VivenciandoValores, Construindo Sucesso

Transcrição

Vivenciando Valores, Construindo
Sucesso
Nosso Código de ética
e conduta de negócios
Mensagem de BILL Meaney, CEO
Caros colegas da Iron Mountain,
Por mais de seis décadas, nossa empresa ganhou a confiança de clientes, parceiros e
acionistas devido ao nosso compromisso com um conjunto de Valores Essenciais. Esses
valores orientam nosso comportamento e representam os ideais que consideramos mais
importantes.
Comprometemo-nos a viver de acordo
com os nossos Valores Essenciais
e empregá-los, diariamente e
independente de onde atuemos.
Por isso, estamos ampliando nossos valores para refletir o compromisso da organização
com a segurança. Isso será feito com a criação de um novo Valor Fundamental de Segurança
e Proteção. A combinação destes dois princípios é proposital, pois ambos nos lembram
da importância da proteção seja de nossa equipe ou das informações de nossos clientes.
Embora a segurança sempre tenha sido uma parte implícita da nossa cultura, e um princípio
fundamental para as equipes operacionais, a segurança merece o mesmo nível de destaque
em nossa cultura que a proteção.
O Código de Ética e Conduta Empresarial da Iron Mountain, Vivenciando Valores, Construindo
Sucesso, é uma extensão destes valores, trazendo orientação e recursos para lidar com as
decisões lícitas e éticas, mesmo em circunstâncias complexas. Nossas obrigações éticas vão
muito além do cumprimento de leis, regras e regulamentos aplicáveis à empresa. Quando
enfrentamos decisões difíceis, buscamos soluções que sejam justas e honestas e que reflitam
nossos Valores Essenciais – integridade, segurança, satisfação total do cliente, sinceridade,
responsabilidade, orientação para ação e trabalho em equipe. É nossa maneira de agir. Nosso
Código e os Valores Essenciais são essenciais para nossa promessa a clientes, investidores e
todos nós.
Converse sempre com seu gerente ou o Grupo de Conformidade e Privacidade Global se
você acreditar que o Código não está sendo seguido ou se não tiver certeza sobre como lidar
com uma situação em particular. Não toleraremos retaliações contra quem informar suas
preocupações.
Nosso sucesso e nossa reputação geral dependem de todos assumirem a responsabilidade de
seguir o Código. Em nome do Conselho de Administração e da diretoria executiva, agradeço por sua
dedicação a nossos valores e seu compromisso de respeitar o Código.
Atenciosamente,
www.IMEthicsLine.com | 1
CONTEÚDO
Vivenciando valores, construindo sucesso com nossa promessa27
Mensagem de Bill Meaney, CEO
1
Conteúdo2
Nossos Valores Essenciais
5
Vivenciar valores e criando sucesso com o nosso Código
6

Quem deve seguir o código?

Responsabilidades especiais para gestão e liderança
Manifeste suas preocupações: todos têm o direito de se
manifestar na Iron Mountain
8
Usar tecnologia e sistemas de informação de maneira responsável

Evitar conflitos de interesses

Evitar suborno e corrupção

Trocar presentes e cortesia de maneira apropriada

Aderir às Sanções e regulamentos comerciais internacionais

Contratos com Clientes governamentais

Concorrer da maneira correta

Vender e comercializar com integridade

Reunir inteligência competitiva
Vivenciando valores, construindo sucesso em
nossas comunidades47

Tolerância zero com retaliação

Investigações e medidas disciplinares

Proteger o ambiente e a sustentabilidade de edifícios

A Linha de ética da Iron Mountain

Contribuir para as nossas comunidades

Respeito aos direitos humanos

Manter veículos instalações seguros
Vivenciando valores, construindo sucesso com nosso pessoal11
2 | Vivenciando valores, construindo sucesso

Promover um local de trabalho seguro

Respeito à privacidade

Valorizar a inclusão e a diversidade

Uso eficiente e responsável da mídia social

Evitar assédio e discriminação

Evitar Informações privilegiadas

Proteger as informações confidenciais e exclusivas

Participar de Política e assuntos governamentais

Gerenciar nossos registros de maneira apropriada

Manter e divulgar relatórios financeiros precisos

Responder a perguntas de investidores, analistas e meios de comunicação
Vivenciando nossos valores, construindo nosso sucesso
64
65
Nossos Valores Essenciais definem o caráter de nossa
empresa e orientam a forma de pensar e agir como
Mountaineers.
Vivenciando nossos valores significa cumprir as leis
e proteger a empresa contra riscos; é também a maneira
de alcançar o sucesso.
Nossa sólida cultura ética e a reputação de integridade
nos ajudam a atrair e reter as melhores pessoas,
desenvolver a confiança no mercado e abrir portas para
novos mercados.
Nossos
Valores
Essenciais
Integridade
Somos sempre honestos e nunca comprometemos nossos Valores
Essenciais.
Segurança e Proteção
Protegemo-nos mutuamente contra riscos e protegemos as
informações e os ativos de nossos clientes como se fossem nossos.
Satisfação total do cliente
Entregamos o que nossos clientes esperam, quando esperam.
Sinceridade
Nós nos comunicamos de uma forma aberta e honesta que é
construtiva e respeitosa.
Responsabilidade
Todos nós somos pessoalmente responsáveis por nossas ações,
compromissos e resultados.
Orientação à Ação
Estamos atentos às oportunidades e problemas e agimos com senso
de urgência.
Trabalho em Equipe
Trabalhamos em equipe para realizar muito mais do que
conseguiríamos individualmente.
Vivenciar valores e criar sucesso
como nosso Código
Como Mountaineers, contribuímos para o sucesso da
Iron Mountain vivenciando nossos valores e
respeitando o Código.
Responsabilidades especiais para
gestão e liderança
Além de conhecer o Código e exemplificar nossos valores, é importante
incentivarmos que as equipes o façam também. Isto significa que nós:

Discutimos o Código e os Valores Essenciais durante as reuniões de equipe e avaliações
de desempenho individual

Reconhecemos e recompensamos os atos de liderança ética e reconhecemos que esses
atos estão ligados a nosso sucesso financeiro

Damos o exemplo certo para as equipes participando de treinamentos de conformidade

Fazemos com que as equipes conheçam as diferentes maneiras como podem reportar
preocupações e que não serão toleradas retaliações
Vivenciando valores, construindo sucesso, o Código de Ética e Conduta de Empresarial da Iron
Mountain contém orientação e recursos para ajudar a tomar decisões lícitas e éticas – mesmo em
condições difíceis. O documento não cobre todas as situações que podemos enfrentar como
Mountaineers, porém, o Código aborda muitas delas e também nos aponta na direção certa quando
precisamos de mais informações ou recomendações.
Quem deve seguir o código?
Todos que estiverem prestando serviços para a Iron Mountain devem seguir o Código. Isso inclui

Garantimos que quem não é empregado (como consultores, empregados temporários e
“Nosso Código reforça o
compromisso de cada
empregado da Iron
Mountain com um local
de trabalho ético. Ao
empregar nossas
políticas e valores,
capacitamos os
empregados para que
tomem boas decisões.
Esta é a base do nosso
sucesso.”
Presidente da Iron Mountain,
Internacional
mão de obra ocasional) siga o Código e nossos Valores Essenciais
empregados, diretores, representantes e membros do Conselho de Administração. Não há exceções.
O Código de Ética e Conduta Empresarial aplica-se a todas as unidades de negócio da Iron Mountain,
pessoas jurídicas, joint-ventures controladas, subsidiárias e parceiros em todo o mundo. Nosso Código
de Conduta para Fornecedores e os processos de compras rigorosos ajudam a garantir que os
fornecedores, prestadores de serviço, consultores, mão de obra temporária, mão de obra temporária
e outros que prestam serviço para a Iron Mountain mantenham nossos padrões de conduta.
Tolerância zero com retaliação
A Iron Mountain proíbe terminantemente a retaliação. Qualquer pessoa que reporte uma preocupação
de boa-fé não enfrentará nenhum tipo de retaliação – inclusive ameaças, assédio, redução de horas,
demissão ou outra consequência negativa. A retaliação é contrária a nossos Valores Essenciais e
prejudica a confiança que nos leva ao sucesso. Para a Iron Mountain atos de retaliação são atos graves
Manifeste suas preocupações: Todos
têm o direito de se manifestar na Iron
Mountain
Se você não tiver certeza sobre uma situação ou acreditar que nossos valores não estão sendo
seguidos, seu dever como empregado da Iron Mountain é se manifestar.
Não é fácil reportar um comportamento inadequado ou uma preocupação sobre uma situação com a
qual você não se sente à vontade. Quando você se manifesta, a empresa pode investigar e resolver o
problema para que não aconteça novamente.
Há várias maneiras de reportar preocupações com ética ou conformidade. Você poderá reportar os
problemas para:
de comportamento indevido que resultarão em ação disciplinar, até mesmo a rescisão do contrato de
trabalho.
LINHA DE ÉTICA
DA IRON MOUNTAIN
24 horas por dia/365 dias por ano
www.IMEthicsLine.com
Investigações e medidas disciplinares
Todo comportamento indevido é investigado prontamente, de forma completa e objetiva. O sigilo será
preservado o tanto quanto possível.
Nenhuma infração será tolerada. Se a infração for criminosa, a Iron Mountain envolverá todas as
autoridades apropriadas e apoiará plenamente o processo judicial.
Ao término de uma investigação, a Iron Mountain aplicará medidas disciplinares apropriadas aos
envolvidos e fará as alterações necessárias para evitar que problemas semelhantes ocorram.
Você pode usar a Linha de Ética para reportar suas preocupações em sigilo e (onde a legislação
permita), anonimamente. Os empregados da Iron Mountain podem entrar em contato com a Linha de

Seu gerente ou supervisor
Ética para reportar uma preocupação ou fazer uma pergunta, 24 horas por dia, 365 dias por ano. As

Recursos Humanos
ligações são recebidas por uma empresa independente e enviadas para a Iron Mountain para análise,

O Grupo de Conformidade e Privacidade Global

Segurança, Risco e Proteção Global

Diretor Jurídico da Iron Mountain

investigação e ação apropriada.
Para reportar por telefone: Ligue para o número grátis em seu país listado na parte interna
da quarta capa.
Para reportar on-line: Preencha um relatório em: www.IMEthicsLine.com.
Todos os empregados da Iron
Mountain contam conosco para
atingir seu pleno potencial – como
indivíduos e membros da equipe.
Quando nossos empregados
prosperam, os clientes se beneficiam
e a empresa alcança sucesso.
00 | Código de Ética e Conduta Empresarial
Vivenciando valores, construindo sucesso com nosso pessoal
NOSSO PESSOAL
NOSSO PESSOAL
CONHEÇA
O CÓDIGO
A segurança começa
com VOCÊ!
Vivenciando nossos valores
Na Iron Mountain, nada é mais importante do que a
saúde e segurança e proteçãol.
PARE.
Criando Sucesso
PENSE.
Trabalhamos arduamente para proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável para os
Mountaineers, prestadores de serviços e visitantes. Os Mountaineers que são saudáveis e seguros são
mais engajados, produtivos e propensos a manter os altos padrões definidos para nossas operações.
Dê atenção total ao
seu trabalho e reduza as
distrações.
Considere como
suas ações podem afetar sua
segurança e a dos outros.
AJA.
Expresse a
orientação de ação para
reduzir ou eliminar os riscos.
Manifeste sua preocupação
quando algo não estiver certo.
Empilhadeiras, trituradoras e pessoal não autorizado em nossas dependências representam riscos
claros para os Valores Essenciais de Segurança e Proteção, no entanto, consideramos todas as
possibilidades ao trabalhar para prevenir, detectar e reduzir o risco de acidentes para os Mountaineers.
Todos são responsáveis por seguir os procedimentos e se manifestar se algo apresenta um risco.
Nenhum alvo ou métrica operacional é mais importante do que a segurança e a proteção de um
empregado da Iron Mountain.
O que significa, diariamente
Na Iron Mountain, a segurança é primordial. Para que todos trabalhem com saúde
e segurança, não criamos atalhos e sempre manifestamos nossa preocupação.
Manter a segurança física
Sempre siga as políticas e procedimentos, dentro e fora das instalações de Iron
Mountain.

Obedeça as leis de trânsito ao dirigir.

Sempre tranque veículos, ative alarmes e mantenha o equipamento da Iron Mountain
seguro (como laptops).

Não deixe portas abertas nem permita que as pessoas o sigam em nossas instalações.

Questione as pessoas na propriedade de Iron Mountain quando não tiverem
identificação adequada.

Participe de todos os treinamentos de saúde e segurança e proteção.

Reporte condições inseguras, lesões ou incidentes de tráfego a um supervisor.

Confirme que visitantes e prestadores de serviços conheçam nossos protocolos de
segurança (e os sigam).
Evitar violência no local de trabalho
Faça verificações detalhadas de antecedentes de candidatos a emprego e prestadores
de serviços (onde for legal fazê-lo).

Informe ameaças de violência a seu gerente; à Segurança, Proteção e Risco Global;
ou à Linha de Ética da Iron Mountain (incluindo ameaças feitas fora do trabalho ou em
mídia social).

Informe a presença de armas a seu gerente ou à Segurança, Proteção e Risco Global;

Chame a polícia local se houver perigo iminente e informe seu gerente ou Segurança,
Proteção e Risco Global;
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Um dos meus
colegas de trabalho é motorista e
me disse que sofre de insônia e
toma medicamentos sob receita
para dormir. Observei que ele
parece um pouco lento e grogue no
trabalho. Pode ser que ele não
esteja dormindo o suficiente ou que
a medicação ainda esteja no corpo
quando ele chega para trabalhar.
Estou preocupado com que ele
possa causar um acidente. O que
devo fazer?
O QUE FAZER. Seu colega de
trabalho pode estar colocando em
risco sua própria saúde e segurança,
bem como a dos outros. Vivencie
nosso Valor Fundamental de
Sinceridade ao falar com ele sobre
sua preocupação e sugira que ele
peça ajuda ao gerente ou Recursos
Humanos. Se ele não fizer (e a
condição persistir), é seu dever
informar a situação.
Proporcionar um ambiente de trabalho livre de substâncias
Converse com seu gerente ou recursos humanos se você tiver um problema com
drogas ou álcool; a empresa tem recursos para ajudá-lo.

Chegue ao trabalho sem influência de qualquer substância que possa prejudicar seu
discernimento ou ameaçar a segurança.

Manifeste-se se você vir um colega de trabalho sob a influência de álcool ou drogas no
trabalho.
NOSSO PESSOAL
Promover um local de trabalho seguro
Podemos tomar as melhores decisões ao aproveitarmos
a diversidade de nossos talentos, experiências e
perspectivas.
Criando Sucesso
Atrair, desenvolver e capacitar indivíduos com uma ampla gama de experiências, recursos e pontos de
vista é um componente essencial de nosso sucesso. Ao aceitar as características e experiências únicas
de cada um, podemos enriquecer o local de trabalho, resolver problemas da forma mais criativa e
entender melhor as necessidades de nossos clientes. Incluir e respeitar a diversidade em
nossas discussões ajuda a maximizar a contribuição de cada empregado e nos permite tomar
as decisões certas na primeira vez.
Na Iron Mountain, criamos um espaço de trabalho inclusivo onde valorizamos e aprendemos
com nossas diferenças. Isto significa que nós:

Ativamente procuramos abordagens e pontos de vista alternativos

Ouvimos a opinião de todos com respeito

Consideramos a importância da diversidade ao recrutar e montar equipes

Abertamente compartilhamos o conhecimento com aqueles que possam se beneficiar
com ele
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Às vezes, sinto que não
sou capaz de dar minha melhor contribuição
porque meu gerente não compartilha
informações suficientes. Estou preocupado
com que ela não confia em mim. Devo
discutir isto com ela?
O QUE FAZER. Sim. Exerça nosso Valor
Fundamental de Sinceridade e converse com
sua gerente. Talvez ela não tenha percebido
que está tratando você de maneira diferente
dos colegas de trabalho e não compartilha as
informações que você precisa para tomar as
melhores decisões. Os gerentes são
responsáveis por manter seus empregados
informados sobre os negócios e por promover
um ambiente aberto e confiante nas equipes.
“Criar uma equipe
diversificada e inclusiva
é de vital importância
para o sucesso da nossa
empresa. Todos nos
beneficiamos com
empregados com
diferentes origens e
perspectivas. Ao criar
um ambiente de apoio
e confiança, os
empregados se sentem
valorizados, respeitados
e capazes de expressar
ideias livremente.”
Vice-Presidente Sênior de
Responsabilidade Corporativa
e Diretor de Diversidade da
Iron Mountain
NOSSO PESSOAL
Valorizar a inclusão e a diversidade
A Iron Mountain mantém um ambiente de trabalho de
respeito e livre de assédio e discriminação. Esta é uma
parte fundamental de como vivenciamos o Valor
Fundamental de Trabalho em Equipe.
Criando Sucesso
O assédio e a discriminação não são apenas ilegais; eles prejudicam o moral e criam uma atmosfera de
desconfiança e desrespeito que nos impede de realizar nosso potencial completo. Ao evitar o assédio e a
Assumimos um compromisso com um ambiente de trabalho livre de assédio e
discriminação. Isto significa que nós:
Como é o assédio?

Trate seus colegas com dignidade e respeito

Nunca apresente um comportamento abusivo ou ofensivo

Tome decisões de emprego, com base no mérito – não em gênero, raça, religião, etnia,
idade, deficiência ou orientação sexual

Comunique imediatamente o assédio ou discriminação à gerência, Recursos Humanos
ou a Linha de Ética da Iron Mountain

Pode ser algo que
expressamos — contar piadas
ofensivas ou fazer insultos
raciais

Pode ser algo que fazemos —
fazer investidas sexuais
indesejadas ou bloquear o
caminho de alguém

Pode ser alguma coisa que
mostramos — como postar
fotos provocativas em um
mural ou colocar adesivos
ofensivos em um veículo
VALORES
EM AÇÃO
discriminação, podemos ajudar a alcançar um ambiente de trabalho onde os Mountaineers se sintam
seguros e fortalecidos para ter sucesso.
Em pessoa ou on-line, o assédio
não é apenas o que queremos
com palavras ou ações, mas
como os outros as percebem
tem.
PRECISO SABER. Meu gerente pediu que
fizéssemos contato em uma rede social e eu
concordei porque senti que o ofenderia se me
recusasse. Desde então, parece que ele tem
encontrado várias razões para criticar meu
desempenho. Tenho certeza que ele viu
alguma coisa na minha conta de mídia social
de que não gosta e está tentando criar
empecilhos para mim. O que devo fazer?
seu tempo pessoal). No entanto, é contra a
política de Iron Mountain que as pessoas
tratem você de maneira diferente por causa
de crenças religiosas, orientação sexual ou
qualquer outro fator protegido – quer elas
descubram isso em pessoa ou on-line. Você
deve informar o problema à gerência,
Recursos Humanos ou à Linha de Ética da
Iron Mountain.
O QUE FAZER. As conexões nas mídias
sociais são uma ótima maneira de ajudar a
desenvolver nosso Valor Fundamental de
Trabalho em equipe, porém, tenha cuidado.
Quando você aceita a “amizade” de uma
pessoa, ela pode ver coisas que você talvez
não queira que sejam de conhecimento geral
(como crenças políticas ou como você passa
Os gerentes devem pensar muito antes
solicitar a amizade de empregado seus
empregados em mídia social porque pode
causar consequências inesperadas. Não deve
haver retaliação contra empregados por
recusarem um pedido para se conectar em
mídias sociais; repetidas solicitações podem
ser consideradas como assédio.
NOSSO PESSOAL
Evitar assédio e discriminação
CONHEÇA
O CÓDIGO
Nossas informações comerciais confidenciais e de
propriedade intelectual são ativos vitais que são nosso
diferencial. Temos um importante dever de protegê-los
contra uso indevido ou divulgação não autorizada.
Criando Sucesso
Para manter nossa vantagem competitiva, temos que inovar continuamente, melhorar os serviços
existentes e desenvolver novos serviços para ampliar os negócios e melhor atender os clientes. Isto
não seria possível sem proteger cuidadosamente a propriedade intelectual e manter o sigilo do
know-how da empresa que nos tomou décadas de desenvolvimento. Todos temos um papel ao manter
esses ativos seguros e protegê-los de uso indevido.
PARA mais
informações
Para mais informações,
consulte a Política de Uso
Aceitável da Iron Mountain
ou entre em contato com o
Nós reconhecemos o valor das informações confidenciais e exclusivas da Iron Mountain e as
protegemos de maneira diligente. Isto significa que nós:

Apenas compartilhamos informações com pessoas autorizadas que tenham uma necessidade
legítima de saber

Fazemos com que acordos de confidencialidade sejam assinados antes de liberar informações
confidenciais ou exclusivas fora da empresa
Grupo de Conformidade e
Privacidade Global.

Protegemos documentos, dados e dispositivos conforme as políticas de segurança

Eliminamos os documentos em papel usando nossos trituradores de papel apenas

Evitamos discutir informações confidenciais em público ou permitir que as pessoas as vejam em
dispositivos móveis
18 | Vivenciando Valores, Construindo Sucesso
Acompanhamos os visitantes dentro de nossas instalações e não permitimos que estejam
em áreas restritas
CONHEÇA
O CÓDIGO

Reportamos o uso indevido de propriedade intelectual ou divulgações não autorizadas à
administração, ao Grupo de Conformidade e Privacidade Global ou ao Grupos de
Segurança Patrimonial e Pessoal e Risco Global
O que são informações
confidenciais e
exclusivas?
Várias informações da Iron
VALORES
EM AÇÃO
Mountain ou propriedade
intelectual são consideradas
confidenciais e exclusivas, como:
PRECISO SABER. No ano passado,
desenvolvemos uma tecnologia de controle
de estoque de última geração e acabamos de
concluir com sucesso sua implementação
global. Eu gostaria de compartilhar alguns
materiais de treinamento e as lições
aprendidas com meus colegas em um evento
da associação setorial no próximo mês. Tudo
bem?
O QUE FAZER. Não há problemas em
compartilhar informações gerais sobre a Iron
Mountain com colegas em um evento da
associação setorial, porém, preste atenção
para não revelar segredos comerciais ou
outras informações confidenciais. Nesta
situação, uma vez que os materiais
descrevem nossa tecnologia exclusiva, sua
divulgação pode prejudicar nossa vantagem
competitiva e a capacidade de oferecer a
Satisfação total do cliente.
Se não tiver certeza se é adequado ou não
compartilhar determinados conteúdos em um
fórum público como um evento da associação
setorial, confirme com seu gerente ou o
Departamento Jurídico.
PRECISO SABER. Estamos trabalhando com
uma agência de consultoria para tornar
nossos processos mais eficientes. Para
entender melhor como fazemos as coisas,
eles nos pediram para enviar cópias de todas
as políticas e procedimentos. Tudo bem?
O QUE FAZER. Depende. Em primeiro lugar,
vivenciar nosso Valor do Fundamental de
Segurança e Proteção significa que é
importante investigar minuciosamente
terceiros. Deve ser assinado um acordo de
sigilo cobrindo todas as informações a serem
compartilhadas. Mesmo assim, compartilhe
apenas a quantidade mínima de informações
necessárias para atingir o objetivo e
confirme que o contrato exige que, ao
término do projeto, todas as cópias da
informação serão retornadas à Iron Mountain
ou destruídas de maneira segura.

Documentos de estratégia

Contratos

Listas de clientes

Listas de preço

Protocolos de cadeia de
custódia

Diagramas de sistemas
técnicos

Planos de marketing

Informações ou projeções
financeiras confidenciais

Informações sobre a
atividade proposta de fusão
e aquisição

Materiais de investigação
ou auditoria

Informações relacionadas

ao emprego
NOSSO PESSOAL
Proteger as informações confidenciais e
exclusivas

Como Mountaineers, demonstramos sempre os mais altos padrões em registros e gestão de
informações. Isto significa que nós:

Identificamos, classificamos e mantemos todos os registros oficiais, independentemente
do formato

Mantemos registros em um ambiente seguro e organizado para que sejam recuperados
de maneira fácil e segura

Nunca destruímos registros antes do vencimento dos períodos de retenção

Destruímos registros em papel de forma segura, usando as trituradoras

Estamos em total conformidade com todas os pedidos de “retenção judicial”
A Iron Mountain define o padrão global para gestão de
registros – e também aplicamos este conhecimento para
gerenciar os nossos.
Criando Sucesso
Milhares de empresas confiam na Iron Mountain para gerenciar informações e registros vitais.
Entendemos melhor do que qualquer outra empresa como um programa de gerenciamento de registros
eficaz pode aumentar a eficiência, reduzir o risco e levar valor em uma empresa.
A boa gestão de registros requer Orientação à ação: prestar atenção no que devemos manter e destruir
registros ao término de seu período de retenção. Como líder no setor, nossa reputação no mercado está
diretamente ligada à forma como gerenciamos nossos próprios registros.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Ao rever meus arquivos,
encontrei correspondências antigas entre a
Iron Mountain e um ex-cliente. Ao analisar os
documentos para ver se poderiam ser
destruídos, percebi uma nota com os dizeres
“RETENÇÃO JUDICIAL.” Há muitos anos não
ouvira nada sobre o caso e os documentos
haviam ultrapassado seu período de retenção
normal. Posso destruí-los?
O QUE FAZER. Não. Vivenciar nosso Valor
Fundamental de Responsabilidade significa
que somos responsáveis por reter estes
documentos até o prazo final para a retenção
judicial. Se e quando esse momento chegar,
você receberá uma notificação do
Departamento Jurídico. Se você não tiver
certeza sobre condição de uma ordem de
retenção judicial consulte o Departamento
Jurídico.
PARA mais informações
Para obter mais informações, consulte a Política de Gestão de Registros da Iron Mountain
ou entre em contato com o Grupo de Conformidade e Privacidade Global.
NOSSO PESSOAL
Gerenciar nossos registros de maneira
apropriada
Todos os Mountaineers têm a responsabilidade de garantir a precisão e integridade dos
registros e relatórios financeiros. Isto significa que nós:
Mantemos registros financeiros completos e exatos e
fazer divulgações oportunas – não apenas porque é
exigido por lei, mas porque nossa reputação de
Sinceridade e Integridade depende disso.
Criando Sucesso
Como uma empresa de capital aberto, somos obrigados pelos regulamentos governamentais a manter e
divulgar registros financeiros precisos. Mesmo sendo nossa obrigação legal, também é essencial para a
operação, administração e crescimento, da empresa. Nossas divulgações públicas nos mantêm
responsáveis e nos ajudam a manter a lealdade e a confiança que desenvolvemos com os nossos
investidores, clientes e outras partes interessadas.

Cumprimos os princípios contábeis geralmente aceitos, controles financeiros internos e
todas as obrigações legais associadas

Mantemos livros e registros que reflitam com precisão e de maneira honesta as
transações financeiras

Apresentamos relatórios de despesas, folhas de horas trabalhadas e faturas de venda
nos prazos exigidos

Confirmamos que as divulgações para auditores internos e externos ou reguladores
sejam precisas, oportunas e completas

Manifestamos preocupações quanto a registros falsos, enganosos ou imprecisos para o
Departamento de Auditoria Interna ou a Linha de Ética da Iron Mountain
O pior inimigo da fraude: Um empregado ético da Iron
Mountain
Fraude, desperdício e irregularidade tomam várias formas. Mas o compromisso de um
empregado da Iron Mountain de vivenciando nossos Valores Essenciais é a maneira mais
segura de impedir, detectar e sanar os problemas se isso acontecer.
Podemos ajudar a proteger a empresa contra fraudes, desperdícios e irregularidades ao:

Descrever despesas de viagens, entretenimento e outras em nossos livros e registros de
forma completa e precisa

Classificar e contabilizar de maneira adequada as transações financeiras

Faturar somente pelos serviços prestados, dentro dos prazos exigidos

Entregar os descontos que somos obrigados a fornecer

Seguir todas as políticas de compras e encomendar apenas os bens e serviços que
precisamos

Nunca usar os fundos corporativos para fins não comerciais

Pedir esclarecimentos se tivermos dúvida sobre procedimentos de contabilidade ou
obrigações legais

Imediatamente reportar preocupações sobre atividades impróprias ou suspeitas
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Nossa equipe
tem trabalhado arduamente nestes
últimos meses para cumprir as
metas de receita trimestral;
infelizmente, parece que ela não
será alcançada. Eu sei que após o
final do trimestre receberemos um
pedido grande; há algum problema
em adicioná-lo aos resultados
trimestrais?
O QUE FAZER. Sim. Nossas
políticas de contabilidade e a lei
exigem que a receita seja
reconhecida quando os serviços
forem prestados – não antes.
Responsabilidade significa que
todos nós assumimos a
responsabilidade de garantir que
nossos registros financeiros não
sejam distorcidos ou incorretos.
Adicionar receitas aos resultados
trimestrais significaria que criamos
um registro contábil falso, que
poderia colocar a empresa em risco
jurídico significativo.
NOSSO PESSOAL
Manter e divulgar relatórios financeiros
precisos
Criando Sucesso
confiança com as partes interessadas e ajuda a proteger nossa reputação ganha com
Ser honesto e transparente em nossas comunicações
oficiais é uma das maneiras mais importantes para
desenvolver a confiança com as comunidades.
NOSSO PESSOAL
Responder a perguntas de investidores,
analistas e meios de comunicação
Vivenciar o nosso Valor Fundamental de Integridade significa dar a todas as partes
interessadas informações honestas e claras sobre a Iron Mountain. Também significa
representar a nossa empresa com uma voz uniforme e positiva. Isso melhora a relação de
nossos esforços.
Por isso, somente alguns Mountaineers são oficialmente designados para falar em nome da
Iron Mountain. Ao direcionar as consultas de investidores, analistas e meios de
comunicação para estes indivíduos especialmente treinados, ajudamos a garantir que
somente as melhores informações e as mais precisas sejam divulgadas para uso confiável.
Você deve evitar situações onde suas opiniões ou crenças pessoais podem ser confundidas
com os pontos de vista oficiais da empresa, portanto, se você for abordado online ou
pessoalmente por um investidor, analista ou os meios de comunicação, é importante:

Nunca divulgar informações confidenciais

Sempre manter um tom cortês e respeitoso

Encaminhar os pedidos à Equipe de Comunicação Corporativa para uma resposta oficial
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Estou saindo da empresa
após o expediente e vejo que há uma equipe
de televisão se preparando no
estacionamento. Não sei por que eles estão
lá, mas acho que isto estaria relacionado a
uma história sobre a Iron Mountain que ouvi
no noticiário matutino. O que devo fazer se
me perguntarem algo?
O QUE FAZER. Embora a Sinceridade seja
um Valor Fundamental, dar informações não
autorizadas compromete outro Valor
Fundamental: Segurança e Proteção. Nesta
situação, informe previamente seu gerente
sobre a presença de uma equipe de televisão.
Se fizerem uma pergunta, educadamente
informe que você não está autorizado a falar
em nome da empresa e que devem entrar em
contato com a Equipe de Comunicação
corporativa.
NOSSA PROMESSA
NOSSA PROMESSA
Vivenciando valores, construindo sucesso com nossa promessa
O sucesso da Iron Mountain depende
de nossa promessa de vivenciando
nossos Valores Essenciais.
Assumimos o compromisso de
sempre fazer as escolhas certas para
nosso pessoal e as comunidades.
0 | 00
Código
| Código
de Ética
de eÉtica
Conduta
e Conduta
Empresarial
Empresarial
Criando Sucesso
atender melhor aos clientes. Com eles, acessamos e compartilhamos as informações
Nossos sistemas de informação e a tecnologia
desempenham um papel crucial para alcançar nossos
objetivos e realizar nosso potencial – somos
responsáveis por sempre usar esses ativos de forma
segura e apropriada.
Não seria possível a Satisfação total do ciente sem os sistemas e a tecnologia usadas
VALORES
EM AÇÃO
diariamente. Laptops, telefones, dispositivos móveis e a infraestrutura que os apoiam nos
ajudam a trabalhar de maneira mais produtiva, a nos comunicar de modo mais eficaz e a
necessárias para inovar e crescer. O uso inadequado, no entanto, poderá consumir nossos
recursos, comprometer a segurança e causar dano à nossa marca e reputação.
Uma vez que nossos sistemas armazenam e transmitem dados sensíveis e confidenciais e estão
conectados às redes de empresas e à Internet, o uso indevido ou descumprimento de nossas
políticas e procedimentos pode causar sérios danos, incluindo violações de dados ou infrações às
leis de privacidade. Para evitar que isso aconteça:

Dê acesso ao sistema apenas às pessoas autorizadas e remova o acesso assim que não
for mais necessário.

Não baixe o software não aprovado nem abra anexos suspeitos.

Mantenha as informações confidenciais fora de sites da Internet ou de mídia social não
aprovados.

Considere as implicações de privacidade ao selecionar e implementar novos sistemas.

Conecte apenas dispositivos pessoais autorizados às redes da Iron Mountain.

Tome medidas para proteger o equipamento contra perda, dano ou roubo.

Siga os procedimentos para garantir que os dados sejam excluídos com segurança
apagados antes de descartar o equipamento.

Nunca envie mensagens com conteúdo ofensivo ou assediador.

Evite visitar sites inadequados e use os sistemas o mínimo possível para fins pessoais.
PRECISO SABER. Estou
trabalhando remotamente hoje,
mas a conexão com a rede de
escritório não está funcionando
bem. Eu preciso que minha colega
de trabalho me envie um arquivo
para que eu possa concluir um
pedido urgente do cliente. Ela pode
enviar para a minha conta de e-mail
pessoal em vez disso?
O QUE FAZER. Não. Vivenciar
nosso Valor Fundamental de
Segurança e Proteção significa que
não podemos enviar informações
confidenciais fora da rede da Iron
Mountain. Fazer isso é contra a
Política de Uso Aceitável e poderia
colocar em risco as informações
dos fornecedores, empregados ou
clientes. Isso também pode infringir
obrigações contratuais ou
descumprir a lei de privacidade.
Nesta situação, entre em contato
com seu gerente e o Suporte do
Sistema para que eles possam
ajudá-lo a resolver o problema,
mantendo nossos dados seguros e
protegidos.
Para obter mais informações, consulte a Política de Uso Aceitável da Iron Mountain as
Diretrizes de Mídia Social.
NOSSA PROMESSA
Usar tecnologia e sistemas de informação
de maneira responsável
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Tenho um
sobrinho que eu acho que daria um
ótimo coordenador de transporte.
Se o contratássemos, ele não se
reportaria a mim, então, posso
recomendá-lo para o cargo?
O QUE FAZER. Algumas das
melhores contratações são
indicações de empregados, mas
nesta situação, é importante que
seu sobrinho seja considerado
apenas por suas qualificações
profissionais e não por ser seu
parente. Para evitar a aparência de
um conflito de interesses, informe
o relacionamento ao gerente
contratante e Recursos Humanos
e não participe do processo de
contratação.
Como Mountaineers, nossa obrigação é colocar a
empresa em primeiro lugar. É assim que sabemos que
estamos fazendo as melhores escolhas para clientes,
colegas e acionistas.
Criando Sucesso
Para alcançar nosso Valor Fundamental de Trabalho em Equipe, todos os empregados da Iron Mountain
devem manter seus interesses e relacionamentos fora das decisões comerciais. Até mesmo a aparência
Mountain não devem afetar esta responsabilidade primária. Portanto, devemos evitar:

nossas obrigações com a Iron Mountain

Trabalhar para concorrentes, clientes ou fornecedores da Iron Mountain

Ter uma participação financeira significativa em uma empresa que tenha um vínculos com a
Iron Mountain

Decisões sobre contratação, promoção ou terceirização podem ser difíceis se envolverem amigos
íntimos ou parentes. É por isso que nós devemos:

Manter amigos e parentes fora das relações de subordinação

Deixar que os outros resolvam assuntos relacionados ao emprego de amigos íntimos ou
parentes (como contratação, avaliações de desempenho e promoções)

Tomar medidas para garantir a responsabilidade e independência ao considerar amigos
íntimos ou parentes como prestadores de serviços da Iron Mountain
outras partes interessadas nos observam atuando de forma justa e objetiva, isto reforça os valores que
formam a base do nosso sucesso.
Agir como fornecedor que venda bens ou serviços à Iron Mountain
Relações pessoais
de um conflito de interesses pode fazer com que os outros duvidem de nossa Integridade, o que
poderia prejudicar o moral e nossa capacidade de cumprir promessas. Quando colegas, clientes e
Trabalho externo ou de consultoria que interfira com o tempo que precisamos para cumprir

Pesar cuidadosamente as decisões para usar ex-Mountaineers como consultores,
fornecedores ou prestadores de serviços
Qualquer situação que crie, ou pareça criar um conflito entre os interesses pessoais e os da empresa,
deve ser evitada ou, se for impossível, ela deverá ser informada à administração para que esta forneça
uma solução. Você deve denunciar um conflito de interesses existente se tomar conhecimento dele. Se
você não se sentir à vontade ao falar sobre isso com seu gerente, entre em contato com a Linha de
Ética da Iron Mountain, o Grupo de Conformidade e Privacidade Global ou Recursos Humanos.
Participar de Conselho de Administração
Ocasionalmente, podemos ser convidados para ser membros do Conselho de Administração de
outra empresa. Como isso tem o potencial de causar um conflito de interesses, devemos:

Determinar se existe uma relação entre a Iron Mountain e a empresa

Garantir que a participação não afete sua capacidade de cumprir nossas
responsabilidades com a Iron Mountain
Conflitos de interesse podem se apresentar de várias maneiras. Esteja atento para algumas situações:

Emprego externo ou interesses financeiros
Como Mountaineers, nossa lealdade é em primeiro lugar para com a empresa: apoiar nossas colegas de
VALORES
EM AÇÃO
Obter aprovação prévia por escrito do Diretor Jurídico da empresa
PRECISO SABER. Minha equipe
precisa contratar um fornecedor
para ajudar a recolher e entregar
as fitas de backup dos clientes.
Meu vizinho é dono de uma
empresa de entrega com boa
reputação e que tem uma grande
frota de caminhões. Posso
contratá-lo?
O QUE FAZER. Um processo de
compras objetivo e imparcial ajuda
a garantir a contratação apenas
dos melhores fornecedores como
parceiros de negócios. Você pode
recomendar a empresa para seu
gerente ou o Departamento de
Compras para análise, mas não
pode contratá-los você mesmo.
As decisões sobre criar
relacionamentos comerciais com a
Iron Mountain devem se basear
apenas no que for melhor para a
empresa, não em uma relação
pessoal que você possa ter. Para
agir de acordo com nossos Valores
Essenciais de Orientação à ação e
Sinceridade, você deve revelar seu
relacionamento e não exercer
nenhum papel no processo de
tomada de decisão.
trabalho e oferecer a Satisfação total do cliente. Emprego ou interesses financeiros fora da Iron
NOSSA PROMESSA
Evitar conflitos de interesses
O QUE EVITAR
O que é suborno?
O suborno envolve oferecer algo
de valor para influenciar como
alguém, no governo ou no setor
privado, cumpre suas obrigações
ou para obter uma vantagem
comercial indevida. Mesmo se o
suborno não for aceito, ele ainda
é ilegal e contra a política da Iron
Mountain.
A Iron Mountain ganha clientes pela qualidade e valor dos
nossos serviços – não por suborno ou outras práticas
corruptas.
Criando Sucesso
A corrupção e o suborno prejudicam diretamente nossos valores essenciais e não os toleramos em
nenhuma forma. Estes atos prejudicam comunidades, colocam nossa reputação em risco e podem resultar
em multas substanciais e pena de prisão. Independentemente de costumes locais ou de práticas de outras
empresas, assumimos o compromisso de evitar até mesmo a aparência de impropriedade – particularmente
ao lidar com funcionários públicos.
Como uma empresa global, devemos respeitar as leis antissuborno e anticorrupção em todos os países
onde atuamos. Isso inclui a Lei contra Práticas Corruptas no Exterior dos Estados Unidos (FCPA), a Lei
de Suborno do Reino Unido e a Lei de Empresas Limpas do Brasil.
Agir com Integridade em todos os momentos é o que nos torna fortes e resistentes e nos permite,
finalmente, o sucesso a longo prazo. É por isso que a Iron Mountain sempre prefere perder negócios a
pagar uma propina para ganhá-lo.
A Iron Mountain se opõe à corrupção e está empenhada em ganhar clientes de maneira lícita,
cumpridora das leis e ética. Isto significa que nós:

Nunca ofereça, prometa ou ofereça algo de valor em troca de negócios ou para ganhar uma
vantagem indevida sobre nossos concorrentes
Sinais de alerta de

Mantenha livros e registros que descrevam todos os pagamentos e despesas de forma completa
e precisa
observar ao trabalhar com
Também exigimos que nossos parceiros, fornecedores, representantes e agentes tenham o mesmo
compromisso com o cumprimento das leis antissuborno e anticorrupção. Isto significa que nós:
terceiros

Recusa em concordar com
nosso Código de Conduta de
Fornecedor

Realizamos due diligence apropriada para todos os prestadores de serviços

Garantimos que os prestadores de serviços tenham as habilidades e capacidades para o trabalho

Pagamos apenas os preços de mercado justos
contratuais quanto a suborno e

Nunca convidamos terceiros a participarem em atividades nas quais nós não nos sentimos à vontade
corrupção

Resistir à adoção das exigências
Manter laços estreitos com
empregados públicos
Para obter mais informações, consulte a Política Global Anricorrupção e Antissborno

e a Política Global de Presentes, Cortesia e Filantropia da Iron Mountain.
Solicitar altas comissões,
pagamentos em dinheiro, ou
para contas em nome de
VALORES
EM AÇÃO
terceiro

Oferecer qualificações
questionáveis para prestar os
PRECISO SABER. Minha equipe está oferecendo
uma grande oportunidade de gestão de registros a
uma agência governamental. Mesmo que não seja
preciso ter um parceiro para prestar o serviço, o
funcionário público responsável pelas compras
recomenda nos reunirmos uma empresa de
transporte local para discutir como usá-los como
nosso terceirizado. É sabido que CEO da empresa é
amigo íntimo empregadodo empregado público.
Posso prosseguir?
corrupção: O que devemos
O QUE FAZER. Provavelmente não. Aqui, há vários
sinais de alerta que poderiam ser sinal de corrupção.
Uma é a sugestão que nós podemos ganhar clientes
em troca de usar um terceirizado com laços
estreitos com o funcionário público e outra é o fato
de que não precisamos de uma empresa terceirizada
para prestar serviços a este cliente.
serviços necessários

Ter uma reputação de solicitar
subornos ou envolver-se em
práticas comerciais antiéticas
Suborno e corrupção podem assumir muitas formas
e não envolvem sempre um pagamento direto para
um funcionário público. Se acontecer uma situação
semelhante, entre em contato com o Grupo de
Conformidade e Privacidade Global para mais
orientação.
NOSSA PROMESSA
Evitar suborno e corrupção
CONHEÇA
O CÓDIGO
CONHEÇA
O CÓDIGO
O que são "presentes e
cortesia”?
Estes podem ser algo de valor,
como:

Refeições e bebidas
Entradas de teatro e esportes
Dinheiro, vales-presente e
bilhetes de loteria
Cestas de presentes,
chocolates e flores

Viagens e acomodação

Contribuições filantrópicas
Acreditamos em desenvolver relacionamentos comerciais
sólidos – mas nunca oferecemos ou aceitamos presentes
ou cortesia como maneiras de influenciar as decisões.
Criando Sucesso
O sucesso da Iron Mountain se origina na qualidade de nossos serviços, a força de nossa reputação,
e o compromisso de cada empregado da Iron Mountain com os Valores Essenciais. Cultivar relações
sólidas com clientes e parceiros de negócios também é de vital importância. No entanto, presentes e
cortesia têm o potencial de influenciar indevidamente as decisões empresariais; sempre devem ser
pequenos, comedidos e seguir a política da empresa.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Nossa equipe está
participando de uma licitação importante e
estamos esperando o resultado logo. Vou
participar de um congresso e um decisor
importante da outra empresa estará lá também.
Posso convidá-la para jantar para fazer uma
proposta final em nome da Iron Mountain?
O QUE FAZER. Talvez. Agir com Integridade
significa que os clientes devem nos escolher por
causa da qualidade de nossas soluções e como
elas estão acima da concorrência, não porque
nós lhes demos um presente valioso ou oferecer
cortesia generosa. Nesta situação, uma refeição
de negócios discreta e econômica modesta
como uma forma de esclarecer qualquer dúvida
que o cliente potencial possa ter sobre a Iron
Mountain pode ser apropriada – desde que o
valor esteja dentro dos limites da nossa Política
Global de Presentes, Cortesia e Filantropia. No
entanto, uma vez que o jantar está tão perto de
decisão de compras do cliente, uma refeição
suntuosa poderia facilmente ser interpretada
como uma tentativa de influenciar
indevidamente a decisão comercial – o que é
estritamente proibido.
Ao dar presentes ou oferecer cortesia, tudo que oferecemos deve ser:

Para um fim legítimo (tal como ajudar a demonstrar um serviço) e não para garantir uma
vantagem indevida de negócios

Permitida pelas nossas próprias políticas e as políticas do destinatário

Em conformidade com as leis locais (entre em contato com o Grupo de Conformidade e
Privacidade Global se você não tiver certeza)
As regras relativas a presentes e

De valor pequeno e apropriado nas circunstâncias
públicos são mais rigorosas e

Contabilizada com precisão nos livros e registros
Ao aceitar presentes ou cortesia, é importante evitar até mesmo a aparência de impropriedade.
Isto significa que nós:

Nunca solicitamos presentes de fornecedores

Recusamos presentes de fornecedores que forem oferecidos no momento de uma decisão de
aquisição

Recusamos presentes em dinheiro ou equivalentes em dinheiro (como vales-presente)

Só aceitamos presentes que não excedam US$ 100,00 ou cortesia que não excedam
US $250,00
sobre Funcionários
públicos
cortesia para empregados
mais complexas do que aquelas
que envolvem empresas
comerciais ou indivíduos. O mais
importante a lembrar é sempre
obter aprovação do Grupo de
Conformidade e Privacidade
Global antes de oferecer algo de
valor para um funcionário
público.
NOSSA PROMESSA
Trocar presentes e cortesia de maneira
apropriada
CONHEÇA
O CÓDIGO
Consulta rápida: Dar presentes e serviço de cortesia
Quem é “funcionário
público”?
Dar
Presentes
Serviços de cortesia
Esta é uma categoria ampla que
inclui:

Empregados governamentais
nomeados ou eleitos (em
qualquer nível, mesmo se em
meio período)

Empregados de agências
governamentais

Empregados de empresas
estatais (e sociedades de
economia mista) e instituições
(como bancos, hospitais ou
universidades)

Candidatos a cargo político

Membros de uma família real

Empregados de organizações
internacionais (como Nações
Unidas e Banco Mundial)
a um
empregado
públicos
Sempre solicite aprovação
(independentemente do
valor)
Sempre solicite aprovação
(independentemente do
valor)
Para um
cliente da Iron
Mountain ou
cliente em
potencial
Requer aprovação se acima
de US$ 100 por destinatário
Requer aprovação se acima
de US$ 250 por destinatário
Exemplos de
Presentes adequados
Exemplos de
Cortesia simples
Presentes da marca
corporativa, como canetas ou
canecas com o logotipo da
Iron Mountain
Refeições econômicas e
simples
Prefeitos, governadores e
parlamentares
Como uma empresa que atua em muitos países em
todo o mundo, assumimos o compromisso de em
cumprir todos os regulamentos e restrições
comerciais aplicáveis.
Criando Sucesso
Muitos países impõem controles sobre a importação e exportação de equipamentos e dados
sensíveis (como tecnologia de criptografia e computadores) ou restringem negócios com
determinados grupos, indivíduos ou países. Nossos clientes sabem que reconhecemos e
Expressões de gratidão
simples, como flores ou
chocolates
Exemplos comuns:

Aderir às Sanções e regulamentos
comerciais internacionais
NOSSA PROMESSA
CONHEÇA
O CÓDIGO
Acomodação e viagens
limitadas diretamente
relacionadas à demonstração
dos serviços da Iron
Mountain
compartilhamos o compromisso de aumentar a Segurança e proteção em comércio
internacional cumprindo os regulamentos e leis comerciais aplicáveis.
Damos atenção à forma como interagimos com indivíduos, empresas e países para garantir que não
haja infração às sanções ou regulamentos comerciais. Isto significa que nós:

Policiais e bombeiros

Empregados de zoneamento,
licenciamento e alvarás

Inspetores de edifício e de
edifícios
Política Anticorrupção e Antissuborno Global da Iron Mountain.

Para obter mais informações, consulte a Política Global de Presentes, Cortesia e Filantropia e
Não vendemos, oferecemos nem estabelecer parceria com organizações ou indivíduos que
estejam listassem listas de sanções governamentais ou de boicote
As leis nesta área são complexas
Seguimos todas as restrições legais e contratuais sobre quem pode acessar certas informações
e variam amplamente de um país
do cliente
para outro. Entre em contato

Evitamos entrar em áreas de armazenamento restritas exceto mediante autorização

Trabalhamos com nossos clientes e Grupo de Conformidade e Privacidade Global para garantir
que estejamos devidamente autorizados a transferir dados em fronteiras

com o Grupo de Conformidade e
Privacidade Global se você tiver
alguma dúvida.
Manifestamos nossa preocupação se acreditarmos que haja uma exportação de dados
inadequados confidenciais ou de equipamento
Os governos geram grandes quantidades de registros
confidenciais e a Iron Mountain tem o compromisso de
cumprir as obrigações especiais necessárias para
atender a esses clientes importantes.
Os empregados que comercializam, vendem ou prestam serviço a clientes governamentais
devem compreender e cumprir as leis, regulamentos, políticas e processos associados com este
Para obter mais informações,
trabalho. Responsabilidade para cumprir estas obrigações especiais é fundamental. Isto significa
consulte a Norma de Conduta de
que nós:
Serviços Governamentais da

Iron Mountain ou entre em
uniformidade na prestação do serviço
contato com o Departamento
Expressamos completamente a Integridade e a Sinceridade ao nos comunicar com clientes
Jurídico.
governamentais e enviar faturas

Criando Sucesso
Apenas vendemos serviços ou aceitamos termos e condições se temos plena capacidade de
Obtemos todas as autorizações exigidas para empregados que trabalhem em contratos
governamentais
Em todo o mundo, os governos confiam em nós para gerenciar registros vitais. Regulamentos e

Nunca oferecemos algo de valor para empregados públicos sem aprovação
requisitos contratuais significam que quando atendemos os governos, devemos sempre prestar níveis
de serviço diferentes, mais rigorosos e seguros do que para os clientes comerciais. Também pode ser
necessário tomar medidas administrativas extras para que os fundos públicos sejam tratados
adequadamente. Na Iron Mountain, reconhecemos as obrigações envolvidas em oferecer Satisfação
VALORES
EM AÇÃO
total do cliente a nossos clientes governamentais e nos orgulharmos de participar do desafio.
PRECISO SABER. Estou trabalhando no turno
da noite em uma central de registros que
contém registros comerciais e governamentais
e chega um pedido urgente de recuperação de
uma agência governamentais. Preciso agir
rápido, mas não estou autorizado a lidar com os
registros governamentais. Não há ninguém por
perto. O que devo fazer?
O QUE FAZER. Prestar serviços ao governo é
privilégio da Iron Mountain e fazê-lo
corretamente envolve treinamento especial e
níveis de serviço que são diferentes da maioria
dos outros clientes. Mesmo que sua intuição
seja vivenciando nossos Valores Essenciais de
Orientação à ação e Satisfação total do cliente
ao atender o pedido imediatamente, fazê-lo
neste caso realmente pode infringir nossas
obrigações de conformidade. Nesta situação,
entre em contato com seu gerente ou gerente
geral do site imediatamente para que o
problema possa ser resolvido de forma a não
infringir nossos compromissos.
NOSSA PROMESSA
Contratos com Clientes governamentais
consulte a Política de
Concorrência Justa e
Antitruste Global da Iron
Mountain. Se você tiver dúvidas,
entre em contato com o Grupo
de Conformidade e Privacidade
Global.
Concorremos de maneira vigorosa, mas justa –
ganhando negócios ao demonstrar um valor superior e,
ao mesmo tempo, aderindo aos mais altos padrões de
conduta profissional.
Criando Sucesso
A Iron Mountain acredita que um mercado livre e competitivo nos oferece a melhor oportunidade de
sucesso. Ao agregar valor e prestar os melhores serviços, podemos superar a concorrência e criar
confiança a longo prazo com nossos clientes. Reconhecemos que até mesmo a aparência de injustiça
ou fraude em práticas competitivas pode afetar diretamente nossas chances de sucesso.
As leis de concorrência justa são complexas e variam de um país para outro. Elas são aplicadas
com rigor e infrações podem causar multas, danos duradouros à nossa marca e reputação e mesmo
a prisão para os envolvidos.
concorrentes para:

Cobrar um determinado preço para um serviço (fixação de preços)

Manipular um processo de licitação (conluio com concorrentes)

Dividir mercados por geografia ou cliente (alocação de mercado)
Também significa:
Manter o sigilo com
concorrentes
A menos que você tenha
discutido isso primeiro com o

Evitar observações depreciativas sobre nossos concorrentes ou seus serviços

Fazer apenas afirmações honestas, precisas e não exageradas sobre nossos serviços
os tópicos a seguir com

Não interferir indevidamente com contratos de comerciais existentes de nossos clientes
concorrentes:
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Recentemente, participei de
uma reunião da associação setorial de gestão
de registros e, durante um intervalo, conversei
com representantes de vários concorrentes. Um
deles falou sobre preços, que sei que é um
assunto delicado. Educadamente pedi licença e
retornei ao nosso estande. Eu poderia ter agido
de outro modo?
O QUE FAZER. Você agiu certo ao pedir licença.
No entanto, é melhor realmente explicar em voz
alta os motivos para sair do estande para que
não haja dúvida sobre a crença da Iron
Mountain de que esta é uma discussão
imprópria da qual não queremos participar.
Lembre-se que a mera aparência de uma
conduta anticompetitiva pode levar a
investigações, interrupção de atividades
comerciais e sérios danos à nossa marca e
reputação.
O QUE EVITAR
Ganhamos clientes da maneira certa. Isto significa evitar acordos formais ou informais, com
Privacidade Global, não discuta

Preço e custos

Termos e condições de
contratos
PRECISO SABER. Minha equipe tem trabalhado
arduamente para adquirir uma empresa de
gestão de registros que opera em outra parte do
país. Parece que vamos avançar com as
negociações. Há algo algo que eu deveria saber
do ponto de vista da lei de concorrência?

Licitações

Mercados e territórios

Clientes

Capacidade de armazenamento
O QUE FAZER. Gerenciamos nossa estratégia
de crescimento e aquisição com
responsabilidade. Ao considerar uma aquisição,
é importante consultar o Grupo de
Conformidade e Privacidade Global nna fase
inicial para avaliar se será preciso obter a
aprovação do governo. Também é importante
obter orientação do Departamento Jurídico
sobre o planejamento de integração e evitar
exercer controle sobre a outra empresa até que
a negociação esteja oficialmente concluída.
NOSSA PROMESSA
Concorrer da maneira correta
Como Mountaineers, temos orgulho da qualidade de
nossos serviços e do valor que agregamos para os
clientes. Ao transmitir isso honestamente e sem
exageros, criamos a lealdade em nossa marca e a
confiança no mercado.
Criando Sucesso
Além de segurança, lealdade e confiança, a marca da Iron Mountain representa o melhor em
inovação e soluções globais. Não importa onde estamos, os clientes nos procuram para mais do que
registros e gestão de informação: eles procuram paz de espírito. Como empregados da Iron Mountain,
nunca nos afastaremos de nossos valores e sempre cumprimos o que prometemos. Você tenha ou não
em um papel de venda ou de marketing, lembre-se que cada interação fora da empresa é uma
oportunidade para deixar uma impressão positiva e duradoura da Iron Mountain.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Estou criando uma grande oportunidade com um
cliente que tem filiais em todo o país. Alguns dos locais estão em
áreas rurais, assim, o cliente está muito preocupado com nossos
prazos de entrega. Para ser sincero, não estou certo de que sempre
será possível atender às necessidades do cliente. Eles não estão
pedindo um compromisso específico no contrato, podemos
simplesmente dizer que faremos o melhor?
O QUE FAZER. Só podemos nos comprometer a prestar serviços que
sabemos que podemos entregar de forma regular e confiável.
Prometer demais quanto a prazos de entrega poderia colocar uma
sobrecarga na equipe de operações e causar uma disputa com o
cliente no futuro. Embora possa fazer a diferença para conquistar
este cliente, fazer uma promessa que não podemos cumprir seria
mais prejudicial a longo prazo. Nesta situação, é melhor ser
completamente transparente, incorporando nossa linguagem padrão
e os níveis de serviço no acordo do cliente. Acreditamos que os níveis
de serviço da Iron Mountain são os melhores na indústria e devemos
educar nossos clientes sobre eles e como se comparam com a
concorrência.
PRECISO SABER. Há um cliente no meu mercado que trabalha com
um concorrente e sei que se eu puder lhe contar como nossos
serviços são excelentes podermos conquistá-los. Eu tenho o endereço
de e-mail do gerente de compras, mas vejo que está na lista de “Não
enviar e-mails.” Posso escrever para ele da minha conta de e-mail
pessoal em vez de minha conta da Iron Mountain?
O QUE FAZER. Provavelmente não. Há algumas exceções para
restrições de “não entrar em contato” (por exemplo, quando a
comunicação se relacionar com uma transação comercial específica
com um cliente já existente), porém, em geral, devemos agir
estritamente com as preferências de marketing de nossos clientes
atuais ou potenciais. Nesta situação, não importa se a comunicação
vem de uma conta de e-mail pessoal, uma conta de e-mail do trabalho,
um sistema de marketing direto ou um prestador de serviços. Se a
finalidade da mensagem for vender ou promover os serviços da Iron
Mountain, o e-mail não deve ser enviado. Entre em contato com o
Grupo de Conformidade e Privacidade Global para discutir outras
maneiras de escrever para o indivíduo de forma legal e compatível
com as nossas políticas.
Ganhamos a lealdade do mercado e vencemos a concorrência, comunicando-nos com Integridade
proporcionando a Satisfação total do cliente diariamente. Abrir as portas de clientes potenciais pode
ser difícil, por isso devemos ser criativos em nossa abordagem sem modificar as regras ou
comprometer nossos Valores Essenciais. Isto significa que nós:

Destacamos nossos pontos fortes, em vez de depreciar os concorrentes

Nunca usamos boatos, informações falsas ou documentação ilegal para atrair clientes

Não deturpamos nem exageramos as características de nossos serviços

Apenas prometemos os termos e condições que sabemos que podemos cumprir

Respeitamos o copyright, logotipos e outras propriedades intelectuais em nossos anúncios

Cumprimos todas as leis aplicáveis de marketing e políticas da empresa relativas à comunicação
com o cliente
NOSSA PROMESSA
Vender e comercializar com integridade
Coletar informações de maneira adequada sobre as
tendências do mercado e as necessidades do cliente nos
permite melhorar nossas soluções e competir de
maneira mais eficaz.
Criando Sucesso
Monitorar a evolução do setor e entender o panorama competitivo são muito importantes para o nosso
sucesso contínuo. Mas nenhuma informação competitiva é valiosa o suficiente para colocar em risco a
reputação da Iron Mountain ou nossa Integridade. Sempre que reunimos inteligência competitiva,
devemos seguir nossos Valores Essenciais e tratar os concorrentes da mesma forma justa que esperamos
que nos tratem.
Somos cuidadosos e honestos ao reunir, receber e utilizar a inteligência competitiva. Isto significa
que nós:
Não fazemos falsas declarações nem deturpamos ou disfarce nossa identidade para adquirir
informações

Não usamos terceiros para participar de ações nas quais não nos envolveríamos
Aceitável para uso

Evitamos pedir a empregados (ou candidatos) para revelar informações confidenciais sobre
antigos empregados

Sites e mídias sociais

Jornais e revistas

Só aceitamos feedback sobre os preços dos concorrentes ou outros termos, quando ele for
informado por um cliente durante discussões normais ou negociações

Entramos em contato com o Grupo de Conformidade e Privacidade Global quanto a coletar
ou usar informações confidenciais
Para obter mais informações, consulte a Política Antitruste e Concorrência Justa Global e
Diretrizes de Inteligência Competitiva da Iron Mountain.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Minha equipe está em um
processo de licitação para uma nova
oportunidade de negócio. Em resposta a uma de
nossas perguntas, o cliente potencial
involuntariamente anexou uma documentação
de oferta de um concorrente, que havia sido
marcada como “CONFIDENCIAL”. O cliente
ligou mais tarde e nos contou sobre o erro e
pediu que destruíssemos o documento. Já que
não havíamos feito nada de errado, podemos
usar as informações recebidas para melhorar a
proposta?
Fontes de inteligência

O QUE FAZER. Não. Mesmo que você não
procure ou solicite, as informações são
confidenciais e não seria apropriado agir com
base nelas. Se a situação fosse invertida e
nossa documentação tivesse caído por fraude
nas mãos da concorrência, acharíamos errado
se eles as usassem para obter uma vantagem
desleal.
Nosso Valor Fundamental de Sinceridade nos
incentiva a nos manifestarmos e reportar o
incidente. Se você encontrar informações
confidenciais de outra empresa, entre em
contato com o Grupo de Conformidade e
Privacidade Global para discutir a situação
confidencialmente.
competitiva?
especializadas

Divulgação pública de
relatórios financeiros

Materiais de marketing

Pesquisa e análise de mercado
de terceiros
Não use sem consultar o
Privacidade Global

Emails destinados a outros

Documentos “Encontrados”

Documentos Confidenciais
como:
•
Ofertas ou propostas
•
Listas de preço
•
Documentos de estratégia
NOSSA PROMESSA
Reunir inteligência competitiva
CONHEÇA
O CÓDIGO
Vivenciando valores, construindo sucesso em nossas comunidades
A Iron Mountain representa uma
força positiva para a mudança nas
comunidades onde trabalhamos e
vivemos.
Moveremos montanhas para fazer
a diferença.
Nossas comunidades
NOSSAS COMUNIDADES
compromisso de cumprir todas as leis e regulamentos ambientais onde operamos.
Assumimos o compromisso de reduzir nosso impacto
ambiental e criar operações de negócios sustentáveis.
Isto nos torna um melhor parceiro nas comunidades e
representa uma escolha mais responsável para nossos
clientes.
Criando Sucesso
Nosso compromisso de crescimento sustentável e responsável é essencial para o sucesso do Iron
Nossas comunidades
Proteger o ambiente e a criar
sustentabilidade
Vivenciar o Valor Fundamental de Responsabilidade significa assumir a responsabilidade pela
proteção e preservação do meio ambiente. Por isso nos comprometemos com a redução do consumo
de energia e redução de resíduos e poluição em nossas atividades. Assumimos também o
Há coisas que todo empregado da Iron Mountain pode fazer para proteger o meio ambiente e ajudar a
criar sustentabilidade.
Em campo:

Desligar os motores ao fazer coletas ou entregas.

Sempre seguir as rotas mais eficientes para economizar tempo e combustível.

Eliminar resíduos perigosos (como óleo de motor) de forma segura.

Reciclar caixas usadas e outros equipamentos.
No escritório:
Mountain. Além de reduzir o impacto no meio ambiente, isso nos inspira a inovar e desenvolver novas

Imprimir documentos somente quando necessário.
maneiras para maior eficiência. Com nossa expansão global, nossas práticas sustentáveis continuarão a

Descartar papel nas trituradoras seguras.
nos diferenciar da concorrência e oferecer aos clientes outra boa razão para escolher a Iron Mountain.

Reciclar ou reusar o que pudermos.

Desligar luzes e eletrônicos quando não estiverem em uso.

Descartar equipamentos eletrônicos com segurança e responsabilidade.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Minha equipe está avaliando
vários fornecedores e uma das propostas é 10%
mais barata do que o concorrente mais próximo.
No entanto, li uma notícia recente sobre a
companhia desrespeitar leis ambientais em uma de
suas fábricas. O que devemos fazer?
48 |
| Código de Ética e Conduta Empresarial
O QUE FAZER. Embora o preço seja um fator
importante na hora de escolher o fornecedor certo,
não é o único fator. Vivencie nossos Valores
Essenciais de Sinceridade e Orientação à ação ao
expressar abertamente suas dúvidas com o
fornecedor em potencial. Se você não se sentir à
vontade de que eles estão à altura de nossas
expectativas de responsabilidade ambiental,
provavelmente não são uma boa escolha como
parceiro de negócios.
Para mais informações
consulte a Política Global de
Presentes, Cortesia e Filantropia
e o Relatório de Responsabilidade
Corporativa da Iron Mountain.
A força da Iron Mountain está enraizada no
envolvimento com as comunidades locais e o
compromisso de ajudá-las a prosperar.
Apoiamos ativamente os Mountaineers em fazer um impacto positivo e significativo nas comunidades.

Incentivamos os empregados a trabalhar como voluntários

Ajudamos a planejar e organizar atividades voluntárias

Proporcionamos recursos e conhecimentos da Iron Mountain para ajudar as comunidades a
preservar o patrimônio cultural
nossos recursos e
experiência para a cidade
de Boston após os
trágicos acontecimentos
de abril de 2013. Isso nos
deu uma oportunidade
alicerçada nos princípios
da Iron Mountain mais de
sessenta anos atrás:
proteger, preservar e criar
acesso a algumas das,
informações e
lembranças mais
preciosas ideias do
mundo. Esses itens
preciosos estão seguros
conosco.”
A Iron Mountain na comunidade
Criando Sucesso
Como uma empresa e como empregados individuais da Iron Mountain, trabalhamos para melhorar
as comunidades e torná-las lugares melhores para viver e trabalhar. Apoiar e contribuir para
causas dignas por meio de voluntariado e outras ações filantrópicas enriquece nossa vida,
Em todo o mundo, os Mountaineers contribuem com talentos e recursos para apoiar um grande
número de iniciativas beneficentes. A experiência da Iron Mountain em gerenciamento de
informações e armazenamento seguro está ajudando a preservar e proteger o patrimônio cultural.

A John F. Kennedy Presidential Library em Boston, Massachusetts, abriga livros, fotos, filmes e
outros registros únicos do mandato do presidente dos Estados Unidos. A Iron Mountain criou um
arquivo digital destes registros e guarda uma cópia de segurança em uma das nossas instalações
subterrâneas. O arquivo digital está disponível no site da biblioteca para que pessoas no mundo
inteiro possam conhecer e aprender com ele.

Após o ataque terrorista na Maratona de Boston em 2013, um memorial improvisado cresceu
perto da linha de chegada em Copley Square, em Boston. A Iron Mountain teve o privilégio de
trabalhar com a cidade para proteger itens do memorial armazenando vários objetos esquecidos
pelos visitantes e digitalizou centenas de cartas de pêsames.
fortalece laços com os vizinhos e destaca nossa reputação como empresa socialmente
responsável.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Eu gostaria que a empresa
fizesse uma doação para um torneio de golfe
beneficente que está sendo patrocinado por um
dos nossos clientes. É uma causa nobre. Devo me
preocupar com algo?
“Foi uma honra oferecer
Bill Meaney,
CEO da Iron Mountain
O QUE FAZER. A Iron Mountain se orgulha de
apoiar instituições filantrópicas locais e é muito
provável faremos esta doação – mas devemos
tomar medidas para garantir que os fundos não
sejam usados para influenciar as decisões de
negócios de forma indevida. O valor da
contribuição deve ser módico e adequado nestas
circunstâncias e ser aprovado conforme a Política
Global de Presentes, Cortesia e Filantropia.
Nossas comunidades
Contribuir para nossas comunidades
Para mais informações, consulte
o Relatório de Responsabilidade
Corporativa e o Código de
Conduta de Fornecedores da Iron
Mountain.
Tratamos os outros como esperamos ser tratados e damos passos significativos para defender e
proteger os direitos humanos em todas as nossas operações de negócios. Este compromisso se
Apoiar e respeitar os direitos humanos é parte da
promessa que fazemos a nosso pessoal e às
comunidades globais. É um compromisso importante
para a Iron Mountain e é o que de nossos parceiros de
negócios.
estende aos nossos parceiros de negócio também. Não trabalharemos com empresas ou indivíduos
que não comunguem de nossos ideais quanto aos direitos humanos.

Oferecemos condições de trabalho, horas e remuneração apropriadas para todos os empregados

Nunca usamos mão de obra infantil, prisional ou escrava

Exigimos que os prestadores de serviços aceitem e respeitem o Código de Conduta de
Fornecedor
Criando Sucesso

Acreditamos que todos os indivíduos têm o direito de ser tratados com dignidade e respeito e que
práticas trabalhistas injustas ou inseguras não têm lugar em nossa sociedade. Ser um cidadão
corporativo responsável significa Vivenciando nossos valores Essenciais e o Trabalho em equipe
significa respeitar e proteger os direitos humanos – não apenas dentro da empresa, como também
nas comunidades e em toda a cadeia de abastecimento. Esta é uma das razões pelas quais os
clientes nos escolhem: fazemos o que é certo, não apenas o que é legal.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Sou mensageiro, trabalhando em
um mercado emergente de rápido crescimento.
Faço coletas regulares na fábrica de um fornecedor
e, para mim, os empregados parecem
extremamente jovens. Não tenho nenhuma prova
de que sejam menores de idade, mas isso me
incomoda. O que devo fazer?
O QUE FAZER. Da mesma maneira que somos
pessoalmente responsáveis por nossas ações,
compromissos e resultados, exigimos que nossos
parceiros de negócios também o sejam. A Iron
Mountain não contrata organizações que usam mão
de obra infantil. A Orientação à ação significa alertar
seu gerente ou o Departamento de Compras
imediatamente. Você também pode manifestar sua
preocupação usando a Linha de Ética da Iron
Mountain.
Manifestamos nossa preocupação se presenciamos ou suspeitamos uma violação dos direitos
humanos
Nossas comunidades
Respeito aos direitos humanos
Proteger as informações valiosas de nossos clientes
depende de proteger nossos veículos, instalações e
outros bens seguros.
Criando Sucesso
Nosso Valor Fundamental de Segurança e proteção é o cerne do que prometemos a nossos
clientes. Com nossas instalações, veículos e equipamento seguros e livre de danos, ajudamos a
preservar a confiança que desenvolvemos e cumprimos as promessas.
Na Iron Mountain, estamos constantemente avaliando riscos e melhorando a forma como mantemos
nossos ativos físicos seguros. Como empregado da Iron Mountain, você pode ajudar de várias
maneiras:
Confirmar que todos os equipamentos de proteção e segurança contra incêndio sejam inspecionados,
testados e em bom estado de funcionamento.

Responder prontamente a todos os alarmes (mesmo após o expediente normal).

Manter as pessoas não autorizadas fora de nossas instalações e entre em contato com um gerente ou
Segurança de Risco e Segurança Global se houver um intruso.

Sempre usar o crachá da Iron Mountain e confirmar que sejam usados por outras pessoa.

Não deixar as portas abertas ou permitir que alguém o siga em nossas dependências.

Não dar a ninguém chaves, crachá ou códigos de alarme.

Trancar a porta de seu escritório ou veículo.

Informar vazamentos, equipamentos quebrados ou outros problemas de manutenção à gerência
imediatamente.

Ligar para a polícia ou os bombeiros se houver perigo iminente.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Todos os dias quando meu
colega de trabalho sai para começar a sua rota ele
acende um cigarro. Eu lhe disse que não era uma
boa ideia, porque, cedo ou tarde, ele vai causar um
incêndio ou se distrair e causar um acidente. Ele
riu e me disse para cuidar da minha própria vida.
Eu sei que é algo que eu deveria informar, mas ele
é um empregado sênior e é amigo do gerente geral.
O que devo fazer?
O QUE FAZER. Mesmo que não tenha havido dano
até o momento, podemos não ter a mesma sorte
no futuro. Conversar com seu colega de trabalho
foi a coisa certa a fazer, mas se a atividade
continua, você tem o dever de informar a condição
insegura. Fumar em um veículo da empresa coloca
em risco nosso pessoal e as informações dos
clientes e ainda, pode colocar o público em perigo.
Orientação à ação nesta situação é a melhor
maneira de pôr fim a este comportamento de risco
e ajudar a manter nosso pessoal e ativos seguros e
protegidos.
PRECISO SABER. Outro dia, um supervisor deixou
um amigo entrar em nossa central de registros
sem as credenciais corretas. Foi rápido e não
pareceu estar errado. Mesmo assim tenho que
denunciar?
O QUE FAZER. Sim. A Iron Mountain precisa
saber da presença de qualquer pessoa em nossas
dependência para que, se mais tarde algo estiver
danificado ou em falta, temos as informações
necessárias para determinar o que aconteceu. Se
você não se sentir à vontade para informá-lo à
administração, manifeste-se usando a Linha de
Ética da Iron Mountain.
consulte a Política de Segurança
Física Global da Iron Mountain.
Nossas comuni-

dades
Manter seguros veículos e instalações
Privacidade e proteção de dados são essenciais para
nossa cultura e operações. Quer sejam dados de um
empregado, cliente, ou fornecedor, eles são
manuseados com todo cuidado e respeito – sem
esquecer nossas obrigações legais e éticas.
Criando Sucesso
A privacidade e a proteção de dados formam a base da reputação da confiança da Iron Mountain.
Reconhecemos e compreendemos que proteger os dados sob nossa guarda é fundamental para quem
somos como empresa e nosso valor no mercado. Por isso, assumimos o compromisso de garantir que
todos os dados pessoais, independentemente da sua origem ou formato, sejam protegidos com os
mais altos padrões da indústria e de acordo com obrigações legais, contratuais e de política aplicáveis.
Em todo o mundo, há diversas leis que regulam a coleta e tratamento de dados pessoais, por isso o
manuseio e a proteção requerem atenção e vigilância constantes.

Informamos claramente aos indivíduos por que estamos coletando dados pessoais e como serão
usados

Apenas coletamos e usamos dados pessoais para fins de negócios legítimos (como prestar
serviços aos clientes ou benefícios aos empregados)

Sempre seguimos as cláusulas contratuais acordadas ao manuesar os dados do cliente

Divulgar dados pessoais apenas para aqueles que precisam saber

Sempre armazenar e transmitir dados pessoais de forma segura e responsável

Destruir ou retornar dados pessoais quando não forem mais necessários (em conformidade com a
lei aplicável ou política)
pessoais através fronteiras

Comunicar imediatamente qualquer uso indevido ou perda de dados pessoais a um gerente;
Segurança Global, Risco e Segurança ou o Grupo de Conformidade e Privacidade Global
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Eu trabalho em marketing e fui
encarregado de um projeto que envolve a análise de
transações de clientes. O objetivo é melhorar os
nossos serviços e aumentar a nossa capacidade de
oferecer a Satisfação total do cliente. Para fazer do
projeto um sucesso, preciso adicionar cookies de
rastreamento a um dos nossos sistemas para obter
uma imagem mais detalhada do comportamento dos
clientes. Tudo bem?
tratamento de dados pessoais é legal, consulte o
Grupo de Conformidade e Privacidade Global.
O QUE FAZER. O essencial nesta situação é
Vivenciar nosso Valor Fundamental de Sinceridade.
Uma das razões pelas quais os clientes escolhem a
Iron Mountain em vez da concorrência é que eles
podem confiar em nós para sermos abertos e
honestos sobre como usamos as informações.
Aplicar cookies de rastreamento em nosso sistema
for legal e permitido por nossas políticas e
contratos com cliente, no entanto, informe os
clientes sobre a mudança. Isto reforça a relação de
confiança que temos com nossos clientes e defende
o espírito de nossos valores centrais.
O QUE FAZER. A Segurança e proteção de nossos
empregados e dados é uma prioridade e realizar
investigações de antecedentes é uma maneira
importante para ajudar a alcançar esse objetivo. No
entanto, antes de começar, devemos determinar se
o tipo de verificação de antecedentes e método de
coleta e transferência deste tipo de dados pessoais
são permitidos pela lei e políticas aplicáveis.
Para confirmar se um método de coleta ou
PRECISO SABER. Recentemente, adquirimos uma
empresa na Europa e gostaríamos de verificar os
antecedentes de todos os empregados. Podemos
enviar cópias digitalizadas de cartões de
identificação dos empregados à empresa de
verificação de antecedentes nos Estados Unidos?
Esta é uma pergunta complicada com vários fatores
a considerar. Entre em contato com o Grupo de
Conformidade e Privacidade Global para discutir a
melhor forma de atingir a meta de uma maneira
legal e em conformidade.
Para obter mais informações, consulte a Política de Privacidade Global, Política de HIPAA da Iron
Mountain e as Diretrizes de Proteção de Dados Empregatícios da UE.
CONHEÇA
O CÓDIGO
O que são informações
pessoais?
A definição legal de “informações
pessoais” ou “dados pessoais”
varia em todo o mundo, mas
geralmente se consideram dados
relacionados a uma pessoa
identificada ou identificável.
Isto pode incluir as seguintes
informações de um empregado:
Nome completo
Endereço residencial
Endereço de e-mail
Número de identificação
nacional
Endereço de IP
Número da habilitação
Fotografia
Número de cartão de crédito
Informações genéticas
Número de telefone
ID de login ou nome de tela
Uma vez a legislação de
privacidade é complexa e varia
muito conforme a jurisdição;
consulte Grupo de Conformidade
e Privacidade Global para ter
certeza de que estamos
processando dados pessoais de
acordo com os requisitos legais,
contratuais e de políticas
aplicáveis.
Nossas comuni-
Verificar com a Grupo de privacidade global e o de conformidade antes de transferir dados
dades
Respeito à privacidade

consulte as Diretrizes de Mídia
Social e Política de Uso
Aceitável da Iron Mountain. Se
A mídia social está mudando a forma como trabalhamos – com ela, é possível compartilhar
Manter informações confidenciais (sobre nossa empresa, clientes
e outros parceiros de negócios) privadas e seguras
interpretado ou ser visto fora de contexto e alcançar um público muito

Demonstrar cortesia e profissionalismo nas interações on-line
mais ampla do que pretendíamos, inclusive a mídia, clientes e colegas de

Nunca nos envolver em atividades ilegais, como assédio ou
trabalho. Uma vez publicadas on-line, seria praticamente difícil ou
impossível remover as informações. Antes de nos expressarmos na social
media, é importante parar por um momento e considerar todas as
cyberbullying

conosco na mídia social, mas encaminhá-los ao atendimento de
possíveis consequências.
Para usar as mídias sociais de maneira eficiente e de forma
responsável, devemos:
Identificar-nos como Mountaineers ao postar opiniões sobre a
Reconhecer os clientes quando eles entrarem em contato
clientes para resolver questões específicas

Evitar o uso de mídias sociais nas decisões de emprego, exceto se
você trabalhar em Recursos Humanos e seu uso estiver dentro
dos padrões legais e da política
empresa ou nossos serviços
melhor nosso valor no mercado. A mídia social facilita o intercâmbio de ideias entre continentes,
setores e funções corporativas e ajuda a maximizar a contribuição de cada empregado da Iron
Mountain para nosso sucesso.
VALORES
EM AÇÃO
contate com a Equipe de
Comunicação Corporativa ou
Privacidade Global.

informações de forma mais eficiente, ter um envolvimento mais eficaz nossos clientes e expressar
você tiver mais perguntas,
nossas e não as da empresa
os riscos. O conteúdo compartilhado na mídia social pode ser mal

Criando Sucesso
Deixar claro que as opiniões que estamos expressando são
PRECISO SABER. Li um artigo na Internet que
cita um concorrente dizendo que a empresa
oferece um serviço superior ao da Iron Mountain.
O site permite que os leitores postem comentários.
Já que eu sei que nosso serviço é melhor, posso
responder?
O QUE FAZER. Sim. No entanto, se você optar por
expressar uma opinião sobre a Iron Mountain
on-line, deve mencionar que é empregado da Iron
Mountain e deixar claro que a opinião é suas e não
a opinião oficial da Iron Mountain. Seu comentários
devem ter informações totalmente precisas sem
exagerar nenhum aspecto da empresa ou dos
serviços. Sempre vale a pena usar um link para as
informações em nosso site ou sites de mídia social
oficial da empresa.
Nossas comuni-
Mídia social é uma ferramenta poderosa para melhorar
a comunicação e a colaboração. Ao adotar e incentivar
seu uso, ajudamos a criar equipes mais fortes e
fomentar conexões mais significativas com nossos
clientes e comunidades. Contudo, seu uso indevido pode
causar danos a empregados, informações e reputação.

À medida que os meios de comunicação social desempenham um papel
cada vez mais vital na Iron Mountain, é importante estar atento e prever
dades
Uso eficiente e responsável da mídia social
Informações privilegiadas seriam prejudiciais para
confiança de nossos investidores e do mercado – por
isso é essencial evitar o uso inadequado ou divulgação
de informações relevantes não públicas.
Como empregados, podemos ter acesso a informações que poderiam ser usadas para influenciar
as decisões de investimento – quer elas envolvem a Iron Mountain ou outras empresas. O Valor
Fundamental de Segurança e proteção significa que tomamos muito cuidado ao proteger a
informação dos clientes, porém, ele significa também tomar cuidado para proteger as informações
privilegiadas: tratá-las de maneira adequada e evitar que sejam usadas de maneira errada.
Exemplos de informações
relevantes não públicas

Planos de fusões e aquisições
potenciais

Projeções de lucros ou perdas
O uso incorreto de informações privilegiadas ocorre quando um indivíduo usa informações

Lançamentos de produtos ou
serviços significativos
privilegiadas em benefício próprio ou as compartilha com os outros para o mesmo fim. Mesmo que as
informações não confiáveis, o simples fato de se ter acesso a elas ao tomar uma decisão de

executiva
investimento pode ser considerado uma infração. Isso pode levar a graves consequências legais e
colocar em risco a confiança que nossos investidores têm em nós.
Podemos evitar que informações privilegiadas sejam indevidamente usadas ou divulgadas ao:

Mantê-las seguras – trancando gavetas ou portas de escritório ou protegendo laptops e
dispositivos móveis

Compartilhar apenas com quem tem necessidade de saber

Não discuti-las com a família ou amigos

Nunca revelá-las em público ou em meios de comunicação sociais
Mudanças na diretoria

Ações judiciais significativas ou
acordos judiciais

Alterações na política de
dividendos ou fiscal
consulte a Política Informações
Privilegiadas da Iron Mountain.
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. Meu sogro me perguntou se
seria uma boa ideia comprar ações da Iron
Mountain. Eu sei que estamos prestes a adquirir
uma grande empresa e a notícia pode aumentar o
preço das ações. O que devo dizer a ele?
O QUE FAZER. Estas são informações
privilegiadas. É contra a política da empresa e
pode até ser ilegal compartilhar tais informações.
Dar ao seu sogro informações que podem
influenciar a decisão de comprar ou vender ações
da Iron Mountain pode ocasionar a consequências
graves, como multas, processos judiciais e
investigação do governo.
Nossas comunidades
Evitar Informações privilegiadas
CONHEÇA
O CÓDIGO
Criando Sucesso
A participação no processo político pode ser benéfica
para a empresa e trazer mudanças positivas para as
comunidades, mas é importante não trazer a política
pessoal para o local de trabalho.
Criando Sucesso
Nossas comuniNossas comunidades
dades
Participar de política e assuntos
governamentais
Acreditamos que um processo político aberto e robusto torna uma sociedade mais justa e mais
produtiva. Também acreditamos que todos têm o direito de expressar suas próprias crenças e
participar de assuntos cívicos. É uma das maneiras pelas quais vivenciamos o Valor Fundamental
de Orientação à ação. Mas no ambiente de trabalho, os Mountaineers devem evitar defender
causas políticas pessoais.
Os recursos da empresa, como o tempo no trabalho e fundos da Iron Mountain, não devem ser usados
para avançar causas políticas pessoais. Mesmo fora do expediente, devemos procurar fazer com que
nossas crenças pessoais e políticas não sejam percebidas como sendo a opinião oficial da empresa.

Não fazemos campanha, angariação de recursos, convite ou promoção de candidatos políticos ou
causas durante o expediente

Manifestamo-nos se alguém estiver usando o nome da Iron Mountain para promover uma posição
política pessoal

Evitamos usar roupas com logotipo da Iron Mountain ao participar de eventos políticos

Usamos seu dados de contato pessoais (não da Iron Mountain) ao contribuir para uma causa
política ou candidato
VALORES
EM AÇÃO
PRECISO SABER. O prefeito da minha cidade está
fazendo um jantar para angariar fundos para sua
reeleição e me perguntou se a Iron Mountain seria
um patrocinador. A cidade é um dos maiores
clientes neste mercado e seria bom que
participássemos. Posso patrocinar o evento em
nome da Iron Mountain e apresentar a despesa
para reembolso?
O QUE FAZER. Não. Em geral, não podemos usar
fundos corporativos para atividades de angariar
fundos para fins políticos. Não há nada de errado
em patrocinar o jantar, porém, isso poderia ser
visto como uma tentativa de influenciar
indevidamente nossa relação comercial com a
prefeitura. Isto pode causar sérios danos à nossa
marca e reputação e nos deixar expostos à
responsabilidade legal. Se você não tiver certeza
se uma doação é adequada, entre em contato com
o Grupo de Assuntos Governamental Global.
Vivenciando nossos valores, criar nosso sucesso
A Linha de Ética da Iron Mountain
Como Mountaineers, fazemos nossa parte ao Código vivenciar os Valores Essenciais. A forma
Você pode informar preocupações éticas ou violações e fazer
perguntas 24 horas por dia, 365 dias por ano, ao entrar em
contato com a Linha de Ética da Iron Mountain. A Linha de Ética é
operada por uma empresa independente, e (quando permitido por
lei), você pode optar por permanecer completamente anônimo.
como interagimos com nosso pessoal e nossas comunidades e como mantemos nossa promessa
aos clientes e acionistas é essencial para nosso sucesso hoje e o sempre para nosso sucesso no
futuro.
Em sua carreira na Iron Mountain, você pode enfrentar dilemas éticos complexos. Se não for
possível encontrar as respostas no Código, há vários recursos à sua disposição para ajuda e
recomendações.
Para reportar por telefone: Ligue para o número grátis em seu país listado abaixo.
Se você tiver uma dúvida ou preocupação, manifeste-se. Vamos ouvir e ajudar. Se você reportar
Para reportar on-line: Preencha um relatório em: www.IMEthicsLine.com.
uma infração, tenha certeza de que ela será investigada por completo e que retaliações não serão
Argentina0.800.555.0906
México (NOVO)
001.866.737.6850
Argentina0.800.444.8084
Países Baixos
0800.0226174
Austrália1.800.339276
Noruega800.15654
Áustria0.800.291870
Peru0800.52116
O Código de Ética e Conduta Empresarial contém orientação sobre diversas questões de conformidade
Bélgica0.800.77004
Polônia0.0.800.1211571
e ética que você pode enfrentar como empregado da Iron Mountain. Além de ler o Código, leia as
Brasil0.800.8911667
Romênia*+1.503.726.2429
políticas e procedimentos da empresa, pois elas também têm informações mais detalhadas.
Canadá866.668.3837
Rússia8.10.8002.6053011
Chile1230.020.5771
Sérvia e Montenegro*+1.503.726.2429
toleradas para informações de boa-fé.
Políticas e procedimentos
Renúncias de direitos
Em alguns casos, talvez não seja possível seguir o Código. Em casos raros, mediante solicitação,
(Norte da China) 10.800.712.1239
(Sul da China)
10.800.120.1239
Eslováquia0800.001.544
Espanha900.991498
o Diretor Jurídico pode isentá-lo do cumprimento.
Colômbia0.1800.9.155860
O governo dos EUA pode exigir que as isenções de membros do Conselho de Administração e da
França0800.902500
Turquia*+1.503.726.2429
diretoria da Iron Mountain sejam divulgadoas à Comissão de Valores Imobiliários dos Estados
Alemanha0800.1016582
Ucrânia* +1.503.726.2429
Unidos ou outras autoridades reguladoras.
Grécia00800.12.6576
Reino Unido
0800.032.8483
Estados Unidos
+1.866.668.3837
Estados Unidos
+1.503.726.2429
República Checa 800.142.550
Hong Kong
800.964214
Hungria06.800.17199
Índia000.800.100.1071
Irlanda1.800615403
México (M1.M5)
001.8008407907
Suíça0800.562907
*Ligação a cobrar
Vivenciando Valores, Construindo Sucesso
One Federal Street
Boston, MA 02110
+1.800.899.4766
ironmountain.com
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