Regulamento de Cartas de Curso, Diplomas e Certificados

DESPACHO Presidente
“CERTIDÕES, CARTAS DE CURSO, DIPLOMAS E CERTIFICADOS”
NORMAS DE PROCEDIMENTO
Considerando :
1. A necessidade de regulamentar os procedimentos a adoptar nesta matéria.
2. Os pareceres emitidos pelas Escolas relativamente ao projecto de despacho
que lhes foi enviado e a concordância das Escolas relativamente à proposta
apresentada.
São aprovadas “As normas de procedimento relativas a Certidões, Cartas de
Curso, Diplomas e Certificados” anexas ao presente despacho e que dele fazem
parte integrante.
Portalegre, 25 de Agosto de 2003 .
O Presidente do Instituto Politécnico
IPP.SA.10-Rev.0
REGULAMENTO
“CERTIDÕES, CARTAS DE CURSO, DIPLOMAS E CERTIFICADOS”
NORMAS DE PROCEDIMENTO
ARTº. 1º.
(ENTREGA DO REQUERIMENTO)
1 - Os documentos de certificação poderão ser requeridos:
1.1. No caso da ESE, ESTG e ESEnfermagem, nos Serviços Académicos do
IPP;
1.2. No caso da ESAE na secretaria da escola.
2 - Os requerimentos deverão ser sempre acompanhados do pagamento das
importâncias devidas.
2.1. Dos pagamentos feitos deverá ser passado recibo nos termos do nº. 2 e
3 do artº. 4º.
2.2. No caso em que, as taxas ou emolumentos não são exactamente
determináveis no momento da apresentação dos requerimentos (ex:
certidão por fotocópia de documentos de extensão variável) será cobrado
inicialmente um valor mínimo, sendo o montante em débito cobrado no
momento da entrega da certidão.
3 – O requerimento a utilizar deverá corresponder ao modelo anexo ao presente
despacho.
ARTº. 2º.
(EMISSÃO DE CERTIDÕES)
As certidões serão, em regra, emitidas pelos Serviços Académicos do IPP.
ARTº. 3º.
(EMISSÃO DE CARTAS DE CURSO, DIPLOMAS E CERTIFICADOS)
1 - As cartas de curso, diplomas e certificados serão emitidos pelos Serviços
Académicos do IPP.
2 – Compete às escolas a guarda dos livros de termos e a manutenção da base
de dados informatizada relativamente a todos os actos académicos dos
alunos.
3 – Compete aos Serviços Académicos a guarda dos processos individuais dos
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alunos devidamente organizados e a manutenção da base de dados
informatizada.
ARTº. 4º.
(TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOS ENTREGUES NAS SECRETARIAS
DAS ESCOLAS)
1 - No dia em que o pedido de certidão, carta de curso, diploma ou certificado
for entregue na Secretaria da Escola, o mesmo será enviado, por fax, aos
Serviços Académicos do IPP, com a indicação do pagamento da taxa e do local
de levantamento do documento solicitado.
2 - No acto da recepção do pedido deverá ser cobrada a respectiva taxa,
havendo lugar à emissão de um talão de recebimento, cuja numeração
sequencial, com a sigla da Escola, obedecerá ao seguinte formato :
000/AAA/00
em que :
000 – nº. sequencial do recibo
AAA – sigla da Escola
00 – ano económico a que se reporta
3 - Cada talão de recebimento é constituído por três vias, que se destinam:
original – para o requerente;
duplicado – a remeter aos Serviços Académicos, nos termos do n.º 5
do presente artigo;
triplicado – para arquivo da Escola .
4 - As receitas arrecadadas deverão ser entregues aos Serviços Académicos do
IPP ou depositadas diariamente (sempre que haja receita cobrada) na conta
genericamente designada por “conta de receitas próprias”, junto da DirecçãoGeral do Tesouro.
5 - Em cada sexta-feira as secretarias das escolas enviarão aos Serviços
Académicos os originais dos requerimentos recebidos durante a semana,
acompanhados da guia de entrega ou da cópia dos talões de depósito
efectuados nos termos do nº. 4, e contendo em anexo os duplicados das
receitas correspondentes (referidos no nº. 3).
6 - A conta referida em 4. fica sob a responsabilidade directa e exclusiva dos
Serviços Académicos, aos quais competirá o respectivo controlo e a conciliação
dos respectivos movimentos de depósito.
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ARTº. 5º.
(ENTREGA DOS DOCUMENTOS AOS ALUNOS)
1- No que se refere às certidões os alunos devem indicar no requerimento o
modo e o local onde pretendem que lhes seja entregue o documento requerido:
a) Nos Serviços Académicos;
b) Na Secretaria da respectiva Escola;
c) Envio por correio registado ;
1.1. Os alunos que, optem pelo envio por correio registado :
a) Deverão solicitá-lo expressamente, indicando o endereço;
b) Proceder, no acto do pedido, ao pagamento dos portes previstos, incluindo
a taxa de registo.
2 - No caso dos alunos optarem pela alínea b) do nº. 2 do presente artigo, os
Serviços Académicos remeterão às secretarias das escolas, por portador ou
correio registado, as certidões, acompanhadas da listagem das mesmas.
3 - Para os documentos enviados pelo correio o talão de registo constituirá o
documento de prova de entrega do documento, não se responsabilizando o
Instituto e as suas escolas por eventuais extravios imputáveis aos CTT.
4 - O levantamento de documentos nos Serviços Académicos e nas secretarias
das escolas deverá ser feito pelo próprio, com apresentação do Bilhete de
Identidade ou do cartão de estudante, assinando o respectivo comprovativo.
5 - Poderão ainda os documentos ser levantados por terceiros, desde que se
façam acompanhar do Bilhete de Identidade do requerente e do próprio e da
declaração de autorização exigida pela lei de protecção de dados pessoais.
5.1. A declaração deverá incluir:
- Nome e bilhete de identidade do aluno;
- Efeitos para que é passada;
- Nome e bilhete de identidade de quem procede ao levantamento do
documento.
5.2. No comprovativo da entrega da certidão deverá ser indicado o nome e o
Bilhete de Identidade de quem procedeu ao levantamento.
ARTº. 7º.
(DISPOSIÇÕES FINAIS)
O presente despacho entra em vigor à data da sua publicação.
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