manual do usuário - scon-v2

Scon-V2
Manual do Usuário
Sistema para Administração de Condomínios
MANUAL
DO
USUÁRIO
Bancos do Condomínio
ENG Sistemas
-1-
Scon-V2
Manual do Usuário
FUNCIONAMENTO DO MÓDULO.............................................................................................. 3
TELA DE EXIBIÇÃO DE BANCOS:............................................................................................. 4
INCLUIR UM NOVO BANCO: ..................................................................................................... 4
Banco ...................................................................................................................................................5
Agência / Dígito....................................................................................................................................5
Data de Início de Operação ..................................................................................................................5
Nome da Agência ..................................................................................................................................5
Número da Conta / Dígito .....................................................................................................................5
Tipo de Conta .......................................................................................................................................5
Finalidade da Conta .............................................................................................................................5
CHEQUES – COMO DEFINIR O USO .......................................................................................... 6
Emite Cheques do Condomínio..............................................................................................................6
Último Cheque Emitido / Liberado até o Número...................................................................................6
Modo de Preenchimento........................................................................................................................6
Impressão Matricial ..............................................................................................................................6
Bematech ..............................................................................................................................................6
CHEQUES – COMO CONFIGURAR A IMPRESSÃO .................................................................. 7
BOLETOS BANCÁRIOS – COMO CONFIGURAR ...................................................................... 8
Nosso Numero.......................................................................................................................................9
Cedente / Convênio / Carteira / Outros Campos ....................................................................................9
Mensagens para o Caixa do Banco........................................................................................................9
Considerações ......................................................................................................................................9
CORRIGIR SALDO INICIAL DO BANCO ................................................................................. 10
ENG Sistemas
-2-
Scon-V2
Manual do Usuário
FUNCIONAMENTO DO MÓDULO
Entidade Financeira é banco cadastrado em Bancos do Condomínio.
Podem ser cadastradas contas com finalidades específicas como por exemplo, para
guardar os fundos para determinada obra, para Fundo de Reserva, para encargos anuais
de funcionários, para aplicações financeiras, etc.
Essas contas podem ou não existir: o condomínio pode ter uma única conta bancária, mas
pode criar contas virtuais a partir dela, e subdividir o saldo por finalidade.
Por exemplo, suponha que o condomínio tenha um saldo de R$50.000,00 em uma conta
única. Poderia ser dividido como abaixo:
Nome
Banco do Brasil S/A
Banco do Brasil S/A
Banco do Brasil S/A
Banco do Brasil S/A
Banco do Brasil S/A
Saldo Total
Conta
230123.1
999999.1
888888.1
777777.1
666666.1
Agência
1316.2
1316.2
1316.2
1316.2
1316.2
Saldo
8.000,00
23.000,00
2.000,00
7.000,00
10.000,00
50.000,00
Finalidade
Principal
Aplicação Financeira
Encargos Funcionários
Fundo de Reserva
Reforma da Fachada
Apenas a primeira conta é a real. É através dela que se recebe os boletos bancários e
emite os cheques.
As demais são virtuais mas, para o sistema, são entidades financeiras individuais, com
todos os recursos de um banco real.
A conta principal recebe as taxas de condomínio. Uma vez recebido, transfere-se a
parcela devida a cada finalidade para o “banco” correspondente, através do módulo
Transferência Bancária.
Todas as movimentações bancárias, de recebimento ou de pagamento, podem ser vistas
claramente no módulo SALDOS, de onde podem ser emitidos os relatórios Extratos
Bancários e Livro Caixa.
Quando se cadastra um edifício, o sistema, automaticamente, cria um banco, chamado
TESOURARIA, que é o CAIXA do edifício. A TESOURARIA é a única entidade financeira que
faz recebimentos ou pagamentos em DINHEIRO.
Para acessar esse módulo, clique em BANCOS DO CONDOMÍNIO.
ENG Sistemas
-3-
Scon-V2
Manual do Usuário
TELA DE EXIBIÇÃO DE BANCOS:
INCLUIR UM NOVO BANCO:
Clique em INCLUIR, na tela de BANCOS DO CONDOMÍNIO.
Será exibida a tela abaixo.
ENG Sistemas
-4-
Scon-V2
Manual do Usuário
BANCO
Deve ser selecionado de uma lista pré-cadastrada, clicando no controle “ < “.
AGÊNCIA / DÍGITO
Código da agência bancária. Deve ser preenchido com quatro caracteres
numéricos. O dígito, quando não tiver, deve ser preenchido com zero.
DATA DE INÍCIO DE OPERAÇÃO
É a data em que essa conta entrará em operação no sistema Scon V2, o que pode
não corresponder ao da abertura da conta.
NOME DA AGÊNCIA
É o nome designador da agência. Normalmente é o nome do bairro onde ela se
encontra.
NÚMERO DA CONTA / DÍGITO
Deve ser o número real da conta corrente se for este o tipo de conta que se está
cadastrando. Para outros tipos, como APLICAÇÕES, POUPANÇA, ou contas virtuais
com destinação específica, tais como Fundo de Reserva, Cotas Extras, Reserva
para 13° Salário, etc, o número deve ser outro que não a da conta corrente real.
Deve ser informado sem zeros à esquerda.
Não havendo dígito verificador, coloque zero no campo Dígito.
TIPO DE CONTA
Os tipos possíveis são:
Aplicação
Corrente
Poupança
Apenas CONTA CORRENTE apresenta opções para CHEQUES ou BOLETOS
BANCÁRIOS.
FINALIDADE DA CONTA
Deve ser informada a finalidade da conta real ou virtual.
Ex.: C/CORRENTE, APLICAÇÃO FINANCEIRA, POUPANÇA, FUNDO DE RESERVA,
etc.
Se o tipo da conta não for CONTA CORRENTE, o processo se encerra aqui. Nesse caso
clique em GRAVAR.
ENG Sistemas
-5-
Scon-V2
Manual do Usuário
CHEQUES – COMO DEFINIR O USO
Cheques só são configuráveis para banco com tipo de aplicação CONTA CORRENTE.
Nesse caso a tela de opções abaixo é exibida.
EMITE CHEQUES DO CONDOMÍNIO
Essa opção define para o sistema que esse banco está autorizado a manusear
cheques. Marque-a. Se permanecer desmarcada esse banco não aparecerá na
lista para seleção de bancos em operações com cheques.
ÚLTIMO CHEQUE EMITIDO / LIBERADO ATÉ O NÚMERO...
É a faixa de numeração disponível para o sistema gerar. Normalmente é a
numeração de cheques disponíveis no talão ou no formulário contínuo de cheques.
Se em PADRÃO EDIFÍCIO a opção for para apenas Registrar Cheques Emitidos
Pelo Síndico, o campo Liberado Até o N° deve ser preenchido com 9999999.
MODO DE PREENCHIMENTO
As opções possíveis são:
Manual
Impressão Matricial
Impressora de Cheques BEMATECH
Quando marcada uma das duas últimas opções, os cheques pendentes A EMITIR
estarão em uma lista no controle IMPRIMIR CHEQUES e, quando selecionados, o
sistema os imprimirá.
Antes de imprimi-los, os cheques devem estar devidamente CONFIGURADOS, ou
seja, você tem que informar ao sistema em qual linha e em que posição da linha as
informações do conteúdo do cheque deverão ser impressas.
Esse processo é feito marcando-se o banco desejado e acionando o controle
CONFIGURAR CHEQUES na tela BANCOS DO CONDOMÍNIO. Isso é feito apenas
uma vez por banco.
IMPRESSÃO MATRICIAL
O banco fornecerá cheques em formulários para que o sistema os imprima em uma
impressora matricial, Epson, por exemplo.
BEMATECH
Essa é uma impressora própria para emissão de cheques, que os imprime um a
um. Os cheques podem ser retirados de um talão de cheques, ou destacados de
formulário contínuo de cheques.
ENG Sistemas
-6-
Scon-V2
Manual do Usuário
CHEQUES – COMO CONFIGURAR A IMPRESSÃO
Isso só pode ser feito para banco onde a opção EMITE CHEQUES DO CONDOMÍNIO estiver
marcada.
Na tela de BANCOS DO CONDOMÍNIO marque o banco desejado e clique em CONFIGURAR
CHEQUES.
Nessa tela é definido o local onde cada informação deve ser colocada no cheque.
Coloque uma folha branca normal na impressora e clique em TESTAR. Coloque a folha
usada sobre um cheque real e veja se os valores saíram corretamente em relação ao
cheque. Se não, corrija as posições que saíram erradas e teste novamente. Faça esse
processo até que todos os valores saiam em suas posições corretas. Quando isso ocorrer,
clique em GRAVAR. Essa configuração vale para esse banco em qualquer edifício, ou seja,
não será preciso reconfigurar cheques para o banco em outro edifício.
ENG Sistemas
-7-
Scon-V2
Manual do Usuário
BOLETOS BANCÁRIOS – COMO CONFIGURAR
Boletos só são configuráveis para banco com tipo de aplicação CONTA CORRENTE. Na
tela abaixo marque a opção EMITE BOLETOS BANCÁRIOS.
Será apresentado o quadro que permite a configuração básica para a geração correta do
CÓDIGO DE BARRAS nos boletos emitidos:
Antes de definir os dados referentes aos boletos bancários, deve-se comparecer ao banco
para acordar esse processe de emissão e recebimento de arquivos de retorno. Nesse
momento, informações e códigos que permitirão que boletos recebidos sejam creditados
corretamente na conta do edifício, serão passados pelo banco. Isso é imprescindível.
ENG Sistemas
-8-
Scon-V2
Manual do Usuário
NOSSO NUMERO
O Nosso Número é colocado em cada boleto emitido, seguindo a configuração
exigida pelo banco. É por ele que o sistema identifica qual a dívida a ser baixada.
Não pode haver sobreposição dessa numeração. Se anteriormente, por outros
meios, já tiverem sido emitidos boletos para esse edifício, para esse banco, informe
uma numeração inicial superior aos já emitidos. Se não fizer isso, se houver o
recebimento de um desses boletos antigos, corre-se o risco de o sistema tentar
baixar uma dívida errada, baseado em um Nosso Número repetido.
CEDENTE / CONVÊNIO / CARTEIRA / OUTROS CAMPOS
Cada banco trata esses campos de forma diferenciada. Para se saber quais os
dados necessários ao preenchimento desses campos, clique no controle “ ? “. O
sistema apresentará uma tela como a abaixo:
Esse é um exemplo para o Banco Itaú.
Lembre-se que, para cada banco, as exigências são diferentes.
Se clicar em PREENCHER, o sistema preencherá os campos com os valores
padrão, deixando em branco aqueles que o banco lhe forneceu, se necessário.
MENSAGENS PARA O CAIXA DO BANCO
As três primeiras linhas são reservadas para que o sistema coloque informações
variáveis tais como:
Informar se a unidade possui débito anterior
Juros e multa em caso de atraso
Valor de desconto se pago em dia ou antecipado
Nas outras três linhas o preenchimento é livre. Pode ser usado para informar ao
caixa o prazo limite de recebimento: “Não receber após 30 dias de vencido”, por
exemplo.
CONSIDERAÇÕES
O simples preenchimento desses campos não garante que estejam corretos. É
imprescindível que se emita um boleto de valor baixo, R$1,00 por exemplo, pagueo e verifique se foi creditado corretamente. Obtenha o arquivo de retorno e o
ENG Sistemas
-9-
Scon-V2
Manual do Usuário
processe. Se tudo estiver correto, o boleto será creditado na conta, e o registro
baixado.
Só emita boletos reais após resultado positivo para esse teste.
CORRIGIR SALDO INICIAL DO BANCO
Depois de cadastrado o banco, e se já era uma conta existente, com movimentação, é
necessário definir o saldo inicial desse banco para o sistema.
Na tela BANCOS DO CONDOMÍNIO marque o banco desejado e clique em ALTERAR.
Os dados do banco serão exibido, mas na parte inferior da tela será disponibilizado o
controle CORRIGIR SALDO INICIAL DO BANCO. Clique nele.
Será exibida a tela:
Informe o valor do saldo inicial para esse banco e, se necessário, corrija a DATA REAL DO
INÍCIO DE OPERAÇÃO.
Ao clicar em PROCESSAR o sistema reatualizará toda a movimentação bancária,
refazendo os saldos tomando por base aquele que foi fornecido em NOVO SALDO ATUAL,
e a data real do início de operação.
A contabilidade do sistema é feita de forma LINEAR. Não existe a possibilidade de se
alterar o saldo entre um mês e outro, usando a famosa MARRETA.
Todo o processo tem que estar correto, do início ao fim.
ENG Sistemas
- 10 -