Código de Ética e Conduta Profissional - SNC
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Código de Ética e Conduta Profissional - SNC
Código de Ética e Conduta Profissional versão 2016 ÍNDICE OS VALORES QUE NOS GUIAM 4 MENSAGEM DO PRESIDENTE E CEO 6 1 O RESPEITO AO CÓDIGO 8 1.1 UM DEVER DE TODOS 9 1.2 CONFORMIDADE ÀS LEIS 10 1.3 INFRAÇÕES AO CÓDIGO 11 1.4RESPONSABILIDADES 11 1.5 EXPECTATIVAS EM RELAÇÃO A NOSSOS DIRIGENTES 12 1.6 COMPROMISSO DA SNC‑LAVALIN 13 2PRIORIDADE ÀS PESSOAS E AO AMBIENTE DE TRABALHO 14 2.1 RESPEITO MÚTUO NO AMBIENTE DE TRABALHO 15 2.2 SAÚDE E SEGURANÇA 16 2.3 DROGAS E BEBIDAS ALCOÓLICAS 17 2.4SEGURANÇA 18 2.5 INFORMAÇÕES PESSOAIS E CONFIDENCIAIS 19 3 EVITAR OS CONFLITOS DE INTERESSES 20 3.1 EMPREGOS SECUNDÁRIOS E ATIVIDADES INCOMPATÍVEIS 22 3.2 RELAÇÕES PESSOAIS NO AMBIENTE DE TRABALHO 23 4 ADOÇÃO DE PRÁTICAS DE NEGÓCIO APROPRIADAS 24 4.1 LEIS ANTITRUSTE E LEIS SOBRE A CONCORRÊNCIA 25 4.2 SUBORNOS E CORRUPÇÃO 26 4.2.1 Pagamentos de facilitação26 Presentes e cortesias 4.2.2 4.3TERCEIROS 27 28 4.3.1 Parceiros de negócios 4.3.2 Agentes públicos30 29 4.4 CONTRIBUIÇÕES POLÍTICAS 31 4.5 LOBBY 31 4.6 LAVAGEM DE DINHEIRO 32 4.7 CONFORMIDADE COMERCIAL, REGULAMENTOS E BOICOTES 33 4.8 NEGOCIAÇÕES COM INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS 4.9 PRÁTICAS E LIVROS CONTÁBEIS 35 36 4.10 RESPONSABILIDADE SOCIAL DA EMPRESA 38 38 4.10.1 Direitos humanos 4.10.2 Compromisso comunitário 38 4.10.3 Doações e patrocínios 39 4.10.4 Proteção do meio ambiente 39 5 PROTEÇÃO DE NOSSOS ATIVOS 40 5.1 RECURSOS ELETRÔNICOS 41 5.2 CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES 42 5.3 PROPRIEDADE INTELECTUAL 43 5.4 COMUNICAÇÕES EXTERNAS 44 6 COMUNICAÇÃO DE INFRAÇÕES E QUEIXAS 46 6.1 OBRIGAÇÃO DE RELATAR 47 6.2 INVESTIGAÇÕES INTERNAS 48 GUIA DE TOMADA DE DECISÕES 49 CONTATOS 50 Neste documento, as referências à "SNC‑Lavalin" denotam, conforme exigido pelo contexto, o Grupo SNC‑Lavalin Inc. e todas as entidades em que ela detém, direta ou indiretamente, o controle efetivo, incluindo as seguintes: suas divisões, unidades operacionais, escritórios regionais e filiais, assim como as parcerias, joint‑ ventures, concessões de infraestrutura e consórcios. Nos casos em que o Grupo SNC‑Lavalin inc. não exerce ou não pode exercer, direta ou indiretamente, um controle efetivo sobre uma entidade ou nos casos em que o sistema de regulamentação ou contratual torna impossível a aplicação do Código, a SNC‑Lavalin deve recomendar a adoção e a aplicação pela entidade em questão de um código com princípios e áreas de aplicação semelhantes. 3 OS VALORES QUE NOS GUIAM Nossos valores nos mantêm focados e no caminho certo. Eles demonstram como administramos nossos negócios, como nos expressamos como grupo e como nos comprometemos com nossos investidores para estimular sua confiança em nosso trabalho. SAÚDE, SEGURANÇA E MEIO AMBIENTE Cada um de nós é responsável pela proteção de todas as pessoas que entram em contato com nossa organização ÉTICA E CONFORMIDADE Estamos comprometidos com a tomada de decisões éticas EMPRESA VOLTADA PARA O CLIENTE Nossa empresa existe para atender bem os nossos clientes e criar valor em longo prazo para suas organizações RETORNO PARA OS INVESTIDORES Buscamos recompensar a confiança depositada em nosso trabalho pelos investidores com retornos competitivos TRABALHO EM EQUIPE E EXCELÊNCIA Inovação, colaboração, competência e visão: esses são os alicerces de nosso trabalho RESPEITO Fazemos questão de demonstrar respeito por todos os nossos investidores em todos os momentos 5 Mensagem do presidente e CEO Nos últimos três anos, desenvolvemos um programa de ética e compliance de primeira classe mundial que se tornou parte integral da forma como trabalhamos. Mas assim como a saúde e segurança, devemos continuar a trabalhar pela excelência da ética e conformidade — é a única maneira de se tornar e permanecer um líder em nosso setor. Para mim, ética e conformidade são os valores sobre os quais nós realizamos nosso trabalho diário. O Código de ética e conduta de negócios deve ser usado para esclarecimento em caso de dúvidas. Como embaixadores da empresa, vocês são a face do Código — ele vive através de vocês. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Caros colegas, O Código é um documento que simplifica a forma como trabalhamos. É um recurso que nos ajuda a tomar decisões quando as respostas não são claras. Seu gerente, Compliance Officer, representante de recursos humanos ou o Centro de consultas de compliance também estão disponíveis para responder suas perguntas. Todos nós temos a responsabilidade de aderir ao Código e estou convencido de que seus princípios foram criados de acordo com a maneira como trabalhamos. Eu o vejo todos os dias em minhas interações com vocês e nossos clientes e parceiros já o aprovaram. Gostaria de agradecê-los por seu comprometimento com os mais altos padrões de ética e compliance. Juntos, estamos no caminho certo para nos tornarmos a referência do setor em ética e compliance e isso é algo de que todos nós devemos nos orgulhar. NEIL BRUCE PRESIDENTE E CEO GRUPO SNC‑LAVALIN INC. 7 1 O RESPEITO AO CÓDIGO Um dever de todos A meta do Código de Ética e Conduta Profissional da SNC‑Lavalin — "o Código" — é promover a integridade e a transparência na condução de nossos negócios e em nossos relacionamentos com os outros. O Código se aplica a todos os funcionários (regulares, ocasionais, temporários, contratuais, em tempo integral ou parcial e outros), consultores1, funcionários emprestados, dirigentes e membros do conselho de administração da SNC‑Lavalin (a seguir, "nosso pessoal" ou "nós"). SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 1.1 A adoção do Código e dos procedimentos operacionais padrão e políticas decorrentes é uma das condições que as pessoas devem satisfazer para serem funcionários da SNC‑Lavalin. A cada ano, devemos participar de um processo de certificação cujo objetivo é garantir que o Código foi bem entendido e está sendo bem aplicado no cotidiano. Esperamos que todos os terceiros com quem fazemos negócios respeitem nossos elevados valores e padrões de conduta ética. Empregaremos todos os esforços possíveis para comunicar a eles nossas expectativas com relação ao Código e os incentivaremos a adotar princípios e práticas comparáveis aos nossos. O Código não é um conjunto de todas as regras e não pode prever todas as situações possíveis. Ele foi criado de maneira a nos ajudar a utilizar nosso julgamento e bom senso para tomar as decisões corretas. Em caso de dúvida, sempre devemos solicitar orientações ao nosso superior imediato, aos departamentos de Ética e Compliance, Jurídico ou de Recursos Humanos. O Código é continuamente atualizado em função das modificações feitas às leis, políticas e melhores práticas. A versão mais recente e autorizada do Código está disponível para consulta em nosso site: www.snclavalin.com/ethics. 1 Trabalhadores autônomos ou constituídos em empresa cujos serviços são selecionados para um projeto ou um trabalho particular e que faturam seus honorários à SNC‑Lavalin. 9 1.2 Conformidade às leis Considerando que a SNC‑Lavalin está presente no mundo inteiro, devemos nos sujeitar às leis e aos regulamentos em vigor em muitas jurisdições diferentes. Assim, todas as nossas atividades devem ser conduzidas de maneira inteiramente conforme às leis e regulamentos nas jurisdições em que estamos presentes: todos os comportamentos ilegais são terminantemente proibidos. Além disso, sempre que as leis ou regulamentos em vigor autorizarem um comportamento em desacordo ao Código, o Código prevalecerá. Você deve consultar prontamente o departamento Jurídico sempre que existir um conflito ou tiver dúvidas sobre a interpretação de uma lei ou de um regulamento. Infrações ao Código A não conformidade ao Código ou às políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes pode levar a sanções disciplinares que podem incluir demissão, rescisão ou não renovação de contratos ou à tomada de medidas para a destituição de um membro do conselho de administração. Caso a não conformidade ao Código seja acompanhada de uma infração às leis, a questão poderá ser encaminhada às autoridades policiais apropriadas, que podem aplicar penalidades e sanções civis ou penais. Além disso, a SNC-Lavalin se reserva o direito de tomar quaisquer medidas adicionais, incluindo ações judiciais contra os indivíduos que participaram ou se beneficiaram de atividades ilegais ou contrárias ao Código, com o objetivo de recuperar quaisquer danos sofridos pela SNC-Lavalin ou qualquer outro montante ou benefício que tenha sido indevidamente pago ou recebido. 1.4 SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 1.3 Responsabilidades Cada um de nós deve: Estar em conformidade às disposições do Código e participar do processo de certificação anual. Conhecer e respeitar as leis e regulamentos aplicáveis a todas as jurisdições em que está presente. Garantir a compreensão e a aplicação de políticas e procedimentos operacionais padrão ligados às nossas tarefas laborais. Solicitar ajuda ou orientações aos recursos disponíveis, em caso de dúvida. Comunicar todas as infrações reais ou suspeitas ao Código ou às políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes. Cooperar inteiramente com as investigações internas, quando necessário. Agir sempre com integridade, de maneira a preservar e reforçar nossa reputação em todas as nossas atividades e em todos os lugares onde estamos presentes. 11 1.5 Expectativas com relação a nossos dirigentes Nossos dirigentes têm responsabilidades adicionais de acordo com o Código. Eles são responsáveis por incentivar uma cultura de compliance e integridade, além de garantir um ambiente de trabalho positivo em que as pessoas sejam tratadas com dignidade e respeito. Para alcançar essa meta, eles devem: Dar o exemplo, agindo sempre de acordo com os padrões do Código. Ajudar as pessoas sob sua supervisão a entenderem e agirem em conformidade com padrões estabelecidos no Código, políticas e procedimentos operacionais padrão, assim como insistir sobre a importância de participar de cursos de treinamento e certificação. Apoiar os indivíduos que, de boa-fé, levantam uma questão ou comunicam um comportamento possivelmente não ético ou não conforme, mesmo que ao fazê-lo tenham que desviar da cadeia hierárquica. Isso inclui nunca exercer nem autorizar represálias contra alguém que comunique de boa-fé uma questão. Tomar providências sempre que são informados a respeito de uma suspeita de comportamento inapropriado e nunca ignorar qualquer comportamento suspeito. Compromisso da SNC-Lavalin A SNC-Lavalin se compromete a promover a integridade e os padrões éticos mais elevados em todos os aspectos de suas atividades. Para garantir que todos respeitem os valores e obrigações enunciados no Código, a SNC-Lavalin se compromete a: SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 1.6 Criar e manter uma cultura de integridade na empresa. Assegurar que o Código seja conhecido por todos, em todos os níveis hierárquicos da empresa. Tomar medidas para prevenir, identificar e gerenciar os comportamentos contrários à ética ou ao Código. Colocar à disposição dos funcionários, onde quer que eles estejam, apoio, informações e recursos para ajudá-los a aplicar o Código. Melhorar continuamente os padrões de governança da empresa. 13 2 PRIORIDADE ÀS PESSOAS E AO AMBIENTE DE TRABALHO Respeito mútuo no ambiente de trabalho Na SNC-Lavalin, fazemos questão de demonstrar respeito por todas as nossas partes interessadas em todos os momentos. Em nossas atividades diárias, entramos em contato com pessoas de características diferentes, como origem étnica, cultura, religião, convicções políticas, idade, sexo, orientação sexual e, às vezes, limitações específicas. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 2.1 Cada um de nós tem direito a dignidade pessoal, privacidade e proteção dos seus direitos. Em conformidade com nossos valores, respeitamos todos e proibimos comportamentos ou atos de discriminação, assédio ou violência. DISCRIMINAÇÃO A discriminação ocorre quando um indivíduo ou grupo de indivíduos são tratados de maneira diferente ou negativa por causa de suas características pessoais, crenças ou quaisquer outras razões proibidas por lei, incluindo origem nacional ou étnica, cultura, religião, convicções políticas, idade, sexo, orientação sexual e limitações físicas ou mentais. A discriminação não é tolerada. ASSÉDIO E BULLYING O assédio sexual, psicológico ou de qualquer outra natureza existe quando uma pessoa é objeto de comportamentos chocantes ou ofensivos que afetam sua dignidade ou seu bem‑estar psicológico ou físico, ou que corrompem o clima de trabalho. O assédio resulta em um ambiente de trabalho com um clima de intimidação, hostilidade, degradação, humilhação ou agressão para o indivíduo e pode se manifestar por comportamentos, comentários verbais, atos ou gestos repetidos e hostis ou importunos, ou ainda um incidente único, porém sério. Isso inclui bullying. O assédio não é tolerado. 15 VIOLÊNCIA A violência é a utilização de força física que causa ou poderia causar ferimentos físicos, ou ainda quaisquer gestos, comportamentos ou palavras que poderiam ser razoavelmente considerados como uma ameaça à segurança de um indivíduo. A violência não é tolerada. As agressões físicas, ameaças ou quaisquer outros incidentes envolvendo violência que acontecem em um ambiente de trabalho da SNC‑Lavalin devem ser comunicados às autoridades competentes. Caso seja vítima ou testemunha de discriminação, assédio ou violência no trabalho, você deve comunicar prontamente a situação a seu superior imediato, o departamento de Ética e Compliance ou de Recursos Humanos, ou entrar em contato por outros canais de comunicação disponíveis como a linha telefônica de assistência de Ética e Compliance. 2.2 Saúde e segurança A segurança de cada pessoa tem a mais alta importância em todos os aspectos de tudo que fazemos. Nossa prioridade é oferecer às nossas pessoas meios de trabalho seguros e saudáveis em todos nossos escritórios e canteiros de obras. A SNC‑Lavalin garante que a legislação de saúde e segurança no trabalho em vigor é considerada o padrão mínimo a ser respeitado em todas as áreas onde a empresa exerce suas atividades. Para obter mais informações, consulte nossas políticas e procedimentos operacionais padrão sobre saúde e segurança. 2.3 Drogas e bebidas alcoólicas SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Estamos totalmente comprometidos em assegurar a saúde, a segurança e o bem‑estar físico das pessoas na empresa e de todas as que entram em contato com a SNC-Lavalin, identificando, avaliando e eliminando os riscos. Isso, por sua vez, resulta em um ambiente de trabalho sem ferimentos. Todos nós devemos trabalhar juntos para reduzir a frequência e a gravidade dos incidentes e ferimentos identificando, comunicando e eliminando as condições de trabalho perigosas. Cada um de nós é responsável pela saúde de todos e pela segurança do ambiente de trabalho. Apresentar-se para trabalhar sob a influência de drogas ou álcool prejudica o rendimento profissional e o ambiente de trabalho, além de criar um risco para nossas pessoas, terceiros e público em geral. É terminantemente proibido se apresentar no trabalho com as faculdades comprometidas por drogas ou álcool, além de consumir, vender, comprar ou possuir drogas ilegais no ambiente de trabalho. Além disso, exceto com a autorização de um membro do comitê de direção e sob reserva da legislação em vigor, é proibido consumir, vender, comprar ou servir bebidas alcoólicas nos locais da SNC‑Lavalin. As regras a respeito dessa questão estão claramente indicadas em nossas políticas e procedimentos operacionais padrão de saúde e segurança. 17 2.4 Segurança A SNC‑Lavalin tem o dever de proteger as pessoas, ativos e dados da empresa em todos os lugares onde estamos presentes. Nosso objetivo é garantir que os riscos sejam identificados e reduzidos de maneira a oferecer a nossos funcionários um ambiente de trabalho seguro. Cada um de nós tem de estar sempre atento às ameaças e reagir a elas de acordo com os planos, protocolos e procedimentos em vigor. A SNC‑Lavalin não participa de modo intencional em atividades comerciais que comportem riscos de segurança que não possam ser gerenciados e atenuados de maneira adequada e razoável. Além disso, não fazemos negócios com fornecedores de soluções de segurança que não adotam nossos princípios sobre segurança e direitos humanos. Cada um de nós deve seguir a política de segurança da SNC‑Lavalin. Informações pessoais e confidenciais A SNC‑Lavalin se compromete a respeitar leis de privacidade individual e, por isso, implementou as medidas de proteção necessárias para assegurar a segurança e a exatidão dos dados. Cada um de nós deve agir com circunspeção e discrição com relação às informações pessoais. De modo geral, a SNC‑Lavalin se compromete a obter o consentimento do indivíduo antes de divulgar seus dados pessoais. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 2.5 Todos os dados pessoais fornecidos à SNC‑Lavalin ou coletados pela empresa na execução de suas atividades podem ser utilizados somente para a finalidade para qual foram fornecidos ou coletados (por exemplo, a SNC‑Lavalin pode divulgar aos clientes da empresa informações pessoais obtidas do curriculum vitae de um funcionário ao apresentar uma proposta comercial). Podem existir, além disso, outras situações em que a lei exige ou permite a divulgação de informações pessoais a terceiros. Talvez seja necessário também divulgar dados pessoais para fins de gerenciamento de programas administrados por terceiros (por exemplo, um programa de seguros oferecido por um fornecedor externo). Nesse caso, a SNC‑Lavalin se compromete a garantir que os terceiros respeitem as mesmas regras. É possível também que informações pessoais sejam comunicadas a terceiros para fins de auditoria ou a autoridades locais, quando exigido por lei. 19 3 EVITAR OS CONFLITOS DE INTERESSES Um conflito de interesses real existe quando a objetividade, a independência ou o julgamento de uma pessoa são comprometidos por uma divergência entre seus interesses pessoais e o interesse profissional ou público. Um conflito de interesses potencial existe quando é razoavelmente provável que um conflito de interesses aconteça no futuro. Um conflito de interesses aparente existe sempre que um observador consegue concluir razoavelmente que há um conflito de interesses, mesmo se não for o caso. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 No exercício de nossas atividades na SNC‑Lavalin, devemos nos assegurar de que estamos agindo sempre no melhor interesse da SNC‑Lavalin. Por isso, devemos evitar quaisquer conflitos de interesses no exercício de nossas funções, sejam eles reais, potenciais ou aparentes. Todas as situações de conflitos de interesses reais, potenciais ou aparentes devem ser comunicadas pelo formulário Declaração de Conflito de Interesses. Esse formulário pode ser obtido com os departamentos de Ética e Compliance ou de Recursos Humanos. A avaliação com objetivo de determinar se a situação apresenta um conflito de interesses real, potencial ou aparente será feita pelo superior imediato e pelo departamento de Recursos humanos e, caso necessário, em consulta com o departamento de Ética e Compliance e/ou o departamento Jurídico. No caso da existência de um conflito de interesse real, potencial ou aparente, a diretoria determinará as medidas necessárias que devem ser tomadas para reparar a situação. As informações divulgadas serão tratadas de maneira confidencial e fornecidas unicamente aos indivíduos que participam diretamente da avaliação do conflito de interesses. Os parágrafos abaixo fornecem exemplos de conflitos de interesses. Devemos, porém, sempre estar alertas para poder reconhecer as situações nas quais poderíamos nos encontrar em conflito de interesses real, potencial ou aparente. Caso você tenha qualquer dúvida sobre estar ou não em uma situação de conflito de interesse real ou aparente, deve consultar o departamento de Ética e Compliance, de Recursos Humanos ou o departamento Jurídico. 21 3.1 Empregos secundários e atividades incompatíveis Devemos sempre comunicar à SNC-Lavalin sobre qualquer emprego secundário que exercemos ou desejamos exercer em outra empresa e sobre qualquer cargo de direção em um organismo. Os membros do conselho de administração devem comunicar à vice-presidência e à secretaria geral da empresa suas funções de diretoria em um organismo ou outras questões importantes não ligadas à SNC-Lavalin. Em outras palavras, cada um de nós deve evitar exercer atividades incompatíveis com seu trabalho na SNC-Lavalin. As situações a seguir constituem exemplos de empregos secundários ou atividades incompatíveis que podem criar conflitos de interesses reais, potenciais ou aparentes: Exercer atividades ou executar tarefas que estejam em conflito entre si e que sejam incompatíveis com nosso trabalho na SNC-Lavalin (por exemplo, se uma pessoa que solicita bens ou serviços está encarregada também de aprovar o contrato de fornecimento). Assumir um emprego secundário que limite nossa capacidade de cumprir nossas funções na SNC-Lavalin. Aceitar ser diretor de outro organismo sem comunicar à empresa e sem obter o consentimento do supervisor imediato e do departamento de Recursos Humanos ou, se for o caso, do conselho de administração da SNC-Lavalin. Deter uma participação financeira importante (direta ou indireta) em uma entidade que faz ou procura fazer negócios com a SNC-Lavalin ou que está em concorrência com a SNC-Lavalin (em particular, as participações em empresas imobiliárias ou de mineração). Deter uma participação direta ou indireta em uma empresa ou em atividades financeiras em concorrência real ou potencial com a SNC-Lavalin. Deter uma participação direta ou indireta em uma empresa que presta serviços à SNC-Lavalin ou que tem relações de negócios com a SNC-Lavalin. Isso é pertinente principalmente quando existe um risco de tratamento preferencial devido ao cargo ocupado na SNC-Lavalin. Fazer negócios em nome da SNC-Lavalin com um membro de nossa família ou uma empresa com a qual um membro de nossa família ou nós mesmos estamos associados, a menos que nosso superior imediato e o departamento de Recursos Humanos ou, de acordo com a situação, o conselho de administração, tenham sido comunicados sobre essa associação antes da assinatura do acordo. Nesses casos, deve ser fornecida uma decisão clara de não objeção. Relações pessoais no ambiente de trabalho A SNC-Lavalin permite a contratação de membros de uma mesma família ou de uma pessoa que tenha um relacionamento pessoal com outro funcionário, desde que não exista nenhum conflito de interesse real, potencial ou aparente. As situações a seguir são exemplos de conflitos de interesses reais, potenciais ou aparentes. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 3.2 Trabalhar direta ou indiretamente sob as ordens de um membro de nossa família ou de alguém com quem temos um relacionamento pessoal. Exercer uma influência sobre outro funcionário em benefício ou em detrimento de um membro de nossa família ou de alguém com quem temos um relacionamento pessoal. Supervisionar direta ou indiretamente um membro de nossa família ou alguém com quem temos um relacionamento pessoal. Usar nossa posição para exercer influência sobre o local de trabalho de um membro de nossa família ou de alguém com quem temos um relacionamento pessoal. Além disso, reconhecemos que o crescimento da SNC-Lavalin resulta, em parte, da aquisição de empresas familiares. Assim, os relacionamentos familiares ou pessoais dentro de tais empresas podem dar origem a conflitos de interesse reais, potenciais ou aparentes que nós, como empresa cotada em bolsa, nos comprometemos a eliminar com diligência. Não serão permitidas novas situações de conflito de interesse decorrentes de um relacionamento familiar ou pessoal. Caso você não tenha certeza se seu relacionamento com outro(a) funcionário(a) pode constituir um conflito de interesse real, potencial ou aparente, entre em contato com o departamento de Ética e Compliance, Recursos Humanos, ou Jurídico para obter esclarecimentos. Em todos os casos em que os relacionamentos familiares ou pessoais possam criar um conflito de interesses real, potencial ou aparente, somos responsáveis por comunicar tal conflito. As comunicações feitas por uma pessoa sobre seus relacionamentos pessoais ao departamento de Recursos Humanos serão tratadas com a maior discrição e confidencialidade. 23 4 ADOÇÃO DE PRÁTICAS DE NEGÓCIO APROPRIADAS Todos os comportamentos ilegais são terminantemente proibidos. Você deve solicitar orientação aos departamentos de Ética e Compliance ou Jurídico sempre que não tiver certeza sobre a interpretação de leis ou regulamentos ou quando se deparar com uma situação que pode constituir uma violação à lei ou criar uma dúvida sobre a ação correta legal ou ética a ser tomada. 4.1 SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Embora sejamos vigorosamente competitivos em nossos mercados, todas as nossas atividades devem ser conduzidas de maneira justa e inteiramente conforme às leis e regulamentos em vigor. Leis antitruste e leis sobre a concorrência Todos nós, na SNC-Lavalin, devemos adotar práticas de concorrência leal, que estejam em conformidade com as leis sobre a concorrência e antitruste em vigor. Embora essas leis e regulamentos variem de uma jurisdição a outra, elas têm geralmente o objetivo de promover a livre concorrência no mercado. Esse tipo de legislação proíbe discussões, atividades de colusão ou acordos com concorrentes com a meta de, entre outras coisas: Fixar ou controlar de modo fraudulento os preços, ou suas condições de fixação ou controle. Limitar a concorrência ou as transações com fornecedores ou clientes. Dividir ou distribuir os clientes, mercados ou territórios entre a SNC-Lavalin e nossos concorrentes. Influenciar os preços de revenda cobrados de quem compra nossos produtos ou serviços. Estabelecer um acordo para não apresentar uma proposta, retirar uma proposta ou apresentar uma proposta artificial ou perdedora. Cada um de nós deve evitar participar de atividades que possam ser razoavelmente interpretadas como anticoncorrência ou que sejam abusivas ou desleais. Não devemos tentar obter informações da concorrência por meios ilícitos (por exemplo: espionagem industrial, corrupção, roubo, escuta eletrônica clandestina, etc.) e devemos evitar fazer declarações falsas ou enganosas a respeito de nossos concorrentes ou seus serviços. 25 4.2 Subornos e corrupção A SNC-Lavalin tem o dever de agir com integridade e, portanto, proíbe terminantemente todas as formas de suborno e corrupção. Não devemos, direta ou indiretamente, aceitar, oferecer, prometer, conceder ou autorizar o oferecimento de subornos, pagamentos ou qualquer outro meio que possa ser percebido como tal (por exemplo: presentes, entretenimento, empregos, contratos ou vantagens de qualquer tipo) a um terceiro a fim de influenciar ou dar a impressão de influenciar suas ações, sua omissão ou decisão, com o objetivo de tirar uma vantagem indevida ou de manter um negócio. Todos nós temos a responsabilidade de aprender por nós mesmos a reconhecer a corrupção e de garantir não nos envolvermos, direta ou indiretamente, em nenhum tipo de atividade semelhante. Caso necessário, consulte o departamento de Ética e Compliance. 4.2.1 PAGAMENTOS DE FACILITAÇÃO Os pagamentos de facilitação são pagamentos não oficiais (por oposição às taxas legítimas e oficiais) feitos com o objetivo de facilitar ou acelerar a prestação de um serviço ou um ato governamental rotineiro ao qual já temos direito como indivíduo ou empresa. Os pagamentos de facilitação são terminantemente proibidos. Se, porém, para evitar uma ameaça iminente ou grave à nossa saúde, segurança ou bem-estar, ou de um familiar, não tivermos outra escolha na situação a não ser fazer um pagamento de facilitação, o pagamento em questão não seria considerado um pagamento de facilitação. Isso seria considerado um pagamento de extorsão e, portanto, seria permitido diante da ameaça. Qualquer pagamento desse tipo feito em circunstâncias excepcionais deve ser devidamente declarado ao superior imediato do funcionário, ao Compliance Officer e ao diretor regional de Segurança para um registro de transações preciso e uma divulgação adequada às autoridades competentes. Caso necessário, consulte o departamento de Ética e Compliance ou Jurídico. PRESENTES E CORTESIAS A SNC-Lavalin não proíbe o oferecimento ou a aceitação de presentes, refeições ou entretenimento não solicitados de valor razoável, de tempos em tempos, e em conformidade com a legislação, com o Código e as políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes. Devemos, porém, evitar oferecer, aceitar ou trocar presentes, refeições ou entretenimento nos seguintes casos: Se estiverem na forma de somas de dinheiro ou equivalente, como, por exemplo, cartões-presente, certificados, cupons, vales, empréstimos, ações e opções de compra de ações. Se forem luxuosos ou excessivos. Se forem ofensivos, de mau gosto ou contrários ao respeito mútuo ao qual nos comprometemos. Se constituírem infrações a leis, regulamentos, regras ou normas e políticas da entidade que se beneficiaria deles. Se puderem ser percebidos como uma tentativa de influenciar um processo de aquisição em andamento ou uma decisão a ser tomada no andamento dos negócios. Se puderem ser percebidos como um suborno ou uma vantagem em contrapartida. Se fizerem parte de um acordo (oficial ou tácito) de contrapartida. Se puderem ser razoavelmente interpretados como o resultado de um tratamento preferencial real ou percebido, ou se criarem uma obrigação ao beneficiário. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 4.2.2 Se puderem influenciar uma negociação com o beneficiário ou a entidade que se beneficiaria dela. Se forem frequentes. Devemos ser particularmente prudentes em relação aos gestos de cortesia com agentes públicos, considerando que eles estão sujeitos a regras, regulamentos e leis mais rigorosos. Para obter mais informações, consulte a Seção 4.3.2: Agentes públicos. Não devemos utilizar nossos próprios fundos ou diárias para oferecer presentes, refeições ou entretenimento a terceiros sempre que fosse considerado proibido utilizar os recursos da SNC-Lavalin para oferecer tais gestos de cortesia. É importante indicar os presentes e cortesias oferecidos a terceiros de modo exato e detalhado nos livros e registros contábeis da SNC-Lavalin. Em todos os casos, devemos consultar as políticas e os procedimentos operacionais padrão sobre presentes e cortesias antes de oferecer ou receber presentes, refeições ou entretenimento a terceiros. Caso necessário, consulte o departamento de Ética e Compliance. 27 4.3 Terceiros Um "terceiro" é uma pessoa ou organização com quem entramos em contato na realização de nossas funções e atividades. Em nosso setor, geralmente interagimos com os seguintes terceiros: Clientes Concorrentes Fornecedores Agentes públicos Parceiros de negócios descritos em mais detalhe na Seção 4.3.1: Parceiros de negócios. A SNC-Lavalin se empenha em ser transparente e exata em nossos relacionamentos com terceiros. Queremos que eles compartilhem os mesmos valores e a mesma cultura de integridade profunda que adotamos. Estejam em conformidade com todas as leis e regulamentos em vigor. Não se envolvam em situações de suborno, vantagens em contrapartida ou outras formas de corrupção. Evitem participar de qualquer maneira em atividades de lavagem de dinheiro ou de financiamento ao terrorismo. Assumam a responsabilidade pela manutenção da saúde e da segurança de suas pessoas. Respeitem os direitos humanos de seus funcionários. Procurem promover o desenvolvimento sustentável em nível local. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Por isso, esperamos que esses terceiros ajam em conformidade com o Código e que adotem e apliquem práticas que: Procurem garantir que seus negócios sejam conduzidos com respeito ao meio ambiente. Promovam e reflitam nosso compromisso de fazer um trabalho de qualidade e de criar condições favoráveis. Devemos pôr um fim a uma relação de negócios com qualquer terceiro que julgamos estar agindo de maneira incompatível com nossos valores e práticas. Nesse caso, os departamentos Jurídico e de Ética e Compliance devem ser consultados. 4.3.1 PARCEIROS DE NEGÓCIOS Para a SNC-Lavalin, um parceiro de negócios é um terceiro que, sempre que o contexto exija, age em nome da SNC-Lavalin ou se associa à nossa empresa com um objetivo específico. As ações de outros ao nos ajudar em nossas atividades têm consequências diretas sobre nós. Legalmente somos responsáveis pelas ações de nossos parceiros de negócios, como se nós mesmos as tivéssemos realizado. Devemos, então, nos assegurar que as pessoas e organizações agindo em nosso nome respeitem os mesmos padrões de conduta que adotamos. Todos os funcionários devem se assegurar de que os parceiros com os quais fazemos negócios foram objeto de uma análise prévia de compliance devidamente aprovada. Essa obrigação consiste, em primeiro lugar, em escolher de forma diligente nossos parceiros de negócios, garantindo que eles compartilhem os mesmos valores e princípios de negócios adotados pela SNC-Lavalin. Durante todo o período de nosso relacionamento comercial, devemos fiscalizar continuamente nossos parceiros de maneira adequada para prevenir qualquer conduta inapropriada. Para obter mais informações, consulte as políticas e os procedimentos operacionais padrão relacionados a nossos parceiros de negócios. 29 4.3.2 AGENTES PÚBLICOS Em função da natureza de nossas atividades, temos de interagir regularmente, direta e indiretamente, com agentes públicos no mundo inteiro. O termo "agente público" é definido como funcionários ou qualquer outra pessoa agindo em nome de: Qualquer instância governamental (federal, provincial, estadual, municipal ou outra). Partidos políticos, representantes de partidos e candidatos a um cargo político. Entidades estatais e controladas. Organismos públicos internacionais ou intergovernamentais. Pessoas que ocupam um cargo legislativo, administrativo, judicial ou militar. Funcionários da SNC-Lavalin que estão em contato com agentes públicos devem conhecer e respeitar as leis, os regulamentos e as regras que se aplicam às relações com os agentes públicos ou entidades governamentais contratantes em questão. Em todos os casos, devemos sempre: Agir de maneira honesta, exata e transparente com qualquer agente público. Nunca oferecer nada a um agente público, a menos que as leis e os regulamentos em vigor como também o Código e as políticas e os procedimentos operacionais padrão decorrentes o permitam claramente. Evitar oferecer um artigo de valor a um terceiro se temos razões para crer que o artigo em questão será encaminhado a um agente público. Nunca oferecer um emprego a um agente público em exercício, um antigo agente público ou um membro de sua família imediata sem, em primeiro lugar, consultar o departamento de Recursos Humanos. Algumas atividades que podem ser consideradas aceitáveis no caso de funcionários de uma empresa privada podem ser inadequadas ou ilegais no caso de agentes públicos. Por isso, cada um de nós deve ser particularmente prudente em nossos relacionamentos com agentes públicos. Contribuições políticas Sob reserva das leis e regulamentos em vigor e exceto se o comitê de Compliance das Contribuições Políticas tenha dado sua aprovação oficial prévia, é proibido fazer contribuições em nome da SNC‑Lavalin a candidatos, partidos, organismos ou outras entidades políticas, de qualquer instância governamental. A SNC‑Lavalin não reembolsará nenhuma contribuição política, direta ou indiretamente, a menos que ela tenha sido aprovada previamente pelo Comitê de Compliance das Contribuições Políticas. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 4.4 Cada um de nós é livre para participar de atividades políticas a título pessoal, desde que não utilizemos o tempo, os fundos, os bens, os recursos ou as listas de funcionários da SNC‑Lavalin e desde que não solicitemos contribuições políticas aos funcionários durante nosso horário de trabalho. Para obter mais informações, consulte nossas políticas e procedimentos operacionais padrão sobre contribuições políticas. 4.5 Lobby Embora o lobby seja um meio de acesso legítimo às instituições legislativas e governamentais (estatais ou municipais), as leis e regulamentos de muitas jurisdições exigem a divulgação em diversos níveis das atividades de lobby. Por sua natureza, as atividades da SNC‑Lavalin podem nos levar a fazer atividades de lobby, por meio de chamadas telefônicas, comunicações escritas ou reuniões com funcionários públicos. Como as regras que governam as atividades de lobby diferem de uma jurisdição para outra, devemos conhecer as regras em vigor e respeitá-las em sua totalidade. As comunicações com um agente púbico ou legislador podem ser consideradas como atividades de lobby. Por isso, cada um de nós deve estar atento para estar totalmente em conformidade com todas as exigências de registro ou declaração e avisar prontamente ao vice‑presidente diretor de marketing, estratégia e relações exteriores que satisfazemos tais exigências. Caso necessário, consulte o departamento de Ética e Compliance ou Jurídico. 31 4.6 Lavagem de dinheiro O termo "lavagem de dinheiro" designa um método utilizado para injetar nos meios legais de finanças e negócios os fundos obtidos ou gerados por atividades ilegais (por exemplo, tráfico de drogas, contrabando, falsificação, pirataria e corrupção) a fim de ocultar a origem dos fundos. A lavagem de dinheiro é um problema mundial com consequências econômicas e sociais devastadoras. Todos nós devemos respeitar as leis e regulamentos que tratam sobre lavagem de dinheiro. Devemos agir com diligência para evitar que a SNC‑Lavalin se envolva em atividades criminais ou de lavagem de dinheiro. Por isso, é necessário efetuar os controles prévios apropriados antes de começar a fazer negócios com um novo cliente ou outra empresa. Devemos, além disso, estar atentos aos sinais que possam indicar atividades incomuns ou duvidosas. Devemos comunicar prontamente ao nosso superior imediato ou ao Compliance Officer qualquer atividade duvidosa que poderia se assemelhar à lavagem de dinheiro ou a outros crimes. Caso necessário, consulte o departamento de Ética e Compliance ou Jurídico. Conformidade comercial, regulamentos e boicotes É essencial que todas as atividades da SNC‑Lavalin respeitem inteiramente as leis e os regulamentos relativos aos controles de exportação, alfândega e boicotes em vigor nas jurisdições em que a SNC‑Lavalin faz negócios. A legislação sobre o controle das exportações impõe limites à transferência de bens, serviços, equipamentos, programas de computador e tecnologias, para além de determinadas fronteiras nacionais sem as licenças necessárias. Além disso, devemos respeitar todas as diretrizes dos países nos quais sanções econômicas foram impostas. As leis que governam o comércio são complexas e, se não as respeitarmos, corremos o risco de sermos multados pelas autoridades competentes ou até mesmo proibidos de negociar em determinados países. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 4.7 Um exemplo de artigo controlado pelas leis do país importador — e para o qual uma licença de exportação ou de reimportação pode ser exigida — são determinados programas contendo determinada criptografia ou exigências de desempenho específicas ou treinamentos sobre produtos de acesso restrito em determinados países. Devemos, além disso, evitar a inclusão em um contrato de qualquer cláusula que possa ter o efeito de boicotar ilegalmente o comércio com um país. Qualquer pedido de inclusão de uma cláusula semelhante deve ser comunicado ao departamento Jurídico, mesmo se a SNC‑Lavalin não fizer uma proposta para o projeto nem assinar o contrato. A SNC‑Lavalin e seus terceiros podem estar sujeitos a penalidades sérias em caso de infração de tais leis e regulamentos. Algumas das consequências podem ser multas pesadas e nossa exclusão dos procedimentos simplificados de importação e exportação em alguns países em que fazemos negócios. Caso necessário, consulte o departamento de Ética e Compliance, Jurídico ou de Aquisição Global 33 Negociações com informações privilegiadas No exercício de nosso relacionamento de trabalho com a SNC‑Lavalin, podemos ter conhecimento de "informações privilegiadas" que ainda não sejam de conhecimento do público e que, caso divulgadas publicamente, poderiam ter um impacto sobre o preço dos títulos da empresa ou de nossos clientes, fornecedores ou parceiros coligados que sejam negociados nos mercados financeiros. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 4.8 Exemplos de informações privilegiadas são informações que ainda não são conhecidas pelo público, de caráter financeiro, valores de vendas e faturamento, planos para mudanças nos dividendos ou novos financiamentos, aquisições e novos contratos importantes ou outras questões financeiras. A participação em transações de produtos financeiros relacionados à SNC‑Lavalin ou a qualquer de seus clientes, fornecedores ou parceiros em empresa mista, além do fato de aconselhar outras pessoas sobre tais operações enquanto você se encontra em posse de informações privilegiadas não somente são proibidos pelo Código, mas também são ilegais e podem constituir crimes graves. Os diretores seniores da SNC‑Lavalin têm responsabilidades adicionais com relação às transações financeiras perante a lei. Além disso, não podemos adquirir ativos (como imóveis) ou ações de uma empresa se soubermos que ela pode ser objeto de uma aquisição por parte da SNC‑Lavalin. Caso estejamos de posse de tais informações privilegiadas, não podemos usá‑las para adquirir nenhuma propriedade na vizinhança para fins de especulação ou investimento sem a aprovação prévia da vice‑presidência e da secretaria geral da empresa ou da vice‑presidência executivo e da diretoria do departamento Jurídico. Todos nós temos um papel a desempenhar para garantir que nenhuma informação privilegiada seja divulgada a terceiros, incluindo clientes, consultores, familiares, amigos, analistas financeiros e jornalistas. Tais informações devem permanecer dentro da SNC‑Lavalin e podem ser divulgadas somente pelos indivíduos autorizados a fazê‑lo. Para obter orientações sobre os procedimentos apropriados em matéria de informação privilegiada e negociações com informações privilegiadas, consulte a vice‑presidência e a secretaria geral da empresa ou a vice‑presidência executivo e a diretoria do departamento Jurídico. Caso necessário, entre em contato com o departamento Jurídico. 35 4.9 Práticas e livros contábeis A exatidão, a integridade e a confiabilidade dos registros são cruciais para a SNC‑Lavalin, já que os dados que eles contêm servem de base para a tomada de decisões e o planejamento estratégico da empresa. Esses dados são o alicerce de nossos relatórios financeiros e são necessários para cumprir a obrigação de prestação de contas completa e exata que a SNC‑Lavalin tem com relação a seus investidores, partes interessadas e autoridades de regulamentação. Por isso, todos os registros da empresa devem ser completos, exatos e confiáveis, além de estar em conformidade com as leis e regulamentos em vigor e com políticas e procedimentos operacionais padrão da SNC‑Lavalin em matéria de contabilidade e apresentação de relatórios. Cada um de nós deve se comprometer a respeitar os seguintes pontos quanto aos nossos livros e registros contábeis, seja qual for a finalidade das informações registradas: Todas as transações devem ser efetuadas por pessoas do nível hierárquico exigido por nossas políticas e procedimentos operacionais padrão, em conformidade com as leis, regras, padrões e regulamentos em vigor. Nenhuma transação, elemento de ativo ou de passivo ou outro tipo de informação financeira devem ser ocultados da diretoria, do departamento Jurídico ou de Finanças da empresa nem de auditores internos ou externos da SNC-Lavalin. Devemos no empenhar ao máximo para resolver todas as questões identificadas nos relatórios dos auditores internos e externos. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Os registros empresariais, relatórios de despesas, faturas, comprovantes e recibos, registros de pagamento, pastas de funcionários e outros documentos contábeis e relatórios devem ser preparados de modo cuidadoso, honesto e em tempo hábil. Os fundos ou elementos de ativo não inscritos nos registros, as práticas contábeis duvidosas e as escrituras falsas em nossos livros e registros devem ser prontamente comunicados ao departamento de Ética e Conformidade ou de Auditoria Interna. Quaisquer inexatidões, afirmações errôneas ou omissões conhecidas devem ser comunicadas às partes interessadas e prontamente corrigidas por meio de crédito, reembolso ou outro meio combinado entre as partes. Todos os documentos assinados, de acordo com nosso conhecimento, devem ser exatos e verídicos. É proibido estabelecer ou manter fundos financeiros ou outros ativos secretos ou não registrados para qualquer fim. O acesso a informações confidenciais ou delicadas é restrito para assegurar que tais informações não sejam acidental ou intencionalmente divulgadas, modificadas, usadas de modo impróprio ou destruídas. É terminantemente proibido utilizar os fundos ou outros elementos de ativos da SNC-Lavalin para fins ilegais ou repreensíveis, fazer registros falsos ou enganosos ou manter contas bancárias não declaradas, sejam para venda, compra ou outra atividade. Além disso, a SNC-Lavalin proíbe os acordos financeiros irregulares ou incomuns com um terceiro (por exemplo, faturar a mais ou a menos uma transação). Nossos executivos e dirigentes, assim como os responsáveis pela contabilidade e pelos registros contábeis, devem demonstrar vigilância, não somente para aplicar essa proibição, mas também para assegurar o uso correto dos ativos da SNC-Lavalin. Caso necessário, entre em contato com o departamento financeiro. 37 4.10 4.10.1 Responsabilidade social da empresa DIREITOS HUMANOS Acreditamos que todos os seres humanos devem ser tratados com dignidade, equidade e respeito. A SNC-Lavalin considera muito importante proteger os direitos humanos em toda sua estrutura internacional e garantir que a empresa não se envolva em nenhuma violação de direitos humanos. Não devemos praticar atividades que levem ao desrespeito dos direitos humanos ou que possam apoiar o tráfico de pessoas, o trabalho infantil ou o trabalho escravo. Devemos também recusar fazer negócios com todos aqueles que não adotam os mesmos princípios em matéria de direitos humanos ou que estejam envolvidos em atividades de trabalho infantil ou de violação dos direitos humanos. 4.10.2 COMPROMISSO COMUNITÁRIO A SNC-Lavalin procura constantemente reforçar os benefícios sustentáveis que criamos para as comunidades em que trabalhamos e estamos presentes no mundo inteiro. Ao estar atento às necessidades e expectativas das comunidades e respeitando sua unicidade, nós criamos laços sólidos e duráveis. Trabalhamos em colaboração com organismos não governamentais, governos e parceiros privados in loco para elaborar e aplicar programas de desenvolvimento sustentável associados a nossos projetos. Fornecemos aos trabalhadores e às empresas locais, assim como às comunidades, treinamento, mentoria e reforço de capacidades dos quais elas precisam, transmitindo competências preciosas e tomando medidas com o objetivo de criar perspectivas de emprego e contratação local associadas aos projetos. 4.10.3 DOAÇÕES E PATROCÍNIOS Uma doação é uma forma de apoio financeiro ou em espécie oferecido voluntariamente pela SNC-Lavalin a uma obra de caridade ou organismo não governamental para o benefício da coletividade ou de uma comunidade específica. A SNC-Lavalin assume de bom grado suas responsabilidades empresariais não só por meio de patrocínios, mas também por meio de doações que a empresa faz a vários organismos cuidadosamente selecionados, em áreas em que podemos causar o máximo de impacto possível. A SNC-Lavalin dá prioridade às solicitações de doações e patrocínios em conformidade com seus valores empresariais e seu papel de cidadão empresarial, que estejam em sintonia com seu compromisso com a criação de um ambiente de negócios ético. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Um patrocínio é um acordo comercial pelo qual a SNC-Lavalin faz uma contribuição a um organismo em troca do direito negociado de promover a SNC-Lavalin e suas atividades (por exemplo, publicidade, visibilidade da marca, etc.). Doações ou patrocínios devem ser feitos somente quando estão alinhados com as prioridades e a estratégia da SNC-Lavalin e respeitam inteiramente o Código e as políticas e os procedimentos operacionais padrão decorrentes. Devemos sempre estar cientes de que as doações e os patrocínios podem apresentar riscos de corrupção e dar a impressão de que estamos procurando obter uma vantagem indevida. Sempre que possa surgir a menor dúvida quanto à legitimidade de uma doação ou de um patrocínio, devemos comunicar o fato ao departamento de Ética e Conformidade. Caso necessário, consulte nossas políticas e procedimentos operacionais padrão sobre doações e patrocínios. 4.10.4 PROTEÇÃO DO MEIO AMBIENTE A SNC-Lavalin está comprometida com a proteção do ambiente e com a realização de suas atividades dentro do respeito ao meio ambiente de maneira sustentável. Esses objetivos podem ser alcançados somente com o apoio e a participação sem reservas de nossos funcionários e a liderança eficaz de nossos dirigentes. Devemos sempre observar e respeitar não só as leis em vigor como também os padrões e práticas adotados pela SNC-Lavalin em matéria de proteção do meio ambiente. 39 5 PROTEÇÃO DE NOSSOS ATIVOS Todos nós temos a responsabilidade pessoal e a obrigação jurídica de proteger os ativos da SNC‑Lavalin e de estarmos atentos para que eles não sejam danificados, utilizados de modo indevido ou desperdiçados. O termo "ativos" designa os ativos físicos, a propriedade intelectual, o tempo, as informações e os dados de natureza exclusiva e pessoal e os recursos e oportunidades da empresa. O uso de nossos ativos de modo ilegal ou impróprio ou para o benefício ou ganho pessoal ou de um terceiro é proibido. Devemos sempre respeitar as leis em vigor e as exigências, políticas e procedimentos operacionais padrão internos sobre a utilização dos ativos da SNC‑Lavalin. Recursos eletrônicos A SNC-Lavalin fornece os recursos eletrônicos necessários à realização de suas atividades. "Recursos eletrônicos" incluem contas de e-mail, sistemas de dados e equipamentos eletrônicos, programas, internet e acesso à rede. Todas as comunicações relacionadas ao trabalho devem ser feitas por meio do endereço de e-mail corporativo. É terminantemente proibido usar endereços de e-mail não corporativos para enviar ou receber comunicações relacionadas ao trabalho. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 5.1 Embora o uso moderado dos recursos eletrônicos da SNC-Lavalin para fins pessoais seja permitido desde que não interfira com as tarefas do funcionário, o abuso desse privilégio constitui uma conduta repreensível. Os recursos eletrônicos fornecidos aos funcionários pela SNC-Lavalin permanecem como propriedade exclusiva da SNC-Lavalin e devem ser utilizados de maneira responsável, apropriada e ética. Não devemos nunca utilizar os recursos eletrônicos da SNC-Lavalin para enviar, receber, armazenar ou processar quaisquer conteúdos que: Sejam proibidos por lei (como transferência eletrônica de materiais protegidos pelas leis de direitos autorais). Promovam ou constituam assédio. Poderiam ser interpretados como racista, difamatório, discriminador, violentos, sexista ou pornográfico, ou um incentivo ao ódio. Poderiam manchar a reputação da SNC-Lavalin. Em todas as situações em que utilizarmos os recursos eletrônicos da empresa, devemos tomar as medidas de precaução apropriadas para evitar comprometer a integridade dos equipamentos ou sistemas da SNC-Lavalin ou divulgar informações privadas ou confidenciais. A SNC-Lavalin pode exercer direito de supervisão da utilização de seus recursos eletrônicos e se reserva o direito de fiscalizar e inspecionar todos os conteúdos enviados, recebidos, armazenados ou processados por meio dos recursos eletrônicos da empresa, na medida permitida pela lei. Fica entendido que, no exercício de nossas funções e atividades na SNC-Lavalin e na medida permitida pela lei, nós renunciamos a qualquer direito a privacidade que possamos ter em relação às informações enviadas, recebidas, armazenadas ou processadas por meio dos recursos eletrônicos da empresa. Estamos conscientes de que talvez seja necessário divulgar essas informações às autoridades policiais. 41 Para obter mais orientações sobre a utilização autorizada dos recursos eletrônicos da SNC-Lavalin, consulte as políticas e os procedimentos operacionais padrão do departamento de Tecnologias Globais da Informação. 5.2 Confidencialidade das informações No exercício de nossas funções e atividades na SNC-Lavalin, podemos entrar em contato com informações confidenciais (consulte também a Seção 4.8: Negociações com Informações Privilegiadas). Em particular, constituem informações confidenciais pertencentes à SNC-Lavalin: Detalhes sobre a empresa, clientes, fornecedores, preços, mercados, equipamentos, vendas, lucros, relatórios financeiros internos e outras questões relativas às nossas atividades de negócio. Informações sobre atividades de pesquisa e desenvolvimento. Informações técnicas sobre nossos produtos, serviços e processos. Informações sobre nossas estratégias de marketing e serviços. Detalhes sobre fusões, aquisições, vendas ou compras de ativos, em andamento ou potenciais. Informações sobre os funcionários e os recursos humanos. Devemos impedir o acesso indevido ou não autorizado às informações confidenciais de propriedade da SNC-Lavalin ou de seus parceiros e impedir sua divulgação. Cada um de nós tem a obrigação de preservar a confidencialidade das informações tanto durante o exercício de nossas funções e atividades na SNC-Lavalin quanto após sua conclusão. Essas obrigações continuam em vigor mesmo após o término do nosso vínculo empregatício com a SNC-Lavalin. 5.3 Propriedade intelectual Os direitos autorais, marcas comerciais, planos, nomes, logotipos, invenções, melhorias, fotografias, vídeos, descobertas e outras formas de propriedade intelectual (por exemplo, protocolos, procedimentos, processos técnicos e métodos de pesquisa) criados ou modificados no exercício de nossas funções e atividades na SNC‑Lavalin permanecem de propriedade exclusiva da SNC‑Lavalin. SNC‑LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 Da mesma forma, não devemos aceitar ou acessar informações confidenciais pertencentes a clientes, concorrentes, parceiros de negócios, entre outros, com o objetivo de obter uma vantagem indevida. Além disso, mesmo a propriedade intelectual criada fora do relacionamento com a SNC‑Lavalin pertence à SNC‑Lavalin se essa criação resultar de informações confidenciais adquiridas no exercício de nossas funções e atividades na SNC‑Lavalin. Temos o dever de não só proteger a propriedade intelectual da SNC‑Lavalin, como também a propriedade intelectual de terceiros. Copiar, levar consigo ou destruir qualquer parte da propriedade intelectual da SNC‑Lavalin no final do relacionamento é um gesto ilegal. Mesmo se acreditarmos que nossa contribuição para esse trabalho durante o período que trabalhamos para a empresa permite que sejamos beneficiados do resultado, o resultado do trabalho é de propriedade exclusiva da SNC‑Lavalin e, por isso, não podemos utilizá‑lo para outros fins nem permitir que outro funcionário se beneficie desse resultado. Além disso, a SNC‑Lavalin proíbe terminantemente a utilização sem autorização, o roubo ou o desvio da propriedade intelectual de terceiros, incluindo informações retiradas da internet. 43 5.4 Comunicações externas Os pedidos de opinião ou informações sobre as atividades da SNC‑Lavalin feitos por grupos ou organismos externos devem ser encaminhados ao departamento de Comunicações Coorporativas Globais. Sempre que algum de nós queira representar a SNC-Lavalin na participação de uma atividade de mídia — televisão, rádio, web, mídias sociais, mídias impressas ou outras — como conferencista, membro de um painel de discussão ou de qualquer outro modo, deve obter para esse fim uma autorização do supervisor imediato e notificar o departamento de Comunicações Coorporativas Globais a respeito. Se essa participação acontecer de maneira espontânea, o departamento de Comunicações Coorporativas Globais deve ser notificado imediatamente após o evento. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 O departamento de Comunicações Coorporativas Globais é o porta-voz oficial junto a todos os membros da mídia que desejem obter uma entrevista, opinião, comentário ou sugestão sobre quaisquer assuntos que possam afetar os negócios da SNC-Lavalin. Todos os pedidos recebidos de membros da mídia, mesmo aqueles submetidos como pedidos de comentários ou pontos de vista pessoais, devem ser encaminhados ao departamento de Comunicações Coorporativas Globais. A menos que isso seja solicitado ou coordenado especificamente pelo departamento de Comunicações Coorporativas Globais, qualquer contato com a mídia deve ser feito como cidadão comum. Devemos lembrar que, mesmo se as perguntas não forem ligadas às atividades da SNC-Lavalin, devemos sempre ser prudentes e garantir que as opiniões expressas sejam estritamente pessoais e que não comprometam, deturpem ou envolvam a SNC-Lavalin. Ao utilizar as mídias sociais ou outros canais de comunicação, não devemos utilizar a marca e a identidade corporativa da SNC-Lavalin, tampouco divulgar informações confidenciais das quais possamos ter conhecimento. Além disso, devemos respeitar todas as condições das Seções 2.1: Respeito mútuo no ambiente de trabalho, 2.5: Informações pessoais e confidenciais e 5.2: Confidencialidade das informações. Para mais orientações sobre comunicações externas, entre em contato com o departamento de Comunicações Empresariais Globais. 45 6 COMUNICAÇÃO DE INFRAÇÕES E QUEIXAS Obrigação de relatar Cada um de nós é responsável por garantir que os valores da SNC-Lavalin sejam respeitados tal como expresso no Código. Todos nós temos o dever e a responsabilidade de comunicar de boa-fé quaisquer infrações ao Código e às políticas e aos procedimentos operacionais padrão decorrentes, conhecidas ou suspeitas, incluindo quaisquer violações às leis, regulamentos empresariais ou outras políticas em vigor ou quaisquer situações observadas de conduta indevida ou pressão para desrespeitar as normas éticas da empresa das quais possamos tomar conhecimento. De acordo com as leis do país, a negligência de comunicar uma situação de não conformidade pode levar a sanções disciplinares, incluindo demissão. SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 6.1 Se você está envolvido em uma situação ou tomou conhecimento de algo que vai ou poderia ir de encontro ao Código ou às políticas e procedimentos decorrentes, você deve comunicar prontamente a situação a um dos seguintes recursos ou pessoas: A linha de assistência de Ética e Compliance (consulte a seção Contatos). Seu superior imediato. O Compliance Officer. O departamento de Recursos Humanos. O departamento financeiro ou de Auditoria Interna. O departamento Jurídico. O Centro de consulta sobre questões de Compliance. Todas as questões levantadas ou comunicações feitas serão tratadas com toda a confidencialidade, e o indivíduo que comunicou a questão em boa-fé será protegido contra toda forma de represálias, discriminação ou retaliação. A SNC-Lavalin se compromete a criar um ambiente onde todas as pessoas cobertas pelo Código se sintam à vontade para comunicar infrações reais ou suspeitas ao Código ou às políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes ou para se informar se uma atividade ou um incidente constitui uma infração ao Código. A SNC-Lavalin proíbe terminantemente as represálias contra qualquer pessoa que comunique de boa-fé uma infração, suspeita ou real, ao Código ou às políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes, ou ainda uma infração às leis, regras e regulamentos em vigor. Caso você acredite ter sido vítima de represália, você deve comunicar a situação como faria em qualquer outro caso de infração. Caso você tenha questões a respeito de sua obrigação de relatar ou de represálias, você deve entrar em contato com o departamento de Ética e Compliance. 47 6.2 Investigações internas A SNC‑Lavalin leva a sério e presume que todas as questões levantadas e comunicações feitas de acordo com esta seção estão sendo feitas de boa-fé e são legítimas. As investigações sobre as alegações de conduta contrária à ética ou ilegal são realizadas exclusivamente pelo departamento de Ética e Compliance ou de Recursos Humanos em conformidade com técnicas de investigação reconhecidas de acordo com nossas práticas e procedimentos internos. Isso garante que a qualidade e a integridade do processo de investigação sejam mantidas. As investigações são realizadas de maneira confidencial e com todo o respeito, discrição e preocupação com a vida privada, sob reserva da necessidade da SNC‑Lavalin de investigar totalmente a questão dentro dos limites permitidos pela lei. Caso os departamentos de Ética e Compliance ou de Recursos Humanos descubram uma atividade criminosa ou repreensível, a SNC‑Lavalin pode precisar comunicar a atividade em questão às autoridades governamentais, de regulamentação ou policiais competentes. Todos nós devemos colaborar de modo inteiro, sincero e transparente com os departamentos de Ética e Compliance ou de Recursos Humanos fornecendo todos os documentos e informações solicitados. Não devemos de nenhuma maneira obstruir ou atrasar o processo de investigações internas. A recusa em colaborar com os departamentos de Ética e Compliance ou de Recursos Humanos pode levar a sanções disciplinares, incluindo demissão. Algumas decisões são fáceis de serem tomadas. Porém, sempre que não tenhamos certeza quanto à medida ou decisão ligada ao trabalho, devemos nos fazer as seguintes perguntas: Isso é legal? Isso está em conformidade com os valores e o Código da SNC-Lavalin, e com as políticas e os procedimentos operacionais padrão decorrentes? Isso é justo, ético e moralmente aceitável? O que diz meu próprio instinto? Qual é a impressão que isso causaria em uma reportagem na televisão ou em um debate público? Minha reputação ou a reputação da SNC-Lavalin sofreriam com isso? SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 GUIA DE TOMADA DE DECISÕES Isso poderia criar um conflito de interesses? A minha ação (ou omissão) poderia afetar a saúde, a segurança ou o bem-estar de alguém? Caso você não encontre uma resposta clara e evidente para uma das perguntas acima, ou caso você não se sinta bem com as respostas encontradas, você deve pedir orientação aos recursos indicados na seção Contatos. 49 CONTATOS Caso tenha perguntas ou dúvidas, deve primeiro consultar a pessoa que melhor conhece seu trabalho e suas responsabilidades: seu superior imediato. Você pode também entrar em contato com os recursos designados de seu departamento ou unidade. Para obter uma lista completa desses recursos, acesse a página do departamento de Ética e Compliance no Infozone ou entre em contato seu representante de Recursos Humanos. Caso prefira conversar com uma pessoa de fora de seu ambiente de trabalho direto para tirar uma dúvida, levantar um problema, comunicar uma situação ou infração, ou fazer uma queixa, a SNC-Lavalin coloca à sua disposição os canais de comunicação abaixo: COMPLIANCE OFFICERS POR REGIÃO OU SETOR São pessoas responsáveis pelas questões e iniciativas de Compliance nos setores das unidades operacionais, na unidade ou região da SNC-Lavalin para os quais foram designados. Lista de Compliance Officers: http://infozone.snclavalin.com/en/sectors-functions/functions/ ethics-compliance/services-responsibilities/compliance-advice.aspx CENTRO DE CONSULTA SOBRE QUESTÕES DE COMPLIANCE São especialistas em Compliance presentes para informar ou orientar os funcionários sobre como resolver as questões de Ética e de combate à corrupção que possam ocorrer no exercício de seu trabalho e como garantir o respeito ao Código e às políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes. [email protected] PÁGINA DO DEPARTAMENTO DE ÉTICA E COMPLIANCE NO INFOZONE Trata-se da página de recursos em questões de Ética e Compliance com informações da área de Compliance tais como: Código de Ética e Conduta Profissional Políticas e procedimentos operacionais padrão Lista dos Compliance Officers e contatos pertinentes Materiais de treinamento e apresentações Lista de perguntas mais frequentes (FAQ) Ferramenta de controle prévio dos parceiros de negócios Centro de Consulta em Compliance http://eww/ethics-compliance/default_en.asp É o sistema pelo site www.snclavalin.ethicspoint.com SNC-LAVALIN CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA PROFISSIONAL 2016 LINHA DE ASSISTÊNCIA DE ÉTICA E COMPLIANCE Sistema de comunicação seguro administrado por uma firma independente que permite levantar questões sobre uma decisão ou uma ação que pareça não estar em conformidade com o Código ou às políticas e procedimentos operacionais padrão decorrentes. Esse serviço aceita denúncias anônimas. 51
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