
CPU
Ar condicionado
Mesa para reunião
Cadeira para sala de
reunião
Geladeira
Microondas
Preço unitário
(real)
30
30
30
30
30
30
30
30
30
5
3
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
18
1
1
200,00
485,00
28,00
28,00
204,00
149,00
1.300,00
500,00
2.453,00
1.090,00
550,00
Preço unitário
(dólar)
Total
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
85,11
206,38
11,91
11,91
86,81
63,40
553,19
212,77
1.043,83
463,83
234,04
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
2.553,19
6.191,49
357,45
357,45
2.604,26
1.902,13
16.595,74
6.382,98
31.314,89
2.319,15
702,13
R$
200,00 $
85,11
$
1.531,91
R$
R$
1.200,00 $
250,00 $
510,64
106,38
$
$
510,64
106,38
39
Equipamentos/materi Quanti
ais para infraestrutura dade
Mesa para copa
Banqueta para copa
Telefone
Televisão
1
3
3
3
Preço unitário
(real)
Preço unitário
(dólar)
R$
R$
R$
R$
$
$
$
$
400,00
100,00
130,00
1.500,00
170,21
42,55
55,32
638,30
Investimento total em infraestrutura
Total
$
$
$
$
$
170,21
127,66
165,96
1.914,89
75.808,51
Tabela 12 - Investimento em infraestrutura
4.1. FLUXO DE CAIXA MENSAL
Apresentam-se a visão gráfica do fluxo de caixa do projeto e também o
demonstrativo com os planos de conta detalhados mês a mês.
Fluxo de Caixa
$8.000.000,00
$7.000.000,00
$7.000.000,00
$100.000,00
$80.000,00
$6.000.000,00
$60.000,00
$4.000.000,00
$40.000,00
$2.000.000,00
$20.000,00
$-
$jan-16 abr-16
jul-16
out-16 jan-17 abr-17
(=) Faturamento Mensal
jul-17
out-17 jan-18 abr-18
Custos Totais (Indiretos e Diretos)
Figura 15- Fluxo de caixa mensal
40
jan-16
Item/Mês
(=) Saldo Inicial
(=) Faturamento Mensal
EDT (=) Custos Diretos
0
(-) Projeto Internacionalização Colômbia
1
$
fev-16
-
mar-16
abr-16
mai-16
jun-16
jul-16
ago-16
set-16
out-16
nov-16
jul-17
nov-17
dez-17
jan-18
fev-18
mar-18
abr-18
mai-18
$ 7.000.000,00
18.834,50
$
10.426,11
$
19.885,61
$
10.322,26 $
3.561,31
$
14.332,21 $
-
$
-
$
-
$
8.807,14 $
-
$
23.773,40 $
-
$
36.497,01 $
-
$
77.081,73 $
13.708,29 $
31.904,46 $
2.825,06 $
10.203,73 $
17.648,47 $
-
$
4.184,53 $
2.070,75
$
2.874,22 $
9.501,27 $
6.819,03 $
8.744,37 $
4.311,08
$
17.122,27 $
9.478,28
$
18.077,83 $
9.383,87 $
3.237,55
$
13.029,28 $
-
$
-
$
-
$
8.006,49 $
-
$
21.612,18 $
-
$
33.179,10 $
-
$
70.074,30 $
12.462,08 $
29.004,05 $
2.568,24 $
9.276,12 $
16.044,06 $
-
$
3.804,12 $
1.882,50
$
2.874,22
$
4.311,08
$
70.074,30
Projeto planejado
2.563,03
1.4
Plano de Projeto desenvolvido
$
4.223,26
1.5
Equipe de projeto mobilizada
$
3.053,11
1.6
Kick-off interno realizado
$
3.765,92
2
Matriz preparada para a Internacionalização
2.1
Processos para atender a filial levantados
2.2
Escola de idiomas contratada
$
2.524,60
2.3
Equipe capacitada em espanhol
$
6.405,53
2.4
Equipe capacitada nos processos
$
2.634,81
2.5
Equipe corporativa estruturada
$
2.478,66
2.6
Equipe de suporte estruturada
$
4.099,15
$
2.771,06
Equipe de desenvolvimento estruturada
Estruturação dos canais de comunicação entre sede
e filial realizada
$
2.268,13
$
3.307,26
$
2.933,04
$
3.143,57
Filial instalada na Colômbia
3.1
Abertura da empresa realizada
3.2
Filial estruturada
3.3
Instalação tecnológica realizada
3.4
Equipe corporativa mobilizada
$
5.269,90
3.5
Equipe de suporte mobilizada
$
5.269,90
$
5.269,90
$
8.744,37
$
12.008,80
$
6.707,22
Equipe de desenvolvimento mobilizada
Novos colaboradores capacitados nos processos de
integração
3.8
Novos colaboradores capacitados na solução Alfa
3.9
Nova filial inaugurada
$
3.237,55
Divulgação da nova filial realizada
Piloto implantado
4.1
Equipe de implantação mobilizada
4.2
Equipe de implantação treinada
$
2.134,40
4.3
Dados levantados
$
5.872,09
4.4
Sistema configurado
4.5
Usuários treinados para uso do sistema
4.6
Migração realizada
4.7
Homologação realizada
4.8
Operação assistida realizada
$
31.541,66
4.9
Avaliação do piloto concluída
$
1.637,44
$
6.736,90
$
9.893,84
$
$
29.004,05
14.875,28
Operação incubada
5.1
Atendimento Suporte N1 incubado
5.2
5.3
5.4
Atendimento Manutenção corretiva (MC) incubado
6
out-17
$
2.714,98
5.5
set-17
4.742,19
$
5
ago-17
9.618,81 $
$
4
jun-17
7.500,93 $
Processos para Internacionalização documentados
3.10
mai-17
10.451,40 $
1.3
3.7
abr-17
$
Consultoria para Internacionalização Contratada
3.6
mar-17
3.161,64
Termo de Abertura do projeto desenvolvido
3
fev-17
$
1.2
2.8
jan-17
$ 7.000.000,00
1.1
2.7
dez-16
$ 6.986.398,36 $ 6.965.506,96 $ 6.947.566,03 $ 6.927.507,22 $ 6.912.325,03 $ 6.857.781,03 $ 6.811.645,42 $ 6.756.050,30 $ 6.735.288,05 $ 6.721.286,74 $ 6.696.514,53 $ 6.686.074,53 $ 6.673.816,53 $ 6.661.558,53 $ 6.640.493,40 $ 6.628.235,40 $ 6.592.204,00 $ 6.579.946,00 $ 13.531.190,99 $ 13.518.932,99 $ 13.429.593,26 $ 13.403.626,97 $ 13.359.464,51 $ 13.344.381,45 $ 13.318.514,12 $ 13.285.202,05 $ 13.269.538,45 $ 13.249.690,32
$
2.568,24
$
2.568,24
$
$
2.557,38
$
13.486,68
9.276,12
Atendimento Manutenção evolutiva (ME) incubado
Encerramento do projeto realizado
6.1
Lições aprendidas documentadas
$
3.271,80
6.2
Termo de encerramento do projeto finalizado
$
532,32
6.3
Resultados do projeto apresentado
(-) Impostos
(-) Custos Indiretos
$
$
$
287,42 $
10.440,00
$
950,13 $
10.440,00
$
681,90 $
10.440,00
$
874,44 $
10.440,00
$
431,11 $
10.440,00
$
1.712,23 $
35.709,50
$
947,83 $
35.709,50
$
1.807,78 $
35.709,50
$
938,39 $
10.440,00
$
323,76 $
10.440,00
$
1.302,93 $
10.440,00
$
10.440,00
$
$
12.258,00
$
$
12.258,00
$
$
800,65 $
12.258,00
$
12.258,00
$
$
2.161,22 $
12.258,00
$
-
1.882,50
$
3.317,91 $
-
$
7.007,43 $
1.246,21 $
2.900,41 $
256,82 $
927,61 $
1.604,41 $
-
$
380,41 $
188,25
12.258,00 $
12.258,00 $
12.258,00 $
12.258,00 $
12.258,00 $
12.258,00 $
12.258,00 $
15.663,60 $
15.663,60 $
15.663,60 $
15.663,60 $
15.663,60
(-) Administração
$
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
3.700,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
4.440,00 $
5.640,00 $
5.640,00 $
5.640,00 $
5.640,00 $
5.640,00
(-) Contabilidade
$
$
$
$
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.000,00
1.000,00
200,00
500,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.400,00
1.200,00
240,00
600,00
2.880,00
1.440,00
480,00
840,00
2.880,00
1.440,00
480,00
840,00
2.880,00
1.440,00
480,00
840,00
2.880,00
1.440,00
480,00
840,00
$
$
$
$
2.880,00
1.440,00
480,00
840,00
(-) Despesas Administrativas
(-) Tarifas Bancárias
(-) Telefone
(-) Imóvel
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
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$
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$
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$
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$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
5.390,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
6.468,00 $
8.673,60 $
8.673,60 $
8.673,60 $
8.673,60 $
8.673,60
$
$
$
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
190,00 $
4.500,00 $
700,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
228,00 $
5.400,00 $
840,00 $
273,60 $
6.480,00 $
1.920,00 $
273,60 $
6.480,00 $
1.920,00 $
273,60 $
6.480,00 $
1.920,00 $
273,60 $
6.480,00 $
1.920,00 $
273,60
6.480,00
1.920,00
(-) Manutenções Operacionais
$
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00 $
350,00
(-) Marketing
$
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00 $
1.000,00
(20.891,40) $
(17.940,93) $
(20.058,81) $
(15.182,19) $
(54.544,00) $
(46.135,61) $
(55.595,12) $
(20.762,26) $
(14.001,31) $
(24.772,21) $
(10.440,00) $
(12.258,00) $
(12.258,00) $
(21.065,14) $
(12.258,00) $
(36.031,40) $
(12.258,00) $ 6.951.244,99 $
(12.258,00) $
(89.339,73) $
(25.966,29) $
(44.162,46) $
(15.083,06) $
(25.867,33) $
(33.312,07) $
(15.663,60) $
(19.848,13) $
(17.734,35)
(-) Água e Esgoto
(-) Aluguel
(-) Energia Elétrica
(-) Infraestrutura
(=) Resultado
(=) Saldo Final
$
$ 6.986.398,36
$
25.269,50
$
25.269,50
$
25.269,50
$ 6.986.398,36 $ 6.965.506,96 $ 6.947.566,03 $ 6.927.507,22 $ 6.912.325,03 $ 6.857.781,03 $ 6.811.645,42 $ 6.756.050,30 $ 6.735.288,05 $ 6.721.286,74 $ 6.696.514,53 $ 6.686.074,53 $ 6.673.816,53 $ 6.661.558,53 $ 6.640.493,40 $ 6.628.235,40 $ 6.592.204,00 $ 6.579.946,00 $ 13.531.190,99 $ 13.518.932,99 $ 13.429.593,26 $ 13.403.626,97 $ 13.359.464,51 $ 13.344.381,45 $ 13.318.514,12 $ 13.285.202,05 $ 13.269.538,45 $ 13.249.690,32 $ 13.231.955,97
Tabela 13 - Demonstrativo de planos de contas
41
4.2. VALOR PRESENTE LÍQUIDO (VPL)
A fim de calcular o valor presente líquido do projeto, foram consideradas como
entradas de informações a Taxa Mínima de Atratividade (TMA), que terá como
referência os valores de mercado da Taxa SELIC anualizada de 13%.
Com base nessas informações, conclui-se que o projeto possui um VPL
anualizado de $ 55.256.121,50, portanto, pela definição de VPL, significa que o projeto
merece continuar sendo analisado.
Como não há aporte de investimento inicial da empresa não é possível calcular
TIR e payback.
5. PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO
A definição de escopo e não escopo do projeto é elaborado através de análises
e consultas realizadas em projetos semelhantes realizados pela empresa, do quais
pode-se citar o projeto PUMA. O PUMA foi o projeto de implantação do processo
digital de justiça no estado de São Paulo, contemplando a implantação do sistema
SAJ em 2.100 unidades da primeira instância do estado e tornando 40% das varas
habilitadas a trabalharem com processo eletrônico. Junto ao projeto de implantação,
foi realizada instalação de uma filial em São Paulo com capacidade para
aproximadamente 100 colaboradores, sendo este o maior escritório da empresa fora
da cidade sede de sua matriz.
Além disso, utilizou-se no processo de planejamento de escopo o auxílio do
gestor de projetos responsável pela instalação da empresa em São Paulo; a
experiência de mudança para a nova sede da empresa, Sapiens Parque, em
Florianópolis;
consultores
em
de
empresas;
e
equipe
administrativa da empresa responsável por atividades importantes ao processo de
operação da empresa.
No processo de definição do escopo também foi utilizada a ferramenta de
benchmarking com empresas brasileiras de software que passaram pelo processo de
internacionalização, assim como a participação de programas de fomento de
internacionalização de empresas.
42
5.1. GESTÃO E CONTROLE DE MUDANÇAS
Quando o escopo necessitar modificações, o gestor de projeto levantará os
riscos, questões e impactos dessa modificação e o apresentará à diretoria competente
para que esta possa embasar sua decisão. Para fins de controle de mudanças, serão
consideradas mudanças de impacto significativo que tenham relação direta com
escopo, prazo e qualidade do projeto.
A partir do momento em que a mudança for aprovada, todos os documentos do
projeto deverão ser atualizados, e os stakeholders impactados e competentes deverão
ser formalmente comunicados. Este fluxo segue mapeado e detalhado na figura 16.
43
Figura 16 - Fluxo de controle de mudanças
44
As mudanças detectadas devem ser solicitadas através do documento de
Solicitação de Mudanças, conforme demonstrado na figura 17.
Solicitação de Mudança
Nome do projeto:
Mudança nº:
Data de submissão:
Impacto no Custo:
( ) Alto
( ) Médio
( ) Baixo
Descrição da mudança:
Motivação da mudança:
Impactos:
Riscos:
Questões:
Aprovado por:
Em:
Figura 17 - Formulário para solicitação de mudanças
O escopo deverá ser constantemente controlado com objetivo de evitar
modificações significativas em seu escopo inicial de forma a descaracterizar o projeto
original. A verificação de escopo será realizada ao confrontar os requisitos do projeto
com a versão final do cronograma na qual todos requisitos deverão ser atendidos por
uma ou mais atividades.
5.1.1. Registro de Solicitação de Mudanças (SME)
Cód.
Responsável
Descrição
Data
Total
Tabela 14 - Registro de mudanças
Status
Custo
45
5.2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DOS REQUISITOS
Cód.
Nome
1 Processos na empresa matriz
Capacitação no idioma do país
2
destino
Capacitação nos novos
3
processos
4 Equipe corporativa na matriz
5 Equipe de suporte na matriz
Equipe de desenvolvimento na
6
matriz
Consultoria na
7
8 Consultoria com experiência
Canais de comunicação entre
matriz e filial
10 Contabilidade
9
11 Conta bancária
12 Jurídica
13 Licenciamento
14 Processos na empresa filial
15 Projeto estrutural
16 Layout do escritório
17 Telefonia, rede e internet
18 Estações de trabalho
19 Equipe corporativa na filial
20 Equipe de suporte na filial
Descrição
Processos da matriz adequados para suportar a filial no país destino.
Colaboradores que se relacionam com o cliente capacitadas a se comunicar
utilizando o idioma do país destino.
Colaboradores envolvidos na internacionalização capacitados a trabalhar com
base nos novos processos.
Equipe corporativa (matriz) preparada para suportar a filial no país destino.
Equipe de suporte (matriz) preparada para suportar os clientes do país destino.
Equipe de desenvolvimento (matriz) preparada para suportar demandas de
correções e evoluções do software.
Processo de internacionalização acompanhado por uma consultoria
especializada em internacionalização.
Consultoria com experiência comprovada em internacionalização de empresas
de software.
Prioridade
1-Alta
ID relacionados
1-Alta
2-Média
1
1-Alta
1-Alta
2,3
2,3
1-Alta
2,3
1-Alta
2-Média
7
Formalização de um canal de comunicação entre as duas sedes.
1-Alta
1,14
Filial contabilmente pronta para operar.
Filial com conta bancária adequada para empresas internacionais com matriz
em outros países
Filial juridicamente pronta para operar.
Filial com todas as licenças em dia antes de iniciar a operação.
Os processos de trabalho da filial compatíveis com os processos da empresa
matriz.
Estrutura da filial pronta para suportar toda as equipes atuantes no país
destino.
O layout da filial com os mesmos padrões utilizados na matriz.
Filial com a estrutura de telefonia, rede e internet 100% operando.
Filial com todas as estações de trabalho prontas para os colaboradores
exercer suas atividades
Filial com equipe corporativa preparada.
Filial com equipe de suporte preparada para suportar os clientes.
1-Alta
12
1-Alta
12
1-Alta
1-Alta
15,12
1-Alta
1
1-Alta
13
2-Média
1-Alta
15
15
1-Alta
15,16,17
1-Alta
1-Alta
18,23
18,23
46
Cód.
21
23
24
25
26
Nome
Equipe de desenvolvimento na
filial
Capacitação no produto
Inauguração da filial
Divulgação da filial
Implantação do piloto
27 Complexidade do Piloto
28
29
30
31
32
33
Idioma do produto
Processos do software
Suporte nível 1
Suporte nível 2
Suporte nível 3
Lições aprendidas
34 Manutenção corretiva na filial
35 Manutenção evolutiva na filial
Descrição
Filial com equipe de desenvolvimento preparada para suportar demandas de
correções e evoluções do software
Colaboradores capacitados a operar o produto.
Celebração de inauguração da nova filial.
Divulgação da nova filial.
Implantação do piloto em 10 varas.
Piloto com média complexidade, permitindo comprovar a viabilidade da
implantação total.
Software traduzido para o idioma do país destino.
Software adequado aos processos dos clientes no país destino.
Filial com a equipe de suporte nível 1 operando.
Experiências obtidas armazenadas em um banco de lições aprendidas.
Filial instalada com a equipe de desenvolvimento capacitada nos processos de
manutenção corretiva.
Filial instalada com a equipe de desenvolvimento capacitada nos processos de
manutenção evolutiva.
Tabela 15 - Matriz de rastreabilidade dos requisitos
Prioridade
ID relacionados
1-Alta
18,23
1-Alta
2-Média
2-Média
0-Altíssima
15
24
28,29,4,5
1-Alta
26
1-Alta
1-Alta
1-Alta
1-Alta
1-Alta
1-Alta
29
20,31,32
20,30,32
20,30,31
1-Alta
1,30,31,32
1-Alta
1,30,31,32
47
5.3. DECLARAÇÃO DO ESCOPO
5.3.1. Escopo

Desenvolvimento do planejamento do projeto e desenvolvimento de
documentos de abertura do projeto e pesquisa sobre o tema;

A preparação da matriz da empresa para o processo de internacionalização,
com levantamento de processos, capacitação e estruturação da equipe;

Instalação da filial na Colômbia com formalização legal da empresa, estrutura
física e mobilização da equipe para início da operação como também a
comunicação institucional da nova sede;

Implantação piloto do produto em 10 varas como estratégia de validação da
solução, com levantamento de dados, configuração, treinamento, migração,
homologação, operação assistida e avaliação do piloto;

Incubação da operação visando a preparação da filial para atendimento do
cliente nos serviços de suporte ao cliente e manutenção de software;

Formalização do encerramento do projeto com a coleta e divulgação dos
resultados obtidos no projeto.
5.3.2. Não-escopo

Adequação do software para o idioma espanhol;

Planejamento e gestão das demandas de adequação do software elencadas
pelo cliente;

Expansão da empresa em outros países latino-americanos – o projeto pode
servir como subsídio de pesquisa, todavia, não haverá o comprometimento
formal com a expansão;

Replicação do projeto de implantação nos outros tribunais e varas do país;

A digitalização de processos físicos para a ferramenta durante a implantação
do sistema;

Gerir a operação da filial após o período de incubação.
48
5.3.3. Premissas

Apoio da alta direção da empresa como patrocínio ao projeto;

Consultoria especializada com orientações para o processo legal de
internacionalização da empresa;

Disponibilidade de recursos da matriz para suporte à operação internacional;

Apoio local no país de destino para instalação da filial;

Disponibilidade de mão-de-obra especializada no segmento de tecnologia da
informação na Colômbia;

Projeto de adequação do software finalizado no início do piloto de implantação;

Cliente possuir toda a infraestrutura de servidores de aplicação e de link de
comunicação adequada para comportar a quantidade de usuários que utilizarão
o sistema;

Na implantação, os tribunais deverão ter os links de dados disponibilizados
para garantir a operacionalidade do sistema, tanto na fase de treinamento EAD
e implantação, quanto de execução.
5.3.4. Restrições

Comunicação com o cliente está restrita ao idioma espanhol;

O tempo de execução do projeto não deve exceder 36 meses;

Proibida a execução de trabalhos que parem o sistema durante o horário
forense, exceto quando deliberado pelo cliente;

Capacitações e acompanhamento assistido somente poderão ser realizadas
durante o horário forense mediante comunicação oficial com antecedência
mínima de 7 dias.
49
5.3.5. Estrutura analítica do projeto (WBS – Work Breakdown Structure)
Figura 18 - Estrutura analítica do projeto (WBS – work breakdown structure)
50
5.3.6. Dicionário da EAP
Item
Decomposição
Especificação da entrega
Filial da Softplan na Colômbia
1 Projeto planejado
Termo de abertura do
Desenvolvimento do termo de abertura do
1.1
projeto desenvolvido
projeto e obtenção da aprovação do mesmo.
Contratação de consultoria com experiência
comprovada em internacionalização de
Consultoria para
empresas de software para obtenção de
1.2 internacionalização
pesquisa de cases de internacionalização, bem
contratada
como procedimentos necessários para realizar
a internacionalização da empresa.
Processos para
1.3 Internacionalização
documentado
1.4
Plano de Projeto
desenvolvido
1.5
Equipe de projeto
mobilizada
Documentação dos processos necessários
para a realização da internacionalização de
uma empresa de software.
Entrega do PT
Termo de abertura
Termo de abertura aprovado.
Contrato fechado com
empresa de consultoria.
A empresa contratada deve estar de acordo
com os pré-requisitos definidos para seleção e
ser a melhor posicionada perante os critérios
de escolha.
Documento com os
processos necessários
para a Internacionalização
de empresa de software
Documento deve estar de acordo com a
declaração de trabalho especificada.
Realizar o desenvolvimento do plano de
Plano de projeto
projeto.
Identificação dos recursos a serem alocados no
projeto, negociação de alocações e alocação
Relatório equipe do projeto
dos mesmos no projeto.
Realização de reunião de kick-off interno com
1.6 Kick-off interno realizado os principais envolvidos no projeto para início
formal do projeto.
2 Matriz Preparada para o Projeto
Levantamento dos processos da matriz que
Processos para atender
2.1
necessitam de adequação para suportar a filial
a filial levantados
no país destino.
2.2
Escola de idiomas
contratada
Contratação de uma escola de idioma para
capacitar parte dos colaboradores no idioma
espanhol.
2.3
Equipe capacitada em
espanhol
Os colaboradores que se relacionam com o
cliente devem ser capacitados no idioma
Critérios de Aceitação
Plano de projeto elaborado, revisado e
aprovado.
Aprovação formal dos superiores dos recursos
selecionados.
Seguir os procedimentos internos da empresa.
Memória de reunião
Documento dos processos
Processos levantados, revisados e
levantados que
encaminhados para os responsáveis.
necessitam de alteração.
Contrato fechado com
escola de idiomas.
de escolha.
Certificado em idioma Colaboradores que fizeram o curso capacitados
espanhol.
para se comunicarem em espanhol.
51
Item
Decomposição
2.4
Equipe capacitada nos
processos
2.5
Equipe corporativa
estruturada
2.6
Equipe de suporte
estruturada
Equipe de
2.7 desenvolvimento
estruturada
espanhol para realizar a comunicação
utilizando o idioma do país destino.
Os colaboradores envolvidos na
internacionalização deveram ser capacitados a
trabalhar com base nos novos processos
criados/adequados para atender a nova filial.
Identificação e preparação da equipe
corporativa na matriz para suportar a filial no
país destino.
Identificação e preparação da equipe de
suporte na matriz para suportar os clientes do
país destino.
Identificação e preparação da equipe de
desenvolvimento na matriz para suportar
demandas de correções e evoluções do
software.
Estruturação dos canais
Formalização de um canal de comunicação
2.8 de comunicação entre
entre as duas sedes.
sede e filial realizada
3 Filial Instalada na Colômbia
3.1
Abertura da empresa
realizada
3.1.1
Procedimentos
contábeis realizados
3.1.2
Procedimentos
bancários realizados
3.1.3
Procedimentos jurídicos
realizados
3.1.4 Empresa licenciada
Filial instalada na colômbia e pronta para
operar.
Realização dos trâmites/procedimentos
necessários para a filial contabilmente estar
pronta para operar.
necessários para a filial adquirir conta bancária
adequada para empresas internacionais com
matriz em outros países.
necessários para a filial juridicamente estar
pronta para operar.
necessários para a filial obter todas as licenças
antes de iniciar a operação.
Entrega do PT
Relatório de participantes
do treinamento.
Relatório de participantes.
Documento dos canais de
comunicação
Canais de comunicação documentados e
divulgados.
Atender a todos os requisitos contábeis,
Documento de abertura da
jurídicos e de licenciamento presentes no país
empresa.
de destino.
Contrato contábil
Atender a todos os requisitos contábeis do país
de destino.
Contrato bancário
Atender a todos os requisitos bancários do país
de destino.
Contrato jurídico
Atender a todos os requisitos jurídicos do país
de destino.
Contrato de licenças
Atender a todos os requisitos de licenças do
país de destino.
52
Item
Decomposição
3.2 Filial estruturada
Processos de
3.2.1 operacionalização
desenvolvidos
Instalação física
3.2.2
realizada
Empresa responsável
3.2.2.1 pelo projeto estrutural
contratada
3.2.2.2
Projeto estrutural
realizado
Empresa responsável
3.2.2.3 pelo layout de escritório
contratada
Layout de escritório
realizado
Instalação tecnológica
3.3
realizada
3.2.2.4
Empresa de serviços de
3.3.1 telefonia e Internet
contratada
3.3.2
Serviços de telefonia e
internet instalados
3.3.3
Estrutura de rede
implantada
Empresa para
3.3.4 estruturação dos
equipamentos
3.3.5
Estruturação dos
equipamentos realizada
Realização da estruturação da filial da
Colômbia
Detalhamento dos processos de trabalho da
filial compatíveis com os processos da empresa
matriz.
Estruturação da filial pronta para suportar toda
as equipes atuantes no país destino.
Entrega do PT
Documento da estrutura
da filial
Modelo da estrutura documentado.
Documento dos processos Seguir os procedimentos internos da empresa.
Documento de
estruturação física
Contratação de uma empresa para fazer a
definição do projeto estrutural da nova filial.
Contrato fechado.
Definição do projeto estrutural da nova filial.
Projeto estrutural
Contratação de uma empresa para fazer o
projeto de layout da filia.
Contrato fechado.
Design do layout da filial com os mesmos
padrões utilizados na matriz.
Realização da instalação no aspecto
tecnológico.
Projeto de layout
Relatório das Instalações
Atender todos as normas de qualidade,
ergonomia e segurança.
de escolha.
O projeto estrutural deve estar de acordo com a
de escolha.
O projeto de layout deve estar de acordo com a
Contrato com o fornecedor com os pré-requisitos definidos para seleção e
fechado.
de escolha.
Os serviços de telefonia a internet devem estar
Disponibilização dos serviços de telefonia, rede Telefonia e internet
de acordo com a declaração de trabalho
e internet 100% operando na filial.
operando.
especificada.
Disponibilização da estrutura de rede para os
Relatório da estrutura de
Todos os itens mencionados no contrato com
colaboradores exercer suas atividades na filial. rede
fornecedor devem ser atendidos.
Equipamentos
instalação dos equipamentos
estruturados.
de escolha.
Estações de trabalho disponibilizadas para os
colaboradores exercerem suas atividades na
Relatório de equipamentos Seguir os procedimentos internos da empresa.
filial.
instalação dos serviços de telefonia e internet.
53
Item
Decomposição
Equipe corporativa
3.4
mobilizada
3.5
Equipe de suporte
mobilizada
Equipe de
3.6 desenvolvimento
mobilizada
Novos colaboradores
3.7 capacitados nos
processos de integração
Novos colaboradores
3.8 capacitados na Solução
SAJ
3.9 Nova filial inaugurada
Divulgação da nova filial
realizada
4 Piloto Implantado
Equipe de implantação
4.1
mobilizada
4.2
treinada
3.10
4.3 Dados levantados
4.4 Sistema configurado
Usuários treinados para
4.5
uso do sistema
4.6 Migração realizada
4.7 Homologação realizada
4.8
Operação assistida
realizada
Identificação/ contratação de equipe
corporativa para atuar na filial.
Identificação/ contratação de equipe de
atendimento e suporte preparada para suportar
os clientes.
Identificação/ contratação de equipe de
desenvolvimento para suportar demandas de
correções e evoluções do software na filial.
Entrega do PT
Registro da equipe
corporativa
Registro da equipe de
suporte
Registro da equipe de
desenvolvimento
Capacitação dos novos colaboradores nos
processos da organização.
Capacitação dos novos colaboradores na
solução SAJ para operar o produto.
Celebração de inauguração da nova filial na
Colômbia.
Divulgação na mídia da nova filial instalada na
Colômbia.
no evento
Relatório das
comunicações
Principais referências e possíveis clientes
futuros sejam convidados.
Identificação e alocação de pessoal para
implantação da solução SAJ.
Capacitação dos recursos alocados no
processo de implantação da solução.
Levantamento dos dados do cliente para
posterior configuração da solução.
Configuração da solução para atender as
necessidades do cliente.
Documento de equipe de
implantação
Documento de
levantamento de dados
Relatório de configuração
do sistema
Documento de levantamento de Dados com
requisitos aprovado pelo cliente.
Capacitação dos usuários finais no uso da
solução de automação dos processos jurídicos
SAJ.
Realização de migração dos processos atuais
do cliente para solução SAJ.
Realização da homologação da solução junto
ao cliente.
Realização da operação assistida da solução
junto ao cliente.
Divulgar em todos os meios de comunicação.
Relatório de avaliação de
treinamento
Treinamento concluído, com todas as aulas
ministradas, de acordo com conteúdo
planejado, com exercícios aplicados e
avaliação realizada.
Relatório de migração
Relatório de migração aprovado pelo cliente.
Termo de aceite de
homologação
Termo de aceite de
operação assistida
Termo de aceite de homologação assinado
pelo cliente.
Termo de aceite de operação assistida
assinado pelo cliente.
54
Item
Decomposição
Avaliação do piloto
4.9
concluída
5 Operação Incubada
Realização da avaliação da implantação do
piloto.
Entrega do PT
Relatório de conclusão
5.1
Atendimento Suporte N1 Filial com a equipe de suporte nível 1
incubado
operando.
Documento de visão processo de suporte
5.2
incubado
operando.
5.3
incubado
operando.
Atendimento
Filial instalada com a equipe de
Documento de visão 5.4 Manutenção corretiva
desenvolvimento capacitada nos processos de processo de manutenção
(MC) incubado
manutenção corretiva.
evolutiva
Atendimento
Filial instalada com a equipe de
Documento de visão 5.5 Manutenção evolutiva
desenvolvimento capacitada nos processos de processo de manutenção
(ME) incubado
manutenção evolutiva.
corretiva
6 Encerramento do projeto realizado
Identificação das Experiências obtidas e
Lições aprendidas
Documento de lições
6.1
armazenamento em banco de lições
documentadas
aprendidas
aprendidas.
Termo de encerramento Desenvolvimento do termo de encerramento do
6.2
Termo de encerramento
do projeto finalizado
projeto.
Apresentação dos resultados obtidos com a
Resultados do projeto
6.3
instalação da nova filial na Colômbia e
Relatório de resultados
apresentados
implantação do piloto de 10 varas.
Tabela 16 - Dicionário da EAP
Relatório revisado e aprovado.
Estratégia de incubação definida e aprovada no
documento de visão e seguir os procedimentos
internos da empresa.
Lições aprendidas formalmente documentadas.
Termo de encerramento aprovado.
Nova filial instalada e operando na Colômbia
com Implantação do piloto de 10 varas
concluída.
55
6. PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO
6.1. CRONOGRAMA DE MARCOS DO PROJETO
Marcos do Projeto
Data
Kick-off do projeto
23/03/16
Sede preparada para a Internacionalização
08/11/16
Abertura da empresa
27/04/16
Filial inaugurada
21/10/16
Piloto de 10 varas implantado
26/09/17
Encerramento do projeto
Tabela 17 - Milestones do Projeto
09/03/18
6.2. CURVA DE PROGRESSO FISICO DO PROJETO
Acompanhamento do progresso físico
100
94
100
88
90
83
78
80
72
67
Progresso físico (em %)
70
60
50
40
30
20
10
9
5 7
3
0 1 2
12
15
18
22
26
31
35
39
43
48
53
57
62
0
1
0 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
Mês
Previsto
Realizado
Figura 19 - Curva de progresso
56
6.3. CRONOGRAMA POR FASE DO PROJETO
7.000 hrs
TRABALHO (HORAS)
6.000 hrs
5.000 hrs
4.000 hrs
3.000 hrs
5.991 hrs
2.000 hrs
2.046 hrs
1.000 hrs
0 hrs
566 hrs
716 hrs
Projeto planejado
Matriz preparada
para a
Internacionalização
Trabalho restante
1.294 hrs
188 hrs
Filial instalada na
Colômbia
Piloto implantado
Operação incubada
Encerramento do
projeto realizado
Trabalho da linha de base
Figura 20 - Acompanhamento das horas de trabalho por fase do projeto
57
6.4. CRONOGRAMA RESUMIDO
A figura 21 apresenta um resumo do cronograma do projeto. O cronograma detalhando a definição, sequenciamento e
recursos das tarefas encontram-se no Apêndice B deste documento.
58
Figura 21 – Cronograma resumido
59
6.5. CONTROLE DO CRONOGRAMA
A medição do desempenho do projeto será acompanhada através da Análise
de Valor Agregado (Earned Value), no qual serão avaliados indicadores de
desempenho de prazo.
Figura 22 - Indicadores de desempenho
Resultados
custos
Custo por Ponto de
Função
Custo TI/Receita da
Empresa
-
Indicadores de Resultado
Indicadores
Recursos
Processos
Qualidade –
Horas/ano de
densidade de
treinamento por
defeitos
empregado
Atendimento ao
Índices de rotatividade e
cronograma
absenteísmo
Confiabilidade de
Desenvolvimento de
entrega
capital intelectual
Resultados
produtividade
Pontos de função
por homem-mês
-
60
Indicadores de Resultado
Indicadores
Recursos
Processos
Índices de uso e
Esforço de
disponibilidade de
retrabalho
recursos
Tabela 18 - Indicadores de resultado
Resultados
custos
-
Resultados
produtividade
-
Esse indicador junto a situação atual do cronograma, visão de gantt de controle
e acompanhamento da execução de pacotes de trabalho deve ser apresentado
semanalmente na reunião de acompanhamento do projeto.
12.000 hrs
8.000 hrs
6.000 hrs
4.000 hrs
2.000 hrs
Trabalho Acumulado Restante
Trabalho Real Acumulado Restante
Trabalho Acumulado Restante de L Base
Figura 23 - Acompanhamento das horas de trabalho
11/02/18
31/12/17
19/11/17
08/10/17
27/08/17
16/07/17
04/06/17
23/04/17
12/03/17
29/01/17
18/12/16
06/11/16
25/09/16
14/08/16
03/07/16
22/05/16
10/04/16
28/02/16
17/01/16
06/12/15
25/10/15
13/09/15
02/08/15
0 hrs
21/06/15
TRABALHO (HORAS)
10.000 hrs
61
7. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS CUSTOS
O projeto tem como custo total de investimento o valor em dólares de US$
324.564,56, divididos em esforço em horas e materiais. Para efetuar o gerenciamento
de custos, foram usadas as seguintes referências no planejamento:

As estimativas de esforço em horas foram efetuadas com base em estimativa
paramétrica;

Será utilizada também a técnica de estimativa detalhada, bottom-up, aplicada
na decomposição da EAP, sendo a decomposição uma facilitadora para o
monitoramento e controle;

Este plano considera como faixa de variação das estimativas de 75%,
considerando o referencial do PMBOK para fase de planejamento;

Para o controle dos custos, será utilizada a técnica de Análise de Valor
Agregado, com o auxílio da Curva S dos custos do projeto;

O gerenciamento dos custos do projeto será realizado comparando o custo
inicial estimado com o custo realizado, obtendo-se, assim, o IDC – Índice de
Desempenho de Custos.
7.1. ORÇAMENTO
7.1.1. Distribuição dos custos por tipo
Custo de distribuição por tipo
7%
6%
87%
Tipo: Trabalho
Tipo: Material
Tipo: Custo
Figura 24 - Distribuição dos custos por tipo
62
7.1.2. Distribuição dos custos por fase do projeto
Distribuição de custos por fase do projeto
2%
9%
6%
8%
Projeto planejado
Matriz preparada para a
22%
Piloto implantado
Operação incubada
53%
Encerramento do projeto
realizado
Figura 25 - Distribuição dos custos por fase do projeto
Distribuição por fase ABC
Custo
Percentual Distribuição Pareto
$171.769,96
52,92%
A
$70.755,69
21,80%
B
$30.456,66
9,38%
B
Nome
Piloto implantado
Operação incubada
$26.701,13
8,23%
B
Projeto planejado
$19.194,52
5,91%
C
$5.686,62
1,75%
C
Total
$324.564,58
100,00%
Tabela 19 - Distribuição dos custos por fase ABC
Neste contexto, vislumbram-se como fases mais representativas em ordem
decrescente as fases de:
1. Piloto implantado (A), destacado em vermelho;
2. Filial instalada na Colômbia (B), destacado em laranja;
3. Operação incubada (B), destacado em laranja;
4. Matriz preparada para a Internacionalização (B), destacado em verde.
63
Representando, juntas, 92,33% do investimento total do projeto. Conforme
figura 26, destacados em vermelho e laranja os custos A e B.
Distribuição ABC
60,00%
52,92%
50,00%
40,00%
Piloto implantado
30,00%
Filial instalada na
Colômbia
21,80%
Operação
incubada
20,00%
9,38%
10,00%
8,23%
5,91%
1,75%
0,00%
Piloto implantado
Filial instalada na
Colômbia
Operação incubada
Matriz preparada
para a
Projeto planejado
Matriz preparada
para a
Encerramento do
projeto realizado
Figura 26 - Distribuição ABC
7.1.3. Orçamento com pessoal
No desenvolvimento das estimativas de custos com pessoal será utilizado o
referencial disponibilizado pela organização, no qual a empresa trabalha com uma
média de custos diretos e indiretos para novos projetos. Este valor será o fator
multiplicador do esforço em horas estimado no projeto.
Cargo
Recursos Softplan
Mensal em Reais
Mensal em Dólares
R$11.000,00
$4.678,03
Tabela 20 - Recursos Softplan
Custo da hora em dólares
$29,24
Para os recursos alocados na Colômbia, foi atribuído um valor por hora do
mercado local.
64
Cargo
Mensal em COP
Gerente de Serviço a
COP 20.000.000,00
Clientes
Coordenador
de
COP 6.685.000,00
Projetos
Mensal em Dólares
Custo da hora em
dólares
$ 9.927,77
$ 62,05
$ 3.318,36
$ 20,74
Consultor Sênior
COP
5.000.000,00
$ 2.481,94
$ 15,51
Consultor Padrão
COP
5.000.000,00
$ 2.481,94
$ 15,51
Consultor Júnior
COP
3.500.000,00
$ 1.737,36
$ 10,86
Analista de Suporte
COP
1.750.000,00
$ 868,68
$ 5,43
Assistente de suporte
COP
de TI
2.046.571,00
$ 1.015,89
$ 6,35
Analista administrativo
COP
4.409.412,00
$ 2.188,78
$ 13,68
Analista de Sistemas
COP
2.800.000,00
$ 1.389,89
$ 8,69
Tabela 21 - Recursos Colômbia
Para as estimativas de custos com materiais e equipamentos, foi realizada uma
estimativa com base em valor médio de mercado local, de acordo com o país no qual
a fase do projeto será executada.
7.1.4. Custos por entrega
O orçamento do projeto está agrupado por entrega e pacotes de trabalho da
EAP. Na tabela 22 estão demonstrados os custos totais de cada pacote de trabalho
bem como os custos unitários de cada atividade.
EDT Pacote de Trabalho
0 Projeto Internacionalização Colômbia
Custo
Percentual de
representatividade
324.564,58
100,00%
19.194,52
5,91%
2.874,22
0,89%
Processos para Internacionalização
1.3
documentados
1.4
2.714,98
0,84%
4.223,26
1,30%
1.5
3.053,11
0,94%
1.6
3.765,92
1,16%
26.701,13
8,23%
2.1
4.311,08
1,33%
2.2
2.524,60
0,78%
2.3
6.405,53
1,97%
1
1.1
Projeto planejado
1.2
2
2.563,03
0,79%
65
EDT Pacote de Trabalho
Percentual de
representatividade
Custo
2.4
2.634,81
0,81%
2.5
2.478,66
0,76%
2.6
2.771,06
0,85%
2.7
2.268,13
0,70%
Estruturação dos canais de comunicação entre
2.8
3.307,26
3
1,02%
70.755,69
21,80%
8.744,37
2,69%
3.1
3.2
Filial estruturada
17.459,00
5,38%
3.3
15.329,31
4,72%
3.4
5.269,90
1,62%
3.5
5.269,90
1,62%
3.6
5.269,90
1,62%
3.7
Novos colaboradores capacitados nos
2.933,04
0,90%
3.8
Novos colaboradores capacitados na solução
3.143,57
0,97%
3.9
3.237,55
1,00%
4.099,15
3.10
4
1,26%
171.769,96
52,92%
6.736,90
2,08%
4.2
2.134,40
0,66%
4.3
Dados levantados
5.872,09
1,81%
4.4
Sistema configurado
9.893,84
3,05%
4.5
70.074,30
21,59%
4.6
29.004,05
8,94%
4.7
14.875,28
4,58%
4.8
31.541,66
9,72%
4.9
1.637,44
0,50%
30.456,66
9,38%
4.1
5
Piloto implantado
Operação incubada
5.1
2.568,24
0,79%
5.2
2.568,24
0,79%
2.557,38
0,79%
5.3
Atendimento Manutenção corretiva (MC)
5.4
incubado
Atendimento Manutenção evolutiva (ME)
5.5
incubado
6
9.276,12
13.486,68
2,86%
4,16%
5.686,62
1,75%
3.271,80
1,01%
6.1
6.2
532,32
0,16%
6.3
1.882,50
Tabela 22 - Orçamento do Projeto
0,58%
66
7.2. ESTRUTURA ANALÍTICA DE CUSTOS (CBS - COSTS BREAKDOWN STRUCTURE)
A figura abaixo contempla a visão gráfica da estrutura analítica do projeto, com visão de custos por pacote da EAP.
Instalação Filial
Colômbia US$324.564,56
Projeto planejado
US$19.194,52
US$26.701,12
Termo de Abertura do
projeto desenvolvido
US$2.874,22
Processos para atender
a filial levantados
US$4.311,08
Consultoria para
Contratada
US$2.714,98
Escola de idiomas
contratada
US$2.524,60
Processos para
documentados
US$2.563,03
Filial instalada na
Colômbia
US$70.755,68
Piloto implantado
US$171.769,96
Operação incubada
US$30.456,66
Encerramento do
projeto realizado
US$5.686,62
Abertura da empresa
realizada
US$8.744,37
mobilizada
US$6.736,90
Atendimento Suporte N1
incubado
US$2.568,24
Filial estruturada
US$17.459,00
treinada
US$2.134,40
incubado
US$2.568,24
do projeto finalizado
US$532,32
espanhol
US$6.405,53
Instalação tecnológica
realizada
US$15.329,31
Dados levantados
US$5.872,09
incubado
US$2.557,38
Resultados do projeto
apresentado
US$1.882,50
Plano de Projeto
desenvolvido
US$4.223,26
Equipe capacitada nos
processos
US$2.634,81
Equipe corporativa
mobilizada
US$5.269,90
Sistema configurado
US$9.893,84
Atendimento
Manutenção corretiva
(MC) incubado
US$9.276,12
Equipe de projeto
mobilizada
US$3.053,11
Equipe corporativa
estruturada
US$2.478,66
Equipe de suporte
mobilizada
US$5.269,90
Usuários treinados para
uso do sistema
US$70.074,30
Atendimento
Manutenção evolutiva
(ME) incubado
US$13.486,68
Kick-off interno
realizado
US$3.765,92
Equipe de suporte
estruturada
US$2.771,06
Equipe de
desenvolvimento
mobilizada
US$5.269,90
Equipe de
desenvolvimento
estruturada
US$2.268,13
Novos colaboradores
capacitados nos
US$2.933,04
Estruturação dos canais
de comunicação entre
US$3.307,26
Novos colaboradores
capacitados na solução
SAJ
US$3.143,57
Operação assistida
realizada
US$31.541,66
US$3.237,55
Avaliação do piloto
concluída
US$1.637,44
US$29.004,05
US$14.875,28
Divulgação da nova filial
realizada
US$4.099,15
Figura 27 - Estrutura analítica dos custos (CBS – costs breakdown structure)
Lições aprendidas
documentadas
US$3.271,80
67
7.2.1. Fluxo de caixa de desembolsos - 2016
EDT
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
6
6.1
6.2
6.3
Total
Entrega do projeto/Mês
Projeto planejado
Consultoria para internacionalização contratada
Processos para internacionalização documentados
Plano de projeto desenvolvido
Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial
Filial estruturada
Novos colaboradores capacitados nos processos de integração
Novos colaboradores capacitados na solução SAJ
Piloto implantado
Dados levantados
Sistema configurado
Operação incubada
Atendimento suporte N1 incubado
Atendimento manutenção corretiva (MC) incubado
Atendimento manutenção evolutiva (ME) incubado
Jan-16
Fev-16
Mar-16
Abr-16
Mai-16
Jun-16
Jul-16
Ago-16
Set-16
Out-16
Nov-16
Dez-16
$2.874,22
$2.714,98
$2.563,03
$4.223,26
$3.053,11
$3.765,92
$4.311,08
$2.524,60
$6.405,53
$2.634,81
$2.478,66
$2.771,06
$2.268,13
$3.307,26
$8.744,37
$12.008,80
$6.707,22
$5.269,90
$5.269,90
$5.269,90
$2.933,04
$3.143,57
$3.237,55
$4.099,15
$2.874,22
$9.501,27
$6.819,03
$8.744,37
$4.311,08
Tabela 23 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2016
$17.122,27
$9.478,28
$18.077,83
$9.383,87
$3.237,55
$13.029,28
$0,00
68
7.2.2. Fluxo de caixa de desembolsos - 2017
EDT
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
6
6.1
6.2
6.3
Total
Projeto planejado
Termo de abertura do projeto desenvolvido
Filial estruturada
Piloto implantado
Dados levantados
Sistema configurado
Operação incubada
Jan-17
Fev-17
Mar-17
Abr-17
Mai-17
Jun-17
Jul-17
Ago-17
Set-17
Out-17
Nov-17
Dez-17
$6.736,90
$2.134,40
$5.872,09
$9.893,84
$70.074,30
$29.004,05
$14.875,28
$31.541,66
$1.637,44
$2.568,24
$2.568,24
$0,00
$0,00 $8.006,49
$0,00 $21.612,18
$0,00 $33.179,10
$0,00 $70.074,30 $12.462,08
$29.004,05 $2.568,24
69
7.2.3. Fluxo de caixa de desembolsos – 2018
EDT
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
6
6.1
6.2
6.3
Total
Projeto planejado
Termo de abertura do projeto desenvolvido
Consultoria para internacionalização contratada
Processos para internacionalização documentados
Filial estruturada
Piloto implantado
Dados levantados
Sistema configurado
Operação incubada
Jan-18
Fev-18
Mar-18
Abr-18
Mai-18
$2.557,38
$9.276,12
$13.486,68
$9.276,12 $16.044,06
$3.271,80
$532,32
$0,00
$3.804,12
$1.882,50
$1.882,50
70
7.3. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA E GERENCIAIS
Representa um fundo destinado às respostas aos riscos o montante de
US$13.037,00, sendo dividido em valor esperado de reserva de contingência
US$10.007,00 e valor esperado de reserva de aproveitamento de US$3.030,00.
Devido ao alto risco do projeto, considerar-se-á uma reserva gerencial de 25%
dos custos estimados no planejamento do projeto, sendo o montante total de
investimento do projeto US$324.564,56. Será estabelecida a reserva gerencial de
US$81.141,14.
7.4. CONTROLE DE CUSTOS
O fluxo de caixa representa o orçamento do projeto ao longo do tempo por meio
da previsão trimestral. Com base no fluxo de caixa, apresenta-se a curva de custos
acumulados planejados para o projeto, curva S.
71
Orçamento - Por trimestre e custo acumulado
U$90.000,00
U$324.564,56
U$80.000,00
U$76.336,23
U$350.000,00
U$300.000,00
U$70.000,00
U$250.000,00
U$60.747,21
U$60.000,00
U$52.005,94
U$200.000,00
U$50.000,00
U$40.000,00
U$35.101,61
U$32.618,55
U$30.000,00
U$150.000,00
U$24.306,11
U$100.000,00
U$18.809,87
U$20.000,00
U$12.592,06
U$12.046,98
U$10.000,00
U$0,00
U$0,00
U$0,00
2
3
4
U$0,00
U$50.000,00
U$0,00
1
2
3
Custo
4
1
2
Custo acumulado
Figura 28 - Orçamento por trimestre e custo acumulado
3
4
1
72
Será utilizada a técnica de gerenciamento de Análise do Valor agregado, ou Earned Value Management (EVM), para
gerenciamento dos custos. E para fins de controle periódico dos custos, considerar-se-á o acompanhamento do custo real, conforme
a tabela 26.
EDT
0
1
2
3
4
5
6
Fase do projeto
Cronograma Instalação Colômbia
Projeto planejado
Piloto implantado
Operação incubada
Custo
US$324.564,56
US$19.194,52
US$26.701,12
Custo
Custo da linha de
Variação de
Custo restante IDC
real
base
custo
US$0,00 US$324.564,56 0
US$0,00 US$324.564,56
US$0,00 US$19.194,52 0
US$0,00 US$19.194,52
US$0,00 US$26.701,12 0
US$70.755,68 US$0,00 US$70.755,68
US$171.769,96 US$0,00 US$171.769,96
US$30.456,66 US$0,00 US$30.456,66
US$5.686,62 US$0,00
US$5.686,62
Tabela 26 - Acompanhamento de custo real
0
0
0
0
US$0,00
US$26.701,12
US$0,00 US$70.755,68
US$0,00 US$171.769,96
US$0,00 US$30.456,66
US$0,00
US$5.686,62
73
8. PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
8.1. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADES
O gestor do projeto tem autoridade para incluir, alterar, monitorar, excluir e
gerenciar todos os aspectos, atividades e tarefas deste plano. Assim como, o gestor
do projeto delega responsabilidade para os membros da equipe, conforme descrito na
tabela 27.
Responsável
Item
Analista de Qualidade
Auditoria da Qualidade
Inspetor da Qualidade
Todos
Registro de não conformidades
Gestor do Projeto
Análise Crítica
Assistente do Projeto
Controle de Documentos
Tabela 27 - Responsabilidades na gestão da qualidade
8.2. REFERÊNCIAS
Serão utilizadas as normas como referência para a execução do projeto:

ISO 9001 e 21000;

MPS.BR.
8.3. POLÍTICA DA QUALIDADE
Stakeholder
Diretor de
negócios
Diretor de
operações
Gestor do
projeto
Cliente
Gestão
Atender o escopo contratado com atendimento
da tripla restrição (custo, escopo e qualidade)
Prover insumos e recursos para a
operacionalização das equipes de suporte,
manutenção evolutiva e corretiva
Produto
Implantar o piloto no prazo
acordado com o cliente
Incubar equipes de suporte e
na filial
Garantir a qualidade do produto
segundo padrões de
Prover informações e recursos para o projeto
produtividade e índices de falhas
da empresa
Comunicar-se periodicamente e reportar o
Garantir a satisfação do cliente
andamento das entregas e projeto
quanto à implantação do piloto
Tabela 28 - Politicas da qualidade
74
8.4. METAS DA QUALIDADE
Item da
EAP
Descrição
Indicadores
Definição
Garantir a comunicação plena dos
do Regularidade do envio
entregáveis, riscos e pendências do projeto
de RAP
dando maior visibilidade aos envolvidos.
Instalação
em
Para garantir que todos os processos ativos
Quantidade
de
4.0
ambiente
de
foram migrados antes da data acordada para
processos migrados
produção
liberação do sistema em produção
Planejamento e
Garantir que a equipe responsável pelo
Preparação da equipe
preparação do
processo de implantação consiga efetuar as
4.1
para implantação no
projeto de
etapas com uma boa comunicação no
cliente
implantação
idioma do cliente
Configuração e
Índice de satisfação do Para medir o grau de satisfação dos usuários
4.4
homologação
cliente com a entrega
com as entregas realizadas
Capacitação
Índice de satisfação do
Para medir o grau de satisfação dos usuários
4.5
presencial
dos cliente
com
o
treinados para uso do sistema
usuários
treinamento
Garantir a aderência do projeto ao processo
Acompanhamento
4.8
Aderência ao processo de implantação definido conforme as normas
assistido
internas da Softplan
Comunicação
entre Garantir o acompanhamento de chamados
5.1, 5.2 Operacionalização
suporte
técnico
e solicitados pelo cliente por meio do suporte
e 5.3
do suporte técnico
cliente
técnico
Operação de
Atender às solicitações de evolução do
manutenção
Evolução do sistema
5.4 e 5.5
sistema pelo cliente para mantê-lo
corretiva, adaptativa após implantação
atualizado
e evolutiva
Tabela 29 - Metas da qualidade
1.4
Gerenciamento
projeto
Forma de Medição
Meta
Quantidade de RAP enviadas versus
Não se
quantidade acordada no plano de
aplica
gerenciamento da comunicação
Através da avaliação dos processos
100%
previstos versus processos migrados
Aulas de espanhol para a equipe que
80%
participará da implantação no cliente
Através de formulário impresso a ser
90%
entregue para o cliente após cada entrega
Através da avalição das notas obtidas
90%
durante os treinamentos
Através de auditorias internas ao projeto
80%
Resolução de dúvidas no prazo previsto
em contrato ou repasse à equipe de 97,50%
manutenção responsável
Manter uma equipe de evolução dedicada
às novas implementações do novo cliente
80%
e fornecer entrega de documentos
traduzidos para validação do cliente
75
8.5. OBJETIVOS DA QUALIDADE
Para realizar as entregas previstas na estrutura analítica do projeto, devem-se
cumprir os objetivos de qualidade:

A estrutura de comunicação entre sede e filial estará concluída para durante o
projeto e permanecerá após;

A equipe de capacitação estará preparada para treinamento aos usuários;

Os colaboradores estarão treinados para se comunicarem em espanhol;

Os processos da filial estarão definidos no momento da implantação da
empresa na Colômbia;

O piloto será aprovado para a implantação da filial na Colômbia;

As equipes estarão estruturadas e incubadas para a operacionalização;

Haverá equipe de suporte técnico nível 1 capacitada para resolução de dúvidas
e problemas do cliente sobre o sistema na Colômbia.
76
8.6. GARANTIA E CONTROLE DA QUALIDADE
A garantia da qualidade será assegurada por meio de responsáveis adequados a cada indicador periodicamente, conforme o
apontado na tabela 30.
Item da EAP
Descrição
Responsáveis
Quando
A ser acordada com o cliente conforme definição
no plano de projeto (gerenciamento da
comunicação)
De acordo com o calendário de auditoria interna
da empresa
1.4
Plano do projeto
Gestor do projeto
4.8
Acompanhamento assistido
Analista de implantação
4.0
Instalação em ambiente de produção
Durante o processo de migração em ambiente de
produção
4.5
Capacitação presencial dos usuários
Analista de treinamento
Ao final de cada treinamento realizado
4.4 e 4.7
Configuração e homologação
Até 05 (cinco) dias úteis após cada entrega
4.1
Planejamento e preparação do projeto
de implantação
Durante a fase de adaptação do sistema
5.1, 5.2 e 5.3
Operacionalização do suporte técnico
Durante a fase de operacionalização
5.4 e 5.5
Gerente de suporte
Operação de manutenção corretiva,
Gerente de desenvolvimento
Durante a fase de operacionalização
adaptativa e evolutiva
Tabela 30 - Garantia e controle da qualidade
77
8.7. AUDITORIA DO CONTROLE DA QUALIDADE
Item da EAP
Auditor
Descrição
A
Frequência
B
C
1.0
Finalização do plano do projeto
1.2
Contratação
de
2.1
2.3
Levantamento de processos para a filial
Duas vezes por semana
Quinzenal
2.5
Estruturação de equipe corporativa
2.6
Estruturação de equipe de suporte
Estruturação
de
equipe
de
desenvolvimento
Estruturação de comunicação entre sede e
filial
2.7
2.8
consultoria
Confere
Semanal
para
Semanal
3.1
Realização da abertura da empresa na
Colômbia
Quinzenal
3.2.1
Instalação física na Colômbia
Quinzenal
3.3, 3.4 e 3.5
4.0
Mobilização das equipes
Implantação de piloto no cliente
Semanal
5.0
Incubação das equipes de suporte e
Semanal
6.1
Semanal
6.2
Finalizar termo de encerramento do projeto
Após
documentação
projeto ser finalizada
Tabela 31 - Auditoria e controle da qualidade
do
Não
confere
Data da
avaliação
78
9. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS
9.1. ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA MATRIZ – FLORIANÓPOLIS
Diretor Executivo
Diretor de
Operações
Diretor de
Negócios
Gerente de
Suporte
Gerente de
Produto Tribunais
Coordenador de
Suporte
Coordenador de
Desenvolvimento
Analista de
Suporte
Analista de
Implementação
Analista de
Sistemas
Analista de
Migração
Analista de Novos
Negócios
Analista de
Negócios
Consultor de
Produto
Gerente de
Consultoria
Coordenador de
PMO
Gestor de
Portfolio
Gerente
Administrativa
Gerente de
Serviços
Coordenadora
Administrativa
Coordenadora de
Capacitação
Analista
Administrativo
Analista de
Treinamento
Analista
Financeiro
Assistente de
Capacitação
Gerente de
Marketing
Analista de
Marketing
Gestor do Projeto
Assistente de
Projeto
Analista de
Negócio
Analista de
Implantação
Figura 29 - Organograma de recursos da sede da Softplan – Florianópolis
Gerente de
Qualidade
Analista de
Qualidade
Gerente de RH
Analista de
Recursos
Humanos
Gerente de
Infraestrutura
Analista de
Infraestrutura
Assistente de
Suporte a TI
79
9.2. ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA FILIAL – BOGOTÁ
Gerente de
Operações
Coordenador de
Suporte
Coordenador de
Produto e
Desenvolvimento
Coordenador de
Implantação
Coordenadora
Administrativa
Coordenadora de
Treinamento
Analista de
Suporte N1
Consultor de
Produto
Analista de
Levantamento
Analista
Administrativo
Analista de
Treinamento
Analista de
Suporte N2
Analista de
Sistemas
Analista de
Treinamento
Analista Jurídico
Assistente de
Capacitação
Analista de
Negócio
Analista de
Configuração
Analista de
implementação
Analista de
implantação
Gerente de
Qualidade
Analista de
Qualidade
Analista de
Migração
Figura 30 - Organograma de recursos da filial da Softplan - Bogotá
Gerente de RH
Analista de
Recursos Humanos
Gerente de
Infraestrutura
Analista de
Infraestrutura
Assistente de
Suporte a TI
80
9.3. PERFIL DA EQUIPE DO PROJETO
9.3.1. Diretor executivo

Fornecer apoio formal e cultural ao projeto;

Autorizar o início oficial do projeto;

Acompanhar periodicamente o andamento do projeto;

Apoiar os gerentes na resolução das questões que precisarem da sua
intervenção;

Validar decisões e prover feedback aos gerentes e gestor do projeto.
9.3.2. Gerente do projeto

Manter os envolvidos informados da situação do projeto;

Acompanhar as entregas previstas no cronograma;

Elaborar e manter atualizados os relatórios de acompanhamento do projeto;

Realizar reuniões de acompanhamento com os gestores do cliente, conforme
necessidade;

Planejar a execução e acompanhar escopo estabelecido e o progresso das
atividades a fim de cumprir metas, prazos e custos estabelecidos;

Garantir alocação adequada dos recursos necessários à execução do projeto;

Garantir que os processos e padrões estabelecidos pela Softplan sejam
utilizados;

Identificar os riscos para agir e reduzir os possíveis impactos;

Solucionar impedimentos;

Garantir que a equipe esteja engajada e ciente de suas responsabilidades.

Conhecimento em gerenciamento de projetos e vivência em projetos/atividades
em outros processos da empresa;

Conhecimentos dos negócios e produtos da organização;

Organização e disciplina, Gestão de Equipe, Negociação e gestão de conflitos;

Habilidade de apresentação e comunicação;

Conhecimento em MS Project;

MS Office (Word, Excel, Power Point).
81
9.3.3. Assistente de projeto

Realizar a atualização dos documentos do projeto;

Realizar o acompanhamento do escopo, riscos e prazos;

Coletar e analisar os indicadores de qualidade;

Identificar problemas e pontos de atenção;

Elaborar planos de melhoria contínua;

Identificar e disseminar melhores práticas do projeto;

Assessorar a tomada de decisão;

Participar de reuniões de acompanhamento do projeto;

Assegurar a utilização das metodologias (PMBOK, PDCA e ITIL);

Conhecimento
em
gerenciamento
de
projetos
e
outros
processos
organizacionais;

Organização e disciplina;

Habilidade de apresentação e comunicação.
9.3.4. Analista de negócio

Realizar o levantamento de dados com cliente;

Negociar com cliente apresentando recursos existentes no sistema que já
atendem as necessidades, para diminuir as novas implementações;

Revisar a documentação criada pelo analista de sistemas;

Validar requisitos documentados, a fim de verificar se os requisitos atendem as
necessidades.

Cursos técnicos relacionados a modelagem de processos de negócios;

Inglês básico;

Módulos e ferramentas do SAJ/PG5;

Banco de dados (comandos DDL/DML e programação PL-SQL);

Técnicas de redação e apresentação;

Relacionamento interpessoal;

Comunicação.
82
9.3.5. Analista de suporte a sistemas
 Acompanhar o levantamento de dados com cliente;

Documentar os requisitos levantados;

Levantar possíveis impactos no sistema;

Realizar repasses para a equipe de desenvolvimento.

Desejável conhecimento avançado em SQL;

MS Office (Word, Excel, Power Point);

Conhecimento avançado sobre determinados processos de negócio (áreas
onde está alocado); domínio avançado dos módulos e/ou ferramentas do
sistema/produto de sua especialidade; excelente nível de comunicação verbal
e escrita; conhecimento avançado sobre técnicas de atendimento com cliente;

Curso superior completo em pelo menos uma das seguintes graduações:
Administração, Direito, Análise de Sistemas, Processamento de Dados, Ciência
da Computação ou áreas afins a Tecnologia da Informação;

Experiência em atividades de atendimento interno ou externo em sistemas e
softwares aplicativos.
9.3.6. Consultor

Validar os requisitos e garantir o cumprimento do escopo do projeto junto com
a equipe do cliente;

Interagir com o gestor do projeto para acompanhamento dos prazos definidos;

Conduzir atividades de levantamento de informações, configuração de
workflow e aceitação dos produtos entregues;

Participar ativamente das discussões sobre estratégia de implantação,
validação de requisitos e capacitação dos usuários;

Elaborar o material didático e ministrar treinamentos, quando assim atribuído;

MS Office (Word, Excel, Power Point);

Conhecimento sobre processo de Implantação;

Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos;

Excelente nível de comunicação verbal e escrita;

Conhecimento sobre técnicas de atendimento ao cliente.
83
9.3.7. Analista de implantação

Monitorar o uso do sistema pelos usuários e orientá-los no caso de dúvida ou
dificuldades;

Realizar suporte aos usuários na implantação assistida;

Endereçar incidentes às áreas competentes da empresa para rápida resolução;

MS Office (word e excel);

Conhecimento sobre processo de Implantação;

Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos;

Deve possuir boa comunicação verbal e escrita e facilidade em comunicar-se.

Identificar gargalos, melhorias e dificuldades e propor planos de ação.
9.3.8. Analista de configuração

Realizar o levantamento dos requisitos para a implantação do sistema;

Realizar a parametrização e configuração do sistema;

Validar as configurações;

Banco de Dados (comandos DDL/DML e programação PL-SQL);


Conhecimento sobre migração de dados;

Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos (em especial SAJ/ADM);

9.3.9. Analista de treinamento

Elaborar material de treinamento;

Responsável pela aplicação do treinamento dos usuários da solução;

Aplicar questionários de avaliação e demais documentos que lhe forem
enviados;


Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos (em especial SAJ/ADM);

Ótimo relacionamento interpessoal;

Endereçar incidentes às áreas competentes da empresa para rápida resolução;

Diretor Executivo
Diretor de Operações
Gerente de Suporte
Gerente de Contratos
Diretor de Negócios
Analista de Novos Negócios
Projeto planejado
I
I
I
I
A
C
Matriz preparada para internacionalização
A
C
A
I
Piloto implantado
I
I
Operação incubada
I
A
A
I
Coordenadora Administrativa
Gerente de RH
C
R
S
C
C
C
C
R
S
R
C
A
C
R
S
I
A
R
S
C
C
I
C
R
S
A
R
S
C
C
R
Tabela 32 - Matriz de responsabilidades
RACI (R = Responsável; A = Aprovador; C = Consultado; I = Informado; S = Suplente ).
R
R
R
R
Diretor Financeiro
Analista Jurídico
Assistente de Suporte a TI
Analista de Infraestrutura
Analista de Recursos Humanos
Analista Administrativo
Gerente Administrativa
I
Assistente de Projeto
A
Gestor do Projeto
Atividades
Coordenador de PMO
84
9.4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
R
R
85
9.5. PREVISÃO DE ALOCAÇÃO DOS RECURSOS
Previsão de Alocação dos Recursos
900 hrs
800 hrs
700 hrs
600 hrs
500 hrs
400 hrs
300 hrs
200 hrs
100 hrs
0 hrs
Trabalho
Figura 31 - Histograma de previsão de alocação dos recursos
86
9.5.1. Cronograma de alocação dos recursos no projeto
Início
previsto
Término
previsto
Gestor do Projeto
04/01/16
09/03/18
739,2
04/01/16
08/03/18
775,6
04/02/16
08/11/16
37,2
24/03/16
08/06/16
216
Analista de Recursos Humanos 1
07/06/16
25/08/16
276,8
Analista de Recursos Humanos 2
01/07/16
25/08/16
96
Analista de Infraestrutura (Sede)
31/08/16
27/04/17
428
Assistente de Suporte a TI (Filial)
15/06/16
06/09/16
110,4
Analista de Treinamento
26/08/16
03/01/17
335,2
Analista de Migração
23/11/16
25/09/17
512
Analista de Configuração
24/11/16
30/08/17
104
Analista de Implantação
23/11/16
18/05/17
416
25/11/16
29/05/17
216
Analista de Suporte (Sede) 1
31/05/17
14/02/18
376
Analista de Suporte (Filial) 1
07/06/17
23/01/18
238
Gerente de Suporte
13/06/17
14/02/18
48
Analista de Suporte a Sistemas 1 (Levantamento)
23/11/16
20/12/16
160
23/11/16
20/12/16
160
23/11/16
20/12/16
160
Consultor de Produto
23/11/16
18/08/17
390,4
Consultor de Produto 2
23/12/16
14/08/17
448
Nome
Total de
Horas
Analista de Suporte
Treinamento)
a
Sistemas
(Líder
de
23/11/16
05/01/17
84
Analista de Suporte
Implantação)
a
Sistemas
(Líder
de
08/03/17
31/03/17
40
Analista de Sistemas (Sede) 1
16/08/17
12/09/17
88
Analista de Sistemas (Filial) 1
16/08/17
12/09/17
80
Gerente de Desenvolvimento
11/10/17
14/02/18
24
Analista de Suporte (Sede) 2
01/12/17
18/01/18
180
Analista de Sistemas (Sede) 2
15/12/17
18/01/18
180
Analista de Sistemas (Filial) 2
15/12/17
11/01/18
80
Contador
24/03/16
06/04/16
76
Analista Financeiro
24/03/16
27/04/16
146
87
Início
previsto
Término
previsto
Diretor Financeiro
12/04/16
27/04/16
31,6
Analista Jurídico
24/03/16
30/03/16
24,4
Gerente de Tribunais
18/04/16
20/04/16
12
15/06/16
05/10/16
68,4
Diretor de Operações
15/06/16
05/10/16
130,8
Analista de Marketing
18/10/16
21/11/16
130
Analista Administrativo 2
24/03/16
14/10/16
281,2
Analista administrativo (Filial)
20/06/16
24/06/16
33,6
Assistente de Projeto 2
12/01/16
08/05/17
418,8
Designer Instrucional
23/11/16
22/03/17
310
Assistente Administrativo (Capacitação)
23/11/16
22/03/17
186
Coordenadora de Capacitação
23/11/16
22/03/17
124
Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)
03/01/17
21/06/17
204
03/01/17
21/06/17
204
03/01/17
21/06/17
204
Analista de Infraestrutura (EAD)
03/01/17
21/06/17
204
Analista de Suporte a Sistemas 1 (Configuração)
23/11/16
07/12/16
88
23/11/16
07/12/16
88
23/11/16
07/12/16
88
23/11/16
07/12/16
88
23/11/16
07/12/16
88
Analista de Negócio
09/12/16
06/03/17
496
Analista de Implantação 1
16/03/17
16/03/17
4
Analista de Implantação 2
16/03/17
16/03/17
4
Assistente de Suporte a TI (Sede)
07/09/16
22/09/16
32
Nome
Tabela 33 - Cronograma de alocação dos recursos no projeto
Total de
Horas
88
9.6. CARGA HORÁRIA
A carga horária dos recursos alocados no Brasil será a mesma estabelecida
nas diretrizes de horários de trabalho atuais da Softplan, isto é, 40 horas
semanais. Na Colômbia será de 48 horas semanais, conforme legislação local
vigente.
9.7. TREINAMENTO
Os treinamentos serão organizados pela equipe de recursos humanos e
realizados sequencialmente, conforme descrito:

Treinamento básico sobre os Tribunais: ministrado por um analista
de negócios, este treinamento tem carga horária de 8 horas.
Contempla assuntos que detalham conhecimentos básicos de
direito, legislação, organograma da rama judicial e partes envolvidas
na Justiça;

Treinamento “Produto – Primeiro Grau e Web”: ministrado por um
consultor de produto e por um analista de suporte a sistemas, este
treinamento tem carga horária de 16 horas. Contempla os seguintes
temas: distribuição, tramitação física e digital, certidões judiciais,
peticionamento eletrônico via portal Web, peticionamento físico,
envio de intimação física e eletrônica;

Treinamento sobre as ferramentas internas: ministrado por um
Analista de recursos humanos, este curso tem carga horária de 4
horas. Contempla os seguintes temas: apontamento de horas em
projetos, prestação de contas, uso de diárias e aplicabilidade, uso
de transportes e hotéis (políticas), plano de saúde e demais
benefícios, parcerias locais com empresas e programa participação
de lucros e resultados.
89
9.7.1. Cronograma de treinamento da equipe do projeto
Item
da
EAP
Nome da tarefa
Justificativa
2.3
Equipe capacitada
espanhol
em
2.4
Equipe capacitada
processos
nos
3.7
3.8
Novos
colaboradores
capacitados nos processos
de integração
Novos
colaboradores
capacitados na solução
SAJ
4.2
Equipe de
treinada
implantação
5.2.1
Treinar equipe no processo
de suporte N2
5.3.1
de suporte N3
5.1.1
de suporte N1
5.4.1
Treinar equipe de suporte
no atendimento da MC
Capacitar os colaboradores da
Sede para facilitar a comunicação
entre sede e a filial em Bogotá
Capacitar a equipe da sede nos
processos criados/adequados para
atender a nova filial para que os
mesmos sejam devidamente
seguidos.
Capacitar os novos colaboradores
quanto ao método de trabalho
utilizado.
Capacitar os colaboradores para
utilização do sistema e facilitar o
trabalho individual.
Capacitar a equipe alocada para
treinamento para garantir o
sucesso da implantação.
Capacitá-los para garantir que os
processos de suporte sejam
seguidos corretamente.
processos de atendimento das
Local
Custo
Início
Previsto
Término
Previsto
Quantidade de
pessoas
Sede da
Softplan
US$6.405,53 11/04/2016 04/11/2016
15 pessoas
Sede da
Softplan
US$2.634,81 17/05/2016 08/06/2016
15 pessoas
US$2.933,04 26/08/2016 26/09/2016
30 pessoas
US$3.143,57 26/08/2016 28/09/2016
30 pessoas
US$2.134,40 23/11/2016 30/01/2017
20 pessoas
Filial da
Softplan –
Bogotá
Filial da
Softplan –
Bogotá
Filial da
Softplan –
Bogotá
Filial da
Softplan –
Bogotá
Filial da
Softplan –
Bogotá
Filial da
Softplan –
Bogotá
Filial da
Softplan –
Bogotá
US$233,92
02/08/2017 08/08/2017
20 pessoas
US$233,92
04/10/2017 10/10/2017
20 pessoas
US$233,92
31/05/2017 06/06/2017
20 pessoas
US$701,76
02/08/2017 15/08/2017
20 pessoas
90
Item
da
EAP
Nome da tarefa
Justificativa
Local
Custo
Início
Previsto
Término
Previsto
Quantidade de
pessoas
manutenções corretivas sejam
5.4.2
Treinar
equipe
desenvolvimento
atendimento da MC
de
no
5.5.1
Treinar equipe de suporte
no atendimento da ME
5.5.2
Treinar
equipe
desenvolvimento
atendimento da ME
de
no
Filial da
Softplan –
US$701,76 02/08/2017 15/08/2017
manutenções corretivas sejam
Bogotá
Filial da
Softplan – US$1.169,60 01/12/2017 14/12/2017
manutenções evolutivas sejam
Bogotá
Filial da
Softplan –
$1.169,60 01/12/2017 14/12/2017
manutenções evolutivas sejam
Bogotá
Tabela 34 - Cronograma dos treinamentos
20 pessoas
20 pessoas
20 pessoas
91
9.8. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA EQUIPE DO PROJETO
Figura 32 - Modelo de avaliação de desempenho
92
10.
PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
10.1. PLANO DE COMUNICAÇÕES
ID
Parte
interessada
1
Diretor
Executivo da
Unidade
10
9
Internacionalizar a unidade de
negócio de justiça com sucesso do
projeto, aumento na lucratividade e
aumento da visibilidade da marca.
2
Diretor de
Negócios
10
10
Concluir o projeto com sucesso em
menos de 36 meses.
3
Diretor de
Tecnologia
10
8
Não oneração do desenvolvimento
a curto prazo
4
Gerente de
Serviços
7
7
Execução do projeto com gestão
do PMO.
5
Coordenador
de PMO
6
9
Gestão do projeto com equipe do
PMO e resultados efetivos a curto
prazo.
6
Equipe do
projeto
6
Apoiar na execução do projeto
visando sucesso do projeto; ter
reconhecimento por seu papel e
sentir se parte da equipe.
Poder
4
Interesse
Principais expectativas
Ações de Comunicação
1) Fornecer informações macros do status do projeto
2) Apresentar os termos de abertura e encerramento do projeto;
3) Enviar relatórios executivos com os dados de desempenho do
projeto;
4) Apresentar ganhos obtidos com a implantação da solução.
1) Fornecer Informações macros do status do projeto;
2) Apresentar e validar plano de gerenciamento do projeto;
3) Fornecer informações macros do status do projeto;
4) Enviar relatórios executivos com os dados de desempenho do
projeto;
5) Apresentar ganhos obtidos com a implantação da solução.
1) Fornecer informações do andamento macros do projeto e;
2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto.
1) Fornecer informações do andamento macros do projeto;
2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto; e,
3) E desempenho via visão de portfólio.
1) Fornecer informações do andamento macros do projeto;
2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto; e,
3) Reporte de questões críticas e gestão de mudanças.
1) Apresentar os termos de abertura e encerramento do projeto;
2) Apresentar e validar plano de gerenciamento do projeto;
3) Apresentar relatórios com os dados de desempenho do projeto;
4) Apresentar ganhos obtidos com a implantação da solução
5) Encaminhar os relatórios de acompanhamento do projeto;
6) Realizar reuniões semanais para acompanhamento das
93
ID
Parte
interessada
Poder
Interesse
Ações de Comunicação
atividades;
7) Coletar e apresentar lições aprendidas do projeto
7
Especialista
do projeto
SAJ
4
8
8
Parceiro
comercial
5
9
9
Presidente
do Tribunal
de Justiça
4
9
10
Juízes
4
7
11
Servidores
do Tribunal
1
3
12
População
1
2
13
Fiscalia
1
3
Envolvimento na expansão da
empresa e produto.
2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto.
Parceria comercial exclusiva com
aumento no número de clientes e
2) Participação das reuniões de acompanhamento do projeto com o
sucesso no projeto.
cliente.
Implantação com sucesso e dentro
das expectativas de custo e prazo
1) Divulgar andamento e performance do projeto;
visando a melhoria no fluxo de
2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução;
trabalho da instituição e
3) Apresentação e validação de mudanças no projeto.
sustentabilidade.
Implantação nas varas pilotos com
alcance dos resultados
2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução.
apresentados como meta.
Capacitação na ferramenta,
melhoria no fluxo de trabalho e que
2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução;
a solução apresentada seja
3) Capacitar usuários.
eficiente.
Celeridade na tramitação
Divulgação da disponibilização do serviço de atendimento via
processual.
processo digital.
processual.
2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução.
Tabela 35 - Plano de comunicações
94
10.2. MATRIZ PODER X INTERESSE
Interesse
Poder
0
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Legenda
Buscar Satisfação
Esforço Mínimo
Manter informado
Gerenciar de Perto
1
2
3
4
5
6
7
8
3
9
1
7
5
8
9
4
6
8
7
12
11;13
Tabela 36 - Matriz das poder e interesse
10
10
2
95
10.3. MATRIZ DE COMUNICAÇÕES DO PROJETO
10.3.1.
Matriz das comunicações de documentos de gestão
Documento
Objetivo
Termo de
Abertura do
Projeto (TAP)
Oficializar a
aprovação e início
formal do projeto
Plano de Projeto
Validar plano de
projeto
internamente
Termo de Aceite
de Entrega
(TAE)
Formalizar
entregas do projeto
Destinatário
Diretor;
Gerente de Novos
negócios;
Equipe do projeto
Gestores de
Projeto Softplan,
Gestor geral
Softplan, Grupo gestor do
TJ
Meio
Reunião presencial
e armazenamento
no repositório da
organização
Como
Apresentar formalmente o
início das atividades do
projeto e comunicar via email
Reunião Presencial
Aprovação junto ao cliente
Gestor do
Projeto
Patrocinador
Repositório da
organização e
documento físico
assinado pelo
cliente arquivado
na pasta do cliente
Via aprovação de cada
entrega através da
formalização do aceite e
armazenamento na pasta
do projeto
Gestor do
Projeto
A cada entrega
Gestor do
Projeto
Término do
projeto
Gestor do
Projeto
Quinzenal
Termo de Aceite
do Projeto
(TEP)
Formalizar o
encerramento do
projeto
Patrocinador
Repositório da
organização e
documento físico
assinado pelo
cliente arquivado
na pasta do cliente
RAP
Apresentar o
andamento,
desempenho,
questões críticas e
Gerente de Novos
negócios;
Equipe do projeto
E-mail e repositório
da organização
Via aprovação da entrega
da solução e conclusão do
projeto.
Aceite considerando a
concordância do cliente em
relação às entregas
planejadas para o projeto
Via compilação de
informações e organização
no formato do template,
com envio aos os
envolvidos
Responsável
Gestor do
Projeto
Periodicidade
Única vez na
fase de
iniciação do
projeto
Única vez na
fase de
planejamento do
projeto
96
Documento
Memória de
reunião
10.3.2.
Documento
Documento
de Visão
Relatório
diário
Plano de
Treinamento
(PT)
Objetivo
riscos do projeto no
período
Destinatário
Meio
Como
Descreve as
decisões
importantes
tomadas durante as
reuniões de projeto
Elaboração da memória de
reunião, envio aos
Repositório da
Participantes
envolvidos e
organização
armazenamento na pasta
do projeto
Tabela 37 - Matriz de comunicações de gestão
Responsável
Periodicidade
Gestor do
Projeto
A cada reunião
Responsável
Periodicidade
Matriz das comunicações da fase de implantação
Objetivo
Apresentar a
estratégia de
implantação do
projeto.
Registrar a
situação diária
durante o período
de implantação
piloto
Documentar
planejamento para
realização de
treinamento dos
usuários
Destinatário
Meio
Como
Elaborar documento para
oficializar a estratégia de
implantação para o cliente em
relação
às entregas
planejadas no projeto.
Cliente
Repositório da
organização e e-mail
para a equipe de
projeto e cliente.
Gestor do
Projeto
Uma vez, no
planejamento da
fase de
implantação
Gestor do
Projeto
Repositório da
para o GP
O pessoal da equipe de projeto
que estiver alocado no cliente
deve documentar diariamente a
situação
Equipe de
campo
Diariamente
Patrocinador
Repositório da
ao cliente
Gestor do projeto deve elaborar
documento com requisitos
necessário para que ocorra o
treinamento da solução
Gestor do
Projeto
Na fase de
planejamento da
implantação
97
Documento
Ficha de
Avaliação de
treinamento
(FAT)
Objetivo
Avaliar a satisfação
dos usuários com o
treinamento
ministrado
Registrar os
principais
problemas e como
foram solucionados
de modo a evitar
ocorrências em
futuros projetos
Lições
aprendidas
Destinatário
Meio
Como
Participantes
dos
Treinamentos
Repositório da
organização
O consultor após ministrar o
treinamento deve aplicar
avaliação.
Equipe do
Projeto
Repositório da
para a equipe de
projeto
GP irá documentar principais
problemas e soluções
encontradas para evitar erros em
projetos futuros.
Responsável
Periodicidade
Consultor
No final de cada
treinamento
Gerente do
Projeto
Durante o
projeto e
consolidação na
fase de
encerramento
Tabela 38 - Matriz de comunicações de implantação
10.3.3.
Matriz das comunicações da fase de operacionalização
Documento
Solicitação de
atendimento
Objetivo
Solicitação de
atendimento para
solucionar uma
situação de erro ou
melhoria no sistema
Destinatário
Meio
Como
Responsá
vel
Equipe de
Suporte
Portal do cliente
O usuário detecta algum erro ou
melhoria no sistema e reporta a
equipe de suporte ao produto
O analista de negócio deve
apresentar as alterações realizadas
na versão que será entregue ao
cliente
Analista de
negócio
O analista de Negócio documentará
os novos requisitos para que sejam
feitas as implementações
Analista de
negócio
RAV - Relatório
de Alteração de
Versão
Documentar as
alterações de
evoluções da versão
do produto
Especialista no
Cliente
Repositório da
organização e
pasta de
versões dos
sistemas;
ERS –
Especificação de
Requisitos de
Software
Especificar os novos
requisitos solicitados
pelo cliente
Equipe de
Desenvolvimento
Repositório da
organização
Usuário do
sistema
Periodicidade
Em situações de
visualização de
erros ou
melhorias no
software
A cada 120 dias,
quando são
geradas versões
do produto
Por demanda
98
Documento
Objetivo
ROT – Roteiro de
Testes
Apresentar as
formas de validações
das novas
funcionalidades
Destinatário
Meio
Responsá
vel
Como
O analista de teste analisará os
cenários presente na manutenção
Repositório da
Equipe de testes
evolutiva e corretiva e descreverá os
organização
testes a serem executados para
validar as novas funcionalidades
Tabela 39 - Matriz de comunicações de operacionalização
Analista de
teste
Periodicidade
Manutenção
evolutiva ou
corretiva
realizada
10.4. EVENTOS
Evento
Objetivo
Reunião de kick-off interno
Apresentar e mobilizar a equipe do projeto
Reunião de kick-off externo
Apresentar a equipe do projeto ao cliente
Visita técnica – levantamento
de dados
Levantar os requisitos necessários para atender as
necessidades do cliente
Validar se os requisitos levantados foram
documentados e estão de acordo com as expectativas
do cliente.
Visita técnica – validação dos
Requisitos
Visita técnica – homologação
Realizar a homologação da solução junto ao cliente
Visita técnica – treinamento
Realizar a treinamento da solução no cliente
Visita técnica – implantação
assistida
Realizar a implantação assistida da solução no cliente
Reunião interna equipe de
projeto
Acompanhar a situação do projeto e resolver
impedimentos
Método
Responsável
Reunião
presencial
Gestor do Projeto
Reunião
presencial
Reunião
presencial
Reunião
presencial
Reunião
presencial
Reunião
presencial
Reunião
presencial
Reunião
presencial
Gestor do Projeto
Envolvidos
Equipe de Projeto
(Desenvolvimento,
produto e testes).
Cliente e equipe do
projeto
Consultor e Analista
de Negócio
Especialista no Cliente
Consultor e Analista
de Negócio
Especialista no cliente
Consultor
Consultor
Usuários do Sistema
Consultor
Gestor do Projeto
Equipe de Projeto
(Desenvolvimento,
produto e testes).
99
Evento
Reunião de encerramento lições aprendidas
Objetivo
Encerrar as atividades do projeto e levantar as lições
aprendidas durante o projeto para melhoria contínua
Método
Responsável
Envolvidos
Reunião
presencial
Gestor do Projeto
Equipe de Projeto
(Desenvolvimento,
produto e testes).
Tabela 40 - Tabela de eventos
10.5. DISTRIBUIÇÃO DAS COMUNICAÇÕES
10.5.1.
Perfis de acesso à documentação
Controle de acesso
Planejamento
Gerenciais
Legais
Financeiros
Restrição
Arquivos disponíveis a todos os colaboradores da unidade para
consulta. Edição limitada a equipe do projeto
Arquivos disponíveis a todos os colaboradores da unidade para
consulta. Edição limitada a equipe do projeto
Arquivos disponíveis a diretoria e gerência da unidade para
consulta. Edição limitada a equipe do projeto e responsável pelo
contrato
Arquivos disponíveis a diretoria e gerência da unidade para
consulta. Edição limitada ao gestor de projetos e assistente
Tabela 41 - Perfis de acesso a documentação
100
10.5.2.
E-mail
A Softplan possui política para utilização do e-mail. Deverão ser seguidos
os padrões apresentados no portal interno da qualidade e a ferramenta deve ser
utilizada para comunicações entre os membros da equipe ou entre esses e o
gerente de projeto. É utilizado para qualquer tipo de comunicação oficial do
projeto.
É a ferramenta principal para convocações para reuniões, divulgação de
memória de reuniões, comunicação de atualizações
importantes nos
documentos do projeto, autorizações do gerente do projeto ou do patrocinador
necessárias ao andamento das atividades para as quais não esteja prevista
formalização documental e/ou por reunião na matriz de comunicações deste
plano.
10.5.3.
Termo de aceite de entrega
Documento que formaliza a aceitação de uma entrega realizada pela
equipe de projeto, deverá ser utilizado o modelo padrão estabelecido pela
Softplan apresentado pela figura 33.
101
Figura 33 - Termo de aceite de entrega
10.5.4.
Documento que formaliza o encerramento do projeto e fim das atividades
do projeto pela equipe de projeto, posteriores demandas serão tratadas como
manutenção e deverá ser utilizado o modelo padrão estabelecido pela Softplan,
disponível no portal interno da qualidade.
102
Figura 34 - Termo de encerramento de projeto
10.5.5.
Reuniões - memória de reunião
Realizada para alinhamento do projeto. Registro obrigatório das
deliberações da memória de reunião. As memórias de reuniões serão utilizadas
para registrar informações importantes das reuniões realizadas, segue o modelo
de ata adotado pela Softplan e que será utilizado no projeto.
103
Figura 35 - Memória de reunião
104
10.6. PLANO DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
IdentificaçãoSigla
IdentificaçãoDenominação
LAP
Lições aprendidas
do projeto
MR
Memória de
reunião
PP
Plano de projeto
PT
Plano de
treinamento
TAE
Termo de aceite de
entrega
TAE
Termo de aceite de
entrega
TEP
Termo de
encerramento de
projeto
ArmazenamentoForma
ArmazenamentoLocal
RecuperaçãoIndexado por
TFS/ <cliente>/
<projeto> /
Meio eletrônico
Data/Assunto
Encerramento do
projeto
TFS/<cliente>/
Meio eletrônico
<projeto>/Memórias
Assunto
de Reunião
TFS/<cliente>/
Meio eletrônico
<projeto>/Plano de
Assunto
Projeto
TFS/<cliente>/
Meio eletrônico
<projeto>/
Assunto
Treinamentos
TFS/ <cliente>/
Meio eletrônico
<projeto>/ Termos de
Data/Assunto
Aceite
Armários no
Meio físico
Administrativo da
Índice numerado
equipe de contratos
Armários no
Meio físico
Administrativo da
Índice numerado
equipe de contratos
Tabela 42 - Matriz de registros
Tempo de
RetençãoManter por
Forma de
DescarteDisposição
Permanente
NA
Permanente
NA
Permanente
NA
Permanente
NA
Permanente
NA
Permanente
NA
Permanente
NA
105
Documentos que sejam produzidos em papel, especialmente aqueles que
contenham aceites (assinaturas), devem ser digitalizados – a cópia digital vai
para o repositório do projeto, e a cópia física encaminhada para equipe de
contratos para arquivamento na pasta física do cliente.
O gestor do projeto, no cliente, deve orientar sobre a necessidade de
compartilhamento e armazenamento das informações, consoante estrutura
analítica de documentos.
Documentos do
projeto
Planejamento
Gerenciais
Legais
Financeiros
Termo de
Abertura
Relatórios de
Acompanhament
o
Contrato e
Aditivos
Orçamento
Plano de Projeto
Memórias de
Reunião
Termos de
Aceite
Notas fiscais
Cronograma
Relatório de
Portófio
Fichas de
Comunicação
Riscos
Figura 36 - Estrutura analítica de documentos (documents breakdown structure)
A estrutura de pasta disponível na plataforma de compartilhamento de
informações TFS segue a hierarquia da estrutura analítica de documentação. E
as permissões segue a regra pelo primeiro nível de pastas no projeto.
106
11.
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS
11.1. GERENCIAMENTO DOS RISCOS
O gerenciamento dos riscos do projeto é realizado com base nos riscos
previamente identificados. Ao longo do projeto, os novos riscos devem ser
incorporados ao projeto, avaliados e, quando necessário, o plano do projeto deve ser
revisto e atualizado incorporando as estratégias de resposta.
A identificação dos riscos é feita através da técnica Delphi, reuniões de
brainstorming e opinião especializada. O registro dos riscos deve ser realizado por
escrito ou através de e-mail, utilizando o formulário da tabela 43.
Registro de Risco
Nº do risco
Prioridade
Data
Probabilidade
Responsável
Categoria
Detalhes do Risco
Causa
Efeito
Resposta ao Risco
Estratégia
Resposta
Tabela 43 - Formulário para registro de riscos
Para os riscos identificados, é realizada uma análise qualitativa, determinando
qual é o nível de prioridade do risco para o projeto. Os riscos priorizados podem passar
por análise quantitativa.
É de responsabilidade de toda a equipe do projeto a
identificação e monitoramento dos riscos. O gestor do projeto deve acompanhar e
controlar constantemente a evolução dos riscos durante a execução do projeto.
107
11.2. ESTRUTURA ANALÍTICA DOS RISCOS (RBS - RISKS
BREAKDOWN STURCTURE)
Projeto
Externo
Técnico
Organizacional
Gerenciamento
de Projetos
Cultura
Requisitos
Estratégico
Escopo
Concorrentes
Tecnologia
Financeiro
Prazo
Cliente
Segurança da
Informação
Prioridade de
Projetos
Custos
Política
Infraestrutura
Processos
Recursos
Legislação
Qualidade
Apoio da alta
Gestão
Comunicação
Parceiros
Economia
Logística
Figura 37 - Estrutura analítica dos riscos (RBS - risks breakdown structure)
11.3. IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS RISCOS
Para a análise qualitativa dos riscos, utilizou-se como base a probabilidade e
impacto dos riscos atrelados aos objetivos do projeto. A tabela 44 apresenta a escala
de probabilidade para classificação de riscos.
Probabilidade
Valor
Descrição
Muito Baixa
0,1
Dispensável. Dificilmente vai ocorrer.
Baixa
0,3
Improvável. Poucas chances de ocorrência.
Média
0,5
Possível. Ocorrência em alguns casos.
Alta
0,7
Provável. Grandes chances de ocorrência.
Tabela 44 - Probabilidade dos riscos
108
A tabela 45 apresenta a escala utilizada para determinar o nível de impacto dos
riscos aos objetivos do projeto.
Objetivo
do projeto
Muito baixo
0,05
Custo
Aumento
insignificante
no custo
Tempo
Desvio
insignificante
do
cronograma
Escopo
Diminuição
quase
imperceptível
do escopo
Qualidade
Degradação
quase
imperceptível
da qualidade
Baixo
Moderado
Alto
0,10
0,20
0,40
Aumento no
Aumento no
Aumento no
custo
custo entre
custo entre 10%
menor que
5% e 10%.
e 20%.
5%
Desvio no
Desvio do
Desvio do
cronograma
cronograma
cronograma
maior que
entre 5% e
entre 10% e
5%
10%
20%.
Área de
Áreas
Redução no
pouca
importantes
escopo
importância
do escopo
inaceitável para
do escopo
são afetadas
o Sponsor
afetada
Apenas
Redução da
aplicações
Redução de
qualidade
mais
qualidade
requer
exigentes
inaceitável para
aprovação do
são
o cliente
Sponsor
afetadas
Tabela 45 - Impacto dos riscos
Muito alto
0,80
Aumento no
custo maior que
20%
Desvio do
cronograma
maior que 20%.
Produto final do
projeto
inadequado
Produto final do
projeto
inutilizável
A tabela 46 é o resultado do enlace das duas escalas acima e representa uma
matriz de impacto versus probabilidade.
Probabilidade
0,9
0,7
0,5
0,3
0,1
0,05
0,04
0,03
0,02
0,01
0,05
Ameaças
0,09
0,18
0,07
0,14
0,05
0,1
0,03
0,06
0,01
0,02
0,1
0,2
0,36
0,28
0,2
0,12
0,04
0,4
0,72
0,56
0,4
0,24
0,08
0,8
0,72
0,56
0,4
0,24
0,08
0,8
Oportunidades
0,36
0,18
0,09
0,28
0,14
0,07
0,2
0,1
0,05
0,12
0,06
0,03
0,04
0,02
0,01
0,4
0,2
0,1
Impacto
Tabela 46 - Probabilidade e impacto dos riscos
0,05
0,04
0,03
0,02
0,01
0,05
109
11.3.1.
No.
Análise qualitativa das ameaças
Data
Identificação
Categoria
Causa
Levantamento incompleto dos processos
para internacionalização, gerando
trabalho que não estava previsto no
escopo do projeto.
Retenção de conhecimento insatisfatória
no idioma espanhol
Projeto estrutural não atender às
exigências necessárias para a instalação
do escritório
Instalações não atenderam às
normas fixadas na Colômbia
Problemas com serviços de telefonia e
internet
Equipamentos não estruturados a tempo
da inauguração da filial
Probabilidade
Impacto
Qualitativo
PXI
Atraso no cronograma do projeto
30%
0,10
0,03
Problemas na comunicação com
filial na Colômbia
70%
0,80
0,56
Atraso no início das atividades na
filial
30%
0,10
0,03
30%
0,20
0,06
30%
0,10
0,03
Adiamento da inauguração
30%
0,10
0,03
50%
0,10
0,05
30%
0,10
0,03
Efeito
1
08/07/2015
Processos
2
08/07/2015
Recursos
3
08/07/2015
Infraestrutura
4
08/07/2015
Infraestrutura
5
08/07/2015
Infraestrutura
6
08/07/2015
Infraestrutura
7
09/07/2015
Infraestrutura
8
09/07/2015
Infraestrutura
9
08/07/2015
Recursos
Falta de experiência da equipe da filial
Prazos não serem atingidos,
retrabalho e custo ultrapassar o
orçado
70%
0,40
0,28
10
09/07/2015
Infraestrutura
Equipamentos danificados durante as
instalações e estruturação do escritório
Custo ser maior que o orçado
30%
0,05
0,02
11
07/04/2015
Recursos
Indisponibilidade de recursos para
implantação do piloto
Atraso na implantação do piloto
50%
0,10
0,05
12
07/04/2015
Qualidade
Equipe de treinamento sem
conhecimento do produto
Pouca absorção de conhecimento
dos usuários que estão sendo
treinados
70%
0,40
0,28
Atraso na conclusão das instalações dos
serviços de internet e telefonia
Atraso na conclusão da estruturação dos
equipamentos da filial.
Atraso no início das atividades na
filial
Problemas na comunicação entre
a sede e filial
110
No.
Data
Identificação
13
08/04/2015
Logística
14
08/04/2015
Logística
15
09/04/2015
16
Categoria
Causa
Efeito
Probabilidade
Impacto
Qualitativo
PXI
70%
0,10
0,07
70%
0,10
0,07
Indisponibilidade de passagens para
Indisponibilidade de passagens para
treinamento dos usuários
Atraso no levantamento de dados
para a implantação
Atraso no treinamento dos
usuários
Logística
Indisponibilidade de passagens aéreas
para implantação do piloto
Atraso na conclusão da
70%
0,10
0,07
10/04/2015
Infraestrutura
Problemas com a infraestrutura no
processo de implantação
50%
0,10
0,05
17
18/04/2015
Qualidade
Equipe de suporte desqualificada para
operação
70%
0,40
0,28
18
18/04/2015
Qualidade
Equipe de desenvolvimento MC e ME
desqualificada para operação
Atendimento desqualificado ao
cliente
Atraso nas evoluções e correções
devido falta de conhecimento do
processo
70%
0,40
0,28
19
20/04/2015
Logística
Pontos de implantação sem
acessibilidade
Atraso na implantação do piloto
30%
0,20
0,06
20
12/07/2015
Cultura
Problemas culturais entre as equipes da
filial na Colômbia e sede
Falta de sinergia entre filial e sede
70%
0,20
0,14
21
12/07/2015
Economia
50%
0,80
0,40
22
12/07/2015
Recursos
50%
0,80
0,40
23
12/07/2015
Recursos
70%
0,20
0,14
24
16/07/2015
Legislação
50%
0,10
0,05
Instabilidade do dólar perante as moedas Inviabilizar o alcance do
locais
orçamento previsto
Equipe do projeto envolvido em outros
Indisponibilidade de recursos e
projetos
atrasos no cronograma
Falta de profissionais capacitados na
Atraso na mobilização dos
Colômbia
recursos da filial
Atraso nos trâmites legais para locação
Adiamento da inauguração do
do escritórios e liberação de licenças
escritório
Tabela 47 - Análise qualitativa das ameaças
111
11.3.2.
Análise qualitativa das oportunidades
No.
Data
Identificação
1
08/07/2015
Estratégico
Outros países se interessarem pelo sistema.
2
08/07/2015
Parceiros
Parcerias internacionais.
3
08/07/2015
Parceiros
4
09/07/2015
5
15/07/2015
Categoria
Causa
Países com diferenças no sistema judiciária ter
alterações, tornando-se semelhante ao utilizado
pela nossa solução.
Todas as contratações serem atendidas
Gerenciamento
conforme solicitado, antes do prazo, no custo
do projeto
orçado e com qualidade.
Estratégico
Efeito
Expansão de mercado da
empresa.
Aumentar a visibilidade
da empresa no âmbito
internacional.
Aumentar a possibilidade
de venda da solução
Reduzir prazo previsto,
atender custo e
qualidade.
Aumento na satisfação e
Interesse dos colaboradores da sede em
retenção dos
ascensão de carreira.
colaboradores
Tabela 48 - Análise qualitativa das oportunidades
Probabilidade
Impacto
Qualitativo
PXI
50%
0,40
0,20
50%
0,40
0,20
30%
0,20
0,06
30%
0,20
0,06
30%
0,40
0,12
112
11.3.3.
Análise quantitativa das ameaças
Os riscos 2, 9, 12, 17, 18, 20, 22 e 23 têm impacto moderado, alto ou muito alto em todo o projeto. Esses riscos são inviáveis
de quantificar financeiramente o seu impacto, todavia, por se tratarem de ameaças que influenciam diretamente o resultado final do
projeto, definiu-se uma estratégia de resposta mesmo sem quantificá-los.
No.
Causa
Efeito
15
Indisponibilidade de passagens aéreas para
70%
$34.705
$24.293
1
4
Instalações não atenderam as normas fixadas na
Colômbia
Atraso no início das
atividades na filial
30%
$61.445
$18.433
2
11
Indisponibilidade de recursos para implantação do
piloto
Atraso na implantação do
piloto
50%
$29.133
$14.566
3
19
Pontos de implantação sem acessibilidade
Atraso na implantação do
piloto
30%
$43.229
$12.969
4
14
Indisponibilidade de passagens para treinamento dos
usuários
70%
$12.681
$8.877
5
5
Problemas com serviços de telefonia e internet
30%
$25.348
$7.604
6
70%
$8.828
$6.180
7
30%
$17.919
$5.376
8
50%
$9.948
$4.974
9
30%
$15.557
$4.667
10
50%
$9.144
$4.572
11
13
6
16
3
7
Indisponibilidade de passagens para levantamento de
dados
Equipamentos não estruturados a tempo da
inauguração da filial
Problemas com a infraestrutura no processo de
implantação
Projeto estrutural não atender as exigências
necessárias para a instalação do escritório
Atraso na conclusão das instalações dos serviços de
internet e telefonia
Atraso no treinamento dos
usuários
Problemas na comunicação
entre a sede e filial
Atraso no levantamento de
dados para a implantação
Adiamento da inauguração
Atraso no início das
atividades na filial
Atraso no cronograma do
projeto
Probabilidade Impacto
Valor esperado
Prioridade
113
No.
24
1
8
10
Causa
Efeito
Probabilidade Impacto
Atraso nos trâmites legais para locação do escritórios Adiamento da
50%
e liberação de licenças
inauguração do escritório
Levantamento incompleto dos processos para
internacionalização, gerando trabalho que não estava
30%
projeto
previsto no escopo do projeto
Atraso na conclusão da estruturação dos
30%
equipamentos da filial.
projeto
Equipamentos danificados durante as instalações e
Custo ser maior que o orçado
30%
estruturação do escritório
Tabela 49 - Análise quantitativa das ameaças
11.3.4.
Valor esperado
Prioridade
$8.828
$4.414
12
$11.610
$3.483
13
$9.144
$2.743
14
$5.572
$1.671
15
Análise quantitativa das oportunidades
Os riscos 1 e 3 possuem um alto valor estratégico para a empresa, todavia não é viável incluir no escopo deste projeto a
expansão para mais um país. Os riscos 2 e 5 também merecem atenção, pois são oportunidades que aumentarão a visibilidade da
empresa perante novos colaboradores e parcerias. Para esses riscos é inviável quantificar financeiramente, todavia é de grande
valor determinar uma estratégia de resposta a eles.
No.
4
Causa
Efeito
Probabilidade
Todas as contratações serem atendidas conforme
Reduzir prazo previsto,
solicitado, antes do prazo, no custo orçado e com
30%
atender custo e qualidade
qualidade
Tabela 50 - Análise quantitativa das oportunidades
Impacto
$35.000
Valor esperado
$10.500
Prioridade
1
114
11.3.5.
Valor esperado do projeto com os riscos
A tabela 51 apresenta uma análise realizada no valor esperado considerando
o impacto exercido dos riscos ao projeto.
Análise dos Riscos
Descrição
Valores
Valor base do projeto
$13.311.889
Riscos - VE das ameaças
($124.823)
Riscos - VE das oportunidades
$10.500
Valor esperado do projeto com riscos
$13.197.566
Melhor caso
$13.346.889
Pior caso
$13.008.799
Impacto Total dos Riscos
Valor
Ameaças
$303.090
Oportunidades
$35.000
Tabela 51 - Valor esperado do projeto com os riscos
115
11.4. PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS
11.4.1.
Plano de resposta às ameaças
Dados antes da Resposta
No. Identificação
1
2
3
08/07/2015
08/07/2015
08/07/2015
Categoria
Causa
Levantamento
incompleto dos
processos para
Processos internacionalização,
gerando trabalho que
não estava previsto no
escopo do projeto
Retenção de
conhecimento
Cultura
insatisfatória no idioma
espanhol
Projeto estrutural não
Infraestrutu atender as exigências
ra
necessárias para a
instalação do escritório
Contenção
Efeito
VE
Atraso no
cronograma do
projeto
Processos para
documentados por
$3.483 terceiros, com cláusula
contratual: Atender todos
os trâmites para realizar a
Problemas na
comunicação
com filial na
Colômbia
Atraso no início
das atividades
na filial
Resposta
$0
espanhol por terceiros
Projeto estrutural
$4.667
realizado por terceiros
Layout do escritório
realizado por terceiros,
com cláusula contratual
$18.433
transferindo o risco de
instalação não atender as
normas vigentes
Estratégia
Custo da
resposta
Contingência
Nova
probabilidade
Novo
impacto
Novo VE
Resposta
Transferir
$ 2.563,03
10%
$11.610
Acompanhament
o dos contratos e
$1.161
aplicação de
multa contratual
Transferir
$6.405,53
10%
$0
Cursos
$0 complementares
do idioma
$1.400
$15.557
Acompanhament
o dos contratos e
$778
aplicação de
multa contratual
$800
$61.445
Acompanhament
o dos contratos e
$3.072
aplicação de
multa contratual
$3.500
Transferir
$3.205,64
5%
08/07/2015
Instalações não
Infraestrutu atenderam as
ra
normas fixadas na
Colômbia
Atraso no início
das atividades
na filial
5
08/07/2015
Problemas com
Infraestrutu
serviços de telefonia e
ra
internet
Problemas na
comunicação
entre a sede e
filial
Serviço de telefonia e
$7.604 Internet instalados por
terceiros
Transferir
$3.845,53
5%
$25.348
$1.267
6
08/07/2015
Equipamentos não
Infraestrutu
estruturados a tempo
ra
da inauguração da filial
Adiamento da
inauguração
Estruturação dos
$5.376 equipamentos realizados
por terceiros
Transferir
$4.776,56
5%
$17.919
$896
7
09/07/2015
Atraso na conclusão
Infraestrutu das instalações dos
ra
serviços de internet e
telefonia
Atraso no
cronograma do
projeto
$4.572
8
09/07/2015
Atraso na conclusão da Atraso no
Infraestrutu
estruturação dos
cronograma do
ra
equipamentos da filial
projeto
4
9
10
Falta de experiência da
equipe da filial
08/07/2015
Recursos
09/07/2015
Equipamentos
danificados durante as
Infraestrutu
instalações e
ra
estruturação do
escritório
Prazos não
serem atingidos,
retrabalho e
custo ultrapassar
o orçado
Custo ser maior
que o orçado
Transferir
$2.244,56
5%
Monitoramento periódico
do contrato de instalação
Mitigar
$239,32
10%
$9.144
$914
Monitoramento periódico
$2.743 do contrato de
estruturação
Mitigar
$239,32
10%
$9.144
$914
Mitigar
$2.933,04
30%
$0
$0
Capacitação e
$0 acompanhamento dos
novos colaboradores
Clausula contratual:
substituição do
$1.671 equipamento ou
devolução do valor do
mesmo
Custo da
Resposta
Transferir
$500
5%
$5.572
Acompanhament
o dos contratos e
aplicação de
multa contratual
Acompanhament
o dos contratos e
aplicação de
multa contratual
Acompanhament
o dos contratos e
aplicação de
multa contratual
Acompanhament
o dos contratos e
aplicação de
multa contratual
Realizar
capacitação dos
novos
colaboradores da
filial
Acompanhament
o dos contratos e
$279
aplicação de
multa contratual
$1.200
$1.300
$1.000
$2.500
$2.500
$12.000
$400
116
No. Identificação
Categoria
Causa
Efeito
11
07/04/2015
Recursos
Indisponibilidade de
recursos para
12
07/04/2015
Qualidade
Equipe de treinamento
sem conhecimento do
produto
Logística
passagens para
Atraso na
implantação do
piloto
Pouca absorção
de conhecimento
dos usuários que
estão sendo
treinados
Atraso no
levantamento de
dados para a
implantação
Logística
passagens para
treinamento dos
usuários
09/04/2015
Logística
Atraso na
conclusão da
passagens aéreas para
implantação do
piloto
10/04/2015
Problemas com a
Infraestrutu infraestrutura no
ra
processo de
implantação
13
14
15
16
17
18
19
20
08/04/2015
08/04/2015
18/04/2015
18/04/2015
20/04/2015
12/07/2015
Atraso no
treinamento dos
usuários
Atraso na
conclusão da
implantação do
piloto
Qualidade
Equipe de suporte
desqualificada para
operação
Atendimento
desqualificado
ao cliente
Qualidade
Equipe de
desenvolvimento MC e
ME desqualificada para
operação
Atraso nas
evoluções e
correções devido
falta de
conhecimento do
processo
Logística
Pontos de implantação
sem acessibilidade
Atraso na
implantação do
piloto
Cultura
Problemas culturais
entre as equipes da
filial na Colômbia e
sede
Falta de sinergia
entre filial e sede
21
12/07/2015
Recursos
Equipe do projeto
envolvido em outros
projetos
22
12/07/2015
Recursos
Falta de Profissionais
capacitados na
Colômbia
Indisponibilidade
de recursos e
atrasos no
cronograma
Atraso na
mobilização dos
recursos da filial
Contenção
VE
Resposta
Estratégia
Custo da
resposta
Contingência
Nova
probabilidade
Novo
impacto
Novo VE
Resposta
Custo da
Resposta
$14.566
mobilizada
Evitar
$6.736,90
5%
$29.132,7
Alocação de
$1.457 recurso extra no
projeto
$1.600
$0
Equipe de capacitação
treinada
Mitigar
$2.134,40
5%
$0
Realização de
$0 novas turmas de
treinamento
$2.000
Alocar assistente de
projeto para aquisição
$6.180
antecipada das
passagens
$8.877
antecipada das
passagens
$24.293
antecipada das
passagens
Alocar analista de
implantação para
$4.974
acompanhar o uso do
sistema
Realizar
acompanhamento
$0
assistido na incubação do
suporte N1, N2 e N3
Realizar
acompanhamento
assistido na incubação da
$0
equipe de
desenvolvimento ME e
MC
Analisar acessibilidade
$12.969 durante o planejamento
do ciclo
Aquisição de
passagens em
datas posteriores
ao planejado
Aquisição de
passagens em
datas posteriores
ao planejado
Aquisição de
passagens em
datas posteriores
ao planejado
Alocar mais
tempo do
analista de
implantação para
acompanhar o
uso do sistema
Evitar
$233,92
5%
$8.828
$441
Evitar
$467,84
5%
$12.681
$634
Evitar
$2.339,20
5%
$34.705
$1.735
Mitigar
$2.339,20
5%
$9.948
$497
Mitigar
$7.704,72
5%
$0
Treinamentos
$0 extra para equipe
de suporte
$1.010
Mitigar
$22.762,80
5%
$0
Treinamentos
$0 extra para equipe
de MC e ME
$2.000
Alocação de
recurso extra
$3.458 para validar
pontos de
acessibilidade
Realizar
constantemente
integração dos
integrantes da
$0
equipe para
garantir o
andamento do
projeto
$500
$700
$1.800
$12.000
Evitar
$936,18
8%
$43.229
Realizar integração entre
a equipe da sede e filial
Mitigar
$150,00
10%
$0
Negociar com
responsáveis dos outros
$0
projetos a disponibilidade
do recurso
Evitar
$940
8%
$0
Alocação de
$0 recurso extra no
projeto
$950
Enviar colaborador da
sede para realizar as
Evitar
$12.000
5%
$0
Alocação de
$0 recurso extra no
projeto, para
$12.500
$0
$0
$3.500
$2.352
117
No. Identificação
Categoria
Causa
Contenção
Efeito
VE
Resposta
Estratégia
Custo da
resposta
Contingência
Nova
probabilidade
Novo
impacto
funções necessárias e
capacitar equipe da filial
23
16/07/2015
Legislação
Atraso nos trâmites
legais para locação do
escritórios e liberação
de licenças
Adiamento da
inauguração do
escritório
$4.414
-
Aceitar
$0
30%
$8.828
Novo VE
Resposta
Custo da
Resposta
buscar os
recursos
necessários
Alocar
profissional extra
$2.648 para dar
continuidade na
atividade
$10.000
Tabela 52 - Plano de resposta às ameaças
11.4.2.
Plano de resposta às oportunidades
No.
1
2
3
4
5
Identificaçã
o
08/07/2015
08/07/2015
Categoria
Estratégico
Parceiros
08/07/2015
Parceiros
09/07/2015
Gerenciamento
do Projeto
15/07/2015
Estratégico
Causa
Alavancagem
Efeito
VE
Resposta
Estratégia
Custo da
resposta
Aproveitamento
Nova
probabilidade
Novo
impacto
Novo VE
Resposta
Custo da
Resposta
Outros países se
interessarem pelo
sistema
Expansão de
mercado da
empresa
Criação de plano de
internacionalização para
$0
viabilizar a venda da solução
para novos países
Provocar
$5.000
75%
$0
$0
Alocação de recurso extra
para buscar novos clientes
$1.000
Parcerias internacionais
Aumentar a
visibilidade da
empresa no
âmbito
internacional
Realizar pesquisar de
mercado para visualizar
$0
possíveis parcerias com
empresas internacionais
Provocar
$2.000
70%
$0
$0
para buscar novas parcerias
$1.000
Aumentar a
possibilidade
de venda da
solução
$0
-
Aceitar
$0
30%
$0
$0 para divulgar benefícios do
produto
$1.800
$10.500
-
Aceitar
$0
40%
$35.000
Incentivo aos recursos
envolvidos no projeto
$1.200
$5.500
70%
$0
Países com diferenças
no sistema judicial ter
alterações, tornando-se
semelhante ao utilizado
pela nossa solução
Todas as contratações
serem atendidas
conforme solicitado,
antes do prazo, no custo
orçado e com qualidade
Reduzir prazo
previsto,
atender custo e
qualidade
Aumento na
Interesse dos
satisfação e
colaboradores da sede
retenção dos
em ascensão de carreira
colaboradores
Realizar acompanhamento do
desempenho individual e em
$0 equipe dos colaboradores
Provocar
durante o projeto e propor
planos de carreira
Tabela 53 - Plano de resposta às oportunidades
$14.000
Divulgação do andamento
$0 do projeto para os
colaboradores da matriz
$800
118
11.4.3.
Valor esperado do projeto pós respostas aos riscos
Resposta aos Riscos
Descrição
Valor base do projeto – original
Custo das respostas – ameaças
Custo das respostas -oportunidades
Novo valor base do projeto
Riscos - VE das ameaças
Riscos - VE das oportunidades
Valor esperado do projeto
Melhor caso
Pior caso
Impacto Total dos Riscos
Impacto previsto das ameaças
Impacto previsto das oportunidades
Reservas Planejadas
VE reserva de contingência
VE reserva de aproveitamento
Valores Esperados com Reservas
Valor esperado do projeto
Melhor caso
Pior caso
Tabela 54 - Valor esperado pós respostas aos riscos
Valores
$13.311.889
($67.433)
($12.500)
$13.231.956
($20.153)
$14.000
$13.225.803
$13.266.956
$12.928.866
Valores
$303.090
$35.000
Valores
$10.007
$3.030
Valores
$13.212.766
$13.261.156
$12.841.354
11.5. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA
As reservas de contingência são serão destinadas exclusivamente ao
processo de gerenciamento de riscos. Estas estão orçadas no planejamento de
custos no valor de $13.037,00, cujo a autonomia para uso é descrita na tabela a
seguir.
Reservas de Contingência
Gestor do projeto aprova
$3.000,00
Gestor do projeto aprova com aval do $5.000,00
patrocinados
Somente o patrocinador tem permissão para Acima de $5.000,00 ou até o limite das
aprovação
reservas.
Tabela 55 - Liberação das reservas de contingência
119
12.
PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
12.1. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
As exigências e requisições a serem atendidas serão apresentadas na
Declaração de trabalho - SOW (Statement of Work) detalhando a especificação
técnica e no contrato subsequente, devendo tal padrão ser seguido pelos
fornecedores.
12.2. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES
Tomando como base a EAP do projeto e a matriz de decisão fazer ou
Comprar foi realizada a análise do que fazer e Comprar e definido pelo time do
projeto o que poderá ser feito internamente e quais os pacotes que deverão ser
contratados. Os entregáveis do projeto foram analisados e colocados dentro dos
4 quadrantes indicados abaixo:
Risco de
Contratar
Alto
ADQUIRIR
FAZER
ADQUIRIR
FAZER/ADQUIRIR
Baixa
Alta
Baixo
Figura 38 - Indicadores para análise das aquisições
Qualificação
interna em
relação ao
fornecedor
120
Análise Fazer ou Adquirir
Filial Instalada na Colômbia
Matriz Preparada para o Projeto
Projeto Planejado
Etapa
Risco
estratégico
de terceirizar
Classificação
interna em
relação ao
melhor
fornecedor
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Baixo
Baixa
Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Processos para atender a
levantados
Empresa de idiomas contratada
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Baixo
Baixa
Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Estruturação
dos
canais
de
comunicação entre sede e filial realizada
Alto
Alta
Fazer
Procedimentos contábeis realizados
Alto
Alta
Fazer
Procedimentos bancários realizados
Alto
Alta
Fazer
Procedimentos jurídicos realizados
Alto
Alta
Fazer
Empresa licenciada
Processos
de
operacionalização
desenvolvidos
Empresa responsável pelo projeto
estrutural contratada
Projeto estrutural realizado
Empresa responsável pelo layout do
escritório contratada
Layout de escritório realizado
Empresa
responsável
pela
disponibilização dos serviços de
telefonia e internet contratada
Serviços de telefonia e internet
instalados
Estrutura de rede implantada
Empresa
para
estruturação
dos
equipamentos contratada
Estruturação
dos
equipamentos
realizada
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Baixo
Baixa
Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Baixo
Baixa
Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Baixo
Baixa
Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Baixo
Baixa
Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Entrega
Termo de abertura
do projeto
desenvolvido
Consultoria para internacionalização
contratada
Processos para Internacionalização
documentados
filial
Equipe capacitada no idioma espanhol
Resultado
121
Novos colaboradores capacitados nos
Novos colaboradores capacitados na
Solução SAJ
Alto
Classificação
interna em
relação ao
melhor
fornecedor
Alta
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Equipe de Implantação mobilizada
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Dados levantamentos
Alto
Alta
Fazer
Sistema configurado
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Operação Incubada
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Alto
Alta
Fazer
Encerramento
do projeto
realizado
Análise Fazer ou Adquirir
Alto
Alta
Fazer
Termo de encerramento do projeto
Finalizado
Alto
Alta
Fazer
Resultados do projeto apresentados
Alto
Alta
Fazer
Piloto Implantado
Etapa
Risco
estratégico
de terceirizar
Entrega
Atendimento manutenção Evolutiva(ME)
incubado
Atendimento manutenção Corretiva(MC)
incubado
Resultado
Fazer
Tabela 56 - Análise fazer ou adquirir
12.3. RESPONSABILIDADES

A Softplan fornecerá o detalhamento dos serviços a serem adquiridos,
contendo os requisitos a serem atendidos como características qualitativas e
quantitativas;

Apresentar prazos de entrega de acordo com o cronograma do projeto;
122

Os fornecedores devem ser selecionados de acordo com a avaliação de suas
habilidades, conforme o RFP (solicitação de propostas);

O acordo contratual entre a empresa e o fornecedor deve ser usado como
base para a administração do contrato;

As mudanças no SOW, termos e condições do contrato, e outros
compromissos devem ser tratados de acordo com cláusulas contratuais e
mudanças aprovadas deverão ser feitas por meio de termo aditivo;

O monitoramento das atividades da contratada deverá ser executado pelo
gestor do projeto durante o período de contratação.
Membro da equipe
Atividade
Responsabilidade
Realizar
contratações
Garantir a contratação necessária para cumprimento das
atividades do projeto, atendendo as políticas e
procedimentos de aquisição da empresa
Gestor do projeto
Gerenciar o
projeto
Auxiliar o
gerenciamento
do projeto
Analisar proposta e garantir que as aquisições realizadas
atendam aos requisitos do projeto (prazo, custo,
qualidade) realizando o monitoramento das contratações.
Mitigar riscos das contratações.
Especificar serviços/produto a ser contratado de forma
clara e objetiva. Analisar informações recebidas das
propostas.
Diretor de Novos
negócios
Patrocinador
Responsável pela liberação dos recursos financeiros
Tabela 57 - Responsabilidades nas aquisições
12.4. NORMAS PARA O PROCESSO DE AQUISIÇÃO

Devem ser enviadas solicitações de proposta com as normas técnicas dos
serviços/equipamentos a serem contratados de maneira que facilite o
entendimento do que será fornecido e para melhor apresentação de
propostas;

Os contratos deverão ser elaborados conforme acordado entre as partes,
com o objetivo de reduzir alterações e aumentar a garantia da entrega dos
equipamentos ou da realização do serviço;

Sempre que houver atrasos no processo de compra de equipamentos, o
gestor do projeto e o patrocinador deverão ser formalmente comunicados;

As aquisições deverão ser monitoradas pelo gestor do projeto;
123

A SOW deverá ser apresentada aos fornecedores para que se tenha um
maior entendimento, controle do escopo e possam apresentar suas
propostas baseada na real necessidade;

A administração das aquisições e contratos ficará a cargo da equipe
administrativa da Softplan.
12.5. PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
O processo de contratação de terceiros é efetuado pelo processo de
compras da Softplan, no qual é:
1. Preparado o documento SOW detalhando as especificações
Técnicas;
2. Os fornecedores são identificados e as Propostas são solicitadas;
3. E são avaliadas de acordo com critérios da RFP, seguindo o fluxo
apresentado na figura 39.
O fornecedor, após selecionado para a demanda deve cumprir o
cronograma de entregas para liberação de faturamentos do serviço prestado, o
qual é formalizado através de assinatura de contrato de requisição de compra.
Figura 39 - Processo de aquisições
12.6. PAGAMENTO DOS TERCEIROS
O pagamento de terceiros é realizado por entregas ou mensal, de acordo
com contrato previamente acordado. A atividade de pagamento é executada pela
área administrativo-financeira da empresa.
124
12.7. CRONOGRAMA DE AQUISIÇÕES
Item da
EAP
1.2
1.3
Descrição
Orçamento
Consultoria para
$2.714,98
Internacionalização contratada
Processos para
$2.563,03
Internacionalização documentados
Data prevista Data prevista
de Início
de Término
Prazo
Fornecedor / Responsável
21/01/16
24/02/16
25 dias
Softplan
11/02/16
24/02/15
10 dias
Consultoria internacionalização
2.2
$2.524,60
24/03/16
08/11/16
12 dias
Softplan
2.3
$6.405,53
11/04/16
04/11/16
150 dias
Empresa de capacitação em idiomas
3.2.2.1
Empresa responsável pelo projeto
estrutural contratada
$4.349,61
24/03/16
03/06/16
24 dias
Softplan
3.2.2.2
$3.205,64
25/04/16
03/06/16
30 dias
Empresa especializada em projeto
estrutural
3.2.2.3
Empresa responsável pelo layout
de escritório contratada
$4.043,41
07/04/16
14/06/16
19 dias
Softplan
3.2.2.4
$2.244,56
04/05/16
14/06/16
30 dias
Empresa especializada em layout de
escritório
$3.051,95
14/04/16
06/06/16
16 dias
Softplan
$3.845,53
10/05/16
06/06/16
20 dias
Empresa de telefonia e internet
$2.558,02
03/06/16
18/07/16
15 dias
Softplan
$4.776,56
20/06/16
18/07/16
20 dias
Empresa especializada em estruturação
de equipamentos
3.3.1
3.2.2
3.3.4
3.3.5
Empresa responsável pela
disponibilização dos serviços de
telefonia e internet contratada
Serviços de telefonia e internet
instalados
Empresa para estruturação dos
equipamentos contratada
Estruturação dos equipamentos
realizados
Tabela 58 – Cronograma de aquisições
125
12.8. MAPA DAS AQUISIÇÕES DE RESPONSABILIDADE DA EQUIPE DE PROJETO
Cód.
1
2
3
4
5
6
Descrição
Detalhamento
EAP
Definir tipo de sociedade/empresa;
Verificar nome da empresa na câmara do
Procedimentos
comércio colombiana;
contábeis realizados
Consultar marca da empresa para registro
no país;
3.1.1
Consultar requisitos para certificação do
uso do solo;
Preencher formulários de registro contador;
Registrar a empresa na câmara do
comércio de Bogotá
Alugar Imóvel para sediar filial na
Alugar escritório da filial
3.2.2.1.2
Colômbia
Comprar equipamentos para compor a
estrutura de rede, como servidores e
Comprar equipamentos
dispositivos para realizar a estruturação da
para compor a estrutura
3.3.3.2
telefonia e serviços de internet com
de rede
aquisição de Business Link Direct de
10MB
Admissão de pessoal para Equipe
3.4.5; 3.5.5;
Contratar pessoas
Corporativa, suporte e equipe de
3.6.5
desenvolvimento da filial
Contratar coquetel para
Contratar coquetel para recepcionar os de
recepção de
3.9.5
convidados na inauguração da filial.
convidados
Adquirir
locomoção/hospedage Aquisição de passagens, hospedagens,
4.3.1
m para equipe de
deslocamentos e despesas com diárias
Responsáveis
Orçamento
Prazo
Tipo de
contrato
Contador atual
US$895,36
10 dias
Preço fixo
Gestor do
Projeto
US$8.955,61
10 dias
Preço fixo
Analista
administrativo
US$14.922,68
5 dias
Preço unitário
Analista de
recursos
humanos
A definir
30 dias
Preço unitário
Analista
administrativo
US$2.984,54
10 dias
Preço fixo
Assistente de
projeto
A definir
1 dia
Preço unitário
126
Cód.
Descrição
7
8
Detalhamento
Aquisição de equipamento para os
consultores, como notebooks, celulares,
materiais de escritórios e impressoras
EAP
Responsáveis
Orçamento
Prazo
Tipo de
contrato
4.5.7
Analista de
infraestrutura
US$59.690,73
60 dias
Preço unitário
2 dias
Preço unitário
Adquirir
passagem/hospedagem Aquisição de passagens, hospedagens,
Assistente de
4.5.14.1.3
A definir
para equipe de
deslocamentos e despesas com diárias
projeto
implantação assistida
Tabela 59 - Mapa das aquisições de responsabilidade da equipe de projeto
12.9. RISCOS DAS AQUISIÇÕES
Identificar riscos
Causa
Descumprimento do prazo de
entrega da pesquisa dos
processos para
Material fornecido com os
processos para
internacionalização com
qualidade abaixo do esperado
Descumprimento do prazo de 150
dias para o curso
Material didático com qualidade
abaixo do esperado
Evento
Entrega após o
prazo acordado
Não cumprimento do
contrato
Atraso no
cronograma do
curso de espanhol
Não cumprimento da
meta de alcance
nível DELE A1
Estratégias e Ações
Impacto
Atraso no
cronograma projeto
Profissionais não
obterem o
conhecimento
esperado.
Profissionais não
capacitados até a
data prevista
Profissionais não
obterem o
Estratégia
Ações
Responsável
Custos
estimado das
ações
Prevenir
Acompanhame
nto do contrato
Gestor do
projeto
US$: 233,92
Prevenir
Validação do
Material
Gestor do
projeto
US$: 233,92
Prevenir
AGP semanal
Gestor do
Projeto
US$: 1170,60
Prevenir
Validação do
Material
Analista de
treinamento
US$: 233,92
127
Identificar riscos
Causa
Evento
Estratégias e Ações
Impacto
Estratégia
Ações
Custos
estimado das
ações
Responsável
conhecimento
esperado.
Disponibilidade de local para
realização das aulas com
infraestrutura necessária
Indisponibilidade da
sala de treinamento
Não realização das
aulas
Mitigar
Indisponibilidade dos treinados
para participação das aulas
Faltas nas aulas
agendadas em dias
comerciais
Não cumprimento do
cronograma de aulas
e carga horária
Transferir
Nível de fluência básico em
espanhol não alcançado
Retenção de
conhecimento
insatisfatória
Não possibilidade de
utilização do
conhecimento para
Transferir
comunicação com
filial
Tabela 60 - Riscos das aquisições
Solicitar apoio
da equipe de
RH
treinamentos
para gestão da
logística de
salas
Agendar aulas
mensais de
reposição nos
sábados
Aplicar
avaliações
mensais
Gestor do
Projeto
US$: 292,40
Contratada
--
Contratada
--
128
12.10. DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW – STATEMENTE
OF WORK)
12.10.1. Processos para internacionalização documentados
Declaração de Trabalho (SOW) – Processos para Internacionalização documentados
Projeto: Filial da Softplan na Colômbia
Declaração de Trabalho
Elaborado por: Noemi Virginio
Aprovado por: Débora Anselmo
Versão: 1.0
Data de aprovação: 01/07/2015
1. Introdução
Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e implantação de piloto
da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e
sustentabilidade.
2. Escopo da Contratação
A contratação diz respeito à contratação de pesquisa de internacionalização através de consultoria
com experiência comprovada em internacionalização de empresas de software, para obtenção de
pesquisa de cases de internacionalização, bem como procedimentos necessários para realizar a
internacionalização da empresa.
A equipe do projeto não tem expertise no assunto e desconhece o país de destino, dessa forma, a
consultoria visa apoiar no planejamento dos pacotes de execução do projeto relacionado
operacionalização da empresa na Colômbia.
O conhecimento da consultoria será utilizada, também para benchmarking e referência de cases de
sucesso em internacionalização no segmento de tecnologia.
Cabe ainda a necessidade de apoio técnico quanto a legislação, cultura, jurídica, licenças e
bancária.
1. O que será contratado
Será contratada uma consultoria especializada em internacionalização de empresa de software, que
deverá se responsabilizar por realizar o estudo no mercado colombiano, a fim de levantar quais são
os procedimentos necessários para instalação da empresa no país. O produto entregue deve ser
um plano de ação para realizar a abertura da empresa na Colômbia; licenciamento; estruturação
contábil; e estruturação jurídica da Softplan. Este plano servirá como base para a realização formal
da abertura da empresa.
2. Estrutura a ser recebida

Pesquisa sobre internacionalização;

Plano de ação para abertura da empresa;

Estudo de mercado;

Estudo jurídico;

Estudo sobre a estrutura;

Estudo dos licenciamentos;

Apresentação aos principais envolvidos.
3. Quantidade necessária
129
Não se aplica.
4. Requisitos e padrões de qualidade


Profissionais capacitados e experientes no processo de internacionalização de empresas de
software;
Empresa com certificação ISO 9001;

Referência de cases de sucesso de internacionalização.
5. Critérios para selecionar os fornecedores

Empresa com Certificação ISO 9001 - 22%;

Material eletrônico e físico: 15%;

Referência de Cases de sucesso de internacionalização - 30%;

Carta de recomendação e contato - 10%;

Preço - 23%.
6. Orçamento
US$ 2.563,03.
7. Prazo
A execução dos serviços prestados deve iniciar em janeiro de 2016 com previsão de término em 10
dias úteis.
8. Condição de pagamento
O valor faturado pela contratada devidamente aceito pela Softplan será pago por esta de forma
única após entrega do contratado.
3. Normas de qualidade a serem atendidas
Estar de acordo com a norma ABNT.
4. Prazos
A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a
penalidades de multa conforme cláusula em contrato.
Data
Item
Descrição
Recebimento de proposta para análise do gestor do
21/01/2016
Proposta
projeto
11/02/2016
Contrato
Assinatura do contrato de fornecimento
24/02/2016
Entrega/Encerramento Data prevista de Entrega e encerramento do contrato
5. Responsabilidade da Contratante
Fornecer as informações solicitadas a contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços
contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade.
Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada.
Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e
conforme contrato.
6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço
A entrega do material elaborado deve ser feita por meio eletrônico e material físico.
130
Realizar apresentação do material elaborado aos principais envolvidos na sede da Softplan.
Tabela 61 - Processos para internacionalização documentados
12.10.2.
Declaração de Trabalho (SOW) – Equipe capacitada em Espanhol
Versão: 1.0
1. Introdução
Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e Implantação de piloto
sustentabilidade.
A contratação diz respeito a Contratação de uma escola de idioma para capacitar parte dos
colaboradores no idioma espanhol.
1. Capacitação no idioma espanhol
Necessidade de replicação do conhecimento no idioma espanhol para equipe da sede. Visa, ainda,
acelerar o entendimento e posterior comunicação entre a sede, filial e cliente. Deve também apoiar
na tradução da comunicação escrita, com tradução da documentação do projeto e documentação do
produto.
Será contratada uma escola de idiomas para realização de teste de nivelamento a fim de agrupar os
participantes em turmas por nível de conhecimento. Após, o contrato envolverá curso de espanhol
técnico para 15 pessoas, com propósito de que os funcionários estejam fluentes no idioma espanhol,
as informações de detalhamento de cláusulas contratuais estão detalhadas no contrato.
Serão necessários 150 dias corridos para de curso em espanhol conforme planejado no cronograma.
4.1.Pré-requisitos
- Professores com certificação DELE;
- Professores com vivência em países latinos;
- Material didático e multimídia próprio;
- Professores com conhecimento em espanhol técnico em software e linguagem jurídica;
- Disponibilidade de deslocamento dos professores;
- Referência de três empresas no segmento de tecnologia.
- Professores com certificação DELE C1 - 40%
- Professores com vivência no mínimo de dois anos em países latinos - 22%
- Material didático e multimídia próprio: 15%
- Livro texto
- Livro de exercícios
- Livros Áudio
- Referente de três empresas no segmento de tecnologia - 10%
- Carta de recomendação e contato
131
Declaração de Trabalho (SOW) – Equipe capacitada em Espanhol
- Preço - 13%
6. Orçamento
US$ 6.405,53
7. Prazo
A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em fevereiro de 2016 com previsão de término em
150 dias.
8. Condição de Pagamento
O valor faturado pela contratada e, devidamente aceito pela Softplan, será pago por esta de forma
mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em cinco vezes iguais, sendo que todas
as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da
mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização.
Professores com certificação DELE C1.
4. Prazos
Data
Item
Descrição
24/03/2016
Proposta
Recebimento de proposta para análise do Gestor do Projeto
11/04/2016
Contrato
08/11/2016
Encerramento
Encerramento do Contrato de fornecimento
Fornecer as informações solicitadas a Contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços
Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada
Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme
contrato.
Sala de Treinamento localizada na sede da empresa Contratante.
Tabela 62 – Equipe capacitada em espanhol
12.10.3.
Declaração de Trabalho (SOW) – Projeto estrutural realizado
Versão: 1.0
1. Introdução
132
sustentabilidade.
A contratação diz respeito a Contratação de uma empresa para realizar a definição do projeto
estrutural da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia.
1. Projeto Estrutural
Após a definição do local de instalação da filial na Colômbia, será necessário a realização do
Projeto da Estrutura da nova Filial, a fim de realizar ajustes se necessário para garantir o conforto e
segurança dos colaboradores, sobre tudo o uso adequado das instalações locadas.
Será contratada empresa para realizar projeto estrutural da nova filial.
1 Projeto estrutural.
4.1.Pré-requisitos
- Conhecimento técnico amplo e experiência em projetos similares;
- Atender as normas NBRs 6118, 6123, 15200, 14931 e 12655;
- Utilizar software profissional.
- Conhecimento técnico amplo – 20%;
- Experiência em projetos similares – 27%;
- Atender às normas NBRs 6118, 6123, 15200, 14931 e 12655 – 43%;
- Utilizar software profissional – 10%
6. Orçamento
US$ 3.205,64.
7. Prazo
A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em abril de 2016 com previsão de término em 30
dias.
mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em 3 vezes iguais, sendo que todas as
despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da
Estar de acordo com as normas NBRs 6118, 6123, 15200, 14931 e 12655.
4. Prazos
Data
Item
Descrição
24/03/2016
Proposta
Recebimento de proposta para análise do gestor do projeto
25/04/2016
Contrato
133
03/06/2016
Encerramento
Encerramento do contrato.
contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade;
Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada;
conforme contrato.
A entrega projeto por meio eletrônico e material físico;
Apresentar solução proposta aos principais envolvidos.
Tabela 63 - Projeto estrutural realizado
12.10.4.
Layout escritório realizado
Declaração de Trabalho (SOW) – Layout escritório realizado
Versão: 1.0
1. Introdução
sustentabilidade.
A contratação diz respeito a Contratação de uma empresa para determinar o Layout a ser utilizado
no escritório da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia.
1. Layout do Escritório
Realizar a projetar do layout do escritório a ser utilizado pela nova filial, baseado no utilizado pela
sede.
Será contratada empresa para realizar a projeção do Layout da Filial.
Número de lugares a atender os futuros colaboradores.
4.1.Pré-requisitos
- Disponibilizar estações de trabalho para todos os colaboradores poderem exercer suas funções
no escritório;
- Proporcionar segurança e conformo aos colaboradores.
- Análise do Ambiente Físico – 10%;
- Análise do Ambiente Térmico - 12%;
- Análise do Ambiente Acústico - 8%;
134
Declaração de Trabalho (SOW) – Layout escritório realizado
- Análise do Ambiente Luminoso – 30%;
- Análise da Circulação - 40%;
6. Orçamento
US$ 2.244,56.
7. Prazo
dias.
mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em quatro vezes iguais, sendo que
todas as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por
escrito da mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização.
Estar de acordo com a guia de referência para layout e ergonomia para escritórios conforme norma
regulamentadora NR-17.
4. Prazos
Data
Item
Descrição
04/05/2016
Proposta
14/04/2016
Contrato
14/06/2016
Encerramento
Encerramento do contrato
conforme contrato.
Projetar de layout de trabalho da nova filial.
Tabela 64 - Layout escritório realizado
12.10.5.
Serviços de telefonia e internet instalados
Declaração de Trabalho (SOW) – Serviços de telefonia e internet instalados
Versão: 1.0
135
1. Introdução
sustentabilidade.
A contratação diz respeito a contratação de uma empresa para realizar a instalação dos serviços de
telefonia e internet no escritório da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia.
1. Serviços de telefonia e internet do escritório
Prover link de internet e serviço de telefonia aos colaboradores, para garantir a execução de suas
atribuições.
Será contratada empresa para realizar a instalação e configuração dos serviços de Internet e
telefonia da filial. Deve ser entregue os serviços de internet cabeada e wi-fi configuradas e serviços
de telefonia disponíveis para o uso.
Não se aplica.
4.1.Pré-requisitos
- Conhecimento técnico;
- Experiência em projetos similares.
- Atender aos padrões da ANATEL – 50%;
- Conhecimento técnico – 33%;
- Experiência em projetos similares – 24%.
6. Orçamento
US$ 3.845,53.
7. Prazo
dias.
mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em seis vezes iguais, sendo que todas
Estar de acordo com os padrões RGQ-SCM aprovados pela ANATEL.
4. Prazos
Data
Item
Descrição
14/04/2016
Proposta
10/05/2016
Contrato
136
06/06/2016
Encerramento
Encerramento do contrato.
conforme contrato.
Os serviços serão executados no escritório da filial.
Tabela 65 - Serviços de telefonia e internet instalados
12.10.6.
Estruturação dos equipamentos realizados
Declaração de Trabalho (SOW) – Estruturação dos equipamentos realizados
Versão: 1.0
1. Introdução
sustentabilidade.
A contratação diz respeito a contratação de uma empresa para realizar a estruturação dos
equipamentos no escritório da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia.
1. Estruturação dos equipamentos
Realizar a estruturação das estações de trabalho baseado no projeto estrutura e no layout do
escritório.
Será contratada empresa para realiza toda a estruturação dos equipamentos da nova filial na
Colômbia.
Não se aplica.
4.1.Pré-requisitos
- Disponibilizar estações de trabalho para todos os colaboradores poderem exercerem suas funções
no escritório;
- Proporcionar segurança e conformo aos colaboradores.
- Análise do Ambiente Físico – 10%;
- Análise do Ambiente Térmico - 12%;
- Análise do Ambiente Acústico - 8%;
- Análise do Ambiente Luminoso – 30%;
137
Declaração de Trabalho (SOW) – Estruturação dos equipamentos realizados
- Análise da Circulação - 40%;
6. Orçamento
US$ 4.776,56.
7. Prazo
A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em junho de 2016 com previsão de término em
20 dias.
mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em cinco vezes iguais, sendo que todas
Estar de acordo projeto estrutural e layout previamente estabelecidos.
4. Prazos
Data
Item
Descrição
03/06/2016
Proposta
20/06/2016
Contrato
18/07/2016
Encerramento
Encerramento do Contrato.
Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada
conforme contrato.
A entrega deve ser o escritório pronto para início das atividades.
Tabela 66 - Estruturação dos equipamentos realizados
138
12.11.
SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS (RFP – REQUEST FOR
PROPOSAL)
Os produtos e serviços deverão ser solicitados formalmente através de RFP
atendendo às SOW criadas pelo assistente de projeto e aprovadas e acompanhadas
pelo gestor do projeto, conforme exemplo de RFP na figura 40 e 41.
Figura 40 - Modelo de solicitação de proposta - Parte 1
139
Figura 41 - Modelo de solicitação de proposta – Parte 2
12.12.
ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS
O acompanhamento dos contratos e fornecimentos será de responsabilidade do
gestor do projeto conforme atividade em cronograma. As solicitações de alterações
140
de escopo de contratações deverão ser tratadas como aditivo contratual quando for
necessário.
12.13. ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS
O encerramento dos contratos ocorrerá mediante solicitação do gestor do
projeto ou patrocinador responsável pelo fornecedor, ou ao término do cronograma de
trabalho previsto.
O gestor do projeto deve verificar se os requisitos solicitados foram atendidos
e documentar as lições aprendidas, a fim de formalizar o encerramento do contrato.
No seu término será emitido o Termo de Encerramento de Contrato. Os comprovantes
físicos e digital serão mantidos por 5 (cinco) anos, após esse prazo, serão mantidos
apenas os arquivos digitais devidamente arquivados junto a documentação do
contrato.
141
Figura 42 - Modelo de termo de encerramento de contrato
142
13.
PLANO DE GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS
13.1. ESTRUTURA ANÁLÍTICA DE STAKEHOLDERS
13.1.1.
Estrutura Analítica de stakeholders
stakeholders breakdown structure)
externos
(external
Está apresentado nas figuras 43 e 44 a estrutura analítica dos principais
Stakeholders externos ao projeto identificados no Brasil e na Colômbia.
Brasil
Diretor
Executivo
Diretor de
Tecnologia
Diretor
de Negócios
Gerente de
Serviços
Coordenador de
PMO
Gerente de
Contratos
Corporativos
Terceirizados
Gerente de RH
Gerente
AdministrativoFinanceiro
Gerente de
Qualidade
Gerente de
Infraestrutura de
TI
Figura 43 - Estrutura analítica dos stakeholders externos no Brasil (Brazil external stakeholders
breakdown structure)
143
Colômbia
Parceiro
comercial
Presidente do
Tribunal
Poder
Legislativo
Poder
Executivo
População
Usuários do
Sistema
Juízes
Fiscalia
Figura 44 - Estrutura analítica dos stakeholders externos na Colômbia (Colômbia external
stakeholders breakdown structure)
13.1.2. Estrutura Analítica de Stakeholders internos (internal stakeholders
breakdown structure)
Está apresentado na figura 45 a estrutura analítica dos principais stakeholders
internos ao projeto identificados na sede da empresa.
Diretor de
Negócios
(Patrocinador)
Comercial
Executivo
Comercial
Equipe de
Gestão de
projetos
Implantação
Instalação
Gestor de
portfólio
Consultores
Tribunais
Equipe de ADM
Gestor de
projetos
Equipe de
Implantação
Equipe de Apoio
Assistente de
projetos
Equipe de
Treinamento
Equipe de DHO
Equipe de
Configuração
Equipe de
Configuração
Incubação
Equipe de
Suporte
Figura 45 - Estrutura analítica dos stakeholders internos (internal stakeholders breakdown structure)
144
13.2. IDENTIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO
13.2.1.
Cód.
1
2
3
4
5
6
Stakeholders internos
Parte interessada
Diretor Executivo–
Unidade de Justiça
Diretor de Tecnologia
Gerente de Serviços
Coordenador de PMO
Executivo de Novos
Negócios
Área
Patrocínio institucional do projeto
[email protected]
Negócios
Tecnologia
Negócios
Negócios
Patrocinador do projeto
Apoiador com evolução tecnológica do produto
Apoio com equipe e metodologia de gestão de projetos
Apoio a gestão do projeto e coordenação da equipe de projeto
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Negócios
Contato comercial com parceiro local
[email protected]
Gestor de Portfólio
Negócios
8
Gerente de Projeto
Negócios
9
Equipe do projeto
Negócios
11
12
13
14
Especialista do projeto
SAJ
Gerente de Recursos
Humanos
Gerente
Gerente de Qualidade
Gerente de
Infraestrutura de TI
E-mail
Negócios
7
10
Função
Tecnologia
Corporativo
Corporativo
Corporativo
Corporativo
Gestão do portfólio de projetos de expansão internacional e
apoio ao projeto de instalação da Softplan Colômbia
Responsável pela gestão do projeto de instalação da Softplan
Colômbia
Apoio a gestão do projeto com documentação e execução de
pacotes de trabalho
Apoio no levantamento de informações e análise de impactos
no produto
Apoio na capacitação da equipe da sede e descrição de
cargos para contratações locais
Apoio na estruturação legal e burocrática da empresa na
Colômbia
Apoio na adequação de processos da sede
Apoio na estrutura e rede e comunicação da sede para
suporte a filial
Tabela 67 - Identificação dos Stakeholders internos
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
145
13.2.2.
Cód.
15
Stakeholders externos
Parte interessada
Área
Função
E-mail
Negócios
Contato comercial com cliente
[email protected]
Cliente
Implantação do sistema no judiciário colombiano
[email protected]
17
Parceiro comercial
Presidente do Tribunal de
Justiça
Juízes
18
Servidores do Tribunal
Cliente
19
População
Cliente
20
Fiscalia
Cliente
16
Cliente
Usuários chave na implantação do projeto, como facilitadores
Usuários finais do sistema serão capacitados e devem migrar
para a nova solução
Serão impactados com a alteração de sistema
Usuários de sistema integrado e devem garantir que a
legislação seja cumprida no país
Tabela 68 - Identificação dos stakeholders externos
[email protected]
[email protected]
---
146
13.3. CLASSIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS
Para classificação dos stakeholders foram utilizados os seguintes critérios:

Poder do Stakeholder no projeto: considerando neste o nível de autoridade, a
posição hierárquica ou de carisma e liderança pessoal da parte interessada;

Interesse no projeto: considerando o nível de preocupação em relação aos
resultados do projeto da parte interessada;

Influência no projeto: atribuindo o envolvimento ativo no projeto, quais pessoas
possuem grande influência no projeto e na tomada de decisão, na gestão de
processos envolvendo gargalos e atuando como formador de opinião na
empresa ou cliente;

Impacto: tratado como habilidade para efetuar mudanças no planejamento ou
na execução do projeto.
E como produto destes, tem-se a importância do stakeholder para o projeto,
apresentada na matriz da tabela 69.
Poder
Influência
1
2
3
4
5
Interesse
5
25
100
225
400
625
5
4
16
64
144
256
400
4
3
9
36
81
144
225
3
2
4
16
36
64
100
2
1
1
4
9
16
25
1
1
2
3
4
5
Impacto
Tabela 69 - Matriz de análise stakeholders
147
13.3.1.
Cód.
Classificação dos stakeholders internos
Importância
Parte interessada
1
625
Diretor Executivo –
Unidade de Justiça
2
625
3
240
Diretor de
Tecnologia
4
192
5
300
6
72
7
180
8
120
Gerente de Projeto
9
54
Equipe de projeto
10
48
11
32
12
32
Coordenador de
PMO
Executivo de Novos
Negócios
Especialista do
projeto SAJ
Gerente de
Recursos Humanos
Gerente
Internacionalizar a unidade de negócio
de justiça com sucesso do projeto,
aumento na lucratividade e aumento da
visibilidade da marca
Concluir o projeto com sucesso em no
máximo de 36 meses
Não oneração do desenvolvimento a
curto prazo
Execução do projeto com gestão do
PMO
Gestão do projeto com equipe do PMO
e resultados efetivos a curto prazo
Expansão comercial e abertura de
novas oportunidades de negócios
Gestão do projeto no portfólio interno e
conclusão consoante expectativas do
patrocinador
Gerir o projeto com atendimento de
requisitos de custos, prazos e
qualidade definidos em conjunto ao
sponsor
Apoiar na execução do projeto visando
sucesso do projeto;
Ter reconhecimento por seu papel e
sentir se parte da equipe
Envolvimento na expansão da
empresa e produto
Apoio as necessidades da unidade de
negócio
negócio
Poder na
empresa
Interesse no
projeto
Influência no
projeto
Impacto
Nível de
engajamento
5-Muito
Alto
5-Muito Alto
5-Muito Alta
5-Muito
Alto
Apoiador
5-Muito Alto
5-Muito Alta
5-Muito
Alto
Apoiador
4-Alto
3-Média
4-Alto
Neutro
4-Alto
4-Alto
3-Média
4-Alto
Neutro
3-Médio
5-Muito Alto
5-Muito Alta
4-Alto
Apoiador
2-Baixo
4-Alto
3-Média
3-Médio
Apoiador
3-Médio
5-Muito Alto
4-Alta
3-Médio
Apoiador
2-Baixo
5-Muito Alto
4-Alta
3-Médio
Apoiador
2-Baixo
3-Médio
3-Média
3-Médio
Apoiador
2-Baixo
4-Alto
2-Baixa
3-Médio
Apoiador
4-Alto
2-Baixo
2-Baixa
2-Baixo
Neutro
4-Alto
2-Baixo
2-Baixa
2-Baixo
Neutro
5-Muito
Alto
5-Muito
Alto
148
Cód.
Importância
13
32
Gerente de
Qualidade
14
32
Gerente de
Infraestrutura de TI
Poder na
empresa
Interesse no
projeto
Influência no
projeto
Impacto
Nível de
engajamento
negócio
4-Alto
2-Baixo
2-Baixa
2-Baixo
Neutro
negócio
4-Alto
2-Baixo
2-Baixa
2-Baixo
Neutro
Parte interessada
Tabela 70 - Classificação dos stakeholders internos
13.3.2.
Cód.
15
16
17
Classificação dos stakeholders externos
Importância
Parte
interessada
Função
135
Parceiro
comercial
Contato comercial
com cliente
375
Presidente
do Tribunal
de Justiça
Implantação do
sistema no
judiciário
colombiano
192
Juízes
18
36
Servidores
do Tribunal
19
4
População
Usuários chave
na implantação do
projeto, como
facilitadores
Usuários finais do
sistema serão
capacitados e
devem migrar
para a nova
solução
Serão impactados
com a alteração
de sistema
Poder na
empresa
Interesse
no projeto
Influência no
projeto
Impacto
Nível de
engajamento
3-Médio
5-Muito
Alto
3-Médio
3-Médio
Apoiadora
3-Médio
5-Muito
Alto
5-Muito Alto
5-Muito
Alto
Apoiadora
3-Médio
4-Alto
4-Alto
4-Alto
Neutra
Capacitação na ferramenta,
melhoria no fluxo de
trabalho e que a solução
apresentada seja eficiente
1-Muito
baixo
3-Médio
3-Médio
4-Alto
Resistente
processual
1-Muito
baixo
2-Baixo
1-Muito baixo
2-Baixo
Neutra
Parceria
comercial
exclusiva com aumento no
número de clientes e
sucesso no projeto
Implantação com sucesso e
dentro das expectativas de
custo e prazo visando a
melhoria no fluxo de
trabalho da instituição e
sustentabilidade
Implantação nas varas
pilotos com alcance dos
resultados apresentados
como meta
149
Cód.
20
Importância
1
Parte
interessada
Fiscalia
Função
Poder na
empresa
Interesse
no projeto
Usuários de
sistema integrado
e devem garantir
1-Muito
3-Médio
que a legislação
processual
baixo
seja cumprida no
país
Tabela 71 - Classificação dos stakeholders externos
Influência no
projeto
Impacto
Nível de
engajamento
3-Médio
2-Baixo
Neutra
150
13.3.3.
Matriz de Importância do stakeholder para o projeto
Análise de Importância
700
600
500
400
300
200
100
0
Diretor Executivo
Parceiro comercial
Presidente do Tribunal de Justiça
Coordenador de PMO
Figura 46 - Análise de importância de stakeholders
Juízes
151
13.4. PLANO DE ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS
Foram definidas ações de engajamento para os stakeholders considerados de alto grau de importância.
13.4.1.
Plano de engajamento dos stakeholders internos
Parte interessada
Importância
Nível de
engajamento
Diretor Executivo–
Unidade de Justiça
625
Apoiadora
625
Apoiadora
240
Neutra
192
Neutra
Coordenador de PMO
300
180
Estratégia
Manter satisfeito
para garantir o
engajamento
Manter satisfeito
para garantir o
engajamento
Gerenciar com
atenção
Ações
Responsável
Comunicação via Relatório de
Acompanhamento de Projeto (RAP)
Gestor de Projetos
Comunicação via RAP e reuniões mensais de
acompanhamento
Gestor de Projetos
Comunicação via - RAP
Gestor de Projetos
Manter informado
Comunicação via RAP
Gestor de Projetos
Apoiadora
Manter informado
Comunicação via RAP e reuniões mensais de
acompanhamento
Gestor de Projetos
Apoiadora
Manter satisfeito
para garantir o
engajamento
Comunicação via RAP e alinhamento semanal
sobre andamento dos pacotes de trabalho
Gestor de Projetos e
assistente de projetos
Tabela 72 - Plano de engajamento dos stakeholders internos
152
13.4.2.
Parte
interessada
Parceiro
comercial
Presidente do
Tribunal de
Justiça
Juízes
Plano de engajamento dos stakeholders externos
Principais
expectativas
Parceria
comercial
exclusiva
Implantação com
sucesso e dentro
das expectativas
de custo e prazo
Implantação nas
varas pilotos com
alcance dos
resultados
apresentados
como meta
Importância
Nível de
engajamento
Ações
Responsável
400
Apoiadora
Comunicação via follow up comercial semanal e
reuniões mensais de acompanhamento Avaliação
Gerencial mensal (AGM)
Executivo de novos
negócios e diretor comercial
375
Apoiadora
Comunicação via reuniões quinzenais de
acompanhamento do projeto, RAP e visitas
periódicas da diretoria
Gestor de projetos,
assistente de projetos e
diretor de negócios
192
Neutra
Comunicação via portal/ intranet do tribunal, e-mail
marketing do projeto e comunicação dos ciclos de
implantação
Gestor de projetos e
assistente de projetos
Tabela 73 - Plano de engajamento dos stakeholders externos
153
REFERÊNCIAS
PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). Um Guia do Conhecimento em
Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Quinta Edição. Newtown Square:
Project Management Institute, 2013.
154
APÊNDICE A – TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Termo de Abertura do Projeto
PROJECT CHARTER
Revisão: 02
Data: 20/07/12
1. Projeto
Filial da Softplan na Colômbia - Internacionalização da empresa Softplan, com
expansão do Sistema de Automação Judicial (SAJ) – Tribunais.
2. Descrição
O projeto Softplan contempla a expansão da empresa através de uma nova
unidade de negócio instalada na Colômbia. Essa nova unidade tem como
finalidade suportar empresa durante o processo de implantação da solução SAJ e
servir de base para estruturação da equipe de suporte e manutenção no alocada
no país.
3. Justificativa
A Colômbia utiliza a tramitação de processos judiciais manual o que torna o
trabalho oneroso e com longo tempo de resolução. Dessa forma, a implantação da
solução de
automação
judicial promoverá
ganhos de
produtividade e
sustentabilidade pela eliminação do uso do papel, reduzindo custos operacionais
e dos insumos empregados para o trâmite do processo físico, além de promover
transparência e acessibilidade à população.
A Colômbia possui uma estrutura de processos semelhante ao judiciário
brasileiro, mercado de atuação da solução. Assim, a implantação da solução
reduzirá o tempo para atendimento dos advogados e trará maior agilidade no
trâmite judicial, além de economizar recursos materiais e de mão de obra.
A empresa Softplan está em busca de novos mercados, pois o mercado atual
está saturado. Logo, visando ampliar o número de clientes, a internacionalização
155
da empresa foi definida como uma das metas do planejamento estratégico do
triênio de 2014 à 2016.
4. Objetivo
Instalação e operacionalização da empresa Softplan com expansão do Sistema
de Automação Judicial (SAJ) – Tribunais operando em 100% das varas da
Colômbia em até 3 anos a partir de janeiro de 2016 com lucratividade de 40%.
5. Requisitos
Abaixo estão listados os requisitos iniciais do projeto:
● Adequar os processos da sede da empresa para suportar a estrutura da
uma nova unidade de negócio instalada na Colômbia;
● Desenvolver os processos da nova unidade de negócio na Colômbia
com base nos processos atuais nas unidades do Brasil;
● Empresa com estruturação legal, física e tecnológica para operar na
Colômbia;
● Executar uma fase de implantação de piloto em 10 varas da Colômbia,
visando validar a solução e estratégia de implantação do projeto;
● Implantar a solução de automação judicial em 100% das varas da
Colômbia;
● Equipe de apoio na sede responsável por dar suporte à nova unidade
de negócio especializada na língua do país;
● Estruturar a equipe de desenvolvimento responsável pela manutenção
corretiva e evolutiva da solução pós implantação.
6. Premissas
Definem-se como premissas para o projeto:
● Software traduzido para o idioma espanhol e disponível no marco de
iniciação da implantação;
156
● Software adaptado ao fluxo de trabalho da rama judicial colombiana;
● Sede brasileira com estrutura física e tecnologia adequada para suportar
a comunicação com a nova unidade de negócio.
7. Designação
Débora Anselmo é a gerente de projeto. Sua autoridade é limitada a esfera
interna da organização, poderá contratar, realizar compras e gerenciar a equipe
de acordo com os critérios definidos no plano de projeto.
Em aspectos financeiros, a autoridade da gerente de projeto limita-se a
determinações que serão definidas no plano de gerenciamento dos custos. Para
auxílio no gerenciamento do projeto, têm-se os seguintes recursos: Augusto
Colombelli Alessio, Maria Eduarda Torres, Marília Maragno e Noemi Virginio.
8. Principais partes interessadas
São as principais partes interessadas no projeto:
● Diretor de novos negócios e patrocinador do projeto;
● Diretor executivo da unidade de negócio;
● Executivo de novos negócios;
● Analista de negócios e especialista na estrutura de negócios do software;
● Gerente
do
portfólio
dos
projetos
internos,
responsável
pelo
acompanhamento do projeto em conjunto aos demais projetos do portfólio
de projetos internos da empresa;
● Coordenador do PMO;
● Gerente de serviços;
● Parceiro atuante na Colômbia;
● Equipe do projeto;
● População colombiana;
● Estrutura do judiciário colombiano, contemplando tribunais e fiscália;
● Usuário final do sistema.
157
9. Lista de milestones
O prazo de conclusão previsto para este projeto é de 3 anos conforme a
discriminação a seguir:
● Adequação da empresa para suportar a nova unidade fora do país –
Novembro de 2016;
● Instalação da empresa na Colômbia – Novembro de 2016;
● Implantação do sistema – Setembro de 2017;
● Operacionalização da nova unidade de negócio – Fevereiro de 2018.
10. Orçamento
O orçamento previsto para o projeto é de $ 7.550.000,00, sendo este valor
dividido conforme a discriminação a seguir:
Fase do projeto
Valor
Planejamento do projeto
$ 19.194,52
$ 26.701,13
$ 70.755,69
$ 171.769,96
Piloto implantado
Operação incubada
$ 30.456,66
$ 5.686,62
Total
$ 324.564,58
11. Riscos
A partir de uma análise inicial de riscos foram listadas os seguintes fatores a
serem considerados:
● Alta gestão da unidade não apoiar o projeto;
● Dificuldade de locomoção entre os dois países e de logística na Colômbia;
158
● Falta de mão de obra capacitada na Colômbia;
● Equipe brasileira com dificuldade na comunicação em espanhol;
● Estrutura física e tecnológica na Colômbia inadequada para instalação;
● Instabilidade política na Colômbia;
● Bloqueios governamentais para instalação de novas empresas estrangeiras na
Colômbia;
● Instabilidade do dólar perante as moedas locais, do Brasil e da Colômbia;
● Dificuldade com importação de bens de capital e tecnologia;
● Falta de contatos comerciais e políticos atuantes na Colômbia;
● Inadimplência do cliente local no pagamento das entregas de implantação do
software e manutenção;
● Tecnologia do produto incompatível com a estrutura tecnológica do cliente;
● Outros países com interesse na solução.
159
APÊNDICE B – CRONOGRAMA DO PROJETO
EAP
1
1.1
Nome
Filial da Softplan na Colômbia
Projeto planejado
Início
04/01/2016
04/01/2016
04/01/2016
Término
Pred.
09/03/2018
23/03/2016
26/01/2016
1.1.1
Elaborar Termo de Abertura
04/01/2016 11/01/2016
6d
Assistente de Projeto[50%];Gestor do
Projeto[50%];Impressão de papel[15];Ligação
telefônica[10]
1.1.2
Revisar Termo de Abertura
12/01/2016 15/01/2016 3
4d
Gestor do Projeto[50%];Assistente de
Projeto[25%];Assistente de Projeto 2[25%]
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.2
Apresentar Termo de Abertura à gerencia
Aprovar Termo de Abertura com patrocinador
Preparar ambiente interno ( Projeto EPM/RTC/TFS)
Divulgar Abertura do Projeto
18/01/2016
19/01/2016
20/01/2016
20/01/2016
21/01/2016
1d
1d
5d
1d
25d
1.2.1
Identificar consultorias habilitadas para o processo de
21/01/2016 08/02/2016 8
12,5d
Projeto[25%];Ligação telefônica[60];Impressão
de papel[5]
1.2.2
Solicitar Propostas das consultorias selecionadas
21/01/2016 21/01/2016 10II
1d
Projeto[25%]
1.2.3
Analisar Propostas das consultorias
21/01/2016 27/01/2016 10II
5d
Gestor do Projeto[50%];Impressão de papel[30]
1.2.4
Selecionar proposta
28/01/2016 03/02/2016 12
5d
Gestor do Projeto; assistente de Projeto[20%]
1.2.5
Contratar consultoria
04/02/2016 10/02/2016 13
5d
Assistente de Projeto[20%];Analista
Administrativo[50%];Impressão de
papel[20];Ligação telefônica[10]
1.2.6
1.3
1.4
Monitorar empresa de consultoria contratada
11/02/2016 24/02/2016 14;16TT
11/02/2016 24/02/2016 14
04/02/2016 29/02/2016
10d
10d
18d
1.4.1
Elaborar Plano de Projeto
04/02/2016 23/02/2016 13
14d
Projeto[50%];Impressão de papel[50];Ligação
telefônica[10]
1.4.2
Revisar/Encerrar o Plano de Projeto
24/02/2016 29/02/2016 18
4d
Projeto[50%];Impressão de papel[50]
18/01/2016
19/01/2016
26/01/2016
20/01/2016
24/02/2016
4
5
6
6
Duração
570d
58d
17d
Recursos
Gestor do Projeto; Impressão de papel[15]
Assistente de Projeto[20%]
Consultoria Internacionalização
160
EAP
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.6
Nome
Identificar recursos já contratados para alocar no projeto
Negociar alocação com superiores dos recursos
Alocar recursos no projeto
Comunicar recursos da participação no projeto
Início
01/03/2016
01/03/2016
09/03/2016
15/03/2016
15/03/2016
01/03/2016
Término
16/03/2016
08/03/2016
14/03/2016
16/03/2016
15/03/2016
23/03/2016
1.6.1
Preparar material para reunião
01/03/2016 07/03/2016 19
5d
Assistente de Projeto; Ligação
telefônica[20];Impressão de papel[35]
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
Agendar sala de reunião
Convidar participantes para a Reunião de kick-off
Realizar Reunião de kick-off
Elaborar memória de reunião
08/03/2016
09/03/2016
17/03/2016
18/03/2016
26
27
23
29
1d
2d
1d
1d
Assistente de Projeto; Ligação telefônica[10]
Gestor do Projeto
Assistente de Projeto; Impressão de papel[5]
1.6.6
Finalizar planejamento do projeto
21/03/2016 23/03/2016 30
3d
Assistente de Projeto; Gestor do Projeto;
Ligação telefônica[25];Impressão de papel[30]
2
2.1
24/03/2016 08/11/2016
24/03/2016 16/05/2016
164d
38d
2.1.1
Levantar os processos
24/03/2016 05/04/2016 31
9d
Analista de Qualidade; assistente de
Projeto[15%];Gestor do Projeto[5%];Ligação
2.1.2
Documentar processos
06/04/2016 26/04/2016 34
15d
Assistente de Projeto[50%];Analista de
Qualidade[50%];Impressão de papel[15]
2.1.3
Enviar levantamento para o setor responsável
27/04/2016 28/04/2016 35
2d
2.1.4
2.1.5
2.2
Definir novos/atualizar processos para atender nova filial
Divulgar os processos
29/04/2016 12/05/2016 36
13/05/2016 16/05/2016 37
24/03/2016 08/11/2016
10d
2d
164d
Gestor do Projeto[5%];Analista de Qualidade
Gestor do Projeto[15%];Ligação telefônica[15]
2.2.1
Identificar as escolas de Idioma Espanhol
24/03/2016 28/03/2016 31
3d
Assistente de Projeto[25%];Ligação
2.2.2
Selecionar escolas de Idioma
28/03/2016 30/03/2016 40
2d
Projeto[50%]
2.2.3
Solicitar Propostas
31/03/2016 31/03/2016 41
1d
telefônica[15]
2.2.4
Analisar Propostas
01/04/2016 06/04/2016 42
4d
Projeto[50%]
2.2.5
Contratar escola
07/04/2016 08/04/2016 43
2d
Analista Administrativo; Impressão de
2.2.6
Identificar equipe a ser capacitada
24/03/2016 25/03/2016 40II
2d
08/03/2016
10/03/2016
17/03/2016
18/03/2016
Pred.
19
21
22
23II
Duração
12d
6d
4d
2d
1d
17d
Recursos
Gestor do Projeto; Ligação telefônica[10]
Gestor do Projeto; Ligação telefônica[15]
Gestor do Projeto
161
EAP
Nome
Início
2.2.7
Verificar disponibilidade dos participantes
2.2.8
Término
Duração
Recursos
28/03/2016 29/03/2016 45
2d
telefônica[15]
Informar participantes
30/03/2016 30/03/2016 46
1d
2.2.9
Monitorar escola de idiomas contratada
13/04/2016 08/11/2016 49TT;44
150d
Gestor do Projeto[1%];Ligação
2.2.10
Encerrar contrato com a escola de idiomas
07/11/2016 08/11/2016 50
2d
Analista Administrativo[45%];Impressão de
2.3
2.4
2.4.1
2.4.2
2.4.3
Identificar equipe a ser capacitada
Avaliar disponibilidade
Agendar capacitação
11/04/2016
17/05/2016
17/05/2016
23/05/2016
25/05/2016
150d
17d
4d
2d
2d
2.4.4
Preparar material
25/05/2016 27/05/2016 54II
3d
Analista de Qualidade;
Encadernação[15];Impressão de papel[150]
2.4.5
Aplicar o treinamento
30/05/2016 08/06/2016 55
8d
Analista de Qualidade[50%];Papel para
anotações[15];Caneta[15];Coffee-break[30]
2.5
23/05/2016 23/06/2016
24d
2.5.1
Desenhar a estrutura da equipe corporativa da matriz
23/05/2016 31/05/2016 52
7d
Projeto[45%];Ligação telefônica[10]
2.5.2
Definir papéis e responsabilidades dos membros
31/05/2016 07/06/2016 58
5d
Analista de Recursos Humanos 1[25%];Gestor
do Projeto[15%];Assistente de Projeto[5%]
2.5.3
2.5.4
2.5.5
Identificar os recursos a serem alocados
Negociar recursos
Alocar os recursos
08/06/2016 09/06/2016 59
10/06/2016 13/06/2016 60
14/06/2016 17/06/2016 61
2d
2d
4d
2.5.6
Informar integrantes da equipe
20/06/2016 23/06/2016 62
4d
telefônica[10]
2.6
24/06/2016 27/07/2016
24d
2.6.1
24/06/2016 04/07/2016 63
7d
2.6.2
05/07/2016 11/07/2016 65
5d
2.6.3
2.6.4
2.6.5
Negociar recursos
Alocar os recursos
12/07/2016 13/07/2016 66
14/07/2016 15/07/2016 67
18/07/2016 21/07/2016 68
2d
2d
4d
2.6.6
22/07/2016 27/07/2016 69
4d
telefônica[10]
2.7
28/07/2016 30/08/2016
24d
04/11/2016
08/06/2016
20/05/2016
24/05/2016
26/05/2016
Pred.
44
38
52
53
Empresa de Capacitação em Idiomas
162
EAP
Nome
Início
2.7.1
2.7.2
Término
Pred.
Duração
Recursos
28/07/2016 05/08/2016 70
7d
08/08/2016 12/08/2016 72
5d
2.7.3
2.7.4
2.7.5
Negociar recursos
Alocar os recursos
15/08/2016 16/08/2016 73
17/08/2016 18/08/2016 74
19/08/2016 24/08/2016 75
2d
2d
4d
2.7.6
25/08/2016 30/08/2016 76
4d
telefônica[10]
2.8
31/08/2016 22/09/2016
realizada
17d
2.8.1
Desenhar a estrutura de comunicação entre a matriz e filial
31/08/2016 06/09/2016 77
5d
Analista de Infraestrutura (Sede);Assistente de
Suporte a TI (Filial);Ligação telefônica[10]
2.8.2
Documentar os canais
07/09/2016 08/09/2016 79
2d
Assistente de Suporte a TI (Sede)
2.8.3
Aprovar estrutura
09/09/2016 12/09/2016 80
2d
Analista de Infraestrutura (Sede);Impressão de
2.8.4
Divulgar os canais de comunicação
13/09/2016 22/09/2016 81
8d
Analista de Infraestrutura (Sede)[25%];Ligação
telefônica[20];Assistente de Suporte a TI
(Sede)[25%]
3
3.1
3.1.1
Procedimentos contábeis realizados
24/03/2016 21/11/2016
24/03/2016 27/04/2016
24/03/2016 06/04/2016
173d
25d
10d
3.1.1.1
Contatar empresa contábil responsável
24/03/2016 25/03/2016 31
2d
Analista Administrativo 2[25%];Ligação
telefônica[5]
3.1.1.2
Definir tipo de sociedade/empresa
24/03/2016 28/03/2016 86II
3d
Contador[25%]
3.1.1.3
Verificar nome da empresa na Câmara do Comércio
colombiana
24/03/2016 30/03/2016 87II
5d
Contador[25%];Ligação telefônica[5]
3.1.1.4
3.1.1.5
3.1.1.6
Consultar marca da empresa para registro no país
Consultar requisitos para certificação do uso do solo
Preencher formulários de registro
24/03/2016 30/03/2016 88II
24/03/2016 30/03/2016 89II
31/03/2016 04/04/2016 88;89;90
5d
5d
3d
Contador[25%]
Contador[25%]
Contador;Impressão de papel[10]
3.1.1.7
Registrar a empresa na Câmara do Comércio de Bogotá
05/04/2016 06/04/2016 91
2d
Contador;Impressão de papel[30];Passagem
para
Viagem[1];Hospedagem[1];Deslocamento;Diária
[1]
3.1.2
Procedimentos bancários realizados
24/03/2016 27/04/2016
25d
3.1.2.1
Contatar o banco titular da empresa
24/03/2016 28/03/2016 86II;31
3d
Analista Financeiro[50%];Ligação telefônica[10]
3.1.2.2
Verificar convênio do banco titular com bancos colombianos
29/03/2016 31/03/2016 94
3d
Analista Financeiro[25%]
163
EAP
Nome
Início
3.1.2.3
Verificar e juntar documentação necessária para transferência
de contas para a Colômbia
3.1.2.4
3.1.2.5
Término
Pred.
Duração
Recursos
01/04/2016 11/04/2016 95
7d
Analista Financeiro;Impressão de papel[25]
Analisar melhores taxas para abertura de conta bancária na
Colômbia
12/04/2016 20/04/2016 96
7d
Analista Financeiro;Diretor
Financeiro[25%];Impressão de papel[5]
Escolher banco responsável pelas operações da filial
21/04/2016 25/04/2016 97
3d
Diretor Financeiro[40%]
Diretor Financeiro[50%];Analista
Financeiro;Impressão de papel[10];Passagem
para
Viagem[1];Hospedagem[1];Deslocamento;Diária
[1]
3.1.2.6
Abrir conta bancária na Colômbia
26/04/2016 27/04/2016 98
2d
3.1.3
Procedimentos jurídicos realizados
24/03/2016 30/03/2016
5d
3.1.3.1
Verificar necessidade de realizar inscrição estadual - conexão
com a receita federal
24/03/2016 30/03/2016 86II;31
5d
Analista Jurídico[25%]
3.1.3.2
Obter inscrição estadual por meio do CNPJ via internet
24/03/2016 28/03/2016 101II
3d
Analista Jurídico[30%];Impressão de papel[5]
3.1.3.3
Fazer inscrição tributária (RUT- registro único tributário) pelo
site Dian
24/03/2016 28/03/2016 102II
3d
Analista Jurídico[30%]
3.1.4
Empresa licenciada
24/03/2016 06/04/2016
10d
3.1.4.1
Juntar documentação para obtenção de alvará de localização e
24/03/2016 30/03/2016 86II;31
funcionamento
5d
Analista Administrativo 2[30%];Impressão de
papel[15]
3.1.4.2
Marcar visita do corpo de bombeiros ao local para obtenção de
certificado de segurança
31/03/2016 06/04/2016 105
5d
telefônica[3]
3.2
3.2.1
3.2.1.1
3.2.1.2
Filial estruturada
Processos de operacionalização desenvolvidos
Levantar as equipes que estarão instaladas na filial
Relacionar equipes e verificar interdependência entre elas
24/03/2016
24/03/2016
24/03/2016
30/03/2016
59d
21,5d
4d
3d
Assistente de Projeto 2;Impressão de papel[5]
3.2.1.3
Listar processos definidos formalmente pela empresa para
cada equipe
04/04/2016 07/04/2016 110
4d
Analista de Qualidade[75%]
3.2.1.4
Preparar treinamentos e guias aos colaboradores com os
processos a serem seguidos
08/04/2016 22/04/2016 111
10,5d
Analista de Qualidade[50%];Impressão de
papel[80];Encadernação[20]
3.2.2
Instalação física realizada
24/03/2016 14/06/2016
59d
3.2.2.1
Empresa responsável pelo projeto estrutural contratada
24/03/2016 03/06/2016
52d
3.2.2.1.1
Definir local da filial
24/03/2016 06/04/2016 86II;31
10d
Gestor do Projeto[30%]
3.2.2.1.2
Alugar Escritório para instalação da Filial
10/05/2016 11/05/2016 115
2d
Analista Administrativo 2;Ligação
telefônica[30];Impressão de papel[30];Aluguel
do escritório
3.2.2.1.3
Verificar materiais e equipamentos a serem instalados
07/04/2016 13/04/2016 106
5d
Analista Administrativo 2
14/06/2016
22/04/2016
29/03/2016 86II;31
01/04/2016 109
164
EAP
Nome
Início
3.2.2.1.4
Elaborar proposta para seleção de fornecedores
3.2.2.1.5
Término
Pred.
Duração
Recursos
14/04/2016 15/04/2016 117
2d
Assistente de Projeto 2[50%];Analista
Administrativo 2[50%];Impressão de papel[10]
Enviar proposta para fornecedores
18/04/2016 19/04/2016 118
2d
Administrativo 2[50%];Ligação telefônica[10]
3.2.2.1.6
Selecionar fornecedor
20/04/2016 22/04/2016 119
3d
Analista Administrativo 2[50%];Assistente de
Projeto 2[50%];Ligação telefônica[7]
3.2.2.1.7
Monitorar fornecedor
25/04/2016 03/06/2016 120;122TT
30d
3.2.2.2
25/04/2016 03/06/2016 120
30d
Empresa responsável pelo projeto estrutural
3.2.2.3
Empresa responsável pelo layout de escritório contratada
07/04/2016 14/06/2016
49d
3.2.2.3.1
Listar número de pessoas por ambiente
07/04/2016 08/04/2016 117II;31
2d
3.2.2.3.2
Verificar capacidade de pessoas por ambiente
11/04/2016 15/04/2016 124
5d
Assistente de Projeto 2[50%];Gestor do
Projeto[25%]
3.2.2.3.3
Separar as equipes por ambiente do local
18/04/2016 20/04/2016 125
3d
Gerente de Tribunais[50%]
3.2.2.3.4
21/04/2016 22/04/2016 126
2d
3.2.2.3.5
25/04/2016 26/04/2016 127
2d
3.2.2.3.6
27/04/2016 03/05/2016 128
5d
Projeto 2[50%]
3.2.2.3.7
Monitorar fornecedor responsável pelo layout de escritório
04/05/2016 14/06/2016 129;131TT
30d
3.2.2.4
04/05/2016 14/06/2016 129
30d
Empresa responsável pelo Layout do
Escritório
3.3
14/04/2016 18/07/2016
67,33d
3.3.1
Empresa responsável pela disponibilização dos serviços
de telefonia e internet contratada
14/04/2016 06/06/2016
38d
3.3.1.1
Pesquisar serviços de telefonia e internet na cidade
14/04/2016 20/04/2016 117II;31
5d
telefônica[10]
3.3.1.2
Analisar propostas e relação custo x benefício entre pacotes
25/04/2016 26/04/2016 134
2d
Analista Administrativo 2[50%]
3.3.1.3
27/04/2016 28/04/2016 135
2d
3.3.1.4
29/04/2016 02/05/2016 136
2d
3.3.1.5
03/05/2016 09/05/2016 137
5d
Projeto 2[50%]
3.3.1.6
Monitorar fornecedor responsável pelos serviços de telefonia e
internet
10/05/2016 06/06/2016 138;140TT
20d
165
EAP
3.3.2
3.3.3
Nome
Serviços de telefonia e internet instalados
Estrutura de rede implantada
Início
Término
Pred.
10/05/2016 06/06/2016 138
15/06/2016 05/07/2016
Duração
20d
14,2d
Recursos
Empresa de Telefonia e Internet
3.3.3.1
Verificar equipamentos (hardware) disponíveis para a estrutura
15/06/2016 17/06/2016 131;31
3d
Assistente de Suporte a TI (Filial)[60%];Analista
Administrativo[25%]
3.3.3.2
Comprar equipamentos para compor a estrutura de rede
20/06/2016 24/06/2016 142
4,2d
Analista administrativo
(Filial);Deslocamento[15%]
3.3.3.3
3.3.3.4
Instalar máquinas e cabeamentos nas estações de trabalho
Fazer endereçamento de IP das máquinas
24/06/2016 30/06/2016 143
30/06/2016 05/07/2016 144
4d
3d
3.3.4
Empresa para estruturação dos equipamentos contratada
03/06/2016 18/07/2016
31,33d
3.3.4.1
Analisar e definir layout
15/06/2016 17/06/2016 131;31
3d
Analista Administrativo 2[30%]
3.3.4.2
03/06/2016 09/06/2016
4,33d
3.3.4.3
09/06/2016 13/06/2016 148
2d
3.3.4.4
13/06/2016 20/06/2016 149
5d
Projeto 2[50%]
3.3.4.5
Monitorar fornecedor
20/06/2016 18/07/2016 150;152TT
20d
3.3.5
Estruturação dos equipamentos realizados
20/06/2016 18/07/2016 150
20d
Empresa responsável pela estruturação dos
equipamentos[US$4.776,56]
3.4
3.4.1
Definir papéis necessários para equipe corporativa
15/06/2016 25/08/2016
15/06/2016 17/06/2016 31;131
52d
3d
3.4.2
Verificar interesse e disponibilidade de colaboradores em
trabalharem na filial
20/06/2016 28/06/2016 154
7d
Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor
de Negócios[20%]
3.4.3
Abrir processo de contratações na filial caso não haja pessoas
suficientes
29/06/2016 30/06/2016 155
2d
Analista de Recursos Humanos 1[30%]
3.4.4
Analisar perfil da vaga com interessados
01/07/2016 11/08/2016 156
30d
de Negócios[15%];Impressão de papel[10]
3.4.5
Contratar pessoas para equipe corporativa da filial
12/08/2016 25/08/2016 157
10d
de Negócios[10%];Ligação
3.5
3.5.1
Definir papéis necessários para equipe de suporte
15/06/2016 25/08/2016
15/06/2016 17/06/2016 31;131
52d
3d
3.5.2
20/06/2016 28/06/2016 160
7d
de Operações[20%]
3.5.3
suficientes
29/06/2016 30/06/2016 161
2d
Diretor de Negócios[30%]
Diretor de Operações[30%]
166
EAP
Nome
Início
3.5.4
3.5.5
Término
Pred.
Duração
Recursos
01/07/2016 11/08/2016 162
30d
Diretor de Operações[15%];Impressão de
papel[10];Analista de Recursos Humanos
2[30%]
Contratar pessoas para equipe de suporte da filial
12/08/2016 25/08/2016 163
10d
Diretor de Operações[10%];Ligação
telefônica[10];Impressão de papel[30];Analista
de Recursos Humanos 2[30%]
3.6
3.6.1
Definir papéis necessários para equipe de desenvolvimento
15/06/2016 25/08/2016
15/06/2016 17/06/2016 31;131
52d
3d
3.6.2
20/06/2016 28/06/2016 166
7d
de Operações[20%]
3.6.3
suficientes
29/06/2016 30/06/2016 167
2d
3.6.4
01/07/2016 11/08/2016 168
30d
de Operações[15%];Impressão de papel[10]
3.6.5
Contratar pessoas para equipe de desenvolvimento da filial
12/08/2016 25/08/2016 169
10d
de Operações[10%];Ligação
3.7
Novos colaboradores capacitados nos processos de
integração
26/08/2016 26/09/2016
22d
3.7.1
Preparar treinamentos sobre a empresa e processos
26/08/2016 05/09/2016 170;31
7d
Analista de Treinamento[50%]
3.7.2
Organizar turmas para treinamentos
26/08/2016 12/09/2016 172II
10d
Analista de Treinamento[20%];Assistente de
Projeto 2[50%]
3.7.3
Realizar treinamentos aos novos colaboradores sobre a
empresa
13/09/2016 26/09/2016 172;173
10d
Analista de Treinamento[50%];Coffeebreak[30];Impressão de papel[60]
3.8
3.8.1
Novos colaboradores capacitados na solução Alfa
Definir responsáveis pelos treinamentos
26/08/2016 28/09/2016
26/08/2016 31/08/2016 172II;31
24d
4d
3.8.2
Organizar turmas para os treinamentos
02/09/2016 08/09/2016 176II
5d
Analista de Treinamento[20%];Assistente de
Projeto 2[50%]
3.8.3
Preparar treinamentos para os novos colaboradores
01/09/2016 07/09/2016 176
5d
3.8.4
Executar plano de treinamentos sobre o sistema
08/09/2016 28/09/2016 178
15d
Analista de Treinamento[50%];Coffeebreak[30];Impressão de papel[60]
3.9
05/07/2016 21/10/2016
78,13d
3.9.1
Checar se as instalações e processos estão encaminhados
05/07/2016 12/07/2016 122;131;145;31 5d
Analista Administrativo 2[40%];Gestor do
3.9.2
Confirmar composição de equipes para início da
operacionalização
29/09/2016 05/10/2016 174;179
5d
Assistente de Projeto 2[50%];Diretor de
Negócios[15%];Diretor de Operações[15%]
3.9.3
Marcar data da inauguração
06/10/2016 07/10/2016 181;182
2d
Diretor de Operações[30%]
167
EAP
Nome
Início
3.9.4
Enviar convites de inauguração da filial
3.9.5
Término
Pred.
Duração
Recursos
10/10/2016 11/10/2016 183
2d
Assistente de Projeto 2[30%];Ligação
telefônica[10]
Contratar coquetel para recepção de convidados
10/10/2016 21/10/2016 184II
9,33d
Administrativo 2[25%];Ligação
telefônica[5];Empresa de Eventos
3.9.6
Acompanhar planejamento do evento
10/10/2016 14/10/2016 183;184II;185II
5d
3.9.7
Acompanhar dia do evento
14/10/2016 17/10/2016 186
1d
Projeto[25%]
3.10
18/10/2016 21/11/2016
25d
3.10.1
Buscar meio de comunicação mais eficaz para a divulgação
18/10/2016 24/10/2016 187;31
5d
Analista de Marketing[50%];Assistente de
Projeto 2[25%];Ligação telefônica[5]
3.10.2
Preparar materiais de divulgação
25/10/2016 14/11/2016 189
15d
Analista de Marketing[75%];Impressão de
papel[15]
3.10.3
Enviar materiais para os locais de divulgação
15/11/2016 21/11/2016 190
5d
Analista de Marketing[50%];Ligação
telefônica[10]
4
4.1
Piloto implantado
22/11/2016 26/09/2017
22/11/2016 07/03/2017
220,67d
76d
4.1.1
Elaborar estratégia de implantação
22/11/2016 22/11/2016 81;191
1d
Gestor do Projeto[50%];Assistente de Projeto
2[50%]
4.1.2
Abrir vaga de seleção externa e interna com o RH
23/11/2016 24/11/2016 194
2d
Gestor do Projeto[10%];Assistente de Projeto
2[25%];Assistente de Projeto[25%]
4.1.3
Acompanhar seleção de candidatos
25/11/2016 22/12/2016 195
20d
4.1.4
Definir líderes/coordenadores de equipe
23/12/2016 02/03/2017 196
50d
Assistente de Projeto[10%];Assistente de
Projeto 2[20%]
4.1.5
4.2
Dividir colaboradores nas equipes
03/03/2017 07/03/2017 197
23/11/2016 30/01/2017
3d
48,67d
4.2.1
Planejar capacitação da equipe do projeto
23/11/2016 25/11/2016 194;81;191
3d
Coordenadora de Capacitação[20%];Designer
Instrucional[50%];Assistente Administrativo
(Capacitação)[30%]
4.2.2
Elaborar plano de treinamento
28/11/2016 28/11/2016 200
1d
4.2.3
Treinar colaboradores
08/12/2016 13/01/2017 201
26,67d
Consultor de Produto[30%];Coffee-break[20]
4.2.4
Aplicar avaliação de Treinamento
26/01/2017 30/01/2017 202
2d
Consultor de Produto[50%];Impressão de
papel[20]
4.3
Dados levantados
23/11/2016 16/01/2017
38,67d
168
EAP
Nome
Início
4.3.1
Adquirir locomoção/hospedagem para equipe de levantamento
de dados
4.3.2
Término
Pred.
Duração
Recursos
13/01/2017 16/01/2017 202
1d
Assistente de Projeto 2;Passagem para
Viagem[2];Aluguel de
carro[4];Hospedagem[8];Diária [8]
Solicitar à Rama Judicial o envio do comunicado de início de
ciclo para as comarcas
23/11/2016 23/11/2016 194
1d
4.3.3
Contatar assessoria de imprensa do cliente para informar o
início do ciclo
23/11/2016 24/11/2016 194
1,33d
4.3.4
4.3.5
Comunicar as equipes internas sobre a entrada em produção
Elaborar cronograma de visita
23/11/2016 23/11/2016 194
23/11/2016 23/11/2016 194
1d
1d
Assistente de Projeto 2[50%]
4.3.6
Agendar a visita no juzgado
23/11/2016 23/11/2016 194
1d
Analista de Suporte a Sistemas 1
(Levantamento);Analista de Suporte a Sistemas
2 (Levantamento);Analista de Suporte a
Sistemas 3 (Levantamento);Ligação
telefônica[2]
4.3.7
Realizar levantamento de dados nos juzgados do ciclo
24/11/2016 14/12/2016 210
15d
(Levantamento)[50%];Analista de Suporte a
Sistemas 2 (Levantamento)[50%];Analista de
Suporte a Sistemas 3 (Levantamento)[50%]
15d
(Levantamento)[50%];Analista de Suporte a
Sistemas 2 (Levantamento)[50%];Analista de
Suporte a Sistemas 3
(Levantamento)[50%];Cartaz de divulgação[4]
(Levantamento);Analista de Suporte a Sistemas
2 (Levantamento);Analista de Suporte a
Sistemas 3 (Levantamento)
4.3.8
Distribuir material de comunicação dentro do juzgado
24/11/2016 14/12/2016 210
4.3.9
Disponibilizar documentos de levantamento
15/12/2016 20/12/2016 211
4d
4.3.10
4.4
4.4.1
4.4.2
Validar os documentos de levantamento
Sistema configurado
Configurar base de produção
Configurar base de treinamento
21/12/2016
23/12/2016
23/12/2016
13/01/2017
2d
178,67d
166,67d
12d
4.4.3
Disponibilizar processos físicos e digitais na base de
treinamento
31/03/2017 03/04/2017 198
2d
4.4.4
4.4.5
4.4.5.1
4.4.5.2
4.4.5.3
Disponibilizar relatório de parametrização
Usuários configurados
Cadastrar e validar usuários PG5 TR (Base treinamento)
Cadastrar e validar usuários PG5 (Base produção)
Disponibilizar relatório de configuração de usuários
14/08/2017
31/01/2017
31/01/2017
14/08/2017
28/08/2017
4d
151,67d
10d
10d
2d
Consultor de Produto[25%]
22/12/2016 213
30/08/2017
14/08/2017 214
30/01/2017 196
18/08/2017
30/08/2017
13/02/2017
28/08/2017
30/08/2017
216
217
216
222
Consultor de Produto 2[30%]
Consultor de Produto 2[50%]
Analista de Configuração[50%]
169
EAP
4.5
4.5.1
Nome
Definir conteúdo do treinamentos que ocorrerá no juzgado
Início
Término
Pred.
23/11/2016 21/06/2017
23/11/2016 06/12/2016 194
Duração
150,67d
10d
Recursos
4.5.2
Preparar aulas do treinamento que ocorrerá no juzgado
07/12/2016 03/03/2017 225
52d
Consultor de Produto[25%];Coordenadora de
Capacitação[20%];Designer
4.5.3
Preparar material do treinamento que ocorrerá no juzgado
06/03/2017 14/04/2017 226
2d
(Capacitação)[30%];Impressão de papel[40]
4.5.4
Preparar cursos EAD
01/12/2016 08/03/2017 229
68,5d
4.5.5
Preparar ambiente do sistema para uso da capacitação
23/11/2016 30/11/2016 194
6d
4.5.6
Disponibilizar aulas no ambiente EAD
09/03/2017 22/03/2017 228
10d
4.5.7
23/11/2016 14/02/2017 194
60d
Analista de Infraestrutura (Sede)[25%];Servidor
de dados[2]
4.5.8
4.5.9
4.5.10
Preparar ambiente EAD
Preparar ambiente EADt
Preparar servidores para uso de treinamento presenciais
15/02/2017 07/03/2017 231
15/02/2017 07/03/2017 231
08/03/2017 14/03/2017 231
15d
15d
5d
Analista de Infraestrutura (Sede)[50%]
Analista de Infraestrutura (Sede)
4.5.11
Acompanhar o treinamento presencial
17/04/2017 25/04/2017 227
7d
Analista de Infraestrutura (Sede)[50%];Aluguel
de carro[2];Hospedagem[5]
4.5.12
4.5.13
4.5.14
4.5.14.1
4.5.14.1.1
4.5.14.1.2
Desmontar ambiente de treinamento presencial
Consolidar notas de treinamento que ocorrerá no juzgado
Treinamento presencial dos formadores
Planejamento
Contratar serviço de Coffee
Pesquisar salas para locação
26/04/2017
05/05/2017
23/11/2016
23/11/2016
23/11/2016
23/11/2016
2d
1d
150,67d
150d
12,5d
150d
4.5.14.1.3
Adquirir passagem/hospedagem para equipe de treinamento
presencial
30/12/2016 02/01/2017 254
2d
4.5.14.1.4
4.5.14.1.5
4.5.14.1.6
4.5.14.1.7
Visitar local de treinamento
Verificar material necessário para o treinamento
Montar ambiente de treinamento presencial
Definir conteúdo dos treinamentos de formadores
23/11/2016
23/11/2016
23/11/2016
23/11/2016
6d
4d
10d
8d
Analista de Implantação[50%]
27/04/2017
08/05/2017
21/06/2017
20/06/2017
09/12/2016
20/06/2017
30/11/2016
28/11/2016
06/12/2016
02/12/2016
235
235
194
194
194
194
194
194
170
EAP
Nome
Início
4.5.14.1.8
Preparar material didático do treinamento presencial de
formadores
4.5.14.1.9
Duração
Recursos
17/02/2017 21/02/2017 248
3d
Preparar aulas do treinamento presencial de formadores
13/01/2017 20/01/2017 246
5d
4.5.14.1.10
Desenvolver formulários para convocação
23/11/2016 24/11/2016 194
2d
Analista de Suporte a Sistemas (Líder de
Treinamento)[50%]
4.5.14.1.11
Preparar grade e números para convocação do ciclo
25/11/2016 01/12/2016 249
5d
Treinamento)[50%]
4.5.14.1.12
Contatar as comarcas do ciclo para convocação
02/12/2016 02/12/2016 250
1d
Treinamento)
4.5.14.1.13
Receber e conferir os formulários da convocação para envio a
Rama Judicial
05/12/2016 05/12/2016 251
1d
Treinamento)
4.5.14.1.14
Abrir chamado no portal para cadastrar formadores
06/12/2016 06/12/2016 252
1d
Treinamento)
4.5.14.1.15
Definir os analistas do treinamento para solicitação de viagem
23/11/2016 24/11/2016 194
2d
Treinamento)[50%]
4.5.14.1.16
Enviar recomendações do ciclo para os instrutores
25/11/2016 28/11/2016 254
2d
Treinamento)[50%]
4.5.14.2
Execução treinamento presencial de formadores do ciclo
29/11/2016 05/01/2017
28d
4.5.14.2.1
4.5.14.2.2
4.5.14.2.3
4.5.14.2.4
4.5.14.2.5
4.5.14.2.6
4.5.14.2.7
Ministrar o treinamento de Cartório
Ministrar o treinamento de Gabinete
Ministrar o treinamento de Distribuição
Ministrar o treinamento de Oficial de Justiça
Ministrar o treinamento de Central de Mandados
Ministrar o treinamento de técnico de informática
Enviar diário de bordo
29/11/2016
27/12/2016
28/12/2016
29/12/2016
29/12/2016
02/01/2017
03/01/2017
4.5.14.2.8
Consolidar dados do diário de bordo
4.5.14.2.9
4.5.14.3
4.5.14.3.1
4.5.14.3.1.1
Término
20d
1d
1d
2d
2d
1d
1d
04/01/2017 04/01/2017 263
1d
Treinamento)
Consolidar e enviar notas do treinamento
05/01/2017 05/01/2017 263
1d
Treinamento)
Treinamento EAD do ciclo
Treinamento EAD formadores do ciclo
03/01/2017 21/06/2017
03/01/2017 21/04/2017
121,67d
79d
Configurar Servidor de borda
26/12/2016
27/12/2016
28/12/2016
30/12/2016
30/12/2016
02/01/2017
03/01/2017
Pred.
255
257
258
259
259
260
262
03/01/2017 06/01/2017 262
3,33d
(EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 2
(EAD)[30%];Analista de Infraestrutura
(EAD)[30%]
171
EAP
Nome
Início
Término
Pred.
Duração
Recursos
4.5.14.3.1.2
Configurar UNISAJ
03/01/2017 11/01/2017 262
6,67d
(EAD)[30%]
4.5.14.3.1.3
Vincular e liberar usuários do Treinamento EAD Formadores
11/01/2017 13/01/2017 269
2d
(EAD);Analista de Suporte a Sistemas 2
(EAD);Analista de Infraestrutura (EAD)
4.5.14.3.1.4
Homologar base de treinamento
08/03/2017 23/03/2017 233
12d
4.5.14.3.1.5
Enviar usuário e senha de acesso aos formadores
24/03/2017 24/03/2017 271
1d
(EAD);Analista de Infraestrutura (EAD)
4.5.14.3.1.6
Acompanhar execução treinamento EaD Formadores do ciclo
27/03/2017 07/04/2017 272
10d
10d
(EAD)[25%]
4d
(EAD)[25%]
(EAD)[25%]
4.5.14.3.1.7
4.5.14.3.1.8
Disponibilizar relatórios de acompanhamento
Disponibilizar relatório de avaliações
10/04/2017 21/04/2017 273
10/04/2017 13/04/2017 273
4.5.14.3.1.9
Enviar certificado
10/04/2017 13/04/2017 273
4d
4.5.14.3.2
Treinamento EAD servidores
10/04/2017 21/06/2017
52,67d
4.5.14.3.2.1
Vincular e liberar usuários do Treinamento EAD Servidores
10/04/2017 19/04/2017 273
8d
(EAD)[25%]
172
EAP
Nome
Início
Término
Pred.
Duração
Recursos
4.5.14.3.2.2
Enviar usuário e senha de acesso aos servidores
20/04/2017 21/04/2017 278
1,33d
(EAD)[75%]
4.5.14.3.2.3
Acompanhar execução treinamento EaD Formadores do ciclo
21/04/2017 05/05/2017 279
10d
33,33d
(EAD)[30%]
4,33d
(EAD)[30%]
(EAD)[30%]
4.5.14.3.2.4
4.5.14.3.2.5
Disponibilizar relatórios de acompanhamento
Disponibilizar relatório de avaliações
05/05/2017 21/06/2017 280
05/05/2017 11/05/2017 280
,
Enviar certificado
05/05/2017 11/05/2017 280
4,33d
4.6
4.6.1
4.6.1.1
De- para
Configuração
23/11/2016 26/09/2017
23/11/2016 26/01/2017
23/11/2016 07/12/2016
219,67d
46,67d
11d
4.6.1.1.1
Verificar se as bases de dados foram disponibilizadas pelo
cliente
23/11/2016 23/11/2016 194
1d
(Configuração);Analista de Suporte a Sistemas
2 (Configuração);Analista de Suporte a
Sistemas 3 (Configuração);Analista de Suporte
a Sistemas 4 (Configuração);Analista de
Suporte a Sistemas 5 (Configuração)
173
EAP
4.6.1.1.2
Nome
Realizar a configuração do De-Para
Início
Término
Pred.
24/11/2016 30/11/2016 287
Duração
Recursos
5d
4.6.1.1.3
Disponibilizar relatório diário com status do andamento
01/12/2016 07/12/2016 288
5d
4.6.1.2
4.6.1.2.1
4.6.1.2.2
4.6.1.2.3
4.6.2
4.6.3
4.6.4
4.6.5
4.6.6
4.6.7
4.6.8
4.6.9
4.6.9.1
4.6.9.2
4.6.9.3
4.6.9.4
4.7
4.7.1
4.7.2
4.7.3
4.8
Homologação
Homologar checklist De-Para
Homologar checklist de migração
Disponibilizar relatório de homologação
Levantar requisitos da migração
Estimar migração
Receber aprovação do planejamento da migração
Validar estratégia de implantação e cronograma com cliente
Bloquear usuários de produção
Criar rotinas de migração
Ajustar migração
Migração do ciclo
Conferir Liberação do backup pelo cliente
Realizar Migração
Executar rotinas de fechamento de migração
Gerar localização física dos processos que serão migrados
Preparar bases de homologação da migração
Homologar rotinas de migração
Executar migração de homologação
20/01/2017
25/01/2017
20/01/2017
24/01/2017
18/08/2017
22/09/2017
25/09/2017
23/11/2016
24/11/2016
25/11/2016
09/12/2016
23/11/2016
23/11/2016
16/12/2016
13/01/2017
25/11/2016
09/12/2016
09/12/2016
13/12/2016
07/03/2017
23/11/2016
4d
1d
2d
1d
25d
1d
1d
2d
1d
10d
5d
39d
1d
20d
2d
1d
74d
2d
60d
12d
127d
4.8.1
Adquirir passagem/hospedagem para equipe de implantação
assistida
01/12/2016 16/12/2016 312
26/01/2017
26/01/2017
24/01/2017
25/01/2017
22/09/2017
25/09/2017
26/09/2017
24/11/2016
24/11/2016
08/12/2016
15/12/2016
16/01/2017
23/11/2016
12/01/2017
16/01/2017
25/11/2016
22/03/2017
12/12/2016
06/03/2017
22/03/2017
18/05/2017
288
288
292
219
294
295
194
302
298
299
194
300
303
302
299
307
308
11,11d
Gestor do Projeto
Assistente de Projeto[90%];Passagem para
Viagem[10];Hospedagem[20];Diária [20]
174
EAP
Nome
Início
4.8.2
Alocar equipamentos para equipe de campo
4.8.3
4.8.4
4.8.5
4.8.6
4.8.7
4.8.8
4.8.9
4.8.10
4.8.10.1
4.8.10.1.1
Término
Duração
Recursos
23/11/2016 30/11/2016 194
6d
Analista de Infraestrutura
(Sede)[25%];Notebook[5];Celular[5]
Realizar inventário equipamentos da equipe
Conferir a planilha de localização física
Encaminhar planilha de localização física para comarca
Acompanhar o uso do sistema
Consolidar notas de implantação assistida
Emitir termo de aceite de entrega do ciclo
Cobrar retorno referente ao termo de aceite
Implantação do Ciclo
1ª Fase de implantação assistida
Planejamento 1ª fase de implantação assistida
01/12/2016
28/11/2016
26/12/2016
16/12/2016
03/03/2017
30/12/2016
03/01/2017
08/03/2017
08/03/2017
08/03/2017
4d
20d
2d
10d
1,11d
2d
2d
52d
32d
4d
4.8.10.1.1.1
Verificar as cidades do próximo ciclo
08/03/2017 08/03/2017 193
1d
Implantação)
4.8.10.1.1.2
Definir os analistas para implantação fases 1 e 2
09/03/2017 09/03/2017 323
1d
Implantação)
4.8.10.1.1.3
Solicitar as viagens
10/03/2017 13/03/2017 324
2d
Implantação)[50%]
4.8.10.1.1.4
Enviar os materias com as recomendações do ciclo
10/03/2017 13/03/2017 324
2d
Implantação)[50%];Impressão de papel[5]
4.8.10.1.2
4.8.10.1.2.1
4.8.10.1.2.2
4.8.10.1.2.3
Execução 1ª fase de implantação assistida
Entrar em produção
Estabelecer contato com o responsável pelo Juzgado
Executar implantação assistida
14/03/2017
15/03/2017
14/03/2017
16/03/2017
28d
1d
1d
5d
4.8.10.1.2.4
Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os
servidores do ciclo para Contador
16/03/2017 16/03/2017 328
1d
Analista de Implantação 1[50%];Analista de
Implantação 2[50%]
4.8.10.1.2.5
servidores do ciclo para Atermador
18/04/2017 19/04/2017 328
2d
4.8.10.1.2.6
servidores do ciclo para Serviço social
17/04/2017 17/04/2017 328
1d
4.8.10.1.2.7
servidores do ciclo para Oficial de Justiça
23/03/2017 27/03/2017 328
3d
4.8.10.1.2.8
servidores do ciclo para Juiz Leigo
13/04/2017 14/04/2017 328
2d
4.8.10.1.2.9
servidores do ciclo para Conciliador
11/04/2017 12/04/2017 328
2d
4.8.10.1.2.10
servidores do ciclo para Secretário do Foro
04/04/2017 10/04/2017 328
5d
06/12/2016
23/12/2016
27/12/2016
30/12/2016
06/03/2017
03/01/2017
05/01/2017
18/05/2017
20/04/2017
13/03/2017
Pred.
312
305
314
311
316
316
318
20/04/2017
15/03/2017 329
14/03/2017 325
22/03/2017 328
Gestor do Projeto[50%];Moto boy[1]
175
EAP
4.8.10.1.2.11
4.8.10.1.2.12
4.8.10.1.2.13
4.8.10.1.2.14
Nome
Distribuir avaliação do treinamento que ocorrerá no juzgado
Consolidar notas do treinamento que ocorrerá no juzgado
Enviar as notas do treinamento que ocorrerá no juzgado
Distribuir avaliação da implantação assistida
Início
28/03/2017
20/04/2017
29/03/2017
30/03/2017
Término
28/03/2017
20/04/2017
29/03/2017
30/03/2017
Pred.
334
338
338
340
Duração
1d
1d
1d
1d
Recursos
Implantação)
4.8.10.1.2.15 Consolidar notas da implantação assistida
31/03/2017 31/03/2017 341
1d
4.8.10.1.2.16 Enviar notas da implantação assistida
4.8.10.2
2ª Fase de implantação assistida do ciclo 1
31/03/2017 03/04/2017 341
04/05/2017 18/05/2017
2d
11d
4.8.10.2.1
Executar 2º Fase da Implantação Assistida do Ciclo
05/05/2017 18/05/2017 346
10d
4.8.10.2.2
4.9
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.9.4
5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Estabelecer contato com o Diretor do Cartório e Magistrado
Levantar produtividade pré e pós implantação
Levantar funcionalidades mais e menos utilizadas
Enviar relatório de avaliação do piloto
Validar e encerrar o piloto
Operação incubada
Treinar equipe no processo de suporte N1
Pilotar atendimento simulado
Acompanhar piloto
Homologar solução
04/05/2017
19/05/2017
19/05/2017
24/05/2017
25/05/2017
30/05/2017
31/05/2017
31/05/2017
31/05/2017
07/06/2017
07/06/2017
13/06/2017
1d
8d
3d
1d
3d
1d
186d
45d
5d
10d
4d
2d
5.1.5
Entrada em produção
14/06/2017 14/06/2017 357
0d
5.1.6
5.1.7
5.1.8
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
Acompanhar operação assistida
Relatar resultados
Entregar para operação
Acompanhar piloto
Homologar solução
15/06/2017
27/07/2017
01/08/2017
02/08/2017
02/08/2017
09/08/2017
09/08/2017
15/08/2017
30d
4d
0d
45d
5d
10d
4d
2d
5.2.5
16/08/2017 16/08/2017 366
0d
Analista de Suporte (Filial) 1;Analista de
Suporte (Sede) 1
5.2.6
5.2.7
5.2.8
Relatar resultados
17/08/2017 27/09/2017 367
28/09/2017 03/10/2017 368
03/10/2017 03/10/2017 369
30d
4d
0d
Analista de Suporte (Sede) 1[10%]
Gerente de Suporte
04/05/2017
30/05/2017
23/05/2017
24/05/2017
29/05/2017
30/05/2017
14/02/2018
01/08/2017
06/06/2017
20/06/2017
12/06/2017
14/06/2017
26/07/2017
01/08/2017
01/08/2017
03/10/2017
08/08/2017
22/08/2017
14/08/2017
16/08/2017
330TI+30d
345
348
349
350
351
354
354;355II
356
358
359
360
361
363
363;364II
365
Analista de Implantação[50%]
Analista de Implantação;Passagem para
Viagem[2];Hospedagem[5];Diária [5]
Gerente de Suporte[50%]
Suporte (Sede) 1
Gerente de Suporte
176
EAP
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
Nome
Acompanhar piloto
Homologar solução
Início
04/10/2017
04/10/2017
11/10/2017
11/10/2017
17/10/2017
Término
05/12/2017
10/10/2017
27/10/2017
16/10/2017
18/10/2017
5.3.5
18/10/2017 18/10/2017 375
0d
5.3.6
5.3.7
5.3.8
5.4
5.4.1
5.4.2
Relatar resultados
Atendimento Manutenção corretiva (MC) incubado
Treinar equipe de suporte no atendimento da MC
Treinar equipe de desenvolvimento no atendimento da MC
19/10/2017
30/11/2017
05/12/2017
02/08/2017
02/08/2017
02/08/2017
30d
4d
0d
87d
10d
10d
5.4.3
16/08/2017 12/09/2017 382
20d
Analista de Sistemas (Sede) 1[50%];Analista de
Sistemas (Filial) 1[50%]
5.4.4
Acompanhar piloto
16/08/2017 10/10/2017 381;383II
40d
Analista de Suporte (Sede) 1[25%];Analista de
Sistemas (Sede) 1[50%]
5.4.5
Homologar solução
11/10/2017 13/10/2017 384
3d
Gerente de Suporte[50%];Gerente de
Desenvolvimento[50%]
5.4.6
13/10/2017 13/10/2017 385
0d
Analista de Suporte (Sede) 1[25%];Analista de
Suporte (Filial) 1[25%]
5.4.7
5.4.8
Relatar resultados
16/10/2017 24/11/2017 386
27/11/2017 30/11/2017 387
30d
4d
5.4.9
30/11/2017 30/11/2017 388
0d
Gerente de Suporte;Gerente de
Desenvolvimento
5.5
5.5.1
5.5.2
Atendimento Manutenção evolutiva (ME) incubado
Treinar equipe de suporte no atendimento da ME
Treinar equipe de desenvolvimento no atendimento da ME
01/12/2017 14/02/2018
01/12/2017 14/12/2017 389
01/12/2017 14/12/2017 391II
54d
10d
10d
5.5.3
15/12/2017 11/01/2018 392
20d
Analista de Sistemas (Filial) 2[50%];Analista de
Sistemas (Sede) 2[50%]
5.5.4
Acompanhar piloto
15/12/2017 18/01/2018 391;393II
25d
Analista de Sistemas (Sede) 2[50%];Analista de
Suporte (Sede) 2[50%]
5.5.5
Homologar solução
19/01/2018 23/01/2018 394
3d
Gerente de Suporte[50%];Gerente de
Desenvolvimento[50%]
5.5.6
23/01/2018 23/01/2018 395
0d
Analista de Suporte (Sede) 1;Analista de
Suporte (Filial) 1
5.5.7
24/01/2018 08/02/2018 396
12d
29/11/2017
05/12/2017
05/12/2017
30/11/2017
15/08/2017
15/08/2017
Pred.
370
372
372;373II
374
376
377
378
361
381II
Duração
45d
5d
13d
4d
2d
Recursos
Analista de Suporte (Filial) 1[75%]
Suporte (Sede) 1
Gerente de Suporte
177
EAP
5.5.8
Nome
Relatar resultados
Início
Término
Pred.
09/02/2018 14/02/2018 397
Duração
4d
Recursos
5.5.9
14/02/2018 14/02/2018 398
0d
Gerente de Suporte;Gerente de
Desenvolvimento
6
6.1
15/02/2018 09/03/2018
15/02/2018 28/02/2018
17d
10d
6.1.1
Planejar coleta de lições aprendidas
15/02/2018 15/02/2018 399
1d
Gestor do Projeto;Assistente de Projeto;Ligação
telefônica[20]
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
Levantar lições aprendidas com equipe na matriz
Levantar lições aprendidas com equipe na filial
Registrar lições aprendidas
Validar lições aprendidas
16/02/2018
19/02/2018
20/02/2018
21/02/2018
402
403
404
405
1d
1d
1d
1d
Assistente de Projeto;Gestor do Projeto
Gestor do Projeto;Assistente de Projeto
6.1.6
Elaborar relatório de lições aprendidas
22/02/2018 22/02/2018 406
1d
Projeto[50%];Encadernação[5];Impressão de
papel[150]
6.1.7
Enviar relatório beta de lições aprendidas para envolvidos
23/02/2018 23/02/2018 407
1d
6.1.8
Registrar feedback
26/02/2018 26/02/2018 408
1d
Projeto[50%]
6.1.9
Atualizar relatório de lições aprendidas
27/02/2018 27/02/2018 409
1d
papel[150]
6.1.10
6.2
Enviar versão final de lições aprendidas
28/02/2018 28/02/2018 410
22/02/2018 27/02/2018
1d
4d
6.2.1
Elaborar termo de encerramento
22/02/2018 22/02/2018 406
1d
6.2.2
6.2.3
6.2.4
6.3
6.3.1
Validar termo de encerramento
Reajustar o documento
Validar termo de encerramento com o Sponsor
Planejar a apresentação dos resultados do projeto
23/02/2018
26/02/2018
27/02/2018
28/02/2018
28/02/2018
416
1d
1d
1d
8d
1d
6.3.2
Estruturar a apresentação
01/03/2018 01/03/2018 418
1d
Projeto[50%]
6.3.3
6.3.4
6.3.5
6.3.6
6.3.7
Coletar dados para a apresentação
Criar os slides com os dados coletados
Revisar os slides da apresentação
Enviar slides para os validadores
Finalizar slides com base na revisão
02/03/2018
05/03/2018
06/03/2018
07/03/2018
08/03/2018
1d
1d
1d
1d
1d
16/02/2018
19/02/2018
20/02/2018
21/02/2018
23/02/2018
26/02/2018
27/02/2018
09/03/2018
28/02/2018
02/03/2018
05/03/2018
06/03/2018
07/03/2018
08/03/2018
413
414
415
419
420
421
422
423
papel[20]
178
EAP
6.3.8
Nome
Realizar a apresentação dos resultados
Início
Término
Pred.
09/03/2018 09/03/2018 424
Duração
1d
Recursos
Gestor do Projeto[50%];Coffee-break[30]

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