digitalizando os documentos

NOVA VERSÃO
SAFE DOC
MANUAL
COMO ACESSAR O APLICATIVO SAFE DOC CAPTURE
Acesse o aplicativo SAFE-DOC
CAPTURE clicando no ícone na sua
área de trabalho:
SAFE-DOC Capture
• Digite o endereço do portal que é nome da empresa
(minúsculo)
• Digite seu USUÁRIO e SENHA e clique em OK
CONHECENDO O MENU CAPTURE
Captura
Chat
É a tela principal, onde serão realizados os envios de
documentos ao portal via digitalização, arquivo,
biometria e webcam.
Abre a tela de Chat, que é um dos Suportes
Técnicos para auxilio da ferramenta.
Relatório
Opções
É o item que possibilita verificar se os arquivos já estão
disponíveis no portal.
Possibilita alterar algumas configurações, como
linguagem, Scanner e Resolução.
Portal
Sair
Permite acesso diretamente à Instância para a
visualização dos arquivos enviados.
Fecha o programa e faz logoff do usuário que está
acessando no momento.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS
O campo CAPTURA nos traz os botões
“digitalizar” e “arquivo”:
- Digitalizar – Digitaliza através do
scanner que está ligado a maquina;
- Arquivo - Serve para enviar qualquer
arquivo local ou em rede. Ex.: XLS,
DOC, TXT, PDF, JPG.
Em opções podemos dar zoom,
girar ou excluir algumas
imagens antes de envia-las
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS
Insira o documento no scanner e clique em DIGITALIZAR que se encontra do lado direito do aplicativo.
Após clicar em digitalizar, o sistema apresentará a seguinte mensagem: “Inicializando scanner...”
Apenas aguarde.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS
Temos dois modos de digitalizar os documentos:
O primeiro é o modo simples, onde você digitaliza o documento e
automaticamente ele vai para o campo
IMAGENS E ARQUIVOS.
O segundo modo
chamamos de
TIPIFICAÇÃO, onde você
digitaliza o documento e
ele vai para um campo
chamado “IMAGENS E
ARQUIVOS SEM
TIPIFICAÇÃO”, onde será
necessário arrastá-lo ate o
nome do arquivo, como
representa a imagem.
Nesses casos, depois de
digitalizar, é necessário
clicar na imagem e
arrastá-la até o nome do
arquivo.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS
Terminou a digitalização? Agora
siga os passos:
Classificação:
Selecione a Origem, que
geralmente é o nome da Empresa
e em seguida selecione a Classe,
que são os departamentos ou
pastas para os quais vai digitalizar
os documentos.
Indexação:
Selecione a Unidade;
6. Digite o numero da Matricula;
7. Digite o Nome do Funcionário.
Importante: Com essas informações
podemos fazer a busca dos documentos no
Portal.
Após o preenchimento da indexação e
digitalização, clique em ENVIAR.
DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS
Depois que clicar em ENVIAR, aparecera uma janela informando “Dados salvos com sucesso!” em
seguida clique em CONFIRMAR. Os documentos irão entrar em processo de envio para o Portal, onde
ficarão salvos para a área responsável poder consultar.
ATENÇÃO! Caso haja algum campo em INDEXAÇÃO preenchido
INCORRETAMENTE o sistema trará a mensagem a seguir: “DADOS
INVÁLIDOS”. Faça a correção e tente enviar novamente.
RELATÓRIO DE ENVIO
No Menu RELATÓRIOS podemos consultar o status dos documentos enviados.
É só clicar em FILTROS e selecionar o que deseja buscar:
Ao clicar em um dos lotes (linhas) as
informações daquele arquivo
aparecerão do lado esquerdo: Data de
Envio, Status de Envio, Percentual de
envio e Detalhes de Indexação;
O item Status de envio irá
mostrar se os arquivos
enviados estão nos seguintes
processos de envio:
 Enviando: O arquivo está
em upload;
 Importando: O arquivo
está sendo concluído;
 Arquivado: Arquivo
disponível para visualização no
Portal.
Se o Status de envio estiver
ARQUIVADO o documento estará
ATENÇÃO! O percentual de envio não atualiza automaticamente.
Quando quiser verificar o status atual clique em ATUALIZAR.
disponível para consulta no Portal.
PORTAL – BOTÕES MAIS UTILIZADOS
MENU PORTAL
Por ele acessamos diretamente a Instância pelo programa instalado em seu computador ou
pelo próprio navegador de internet no site www.acessodigital.com.br/(nome da empresa).
Nele podemos visualizar os arquivos que foram digitalizados no sistema.
CAIXA DE ENTRADA V2 – Apresenta
através do filtro todos os processos que
estão no Status selecionado
FILA DE TRABALHO – Nela podemos
analisar um processo especifico.
BUSCA - Apresenta uma estrutura
documental por pastas e permitirá através
de filtros encontrar o documento desejado.
BUSCA AVANÇADA - Possui a mesma
função do botão acima, contudo permite
que você monte seu próprio filtro de busca;
ULTIMA BUSCA - Traz a última busca feita
através dos botões de buscas anteriores.
TROCAR SENHA – Permite trocar a senha
atual de acesso;
SAIR – Fecha o Portal (o programa
continuará aberto).
BUSCA SIMPLES
Para acessar a Busca simples, basta primeiro clicar em
BUSCA e depois SIMPLES.
Notas fiscais
Recursos Humanos
Selecione a ORIGEM.
(normalmente esta opção já está
selecionada).
Clique nos botões + ou – para abrir/fechar a arvore
documental dos processos, que são as pastas onde
são guardados os documentos digitalizados.
Depois clique no tipo de documento
que esta procurando (Ex: Recursos
Humanos). Abrirá uma nova janela.
BUSCA SIMPLES
Campo da condição para a busca. Se estiver com IGUAL A,
a informação do documento tem que ser idêntica do índice
quando foi digitalizado. Obs.: Selecionando este campo temos
outras condições que podem ser utilizadas também.
IGUAL A
Depois de colocar as
informações de procura,
clique em Executar
Busca.
Em seguida aparecerá a
seguinte janela de resultado
com os documentos de RH para
visualização.
Coloque as
informações do
documento que
procura neste
campo.
CAIXA DE ENTRADA V2
No botão Processo você consegue acessar a função Caixa de Entrada V2 e trabalhar as documentações que
foram redirecionadas a você ou que ainda necessitam de “tratamento” ou inclusão de documentos adicionais.
Para especificar dados do documento, no
campo indexadores você pode
selecionar alguma informação do arquivo
(ex. Nome, CPF, etc.) e adicionar para
usar como filtro, caso você queira.
Aprovado RH
Reprovado RH
Filtre da forma que desejar e clique
em Caixa de Entrada V2. Ele trará os
documentos (ex: Aprovado RH /
Reprovado RH).
Você terá as informações do
documento e imagens digitalizadas.
Depois que foram selecionadas
todas as opções de filtragem,
clique no botão FILTRAR, que os
documentos apareceram logo
abaixo para serem trabalhados.
CAIXA DE ENTRADA V2
Índices da Fila : Essas
informações são aquelas
digitadas na hora da
digitalização dos
documentos.
Opções de Filtro
Preencha os
campos para filtrar a
fila de trabalho.
Depois de filtrar as informações
clique no botão Trabalhar Fila
Nestes botões
podemos
visualizar as
imagens, fechar
pasta, anexar e
visualizar
dados do
objeto.
Nestes botões
podemos Aprovar
clicando em
Salvar e
Próximo, mudar
de documento
clicando em
Próximo,
Concluir o
processo
clicando em
Salvar ou
Cancelar.
E aí, curtiu?
Aproveite essa nova versão muito mais atual e simples!
Se tiver alguma duvida, entre em contato conosco: