Digitalizacao eletronica de Documentos de Identificacao civil e

ÍNDICE
DIGITALIZAÇÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS DE
IDENTIFICAÇÃO CIVIL E CRIMINAL COM PREPARAÇÃO PARA
O AFIS.
Autor:
Paulo Roberto Chaparro
Gerente de Projetos do Cepromat - SSP
CEPROMAT – MT
RESUMO
Em dezembro de 2000 a Secretaria de Segurança Pública do Estado de Mato Grosso e o Instituto de
Identificação decidiram renovar os métodos e procedimentos adotados na identificação civil e criminal,
utilizando a tecnologia de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
para a preservação de
documentos existentes bem como preparando para o AFIS (Sistema Automatizado de Identificação de
Impressão Digital).
O Instituto de Identificação encontrava-se numa difícil situação no que diz respeito ao
armazenamento e pesquisa aos seus arquivos. Tal situação impactava na emissão duplicada de rg´s pela falta
de condições físicas de se fazer uma pesquisa através da classificação datiloscópica nos arquivos
decadactilares. A escolha de um sistema de digitalização eletrônica de documentos deveria buscar a
renovação dos processos em bases de tecnologia avançadas, bem como a integração com as bases existentes.
Com a implantação dessa nova tecnologia, deveria atender aos aspectos de segurança, rapidez,
confiabilidade e renovação citados e ainda garantir ao final da solução, o domínio tecnológico.
A solução implementada pelo instituto de identificação compreende-se de hardware, software,
desenvolvimento, a implantação da solução, operação do sistema, treinamento e a adequação das instalações.
A estratégia de implantação inclui todo o acervo civil com 1.550.000 e criminal 50.000 sendo que as
digitais foram digitalizadas a 500 dpi e os dados biográficos, fotos e assinaturas a 200 dpi.
O sistema foi desenvolvido em arquitetura cliente servidor. o servidor usado é de padrão Intel com
dois processadores Pentium III de 1 Gigahertz de freqüência e com uma rede de discos scsi, num total 72
Gigabaytes de espaço, o sistema operacional é o Microsoft Windows NT e a linguagem utilizada foi o
Delphi e banco de dados Oracle 8i.
Existem 10
estações de trabalho utilizando microprocessadores Pentium III de 800 mhz de
velocidade, com 128 mb de memória ram com seus respectivos scanners que executam o trabalho de
digitalização a 500 dpi, e outro automático com capacidade de digitalizar 50.000 documentos dia.
As imagens são armazenadas em disco array dimensionado para atender ao volume de 1.600.000
prontuários civis e criminais.
ÍNDICE
ELECTRONIC DIGITALIZATION CRIMINAL AND CIVIL IDENTIFICATION
DOCUMENTS IN PREPARATION FOR AFIS
Author:
Paulo Roberto Chaparro
Project Manager at CEPROMAT-SSP
ABSTRACT
In December of 2000 The Public Safety Office of the State of Mato Grosso and the Identification
Institute decided to renew methods and procedures of criminal and civil identification using the technology
for Electronic Management of Documents either for keeping documents or preparing the institution for the
use of the Automatic System for Identification of Fingerprints (AFIS) .
The Identification Institute was facing a difficult situation concerning the storage and research of its
files. There were problems when the copies of Ids were emitted due to the lack of physical conditions of
doing a research on fingerprints classification on the files. The option for an electronic system of digitalizing
documents would aim to renovate processes using advanced technologies as well as integrating the existent
information stored.
The implementation of the new technology would answer the needs concerning security, reliability,
speed and renovation and would also guarantee the technological domain.
The solution chosen by the Identification Institute includes hardware, software, development,
implementation and operation of the new system, training of personnel and adjustments of physical areas of
work .
The implementation strategy involves all the civil stock of information ( 1,550,000 registers) and
criminal one
(50,000 registers) . The fingerprints were digitalized in 500 dpi and the biographic data,
photographs and signatures in 200dpi.
The system was developed in client server architecture , the server used is the Intel pattern with two
Pentium III processors of 1 Gig hertz of frequency and with one disc net scsi , summing up 72 Gigabytes of
space. The operational system is the Microsoft Windows NT , the language used was Delphi and the data base
was Oracle 8i.
There are 10 work stations using micro-processors Pentium III of 800 mhz speed with 128 mgb ram
memory with scanners that make the digitalization in 500 dpi, and there is an automatic one that is able to
digitalize 50 000 documents a day.
The images are stored in discs array dimensioned to receive up to 1,600,000 civil and criminal
registers.
ÍNDICE
DIGITALIZAÇÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS DE
IDENTIFICAÇÃO CIVIL E CRIMINAL COM PREPARAÇÃO PARA
O AFIS.
HISTÓRICO
Em dezembro de 2000 a Secretaria de Segurança Pública do Estado de Mato Grosso e o Instituto de
Identificação decidiram renovar os métodos e procedimentos adotados na identificação civil e criminal,
utilizando a tecnologia de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
para a preservação de
documentos existentes bem como preparando para o AFIS (Sistema Automatizado de Identificação de
Impressão Digital).
O Instituto de identificação encontrava-se numa difícil situação no que diz respeito ao
armazenamento e pesquisa aos seus arquivos. Tal situação impactava na emissão duplicada de rg´s pela falta
de condições físicas de se fazer uma pesquisa através da classificação datiloscópica nos arquivos
decadactilares. A escolha de um sistema de digitalização eletrônica de documentos deveria buscar a
renovação dos processos em bases de tecnologia avançadas, bem como a integração com as bases existentes.
A contratação desta tecnologia foi feita com recursos do plano nacional de Segurança Pública, e a sua
implantação foi iniciada em março de 2001.
A implantação dessa nova tecnologia, atende aos aspectos de segurança, rapidez, confiabilidade e
renovação citados e ainda garante ao final da solução, o domínio tecnológico.
O ARMAZENAMENTO E A PESQUISA DE REGISTROS CIVIS E CRIMINAIS ANTES DA
DIGITALIZAÇÃO.
Todo processo de coleta a impressão digital, dados biográficos e assinatura dos indivíduos são feitos
nos postos de identificação ou nas delegacias no caso dos boletins de identificação criminal. Esses
documentos são encaminhados ao Instituto de Identificação onde passam por uma seleção para verificarem se
os documentos estão preenchidos de forma correta e se a impre ssão digital esta dentro dos padrões
estabelecidos pelo Instituto de Identificação.
Feita está triagem, esses documentos são passados para a seção de classificação de impressões
digitais, onde os papiloscopistas fazem a classificação primária, secundária e contagem de linha.
As fichas individuais datiloscópicas são arquivadas segundo o critério da classificação em arquivos
eletromecânicos e os prontuários são arquivados segundo a ordem de RG.
Dado o tempo que esse processo ocorre, existem 3 tipos diferentes de ficha e diferentes tamanhos o
qual requer diferentes formas de arquivos.
ÍNDICE
Há 2 anos atrás ainda era possível fazer uma pesquisa pela fórmula datiloscópica nos arquivos
eletromecânicos, hoje se tornou quase impossível, em razão dos arquivos não possuírem mais condições de
serem manipulados e nem existir manutenção dos mesmos.
Os dados biográficos estão sendo digitados no sistema desenvolvido em natural/adabas, sistema este
que tem como objetivo controlar e manter atualizado de forma On-Line, o cadastro de todos os indivíduos
identificados civilmente e criminalmente no Estado de Mato Grosso e tem como principais funções:
•
Cadastramento e Manutenção dos Prontuários Civis
•
Emissão da Carteira de Identidade
•
Controle de Atestado de Antecedentes
•
Identificação de Indivíduos através de suas características
•
Controle de Arrecadação ( Funreseg )
•
Controle de Produção ( Digitação )
•
Controle das Cédulas de Identidade
Diversas consultas estão disponíveis tais como:
•
Por RG
•
Nome Fonético
•
Número da cédula
•
Filiação
O elemento mais crítico além do espaço físico que as fichas ocupam, entretanto, é a perda de
documentos devido à ação do tempo. A maioria das fichas mais antigas estão em estado de deterioração,
impossibilitando sua manipulação.
SOLUÇÃO
Apresentamos a solução de um projeto básico, constituído das especificações funcionais,
operacionais e técnicas para a execução do PEDOC – Projeto de Preservação Eletrônica de Documentos com
a preparação do AFIS, no âmbito do Instituto de Identificação do Estado de Mato Grosso.
O Instituto de Identificação, é subordinado diretamente à Coordenadoria Geral de Perícias e
Identificação da Secretaria de Segurança Pública, é responsável pelo apoio técnico especializado às atividades
policiais no que concerne a identificação datiloscópica criminal, e mantém um Sistema de Identificação Civil
e Criminal, em plataforma “mainframe”, denominado SCI – Sistema Controle de Indivíduo e SIC - Sistema
de Identificação Criminal, que é alimentado com dados alfanuméricos, a partir de informações civis e
criminais provenientes do prontuário civil e de inquéritos (BIC - Boletim de Identificação Criminal).
A consulta e armazenamento dessas informações apresentam as seguintes dificuldades :
ÍNDICE
•
volume crescente de documentos que impõe a ocupação de espaço útil bem como a manutenção
física dos arquivos;
•
dificuldade de acesso a um determinado documento em tempo hábil.
O objetivo da Secretaria de Segurança Pública foi contratar a implantação e execução do PEDOC,
sob a forma de serviços técnicos especializados, por empreitada global, contemplando a infra-estrutura
necessária à execução dos serviços integrantes do escopo de fornecimento, incluindo :
1- Em termos de acessórios, materiais, dispositivos, equipamentos e sistemas eletrônicos e
computacionais:
•
sistemas eletrônicos e computacionais de digitalização de documentos e correspondente
transferência para mídia magnética;
•
sistemas computacionais de medição e supervisão dos serviços executados;
2- Em termos de serviços técnicos especializados:
•
execução das atividades relativas aos processos de organização de documentos e de digitalização
de imagens;
•
aquisição/manutenção do “software” aplicativo de gerenciamento de imagem de documentos;
•
documentação técnica e de usuário, incluindo a definição dos procedimentos administrativos do
Instituto de Identificação e manualização das atividades, decorrente da implantação da infraestrutura englobada no escopo do PEDOC;
•
treinamento do pessoal designado pelo Instituto de Identificação;
•
instalação, incluindo a necessária adequação das instalações elétricas, “start-up” e colocação em
operação de todos os equipamentos e sistemas eletrônicos e computacionais integrantes da
solução proposta;
•
testes de aceitação referentes a todos os equipamentos e sistemas eletrônicos e computacionais;
•
manutenção e assistência técnica sobre todos os equipamentos e sistemas eletrônicos e
computacionais e
•
supervisão e gerenciamento da execução dos serviços e do contrato.
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
A digitalização dos prontuários civis e criminais veio para solucionar o problema de armazenamento
e procura dos próprios registros.
ÍNDICE
Com o armazenamento digital dos documentos, o problema de armazenamento
passa a ser
padronizado e à pesquisa sobre esses cadastros ficam acessíveis através de uma consulta em uma base de
dados.
Os serviços de digitalização de documentos estão sendo executados nas dependências do Instituto de
Identificação de Cuiabá, com base em recursos humanos e materiais que foram fornecidos pela contratada.
•
número de documentos a serem digitalizados : 1.600.000 (Hum milhão e seiscentos mil);em
02(duas) faces, totalizando 3.200.000 imagens;
•
•
Prazo de execução : de Março até Dezembro de 2001;
os serviços deverão ser executados com equipamentos de produção, “software” básico, mídia
óptica (CD-R, tanto para o armazenamento da cópia principal quanto para a cópia de segurança)
e mão-de-obra a serem fornecidos pela contratada;
Volume convertido
O volume total de fichas convertidas é superior a 800.000.
Capacidade diária de fichas digitalizadas a 500 DPI é de 10.000;
Capacidade diária de fichas digitalizadas a 200 DPI é de 50.000.
REQUISITOS FUNCIONAIS E OPERACIONAIS
A solução proposta prevê que os documentos deverão ser digitalizados, tratados, armazenados,
recuperados e ter gerenciador imagens de documentos da seguinte forma :
Documento
Padrão
DPI
(mínimo)
Boletim de Identificação Criminal – BIC, frente e verso,
tamanho A4, com exceção dos BIC que possuam impressão
digital no verso. Ofício, Obs: Os BIC’s anteriores a 1979 não
estão no formato A4.
Fotografias contidas nos BIC.
TIFF Grupo 4
200 *
TIFF JPEG
300 #
# digitalizado a 256 tons de cinza
* digitalizado em preto e branco
Documento
Padrão
DPI
(mínimo)
Prontuário Civil - PC, possui 03 tipos diferentes de
prontuário.
Fotografias contidas nos PC.
TIFF Grupo 4
200 *
TIFF JPEG
300 #
# digitalizado a 256 tons de cinza
* digitalizado em preto e branco
ÍNDICE
Os documentos que possuem impressão digital, estão sendo digitalizados conforme o seguinte padrão:
•
FBI - WSQ Gray-Scale Image Compression Specification (IAFIS-IC-001 v2, 16 de fevereiro de 1993),
com conversor para JPEG.
•
Padrão ANSI, Data Format for the interchange of Fingerprint information (ANSI/NIST - CSL 1-1993).
•
FBI NCIC CJIS WAN Protocol Specification e outros padões de telecomunicação do IAFIS que
especifiquem o uso TCP/IP, incluido a disponibilidade de FTP.
•
FBI
Eletronic Fingerprint Transmission Specification (CJIS-RS-0010v4), 24 de agosto de 1995),
incluido as especificações de qualidade de imagem do apêndice F ou G da citada especificação.
•
Resolução mínima de 500 dpi e 256 tons de cinza com distorção < 1% .
OBS: Na digitalização deve ser considerado que o tempo de escaneamento das fichas em 500 DPI é maior do
que a 200 DPI, independente do scanner ser de alta velocidade.
As fichas são digitalizadas em formato TIFF. Depois somente as digitais são convertidas para o formato
WSQ, o formato padrão para compressão de imagens de impressões digitais.
Figura 1 – O software utilizado para a digitalização das fichas, em formato TIFF e recorta-las para
compressão em WSQ.
ÍNDICE
FLUXO DE TRABALHO
Fase de preparação
Os documentos a serem digitalizados são preparados pela linha de produção do Instituto de
Identificação e repassados para a empresa contratada.
Na preparação, os documentos são identificados com etiquetas que possui o número do RG
cadastrado na ficha.
Fase de digitalização
Após a fase de preparação e cadastramento dos lotes, proceder-se-á o encaminhamento à fase de
digitalização. Esta fase é realizada através do programa chamado "Módulo de Digitalização" que digitaliza
todas as imagens em preto e branco, com resolução de 200 dpi, em “scanner” de alta velocidade, exceto as
fotografias que são digitalizadas a 300 dpi em 256 tons de cinza, e impressão digital conforme padrões
descrito acima e não é preciso digitar o número do documento porque o sistema se encarrega de fazer um
OCR na etiqueta.
Fase de controle de qualidade de digitalização
Após a fase de digitalização, os documentos são disponibilizados, juntamente com as informações
das imagens obtidas e armazenadas no banco de dados, para o controle de qualidade. Esta fase é realizada
através do "Módulo de Controle de Qualidade da Digitalização", que permite ao operador verificar a
qualidade das imagens obtidas, bem como a integridade da ordem com que estes documentos foram
preparados. Da mesma forma, o programa permite remover imagens indesejáveis (documentos duplicados e
folhas em branco não eliminadas pela fase de dig italização) e atualizar ou inserir imagens a partir de um
“scanner” manual.
Fase de indexação automática
A fase de indexação automática é realizada pelo programa denominado "Módulo de Indexação
Automática", qu e dá início ao processo de indexação e identificação do tipo de documento de acordo com a
etiqueta colocada durante a fase de preparação. Existem outros critérios
de índices, e
que serão
disponibilizados pela SSP/Cepromat em arquivo TXT que serão lidos por um programas desenvolvidos
especificamente para este fim e armazenados em banco de dados, conforme arquitetura de computadores e
ambiente operacional descritos. Caso o programa não identifique o tipo de documento, a intervenção do
operador também se fa z necessária.
Os atributos que estarão disponíveis para consulta pelo aplicativo a ser fornecido pela contratada:
•
Registro civil (RG)
(chave principal)
•
Nome do indivíduo
(chave secundária)
•
Nome do Pai
(chave secundária)
•
Nome da Mãe
(chave secundária)
ÍNDICE
•
Data de Nascimento
•
Sexo
•
Data da identificação
•
Naturalidade
•
UF
•
Posto de identificação
•
Formula datiloscópica (chave secundária)
Fase de aprovação
A fase de aprovação será de responsabilidade do Instituto de Identificação. Sendo aprovado, o
documento será encaminhado para a fase de preparação para restaurar à condição inicial dos documentos e
posterior arquivamento. Não havendo aprovação do documento o mesmo deverá retornar à fase de controle de
qualidade de digitalização.
Fase de transferência para meio óptico
Após a fase de aprovação, as imagens deverão ser disponibilizadas para armazenamento em CD-R.
Esta fase será realizada pelo "Módulo de Transferência", que permite armazenar tanto imagens provenientes
da produção quanto da manutenção realizada pelo Instituto de Identificação.
PESSOAL EXIGIDO PARA O SERVIÇO
Supervisor de tu rno
•
supervisionar todas as atribuições de cada empregado da linha de produção, controlando a sua
produtividade individual e por estação de trabalho, por etapa da linha de produção, por turno/semana, por
turno/mês;
•
prover os recursos necessários para manter em funcionamento perene o seu turno de trabalho, controlar
pessoal e equipamentos utilizados, bem como a eventual necessidade de substituição de qualquer deles e
•
emitir relatórios estatísticos e acompanhar suas indicações.
Preparador de documentos
•
controlar os documentos que chegarem na linha de produção, na forma de lote (pasta/prontuário) e
reordená-los conforme as instruções de trabalho para que entrem em produção de digitalização;
•
providenciar a organização dos papéis (desgrampeamento, desamassamento, colagem de rasgos críticos e
etiquetagem de cada documento, conforme definições prévias) na forma de lotes compatíveis com o
especificado no projeto de forma que estejam prontos para serem digitalizados e
ÍNDICE
•
ao final do processamento, controlar a saída dos documentos, lote a lote, e, conforme o caso, recompô-los
no formato original.
Digitalizador (operador de micro)
Atuará após a liberação do(s) lote(s) pelo preparador de dados, efetuando o comando para a
digitalização automática de cada lote (onde houver “scanner” com o alimentador automático) ou promoverá a
digitalização de cada documento de cada lote (onde houver “scanner” sem alimentador automático) conforme
o tipo de documento.
Conferente de Qualidade (operador de micro)
•
atuará após a liberação do(s) lote(s) pelo digitalizador, efetuando o controle de qualidade da digitalização,
indexação e controle de qualidade da indexação de cada imagem digitalizada;
•
havendo necessidade, redigitalizará e reindexará a imagem “inadequada” de um documento após a fase
de digitalização normal e
•
concluído seu trabalho, o lote deverá estar pronto para ser conferido pelos servidores do Instituto de
Identificação e posteriormente transferido de meio magnético para meio óptico.
Figura 2 - Programa de administração e de retirada de Relatórios. Esses relatórios podem ter a produção
de um funcionário, até mesmo da equipe por intervalos de datas.
ÍNDICE
ARQUITETURA/SISTEMA
O sistema foi desenvolvido em arquitetura cliente servidor, permitindo confiabilidade e agilidade nas
consultas, permitindo efetuar vários tipos de filtros no banco de dados tais como:
•
Nome do individuo;
•
Registro geral;
•
Naturalidade;
•
Intervalo de data de nascimento;
•
Fórmula datiloscópica.
Uma das funções mais importante no auxílio ao papiloscopista é a da Fórmula datiloscópica, como vemos
tela abaixo.
Figura 3 – Mostra uma consulta pela fórmula datiloscópica.
ÍNDICE
Figura 4 – Visão das digitais de um cadastro de Registro Civil.
EQUIPAMENTOS
Todas as estações de trabalho e o servidor, estão conectados em um switch, em uma rede padrão ethernet,
utilizando o protocolo IP para comunicação entre elas.
•
Servidor de produção com 2 processadores Intel Pentium III com 1 Gigahertz de freqüência e com
rede de discos SCSI, e 72 Gigabytes em disco;
•
Sistema Operacional utilizado pelo servidor é o Microsoft Windows NT 4;
•
Banco de dados é o Oracle 8 I;
•
10 estações de trabalho utilizam microprocessadores Pentium III de 800 MHz de velocidade, com
128 Mb de memória RAM e 6.0 Gb de disco e sistema operacional Windows Millenium Edition;
•
8 scanners automáticos HP e 2 scanners manual Microtek e 1 scanner de alta velocidade;
•
Uma impressora Laser HP;
•
Um servidor de disco array com capacidade de armazenar 1.600.000 imagens;
•
Software de desenvolvimento da aplicação foi o Borland Delphi 5.
ÍNDICE
ESTRUTURA FÍSICA
O Instituto de Identificação observando a necessidade da execução do serviço em suas dependências,
liberou uma área de 70 m² para que a empresa pudesse definir o lay-out do local, do fluxo de trabalho a ser
implementado, bem como adequação das dependências, em termos de instalações elétricas, incluindo o
adequado aterramento, para instalação dos equipamentos e sistemas eletrônicos e computacionais a serem
empregados na execução dos serviços.
TREINAMENTO
Os servidores deverão receber treinamento adequado para transformá-los em monitores, com
capacitação de replicar os conhecimentos internamente aos funcionários do Instituto de Identificação, não só
do ponto de vista da utilização, mas também de retirada e instalação de equipamentos, incluindo “start-up”,
caracterizando a manutenção de primeiro nível a ser executada pelo órgão.
CONCLUSÃO
Apesar de ser um projeto pioneiro e importante para Secretaria de Segurança Pública e Instituto de
Identificação, a digitalização de todo acervo está sendo capaz de proporcionar inúmeras vantagens em relação
aos aspectos de segurança, rapidez e confiabilidade que envolve a identificação do individuo.
A qualidade e eficiência de trabalho dos papiloscopistas passam a ser otimizadas em função das
facilidades de consultas as bases de dados com informações de dados biográficos, imagem de fotos, assinatura
e impressões digitais e essa nova tecnologia de sistema envolvendo digitalização, resolução e compressão de
imagem, deve possibilitar a troca de informações entre sistemas de diferentes fornecedores.
Porém, o aspecto mais relevante a ser considerado, é que a digitalização consiste em uma primeira
fase do processo de modernização do instituto de identificação. A implementação da tecnologia AFIS (
Sistema Automatizado Identificação de Impressão Digital), proporcionará uma revolução tanto no aspecto das
rotinas internas do órgão, como na incrementação da dinâmica investigatória policial.